浅谈档案管理工作

浅谈档案管理工作（精选8篇）

1.浅谈档案管理工作 篇一

浅谈学籍档案的管理

摘 要：学籍档案是指学校在招生录取、教学活动、学籍管理、毕业生就业等方面形成原始资料，是具有保存或参考价值的档案资料，是从事教育教学活动、学校管理、教育督导评估必不可少的资料。本文就学籍档案管理现状分析及如何做好学籍档案管理工作谈些看法。

关键词：学籍档案；档案管理；信息化

学籍档案是学生从入校到毕业全部学习情况的真实记录，伴随着人才流动领域的不断扩大，学籍档案的利用率越来越高。档案管理工作是衡量中职学校教育质量和管理水平的一个重要标志，而学籍档案管理工作更是中职学校档案管理的重要组成部分。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范中职学校的教学秩序、提高教育教学质量有着巨大的促进作用。本文围绕中职学校的学籍档案管理现状，对目前如何加强中职学校学籍档案管理工作进行探讨。建立系统完整的中职学生学籍档案

学籍档案是学生从入校到毕业分配的整个在校学习过程的记录，是指学校在招生录取、教学活动、学籍管理、毕业生就业等方面形成原始资料，是具有保存与利用价值的文件和电子材料。

中职学校学籍档案主要包括：

⒈招生计划、新生花名册等；该部分档案资料需规范填写且准确误，尤其是新生花名册的填写应先由学生本人填写后，由学生处负责核对，学生姓名有同音不同字的现象时，要与身份证、户口本等资料填写一致，以免给日后技能证及毕业证发放造成不必要的麻烦。

⒉在校学生花名册，新生登记表，学生学籍表、考试成绩表，学生学籍变更（休学、转学、退学等）的材料；该部分档案资料平时由各教学班负责落实填写，学期末学生处核对无误后再交档案部门保管。

⒊学生职业技能培训参训情况和所获证书统计。

⒋各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩；该部分档案资料应包括社会实践活动材料及总结。

⒌学生奖惩材料：获奖、评优。

⒍毕业证书办理和发放。中职学校学籍档案管理存在的主要问题

随着社会发展对技能人才需求的多样化，中职学校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查阅利用信息，同时，学籍档案因其原始真实性、周期系统性、多样复杂性，而形成一个庞大的“数据库”，在实际工作中，学籍档案管理存在的问题也逐渐暴露出来：

多头管理造成的档案材料不统一。学籍档案的内容复杂，数量繁多，填写时间长，在学籍档案形成过程中，往往是多个部门参与填写，由于各种原因很容易造成档案不全，使学籍档案在一定程度上失去了完整性和统一性，造成后期核对困难。

管理制度不完。现行职校学籍档案管理部门归口不一，各行其是。档案室、学生处、教务处、招生就业处都有可能是学生档案的管理部门。可以说除档案室之外，无论哪个部门管理，学生档案工作都是“附属品”，都无专人负责。

经费投入不足。由于中职大规模的扩招，投入在学籍档案管理上的经费往往不足，档案部门在协调与其他部门关系、建立统一的管理平台上显得力量薄弱，使档案管理工作处于被动局面，无法更新设备，精通档案信息化建设的人才更是奇缺，这是制约学籍档案管理信息化进展的瓶颈。加强学籍档案管理的途径

加强学籍档案的管理应从以下几方面入手：

1、加强学籍档案管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一，学校领导应提高对建立健全学籍档案工作重要性的认识，必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划，完善管理体制，从而加强对档案工作的领导和管理。建立和完善归档制度，分散收集，集中管理。学籍档案的归档纳入各部门人员的职责范围，做到每学期、每个学制按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别，保证其真实可靠。

2、加强学籍档案管理人员自身建设，提高素质，稳定工作队伍。学籍档案管理工作具有严肃性、真实性、规范性等特点，学籍档案管理人员要有严谨的工作作风，积极主动的与各部门做好沟通，加深对专业知识的学习，工作流程和规范，熟练使用计算机等现代化工具，提高办事效率。

3、推进“档案信息化”，促进学籍档案现代化建设。“档案信息化”、“数字档案”等是高速发展的信息时代对学籍档案管理提出的新要求。学籍档案电子化管理具有传统管理方式无可比拟的优势，存储信息量大，检索迅速、查阅方便、保存时间和空间几乎不受限制。

中职学校学籍档案管理信息化建设的基本要求：①硬件设备的准备：计算机、扫描仪、打印机、复印机等；②档案信息化管理制度的建立：包括档案收集、输入、校对、审查、储存、备份、修改、查阅等制度；③做好病毒及黑客的多层次防护；④专职人员培训制度及标准操作流程的建立；总之，学籍档案计算机信息化管理是现代社会学籍档案管理发展的必然途径，已成为衡量中职学校学籍档案管理水平高低的重要指标。

作者简介

侯端霞（1971―），女，广西梧州，专科，档案助理馆员。

2.浅谈档案管理工作 篇二

一、目前工程档案管理工作中存在的主要问题

(一) 工程档案管理的意识不强。

一是一般情况下一项工程竣工验收后, 就交付给业主使用, 短期内没有出现质量问题, 施工企业也就认为大功告成, 随即将有关施工档案束之高阁。对于施工企业来说, 工程档案即使有用, 也只是一些如竣工验收证书或竣工图等少量部分有用, 至于其他大部分工程档案也就暂时没有用了, 因此, 有些人对施工企业的工程档案重视不够, 甚至认为城建档案馆与建设单位关系甚少, 档案意识相当薄弱, 甚至一些领导对加强档案工作的现代化认识不足, 许多单位的档案工作仍然采取传统的手工工作方法, 保管设施和存档设备过于陈旧, 严重影响了档案管理的现代化进程。三是一些中小型施工单位往往只强调工程项目的经济效益, 而对工程技术资料不重视, 没有专职的内业资料员, 一个资料员往往要兼职几个施工单位的内业资料整理工作, 每个工程建设项目在建设过程中虽然有数个单位对其进行质量与安全检查, 但是有些资料是为了应付检查而补做的。

(二) 工程档案管理的基础工作不扎实。

一是档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范化, 标准化。目前, 许多部门的立卷、编目、检索等, 未按国家档案局制定的标准规范操作, 大量的案卷质量不高, 缺乏完整的检索工具。二是内业资料文字多, 影像图片少, 尤其是一些隐蔽工程没有影像图片而仅有文字记录, 难以令人信服, 使内业资料不能真正反映建设项目的实际情况。三是一些项目的竣工图归档不完整, 竣工图的修改不到位, 造成竣工图与工程实际不相符, 竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全, 有些竣工图编制不规范、标识不统一, 无设计与竣工数量对照表, 由于变更执行程序的不规范, 极易导致竣工图误差和失真。

(三) 工程档案管理的人才匮乏。

目前, 我国从事工程档案管理的大部分人员存在知识结构不合理、知识层次低等问题。在工程建设项目中, 档案管理人员一般是新参加工作的同志多、工程技术人员多, 这些人员缺乏档案专业知识, 对工程档案比较陌生, 对档案管理相关法律法规和制度不熟悉。

二、加强工程档案管理工作的措施

(一) 立法建制, 强化工程档案管理意识。

近年来, 我国档案法律法规体系逐步完善, 在国家颁布了《档案法》及其实施办法等一系列法规之后, 各个省市也随之制定了相应的地方性法规。在工程建设方面, 国家也颁布了《基本建设项目档案资料管理暂行办法》等一系列规章制度, 为进一步做好工程档案工作创造了良好的环境, 提供了及时服务, 也为应对工程建设体制改革、如何提高档案管理水平提供了参考依据。这些法律法规的颁布与实施, 使工程建设项目档案管理做到了有法可依。目前, 工程建设项目档案管理工作中存在的最大问题是如何认真地贯彻实施。因此, 一方面要加大宣传力度, 让建设项目相关单位及有关部门了解到档案工作的重要性, 增强档案管理意识和法律意识, 明确档案管理的职责, 制定好档案管理制度和各项工作标准, 把档案管理工作纳入生产管理之中。另一方面要加强工程档案的依法治档, 积极开展工程档案工作的执法检查, 使工程档案工作走上规范化、法制化的轨道。

(二) 切实做好工程档案管理的基础工作。

一是规范化管理工程档案。施工技术文件资料形成于施工过程中, 要求施工单位明确责任, 在施工过程的各个阶段同步进行编制、收集、整理与保管。它包括前期准备阶段的文件资料, 如建设工程规划许可证、工程开工审批表、施工前建设单位、设计单位与施工单位进行的施工图纸会审纪要等;施工过程形成的文件资料, 如各种原材料的汇总表及检验报告、供应商提供的主材合格证、设计变更、建设单位与施工单位的工程洽商记录、工程定位测量记录、隐蔽工程验收记录、工程质量事故处理记录等;项目竣工验收阶段的文件资料, 如竣工图、竣工验收报告、竣工验收证书等。二是配备专职的工作人员, 在具有完备的纸质档案的同时, 也应有电子、图片、影像等资料, 尤其是隐蔽工程必须有这些东西为佐证;明确规定编制工程档案的份数, 保证施工过程中文件的形成、积累、整理、归档, 有据可依, 职责明确。三是严格原始文件管理, 确保法律责任明确无误。为确保形成文件资料的真实性、准确性, 就必须做到:要求必须由责任人签字的一律由责任人本人签字, 绝不允许代签, 确因特殊原因, 责任人必须出具委托授权书, 由受托人代签, 授权委托书应连同竣工文件一并保存, 这就明确了法律责任, 提高了档案管理的严肃性。如果因失误造成的文字表达或数据错误, 要求责任人必须对其进行修改, 并在修改处加盖修改人印章, 确保档案资料的真实性, 使归档文件具有保存价值。

(三) 进一步提高工程档案管理工作人员的业务水平。

3.浅谈档案管理工作 篇三

关键词：基层单位；档案管理；开发档案资源

一、开发档案信息必须树立服务意识

为经济发展、社会进步、构建和谐社会服务，是档案工作的根本出发点和落脚点。只有搞好服务，基层档案工作才能创造更大的发展空间。因此，基层档案工作要做到“三个必须”。

1.必须树立服务意识，明确服务是档案工作的根本宗旨，一切档案的保管与保护都是为了利用服务。

2.必须加大编研力度，要深入开发基层单位档案信息资源，编写 《大事记》《全宗介绍》《组织机构沿革》《重要文件汇编》《基础数字汇编》 等参考资料和检索工具。

3.必须紧跟中心全力服务，基层单位的档案部门要及时了解和掌握本单位中心工作、主要业务工作的内容和进度，紧紧围绕中心工作和主要业务工作开展档案收集、管理和服务，做到中心工作和主要业务工作开展到哪里，档案工作就跟进到哪里、服务到哪里，充分发挥档案的作用。

二、开发档案信息必须发挥主观能动性

档案信息以“动态”形式来源于社会实践，又以“静态”形式存贮于档案部门，人们获取和保存档案信息的目的，不是以完成由“动态”到“静态”的转变为终点，而是利用档案信息为社会服务才是其根本出发点。发挥主观能动性，按照科学的方法把大量的档案信息由存贮的“静态”形式转化为现实信息，投放到社会中去发挥经济效益和社会效益，就是档案信息的开发过程。档案信息开发工作，必须以社会环境对档案信息的需求为依据。要满足这种要求，档案工作者必须充分发挥主观能动性，改变传统的提供利用方式，实现创造性的开发。目前，档案事业自身的发展及社会环境对档案信息的需求，为档案部门发挥主观能动性、表现创造力提供了条件和机会。只要我们不失时机地开发档案信息，实现人们获取信息的根本目的，就会给社会带来效益，给档案事业注入新的生机和活力。

三、开发档案信息必须创造开发条件

开发档案信息必须依赖于一定的物质基础。档案部门如果没有档案作为物质基础，发挥主观能动性、开发档案信息将是一句空话。档案部门必须通过多条渠道，采取多种办法收集、存贮大量而丰富的档案作为物质基础，为开发档案信息、服务社会所存贮的大量档案信息不可能自动发挥作用，要使档案信息得到发掘，变“死”材料为“活”信息，就要求档案部门既要具备传统的检索工具，又要以最快的速度向现代化检索手段迈进，这是大力开发档案信息的客观要求。在开发档案信息过程中，档案工作者必须尊重客观规律，增强科学的开发意识。必须分析室藏内容，研究室藏结构，从中找出其规律性的东西，使档案信息开发工作建立在尊重客观规律的基础之上。

四、开发档案信息必须探索有效途径

档案部门如何将大量而丰富的馆藏信息开发出来，为社会主义现代化建设提供有效服务，是档案部门面临的重要任务。我们既要根据档案室所存档案信息的数量、内容等来考虑开放方式，又要根据档案部门的实际能力，采取不同的开发对策。首先，系统开发。一个档案室所存档案，从宏观上看，它具有反映一个单位全面情况的相对整体性；从微观上看，它又具有反映某一方面情况的多类性和层次性。在开发档案信息过程中，我们注意分析、研究，进行系统设计、组织实施，以发挥信息最大效益。其次，定项性开发。就是根据某一项工作的要求，对档案室信息的部分开发。实践证明，某一项工作搞好档案信息的定项性开发，是符合现代化信息管理准确、适用、经济的总体要求的。最后，寻求合作。联合开发前，档案部门的人力、财力等是有限的，要大力开发档案信息必须积极寻求与开发档案信息有关的某些力量，密切合作，共同开发。实践证明，寻求合作，解决了档案部门力量弱的实际问题，增强了开发能力，扩大了信息开发量，能够使档案更好地为社会服务。

五、人事档案管理创新措施

1.更新基层事业单位领导的档案管理观念。档案的综合管理属于现代化管理的一个重要组成部分，虽然它只是单位管理的一个辅助部分，但是基层事业单位领导在进行决策时，都以它为依据。因此，这就需要基层事业单位中的各级领导不断更新自己的管理观念，逐步提高对档案管理工作的认识，改变传统的档案管理模式，使档案管理从单纯的收集、整理纸质资料变为利用计算机网络化对档案进行管理中来，使档案在基层事业单位领导科学决策与整体信息化建设中的作用得到充分发挥。只有领导大力支持档案管理的创新，并通过档案管理人员的努力与学习，才能够早日实现基层事业单位档案管理的创新。

2.完善相关标准、法规与政策。档案管理的依据是统一的标准，在基层事业单位档案管理的过程中，统一的标准能够推动标准化工作的开展。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了法律依据，促进档案信息资源的开发与利用。因此，在基层事业单位档案管理信息化的过程中，基层事业单位要制定统一的档案管理标准，如果在档案管理中出现了问题，就可以以此为依据进行处理。

3.大力推动网络设备建设。网络设备建设是基层事业单位档案管理信息化的基础。现阶段，基层事业单位都普遍建设了微机局域网，但是微机局域网的建设起点相当高，它的建设不仅要能够满足内部信息交流的需要，而且需要配备打印、拷贝、扫描等系列化的配套设备来进行信息的输出利用。因此，基层事业单位在创新档案管理的过程中，要大力推动网络设备的建设，并连接各方面的资源，满足微机局域网建设的需求，推动档案管理信息化建设的发展。

4.加大对档案管理专业人才的培养。现阶段，随着信息化技术的发展，尤其是网络技术的普遍应用，传统的档案管理模式也得到了改变。传统档案管理模式的改变要求管理人员能够在网上完成统计、借阅、检索、编目、整理、收集等工作。在现代化档案管理的工作过程中，要求档案管理人员不仅具备档案管理的专业知识，而且要拥有良好的计算机网络知识运用以及操作能力。所以，要大力加强对档案管理专业人才的培养，以适应飞速发展的信息化社会发展需求。

参考文献：

[1] 梁卫芳.农业科技档案的作用及其开发利用探讨[J]. 办公室业务. 2014（13） .

[2] 兰前.农业科技档案资源共享研究[J]. 闽东农业科技. 2013（01） .

[3] 王茜.加强农业科技档案收集管理的几点建议[J]. 农业科研经济管理. 2013（01） .

[4] 廖琳玲.农业科技档案的收集、保存与利用[J]. 农业研究与应用. 2013（03）.

4.浅谈档案管理工作 篇四

[摘 要]企业档案管理岗位作为企业管理层中的重要工作岗位，对员工的管理，对企业的发展中都有重要的意义。近年来，随着管理技术的不断进步，人们开始从档案的本质属性：记忆属性，看待档案管理工作。本文中，笔者将根据自身的工作经历，从档案记忆观的角度看待当代企业中的档案管理工作，希望为相关的工作人员提供借鉴。

[关键词]档案记忆观；档案管理

中图分类号：D320 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）11-0353-01

前言

时间的车轮无情碾压了无数的历史潮流，让我们来不及回味就以匆匆而过。而我们唯有在残留的档案中来慢慢回想起历史上曾发生的种种事情。档案具有真实性，原始性，记录性，它是社会记忆的载体，是一种社会形态，又是社会记忆控制的手段。每个企业的发展，都有与它相对应的过去，对于它曾经的辉煌与经历都应记录下来。企业对应也要有它相关的档案管理，来储存它的历史。企业历史是企业发展的见证和记录，同样也是企业文化的沉淀和积累，而作为企业员工，有责任也有义务将它们发扬光大，记忆观视野下的企业管理，能够实现企业历史资料的合理的优化和传承，我们今天就是针对这个问题，进行论述和研究。档案记忆观

1.1 档案记忆观的基本观点 世纪 90 年代中期，档案界将“记忆”概念或观念引入学术研究和工作实践以来，给我们带来了新的视角和思考，将我们所从事的传统的档案工作视为记忆保护性质的工（如，数字记忆工程、城市记忆工程等），随着档案界对“记忆”这一概念的重视和探讨的深入，“档案记忆观”作为档案学新视点被提出来。“档案记忆观是指人们对于档案作为社会各项活动的原始记录而具有的构建人类社会记忆的作用和价值的基本认识。”其核心内涵是：基于对档案社会记忆属性的深刻认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会（或历史、集体）记忆，档案馆是“记忆的保存场所”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。

1.2 档案记忆观的基本属性

1.2.1 数据属性：

记忆的本质内容中，包含了记忆的数据属性与记忆的情绪属性。在数据属性上，档案的数据性质与记忆的数据性质相吻合，同样多为数据载体的一部分而被记录着。

1.2.2 情绪属性：

档案的本质上，除了数据属性，还包含了记忆的情绪属性。在我们的日常生活中，往往由于一件事物的数据触发相应的情绪，这就是档案的情绪属性，它依赖与数据属性而存在，在更低层的条件反射环境中，情绪属性也可以独立于数据属性而存在，譬如失去记忆的患者仍然对某件物品有着强烈的情绪条件反射。

1.2.3 可保存属性

记忆之所以被人们称之为记忆，很大一部分原因是由于其可储存的能力决定的。在这个属性下，记忆能被人脑或类似的载体记录，并以不同的形式保存下来，在需要数据作用的时候，在通过不同的形式将数据返现出来。企业档案管理

2.1 企业档案管理的意义

在企业的发展过程中，档案作为保存其在发展过程中方方面面的数据，对企业未来的发展能够提供很好的借鉴。且在企业的发展过程中离不开员工的辛勤劳动，优良的档案管理能为企业的核心文化建设做好相关的基础的工作，保障员工在企业内的工作与生活均能满意。

2.2 档案记忆观下对档案管理工作的理解

企业档案可以理解为是企业发展过程中相关记忆的保存，其中企业的运营数据，企业的重大决策，企业的人事变动等等都是企?I中难以磨灭的记忆。这些记忆证明了企业过去的存在关系，体现了企业过去的一系列工作的内容。

2.3 如何运用档案记忆观对企业档案管理工作进行优化

在企业的档案管理工作中，对企业档案的记忆性进行充分的理解，在这个基础上对企业档案管理工作进行详细的优化，是企业档案管理工作优化的第一步。在企业档案管理中，通过不同的方式，将企业发展过程中的相关数据进行记录是企业档案工作的要点。

2.3.1 文案记录

在企业的发展过程过程中，企业的运营数据，重要的会议纪要，人员的人事档案等，均应当遵从档案记忆观中的数据属性，采用牢靠的数据储存方式进行储存。以便于日后企业在重大决策前对过往历史的查阅。

2.3.2 影音记录

对于需要将画面与影像记录下来的场合，需要通过摄影录像等相关手段对记忆进行记录，并做好相应的数据保存。

2.3.3 物品记忆

物品记忆更多用于对情绪、情感的保存工作。通过特定事件中对员工均产生情绪共鸣的情况，将事件中产生的物品进行保存，并给予展示，在员工看到物品时，能进而在大脑中提取与物品相关的记忆，并通过记忆得到一定的情绪。此举不仅利于企业的档案管理，更有利于企业的文化建设。服务

企业组织记忆是企业员工对企业认同的一种表现，同时也是企业组织记忆的再现，我们需要做的是将其更好的传承下去。企业档案工作是利用档案资源对企业文化以及核心思想进行宣传，是企业整个发展进程的见证和记录，是非常珍贵的资料。企业相关部门应该组织和开展各种培训教育活动，教育和培训的过程中，要利用多元化的方式和方法，使员工能够对企业的文化和历史产生情趣，并积极地投身到传承这些文化的工作中去，在这样的氛围下，人们就会被熏陶，对企业的认同也会进步一步加深，可以对档案服务的内容进行具体细分，最简单也是最基本的就是以时间为链条，收集并展示企业从创业初期到逐步发展的壮大的各个阶段的相关信息材料，通过文字记载、图片记载或影音记录等方式传递给所有员工；还可以进一步加以整理和编辑，制定出内容充实、重点突出、内涵深远的宣传主题，对于企业的档案管理者来说，也需要不断的更新管理理念和思想，认识当现代档案管理模式已经不再是以往的被动式和静态式，而是根据企业生产运营的实际情况，进行有的放矢的利用服务，最大限度的开发档案的各种利用价值，这就要求档案管理者一定要加强主动服务的意识，让大众更为容易的接纳档案信息。任何的档案管理工作都不是为了建立档案而建立，最终的落脚点都是为了提供利用服务，企业档案管理的内涵和实质也正基于此。企业组织记忆的激活与传承与丰富的档案利用服务

记忆是人类进行身份认同的基础，企业组织记忆是企业员工认同企业的关键，“认同” 是员工对企业产生自豪感、归属感的情感之源，是企业可持续发展的内在动力。组织记忆的激活与传承，有助于增强员工对企业的认同感。美国社会人类学家保罗?康纳顿认为记忆的恢复借助了外来原始资料 ”，“档案是一种具有独特价值的信息资源，它所承载的国家、民族、社群、个体的过往历程正是集体记忆所要存留、追溯的对象”[10]，可见，档案既是记录集体记忆的载体和媒介，又是集体记忆激活的重要方式，然而，被动“躺”在档案馆（室）的文档资源，其记忆能量很难自动的释放，丰富的档案利用服务，是发挥档案独特价值，激活企业组织记忆的重要桥梁。结语

在本文中，笔者从企业档案管理中的记忆观视角对企业的档案管理进行详细分析，并对相关措施进行了探讨。希望此文能够起到抛砖引玉的作用，引发读者更多的思考。

参考文献

5.浅谈档案现代化管理 篇五

张红梅

河南省特种设备安全检测研究院，郑州45000

4摘要：什么是现代化档案管理？如何制定档案现代化管理规划并勾画出一个科学的、全面的、切实可行的档案现代化管理“蓝图”是摆在各级档案事业负责人面前的重要议题。下面我谈谈自己的看法，供有关同志参考。关键词：档案 管理

引言：现代化管理是以系统沦为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动：定量化，就是把复杂系统中的变量及相关系，用数字形式表示出来，建立数字模型，进行定量分析，预测未来或调整方向：信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析、利用反馈信息进行预测和决策：智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性，积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。现代化管理是相对传统管理而言的现代化管理是以系统沦为基础，以数学方法为工具，借助计算机、数字通信技术，组成最佳的结构体系，并充分发挥管理的主要特征是：系统化，就是整体的各个组成部分为达到一个总目标，按照统一计划而行动：定量化，就是把复杂系统中的变量及相关系，用数字形式表示出来，建立数字模型，进行定量分析，预测未来或调整方向：信息化，就是广泛地使用计算机，对大量有用信息进行收集、分析、利用反馈信息进行预测和决策：智力化，就是现代化管理十分强调人的作用，注意开发管理人员的智力，充分调动人的主动性，积极性和创造性。要求组织机构具有应变能力，充满活力和高效率，以适应错综复杂的变化情况或环境。档案现代化管理总目标的最佳效果，应是最大限度地开发保护档案，延长档案的寿命：最大限度地开发档案信息资源为社会各界服务。要取得档案现代化管理目标的最佳效果，必须做好三件事：一是最大限度地延长档案寿命：二是利用计算机技术提高档案管理效率，和水平，开发档案信息资源，为社会各界服务：三是对电子文件的收集、整理、形成电子档案，丰富馆藏。三件事不是各自孤立的，而是又相互依赖和相互制约的关系。第一件事是基础，如果没有档案寿命的延长，就谈不上档案信息的开发：如果没有第二件事，延长档案寿命就失去它应有的意义，也就是说，做第二件事要靠做第一件事为基础，做第一件事的意义要靠做好第二件事来体现。如果没有第三件事，在电子时代，档案就失去了继续丰富馆藏的源泉，变成无源之水，无本之木，其后果就不甚设想。三件事都要靠人去做，特别是第二、第三件事，科技含量高，所以管理人员科技素质的提高，就显得尤为重要。

2档案保护，必须做好6各方面工作现

档案保护，必须坚持以防为主，防治结合的方针有关档案的保护技术和方法，内容非常丰富、广泛。概括起来，档案保护，必须做好6各方面工作：一是创造良好的档案保存和利用的环境条件并不断完善：二是重视档案有害生物的防治：三是档案要不断地修复加固：四是开展档案再生性保护：五是认证研究新型载体的保护技术：六是档案保护技术要规范化、标准化。提出上述6各方面工作的原因：一是因为这6个方面，实实在在地把档案进行档案馆后，所能遇到的影响档案寿命的各种因素及防治作者简介：张红梅（1963--？）女本科 馆员 研究方向：档案管理 联系方式：*** 郑州市商城路281号汉博大厦7楼

方法都考虑到了：二是他体现档案保护技术以防为主，首先体现在“创造良好的档案保存和利用环境条件”上，保存和利用的环境条件好了，才能事半功倍，减少其他几个方面的压力。但这只能抑制，不能杜绝档案生虫，长霉“重视档案有害生物的防治”的任务依然很重：只能减缓老化速度，不能杜绝档案老化，因此“档案要不断地修复加固”。任何一种档案，总有毁坏的时候，这就是事物运动的客观规律。因此“开展档案再生性保护”就显得非常重要。现在新型记录材料层出不穷，有针对性的保存，保护技术必须尽快跟上，因此，要认真研究新型载体的保护技术“。上述各项保存、保持技术和措施，牙都要科学化，不能再凭经验办事，”要规范化、标准化，方便档案好糊技术的操作和落实。

上述6各方面都是最大限度地延长档案寿命，千方百计挽留档案信息资源，满足现在需求，泽惠于后人的不可缺少的措施。个档案管理部门，在制定档案现代化管理规划是，在档案保存、保护方面应以解决本部门实际存在的具体问题为主，不要面面俱到，以达到最大限度地延长本部门保存的档案寿命为目的，选择适合本地区特点的克星的方法与技术，并明确具体的奋斗目标。

3档案需要科学化管理

我国档案事业利用计算及能达到什么程度？不妨大胆设想一下：档案全文用计算机管理：各种档案业务及管理工作全部用计算机进行：档案信息交流用计算机进行：档案的各种媒体用计算集中统一管理等等。这些设想。在技术上都是可以实现的因为计算机有科学计算的数据处理、实际控制、辅助设计、辅助制造、文学处理、数字通信及智能模式等功能和成熟的技术，足以说明档案部门的一切工作都可以用计算机及网络技术进行。我国档案界于70年代末开始应用计算机辅助档案管理的尝试，至今已有20多年，也取得不小成就，大体上可分为调查论证、初步试验、技术攻关、推广应用等阶段。截止到1998年底，全国各级各类档案管理部门已有计算机18818台，开发了上百各种类型、各个层次的档案管理实用系统。我经过长期思考和深入实际考察，同时也借鉴一些发达国家的经验，认为在档案部门，计算机将会在8个方面得到广泛地应用：一是档案目录信息管理，这是档案管理最基础的工作，要尽可能将重要和使用频率高的或对外开放的档案目录用计算机管理起来吧 二是文件、档案一体化管理，由于计算机进入办公室，将文件管理的两个阶段，即文件处理和档案管理紧密地联系起来，文件、档案一体化已成为必然的发展趋势；三是档案全文存储与检索，特别是电子文件的出现，档案全文存储与检索已成为档案部门应用计算机管理档案的发展趋势之一；四是档案信息的多媒体集中统一管理，由于数字压缩技术的发展、完善，大容量记录载体的出现，使档案信息多媒体集中统一管理从可能变成现实，它在档案部门将会得到广泛地应用；五是档案业务计算机辅助管理，档案业务的方方面面，都可以通过建立计算机辅助管理系统，帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平；六是档案编研计算机辅助管理，开发档案碥研计算机辅助系统，加速编研速度，提高编研质量、推动编研工作进一步发展党员 七是计算机用于档案保护及库房管理，通过开发、研究，建立多项辅助系统，用于档案保护的各项措施中，为延长档案寿命做出贡献；八是档案部门办公自动化，建立各种各样的计算机行政管理系统，提高档案部门行政管理效率和业务水平，促进档案事业的发展。

从上面所述我们可以清楚地看到计算机在档案部门的应用范围，是沿着纵横两个方面发展党员 一是从档案目录信息管理开始，发展到文件，档案一体化管理，档案的全文管理与检索，档案信息的多媒体集中统一管理，是一条沿着档案实体的纵向发展路线斗争 另一是从档案实体管理开始，发展到档案业务辅助管理、档案保护及库房管理的应用、档案编研辅助管理、档案部门办公自动化等，是一条不断扩展应用领

域的横向发展路线。然后用计算机网络技术将它们联系起来，构成整体，成为一个单位档案信息局域网络管理系统。再将各单位档案信息局域网络管理系统，通过选用广域网的设备和协议，档案部门的局域网应与全市、全省、全国、全行业的网络相连或与国际互联网相连，构成一个广域的档案信息网络管理系统，充分共享档案信息资源和计算机软硬件资源。这是一幅线条非常清楚的“蓝图”，实现这幅“蓝图”只是迟早问题和实现到什么程度！这是信息时代发展的必然趋势，是客观规律，不以人的意志为转移。我们设想：实现这幅“蓝图”，档案信息资源将会得到最大限度地开发利用。实现这幅“蓝图”，也不是一件轻而易举的事情，我们必须积极认真地贯彻稳步前进的方针，不能一哄而上。另外，当代信息处理技术和方法是多样的，其用途和特点也各不相同，而且更新换代很快，几年就是一个生命周期。档案部门一定要根据自己的实际情况和需要，来选择信息处理方法、技术和设备，不能盲目地追求高新处理技术和设备，否则就可能走弯路，甚至造成无法挽回的损失，这是我们实现这幅“蓝图”过程中，需要注意的另一个问题。随着办公自动化的深入发展，以纸为文件的主导介质，将要让位于数字代码序列的电子形式。

电子文件如何归档是当今档案界共同面对的大问题。美国、加拿大等西方发达国家，也无成熟的经验和方法。但这是一个非解决不可的问题。否则在信息时代就无法继续丰富档案馆藏，无法发展档案事业。从这个意义上说，解决这个问题就显得特别重要并已到了刻不容缓的时侯。国家档案局于1996年9月开始着手组织有关人员对电子文件归档与电子档案管理进行研究，着重解决和明确的问题是：

1、什么是电子文件？电子文件的定义是：能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。国外对电子文件、电子档案并没有严格的界线，但考虑我国档案管理的传统习惯，我们将电子档案定义为：具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。

2、电子文件、电子档案的特性是：数字化的信息形态、对设备的依赖性、载体的非直读性、物理结构和逻辑结构之间关系的复杂注、对元数据的依赖性。信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享生等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性；电子档案长期保存的困难性；电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性；创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的艰巨性。

3、电子文件、电子档案真实性的维护。档策在法律上的凭证作用是基于它的原始回对纸质档案来说，内容的原始性是附着在形式的原始性上，借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，原治性体现为内容和形式的统一，原件成为集中两种原始性于一身的统一体，所以强调原件。电子档案无原件可言，需要对它的“原始性”作新的解释。对—份电子档案来说，只要它的内容是当时的是原作者撰写或制作出来的，从末修改过，我们就应当承认它是原始的，不管它的形式如何变化。我们要从技术上、行政上采取各种措施，确保它的原始性。

4、电子文件归档不同于纸质文件归档，因为电子文件是数字化的，存储在计算机外存储器上，传递在计算机网络上，它的归档是属于无纸形式，是在一定的技术环境下进行的，需要采取一系列技术保障措施，才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。它的归档程序、归档的组织领导、归档时间、归档范围、归档份数、归档要求、归档方法、鉴定等都与纸质文体归档有区别。

5、电子文件、电子档案使用载体的选择，要根据实际情况的需要，如收集积累阶段就可以选择软磁盘，但作为电子档案长期保存，就千万不能选用软磁盘。要尽量选择有标准的、有应用发展前途的、性能稳定耐久并得到公认的、能较方便地确定各种因

素影响的反应，并能较方便地进行保护的载体。

6、保管电子档案与保管纸质档案的区别：在纸质档案保存时，人们是在防虫、防霉、修裱加固、字迹恢复等方面下功夫。而保管电子档案，则需要依据其特性和软硬件平台的变更，在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上做“文章”。

7、电子档案利用与纸质档案利用的区别：电子档案利用一般有直接利用、提供拷贝、还修传输等三种方法，由于提供利用的方式和所依赖的技术是多样化，导致它的利用远比纸质档案复杂。因此，采取技术措施，加强对电子档案利用的管理，就显得特别重要，特别是安全、保密方面的管理。

8、电子档案管理的设备配置：电子档案管理需要有比较完善的技术条件，主要是根据所保存电子档案具体情况，配置相应的计算机软硬件平台。从发展角度看，主要是数据库系统、网络设备及相关的软硬件。数据库是“源”、网络是通向各接收和使用单位的“线”，各接收及使用单位是“点”，点、线、源构成接收、利用、管理的整体。

9、电子档案对应的软度件更新时的对策：计算机软硬件过时，使得电子档案寿命受到威胁，我们设想了几种电子档案长期保存的方法。如建立计算机技术档案馆、仿真技术、拷贝、再生性保存、迁移等。我认为最有生命力的是拷贝、迁移、再生性保存，其它两种方法，也有一定的有效性，但不能长期坚持下去直至永远。对电子档案长期保存来说，拷贝、迁移、再生性保存三者结合起来使用，可能是上策。

10、电子档案的管理环节，应在纸质档案环节的基础上，增加电子文件形成的参与和档案长期保存。两者根本的区别是电子档案的各个环节技术含量很高。电子档案管理，实一项系统技术工程。所以，要求电子档案管理必须具备的知识和技能，是档案管理基础知识算机应用及自然学科基础知识等，还要具备的外语能力。电子文件归档、电子档案管理与开发利用子档案长期保存，涉及到许多方法、技术、标建立，甚至档案管理理论及方针、政策的变更就需要我们在今后相当长时期内，认真研究实践，逐步加以解决。

五、为档案现代化管理的建设做出越的贡献

国家档案局档案科学技术研究所，多年来一直围绕着保护档案延长档案寿命、借助计算机提高档案管理开发利用的效率和水平、电子文件档与电子档案管理等方面开展研究工作，取得百项科研成果，为档案现代化管理的建设做出越的贡献。特别是他们于1999年11月26日与深圳市怡软技术开发有限公司，合资成立了北京纪科怡科技发展有限公司（简称世纪科怡）。司提倡“求实、敬业、协作、创新”的精神，“天时人和贵”的文化氛围，使公司上下团结发，不断取得新成就。他们以超常规的速度，多种档案管理软件，世纪科怡在不到一年时间内，已开发出4大系列16种共62个版本的品，即“科怡2000档案管理系统”系列、“科怡合档案馆管理系统”系列、“全国档案工作年＃理系统”系列、‘科怡数字化信息管理系统”列。其中“科怡2000档案管理系统”，被列入不多的中华人民共和国科技部2000年国家成果重点推广计划，这在档案部门还属首次。纪科怡已和山东、吉林、黑龙江、内蒙古、湖北、西、福建、江苏、浙江、北京、重庆、深圳等省、自治区及计划单列市档案系统合作，有的省分公司或销售公司，推广“科怡2000档案管理统”。世纪科怡和深圳市档案馆合作，承建全国一个数字化档案馆。世纪科怡近期奋斗目标与各省、市、自治区档案局密切合作，全面“科怡2000档案管理系统”，在致力于推动现代化管理的建设过程中，树立公司的良好象；中远期奋斗目标是：进一步加大科研投资极开发新的应用软件，拓宽产品的应用范围和域，扩大市场覆盖面，真正确立世纪科怡的市场地位和品牌形象，并进一步发展，跻身于世界软件企业行列。软件行业技术含量高，需要高术、高素质人才，而且投资大。为此，世纪科怡2000年8月23日，又进行了增资扩股，和上市广东开平春晖股份有限公司建立了战略伙伴系，使资金得到进一步的充实。在充分挖掘内潜力增强自身造血功能的同时，又和武汉大学成合作协议，成立“科怡实验室”，解决高技术素质人才的来源问题。世纪科治是一个活力强、积极奋发的高科技企业，是档案科学技术研究所为推动全国档案现代化管理建设走出的路子，他的成立将会为21世纪我国档案事业展做出新的贡献。

结论

6.实际工作中的档案管理浅谈 篇六

档案的含义：

1、档案是直接形成的历史纪录。

“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

2、档案的形成者。

档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

3、档案来源于文件。

档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

4、档案的形式多种多样。

档案的形式包括载体、制作手段、表现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

5、档案的本质属性。

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

企业档案的定义：

企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件

档案及档案管理在公司工作中发挥的主要作用：

一、档案是单位工作的查考凭据。档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。

二、档案是各类活动的参考依据。档案涵盖了单位各个时期的建设、科研、运营等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，档案中记载了各种活动的情况、成果、经验和教训，记录了各方面信息，反映了各类活动情况，能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订工作计划，检查和总结运营情况，推广先进技术和管理经验等，都是重要的参考材料。

三、档案是单位资产组成部分。档案作为单位各项工作及其管理活动的真实历史记录，其价值在于其记录中所蕴含的内容。首先档案是单位固定资产和流动资产的构成要素。设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”—档案，两者作为一个整体共同构成单位的固定资产。其次档案是单位无形资产的组成部分，如党群工作档案、行政管理档案、运营管理档案及科学技术管理档案等，它们真实记录着单位科技水平、文化建设及管理状况等，并伴随单位工作、运营发展的始终，是无形资产的构成要素。

四、档案是科学研究的基础和必要条件。无论科学研究还是技术创新，所有的科研工作都需要借助于各种各样的档案资料才能更快更好地取得成果，一方面过去专门进行的科学研究的原始记录可供现实研究工作直接借鉴，另一方面，从记录广泛丰富的经验中，可为各项研究活动提供试验、观察和理论概括基础材料。

五、档案机构是单位的历史宝库。档案室是单位的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地，它服务于单位的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。

六、档案管理是提高工作质量和工作效率的必要条件。档案工作是维护历史真实面貌的一项重要工作，科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩和管理水平的重要尺度。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的工作业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短，制定发展方向的好教材，对提高决策水平和工作效率，促进各方面发展发挥着重要作用。

七、档案是进行文化建设的生动素材。档案是单位发展的真实记录和见证，是单位文化的重要组成部分，通过档案我们能够了解到单位的成长历程、核心价值观、文化氛围等，那一张张照片、一段段影像、一份份文件、一件件实物，让职工产生了归属感、凝聚力和向心力，让社会更感性的了解我们。

八、档案管理标准化是精细化管理的体现。档案管理的标准化就是运用科学的先进的手段，将档案的收集、整理、立卷、编号、编目、归档等每个步骤按照统一标准运行，每一步都由规章制约，每个环节都通过制度进行规范，它符合精细化管理“精准、精确、细致、细化”的要求，是规范化管理的重要环节。档案管理的规范，可带动文书工作、运营管理、检查考核、财务管理等各项单位职能活动的规范，使精细化管理内涵逐步渗透到公司工作的各个方面，进而提高公司综合管理水平及整体形象。

7.浅谈学校档案管理工作 篇七

但是, 目前学校档案管理工作存在着诸多问题。第一, 对档案管理工作认识不足。学校档案管理工作没有摆到工作议事日程, 工作目标不明确, 职责范围不清晰, 管理制度不完善。学校对档案的收集、归档、保管、利用等各个环节没有提出相关的要求, 致使档案管理工作处于低水平状态。第二, 对档案设施投入不足。学校设有档案室, 但一般规模不大, 设备简易, 更缺少档案信息化所要求的必要设施, 不仅不利于档案资料的长期存留, 也不利于档案信息化建设的推进。由于缺少投入, 有些重要的档案资料得不到妥善保管, 档案管理工作得不到认可, 难以调动档案管理人员的工作积极性, 势必影响档案管理工作的发展, 档案管理水平难以大幅度提高。第三, 对档案资源利用不足。收集整理档案是为学校发展提供有效资源。但是学校档案管理工作不到位, 科学化程度不够高, 许多档案进柜上锁, 常年无人问津, 使档案不能很好地服务于学校发展。第四, 对档案人员培训不足。学校档案人员应当定期接受专业知识培训, 对现阶段学校档案管理工作要有科学认识。但是学校对档案管理人员要求不高, 常常忽略专业化学习, 没有组织档案管理人员定期培训学习, 致使档案人员业务能力不强, 管理水平不高, 不能有序地开展档案管理工作, 档案管理处于原始状态, 难以适应现代化发展要求, 也难以发挥其应有的作用。社会在前进, 教育在发展。学校的面貌日新月异, 档案材料愈加丰富, 种类更为繁多, 这是推动档案管理工作发展的历史机遇。面临新形势新任务, 学校应当承担起助推档案管理科学发展的重任, 全面推进学校档案管理工作科学发展。

一、认真落实档案法规, 明确学校档案管理职责

高校应在实际工作当中认真执行有关法律法规的规定, 明确档案管理责任人, 把档案的管理和建设纳入各级领导工作责任管理之中。具体工作中, 应该明确学校的教学单位、科研单位、机关职能处室等基层单位的领导管理职责, 并设定负责本部门档案的兼职档案员, 这样才能进一步保证档案管理从上到下的连贯性, 确保工作的层层落实。

二、推进档案信息化建设, 实现学校档案信息共享

学校档案信息化建设主要体现在两个方面。一是档案数字化建设。首先要依据国家档案局关于档案数字化的有关规定, 借鉴有关图文影像开发与利用的先进技术, 结合学校实际, 对已有馆藏各种档案资料数字化;另外, 要做好办公自动化条件下新产生的电子档案的接收与管理工作, 实现档案进馆前的数字化。二是档案网络化建设和管理系统开发应用。积极稳妥地建立与国际互联网相连接的档案信息网站, 将数字化档案信息资源在网上进行信息发布, 实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

三、注重管理与服务的有机结合, 体现学校档案潜在价值

加强管理是做好学校档案工作的重要手段, 利用服务是学校档案工作的根本目的, 要在管理中体现服务, 要在服务中强化管理, 从而把二者有机结合起来。要主动加强与学校教学、科研、管理等部门的沟通与合作, 认真做好档案的收集、整理以及汇编等工作, 丰富档案资源, 同时要向深层次服务转化, 探索服务途径, 创新服务手段, 把管理的成果惠及全校师生, 惠及社会, 促进档案信息资源的传递与交流。这样既能体现档案的潜在价值, 又能增强人们对档案价值和档案工作重要性的认识, 扩大档案工作的影响, 赢得多方的支持, 从而进一步提高档案管理的水平, 实现管理促进服务, 服务促进管理。

四、提高档案管理人员素质, 增强学校档案建设实效

提高学校档案管理人员素质对于学校档案管理工作来说至关重要。首先, 提高档案管理人员的政治素质, 使其能自觉地坚持贯彻党和国家的有关档案工作的方针、政策, 严格执行档案保密制度。其次, 提高档案管理人员的职业道德素质, 要求档案管理人员热爱档案事业, 求真务实, 爱岗敬业, 严肃认真, 服务周到。再次, 提高档案管理人员的业务素质, 包括练就过硬的业务技能, 具备扎实的语言知识, 具有应用现代化手段的管理能力。只有通过提高档案管理人员的素质, 才能进一步增强档案建设的实效, 把学校档案管理工作做好。

参考文献

[1] .董春艳.浅谈如何做好学校档案管理工作[J].黑龙江科技信息, 2013.20

[2] .高锐.浅析加强学校档案管理工作的对策[J].科技向导, 2013.13

[3] .韩弢.浅谈学校档案管理工作[J].黑龙江档案, 2013.5

8.浅谈声像档案管理工作 篇八

【关键词】声像档案；管理工作；策略

档案自身的性质决定了它具有存贮、积累和传播文化的功能，随着科学技术的发展，经济社会的不断进步，在各种社会活动中就形成了大量的照片、底片、录音、录像等为载体的声像档案。这些声像档案是社会文化的缩影，可以更形象地再现历史。在新的技术环境下，声像档案数量增多、格式多样，它所包含的文化和历史底蕴，使其在提升档案文化传播效果中发挥着越来越重要的作用。

一、发展声像档案是社会发展的需要

声像档案是指国家、社会组织以及个人从事社会活动中形成的，具有保存价值的照片、底片、唱片、扫描图片、幻灯片、影片、光盘、录音、录像、机读文件等为载体，并辅助文字说明的历史记录。和其他档案种类相比，声像档案以其逼真的画面，真实的声音、直接生动、形象地记录了所从事社会活动的内容和形式，把历史社会生活的“容貌”真实记录下来的再现，使档案“由死变活”让人们身临其境，具有强烈的时间感、空间感、使人们对历史有更深刻理解和认识，具有档案管理中存在和利用价值。

二、声像档案具有传播文化的功能

档案自身的性质决定了它具有存贮、积累和传播文化的功能。声像档案及文化现象，从其载体变化和在不同媒体环境下的作用可以看出声像档案对档案文化传播的影响，声像档案是社会文化的缩影，可以更形象地再现历史，近几年来，关注声像档案包含的文化和历史底蕴、发挥声像档案在提升档案文化传播效果中的作用，具有储存信息、传播文化的功能。和传统的档案形式相比，声像档案在历史的记载和传播方面，更加形象、立体，在文化传播方面也更便捷。声像档案是档案文化传播中的新鲜血液，丰富了档案文化的传播方式，也提高档案文化的传播效果。

三、声像档案管理中存在的问题

1.声像档案管理制度不健全或管理制度落实不到位。许多单位对声像档案这种新型檔案种类，缺乏管理制度，责任落实不到位，致使很多声像档案散在某科室或某个人手中，不能及时完整归档，久而久之，材料丢失，造成单位档案不完整，严重影响档案的利用和长久保存。如在以往的城建档案中，由于建设单位对声像档案不够重视，在建设工程档案中的声像档案的资料寥寥无几。自2013年3月1日起，规定凡列入城建档案管理机构接收范围内的建设工程，在工程竣工验收前，建设单位应将建设工程声像档案和其它载体形式的工程档案一并报送当地城建档案管理机构进行预验收，未报送声像档案的，城建档案管理机构不予验收。这就要求建设单位应从时代发展的高度，深刻认识收交建设工程声像档案工作的意义，密切沟通协调，克服各种困难，确保建设工程声像档案工作的落实。

2.声像档案的保管环境差。由于大部分声像档案是以感光、化学磁性材料为载体做成的，受光度、温度等条件影响较大，易发生变形、变质。目前，很多到位未按要求，配备专业的声像档案专柜，稍有不慎就会导致磁带受损，照片变黄褪色，底片粘连损坏等现象发生，影响声响档案的利用和保存。

3.保管人员缺乏声像档案管理意识。档案管理者往往认为“红头文件”、“上级来文”才是档案，而声像档案只是简单的几张照片而已，致是各种活动中形成的照片、录音、录像等声像档案不能及时整理归档，使许多珍贵的声像资料失去了利用、保存的价值。

四、加强声像档案管理工作的策略

1.加强宣传，取得领导重视。领导对档案工作重视程度直接影响档案工作的发展，档案工作人员要通过各种形式，加强对档案工作的宣传，增强领导和单位工作人员的档案意识，取得大家的支持，从而加强对档案工作的资金投入，从而推动档案工作发展。

2.健全体制，实行集中管理，制定严格档案管理制度。明确档案管理者岗位责任，强化规范管理，确保声像档案从收集，整理、归档到移交档案统计管理，杜绝声像档案分散流失，每次社会活动结束后，档案管理者要及时督促科室人员定期移交档案。

3.提高档案管理工作迫切需要既精通档案业务、计算机操作，有负责人的档案管理者，这就要求档案管理人员，要通过学习业务知识，声像载体知识、计算机操作技能等，不断提高自身综合素质，以满足档案工作发展需求。

4.创造条件，改善保管环境，管理者要根据声像档案材料的不同性质，建立符合档案管理的档案室，严格控制档案室的相对温度、湿度、做到防火、防蛀、防潮、防磁等，归档的声像材料定期检查，对年代久远，使用频率高或有污损的声像档案，要提前做好备份及载体转换工作，避免因存储介质的淘汰，损坏硬性声像档案的保存和利用。

【参考文献】

[1]杨思源.声像档案管理存在的问题及解决办法[J].中国新技术新产品，2011，（13）：78-79.

[2]龚志英.做好声像档案管理工作的几点思考[J].中国水运（下半月），2011，（07）：113-114.