HR必备的五大谈话技巧

2024-10-09

HR必备的五大谈话技巧（精选2篇）

1.HR必备的五大谈话技巧篇一

CEO的必备五大谈话技巧

信息发布：企业培训网发布时间：2008-5-5 11:48:0

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CEO如何利用心理咨询技术提高自己的沟通效能？

个体心理咨询技术由一系列谈话技术组合而成，其中相当多的技术在人力资源管理谈话中可以借鉴和应用。应用心理咨询个体咨询技术，能有效提高人力资源管理工作者的谈话技术，妥善了解员工的内心想法，积极有效地纠正员工的错误认知，消除员工的不公平感，积极引导员工的独立思考，从而提高员工的工作效率和工作积极性。

倾听技术

倾听是CEO(总经理)接待来访者的第一步，是建立良好的双方关系的基本要求。

倾听不仅仅是用耳朵去听，更重要的是用心去听，去设身处地的感受。不但要听懂来访者通过语言、行为表达出来的东西，还要听出来访员工在交谈中所省略的和没有表达的内容。有时来访者说的和实际的并不一致。

比如：在中国传统文化中，人们普遍讨厌告密者，因此有些来访者对老板或者同事有不满时，会用“还好”、“还行”等搪塞。

比如：来访者说到自己被扣奖金时，他可能有以下几种不同的表达方法：1.奖金被扣了；2.我的奖金被扣了；3.公司扣了我的奖金；4.真倒霉，奖金扣了。从这些不同的表述中，人力资源工作者可以洞悉来访者的自我意识与人生观的线索。第一句是对事件的客观描述；第二句来访者把奖金被扣的事情归因于自己，可能是好自省、易自卑的个性。第三句来访者潜意识认为是公司不对，故意扣他奖金，这种人可能推诿，容易有攻击性。第四种则有宿命论色彩，凡事认命。所以对来访者描述人和事所使用的词语或结构，有时往往比事件本身更能反映出一个人的特点。

具体化技术：不少CEO(总经理)在谈话中常陷于困境，很大程度上是由于以下两种原因造成的。

第一是问题模糊。

有些员工谈到自己的问题时往往用一些含糊的、很普遍的字眼，比如：“我烦死了”，“公司

太讨厌了”。当员工被自己所界定的情绪笼罩的时候，往往会陷入困扰之中，且情绪具有传染性，会影响到其他员工的工作效率。因此，在人事谈话中，总经理的任务就是要设法使这种模糊的情绪具体而清晰，这就必须应用到具体化技术。

例：来访者：我今天真倒霉，烦死了。

总经理：你能告诉我发生了什么事？

来访者：多着呢，尽是不如意的事！早上上班，主任说我这个月迟到扣发奖金1000块；中午经理说要调我去北方做市场，可我小孩才两个月；下午的时候我无意中听到隔壁同事的工资数，是我的两倍„„反正事情多着呢，我总觉得好事没我的份儿，倒霉事我净碰上，别人怎么都没这些事？通过询问，总经理可以把来访者所说的倒霉、烦恼的事具体化了，也加深了对来访者认知方式和行为特点的了解。

有时候，通过总经理的具体化技术询问后，会发现问题并不严重。

例：总经理：你自从进入我们公司，对集体活动表现不怎么积极，能告诉我什么原因吗？来访者：我来自偏远农村，父母都是农民，我在广州没什么背景，我感到自卑。总经理：还有呢？

来访者：我在公司工作一年多，考核都是B＋，从没得过A，看到比我优秀的同事，我感到自卑。

总经理：你们部门有多少人得A？共有多少员工？

来访者：有5个同事得A，共有28人。

总经理：还有什么让你自卑的？

来访者：好像就这些。

总经理：你想想，你们部门中有多少来自农村，在中国有多少人父母是农民，这些人都自卑了吗？你部门大多数人都没得A，难道都要抬不起头吗？你想想看。

来访者：我一直觉得自己这也不行，那也不行，仔细想想，特别是你这么一说，觉得确实没什么。一直以来我都没好好的理解原因，反而总让自己自卑情绪困扰着，看来我是错了。这一实例说明，来访者自我感觉的判断和结论往往起初来源于具体的事件，由于不合理的、歪曲的提炼或称之为简化，变成了一种抽象的观念或模糊的情绪。在企业管理中，有些员工会错误地理解公司的政策措施，通过对这些措施的歪曲和提炼，就变成了一种针对公司管理者的模糊情绪，往往会造成公司管理层和员工层的对立，影响到工作的积极性。第二是过分概括化。

在企业人力资源管理中，引起员工对公司不满的另一个重要原因就是过分概括化，以偏概全，把个别事件的意见上升为一般性结论，把对事件的看法发展到对某人，把有时演变为经常，把过去扩大到现在和未来。这就特别需要具体性技术去澄清。

例：总经理：“你总说公司对你不好，是谁对你不好？哪些事情上对你不好？你能给我个例子吗？”通过举例，总经理发现原来是有几个同事喜欢开他玩笑，弄得他很难堪。此外，他在公司一个知心朋友也没有。通过具体化技术，总经理发现根源在于他的过分概括化思维，一是把个别人扩大到全公司，二是把开玩笑当做对自己不好，从而影响他对同事和公司的看法，对人际关系产生不良评价，并进而影响到自己的情绪，出现抑郁、冷漠、不信任等心理。当他把个别的、特殊的经验上升为一般的结论后，这种结论性的思想又会强化原有的经验，当他用这样的眼光去看周围，用这样的态度去对待他人时，就会使矛盾扩大化、问题复杂化。总经理明白这一点，了解事情真相后，就可以有针对性地进行引导。如上例，可以对来访者的不合理认知方式进行调整，用合理的事实代替不合理想像，而不是像一般的总经理那样，空讲人际关系的重要性之类的老调。

面质技术：面质技术又称质疑、对立、对质、对抗、正视现实等。在心理咨询中，是指心理咨询师指出来访者身上存在的矛盾。在生活中，面质会导致不愉快的结果。那么在人事访谈中为什么还需要使用面质技术呢？使用面质技术可以协助来访者促进对自己感受、信念、行为以及所处景况的深入了解，可以激励来访者放下自己有意无意的防卫心理，掩饰心理来面对自己，面对现实，并由此产生富有建设性的活动，可以促进来访者发现自己被自己掩盖的能力、优势等自身资源，并加以利用。

总经理可以在如下条件下使用面质技术。如来访者言行不一致，来访者的言语和访谈之外的行为不一致。

例：总经理：你总是说你很喜欢公司，可是你从不参加公司的集体活动。

总经理：你对公司的绩效考核结果很不满意，但是在谈论别人的错误时却面带喜色。总经理：你刚才还说你对公司的人际关系非常满意，现在怎么骂起老总来了？

总经理：你总觉得你在公司是个无用者，可我觉得你在公司的作用是举足轻重的。

面质技术是人事访谈中必须的，但是面质的妥善使用很需要。面质使用必须谨慎，适当。过分小心，害怕使用面质，保持人际关系的一团和气是不足取的。而过分使用面质，则有可能伤害来访者感情，引起双方的对立。

在使用面质技术时，有几点值得注意：

一是面质要有事实根据。事实不充分，不明显时，不宜采用面质。

二是面质技术要避免变成个人发泄。面质的目的是为了澄清问题，促进来访者明白自身问题，不可变成HR发泄情绪和攻击对方的工具。比如：“你到底想怎样，你怎么出尔反尔”等，是不合适的。

三是要避免无情攻击。有些总经理不是在诚恳、理解和关怀的基础上应用面质技术，而是把面质当成表现自己智慧和能力的机会，不考虑来访员工的感情，无情地使用面质，使来访者无法招架，陷入痛苦。比如：“你自己认为自己是个好职工，可是每年你的考核都是最差的”或者“公司在最困难、最需要大家出力的时候，你却打辞职报告，你在×总的心上狠狠插了一刀”。如此面质，像是法庭驳斥，而不是人事谈话。

现场控制技术

人事访谈的方向必须在总经理的控制之下。也就是说，谈话的方向、所涉及的问题以及会谈时间都必须是有计划、有目的的。另外，控制会谈内容不但对总经理节省时间提高效率非常重要，对于来访者也很重要，快速高效地解决来访者的问题，会提高对HR的信任和对企业管理层的信心。如果人事访谈漫无边际，来访者会厌烦。

控制谈话的技术较多，而且可以随机应变。最常用的有如下几种：

第一种方法是释义法。即征得来访者的同意后，把来访者的话重复一下并做解释，解释完以后，立即顺便提出另一个问题。这样做，使来访者感觉问题的提出自然，会感到总经理提出的问题非常合理。

例：来访者：公司的考核不公平，我很气愤。

总经理：是的，不公平令人很生气，看得出来，你觉得我们公司考核上存在不公平现象，能告诉我是什么环节令你如此气愤吗？

第二种方法是中断法。在人事谈话中，来访者经常因情绪激动或认识不到位而喋喋不休时，不便强行让他停止谈话，这时可以请他抽支烟，替他倒杯水，请他取样东西过来，或者建议换个地方再谈等等。

第三种方法叫情感反射法。即总经理有意识地激一下来访者，使他把话题引向某些问题。这种方法要注意时机，初次谈话不宜使用。

第四种方法叫引导法。这是有经验而非常机敏的总经理最常使用的方法。即由目前话题引向另一话题。

通情达理技术

通情达理技术被国内外心理咨询家公认为最关键的咨询特质。在国内，通情达理技术有时候被称为移情、共情、神入、同感心、同理心等等。

通情达理技术包括两个方面，即通情技术和达理技术。

通情是指设身处地进入来访者的内心世界，了解来访者真实的想法。

达理是用理性去思考和回答来访者的问题，是什么，怎么样和怎么办。对于来访者来说，通情达理使得来访者感受到被接纳，从而心情愉快。由于通情达理，促进了来访者自我表达和自我探索，从而达到更多的自我了解。同时，通情达理对于那些迫切需要获得理解和关怀的员工有非常明显的效果。

例：有位员工在公司去留之间迷茫，说：“公司派我去国外调研，我从没离开过深圳，周围又有很多好朋友，可现在一下子去这么远，人生地疏，人力资源部能不能考虑派其他人出去，我很烦恼。”

如果总经理回答：“出国是好事情啊，多少人梦寐以求啊。”这是忽视来访者的感情，是一种失乎情理的语言。

如果总经理回答：“你看上去聪明漂亮，你会圆满完成公司的任务的。”这样的回答是隔靴挠痒，没能认识来访者内心的担忧。

如果总经理回答：“我们每个人总有一天要独立的，这没什么了不起。”这像是一种评判，高高在上，完全否认了来访员工的情绪。

如果总经理回答：“要独自去国外做市场是会有很多困难的，但是要相信世上无难事，只怕有心人。”这种回答对来访者表示了一定程度的理解，但后半句空洞，理解不深。

上述种种会不同程度地影响来访者的心理沟通，甚至使来访者不愿继续交谈下去。比较好的回答是：“你以前没有独立生活过，现在一下子出国，在异国他乡独立开展工作，是很不容易的，我能理解你心里的不踏实。现在让我们来分析一下究竟会遇到哪些问题、公司会给你提供哪些方面的援助、出国给你带来的机遇和挑战，然后你再来做这个决策如何。”这样，来访者会感到自己被理解、尊重、接纳，双方良好的沟通关系就建立起来了。

2.HR经理人必备-面试技巧篇二

1.提问的方式

(1)终止式

只需要回答“是”或“不是”。如“你是不是了解这个职位?”、“你是不是喜欢做×××(某个职位)?”。这种问话方式明快简洁，但是少用为妙，因为这样的提问方式没有鼓励应聘者开口说话。

(2)开放式

开放式提问迫使应聘者非回答不可，“你对OJT(onthejobtraining=工作场所教育)有什么看法?”、“你对目前的市场形势看法如何?”。

开放式提问是最正确、应用最多的问话方式。

(3)引导式

问话的目的在于引导应聘者回答你所希望的答案。如“你对目前的市场形势看法如何?……不是很好吧?”

这种问法一般来说最好避免，除非你心中有数。

(4)假想式

采用“如果”的问题方式，如“如果你与客户谈判，你会怎样安排呢?”。若是用的得当，很可能让你了解应聘者的想法和能力。

(5)单选式

问话要求应聘者在两害之中取其轻。如“你跳槽，是认为自己不能胜任呢?还是认为自己太自负?这种问法未免过分,应该避免。

(6)多项式

同时连续提出好几个问题。如“你以前的职位都做些什么?有什么特点?你在职位上有什么优势?劣势?”这种问法很难得到完善的答案。

2.主持人的“自问”准备

“自问”准备，让自己“心里有数”，从而提高成功录用机会：

(1)该申请人需要具备怎样的人际沟通技巧和技术性技能，才能胜任有关职位?

(2)我需要该申请人在有关职位上工作多久?

(3)该申请人以前在有关职位上工作了多久?

(4)我们将会给予什么样的晋升机会?会安排训练吗?

(5)假如有关人选的工作表現不如意或对工作的要求过高，我将会面对什么困难?

(6)该申请人将会与途径样的同事合作?我需要他们一起参与大幅度的过程吗?

(7)我将与该申请人以什么形式合作?

(8)该申请人在工作范畴上有机会代表公司对外发言或传播消息吗?

3.如何编制面试问话提纲

(1)面试提纲是整个面试过程中的问话提纲。主试人根据面试提纲,向应聘者提出问题，了解应聘者素质和能力，控制面试进程。

(2)面试提纲必须围绕面试的重点内容来编制。

(3)提问的题目应具体、明确。

(4)面试提纲由若干面试项目组成，如“公关能力”、“专业知识”、“敬业精神”等。每一面试项目均应编制相应的提问提纲以便面试时有针对性地提问、考察。

(5)同时，应聘者有着不同的情况和经历，不必要每个人选都用同一套提纲依序一问到底。因此，每一面试项目可从不同角度出一组题目，以便于面试时选择。

(6)面试提纲可以分为通用提纲和重点提纲两部分。通用提纲涉及问题较多，适合于提问各类应聘者。重点提纲则是针对应聘者的特点提出的，以便对职位要求中有代表性的东西有所了解。

二、面谈放松技巧

在面谈前的准备阶段，主试人的主要工作，其实是设法令自己及应聘者放松。

1.让自己放松

有些主试人喜欢利用招聘面谈，来向其他高级同事证明他有高明的面谈技巧，或令应聘者无言以对的口才，他们可能会发问一些极难回答的问题，令面谈气氛向负面方向发展。也有一些主试人自以为可操生杀大权，手握尚方宝剑，态度因而较为倨傲，不乐意用亲切友善的行为来与应聘者接触，无形中为面谈加压，令应聘者心理负上额外的担子。

这种行为首先会令主试人分心，难以集中精神准备面谈;而且，有经验的应聘者便会乘虚而入，趁主试人自顾不暇之际将准备已久的台词背诵出来，引导主试人步入面试的误区(有关面试误区的讲述见下文)，作出了错误的招聘决定。而经验较浅的应聘者会因此比较紧张，影响正常发挥。

下列方法可协助主试人，在进行招聘面谈前，令自己平静下来：

(1)面谈前十五分钟，结束其他工作，从会议中走出来，或放下手头上的文件;到洗手间走一趟，整理一下衣装，慢慢地走回办公室。

(2)取出应聘者的资料，翻看一遍，不要强逼自己记忆，只需记着姓名，便足以顺利地打开话匣。

(3)将原先拟好的面谈问题，放入档案夹内，现翻看“面谈评价量表”，重温要在面谈中了解的各个工作表现、维度。

(4)若面谈室没有纸和笔，准备两枝笔及一些纸张。

(5)准备名片，应聘者可能会索取。

(6)开始面谈前，心中念一遍：“我已准备好了。”向自己微笑，然后请人通知应聘者准备。

2.让应聘者放松

一般而言，应聘者会比主试人较为紧张，一些不善于控制自己情绪的人，表现会因此而大大地失准。主试人也许以为，他看看应聘者如何在面对陌生人的压力下作出反应，会有了解其日后的工作表现。但实际的情况是，公司中只有很少数岗位的工作，是要求员工在陌生人前有敏捷得体的反应，大多数工作都会与“处变表现”无关。倘若你主持的面谈往往使那些处变不惊的人胜出，那么你的机构便未必有其他特长的成员了。所以为了较为准确的评价应聘者的日常工作表现，主试人应千方百计令他感到舒服自在，从而渐渐适应了面谈的气氛，将自己发挥出来。

令应聘者放松的工作，应在面谈开始前，而非在面谈过程中运用，否则应聘者阵脚已乱，要重新镇定下来并非易事。下面简单列出一些方法，可协助应聘者放松自己：

(1)通知应聘者来面谈时，除了要清楚说明日期、时间及地址外，还要说明下列事项：

向谁报到

带什么证明文件、附加资料

公司联络电话

(2)预先通知接待员，应聘者约在何时到此，应往何处等候。

(3)预留房间，让应聘者静静地等待，不会被其他访客及同事骚扰。

(4)若需要应聘者在面谈前填写资料表或接受技术性测验，必须预留充分时间，及准备有效的文具。

(5)征求应聘者的同意，给予饮品。

(6)不要让应聘者等候超过十五分钟。

(7)将已接受面谈的应聘者，与未接受者分开。

(8)若主试人希望将面谈过程录音或录影，必须先行知会应聘者，及征求同意。

一切准备就绪，招聘面谈便可以在压力最低的情况下开始，双方的表现都会因而保持水准。

三、面谈评价方法

主试人须将面谈阶段及决策阶段分开，不应在进行面谈时，同时评量应征者，或作出招聘决定。在进行招聘面谈时，主试人必须有计划地发问，认真聆听、观察及记录，而面试评价及招聘决策要在下一步进行。

1.招聘面试评价程序

(1)面试记录

面试过程中要及时记录。

不能写下主观及概括性的词，也不应将应聘者说的话用自己的方式来描述，而是用逐字记录”方式来写，这样有利用对应聘者的表现进行区分，避免不同的就职者得到差不多的评语记录。

(2)填写评价量表

尽量不要翻阅其他应聘者的评量表。

根据原先订下的工作要求来评分。

不要在本步骤中作出招聘决定。

评分时应参考上一步骤的记录，重温应聘者的回答重点，留意与该工作表现维度有关的问题，然后写下评分。

极力避免主观因素的影响，要从记录中找寻证据支持自己，切勿以印象或个人喜好作准则。若记录没有支持证据，该项工作表现维度便应获低分，主试人在评分时，要竭力保持客观，脑海中应只有应征者的行为表现，而非个人相貌、学历、身材等到背景资料。

(3)检查评分与记录

应该取出记录来核对一遍，看看不同的应征者则否有相同的回答。若真的有类似的答案出现，主试人还要进一步检查评量表，看看他是否给予相同的评分。相同的行为表现，应该给予相同的评分。换句话说，无论应征者是谁，只要他曾作出一些与工作要求符合的行为，主试人便给予高分，反之则给予低分。主试人还要从评量表中，将一些关键性评价要素的评分检查一下，比较高分者与低分者的答案，重新看看他们的行为表现，是否与评分匹配。若有需要，主试人在此时可调整评分。

(4)作招聘决定

在同分的情况下，主试人需要查阅评价量表，若使用加权量表，在权重较

高类获得高分的应聘者，应首先考虑聘用。

2.面试评价量表设计

面试评价量表由若干评价要素构成，是在面试过程中主试人现场评价记录应聘者在回答各评价要素中表现优劣程度的计量表。由于面试就是要根据应聘工作职位的要求对应聘者进行评价，以明确应聘者是否具备任职条件的过程，因此，设计面试评价量表时，诸评价要素除反映工作职位要求外，还应当是可以通过面试的技巧进行评价。

(1)面试评价量表构成姓名、考号、性别、年龄

应聘职位

面试项目(评价要素)

评价标准与等级

评语栏

考官签字栏

其他

(2)计分标准

要使面试评分尽量具有客观性，在设计评价量表时，应使评分有一个确定的计分幅度及评价标准。

A.评价标准等级，在设计面试评价量表时，可把面试标准等级分为三级、四级、五级等，在一等级有一定的标准内容，在评分等级的用词上，尽量体现等距原则，保持分寸、程度和数量上的连续性，避免幅度较大的跳跃。

B.将各等级进行量化。等级量化就是对各评价标准予以刻度。可以是定量的，如1、2、3、4、5……分10、20、30、40、50......;也可以是定性的，如优、良、中、差、劣或A、B、C、D、E。

(3)面试评价量表格式

面试评价量表一般有三种：

A.问卷式评价量表

运用问卷形式，将所要评价的项目列举出来，由主试人根据应聘者在面试中的表现进行评审。

B.等级标准评价量表

选定本次面试的诸评价要素，将每一要素划分若干标准等级。考官根据应聘表现给予评分。

C.综合评价量表

按提问顺序记分，其每一评价要素对应若干项，最后将各项平均得分综合统计在一张评价表上。此种量表由面试提问单、提问记分表、综合计分评价表三部分构成。

四、避免面谈误区

在面试过程中，有以下几个误区，是必须注意避免的：

1.“坏事传千里”效应

不少主试人在聆听面试对象陈述之后，会倾向较为相信负面性的资料，而对正面性资料的相信程度调低。与俗语所谓“好事不出门，坏事传千里”吻合，即人们对负面的事物有较深印象，也有兴趣知道更多。在招聘面谈时，这个现象会令主试人“偏听”，作出招聘决定时会有偏差。

2.近因效应(“大型交响曲”效应、先入为主效应)

根据心理学的记忆规律，主试人往往对面谈开始时和结束时的内容印象较深。这好像在听一首大型交响曲时，有些听众会集中欣赏开头及结束部分，对中段较为陌生。若应聘者懂得在开场白及综合发言时多下一点功夫，他取得良好印象的机会便会提高。相反而言，那些秩序渐进，在中段表现良好，但结束前又归于平淡的应聘者，可能会被评为表现平平。

3.光环效应

不少面试人心中有一个理想的应聘者形象，或称为典型。如果发现了某人在某方面符合自己的理想，就好象给这个人套上一个光环一样，误以为他在所有方面都是好的，因此影响面试人对面试对象作出客观正确的评价。这种现象亦可称为“光环效应”(HaloEffect)。

4.“脱线风筝”现象

不自觉地与面试对象谈一些与工作无关的内容，令面谈失去方向，这样，就有机会主应聘者占有面谈主动，向着对自己有利的方向发展下去。也往往使与面试人谈得投契的应聘者占优势。

5.“只听不看”现象

主试人把精力集中在记录面试对象的回答，而忘记了观察面试对象本人。主试人要全心全意地观察应征者的反应行为，来印证他的说话的内容，检查两者是否一样。

五、主试人的选择与训练

1.谁担任主试人

(1)用人部门主管

(2)人力资源部主管

(3)中高级职位由总经理或副总经理担任主试人

(4)一般初次面试由人力资源部实施，人力资源部主管或指定人员担任主试人。通过初次面试,过滤学历、经历、资格等基本要求不适合的人选。复试或带有评定性质的面试由用人部门主管担任主试人。