人事档案收集制度

2024-07-10

人事档案收集制度(精选10篇)

1.人事档案收集制度 篇一

人事档案材料收集归档范围

1.员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表),任免呈报表(包括上报的考察材料),鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料,离退休审批表,军队转业部门审批表等。

2.录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表,政审材料,续聘审批表,退职材料。

3.办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

4.评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表,专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

5.员工更改姓名、民族、年龄、入党、参加工作时间等过程中形成的个人申请表,组织审查报告,上级批复以及所依据的证明材料。

6.党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表,优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料;加入民主党派的材料。

7.干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料:甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

8.表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

9.各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

10.员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

11.体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

12.办理丧事活动中形成的掉词、补告;非正常死亡的调查报告。

13.高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学习成绩登记表、毕业登记表,授于学位的材料,学历证明书,学习鉴定材料。

14.学生学籍变动记录材料。

15.学生在校期间每学年的思想品德评定表。16.毕业学生体检表。

17.其他可供企业参考有保存价值的材料。

2.人事档案收集制度 篇二

关键词:医院,人事档案,整理

医院人事档案是记录一个医护人员的主要学习工作经历、政治面貌、医德医风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用。我院新业务、新技术的不断拓展,医院医疗体制改革及人事制度改革的不断推进,医院取得较好发展的同时给医院人事档案管理工作提出了更新的要求。但医院现有的人事档案管理工作,不能适应医院的发展需要,甚至阻碍着医院的进一步发展。面对医院人事档案收集与整理中存在的问题,我作了以下思考。

一、人事档案资料收集中存在的问题

(一)归档材料不齐全。

目前,医疗卫生技术人员档案主要包括:①学历学位材料:学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加各种卫生下乡等医疗、防疫工作证明。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、执业证书、聘任证书和合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告,学术论文(分级),专业科技技术成果奖申报资料,典型病历、成功抢救的病案、手术事项分析等。④其他材料:参加医院内组织的“三基”、“三严”考核及医德医风培训、评价材料;选派到上级医院进修、学习的结业证明;参加各类学术会议,专题讲座的证书、证明;年度考核证明;各类获奖证书。

但是,我院在2012年进行的人事档案信息化管理工作中,再次对医护人员的个人档案进行催缴,并将个人档案资料全文录入电脑管理软件中,经过几个月的时间收集,耗费了大量的人力、物力,多次下发通知到各科室各部门,最后,仍然没有收齐全每个医护人员的所有应归档的资料。

(二)归档材料内容陈旧,没有得到及时的更新。

在多次收集工作中,由于科室职工档案意识薄弱,不主动把各种进修培训、工作业绩和科研等材料归档,有的由于保管不善导致部分资料丢失,种种原因导致人事档案缺少个人业务能力、工作表现等动态信息的补充,造成人事档案内容的不齐全、不完整,有的职称晋升了,但是没有及时到人事科上交晋升后的资料。

(三)简单收集归档,档案质量不高。

在收集人事档案材料时,管理人员没有按照人事档案管理规定对收集准备归档的材料一一进行审核、甄别材料的真伪,没有认真审查归档材料内容是否规范、材料是否齐全、手续是否完备,没有判定材料归档是否有价值。往往存在收集归档的材料内容不真实、不齐全。我院1000多名职工中有同名异人、张冠李戴的,有的不属于人事档案归档范围重复多余的材料就进行了简单的收集归档。

二、加强医院人事档案收集的对策

我就医院人事档案资料收集提出以下对策。

(一)增强人事档案意识,推动医院人事档案工作开展。

要普遍增强医院领导和广大干部职工的档案意识,把人事档案管理工作纳入医院工作日程,使人事档案管理与医院各项工作同步发展。我院自2013年以来,档案管理工作就纳入医院工作议事日程,医院主要领导亲自过问档案管理工作,多次召开专题会讨论医院档案存在的问题,确保人事档案经费投入、业务建设、人员配套、库房建设等工作需求。在工作总结、计划中均写入档案管理工作,使档案管理工作与医院各项工作同布置、同总结,使广大干部职工充分意识到人事档案工作的重要意义。

(二)加强人事档案管理,建立健全人事档案管理制度。

在人事档案管理工作中,我院根据医院档案管理中存在的新情况、新任务,建立健全了一整套与医院档案发展相配套的人事档案管理制度,建立了整理归档、查询利用、保管库房等制度,并从各方面进行严格的落实,使人事档案管理工作更加科学化、制度化、规范化,使各项工作有章可循,有法可依。

(三)不断加强人事档案管理队伍建设。

医院人事档案的收集是一件非常复杂繁琐的工作,由于人事档案管理工作的特殊性,要求档案管理人员不仅要掌握档案学基础知识,还应结合医院人事档案的特点,具备医学、计算机、医院管理学等知识。因此,我院在选派人事档案管理工作人员时,不是从不作为的工作人员中选派,而是综合考虑了档案管理人员的责任意识、工作责任心和业务能力方面,对工作能力强,工作踏实的同志优先考虑。我院现已建立了完整、准确的人事档案信息数据库,实现了档案管理的微机化管理。

因此,为实现医院人事档案的规范化、科学化管理,达到内容完备,材料精炼,归档规范,需要档案资料收集工作人员认认真真、一丝不苟地把人事档案资料进行广泛的收集、及时的更新、科学的鉴定,以全面做好医院人事档案管理工作,从而为医院的人才发展提供真实可靠的依据。

参考文献

[1]董婉婷.新时期医院人事档案管理的探讨[J].商情,2013(14):189.

[2]周茜.浅谈医院人事档案的现代化管理[J].办公室业务,2015(03):83.

[3]杨雪燕.如何做好干部人事档案材料收集与整理工作[J].人力资源管理,2013(04):149.

[4]普春华.谈谈如何做好人事档案的材料收集归档工作[J].兰台世界,2012(S4):63.

3.干部人事档案收集归档工作初探 篇三

摘要:本文从目前干部人事档案收集归档工作存在的主要问题入手,通过分析其内在原因,提出关注接收档案的入口审核、做好档案的日常收集以及严把归档审核鉴别关等做好干部人事档案收集归档工作的有效方法。

关键词:人事档案材料收集鉴别归档

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中,形成的记录干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料,是全面考察和了解干部的重要依据。[1]材料收集与鉴别归档是干部人事档案工作的基础,只有及时收集材料、准确鉴别归档,才能确保干部人事档案的完整、真实、可靠。鉴于此,本文从干部人事档案收集归档工作存在的主要问题入手,通过分析其原因,提出相应的建议。

一、存在的主要问题

(一)干部人事档案归档材料不齐全、内容不完整

1.对照归档范围要求,部分材料缺失。按照《干部人事档案材料收集归档规定》,有关干部个人履历,自传,鉴定、考核、考察材料,学历和评聘专业技术职务材料,政治历史情况的审查材料,参加中国共产党、共青团及民主党派的材料,奖励、处分材料,录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国(境)、退(离)休材料,各种代表会代表登记表及其他可供组织参考的材料都应当归入干部人事档案。[2]但是目前存在部分单位人事档案管理部门对应归档的材料没有收集归档的情况,特别是一些社会人才机构保管的流动人员档案、高等院校保管的学生档案。个别干部人事档案中甚至缺少派遣证(或招工表)、学历学位材料、入党志愿书等证明干部参加工作时间、学历信息、政治面貌等重要材料。

2.对照收集归档要求,归档材料的内容不完整。按照《干部人事档案材料收集归档规定》,归档材料应填写规范、内容完整。但是实际工作中收集的归档材料,部分原件缺少责任领导签字、材料形成时间、单位印章等必备信息;部分复印件没有注明复制时间、加盖材料形成部门公章等。

(二)干部人事档案材料移交、收集不及时

按照《干部人事档案材料收集归档规定》,对于应归档的材料,需要在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。然而目前,单位内部相关部门形成的应归档材料,如政工部门形成的入党申请书、入党志愿书、转正申请书等党员材料,突出贡献工作者、突出贡献党员等综合奖励材料;技术部门形成的专利发明证书、技术改进奖励等材料;工会部门形成的五一劳动奖章、全国劳模评选材料等都没有及时移交或收集归档。同时,还存在材料长期留存在部门的管理人员或干部个人手中而不能及时移交或收集归档的情况。例如:通过在职学历教育取得的学历学位材料,通过全国统一考试取得会计、审计、经济等职业资格证书等,仍留存在个人手中,未及时移交或收集归档。

(三)干部人事档案材料的收集归档不准确

1.超范围归档:《干部档案工作条例》明确规定:“不属于归档范围的材料不得擅自归档”。但是在实际工作中,部分档案管理人员并没有严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集归档范围进行鉴别归档,而是将部分不属于归档范围的材料盲目归档,使得干部人事档案不能客观、准确地反映干部情况,直接影响档案的利用效果。

2.假材料归档:受社会不良风气的影响,个别干部为了谋取私利,将部分涉及个人学历、学位、参加工作时间、年龄、党龄等虚假证明材料或所谓的“原始材料”提交给组织人事部门,这些材料未经鉴别就被档案管理人员归入干部档案,直接影响了干部人事档案的真实性,甚至导致组织人事部门对干部做出错误的考察结论。

二、原因分析

(一)干部人事档案管理人员配备不足

受减员增效的影响,多数单位未按规定职数配备专职干部人事档案管理人员。企事业用人单位的档案管理人员多为兼职,对材料收集不细致,造成干部人事档案材料不齐全或内容不完整。特别是一些高等院校和社会人才机构,他们虽然管理着大量的学生档案和流动人员档案,但是受机构设置和人员编制所限,配备的管理人员相对较少,使得归档材料不齐全、内容不完整。

(二)干部人事档案材料收集责任制落实不到位

《干部人事档案材料收集归档规定》明确要求对于应归档的材料,需要在材料形成之日起一个月内送交干部人事档案管理部门并履行移交手续。虽然部分单位制定了相应的规章制度,但是由于相关移交归档要求与材料形成部门的工作业绩考核挂钩不紧密,缺少有效的奖惩措施,使得干部人事档案收集归档的责任制落实不到位,进而造成应归档材料不能及时移交归档。

(三)管理人员对干部人事档案管理业务不熟悉

由于部分单位干部人事档案管理岗位人员流动较为频繁,加上缺乏必要的岗前业务培训,使得部分干部人事档案管理人员对档案管理业务不精通,对收集归档规定等政策掌握得不够清晰,误认为只要是对组织人事部门有参考价值的材料就要归入干部档案,而没有严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》的归档范围进行鉴别归档。此外,面对来源广泛的档案材料,档案管理人员缺乏相关专业知识和鉴别手段,难以识别真伪,使得假材料有机可乘。

三、建议

(一)关注接收档案的入口审核,保证归档材料的齐全、内容的完整

档案接收单位在收到档案后,一般需要给档案转出单位寄出档案回执,证明档案已收到。档案管理人员应认真审核所接收的档案,若审核发现档案中缺少有关材料,应联系转档单位,确认材料补充完整,审核无误后再寄出回执。需要注意的是,根据档案的不同来源,审核的重点也不同:

1.接收高等院校转来的应届毕业生档案,应根据被审核人的政治面貌、学历层次、有无工作经历等情况,重点审核其入党、入团材料,学历、学位材料,派遣证是否齐全,如有工作经历的还应审核其工作期间的相关印证材料在档案中是否齐全。

2.接收社会存档机构或其他用人单位转来的人才档案,应根据被审核人的政治面貌、学历层次、工作经历、职称、职务等情况,重点审核其入党、入团材料,学历、学位材料,派遣证或招工表,转正定级表、工资变动(套改)表,年度考核表,职称评聘材料,干部履历表等材料是否齐全。如果是领导干部的,还应重点审核相关任免审批表、任免考察材料是否齐全。

(二)做好档案材料的日常收集工作,保证档案材料的及时收集归档

1.建立收集网络和档案材料的移交转递制度。根据本单位部门分布和形成应归档材料的实际情况,通过制度保证档案材料形成部门及时移交应归档材料。其中要明确各类应归档材料对应的形成部门以及材料形成后移交归档的时间要求、归档的职责和归档工作的考核办法等,督促档案材料形成部门在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档。

2.根据档案材料的来源和形成的时间规律进行主动收集,是做好日常收集工作的重要措施之一。干部人事档案管理人员应对收集归档的材料来源(形成材料的部门)和形成的时间规律(很多材料有其形成的时间规律,如工资材料、奖励材料、考核材料等)做到心中有数,按照材料形成的时间规律主动联系材料形成部门,必要时进行“上门”收集。

3.积极宣传,做好个人形成材料的收集。人事档案产生的来源,既有单位形成的,又有个人形成的。对于个人形成材料的收集主要依靠干部本人主动移交。为防止干部由于不了解相关政策而未能将应归档材料及时移交,干部人事档案管理部门应加强宣传,让干部知晓哪些个人形成的材料属于归档范围且应及时移交干部档案管理部门,以确保及时收集个人形成的应归档材料。

(三)严把归档审核鉴别关,确保材料真实且符合归档要求

1.加强培训、吃透政策。对收集的人事档案材料进行鉴别和审核是一项政策性、专业性较强的工作,应定期组织培训与业务研讨,对于新上岗的档案管理人员,还应建立“老带新”的培养机制,帮助干部人事档案管理人员学习并准确掌握相关政策。

2.区分来源、分类审核。个人形成和移交的材料应重点研判其真伪,单位形成和移交的材料应重点关注其材料内容是否完整、手续是否完备,是否存在干部出生日期、工作时间、入党时间、工作经历、任职经历、学历等与干部人事档案记录不一致的问题。

3.难以鉴别、组织认定。在实际工作中,经常会遇到难以鉴别的材料,干部档案管理人员切忌凭个人理解和想象进行推断,应详细记录有关情况,定期以书面形式报告上级主管机关或有关领导,由组织人事部门负责组织认定,并依据认定结果决定材料的去留。[3]

注释及参考文献:

[1][2]中共中央组织部办公厅编.干部人事档案工作文件选编[M].北京:党建读物出版社,2014:1-154.

4.人事档案收集制度 篇四

干部人事档案材料收集

归档工作

干部人事档案材料收集归档工作

一、干部人事档案的价值

二、干部人事档案材料收集工作的意义

三、干部人事档案材料收集工作的历史沿革

四、《干部人事档案材料收集归档规定》修订工作情况

五、干部人事档案材料收集工作要求

六、收集干部人事档案材料的具体措施

一、干部人事档案的价值

干部人事档案工作是国家档案事业和组织人事工作的重要组成部分,是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。

(一)干部人事档案的价值:

1、干部人事档案是考察和了解干部的重要依据。

2、干部人事档案是维护干部合法权益的可靠凭证。

3、干部人事档案是干部和人才资料的信息库。

4、干部人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。

5、干部人事档案是研究组织工作规律的重要资料。

6、干部人事档案是党和国家的宝贵史料,也是垂训后世的宝贵财富。

(二)干部人事档案发挥价值的五个前提

1、干部人事档案材料要及时收集归档,特别是要注意将反映干部最新情况的材料收集归档。

2、对收集来的干部人事档案材料要严格进行审核,确保档案材料来源真实可靠、内容真实准确。

3、干部人事档案要进行规范整理,形成有机整体,能够反映出干部的基本面貌和特征。

4、要把为干部人事工作提供优质高效的档案信息服务作为工作出发点和落脚点,加强对干部人事档案信息的综合分析研究和开发利用。

5、要根据干部管理权限的划分,规范档案的归属和流向,按照“合格、及时、安全、规范”的要求,严格干部人事档案流转。

二、干部人事档案材料收集工作的意义

干部人事档案材料收集工作,是指干部人事档案管理部门根据干部管理权限,遵照有关政策规定要求,向有关部门收集干部的档案材料,集中起来统一管理的工作。

干部人事档案材料收集工作的重要意义在于:

1、干部人事档案材料收集工作是组织人事工作政策要求 的具体体现。

2、收集工作是干部人事档案各项业务工作的首要基础。

3、收集工作是历史地全面地反映干部面貌的现实需要。

三、干部人事档案材料收集工作的历史沿革

1、建党以来至1956年8月前 2、1956年至十一届三中全会前

3、十一届三中全会后至1990年第三次全国干部档案会议召开前 4、1990年至2000年 5、2000年至今

(一)建党以来至1956年8月前

适应革命与建国初期的形势要求,党领导下的干部档案工作逐渐产生,党委组织部门或军队政治部门积累保存了反映干部政治身份、政治历史和工作表现的材料。

(二)1956年至十一届三中全会前

中组部召开了第一次全国干部档案工作会议,颁布了《干部档案管理工作的暂行规定》,建立了档案材料收集补充、归档制度;新增了干部任免材料、年终鉴定、学历材料、奖惩材料、工资材料和在政治运动中的表现材料等。

(三)十一届三中全会后至1990年第三次全国干部档案会议召开前

中组部召开了第二次全国干部档案工作会议,制定了《干 部档案工作条例》等文件;对政治运动中形成的档案材料进行清理;组织干部大规模填写《干部履历表》、补写自传,增加了平反冤假错案、落实政策、治丧、干部任免考察、年度考核和民主评议党员的材料。

(四)1990年至2000年

中组部召开了第三次全国干部档案工作会议,修订印发了《干部档案工作条例》,制定、印发了干部档案材料收集归档工作文件。在材料收集范围上,增加了干部审计材料、后备干部登记表、公务员过渡登记表、授予(晋升)军(警)衔登记表等材料。

(五)2000年至今

在全国组织开展了干部人事档案审核整改工作;召开了第四次全国干部档案工作会议,会议提出要丰富档案内容,提升档案利用价值;开展了《干部人事档案材料收集归档规定》修订工作。

四、《干部人事档案材料收集归档规定》修订工作情况

1、修订工作的缘起

2、《规定》修订过程

3、《规定》主要修订内容

(一)修订工作缘起

《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字【1996】14号)颁布以来出现的新情况、新问题:一是新的形势下产生 的大量新材料尚未纳入收集归档的范围;二是《规定》对归档材料审核把关的要求不够具体,对收集归档工作的纪律要求不够明确,使得归档材料的质量缺乏可靠的保证;三是《规定》未涉及确保档案材料收集归档的工作机制,以致不少材料因为职责不明、渠道不畅而不能及时归档。

(二)《规定》修订过程 反复征求意见,最终行成。

(三)《规定》主要修订内容

1、修订的重点:

完善档案内容、健全收集机制、严格审核要求、强化工作纪律。

2、主要修订内容:

(1)调整了收集归档范,优化干部档案内容。

(2)明确档案材料收集归档和审核整改职责。

(3)强化收集归档工作纪律。

(三)《规定》主要修订内容 补充了新的收集内容:

根据文件内容和法规性文件制定要求,调整了文件体例和文字表述;根据《中国共产党机关公文处理条例》和工作实际,允许使用国际标准A4型办公用纸制作干部档案材料。

五、干部人事档案材料收集工作的要求 新的要求:完整、真实、及时、规范

(一)完整

1、要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全,使干部档案能够反映干部本人的基本面貌。

2、收集到的每份档案材料要齐全。系列材料要系统成套,特别是结论性的材料、主要证据或过程性关键材料,都必须全部收集、有头有尾;单份材料不缺页、无损坏。

3、收集归档的材料数量要适当。凡是正、副本均要求收集的材料,需收集2份,不建副本的只需收集1份,既不要多也不要少。

(二)真实

1、档案材料由法定作者形成,材料文字清楚、所指对象明确,材料内容符合干部的客观实际。档案材料没有涂改造假,没有模凌两可的语言,没有与实际情况不符合的信息。

2、归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致。

3、必须对档案材料的内容进行认真审核,凡经审核确认不真实的材料以及未经组织查证核实的材料,要清出处理。发现与档案记载不一致的归档材料,应当通知材料形成部门重新制作,或者请具有干部管理权限的组织(人事)部门审核后予以标注。

(三)及时

要随时注意收集需要归档的材料,做到随办、随收、随 审、随归。修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》要求:“在材料形成之日起三个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档”,以加强管理,提高干部人事档案材料收集归档工作效率;同时,增加了档案材料归档的时限,即“符合归档要求的材料,必须在接收之日起一年内按照干部人事档案整理工作的有关要求归入本人档案”。

(四)规范

要保证档案材料收集工作质量,具体包括:

1、归档材料必须是属于同一立卷对象,避免张冠李戴归入他人档案。要注意两类情况:一是同名同姓不同人;二是不同名字但是属于同一个人的材料。

2、归档材料必须是《规定》确定的收集范围内的材料。既要确保把有价值的材料收集归档,又要防止不符合要求、无价值材料混入档案。对无需归档或重复多余的材料,应进行清理。清理出来的有保存价值的材料,可转有关部门保存;组织不需要保存的,可退给本人;不宜退回本人的,应进行登记,经主管领导审批后销毁。错装入其他人档案材料的应剔除。未办理完毕或未经查证核实的材料、无文件作者与时间的材料,应退回材料形成部门处理。

3、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。

4、归档材料的手续要完备。凡规定由组织审查盖章的归档材料,须有组织印章。审(复)查结论、处分决定等材料 应当与本人见面并由本人签字;本人见面后未签字的,由组织注明。

5、干部人事档案材料的载体和记录材料应当符合档案保护要求。载体使用16开型(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,左侧留出20—25毫米装订边。归档材料不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记录材料书写。

6、归档材料一般不得使用复制件。但有三个例外:一是各类证书、证件;二是全国统考科目成绩单;三是补充收集的历史久远的材料。对确需要复制件存档的特殊情况,必须在复制件上注明出处、复制时间,并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章,以确保复制材料的真实、有效。

六、收集干部人事档案材料的具体措施

1、学习宣传档案工作法律法规,强化依法归档意识。

2、把握材料形成规律,掌握收集工作主动权。

3、围绕中心工作和重点任务,确保重要档案材料及时归档。

4、健全工作机制,促进日常收集工作的规范化。

5、严格工作纪律,维护干部人事档案材料收集归档工作的严肃性。

(一)学习宣传档案工作法律法规,强化依法归档意识 《中华人民共和国档案法》规定:“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”;“对国家规定的应当立卷归档材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档”。

《干部档案工作条例》第二十二条规定:“各级党和国家机关、人民团体、企事业单位的有关部门,要建立主动送交干部档案材料归档的工作制度,及时地将新形成的干部档案材料送交有关干部档案管理部门归档”。

新《规定》要求,对不符合归档要求的材料,形成干部人事档案材料的部门,应当及时进行重新制作、补办手续或出具说明。

(二)把握材料形成规律,掌握收集工作主动权

有相当数量的材料形成是有规律的,有时间节点;各项专项工作的开展,一般也都会产生相应的干部人事档案材料,要及时收集。此外,还应根据干部情况的变化,收集可能形成的干部人事档案材料。

(三)围绕中心工作和重点任务,确保重要档案材料及时归档

干部人事档案是干部人事工作的基础性工作,强化政治 意识、大局意识、是干部档案工作的基本原则。因此,在各项中心任务开展中,要及时跟上,保证相应的重要档案材料收集齐全。

(四)健全工作机制,促进日常收集工作的规范化

1、建立档案材料收集工作网络,疏通收集渠道。要注意向干部个人收集档案材料。

2、建立单位内部档案材料移交机制,由本单位组织人事部门牵头,干部人事档案材料的各形成部门参加,明确责任和分工,加强监督和检查。干部人事档案材料形成部门必须按照规定,规范填写、制作档案材料,在规定时限内按照干部管理权限送交档案本单位组织人事部门。

3、建立健全材料形成部门送交档案材料的制度,加强与组织人事、纪检监察、教育培训、劳动社保、审计、统战等材料形成部门的沟通协调。

4、建立档案材料审核登记制度。材料收来后,要及时进行审核,发现不符合归档要求的材料时,要及时通知材料形成部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门,有责任按规定认真办理。审核无误后,要在材料登记本上或档案管理系统中逐份逐项进行登记。

5、建立定期检查监督制度。干部人事档案管理部门要加强检查督促,通过建立并严格执行督促检查制度,把主动收集工作和督促工作有机结合起来,避免材料漏晚收。

(五)严格工作纪律,维护干部人事档案材料收集归档工作的严肃性

修订后的《规定》专设了一章规定收集归档工作纪律,主要内容包括:

1、对各级组织人事部门和管档单位的要求。各级组织人事部门应当加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查,严肃纪律、严格管理,确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。

2、对收集范围和归档义务的要求,即《规定》所列归档范围之内,以及今后国家有关规定要求归档的干部人事档案材料,必须及时送交干部人事档案管理部门归档,集中管理,任何单位或者个人都不得据为己有或者拒绝归档。其它材料不得擅自归档。

3、对干部人事档案材料制作、收集、归档等环节的纪律要求。要求干部人事档案材料形成部门、干部人事档案管理部门和干部本人必须维护归档材料的真实性,严禁涂改、伪造干部人事档案材料,严禁将虚假材料归入档案。对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的,由组织人事部门对直接责任人员进行批评教育;情节严重的,由有关部门对负有责任的领导人员和直接责任人员给予纪律处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。三句感言:

1、档案材料收集归档工作贯穿档案工作的始终;

2、干部人事档案材料的收集内容具有鲜明的时代性;

5.档案资料收集归档工作制度 篇五

档案资料收集归档工作制度

档案资料的收集工作是档案管理工作的起点和基础,为了做好档案资料的收集工作,特制订本制度。

1.档案资料收集工作由档案室牵头、各部门负责实施。根据收集工作任务、范围、对象、内容、数量等情况,统筹安排收集工作。

2.档案资料分类、装订、归档、保管工作由档案室工作人员负责。

3.建立档案资料台帐,及时做好档案资料归档情况登记。

4.文书档案每学年结束后收集归档,教学类档案学期结束后收集归档,基建档案工程竣工验收后归档,会计档案按财务主管部门的规定执行。

5.文件材料归档后,档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统计,做到排列有序,并按年代和保管期限编号。

6.人事档案利用制度 篇六

□ 目 的第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。

□ 人事档案利用的方式

人事档案的利用有多种方式:

(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢失等。这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件,比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长,到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档报告,在报告

中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续齐全,则给予批准。

(2)外借手续。

首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似。

其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字。

再次,人事档案部门对其进行审核、批准。

然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人员签字。

最后,归还时,及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部

7.人事档案收集制度 篇七

“民事诉讼法律关系主体, 是民事诉讼权利义务的享有者和承担者。”民事诉讼法律关系的主体主要包括法院、检察机关、当事人、诉讼代理人及其他诉讼参与人。而档案调查收集是诉讼进行过程中的重要一环, 民事诉讼法律关系主体必然参与其中。但在不同的诉讼模式和不同性质的诉讼程序中, 各民事诉讼法律关系主体是否参与以及参与的程度是迥然不同的。档案调查收集的主体问题, 主要是解决民事诉讼档案调查收集权的分配问题, 即由谁来调查收集证据以及各主体在档案调查收集处于什么样的地位。据此, 本文认为人事诉讼程序档案调查收集的主体, 是指在人事诉讼程序档案调查收集中享有档案调查收集权利或权力, 承担档案调查收集义务或职责的民事诉讼法律关系主体。

二、人事诉讼程序档案调查收集主体的特征

人事诉讼程序是专门处理具有显著公益性特征的特定身份关系诉讼案件的民事诉讼程序子程序, 与财产型诉讼程序相比, 人事诉讼程序档案调查收集主体主要有以下特征:

(一) 人事诉讼程序档案调查收集主体的多元化。财产型诉讼程序处理的是具有私益性特征的财产关系案件, 无论是大陆法系国家还是英美法系国家, 都采取当事人主义模式, 奉行辩论主义和处分权主义。与之相对应, 在档案的调查收集上强调双方当事人的自我责任, 可以说当事人及其诉讼代理人是财产型诉讼程序档案调查收集的主要主体, 具有明显的单一性特征。在档案调查收集的主体方面, 根据世界上建立了专门人事诉讼程序国家的立法规定和司法实践, 人事诉讼程序具有明显的多元化特征, 不仅当事人可以调查收集档案, 而且法官、检察机关、家事调查官都可以根据查清案件事实的需要展开档案的调查收集, 为温情、圆满地解决人事诉讼案件奠定充足的档案资料基础。

(二) 人事诉讼程序中各档案调查收集主体之目标的一致性。人事诉讼程序的诉讼标的即人事诉讼案件涉及公益性, 需要追求案件事实的实体真实。正因为如此, 人事诉讼程序将实体真实作为最高的价值目标。在人事诉讼程序中, 无论是法官、家事调查官, 还是双方当事人、检察机关, 他们调查收集档案的目标具有一致性, 都是为了还原事实真相、公正圆满地解决人事诉讼案件。因此, 在人事诉讼程序的档案调查收集过程中, 如果程序正义与实质正义发生冲突时, 程序正义一般要让位于实质正义。

三、人事诉讼程序档案调查收集的指导原则

普通诉讼程序解决的纠纷属于财产关系领域, 仅涉及当事人之间的私益, 因此采用当事人主义诉讼模式和意思自治, 坚持辩论主义和处分权主义的基本原则。与此相对应, 在档案调查收集方面也奉行当事人主导的基本原则, 作为判决基础的档案由当事人调查收集并向法庭提出, 法院一般不会主动调查收集档案, 仅在一定条件下向当事人行使释明义务, 引导当事人收集档案和提出档案。

人事诉讼程序档案调查收集的原则必须不同于普通诉讼程序, 这样才能使人事诉讼案件得到合理的、符合案件客观真实的处理。本文认为, 如果说普通诉讼程序档案调查收集的指导原则是辩论原则和当事人主导原则的话, 那么人事诉讼程序档案调查收集的指导原则就是职权探知主义和法官主导原则。

(一) 职权探知主义。“职权探知主义, 是指法院判决所依据的必要诉讼资料由法院依职权收集, 不受当事人的诉讼资料的限制。”本文认为, 只有在档案调查收集上采取职权探知主义, 才有利于实现实体真实的价值目标, “因为单就发现案件事实的真实情况而言, 职权主义诉讼模式显然优于当事人主义”。

职权探知主义始终是人事诉讼程序档案调查收集必须坚持的指导原则, 人事诉讼程序档案调查收集的许多具体程序规则都是职权探知主义的衍生和进一步细化。而且由于人事诉讼判决的既判力会扩张至案外第三人, 实行职权探知主义也有利于维护案外第三人的利益, 正如某国外学者所认为的那样, “无论是对审问请求权加以限制, 还是予以全面否定, 施行职权探知主义才是对第三者最好的保护”。

(二) 法官主导原则。在人事诉讼程序实践中也可能出现作为判决基础的所有档案都由当事人提供的情况, 这是否说明该案件的档案调查收集是由当事人主导的呢?答案显然是否定的, 虽然该案件中所有的档案都是由双方当事人调查收集的, 但是在该案中法官不调查收集档案的原因是他认为当事人提供的档案已经足够使他对案件事实作出判断并形成完全心证, 无须再调查收集其他档案。有学者认为, “只有在所谓的‘病态’案件审理中, 职权探知主义才能发挥其本来的作用, 凸显其轴心地位”。本文同意该学者的观点, 在人事诉讼程序中, 只有经过当事人提供档案后, 法官认为这些档案并不足以使自己对案件事实形成完全心证时, 法官才会启动职权调查程序, 主动调查收集档案并把收集到的档案作为判决基础而作出正确的判决。法官主导原则并不是说全部档案都是由法官调查收集并提供的, 而是说法官在档案的调查收集程序中决定档案材料的提供和采纳, 而决定的依据就是是否有利于查清案件的客观真实情况。

参考文献

[1]蔡虹.民事诉讼法学 (第1版) , 北京大学出版社, 2009年, 第71页.

8.试析人事档案代理制度 篇八

关键词:档案代理 知情权 服务意识

1995年国家人事部首次提出“人事代理”, 这是人事管理大胆改革的举措,是为了适应社会主义市场经济的发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。与之相关的代理人员的人事档案管理工作由人事代理机构负责,则标志着人事档案管理的规范化、系统化、社会化,改变了人事档案纯属单位所有的弊端。但是随着人事代理制度的进一步推行,人事档案在代理的过程中逐渐出现了一些问题。如何使人事档案代理制度更加完善,是摆在我们面前的一项新任务。

一、目前人事档案代理过程中存在的问题

1.代理人员对人事档案重要性认识不足

有些人事代理人员对人事档案的重视程度不够,认为只要有一份好工作就行了,档案可有可無,对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪都不清楚,还有的认为自己的档案不在本人所属的单位,而由档案代理机构管理,觉得不放心,甚至有些人还认为自己和非人事代理人员不一样, 没有归属感。代理人员不重视个人档案只会使自己的权益无法得到保障,代理人员的这些思想观念如不转变,必然会给人事档案代理工作带来负面影响。

2.人事代理机构对代理人员的档案材料补充、收集、更新缓慢

社会实践活动日新月异,人事代理人员的经历不断变化,其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新,才能真实地反映其现实面貌。而目前的状况是人事代理机构对代理人员的档案补充、收集、更新缓慢。各类代理人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、奖惩、工资晋升等方面形成的材料十分丰富,如果这些材料收集工作不到位、不及时,就会导致许多归档范围内的材料流失,破坏人事档案的完整性。自2004年以来,我单位对招收的200多名医务人员实行人事代理,在查阅这些人员的人事档案时,我们发现不少人员的档案材料中缺少年度考核表、转正申请表,晋升工资表,资格考试报名表等原单位材料,大多数有的只是学生档案、人事代理人员关系托管表等材料,而且大多数档案是散装的,很容易造成材料丢失。这不仅给我单位的聘用工作带来很大的困难,而且直接影响了代理人员的职称评定、工资套改等。

3.人事代理机构与用人单位职责不明确,档案管理制度不健全

人事代理机构与用人单位工作职责不明确,在具体操作实施时不能落实协调机制,就会造成衔接工作的断层。这在不同程度上影响了代理人员的人事档案管理,以致不能充分发挥人事档案的作用。代理机构档案管理模式仍侧重于一般的接收保管、存放,代理机构与用人单位衔接不紧,对代理人员的档案重接收,轻开发利用,档案大多以原有结构存在,而且档案装订不及时,档案材料散乱无章、杂乱无序,利用极不方便。由于人事档案是个人成长经历的真实记载,具有连续性的特点。如果代理机构的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时, 用人单位对个人的情况就会“一无所知”,从而延误相关工作。例如在我单位2008年招收的医务人员中,有一位同志在原单位入了党,成为预备党员,这在档案中有记载,但是代理机构没有及时把信息提供给我单位,所以该同志预备党员预备期的正常转正就受到了影响。

4.人事档案代理机构未能转变服务观念

现如今部分人事档案代理机构始终未能转变“你求我”的观念,对代理人员动向掌握不明,与代理人员缺少沟通联系,有高高在上的思想,服务态度过于生硬。用人单位和代理机构之间常常在材料收集、归档时产生误差,因为档案存在代理机构,用人单位管档人员对档案内容缺乏了解,而代理机构在接收用人单位转来材料时基本不审不看,责任心不强,服务意识差,这就造成档案内容不全或信息偏差,严重影响了档案信息质量。很多具体繁琐的事务让用人单位档案员代办,如催缴代理费、催促代理人员回学校或生源地转递学生档案、代理人员流向汇报、转正定级通知等。

二、加大对人事档案代理中存在问题的整改力度

1.提高对人事档案的重视程度,实现人事代理人员的知情权

切实执行现有规章制度,大力宣传人事档案代理机构及其职责范围,将有关人事档案代理政策和规章制度让代理人员知晓,让更多的人知道人事档案代理机构及其职责,人事代理人员档案管理原则、管理范围、对象及转递、收集、整理利用规定等,让更多的人事代理人员了解档案托管的实际意义。只有将人事档案托管在人事档案代理机构的人才能享受到某些应有的待遇,如身份保留、工龄连续计算、转正定级等。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向代理人员公开,实现公民知情权,让当事人对自身的档案状况有清晰的了解,认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现,逐步改变代理人员对档案的神秘感和漠视感,增强代理人员的档案价值意识,提高对人事档案的重视程度,从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。

2.及时收集代理人员的档案材料,全面准确真实地反映其个人现实情况

如何全面和及时地收集材料,是档案工作的重中之重。代理机构与用人单位要注意沟通信息,建立健全人事档案信息交换联系制度,建立人事档案材料收集网络,代理机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位,定期联系,用人单位对代理人员在工作中形成的人事材料及时收集、鉴定、登记,年终和代理机构进行档案移交, 以保证代理人员的人事档案真实性和完整性,全面、准确、真实地反映代理人员的现实情况,以提升人事档案的利用价值。

3.明确代理机构与用人单位的职责,规范档案管理的操作程序

代理人员的人事档案管理工作须由用人单位和人事档案代理机构合作才能完成。所以这就要求双方在管理工作上观念要有所转变,用人单位要积极配合人事档案代理机构做好档案材料的收集工作,人事档案代理机构也不能仅仅停留在档案保管上,双方都要在档案管理方面做好协调工作,着力解决职责不清、代理范围不明、关系不顺、程序不规范、信息反馈不及时等问题,弄清楚哪些是代理机构的职责、哪些是用人单位的职责。制定出可操作的具体措施,明确人事代理机构和用人单位的职责范围、工作程序等,建立健全一整套包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递、与代理人员和用人单位定期联系等方面的规章制度。做到有章可循,有法可依,规范管理,使人事代理人员的人事档案管理逐步实现法制化、规范化和科学化。

4.增强服务意识,提高档案管理人员自身素质,优化人事档案代理机构的服务质量

档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作。档案管理人员是人事档案工作的主体,必须熟悉国家人事政策和法律法规,了解人事代理制度,掌握人事档案专业知识和业务技能。档案管理人员一定要不断提高自身素质,切实转变工作作风,增强服务意识,提高服务质量,特别注重解决或多或少地存在的官僚思想和居高临下、服务态度生硬等现实问题,由现在的被动式服务向主动服务转变,不断拓展、延伸服务功能,主动与用人单位及代理人员沟通、联系,搭建一个双方充分了解的平台,营造一个和谐的工作环境,为用人单位和人事代理人员提供优质、方便、快捷、高效的服务。

5.实现代理人员人事档案信息化管理,发挥人事档案的信息功能

人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段,人事档案代理机构在处理好开发利用和保密的前提下,建立代理人员人事档案管理信息系统和相应的信息连接,实现网络共联,凭借网络优势,以现代化的网络化管理模式,实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询,提高实际利用率,实现信息共享,向企事业单位和政府决策等提供人事代理人员的基本信息。用人单位可以借助网络平台,不受时间、地域的限制,快捷方便地查阅本单位所属人事代理人员的电子档案,诸如社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息,实现人事档案信息资源共享,既减少了档案人员工作量, 又使人事档案信息资源得到充分利用,为促进人力资源的合理配置提供有效的途径,为用人单位在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

实行人事档案代理制度是人事制度改革过程中的新事物,这项制度的出发点是正确的,关键要进一步细化措施,分清职责,规范操作。只有如此,才能真正发挥人事档案代理制度的优势,打造坚实的人才服务平台,为企事业单位的改革和发展服务。

参考文献:

1.丁忠利.高校人事代理工作浅议[J].铜陵学院学报,2004(4).

2.潘中喜.人事代理与高校用人制度改革[J].北京广播电视大学学报,2005(2).

3.杨健.医院人事档案代理业务的思考[J].兰台世界,2007(11S).

4.马惠珍.高校人事档案代理制度的探索[J].中国教师,2009(S1).

9.4人事档案转递制度 篇九

1.因工作调动、职务变动和干部调配,任免工作部门应及时将干部调动函和任免通知及时告诉档案管理部门,并建立必要的联系,及时转递,避免人档分离。

2.档案必须通过机要交通转递或指定专人送取,不准本人携带自己的档案或普通邮寄。

3.转递人事档案必须认真履行手续,档案管理部门没有接到调动通知函,不得擅自转出档案。转出干部档案必须由档案管理人员专人办理。

4.转出人事档案必须内容完整、整理规范,装订整齐。不得擅自抽取、扣留档案材料或分批零散转出。

5.转递人事档案时要严格按照规定,逐项填写“干部档案材料转递通知单”,作好记载,以便备查,并严密包封盖好印章,防止在转递过程中失密、散落。

6.接收人事档案材料,要严格与档案目录进行核对,在确保档案材料齐全无误后,方可在回执单上签章退回,对接收档案逾期一个月未到的,要去函催收,以防丢失。转出的干部人事档案,要及时催促接收单位退回回执。

7.对人事档案由本人自带到接收单位的,应不予接收;凡转出的档案,应查明接收单位是否具备档案管理权限,否则不予转出。收到不属于本处管理的人事档案,要立即退回转出单位。

10.人事档案管理制度 篇十

3.1 行政人事部负责公司所有人员人事档案的管理。4 人事档案的管理

4.1 归档范围

4.1.1 建档内容:员工应聘时的《应聘人员登记表》;居民身份证、毕业证及相关职称(资格)证书复印件;《应聘人员考评表》等;指定医院体检证明。

4.1.2 归档内容:员工在职期间的绩效考核结果、各类培训记录及公司出资参加学习获取的各类证书、奖惩记录、关于人事的晋、降、调决定或通知;员工离职时的证明、退休证明及其他有价值的资料。

4.1.3 不属于规定归档范围的材料,严禁擅自归档。有保存价值的,经行政人事部负责人批准后归档。

4.2 档案管理要求

4.2.1 档案应由行政人事部指定专人(专职或兼职)保管,并对其负全责。

4.2.2 凡属应归档材料,均应整理立卷,装入档案袋,并按一定的规则编号,位置、编号、内容统一。

4.2.3 收集归档的材料必须是办理完毕的正式材料,材料必须完整、齐全、真实、文字清晰、对象明确,有承办部门或个人署名,有形成材料的日期。

4.2.4 材料的载体必须按统一规定,使用A4纸,文字须是打印、铅印或水笔、签字笔书写,不得使用铅笔、红色笔、复写纸书写或其他不便长期保存的材料。

4.2.5 人事档案的部分资料是变动的,应及时更改,确保准确性。

4.2.6 档案借阅、转调等来往档案要认真登记,手续清楚。

4.2.7 档案管理员应每年对档案次序、数量核对一次,行政人事部每季度对各子公司档案管理情况检查一次。

4.3 离职雇员人事档案管理

4.3.1 离职员工档案应和在职员工档案分类存放,离职员工档案保存期为员工离职后2 年时间。每年年底由档案管理人员整理,并列清单,经行政人事部负责人审核后统一销毁。

4.3.2 员工辞职以员工离职审批表或相关资料为依据。所有辞职、自动离职等人员因故重新被录用的,应重建档案,不

得重新使用原档案,工龄不得累加。

4.4 人事档案的借取、转调及人事数据的提供

4.4.1 人事档案及相关人事数据属秘密资料,借取、转调及提供相关人事数据时必须保证绝对安全,并做好记录。

4.4.2 因工作需要借取、摘抄、复制档案的,由主管领导书面说明事由,并注明借取期限、摘抄、复制内容等,经行政人事部负责人批准后方可办理。

4.4.3 相关部门需要行政人事部提供相关数据时,需求单位提供对数据的要求或条件,经行政人事部负责人批准后,由档案管理人员负责统计提供。其它

5.1 员工相关资质等信息一律以档案记录为准,当员工进过培训取得相关资质证书时,应及时到行政人事部备案,否则无效,并且不得享受公司相关待遇。

5.2 特殊情况证件丢失(或其他原因),由相关部门出具有效证明,经行政人事部核准后,与原证件具有同等效力。6 附则

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