公司文件打印归档管理规定

公司文件打印归档管理规定（通用10篇）

1.公司文件打印归档管理规定 篇一

一、总 则

第一条 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，制定本规定。

第二条 本规定适用于全公司人员。

公司办公用品由办公室统一管理。

二、细 则

第四条 办公用品的申购由各部门负责人提出，办公室主任汇总上报行管总监批准，贵重办公用品由总经理批准，交采购部统一购买，办公室发放，建立台帐，进行跟踪保管。

第五条 会议室、培训室、娱乐室的音像器材、培训工具、娱乐器材等由办公室指定专人负责，做好借出，归还台帐。

第六条 电脑、打印机、复印机等现代办公用品规定如下：

（一）各部门的电脑、打印机由部门领导指定专人负责，禁止其他人员随便使用，电脑和打印机出现故障由电脑室主管统一维护，打印纸从办公室领取，办公室负责登记。

（二）复印机的使用，由办公室主任指定专人负责，采用登记制度，每次复印的主题和份数必须登记。

（三）各部门的电脑、打印机的维护费用，打印纸和其他办公用品的费用开支不得超出部门预算。

三、附 则

第七条 本规定由办公室制定，行管总监批准执行。

第八条 本规定自 年 月 日起施行。

一、办公用品是指与办公直接联系的消耗性物品，如：笔、墨、纸张及微机、打印机、复印机、传真机、照相机等的耗材。局机关的办公用品由办公室负责购置、管理、发放。

二、办公用品实行按季购买制，各科（室）根据工作实际需要，在每个季度最后一个月将下一季度所需要办公用品清单送办公室，办公室审定并报分管的局领导审批后，统一采购发放。

三、办公用品实行限额管理办法。局有关科（室）每人每年限额100元，特殊情况超过限额的，须写出书面报告说明情况，并报分管局领导审批。

四、办公用品购买实行两人以上共同负责制，采购大宗办公用品，按《市政府采购制度》规定执行。

五、办公用品实行专人管理。入库时，保管人员要对其质量和数量进行核对和验收，并进行登记（品名、数量、单价、进货单位等），购物人和保管发放人对所购物品清点无误，分别在清单上签字。

六、办公用品验收入库后，经办公室主任签字，财务人员按清单和发票进行审核报销。

七、局领导所需办公用品随用随送，但仍需请局领导本人签字。

各科（室）所需的一般办公用品，原则上按季度根据实际需要发放；打印纸、复印纸等贵重办公用品，原则上按实际需要从严发放。发放办公用品，一般情况由科（室）负责人领取，也可委托科（室）内其他同志领取，经手人要签字。

2.公司文件打印归档管理规定 篇二

一、明确归档范围和保管期限

明确归档范围, 是做好电子文件归档管理的重要前提和基础。确定电子文件的归档范围时, 应参照“国家档案局9 号令”, 将相关的电子文件纳入归档范围。应明确归档电子文件涵盖的类型, 在业务工作中, 产生的电子文件多种多样, 凡是反映本单位主要职能, 记载了本单位主要工作, 具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围, 如文本文件、图形图像文件、视频文件、音频文件、数据库文件等。应明确归档电子文件涵盖的信息系统类型, 需要深入调研档案移交单位的信息系统建设情况, 研究有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围。应采集电子文件对应的元数据, 根据不同类型的电子文件采集不同格式的元数据。应结合信息技术的实际情况, 具体确定电子文件的归档类目, 并随着信息技术应用范围的扩展, 逐步对归档范围加以修订和补充。确定了电子文件的归档范围后还要确定保管期限。电子文件保管期限表与纸质文件保管期限表应在总体上保持一致, 可根据电子文件形成机构职能活动的重要程度, 来判定电子文件价值的大小, 从而确定电子文件的保管期限。保管期限取决于电子文件内容、性质、目的, 主要基于其政治、法律、经济、管理和历史价值。机关文书档案的保管期限限定为永久和定期, 定期分为30 年和10 年。必要时, 获得批准后, 可对定期年限进行适当调整。

二、确定归档方式

电子文件的归档方式分为逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档是在计算机网络上进行, 不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。文件形成部门在完成了归档程序后, 将归档电子文件存储起来。物理归档是把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的可脱机保存的载体上而实现的向档案部门移交的过程。逻辑归档可实现实时归档, 物理归档只能实现定期归档。逻辑归档电子文件并没有移交到档案馆, 电子文件的形成部门仅将归档电子文件的逻辑地址通知档案馆, 使档案馆能够通过网络直接查阅该电子文件, 其物理位置并没有发生变化, 该电子文件仍保留在原单位。这种归档方式并不是真正的归档, 档案馆没有获得电子文件的控制权, 一旦归档单位的设备发生故障, 档案部门就无法对电子文件进行访问, 更无从管理。物理归档也叫介质归档、卸载式归档、脱机介质归档, 是将电子文件下载到可脱机保存的载体上。物理归档使电子文件移交到了档案馆, 存储在了档案管理部门的可控载体上, 实现了档案控制权的转移。所以物理归档才是真正的归档。

三、制定归档时间

正确选择归档时机对于保证归档电子文件的质量及维持电子文件归档工作的正常业务流程都有着重要的实际意义。归档时间过晚, 容易造成电子文件长期分散滞留在各形成单位, 由于各形成单位的非专业化管理而造成混乱的局面, 电子文件难以找到, 管理权限分散而不集中, 增加了档案部门有序接收归档电子文件的难度。归档时间过早, 影响形成单位和其他相关单位对电子文件的使用, 不利于各单位业务工作的开展。遗落了新产生的电子文件, 造成归档不齐全。因此, 在既要便于统一管理, 又要便于利用的原则指导下, 选择最恰当的归档时间。根据电子文件的归档方式可以制定不同的归档时间, 逻辑归档适合于随时归档。

四、实现全程控制

电子文件全程管理的第一步是前端控制。电子文件的形成阶段有几种形式, 一种是在电子文件管理系统中形成的, 一种是在办公软件中形成的。前端控制要做的是介入文件管理系统的设计和研发, 将档案管理的思想和方法融入到系统的设计中去。这么做的目的是提高文件管理能力, 减少处理同样信息量的单位文件的数量, 准确定位归档范围、确保归档文件的质量。功能合理的文件管理系统是管理好电子文件的先决条件。第二步是电子文件的流转记录。电子文件产生后要经过流转, 中间过程可能会有变化。必须把电子文件的修改过程、修改内容、修改者等重要信息加以记录, 密切跟踪电子文件的处理过程, 把每一步都记录在案, 对比前后变化, 为电子文件在管理系统中的运转状况提供依据。第三步是电子文件的归档过程。档案馆要对电子文件归档制定详细的归档过程, 确保归档电子文件的质量。做好电子文件格式的转换, 元数据捕获、整理、鉴定、编目、著录、命名、保管期限和密级调整、查杀病毒等各项工作, 保证电子文件真实、完整、可用。采用在线移交和离线移交两种方式进行, 填写移交登记表。第四步是对归档电子文件进行处理。归档的电子文件有文本类、图片类、音频类、视频类等, 需要划分年度和类别, 依次装入不同的文件夹。档案馆要制定详细的分类标准、明确文件结构、制定易查找易排序的命名规则, 通过档案管理系统进行著录, 建立目录数据库和全文数据库, 管理好电子文件。对归档的电子文件定期进行统计, 掌握归档数字, 形成统计报告, 定期对数据库进行备份, 以防文件丢失。

参考文献

[1].田雷.电子文件归档范围与保管期限研究[J].北京档案, 2012.9

3.医院电子文件的归档管理 篇三

关键词：医院电子文件存储载体归档管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。

1医院电子文件的内涵

1.1医院电子文件的来源

一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。

1.2医院电子文件归档的注意事项

医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。

由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】

2、医院电子文件归档存在的问题

2.1电子文件的真实性问题

电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。

2.2相关的法律法规不完善

由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。

2.3缺乏专业的管理人才

电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。

此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。

2.4存贮载体不安全

在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。

3、医院电子文件归档管理的措施

3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍

医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

3.2对电子文件进行分类归档

医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3.4加强存储载体的安全管理

载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。

伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。

【参考文献】

【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.

【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.

【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.

【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).

【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).

4.大学电子文件归档及管理办法 篇四

第一条　为规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效适用，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省电子文件管理暂行办法》等有关法律法规的精神，制定本办法。

第二条　本办法所称电子文件，是指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第三条　机关各处室、院（系、部）等单位和部门应建立电子文件归档制度，指定专人（一般为单位或部门兼职档案员）负责本部门的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用工作纳入单位（部门）文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条　凡有保存价值的电子文件，文件形成单位（部门）均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。

第五条　电子文件的收集与积累要求

（1）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式；

（2）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JpEG、TIFF为通用格式；

（3）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据；

（4）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MpEG、AVI为通用格式；

（5）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、Mp3为通用格式；

（6）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。

第六条　电子文件归档的基本要求

（1）电子文件应按照本单位（部门）纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）；

（2）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态；

（3）电子文件归档时，应同时填写《电子文件登记表》，与相应的电子文件一同归档保存。

（4）归档完毕，电子文件形成单位（部门）应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

第七条　归档电子文件移交前，文件形成单位（部门）必须认真检测电子文件，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。登记表一式两份，一份随电子文件移交给综合档案室，一份由电子文件形成单位（部门）保存。

第八条　电子文件的检验应包括以下项目

（1）载体有无划痕、是否清洁；

（2）有无病毒；

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验和审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第九条　综合档案室应按照检验要求对移交电子文件逐一验收，对检验不合格者，应退回形成单位（部门）重新制作。

第十条　移交综合档案室的电子文件应一式两套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一条　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

（1）归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；

（2）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

（3）存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；

（4）环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。

归档电子文件在形成单位（部门）的保管，也应参照上述条件。

第十二条　电子文件归档每满一年对涉及的电子文件形成单位（部门）和档案室的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第十三条　档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存。

（1）对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；

（2）磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。

第十四条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何部门和个人不得擅自复制电子文件；利用归档的电子文件，应使用拷贝件；利用时要遵守保密规定；利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

第十五条　归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第十六条　档案室应及时按对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

5.昶旭煤矿电子文件归档管理制度 篇五

昶旭露天煤矿电子文件归档管理制度

为了加强电子文件归档管理，更好地开发利用电子档案信息资源，为本公司各项工作服务，特制定本制度：

一、电子档案是本公司在各项活动中直接形成的，具有保存价值的以光盘、磁盘等为载体的历史记录。

二、电子档案必须收集齐全、准确，并按规定及时向档案室移交，实行集中统一管理。

三、电子档案应按照规范进行整理，光盘、磁盘需按电子档案相关要求进行编号，并注明内容、人物、形成日期，并填写目录。

四、电子档案移交档案室时，档案人员须检查电子档案的质量，确保内容完整准确后，方可办理归档手续。

五、电子档案的收集需考虑电子档案的使用条件，如文件格式、适用软件、压缩算法等，如为不常用软件格式，需将相应软件一并收入。

六、注意控制库房内的温湿度，存放电子档案的库房必须远离有强磁性设备的场所，磁盘电子档案应存入防磁柜，同时，防止灰尘、有害气体的侵入和阳光的照射，并做到定期检查。

七、采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

八、电子档案的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件，利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

九、电子档案的销毁应由部门档案管理人员鉴定后，登记造册，并经部领导审批后方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除。属保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一并销毁。

6.公司文件打印归档管理规定 篇六

一.工程建设综合文件材料（由建设单位主理）(一).综合文件材料

1.立项申报批复文件 2.计划任务书 3.投资许可证

4.建设工程规划许可证及用地许可证

5.建设工程开工许可证 6.建设项目选址意见书

7.征用地申请批复文件、土地使用合同书及红线图

8.上级机关有关工程建设的决议、批示及重要会议纪要和指导性文件 9.可行性研究报告及评审文件

10.初步设计及评审文件

11.环境影响评估报告书

12.概算书及审批文件

13.规划审查批准文件及规划要点

14.环保审查批准文件

15.消防审查批准文件

16.锅炉及压力容器安装申请表

17.其它有关部门审查批准文件

18.红线界点及测量控制点测设报告

19.工程地质勘察报告

20.地下管线情况查询报告及情况回报表

21.水文、气象、地震等其它设计基础资料

22.设计、施工招标投标定标文件

23.设计合同书

24.监理合同书

25.有关工程建设、施工管理的重要文件

26.工程验收申报文件

27.工程验收会议决议纪要

28.工程质量核查报告

29.电梯及劳动保护验收合格证（复印件加红章）

30.环保验收证明书

31.工程结算审核文件或结算三审表 32.规划验收证明书 33.燃气工程验收证明书 34.消防验收合格证

35.工程验收证明书（不装订）

36.竣工总平面图（大型项目具有）

37.竣工综合管线图（大型项目具有）

38.其它应予归档保存的文件

(二).工程照片及录像片材料

1.建址原貌记录

2.工程施工各主要阶段记录

3.工程事故现场情况及处理过程记录

4.新技术、新工艺施工法实施记录

5.重要人物现场视察记录

6.重要会议记录

7.竣工落成面貌记录

(三).计算机图形数据文件（采用计算机进行设计的工程具有）

1．建筑总平面图计算机图形数据磁盘（报建时提交）2.．竣工图(或设计图)计算机图形数据磁盘

（包括自建子图库、自建字库、及图形信息库文件）3．建筑效果图计算机图形数据磁盘

二.工程监理文件材料(由监理单位主理)

1.营业执照及资质证书（复印件加红章）

2.监理合同书

3.监理月度报告书

4.工程进度核签文件

5.工程质量核签文件

6.工程设计变更核签文件

7.工程质量检查记录及处理通知和复验记录

8.施工安全检查记录及处理通知和复验记录

9.工程质量安全事故情况调查报告

10.工程质量安全事故处理情况报告

11.材料构件抽验试验记录及报告

12.索赔申请及审批书

13.预、结算审核书

14.监理成果报告书

15.监理工作总结

三.工程施工文件材料（由施工单位主理）

(一).工程施工综合文件材料

1.施工营业执照及承建资格证书（复印件加红章）

2.施工合同

3.规划开工许可证（燃气工程具有）

4.施工许可证（乙方联）

5.基础工程提前开工许可证（提前开工的具有）6.开竣工报告

7.施工组织设计

8.图纸会审记录

9.设计变更通知单及现场签证单

10.施工测量放线控制桩交验复核记录

11.施工测量放线记录及图表

12.建筑物沉降观测记录及图表

13.施工质量、安全事故记录及处理记录

14.分部工程验收证明书 15.施工技术总结 16.其它应予归档保存的文件材料

(二).工程施工技术文件材料

［一］土石方挖填及地基处理工 ⑴ 一般基础开挖工程

1.基槽开挖验槽记录 2.回填土密实度检验报告 3.回填土（砂、石）检验报告

4.地下管线设施迁移、保护记录 5.分部工程质量评定汇总表

⑵ 地基处理工程

1.挖填前原地形测量记录网格图 2.挖填后地形测量记录网格图 3.开挖验槽验收记录 4.回填土隐蔽工程验收记录 5.滤水层、盲沟隐蔽验收记录 6.土工布铺设隐蔽验收记录 7.挖填区原有地下管线设施记录图 8.地下管线设施迁移、保护记录 9.取土区土质鉴定报告 10.现场土质抽样鉴定报告 11.填土标高测量记录 12.夯击碾压记录 13.夯碾后标高测量记录 14.密实度试验报告 15.弯沉值测验报告

16.砂石结构层配合比设计单及强度试验报告 17.排水板施工记录 18.振冲施工记录 19.喷灌施工记录 20.探测仪布置记录

21.各种探测记录及统计分析报告 22.地基承载力试验报告 23.工程地质勘察鉴定报告 24.堆载预压卸载通知书 25.回填料（砂、石）检验报告 26.材料产品出厂合格证及抽样复验报告 27.进口材料设备商检证产地证 28.分部工程质量汇总评定表 29.竣工图

［二］桩基础工程

1.桩位定位测量放线图 2.沉桩打桩施工记录 3.挖孔桩终孔检查验收记录 4.钢筋隐蔽验收记录 5.砼灌注记录 6.砼试件强度试验报告 7.砼配合比设计单 8.砼强度数理统计报告

9.钢筋、水泥出厂合格证及抽样复验报告 10.其它材料出厂合格证及抽样复验报告 11.进口材料设备商检证产地证 12.桩承载力试验检测报告 13.挖孔桩抽芯检验报告 14.竣工桩位复测记录

15.钢管桩、预制桩接桩焊缝检验记录及探伤报告 16.分部工程质量评定汇总表 17.竣工图

［三］现浇钢筋混凝土及混合结构工程

1.基槽开挖验槽记录 2.回填土密实度检验报告 3.回填土（砂、石）检验报告

4.钢筋、埋件隐蔽验收记录 5.结构隐蔽验收记录 6.水下砼及连续墙砼灌注记录 7.砼、砂浆配合比设计单 8.砼、砂浆试件强度试验报告 9.砼、砂浆试件强度数理统计报告 10.钢材、水泥、砌块出厂合格证及检验报告 11.进口材料设备商检证产地证 12.砌块强度检验报告 13.砂、石检验报告 14.水泥质量试验报告 15.钢筋焊接强度试件试验报告 16.钢筋套筒连接试件试验报告 17.钢筋力学强度试件试验报告 18.钢筋化学成分检验报告 19.结构沉降观测记录 20.分部工程质量汇总评定表 21.竣工图

［四］钢筋混凝土预应力张拉工程

1.2.3.4.5.6.7.8.9.钢筋孔道制作、预埋隐蔽验收记录 锚具埋设隐蔽验收记录

预应力钢筋布置穿设隐蔽验收记录 预应力钢筋张拉记录 孔道灌浆隐蔽验收记录

预应力钢筋、锚具产品出厂合格证 进口材料设备商检证产地证 预应力钢筋、锚具强度检验试验报告 千斤顶校正调试报告 10.砼构件张拉龄期强度试验报告 11.灌浆试块强度试验报告 12.灌浆配合比报告单

13.灌浆材料出厂合格证及复检报告 14.结构应力应变测试记录 15.分部工程质量评定汇总表 16.竣工图

［五］钢结构安装工程及钢筋砼预制构件安装工程

1.结构拚装排布图

2.焊接连接工艺试验报告及批准文件 3.基础、基座交接检查记录 4.构件安装就位记录表 5.焊接记录 6.螺栓连接紧固记录 7.结点灌注记录 8.结点隐蔽验收记录

9.结构防腐、防火涂层隐蔽验收记录 10.构件质量现场检查记录 11.构件质量抽样检验试验报告 12.螺栓付强度试验报告 13.焊接试件强度试验报告 14.焊缝探测报告 15.灌浆试块强度试验报告 16.涂层试块强度试验报告 17.灌浆配合比 18.涂层配合比

19.灌浆、涂层材料出厂合格证及复验报告 20.构件材料出厂合格证及检验证书 21.进口材料设备商检证产地证 22.构件轴线标高安装竣工复测记录 23.结构试验检验报告书（结构静动载力试验、罐体气密性试验等）24.焊工操作证（复印件）

25.分部工程质量评定汇总表 26.竣工图

［六］玻璃幕墙安工程

1.建筑物外墙平直度测量记录 2.埋件交接验收记录

3.框架结构安装施工技术资料（按六.钢结构工程相关内容执行）4.接缝密封隐蔽验收记录

5.构件、材料出厂合格证及质量检验证书 6.进口材料设备商检证产地证

7.玻璃质量抽样试验报告（反射、吸收率及安全性）8.幕墙抗渗漏淋水试验记录 9.幕墙框架结构计算书 10.幕墙模型风压试验报告 11.分部工程质量评定汇总表 12.竣工图

［七］屋面及地下防水工程

1.基层清理检查验收记录 2.止水带安装隐蔽验收记录 3.结合层隐蔽验收记录 4.防水层隐蔽验收记录 5.材料出厂合格证复验试验报告 6.进口材料设备商检证产地证 7.分部工程质量评定汇总表 8.竣工图

［八］建筑装饰工程

1.装饰材料消防审批表 2.防火涂层隐蔽验收记录 3.主要材料产品出厂合格证及复验报告 4.进口材料设备商检证产地证 5.分部工程质量评定汇总表 6.竣工图

[九］供电及电器设备安装工程

1.管道、埋件隐蔽验收记录 2.防雷引线安装隐蔽验收记录 3.线路穿管敷设隐蔽验收记录 4.接地极接地带埋设隐蔽验收记录 5.应急发电设备安装就位记录 6.用电设备安装就位记录 7.导线及设备绝缘电阻测试记录 8.接地接零电阻测试记录 9.设备调试记录 10.设备试运转记录 11.设备试验检验报告

12.材料产品出厂合格证及出厂检验报告 13.进口材料设备商检证产地证 14.高压电缆及母线

抽样试验检验报告 15.变压器抽芯检查报告 16.含油设备油化验报告 17.含油设备注油记录 18.计量仪表检定报告 19.整定记录及整定通知单 20.分部工程质量评定汇总表 21.竣工图

［十］.通讯线路及设备安装工程

1.管道、埋件隐蔽验收记录 2.接地引线安装隐蔽验收记录 3.线路穿管敷设隐蔽验收记录 4.接地极接地带埋设隐蔽验收记录 5.设备安装就位记录 6.导线线对电阻测试记录 7.导线及设备绝缘电阻测试记录 8.接地接零电阻测试记录 9.设备调试记录 10.设备试运转记录 11.设备试验检验报告

12.材料产品出厂合格证及出厂检验报告 13.进口材料设备商检证产地证 14.分部工程质量评定汇总表 15.竣工图

[十一］电梯及擦窗机安装工程

1.预埋件核查验收记录 2.预埋件调整处理记录 3.导轨安装记录

4.线路穿管敷设隐蔽验收记录 5.接地极接地带埋设隐蔽验收记录 6.设备安装就位记录

7.导线及设备绝缘电阻测试记录 8.接地接零电阻测试记录 9.调试试运转记录

10.劳动安全部门测试检验报告 11.材料设备出厂合格证及出厂检验报告 12.进口设备商检证产地证 13.分部工程质量评定汇总表 14.竣工图

［十二］消防系统安装工程

1.消防材料设备报批表 2.管道、埋件隐蔽验收记录 3.设备安装就位记录 4.阀门解体检查记录 5.钢管焊接记录 6.设备绝缘电阻测试记录 7.接地接零电阻测试记录

8.喷淋头、烟感器性能抽样试验报告 9.烟感器反应试验记录 10.设备试验调试记录 11.设备试运转记录 12.管道试压检验记录

13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 14.进口材料设备商检证产地证 15.消火栓水压试验报告 16.控制系统试验报告 17.分部工程质量评定汇总表 18.竣工图

[十三] 空调安装工程

1.消防材料设备报批表

2.风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录 3.设备安装就位记录 4.阀门解体检查记录 5.给水管焊接记录 6.设备绝缘电阻测试记录 7.接地接零电阻测试记录 8.设备调试记录 9.设备试运转记录 10.管道试压检验记录

11.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 12.进口材料设备产地证商检证 13.冷冻水系统水温测试记录 14.风口风压测试记录 15.风洁净度测试报告 16.系统总体测试报告 17.分部工程质量评定汇总表 18.竣工图

［十四］给水安装工程

1.管道、埋件隐蔽验收记录 2.设备安装就位记录 3.阀门解体检查记录 4.钢管焊接记录 5.设备绝缘电阻测试记录 6.接地接零电阻测试记录 7.设备调试记录 8.设备试运转记录 9.设备试验检验报告 10.管道试压检验记录 11.计量表校验报告 12.水质化验报告

13.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 14.进口材料设备商检证产地证 15.分部工程质量评定汇总表 16.室外管道工程技术要素表 17.竣工图

［十五］排水安装工程

1.埋地管道隐蔽验收记录 2.管道灌水检验记录

3.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 4.进口材料设备商检证产地证 5.分部工程质量评定汇总表 6.室外管道工程技术要素表 7.竣工图

[十六] 燃气安装工程

1.消防材料设备报批表

2.风、水管道安装防腐保温隐蔽验收记录 3.设备安装就位记录 4.阀门解体检查记录 5.给水管焊接记录 6.设备绝缘电阻测试记录 7.接地接零电阻测试记录 8.设备调试记录 9.设备试运转记录 10.管道试压检验记录

11.材料设备产品出厂合格证及出厂检验报告 12.进口材料设备产地证商检证 13.冷冻水系统水温测试记录 14.风口风压测试记录 15.风洁净度测试报告 16.系统总体测试报告 17.分部工程质量评定汇总表 18.竣工图

四.市政工程技术文件材料 ［一］ 场地爆破工程

1.炮位布孔记录 2.药室成型验收记录 3.装药记录 4.导线连接记录 5.起爆程序图 6.起爆记录 7.爆前安全检查记录 8.爆后排险记录 9.爆破后断面实测记录 10.爆破工操作证(复印件加红章)11.分部工程质量评定汇总表

［二］道路场地工程(一).路基工程

1.挖填区原有地下管线设施记录图 2.地下管线设施迁移、保护记录 3.开挖验槽记录

4.各层填土隐蔽工程验收记录 5.滤水层、盲沟隐蔽验收记录 6.土工布铺设隐蔽验收记录 7.取土区土质鉴定报告 8.现场土质抽样鉴定报告 9.填土标高测量记录 10.夯击碾压记录 11.夯碾后标高测量记录 12.密实度试验报告 13.弯沉值测验报告

14.灰土砂石结构层配合比设计单及强度试验报告 15.排水板施工记录 16.振冲施工记录 17.喷灌施工记录 18.探测仪布置记录

19.各种探测记录及统计分析报告 20.地基承载力试验报告 21.堆载预压卸载通知书 22.回填料（砂、石）检验报告 23.材料产品出厂合格证及抽样复验报告 24.进口材料设备商检证产地证 25.分部工程质量汇总评定表 26.竣工图

(二)混凝土路面及路面设施工程

1.钢筋、埋件隐蔽验收记录 2.路缝灌注隐蔽验收记录 3.砼、砂浆配合比设计单 4.砼、砂浆试件强度试验报告 5.砼、砂浆试件强度数理统计报告

6.钢材、水泥、砌块及构件出厂合格证及检验报告 7.进口材料设备商检证产地证 8.砌块强度检验报告 9.砂、石检验报告 10.水泥质量试验报告 11.钢筋焊接强度试件试验报告 12.钢筋力学强度试件试验报告 13.钢筋化学成分检验报告 14.道面摩擦系数检测报告

15.路中心线、路面标高、竣工测量记录 16.道路工程技术要素表 17.分部工程质量汇总评定表 19.竣工图

(三)沥青路面工程

1.2.3.4.5.6.7.基层交验记录

铺筑记录及隐蔽验收记录 沥青砼配合比 试件实验报告 砂石材料试验报告 沥青试验报告 料料产品出厂合格证 8.9.进口材料设备商检证产地证 弯沉试验记录

10.路中心线、路面标高竣工测量记录 11.道路工程技术要素表 12.分部工程质量汇总评定表 13.竣工图

(四).交通讯号设施及道路照明工程

1.2.3.4.5.6.7.8.9.杆架塔安装就位记录 电缆敷设记录 设备安装就位记录

导线及设备绝缘电阻测试记录 导线线对电阻测试记录 接地接零电阻测试记录 设备试验检验报告 设备调试记录 设备试运转记录

10.照度测试记录 11.讯号指标测试记录

7.高校科研电子文件归档管理探究 篇七

关键词：高校,科研档案,科研电子文件,归档

计算机网络技术和办公自动化系统 (OAS) 的广泛应用, 推动了高校科研管理和科研活动中形成的档案文件从纸质载体向电子载体的转化。这些数量浩瀚、涉及领域广、技术含量高的科研电子文件作为高校科研档案的重要组成部分, 它们的归档管理工作已成为高校档案部门亟待解决的重要问题。电子文件同传统纸质档案的载体截然不同, 这就决定了其本身具有纸质档案无法替代的优越性, 如电子文件信息存储的高密度性、多种媒体信息的集成性、信息的可操作性、信息检索利用的方便性等, 因此, 科研活动中电子文件的大量产生也给高校科研档案归档管理工作带来了新的挑战。

一、高校科研档案中电子文件的特点

分析研究高校科研档案中电子文件的基本特征, 有利于我们加深对科研电子文件的认识, 制定科学合理的归档管理方法。科研电子文件除具有计算机系统的依赖性、信息的非人工识读性、信息与特定记录载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种媒体信息的集成性、信息的可操作性等电子文件的一般特性外, 还具有其特殊性。

1. 成套性。

高校科研活动虽然在规模上有大小之别, 在研究时间上有长短之分, 但它们都是一个相对独立的科研活动, 是一个具有有机联系的整体。伴随着一项科研活动的进行, 会形成一系列的电子文件, 这些电子文件因围绕同一课题产生, 如科研项目申请书、可行论证、研究报告、鉴定证书、推广应用报告等, 内容上都是紧密联系、相互制约, 客观地构成了一个不可分割的有机整体。因而, 科研档案中的电子文件在客观上也就具备了成套性的特点。

2. 动态性。

高校科研电子文件的动态性表现为归档时间、归档材料的内容和保管期限的不确定性。科研活动时间的不确定性, 导致其归档时间的不确定性。科研项目一般研究周期较长, 科研项目从立项、研究、结题、鉴定到最后的报奖、推广, 这一过程持续相当长的时间;科研活动中有时因经费不足或人员变动等原因搁置, 甚至中断。科研活动内容的不确定性, 导致科研电子文件归档材料的不确定性。如有的科研活动在立项后未开展研究, 只产生项目申请书、项目合同书等电子文件;有的科研活动在成果鉴定完毕后的若干时间, 才进行科研成果的报奖和应用, 那么其后形成的电子文件如报奖材料和应用证明也需相应归档。科研档案在应用推广过程中可能被修改或补充, 因此, 科研电子文件归档的内容具有动态性。归档电子文件保管期限的不确定性, 主要是针对项目申请书和科研计划任务书等而言的, 它们的保管期限是依据科研活动的开展情况而定的。如科研活动中途停止, 则项目申请书、科研计划任务书和项目合同书将作为文书档案长期保存;科研活动完成结题、鉴定, 则项目申请书和科研计划任务书等纳入该项目的科研档案永久保存。

3. 档案内容涉及领域广泛, 归档来源零散。

科研活动作为一项专业性极强的研究工作, 其涉及对象广泛, 包括自然科学、人文社会科学的方方面面。高校科研活动不仅有国家级、省、市级的自然科学基金项目、人文社会科学基金项目, 还包括各种类型的横向科研项目, 涵盖了理科、文科、工科及许多交叉学科, 其形成的电子文件内容广泛、专业性强。同时, 科研活动本身是一种多学科的综合研究, 许多重大科研项目常常涉及很多的专业和学科, 通常由许多单位分工协作完成。即使是在同一单位, 课题也是由一个团队协作完成。因此, 课题中产生的电子文件往往分散保存在不同的单位以及不同的研究人员手中, 造成归档的科研电子文件分散, 收集难度加大。

4. 文件类型多种多样, 缺乏统一的标准与格式。

科研活动的专业性极强, 研究方法和涉及的技术多种多样, 造成其形成的电子文件类型也各不相同, 既有文本文件、数据库文件, 也有图形、图像文件、视频、音频文件等。国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 要求归档电子文件应具有标准的格式, 但当前高校科研电子文件的格式、标准并不统一。如《电子文件归档与管理规范》规定, 文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式, 而科研电子文件文本文件归档时绝大多数采用的是DOC格式。同时, 归档电子文件真实性、有效性和完整性的标准也不统一, 存在各行其是的情况, 与国家颁布的电子文件标准、规范相距甚远。

二、高校科研电子文件归档管理的思考

1. 采用科学合理的电子文件归档方法。

高校科研电子文件归档方法主要为两种, 一是物理归档方法 (physical filing) , 二是逻辑归档方法 (logical filing) 。

物理归档具体操作是指归档移交时将科研电子文件的档案实体从原机构的电子文件保存系统中转移到档案部门的档案管理系统中的过程。形式一般是把记录有电子文件的磁性载体或光盘等材料移交给档案部门。物理归档时档案部门不强求原机构删除机构系统内已经移交的电子文件, 其归档方式与传统的纸质档案归档类似, 其优点是减轻电子文件形成机构的文件管理负担, 电子文件的安全和利用得到加强。档案部门在收到科研电子文件的光盘或磁性材料载体后, 会及时根据服务器数据库中的案卷、卷内目录以及电子文件原件类型的字段要求, 进行一一核对, 并追加到数据库中。在设计合理具有全文检索技术的电子文件管理系统中可以实现全文检索, 满足利用者越来越精细的利用要求。

逻辑归档具体操作是指档案部门不接收实体电子文件, 仅在计算机网络上接收归档的电子文件目录和电子文件原件, 并通过网络对归档电子文件实行远程管理。逻辑归档方式不改变归档的电子文件的存储位置和存储方式, 使之不脱离原机构的电子文件保存系统, 始终保存在生成环境的系统中。这种方式既有利于保持电子文件的完整性和真实性, 又可以保持电子文件的长期可读性, 也方便电子文件生成机构对档案信息的频繁查考利用。电子文件经逻辑归档后其所有权发生了变化, 不再属原机构, 档案部门有权对其实行在线管理、信息加工与提供利用。在归档形式上表现为电子文件接收、移交提供逻辑归档功能, 使电子文件按名称、类别、年度、数量等信息通过网络上传到档案部门的数据库中, 进行逻辑归档。

科研电子文件在科研项目开展过程中可采用逻辑归档方法, 方便研究人员的利用;科研项目完成后, 为了保证科研电子文件的信息安全, 保障科研电子文件真实性、完整性、有效性, 须采用物理归档方法。

2. 创建适合高校科研电子文件归档管理的技术标准和管理规范。

古人云:“不以规矩, 不成方圆”, 规矩是人类生存与活动的前提与基础, 人们总是要在规与矩所成形的范围内活动。档案事业的不断发展也是在不断更新、创立新规则之下取得的。尽管《电子文件归档与管理规范》规范了电子文件归档管理的基本要求与方法, 但是, 高校科研电子文件归档管理还没有一个技术标准和实施细则, 各高校的管理标准和方法也不统一;同时, 高校科研活动中产生的电子文件也有其科研管理规律和专业特殊性。所以, 应根据高校科研档案的形成规律及科研电子文件的特点, 尽快建立高校科研电子文件管理标准和实施细则, 使所有的电子文件管理有据可依、有章可循, 确保高校科研电子文件的归档率与完整率, 充分发挥其经济价值和社会价值。

3. 建立科研电子文件的归档管理制度。

高校科研档案电子文件的内容信息极易被修改, 而且对电子文件的修改可以做到不留任何痕迹;电子文件在著录和保管过程中随时面临着被非法授权修改甚至销毁的危险, 致使电子文件失去真实性;同时, 对电子文件的归档管理是一个新的命题, 许多高校还没有涉足此领域, 只是采用传统的管理方式对纸质科研档案进行管理, 科研电子文件处于无人管理状态, 长期下去会造成电子记忆的丢失。为此, 高校档案部门必须承担起对科研文件形成演化过程中出现的电子文件这一最新成果管理的历史职责。国家科委、国家档案局颁布的《科学技术研究档案管理暂行规定中》明确规定科研文件材料实行科研课题 (项目) 负责人立卷归档责任制, 高校科研电子文件的归档也应遵循这一规定同时, 高校档案部必须加强对科研电子文件形成的特点和规律的研究, 充分运用计算机技术、网络技术、数字认证签名技术等现代信息技术, 建立合乎高校科研电子文件形成规律的归档管理制度, 保障电子文件的信息安全。

4. 加快档案管理人才的引进与培养。

计算机技术、信息技术的发展和广泛应用, 给社会带来巨大变化的同时, 也给档案管理工作提出了新的研究课题。如随着电子文件的大量产生, 未来电子文件管理将成为档案工作的重点;电子文件的鉴定、归档、整理、利用问题, 电子文件的真实性、完整性、有效性保障问题, 电子文件网络及其信息安全问题, 电子文件信息处理的标准化和长期保存问题, 数字档案馆建设问题, 档案信息化建设问题等等, 同时, 由于科研档案工作的特殊性, 需要档案人员不断提高自身的科学素养, 掌握科学技术研究的一般规律和程序, 了解本校研究领域设计专业的一些基本知识, 这些问题的解决迫切需要档案管理人才。在高校档案管理部门, 由于条件的限制, 很多档案管理人员都是半途改行, 年龄较大, 业务生疏, 专业知识欠缺, 计算机技术知识更是缺乏。为了加强对高校科研电子文件归档管理工作, 应加大对专业技术人员的培养, 主动引进具有计算机技术、通信技术及信息管理等知识方面的人才;同时, 还要制定档案管理业务培训计划, 针对现有的高校科研档案管理人员技术专业知识缺乏的现状, 进行有的放矢的科学培训, 使他们能在较短的时间内掌握电子文件管理的各项技术, 不断提高档案管理人员的技术素养, 以此来推动电子文件管理工作的开展。

5. 加快计算机硬件设备的升级, 完善计算机软件功能。

良好的硬件设施是高校科研档案管理的物质保障, 随着计算机硬件性能的更新, 新的管理理念和技术将不断涌现, 档案管理软件功能随之不断被完善和提升。只有在不断升级计算机硬件的基础上, 进一步挖掘开发办公自动化和档案管理软件功能, 才能适应信息技术的发展, 做好高校科研电子文件归档管理工作。如海量存储技术的出现, 为档案电子文件的实时归档和迁移提供了物质保障;计算机数据库全文检索技术的实现, 为全文档案检索提供技术支撑;数字认证签名技术的完善, 为科研电子文件的信息安全提供保障;网格技术的发展, 为数字档案信息资源共享和为用户提供安全、高效、高质量的服务创造的条件。

6. 提高档案工作人员的社会意识和社会的档案意识。

高校科研电子文件的管理一直被人们所忽视, 很重要的原因是档案工作人员的社会意识淡薄, 以及社会的档案意识淡薄所造成的。档案工作人员的社会意识是指高校科研档案管理人员对社会物质、精神变化的认识及责任意识。为此, 档案管理人员应该提高自己的职业责任感, 及时掌握社会发展动态, 针对科研活动中电子文件大量产生的现状, 尽快采取措施, 自觉地将科研电子文件管理纳入到自己的工作职责范围内, 维护电子信息的安全。社会的档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的反映和认识。为此, 档案部门应该加强宣传工作, 提高高校档案主管领导和科研人员的档案意识, 使他们能够充分认识到科研档案及科研电子文件管理工作的重要性, 从源头上做好高校科研电子文件的归档管理工作。

参考文献

[1]冯惠玲.政府电子文件管理[M].中国人民大学出版社, 2004.

[2]刘家真.电子文件管理理论与实践[M].科学出版社, 2003.

[3]韩艳玲.企业CAD电子文件情况调查与分析[J].档案管理, 2006 (1) .

8.浅谈企业电子文件的归档和管理 篇八

关键词：企业 电子文件 归档 管理

近几年，电子信息技术取得飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，电子文件已经成为信息记录的主要形式。作为一种新型的载体，它同传统的纸质文件、档案一样，都是重要的信息资源和宝贵财富。不仅是当前工作的需要，也为今后的各项工作带来更直接、更快捷的帮助。因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子文件实施档案化管理势在必行。

一、电子文件和电子档案的特点

所谓电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。具有保存价值的电子文件归档后就形成了电子档案。按笔者所在企业电子文件的产生领域，可将其分为三种：一是记录我公司在办理公务、处理一般事物或交流信息过程中产生的电子文件；二是记录企业科研、生产活动的技术性电子文件；三是用扫描仪等设备获取的电子图像文件。

与传统的纸质档案相比，电子档案有着自身的特点：1.其载体不再局限于纸张材料，却需要借助于现代办公设备才能阅读和处理；2.可以由自动化办公设备直接形成以及迅速传递；3.利用者可以不受时间和空间的影响，而且可以同时共享；4.其保存的环境和要求与传统档案相比要高。根据以上特点，开展好电子文件的归档工作，管好、用好电子档案将是档案工作者在相当长的时间里需要努力探索的又一新课题。

二、电子文件的收集和归档

在实践中，要做好电子文件的收集和归档工作，应坚持以下几项原则：

1.要贯彻优化精炼的原则

在各类管理信息沟通、共享日益频繁情况下，办公自动化信息处理中所产生的电子文件是浩瀚而庞杂的。尽管光盘、磁介质载体存贮空间大，但如不区分价值，把所有文件收进档案馆，无疑是人力、物力的浪费，且将造成积重难返的局面。档案部门必须从电子文件归档之始，就贯彻优化精炼的原则，通过鉴别、选择，去粗取精、去伪存真。由于现阶段电子与纸质文件并存，相当一部分归档文件两种载体的内容是相同的。因此，应要求电子文件归档时，突出其特点，有所侧重。如我公司在实际工作中，电子文件的收集侧重于：一是企业局域网上流转的具有保存价值的电子文件，包括上级下发的文件，同级的平行文件，下级上报的文件和本单位形成的文件；二是非网上流转的重要文件，包括会议记录、统计报表、会议文件等不经文书处理的纸质文件及其他载体文件，采取相应技术手段转换成的电子文件；三是其他门类有价值的电子文件，包括数码照片、CAD图纸、视频文件、音频文件和其他多媒体电子文件等。对于一些无保存价值的临时性、局部性或内容已被其他电子文件所覆盖的，则不需要归档。

2.要坚持保密原则

先进的技术促进了信息共享，但也给保密工作增加了难度。计算机系统处理和存贮的信息包括某些国家秘密和本单位不宜公开的事项。在计算机检索逐步采用现代化技术，发展为联网检索时，电子文件管理已成为预防失、泄密的薄弱环节。我公司在电子文件归档过程中，为了防止存贮介质丢失或被非法拷贝泄密，对于系统处理完毕的电子文件由承办部门根据电子文件的重要程度，确定电子文件密级和保管期限，并对密级数据采取加密存贮和传输，归入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如分类号、档号等，进入档案数据库。如各部室需要查询，则可通过局域网终端在其权限范围内进行查询，从而确保了电子档案的安全。

3.要坚持形成部门归档的原则

电子文件可延续纸质档案归档的方式，坚持形成部门归档的原则。企业管理工作是由纷繁的业务结构系列所组成，在企业内部管理体制改革中又不断出现手段更新、方式多样化的工作模式，使得管理工作更为复杂。因而，仅靠游离于各项业务活动之外的档案部门决不可能保证电子文件完整、准确、系统地归档。各职能部门熟悉自身工作的规律，是文件的直接责任者，由他们负责整理归档，能较好地保证归档电子文件的质量。如我公司在电子文件归档过程中，先后下发了《电子文件管理暂行办法》和《电子文件归档的具体要求》等文件，规定了电子文件归档的技术要求、标准和规范，明确了除网络归档的电子文件以外，其他以实物形态移交的电子文件，必须由形成部门进行整理，并与纸质文件一同归档的要求。目前，我公司电子文件归档工作进展顺利，取得了良好的效果。

三、电子档案的保管

由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其他损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出现问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以，应对电子档案载体使用专门的装具，并进行有效的检测与维护。

首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，如我公司购买了防磁柜，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。1.定期检测。我公司每年进行一次定期检测，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。在进行检测时，对于抽检样品，首先进行外观上的检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测如发现有问题的载体，及时进行有效的修正或更新。2.定期拷贝。我公司对电子档案每四年进行定期拷贝一次，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。我们对电子档案的检测与拷贝工作，都进行严格的管理，对于检测、维护、拷贝等操作过程进行了详细的记录，避免了人为误操作的发生或不必要的重复劳动。

四、电子档案的开发利用

电子档案在检索、利用、传输等方面能高效、快捷、方便地满足利用者需求，利用者足不出户，即可在自己的电脑终端上看到自己所需要的信息。在这种现代化的电子档案利用过程中，要坚持既方便查阅利用，又保证安全的基本原则。在实践中，我们深深地感到，要做到这一点，必须从以下方面入手：

1.建立电子档案数据库和电子档案管理系统

与传统纸质档案相比，电子档案的优势在于快速检索与利用。这靠人工是无法实现的，只有借助于计算机齐全的电子档案数据库和科学的管理系统才能实现。我公司计算机档案管理系统，建立了档案目录数据库和档案文献数据库。电子档案数据库是档案的数据仓库，其管理调用离不开目录数据库的支持，计算机系统通过目录数据库判断确定所要查询档案的地址和代码，再按检索到的地址到档案文献数据库调出相应的信息原文。我们在实践工作中感到，要实现电子档案管理现代化，档案目录数据库和档案文献数据库的建设必须统筹规划，同时进行。应用利用系统还应有较强的容错能力，以避免由于误操作造成不可挽回的损失。

２.建立电子档案利用制度

与纸质文件相比，电子档案利用中最突出的问题是信息安全。电子信息的易变性使电子档案利用中潜藏着对信息原始性的威胁；另一方面随着网络的普及，电子档案从档案阅览室疏散到四面八方的计算机屏幕上，使许多行之有效的控制手段变得无能为力，因此，必须建立专门的电子档案利用制度。

（１）建立电子档案管理的安全模式

为了确保电子档案的安全，我公司建立了多套备份制度。要求电子档案一式三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。封存的电子档案我们只用于拷贝、核对校验，不对外提供利用，以保证电子档案的原始性。对外提供利用的电子档案，我们进行了技术处理转为只读文件。对于需要控制使用的电子文件，我们通过密码技术、用户身份识别等方法进行加密管理，并只可在内部网络上提供利用，以确保电子档案的安全。

（2）建立使用权限的审核管理

在电子档案的利用工作中，必然涉及到档案载体的保管人员、数据通信系统管理人员和利用者等不同身份的人员，由于他们各自的工作性质与责任不同，因而对其进行使用权限的审核是十分必要的。我公司在整个利用系统功能的设计上，根据各种人员的级别、层次进行了使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在档案利用中，由系统自动判定当前利用者身份是否合法及其使用权限，并由系统自动对其使用的各种功能的操作路径进行跟踪与记录。我们对于已批准为“使用权限保护”的电子档案，在其目录和载体上进行了标识，并严格执行电子档案“使用权限保护”和密钥管理规定，电子档案在办公室网络终端上查阅时，查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案，查阅超越权限的电子档案，需经档案馆同意，并严格遵守保密规定。

9.公司文件打印归档管理规定 篇九

1.施工文件归档管理的主要内容

(1)施工单位在建设工程档案管理中的职责。实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制。可按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。

(2)施工文件档案管理的主要内容。施工文件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。①工程施工技术管理资料包括：图纸会审记录文件;工程开工报告相关资料(开工报审表、开工报告);技术、安全交底记录文件;施工组织设计(项目管理规划)文件;施工日志记录文件;设计变更文件;工程洽商记录文件;工程测量记录文件;施工记录文件;工程质量事故记录文件和工程竣工文件等。②工程质量控制资料包括：原材料、构配件、器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告;施工试验记录;隐蔽工程检查记录等。③工程施工质量验收资料包括：施工现场质量管理检查记录、单位(子单位)工程质量竣工验收记录、分部(子分部)工程质量验收记录文件、分项工程质量验收记录文件和检验批质量验收记录文件。④竣工图是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等详细情况的点击【二级建造师学习资料】或打开http:///category/jzs2?wenkuwd，注册开森学（学尔森在线学习的平台）账号，免费领取学习大礼包，包含：①精选考点完整版 ②教材变化剖析 ③真题答案及解析 ④全套试听视频 ⑤复习记忆法 ⑥练习题汇总 ⑦真题解析直播课 ⑧入门基础课程 ⑨备考计划视频 技术文件，是工程竣工验收、投产或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，是生产(使用)单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。

某建设工程项目形成的图样会审纪要，属于施工文件档案中的(B)。

A.工程质量控制资料

B.工程施工技术管理资料

C.工程准备阶段资料

D.工程设计变更记录资料

2.施工文件的立卷

施工文件档案的立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。竣工图可按单位工程、专业等进行组卷，每一专业根据图纸多少组成一卷或多卷。

某工程在总包单位和一个不属于总包管理范围之内的专业分包单位之间进行工程交接时，交接检查记录中的见证单位应该为(C)。

A.总包单位

B.该专业分包单位

C.建设单位

D.其他专业分包单位

3.施工文件的归档

对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值点击【二级建造师学习资料】或打开http:///category/jzs2?wenkuwd，注册开森学（学尔森在线学习的平台）账号，免费领取学习大礼包，包含：①精选考点完整版 ②教材变化剖析 ③真题答案及解析 ④全套试听视频 ⑤复习记忆法 ⑥练习题汇总 ⑦真题解析直播课 ⑧入门基础课程 ⑨备考计划视频 的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。归档的文件应为原件。工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

关于归档文件质量要求的说法，正确的有(BCE)。

A.工程文件应采用耐久性强的复写纸

B.归档的文件应为原件

C.图样一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图

D.竣工图章应使用红印泥，应盖在图标栏上方空白处

E.竣工图可以利用施工图改绘

关于施工文件立卷要求的说法，错误的是(A)。

A.案卷不宜过厚，一般不超过50mm B.竣工图可按单位工程、专业等进行组卷

C.案卷内不应有重份文件

D.不同载体的文件一般应分别组卷

根据《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328--2001)，建设工程文件一般包括(ABCE)。

A.施工文件

B.工程准备阶段文件

C.监理文件

D.工程决策阶段文件

E.工程竣工验收文件

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10.公司文件打印归档管理规定 篇十

2001年6月13日 交办发〔2001〕390号

第一章 总 则

第一条 为规范公路工程竣工文件材料立卷归档工作，保证公路工程专业档案质量，根据《中华人民共和国公路法》、《中华人民共和国档案法》及其《档案法实施办法》，制定本办法。

第二条 本办法所称公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）自建设项目立项开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

第三条 各级交通、档案行政主管部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。

第二章 组织与职责

第四条 公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应当将公路工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责公路工程文件材料的立卷归档工作，确保公路工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。

第五条 公路工程建设单位在建设项目发包给承包方时，应当在有关合同中明确公路工程竣工文件材料的形成、整理的组卷要求。

公路工程交工验收前，由公路工程建设单位或该建设项目批准初步设计单位的档案机构组织勘察设计、施工、监理及公路管理机构对有关竣工文件材料立卷归档工作进行预验收，并提出预验收报告。公路工程交、竣工验收时，档案主管部门和交通主管部门的档案机构应派人参加，并提出公路工程档案验收意见。

第三章 公路工程文件材料的收集

第六条 凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案。其具体范围按本办法附件《公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表》执行。

第七条 公路工程文件材料按下列分工收集：

（一）公路工程在项目准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成文件材料及工程管理性文件材料，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集；

（二）公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集；

（三）公路工程施工阶段形成的文件材料，凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包公路工程建设项目全部文件材料；

（四）公路工程监理文件由监理单位负责收集。

第八条 公路工程文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时收集、整理。

第四章 公路工程竣工文件材料的整理

第九条 公路工程竣工文件材料由建设单位组织勘察设计、施工、监理等单位，根据交通部《公路工程竣工验收办法》所确定的竣工文件编制的具体分工，分别整理组卷。

第十条 公路工程竣工文件材料归档前，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整理组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。

（一）公路工程征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由交通主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷；

（二）公路工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计。方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷；

（三）公路工程施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。

（四）公路工程监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段问题分类整理组卷。

第十一条 卷内文件材料按以下要求进行排列：

（一）管理性文件按问题或重要程度排列；

（二）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验。评定、证明顺序排列；

（三）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；

（四）竣工图按里程、专业、图号排列；

（五）卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后。

第十二条 案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。

第十三条 案卷封面由下列项目组成：

（一）案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程。单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容；

（二）编制单位，是指案卷形成单位；

（三）编制日期，是指案卷形成日期；

（四）保管期限，填写其划定的保管期限；

（五）密级，依据保密规定填写；

（六）档号，填写档案分类号和案卷顺序号。

卷脊需填写案卷题名和档号。

第十四条 卷内文件目录由下列项目组成：

（一）顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；

（二）文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；

（三）责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；

（四）文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题；

（五）日期，是指文件材料的形成日期；

（六）页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。页号的编号方法是在有文字或图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。

卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。

第十五条 备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。

第十六条 案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号，根据本办法第九条保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。

第十七条 归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一。

禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具书写。

凡由易褪色书写材料制成的文件材料应复印保存。

第十八条 公路工程竣工图归档应符合下列要求：

（一）竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。

（二）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；

（三）凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10％的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。

（四）重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

（五）图纸可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。

第十九条 公路工程归文字材料采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。图纸可不装订，但每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次。

第二十条 案卷卷皮、卷内表格规格按照《交通文件材料立卷归档办法》中所规定的科技档案卷皮和卷内表格样式及尺寸执行。

第五章 工程档案的移交与整理

第二十一条 公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目完成时，应按《交通文件材料立卷归档办法》要求，向建设单位移交经系统整理过的全部文件材料。

公路工程建设单位在公路工程建设项目通过竣工验收3个月内向使用单位及其他有关单位办理移交手续。

第二十二条 公路工程建设单位负责按照立项审批、设计、施工、竣工、监理等不同阶段或性质，对移交的全部案卷进行系统整理和排列。其中施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基。路面、桥梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列，并按照《交通文件材料立卷归档办法》的要求，编写科技档案归档目录一式三份。

第二十三条 公路工程建设单位和使用单位对接受的全部档案编制档号，并填写在卷面和卷脊上。档号由档案分类号和案卷顺序号组成。

分类号编制方法是以单项工程为单位，按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程三级类目（即GL5．1）进行分类。建设项目大，形成案卷数量多的工程，按照项目建设的不同阶段，结合单位工程和分部分项工程的划分进一步加以细化。

第二十四条 收尾工程和后评价形成的文件按本办法有关规定整理归档。

第二十五条 大修及改善工程形成的文件材料参照本办法有关规定执行。

第六章

附 则

第二十六条 本办法由交通部负责解释。

第二十七条 本办法自发布之日起施行。

附件：

公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表

序号〖〗归档文件〖〗保管单位〖〗保管期限一〖〗可行性研究1〖〗项目建议书及批复2〖〗工程可行性研究报告及批复3〖〗项目评估4〖〗环境预测、调查报告〖〗交通主管部门