实物档案的数字化探索

2024-10-12

实物档案的数字化探索（通用6篇）

1.实物档案的数字化探索篇一

一、实物收藏的意义

虽说实物不一定是档案，然而工作中产生的实物与工作中产生的某些档案存在着联系，实物收藏在一定程度上能弥补某些档案收集的不足。档案部门实物收藏有一定的现实作用与历史意义。

1. 实物不一定是文物，但在一定条件下能向文物转化。

文物是人类在历史发展过程中遗留下来的遗物、遗迹，它是人类宝贵的历史文化遗产。目前，各个国家对文物的称谓并不一致，其所指涵义和范围也不尽相同，因而迄今尚未形成一个对文物共同确认的统一定义。中华人民共和国文物保护法确定受国家保护的文物是具有历史、艺术、科学价值的古文化遗址、古墓葬、古建筑、石窟寺和石刻、壁画；与重大历史事件、革命运动或者著名人物有关的以及具有重要纪念意义、教育意义或者史料价值的近代现代重要史迹、实物、代表性建筑；历史上各时代珍贵的艺术品、工艺美术品；历史上各时代重要的文献资料以及具有历史、艺术、科学价值的手稿和图书资料等；反映历史上各时代、各民族社会制度、社会生产、社会生活的代表性实物。可见, 实物可以成为文物，但非所有的实物都是文物，实物要转化为文物，要具有一定的条件，实物只有具备了历史、艺术、科学价值以及文化价值或代表时代进步等重要特征，才能向文物转化。我们不能肯定，现在不是文物的实物，将来也不是文物。随着时间的推移、世事的变迁，部分实物也可能成为文物。

2. 实物不一定是档案，但能像档案一样发挥重要作用。

对实物与档案的概念，档案工作者已进行了诸多讨论。从逻辑上看有的学者认为“档案是实物的一类”，“档案又是区别于其他实物的一类实物，是具有特有属性的实物，实际上是具有特有属性实物的实物性档案”。“档案是实物，但是实物不一定是档案，只有某种实物具有档案的属性时，才有成为档案的可能。”[1]然而，实践证明，不论实物是不是档案，基层档案馆（室）部门在工作中必定要面对实物收藏的问题，实物的作用也不可忽视，特别是文字档案匮乏的情况下，实物的作用尤为明显。档案部门收藏的有时代特征的徽章，特殊意义的礼品、有名人签字的书籍、物件等价值不亚于档案。实物加之收藏者口述材料可印证无史料记载的历史事件的例证屡见不鲜。实物载体的特殊作用，还体现在它的外在形式所表现出的文化、时代、地域特征，表现出不同于档案的文化价值。也由于外在形式的特殊性，在数字网络环境下，实物的利用能达到一般档案不可替代的效果。因此，我们大可不必在实物还是实物档案、实物是不是档案这样的问题上做太多文章，而是从实物的作用和价值去看待实物收藏的必要性，不能因为实物不是档案而放弃对实物的收藏。

3. 实物是馆（室）藏存档案的有效补充。

基层档案馆（室）收藏的实物，一般是档案的伴生品，也就是一单位在公务活动的某一事件中产生的，反映该事件可用文字、声像档案来记录，而实物作为这一事件的伴生品，对这一事件产生的影响有补充和丰富的作用。如奖杯、奖牌不仅能反映获得某一奖项的事实，也能反映一个单位的历史面貌；在非物质文化遗产档案中，实物的辅助非常重要，有些文化特色的东西很难用文字来表达，实物的展示则使这些文化特色一目了然。也有的重要公务活动没有产生通常的文字和声像档案，在这种情况下，与这一活动相关的实物，就可以用来佐证某一事件，对档案的缺失是一种有效补充。因此，实物收集一方面有助于档案的齐全性和完整性，另一方面是也对档案的有效补充。

二、实物收集的原则

档案部门开展实物的收集，应把握以下原则：

1. 特色原则。

每个单位实物的收集有共性的东西。但在不同的行业、不同的单位，实物的收集应有自身的特色。从宏观的角度来看，强调特色，各档案部门从自身出发，做好实物的收集，就意味着全社会的实物收集有较好的齐全性。如高校要重视有时代特征的学生证、毕业证书等的收集，重视科研、教学实践中产生的实物的收集。银行要重视各种不同版本的票据等行业特色的实物收集等。从历史的眼光看，各行各业特色实物的收集，其中必有一部分，在历史的长河中成为重要的文物。

2. 现行原则。

档案馆（室）收集实物，不能与文物等同起来，偏重收集历史遗物。这种做法偏离了档案馆（室）的职责。档案部门不论收集档案还是实物，应强调工作中形成的具有保存价值这一重要因素，收集的实物也应是本单位工作产生的。现行的实物不一定是文物，档案部门收集的实物只要着眼于现实工作中形成的有收藏意义的物件，就不存在“越俎代庖，代替文物部门收集文物的职能”[2]之说。收集工作只有着眼于现在，才有利用的未来。

3. 补充原则。

档案的收集管理是档案馆（室）的职责，实物与各类档案的收集应体现相互补充的原则, 有相当的实物与档案信息所反映的往往是同一事件，实物是某一档案信息的有效补充。实物信息不一定能反映某一事件的全过程，隐含的信息往往需要文字来辅佐，因此，在收集时，要重视实物相关联的事件的文字信息的收集，仅有实物的收集，缺少文字信息，就会削减其保存的价值。

三、实物的管理与利用

在计算机、网络时代，我们不仅要做好实物的基础管理，还要借助先进的技术管理并开发实物信息，建立一个方便、高效实物管理与查询、利用体系。

1. 编写检索工具。

实物有别于纸质档案、电子档案，承载的信息不明晰，因此实物的收集和整理过程中背景信息的收集与编注显得尤为重要。与照片档案的整理方法类似，每件实物要配有文字说明。标明事由、时间、地点、人物、背景、责任者六要素。同时，建立合理的分类方法，既可按实物的不同种性质进行分类编号，以荣誉、礼品、特色物品等分类，并以大流水编号；也可按年份分类，且可按实物的不同种载体分类，关键是要建立符合逻辑的分类方法，做到实物与编号的一一对应，以便于查询为目的。由于档案部门收藏的实物多与某些档案之间存在一定的联系，因此实物的说明必须与档案原始信息保持一致。如没有档案信息与之配备，则要把相关的背景叙述的更为完整。在编注、分类的基础上，编制出实物信息目录，形成一个基础的检索工具。

2. 建立数据库。

无论是档案还是实物，收集管理的目的是为了利用。开发利用馆藏实物，才能更好地发挥实物的作用。传统的利用方法不能适应时代的发展要求。如今科学技术迅猛发展，不仅对实物的利用提出了更高的要求，也为实物的利用提供了现代化的技术和方法。实物的数字化是实物管理及提供利用的有效途径。摄影、摄像技术是转变实物管理利用方式的主要手段。传统的摄影、摄像技术可将实物转化为图片、音像，再利用数字技术转化为电子文件来管理。而现代的数字摄影、摄像技术则可将实物一次性转化为电子文件来实现数字化管理。因此，在做好编制基础检索工具的基础上，我们可利用摄影摄像设备等将实物数字化，来建立实物的数据库。实物数字库的建立，则可将实物由静态转化为动态，通过计算机、网络技术，实现资源的共享，从而提高实物的利用率。

3. 进行分类编研。

现代化技术的应用不仅能使实物管理与日常的利用变得便捷，也便实物的编研成为可能。通过摄影、摄像设备不仅可将实物数字转化为电子文件来管理，来实现资源共享，还可利于多媒体技术、虚拟技术来开展实物的编研，深层次开发馆藏实物信息。数字技术将不同载体的实物数字化，克服不同载体实物利用的障碍，通过对统一格式的电子文本的编辑加工来实现实物信息的深层加工。在建立数据库的基础上，可对实物按需求做专题编研，印刷成画册，或在网上做数字化展厅，利用网络进行传播。通过数字、多媒体技术可将实物转化虚拟现实，“借助虚拟技术将近实物展现在网络上，可提供实物产生的真实环境、空间结构，表面特征等可视化信息，还可以展示它所蕴含的背景知识，再现不复存在的场景和人物，从而为人们提供便捷、优质的利用服务”[3]，许多鲜为人知的实物，利用虚拟现实通过网络展现给世人，可充分展现它的文化功能。多媒体、网络技术不仅可用图文形式，还可；利用音像、视频形式展现。丰富的色彩，悦耳的音乐、动态的图形，在声音、视觉上给人更强的冲击力，达到传统文字编研无法达到的效果。与此同时，网络的传播不受空间、时间、场地、人员等的制约，利于传播，产生更为广泛的社会效果。也使实物的利用变被动为主动，变封闭为开放，从而提高实物的利用率。

参考文献

[1]南献德.反“实物档案”论[J].中国档案, 1997年 (9) .

[2]仝艳锋.档案与文物之辨析[J].档案学研究, 2007 (4) .

2.录音带档案的数字化转换探索篇二

关键词：录音带；档案；录音带档案；数字技术

ABSTRACT： Audio tape archive reserves precious audio information，and plays an important role in restoring historical truth， tracing cultural memory. In current time， as a type of carrier saving audio archive， audio tapes have been outmoded， while the computer technology and digital technology are developing gradually. But the audio information on the tapes should be saved by digital means instantly. When the digital technology been applied， the analog signal could be fixed and saved in digital form. The article begins with the necessity of transferring， and then emphatically narrats the methods of transferring the audio from tapes to digital carriers by Adobe Audition （CS5）.

KEY WORDS：Audio tape，Archives，Audio tape archives，Digital technology

录音带是磁带的一种，按照其外形的不同，可分为盘式、卡式和盒式三种，我们日常生活中接触较多的录音带指的是卡式录音带。录音带从上世纪30年代出现。到了上世纪中后叶，录音带在各行各业被广泛运用于声音的记录。

录音带档案指的是以录音带为保存载体的声音档案。在大部分档案管理机构内，都保存有大量此类档案，“录音带档案”保留着珍贵的声音资料，对还原历史真相、追溯文化记忆，都有着极为重要的作用。目前，随着计算机技术的普及和数字技术的日臻成熟，作为声音档案的一种保存载体，录音带已濒临淘汰的边缘。虽然载体形式已经不适合音频的保存，但其中存储着的声音可以并且必须通过数字手段进行抢救，将模拟信号转换成数字信号，以数字音频形式加以修复和保存。

1 录音带档案模转数的必要性

1.1 录音带作为声音档案存储介质存在的问题。录音带作为磁带的一种，其保存寿命在10年左右，即便是优质的录音带，其保存上限也仅为30年左右。

进一步来说，录音带的保存期限，必须由以下前提来作为保证：第一，录音带应置于干燥通风处，免受阳光直射及高温；第二，为避免变形，录音带不宜快卷之后保存；第三，长期贮存不用的录音带应放在密封容器内，为避免粘连，定期应快进走带一次；第四，录音带不宜置于磁性物体周围，以免被磁化或退磁；第五，录音带在使用前应检查一下松紧度；第六，发现磁带断裂时，应用胶带粘好后再使用，但粘连部位保存的声音会有一定程度的损坏；第七，录音带必须定期复制与重绕，以保证存储于其上的声音档案的质量。

由此可见，录音带相对于现代存储介质来说，对于保存环境的要求相当高。即便在如此苛刻的条件下保存，录音带的寿命也相当有限。而录制于流行时期，也就是上世纪中后叶的录音带，到了现在如果没有经过多次的复制，记录于其上的声音可能已经受到损坏，录音带甚至已无法播放了。

1.2 数字载体作为声音档案存储介质的优势。较之录音带，数字载体作为声音档案储存的介质，在保管、还原、编辑、复制等各个方面，都有着无可置疑的优势。文中所说的数字载体主要包括移动硬盘和光盘等。

1.2.1 保存条件相对宽松。比较录音带而言，无论是移动硬盘还是光盘，其存储条件都是比较宽松的。

移动硬盘。一般来说，移动硬盘没有特别的保存规定，仅在严重集尘、高温高湿、重力摔打、连续长时间运转、长期不规范操作等极端情况下，才会发生载体损坏、数据丢失的情况。

光盘。光盘相对移动硬盘来说，对存储的要求略微高一些。在保存环境的清洁度、温度及存储数量上有一定的要求。

另外，在声音档案的保存中，复制是后续保管工作的一个重要环节。数字音频的复制无需借助任何专门设备，也无需专人操作，仅依靠日常工作所必须用的电脑，掌握最通常的文件拷贝方法，就可以实现音频文件的无线备份。

1.2.2 存储空间节省。根据wave文件体积的计算格式【文件体积=（采样频率×采样位数×声道数×时间）/8】（其中文件体积的单位为字节，采样率的单位为赫兹，时间单位为秒），一盘时长为1小时（3600秒）的录音带，进行模拟信号转换数字信号处理后，wave文件体积为635040000字节，也就是约为606兆。而目前常用的移动硬盘容量约为1TB～2TB，也就是1048576兆～2097152兆。如此换算，一个容量为1TB的移动硬盘，可以存储1212盘时长为1小时的录音带内容。粗略估计，一个普通移动硬盘的体积约为15厘米乘以10厘米乘以2厘米，而1212盘录音带（包含外壳）的体积约为12千米乘以10千米乘以2.5千米。仅从空间来说，声音承载于移动硬盘之中，将大大节省存储空间。而光盘的情况也与之类似。

1.2.3 还原程度提高。以录音带保存的声音可能会存在由于当时录制环境造成的噪音和杂声，或者由于时间久远或者保存不当造成的声音失真和变形。这两种问题如果不加以处理，这部分档案可能无法利用，甚至可能造成永久性的损失。

而应用专门的计算机音频处理软件，可以作移除特定的声音，去除麦克风爆音、轻微嘶声和噼啪声，改变声音的节奏及音调，突出人声等处理，最大限度地达到弱化背景声音、突出主题声音的还原效果。

2 音频相关概念

2.1 音频（Audio Frequency）。狭义的音频概念指介于300赫兹至3400赫兹之间的人说话的声音频率；而广义的音频泛指人所能听到的所有的声音，包括噪音。本文中所涉及的音频主要指数字音频，也即通过数字转换，可借助计算机软件进行编辑的音频。

2.2 数字音频的形式。数字音频的形式主要有三种，即波形音频（Waveform Audio）、MIDI音频及CD音频。

波形音频是通过模拟音频数字化的过程获得的音频。数字化的过程是将模拟音频转换成一连串二进制数据，在计算机中再现原始声音的过程。WAV是最常见的波形音频格式，这是一种无损格式，并可以通过多种第三方软件与其他音频格式如WMA、MP3等进行转换。因此，作为档案保存的音频文件，拟用WAV格式。

MIDI即Musical Instrument Digital Interface的缩写。MIDI音频并不记录声音信息，而是记录音乐节奏、位置、力度、持续时间等发出声音的命令。这种文件格式在录音带档案的转换中并没有实际意义。

CD音频一般以16位采样位数、44.1千赫采样频率的立体声存储，可以完全重现原始声音。这种格式对声音档案的还原来说，有着保持原貌的作用。

2.3 采样位数和采样频率。采样位数即采样值或取样值，是指声卡在采集和播放声音文件时所使用数字声音信号的二进制位数。目前市面上的主流产品大多为16位的声卡，能将一段声音分为64000个精度单位进行处理。

采样频率定义了每秒从连续信号中提取并组成离散信号的采样个数，它用赫兹来表示。使用目前主流的声卡，采样频率有22050赫兹、44100赫兹、4800赫兹三个等级。

在获取音频时，采样位数、采样频率同文件质量及体积有着直接关系，位数、采样率越高，获得的音频文件声音的还原度也越高，但其体积也就越大。

3 录音带档案模转数所需的硬件及软件

3.1 所需硬件

①放音机等声音输出设备

②配有一块采样位数16位以上声卡的计算机

③两头皆为3.5mm插头的音频连接线

3.2 专业音频编辑软件Adobe Audition。在音频编辑软件中，Adobe公司出品的Audition多音轨编辑软件具有强大的编辑及采集功能。本文即以此软件为例，说明录音带软件模转数的采集、修复方法。

目前，Adobe Audition的最新版本是Adobe Audition CC（6.0），但由于该版已不支持Windows XP系统，考虑到XP系统在档案管理部门仍旧广泛应用，所以本文以前一版本CS6来说明录音带档案模转数的采集和编辑方法。

3.3 Adobe Audition CS6系统需求

①Intel? Core?2 Duo或AMD Phenom? II 处理器

②Microsoft?Windows? XP Service Pack 3 或 Windows 7 Service Pack 1。Adobe? Creative Suite? 5.5和CS6应用程序也支持Windows8

③1GB的RAM；对于HDV和HD回放，则需要2GB

④2GB可用硬盘空间用于安装

⑤1280x800显示屏

⑥支持OpenGL2.0功能的显卡

⑦声卡符合ASIO协议或Microsoft WDM/MME

⑧用于从DVD媒体中进行安装的DVD-ROM驱动器

⑨QuickTime 功能所需的QuickTime7.6.6软件

⑩外部操纵面支持可能需要USB接口和/或MIDI接口

4 录音带档案模转数的采集和修复

4.1 录音带档案模转数的采集。用连接线将放音机和电脑连接，并将录音带放入放音机内。

运行Adobe Audition CS6软件，执行【文件】-【新建】-【音频文件】，准备录音，一般参数设置采样率为44100赫兹，声道为立体声，采样位数为16位，如图1。

图1 设置声音采集参数

备妥放音设备，开始放音，同时点击编辑面板中的按钮，开始录音。此时可以看到编辑面板开始记录声音，如图2

图2 开始记录声音

放音结束后，点击编辑面板中的按钮，结束录制，在编辑面板就将显示记录的声音，如图3。

图3 显示全部记录的声音

这步操作完成后，录音带档案上的声音已经由模拟信号转换为数字音频，只需将音频文件储存到指定目录下，便完成了录音带档案模转数的采集。在最后一个步骤，需要确定并设置的是文件的格式，如图4。

图4 选择声音文件的保存格式

4.2 数字音频的修复实例：降噪处理。Adobe Audition的降噪功能对音频档案，尤其是由磁带转换而来的老音频档案处理有着非常重要的意义。在早期录制的音频档案中，由于录制环境复杂，或放置年代久远等原因，正常的声音中往往会夹带噪音，降噪能将其中的噪音尽可能地消除，使声音更加清晰。

应用【降噪】工具可更为精确地消除某种特定噪声，其工作过程为：首先在音频上采集所要处理的噪声样本，通过分析这个样本获得噪声的特征，最后应用这个分析结果来降低夹杂在音频中的噪声。

根据这个原理，首先需要在音频上采集噪声样本，如图5。

图5 白色选中部分为选取的噪声样本

选中后执行【效果】-【降噪/恢复】-【捕捉噪声样本】进行噪声样本采样。

选中全部音频后执行【效果】-【降噪/恢复】-【降噪】，在【降噪】窗口中展开【高级】选项，进行各项参数的调整，如图6。

图6【降噪】窗口

在【效果显示】窗中可查看噪声样本各频段的电平情况；拖动【降噪电平】上的手柄可设定整体降噪程度，但是过大的降噪程度会损害原声；拖动【降噪依据】上的手柄可调整设置降噪计量；【频谱衰减率】决定降噪衰减声压级别；【精度值】的设置将影响音频的失真情况；【平滑量】决定降噪中各个频段之间的连接度；【过渡范围】表示噪声与原声之间的宽度，该参数较少使用；【频谱衰减率】是调整原声在低于噪声电平时的频率衰减程度。在调整各项参数时，可单击按钮试听效果。

当然，本文所论及的录音带档案模转数的必要性、数字载体相对于传统载体在各方面的优势等，都是单纯就档案载体本身而言的，而在录音带档案转存到数字媒体之后，如何重新组卷，如何保证作为档案的唯一性和凭证性质，还亟待探讨。不过无论如何，数字技术和载体在对档案管理工作提出新问题、新要求的同时，也为档案保管和利用提供了新思路、新方法。在计算机技术日益普及的今天，将档案从模拟信号转换成数字信号、将档案从传统介质转移到数字介质，并进一步应用数字手段来进行声音的采集和声音档案的利用，都将是信息化程度提高的必然趋势。

3.档案数字化的意义篇三

档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好地为四个现代化服务。

一、档案数字化的意义

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库； ③档案专题信息的采集与建库。

3、档案数字化的主要作用

①档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴ 代替原件使用，保护档案原件；⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

二、对档案数字化的思考

将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

4.档案数字化的风险警示与对策篇四

谈胜祥

近年来档案数字化工作在各级档案馆广泛地展开，数字化的含义就是将传统档案、资料的目录和全文转换成计算机网络中的数据，这些数据包含了各种门类档案目录信息和全文信息。数字化产生的数据也就是数字化成果，是建立档案信息资源的基础工作，在这个基础上，档案信息资源才能得以深度开发和利用。

各级档案馆全面开展数字化工作产生的巨量数据，绝大部分是扫描电子文件，存在着长期有效保存的问题。扫描电子文件也是一种机读文件，必须依赖相应的软硬件设备。然而，计算机技术的飞速发展使得电子文件依赖的机读环境也在不断变化。如果没有一定的技术力量和信息管理机制的支撑，巨量数据将面临着技术风险和管理风险，随时有可能造成数据丢失或者数据报废。深刻认识这些风险并采取避难对策，才能真正保住投入了大量人力、物力的数字化成果。

一、脱机载体长久保存的技术风险

目前档案馆数字化工作一般都委托给专业公司，数字化以后的扫描件一是挂接到应用系统的数据存放区域，二是刻录到光盘作为数字化工程完成的交付物。由于数据量很大，交付的光盘数量也巨大，一般都要上千张，加之有的档案馆为了保险起见，往往要求专业公司刻录三套甚至四套备份盘，这对档案馆而言实际上增加了管理负担。因为存放的光盘不仅仅是立放在库房的柜子里就相安无事，而是定期需要进行可读性检测，长期没有检测的光盘是不能保证光盘中的数据是否可读，而光盘检测又是一件费时、费力的工作。

回顾档案信息化进程中的数据丢失案例，对于当前正在大规模进行数字化的档案馆是一个很好的风险警示。从过去的失败中获取经验教训，避免重蹈覆辙。

上世纪九十年代，上海一些区县档案馆开始了数字化扫描工作，采用了某一知名公司的软件和设备，投入了一定的人力、物力。最终这批扫描件基本废弃，因文件命名规则与数据库结构问题无法与后面开发的档案管理系统挂接，所以无法检索、利用。而原有的检索系统又存在一些缺陷，已经不适应新的计算机软硬件环境而不得不淘汰。

同时，上海一些企事业系统要求财会电算化的数据向档案室移交、归档。当时使用的是五英寸和三英寸软盘，这些存放财会电算化数据的软盘随着计算机设备和财务软件更新而全部淘汰，里面的数据也没有机会进行迁移。此外有的档案馆接收了统计部门或其他部门存放在软盘中的人口普查资料和其他业务数据，最终因为软盘的淘汰而造成数据全部丢失。之后存放在光盘或者磁光盘的移交数据也因为软件和硬件技术的升级而无法机读。这些案例一再说明了采用脱机载体长期保存数据会遇上技术风险，这种技术风险就是计算机软硬件发展的一个隔代不兼容性问题。

虽然在电子文件保存和光盘载体管理出台了一系列的标准，但是有一个无法回避的问题，档案馆开展数字化加工的档案其保管期限一般都在三十年以上，相应的扫描件如何通过脱机载体存放这么长期限是一个未知数。对于三十年以后的计算机设备是什么状况谁也无法预测，鉴于前三十年的发展过程，这些存放巨量信息的载体在三十年内被彻底淘汰是大概率事件。如果用静止的思维去制定电子文件载体保管措施，似乎像刻舟求剑？当然有不少人提出用迁移的方法解决技术更新带来的不兼容问题，但是否有人真正考量过迁移的成本和操作性。至少目前很多档案馆经过数字化后，一是迁移量很大，数据的增量都达到TB级别。二是数据结构和数据格式并不统一，这些数据相互之间都有一定的关联，例如目录信息与全文信息不在同一数据库中，而是通过标识符连接。再由于全文信息的格式很多，在原来生存的操作系统、数据库环境中实施数据从光盘或移动载体中导入到服务器与应用系统连接，有时难免出错。如果硬件设备完全更新、操作系统和数据库也同时升级更新，原数据可能要进行格式转换，迁移的出错风险也会更高。

因计算机技术发展引发的脱机载体的数据无效保存风险还只是一种技术风险，从现在很多领域的实际应用中，这种技术风险是可以避免的，但投入的成本也很高，需要思考的是这种高成本的数据保存方式是否适合目前各个综合性档案馆各自为阵的保管模式。

二、档案馆计算机机房及信息系统正常运行的管理风险档案馆计算机机房的各项设备；包括应用服务器、数据服务器、数据备份设备、网络交换机、不间断电源、空调设备以及各类安全设施的正常运转，才能保障档案信息系统的正常运行。

随着数字化工作的快速推进，档案馆数据量的急剧增大，一方面档案查询效率不断提高，另一方面管理风险也不断增加。为了合理部署数据存储设备和安全因素，档案馆的信息资源的存放有在线、近线和离线三种方式，同时又不时有新增数据导入和离线数据导出。这种数据操作有的通过程序驱动相应设备自动完成，有的依靠机房管理人员手动操作。无论自动还是手动操作数据，在缺乏校验机制的情况下，数据出错的风险依然存在。

计算机机房的设备管理和数据管理，一是需要管理人员具备相应的技术能力，二是责任心，三是管理措施保障。

现行机房建设的维运安全措施一般都有替代功能，当某一设备发生故障，备用的设备就会接替运行。如果有的档案馆没有这种安全措施，服务器崩溃影响档案馆正常工作的风险是很高的，严重的可导致数据丢失。

虽然发生火灾、地震、或恐怖袭击等极端情况的概率很小，万一真的极端情况发生了，对目前一些档案馆也可能是致命的。尽管这些档案馆采用了异地备份，通过移动硬盘甚至光盘将所有的数据下载，并送至结对的档案馆存放，以备极端情况出现以后进行数据恢复。但是这些脱机数据并未经过有效性检测，也没有进行数据复原测试，这些数据能否复原还是个悬念。

更多的数据管理风险是在数据导入或通过应用系统写入或导出、删除的操作中出现了某些数据丢失和数据冗余，造成目录数据库和实体档案不能一一对应，长期操作错误的积累将导致档案利用的查全率和查准率下降，有一部分档案会因此查不到。

信息系统是档案馆所有应用软件系统的总和，其中主要的风险是能否选对软件公司。低质量的应用软件故障率很高，不仅会增加管理人员与软件公司交涉的精力，而且会影响整个档案局馆的工作。一旦合作的软件公司撤离或倒闭，应用软件系统得不到维护而可能导致废弃，更严重的是应用软件系统管理的数据由于加密等原因，使得后续的软件公司无法接手这些数据，造成大量全文数据的废弃。

三、建立风险应对机制和档案信息资源保管体系

建立风险应对机制是为了避免管理风险和技术风险，相比电子档案的保存，数字化产生的电子扫描件的保存要容易些。因为电子扫描件没有复杂的元数据羁绊，其数据的格式、应用系统的数据调用以及运行环境是可控的。档案馆在开展数字化工作之前就应该进行数据规划，确定数据长期保存和利用方式，对未来可能出现的技术风险进行评估。

1、建立数据规划及实施方案

事实上风险应对机制是建立在风险意识之上，也就是对风险具备一定的认知能力，在可预见的情况下制定排除危机的预案。数据规划就要考虑档案馆可能产生的数据总量，每年的增量，数据的访问量、数据的格式以及数据在线、近线和离线存放的规则。一些档案馆没有数据规划，配置的存储设备或离线存储的载体过于冗余，结果不仅是浪费，而且还可能产生以为多备份几套就会保险的心理，而疏于管理。没有数据规划对设备的配置也是盲目的，例如某一档案馆数据总量不足1TB，数字化开展后每年的增量也不超过1TB，数字化的数据除了磁带、移动硬盘、同时备份几套光盘之外，又配置了20TB的磁盘阵列，这显然很不合理。根据档案馆最大数据量测算，这个磁盘阵列可以用20年，且不说这个设备能否真的可以用20年，就磁盘阵列的价格下降速度几乎过二年就打对折的行情而言，浪费了大量的资金。相反大型网络数据库的使用、操作系统、WEB服务器、应用系统和硬件服务器的维护，都需要购买相应的服务，可能一些档案馆不太清楚，也没有购买相应的服务，一旦出现故障，服务器崩溃就不知所措。

数据规划的实施方案是对数据安全的一种操作规定，包括数据全备、增备、异地备份的操作要求和检测要求，使档案馆管理人员对数据安全能够完全自主掌控。目前一些档案馆的数据操作还不得不依赖外包公司的技术人员，档案馆的管理人员无法真正参与数据管理，这本身就是一个很大风险。

数据规划应依靠专业咨询公司帮助完成，其中包含了数据总量预测、数据存储方式、数据备份策略、数据安全防范措施、数据迁移方法和突发极端事件的应对预案。

2、采用技术手段进行事故报警

在以往发生服务器故障造成数据丢失的事件，并非缺少备份措施和管理制度。由于很多备份设备都是无人执守，自动执行备份时，难免发生错误，但由于种种原因管理人员并未发现备份数据出错，直到服务器出了故障，数据库重新安装，导入备份数据时才发现数据有问题，为时已晚。

计算机机房的正常运行，离不开弱电动力系统、空调系统、网络系统等基础设施。这些设施一旦出现故障就会影响应用服务器和数据服务器的正常工作，例如空调损坏，机房温度过高会烧毁服务器一些重要部件。将机房所有运行设备，包括数据备份都连上监管系统，只要一发生故障就报警，使管理人员及时赶来处理，避免造成更大的伤害。

3、研究顶层设计，突破档案信息资源长久保存的困境全国各级档案馆开展的数字化工作产生的信息量是极其巨大，目前这种各自为阵的保管模式隐含了诸多风险。当前社会信息化已经到了大数据时代，各种相应的计算机技术和存储设备也是日新月异。如何利用这些新技术解决档案数字化产生的巨量数据长久保存问题，这更需要档案行政主管部门牵头研究的。在一定的行政区域中建立这么一个档案数据中心，将分散的资源、分散的投入集中在一起，通过强大的技术力量和优越的设备条件，使得现在产生的数字化成果得以有效保存。因为随着数据量的不断增加，一般档案馆越来越难以胜任巨量数据的保管。

5.实物档案的数字化探索篇五

随着信息技术的普及，对档案的传统管理模式和利用方式提出了挑战，转变水利档案传统工作理念和管理模式势在必行，桐乡市水利局档案室紧跟数字化建设步伐，已完成室藏档案数字化案卷级、文件级全文扫描并挂接图像。现结合档案工作实际，谈谈水利档案数字化建设工作的实施。

一、实施水利档案数字化工作的前期工作

1.加强领导，规范管理是实施水利档案数字化工作的保障

任何工作的开展都离不开领导重视和支持，水利档案数字化也一样，局领导具备良好档案意识，建立档案领导小组，健全档案工作网络，完善档案数字化管理制度和工作流程规范，使档案数字化工作有章可循；在日常工作中，促进档案数字化工作与其他业务科室工作同计划、同布置、同落实、同考核，把档案数字化工作纳入全局工作计划，作为年度工作考核内容，列入相关人员的岗位职责。

2.因地制宜，制定实施方案是实施水利档案数字化工作的前提

水利档案数字化建设是为了更好地管理和利用档案信息，发挥档案信息的快捷传递、方便利用等优势，由于水利工程档案数量大、形式多，只有推行档案数字化建设，才能有效地保护传统载体档案原件。我们对室藏存量保管期限在永久、长期的档案摸底统计，约有19多万页需要数字化，如此巨大的工作量仅靠本局档案员是难以完成的。我们制定“自建与外包相结合”的方案：（1）目录数据库建设和新增档案全文数字化由局档案室负责；（2）存量档案数字化全文扫描采用外包方式；（3）目录数据库和全文数据库两方面同步建设；（4）为加强档案数字化外包安全管理，要求外包方在数字化过程中严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》。

3.加强投入，完善设施是实施水利档案数字化工作的后盾

水利档案数字化需要一个比较长的过程，我们根据实际情况，设立了档案数字化专项资金；引进了“龙宇”网络版数字化档案管理系统，搭建了科室之间的网络应用平台，在档案信息输入、处理和输出、登记备份过程中实现同步数字化，在获得许可权限下还可通过网络查阅档案，实现档案资源共享；硬件方面：建成了符合安全技术标准的微机房，配置了档案专用服务器、更新了计算机、高性能双面打印机、高速扫描仪、数码相机、防磁柜等现代化档案办公设备，确保档案数字化建设顺利进行。

二、水利档案数字化工作的实施

1.建立统一规范体系

将室藏档案数字化工作质量落实到每个环节，对六大门类档案数字化的技术标准和业务规范实行统一，按照《桐乡市纸质档案数字化操作规范（试行）的通知》、《桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式（试行）》的要求，确定工作流程：各业务科室形成的数字档案由各科室按分类号在龙宇软件中录入案卷目录及卷内目录，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号；设定扫描技术要求：永久或长期保存的采用彩色模式扫描、普通文件采用黑白二色，分辨率选择200dpi；一般纸质过薄或超厚的采用平板扫描，纸张状况好的采用高速扫描方式以提高工作效率；图像先扫成JPG格式，经过图像处理之后，采用多页tiff格式存储；用于批量挂接代替原件保存、利用及移交综合档案室。保证水利档案数字化工作质量。

2.建立高质量的数据库

加强基础工作，建立准确完整的目录数据库和全文数据库。一是按照局档案分类方案，按目录进行规范条目录入，共录入电子目录 2.6万条，基本实现室藏档案目录机检，满足快速检索利用的需要；二是对2001年以来室藏的永久、长期（30年）档案利用外包方式进行扫描和挂接，共完成全文扫描扫描19.7万幅，并全部在桐乡市档案局进行了登记备份；三是加强数字化工作质量控制，在档案扫描、图像处理、图像存储、数据校对、数据挂接、整理还原、案卷入库时层层把关，确保扫描件符合桐乡市纸质档案数字化操作规范的要求，目录数据与全文数据挂接准确无误，使档案查询效率高、使用方便快捷，提升档案信息资源服务经济建设的水平。

3.建立数字化后期保障机制

档案利用网络化是加强数字化建设，推进水利档案现代化管理的最终目的，目前本单位利用龙宇档案网络版，给每个科室设置不同的访问权限，为查档人员随时提供资料查询和传递，提供部分在线检索和阅档，拓展利用功能，进一步提高档案利用水平，便档案特别是利用率明显提高。同时在技术上对计算机系统通过注册检查、防火墙、权限查检，系统日记、自动备份等方式，加强数据及系统安全。

6.简议实物档案的归档范围篇六

关键词：实物档案归档范围归档原则

如何准确界定实物档案的归档范围一直是实物档案管理工作中的一个难点，究其主要原因，是因为没有对实物档案形成清晰、统一的认识。本文认为，做好实物档案归档工作的前提是正确认识实物档案的档案属性，并以此为基础在实践中准确把握实物档案的鉴定原则和标准。

一、实物档案的学理分析

1．“实物档案”的档案属性

在实物档案工作开展过程中，档案学界对“实物档案”究竟是否属于“档案”的质疑和争论一直不断。一般争论各方都不否认，实物档案也是直接形成于国家机构、社会组织以及个人的社会活动，是单位历史的真实记录和社会活动的客观见证，也具有重要的利用和查考价值。但引起争议的是有一部分学者认为，档案的本质属性是原始记录性或以备查考性，主要是凭借记录在不同载体上的文字符号起到凭证和参考作用，其上位概念是文献，概念的外延是文字、图表、声像等符号形式的记录，而实物不是以文字、图表、声像等符号形式记录和反映历史，需要人们加以说明、考证和研究才能起到依据、凭证作用①，明显不符合上述条件，所以不是档案，不能归入档案的范畴。

从档案学理论的发展历程来看，档案的概念并不是一成不变的，一直随着社会发展而变化，随着“文献”的概念外延从传统的用文字与纸张记载的书面材料拓展至模型、绘画等，再至记录有知识的一切载体，档案概念的外延也已经从“文书材料”扩大至“文字、图表、声像等形式的历史记录”②，再至“各种门类和载体的历史记录”③。

不仅如此，如果我们认真分析起来，图表、声像等非文字形式的符号记录实际上也并不能直接起到凭证和参考作用，它们必须辅以必要的文字说明，才能发挥档案的作用，在这点上它们和实物并没有本质的区别。既然我们已经将图表、声像列入档案的范畴，也就没什么理由不能接纳实物。

事实上，从记录历史的功用来看，实物档案是文字、图表、声像等记录的必要补充，把实物纳入档案的范畴，能够更加完整地记录和反映历史，更好地维护单位历史的完整性、积淀和传承组织文化。正因为如此，国内外许多档案部门都收集和保存了大量实物。

从上述分析可见，国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的各种有保存价值的实物符合档案的本质属性，那些对单位、国家和社会有保存价值的实物应该作为档案列入归档范围。

2．实物档案与文物的区别

“实物档案”学术之争的另一个焦点是有人认为，实物档案实际上是“文物”，档案部门收集和管理实物，是代行了文物部门的职责，会混淆档案部门与文物部门的职能，还有一些人认为这实际上是一种收藏，因此称之为“档案部门的实物收藏”或“藏品”。现实工作中，也确实有一些档案馆或单位档案部门收集了本地区历史上的印章、钱币、徽章等，并将之称为实物档案，由此更加深了人们的质疑。但是本文认为，实物档案与文物之间确实有密切的关系，但也存在明显的区别。

首先，文物的价值与档案的价值完全不同，文物是通过历史性、科学性、艺术性、社会性和经济性几个方面来体现其价值，只有具有上述价值的才可以是文物。显然，档案部门收集实物时并不以此为指标，而且实物档案在没有成为重大“历史”事件和重要“历史”人物的历史见证之前，可以是档案，但算不上文物。以此说来，档案部门特别是单位档案部门保存的实物档案中，会有一部分成为文物，但更多的实物档案还不能达到“文物”的级别，只是在局部范围内特别是本单位具有保存价值。不仅如此，按照《文物法》和有关规定，一件物品只有经过文物行政部门的规范程序认定后才能成为“文物”，并受到国家保护。而更多没有达到文物级别、没有被文物部门认定、只对某个单位具有重要保存价值的“实物”也不会列入文物部门管理范围内。

其次，文物部门收集和保管文物时，重点考虑文物的国家和社会价值，一般不会限定其是否来源于同一个地区或单位等，而档案的收集和鉴定则要严格遵守来源原则，以本单位职能活动中形成和征集的、具有保存价值的实物为收集范围，不是本单位职能活动中形成的、对今后本单位工作没有查考和利用价值的实物，就不应列入本单位实物档案归档范围。这应该是文物与实物档案的一个重要区别。

所以，档案部门收集和保管实物并不是代行文物部门的职责，实物档案工作与文物保护工作不仅没有太大的冲突，而且由于档案部门对实物的全面收集和管理，还能有效避免那些潜在文物的散失和受到破坏，为文物的收集和保护奠定基础。

二、实物档案归档工作中

一些具体问题的处理

1．超大超重或无法移动型、不是社会组织或个人在社会活动中形成的实物不应列为实物档案

在实物档案是否是档案的学术之争中曾有人担心，如果实物是档案，那么桥梁、大楼、车床等就都可以是档案，而这些是档案部门无力收藏和保管的；还有一些单位将科考活动中采集到的岩芯、化石等列入实物档案，引起了一些争议。其实这些问题在文物学界也存在过，现在已基本得到解决，我们可以从中得到一些借鉴：

《保护世界文化和自然遗产公约》（简称《世界遗产公约》）中将物质文化遗产分为历史文物、历史建筑、人类文化遗址三类，像故宫、赵州桥、卢沟桥之类的历史建筑和无法移动的文化遗迹可以是文物保护单位，但不算作文物。档案部门也不必勉强将那些难以收藏的超大、超重和无法移动型的实物划入实物档案归档范围。

同样，文物学界还认为，只有那些人类社会活动中创造的产物才能算作是文物，化石、恐龙蛋等虽然历史很长，但不是人类社会活动中创造的产物，所以不是文物。

从档案的概念和特点出发，实物档案也应该是经由社会组织和个人在社会活动中形成，自然形成物以及非本机关、家庭和个人在社会活动中形成的实物不能算作实物档案。例如，那些在科学考查活动中获得的化石、岩芯等虽然在科学研究活动中有重要的参考价值，但不能算是档案，只能是专业资料，应该由专业部门负责管理。2008年国土资源部印发了《实物地质资料管理办法》，规定由国家和省级实物地质资料馆藏机构负责筛选、采集、验收、整理、保管实物地质资料，已经很好地解决了这个问题。

2．正确把握实物档案鉴定工作的原则和标准，注重体现本单位主要职能活动的、独具特色的各种实物档案的收集

目前，各单位收集的实物档案普遍以荣誉类、证章类、赠品礼品类等为主体，但是不少单位对这些实物档案的收集显得过滥，使实物档案显得比较庞杂。在收入这类实物时，档案部门既要秉着历史的、全面的、长远的观点，也要正确把握档案鉴定的职能标准、来源标准和内容标准，把收集的重点放在体现本单位主要职能活动的各种实物档案上，同时避免大量收进非本机关主要职能活动中形成的、在职能、来源、内容方面价值不高的实物。

另外，不少单位对于本单位职能活动中形成的其它各种有重要保存和利用价值的实物的收（征）集也显得较为薄弱，从而影响本单位档案的整体价值，也不能很好地体现本单位档案的特色。由于这类实物缺乏共性或普遍性特征，很难在档案行政管理部门编制的实物档案归档范围中统一加以明确描述或规定，因此，要求基层档案工作者具备一双“档案眼”，随时发现那些具有档案价值、有特色的实物，这样才能使本单位的实物档案更具特色，更能全面和深度反映本单位的历史面貌。

总之，认真研究实物的档案属性和价值、准确把握实物档案的鉴定原则，是准确界定实物归档范围的两个重要前提，也是整个实物档案工作的基础，非常值得继续加以思考和关注。

注释：

①王巍.“实物档案”不是档案家族的新成员[J].北京档案,2008,(03):36-37.

②中华人民共和国档案法

③国家档案局第8号令. 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

参考文献：

[1]霍振礼．实物档案的崛起与档案定义的表述——兼与李恕德、陈永斌同志商榷[J]．档案学通讯.1993,(5).

[2]姜之茂．谈档案部门的博物意识和实物收藏[J]．中国档案，2001，(1).

[3]翁梅．浅谈实物档案的归档与管理[J]．浙江档案，2008,(10).

[4]段振强．为实物档案定个位[J]．北京档案,2006,(1).

[5]穆天勇，李富英，杨爱东．实物档案归档范围与整理[J]．陕西档案，1997，(2).

[6]王巍．“实物档案”不是档案家族的新成员[J]．北京档案,2008,(03):36-37.