会议管理制

会议管理制（精选8篇）

1.会议管理制 篇一

专业：食品科学与工程班级：0801班姓名：冯春苗学号：20080015143

从成本的角度分析会议管理

什么是会议成本

会议成本是指与会人员及服务人员花费在会议期间的时间量价值、相当于工作量价值及其经费开支的总和,即时间成本、效率损失成本和直接会议成本。

会议成本的类型

会议作为工作手段的一种，也和其他行为方式一样有它的成本。一个是直接会议成本。这种成本也可以称为会议花费，这些花费包括与会者到达会场的旅行费用、会议期间的住宿、交通等费用、会场的租金、相关文件资料的费用等等。这些花费都比较直观、清晰，也比较容易预估和统计。另外一个是时间成本。它由与会者的会议准备时间、到达会场的旅行时间以及会议工作人员(包括会议秘书)的时间和与会者的人数等几个相关因素组成。有时，这种时间成本可能由于各种比如与会人员的准备时间太长且零碎等因素，造成难以统计和计算，我们可以把它转化为金钱成本。金钱成本由与会者人数和与会者的平均工资构成。

还有一个是损失成本。这个成本是由于与会者参加会议，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失。这个成本比较隐蔽，很多时候会被忽略掉，但它形成的结果又实实在在的摆在眼前。比如公司的周例会，可能有不少参加周例会的人有这样的经历，开会时心不在焉，因为还在想着某个客户的电话或许马上就要打进来了，前台或者秘书不一定处理得好，会跑单。

控制会议成本的有以下几个方法

1、制定会议计划，会议的议题可控，长短可控，思路可控，效率高且效果好。

2、找干练主持人，主持人可以拉回跑题者，可以调节斗争者，激活沉默者。

3、减少例会频率，增多随机小规模会议，可以大大节省会议人力成本，减少劳民伤财的事情发生。

4、增加视频会议的设备，其实非常便宜，我就有个朋友做视频会议，可以减少远程控制会议的费用

会议成本计算方法

会议成本=会议工时成本+效益损失成本+会议直接成本。

即：会议成本=参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×(参会人数+2)×(1+1.5)+会议直接成本。

会议成本增加的原因

造成会议低效的原因很多，归纳起来主要有以下几点：

会议时间安排不当。比如会议安排在快下班的时候召开，这时候大家已饥肠辘辘，而且可能已疲惫不堪，甚至可能归心似箭了，大家的精神和心绪都无法集中，会议结果必然是流于形式了。

降低会议成本的方法与途径

降低会议成本的前提是要先明白会议的类型

在会议成本观念没有建立起来之前，会议的成本很可能失控；特别是时间成本和损失成本，非常有机会居高不下或是大得惊人。

但是会议是必需的，它有着其他沟通方式不具备的优势，比如周例会，在总结和规划方面就很有效；而且各种会议都有它召开的合理时间和频率，这种时间和频率与会议的类型有关。

沟通型：这种会议最重要的功能在于交流信息、内部协调、得出结论等；比如部门协调会、头脑风暴就是这种类型的会议。在这种会议里大家就是要把自己的观点、想法、信息谈出来，相对的会议气氛会轻松随意些；特别是头脑风暴，更是要大家的思维发散出去，甚至可以不需要得出结论。管理型：这种会议主要在对一些事物进行规范或是宣布政策和决定；典型的像阶段性工作分配会议等；这种会议就是要让大家明白一些事情或规定，不需要大家就会议的内容、事项作讨论，只需要按照上面的规定执行。

决策性：这类会议主要是得出某些决定或方案；比如董事会、一些流程的制定会等等。这些会议的主要目的是要针对某个或某些具体的问题达成一致，并最后得出统一的结论并规范大家按结论去行动。

知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整自己的行为，尽量让每次会议都可以高效；除了调整上面的那些方面外，还有一些细节可以帮助我们做得更好：

1、参加会议的人员数量要控制合理，不能太多也不能太少；与会者在公司的层级不能选树过大，应保证每人都能在正常的压力下畅所欲言、各抒己见。

2、要心胸宽大，接纳各种意见，并给每个发言者以鼓励和赞扬；善于倾听和理解，不忽视各种看是微不足道意见和看法；注意措辞，不要打击

了他人的积极性，特别是对此不同意见的人。每个与会者的风格、能力、经验、思维方式和看问题的角度都可能不一样，就有可能形成理解的偏差或误解，甚至是冲突，这时候既要有积极正面的心态，还要善于利用各种技巧来保证会议在正确的氛围下进行。

3、注意会议的主题和大家讨论的方向又无偏差，要适时把会议方向拉回来；同时还应注意会议过程中可能产生的从众心理，多鼓励持与大家不同意见的人多发言，并给予适当的鼓励和赞扬；对于要公布的既成决定，要控制会议不再讨论，如的确需要，可以里外安排会议专门讨论。

4、控制会议按流程进行，掌握好时间，尽量不要推迟或延长会议；对每个与会者的发言时间应该有的限定；如果会议议定需要得出结论的，要事先告诉与会者，让他们心里有数；这些都可以在会议议程里写明。

5、会议得出的决定和结论应该落实到部门或人，并且确定完成需要的时间、资源、配合以及遇到问题时可以到何处或向谁活的帮助等等。

6、安排会后跟踪，确定会议的决定和结论能够有效实施。

对于参会者而言：

1、以积极正面的心态面对会议。开会能够直接表现与会者的业务能力、沟通能力、人际关系的处理以及应变等等能力，同时还可以与其他与会者进行交流；这既是展现自己的一个舞台，也是提高自己的机会。

2、明确会议目的，做到事前准备充分，发言有的放矢。这样既能节省时间成本，又能让大家明确自己的想法和问题，有助于得到帮助和帮助别人。

3、会前做好准备，除了准备好自己要发言的内容以外，还应大致了解一下其他与会者可能发言的内容，并且应该考虑到自己可能会被提问，有可能的话也准备一下应该提出的问题或意见。

作为会议的协助人员

1、要事先准备好会议议程，并在会前打好发到每个与会者手上，让每个参与者都明确了解会议的目的、主题、程序、参与人员构成等等；如果需要大家同意讨论的问题，应事先将这些问题的相关资料准备好，随会议议程一同发给每一个与会者。

2、要做好会议记录，并且会议结束后及时整理发给每个与会者和相关部门。

3、如果会议的除了需要成文的规定或决策，要及时将会议记录给决策人过目签名，然后再下发。

会议的地点安排不当。比如头脑风暴安排在一个人声鼎沸的公园里，这下好了，大家需要找创意找灵感的条件都没有了，总会不断地被人打扰，会议怎能有好的结果呢?

与会者的选择不当。比如产品设计会议没有请设计师却请了生产工人，这样怎么会有好的结果。

会议主持人选择不当。如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容、局面时，或者主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都可能的失控，结果也不会好到哪里去。

会议的准备工作未能做好。会议前没有及时通知大家，大家没有足够的时间准备需要的资料，或者无法安排时间参加会议造成缺席；这种会议的效果自然大打折扣。

会议的目的、流程不明确。为何要召开会议的理由和目的不明确或不充分，与会者不知道要的讨论什么或者要得出什么结论，这样的会议只能是浪费大家的时间和精力。

2.会议管理制 篇二

一、国际学术会议的财务预算工作

预算对于会议财务管理是至关重要的,因为估算出会议总收入、总支出的金额,就能预知最终的盈亏。预算的结果应该是收入大于支出,否则就要调整预算中的支出金额或者努力寻找其他会议收入来源,以保证会议不出现亏损。

(一)收入部分

1. 会议注册费

注册费是会议最主要的收入,是决定会议能否做到收支平衡的重要因素,对它的定价至关重要,定低了必然亏损,定高了就有可能减少参会代表的数量。

国际会议的注册费主要包括代表注册费和陪同人员注册费两大类型。陪同人员交纳的注册费通常仅为代表注册费的一半或更少,这要视注册费中所包含的项目而定。

会议组织者希望尽可能早掌握会议的盈亏程度,所以鼓励会议代表提前注册、提前交纳注册费。为此可以设置一个截止日期,在这个日期之前注册的代表,其注册费可适当减少。

2. 赞助费

当估计会议注册费的总收入不够支出时,要想增加收入的办法使会议的财务预算达到平衡,首先考虑的是寻求赞助商,其次是政府部门的补助、基金赞助或私人赞助。

3. 中央财政拔款收入是指在无会议注册费收入、赞助费以及国际组织专项资助,或者已有收入但不足以弥补会议支出时,中央财政对国际会议的补助。

4. 饭店优惠佣金

饭店接待会议代表时会在各方面给会议提供一些优惠条件,给组织者一定比例的返还。

5. 旅游与展览收入

来参加国际会议的人员大部分来自国外及外省市,如果在会议之余联系当地的旅行社安排几天自费、自愿参加的可了解当地人文历史的旅游项目,这也是颇受欢迎的。这是和会议内容完全不相关的另一项活动。如果组织成规模了,不但是为参会者提供另外的增值服务,还可从旅行社拿取佣金。另外,会议过程中还可招商,请相关行业或公司做展览、展示也可以增加会议收入。

(二)支出部分

根据财政部财行(2015)371号文件《在华举办国际会议经费管理办法》的要求,笔者以表格的形式整理出国际会议的各支出项,给财务人员计算预算数和结算数提供便利。

按以上表1与表2相减编制会议预算,还要在预算中加入预算总支出约10%的资金备用,以防一些不可预料的事件发生。如果预算总结中收入大于支出则可;反之,则要进行调整。

二、国际会议的财务结算工作

财务结算是国际会议所有后续工作中最重要的一环。下面就针对核算各项收入支出时可能出现的诸多复杂情况加以分析说明。

(一)收入部分

1. 注册费

注册费是国际会议最主要的收入,虽然在会前几个月这项核算工作就开始了,但是由于国际会议的注册费有时即使到了会议快结束时有些采用银行转账或以汇票托收方式交纳的仍没有到账,这时就不得不让这些会议代表现场再交纳一次费用。当收到这些迟交的注册费时,应及时将费用退还。这是很细致和复杂的工作,一般需要约2个月的时间才能最后完成。

2. 企业赞助费

企业赞助费是国际会议的第二项主要收入,通常赞助企业都会按承诺付款。但一些跨国公司的赞助款就不一定及时到账。这样,会议就不能如期完成结算工作,会议组织者须安排专门人员落实这项工作。

3. 住房佣金

住房的佣金要根据不同的饭店和房型逐间计算。

4. 旅游费用

会议在组织旅游活动时常常规划几个不同的路线来满足参会者的需要,也允许他们随时更换取消已选路线,可见,结算旅游费用也不是简单的工作。

5. 其他收入

国际会议还可能有其他收入。例如,不交注册费的陪同人员要参加会议的宴会等活动、有些在会议现场出售的会议论文集、纪念品,等等。

(二)支出部分

国际会议通常是在会议结束后才开始支付各项费用。会议的各项活动在会前都必须与服务机构签订严格的包括付款金额和付款方式的合同,在前文提到的支出各项如果是据实核算还算比较简单,但以下几点在计算支出项目时要特别注意。

1. 向国外机构组织付款

如果国际会议的论文集的编辑印刷和某些活动是委托国外机构完成的,则一般步骤如下:向国外机构支付外汇要经过严格的审核(因为我国是外汇管制国家),通常需要向会议组织提供一份付款凭证,凭证上面要写明机构的名称、付款的项目和金额;财务人员要给当地有关政府主管部门提交申请报告和这份付款凭证,经审核批准后才能通过银行办理汇款手续。

2. 退款

有些会议代表交纳了各项费用,但没能如期前来,组委会就要按政策向代表退款。在会议结束前要尽早办理完退款手续,因为它关系到组织者的信誉和国家形象问题。

3. 设备租用费

会议组织者是否能如期支付给设备使用费主要依据会议期间设备公司服务人员的工作和设备的质量。有些设备公司为会议提供的设备陈旧老化、运算速度慢,在使用时经常出现如死机等故障,严重干扰会议的正常进行,会议组织者可以向这样的设备公司提出索赔。

4. 餐饮费

在任何一个国际会议中,餐饮费都是很大的支出,如果出现会议代表在宴会后产生腹泻和呕吐的现象,就不能按合同规定付款,要求提供餐饮的服务方承担一定的经济赔偿责任以支付当事人的医疗赔偿等款项。

5. 工作人员劳务费

国际会议大多数工作人员都是兼职人员,因此,不管会议盈利还是亏损,会议组织者都要给这些工作人员一些劳务补助,并要为每位工作人员代缴个人所得税。

三、国际会议进行过程中的财务管理

在会议进行中,把财务信息纳入计算机管理,利用相关软件,达到每个人、每笔账、每类收入、每类支出都纳入统一管理,做到查询便利又计算准确。收缴费用时,按各种汇款类型及现场的支票、刷卡、现金分类等及时整理计算。在工作流程中优化管理,提高效率。收款后,要及时开据发票,有些不需要发票的国外来宾,也要按财经纪律给他们开正式发票,保证每笔款项及时入账。

虽然国际会议的财务工作分预算、结算等步骤,但在预算阶段就要把控好各种收支因素,在保证质量的前提下节约开支;同时,把该收的钱足额收上来,把财务工作作为贯穿整个会议进程的一条主线,使这项工作在经济上有所收益,从而为后续事业的发展做资金上的积累。

参考文献

[1]财政部.《在华举办国际会议经费管理办法》财行,〔2015〕371号.

[2]武少源.国际会议的财务预算[J].中国会展,2008,(5).

[3]武少源.国际会议的财务结算[J].中国会展,2008,(17).

3.管理 会议等 篇三

新闻出版总署：不再保留报刊编辑部体制

7月30日，新闻出版总署发布了《关于报刊编辑部体制改革的实施办法》，对经新闻出版总署批准从事报刊出版活动、获得国内统一连续出版物号、但不具有独立法人资格的报刊编辑部体制改革作出部署。《办法》强调，原则上不再保留报刊编辑部体制，对现有报刊编辑部，区别不同情况实施不同改革办法。

新闻出版总署等三部门联合督查有偿新闻治理情况

8月2日，由新闻出版总署、中纪委驻总署纪检组、全国“扫黄打非”工作小组办公室组成的中央督察组，赴广西、海南对打击“新闻敲诈”治理有偿新闻专项行动贯彻落实情况进行督查。督查小组还将陆续分赴河南、贵州、内蒙古、山西、安徽、江西等地进行专项督查。各省（区、市）新闻出版行政部门联合“扫黄打非”办公室、驻局纪检组监察室也于8月10日前对本地区打击“新闻敲诈”治理有偿新闻专项行动贯彻落实情况进行了督查。

广电总局表彰部分电视节目

8月，广电总局对64家卫视部分综艺节目提出表彰，并下发了《关于表彰2012年广播电视创新创优栏目的决定》，对今年以来创新创优取得突出成就和经验的18个电视栏目、10个广播栏目予以表彰。表彰名单中包括天津卫视《非你莫属》，江苏卫视《花样年华》以及浙江卫视《中国好声音》等。《决定》指出，这些受到表彰的栏目，绝大部分是原创栏目，也有一些引进消化吸收再创新栏目，其共同特点是坚持正确导向，注重社会效益，体现以人为本。

会议

三网融合中国峰会在中国国际展览中心举行

8月22日至23日，第四届三网融合中国峰会（CNCS2012）在北京中国国际展览中心举行。此次峰会以“新电视?新模式?新生态”为主题，由中国广播电视协会和北京国际广播电影电视设备展览会组委会共同主办、中广互联承办，邀请了相关政府主管部门、研究机构、业界专家及企业共同研讨、解读三网融合领域新的政策趋势、新的技术动态，全面探讨传统电视新的业务形态与发展模式，为建立新的电视生态体系、促进我国电视业的转型与三网融合进程建言献策。

第十九届北京国际图博会开幕

8月29日，第十九届北京国际图书博览会在中国国际展览中心(新馆)开幕。包括主宾国韩国在内，参展的还有来自75个国家和地区超过2000家的中外出版单位。此次图博会由新闻出版总署(国家版权局)、国务院新闻办公室、教育部、科学技术部、文化部、北京市人民政府、中国出版协会、中国作家协会联合主办，中国图书进出口（集团）总公司承办。本届图博会较往届相比，海外参展势头更为活跃，届时将有来自韩国、丹麦、英国的作家、诗人参加出版交流活动。

第十一届中国长春电影节开幕

8月20日，第十一届中国长春电影节在长春开幕。本届电影节开幕式以“中国长春电影节20年历程”为主线，以“电影人回家”为主题，对以往十届电影节进行了回顾。本届电影节共有268部华语影片报名参赛参展，最终32部影片入围。电影节期间，参赛参展影片展映、港台影片展映、国际电影展映和华语新片推介等活动也陆续举办。

报刊图书

粤传媒正式更名

8月2日，粤传媒资产重组客户答谢会在广州举行，重组后的粤传媒正式更名为广东广州日报传媒股份有限公司。粤传媒的三大全资子公司包括：广州日报报业经营有限公司，主营《广州日报》的广告、发行、印刷业务；广州大洋传媒有限公司，主营12家系列报刊的广告、发行；广州日报新媒体公司，主营以大洋网、数字报纸、移动互联网为主的新媒体业务。

长沙晚报报业集团《星沙时报》创刊

8月6日，长沙晚报报业集团旗下的《星沙时报》创刊仪式在湖南长沙县星沙举行。《星沙时报》开设了要闻、民生、经济等多个栏目，立足本土，以促进长沙地区经济社会发展为宗旨。该报主要面向长沙县、经开区发行，还将投递至湖南省委、省政府和长沙市委、市政府以及重要省直、市直部门。同时，通过邮发覆盖在外地工作的长沙县籍知名人士。

《中国印刷年鉴》绿色出版行动开启

2012年8月28日，由中国印刷技术协会携手中国印刷杂志社主办，山东斯道拉恩索华泰纸业有限公司、天津东洋油墨有限公司及北京盛通印刷股份有限公司联合协办的“《中国印刷年鉴》绿色出版行动”新闻发布会在北京召开。《中国印刷年鉴》执行主编张震一向与会代表介绍了《中国印刷年鉴》的发展历史及此次活动从策划到具体方案落实的有关情况。据悉，《中国印刷年鉴》（2012卷）将成为我国印刷界的第一本绿色出版物。

百年《新青年》杂志换新颜

8月，由宁夏人民出版社出版的《〈新青年〉简体典藏全本》正式与读者见面。《新青年》由陈独秀于1915年9月在上海创办，1926年7月停刊，是20世纪以来中国最具影响力的杂志之一。《〈新青年〉简体典藏全本》改繁体为简体，改竖排为横排，在内容和语言表达上尽量保持了原貌，不仅可以使读者借助它更加清楚地了解五四新文化的传统，而且也能够为专家学者的研究提供更多便利。

广播影视

央视奥运收视升7倍

伦敦奥运会期间，央视动用了一套、五套、七套和新闻频道全面播出奥运赛事以及与奥运相关的新闻访谈节目，产生了整体收视效应。收视率调查显示，7月28日、29日、30日这3天，央视13个频道整体收视率出现猛增势头，其中黄金档比平时上升了57%，白天收视率比平时上升了68%。上升最快的是央视五套即奥运频道，黄金时段上升了689%，各个地方频道的综艺节目均受奥运冲击。

纪录片《中国功夫》将在全球播映

4.管理-会议管理技巧 篇四

作為企業管理人員，每個人一定會碰上一大堆開不完的會議，如何開好會議，如何使會議開的有成效，如何讓每個人都能各抒己見、各得其所？我工作十年以上，開了數不清的各類會議，總結經驗，歸納以下十點供大家參考。

1〃 以積極的心態看待會議 在參加會議以前，一定要以積極正面的心態參加，要明白開會是一種最直接表現你自己能力的機會，你的業務能力、人際能力、應變能力、表達能力等都會在開會中表現出來。2〃 要有明確的會議目的 開會通常為了三個目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個目的，會前一定要明白會議的主題，圍繞主題有的放矢做充分準備。

3〃 精選參加會議的人員 會議的參加人員數量要適度，不能太多，在公司中的層級不能相差太遠，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見。4〃 會前要有議程 要在會議之前建立清楚的會議議程，並要在會前發給各參加會議的人員，使他們能瞭解會議的目的、本質與架構，使他們能有充分的時間準備相關的資料。

5〃 會前要作準備 參加會議前要根據得到的會議議程作充分的準備，包括收集資訊、準備資料，如要在會上發言不但要準備發言內容，還要設想別人可能會提的問題並作準備。

6〃 公開稱讚、私下批評 會中要做到就事論事，爭論時不可惡意批評別人，對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱讚，對意見不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級人員參加時更要注意，千萬不能為了體現自己而貶低他人。

7〃 開放心胸，容納意見 會中要採取民主模式，要開放自己的心胸去傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結論強加於人，如果你要公佈既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。

8〃 設定時間，準時開始、準時結束 要尊重別人的時間，開會一定要準時，並要對每個議程定個大致的時間限制，一個議題不能討論過久，如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。如一個議題一定要有結論的話要事先通知與會人員，使他們有思想準備。

9〃 認真做好會議記錄 一定要有一個準確完整的會議記錄，會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限，如此項決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會後互相推諉，影響決議的完成。

5.会议管理制 篇五

为进一步加强安全生产管理，切实做好安全生产的各项工作，2002年4月26日，在集团公司四楼会议室召开了一次加强安全生产管理的会议。会议由集团公司董事长兼总经理陈正国同志主持，集团公司副总经理、总工、各工程公司、子公司、项目部、集团公司各部室管理人员参加了此次会议。会议首先听取了各工程公司、各项目部对今年各项安全生产管理工作的汇报，在听取完汇报后，集团公司总经理陈正国同志对今年的安全生产工作做出了如下安排：

一、各工程公司及项目部要不断提高安全生产管理的认识，加强对安全生产管理的学习，要严格按照今年的安全活动计划安排，开展今年的各项安全生产活动。

二、要紧密围绕“安全责任重于泰山，落实安全生产规章制

度，强化安全生产防范措施”这一主题，不断加大对安全生产的宣传力度，要使各项安全生产管理要求规范深入每个工人的心中。

三、今年的“安全生产年”活动领导小组的同志要切实本着

对社会、对集团、对工人高度负责的心态，踏踏实实，以进一步使我公司的安全生产工作更上一个台阶。

四、要加大力度开展今年的安全生产活动，同时广大领导干

部也要奖今年安全生产工作放在各项工作的首要位置，切切实实为我们广大职工的安全着想。

五、各工程公司及各项目部要针对现场实际情况做好今年的安全生产管理办法，要积极主动地配合集团公司搞好安全教育活动，特别是要做好现场安全教育工作。

六、各工程公司及项目部要结合安全生产年活动计划安排的“百日安全无事故活动”及“防止五大伤害”的要求制定出各项施工防护方案，以切实做好今年的工作。

6.酒店会议管理 篇六

一． 酒店召开会议的目的和作用

1、沟通传递信息，讨论研究工作。

利用各种会议，沟通传递日常运作的信息，讨论研究经营管理中的政策问题。

2、布置安排工作任务，推动促进工作进展。

1）在布置、决策一项工作任务之前，征求高级行政管理人员的意见，进行讨论研究是很有必要的。好处在于：

便于了解每人对这项工作、这项决策的反映态度；

便于总经理和运转经理对工作进展的调控，和对各级管理人员的驾驭；

便于统一管理人员的思想和行动。

能够面对面地进行感情沟通，能够比较深切、准确的了解和掌握各方面的对问题的看法和态度，随时可以探讨并改进、补充工作计划。

可以协调管理过程中各方面和各部门的关系。适时召开协调会议，解决酒店运转中出现的问题，可以使酒店的经营运转达到高效、有序。

酒店内部会议，要经常向各级管理层布置任务，安排各项工作。并且在每次工作指令会上要督促检查上次布置的工作任务完成情况。

二． 酒店内部会议的种类

1、战备发展会议。

这是一种由酒店高级行政管理人员参加的，研究酒店未来战备发展规划的重要会议。比如：有关酒店的发展目标、经营战备、经营方针的研究和讨论；酒店的财政预算和成本费用的控制；酒店对市场的调查和研究，讨论制定市场营销和公关方面的策略；酒店未来规划、发展多角化经营的可能、思路和设想等等。这些内容都涉及到酒店今后的发展方向，酒店的经营管理中的重大问题，涉及到酒店经营管理目标、方针和战备，是酒店内最高等级的最重要的会议。主持会议者和参与会议者都必须对这种会议给予高度重视。与会者事先都必须得到会议通知，并有所准备，对会议所提出的议题，提出自己的看法和意见，提出自己的分析和对策。而不能临时地、随意地召开这种类型的会议。

2、酒店运转会议。

酒店经常要召开这种类型的会议。这类会议实际上是随着战备任务的下达，对各项战略任务的分解和实施而召开的会议。

3、沟通协调会议。

是在酒店实施运转中，各部门在具体运作时，发生的一些工作中的矛盾和问题，而需要进行的沟通和协调方面的会议。除此以外，沟通方面的会议还包括，将酒店的经营发展的重大战略和决策、经营方针、目标和方向告知全体员工，酒店经营情况的通报、对客服务质量和客人投诉、表扬情况的反馈，以及一个时期下来对全体员工通报酒店有关情况等等。

三． 酒店日常会议的内容概述

1、每日晨会。

每天运转方面的日常事务，通过召集晨会，使各部门经理了解当天经营接待方面的重要信息；总经理通过晨会来讲评服务质量；最后安排当天的重要工作。

1）内容：

大堂副理和质检部门通报客人投诉和每天质量检查情况。

前厅部通报昨天客情状况和当天的客情报告。

营销部和餐饮部通报当日重要接待活动和当天重要会议，重要宴会情况。

检查前一天晨会布置的工作任务的完成情况。

布置当天的工作任务。2）方法：

准时开会，迟到的予以处罚。开晨会的时间，最好是各部门经理上班后半小时，这样好让部门经理上班后有个了解和处理、安排本部门工作的时间。

会议时间控制在20分钟左右，一般不能超过半小时。这就要求会议内容安排紧凑，非普遍性的问题不在会上说。个别部门的事情，晨会以后个别谈。这样不占用大家的时间。

一定要询问前一天布置的工作完成情况，这是一种检查工作的方法。如果某个部门没有完成工作任务，这就要问为什么，就这就对各部门经理有了压力。

主持者要对质量问题作出裁定或给出明确意见。

2、办公会议和一周工作指令会议。

（1）酒店办公会议。这个会议除了回顾本周工作、安排下周工作以外，有时候还要讲座研究一些专门的问题，研究企业经营发展方面的规划、各部门在本周内提交总经理要研究答复的问题，以及酒店高级行政管理人员考虑到的问题。办公会议一般控制在一个半小时为宜，办公室主任要做好会议记录和会议纪要的整理工作，并将整理好的会议记录交总经理或运转经理审阅，以便总经理或运转经理准备下周工作指令会的内容。

（2）一周工作指令会。一般定为每周一上午召开。各部门负责人参加，总经理主持。总经理不在时由运转经理主持召开。办公室秘书做好记录，会后要将纪要下发各部门执行。这个会议有以下几个方面的内容：

财务总监（或财务部主任）通报分析上周酒店财务经营情况，并与前周比较，与上个月和上一季度的同期比较。

大堂副理和质检部门分别通报上周客人投诉情况和上周服务质量的讲评分析，特别是每周的投诉率的分析。

前厅部通报上周客情（包括出租率、平均房价、团队和散客比例、客源结构等）和本周客情预测预报。

市场营销部和餐饮部通报市场情况、本周重要活动、会议和重要宴会情况。

分析并检查询问各部门上周工作完成情况。

总经理和运转经理布置安排下周工作。本周工作任务内容大体有以下几个方面：本周接待任务、接待活动的讲评、安排和协调；本周服务质量工作重点和有关安排；本周行政日常工作的具体布置；通报办公会议研究决定的有关问题和工作要求等。

3、房务协调会议和餐饮协调会议。

这两种协调会一般由运转经理主持，每周或每周分别召开一次，在酒店营业初期，协调会议较多，可能每周召开一次。随着酒店运转管理逐步上轨道，也可能每两周或每个月召开一次。召开这两上协调会议，主要是为了协调营业创收部门在日常运转中所遇到一些矛盾和问题，使有关部门都能为两个营业部门服务，为他们的经营创造良好的环境。

（1）房务协调会议。参加部门有与房务系统工作有关的工程部、财务部、营销部、安全部等等。房务协调会议的内容，通常是先由房务各点（诸如前厅、客房、洗衣场、PA组）提出需要各部门帮助解决的有关问题。因为，在日常运转中，房务部会遇到设备设施的维修保养、日常用品的采购和配备、团队接待沟通、餐饮服务的完善、楼层安全管理等方面的问题。针对房务系统提出的问题，总经理和运转经理进行协调。然后，再由各部门提出还需要协调的问题。每次房务协调会议，要检查上次协调会议协调布置工作的完成情况。

（2）餐饮协调会议。参加的部门有工程部、采购中、结帐处、营销部、房务部等等。除了餐饮部本身要做好服务工作外，各部门对餐饮工作的协助和支持，也是不可缺少的。餐饮日常运转中，厨房、餐厅设备的维修保养、原料的及时、保质、保量的采购供应、团队客人的用餐，大型会议的组织协调，都涉及到各部门与餐饮的有机配合和协调。

4、每月经营管理和质量分析讲评会议。（1）市场和经营情况讲评会议。由总经理（或运转经理）主持，各部门经理参加。每月初召开，主要内容由市场营销总监和财务总监分别分析讲评上月酒店市场营销情况和经营情况。最后由总经理（或运转经理）小结，提出本月市场营销和经营管理方面的侧重点。有时各部门的经理也可以在会上发表自己的意见和看法。市场营销总监在这个会议上要通报市场信息和动态，并作细致的、科学的分析；要通报上月市场营销情况（出租率、房价、客源结构等）；要分析本酒店在市场竞争中所处的环境和预测当月的市场，提

出市场营销方面的对策措施，以便总经理决策。财务总监需要通报分析上月

财务经营情况，包括上月酒店营业收入和各部门的分解收入、利润、成本费

用消耗情况等，并对此进行分析讲评，看看酒店各部门执行每月预算的情况

究竟如何，提出关于酒店财务管理的意见、建议和对策。在分析讲评市场和

财务经营的基础上，最后总经理（或运转经理）作小结，并对当月市场和经

营工作提出意见。

（2）质量分析讲评会议。由总经理（或运转经理）主持，各部门负责人参加，主要是由大堂、质检、安全、设备、卫生、纪律等职能部门负责人，通报上月这些方面的质量检查情况。每月召开酒店服务质量分析讲评会议，是使酒店各部门负责人和全体员工加强质量第一的意识和认识，始终把提高服务质量作为酒店常抓不懈的一项战备性的任务。进行质量分析会议的目的是鼓励先进，表扬质量工作做得好的部门和个人，提出分析每月质量工作中的薄弱环节，提出改进质量工作的措施和办法，以不断提高酒店服务质量。

A． 每月质量分析会议的内容有以下几个方面：

大堂副理和质检小组分析汇总每月客人投诉和质量分析检查情况。计算出当月客人投诉率是否在质量要求的标准之内，分析投诉率高低的原因。内部质量检查中存在哪些薄弱环节，原因是什么。表彰每月质量管理工作中成绩突出的部门和个人。最后要提出质量管理中的分析意见和建议，供总经理和运转经理参考。

设备质量管理委员会通报、分析、讲评上月酒店设备检查和设备质量管理工作情况。

安全质量委员会通报、分析、讲评上月安全质量情况。

卫生质量委员会通报、分析、讲评上月卫生质量管理情况。

人力资源部通报上月培训工作和酒店各部门执行规章制度的工作情况。培训部通报上月培训工作情况。

设备、安全、卫生、培训、纪律管理部门在通报分析情况中，要对各方面和各部门质量管理工作奖优罚劣，并对质量工作中存在的问题，提出改进措施和对策意见，供总经理和运转经理参考。

最后，总经理（或运转经理）作每月质量管理工作小结，提出当月酒店质量管理的重点和要求。

B．要求：

大堂副理在会前要认真整理分析宾客投诉情况。

各职能部门对质量检查中查出的问题要进行认真的汇总，提出质量问题的原因分析和改进提高质量工作的措施。

所有这些内容要整理文字材料，在会前报总经理和运转经理。

7.大型国际学术会议项目组织与管理 篇七

国际学术会议的种类按照区域范围、会议规模、时间周期等不同标准进行划分, 可以包括以下类型的会议。从区域范围上划分可分成国际学术会议、洲际学术会议、三边国际学术会议、双边国际学术会议等;按照规模可分为大型学术会议, 一般指邀请代表在200人以上的会议, 其中国外邀请人员不低于三分之一;中型学术会议, 邀请人数在50~200人左右;50人以下的小型学术会议。按照时间周期可分为定期学术会议、不定期或临时学术会议等。国际学术会议具有学术研究主题明确性、交流专业性、会议成果具有时效性和前沿性的特点。在我国举办国际学术会议可实现下列目标: (1) 了解国际科技发展动态, 加强中外科技界的交流, 实现资源和信息共享, 提高我国在国际学术界的地位; (2) 积极引进先进技术和设备, 展示我国科技成就, 配合国内科技发展计划, 推动科技兴贸战略的实施; (3) 加强科技界与产业界的合作, 促进科技成果的产业化、商品化和国际化; (4) 推动国际科技合作, 实现我国科技进步, 促进经济与社会可持续发展。从国际会议协会 (ICCA) 提供的数据分析中可以看出有80%的国际会议属于自然科学领域。

二、大型国际会议申办和前期筹备阶段

2.1会议承办的审批、申请与获得

在我国举办任何类型的国际会议都属于外事活动, 都要经过政府的批准。根据会议规模的不同和学科的不同, 批准的级别也不同, 实行国务院和省部级两级批准, 省部级以下无权批准国际会议。在没有得到批准前, 任何个人和机构都不能在我国筹备和举办国际会议, 也不能承诺国外机构在我国举办国际会议。

会议申请承办书的撰写是一项学术会议工作的开始。会议申办书一般是写给相关国际社团组织的主席或理事长, 以信件格式表示对举办下一届学术会议的欢迎, 保证提供各种便利条件使会议取得圆满成功。具体而言, 包括: (1) 申请举办会议的名称, 拟举办的时间、地点及其会期等; (2) 申请承办单位的简介, 包括在该学科领域的学术实力和举办优势。有时还需要拟定初步的学术计划, 即会议特邀报告人数量、口头报告及墙报的安排等; (3) 拟申请承办学术会议的主题和学术议题; (4) 申请承办单位计划联合邀请的学术团体和单位; (5) 拟举办会议的财务预算等。当然, 有时国际社团组织也常常采取现场申报会议承办权的方式, 因此挑选一名具有专业领域知识并外语良好的代表做陈述报告十分重要。大型国际会议的申办权往往提早4~6年获得。如国际海岸工程会议 (ICCE) 2016年的举办权经过现场陈述评比, 由美国土木工程师学会CERE于2010年7月5日宣布在土耳其伊斯坦布尔举办。

2.2会议筹备工作组的成立

2.2.1会议准备工作。

取得国际会议承办权后, 建立会议筹备工作组, 收集会议前几届会议相关信息和资料是会议组织工作的开始, 调研工作需要提前1~2年甚至更长, 大型国际会议的调研往往还要派工作组专家团队去别国参会并实地考察会议现场, 获得感性认识和办会启发。会议初期方案的制定和工作安排是需要中方召集人及时与国外主办组织沟通并取得认可的。另外, 也必须定期召开会议筹备进程阶段的协商工作会议。及时通报并讨论各项筹备工作的进展与阶段目标。

2.2.2会议秘书处设置

这是会议顺利举办的保证和核心。秘书处核心成员, 4~5人均可。除会议秘书长统领会议各项工作以外, 秘书组中应有1~2人具备与会议主题相关的专业基础知识, 这是十分重要的, 也是会议公司所不能替代的。秘书组人员应该分工明确, 各司其职。一般而言, 可以从会议学术秘书、会议财务管理、会务管理及其会议考察等几个方面去安排。

2.2.3会议地方组委会确认

任何学术会议的召开必定涉及相关的学术交流和学术探讨活动, 因此具备权威的学术会议学术组和工作组是整个会议工作的关键。一般来讲, 这项工作常常在申办这项会议的前期工作中已经确认, 但也应该在下发第一、二号通知前再次予以确认。如地方组委会主席、组委会成员等名单及行使的职能等。

三、会议组织阶段

会议通知、会议网站、科技群体互通是会议信息宣传的重要方式。虽然互联网已经非常普及, 但并不是每位参会者都会及时通过网络收集会议信息, 因此通过纸质材料用邮寄的方式向可能参会的代表提供会议的各种信息是比较保险的方式。会议网站的建立是必须的, 它可以很好、很全面地反映纸质材料不能反映的信息, 而且还可以减少邮寄费用, 这也是常在纸质材料中告知会议网站的重要原因。

3.1会议通知

会议通知一般为三轮, 如果会议筹备期较长, 也有发4~6轮的。会议第一轮通知一般比较简单, 主要告知该学科领域的专家有这样一个会议, 时间、地点、主要议题等内容, 秘书处的联系方式和回执表。二号通知就应有比较全面详细的信息, 包括此次会议组织机构、主要议题和征文要求 (包括征文格式) 、会议初步议程、会议初步学术考察路线、回执表等。其中, 会议主要时间的确定、会议论文格式及回执表设计等相关内容是应注意的, 会议前至少2个月发出三号通知, 以方便计划与会专家了解会议的最终程序安排, 安排行程。会议三号通知是会议发出的最后一轮通知, 是会议期间所有会议学术日程和活动的详细安排。

3.2会议联络宣传与招商工作

会议组织阶段工作的好坏直接关系到到会代表的多少和会议期间各项工作的布置, 因此这段时间的工作是非常重要和繁琐的。会议联络工作包括会议协办单位的组织联系、学术组成员的联系以及与会代表的联系等, 因该项工作是重要的并贯穿始终, 所以一般由秘书长和学术秘书担当此项工作。参会专家层次、人数的多少是决定会议成功与否的关键因素, 同时会议赞助单位的落实以及展商的招募也是会议赢利与否的重要因素, 会议的宣传是必要的。通过会议专家组和工作组的邀请, 多为国内外知名的专家学者, 而通过张贴海报、发会议通知等手段才能发掘国内潜在的与会代表, 才能扩大学术规模, 提高会议的影响力。当然, 根据办会经验, 400人-600人参会的会议学术交流成果丰硕, 招商情况理想, 取得了较好的社会与经济效益。

3.3会议论文集收稿阶段

3.3.1投稿论文归类管理

会议论文会随着收稿截至日期的临近而变得越来越多, 因此经常要及时清理公布的会议联系邮箱。同时, 论文应及时归档管理, 可以通过建立简单的Excel表格进行管理, 下列内容可为:文章序号、国别、姓名、性别、文章题目、护照号、签证号、随从情况、住宿要求等回执表信息整理归类, 以便管理。学术秘书的工作除及时规整所收论文外, 与代表们保持联系, 及时解答相关问题也是工作的重心之一。文章归整完后, 就可以通过学术组专家及时审阅稿件, 层层删除不符合的文章, 并通过邮箱及时退还稿件;对于符合条件的稿件, 也应及时发送录稿单, 对文章的内容表示肯定, 并邀请投稿人与会并告知下一步的安排。

3.3.2会议注册费时间的安排

按照国际惯例, 会议相关费用如注册费, 文章版面费等的收取在接到录稿通知或邀请函后就可以支付了。会务组为了做好会议前期安排, 一般都会鼓励代表提前安排行程, 在优惠期 (会前3-4个月) 缴纳费用, 通常这期间的注册费一般比会前缴费或注册缴费分别要便宜20-30%%左右, 越早缴纳优惠越大。

3.3.3国际支付的开通

国际会议组织中, 国际支付的开通是保证国外代表顺利支付会议注册费的保证。近年来, 随着我国银行之间直接汇兑的增多, 通过国际银行的转汇也越来越常见。为了方便缴纳会议费用, 会议组织方一般会提供邮局汇款-票汇 (check) 、银行汇款-电汇 (wire transfer) 、银行卡转帐-信用卡 (credit card) 三种支付方式, 代表们可根据自己的实际情况确定其中一种支付方式。前两种方式对于国内代表来讲是比较方便的选择, 因此国内代表通常需要会务组提供相关的银行名称、账号及开户行, 同时将银行或邮局回单扫描发送给会务组。对于国外代表信用卡转账, 会务组应该提供账户开户分行名称、银行地址、邮编、银行分支代码以及银行账号以及联系人姓名与手机号等信息。

3.4会议指南的设计与制作

会议指南设计是会务组后期需合力完成的工作, 具有参会所有信息。其中应包含:组织机构、赞助与支持机构、大会主席欢迎词、总信息 (应包含技术报告安排、海报的设立与拆除、参展时间、媒体室、摘要集、论文集以及注册台、信息台等信息总汇) 、楼层分布图、会议议程详细信息 (应包含总体议程规划、分会场主持人须知、各分会场议程安排表等详细信息) 。会议指南中所安排的会议事项应该是经过会务议已经确定的事情。会议议程是会议指南设计的核心, 这需要花费大量的工作时间来完成, 同时也会根据情况的变化进行调整。同时会议指南还一般还包括技术考察路线及简介、陪同人员须知、晚间节目以及参展单位介绍。指南的最后一般为参会作者及主持人索引, 含作者、国家、论文 (或海报) 信息。会议指南的最后一页或封底往往提供了大会组委会的联系信息。

会议指南在会议中几乎人手一册, 使用频率最高, 因此, 造型设计以美观大方、轻巧灵便为主, 版面设计时考虑到方便查找与翻阅也是非常重要的。

四、会议召开阶段

4.1会议注册

会议注册是会议开始最为繁忙的阶段和关键阶段, 这段工作的好坏直接关系到会议整个阶段的运作。担任注册主要工作的应该是秘书处的全体工作人员以及众多的会议志愿者。会议秘书长负责整体协调工作, 学术秘书和财务人员是注册的核心成员。由于前期联系的关系, 学术秘书比较熟悉代表情况, 并在注册前也已准备好相关注册用的资料, 包括所有归类信息和缴费情况, 因此学术秘书需要与代表及时核对信息, 并进行修正。会议考察是自愿行为, 会务组一般只会在注册时张贴相关宣传海报供代表参考选择, 并另外登记缴费。提供给国外代表的会议注册费发票可以只有会务组公章的收款凭据;但对于国内代表就必须是国家税务机关认可的事业单位发票了。

4.2会议召开

会议召开前一定要在显眼的位置安放会场分布图、当天的会场安排和各会场报告顺序, 很多代表会在参会前核实报告情况。同时, 收集PPT的媒体室也是需要的, 它便于代表们及时在报告前将演示的PPT送到会务组整理并送到各分会场试演。因此, 组织者应该在会前根据会场设置, 准备相应数量的笔记本电脑和多媒体投影仪, 有时播放的图片会对此有要求。当然有些代表为了保密资料会不愿意拷贝多媒体到会议电脑上, 这也是可以理解的, 因此对此也要注意不要强求。对于提前告知工作人员防止其PPT外泄的代表, 工作人员也应尊重代表意见, 保护合法权益。另外, 当遇到原本计划做报告的代表最后因没能出席会议时, 应及时修改报告顺序, 并告知当天的会议主席, 否则, 参会代表将会要求等着报告代表的出现。

五、会议资料归档整理阶段

会议召开完后, 资料的整理归档也是十分重要的, 根据档案馆学术交流归档的要求, 一般需要归档的材料有会议通知、会议议程、邀请函、开幕式上的演讲稿、合影及相关照片、论文集、通讯录、会议纪要、会议总结等材料。因此, 从一开始到会议束, 就需要注意会议相关资料的收集整理工作。

8.会议管理制 篇八

@李景平（西安交通大学廉政研究所副所长） 实践中，会存在一些单位自知违规办会而不敢主动公开会议费的情况。即使是一些不怕公开会议费的单位，可能会顾忌公众想了解会议更多的细节而引来误解和麻烦，也不愿公开会议费。因此，会议费公示制度应当进一步细化和具体化，明确规定哪些会议必须向社会公开、应该公开哪些内容，以便公众监督。

@法制周报 我们在《会议费管理办法》中看到了过去少见的强化监督和问责机制。对计划外召开会议、以虚报冒领手段骗取会议费、虚报会议人数和天数进行报销、违反规定扩大会议开支范围、擅自提高会议费开支标准等违反《会议费管理办法》规定的行为，不但将责令追回资金，并对负责人员给予行政处分，如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。如果说《会议费管理办法》是一辆大车，这些监督问责举措，就是落实办法的车轮。车轮不能动，再精美的车也只能摆着欣赏。