论秘书的协调职能

论秘书的协调职能（7篇）

1.论秘书的协调职能 篇一

ABSTRACT

The coordinated relations are the secretary personnel work one of important functions, it passes through during secretarys all levels of supervisory work. The secretary personnel is fastidious coordinated relations art is works the essential method creative utilization to the secretary, is one kind excellent handles matters the skill. Current domestic mainly all only is discussed to this topic research from the general angle that, is short very much the coordination relates this question to rise to art highly studies, also is short to the coordinated relations individuality very much and art question conducts the research, but wants to complete the secretary to work, besides grasps the general method which the secretary works, but also should diligently unceasingly accumulate and the sublimation experience in the working practice, diligently enables it truly to achieve artistic the boundary. The secretary personnel coordinates the work which relates, relates in the entire organization carries on, is restrained to the institution, the unit goal, the leadership intention, the institution, the unit structure relations, the institution, the unit environmental factor. Only has in the certain authority foundation, own position, is clear about own status, is fastidious the certain coordinated art, some accurate role consciousness, the secretary personnel can effectively complete the institution, the unit coordinates relational the work. This article mainly discussed the secretary personnel coordinates relates the work the present situation, has discussed the importance and the coordinated relations which the secretary personnel coordinates relates works the difficult question in the secretary, was secretary personnel how art engaged in the coordinated relations work to propose own opinion in particular.

Key words: Secretary personnel; Coordinated relations; Art

2.论秘书的协调职能 篇二

1 树立正确服务理念, 认清协调在工作中的重要地位及作用

协调是机关工作不可缺少的基本环节, 是适应现代化管理要求、提高办事效率的一个重要方面。其目的就在于沟通情况、统一认识、消除分歧、达到一致。及时准确的协调, 是保证机关正常运转、有条不紊地开展工作、提高工作质量和效率的有效方法。

第一, 从办公室在机关中的地位看, 协调可以增强机关工作的凝聚力。办公室属于“辅助决策、掌握事情、提供服务”的综合性办公机构, 与领导联系最密切, 既是表达领导意图的“口舌”, 又是机关收集、处理、反馈信息的“窗口”, 更是沟通各种职能部门之间联系、搞好上下贯通和内外联络、保持机关同步运转的“桥梁”和“纽带”。由于机关工作的整体性, 决定了各部门之间、科室之间、同志之间有着紧密联系。通过经常、广泛的协调, 可使机关各部门之间增进了解和信任, 增强整体的凝聚力。

第二, 从办公室的职责看, 协调可以保持机关工作的一致性。办公室的主要职责, 就是为领导服务, 为机关和下属部门服务。协调本是领导者的职能, 但在实际工作中, 办公室的协调作用是由办公室的性质和地位决定的。办公室处于机关的中心位置, 在一定范围内可代表单位领导行使权利, 任何领导都不能也没必要包揽一切、事必躬亲, 而必须根据有效跨度性原则, 充分发挥综合部门的协调作用, 让领导在繁忙的事物中解脱出来, 集中精力抓好全局性大事。通过协调, 可以把机关各业务部门的观念和行为统一到上级和领导的决心和意图上来, 保证工作的正常运转, 增强整体的一致性。

第三, 协调可以提高工作效率, 促进整体功能的发挥。机关工作效率的高低, 主要取决于两个因素:一是取决于信息是否沟通, 加强信息反馈意识, 将机关每天收集获取的众多方面的信息, 及时处理、加工、反馈给领导, 为领导掌握情况、指导工作提供依据;二是取决于整个机关是否和谐一致。办公室的协调功能, 体现在常规性和突发性事件的有机结合上, 增强机关的合作力上, 协调工作做得好, 可以使办公室工作节奏明显提高, 促进单位内部整体功能的进一步发挥。

新形势下办公室要充分发挥好协调职能, 就必须着力加强自身建设。在协调过程中要牢固树立服务观念。办公室工作要象江泽民总书记讲的那样:“勤勤恳恳、兢兢业业、不记名利、不讲价钱、埋头苦干、无私奉献”。要甘当无名英雄, 才能做好为领导、为机关、为基层、为群众的服务工作, 办公室的每个成员要努力增强协调服务的责任感和自觉性, 要把握协调的处理原则, 保证机关的协调一致。

2 提倡主动精神, 培养务实的协调作风

办公室工作无小事, 每一件事情都关系到领导的决策, 关系到重大工作的部署和落实。能办的事情决不推委, 能办好的事情立即就办。通过主动工作, 提高工作效率, 才能确保单位的各项工作正常有序地运转。

兴国大计, 贵在务实。办公室处在承上启下的枢纽地位, 能否扎扎实实干实事、说实话、讲实效、报实数、不但直接关系到领导决策的正确与否, 而且关系到单位的利益、群众的利益是否受到损害, 这就要求大力培养“求实、扎实、落实”的协调作风。

首先, 要立足于一个“勤”字, 在实施协调的过程中, 正确处理好协调和参与的关系, 该动嘴的动嘴, 该动手的动手, 该动腿的动腿, 积极主动, 勤于协调, 以良好的工作姿态, 争取其他部门的尊重和支持, 以齐心协力地做好协调工作。只要协调工作做勤了, 做好了, 就能使单位活起来, 关系顺起来, 工作充满活力。

第二, 要把握一个“快”字, 就是要有“案无私卷”、“事不过夜”的工作效能, 了解情况要快, 分析研究情况要快, 传达领导指示要快, 向领导反馈情况要快。特别是遇到一些应急性的协调工作应尽可能缩减协调范围和层次, 抓住有利时机, 迅速组织协调。

第三, 要坚持一个“实”字, 要认真准确地执行上级指示, 按有关要求组织协调, 切实地把握协调的政策性, 向领导报告情况和传达领导指示, 要做到完整、准确、实事求是, 不掺和个人因素, 协调事情要考虑周全、公道正派、细致准确, 符合领导意图和有关政策规定, 要有秉公直言的精神和不卑不亢的品质, 以保持协调工作的严密性和准确性。

3.浅议高校党政秘书的协调工作 篇三

协调,是管理活动中一项重要的职能。协调的本质是通过对各部门和各阶层不同利益的调节,达到一种有序和均衡的状态。在高校的行政活动中,不仅部门与部门之间需要协调,上级和下级之间需要协调,而且领导与领导之间也需要协调。有效地行政协调可以提高行政的效率,发挥各部门的职能和作用。在高校的行政活动中,谁能够担当起协调的“信使”呢?行政秘书无疑成为了这一重要角色的承担者。可是在实际的行政活动中,秘书进行各种协调工作时会面临种种困难,如何有效地开展协调工作,如何提高秘书的协调工作能力成为了一个需要研究的问题。

一、高校党政秘书协调工作的领域

秘书工作是一项综合性辅助工作,是社会组织管理活动中的一部分。从协调的对象来分类,秘书的协调工作主要有以下几类:

1.领导成员之间的协调工作

领导成员之间关系的协调,原则上应由主要领导或者上级领导负责做工作。但是,了解决策全过程和负责安排领导事宜的秘书人员的协调作用是不可低估的。一是在决策过程中,由领导之间的意见分歧引出的一些问题需要协调。如有的领导平时深入基层较少,调查研究不多,对具体实际情况了解不够,讨论中“想当然”地发表看法,导致意见分歧。秘书人员应利用会后的时间主动找领导交谈,反馈一些本次讨论的实际情况给领导,帮其体面地“下台阶”。二是一些重大活动,需要多个领导共同商议时,由于领导之间碰面的时间少,需要靠秘书做好先期的沟通和协调。

2.上下级关系的协调工作

秘书工作是一个综合性的工作,涉及到组织运转的方方面面,它不像业务部门那样各司其职、各负其责,分管某个方面的工作,而是要对各部门工作有所了解,协调它们的关系,把它们联系成一个有机的整体,对整个学校负责。秘书需要沟通上上下下的部门,协调各级部门工作。一是要协调机关各职能部门的工作,二是要协调各院系之间的工作。

3.与校外各单位的协调工作

随着高校为社会服务的领域不断拓宽,与社会的交往日益频繁,校外协调逐渐成为高校协调工作主体。秘书责无旁贷地承担了接待校外各单位的工作、安排各项事宜的工作,需要和外单位的工作人员进行协调和沟通。

高校对外协调首先是与地方政府及各职能部门的协调,即与省、市、区、街道及政府派出机构和各职能部门的协调。其次,与兄弟院校、科研院所、乃至高级中学的协调。第三,学校还要加强与大中型企业、公司、乡镇企业的合作,有选择地建立一些产学研合作基地。此外,办公室还需要与政法机构、仲裁机构加强联系,通过法律途径调解各种纠纷,利用法律武器保护学校及师生的利益。

二、秘书在协调工作中遇到的困难

1.秘书权力的依存性,造成威信难树的境况

在高校行政管理体系中,党政秘书充当领导的参谋、助手和事务工作者的角色。他的基本职能是协助高校领导开展各项工作。秘书这一职位的特点决定了他们本身是不具备权力。在学校内部相关部门进行协调工作时,它是借助于领导权威的惯性实现其权力的运作。实质上,秘书的协调是一种非权力性的“软”协调。它协调的权力来自于领导权威的延伸和扩展。这一特殊权力的依存性一方面给秘书协调工作带来便利,另一方面也给协调工作带来了困难。无权力的秘书对基层单位开展协调工作时,势必面临一个权威树立的问题。秘书的权威既不是来自组织制度框架体系,也不是来自个人的人格魅力。它的权威是带有依附性的,是建立在与领导间微妙的人身依附关系上。他在开展协调工作时,会遇到两个方面的困难:一是协调对象对其产生不信任感。特别是在涉及重大的利益问题时,领导未能亲自来协调,委派秘书来协调。协调对象很容易产生各种质疑:秘书无权,他来能起到什么作用,他又能否真实向上反映情况,他会不会带有私人的情感偏袒另一方,这无疑给秘书协调工作带来了巨大的阻力。二是秘书和领导间这一特殊的关系,容易给协调对象造成秘书以“二领导”身份自居的印象。这一认知上的错觉,造成了协调双方心理上的疏远,加大了秘书开展协调工作的难度。

2.部门利益的纠葛,加大了协调工作的难度

在一个组织里,由于各个部门在组织中所处的地位不同,会形成不同的部门利益。领导处于组织中的核心地位,是行政组织的决策和指挥中心,决定了他们代表的是学校的整体利益。他们必须站在学校的高度上总揽全局,把握学校的长远利益。基层各单位是组织中的具体职能部门,承担着执行的任务。理想的组织运作是各部门在领导的统一部署下,开展各项行政活动,部门利益必须服从学校利益。在实际的运作过程中,事与愿违,出现各种各样的利益冲突。既有部门利益和学校利益的冲突,又有部门利益与部门利益之间的冲突。面对着各种利益的纠葛,领导需要采取各种方式进行协调。秘书作为领导工作的助手,有责任协助领导协调各项工作。攸关各方利益的问题,往往牵一发而动全身。秘书在协调工作时,有时会一面成为领导的“受气筒”,另一面成为部门的“出气筒”。

3.秘书的从属地位带来的尴尬境地,使协调工作进退维谷

党政秘书是为高校领导服务的。高校领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益取向,秘书必须服从领导的指挥。但服从不代表盲从,秘书也有自己的独立意识。在具体的活动中,秘书除了服务领导、服从领导之外,还需要对领导成员之间进行协调。任何一个组织系统,要使它能向良性方向发展,领导之间的团结是首要的条件。在现实的生活中,领导班子不和普遍存在。解决这一问题的有效途径是秘书需要主动地协调领导班子之间的关系。由于秘书处于从属地位,他在协调领导班子关系时,面临很大的困难。首先,由于秘书人员是领导的下级,不像上级协调下级那样,可以居高临下,也不像授权协调那样,可以放开手脚。其次,领导之间存在误解、隔阂、分歧和矛盾,虽有公开争吵的情况,但更多地是内隐式的斗争,对事对人的看法放在心里。彼此之间是以隐对隐,言在彼而意在此,用含蓄的方式暗中较量。秘书只能根据自身的观察做出判断,判断也有失误的情况。秘书稍有处理不当,造成某些领导的误解,容易陷入吃力不讨好,“坠入夹被褥之中”的困境。最后,高校的党政秘书是同时服务于几个领导,当领导之间关系不和谐时,化解矛盾和处理问题有时会让自己陷入“里外不是人”的境况。

4.高校行政管理体制的弊端,给协调工作带来隐形的障碍

秘书协调工作的困难不仅仅是来自于秘书自身的因素,还有来自于高校行政管理体制内缺陷的因素。一是高校行政权力和学术权力的纷争,聚焦于秘书的协调工作之中。目前,在中国高校里,行政权力挤占学术权力现象严重,行政权力的泛化导致学术权力的萎缩。秘书处于行政权力的中心,处于政策活动的枢纽位置,决定了秘书会成为行政权力的坚定维护者。当秘书与各教学科研单位开展协调工作时,往往成了攻击的对象,不自觉地让自己陷入争论的漩涡之中。二是校、院两级管理体制的转型,造成的权力分配矛盾,阻碍了秘书的协调工作。今天的许多高校,正由校、院、系三级管理体制逐渐向校、院两级管理体制的转型。学院制的建立,根本上是要将高校权力中心逐渐下移,变垂直管理为扁平式管理,扩大学院和系的自主权。目前,从我国校院两级管理体制的改革来看,基本处于“事权下移,财权、人权和重大事权仍然集中在校级”的状态,校级权力与院系权力仍然处于分庭抗礼的胶着状态。这种名则独,实则管的状态,给秘书的协调工作带来极大的困难。三是高校实行管理干部“双肩挑”(管理+教学科研)的模式,让秘书在协调工作时陷入“两难境地”。一难:这些部门的行政管理者主要把精力放在教学科研上,对管理不太重视,加上本身缺少必备的行政管理素质,不善于管理,对人事纠纷或学术利益矛盾的处理缺乏相应的经验,导致管理上的涣散、低效、乏力。秘书下去协调工作时,由于管理者对部门业务不熟悉,无法有效地传递和沟通信息。二难:众多“双肩挑”的管理者皆是某个学科领域里的带头人,是学术造诣颇深的学术人才,凭借其在学术领域中的显赫地位,奠定了其在学校中的独特位置。其独特的位置可以使他们不把秘书协调的事情放在眼里,秘书也拿他们无可奈何。

三、增强秘书协调工作能力的建议

1.定位好秘书的角色

在高校的组织结构关系中,秘书身处领导的身边,为高校领导服务,这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色。特别是在协调活动中,准确地定位角色,明确职责是做好协调工作的关键。在协调工作时,秘书定位自己的角色,要注意两个方面的问题:

一是,要站在全局的位置上把握协调工作。高度决定视野,站在全局的视点上看问题,协调工作,能有效地把握问题的实质。把握全局,才能掂量出每件事情的分量;想到全局,才能与领导思考问题的方向保持一致。秘书顾全大局,很重要的一点是坚持“以服务为本,以学校为主”,自觉做到为高校领导服务、为机关服务、为教学单位服务,自觉履行“为公去协调,协调要为公”的原则。

二是,准确就位而不越位。高校党政秘书是参而不决、谋而不断,与领导的关系就是主与从的关系,是“主角”与“配角”的关系。作为一名秘书,决不能忘了这一基本前提,决不能越过“配角”位置扮演起舞台上的“主角”,与领导发生矛盾、对立和抵触,犯“角色冲突”的错误。在上下级关系协调时,无论是对上还是对下关系的协调,秘书必须严守本分,不擅权越位。遇到问题,不替领导拍板,而要积极和领导反馈,提出相应的预案,及时请示、汇报。在横向关系协调时,对待基层单位,要平等待人、尊重诉求、表现亲和;对待机关部门,要友好协作、多方沟通、取长补短。

2.领会领导的意图

秘书的协调工作主要是在领导的具体指挥下进行的,需要如实而有创造性地执行领导的意图。正确领会领导意图是秘书开展协调工作的前提条件。领导意图有明示性和暗示性之分。对于领导的明示性指示,秘书一要吃透协调问题的具体情况,深入开展调查研究;二要吃透相关的政策和法规,有的放矢地把握领导意图的实质。本着“不歪曲,严落实”的原则,领会领导的意图,开展协调工作。对于领导的暗示性意图,秘书需要通过领悟才能把握到位。秘书把握领导的“暗示性意图”,需要注意几个方面的问题:一是必须练就很强的观察能力。秘书要对领导的生活背景、文化水平及社会关系有全面地了解,谙熟领导的个性性格、思维方式、行为习惯和爱好等情况。在平时和领导沟通时,要注意观察领导的言行举止,从中了解他内在的心理状态。在工作和生活中有意识地培养和训练各方面能力,使自己具有灵活的反应力、快速的理解力和正确的判断力。二是善于揣摩领导的“话中之音”。涉及到要害人员,或领导成员之间关系的问题时,领导指示秘书协调工作时,一般都是“话中有话”。秘书要从领导说话的语气和措词入手分析语气的轻重、说话的方式、措辞的力度。要分析领导和协调者之间的关系,尝试站在领导的角度揣摩问题。三是思维与领导同步,行动早于领导做准备。领导在酝酿某项方案时,往往都有一个筛选和权衡的过程。在措施没有思考成熟的时候,一般不会明示表达出来,但在不经意的谈话、行事中,会无意流露出来。这些不经意的流露足以让秘书了解到领导的初步想法。秘书必须在思维上和领导同步,想领导之所想,认真分析领导的方案可能需要牵涉到的问题,可能需要掌握的信息等相关事宜。秘书必须深入基层调查,收集相关的信息,主动听取有关方面的想法和心声,把握下面人员的心理动向,预先做好协调和了解工作。

3.注重协调的艺术

灵活地运用各种协调方法,可以使协调工作事半功倍。协调的艺术要把握三个方面的内容:

一是把住势。势主要是指事态的趋势。用好势,可以有效地推进协调工作。首先,捕捉时机。常言道,机不可失,时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机,协调是一种动态的管理过程,也同样存在时机。在捕捉时机时,一要看准“火候”,二要当机立断。其次,巧妙借势。秘书人员在协调上下级或部门矛盾时,巧妙地利用多种已有的或潜在的有利条件,借用他人力量推进协调。如可通过领导的指示、文件等方式巧妙借用领导的权威,开导对方。

二是握住度。度是指协调的力度。协调是一种刚柔并济的管理活动,必须要把握好度。首先,科学地用刚性的行政方法进行协调。秘书凭借组织之间的隶属关系,用下达命令、指示和文件,或规章制度等形式,开展协调工作。其次,灵活地把刚性的协调方法和柔性的协调方法结合起来。如一项活动的开展,需要多个部门共同参与。领导委派秘书牵头,各部门参与,分工合作。秘书一方面发文向各部门说明活动的目标、拟定的实施方案、工作的进度等方面内容,进行信息沟通。另一方面,各部门在磨合的过程中出现隔阂和矛盾时,秘书不仅需要加强各方的信息沟通,使各相关方面了解事情的真相,促进相互信任和理解,而且要充分利用私人关系,润滑各方僵硬的关系,推进彼此的谅解。最后,在人际关系的协调上,恰当地使用柔性的协调方式。协调活动的外在表现是对事的协调,实质是人与人关系的协调。秘书以坦诚的态度对待矛盾的双方,用疏导的方法理顺各方利益,用幽默地方式化解僵局,充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突。

三是切入点。秘书在协调各方利益和矛盾时,要善于找到解决问题的关键点和突破口。首先,找到沟通的契合点。协调的关键是多方或双方的沟通。但在沟通的过程中,会受到诸多因素如观念的差异、专业和职务的差异、信息的障碍、语言表达的差异等因素的影响,使沟通受阻。秘书人员必须全面分析协调双方的实际情况及利益诉求,找出其一致点和分歧点。从双方的共同利益一致点出发,通过彼此间的思想沟通,把双方认识上相同、相近或相容之处融合形成一个初步的协调方案。把这一协调方案发放给各方,多跑动,多协调,劝说双方以大局为重,求同存异,逐级化解矛盾。其次,用好感情牌。协调工作是一种微妙的关系处理,善于用好情感的因素,发挥“感情效用”。秘书在日常的人际交往中,一是要树立好自我形象,积极跑动,和各部门的主要负责人建立稳定的友好的关系。二是在下去调研时,认真倾听各方诉求,在言语交流中,适当地流露出对他们利益诉求的认同和理解,并及时地把他们的意见反馈给领导,让自己成为大家都信得过的人。三是在矛盾僵持不下时,适当地动用个人的人际关系,以情化解矛盾。

四、增强秘书的素质

高校是知识分子的“聚集地”,是高素质人才的“培养所”,是思想成果的“孵化器”,是文化传播的“辐射源”。这一特殊的环境对秘书自身的知识内涵、文化修养提出了更高的要求。要想做好协调工作,秘书必须增强自身的素质。

一是提高政治素质,加强理论修养。做一名称职的高校党政秘书,必须努力提高理论修养和政策水平,全面掌握党的教育路线方针政策,了解教育工作大局。

二是完善知识结构。现代秘书需要了解的知识是全方位、多层次的。秘书人员要适应新形势要求,必须有深厚的文化底蕴,广博的知识结构。在公文写作、文学艺术、社会交际、科研教学等方面都要广泛涉猎,深入研究,打下坚实的基础。

三是提高礼仪修养。高校党政秘书作为领导的辅助者,不可避免地跟随领导参加各种社会公务活动。秘书需要广泛接触各类人,处理各种关系,他的一言一行攸关着学校的形象。秘书必须加强学习办公室礼仪、服饰礼仪、饮食礼仪、外事礼仪等知识,使自身具有良好的礼仪修养。

四是提高调查研究能力。作为高校的秘书人员,要做好领导的参谋角色,需要深入教学、科研、后勤现场,倾听群众反映,开展调查研究,为领导决策提供第一手材料。

参考文献:

[1]陈合宜.秘书学(第五版)[M].广州:暨南大学出版社,2005(8).

[2]郭小聪.行政管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2003(12).

[3]谭培文.马克思主义的利益理论[M].北京:人民出版社,2002(11).

[4]王占国.感悟秘书角色[J].秘书,1999(3).

4.秘书部门的职能 篇四

1、事务服务，主要是后勤保障。

2、政务服务，主要指办文、办会和办事。办文，包括起草、打印、收发、存档文件。办会，会前的准备，会中、会后服务。办事，包括调查研究、综合协调、采报信息、督促检查、信访接待、值班等。

秘书为领导服务有个范围，在这个范

围内，尽量服务好一些，周到一些。秘书的服务一定要对准领导角色，围绕领导的工作进行服务，而不是不分主次什么都干。领导干部除了领导的角色外，在家庭还有丈夫、父亲、儿子的角色，在外还有战友、朋友的角色。对于这些角色秘书不好服务。有的秘书抛开自己主要工作，去为领导带孩子，搞家务，甚至介入家庭纠纷，把自己降低到保姆的水平，这是不务正业。

（一）办公室的文书职能

办公室的工作离不开文字，这是办公室重要工作。就是起草各类文书，如通知、通告、公告、请示、报告、函、会议纪要、计划、总结、讲话稿、协议书等，文书印出来，还要发出去，外边来了文件要登记、分送、承办、批复以及清理、立卷、归档等。

公文写作是这次培训班学习的重点，如何写好公文，各位教授分专题讲。我这里再强调几点，一写好公文是个长期积累和磨练的过程，不能幻想一个早晨就可以成为熟练的公文写作的能手。有人问公文写作有什么秘决，秘决就是多学习，学习公文写作知识，学习相关知识；多实践，实践出真知，熟能生巧，妙笔生花，看人家吃饭自己不饱，要亲自动手，勤动手，多动手，懒人写不出好公文；多总结，要打一仗进一步，就要多总结，这样才能进步，人家的经验固然重要，但最管用的还是自己的经验。两个水平差不多的秘书，一个善于总结经验，一个不善于总结，几年后写作水平会有较大差距。

在公文写作中，对于年轻人来说，失败和教训是难免的，教训和经验同样可贵，失败是成功之母，不要怕反复，不要怕领导批评，有的人碰了钉子就灰心，就要打退堂鼓，这是不行的。

公文写作水平，是理论水平，政策水平，实践经验，文字水平的综合反映，不要认为通过一次培训班学习了一些公文写作的知识和规则就可以写好公文了。我在这里强调吃透两头的问题，一是吃透上头，就是要学习中央领导的讲话和中央文件，学习党的政策和国家的法律，特别是新出台的政策和法律，这样，所写的公文才能符合上头的精神。第二是吃透下头，就是熟悉实际情况，写公文为了指导工作，解决问题，熟悉下边的情况才能做到有的放矢。写公文要符合党的政策和国家的法律，但不能照搬照抄，那样不能有效的贯彻党的政策和国家的法律，是一种懒汉的做法。而要根据当地出现的新情况和新问题，写出党委、政府采取的新措施和新招法，总结出新经验。

（二）办公室的信息职能

人类已进入信息社会，信息的作用越来越大，对于领导机关来说，它是领导科学决策的依据，没有信息就会变成瞎子和聋子，就无法实行正确的领导。秘书部门是领导的耳目，准确迅速提供大量有用的信息，为领导的科学决策服务，是秘书部门的重要职责。领导获取信息的渠道很多，秘书部门是重要渠道。做好信息工作要注意以下几点：

一要精选信息，每天都发生大量的信息，这些信息有有用的，也有没用的，你不能不加选择，通通送到领导那里去，领导工作忙，没有时间去看这么多的信息，而且会把有用信息淹没在无用信息之中，不能发挥信息的作用，作为秘书要起过滤器的作用。选准信息，要使该选的保证选上，不该选的，不要入选，也不是件容易的事。要有政治敏感性和政治鉴别力，不能把稻草当金条，也不能把金条当稻草。

第二要准确迅速。准确就是真实可靠，不夸大也不缩小。有的人爱传小道消息，道听途说，毫无根据的东西也往上报，给领导造成误导甚至造成决策失误，这是非常有害的。对一些突发性的事件，需要领导尽快知道，但要完全把事件搞清楚，需要较长时间，可以先报告发生了什么事情，详细情况以后再续报。现在的问题对重要信息的迟报漏报比较普遍，如规定发现×××人员有外逃、聚集滋事或散发传单，以及其他违法活动，必须在四个小时内上报，有的单位过了几天都不上报，有的干脆不报。有些信息时间性强，时间就是金钱，时间就是胜利，如果早一个小时知道，就可以避免造成重大损失，马后炮，时过境迁，信息就失去了作用。我这里特别强调在维护稳定方面要多报预警性和内幕性信息，这样的信息，价值更大，可以把一些违法犯罪活动消灭在预谋阶段和萌芽状态。

第三要解决报喜不报忧的问题。报喜不报忧的问题比较普遍，为此江泽民同志提出了批评。这种报喜不报忧，如不认真解决，对党的事业危害极大。它使中央和各级党委、政府掌握不到真实情况，了解不到事情的过程，它使工作中产生的问题被掩盖起来，得不到及时解决，延误了时机，推迟了进程，导致矛盾激化，增加了解决问题的难度，也助长了说假话的不良风气，败坏党风，带坏干部。造成报喜不报忧的原因，有秘书作风不深入的问题，主要是领导思想作风不端正造成的，怕家丑外扬，怕往自己脸上抹黑，造成不良影响，以至影响自己的升迁和提拔。

（三）办公室的督查职能

党和政府的决策出台了，文件下发了，这只能说任务完成了一半，还有另一半，而且是更重要的一半，就是抓好落实。决策不落实，再好的决策

也没有用。抓好督查是推动决策落实必不可少的重要环节和有效方法。办公室既要为党政决策提供有效服务，又要为决策的落实搞好服务。督促检查工作做得怎么样，是衡量办公室工作层次和水平的重要方面。

督查工作要围绕党和政府的中心工作，抓住难点和热点问题进行督查。党委和政府的工作千头万绪，一定要围绕中心工作来督查，这样才能抓到点子上，达到事半功倍的效果。当然中心工作很大，你不能样样都去抓，什么都想抓，什么也抓不住。要选好突破口，突破口应选在难点和热点问题上。所谓难点就是决策在落实过程中出现的中梗阻问题。抓住了这个问题就抓住了要害，抓住了关键，其他问题就可以迎刃而解。对于难点问题既要敢于抓，又要善于抓。要不怕碰钉子，不怕得罪人，要抓住不放，一查到底。

所谓热点问题是指决策落实中出现的苗头性倾向性的问题，这些问题大多与人民群众的切身利益有直接关系，解决好了，可以密切党和人民群众的联系，对这样的问题也要抓住不放。

在督查工作中，要采用抓两头带中间的工作方法，督查工作面广量大，我们不能每个单位、每个地区都跑到，重点抓好两头，一头抓好的，推广先进经验。先进单位工作走在前头，工作力度大，在贯彻上级指示过程中，能结合自己的实际进行创新，总结推广他们的经验，对推动面上的工作意义重大。再一头是问题比较多的单位，要帮助他们分析问题的主客观原因，找出解决问题的办法。毛主席说过凡是有人群的地方，都可以分为先进的，中间状态的和落后的三个部分，抓住两头，就可以把中间部分带动起来。

搞督查工作要有求真务实，讲求实效的工作作风。要防止主观主义，官僚主义和形式主义，制止弄虚作假和做表面文章。要力戒不从实际出发，不深入基层，坐在家里想点子，跑到下面找例子，靠打电话，报材料，听汇报进行督查的飘浮作风。必须深入实际，深入群众，扎实工作，舍得花气力，下功夫做艰苦细致的工作。要力戒大呼隆、走过场，图形式，搞花架子应付上级的虚浮作风，必须讲真话，使真劲，报实情，扑下身子抓，沉到下面干，追求落实的效果。

（四）办公室的协调职能

办公室是综合协调部门，是协调各方面的桥梁和纽带，具有沟通上下，协调左右，联系内外的功能。在改革开放的新形势下，新情况、新矛盾、新问题不断出现，有大量的协调工作要做。如党委、政府发文件，涉及到政策、法律问题要协调；开会，会前，会中、会后的一系列事项要协调；在制定决策和落实决策过程中涉及到一些部门、单位的利益调整要协调；对那些职能交叉，分工不明确的事情，更需要协调。通过协调理顺关系，调动大家的积极性，共同把工作做好。

作为秘书，特别是办公室主任，要注意培养自己的协调能力。要站在全局的角度考虑和处理问题，要注重调查研究，倾听多方意见，先把情况搞清楚，再处理问题，切勿主观武断。办事要公道正派，既要坚持原则，又要有灵活性，要考虑各方利益，不要偏听偏信。

（五）办公室的办事职能

办公室直接为党委、政府和企业领导服务，承办领导交办的许多具体事务。除以上各项任务外，还有会务接待、档案保密、来信来访、安全保卫、值班一直到吃喝拉撒睡，样样都管，成为领导机关的不管部。

我这里着重讲讲信访工作。信访工作是党和政府了解社会的窗口，信访部门是党和政府联系人民群众的桥梁，做好信访工作是实践“三个代表”重要思想的实际行动，一定要做好。要把人民群众上访看作送上门的群众思想工作，是群众对政府信任的表现。所以一定要耐心接待。凡应该解决，又有条件解决的就要果断解决，不留尾巴，有些事情应该解决但由于受条件限制，一时解决不了，要说明情况，积极创造条件解决。群众提的问题，如5.7家属工享受退休待遇的问题，不符合政策，解决了会带来连锁反应，就要讲明政策，使其心服口服，不要推出了事。

信访工作政策性强，信访干部一定要认真学习党的政策，特别是新出台的政策要学习好，否则，人家来上访，本来人家说的对，你把人家批评一顿，人家说的不对，你表示同情，这就会把事情办坏，影响党和政府威信。

当然，我们不主张大规模的集体上访，那样会影响正常的工作秩序、生产秩序和社会秩序，还会被坏人所利用。为了避免大规模集体上访，就要做好基层工作，力争把问题解决在基层，不要等大规模群众来上访才去做工作。

5.秘书的沟通协调艺术 篇五

中国人崇尚“以和为贵”，“家和万事兴”。从古到今，成大事者，无不是得道多助，无不应了中国的古话———“天时不如地利，地利不如人和”。这里的“人和”，强调的是一和谐的人际关系氛围。在台湾地区广为流传的一首小诗，很好地概括了人际关系的内涵：“年轻是财富，文凭必须要，知识供参考，关系最重要。”

秘书为上司收集决策所需的信息在工作中所占的比重越来越大。秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量，所以有的学者提出秘书学就是人际关系学，并不是耸人听闻。台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查，得出的结论是：“无论办公室大小，人员多少，秘书所作的工作如何繁琐、技能如何熟练，到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好。”及自身的丰富体验，石咏琦反复表达了这样的理念：“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。”要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系„„社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。秘书需要跟形形色色的人打交道，特别是秘书要处理好各种人际关系是很难的。那么秘书要如何才能够更好的处理好与周边的人的人际关系呢？

首先是秘书与领导的人际关系。秘书与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种。秘书与领导，是下级与上级关系，又是同志关系，工作上组织上是从属。秘书要按领导的意图、指示办事，不能代替领导，不能越位。秘书是参谋辅助人员，秘书所有的工作都是为领导服务的。秘书和领导是智能上的互补关系，生活上的友爱关系。

领导对秘书应平等、坦诚相待。当秘书，不符合原则的事，坚决不能办，这是维护领导的威信。秘书与领导的同级关系要摆正。横向关系比较难处理。同级之间，或者在一个班子中，难免有一些矛盾，特别是出现不团结因素时，秘书往往是夹在中间，很难办。这就需要多做团结工作，不传话、不扩大是非，尽量减少矛盾。有时为了工作，为了团结，还要顾全大局，忍辱负重。

在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结与威信，不论是在思想感情上，还是行为活动上都不能产生倾斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁，听从谁，不听从谁的行为；不能当甲领导的面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导；当领导之间产生分歧时，更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者冷眼旁观，只能被动地双面劝慰、弥合、消除，本着工作的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

秘书与领导的上级关系要注意做到尊重。要如实反映情况，多请示汇报，沟通上下关系。

秘书与同事的关系。秘书要学会妥善的处理好与同事之间的关系。秘书在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分，应该遵守两个基本原则：真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。秘书人员要和同事关系融洽应该从哪些方面做起呢？首先秘书要以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群；其次要信守承诺：说到做到，做事卖力，讲求效率；全神贯注也是一个重要方面：集中注意力，积极参与集体活动组织；还有要勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上；尊重对方；赞美他人：不吝于给予赞美和鼓励，表达对他人的欣赏；时时感恩承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找接口推脱；绝不居功更不抢功；不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！

作为秘书还要做好领导和同事间的沟通工作。秘书在同事和领导之间起着居中协调和沟通意见的作用，这项工作极其艰苦。传达领导意见的时候，要注意态度语气，不要引起同事的反感；反映同事意见的时候，要分析，防止激化矛盾。

秘书与下级的关系。由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作的效率和工作的质量。所以秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。

秘书与社会各方的关系。秘书常常要代替领导与社会各方来往，单位的许多事宜取得的成效的好坏往往与秘书和社会各方的关系的好坏有很大的关系。因此对所有来访者都要热情接待；与人交往要诚实守信，互信互惠，使关系和谐发展；维护他人的尊严。与人交往时，要谦虚，不能自傲；给人好处，不要张扬。不要以貌取人；记住对方的姓名；随身携带一个本子，记下常交往或需要交往的人的姓名、职业等；学会与不同性格的人交往。求大同，存小异；寻找双方的共同点；对别人感兴趣。

总之，秘书人员应活络人际网络，利用良好的网络为领导收集全面的高质量的信息，紧跟领导的思路，提供有效的服务，尽可能地配合好机关部门的工作，才能推动单位的健康有益发展。

.........................................................浅谈秘书人际交往的技巧 摘要：人际交往是秘书日常工作中的主要内容，但现代的许多秘书人员，因处理不好人际交往而进入误区，影响工作。秘书应如何把握人际交往呢？想要很好的把握人际交往的度量衡，除应遵守基本原则外，更应掌握一些技巧。并在工作中巧妙的运用它，以此来提高自己的工作效率和工作质量，营造良好的工作氛围。

关键词：秘书 ； 人际交往； 现状； 原则； 艺术与技巧

人际交往在我们日常生活、工作中占主要部分，而作为公司运营的纽带和桥梁的秘书，与人交际、沟通，更是其每天工作的主要内容。

秘书是社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者。在秘书工作中，大量的活动都要通过与人交往来完成。如向领导汇报情况，请示问题，提出建议，向下级有关部门传达领导的指示，沟通情况，协调关系，对外接待来访等等，这些都要求秘书人员具备良好的人际交往能力。但现实中秘书的人际关系如何呢？秘书有如何提高人际交往的能力呢？

一．秘书人际交往现状不容乐观

作为一名秘书，我们不仅要做好自己的本职工作，提供及时、准确、高效的服务，更应该注意处理好人际方面的工作，以使自己的工作事半功倍。对于如何能培养良好的人际交往能力的问题，不少秘书人员则感到很迷茫，他们往往抱怨自己的运气不好，怨天尤人，认为自己周围的生活、工作环境不好，无法进行满意的交往。实际上，随着秘书工作重要性和复杂性的增加，我们秘书人员自身的交往方式和态度上也存在着许多问题与误区：

（一）与人交往时心态缺陷

有的秘书人员在与人交往时处处为自己着想，只关心自己的需求和利益，把别人当作自己达到目的、满足私欲的工具。在交往时目中无人，不考虑别人的情绪，自己高兴时，高谈阔论；不高兴时，抑郁寡欢。诸如此类的秘书人员在交往中，缺乏对自己的正确认识，无法与人建立牢固、持久的人际关系。当然与人的交往也会受阻。

（二）人际交往中易错位

秘书人员的职责就是辅助领导工作，常在领导身边，容易产生“一人之下，万人之上”的优越感和荣誉感。因此，容易在工作中犯错，产生错觉，为人处事都以一副高层管理人员的态度，在同事和下级人员面前抬高自己的身价，盛气凌人，不能和别人打成一片。

（三）工作中易进入误区

现在企事业单位的秘书人员学历、综合素质参差不齐，有的是受高层领导关系的影响被安排在秘书岗位上的，有的即使是学历高但却没有经过专门的秘书业务培训，大多缺乏必要的管理技能和办事能力等。这样的秘书人员呢在工作中易凭经验办事，误入禁区，做出一些在办公室特别忌讳的事情，如：

1.拉小圈子，互散小道消息，充当消息灵通人士。

一些秘书人员认为大家对八卦的事情都很感兴趣，就在办公室里散布小道消息，以此来拉拢和大家的关系。其实这样久了之后，大家会认为这种人不务正业，从而产生厌恶的情感。我们应避免这样做，因为这样我们将永远不会得到他人的真心对待，相反反而会影响自己的工作。

2.趋炎附势，攀龙附凤。

在领导身边待久了，我们有些秘书人员若无法摆正自己的心态就容易变得很虚伪。例如：在领导面前极尽表现，办事积极，爱说好话讨领导欢心；但却在同事和下属面前口试心非，做事推三阻四。成了一个办事不力只会拍马屁的空架子。

3.故作姿态，举止特异。

办公室本是严肃、正式的场合，但有些不称职的秘书人员不注意细节，缺乏自身的良好素养和品行。在穿衣，举止言谈，和处事方面，过于前卫，给人风骚或怪异的印象，容易让人产生错觉，认为是领导的“情人”。从而影响工作的正常进行。

二．秘书人际交往应遵循六大原则

秘书工作在任何时候都离不开与人打交道，这就需要秘书有很广的人际交往能力。但在实际工作中，这种人际交往能力也应遵循一定的原则。概括的说，我们要遵循以下一般原则。

(一)要以诚待人，不要过于世故。秘书为领导、部门、群众服务，应做到做人要诚实，做事有诚意，待人要真诚。凡事要都能做到一个“诚”字，工作定能顺利也能赢得真诚的回报。反之,我们若做事不守规矩，处事尔虞我诈的，永远也不可能得到对方的真诚相待。

(二)把握为人处世的适合尺度。秘书人员在为领导服务时要热情周到但不可卑躬屈膝；在协调部门之间关系时，要客观处理，沟通情况要有舍取。再者要与周围的人保持适度距离，不要过于亲近，不分亲疏地靠近对方最终难免引起不快，彼此之间还是应该保持适度距离为好，不论是领导还是同事。

(三)要平等待人，不要盛气凌人。秘书人员在与人交往的过程中，特别是在下属面前切记彼此在人格上是平等的，交往的受益者是双方的，一定要平等待人，不可盛气凌人，以自己是高层人员的身份或态度处事都会对工作造成不良的影响。

(四)要虚心听取不同的意见。在工作中，自己做事不可能是十全十美的，偶尔肯定会犯错误，这时的我们应虚心听取同事朋友的忠告，切不可讳疾忌医。而我们也可以在可充分尊重对方人格的前提下，提出自己的见解供其参考，不要遇事就好为人师,弄得他人无所适从。

(五)要善始善终，不要见异思迁。在平时的相处中，不论是与领导还是同事，总会有因误会而产生不快的时候，此时，我们应抱宽容的心态设身处地地替对方多加考虑，即使错在对方，也应豁达大度，谅解其过失。特别是上级领导，切不可与其当面发生冲突。

(六)要宽以待人,不要苛求于人。身为一名秘书我们要给别人留下的应是良好的待人印象：严于律己,宽以待人,不放纵自己,不苛求他人,要做到这样我们秘书人员才是优秀的。当然，我们也不能因为在领导身边工作就高高在上，对秘书人员来说，在身份、地位发生变化步步高升时，我们尤其应记住的就是不要给同事和下属造成一阔脸就变的印象。

三.秘书人际交往应讲究艺术

美国成人教育家戴·卡耐基在调查了无数的明星、巨商、军政要员之后认为，一个人事业上的成功，只有15％是由于他的专业技术，另外85％要靠人际关系和处事技巧。人际关系是人们在物质交往和精神交往过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的联系和关系。因此，若要有良好的人际关系，我们就应有良好的人际交往能力。除了积极主动的同他人交往外，要有良好的人际交往还需要掌握一些必要的技巧和艺术：

（一）提高综合素质，优化个人形象是秘书搞好人际交往的前提

秘书人员在与他人交往前，首先应先保证自己有良好的个人素质和形象，这样才能在人际交往中得心应手。首先，秘书人员应具备有以下几项基本素质：

1.思想素质

作为一名优秀的秘书人员，在公司领导级人物的身边工作，最基本的我们应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和高度的社会责任感。此外，我们还应具有极强的保密观念和保密习惯，随时随地维护自己公司的利益。

2.心理素质

不论在工作中还上在生活上，做为一名秘书都要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。这样才可以保证自己的工作不被情绪所左右。若心理有障碍或喜怒无常，这样是不可能会做好秘书工作的。

3.自身素质

秘书的自身素质包括多方面的内容，主要涉及工作能力、沟通能力、社交能力和承受力。

（1）高效的工作能力。工作时能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。因为秘书的工作本来就很琐屑，若没有这基本的工作能力，也就难以胜任了。

（2）善于人际沟通。秘书最重要的职能是上传下达。当老板和下属之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的利益的时候，秘书就应该用交往的艺术，巧妙的进行沟通，化解上下级之间的尴尬和猜疑。

（3）有良好的社交能力。由于工作性质的需要，熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”是十分重要的，并且努力与他们建立良好的公共关系也有助与我们的工作。

（4）能担当重要责任。秘书负责各领导层的沟通和联络，经常草拟文件、甚至替上级制订计划。在这样的一个角色里：我们应大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。不暴露自己的缺点和犯错，谨言慎行。

4.知识技能|

秘书的工作范围其实是很广的，涉及到各行个业。服务于不同的行业，我们秘书人员应有不同的知识结构，比如若是服务于律师事务则我们做为秘书需懂得相关法律知识，而商务公司中的秘书则应具备良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。

5.优化个人形象

秘书人员要注意塑造好自己个人在别人心目中的形象，使别人乐于接受自己，这样才能促进人际交往的发展。要正确认识自己开展交往活动，仅仅了解别人是不够的，还必须对自己有充分的了解。

（1）可以从他人的态度中了解自己。平时工作中或做事时要经常注意别人对自己的态度，可以由此来反观自己。

（2）在与别人的比较中认识自己。有意识的建立比较对象，对方可以是自己的同事，也可以是同行业竞争者，然后不断的通过比较来体察反省自己，以便对自己形成一个全面而深刻的了解。

（3）通过工作成果认识自己。秘书人员应积极、主动参加公司的各项工作和活动，通过自己的实际行动来完成工作，取得工作成果可以显示出来自己的优势和不足。

此外，还应该记住的是要时常笑脸迎人，笑容是一种令人感觉愉快的面部表情，是人际交往的润滑剂，它可以缩短人与人之间的心理距离为深入沟通与交往创造温馨和谐的氛围。

（二）巧妙运用交际技巧能使秘书人际交往顺通无阻

“世事洞明皆学问，人情练达即文章”。作为一名优秀的秘书应很善于交际，和别人见面就熟，使人感觉很容易接近，这样也容易被人信赖。那要如何练就良好的人际交往能力呢，这就需要我们在与人交往时多与运用些技巧，它能起扬帆顺水的作用。

1.寻找共同的语言。“酒逢知己千杯少，话不投机半句多”。如果在交往时双方能有共同的话题，共同的语言和体验，这样的交往就容易产生共鸣，也容易吸引对方，但我们应切记不论何时都要以诚相待，只有在一定的范围内敞开胸怀，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。

2.善解人意。“己所不欲，勿施于人。”作为一名秘书，在交往的时候，要善于听取对方的言论，站在对方的立场上考虑问题，善意理解对方的意图和意见，设身处地的为对方着想，这样虽然在交往中付出了代价，但给自己和组织带来的利益将是稳定和长期的。

3.学会倾听。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取来访者的述说，热情接待，并根据情况及时的做出处理。耐心的听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表现了我们秘书人员的涵养又体现了我们对交谈者的关心。这样才能在交际场上运筹帷幄。

4.真诚地赞赏。每个人都希望获得别人的肯定，以此来确认自己的重要性。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往过程中，不要吝啬赞美，并且这种赞美是真诚的、发自内心的。适当的赞美既可以给对方带来快乐也可以增进双方的友谊，从而得到对方的理解和支持，有利于做好办公室工作。

5.沉着应对。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，作为秘书人员应具有良好的应变能力，去应付突来的一切。因为交际场上的事不可能都是一帆风顺的，我们秘书要学会巧妙的避开尴尬或需保密的话题，灵活的变通，运用幽默的方式处理意料之外的情况。

（三）熟知社交礼仪是秘书人际交往的必要点

礼仪既是形象，也是纽带，传递着尊敬，友好的信息，是人际交往乃至有益发展，心灵沟通的前提。既影响自己给人留下的第一印象，也关系到交往的成败。

由于秘书工作的特点，所处地位的特殊：既在单位内部起联系沟通作用，又在社会上成为一个单位的窗口和代表，所以礼仪在秘书人员身上是“全方位”地体现。礼仪在也秘书的人际交往中起着重要的作用：礼仪可以帮秘书工作者把准自己的地位，规范自己的行为；尊重领导权威，尊重领导意见；按正常渠道上情下达沟通信息，同时也在礼仪中保全自己的人格尊严。

1.形象礼仪

秘书人员的个人礼仪应讲究外在形象，秘书是在一个“外向性”的岗位上工作，要与多种对象打交道，应注意自己自身的衣着打扮要合体和谐，言谈举止要符合自己的身份，以免影响来访者或被来访者的情绪。

2.接待礼仪

在把握好自身形象的基础上，接待宾客是应事先做好准备，了解对方情况。见面时要保持微笑，并注意称呼问题，给人们留下良好的第一印象。

3.处事礼仪

在处事方面，作为管理层中的中介部门，秘书要与各职能部门和外部世界联系沟通，由于身处领导近旁，会使其他人对秘书有特殊看法，这时我们秘书人员应以诚相见。以诚相见不仅是感情的真挚，也包括礼仪的周到。例如尊重对方的地位，理解对方的处境，同情对方的闲难，赞赏对方的成就等。通过这些来取得对方的信任，化解误会。

当然，在工作中，我们秘书人员所要涉及的还又多方面的内容，如在迎送礼仪上，秘书人员要做到有始有终，把好印象直至最后一刻；除此之外，宴请礼仪以及参观游览礼仪等都是我们秘书人员应熟知和掌握的礼仪内容。

（四）培养优良的人际交往风度

人的交往风度是其心理素质和修养的外部体现，能反映出一个人的道德品格、思想感情、性格气质、处世态度乃至交往的诚意。在人际交往中应培养良好的人际交往风度，它是秘书人员成功交往的基本条件。所以，秘书人员在交往时应努力做到以下几点：

饱满的精神状态。与人交往时精神状态是很重要的,因为对方直接面对的就是秘书自己本人，神采奕奕，精力充沛，能激发对方的交往动机。活跃交往气氛。

诚恳的待人态度。在工作态度方面，不管对待什么交往对象，都应以平等的态度，显得诚恳而坦率。交往时不卑不亢，端正而不过于矜持，充分显出我们秘书人员的诚挚内心。

洒脱的仪表礼节。人的仪表魅力不仅取决于长相和衣着，更在于人的气质和仪表。秘书得体的礼仪能增加人的交往风度，举止体现着一个人的修养和风度。秘书在待人接物中要学会自我约束，自我节制，但又不能谨小慎微。

适当的行为神态。在与人交往时面部肌肉放松，面带笑意，是一种轻松友好的表示，朴素大方、温文尔雅的行为习惯能正确的表达我们的良好愿望，注意保持分寸得当的交往距离能使彼此心理上都感到舒适坦然。

总之，秘书人员应培养良好的人际交往，这样才能更好的在工作中发挥自己的才干，提高工作的效率和工作的质量，营造良好的工作氛围。

参考文献：

【1】宇正香.秘书理论与实务.浙江:大学出版社,2003.42

【2】赵中利.现代秘书心理学.高等教育出版社,2002.137

【3】凝.秘书人际交往原则.http://blog.myspace.cn/e/401199812.htm

【4】Hyman.秘书人际关系的重要性.http://blog.35358.com/user1/Hyman/1523.html

【5】技巧经验.关于秘书素养的几点思考.http:///63049_11.shtml

回答：2009-02-20 21:58 提问者对答案的评价： 恩，太好了，谢谢你了啊！

6.秘书职能 篇六

一、秘书工作的定义 何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助„

秘书职能范文

[论文关键词]: 秘书职能 某事 参谋工作

[论文摘要]: 秘书工作具有很强的职能性和艺术性，一个好的秘书工作者要在自身的素质培养上做到全面而细致。秘书之职在于参谋，古语说:“谋事在人，成事在天”，成事者必先谋事。

一、秘书工作的定义

何谓秘书，秘书是一种职务名称，还是一种社会职业，秘书的主要职能作用是助手、参谋。秘书工作在80年代以前是一种规范性的工作，各自为各自的领导服务，固守成规，局限性比较大。进入80年代就大变了样，党的十一届三中全会后的十多年，中国秘书工作有了飞跃性的发展。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明，做好参谋工作，是秘书工作有所突破的关键所在。参谋工作的突出地位，不是人为地推上去的，而是秘书部门的特殊地位与任务所决定的。

二、秘书工作的职能

服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥（更多地限于建议、献策等方面）。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面:一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图

三、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力

1、德行操守

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不 上主席台。经常熬夜,但白天还得正

常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一 些人员公务员之家http://普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

2、善谋善书

秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是“谋略”二字，谋略指的是计谋与方略，实际就是解决问题、处理矛盾的方法。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。要深刻领悟领导意图，“参”到点子上，“谋”到关键处，要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。写的能力其实是秘书工作的外在表现形式，一个好的文秘工作者在公文写作中一定要准确而细腻。在公文写作中，由于国家政策、法律的规范，一定要准确无误，半点错误不能出，这就要求文秘人员须符合党的一切政策、方针、路线，这也是文秘写作最重要的一条，这也能适应现在的社会。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。

三、增强秘书人员工作意识

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、责任意识等，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

1、自我意识

秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该 炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

2、责任意识

秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书意识与气质不能不具备，不能不深化。有较高的秘书意识与气质的修养，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书意识与气质的修养。

7.论秘书的协调职能 篇七

的事情越来越多，越来越复杂，进一步强化高校办公室在学校管理工作中的协调职能有着十分重要的意义。

一、高校办公室协调工作的主要内容

在高校管理工作中，办公室作为上传下达、联系左右的纽带，承担了重要的协调工作职能。应该说，协调的内容很广泛，学校所涉及的各项工作中都存在协调。但从大的来说，主要有三个方面：

1.政策协调。辅助决策是高校办公室的三大职能之一。在决策过程中辅助领导收集信息，研究、掌握政策，提供决策参考方案，发挥辅助决策的作用。这其中产生的协调，即是政策协调。实际上，政策的制定和贯彻本身就是一个不断协调、不断统一认识和行动的过程。如办公室在协助领导草拟或审核文件的过程中，常常需要就一些具体政策进行协调，以明确各有关部门之间的责、权、利关系，使各方面的意见达到一致，使政策更加具有可行性和指导意义。

2.关系协调。关系协调是指对人与人、组织与组织、团体与团体以及个人与组织之间关系的协调。高校办公室的综合、中介性质决定了在日常工作中必然会遇到并要处理各种各样的关系，这是高校办公室一项重要职责。关系协调主要有上下关系协调（上级领导机关或下级所属单位与本单位的关系协调）、左右关系协调（本单位各部门之间的关系协调以及本单位与外界不相隶属有关单位关系的协调）、领导层协调（包括目标协调、信息协调以及领导活动的协调）等几类。

3.公务协调。公务协调在办公室工作中是最经常的、大量的。主要是办文、办会、办事的协调。办文，包括制发文件、处理文件等的协调；办会，包括会议审批、确定议题、时间地点人员统筹安排等的协调；办事，包括对重要工作事项、步骤、日程以及日常事务性工作的协调。公务协调，旨在对各类公文、会议及各项工作进行把关，精简文件、会议的数量，合理规范统筹各项工作的开展，以切实提高公务办理的质量和效率。

二、如何强化高校办公室在学校管理工作中的协调职能

当前，高校正走向更加注重管理、更加注重内涵发展的阶段。在学校日益复杂的管理工作中，离不开办公室的综合统筹协调。如何强化高校办公室在学校管理工作的协调职能，笔者认为应从以下几方面着手：

1.树立三种意识。第一，要树立全局意识。强调服从全局，对于高校办公室发挥好协调作用十分重要。不论是做协调工作，还是服务工作，都要有强烈的全局意识。要站在大局的立场和高度对各部门各单位进行综合平衡，抓住影响全局的重点工作或主要矛盾，分清轻重缓急，统筹安排，把机关各部门的主要力量组织到完成全局工作和中心任务上来。无论是制定学校事业发展规划，还是筹划年度工作计划，办公室在协调过程中，要站在全局的高度，围绕学校工作的重点和主线，广泛听取各方面的意见，充分调动各部门各单位的积极因素，以求真正达到统一和协调。第二，树立创新意识。面对新的形势，作为高校综合部门的办公室，更应适应知识经济时代的要求，在协调工作中树立创新意识。一是要围绕进一步淡化管理、强化服务促使思想观念创新。高校办公室以及机关各职能部门都要顺应校院（系）二级管理体制改革的形势，不断促使思想观念创新，由管理型主体向参谋服务型主体过渡。二是促使协调工作方法手段的创新。要使联系的桥梁顺畅、便捷、高效，就要创新原来的协调工作手段和方法。更多地深入进行调查研究，充分运用会议协调、组织协调、信息协调、逐个沟通等多种方式，协助反映、分析和解决改革和发展中遇到的问题，为其提供更多更好的服务。第三，树立效率意识。必须增强责任感和紧迫感，要在三方面下功夫：一是注意协调的内容事项要突出重点要适度，大局着眼，宏观入手，切忌胡子眉毛一把抓；二是协调要有明确的目标要求，达到什么目的和效果心中要有数；三是要有雷厉风行的工作作风，了解情况、分析问题、传达指示等，要敏锐敏捷，节奏要快，办事要实，务求时效，务求实效。

2.坚持三项原则。第一，坚持调查研究的原则。坚持实事求是，一切从实际出发，是做好协调工作的根本依据。由于各部门认识和处理问题的角度或方法不同，局部利益也不完全一致，产生某些分歧甚至矛盾是难于避免的。这时，高校办公室开展协调首先就要深入调查研究，全面了解情况，分析情况，做好基础性工作。在占有事实、尊重事实的前提下，寻求实现领导意图与汲取融合各方合理意见的契合点，最终形成满意的解决方案。切不可偏听偏信，草率对待。第二，坚持平等协调的原则。高校办公室的地位和性质决定了其从属性和服务性特点。办公室是作为综合部门介入、开展协调工作的，与被协调对象之间并非领导与被领导关系。因此，在协调时要以平等的地位同大家商量，立足点落在“商”字上，即使意见有分歧，也要做好思想工作，应当经过充分协商，在沟通思想的基础上，求得意见的一致，把问题解决。第三，坚持分级负责的原则。在协调中要注意分层次，依照职责职权范围，分级做好协调工作，充分发挥各方作用。凡属于业务主管部门职责范围的事，应充分发挥其内部的协调作用；涉及几个部门的一般性问题主要由各有关方面自行协商解决；对那些需要办公室协调的问题，也要注意发挥各职能处室的作用，使每个处室和每个岗位在履行各自职责的活动中，在办文、办会、办事等工作领域里，主动做好协调；对于确实需要主要领导出面协调的问题，秘书部门要及时汇报有关情况，提供有关材料，做好基础工作，为领导协调服务好。

3.强化三方面素质。第一，高校办公室工作人员应有良好的政治素质。要坚定不移地贯彻党和国家的路线、方针、政策、法律法令（特别是有关教育的法规）和学校的各项规章制度，严格遵守政治纪律、组织纪律；要有一定的政策水平和理论水平，能够熟练运用理论、政策开展工作；要有高度的事业心和责任感，工作一丝不苟，实事求是，敢于负责，善于在工作中开创新局面；要摒弃“衙门”作风，待人要热情，认真听取来自各方的意见，认真受理教职工的来信来访，切实帮助他们反映情况，解决问题。第二，高校办公室工作人员应具备良好的业务素质。要懂“行”，熟悉相关专业知识。办公室在开展协调工作时，必须遵循高等教育及学科专业的特点和规律。如果对涉及的领域及学科专业知识特点一无所知或知之甚少，就很难进入角色，也难于提出实际可行的协调意见，不利于问题的解决；要讲求方法和艺术。比如是采用电话沟通协调，还是召开会议协调，亦或是文件会签协调、成立相关组织机构协调，等等，应视具体情况而定。这就需要掌握一些辅助性知识，如科技知识、交际学、心理学、统筹学、语言文学艺术等等。只有这样，协调起来才能得心应手。第三，有公道正派的人格素养。公道正派是协调工作的灵魂，对于办公室尤为重要。总的原则应该是出乎公心，公平处事，公正待人。协调工作必须讲政治、讲政策、讲原则，不偏不倚，不感情用事；实事求是，一切从实际出发；要廉洁自律，不借协调谋一己私利；有时为了协调大局，还可能要委曲求全，“代人受过”。唯有此，才能做好协调工作，为学校改革、发展、稳定服务。