档案整理工作流程

档案整理工作流程（精选7篇）

1.档案整理工作流程 篇一

档案整理工作小结

温岭市慈善总会档案室库藏的档案，是街道工作业绩的反映和历史的真实记录。今年的整理工作已基本完毕，所有门类的档案都是根据《档案立卷归档制度》及有关规定整理归档，今年共整理文书档案1006件；救助类档案229卷；会计凭证184卷；会计账册68卷；会计报表29卷；基建档案21卷；照片档案1卷；实物档案22件。现将有关立卷情况说明如下：

一、立卷门类

采取各部门自行立卷的办法。文书档案以结合保管期限分类法,以件为单位整理归档，由党政办整理；综治调、组织管理、社会保障、纪律检查档案由各科室自行立卷；会计档案由财政办立卷；特种载体档案由党政办接收立卷。档案员负责对各科室档案立卷工作进行指导、监督、检查，保证立卷工作按时保质完成。

二、立卷原则

档案立卷按照规范化、标准化要求，文书档案按照浙江省实施《归档文件整理规则》办法和有关文件的要求整理；会计档案按照财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》立卷；科技设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》有关规定立卷；照片档案按照浙江省档案局的《照片档案管理暂行办法》立卷。

三、立卷步骤和方法

（一）收集

对本各种文件材料进行收集，剔除不归档文件材料，力求各门类、载体的归档齐全完整。

（二）分类

按照街道制定的《档案分类方案》对所有文件材料进行分门别类。

（三）立卷

1、文书档案。根据结合保管期限进行分类.按件整理，一般以自然件为一件，一年同一个保管期限编一个流水号,将归档文件按次序分别装入相应的档案盒。

2、综治调解档案、组织管理档案、党支部管理档案、社会保障、纪律检查等档案参照文书档案整理规则整理。每一类目分别结合进行编目，保管期限划分详见保管期限表。

3、会计档案。根据街道实际情况，会计档案分为报表、账册、凭证三类，参照《会计档案管理办法》整理立卷。

4、特种载体档案。照片是分各类会议活动、荣誉照片等，各类照片跨大流水编序号；磁介质是指数据备份、各类宣传光盘等，各卷中归档按时间先后为序编号；实物以件整理，按产生或收集时间为序跨编号。

温岭市太平街道办事处综合档案室

二O一O年十月

2.档案整理工作流程 篇二

关键词：干部档案,整理,重要性

干部人事档案是在人事管理活动中形成的, 是记述和反映个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力及奖罚等方面的原始记录, 是各级组织和人事部门进行考核、选拔和聘用人才的主要依据。干部人事档案管理主要包括干部人事档案的收集、审核、整理、鉴定、转递、保管、统计和提供利用等方面工作。

一、干部档案整理工作中经常遇到的问题

1.档案材料缺少现象。如:干部履历表、学历学位材料、奖惩材料、考察材料、入党团材料等。2档案材料的手续不齐全。如:考察材料无落款、放入档案中的复印件无印章。3.档案材料内容不规范, 不符合归档要求。如:干部任免审批表填写不全, 信息不完整, 干部履历表无本人签字、无日期等。4.纸张不标准。各部门形成材料的纸张大小不一, 如高校学生登记表, 有的是A4或A3规格的纸。5.裁剪问题。为使档案外观整齐, 在整理中要进行剪切, 切掉字迹事故屡屡发生, 造成无法弥补的损失。6.装订问题。由于材料不标准, 易出现压字。

二、正确整理干部档案的方法及步骤

干部人事档案整理工作要认真执行《干部档案整理工作细则》。整理也是对档案材料的审核过程, 包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤:

(一) 分类。

第一类, 履历材料。包括:干部履历表及各类登记表。整理中可以按照参加工作时间审核, 发现履历表缺少本人签字或日期的要进行补充。第二类, 自传材料。以自传为主的履历或简历表归到本类。第三类, 考察、考核、鉴定材料;审计工作形成的材料。形成的材料要有部门盖章或签字。第四类, 学历学位材料、职业 (任职) 资格考试材料、评 (聘) 专业技术职务 (职称) 材料、反映个人科研学术水平的材料、培训材料。 (1) 对于高中以上学历人员, 材料从高中开始归档;对于低于高中学历的按照实际情况归档。毕业证书、学位证书复印件要加盖组织部门印章。 (2) 在缺失《职业资格考试合格人员登记表》时, 能够确认此职业资格证书真实性的条件下, 可以将“职业资格证书复印件”替代归入本人档案。 (3) 培训材料存两个月以上的学员培训、考核材料。第五类, 政审材料。更改 (认定) 姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间、计算连续工龄审批等材料。第六类, 党、团组织建设工作中形成的材料。如加入中国共产党材料, 要有志愿书、申请书、转正申请书, 发现缺少马上补充。第七类, 表彰奖励及材料, 撤销奖励的有关材料。在归入审批表时, 要将先进事迹附在审批表后, 作为一份材料归档。第八类, 涉纪涉法材料。包括各级部门的处理决定等材料。第九类, 工资、任免、出国 (境) 、会议代表材料。 (1) 工资、待遇材料包括新增人员转正定级审批表, 工资变动表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表, 享受政府特殊津贴的材料, 解决待遇问题的审批材料。 (2) 任免材料包括录 (聘) 用、解聘、干部任免、调动、退 (离) 休审批表等材料。自愿辞职的个人申请、同意辞职决定等材料。提职人员“考察材料”与干部任免审批表作为一份材料归档。 (3) 出国、出境材料归档首次因公出国 (境) 人员审查表, 在国 (境) 外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。第十类, 有保存价值的材料。主要包括毕业生就业通知书、劳动合、健康检查和处理工伤事故材料、“死亡证明”材料、“干部人事档案报送、审核工作材料。

(二) 排序。

每类干部档案材料, 都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。档案材料排序的基本方式:按材料形成时间排序的:适用于干部人事档案材料第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。按材料内容以及材料之间的内在联系排序的:适用于第五类、第六类、第八类。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复、结论或处分决定, 本人对结论或处分决定的意见, 调查报告, 证明材料, 本人检讨或交待材料等, 其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料, 入团志愿书应排在入团的其他材料之前, 入党志愿书应排在入党的其他材料之前, 党员登记表等可按先后依次排序。

每个类别中的档案材料排序后, 要用铅笔在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号, 并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为, 凡有图文的页面, 每面作为一页, 有封面的材料从封面开始计算。空白纸和托裱用的衬页纸不计页数。复印件和原件应视为一份材料, 统一编写页数。

(三) 编目。

每卷干部人事档案, 必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引, 要认真进行编写。具体要求: (1) 档案材料应按照排列顺序, 逐份逐项地进行编目, 做到目录清楚, 填写准确, 要电子版打印形成。 (2) 每类目录之前要注明材料类号和类别全称。 (3) “材料名称”根据材料标题填写。没有标题或标题不规范的, 应另拟标题, 并在备注栏中简要说明。第五类政审材料要标注与本人的关系, 如:父亲政审材料、弟弟政审材料等。 (4) “材料形成时间”, 一般采用材料落款时间。复制的档案材料, 采用原材料形成时间。“页数”填写材料页数。 (5) “备注”填写需要说明的情况, 包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。 (6) 每类目录之后应留出适量的空格, 供补充档案材料时使用。

(四) 技术加工。

对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应进行技术加工。 (1) 对纸张破损或字迹材料不符合归档要求的档案材料, 应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后, 与原件作为一件, 决不能有了复制件而弃原件。 (2) 幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整、文字、照片不得损坏, 便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料内容, 不要对档案进行过度裁剪。 (3) 对破损、卷角、折皱和幅面过小的材料应进行托裱, 裱糊用的衬纸, 必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干, 不得在阳光下晒和高温烫烤。装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。打眼装订档案材料, 不得压字和损伤材料内容。对表格和横向文字的归档材料, 装订时一律表头或文头朝上, 以便于展开阅读。 (4) 必须拆除归档材料上的金属装订物。每份档案材料在整理时必须保证各自独立, 严禁将许多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

(五) 装订。

每个干部档案材料, 必须装订成卷。档案目录置于卷首, 卷内材料排列顺序与目录相符。将档案的全册材料按编排顺序理齐, 以装订线一边和下边为基准, 按规定尺寸切齐, 达到四面齐, 条件差的应以左边、下边、右边三面齐。做到结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件、方便阅读。档案卷夹材质应符合档案保护要求, 卷夹背脊应附边签, 用于书写干部的姓名、档案编号等。

参考文献

3.民国档案整理工作的内容新维度 篇三

建国五十多年以来，档案工作者在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则，利用原基础原则，对全国民国档案进行了案卷级整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系，部分档案馆还逐步建立了馆藏民国档案案卷级机读目录数据库。至此民国档案整理的工作已经走出初级阶段。随着民国档案开放力度增大，原有的民国档案整理成果已难满足现有的民国档案利用需求，对民国档案整理工作需要引进新的维度，即对民国档案信息作进一步开发及采取相关措施确保民国档案实体和信息的安全，这标志着民国档案整理工作步入新的阶段。

一、进一步开发民国档案信息

现有的民国档案整理成果存在的主要问题是：对部分民国档案案卷内容揭示得不够准确、全面，案卷标题有的反映的是案卷内一份或部分文件，而非全部文件内容，有的则是细节性、琐碎的事务却被赋予了一个大概念词语加以描述，有的则正相反，等等。造成这种种情况的原因是多方面的，但和民国档案本身状况有很大关系。有不少民国档案一卷厚达数百页，涉及文件主题、文件责任者较多，给全面概括、准确拟写案卷标题增加了难度，而案卷级机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的，这种信息揭示的欠准确性在民国档案开放力度加大的今天，危害性愈加明显，它造成民国档案利用工作的误检率增高，应控制使用的文件无法予以控制使用，使民国档案工作处于一种被动状态，从而成为今天迫切需要解决的问题。

笔者认为，鉴于各馆所藏民国档案经过建国后数十年的整理，作为全宗级、案卷级的整理单元已然形成并相对固定，和馆藏目录体系也建立起了一一对应的关系。因此，在解决存在的问题，开展新一轮的整理工作时，我们仍要坚持利用原基础原则，对档案实体的这种既有状况加以接受，在现有基础上进行一种螺旋上升式的整理。不过，这并非说我们仍将沿袭以往的方式开展案卷级整理，简单地将原有案卷标题和案卷内容重新审视一遍，见错纠错，如果这样做效果不会好。因为出错的部分往往卷内内容复杂，不少是属于多主题案卷，要揭示卷内内容，有时也只能采取挂一漏万的方式，即将其中主要的、重要的内容点出，其余则忽略不管，这就使得未被揭示的档案内容成为死信息，很难再被利用。抑或不得不将若干个档案内容的小概念概括上升为一个大概念，而其实这个大概念内涵是大于这若干个小概念内涵之和的，这样做的结果不仅没能准确揭示档案内容，反而淹没了案卷的个性。因此，笔者认为解决方法只能是：对多主题案卷的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级（含文件组合级）整理，对民国档案信息作进一步的深入开发。

二、延伸、完善民国档案机读目录数据库信息

民国档案著录标引的行业标准之一《民国档案著录细则》将著录对象区分为文件级和案卷级两种级次。所谓文件级著录单元即是著录对象为单份文件或同一案卷中记述同一事物的多份文件。案卷级著录单元则是著录对象为一卷档案，现有的馆藏民国档案机读目录数据库大多是以案卷级为著录单元进行著录标引的。如典藏民国档案的重要基地——中国第二历史档案馆即是对馆藏140万余卷民国档案进行了案卷级著录标引，全国其他馆情形也大抵相似。客观地说，民国档案机读目录数据库仅有案卷级著录标引是不够的，即使已达尽善尽美但却是单一的检索工具，其功能还是远不抵一组多元立体化的检索工具。因为这样的一组检索工具能彼此弥补支撑，形成相辅相成的局面。

另一方面，从理论上讲，案卷是有密切联系的若干文件的组合体，不少民国档案情形也确实如此。特别是单主题的一卷档案更如此。不过，由于历史上诸多原因，民国档案案卷的情形并不都是这样，一卷档案所反映的主题可能是并列的多个，即多主题，而在进行著录标引时，对一个著录单元的标引，不可能对标引项分类号的数量不加限制，因而其信息的揭示往往有意犹未尽之感，这使我们和力求正确拟写多主题案卷标题时一样，感受到了相似的无奈。因此，对这类多主题案卷应和其文件级整理相呼应，将著录单元按有关主题破解成文件级后再予以标引，使民国档案信息在机读目录数据库中得到延伸和完善，进而形成以案卷和文件级标引相结合的民国档案计算机检索体系。

三、保障民国档案实体安全

档案馆是永久保管档案的基地，亦即档案馆的工作职能便是馆藏档案的保管和开发利用。而要实现这两项职能的前提便是保证档案实体的安全。作为历史档案的民国档案，随着距离产生时间的愈加遥远，其实体遭受损毁的风险日益加大，除了自然的老化破损外，还有随着民国档案开放力度的加大，频繁地因实体提供利用所遭遇的磨损和居心叵测者的偷窃、毁坏。为了阻断民国档案遭遇的这些自然与人为损毁的可能，整理工作就应采取相应步骤以保障民国档案实体安全，具体为：对进行整理的民国档案实体的破损情况进行鉴别，对达到了修裱要求的档案送交相关部门进行修裱，以延续民国档案实体生命。对修裱完成和不需要裱糊的民国档案进行编页，固定卷内文件次序，并运用数字化技术，进行缩微翻拍或扫描及制作光盘，生产出民国档案复制品，以取代原件提供利用，从而避免民国档案实体在使用过程中可能遭受的磨损、被盗或毁坏。

四、开展民国档案的分级与开放鉴定

民国档案情况复杂。数量大，全国有约1400万卷。类型多，不仅有党政机关档案，还有企业档案、社会团体档案、人物档案；不仅有文书档案，还包括大量的科技档案和各类专门档案。它的内容丰富，记载的是民国时期的社会变迁，政治、军事、经济、文化、外交、社会等领域无所不包。这就决定了民国档案的整理工作是一个浩大的系统工程。而档案馆能投入的整理人员、资金却是有限的，从而使两方面形成了极大的反差，这就需要我们对民国档案整理工作科学规划，有序进行，而不是盲目的一头直接扎进整理海洋中，但如何才能做到？笔者认为，应结合民国档案的分级鉴定工作进行，所谓民国档案的分级鉴定即是将民国档案按价值高低分成三个等级，以便对不同等级的民国档案施以不同的整理、保护和开发利用。民国档案的整理应结合分级工作进行，依据档案重要程度次第开展，形成一种全局性的长远规划，这样我们才能科学有序地开展民国档案整理工作。

另一方面，随着民国档案开放力度增大，保障档案信息安全的重要性和迫切性日益凸显出来，将应该向公众开放的民国档案划入控制使用范围是对公众的不公平，反之则是对国家的失职，因此，民国档案的开放鉴定也被提上了议事日程。所谓民国档案的开放鉴定，即是对民国档案中涉及国防、外交、国家安全等国家重大利益的档案予以鉴别，暂缓向社会开放，从而保证民国档案信息的安全。

不过，在传统理念中，档案工作被分作了收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等六大环节，鉴定是和整理并列的两大环节，而并不属于整理范畴，但是，传统的鉴定往往是指确定档案的存毁及保管期限。随着时代的发展，鉴定工作也增添了新的内容，出现了新型鉴定工作，如档案的分级鉴定、档案的开放鉴定等。今天，民国档案大部分属于永久性保存，因此，传统意义上的鉴定，已基本上不再对民国档案适用，而人们虽然对开展新型鉴定工作已达成共识，但各档案馆基本上还未实施，也未就此设立专门的部门，同时，从事民国档案的新型鉴定和整理工作一样，也需要阅读、分析案卷内容，二者具有相似的前期工作，因此由整理部门兼任或牵头是比较合适的。鉴于此，笔者主张，在民国档案整理工作中，要敢于突破传统观念，兼并吸纳鉴定环节，开展民国档案的分级与开放鉴定。

4.档案整理工作自检报告 篇四

档案整理与自检报告

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2017年1月16日

档案整理自检报告

一、工程概况

二、施工文件

公路基本建设工程档案资料在公路工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中起着至关重要的作用，其归档资料的完整性、准确性、系统性、安全性必须得到充分的保证。在公路工程施工过程中会产生大量的各种施工记录、检验试验报告、质量检验评定记录等文件资料，因此必须认真仔细地做好各种现场施工文件资料的收集、分类整理、保管、移交等各项档案资料的管理工作。

（一）落实工程资料管理人员。公司根据施工资料的形成规律，明确工程科和质安科负责人负责本部门工程文件资料的填报整理和收集保管工作，同时由质安科负责其它和工程质量有关的工程文件资料的收集和保管工作，由工程科负责工程设计文件资料以及与建设单位和监理部的往来文件等工程文件资料的收集和保管工作，做到任务到人，责任明确。

（二）做好人员培训工作。公司积极组织相关人员参加档案管理学习、培训、交流活动，认真学习省公路建设项目文件材料立卷归档整理的有关规定和文件，以及根据国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《交通档案管理办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理办法》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发【2010】328号）、《公路建设监督管理办法》、《公路工程质量检验评定标准》（JTGF/1-2004）等有关规定，对本工程档案收集整理、保管、归档移交的具体要求，保证了工程施工资料管理工作的顺利进行。

（三）配置必要的设备。为使工程施工资料的填报整理、收集保管等工作顺利进行，项目部根据工作需要配备了充足的相应设备和器具，如办公电脑、打印机、复印件、装订机、档案盒、文件柜等。

三、施工文件档案管理

本工程施工过程中形成的主要施工文件资料为工程合同文件、施工方案报审文件、各种原材料的出厂合格证和质保书以及检验试验资料、成品半成品的检验试验资料、工程质量检验评定文件、照片资料、竣工图纸等。

由于工程施工资料的多样性、分散性，且数量较多，本工程施工文件资料的管理采取部门与责任人间的分工负责制，在公司项目部的统一领导和安排下进行日常管理。

（一）工程合同文件的管理：工程合同文件主要由招标文件和招标设计图纸、施工设计图纸、工程变更文件及图纸、施工合同及补充施工协议等组成，这部分文件资料收到或形成后及时由工程科负责收集并保管备查工作，其他各部门和施工班组需用的施工文件由工程科采用打印、复印等形式进行分发，需用原件进行登记备案的施工文件并说明保管责任。

（二）施工方案报审文件的管理：施工方案报审文件（包括开工报告等）主要由总体组织设计和总进度计划、各分部分项工程施工方案及专项方案等组成，这部分文件资料由工程科编制后经项目部上报监理部，经批准并返回项目部后由工程科负责保管备查工作。

（三）各种原材料的出厂合格证和质保书及检验试验资料的管理：各种原材料在进场验收时，由材料设备经办负责人索要出厂合格证和质保书，并及时交由质安科负责保管备查；各种原材料的检验试验工作由工程科统一安排进行，并负责各种试验报告的收集和保管备查工作。

（四）成品及半成品的检验试验资料的管理：各种成品及半成品的检验试验工作由质安科统一安排进行，并负责各种检验试验报告的收集和保管备查工作。

（五）工程质量检验评定文件的管理：施工测量放样及面层报验文件资料由工程科填报整理并上报监理部，经批准并返回项目部后由工程科负责收集并保管备查工作；其它工序报验等中间检查验收及质量评定文件资料由质安科填报整理并上报监理部，经批准并返回项目部后由质安科负责收集并保管备查工作。

（六）工程安全资料的整理归档：项目部参建工程施工的人员全部进行安全技术交底、培训、合格后上岗，并形成书面资料归档，危险源排查公示，各项安全方案由质安科填报整理并上报监理部，经批准后并返回项目部后由质安科负责收集并保管备查工作，安全员每天进行安全检查并书写。

（七）照片资料的管理：施工过程中，由工程科和质安科负责同时对施工作业过程，中间报验状态、现场特殊情况等进行数码拍照，及时录入计算机按时间进行编号保存。

所有施工文件档案资料在工地现场保管期间，项目部针对防火、防霉、防虫、防损坏及丢失等采取了多种安全措施，通过我们一系列认真细致的工作，确保了施工文件档案资料的真实性、连续性和完整性。

四、工程竣工图的编制

竣工图应能全面、准确、清晰地反映竣工时的实际情况。竣工编制说明应能充分体现已完工的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况及修改完善情况、完工时间等，对建设工程完工状态的真实反映，是建设工程技术档案的核心部分。为此我们围绕竣工图的编制做了大量工作。

（一）施工前工程技术人员认真审校施工设计图纸，对发现的问题及时向业主、监理及设计单位反应，根据反馈结果做好相应的记录收集保管好反馈的资料文件。

（二）严格按施工设计图纸和设计变更文件及图纸组织安排现场施工，同时妥善保管好所有原设计图纸和设计变更文件及图纸。

（三）在设计变更文件及图纸和现场的基础上，对施工设计图纸进行修改和补充，使之符合工程完工时的实际状态，形成竣工图。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可。如项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10％的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸可在原施工图号前加“竣”字。也可逐张加盖竣工图章明确相关人员签署确认。

（四）同一结构、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同构造物、建筑物应分别编制。

五、存在的问题及解决方式

（一）备考表填写不完整,已按规范填写完整。

（二）竣工图中无设计变更文件与竣工图档号对照一览表；已按规范添加对照一览表；小设计变更在竣工图号不显示，具体位置见竣工图编制说明；大设计变更共2个，分别对应竣工图号5-

6、227-244。

六、施工档案管理自我评价

在**公路管理局的统一领导和安排下，在业主和监理部的指导和帮助下，**公路改建工程**标施工文件资料的收集整理及保管工作随施工工作的逐步开展同步进行，工程完工后再统一分类整理、分装成册、编制案卷卷标题和卷内目录、装盒保管，共形成施工资料 **卷，竣工图纸 **卷**份，符合案卷整理要求。最后完整的移交给建设单位***归档保存。

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5.学校档案整理工作简报2022 篇五

在日常生活和工作中，接触到简报的地方越来越多，简报具有简、精、快、新、实、活和连续性等特点。还苦于找不到好的简报？下面是小编为大家整理的学校档案整理工作简报2022，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

学校档案整理工作简报20221

12月13日上午，济南市教育局机关事业单位档案工作科学化管理测评小组在组长王芳、张召成带领下，一行十人来到济南艺术学校对学校档案管理工作进行了实地检查。在校长张维浩、办公室主任王新及档案管理员马吉霞老师的陪同下，测评组人员顺利完成了检查工作。

测评人员首先听取了校长张维浩关于济南艺术学校档案管理工作的简要汇报及学校介绍，随后现场查看了学校综合档案室，认真查阅了学校档案制度建设、基本建设及综合档案整理归档的相关材料及工作记录。测评组人员对学校档案管理工作的成绩给予了肯定，同时还对学校档案工作中档案储存空间、档案管理综合化、信息化提出了建议。

王新主任表示，济南艺术学校要在保持学校档案管理传统优势的基础上，不断的加大软硬件投入，加强档案管理的综合化和信息化水平，努力在未来的档案管理工作中争创优质示范单位。

学校档案整理工作简报20222

12月22日下午，城厢区教育局和档案局联合召开城厢区学校档案工作会议暨业务培训会，全区48所公办中小学校、幼儿园以及32所民办学校的校长、档案员等共160多人参加工作会议。

莆田市档案局陈念禧局长、城厢区档案局雷碧霞局长、区教育局陈进副局长等出席会议。会议上，莆田市档案局陈念禧局长从学校档案的重要作用、普遍存在问题以及档案工作对策进行重点强调讲话。同时，由城厢区档案局工作人员对学校档案的收集、整理以及对照《莆田市中小学校档案管理情况考评表》进行简短培训。

据悉，通过会议的召开，城厢区全面启动了各中小学校建立一支档案管理队伍、建设一个标准化档案室、编制一套完整的学校档案工作制度、编制一套科学的档案分类方案和编号方法“四个一”等的学校档案达标创建工作，同时要求各校在达标创建中要着重做好历史遗留资料的清理归档工作。会议还明确了城厢区内各中学要设立面积50平方米以上、小学要设立20平方米以上的档案室集中保管学校档案等。

学校档案整理工作简报20223

近日，由达州市档案局、宣汉县档案局、宣汉县教科局共同组成的档案工作评审小组，在市档案局纪检组长龚乃桢同志的带领下，对四川省宣汉中学的档案工作规范化管理省一级标准进行了考评验收。

该校分管档案的副校长胡开月就学校档案创建工作向评审组进行了详实汇报，评审组在听取汇报后到学校档案室进行实地查看。小组成员对档案室设施设备的配备情况，对档案室温湿度控制、防火防盗设施设备以及档案管理规章制度的.制定和落实情况、档案信息化建设、档案利用情况进行了仔细地检查，并随机抽查调阅了各类档案案卷，查看了案卷的整理、编目、使用等情况。实地检查评估后，评审组召开评议会，对照《档案工作规范化管理省一级评分细则》进行了评议打分，最终获得98的高分，达到了省一级档案工作规范化管理认定标准。

在随后的反馈会议上，评审组就本次考查的情况向学校做了汇报，对学校档案资料的收集、整理工作，档案工作信息化建设及档案资料的利用等提出了宝贵的意见和建议。评审组成员认为，四川省宣汉中学的档案工作做得科学、规范，达到了相关的评估验收标准，祝贺学校顺利通过了省一级档案工作规范化管理认定。

6.做好企业专项工作档案的收集整理 篇六

1 专项工作的特点

1.1 社会性。

企业开展的专项工作所形成的档案反映了这些特定活动的具体情况, 是档案资源的重要组成部分, 是职工享受政策福利的重大凭证, 具有极其重要的保存价值。

1.2 独特性。

企业开展的专项工作往往是党中央或政府部署的工作, 在某个特定时期或阶段进行的特定工作, 活动的目的性强, 目标任务一致。活动要求独特, 政策性强, 意义重大, 使其形成的档案也具有独特性和专一性。

1.3 阶段性。

企业开展的专项工作一般具有明显的阶段性, 时间要求非常强。因此, 专项工作期间产生的档案文件呈现集中性, 数量较大。

1.4 临时性。

对于全党性或全国性的重大的专项工作来说, 由于工作头绪多、任务重, 一般都要成立临时领导机构和工作机构, 其成员多数是由企业各个部门和属下公司的人员临时兼职组成。

2 专项工作档案的收集

专项工作具有的临时性、阶段性, 涉及的部门和人员较多, 材料分散在各个经办人员手中, 使得活动结束后, 若不及时收集活动形成的材料整理很容易散失。

2.1 档案部门要提早介入

档案部门的档案意识要到位, 不能待在档案室里等待上门。而是要及时了解并掌握企业开展重大活动的信息, 主动参与其中, 才能较好地做好专项档案工作。

2.2 明确责任人, 建立档案收集的网络

为确保档案材料能顺利收集, 档案部门应在专项工作启动的前期明确由哪个档案人员负责跟踪收集活动形成的材料, 同时也要建立各职能部门负责收集本档案材料的兼职档案员网络, 明确收集专项材料的范围、内容、载体、时间要求等, 形成一个联动网络。

2.3 重大活动档案材料的收集归档

档案材料的收集是做好档案整理的基础和关键。要做好专项档案的收集工作, 必须明确专项工作档案的收集范围和内容, 学习掌握当地档案行政管理部门的相关规定, 明确收集范围、载体、类别、整理要求, 才能做到不漏、不错。

重大活动形成的档案材料从载体上来看, 有文字、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等。从内容上看, 有活动方案、报告、计划、总结、领导讲话、宣传报道、会议记录、贺词、题词手迹、证书、奖章、奖牌等。档案人员要紧跟活动的进展, 做好每一阶段档案材料的收集工作。作为全社会性的重大活动, 一般都是分几个阶段进行, 档案人员要关注活动每一阶段的情况, 勤跑动, 与参与活动的各个部门沟通, 不但要收集文件、文字材料, 还要特别关注活动中形成的图表、照片、录像等, 这些照片、录像散存在摄影人员手中, 可能还会存在不止一人的手中, 档案人员要积极跑、勤沟通, 及时收集整理。现在的照片均为数码照片和数码录像, 要及时刻录成光盘保存, 优质的照片要晒出来整理。

2.4 专项工作档案的整理

“完整”是档案整理工作的一项原则, 专项档案由于其形成的特殊性, 在具体整理过程中可遵循其成套性的特点进行组卷整理。

一是作为一个独立问题立卷。目前对文书档案的组卷一般采取“件”为单位整理的方法, 分类上则采取按问题的分类标准。若企业的档案组卷方法是采取年度-问题-保管期限的, 则作为一个新的问题排列在最后组卷即可。若企业的档案组卷方法是采取年度-机构-保管期限的分类方法来组的卷, 从遵循保持文件之间的历史联系和便于保管和利用的原则, 在组卷时倾向于作为一个独立的问题 (或临时机构) 来组卷, 与其他机构并列平行, 放在最后。这样的组卷方法对查阅利用者来说是方便, 查找的材料也相应地集中和成套。如果形成的档案材料是跨年度的, 但整个活动只是在1-2年内完成的, 建议将全部的文件材料放在完结年度来组卷, 这样做可使一个专项工作的档案材料放在一个年度内组卷, 将来查找利用就简捷方便, 只要在一个年度内就可以方便查找到一个专项工作的全部档案材料。

二是归放在职能部门立卷。对于阶段性特别强的落实上级文件精神和政策的专项工作, 如一次性住房货币补贴、独生子女父母退休计划生育一次性奖励补发、退休人员移交社会化管理初次启动等工作形成的档案, 因为涉及面较广, 且多为与职工的切身利益紧密相关, 落实的时间短暂, 形成的档案非常集中, 只涉及职能部门, 组卷时可按企业原来的组卷方式 (年度-机构 (问题) -保管期限) 进行即可。

三是除了收集整理专项工作形成的纸字文件材料, 容易忽视收集整理录音、录像、电子文档、光盘、实物、照片、证书、奖章、奖牌等档案材料, 要按照不同载体的组卷要求进行整理归档, 保证专项活动的全面性、成套性、完整性。

2.5 专项工作档案的检索和编研

由于载体的不同所整理的方法和存放的地点不同, 造成一个活动的档案材料保管在不同的地点, 但为方便使用, 最好能建立相应的检索目录。同时, 一个企业进行了多个专项工作, 还可以按活动的方案、总结报告、宣传资料等不同内容进行汇编, 方便利用。

参考文献

[1]李兴利.重大活动与专项工作档案的整理[J].档案管理, 2010, (1) .

7.论我国档案整理工作的基本原则 篇七

关键词：档案整理工作；来源原则；全宗理论

Abstract：In our country， the view of authoritative Materials on the principle of archival arrangement is not accurate. This view is one of the parts of Fonds Theory， and Fonds Theory is contained in Principle of Provenance. Therefore， we believe that Principle of Provenance is the basic principle of archival arrangement.

Keywords：Archival arrangement；Principle of Provenance；Fonds Theory

按照国内有关《档案管理学》课程的权威教材的说法，我国档案整理工作的原则是：“整理档案应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。”[1]从内容上看，这一原则主要是针对每一个单位内部的档案保管机构（也就是档案室）的档案整理以及归档前的文件整理而言，并没有明确涉及档案馆对全宗进行区分的整理内容。而通常，“档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的排列和案卷目录的编制”。[2]这就说明，如此表述档案整理工作的原则是存在欠缺的。据此我们认为，有必要梳理一番我国档案整理工作的基本原则。

1 全宗理论既是整理方法和理论，也是整理原则

全宗问题，无论是在档案学基础理论体系还是在档案管理实践（尤其是档案的整理）中，都占据着极其重要的地位。全宗是档案整理和分类的出发点，全宗理论既是一种整理方法和理论，也是一条整理原则。

1.1 关于全宗概念。所谓“全宗”，就是“一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体”。[3]“全宗”的字面意义，就是指一个组织（或个人）的全部档案。而通常所理解的全宗，正如国家档案局1987年发布的《机关档案工作业务建设规范》规定的：“一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。”即通常所说的全宗是狭义的理解，是针对一个机关全部档案而言，不涉及其他组织或人物。这种狭义的理解可追溯“全宗”一词的起源，即当初在法国，“全宗”就是针对一个机关的全部档案而言，是作为对档案馆内档案分类的原则和方法而提出来的。后来逐渐扩展成“一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体”。

更加广义的理解是我国档案学者冯惠玲、何嘉荪提出的“主体全宗与客体全宗”的观点。他们认为：“比如有些档案不是以同一形成者为核心，而是以同一项工程、同一种产品、同一项科研课题为核心，即以同一活动内容或事由为核心而形成的，如果仍然千篇一律地以形成者为依据组织馆藏档案，在有些情况下就难以行得通。”[4]于是，为了完善全宗理论，避免出现“打破全宗界限”的情况，就提出了“主体全宗与客体全宗”新概念。

但我们认为，这样的提法虽有其合理性，但也存在不妥之处，所以没必要作如此的扩展（在此不再详述）。[5]我们还是认可教材中关于全宗的定义。

1.2 关于全宗理论。区分全宗是档案整理工作中的重要环节，因此，档案整理的原则应该包含有区分全宗的内容。

为什么要区分全宗？如何区分全宗？全宗理论应该能解答这些问题。首先，我国的全宗理论是在前苏联的国家档案全宗概念的基础上逐步形成的，认为：一个全宗就是一个机关、组织或者个人在社会活动中形成的全部档案的总和。基本涵义有三点，即全宗是一个有机整体，全宗是在一定的历史活动中形成的，全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗原则，就是同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。全宗的实质：“是指一个国家或一个档案馆对档案实体进行分类所采用的一种原则——来源原则，以及根据这个原则所确定的一种分类单元。”[6]也就是说，各级国家综合档案馆根据档案的来源进行实体分类管理，每一个相对独立的来源就是档案馆确定档案实体分类的单元，一个来源对应一个单元，也就是一个全宗。全宗理论中将全宗的类型分为：独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集四种。但在现有的教材中，一方面承认全宗应该划分为上述的四种类型，另一方面又将联合全宗、全宗汇集、档案汇集列为全宗的补充形式，这种似是而非、模棱两可的态度在教材中出现实属不该。其实，联合全宗、全宗汇集、档案汇集与全宗的典型形式——独立全宗都是档案馆根据特定的来源（形成源）来组织分类的，并没有违背全宗的实质——来源原则。只不过这一特定的来源（形成源）在不同全宗类型表现各有差异而已，也就是说，并不是所有的来源（形成源）都表现为一个独立的机关、组织或个人。之所以出现这样的摇摆不定、前后矛盾，主要是由于对全宗理论不自信造成的，或许用来源原则来解释会显得更理直气壮。其次，全宗理论是在档案集中管理过程中应对档案整理问题，不断改进档案整理方法而逐步形成的。全宗理论的雏形就是一种档案整理方法，用于档案馆区分全宗。区分全宗是档案馆档案整理工作的首要环节，只有把全宗区分好了，后面的一系列整理工作程序才好进行。最后，在这一档案整理方法上加以总结、丰富、升华达到一定的理论高度，并最终成为档案整理必须恪守的原则。全宗理论作为一个知识体系，包含着全宗的确定、全宗的构成、全宗的特征，全宗内档案的分类、整理等主要内容。全宗理论形成之初主要解决的是档案整理中的问题，但其发展到今天已超越了档案整理范畴，可以应用于档案鉴定、统计等一系列档案工作环节当中。当然，即便是全宗理论得到极大发展的今天，全宗理论实质并没有改变，仍是档案整理必须恪守的原则。

2 现有档案整理工作原则的表述是全宗理论的内容之一

接下来，我们对现有档案整理工作原则的表述分三部分进行分析。

2.1 档案的整理应该充分利用原有的整理基础。虽然区分全宗本身在一定程度上体现了充分利用原有的整理基础的要求，但从来源原则的发展历程来看，法国的尊重全宗原则（即第一阶段）只要求区分全宗，而不要求全宗内的档案分类应该充分利用原有的整理基础。这一要求到了第二（德国登记室原则）、第三（荷兰来源原则）阶段才明确。所以说，这一要求更多是针对一个全宗内文件的系统整理。或者说，从“档案的整理应该充分利用原有的整理基础”这一要求出发，并不必然地推出“档案整理应该首先区分全宗”的结论。实际情况是，法国的尊重全宗原则（即第一阶段）区分全宗是全宗理论（或来源原则）初步形成的标志，而第二（德国登记室原则）、第三（荷兰来源原则）阶段是在此基础上发展完善，才真正做到这一要求。

“充分利用原有基础”整理档案，是我国在长期的档案工作实践中形成的整理传统，而且已经被证明是比较切实可行、有效的整理方法。“应该充分利用原有的整理基础”就意味着不要轻易打乱原有的整理体系，只要已有的整理体系有规可循、有目可查就应该维持原状，无需打乱重整。当然，这里所强调的“充分利用原有基础”只是针对已系统整理过的文件而言，并不是说未经过整理的、零散的文件也要极力维持其原状。实际上，这样做的好处既能很好地保持文件之间的历史联系，又能提高档案整理工作的质量和效率。

其实，“档案的整理应该充分利用原有的整理基础”这一要求，不仅是我国档案界的整理传统，而且是长期以来世界各国档案界的通行做法。无论是美国的“文件组合”，还是英国的“档案组合”，其整理原则无不体现出“充分利用原有基础”这一要求。詹金逊认为：“‘可按字母顺序、年代、外形等整理，但是，材料的接收号要保持，‘原来的案卷、包捆或装订等一概不得弄坏。”[7]另外，前面提到的来源原则在欧洲诸国的发展历史也表明了这一点。

2.2 档案的整理必须保持文件之间的历史联系。首先，历史联系有多种。从总体上说，来源联系只是历史联系的一种，但却是最重要的一种，是档案整理过程中首要强调的一种（具体体现在档案整理和分类的不同层面上）。来源包括机关、职能、活动、形成过程等不同层次。除此之外，如时间、内容、形式联系等也是历史联系。需要注意的是，不能将来源联系泛化为历史联系，更不该因此而将来源原则泛化为历史主义。[8]其次，不管立卷与否，是组成案卷或是以件为单位进行整理，都要保持文件之间的历史联系。组成案卷或是以件为单位进行整理，在本质上是一致的，即前提是都遵循来源原则。一般来说，组卷或者立件都要围绕特定的形成过程，反映特定的“活动”或者具体到“事务过程”，即所谓的“问题”。由于一个机关都有其特定的职能，每一项职能的实现又可以体现为不同的“活动”或者具体到“事务过程”，所以，这些“问题”具体反映了机关各种活动、事务过程，体现了职能联系，因而能够反映出整个机关的各项职能。通常情况下，组织机构和职能是基本一致的，它们反映的是来源联系。[9]而并非某些学者所认为的那样，就因为这“同一活动内容或事由”而误认为是事由联系，从而得出“事由原则和来源原则融合”的结论。所谓按“问题”分类或立卷，此“问题”并非“主题”或“事由”。遗憾的是，即便是权威教材也犯类似的错误，如在组卷时“问题分类法就是按照文件内容所反映的问题（文书工作人员也惯称其为‘事由）将全宗内档案分为各个类别”，[10]在整理归档文件时“强调‘事由原则，要求将围绕着同一事由形成的归档文件集中排列在一起，充分体现文件之间的有机联系”，等等。[11]所以说，档案整理中的按“问题”分类或立卷要保持文件之间的历史联系，遵循来源原则，这与图书、情报资料按内容进行逻辑分类的方法是有本质区别的。

所谓事由原则，简单地说，就是按主题整理档案的原则，或者说，是“档案馆将档案按其内容主题而不按来源机关和原有次序进行整理和分类的原则”。显然，这很难保持文件之间的历史联系。

2.3 档案的整理必须便于保管和利用。首先，一般来说，如果档案的整理充分利用原有的整理基础，并保持文件之间的历史联系，那就可以达到便于保管和利用的目的。而且，前两条原则是实现该目的的前提和保障。其次，目前以件为单位进行整理而不是组成案卷的做法，主要目的就是便于整理和保管。加上有计算机辅助管理，就可以同时实现便于提供利用的目的。但以件为单位进行整理有一定的限制条件。再次，便于保管和利用是目的，它要求保持文件之间的历史联系应该是有针对性的。因为历史联系有多种，保持哪一种历史联系才能便于保管和利用？这是有讲究的。最后，便于保管和便于利用一般情况下是一致的，但也有一个平衡的问题。

“全宗”概念的提出，最初是作为一种原则和方法应用于档案馆对档案的分类，之后随着全宗理论的不断完善和成熟，其解决的问题已从档案馆对档案的一级分类扩展到全宗内文件的分类（二级、三级类目），核心问题始终是档案的整理问题。然而，档案的整理问题并不是孤立存在，关系到档案的保管和利用。也就是说，档案整理并不是为了整理而整理，而是有非常明确的目的，那就是便于保管和利用。假如，无论是区别全宗还是全宗内文件的整理，都达不到便于保管和利用的目的，那是与全宗理论相违背的。从这个意义上说，档案的整理必须便于保管和利用，这既是全宗理论的必然要求，也是全宗理论的内容。

3 来源原则是档案整理工作的基本原则

之所以说，来源原则是档案整理工作的基本原则，理由有二。

3.1 我们认为，来源原则包含全宗理论。“从某种程度上说，现代档案学的逐步形成、发展过程，也是档案整理原则从事由原则转变为来源原则的变化过程。”[12]

来源原则的基本内容可以概括为三个基本点：即尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始整理体系。首先，尊重来源是指档案馆在整理档案时，首先要保持档案与其形成源（更多时候表现为形成者）的固有联系。其次，尊重全宗的完整性，是指整理档案必须维护全宗的完整性，要求同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。最后，尊重全宗内的原始整理体系，是指全宗内档案的整理必须充分利用原有的基础，只要原始的整理体系是科学、合理的，就不宜打乱重整。这三个基本点逐级递进，层层深入，由外而内。既要尊重外部的文件形成者，又要尊重内部的文件原始整理体系。保持同一来源的档案不得分散，不同来源的文件不得混淆。这是来源原则的核心思想，同时也是我国建立全宗理论的根基与灵魂。来源原则包含全宗理论的内容，全宗理论是来源原则在我国的表现形式或模式。当然，每个国家都可以根据自己的国情建立类似于全宗理论的表现形式或模式，但这丝毫不妨碍人们对来源原则核心思想的理解，恰恰相反，各国都基本认同、遵循来源原则。

我们倾向于使用来源原则而非全宗理论，或者说倾向于认为来源原则是档案整理工作的基本原则。[13]面对一些实际问题，相对于全宗理论，来源原则往往能表现出其优越之处。比如上述的联合全宗、全宗汇集、档案汇集并不符合全宗的构成条件，但却遵循了来源原则、体现了来源联系，即同一来源不可分散，不同来源不得混淆。还有，关于“主体全宗”和“客体全宗”的提法，也是在全宗理论无法圆满回答实际问题的情况下而提出的。如果我们能够稍稍变通一下，不拘泥于全宗的构成条件，把“来源”理解得更透彻一些，并把全宗理论作为来源原则的表现形式看待，那么根本就没有必要多此一举，再提出“主体全宗”和“客体全宗”。需要强调的是，倾向于使用来源原则，并不是说要否定全宗理论，而是说在涉及一些根本性问题时，来源原则往往能够显示出其特有的优越性。

3.2 来源原则是世界各国（包括我国）档案整理工作的基本原则。来源原则作为事由原则的对立物而产生，从法国起源，成熟于荷兰，最后传遍世界各地。法国的尊重全宗原则、德国的登记室原则、荷兰的来源原则、布伦内克的自由来源原则，前苏联及中国的全宗理论、电子文件时代的新来源观，这都是来源原则在不同国家或者不同历史阶段的不同表现形式或者模式。虽各自存在些差异，但都集中体现了来源原则的精神实质。来源原则自产生以来，以其旺盛的生命力扎根于世界各国，并且具有很强的适应力，能够迅速融入各国国情适时发展。正因此，现代档案学认为，来源原则是世界各国档案整理工作的基本原则。

我国在档案整理工作中并没有直接引入西方的来源原则，而是借鉴前苏联的全宗模式后发展为全宗理论。即便我国走的是这种变通或者迂回的路径，但这丝毫不影响全宗理论对来源原则核心思想的继承。我国的全宗理论只是来源原则的一种表现形式或模式，是结合本国国情的产物，其精神实质还是来源原则。既然全宗理论只是来源原则的一种表现形式或模式，那么它自然就无法与来源原则平起平坐，甚至会遇到一些自身无法解决的问题。我国专业档案馆的档案分类、整理打破了原有的全宗界限，用现有的全宗理论的确很难圆满回答这个问题，但却没有超出来源原则的范畴，更没有违背来源原则。面对一些全宗理论无法解决的问题，来源原则显示出极强的适应力。从这一层面和角度上来说，来源原则同样是我国档案整理工作的基本原则。

而之前所说的我国档案整理工作的原则——“整理档案应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用”，是针对一个特定机关、组织和人物的档案整理的，或者说，是针对全宗内档案的分类和整理的，可以说是基层单位档案整理工作的原则。

参考文献：

[1][2][3][10][11]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：95，93，99，123，170.

[4]冯惠玲，何嘉荪.全宗理论的实质[J].档案学通讯，1988（5）.

[5][8][9][12][13]黄世喆.档案整理：从事由原则到来源原则的演进[J].档案学通讯，2009（2）.

[6]陈兆祦.谈档案全宗和全宗内档案分类问题——1988年7月30日复吴春元同志函[J].档案学通讯，1988（6）.

[7][美]T·R·谢伦伯格.现代档案——原则与技术[M]. 黄坤坊等，译.北京：档案出版社，1983：191.