办公用品管理制度-行政

办公用品管理制度-行政（共13篇）

1.办公用品管理制度-行政 篇一

办公用品管理制度

第一条为避免浪费、节约成本，公司根据各部门上报办公用品需求

计划，每月集中2次由综合财务部统一进行采购。在办公用品领用过程中，实行以旧换新，领用人进行登记，月末统计办公用品消耗情况，对超标部门及个人实行限额发放。

第二条办公用品购置计划及审核。办公用品购置计划由综合财务部

第三条

第四条

第五条

第六条

第七条

第八条

第九条

在各部门申报的基础上制定出购置计划，经总经理审核批准后执行。办公用品的购置。办公用品由综合财务部统一购置，任何部门和个人不得擅自购买。办公用品的分类。分为管制品和消耗品。

1、管制品：计算器、打孔机、钉书器、验钞机、塑封机、照相机、微机设备等。

2、消耗品：纸、墨、笔、尺、书钉、大头针、墨合、墨粉等。办公用品的管理。办公用品由综合财务部管理，建立办公用品入库、出库登记账，凡出入库的办公用品均要履行登记手续。办公用品的请领与发放。管制品每年初请领发放一次，消耗品按使用情况随时发放。管制品需使用人提出申请，综合财务部按使用和折旧情况决定是否发放。管制品的保管。凡管制品应由使用人或专人保管，计入年终盘点，调离时上交所保管的管制品。计划外办公用品的购置，须由部门提出申请报告，经公司总经理审核批准后，由综合财务部统一购置。公司各部门领用办公用品实行以旧换新制度，即凡领用新办公用品必须持原有的旧品到综合财务部换取（消耗品除外），废弃用品由综合财务部统一销毁处理。经分管副总批准后方可核销。

2.办公用品管理制度-行政 篇二

1 传统模式下医院后勤行政办公管理的特点

医院后勤工作的服务对象是临床一线的工作人员和就医的患者,是整个医院正常运行的保障[1]。医院后勤涉及的工种多、技术强、范围广,包罗万象。医院后勤行政办公工作包括招投标管理、合同管理、收发文件管理、办公设备档案管理、财务管理、库房管理、会议纪要、工会工作、档案管理、后勤宣传工作、协调各个科室的日常工作以及院、处领导交办的临时性工作等,内容琐碎而复杂。

在实际工 作中涉及 的资料复 杂且多为纸质版,导致查询、归档、保存十分不便,常会出现无管理痕迹可查、数据不准确等问题,不利于工作的交接和延续。同时,不同的工作习惯和方式 会造成工 作内容上 的不规范,影响工作效率[2]。

2 开展医院后勤行政办公管理信息化建设的关键因素

2.1 行政管理工作规范化是开展信息化建设的先决条件

所谓的行政管理信息化,是指将日常的行政管理用现代化的手段加以丰富,通过电子化、批量化处理,提高效率,因此,“行政管理”才是根本目的,而“信息化”是手段。这就要求我们的行政管理工作首先要具备系统化、规范化、流程化和精细化的特点,采用严谨的行政管理方法,才能够借助“信息化”将工作更好地完成。因此,规范化的行政管理工作是我们开展信息化的先决条件和重要基础之一。

2.2 收集基础数据是确保信息化建设的基础

信息化中 各个模块 的内容 , 需要大量原始数据的支持,在这一过程中,表格、文件、数据等基础信息,将被大量 地导入信 息化系统 中 , 并在今后的 工作中被 不断地使 用 , 为开展日常工作和领导决策提供依据。因此,基础数据的收集、整理、录入需要十分严谨地去完成,做到专人负责,确保准确。

2.3 选择合适的软件平台

为满足我 院总务处 办公室日 常工作的需要,办公软件需包括提供各类信息、文件录入、统计、分类、查询、输出和打印等功能,以达到录入方式简单,分类合理,多条件搜索查询,文件输出打印方便的目的。

经过对办公室日常行政办公工作量的统计、分析,并进行反复论证,最终确定利用《行政办公管理信息系统软件》平台,通过网络和软件,为院内外交流提供一个强大、畅通的信息共享平 台 , 以便科学 、规范、 灵活、快捷地开展监督管理工作。

3 后勤行政办公管理信息化建设的方案

根据医院后勤行政管理的实际工作需要,后勤行政办公管理信息化软件系统设置了6大模块,各模块及实现的主要功能如下:

3.1 人事档案管理

总务人员的信息采集包括所在科室、姓名、性别、年龄、身份证号、参加工作时间和联系方式等内容,必要时还需要上传人员照片等多媒体资料。此模 块设有总 务人员的 信息采集、查询、统计、打印和数据导入等功能,不仅可以通过查询条件来筛选需要的人员信息,还可以通过分类统计及打印功能选取需要统计或打印的内容,其结果可以直接输出到EXCEL表中,可与医院OA系统和电子报告等连接起来,这样就大大满足了日常管理中的不同需求,可以实现对总务人员的信息管理。

3.2 日常工作文件管理

此模块设 有日常工 作中形成 的各类报表、通知、申请、函件、介绍信、会议纪要、邀请函、物品领用记录等文件的分类、查询、统计和打印功能,可以详细地记录日常工作中的文件流转 过程 , 方便日后 查询和备案。系统提供模糊和精确两种查询方式,同时可以实现一键查询,更加快捷方便。

3.3 合同转签登记

合同转签登记模块可以详细记录合同的转签登记信息,方便地输入和查询文件收发,转签的时间、人员等信息,支持分类统计和关键字查询。

3.4 待办事项管理

此模块主 要记录待 办事项的 标题、日期、内容、状态等信息,具有新建待办事项、办事项提醒、会议室预约和安排等功能,可以简单明了地查看会议的各项安排,实现待办事项72小时自动提醒。

3.5 招投标管理

此模块包 括招标申 请、招标 公告、招标文件、开标申请、投标报名表、招标会邀请函、投标方签到表、评标专家签到表、专家评分表、招标会议纪要及中标通知书等内容,详细记录各招标程序的工作流程,方便查询、管理、备案。

3.6 行政审批工作流管理

此模块包含如下功能:(1)方便地设定多级领导审批模式,包括逐级审批模 式和可同 时批示的 传阅模式;(2)对各个模块分别设定权限;(3)对上传和批示时间有明确记录;(4)审批事项进行分类统计,并生成Excel表格和图形,便于进行报表工作;(5)可打印审批单,生成有效的纸质文件,方便下发传看;(6)可以对申请信息进行精确和模糊查询。

行政审批工作流有效避免了手工审批周期长、纸质申请丢失和审批不规范等问题,具有自动流转和实时查看的特点,实现了后勤行政办公流程的标准化,提高了工作效率。

4 后勤行政办公管理信息化系统建设的优势

4.1 提供了一个通畅、及时、远程的信息发布平台

信息化系 统以其特 有的运行 方式 , 解决了内 部信息流 通不畅的 问题,通过自动的工作流程,确保工作信息及时在每一个环节传导,减少了沟通中存在的障碍,降低了因人与人之间实际距离造成的时间成本。

4.2 实现无纸化办公

通过使用 后勤行政 办公信息 化系统,能够更好地推行无纸化办公,减少办公开支,降低管理成本,节约时间、纸张、电话费、复印费用等。与此同时,无纸化并不代表粗放式管理 , 通过系统 管理 , 还能够减 少错误,提高整体的工作效率[3]。

4.3 提高决策审批工作效率

通过公文流转的自动化,避免了传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费,保证了工作能够快捷、准确地进行。各类数据的综合查询、分析为各类工作的决策提供了最为便捷的依据。明确工作岗位与工作职责,减少工作中的推托、扯皮等现象,能够有效地监管每一项工作的执行,使执行力得到极大的提高。借助后勤行政办公信息化系统,加强了PDCA循环的执行力度,提高了服务和管理的品质,调动了员工的积极性,使医院后勤部门从被动接受监督到主动寻找机会,进入管理的良性循环。

5 展望及总结

5.1 建立全面的后勤信息化管理平台

通过不断 完善后勤 行政办公 信息化系统,使之囊括行政、房产、修建、设备等各个方面,实现工作、信息、反馈等各个流程的全面管理,并且能够推广到医院系统的各个方面,使后勤管理工作更上一层楼。

5.2 构建全院范围的行政管理信息平台

在实现后勤管理信息化的同时,将现有的 与其他职 能处室挂 钩的工作 , 例如资产 上报、合 同结算、 审计、人员信息管理等,利用信息系统对接,使各项行政工作都能够更加快捷、准确地开展,提高工作效率。

5.3 管理与服务分离

3.办公用品管理制度-行政 篇三

【关键词】高校 网络化 行政管理系统研究

高校是一个科学研究性很强的地方，很多现代新型技术都是先在高校中发展和应用的。在国外网络技术的发展过程是先由高校开始，而我国也有类似的发展过程。网络技术对高校能产生深刻影响，它可以连接各类子系统，使系统之间能够资源共享、信息交换。

一、网络技术对于高校行政管理的作用

（一）展示高校各种信息。高校将学校的重要事件、科研成果、各部门的信息以网页的形式发布在网上，比如在网上展示校园风貌、人才培育、招生就业、师资队伍等。通过展示来树立学校的良好形象，提高学校知名度，让社会能更了解学校的情况，吸引科研机构来合作，吸引学生来报考，使学校和世界相互了解。

（二）发布学校的动态信息、各种通知和文件等。通过电子邮件传达学校的最新精神和规章制度，保证师生及时地获取学校最新动态。

（三）提供各种服务给广大师生。如图书借阅、教学安排和各种报表。学生可建立属于自己的网页。

（四）网上教育。老师可以发布各种多媒体的课件到网上，便于学生直观地学习；还可以让老师进行远程教学，师资共享。

（五）搭建交流平台。可以通过电邮在网上交流，包括部门之间的交流、教师之间的交流、学生之间的交流、师生之间的交流。学生可以用电子邮件将完成的作业发给老师。还可与外界交流，和其他学校或者科研机构交流学术。

二、系统的需求分析

（一）行政办公需求调研

调研的目的是让开发小组全面而具体地了解行政管理中的整个情况，只有对业务需求有了了解，才能针对情况，设计开发系统。此过程中，办公人员、设计人员要相互交流、询问、讨论，详细整理行政办公管理中的业务内容、权限、表格、流程和图形操作，形成调研报告，按照此报告创建原型系统。相关的管理人员能够通过该系统更加感性地认识以后的系统运行的模式，双方讨论和调整，对原型系统的设计进行定稿。把握好系统调研环节，能帮助系统开发环节。

（二）行政办公需求描述

包括系统在性能和功能上的需求。性能需求是系统要必须遵循的约束、限制，例如访问权限限制、可靠性的要求和处理时间要求。系统应有自动保护功能；系统界面要具有友好性、操作简单性；要具有安全可靠性，对于不同身份人员给予不同权限；系统功能要完整，设计要先进，设置要灵活，维护要方便，广泛适应环境。

三、系统的概要设计

（一）结构设计

在系统中的软件体系基本采用目前的B/S结构：浏览器、数据服务器和应用服务器三层体系的结构；按照B/S结构作基础而开发的软件有在用户接口、适用范围、信息交互、系统维护、二次开发、安全要求等方面上的优势。基于此结构的软件一般集成在XP系统里，用户使用方便。

（二）功能设计

系统功能包含公文管理、规章管理、会议管理等。公文管理包括审批校内来文和处理校外来文等，管理好相关档案，收集整理文件档案资料，实现各部门的公文起草，传输，存储和查询。校内来文分作请示报告以及拟发公文，该公文由各部门来起草，经由负责人的审定后再送交校办，呈送有关领导，然后经批准送到相关部门，实现了办公自动化，使工作清晰透明，所有的过程都在网络中实现，是文件的管理计算机化，方便查询。

四、系统的安全设计

（一）网络方面安全设计

防火墙技术在物理层面上被广泛使用，它是外部网络与被保护网络间的一层屏障，阻止破坏性的侵入，限制、监测、更改数据流，把内部结构信息和运行情况对网络外部屏蔽起来，以保护网络安全。除了采用防火墙技术，还应使用密码技术来加大安全强度：要加密保存数据，对于系统核心保密数据应该采用密文的方式进行存储，防止非法者备份数据；加密传输数据，为防止数据被窃取，要加密处理数据后传输，保证网络传输安全。

（二）应用方面安全设计

各信息数据库存取控制权限，是系统安全设计的核心，可采用以下方法实现在应用方面上的安全设计：

1.定义用户的角色，决定数据库文档元素的存取权限，依据用户实际情况以及工作职责，设计定义其角色职责，利用程序限制不同的角色存取和操作特定的设计元素。管理员依照实际需求赋予不同角色以不同的操作权限。公文处理数据库中，“负责人”可使用表单形式来对文档进行创建和修改，“校领导”除了拥有自己下级所具有的权限外，还有拥有批阅、制定阅读意见人等其他权限。

2.存取控制列表决定存取级别。系统中每一个数据库皆含一个存取控制列表，指定何人能通过何种方式来访问数据库。用户的类型指定列表中用户名称所属类型，它给数据库提高了安全性。

五、结束语

网络技术在不断进步，它在高校行政管理系统中的应用越来越广泛，它将发挥更大的作用，提高行政管理工作的效率，节省工作的成本，为提升高校的核心竞争力提供技术支持。

参考文献：

[1]曾莉.浅析网络技术对高校行政管理的技术实现[J].数字技术与应用，2012（4）.

[2]李春兰，庞有军.校园网络环境下的高校管理信息系统的设计与实现[J].大连大学学报，2005（4）.

4.行政办公管理制度 篇四

第一节 会议管理制度

一、会议管理规定

1、总则

为加强对会议时间的控制，提高会议质量，特制定本制度

2、范围

本会议管理制度适用于公司主办的各种行政办公会议

3、会议分类及组织

（1）公司级会议：参加人员为公司领导班子成员，每周召开一次。会议由公司总经理或总经理指定的副总经理主持

（2）部门会议：系公司各部门、各所属企业组织召开的工作例会，每周一召开。会议由部门负责人或企业经理主持

（3）专业会议：系公司内部的技术、销售业务及业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术会、生产调度会和安全工作会等），根据需要不定期召开。总部由分管副总经理或总工程师主持，所属企业由分管副总经理或总工程师主持。（4）临时会议：根据工作需要，为解决某些重要问题而临时召开的会议。

（5）定期汇报：公司各部门和各所属企业负责人，每月以书面形式向主管副总经理或总经理汇报一次工作。

4、例会执行与安排

（1）公司原则上每周召开工作例会一次。工作例会是各部门沟通信息的主要渠道之一，也是公司管理决策和实施工作指导的重要形式。为增强公司各部门管理人员的管理角色意识，发展管理人员的交流、沟通能力，即每次工作例会由公司各部门负责人，负责会议召集和主持。（2）会议主持会前做好充分的准备，了解本次会议各部门需要汇报或讨论的重要问题，形成书面的主持提纲。

5、会议主持人职责

（1）会议主持人应预先将会议内容通知与会者使会议讨论有的放矢。（2）会议开始后就议题的要旨必须做简洁说明。（3）引导讨论并在预定时间内作出结论。

（4）就会议讨论整理出的结论交全体与会人员确认，需表决的应通过表决确认。（5）确定专人做好会议记录，及时整理会议纪要、编号、下发及归档管理。

6、会议纪要管理规定

（1）会议纪要的形式与签发。

（2）公司办公例会会议纪要、决议，由行政管理部整理成文。

（3）行政管理部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。（4）会议纪要和决议形成后，参会的公司领导班子成员签字确认。（5）会议纪要发放前应填写（会议纪要发放审批单）。

（6）审批单内容包括纪要编号=发放范围、主管领导（主持会议的领导）审批意见。（7）会议纪要应有发文号，发放时应填写〈文件签收记录表〉，并由接收人签收。（8）会议纪要应分类存档，并按重要程度确保保存期限。

（9）会议纪要的备忘会议纪要作为公司的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议全体人员，以便对照核查落实。

7、会议注意事项

（1）要求参加会议人员提前5 分钟到场（2）实行会议人员签到制度（3）做好会议内容准备，并做好会议记录

（4）会议期间会议人员注意力集中，禁止打瞌睡或做与会议无关的事情

（5）会议期间将通讯器材设定在静音状态或关机，非紧急事件应尽量避免接电话。

第一节 印章管理制度

一、印章管理制度

1、总则

为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。

2、印章的刻制、该刻和废止

（1）公司印章的刻制、该刻与废止的方案由总经理办公室和总经理审批。其他单位或人员未经批准严禁私自刻制印章。

（2）公司各单位内部印章，必须持公司证明，到公安部门指定的刻字单位制作。并由公司总经理办公室备案。

（3）废止的印章应交总经理办公室保存，保存期限一般为三年。

（4）公司的印章在遇到散失、损毁或被盗时，各管理者应迅速向总经理提交说明原因的报告书，由总经理根据具体情况做出处理决定。

3、印章的保管与使用

（1）工程项目部实行印章保管、使用登记制度

（2）印章要指定专人负责保管，并存柜加锁，要建立印章保管登记册，载明什么印章、印文、印模和保管人姓名等项

（3）印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。印章保管人员不得委托他人代取代用

（4）一旦发现保管的印章有异常情况或丢失，印章保管人员应及时保护现场并报告有关部门（5）用印时，印章保管人员首先应检查是否有部门负责人批准的用印章批单，再审阅了解用印内容，杜绝未经审阅其内容盲目盖印的现象。每次盖印都应进行登记。

二、介绍信管理制度

（1）公司职员出差或到外单位办事，一律持公司介绍信并加盖公司印章。

（2）开具单位介信要先填写签批单，经部门批准后，由总经理办公室据此单填写介绍信，盖章后交给需用人。

（3）介绍信要编号和存根，存根和发出的信要一致。（4）对未使用的介绍信要及时收回。

第二节

一、文件资料管理制度

1、总则

为保证项目施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的管理。

3、职责

（1）经理办公室负责组织贯彻实施本制度。办公室管理制度（2）经理办公室综合档案室负责公司项目挂你文件的收发，文件和资料的贮存和管理。（3）各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发放、更改的控制和管理。

（4）项目经理部负责对接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理。

4、文件资料的编制与审批

（1）各职能部门按项目管理职责编制相应文件。

（2）文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚。

（3）文件底稿应保留，并附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查。（4）项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，唷各职能部门领导确定。

（5）文件和资料内容需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制。

（6）文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。若指定其他部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批部门或人员所依据的有关背景资料。禁止未经授权和批准的任意更改。（7）文件更改时，与更改文件有关的其他文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性。

（8）各职能部门编制〈文件修改记录〉，记录文件的修改情况。

（9）对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都得使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件。

5、文件资料登记、发放和回收

（1）文件和资料登记项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写〈受控文件清单〉。

（2）项目经理部与业主、设计单位、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记，按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记。（3）文件的收发

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ 文件饿发放范围，由该文件的批准人决定。资料员按规定发放，收文人员必须在〈发放回收登记表〉上签字，以便备查。

项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写〈发放回收登记表〉。

各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室文件资料的回收。资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在〈发放回收登记表〉上注明回收日期。

资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收。

项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收。

6、文件和资料的存档

（1）项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室

（2）作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将其及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。该文件由发放部门销毁（3）经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料

（4）综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。填写〈文件销毁（留用）申请表〉，报部门领导批准后统一销毁。

二、文印管理制度（1）文件资料的复印、打印须经所在部门负责人签字同意后才予办理。部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理（机密件除外）。

（2）私人资料不得在公司打印、复印。

（3）文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，文印室工作人员应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。

（4）文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件

（5）对送来打印、复印、传真的文件资料，文印室工作人员应做好登记，并在月终统计核算。涉密文件的复印废件应及时销毁。

（6）不得擅自复印绝密文件和个人资料。复印机密文件需经公司领导批准。（7）复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。

（8）文印室工作人员应按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保养，下班时注意检查设备电源的关闭情况，断开电源。

三、办公用品管理制度

为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度（1）公司办公用品采用定额预算管理制

（2）公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置

（3）每月月底前，物资部统计各部门的办公用品清单报行政办公室

（4）对于预算限额内的办公用品领用，职员须填写〈办公用品申领单〉，经部门经理根据预算审核签字后，直接到物资采购中心领取

（5）备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理

（6）备品仓库设专人负责。备品入库需根据〈入库单〉严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与〈进货单〉相符，按手续验收入库，登记入帐。为办入库手续，财务一律不予报销（7）备品保管要材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。

（8）做好出库管理。在日清月结的条件下，仓库负责人月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算

（9）各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政办公室定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿

（10）公司员工离职时，须如数退还办公用品（易耗品除外）。如有遗失按公司规定赔偿，否则，不予办理离职手续。

四、车辆管理制度

为规范公司车辆使用管理，特制定本制度。

（1）单位和个人因公使用车辆，要首先综合办公室提出申请，经批准后方可用车。（2）派车人派车须填写〈派车单〉，使用车辆人员仅限于在所申请的地点使用车辆。（3）驾驶员要定期检查车辆情况，确保车辆始终保持良好状态。

（4）严禁酒后驾驶车辆，违者一次罚款500元，并处停止其在单位6个月的驾驶资格，造成后果由本人承担责任。

（5）车辆使用中发生的费用，按规定审批报销。

五、办公管理制度

为规范本项目部的办公管理，特制定本制度。（1）准时上下班，不迟到、不早退，有事外出要提前请假。

（2）为提高办公效率，办公室内禁止大声喧哗，商讨问题以不影响他人工作为原则，尽量不在办公室会客。

（3）经常保持办公室整洁，无关物品不准放在办公室内。办公室桌上的图纸或资料的放置要整齐，看完报纸要随时即把报夹挂回报架上，不准随便乱扔纸屑和果皮。（4）职工一般不能进办公室玩耍，更不得任意翻阅图纸和资料或开翻抽屉。

5.行政办公车辆管理制度 篇五

一、目的：

为加强公司行政办公车辆管理，规范用车程序，保障车辆安全，杜绝违章，减少浪费，特制订本制度。

二、出车范围：

（一）一类用车范围：

1、公司领导外出工作；

2、受公司领导委托，外出工作用车；

3、客户、领导或检查组来公司视察、检查用车。

（二）二类用车范围：各部门同事因工作所需，必须用车。

三、出车程序：

1、一类用车范围内：由行政部及时派车。

2、二类用车范围内：用车人员须提前一天向经理申请（填写《出车申请单》，此单放置行政部处），并将此单交至行政部审批，以便统一调度。

3、行政部享有派车批准权限，在收到《出车申请单》后，及时给予答复。

4、用车人员因特殊、紧急事急需用车，须提前一小时向经理申请（填写《出车申请单》），经行政部同意后调派车辆，来不及填写者事后补填《出车申请单》。

5、车辆调度原则以《出车申请单》送达先后顺序及办理事务的轻重缓急程度安排车辆。

6、行政办公车辆不得擅自用于私事，如确实需要，可直接向总经理申请，由总经理通知行政部安排。

7、如出现安全等紧急情况，无须任何审批手续，可先派车，事后补办。

四、驾驶资格：

行政办公车辆原则上必须由专职驾驶员驾驶，熟练驾驶。

五、出车项目：

（一）驾驶员出发前，先检查车况，如：刹车系统、轮胎、油等及核对公里数，如发现异常，应向直属上级报告，并在《行车记录登记表》上注明，否则视为驾驶员人为损坏。

（二）驾驶员使用车辆回司时，须如实作好行车记录，并于每月25日将《行车记录登记表》交直属上级确认，若发现异常情况，应及时注明并报备。

七、损坏责任：

本制度所指的损坏是指：因操作不当或非正常情况下造成的损坏；因私使用造成的损坏；出车人员如有意隐瞒或擅自借予他人使用造成的损坏，由出车人员承担。

八、报修程序：

车辆故障因自身不能解决需专业修理厂修理时，驾驶员送检修前必须经直属上级认可。

九、整洁卫生：

驾驶员对所管理和使用的车辆要随时做到车容整洁卫生，对车容不整洁造成罚款，罚款自付。

十、管理责任：

行政办公车辆由行政部统一管理，并建立管理档案。车辆相关资料、证件（含保险）由行政部负责保管，并负责一切费用缴纳及管理。

十一、费用控制：

行政办公车辆费用由作出年行政部作出年度费用计划（保险、燃油、路桥、停车洗车、维修、年审等费用），并进行月度实绩管理。

《行车记录表》所记载的里程数与车辆里程表数不相符，差额里程数由驾驶员或使用者缴纳汽油费。经呈准的非公务用派车，应负担使用里程的燃油费，由申请人于派车翌日连同行车钥匙一并交行政部。

十二、报销核查： 《行车记录表》实行周核查制，由行政部负责核查，报销费用时需出示此表。

十三、违规处理：

6.行政办公区管理制度 篇六

一、总则

为加强公司办公管理，树立公司良好形象，创造良好办公环境，特制定本制度。

二、制度明细

1、全体员工必须严格执行公司各项规章制度，忠于职守，尽职尽责，做好本职工作。

2、按时上下班，工作时间不擅离职守，文明办公，不干与工作无关的事。因故不能上班的，要按考勤制度有关规定办理。

3、工作时间有事离开办公室要把文件、资料收妥，禁止让外来人员留在办公室或翻阅文件、资料。

4、保持办公区域肃静，在办公室区域内不准大声喊叫，喧哗，不得随便乱串办公室，不得影响他人工作。

5、各部门要保持办公室清洁卫生，办公室内物品需放置有序，不许随地乱丢杂物。

6、使用空调、电脑、复印机等其他电器、机器设备应按规定，下班前应关妥再离去。

7、下班最后离去的人员，应将门窗、电源关好，办公室门锁好。

8、工作时间无特殊情况，一般不得打私人电话或会见非公干人员，员工打、接听电话时，用语尽量简洁、明确，以减少通话时间，严禁用电话聊天。

9、打接电话要注意语言文明，表达简洁，找部门领导的电话，要问清来访情况及时转接，若被找领导不在，要请对方 留言，并详细、准确记录。

10、接待来访客人，态度要热情大方，不卑不亢，注意礼貌，问清来访事由，根据情况及时通知有关部门或人员迅速引见。

11、借资料要办理登记手续，按时归还。

12、传真机原则上只用收发传真，发传真时需办理登记手续。

13、会议根据各部门情况适时安排，各员工要严格遵守会议时间。参会人员要严格遵守会议会场纪律，开会时间不宜接打电话，禁止交头接耳。

14、办公设施、办公用品等公司财物要爱惜，提倡节约、禁止浪费。

三、本制度从下发之日执行，总经办监督实施。

山西凯希瑞科技股份有限公司 总经办

7.办公用品管理制度-行政 篇七

一、电子文件与纸质档案管理的共存

“以纸张为介质的纸质档案和以新型载体材料为介质的电子档案, 是档案信息存储的传统与现代化标志, 前者以其强有力的生命力作为档案信息主要存储介质至今仍然行使着历史使命, 得到档案工作者的广泛认同;后者是档案现代化的标志, 是电子计算机在档案管理中应用的产物, 预示着档案管理工作未来的发展方向, 日益为档案界所关注。”[1]认识和掌握各自的特点和存储的规律, 对调整和制定相应的管理策略, 改进档案管理模式, 促进档案管理多元化发展, 具有一定的指导作用。从电子文件产生起, 直至最终取代纸质档案是一个相当长的历史时期。在这段时期内, 电子文件和纸质档案将长期共存、优势互补、共同发挥“历史记忆”的作用。现在不少高校形成了电子的和纸质的两种文件, 在同时保存两种文件的机关中, 对二者的处置力方法是不一样的。有的按照传统的做法把纸质档案归档保存, 电子文件由形成者自行处理;有的将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门, 纸质文件获得了“档案”身份, 电子文件则成为“资料”;也有的将两种文件双双归档, 形成了两种介质的两套档案。建立新型的两套制, 即将计算机生成的电子文件转换成纸质文件, 用以“生效”, 履行文件功能或是用以保存, 在现阶段是完全必要的。档案工作者必须对历史负责, 尽最大努力保存反映历史真实面貌的可靠记录。因为电子文件有其技术的特性, 我们又受当前技术、法律的制约, 很难保证电子文件安全可靠, 很难保证让社会特别是司法界承认电子文件的法律效力。所以, 电子文件与纸质档案的共存发展是复杂的, 就目前而言, 完全有必要建立电子文件——纸质档案的双套制或者双轨制。

我国在电子文件的保管、整理方面仍采用输出纸质拷贝, 在纸质档案保存系统内管理的方式, 即电子文件的“双套制”管理[2]。而“双轨制”指, 在文件生成和运转过程中两者共存, 即两种版本文件同步随业务流程运转, 实行“双轨制”的机构在文件 (包括收文、发文和内部文件) 进入运转程序时就形成电子文件和纸质档案两种版本, 业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。而最终“双轨制”的办理结果也是档案的双套归档[3]。

无论是“双套制”还是“双轨制”, 都是以电子文件和纸质档案的相互对应为前提的, 两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同, 这种不同随着电子文件和纸质档案的互动发展, 最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐完善, “两套制是文件介质转换时期不可避免的一种现象, 可以预见, 这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备, 会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案, 纸质档案的数字化应有所选择”[4], 并逐步取代纸质档案。目前的管理阶段只是这一过渡时期的起步阶段, 在不同的高校行政办公室对电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同。对于条件较好的高校具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境, 有可能实现“双轨制”的文件管理模式;相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。

我们可以形成这样的共识:现代信息技术的发展, 新型载体档案必然取代传统形式的纸质档案, 这是未来档案管理工作发展的基本趋向, 但这种趋向受到各种因素的影响和阻碍, 在电子档案还没有完全克服其自身缺陷, 当纸质档案还没有条件完全适应现代化管理方式时, 要经历一段并存发展的过程。在这个时期里, 如何处理, 协调好电子档案与纸质档案互相依存, 共同发展的关系, 深入研究和探讨并存时期档案管理的新策略、新方法, 这是时代赋予档案工作者的历史职责。

二、并存时期高校行政办公室的档案管理的模式、流程

在目前档案管理技术和管理条件下, 纸质档案与电子档案各以其特点和功用并存于档案各个领域, 只不过在有些部门有所侧重。电子档案在信息传输、处理及开发利用方面的高效、快捷, 以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点, 都是纸质档案无法比拟的。所以, 从档案管理现代化, 实现档案信息资源的合理开发利用, 提高工作效率等方面考虑, 大力发展电子档案, 推行计算机信息技术在档案管理中的应用, 是十分必要的。但是“无纸化”的实现过程毕竟是一个漫长的渐进过程, 在这一阶段电子文件和纸质档案管理的共存并不是消极被动的, 二者是在相互学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中, 各自经历着改造与被改造、同化与被同化以及调整定位的过程, 两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式, 并逐渐融合为一套综合管理机构各类文件的管理方法和管理系统。我们应认识到纸质档案作为档案的原件, 具有电子文件不能取代的法律凭证作用, 不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失或散乱, 纸质文件不仅要归档, 而且还需要进行必要的整理, 以便与电子文件相呼应, 更好地保管和利用。“根据目前我国档案管理工作的现状, 纸质档案与电子文件的不同属性和特点, 两者互相依存, 相互兼容, 协调发展的状况将会在档案管理工作中持续相当长的一段时期”[1]。

我们可以将电子文件与纸质档案一一对应, 将纸质档案分为三类:第一类是先于纸质档案产生的电子文件;第二类是未生成电子文件的原始文件材料;第三类是本级接收的纸质档案。首先经过鉴定决定哪些纸质档案需要形成电子文件, 哪些电子文件需要备份纸质档案, 在试点单位中要求将每份电子文件的责任者、文题页数、日期保存录入计算机, 同时给出顺序号, 并将顺序号同时定为纸质档案归档的文件号, 这就在电子文件与纸质档案中建立了有机的联系, 移交时将电子文件形成备份与纸质档案一起移交, 档案馆工作人员再将数据库转入档案馆的微机管理系统, 实现电子档案的移交。这种纸质档案与电子拷贝双重管理的方式, 有利于从档案专业的角度出发, 确保归档电子文件的安全, 对并存阶段的各地档案工作有一定的借鉴。此外, 国家档案局推广的“一事一卷”的立卷方法, 使得今后的发展趋势将是文件不立卷, 不装订, 取消案卷, 直接以文件为保管单位, 集中保存在各个档案盒中, 这为纸质档案与电子文件并存阶段的立卷工作提供了更适用的。随着现代电子政务、电子商务建设的开展, 各机关、系统和企事业单位也相应建立了系统办公网络平台, 在这种办公状态下自然形成电子文件和纸质文件的并存, 优势互补。在前面我们已经论述了并存状态下, 对两种文件我们可以实施“双轨制”“双套制”的管理模式, 下面我们具体论述在这种管理模式下的具体管理流程。

文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动, 包括鉴定、归档、整理、保护、检索、提供利用等业务。高校行政办公室的文件主要由外部来的电子文件、机关发文和内部文件电子文件、本单位产生及外部的纸质档案。对于行政办公室所管理的对象既包括电子文件又包括纸质档案, 因而现代文件管理流程有别于传统档案管理流程。现代文件管理流程既要实现对电子文件的管理又要实现对纸质档案的管理, 为了实现电子文件和纸质档案的统一管理, 现代文件管理流程也要突出统一的特点。为此对电子文件和纸质档案的管理要实行同步归档、同步鉴定、同步整理、同步著录和同步利用。

1. 同步归档。

改变以往定时归档的方式, 将制发的、收到的以及未经公文处理的纸质文件核对完整齐全后即时归档;电子文件确定符合归档要求后, 保存到指定的计算机硬盘上或档案数据库中, 并加上归档标志。

2. 同步鉴定。

对于电子文件的鉴定最理想的情况是由计算机自动鉴定, 即在电子文件管理系统设计的调查阶段, 指定保管期限表并纳入管理系统, 文件一旦形成系统便依照预定的保管期限表自动提醒或判断保管期限;而纸质档案的鉴定工作也不必像传统鉴定工作那样集中进行, 而是即时鉴定以便即时归档。

3. 同步整理。

即是指归档的纸质文件与电子文件采用“合二为一”的整理方法, 两者拥有相同的档号和著录信息, 所以在整理归档纸质档案时, 归档电子文件也就整理完成了。

4. 同步著录。

这种同步的著录表现在电子文件形成于单位的档案 (文件) 处理系统时按规定形成或自动形成的著录信息, 可直接应用于纸质档案的著录, 这也是同步整理、同步利用的基础。

5. 同步利用。

在文件查阅时, 利用者可以通过同一著录信息, 检索纸质和电子两种不同类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主, 一般是将可公开的电子文件保存在网络服务器数据库中, 在网上直接提供利用。另外, 还可以通过刻录光盘或复制软盘提供利用。在需要用纸质档案时, 可按照同一件号提供纸质档案。这样既提高了文件的利用效率, 又减少了纸质档案的磨损。

摘要：本文论述了电子文件和纸质档案并存发展时期高校行政办公室管理档案的模式和流程以及如何科学有效地管理好档案工作、完成手工档案管理向现代化档案管理的过渡这一档案工作者深入思考的课题, 阐述了纸质档案和电子文件管理的同步性, 并预测了“无纸化”时代的到来。

关键词：电子文件,纸质档案,高校行政办公室,档案管理

参考文献

[1]苏晓轩.纸质档案与电子档案并存的思考[J].辽宁大学学报, 2000 (6) .

[2]陈健.数字档案馆与传统档案馆之比较[J].绍兴文理学院学报, 2004 (11) .

[3]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案, 2003 (12) .

8.基于办公室行政管理的科学化分析 篇八

【关键词】办公室；行政管理；科学化

一、办公室行政管理概述

1、办公室行政管理工作的意义

众所周知，办公室是一个单位组织协调关系、上传下达的咽喉。在社会主义市场经济迅速发展的大背景下，组织内部的组织结构日趋复杂，不同层级、不同职能的部门与人员之间的交流、协调面临更多的挑战和障碍，而办公室则是一个解决内部交流协调问题的重要助手。具体来说，办公室行政管理工作的作用主要为办公室在深入调查了解自身组织特点的基础上贯彻执行上级机关部署的各项任务和工作，有落实就要有反馈，所以，办公室还需要监督上级政策的实施落实的情况。另外，办公室也是组织科学决策的“智囊团”，办公室的另一重要职能则是深入基层、深入群众、深入员工，了解人民群众最为关心的切身利益问题，广泛听取基层意见和建议，向上级部门如实反映情况并提出自身的看法与建议。所以说，办公室的日常行政管理工作是组织所有工作相互协调的润滑剂，办公室是组织内部的重要沟通咽喉和协调的纽带。办公室是服务性的机构，它服务的对象不仅是上级、领导，更是作为一个整体的组织、更是广大的群众。

2、办公室行政管理工作的现状与问题

伴随着我国行政体制改革和社会观念的革新，办公室行政管理工作在调控范围、深入程度等方面都取得了长足的发展，然而，运用马克思一分为二的观点看待问题时，我们既要看到取得的成就又要发现现阶段行政管理所存在的问题与弊端。首先，在当今行政管理工作日趋复杂的前提下，众多组织的办公室承担越来越大的责任，在上传下达的过程中，人员重叠、职责不清、效率低下的现象时有发生，随着工作复杂程度提升、传递流程更加复杂，许多办公室行政管理工作效率低下。其次，办公室行政管理人员的素质仍有待提高。办公室行政管理工作既繁琐又众多，这就需要工作人员秉持求真务实的工作态度，运用科学的工作方法，完成份内的工作。然而，在现实的工作之中，许多工作人员在主观上产生敷衍情绪，马虎粗心的开展工作的情况时有发生，同时，从客观角度来说，许多工作人员的工作技能距离标准要求还有很大的差距，不能掌握科学开展行政管理工作的技能。再次，办公室行政人员服务群众的意识不足，面对繁琐的行政工作时常“摆架子”、“端姿态”，未能深刻领会到自身的职责所在。最后，社会各界对办公室行政工作的认识仍然存在较大的偏见。许多人认为办公室工作可有可无，对组织的运行所起的作用是完全可以被替代的。人们也普遍认为办公室行政管理工作的工作岗位是“闲职”，工作人员的工作内容非常简单，无非就是“接接电话喊喊人，传传口信看看门”一类的琐事，没有什么技术含量，任何人都可以在较短时间内掌握行政管理的技能。

二、行政管理科学化的具体措施

1、整合部门，提高工作效率

办公室工作起到中介的作用，所以，组织内部机构的设置必须要科学合理以提高办公室行政工作的效率。因此，组织首先要做的是重新精简、配置办公机构和部门，在保障组织能够高效运转的前提下最大限度的减少中间部门的设置，这样才能使上级的任务与安排在较短的时间内得到落实与执行。这里对组织部门的整合必须建立在整体的宏观角度科学搭配，不仅仅是针对办公室行政管理部门。另外，为了确保行政管理工作的有效性、科学性，建立适当的奖惩机制也是必不可少的。在奖惩机制的作用下，各机构各部门能够清楚认识到办公室行政管理工作的特定内容和职能，每个岗位、每个环节的工作被按照清晰的岗位职责认真执行，这样，作为整体的组织在办公室行政管理工作的润滑下才能够提高效率，完成自身的经营目标。

2、培训员工，提升人员素质

任何工作都需要具有自主创造性的人来完成，因此，类似每个螺丝钉的人是组织内最具有活力的成分。开展高效的办公室行政管理工作也必须提高工作人员的自身素质。这里的职业素质主要从硬性的方面来要求，随着社会的进步，办公室工作的工作内容、工作流程、办公用品都处在不断的变化之中，因此，工作人员的学习过程也是没有止境的，必须不断学习、不断创新、不断提升自身职业素养才能紧跟时代步伐。办公室行政管理工作的科学性较强，看似简单的日常工作往往蕴含着较高的技能。以日常的转接电话为例，它可能包括了上级指示、内外情况反馈、业务往来等重大事宜，体现出了办公室行政管理工作的科学性对于组织的重要意义。

3、明确定位，增强服务意识

面对许多工作人员服务意识不强的现状，增强服务意识也有利于增强办公室行政管理的科学化。办公室本身作为服务性的部门其出发点与落脚点都应该放在服务上。办公室行政人员的服务可以分为不同的对象。首先，对领导的服务，也就是要求办公室在行政管理工作中要做好领导的左膀右臂，深刻领会领导、上级的精神，从全局出发。其次，办公室还需要为各个部门服务，办公室的行政管理工作要协调各个部门、各个方面的冲突与矛盾，为企业或单位的发展提供有力的后勤保障。最后，办公室的服务还要落实到员工、群众，调动所有人的积极性，营造公平、公正的良好发展环境。

4、制度约束，力求工作精细

制度是确保权力与义务相互协调的保障，将办公室行政管理工作制度化、规范化、系统化、整体化，形成有效的约束机制。相关配套制度的建立可以明确规定各个岗位的职责，全责明确可以有效提高工作的效率。另外，规章制度的制定也有利于工作人员开展工作，为工作的开展提供了明确的政策支持。“无规矩，不成方圆”的古训在办公室行政管理的工作实践中任然是适用的。规章制度的确定应该以企业、组织整体的目标、计划为制定的依据，形成科学统一的日常工作约束、应急工作约束，确保每一项工作的开展都有所依据。在我国推进依法治国的伟大进程中，各个单位组织根据自身条件，具体问题具体分析，制定出合理的规章制度，将各项工作的开展放入到制度化的笼子里无疑是各个单位应该为之奋斗的目标。

结语

办公室行政管理工作内容繁多且担负着重要的责任，如果办公室行政管理工作不能够科学运行，则对企业或单位的正常运行起到消极的负面作用。因此，必须完善办公室的行政管理工作，采取科学化的措施促使办公室工作的精细化、科学化。这就需要在科学分析目前行政管理工作存在的问题，对症下药，采取行之有效的措施提高办公室工作的科学化水平，让办公室润滑剂的作用更有效的发挥。

参考文献

[1]王庆林，顾晓虎.应用Lotus Domino/Notes开发行政办公系统的安全设计[J].扬州大学学报（自然科学版），2002（03）

[2]王红艳.浅谈如何做好办公室行政管理工作[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2013（11）

[3]敬胜.关于做好办公室行政管理工作的深层次思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊）.2013（06）

9.新行政办公管理制度（范文） 篇九

行政办公管理制度

一、员工必须严格执行公司的各项规章制度及工作流程。

二、员工进入办公场所后应做到着装整洁、语言文明、举止得体。

三、公司办公室和办公物品实行统一安排制度，任何人都不得以任何理由非法占用或挪作他

用。

四、上班时间禁止在办公场所闲聊、喧哗和进行无组织的文体活动。

五、保持清洁的办公环境，不许在办公场所内吃早餐和零食、不许高声喧哗。

六、员工上班时间应集中精力、兢兢业业地工作、学习，禁止做与本职工作、业务学习无关之

事。

七、上班时间内，如有宾客来访，行政人员负责接待，问明事由后，再做出正确处理。

八、上班时间内，公司员工不得带领与工作无关的人员进入办公场所，员工与公司业务无

关人员的会面不得超过15分钟。需要延长时间的，在获得上级领导的许可后，做事假处理。

九、员工在上班时间离开办公场所，应向部门负责人说明去向和返回时间。当负责人不在时，应向本部门其他同事说明。因个人私事离开时，应履行请假手续。

十、接听各种内外来电，员工均应使用文明用语。对于上级来电和有关公司业务的来电，如对

方所找人员不在，接听人员应做好电话记录，及时向有关人员转达。如属紧急事务，应在第一时间转告当事人。

十一、员工应保守企业秘密，相关文件必须妥善保管，严禁擅自传阅或拷贝、转借给他人使

用，严防泄密；不得在公共办公场合讨论涉及公司秘密的问题。

十二、员工在下班离开办公场所之前，必须关好门窗，关闭微机（含显示器）、空调、扫描仪、打印机、电灯等用电设备，确保做好防火、防盗、防雨工作。

十三、办公场所应保持干净整洁、窗明几净，物品、用具摆放有序。各部门应安排好卫生值

日人员。

十四、员工应妥善使用和保管好微机、打印机等办公物品，禁止非本公司员工擅自使用本公

司办公物品。

十五、以上规定事项，全体员工应自觉遵守、执行。如有违反，行政部将采取适当方式和当

10.行政办公室管理制度 篇十

第一条本办法适用于参与行政值班的中层以上干部、年级组长、年级副组长、校医、信息科研处人员、生活管理教师、晚自习巡查人员、驾驶员及临时参与值班人员；

第二条值班时间：结合寄宿制的特点，行政值班责任时间从当日8：00至次日8：00；

第三条请假要求：值班人员应严格按照校办公室或本处室安排的值班表值班；如遇特殊情况需调班或顶班的人员按以下要求请假：中层以上干部、年级组长、年级副组长需校长批准，其余人员需本处室主要领导同意。批假后由请假人通知第一条所述人员。

第四条值班职责：值班中层干部、年级组长、年级副组长应在带班校领导率领下，进行维持学校教育教学秩序、严管师生教育教学常规、管理晚自习、在校门维持走读学生上放学秩序等工作；其余值班人员按照岗位职责进行认真履职；

第五条值班记录：值班人员应做好值班记录；如有一般事件发生，值班人员应及时处理并立即报告组团值班负责人，并于次日将值班期间发现的问题或发生的事件反馈相关处室和领导；发现有安全隐患或安全事故需认真填写《阳贵一中安全管理登记表》；

第六条特殊情况处理：如遇重大突发事件（师生突发疾病、停电、雷雨天气、滋事等），值班主要负责人及组团值班负责人应第一时间到现场作妥善处理，并立即报告带班校领导及校长；

第七条值班要求：值班人员在值班期间应保持通信畅通，坚守岗位，认真履职，应相互协作，听从当日带班校领导指挥；如遇特殊情况（通信不畅通、外出等）需向当日值班主要领导说明；

11.办公用品管理制度-行政 篇十一

办公室在一个单位中的地位和作用是非常重要的，它是一个单位的“窗口”。首先，从办公室的地位来看，办公室是单位正常运转的“桥梁”和“纽带”，办公室及其工作人员是联系上下工作的保证。比如，电话结转这个工作，它就代表着联系内外、左右单位的第一形象，他要反应上级指示、各种问讯以及最新情况等。所以，办公室工作虽然处理的都是一些琐碎事物，每天都是简单的重复，但却是一个单位的“窗口”。办公室工作人员在认识到这一点后，就必须在事前充分掌握单位的基本情况，在处理相关人员的咨询时注意讲话的态度和意识，才能使咨询者满意，维护好单位的美好形象。其次，从办公室效率来看，办公室综合协调、处理、解决单位每项工作各个环节的合理、准确、及时的链接。所以，办公室工作人员必须找准、认识到行政管理工作的位置和职能，以全方位服务为理念，尽心尽力为领导服务、为机关服务、为基层服务。这样才能树立一个良好的“窗口”形象，把办公室工作效率提高起来，有序开展办公室的各项工作。[1]

二、办公室的行政管理职能

办公室处理的主要是上级部门和本单位下达的工作，其行政管理职能主要包括以下四个方面：

参谋职能。办公室人员要做好领导的参谋，深入一线，掌握和了解基层情况，进行经验总结，提出合适的改革建议，并及时向领导汇报情况，适时的提出自己的意见。这样，领导人员才能真实掌握基层情况，并作出相应的调整和改变。

助手职能。办公室人员也是领导的助手，办公室人员要严格按照上级机关的部署，结合领导意见，贯彻执行领导的指令，检查落实执行结果。只有做到了这些方面，才能更好的加强机关管理、保证工作质量、维护工作的正常秩序。

保障职能。办公室是上级部门和本单位布置的各项具体工作及时有效完成的重要保障。办公室不仅要保证领导集中精力处理工作问题，还要注意与单位各部门建立良好的工作关系，与他们进行良好的沟通，倾听他们的意见。这样才能使员工工作更有积极性，形成一种团结的工作氛围，共同完成工作任务。

协调职能。我们前面提到过，办公室在单位里起着承上启下、联系内外的作用，它在行政管理工作中主要负责协调各方面的工作，维持工作正常秩序，传达上级领导的指示，协调好各部门的关系。因此，办公室必须做好协调工作，协调单位上下级以及各部门之间的关系，保证单位工作的正常的运行。[2]

三、做好办公室行政管理工作的建议

办公室其实也是一个单位的服务部门，是单位的“窗口”，所以办公室人员必须提高自身服务意识，主动为人服务。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第539期2014年第07期-----转载须注名来源办公室的作用主要是贯彻执行领导决策、及时反馈群众意见以及协调内外之间的关系。办公室人员在工作时要增强工作的预见性，对于事情要尽量全面一些。另外，办公室人员虽然只是传达上下级的意见，但在工作中还是要提高创新意识，与时俱进，以开拓创新的精神来工作，这样才能适应企业发展的需要。还有要积极思考，善于提出问题，发现问题，并对于出现的问题及时采取各种措施予以解决。

办公室是一个单位对外形象的“窗口”，并且经常在领导身边工作，所以办公室人员必须树立良好的形象，这样才能不失领导的形象。对于此，要加强廉政建设，帮助办公室人员树立正确的价值观，工作上忠于职守，生活上乐于奉献，思维上勇于创新，这样才能树立良好的形象，同时也做好了单位的“窗口”，为企业的形象大大加分。

办公室是一个整体，是一个团队，在工作上必须注重团结协作，同心协力，共同配合。企业管理人员要坚持以人为本的管理思想，鼓励办公室人员主动发表自己的看法，同时也要认识到他们各有各的特点以及特长，所以要注重激发工作人员的潜能，鼓励他们发挥自己的特长，为企业贡献自己的一份力量。最后，还可以适当的采用激励机制，鼓励创新，做到人尽其才，人尽其用。只有形成这样一个具有活力且团结的团队，才能把办公室行政管理工作做好。

前面我们提到过办公室具有参谋职能，所以办公室人员必须做好调研工作，为领导决策提供正确有效的依据。办公室人员在做好调研后，要认真写好调研报告，并提出行之有效的建议和意见。另外，办公室工作人员在制定工作目标时，要注重效率以及目标的可行性，将预期目标与奋斗目标相结合。

从办公室工作人员个人来说，要多学习，多思考，注重提高个人素质。这样才能不断进步，不断更新思想，才能适应当前不断发展的形势。第一、办公室人员必须有辨别政治是非和理论联系实际的能力，所以必须加强政治理论的学习，了解和掌握现阶段的改革发展的思路和方针，树立坚定的政治信念。第二、办公室人员要提升法律观念，注重学习法律法规。同时还要监督其他部门学习，依法办事，这样才能整体提高单位的依法行政水平。第三、办公室也需要全面型的人才，必须具备政治理论、政策法规、科学文化、专业知识、行政管理以及公共关系等各方面的知识，所以办公室工作人员必须不断学习，完善知识结构，才能适应企业发展的需要。第四、现在计算机已被运用到各个领域，所以办公室人员不仅要提高自身业务水平，还要熟练掌握办公室自动化系统，这样才能提高工作效率。[3]

12.办公用品管理制度-行政 篇十二

一、高校办公室的有效行政管理能力

高校行政管理工作的运行体系囊括了各办公室,按照一定的比例,各企业、政府部门和事业单位才能将不同的关联系统组织起来,高校也不例外。因此要实现高校的办学目标,就必须不断提高办公室的有效行政管理能力。根据相关法律法规,国家行政机关对社会和国家公共事务进行管理的过程被称为行政管理。为了实现行政管理的组织目标而表现出的各种综合能力被称为行政管理能力,例如解决问题能力、沟通能力、协调能力、执行能力等。但是这些能力并非都是有效的,要实现行政管理的目标依靠有效行政管理能力。因此有效行政管理能力包括执行能力、协调能力、沟通能力和问题解决能力,其目的在于实现高校的人才培养目标。

二、当前我国高校办公室行政管理中存在的问题

当前我国很多高校的办公室行政管理均存在一些问题,严重影响了高校的发展和目标的实现,这也暴露出了办公室有效行政管理能力有待提高。

(一)缺乏完善的行政管理机制。首先,行政管理的观念落后。在办公室的实际行政管理工作中,传统的工作方式仍然存在,也就是只着眼于当前的事务性工作,使用固定的工作方法,没有认识到高校发展过程中出现的一些新问题。这也造成了办公室行政管理的效率较低,整个行政管理工作过于被动,不能保障上传下达的通畅性。其次,缺乏完善的内部规范。由于高校办公室的工作通常比较繁琐,如果要保障一定的工作效率就必须具备完善的管理机制,但是当前很多高校的办公室内部管理规范没有与时俱进,不能发挥应有的作用。第三,缺乏完善的内部机构。办公室内部机构的设置缺乏规范性,岗位和人员之间不匹配,导致办公室行政管理工作效率不高。办公室的人员过多会造成人浮于事,人员过少又会造成工作量过大、工作效率降低。

(二)办公室工作人员缺乏系统培训机制。近年来我国的高校规模不断扩大,高校办公室的工作量也逐渐加大,这对于高校办公室工作人员的专业素质也提出了更高的要求。然而当前很多高校不重视对办公室人员进行培训,也没有建立健全的办公室人员培训机制,导致办公室人员接受培训的机会不多,无法及时更新知识和理念,导致其职业素质得不到有效的提高,一定程度上影响了办公室行政管理工作的有效展开。与此同时,办公室工作人员的工作往往缺乏主动性。办公室行政管理工作需要涉及到较多的部门,并在多方面的关系进行协调,其具有偶然性、随机性、灵活性、复杂性,而且并没有固定的模式和方法可以对所有的办公室工作进行处理。这也必然会造成办公室行政管理工作需要耗费工作人员较多的时间和精力。然而当今很多高校领导对办公室工作不重视,往往是从其他的部门抽调人员来负责办公室行政管理工作。这些临时抽调的人员不仅具有较低的职业素质,而且具有较低的工作积极性和责任感。

三、提升高校办公室有效行政管理能力的具体路径

(一)构建完善的高校办公室行政管理机制。笔者自身的办公室行政管理经验,要保障高校办公室的有效管理能力得到持续地提升,就必须建立完善、规范的机制。以高校的办学目标为中心,将社会各用人单位办公室、各职能部门和校区办公室组合起来,形成一套完整的办公室行政管理机制,才能使办公室的有效管理能力得到持续提高,发挥办公室上传下达的重要作用。

(二)加强各部门办公室之间的协调与合作。高校各部门均设有自己的办公室,这些办公室之间是否具有科学的层次分公,是否能够进行和谐的合作,是否能够达成一致的目标,并进行积极的配合,都会影响到高校办公室的有效行政管理能力。上级办公室会将各项工作要求下达到下级办公室,而下级办公室必须对这些要求进行落实,抓好各项工作。

对于下级办公室而言,应该认真办理上级办公室及领导下达的各种任务,决不能推诿扯皮、敷衍应付,对于各项工作必须做到有落实、有举措、有回声。为了使高校的人才培养、服务经济建设的目标得以实现,各办公室之间都应该进行积极的配合,同时还要与用人单位、用人企业的办公室进行沟通协调,尽可能地实现高校的目标。

(三)科学组合办公室行政管理要素。高校办公室的行政管理要素主要包括办公时间、办公条件、办公人员等,应该对这些要素进行科学的组合,有机地组合办公信息、办公资金、办公资料、人力资源,使其发挥最大的作用。依据一定的模式将各种要素组合起来,这种组合模式越好,高校办公室的有效行政管理能力水平就越高。

在对办公室行政管理要素对接组合时,要对人力资源要素予以高度地重视,使人力资源要素与设备、资金等要素更加适应。因此高校一方面要不断提高办公室设备的水平,积极引进先进的现代化办公设备,并不断提高办公室行政管理的自动化水平,同时要不断提高办公室人员对这些现代化设备的应用能力。另一方面也要注意根据不同的办公要求适当的调整办公室人员和其他要素之间的比例,从而在固定的要素投入量的前提下不断提高办公室的有效行政管理能力。在办公室行政管理工作中,办公室人员要不断提高自身的时间观念,例如在毕业生就业、新生接待等时间段内,积极调派各种要素,做到适时投入。在行政管理工作中要具备效率意识,也就是减少重复劳动,缩短整体线路和总体时间,让广大师生和员工的教学研究需要得到满足。例如高校可以集中安排科研管理办公室、教学行政办公室等。

(四)不断提高办公室人员的综合素质。作为高校的行政管理人员,办公室人员必须具备服务观念,破除传统的行政管理理念,保持高度的工作热情和工作积极性,为全校师生员工服务,促进高校教育目标的实现。高校办公室有效行政能力的提升,应该致力于开发利用人的潜力,对办公室人员的协调状况、激烈程度、素质水平和数量进行调整,打造一支高素质、具有服务意识的办公室行政管理队伍。

首先,要根据办公室的目标要求合理设置办公室人员的数量。投入人力可以适当地增加产出,使高校的行政管理能力得到提高,然而行政管理能力的提高和人员投入之间并非线性关系,仍然要受到很多因素的约束,例如高校规模、工作量等。因此应该本着适度集中的原则,对办公室人员进行分配,合理地配置办公室人员的数量,使每个办公室人员都有合理的工作量,既要提高其工作积极性,也要避免人力资源的浪费。

其次,为了实现边际产出,要对办公室人员进行合理配置,也就是保障各级办公室人员数量的合理性,从而对内外部办公室系统进行协调。在不同的办公领域,同一个办公人员的边际产出也会有所不同,这是由于各办公领域都具有不同的人员短缺状况、管理水平和办公效率,甚至不同的办公文化,而这些都会影响到边际产出。每个行政办公人员所转过的专业技能和行政办公的专业技能并不完全吻合,应该尽可能地达到边际产出,就必须对其进行合理的配置,并对高校内部组织结构进行不断地优化。

再次,高校应该重视对办公室人员的培训再教育,通过培训和再教育不断提高其专业水平和综合素质,培训内容不仅要包括技能教育和管理知识,还要着力培养良好的工作作风、职业道德和现代服务意识。办公室人员还必须了解一定的经济法律知识、公共关系知识,并掌握一定的计算机技能,以及其所负责分支的专业知识,在处理问题时才能做到公平合理、主次清晰、计划周密、落实有效。办公室工作人员还必须具有一定的协调能力,能够对各部门的冲突进行化解,对各种关系进行处理,不断总结科学的办公室行政管理方法。

(五)构建办公室激励机制。合理有效的激励机制能不断提高办公室行政管理人员的工作积极性,从而不断提高组织生产能力,对内部各类人员的利益、职责和权利进行划分,要通过招聘考试的方法选择具有较高的综合素质和工作能力的人员进入办公室。同时要对内外部环境和劳动关系进行改善,将高校办公室人员的创造性和工作积极性调动起来。例如高校可以实行岗位聘任制和绩效工资改革,适当对办公室人员进行激励,提高其工作积极性,实现奖勤罚懒、优胜劣汰。

四、结语

高校应该积极营造良好的办公环境,通过科学的制度、完善的机制提高办公室有效行政管理能力,打造一支高素质的办公室行政管理队伍,将办公室的工作职能充分地发挥出来。行政管理工作比较繁琐,为了适应高校发展的步伐,高校办公室也必须具备一定的创新能力,不断提高管理水平和服务意识,才能对高校各项事业的发展进行推动和落实,为全校师生和员工服务。

摘要：本文简要分析了高校办公室有效行政管理能力,并提出了当前高校办公室行政管理中存在的问题,以此为基础提出了提高高校办公室有效行政管理能力的具体路径。

关键词：有效行政管理能力,高校,办公室

参考文献

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[5]纪逸群.浅议新形势下高校办公室工作存在的问题及对策[J].东方企业文化.2014(23).

13.办公室行政事务管理制度 篇十三

第一章总则

第一条 为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本

制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。

第二条 办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。

第三条 办公室应加强对外联络，拓展公关业务，促进公司与社会各界的广泛合作和友好往

来，树立良好的企业形象。

第四条 本制度所指行政事务管理内容是办公室档案管理；印信管理；图书资料管理；办公

室设备管理、办公用品管理制度、办公室日常涉外公务及礼仪管理制度；办公环境卫生、办公纪律管理；保密规定等。

第二章办公室档案管理办法

第五条 档案管理范围：

1． 公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、计划等与公司整体发展 相关的有长期保存价值的文件及资料；

2． 人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等；

3． 行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录等相关档案、例会记录等。

4． 项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。

5． 销售档案：合同、协议、对外宣传资料等。

第六条 公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，由公司办公室负责管理。

第七条 管理职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

第八条 资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度更新、归档”规则，“项目归档”根据项目进行进度情况分阶段归入项目档案。

2.在归档期，办公室分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。

3.原始资料应进行编号、登记，同时更新上次的归档目录，各主管部门经理应积极配合与支持。

4.凡应该及时归档的资料，办公室按其种类、密级负责及时归档。

第九条 档案的借阅

1． 总经理、总监、办公室主任借阅非密级档案可直接办理借阅手续。

2． 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅本人填写《借阅档案申请表》，部门经理审批，办公室主任核批后方可借阅。

3． 公司档案密级分为机密与普通两个级别，机密级档案经总监级批准后方可借阅，但借阅时间不得超过2个工作日，普通档案由部门经理审批后至办公室办理借阅手续，借阅时间最长为一周。

4． 档案借阅者必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第十条 档案的销毁

1． 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2． 公司档案、项目档案、销售档案、员工人事档案为长期保存档案；非长期保存

档案保存期为两年。

3． 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任审核经总经理批准后执行。

4． 经批准销毁的公司档案，办公室工作人员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5． 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或办公室主任指定专人监督销毁。

第三章办公室印信管理办法

第十一条 印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。第十二条 公司的印章由总监级人员保存、发放、回收印章，监督印章地保管和使用。第十三条 公司印鉴一律由总经理批准后方可用印，印章应在办公室内使用并由专管人员亲自用印，力求做到印迹清晰、规范。

第十四条 建立《用印登记簿》，对印章使用情况进行登记备查。对各类介绍信存根，要妥善保管。

第十五条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或特殊情况需要，必须经总经理批示后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须汇报情况，未使用必须交回。第十六条 办公设备包括：办公用计算机、复印机、空调、办公家具、照相机等单位价值较高的实物资产。

第十七条 办公设备的采购

1． 办公设备的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购大中型设备器具、大

宗基建材料等，必须有两人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务

交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。

2． 各部门根据实际需要申请购买办公设备，单位价值1000 元以上的需经总经

理批准，单位价值在 1000 元以下的由部门经理批准，办公室审核，原则上由办

公室安排购买，或经办公室同意由申购部门自行购买。

第十八条 办公设备的发放、领用与保管

1． 办公设备（如计算机等）由办公室统一安排发放，领用人签字领用，并负责

保证办公设备的外观整洁、功能完好。

2． 办公设备必须详细备案纪录，登记造册，由办公室统一保管；

第十九条 办公设备与用品的借用

1． 凡借用公司办公设备、器材，需填写设备借用单，并由部门经理签字认可。

2． 借用办公设备时限最长为1 周，超时未还的，办公室有责任督促归还。

第二十条 办公设备的归还

1． 短期借用的办公设备，如照相机、硬盘等，在使用完后应及时归还办公室，办公室应检查办公设备使用状态良好后办理归还手续。

2． 个人领用及长期借用的办公设备需在该员工离岗或调岗时归还办公室，由办

公室检查设备的使用状态良好后为其办理交接手续。

3． 领用或借用设备发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。

第二十一条 公共办公设备管理

1． 公共办公室设备是指公司空调、饮水机、微波炉、冰箱、沙发等由办公室负

责管理，办公室应保证设备的安全、完整、整洁、卫生。

2． 使用人在使用公司公共设备时注意合理、安全使用，并爱护公共设备。公司

空调的开关、温度设置等由办公室根据需要进行操作，员工不得随意调节。

3． 公司复印机、打印机、投影仪等由办公室管理，由网支组负责配合具体保养

与维护。

4． 公共办公设备如有故障或缺少相关配件，员工不得随意自行拆装修理，应由办公室及时联系安排维修或更新事宜。

第五章办公用品管理办法

第二十二条 公司办公用品是指单位价值在100 元以内的低值易耗品，包括办公文具、卫生用品等。

第二十三条 办公用品的采购

1． 办公用品的采购应本着节约、合理、适用的原则，由办公室根据库存情况、实际使用情况，统一进行采购。

2． 办公用品采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

1）定点：公司指定大型超市或指定的办公用品专营店进行办公用品采购。

2）定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

3）特殊物品：批量价值较高的物品，应选择多方厂家的产品进行比较，择优

选用。

第二十四条 办公用品入库应按照分类原则，及时登记入库。

第二十五条 办公用品的领用

1.办公用品领用应由领用人填写《办公用品领用登记表》，办公室负责核对发放。

2.办公室有权根据办公用品领用情况，控制员工的办公用品领用总支出。

第二十六条 办公用品的月度统计

1． 办公室负责每月底对库存办公用品进行盘存，要求做到帐实相符。

2． 办公室根据统计结果和库存情况，对次月的办公用品消耗进行预估，进行必要的增补。

第二十七条 办公用品归还

1． 员工在离职时，应将部分可再用的办公用品进行归还，如考勤卡、文件架、文件夹、计算器等。

2． 员工领用的办公用品不需再用，又不影响再次使用的，可以归还至办公室，由办公室办理相关手续。

第六章图书资料管理办法

第二十八条 图书资料的分类

1． 公司图书资料根据用途划分为项目图书资料和一般性图书资料两大类。

2． 项目图书资料：指为配合公司业务项目开展需求所购进的相关图书资料。

3． 一般性图书资料：指为提高员工业务技能或为丰富员工文化生活所购进的相关图书资料。

第二十九条 图书资料的采购

1． 公司图书资料的采购分为公司统一采购和员工根据业务开展需求采购两种方式。

2． 员工根据业务开展需求需采购图书的，须填写《采购申请表》，并报办公室审核、部门经理审批后方可进行采购，采购人凭正规购书发票及时办理相关入库手续及财务报销手续。未按规定办理相关采购申请或无法提供有效发票作为采购凭证的，所发生的相关费用均由采购人个人承担。

第三十条 图书资料的保管

1． 公司图书资料统一由办公室保管。

2． 公司图书资料购进后应及时交由办公室办理入库手续。办公室在办理完入库

手续后应及时参照《公司图书资料编号规则》进行统一编号，并及时更新和公布《公司图书资料一览表》，以便员工按需进行借阅。

3． 办公室应定期归集公司现存图书资料，对图书资料的封面进行维护，确保图书资料的完好。并及时根据图书资料的完好程度配合公司业务发展需求确定补充方案。

第三十一条 图书资料的借阅

1． 员工可根据需求对公司图书资料进行借阅。

2． 公司图书资料借阅的最长期限为一个月。员工借阅完图书资料后，应在约定时限内及时归还公司，并确保所借阅图书资料完好无损。如在约定时限内不能及时归还的，应及时办理续借手续。所借阅的图书资料在归还时如发现缺损或遗失，应按价赔偿；

3． 员工借阅公司一般性图书资料时，在填写完整《公司图书资料借阅登记表》后至办公室进行借阅；如因工作需要需借阅项目资料的，还需报部门经理审批后方可进行借阅。

4． 公司项目图书资料属于公司重要资料，如有遗失或毁损，借阅人除照价赔偿外，公司将视其情节轻重，给予相应的行政处罚。

第七章办公环境、办公纪律管理办法

第三十二条 办公环境管理

1． 每个员工都有责任维护办公环境，下班前将所有文件存档，保证桌面整洁，保管好保密性文件，及时处理废纸。办公室内禁止吸烟。员工应爱护公共设施、注意公共卫生。

第三十三条 办公室安全

1． 不得将易燃、易爆品带入办公室；不得乱动人工警报器及其它灭火器材；员工需注意用电用水安全。

第三十四条 办公秩序

1． 遵守劳动纪律，不得迟到、早退、旷工；

2． 每天最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源；

3． 不要将私人访客带入办公室；

4． 离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好；

5． 不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。

第三十五条 电话管理

1． 公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话服务于私人用途。

2． 员工接听电话应使用普通话及礼貌规范用语，接听电话统一首语：您好！员工接听电话应对重要电话做好记录，记录对方名称、联系人、联系电话及事由，并迅速传达相关人员。

3． 与客户或公司领导及同事联络时，先问候对方，并自报某部门某人，简明扼要的告之本次谈话目的和要点，结束时礼貌道别，等对方放下电话后，自己再放电话。

第八章 员工礼仪

第三十六条 仪表

1． 员工头发要保持整洁、自然，指甲不能太长，并保持指甲清洁，应注意修剪。

2． 员工应保持身体清洁，特别是在夏季需经常洗澡；不要让身体发出异味而影响他人工作和学习。

3． 员工着装须大方得体，与工作的环境相适应，男性职员不得穿奇装异服，衬衣的领子不得有污秽。女性职员不穿过于暴露和性感的服装。如遇正式场合或商务拜会须着职业装。

4． 员工夏季着装严禁穿背心、穿拖鞋。

第三十七条工作中应注意的礼仪

1． 上级交办的事，立即去做，不得拖延，办理结果需及时反馈；并且在工作流程中主动向上级汇报进展情况。

2.经办机密事项时，不漏口风与他人。不得与公司内外无关之人谈论本公司机密

3.承办其它部门主管交办的事情前，必须先报告自己的部门主管；承办公司领导交办的事情，办理的同时通告自己的部门主管

4.同事间未经同意不得翻看对方的文件、资料等；遇紧急情况，经上级主管同意可以查找。

5.关心并积极参与公司的集体活动，不得无故缺席。

第三十八条公务接待礼仪

1． 公务接待反映的不仅是接待个人的综合素质，也会反映公司整体风貌，所以公务接待应遵循热情、尊重、平等、适度的原则进行。

2． 接待客户需注意着装、仪容、举止、常用礼节等。

3． 对于临时来访的人员，需做到文明、礼貌待客，主动、友善地和来访者打招呼、问候；耐心应答，不厌其烦；在来访者离开时，主动与其道别。

第九章会议管理规定

第三十九条 公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。

第四十条公司总经理例会，根据总经理会议需求安排，会议由办公室负责记录，会后及

时整理形成会议纪要（会议纪要应编号、及时、规范），分发至相关部门。第四十一条 开发部门项目例会，每周五由部门经理组织，对本周开发任务进行总

结汇报，对下周工作任务进行安排。

第四十二条 与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。第四十三条 会议不得无故缺席、迟到。

第十章保密制度

第四十四条 员工有责任严格遵守公司保密条例。

第四十五条 全体员工都应保护公司机密信息、文件及软件，并有义务不向任何第三方或未

经授权的个人传递、透露、转交、使用、出售、转售、租借或以任何形式使用

相关保密资料，并确保所有能够接触到属于公司财产的机密信息、文件和软件的相关人员同样遵守此条例。

第四十六条 机密信息包括：书面或口头信息、资料、手册、方法、设想、合同与协议文本

等不为公众所知的信息；文件包括：备忘录、笔记、信函、计划、磁带等；软

件指机器内的任何程序包括：可读密码、数据、操作指令等。

第四十七条 发现其他员工有泄密行为或非本公司人员有窃取机密行为和动机时，应及时制

止并向行政上级汇报。

第四十八条 其他保密内容参照劳动合同附件《保密竞业限制协议》

第十一章附责