整理档案的请示

2024-08-03

整理档案的请示（共10篇）

1.整理档案的请示篇一

篇1：组织生活会请示

卫城镇教育总支：

根据清教党发[20XX]65号文件《关于扎实开展学习党的精神工作的通知》精神，现准备召开20XX下半年专题组织生活会，目前，我校党支部专题组织生活会的前期准备工作已基本就绪，现将有关事项请示如下：

一、召开时间：12月18日下午2：30

二、召开地点：卫城小学会议室

三、参加人员：全体党员、预备党员、入党积极分子。

四、会议主题：此次组织生活会的主题是认真贯彻落实清教党发[20XX]65号文件《关于扎实开展学习党的精神工作的通知》精神，结合今年在创先争优活动中开展“六诺双评”实施方案，认真开展批评与自我批评，着重检查落实精神、工作作风、本职工作、管理服务等方面开展批评与自我批评。

五、方法和步骤会前各校认真组织学习党的精神，提高思想认识，同时围绕民主生活会的主题，准备发言提纲，认真总结自己的思想和工作，自觉查找差距和不足。

民主生活会上，所有支部委员发言后，要按照团结—批评—团结的原则，进行互评，提出意见和建议。党员领导干部要以身作则，率先垂范，既要带头作认真的自我批评，又要带头开展批评，以自己的模范行动带动广大党员认真开展批评与自我批评。

会后，将对整个生活会情况写出总结材料，上报卫城镇教育总支。

届时邀请中共卫城镇教育总支到会指导。

此请示妥否，请批示。

中共卫城小学支部

二○XX年十二月二十三日

篇2：组织生活会请示

十字镇学习实践活动领导小组办公室:

按照十字镇学习实践活动领导小组办公室统一部署，立宇食品党支部学习实践活动已进入分析检查阶段，根据活动安排，立宇食品党支部决定于11月17日下午3点召开专题组织生活会，请予批准。

特此申请

立宇食品党支部

20XX年11月15日

篇3：组织生活会请示

XX镇学习实践活动领导组:

为了扎实开展学习实践活动分析检查阶段的各项工作，以求取得实效，根据《XX村深入学习实践科学发展观活动实施方案》和镇学习实践活动领导组统一要求，经研究决定召开专题组织生活会，现就有关事项请示如下:

1、时间:20XX年8月28日上午

2、地点:村会议室

3、参加人员:镇学习实践活动指导组领导、村两委班子成员

4、会议内容:两委班子成员就通过调查走访，征求意见，对所发现的问题，结合自己分管的工作，就如何实现“以深入学习实践科学发展观活动为动力，促进莹山村各项事业全面、协调、可持续发展”这一活动主题作发言。

妥否，请批示

20XX年7月21日

篇4：组织生活会请示

XX镇学习实践活动领导组：

为了扎实开展学习实践活动分析检查阶段的各项工作，以求取得实效，根据《XX村深入学习实践科学发展观活动实施方案》和镇学习实践活动领导组统一要求，经研究决定召开专题组织生活会，现就有关事项请示如下：

1、时间：20xx年8月28日上午

2、地点：村会议室

3、参加人员：镇学习实践活动指导组领导、村两委班子成员

4、会议内容：两委班子成员就通过调查走访，征求意见，对所发现的问题，结合自己分管的工作，就如何实现“以深入学习实践科学发展观活动为动力，促进莹山村各项事业全面、协调、可持续发展”这一活动主题作发言。

妥否，请批示

20xx年7月21日

篇5：组织生活会请示

XX镇学习实践活动领导组：

1、时间：2014年8月28日上午

2、地点：村会议室

3、参加人员：镇学习实践活动指导组领导、村两委班子成员

妥否，请批示

2014年7月21日

篇6：组织生活会的请示

XX镇学习实践活动领导组:

1、时间:20xx年8月28日上午

2、地点:村会议室

3、参加人员:镇学习实践活动指导组领导、村两委班子成员

妥否，请批示

20xx年7月21日

篇7：组织生活会的请示

教育局群众路线教育实践活动第五督查组：按照《教育局党委党的群众路线教育实践活动领导小组关于在党的群众路线教育实践活动中开好专题民主生活会文件的通知》的精神和要求，经学校党支部研究并报教育局第五督导组初步同意，拟定于6月下旬召开我校党的群众路线教育实践活动校领导班子专题民主生活会，现将有关情况请示如下：

一、会议时间和地点

时间：20XX年6月日

地点：学校会议室。

二、参会人员

(一)教育局第五督导组全体同志;

(二)教进校全体党员同志

(三)群众代表

三、会议内容

紧紧围绕保持党的先进性和纯洁性，按照“照镜子、正衣冠、洗洗澡、治治病”的总要求，以为民务实清廉为主题，以“反对‘四风’、服务群众”为重点，认真学习贯彻在指导河北省委班子专题民主生活会时的重要讲话精神，坚持严肃认真、实事求是、民主团结，紧密联系思想和工作实际开展检查和分析，在检查和分析中反思差距与不足，努力明确改进方向，有针对性地研究提出改进措施和办法，纠正存在问题，认真解决形式主义、官僚主义、享乐主义和奢靡之风问题，促使校领导班子成员牢固树立宗旨意识和马克思主义群众观点，切实改进工作作风，提高群众工作本领。

四、会议议程

(一)学校党支部书记代表领导班子发言，进行班子对照检查。

(二)征求党组织工作意见

(三)党员同志对照检查材料开展批评和自我批评。

(四)教育局党委第五督导组组长讲话。

(五)党员量化评议

(六)学校党支部书记做总结讲话。

会议由学校党支部书记主持。

当否，请批示。

20XX年6月日

2.再述档案整理的本质篇二

一、档案整理的定义

档案整理应以维护历史原貌为宗旨。档案整理理论是现代档案学理论体系的一个重要组成部分。在档案实践中，零散形成的文件只有经过档案整理的过程，建立起它们之间的历史联系，才能成为真正的档案。档案整理既是一个过程，又是一个体系。

一个成熟的理论体系应当拥有四个层次，即：实践理论、应用理论、基础理论和理论内核.。从档案整理的实践的角度说，档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。从基础理论的角度看，档案整理是利用文件实体及其历史联系的记录来记录历史的过程。这里，有必要说明历史联系的定义。经典档案学认为，历史联系来源于档案与文件之间的一维关系;而现代档案学认为，它来源于社会实践。由于档案的历史联系来源于构成档案的文件之间的历史关系，而文件是来源于社会实践的，文件之间的历史关系也就来源于社会实践，所以檔案之间的历史联系也来源于社会实践。社会实践不是线性的结构，它是多维的。所以档案整理不应该是像经典档案学一样只注重实体整理，而是应该体现其多维性：即进行虚拟整理。

档案整理是构成档案理论内核的元素，是最富实践性的。因此，档案整理是档案理论内核的实践基础。只有从基础理论的角度认清档案整理，才能更好地指导实践工作。

二、档案整理的结构

不同档案物质结构造就了不同的档案整理实践，它们之间是一一对应关系的关系，因此，档案物质结构就成为了区分传统档案整理与现代档案整理的最可靠的标志。

1.档案的来源。档案是在社会活动中直接形成的产物，它来源于社会实践。社会实践活动包括档案实体和档案历史联系两个方面。这就是档案物质实体的双重构成的思想，用公式表示为：档案二文件实体集合+档案历史联系的记录。档案历史联系是存在于档案之间的社会实践之间的关系。因此，档案的整理可以分为档案实体整理和档案的历史联系的信息整理两个方面。

2.档案的实体整理。档案的实体整理是一种在传统纸质档案环境下，通过对文件进行实体排序来揭示文件之间的历史联系，从而记录历史原貌的档案整理方法，它是一维线性的，以维护历史联系为目的。

在传统档案整理的实践中，文件的实体排列是线性的结构，我们只能从档案文件之间多维的历史联系中选择一维来记录历史。传统档案整理的结构是隐含着档案文件之间某种历史联系的“文件实体集合”，这个结构中包含的档案之间的历史联系是一维的。

3.档案的历史联系信息整理。档案的历史联系是存在于档案实体之间相互构成的关系。对文件实体进行排列以记录历史联系的整理方法难以在电子档案时代继续独领风骚，“用计算机全面自动解析隐藏在文件材料之间的历史联系却是根本不可能的。”

实体整理本来是为了最大限度地保持文件之间的历史联系的结构，但在现代档案整理过程中，它却破坏了文件之间的历史联系，因为历史联系是多维的，满足了某一维度的联系就必然破坏了其他维度的联系。由此，利用虚拟排序来记录和物化档案之间历史联系的方法便应运而生。“虚拟整理技术是一种与文件实体排序无关的，单纯记录和揭示档案之间历史联系的技术，它是一套能脱离档案实体排列，而仅仅使用一套符号及其符号语法逻辑来记录和揭示档案历史联

系的技术。这种整理技术操作的对象并不是实体的档案，而是档案之间的历史联系。

“档案历史联系的记录”是档案历史联系的物化结果。在档案实践中，档案的历史联系是来源于对文件之间客观历史关系的认识，而我们只有将所形成的“档案的历史联系”的这种认识加以记录和物化，才可能固化档案之间的这种关系。而一旦档案失掉这种内在的联系，这些文件就将成为历史的碎片，甚至会因此失去它存在的意义。

4.档案的实体与历史联系之间的关系。实体整理技术之所以不能从多个维度去维护和体现档案的历史联系，是因为传统档案整理技术对历史联系的整理是与实体整理同步完成的。也就是说，在实体整理技术中，是通过对档案文件实体的排序来记录档案历史联系的，所以在完成对实体整理的同时，历史联系的整理也随之结束。由于文件实体的唯一性，限制了其排列只能是一个挨着一个的线性排列，这种排列结构决定了其所整理和记录出的历史联系必然也是线性一维的。因此，在采用实体整理技术对档案历史联系进行整理的过程中，档案工作者只能选择更为重要的历史联系要素（即来源联系）作为其整理的依据，按照来源原则对档案进行整理，而不得不放弃历史联系中所包含的其他要素，即使我们已经认识到历史联系是多维的。

档案实体整理是为了建立一个档案实体凭证体系。档案并不像史书那样是“任人雕刻的大理石”，而是一个巨大的凭证链条，它不必在意有伪证，即使是内容不具真实性的档案也具有证伪的作用，具有历史真实性。现代档案整理包含对档案实体的整理和对档案之间历史联系的信息整理两部分。档案是由文件实体集合和档案之间历史联系的记录两种物质构成的，“档案物质实体的双重构成”是现代档案学理论的逻辑起点。

三、档案整理的本质

结构的思想在自然科学和社会科学中被广泛应用，任何事物都有结构，事物的结构决定其本质、属性和功能，所以，通过对结构的研究，能够得到事物的本质。文件直接来源于社会实践，文件之间的历史联系直接地记录到文件的实体排序中，无需档案人员进行加工;而档案的历史联系虽然也来源于社会实践，却并非像文件实体排列一样是线性一维的，它是多维的，需要档案人员进行加工。因此，现代档案整理以档案历史联系的信息整理为核心。

以档案双重物质结构为逻辑起点，可以认识现代档案整理的本质：保证档案历史联系与社会实践之间关系的对称性。在逻辑上，只有当档案整理所获得的历史联系具有了与社会实践之间关系相同的结构时，它才可能最大限度地保持文件之间的历史关系。而传统和现代档案整理之间的本质差别就表现在于：它们所形成的历史联系究竟应该与谁“对称”。如果它的历史联系与文件实体排序具有对称关系，那么形成的档案整理必定是传统档案整理，或原始档案整理;而如果与社会实践之间关系对称，这个档案整理就肯定是现代档案整理。

3.整理档案的请示篇三

为了加强管理，促进销售，特制定本制度，本制度适用于公司所有业务人员。

一、工作请示

1、请示的内容

借款、出发及返回、更换工作地点、报价及谈判、合同签署、业务费、请假、突发紧急情况等均需及时请示。

2、请示程序

销售人员直接向主管经理请示，由主管经理根据情况需要向总经理请示。

二、工作周报及工作月报

1、销售人员必须严格按照标准格式认真填写工作周报（附件1），并于周日以电子邮件形式发送到公司销售管理邮箱，最迟不能超过下周二12时。

2、销售人员必须严格按照标准格式认真填写工作月报（附件2）及月项目进度表（附件3），并于下月初发送到公司销售管理邮箱，最迟不能超过下月5日12时。

3、周报及月报要保持时间的连续性，不分节假日及休息日。

4、销售人员发出周报和月报之后，要及时查看邮箱收到的主管经理的回复，发布的销售政策，并按照指示调整工作。

5、周报和月总结要采用书面语言填写以便于存档。

三、工作汇报

1、汇报内容

市场信息、销售进度、项目进展、老客户维护、新客户开发、回款及费用、意见建议、工作计划等。

2、汇报程序

销售人员直接向主管经理汇报，由主管经理将情况汇总之后向总经理汇报。

3、汇报方式

①销售人员出差期间每周至少一次打电话汇报工作。②销售人员出差回来要及时当面汇报工作。

③按照主管经理要求定期或不定期以书面材料的形式做专项汇报如市场调查、重点项目情况、回款计划等。

四、邮箱的使用

1、销售部设管理邮箱，由主管经理负责邮箱的日常维护。

2、销售人员要保存好邮箱中的报表和资料，并做好邮箱的日常维护。

五、电话的使用

1、销售人员每天八点至晚上十点要保持手机处于开机状态，不分节假日。

2、销售部制作内部通讯录（包括相关人员的电话及邮箱），并及时更新。

六、本制度于2010年月日起执行。

备注一，销售人员工作周报的填写要求

1、工作周报以邮件的附件形式发送，邮件主题及附件的文件名格式均为“姓名+工作周报+日期”，例：“张三工作周报（10.01.01-10.01.07）”。

2、工作周报的时间段为周一至周日。要如实填写行程、休息、拜访客户情况、项目进展情况及业务费情况。

3、发生业务费之后，要在当天的工作内容中将业务费申请额度、实际消费金额、消费时间、消费内容、客户姓名及单位、消费的目的及效果予以记录（业务费仅指招待费和礼品费）。

4、当天拜访多个客户，在填写“拜访客户单位及名称”、“拜访时间”、“拜访人及部门职务”、“固定电话及手机”这四个栏目时可以按照拜访顺序用“；”隔开。

备注二，销售人员工作月报及月项目进度表填写要求

1、工作月报以邮件的附件形式发送，邮件主题格式与附件文件名格式均为“姓名+工作月报+日期”，例：“李四工作月报（10.01）”。

4.档案验收请示篇四

湖北省社区档案工作合格标准验收的请示当阳市档案局：

我社区居委会成立于上世纪50年代初期，早几年，档案管理欠规范，给社区工作带来诸多不便。现在为使档案工作适应新时期社区工作的需要，依据《湖北省社区档案管理暂行办法》的要求，提高档案工作水平，充分发挥档案在社区工作中的重要作用，经社区党总支研究决定，我社区拟定在二00九年档案工作达到湖北省合格社区管理目标。

围绕这一目标，2008年11月份以来，在市档案局的指导下，在镇档案部门的指导帮助下，组织有关人员，开展目标管理工作，建立档案管理网络，建立和完善各项档案业务工作。共整理文书档案223件（1983年-2007年），会计档案16盒，低保类档案31卷，居民户类档案3卷，残疾人类档案3卷，声像档案1卷、盒，电子档案10卷，实物档案 7 件。使档案门类更加齐全，管理更加规范，还加大投入，改善档案综合条件，使档案工作整体水平上了新台阶。目前，我社区档案工作目标管理各项准备工作基本结束，2008年12月18日我社区档案工作目标管理领导小组对照《湖北省社区档案工作合格标准》逐项进行自查，评分为 95 分，认为本社区档案工作符合湖北省社区档案工作合格标准。为此，特申请上级档案部门对我社区档案工作目标管理达湖北省合格社区予以考评验收。特此请示

当阳市育溪镇育溪河社区居委会

5.浅析电子档案的整理与保护篇五

【关键词】电子档案整理保护

【中图分类号】G27【文献标识码】A【文章编号】1672-5158（2013）02-0308-01

1、前言

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。现在电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。[1]我们的电子文件现阶段存在着快速的信息爆炸增长的问题，所以我们需要迫切的去对信息资源进行管理，只有整理好了科研、教学、生产以及基建等才能顺利的进行，电子档案的价值也能得到长期的利用，所以我们要认识到电子档案整理和保护的重要性，并对它们进行更加深入的研究。

2、电子档案的整理

2.1 文书电子档案整理

对于一般的文书类的电子档案的整理，我们首先要规范电子文书，然后对收集到的电子文书进行集中组盘，接着我们要用统一的规范的数据库结构来对电子文书进行整理、命题，最好整理建立一个系统的文件目录，这样可以更好的查找。对于那些纸质的要进行电子整理的。我们首先要把文件扫描并上传至网络，然后在网上进行文件的传递、批办以及督办。在文档整理完成以后，相关的部门还应该根据文件具体的重要性来指定文件的保管和保密，再进入档案部门，审查，最后放到电子档案的数据库。[2]

2.2 人事档案电子归档

对于那些人事档案的电子材料，我们拿到以后最先要做的就是对干部的信息进行数据库建立，要加上丰富的文字以及多媒体信息。文字的信息主要指的是干部的综合信息，这样全面的收录可以为以后大范围的应用提供基础支持。多媒体由于具有视频、图像的管理难、容量大、调用慢等特点，所以管理起来比较困难。我们如果只使用简单的文字，无法很好的满足现在日益增多的数据量管理、调用更新等要求。所以，分布式多媒体数据库的有必要引进来增强多媒体数据应用。

2.3 科技电子文件归档

作为科技类的电子文档其实有很多种，这些科技类的电子文档大体分为设备、基建、声像、科研等。科技电子文件的存档主要是根据管理要求扫描基建档案的信息，在扫描完成以后按卷、图、序等方式相连接，方便终端用户检索。[3]对于那些设备档案材料。由于很多的商家现在提供的很多技术、设备以及图纸都慢慢的转向了电子化，所以我们在进行设备材料的文件整理存档的时候除了一般的文档整理步骤，还需要详细的附上设备对工作平台、环境等的要求和设备的注意事项。

3、电子档案的管理保护

3.1 电子档案的保护

电子档案的保存，大多数还是脱机保存的，在以前的一段时间，人们使用软盘来存储数据，后来随着技术的发展，光盘慢慢的替代了软盘。作为新时期的载体存贮介质，光盘可以更加的对抗干扰，并且他们的结构非常的稳定，可以保存更长的时间。光盘刻录设备几乎是每一个档案管理部门都必不可少的设备，这样可以很方便的把电子文档转移到光盘上去。但是由于一些特殊的原因，还有一部分软盘仍然在行驶这他们的职能，我们在进行电子档案保护的时候要特别的注意软盘以及光盘的保护。

3.2 软磁盘的保护

首先，规格要统一，最好使用3.5的高保密软盘，另外，软盘的质量也非常的重要，这直接关系这数据的安全和电子档案的保存时间。软盘的保管条件要做到规范统一，不允许把磁盘放在有强的磁场、震动、有腐蚀气体、有灰尘的地方。环境的湿度最好控制在百分之五十左右，温度最好控制在20度左右。另外各部门还要加强病毒检测，确保电子文件保存的磁盘没有病毒。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。最后如果条件允许，我们应该把软磁盘载体换成光盘，这样才能存放的更加的长久。

3.3 光盘的保护

3.3.1 排放、使用要规范

我们在存放光盘的时候要把光盘放在盒子里然后直立放置，不让光盘堆叠，防止翘曲，在光盘使用的过程，我们也要尽量的避免划痕、摩擦。

3.3.2 温度、湿度良好

如果光盘放置的温度过高或者太潮湿，光盘就很容易氧化、变形甚至片基霉变。所以我们要把光盘放在l 4—2 4℃，湿度4 0%一6 5%的环境里面。

3.3.3 做好避光工作

由于光盘的保护层是塑料的，所以会受到紫外光的伤害，如果阳光直射光盘就会提前老化。所以，我们要注意光盘的避光。做好是定期复制，一般来说磁盘是2年，光盘是5年，这些年过后最好转储，转储后使用原载体编号继续保存。

4、总结

虽然纸质的档案内容比较原始真实，有着很好的凭证性，耐于保存，但是新兴的电子档案，结合丰富多彩的多媒体，就可以图文并茂，建立一个生动的形象。电子档案的储存介质作为多媒体光盘能够极大地缩小档案的存储空间，也有着很好的存储扩展能力，可以更好的保存、管理档案，并促进档案信息载体向大容量、高密度、电子化方向发展，从而使档案信息资源共享成为可能，信息传输迅速、广泛，便于查询与管理，方便快捷，电子档案有着非常光明的前景。

电子档案的整理和保护随着科技的发展会越来越普遍，对于整理和保护的技术要求也会越来越高，所以，我们应该深入的研究，认真的对待，最好电子档案的整理和保护，为以后的电子档案发展做好铺垫。除了做好对电子档案整理和保护的基本认识和注意事项，我们还要做好相关法规的完善，建立健全合理、科学、严密的制度，只有这样才能更好的规范和维护电子档案的安全。

参考文献

[1] 李仕宝.电子文件归档与电子档案管理初探[J].农业科技管理，2009（05）：41～43

[2] 张世刚.加档案信息的加强保护作用[J].中国档案，2006（07）：59-60

6.关于召开档案工作座谈会的请示篇六

XX政府：

为贯彻落实十八大精神，稳步推进档案工作及社会主义新农村档案工作的开展，增进各单位档案员业务能力及工作水平，加强我局与各街镇、各机关单位的沟通交流，档案局拟于2013年1月30日召开清XX档案工作座谈会。具体会议事项如下：

一、会议召开时间：2013年1月日下午

二、参加会议人员

各街镇档案员、部分区直机关档案员，区档案局全体干部职工，合计人。

三、会议内容

总结上档案工作开展情况,对一批先进集体和先进个人进行表彰奖励，部署下档案工作计划及任务。

四、经费预算

本次座谈会预计开支……（元）正，其中：

1、水果杂费：……元；

2、晚上聚餐：……元/桌X3桌=……元；

3、奖励表彰及慰问经费……元，所需经费由本局统筹解决。

以上请示妥否，请批示。

XX档案局

7.档案室升级改造请示篇七

为提高档案工作的科学化、规范化和现代化水平，充分发挥档案资料的开发利用价值，按照“以评促建、以评促改、以评促管”的原则，从去年11月起，我局严格按照四星级测评细则的相关要求和标准，组织开展了档案工作晋升四星级创建工作。创建中对局机关及下属6个单位各个门类130多个类目的档案进行了整理和完善，建成了室藏全部档案案卷级、文件级目录数据库，建立了纸质档案的全文数据库、电子目录数据库;建成了单位荣誉室、环保宣教展示厅。至此创建各项工作均已完成。现对照《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》进行自查，自评得分为114.5分，符合档案管理四星级标准。现特向贵局申请对我局档案工作达四星级标准予以评审。

特此请示

附件：

1.泰州市环境保护局档案晋升四星级标准情况汇报;

2.《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》测评申报表;

3.《江苏省机关团体企事业单位档案工作规范》测评打分表;

4.泰州市环境保护局档案工作晋升四星级达标自检报告;

泰州市环境保护局

8.人事档案的分类审核整理探讨篇八

关键词：人事档案；审核整理；问题；解决措施

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。

一、整理人事档案时所存在的主要问题

（一）档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。

（二）当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297mm×210mm）。材料左边应留有2.5cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。

（三）人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。

二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施

（一）人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。

（二）完整的进行个人档案的收集工作。个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。

（三）鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。

（四）在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。首先，确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.考察、考核、鉴定材料；审计材料；d.学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。e.政审材料；f.党、团组织建设工作中形成的材料；g.表彰奖励材料；h.涉法违纪材料；i.工资、待遇材料；招录、聘用材料；出国（境）材料；人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

三、结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献：

[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， 2014（09）.

9.文书档案的整理方法篇九

文书档案的整理方法

一、概念

文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。

归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤

1、归档文件规范整理基本要求

归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。

2、归档文件规范整理基本步骤

归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。

三、归档文件的整理方法

1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话：一是处理完毕的文件材料要随时收；

二是经常用的文件，要履行借用手续定期收；三是本单位发文，在盖章时当时收；四是会议材料，要事先做好工作及时收；

五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；六是常规性的文件材料，要逐项收；七是在机构人员变动时，要提前收；八是结合年终检查，集中收；九是年末立卷需要全面收；

十是在立卷过程中，发现不全要反复收。

那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定的。国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围。机关应归档的文件材料：

（1）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及到本单位的文件材料等。

（2）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合8号令关于收集的核心是“以我为主”的要求。包括各类红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查的重要文件；重要的来往文件等。（4）下级机关的文件材料。如报来的重要工作计划，总结等法规性备案文件。

强调一点：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。机关不应归档的文件材料：

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

2、装订

（1）文件的修整。修裱破损文件、拆除金属物或塑胶壳，复制字迹模糊或易褪变的文件（主要指传真件）。（2）文件的装订。采用袋装结合线装的方法。袋装即是将金属排除后，放入梯形无酸牛皮纸（即斜口袋）中。较厚的文件，先线装（“三孔一线”），再装入斜口袋。

3、分类。即依据一定的标准，按照文件的来源、时间、内容和形式特征的异同点，对文件进行有层次的区分，并组成具有一定从属关系和平行关系的管理体系。分类方案的设置：

一般机关按“—机构或问题—保管期限”三级分类；归档文件少的单位可按“—保管期限”两级分类。保管期限最低一级类目，分为永久和定期。其中定期分为30年、10年。

如何准确划分保管期限？国家档案局8号令中也有明确规定：永久保管的文书档案主要包括：

（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；（4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；（7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；（8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。定期保管的文书档案主要包括：

（1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本机关一般性事务管理文件材料；

（5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（9）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。这些门类档案的保管期限仍为永久、长期、短期。除科技档案中的设备类档案的保管期限为长期外，其他的都是永久保存。

4、排列

（1）盒内归档文件排列。在同一保管期限下，按“事由结合时间”排列。运用电脑和软件辅助归档的，可采用随办随归，按文件办理时间先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。一件文件的排列顺序：

发文与定稿为一件，发文在前；

收文处理签和文件为一件，收文处理签在前；正件与附件为一件，正件在前；请示与批复为一件，批复在前；

转发件与被转发件为一件，转发件在前；原件与复制件为一件，复制件在前；无定稿的发文与签发单为一件，发文在前。

（2）档案盒上架排列。按“三合一”制度中分类方案设置的顺序上架排列，按—类别—保管期限或—保管期限上架排列。注意排列顺序为从上到下，从左到右。

5、编号

（1）档号的编制。由全宗号—号—类别号—保管期限—件号组成。

在编制档号时，注意五点：

①全宗号是指区档案馆给各单位的代号。②号是指归档文件形成的。

③类别号用大写拼音字母和阿拉伯数字混合编制。拼音字母为档案的类代号，阿拉伯数字为类别号。如“W01”表示文书档案中的党群类（或办公室）④保管期限按照永久、30年、10年编制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

⑤件号（即文件的排列顺序号）规定为三位数阿拉伯数字标注，如“001”。编制方法：在同一保管期限内编写流水号。即同一个保管期限的，件号都是从“1”开始。也就是说，同一、同一保管期限、同一类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号；同一、同一类别（或问题）、不同保管期限的，从“1”开始编一个流水号；同一、不同类别（或问题）的，从“1”开始编一个流水号。这三句话，大家一定要牢牢记住。

档号举例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类（或办公室）10年保管期限的第1件。(2)、页数的编制：

页数指每件文件的总页数（包括处理签、发文稿纸、底稿等），在每件文件首页的右上角，用铅笔编写。（3）归档章的编制

归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，以归档章的形式在归档文件上注明。归档章盖在每份文件首面上方的空白处。归档章统一用碳素墨水或中性笔填写，不得用红笔、原珠笔、铅笔、蓝色笔填写。归档章规范式样

规格：16＊45mm（全宗号）

（）

（室编件号）(机构或问题）

（保管期限）

10.档案员如何整理档案篇十

档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照

片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。

科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规

范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。

按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。

按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。

一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。

二、档案的分类和大类设置办法

（一）大类的设置原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。

（二）各类内档案的分类办法

1、文书档案分类有4种方法

（1）保管期限---分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这

种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊排列如图：

（2）保管期限------问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按分类。再在下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期

限下、同一中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。

（3）问题-------保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按分类，再在下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

（4）---保管期限分类法。即先将归档文件按分类，每个下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。

2、业务档案按种类----保管期限---分类法。

3、科技档案采用种类--保管期限—分类法。

4、会计类档案分类有2种方法

（1）采用种类--保管期限—分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。

（2）---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。

5、声像档案一般采用载体形式----保管期限分类法，按载体

形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；

6、电子档案按照载体形式----保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘；

7、实物档案一般采用载体形式--分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。

8、图书资料按照类别---分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。

三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制

（一）全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.（二）目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。

（三）案卷（件）号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

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三

十一、文书档案如何整理与编目? 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。分类方法有多种，常用是分类法和问题分类法。分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一

卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行――保管期限分类（不确定期限的，只按――问题分类即可）；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录（样式附后）；（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。三

十二、科技档案如何整理与编目？

答：科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。

（1）分类要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：①按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。

（2）编目科技档案目录（样式与归档文件目录相同），是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技

档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号（项目代号）、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。

（3）拟写案卷题名案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。

（4）装订

案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序，用件号章固定。

27、会计档案如何整理与编目？

答：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐（银行日期帐、现金日记帐）、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐（公积金、养老金明细帐）；（3）财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此

项也可放在全宗卷内）。

会计部门将当的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、帐簿、报告等几种主要形成进行分类。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；（2）形成――保管期限――分类方法，即把报表、帐簿、凭证分开，再按时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。

会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录（样式附后）工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。三

十三、照片档案如何整理与编目？

答：照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按――问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一

组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录（样式附后）使位置固定下来。

近年来，随着数码相机技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。三

十四、磁性载体档案如何整理与编目？

答：磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代――问题进行分类，录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录（样式附后），归档的磁性载体文

件应由文字形成部门编制归档说明。

三

十五、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作？答：电子文件的归档

电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子鉴章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档还应注意收集以下有关文件：

（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。

（2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。

（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。

逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件其中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：（1）齐全完整；（2）真实有效；（3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；（4）统一规定载体形成、质量要求――档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检察后归档保存；（5）防病毒――推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒；（6）编制说明――文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档电子文件的保管：（1）载体的物理保护

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃－20℃；相对湿度选定范围：35℃－45℃。（2）信息的安全维护

采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。

杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。

安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。

归档电子文件的利用：

利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

提供利用的方法包括提供物资载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方法。

广东汉能光伏有限公司工会文件

汉光伏工字【2011】1号

关于开展困难职工调查摸底工作的通知

为了全面准确掌握我司困难职工的基本情况，建立困难职工档案，为做好今后困难职工帮扶慰问工作做好准备，公司工会决定开展困难职工调查摸底工作。现将有关事项通知如下：

一、调查范围

符合条件的员工均可参与申报，比如生活困难、下岗退伍军人、下岗失业职工，家庭