档案信息化建设与档案管理思考论文

档案信息化建设与档案管理思考论文（共10篇）

1.档案信息化建设与档案管理思考论文 篇一

专业技术人员业绩考核档案信息化建设是全面运用现代信息技术，对专业技术人员业绩考核档案进行标准化、规范化和现代化的管理及开发利用，是档案信息化建设的重要组成部分。

一、专业技术人员业绩考核档案的管理特点

(一)真实性。专业技术人员业绩考核档案是由客观真实反映专业技术人员个人经历、业务能力、技术水平及科研成果的文件材料构成，归档前必须对其来源、形式和内容进行审核鉴定。真实性是专业技术人员业绩考核档案实现凭证价值和参考价值的前提和基础。

(二)专指性。专业技术人员业绩考核档案以个人为单位进行立卷，专人专卷，同一专业技术人员的业绩考核档案材料不可分散，不同专业技术人员的业绩考核档案材料也不可混淆。专指性是专业技术人员业绩考核档案个性化的体现。

(三)动态性。专业技术人员业绩考核档案从建档开始就始终处于“动态”之中，专业技术人员工作变动，需要“档随人走”;专业技术人员学历提高、职称晋级、科研成果积累等等，需要不断补充、完善卷内材料内容。动态性是专业技术人员业绩考核档案的客观属性。

(四)现实性。专业技术人员业绩考核档案是在专业技术人员学习和工作实践过程中形成的，它是专业技术人员个人成就的凭证、是企事业单位选人用人的依据、也是社会统计分析的参考，它来源于现实，也服务于现实。现实性是专业技术人员业绩考核档案的价值体现。

二、专业技术人员业绩考核档案管理存在的问题

(一)材料来源广泛，鉴定困难。专业技术人员业绩考核档案形成方式多样，有来源于上级单位或社会机构颁发的证书、聘书等材料;有来源于所在单位或部门形成的考核、奖惩等材料;也有来源于专业技术人员自己撰写的论文、著作等科研成果。来源广泛，渠道分散，为专业技术人员业绩考核档案的价值性、真实性鉴定工作带来较多负面影响。

(二)管理层次不一，影响收集。专业技术人员业绩考核档案与人事档案、科研档案的收集范围有一定的重合，而其专指性的特点要求同一专业技术人员的业绩考核档案材料不可分散，这就难免形成不同管理部门“争”“抢”材料的弊端，影响专业技术人员业绩考核档案的完整性和系统性。

(三)内容更新频繁，易有疏漏。专业技术人员业绩考核档案不是静止的，而是变化的，它真实记录着专业技术人员工作变动及学历水平提高、职称级别升迁、科研成果积累等发展历程。如果忽视其“动态性”的特点，就会造成人档分离或档案内容缺失，难保专业技术人员业绩考核档案的连续性和准确性。

(四)实体管理为主，影响利用。专业技术人员、企事业单位以及社会各个方面都对专业技术人员业绩考核档案表现出很强的现实利用需求，而专业技术人员业绩考核档案则主要沿用传统实体管理方式，导致出现一些明显的不适应问题：一是无法在最短的时间内查全查准所需材料，工作效率低，用户满意度差;二是多次翻阅纸质档案材料，易损毁专业技术人员业绩考核档案原件;三是无法满足异地使用的利用需求。

三、专业技术人员业绩考核档案信息化建设的对策

(一)专业技术人员业绩考核档案信息数据库建设。首先,利用计算机、扫描仪、扫码枪等电子设备和智能终端做好专业技术人员业绩考核档案的数字化转化工作，全面、系统、准确地采集各类信息，建立专业技术人员业绩考核档案目录数据库和全文数据库，实现信息资源共享的同时，有效保护专业技术人员业绩考核档案原件;其次,随时关注、及时了解专业技术人员业绩考核档案信息的变化，及时做好其内容的补充和完善，保证其连续性和准确性。专业技术人员业绩考核档案信息数据库建设可以满足专业技术人员业绩考核档案信息化建设及管理的功能需要，为其发展奠定坚实基础。

(二)专业技术人员业绩考核档案管理系统一体化建设。此系统建设应以专业技术人员个人活动为主线，特别要注重系统的权限管理功能和统计分析功能的实现。其中，权限管理功能是对不同身份的用户授予不同的权限，授权用户可以按权限更新或使用信息，对于更新的信息最终由档案工作人员按照收集的纸质材料进行审核认定，以此保证信息安全并提高工作效率;统计分析功能是根据需求对所有信息进行关联查询、分析筛选，最终导出结果，有利于专业技术人员业绩考核档案信息价值的开发利用。专业技术人员业绩考核档案管理系统一体化建设的目标是要实现各职能部门的协同办公，达到有效整合信息资源、促进信息共享和防止重复建设、提高工作效率的目的。

(三)专业技术人员业绩考核档案信息化的标准规范建设。标准规范是信息化建设的基本要求，专业技术人员业绩考核档案信息化建设过程中，管理上要严守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及实施条例等法律法规;业务和技术上要遵照《全国档案信息化建设实施纲要》、《数字档案馆建设指南》与《电子文件归档与管理规范》等标准规范的指导;同时建立健全专业技术人员业绩考核档案查、借阅及保管、保密等制度。通过标准规范的建设，促进专业技术人员业绩考核档案信息化建设及管理合理化发展。

(四)高素质档案人才队伍建设。要建立科学合理的档案人才培养战略，就要通过引进人才、继续教育、实践锻炼等方式提升档案人才队伍的综合实力，打造一支既懂业务又懂技术的复合型人才队伍;同时也要加强职业道德教育，培养爱岗敬业精神，保障专业技术人员业绩考核档案信息化建设及管理可持续发展。

2.档案信息化建设与档案管理思考论文 篇二

一、当前档案信息化建设存在的问题分析

(一) 缺乏对档案信息化资源的合理配置。作为一项高投入的产业, 档案信息化建设需要大量的人力与资金作为支撑, 需要加强对信息化投入的重视。但是从目前来看, 信息化建设的方案与效果存在论证不足的现状, 可行性的构想不完整, 造成一定的资源浪费;另外, 档案信息化建设中没有合理划分、容易眉毛胡子一把抓, 过分追求速度而对实效的关注不够, 档案的信息化建设需要耗费大量的人力与财力, 这样会造成相应的资源浪费。

(二) 对档案信息化建设的认识不足。档案信息化建设作为国家提出的一项新事物, 没有形成相应的完整体系, 存在某些单位对信息化档案的建设不足现象, 如:对档案信息化建设的基础工作准备不够充分, 将馆藏信息化与信息上网当做信息化建设, 这就造成信息化建设不标准, 而且对信息化管理的要求造成一定差距。

(三) 墨守成规、对档案的合理利用不足。从目前来看, 我国企事业单位中存在着对档案过分保密的现象, 尽管对档案信息安全的维护是非常必要的, 但是过分保密档案信息会影响到档案信息化建设的进程。作为档案的信息化建设需要积极处理成本、安全与效果之间的关系, 使档案信息能够借助一定途径加以利用, 避免信息资源的浪费。

二、加强档案信息化建设与档案管理的合理措施

(一) 完善档案信息化建设标准规范体系。当前, 档案信息化建设得到了国内外的高度重视, 而且一些相关的管理制度、规范与标准等都相继建立起来。而作为企事业来说, 为了有效制定合理、规范的制度与标准体系, 需要针对自身的行业特点, 先积极考虑国际标准, 然后再将国家与地方的行业标准考虑进来。面对当前档案信息化不断发展与变化的范围与种类, 应该积极选择适用范围较广的标准。因此, 需要努力提升现代化的管理水平, 建立起规范的标准体系, 针对当前部门工作的重点与热点进行组织与提供信息, 还要正确选择和慎重推广档案管理软件, 从而使档案管理体系具备更规范化、通用化与包容性强等特点, 促进当前档案信息建设的发展。

(二) 完善电子文件归档处理, 促进档案信息化管理水平的提升。档案的信息化管理具有一定的原则与要求, 这就需要通过数字化手段处理与转换不同类型载体的档案, 积极处理好电子档案的鉴定、归档、积累以及著录等工作, 从而保证具有保存意义的电子档案能够真实、有效、完整地保存下来。另外, 还要加强对电子档案的接收、利用、保管的研究工作, 使科学的电子档案管理方法得以有效利用。

(三) 提升档案管理人员服务意识, 开阔档案信息化管理的思维。更好地为社会大众而服务, 是档案管理的根本目的。因此, 应该加强档案管理人员思路的拓展, 努力践行为社会大众服务的原则, 转变传统的档案管理方式, 摆脱以往对档案资源利用率不高的局面, 档案的管理与安全维护工作应该做到松紧有度, 拓宽档案资源的利用渠道, 从而使人们积极看到档案的实质特征;另外, 作为档案管理人员应该积极加强专业理论知识与技能, 加强自身的角色转变, 实现档案管理人员的实体管理向信息管理的转换;积极顺应时代发展趋势, 努力将自己打造成高技能的复合型人才, 从而更好地为社会大众而服务。

(四) 加大档案信息化投入, 实现档案管理现代化。要想积极促进档案的信息化管理需要政府的大力支持, 积极投入一定的财力与人力, 加强档案信息化管理的基础设施建设, 从而使档案工作软、硬件环境得到一定的改善, 加强对档案装具的购置, 使馆 (室) 藏种类与范围得到一定的扩大。另外, 应该加强对档案收集的严格把控, 集中统一管理具有保存价值的国家与社会的档案资料, 从而奠定档案收集管理的基础。除此以外, 相关部门还应该加强相关制度的建设, 对接收档案的范围、内容、标准与要求等进行积极明确, 制定科学、合理的档案整理与保管细则, 积极向社会征集有意义的档案, 可以不拘形式地代存、寄存以及征购个人具有保存价值的档案, 从而有效地丰富馆 (室) 藏内容;最后还要处理好质量与数量的关系, 从而促进档案馆 (室) 藏的资源丰富与利用率的提高。

总之, 档案的信息化建设对档案管理水平的提升具有重要意义, 能够促进档案管理的精确性与真实性, 还能有效提升档案信息的价值水平。因此, 作为档案的工作人员应该积极加强自身的能力与素质, 积极丰富档案工作的内容, 从而更好地为社会大众而服务。

摘要：档案的管理当前已经走向了信息化道路。作为具有保存价值与意义的档案资料, 实行信息化的管理模式能有效提升资源的利用率, 促进档案得到科学规范的管理。因此, 本文主要针对现在档案信息化管理现状, 提出促进档案信息化建设与管理的合理举措, 从而积极促进档案信息化建设与发展。

关键词：档案管理,信息化建设,合理措施

参考文献

[1]逄丹.档案信息化管理中存在的几个问题[J].黑龙江科技信息, 2015 (31) :89-91.

[2]林鹏.信息化在档案资源管理中的作用[J].赤子 (上中旬) , 2015 (01) :42-43.

3.档案信息化建设与档案管理思考论文 篇三

关键词：企业；实践；问题分析

目前全省乃至全国各地都在搞信息化建设，从各级国家档案馆的馆藏数字化到各单位的数字档案室建设；从电子文中心、电子阅览室、登记备份中心到农村档案信息共享等，可说是热火朝天。如何加快档案馆的数字化建设及电子档案的安全保管便显得尤为迫切。

1 目前档案部门信息化建设方面存在的问题分析

从上文可以看到虽然这些年建设不少的信息化项目，但是由于历史和现实因素难免存在不少问题，汇总为以下五点：

1.1 各自为政、散乱小

现在建设档案信息化系统往往是由业务部门发起需求，但是档案局目前的业务范围还是比较广，业务分散，内容繁多，系统之间的关联与整合不够。建设各自系统的时候受部门条条框框的影响较大，缺乏统筹安排，导致每个对应的信息系统都是“麻雀虽小，五脏俱全”，重复度大。

1.2 费财费力，专业技术力量簿弱

信息系统有个特点，需要支撑起ISO标准的7层结构，比如物理层，链路层，网络层等等一直到应用层。这样每套系统建设的过程需要覆盖考虑这些层级对应的设备和软件，为了更好的保质保量的完成这些工作，除了购买各类设备之外，在建设过程和运行维护阶段我们还需要配备各个方面的专业人才，但是这些对我们来讲都是很大的负担，档案局普遍情况下是没有足够的计算机专业技术人员。

1.3 没有统一规划、规范

每套系统的建设都有其自身的原始需求，但是在社会发展和档案局业务自身建设的大环境下，这些需求都会有个发展曲线，呈现从小到大，从低层向高层发展的趋势。往往各个IT供应商都是依据项目建设当前阶段的要求，没有长远的规划就容易导致项目刚开发完毕又落后于实际需求，最后很多项目就是建设周期长并且老是需要打补丁，用户和开发商互相都不满意。

1.4 数据安全隐患大

现在各个信息系统虽然都有各自的存储设备，比如大硬盘乃至磁盘阵列，但是用户方的备份和恢复措施往往不足，就曾有单位在搬迁机房过程由于保护措施不力导致档案数据丢失的事故。目前各单位的系统还是在政务内网或局域网为主运行，以后随着档案面向社会，面向公众的开放必然建设具有互联网的档案公共资源共享系统，这个时候对黑客，木马等等方面的考虑现在还没有全面的深入开展。

1.5 发展进入死胡同

综上所述，现在档案局的信息化部门在工作中发现越来越受到各个方面的局限与约束，在建设规划前比较缺乏清晰目标，建设后又没有有效的客观评估。同时对于未来如何开展工作缺乏循环上升的思路。这种情况不仅仅是在档案信息化存在，在其他地方也很普遍。在美国的管理信息系统的专家就曾经对将近200多个公司和部门发展信息系统的实践和经验做出了总结，并且提出了信息系统进化的阶段模式，也就是所谓的诺兰模型。

2 档案信息化建设需要遵守哪些原则

2.1 文档一体化

这是档案信息化的基础前提。同时也要求我们一定要把档案信息化融入到办公自动化的总体布局当中，和办公自动化融到一起。而且，档案人员也要尽快融入到其中，并且要指出相应的档案管理及电子文件归档方面，真正能够应用的要求。

2.2 归档双轨

这一个过度的原则指的是纸质文件转型向电子文件。虽然电子文件目前还在大批的生产和应用，但他的法律作用和凭证并没有取代现在已经正在广泛使用的纸质文件。有专家曾提出，纸质文件和电子文件在很长时间里将会共存，并且根据国家档案局的相关政策，电子文件将会和纸质文件一起共存。

2.3 前瞻

档案信息化建设最终是为了构建一个数字化档案馆，通过信息系统的加工及网络传输，把档案资源和档案管理合理的分配使用。这个程序需要分层次、分步骤，而且是一项大投资并且十分复杂的工程。其中硬件设施、网络设施、开发软件、投入数字化信息技术等等，都需要十分昂贵的资金。所以，在信息化实施中，企业内部的档案馆在有限的资金条件下，一定要审时度势，进行合理的论证，并且要全力保证软件配置和开发在每个阶段都一致，把资金全部用在信息化建设的重要部分和阶段，保证软件和硬件资源呈现可承性，同时还可以满足当前信息业特有的特色和要求。

2.4 实用

档案信息化建设体现在质上，而不仅是单纯的量上。在建设档案信息化期间，档案馆一定要坚持实用原则。不仅要对馆藏档案目录数字化处理，还要有选择性的对馆藏档案全文数字化，在信息服务的内容形式上下功夫。通过自身特点来满足社会不同人群的需求，使自己的信息有着唯一性，最终让更多的利用者直接选择你的网站。通过利用者提出的要求，把馆藏信息资源逐渐完善成有序、统一的信息资源，把这些合理的联系起来，便可以为利用者提供一系列优质的服务。

3 结语

通常情况下，我们把档案管理模式变得以档案实体保管为主，并且完善成为档案实体的数字化信息，最终向社会提供服务为核心的过程，我们称之为档案信息化。在这个过程中，要实现档案信息的网络数字化、档案信息的传递、接受、存储和利用的一体化，但这一切都让档案管理的模式发生了彻底的变化。同时，档案信息化建设指的是，通过数据库的技术和数据压缩技术、扫描技术，把声像及纸质文件这些以往的文件，和档案馆所馆藏的文件，系统地构建成为一个档案信息库。

参考文献：

[1]赵爽.浅谈企业档案信息化建设[J].经营管理者.2014（11）.

[2]王桂香，娄载强，杨冬.论企业档案信息化建设[J].科技视野.2014.

4.地铁档案管理建设信息化的思考 篇四

档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

[摘要]近几年我国各大城市对于地铁的建设力度逐渐加大，地铁也逐渐成为各大城市交通运输中的重要组成部分，在很大程度上缓解了地面交通的拥挤问题。地铁档案管理是保证地铁正常运作的一个关键因素，因此，建设好地铁的其中一个要点就是强化地铁档案管理。而对于现代发展需求而言，进行地铁档案管理建设信息化是必然趋势，我国在该方面的进展较为缓慢，主要是受各种因素制约，造成其管理信息化不高。为防止这一现状影响地铁建设的完善性，本文分析了地铁档案管理的信息化建设。

[关键词]地铁档案管理;思考研究;信息化

地铁行业在我国发展越来越快，对其的应用及建设也在逐渐增加，大城市也越来越依赖地铁，地铁对于我国交通行业的贡献也越来越大，因此，需要对地铁建设中各因素及建设部分进行逐步提高发展，如安全、成本、管理等。而地铁档案管理是其建设过程中不可忽略的因素之一，其能使得地铁运行条理化、程序化，减少不必要的劳动力，使得地铁信息具体化，这样便于地铁各方面的顺利进展及总体管理，因此，发展好地铁档案管理是十分重要的。而现阶段我国在该方面存在的主要问题就是其形式和发展与时代发展步伐不一致，其主要的解决措施就是进行管理方式的本质改变，即进行管理建设信息化。地铁档案管理信息化能使得管理的便利程度增加、精确度提高，这样能间接发展地铁行业的运作。

一、现阶段地铁档案管理信息化存在的问题

我国现阶段主要的地铁档案管理建设的方向就是信息化，我国在该方面发展的时间短、考虑的方面少、实践不恰当，导致我国地铁档案管理信息化存在不完善性，在信息化过程中出现较多问题，其主要体现出来的问题就是地铁档案管理信息化所具备的技术有限、档案的相关信息资源不够完备、档案管理的人员素质及相关制度有缺陷。

1.1 地铁档案管理信息化方面的技术较为落后

进行地铁档案管理建设信息化需要的不仅是概念上的转变，更必要的是技术上的发展以辅助其进行实质性的信息化发展。而我国由于在该方面的发展有限，在该方面进行的实践探究不足，处于试探期，存在严重的经验不足现象，导致我国在该方面的进展上受到限制，无法进行有效的突破。此种状况直接导致管理人员的管理难以进展，导致管理的质量和效率得不到明显的提高，甚至造成信息紊乱。技术落后容易导致地铁档案管理过程中出现失误，档案的信息出现错误，这样反而会增加相关工作人员的工作量，同时也会阻碍地铁行业的发展。

1.2 档案所储存的信息不完整

地铁档案管理信息化的其中一个步骤就是将纸面信息电子化，而在这一过程就是最容易造成档案信息出错，出现信息流失和失去有效性。在进行转化的过程中由于相关人员的失误和能力问题，导致地铁档案信息存在失真性、失效性、紊乱性，导致电子形式的信息在使用过程容易出现明显的不符现象，较之书面形式而言花费的时间并没有很大幅度的减少，没有发挥其真正的作用，反而容易造成干扰、增加工作时间、增加麻烦等不利于地铁运行便利化的因素。

1.3 档案管理的人员素质与管理制度存在问题

我国在管理方面的.重视程度一直有所欠缺，这在很多方面都有所体现，而地铁档案管理方面也是如此。其主要体现的就是管理人才缺乏、管理手段陈旧、管理制度空洞等，其造成的主要后果就是地铁档案管理的质量无法得到明显的提高，地铁档案管理信息化的进展不顺利，在此过程中容易出现各种失误，导致地铁档案管理的信息化存在明显的不完善性，严重影响其发展。

二、地铁档案信息化的完善措施

2.1 进行相关技术的改进创新

针对较为重要的技术落后这一问题，需要进行的改进主要分为两个方向，一个就是进行国外相关先进技术的引进，在根据具体的情况和需求进行相应的改进，另外一个方向就是通过我国现有的科技水平进行技术创新，前者取得的成效快，后者带来的利益大、发展快。通过具体措施进行实际的技术改进，为我国的地铁档案管理建设信息化是全面实现和完善提供基础。

2.2 资料的准确化、完整化

资料对于地铁档案管理而言是重要组成部分，而进行相关资料的准确化及完整化是地铁档案管理信息化的关键一步。进行该步骤的具体实施策略就是遵从以下几个注意点：在将信息资料从书面化转至电子化时遵从相同化原则，即保证电子的信息格式与书面的信息格式相一致，减少信息输入时出现的失误;归档时保证时间相一致，其主要原因就是防止出现信息重复、信息疏漏等现象;加强资料数据库的建立，保证数据的技术更新及信息的有效性和真实性，这样就保证地铁档案管理在信息化之后能真正起到具体作用。

2.3 该方面人才的培养及制度创新

档案管理人员需要具备独立的思考能力、冷静的工作态度和观的批判标准，这些条件的具备往往需要后天的培育，这就需要相关部门对此采取具体措施，进行管理人员的考核，进行其具体水平的认定，对此有一个确切的认识，而后再制订一套与其能力水平符合的训练方案，并在下一次考核中，根据考核结果进行职位的调动。在一定时间内进行重新考核，分析结果。

三、结语

地铁档案管理是地铁建设中重要的一部分，对其进行信息化建设是顺应时代发展的需求，适应时代的发展方向，这样也能使得地铁的发展不受限制。

参考文献：

[1]罗焊婷.浅析档案管理者素质的提高对档案信息化的影响[J].中国新技术新产品，(12).

[2]李鲸，徐铁成.信息技术在地铁档案管理工作中的应用[J].科技信息，(21).

5.档案信息化建设与档案管理思考论文 篇五

【摘要】随着我国经济的发展以及科学技术、文化的进步，传统的人事档案管理模式弊端日益显露，不能很好的适用现代管理的节奏，人事档案管理信息化建设成为人事档案管理发展的必然趋势。本文就如何实现人事档案管理信息化建设展开了深入探讨，并指明了其发展方向。

【关键词】人事档案；管理；信息化建设

1.前言

随着我国经济的发展，科学技术以及文化的进步，传统的人事档案管理模式弊端日益显露。人事信息具有信息量大、管理范围广以及易变动等特点，这就要求人事档案管理部门要经常更新人事信息，以与人事信息的变动保持同步。然而，我国传统人事档案管理是以纸质版人事档案为主要管理对象的实体管理模式，这使得人事信息的更新相当困难，无法与人事信息的变动保持同步。而随着我国科学技术的发展，人事档案管理也被赋予了更多的作用，其管理模式也逐步由传统的纸质管理变为现代的信息化管理。然而，纵观我国人事信息管理现状，其信息化建设仍处于初步阶段，存在诸多问题，如领导及人事档案管理人员信息化建设意识淡薄；人事档案管理信息化建设投入力度不大，缺乏资金保障；人事档案管理人员技术基础薄弱等等，这些因素都严重阻碍了人事档案信息化建设的进度，影响了人事档案管理工作价值和功能的发挥，必须引起相关单位的高度重视。

2.实现人事档案管理信息化建设的有效对策

2.1 转变观念，从思想上重视人事档案管理信息化建设

思想决定行动，由此可见，转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在。就人事档案管理信息化建设这项系统的工作而言，一方面，应当加强领导对其的认同及重视，这样才能进一步加大信息化建设的扶持力度，有效协调内部组织、人事等各个部门，充分调动各个部门的积极性、主动性和创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础，确保各项工作的顺利开展；另一方面，还应加大人事档案管理信息化建设的宣传力度，切实提高单位内部全体成员人事档案管理信息化建设意识，鼓励单位全体成员积极参与人事档案管理信息化建设。此外，还应进一步提高人事档案管理人员的服务意

识，将人事档案管理工作由仅具有单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理中心。

2.2 加大人事档案管理信息化建设的投入

俗话说的好:兵马未动，粮草先行。人事档案管理信息化建设的实现离不开思想基础，更离不开物质基础，只有加强对人事档案管理信息化建设的投入，确保“粮草”充裕，才能确保人事档案管理信息化建设的最终实现。在这其中，资金的投入无疑是最为重要的，因此，单位应拓宽资金筹集渠道，为人事档案管理信息化建设筹集更多的资金，提高人事档案管理的科技程度。就高校而言，还可以根据学校自身的实际情况，充分利用各项科研成果，推进人事档案管理信息领域中新的经济增长点。此外，高校还应充分挖掘学校内部的科技人才，安排其从事与人事档案管理信息化建设相关的工作，这样一来，既可以加快高校自身人事档案管理信息化建设的进度，又大大降低了自身的资本投入。

2.3 以人为本，加强人事档案管理信息化建设队伍的培养

实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点还是在于人，信息只是一种媒介或者辅助工具，因此，应坚持贯彻“以人为本”的原则，建设一支专业的、具有较高职业素养的人事档案管理信息化建设队伍，这样才能充分发挥人事档案管理的价值和功能。首先，就单位自身而言，应进一步加大复合型人才的培养力度，定期组织相关技术培训，提高人事档案管理人员的信息技能。培训的内容既要突出技术层面的内容，也要突出管理层面的内容，技术与管理两者兼具，使培训更具有实效性，最终使得人事档案管理人员既懂得管理的相关知识，又精通信息化技术。此外，就人事档案管理人员自身而言，应充分利用好工作之余的时间，不断提高自身的职业素养和职业技能，不断接受新知识新技术，拓宽自己的知识视野，丰富自己的逻辑思维，在此基础上，进一步提高自身人事档案管理水平，为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量[1]。

3.人事档案管理信息化建设的发展方向

上文中我们介绍了人事档案管理信息化建设的有效措施，通过上述举措，我们最终所实现的目标是“三化”，即档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化。所谓档案信息数据化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应改变传统以纸质档案为管理对象的实体管理模式，实现信息查询以及系统设置的数

据化。在现代人事档案管理过程中，应以原始纸质档案为依据，将其包含的信息录入计算机，实现人事档案的数据化。此外，为了便于查询，还应对档案资料规整分类，实现人事档案信息数据的分类管理；所谓服务利用网络化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应借助于计算机网络这一媒介，进而为单位内部各项工作的顺利开展提供服务。就学校而言，目前，我国大部分高校都建立了自己的校园网，校园网的建设为校园内部实现资源共享提供了很好的平台，打下了良好的基础。因此，就高校人事档案管理信息化建设的实现而言，应充分利用计算机网络这一媒介，提高 信心利用率；而所谓管理人员专业化，是人事档案管理信息化建设的又一发展目标。人事档案管理的最终实现主体是人，因此，人事档案管理信息化建设的实现对管理人员提出了更高的要求，不仅应掌握最基本的管理知识，同时，还应掌握先进的计算机网络技术。因此，要想实现人事档案管理信息化建设，必须要有一支专业的管理队伍[2]。

4.结语

总之，在科学技术高速发展的今天，传统的人事档案管理模式已经难以与社会的发展以及人事变动保持同步，这就要求相关单位必须改变传统的人事档案管理模式，依托现代科学技术，解放思想，转变观念，从思想上重视人事档案管理信息化建设；加大人事档案管理信息化建设的投入；以人为本，加强人事档案管理信息化建设队伍的培养，实现档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化，最终确保人事档案管理信息化建设的顺利实现，充分发挥人事档案管理的价值和功能。

【参考文献】

6.档案信息化建设与档案管理思考论文 篇六

市档案局局长 魏红英

推进国民经济和社会信息化，是国家提出的重要战略目标。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路，更是为广大人民群众服务的重要举措。目前，社会各行业特别是党政机关正在产生大量的电子文件，急需收集、分类、保存，而档案馆作为政府的档案中心、文件中心、信息中心，承载着巨大的信息量，是对社会各类信息分类利用的枢纽，是最重要的信息资源基地。由此，数字档案馆在电子政务建设中起着龙头和平台的作用，电子政务手段及信息化程度的提高使社会各界对档案信息的利用提出了新的要求。与此同时，网络用户的迅速增加，也对我们尽快通过网络向社会发布信息、满足网上查档需要提出了更高的要求。

一、档案信息化建设现状

2001年，国家档案局将青岛、深圳确立为数字档案馆建设的试点城市，2002年开始，全国数字档案馆的建设步伐逐步加快。“十一五”期间，宜宾市加强了档案信息化建设工作，全市11个现行文件中心全部建成，“三网”建设基本完成。全市近900个机关、团体、企事业单位实现了《四川省电子文档管理系统》辅助管理档案，宜宾县在全省率先实现了县级部门和乡镇全覆盖。市档案局还促成省档案科研所与市信息办合作，在全省市州中率先实现了四川省电子文档管理系统与市政府无纸化办公平台的对接。尽管宜宾市档案信息化建设取得了一定成效，但与全省先进市州、沿海发达地区相比，仍然存在巨大差距。全市档案信息化建设至今仍停留在案卷级、文件级目录的录入上，馆藏纸质档案的全文数字化处理基本未起步。对档案馆（室）数字化系统、数字档案馆（室）与电子政务的网络构建方面缺乏研究，且电子政务不能很好的与电子档案的收集、保管、利用有机地结合起来，无法构建起数字档案的网络体系，达不到馆室之间的无缝连接。

二、档案信息化建设存在的问题及挑战

宜宾市档案信息化建设基础薄弱，发展滞后，散存在社会、部门、个人的档案较多。全市档案馆（室）信息采集手段落后，档案信息利用手段单一，各种设备功能低下，档案的管理利用模式仍停留在传统的运作状态，远远无法适应电子政务的服务要求，档案馆（室）面临大量电子政务信息无法及时采集进馆，已有信息无法向社会提供利用的被动局面。

（一）专业人才匮乏，经费投入不足，档案信息化建设举步维艰

全市纳入档案规范化管理的132个市级部门、企事业单位虽然都实现了计算机管理档案，但除少数部门拥有专职档案人员之外，其余单位均只有兼职档案人员。尽管全市政务网、互联网已经延伸到乡镇一级政府，各乡镇基本普及计算机，但因为县、乡镇一级人员素质参差不齐，在运用计算机管理档案方面十分薄弱，基本未接受过专业教育或正规培训，极大制约了工作的开展。近2年来，宜宾市档案信息化投入资金难以适应档案信息化建设的推进，倍使档案信息化建设举步维艰。

（二）资源建设薄弱，管理系统滞后，档案数字化及电子文件归档工作亟待加强

宜宾市纳入档案工作规范化管理的132个市级机关、企事业单位，95%以上实现了计算机管理档案；90%以上建立了案卷级目录数据库和近五年档案的文件级目录数据库，但仅有个别单位实现了全部档案数字化，另有少数单位开始逐步建立近两年的档案全文数据库。2009年，通过与信息中心的沟通协作，《四川省电子文档管理系统》与政府无纸化办公平台对接，实现了电子文件归档，但由于使用的是信息中心的服务器，上班时间因各单位访问量过大，不能对归档文件进行批量下载、档案管理软件归档操作过于繁琐等原因，造成了使用档案管理系统直接在无纸化办公平台进行归档工作的单位少之又少，多数单位对电子文件归档仍然采取先下载后录入档案管理软件的模式。当前，区县档案馆均未建立全文数据库，全市档案数字化工作还处于起步阶段，特色数据库数量极少，全文数据库建设也非常薄弱。

（三）利用手段单一，服务能力不足，传统管理与利用工作面临挑战 从目前查阅人群来看，主要以机关单位、下岗职工、知青、购房户等为主，查阅较多的档案类别分别是婚姻档案、林权档案、知青档案、企事业单位职工名册、工资花名册等，查阅结果的运用主要是在修史编志，婚姻状况证明、房屋买卖、社保福利等方面。随着公众对档案信息的需求的不断增加，档案利用工作面临的压力也越来越大，传统的纸质档案查询利用存在场地限制、实体安全、服务手段等多方面弊端，如何将档案数字化处理后，使群众通过信息化手段自主查询，缩短调档、查档时间，提高档案流转、管理的效率与安全性，更好地为公众提供高效、便捷的服务，是我们现在亟待探索的问题。

三、档案信息化建设的对策与思考

档案信息化建设就是要以服务发展和民生为根本，以电子政务为平台，以建设宜宾市数字档案馆为核心，在全市各级档案馆（室）构建起全市数字档案网络体系，统筹思考，分布实施，通过5年努力实现档案全部数字化。

（一）以统一规划为根本，有序推进全市档案信息化建设 规划是档案信息化建设的重点，不能没有规划乱建设、低水准重复建设，分散式各自为政建设。要统观全局，结合政府信息化建设的总体部署，尽快出台《宜宾市档案信息化建设规划》，对信息化建设中的一些需要达成共识的标准规范予以明确，各级档案馆也要结合自身情况，制定切合实际的发展规划，坚决杜绝盲目建设。要将档案信息化建设纳入当地政府信息化建设中同规划同部署，将档案信息化建设工程项目化，作为政府信息化建设的子系统、子项目，争取立项，获得财政支持。同时，在网络建设、应用系统建设、数据库建设中要充分与政府部门合作，集中开发，统一使用，保证档案信息资源共享。

（二）以构建“四个平台”、开发“四个系统”为重点，完善档案信息化的软硬件基础设施建设

1、构建“四个平台”，推动硬件建设。一要搭建数字档案信息传输平台。局域网平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作；党政网平台，通过现有的党政网平台实现数字档案馆与进馆单位档案室网络连接；互联网平台，数字档案馆连接互联网的外部网络平台，承担档案信息发布、档案信息在线利用等工作。二要搭建档案信息采集平台。数字档案馆主要建设电子目录采集平台、全文数据采集平台、多媒体档案采集平台等，承担数字档案信息的日常采集工作。三要搭建数字档案信息存储管理平台。数字档案馆存储管理平台主要包括馆内数据存储管理服务器、全文存储管理服务器、磁带备份系统、光盘刻录机、断电保护系统、数据库系统、服务器操作系统等，承担数字档案信息的存储管理和信息发布工作。四要搭建数字档案信息应用平台。馆内应用平台建设，通过在计算机上安装“档案馆数字档案信息管理系统”，并网络连接服务器，实现数字档案信息的检索利用、编辑研究等功能；政府网络信息服务平台建设，通过数字档案在线集中管理服务器连接政府网络，主要用于接收电子公文、电子档案数据，开展档案信息发布、在线利用等工作，可以实现网上文档服务功能（代替实体文档服务中心），保密信息不在网上传输；互联网档案信息发布平台建设，即网站建设，配备服务器，将市及县市区档案馆网站系统集中统一管理。

2、开发“四个系统”，完善软件建设。一是数字档案馆综合管理系统。该系统实现数字档案馆本身的各项管理功能，主要包括数字档案管理、档案信息采集加工、档案资料检索利用、借阅管理、信息编研、鉴定销毁、用户权限管理等功能。二是档案馆数字档案在线集中管理系统。该系统将政务网中市档案馆与区县档案馆的接收、审核、管理功能与各级部门档案（室）管理功能合为一体，实现市档案馆与区县档案馆及各级部门档案（室）的联网，按照文档一体化、馆室一体化建设的考虑，加强对机关档案的前瞻性控制，创建数字档案综合管理平台，实现数字档案的在线集中管理。该系统主要包括无纸化办公平台电子文件的归档、电子档案接收审核、档案在线检索利用、数据报表打印，档案信息采集加工等功能。三是档案信息发布系统：主要包括各级综合档案馆门户网站建设，构建以“宜宾档案”网站为主体的开放档案信息公共服务平台、政府公开信息服务平台，使之真正成为数字档案馆的信息发布窗口，为社会提供方便、快捷、优质的信息服务。四是电子公文接收管理系统。即我市政府公文系统与数字档案在线集中管理平台的接口系统，能够灵活、便捷读取、接收电子文件信息，实现电子公文的即时归档与移交。

（三）以馆藏档案的数字化和电子文件的归档管理为抓手，加快推进档案资源的整合与共享

档案资源的整合与共享是开发档案信息资源的核心，是档案信息化建设的必然趋势，要把资源整合与共享贯穿到档案信息化建设的各个环节。

1、加速馆藏档案数字化进程。目前，宜宾市档案馆有近4000万页纸质档案需要数字化处理，若按每年480万页处理量计算（一年工作240天，20台扫描仪，每天每台数字化处理1000页档案），市档案馆至少需要9年才能完成馆藏档案全部数字化。此外，随着20年到期档案接收进馆工作的开展，馆藏档案还会大幅增加。因此，我们必须尽快开展馆藏档案数字化工作，并重点加快对珍贵、易损、利用率高的档案进行数字化，建立全文数据库，同时做好馆藏档案文件级目录数据库建设，建立全市范围的档案机读目录和市级档案综合数据库。

2、推动电子文件归档管理工作。电子文件将成为未来档案的主要形式，目前大量电子文件流失的现象较为普遍，档案工作将无法满足电子政务发展的要求。要以贯彻《四川省电子文件管理暂行办法》为契机，以研究和制定电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。各级机关和企事业单位要将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划，整体设计，同步实施，逐步实现文档管理一体化。

3、加快推进数字档案馆（室）建设。随着现代办公设施的广泛应用及无纸化办公技术的逐步普及，电子文件、电子档案的产生、传输、保管和利用成为必然趋势。数字档案馆在整个电子政务建设中起着龙头和平台的作用，要将数字档案馆（室）与电子政务有机地结合在一起，构建“三位一体”的网络框架，建设“全市档案信息资源库”，在实现档案数字化管理的同时，通过公共网络通道实现电子档案的收集、存储、管理、利用；建立满足包括电子文件网络接收、网上信息发布、数字档案网上查询等功能的数字网络体系，利用现代化的手段全方位地为全市信息化建设服务。

（四）以机构、人才、投入为基础，抓好抓实档案信息化建设各项保障

1、推动档案信息化建设。推动档案信息化建设，人才是关键。要注重人才队伍建设,成立专门机构,招聘专业技术人员，特别要注重吸引既具有计算机操作又会档案管理的复合型人才，改善人才结构，同时对骨干人才进行重点培训和继续教育。

2、加强数字档案馆建设。《四川省档案信息化建设实施意见》（2011-2015年）要求：2011年完成本地数字档案馆建设规划，2012年启动数字档案馆建设，到2015年初步建成数字档案馆。宜宾市以新馆建设为契机，正着手制定数字档案馆建设方案。

（五）以保障档案信息安全为底线，切实履行“为国管档”的神圣职责 档案信息安全关系到档案信息化工作的成败，要树立“为国管档”的理念，切实加强对档案信息的安全管理；严格执行上网信息审核制度，坚决防止档案信息失密情况的发生。要加强对档案信息资源库的管理，设置分级管理权限，确保档案信息资源库的绝对安全；档案信息数据库要定期进行多种载体形式的备份工作，并开展异地异质备份，预防自然灾害造成档案损毁；对数据库、局域网、档案网站等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵和病毒感染。

7.档案信息化建设与档案管理思考论文 篇七

关键词：医院,无纸化办公,档案信息化,建设

档案本身作为一种宝贵的信息资源,在各行各业的运营中都起着重要作用。随着近年来医改浪潮下各大医院的发展规模日益扩大,医院处理的信息量不断增加,很多医院已经开始实施无纸化办公,新型的电子文件逐渐替代了传统办公的纸质文件,传统的档案管理模式无法对新型的电子文件进行建档、归档,这就需要我们在无纸化办公环境下加强档案管理的信息化建设,实现档案管理模式的便捷化与多样化。

1 无纸化办公的概述

无纸化办公主要是利用现代信息技术手段提高办公室办公效率,这种办公手段去除了传统办公模式中以纸张为媒介的书写环节,实现了不使用纸张及笔进行业务处理,实现办公业务的信息自动化,故而被称为无纸化办公。

无纸化办公主要应用现代化互联网信息技术,以计算机为主的电子产品为办公媒介实现自动化办公,以新型灵活的电子文件替代了传统办公的纸质文件,使办公文件可直接通过网络办公系统便捷而准确地传递到指定目标手中,整个过程实现了办公无纸化与办公信息化,省略了传统文件书写、复印、装订等办公环节,避免了人力、财力的浪费,节约了办公成本。无纸化办公的实现大大提高了办公效率与办公质量。

2 无纸化办公条件档案信息化建设途径

医院传统的档案管理工作主要以纸张为办公媒介与办公载体,经过多年的工作实践,医院的档案管理部门已经建立了一套较为完善的纸张档案管理体系,形成了规范性的纸张档案管理制度。而在无纸化办公推广的趋势下,传统的纸张档案管理体系已无法对新型的电子档案进行归档、建档。这就要求医院顺应时代发展的趋势,开展医院档案的信息化建设。

2.1 培养高素质的档案管理团队

在无纸化办公实现的条件下,医院的档案管理工作也逐渐向数字化管理、信息化管理发展。然而在档案信息化建设的过程中,医院相关档案管理团队的信息化专业素质却不尽人意,无法掌握计算机技术互联网信息技术,无法满足档案信息化建设的需求。因此,医院加大力度培养高素质的档案管理团队。

首先,在职员选用上尽量选用高校档案管理的专业人才,在其入岗前对其进行计算机技术的专业培训,使其能尽快适应医院档案信息化的管理工作,只有根据档案管理信息化建设的实际需求,配备掌握档案信息化管理技术的专业人员,从人才选取上加强团队建设力度,才能有效进行档案管理信息化建设。

其次,对在职的档案管理人员进行信息业务培训,在其丰富档案管理工作经验的基础上,掌握现代化信息技术。也可开展在职档案管理工作人员同其他医院的档案人员的业务交流会,实现各大医院档案管理部门信息化技术的资源共享。使在职的档案管理人员有效率地学习并掌握互联网信息技术,使其适应医院档案管理信息化的需求,推动档案信息化建设。

2.2 规范档案信息化管理制度

当下医院档案信息化建设工作主要存在信息化制度标准不健全、档案管理工作缺乏信息化规范等问题。规范相应的档案信息化管理制度,建立相关的档案信息化标准体系是保障医院档案管理信息化建设工作开展的基础。为了规范档案信息化管理制度,医院一方面应遵从国家针对医院档案管理工作出台的相关法律法规,并结合医院档案管理过程中的实际问题,制定档案信息化管理规章制度以及信息化建设过程中的具体实施细则,规范信息化建设的操作环节;另一方面,可从信息资源的管理方面入手,根据已有的信息化档案管理经验,建立一套科学合理且兼容性强的信息化管理标准体系,指导医院档案信息化建设工作。

2.3 加大投资力度,完善信息化基础设施

医院档案管理部门完善的信息化基础设施是档案管理信息化建设的重要前提。医院档案信息化管理中将会运用到大量的数字化软硬件设备、数字化操作系统、数据库管理系统以及信息安全系统来开展档案信息化管理工作。这就要求医院加大对信息化管理基础设施建设的资金投资比重,结合医院自身的经济基础,配备相应的数字化基础设施,进而保障医院档案管理信息化建设工作不断深入,保证医院档案管理部门的可持续发展。

3 结语

8.档案工作信息化建设的思考 篇八

一、设立专业的档案信息化工作专门机构

目前，各级档案机构都非常重视档案信息化工作并成立了各类档案信息化建设的领导机构，如各地的档案信息化建设领导小组或档案信息化项目建设领导小组等，但仅靠这样的领导机构还不能适应档案信息化的长远发展要求。档案信息化应该成为整个档案业务工作体系的一个有机组成部分，因此也应该与业务指导、编研、档案法制等业务领域一样有相应的常设机构来具体负责此项工作。

笔者建议，在国家档案局层面设立常设的专门行政机构来加强对全国档案信息化工作的领导和管理，这一机构更多承担的是档案信息化建设的领导和管理职责而不是从事技术性工作；在地方各级档案局也应设立专门的常设机构来负责档案信息化工作，目前有些地方已经成立了信息化处、技术与信息化科等机构来负责这一工作并取得了很好的工作效果。通过成立专业的档案信息化常设行政机构，一方面可以将档案信息化纳入日常工作，强化对档案信息化工作具体实施的管理；另一方面也可以为档案信息化建设集聚专业人才，适应档案信息化工作乃至档案事业发展的长期要求。

二、强力推行全国统一的档案信息化标准体系

档案信息化标准体系包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范三个方面。近年来国家档案局针对档案信息化建设中的各种问题陆续颁布实施了很多标准，与此同时，各省乃至基层档案部门也制订了大量地方标准，其中很多地方标准与国家档案局的标准都是重复的。笔者认为，多层标准的存在不仅完全没有必要，甚至会对系统建设的统一推进产生阻碍，为此国家档案局应该采取有力措施，尽快出台有关政策，统一安排各类信息化标准的制订工作，逐步在全国范围内建立和执行统一的档案信息化标准体系。

同时，国家档案局要加强相关档案信息化标准的宣传和落实，对于新出台的信息化标准要加强在档案系统和机关企事业档案部门的推广，使相关标准能够切实指导档案信息化实践，避免在档案信息化实践过程中的盲目性，减少物质资源浪费和人力资源浪费，也让信息化实践能够充分利用前人和国际国内通行的规范，提升档案信息化的规范性和质量。

三、建立全国档案信息化项目协调与交流平台

目前档案信息化建设正处于起步阶段，为了在全国范围内统筹信息化建设工作，国家档案局和各省档案局应该及时掌握各地档案信息化项目的状况与进展，协调各地在新的信息化领域中的工作，避免各地在短时间内向同一新领域投入过多资源。为加强各地在信息化项目上的协调与交流，笔者建议：

（一）实行档案信息化项目备案制度

国家档案局负责省级项目的备案，各省档案局负责本省项目的备案，通过这种方式及时了解各地的档案信息化进展情况，为优化建设资源提供基本决策依据。除了备案制度的建立，这一备案体系还应该由网络平台来支撑运行，即备案通过网络进行，以此来保证信息的及时性。

（二）建立全国性档案信息化交流的内部网络平台

通过这一平台，各地档案部门都可以及时了解其他地方档案信息化的状况，交流经验，共享技术资源，进行跨地区的信息化建设合作，与传统的通过会议、发文、考察等进行交流的方式相比，基于网络平台的交流将更加及时、经济和有效。

（三）加强档案信息化项目的试点与推广工作

作为行业性信息化建设项目，各地档案信息化工作有着极大的相似性和可移植性。因此，国家档案局可以选取一定数量的具有行业代表性的单位进行信息化建设的试点并提供相应的资金和技术资源支持，在此基础之上充分总结并摸索出一套信息化建设的规律和可行的实施方案，并将这些经验和方案向全国推广，指导各地的档案信息化建设，避免档案信息化建设的无序和杂乱现象。通过国家档案局的统一指导和统一规划，信息化建设将更加的有序和规范，从而结束。各地各自为政、闭门造车的局面。

四、充分利用原有档案信息化基础和电子政务建设的成果

档案信息化工作并不是一项全新的工作，这项工作的开展不是推倒所有的一切重新开始，而是在原有基础之上进行的一项创新工作。除了利用电子政务建设的成果之外，档案信息化还应充分利用原有的信息化基础。计算机在档案行业中的应用在90年代已经开始，从档案计算机管理系统到现在的档案信息化建设，计算机的应用由浅入深，大大地改变了档案的管理和利用方式。在档案信息化过程中，要充分利用档案计算机管理系统中已有的成果，包括档案着录信息、已经扫描的档案、案卷目录、卷内文件目录等，避免重复性工作，减少不必要的浪费。相关单位在进行档案信息化时，要预先分析已有的档案信息化成果，在充分利用已有成果的基础上规划和开展档案信息化建设。

9.档案信息化建设与档案管理思考论文 篇九

摘要：档案信息化是随着科学技术进步、社会发展，逐步形成的一种新的管理模式，档案管理要跟随时代变化而革新、与时俱进，这样才能更好地适应信息时代的需求，实现档案信息管理的归档、管理、提供服务和收集的效率，满足当前人们对档案信息的要求[1]。本文就档案信息化建设与档案管理的策略进行细致的探讨，内容如下。

关键词：档案信息化、管理、建设

1、档案信息化建设含义

档案信息化建设就是借助或者依托现代化的手段，例如：网络、信息技术、计算机等，在档案的管理中，根据国家相关的档案行政管理部门的要求和相关的信息社会要求，对信息进行管理、搜集、保存的一种管理模式，以档案工作为依托、档案管理学最新理论为指导、以档案资源为对象的管理模式[2]。档案信息的管理主要是依据数字化信息的技术管理方式，实现网络共享，资源共享，最终达到一体化数字管理。

2、档案管理现状

2.1在档案信息化建设中缺乏足够的重视

在非专业档案管理机构中，普遍对档案管理工作不够重视，这些机构中档案管理部门由于不是主要业务部门，因此在人员配备、档案管理设施设备上都多多少少存在“老弱病残”的现象，主要领导对于档案管理标准不够了解，导致机构内部档案管理部门“积贫积弱”，档案管理标准化较差，更别谈档案信息化建设和管理。这也导致了机构内部档案管理人员业务素质不高、工作积极性不佳的现状。另一方面，由于档案管理工作的特性，档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯，遵循于陈旧的管理系统，缺乏时代性的创新，如果让他们重新再接受别的工作形式，在短时间内他们身体和心理上都接受不了，甚至会出现抵触，不愿意轻易改变的情况[3]，如此形成了机构内部档案管理工作的不良循环，使档案管理工作大大落后于信息时代的要求。

2.2对档案信息化的管理标准不明确

在有关档案信息化的管理过程中，还没有齐全、完整、有效的管理制度和有关部门的管理系统。国家档案局对于各单位的档案管理工作，大多数只是发挥业务指导作用，对非直属单位的档案管理工作人员和主要领导的考核、考评并不具有话语权，因此对于相关管理制度和相关的管理系统只是起建议性的作用，并不具备相关行政强制力，对此各行业、各部门档案信息的管理水平参差不齐，标准各不相同，加之各行业、各单位对于档案工作服务于本单位中心工作各有各的要求和标准。因此对于档案信息化的管理实行统一标准也具有较大困难。

2.3档案管理工作人员的素质不高

现今，各单位档案管理人员素质参差不齐，多数人员业务水平较低，主要表现：一是，从其他岗位上调到档案管理工作岗位，半路出家，对档案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要长期的工作磨合才能提高档案管理工作业务技能和档案管理理念的共鸣。二是，工作责任心不强，由于大部分单位对于档案工作不够重视，直接反映在档案工作管理岗位的人员上，基本是“老弱病残”，甚至将档案室作为职业生涯的最后一站。这类人员一是没有精力学习，“心有余而力不足”，更别谈档案信息化建设、管理工作;三是，纯粹抱着“做一天和尚敲一天钟”的心态，根本不想学习，只要不犯原则性错误就行。这种现状，不但降低了单位中心工作的效率，也给他人在事务办理上造成了很多的不便[4]。

3、档案信息化建设过程中存在的一些问题

3.1分散性

档案信息化建设过程中信息重叠现象屡见不鲜，主要原因是因为各单位、部门在档案信息化建设中无法实现信息的联网互通、数据共享，各个部门的信息资源无法互通，就容易造成拥有相同主题信息这样的后果。

3.2异构性

很多部门在接到档案信息后，在数据往资料库转移的过程中导致信息出现了异构，从而导致了很多数据档案信息的来源差异，导致了不同的数据结构，也致使一些文件属性差异，有些甚至出现了特殊的文件形式，从而导致了复杂的信息结构，也增加了人工处理档案信息的困难，浪费了本来就有限的人力物力，也对信息数据库造成了很大的存储压力，增加了维护的负担。

3.3具有滞后性

利用现代先进的电子技术手段建设档案的信息化，这是对原有的实体化的档案信息资料进行数字化的转变，这样可以快速地通过查找计算机目录的形式在计算机上显示出相关度资料信息和想要查找的存储内容。但是档案信息化建设不应该单单体现在先进的技术上，更应该体现在是否具有完善的管理体制上，以及对于档案工作录入的人员是否具有责任心等方面上，现如今，没有及时有效的归档的现象仍然存在着，导致很多资料信息化的缺失，大大降低了人们对档案信息化的信心和效率。

3.4混淆信息化和数字化的概念

有人认为从网上下载的信息就是将档案数字化后的信息，也有人将电子文件和办公手段的自动化认为是档案信息化的建设。从概念上来说档案的信息化是一个趋势，一个目标，或者是一种发展的方向[5]。数字化的档案管理是一种档案信息发展到一定程度后的一种新的信息化的档案管理形式，因此，应该明确不同的概念和其中存在的区别，在具体的档案信息化建设中避免公式化以及操作的简单化。目前，我们只是进行档案信息化的建设，实际上本质还远未达到数字化的发展阶段，档案管理数字化是档案信息化的最终目标

3.5安全性

现阶段许多的档案管理机构和个人对档案的信息化后的安全意识存在不足，防范措施不够完善，不能够认识到信息安全问题带来的后果，只是片面地认为只要建立安全的防护系统就能无后顾之忧。对风险认识不够，不能够及时地更新安全的防范措施。

4、构建档案信息化的策略分析

4.1构建完善水平高的信息化档案系统

想要构建起完整的数字化平台，首先要建立完整的数字化系统，并在此基础上，构建公众服务平台以及内部档案系统，充分利用现今的网络技术，设立符合要求且满足实际需求的宣傳和服务窗口，进而对信息资料进行管理，加强实际应用，达到凸显其作用价值的目的。此外，还要强化信息自身的可靠性与安全性。

4.2充分发挥多部门协作的作用

在对电子文档进行处理、管理过程中，一般来说，原始档案产生部门对相应的.电子信息资源较为熟悉，可以实现对其初步有效整合、管理。电力档案形成以后，档案管理部门一定要按照其内容来完成分类、归档、鉴别等工作，从而对其中有价值的文件进行充分利用，最终实现文档信息化的目的。通过多部门之间的协作，可以提高档案信息化的价值水平。

4.3对电子档案进行处理

电子档案文件建立以后，相关的工作人员要对形成好的电子信息进行审核、鉴别，等确定其中的价值后，将文件设置成只读性，确保文件不可以随意更改，保证文件的原始性和符合性。

5、档案信息化建设的好处

5.1节约成本

档案信息化建设将有利于单位或部门节约资源，避免不必要的浪费。在档案信息化建设之前，档案信息的管理需要档案人员花很多的时间和纸张对档案资料进行撰写，人为地整理撰写档案信息难免会出现漏记和漏写的情况，对于资料的查找更是需要大量的时间，这样做也大量浪费了物力和人力。信息化建设后可以快速地查询到所需的资料，在保存上不易缺损和丢失，也相对简单。

5.2提高工作效率

现代化技术的发展被看作一个将纸质信息档案到信息化的一个过渡过程，现代化的技术能够高效提高对信息查询的效率，还可以节约人工成本，运用现代化的技术对信息处理后只需要很少的人就能完成这份工作，也大大提高了工作人员的效率。

6、档案管理信息化建设的策略

6.1逐步完善档案信息化管理的设施

档案信息化建设的首要条件就是要求基础设施要完善，如果没有这样的基本条件，档案信息化的建设就无从谈起，没有实实在在的意义。所以建立现代的信息化档案管理系统就需要基本的基础设施，其中最为主要的设施就是计算机，其次就是相应的辅助设备，例如：打印机、复印机、扫描仪等设备。在设备条件满足后我们还需要有一套完整的、可靠的系统可以快速地对档案进行录入和查询，也需要可靠的管理系统对档案进行分类管理。

6.2将档案信息化与传统方式并重

档案的信息化建设很重要，但是传统的档案保管方式也不能被我们无情地抛弃，不能全盘否定过去的档案管理方式，比如，现如今的房地产有关的资料文件作为房产拥有者的一个证明文件，就需要纸质文件的长期保存。还有一些原始的纸质档案比电子档案具有更高的学术或历史价值。

6.3提高档案信息化建设的安全性

信息时代，人们生活越来越信息化，随之而来的关于信息泄漏的问题也屡见不鲜，我们应该在现代化信息建设的基础上进一步加强和提高档案信息化建设后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技术和网络上的漏洞，对档案信息管理系统进行攻击，这造成了档案信息的损坏和流失。很多档案信息在没有备份的情况下，导致出现流失的、破损的文件的情况，这就很难对原有文件进行修复和还原，所以，档案管理部门应该对信息管理的系统进行完善和升级，确保管理档案信息系统的安全性和可靠性。

6.4增强管理档案工作人员自身素质

首先要提高档案工作人员的工作水平，熟悉对电子文档和自动化系统的操作，有一些很有价值的书面材料，时间长了后就容易出现破损和陈旧，很多纸质上存在的资料就看不清楚，这就需要管理人员具有一定的专业素质，对纸质资料进行妥善的保管保存[6]。其次，主管领导对档案工作的高度重视。领导的重视是做好工作的重要条件，对于人员配备、硬件设施完善都具有十分重要的作用，同时也能提高档案管理工作人员的工作积极性，从根本上突破档案信息化建设和管理的瓶颈。最后，关于工作人员的敬业精神。这就需要定期对工作人员展开责任教育，使其感受到强烈的自身约束力和使命感，也要执行强有力的管理措施对工作人员形成约束力，保证档案信息的安全。

6.5强化档案信息化建设水平

在对资料以及信息进行接收以及处理时，需要严格按照数据信息的类型及其方式上的差异，充分利用计算机等相关手段来将其转化成数字化，同时根据信息数据的实际情况，做好专门的鉴定、分类以及归档，进行甄别，确保其在保存过程中的完整性、可使用性、真实性和有效性。同时还要制定相应的管理办法，用来加强档案信息化管理的规范，制定相应的制度，严格遵循制度的执行和实施，这样做可以更好地加强档案信息化建设应有的效率和成效。

6.6实现档案信息资源的共享，改变原有的档案管理模式

为进一步对档案信息化管理上的效率和作用的提高，我们必须改变相关工作人员对于档案管理理念的转变，提高档案管理者的态度，加强主动服务意识和反应能力。管理工作人员将信息及时进行整理，确保信息的时效性和真实性，做到信息共享，主动提供档案信息内容，为人们和社会提供有价值的信息。在档案信息化管理过程中，要进一步加强对电子软件和信息内容的检索，确保档案信息的有效性、规范性、安全性、使用性。

6.7坚持质量第一

第一，在有关档案信息化的转移和归类的过程中，工作人员必须做到每一步所做的都能够达到一个高水准，不能因为时间上的限制或者其他的一些托词，导致了质量上的下降。

第二，档案工作人员要提高对自身的要求，加快自己对档案信息建设的知识更新，保证对于档案信息的使用者可以享受到更好的服务、更快捷的服务体验。

第三，档案信息化的建设是国家档案工作的重点和发展方向，所有地区、所有单位都必须要参与进来，在这过程中，我们還需要下列两点并重：1.信息资源的整理与调整的职能并重;2.拓展建设与安全防范并重;软件与硬件并重。

本文所阐述和研究的现代化信息档案管理模式，突出了档案信息化建设的重要作用，和现代化的档案管理系统无法超越的优越性。在此基础上，提出了建设档案信息化的存在的问题，以及建设档案信息化的一些步骤，这些意见为建设现代化的档案管理系统提供了较好的参考建议。

参考文献：

[1]褚志臣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，(13)：250.

[2]马小荣.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017(8)：84.

[3]齐宏佳.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].办公室业务，2017(6)：132.

[4]刘爽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑龙江科技信息，2017(8)：143.

[5]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，(5)：58.

10.档案信息化建设的实践与探讨 篇十

阿克塞县档案局 常青

【摘要】随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。

【主题词】档案信息化 问题 重点

档案作为众多信息资源中的基础信息源，来源于人类社会的各项实践活动，产生于社会管理、经济管理、科学技术、生产建设、文化等各个领域，是经济和社会发展的历史的科学地记录，是人类宝贵财富。其作用及价值愈来愈得到广泛地认识，但是在面对信息化、数字化、网络时代，传统的档案管理模式遇到了严重的挑战，大量信息的存储、电子档案的管理等具体问题日益突出，已成为档案管理发展中迫切需要得到解决的问题。

一、信息时代的档案管理

随着档案管理现代化步伐的加快，电子文件、现代化办公、档案收、管、用全程信息化将进入管理领域，信息技术的广泛应用对国民经济和社会发展产生了深刻的影响。档案管理工作比任何行业或部门更加需要信息化、现代化。加强信息化条件下的档案管理工作，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路。

信息化极大的提高了档案管理的水平，同时，信息化对

档案管理工作也提出了更高的要求，使档案管理工作处于不进则退的境地。信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代科学技术结合的产物。要顺利实现信息化条件下的档案管理工作，就必须认证研究信息化的特点，解决好档案管理工作的技术难题，构建出档案管理工作新形式，使档案管理工作迅速进入信息化时代。

目前，传统的档案管理观念落后，开放意识与创新意识不强。档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着等、靠、要、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。

二、开发档案信息资源，加快档案信息化建设步伐当前在推进信息化进程中，特别要注意解决三方面的问题：①保持档案信息化建设与各地党政机关和各部门信息化建设同步发展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入各地方和部门信息化建设的总体框架，实现档案信息化与社会信息化同步发展。②实现档案信息化各项工作的协调发展。各地区、各部门一定要根据经济和社会发展对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的，明确不同阶段档案信息化建设的侧重点。③把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。要认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切安全隐患；严把档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。

信息时代的到来，给档案工作带来发展的机遇，同时也提出了严峻的挑战，它迫切要求运用信息技术推动档案工作，以提高档案工作的效率和质量。现就档案信息化建设中应注意的几个问题讲以下几点：

1、系统设计的完善及档案信息录入的规范化

在信息化条件下的档案管理工作较传统的档案管理工作更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一的规范化的数据类型。实行科学管理，统一技术标准、统一档案用语，建立一个完善的档案信息资源开发利用网络系统，快速、有效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，档案部门通过挖掘自身潜力或借助外力加强数据库管理软件的研制，是加强档案建设的当务之急，搞好各项档案基础业务的标准化和规范化建设是档案管理的前提和基础。所谓档案信息化管理，主要包括电子文件归档和电子档案管理。具体做法是将纸质档案通过扫描，将档案以数字图像形式存储和显示，或者通过缩微设备将纸质档案转换成缩微胶卷，或者进行档案数据录入，保证数据的质量，这些都要求认真校对、严格审核，同时重视已输入计算机档案和数据的校对审核工作，减少失误，保证数据的质量。从而实现档案信息资源由传统向现代转化。

2、档案数据库的建设

数据库是否符合档案著录范围，是否设计了转入、转出接口，接口是不是标准化，这是将来档案信息共享、档案管理软件升级的保障。在制定数据库结构时，应由懂计算机业务、熟悉档案整理编目、著录、标引的人员共同协商完成，以满足利用者的各种检索要求。只有规范了档案数据库建设，才能为档案信息共享打好扎实的基础。在数据管理方面应建立健全数据库质量管理体系，把好质量关，根据实际情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人，定期检查。

3、档案信息的安全性

档案计算机信息安全就是保护档案计算机信息资源，防止未经授权或者偶然因素对档案信息资源的破坏、更改、非法利用或恶意泄漏，以实现计算机信息保密性、完整性和利用性。保证档案信息的安全，首先要具有档案信息保护技术，对于敏感信息、秘密信息和重要数据，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离，对电子知识产权的访问和使用进行许可、控制和监督，并保护信息拥有者和最终用户的利益。建立网站必须设立防火墙，进行安全扫描入侵检测，安全或隔离等。用户通过网络进入网站服务器，需要对档案信息利用者进行身份认证，从而得到在网上利用档案的资格，积极采取授权访问、拒绝非法访问，安全监控、日志管理、病毒防

范等有效措施，预防网上黑客攻击，同时档案信息资源网络系统安全需要随着网络环境的变化和技术的发展进行不断调整和加强。

4、加强人才队伍建设

档案信息资源的开发，从资源的形成、积累、贮存、管理到开发利用，是一个涉及面很宽极为复杂的系统工程，要使这个系统具备良好的服务功能，保证创造最佳的社会效益与经济效益，发挥从事档案管理信息产业人才的作用，关键是要培养一批既懂档案业务又具有网络技术知识的复合型人才。档案管理人员要有良好的信息观念，在从事档案工作实践中应具备对档案信息的收集、理解、分析、处理的能力，要有忧患意识，不断提高计算机技术、网络信息安全技术及外语能力，还要善于开发新型档案信息资源，及时、准确、全面地为档案的利用提供服务，这样才能保证档案信息的安全开发利用。档案部门应加强教育培训工作，培训内容要紧跟信息时代的需求，与时俱进，开拓创新。

三、档案信息化，时代之必然

加强档案信息化建设，使档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来新的机遇，只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，就能够推动档案信息化建设，就可以使档案事业实现跨越式发展。档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，在档案信息化建设的过程中，必须始终把依靠科教振兴档案事业战略放在十分突出的位置，全面提高档案科技创新能力，不断加大档案教育工作的力度，培养和造就一大批掌握现代科学技术知识的复合型档案人才和各类专门人才，以应对信息技术迅猛发展对档案工作提出的挑战，提高档案管理现代化水平，实现档案事业的持续发展。

【参考文献】

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

【作者简介】

常青，男，汉族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞县档案局工作，2004年毕业于酒泉钢铁职工大学，大专学历，计算机与经济管理专业。