二级办公室事务与管理

二级办公室事务与管理（共8篇）

1.二级办公室事务与管理 篇一

双田镇机关事务管理规定

为进一步规范和改进镇机关事务管理，建设节约型机关，坚持有利公务、简化手续、明确责任、对口对等、务实节俭，杜绝浪费的原则，现制定双田镇机关干部事务管理规定如下：

一、食堂饭餐管理

除计生、民政办来客外，其他办公室(党政办、人大办、规划办、农办、林办、新村办、水利、交通、文教卫生、司法所、综治办、经管站、农医办、劳动保障所等)均由镇党政办统一安排，由各分管领导向办公室打招呼，原则上遵循从工作需要、从紧安排、从严控制陪餐人数。

标准l：村级来客，不安排陪同人员，不上酒水，基本上按15元/人标准进行安排（或标准7、8人工作餐不得超过100元，5、6人不得超过80元，4人及以下按15元/人标准进行安排）；

标准2：外单位来客，除镇主要领导陪同外，其他陪同人员不得多于来客人员（原则上不得超过3人陪同），可适当上酒水，原则上按20元/人（根据来客人数定，不包含陪同人员）标准进行安排，酒水由办公室安排； 标准3：上级单位半年、年终等各种检查、考核标准另行定

标准

4、各办、站、所组织召开村级会议饭餐的安排，应由主持会议的领导提前报请主要领导同意，报镇党政办酌情安排，原则上平时各种会议标准，每桌8人标准餐不得超过100元（不得安排酒水），老干部每月例会、会计每月例会由办公室根据所到人数进行安排每桌8人标准餐不得超过100元（包含酒水）。

标准

5、在镇食堂以外用餐必须报请镇主要领导同意，方可由镇党政办公室统一结算。

二、烟洒管理

外单位来人来客接待，原则上一律不准发整包烟(除主要领导交待外，因各种考核检查等确需发整包烟的，要报请镇主要领导同意)。各办来客，党政办不提供香烟。

平时烟酒管理由办公室主任及协助办公室主任开展事务工作的工作人员做好烟酒进出库单，并写清出库事由，做好全面登记。

三、政府采购

政府采购物品，首先要列好采购计划，呈报镇主要领导申报同意后，再由党政办工作人员统一采购，自行做主自己负责经费。党政办人员日常采购物品，经办人要写清事由，到党政办盖办公室公章，然后到乐平指定点采购并签字，同时办公室要做好登记。除此之外，凡经党政班子联席会集体研究的有关事宜，可以简化办事程序，直接由党政办经办人员会同镇出纳会计共同办理。

四、公共财务的管理与维修

l、各办现有的微机，各办应认真管理，上班期间不能玩电脑游戏、上网聊天，下班应主动关门关电脑，雷雨期间拔掉电源，否则损坏由各办、站、所负责维修。

2、复印机维护，各办复印材料，需经党政办复核，办公室主任把关，方可复印，不得欺骗办公室签字人员，一经发现，事后党政办将不予提供方便。

3、照明灯管理，要做到人走灯灭，公共财物的维修，党政办要及时向镇主要领导汇报。

五、广告宣传牌制作

首先要列好计划，经办人员呈报镇主要领导申核同意后，再由党政办盖章到定点单位制作，党政办人员和经办人员共同签字后生效。

本规定从2011年2月日起实施。

2011年2月日

2.二级办公室事务与管理 篇二

1 当前高校二级学院办公计算机存在的主要问题

(1) 缺乏专职管理人员, 以至维护效率受限; (2) 缺乏规范的管理办法; (3) 高校办公计算机更新滞后, 设备陈旧, 导致问题机器数量逐年剧增; (4) 高校办公计算机数量庞大且分布较广, 增加了维护方面的难度; (5) 大多数用机人员只停留在简单操作的层面上, 对出现的异常故障束手无策; (6) 病毒防范不力, 使得计算机频繁遭到病毒侵袭等。

2 高校二级学院办公计算机管理策略

2.1 配备专职计算机管理员

计算机管理员, 即专门从事计算机管理与维护工作的人员。随着计算机的普及与应用, 目前各大高校的二级学院一般都能拥有几十到上百台办公用机。面对数量如此庞大的计算机和教职员工, 管理与维护工作之重可想而知, 单纯的依靠校网络中心已是不大可能完成了。为此, 建议各二级学院配备一名专职计算机管理员。这样, 整个二级学院的计算机管理与维护工作就能井然有序地进行, 且能在最短时间内进行有效排障, 保障了高效办公的需要。同时, 也为校网络中心解决了瓶颈问题。作为高校二级学院的办公计算机管理员, 不但需要掌握较高的排障技术, 而且还需要具有严肃认真的工作态度。一定要时刻严格要求自己, 认真负责, 竭诚服务。保证在第一时间排障, 绝不延误工作。

2.2 规范办公计算机使用原则

所谓办公计算机, 即在办公区内, 一般仅供个人办公用的计算机。它是区别于多媒体教室、微机室和计算机中心的供教师教学辅助、实验测试和学生实践操作用机。一个是独立性的, 一个是公共性的, 二者有着本质的区别。在公共性的用机场所会有清晰明确的计算机管理制度, 像微机室会有较为安全的保护措施, 如在每台机器上安装硬盘恢复卡, 无论学生们在上机时怎么“调皮捣蛋”, 都会在关机后自动还原到最初状态, 不会影响机器的正常运行。但在办公区内的计算机却被忽视成为“自由操作”的对象, 且不具备每台都安装恢复设备的条件, 这样就特别需要办公人员自行遵守用机原则。为此, 建议办公区工作人员能够遵守如下原则: (1) 加强安全防御意识, 保障计算机安全运行; (2) 提高认识, 正确对待办公计算机的配设目的; (3) 严格管理, 避免办公计算机陷入公共无序使用的状态; (4) 办公人员应自行约束, 杜绝办公时间做无关操作 (如打游戏、浏览危险网站、下载恶意文件、传输病毒等) ; (5) 在不能独立解决安全隐患时, 应及时与管理员取得联系, 切勿擅自操作。如果办公区的工作人员都能很好的做到以上五点用机原则, 就会大大减少办公计算机故障发生。

2.3 集中管理

虽说高校二级学院办公计算机数量庞大, 分布也比较广, 但每个二级学院的独立办公区内, 计算机还是相对集中的, 且都属于一个网段的局域网。因此, 应采取集中管理办法, 很多资源可以实现共享。这样既能提供方便, 又能节省开支。比如在文件传输方面, 完全可以通过局域网传输软件收发文件, 十分便捷;在文件打印方面, 就可以多人共享一台打印机, 这样就会节省一部分预算等等。

3 高校二级学院办公计算机维护策略

做好维护工作, 以保障计算机安全、稳定地运行, 才能为快捷办公创造条件。

3.1 保障设备及时更新

目前高校二级学院办公计算机由于数量庞大, 维护的费用也相当可观。随着更新滞后, 便导致设备陈旧, 也为用机安全埋下了隐患, 经常会出现这样那样的故障, 干扰着正常办公。为此, 日常维护过程中, 要时刻重视硬件方面的及时检测, 发现不安全因素, 及时做好更新工作, 以保持设备的使用寿命, 从而更好地辅助办公。

3.2 提高办公人员的操作水平

办公人员每天直接面对计算机的时间是最长的, 如果办公人员本身的计算机操作水平很高, 就会有效地减少一些不必要的维护工作。因此, 建议计算机管理员在每次维护的过程中, 可以适当地把故障产生的原因和维护办法以及注意事项向办公人员做以讲解。随着维护工作不断地进行, 时间长了, 再遇到类似的故障办公人员便可轻松独立处理, 而不只是束手无策。这样既能提高工作效率, 又能降低故障, 还能避免重复维护。

3.3 加强病毒防御工作

计算机感染病毒的途径有两种, 一是外用的存储介质传染;一种是网络传染。对于二级学院办公计算机而言, 每天都要在办公区高频地收发处理文件, 特别是使用U盘作为传输载体, 传播病毒的几率更是居高不下, 破坏力极强。对此, 可通过批处理程序在开机时把驱动加进去, 然后关机时恢复原来设置;或通过组策略设置不自动打开U盘, 然后启用杀毒软件扫描。建议局域网内采用QQ群、e-mail、飞鸽传书等工具完成文件收发, 既快捷又相对安全。由于网络的互联性和开放性, 使之成为传播病毒的主要途径。可通过病毒预防软件, 防止病毒进一步入侵。

3.4 遵循正确的维护步骤

维修时, 需要按照一定的步骤进行, 一般遵循是“先软后硬, 先外后内”原则。比如, 系统能够启动, 应先检查系统设置是否正确, 再检查是否遭受病毒攻击等;若系统无法启动, 可先考虑重新安装系统, 然后检查硬件有无连接、损坏等问题;再比如, 系统无法启动, 应先检查外设的电源线、数据线连接是否正确、紧实;然后再看外设供电后是否工作正常, 再打开机箱检查内部线路、板卡等连接是否有误或者有无烧焦的味道等。

4 结语

高校二级学院办公计算机担负着重要的办公作用, 保持其稳定、安全、高效的运行有着重要的意义。相关部门应该予以重视, 完善管理制度, 提高维护策略, 使得计算机的管理与维护能够规范化、高效化。同时, 校方也应重视硬件维护更新和软件升级防御工作。更有必要对计算机知识较匮乏的教职工做适当地培训, 以减少由误操作造成的故障。

摘要：从计算机服务于办公的需求角度出发, 通过采取对计算机的科学管理办法以及有效的维护排障策略, 进而保障了办公设备的安全与稳定, 同时, 也为办公地正常高效地进行创设了条件。

关键词：高校,办公计算机,管理,维护

参考文献

[1]廖成斌, 藤永晨.计算机维护与管理[J].甘肃科技纵横, 2005, 34 (3) .

[2]本书编委会.组装与维护篇[M].北京:电子工业出版社, 2004 (1) .

[3]王红明.电脑组装维修[M].北京:中国铁道出版社, 2005.

3.高校二级学院办公室管理工作浅议 篇三

【关键词】高校 二级学院 办公室管理工作

【中途分类号】G647【文献标识码】A【文章编号】1673-8209(2009)11-0-01

高校二级学院是高校的基层教学单位,学院办公室则是高校基层综合事务处理部门,起着沟通上下、联系左右、协调内外的中心枢纽作用。其工作的好坏,直接影响着高校的发展,是高校工作效率能否全面提高的关键因素。因此,必须努力改进高校二级学院办公室的管理工作,使之对高校建设和发展做出更大贡献。

1 高校二级学院办公室管理工作的性质及特点

1.1 综合性

学院办公室工作涉及面广,头绪多,具有综合性强的特点。具体表现在:工作的来源既有本学院领导交给的工作,又有上级各主管部门下达的任务;工作范围涉及本单位及协调外单位;工作内容既有专业性较强的工作,又有一般事物性工作;服务的对象既有学生又有教师。由此可见,学院办公室的工作涉及到学校的各个方面。所以,学院办公室工作人员都需身兼数职。

1.2 协调性

可以说,综合协调职能贯穿于高校学院办公室工作的全过程,它主要包含了以下几个方面的内容:

1)信息协调。高校学院办公室是学院的窗口,通过信息的收集、处理、传递,使学院内部各部门之间、学院与校内其他单位及校外之间的信息沟通顺利进行。

2)关系协调。关系协调的目的是调整和改善各种关系,由于分工不同和人员思想差异等原因,在行政工作中难免会有矛盾出现,办公室的职能是调整和改善这些关系,避免或减少各种摩擦,创造良好的工作氛围,培养团结协作的精神。

1.3 辅助性和服务性

学院办公室的工作具有辅助性和服务性的双重属性。从办公室工作任务来看,其内容到方式,是根据领导工作的需要来确定的,不具有行使权力的性质,都是辅助和服务于领导和领导工作的;其次,从办公室工作的机构的性质上看,办公室工作都是围绕领导的工作办文、办公、办事的,是为领导当参谋助手的,是办事部门,,不是职能部门,更不是权力部门。第三,从办公室工作的指导思想上看,办公室工作要围绕党的总目标、总任务,为本级直接领导服务,为相关的各级领导服务,为人民群众服务。

2 改进高校二级学院办公室管理工作的有效途径

2.1 加强队伍建设,提高人员综合素质

1)提高政治素质。高校是培养社会主义建设者和接班人的主要阵地。办公室工作政策性强、责任大等特点,决定了办公室人员必须具备较高的思想政治水平、较强的政治洞察力和政治敏锐性,方能在大是大非问题上坚定立场,在事关全局的问题上头脑清醒,抵御各种风险,应对各种复杂局面,经受各种考验。因此, 办公室人员必须努力加强政治理论学习, 不断提高理论政策水平,以避免出现政策性错误。

2)提高业务水平。学院办公室是二级教学单位的综合办事部门,它所办理的事务纷繁复杂,既有常规性、连贯性的日常事务,又有突发性、临时性的偶发事件。由于办公室处于学院的中枢位置,办公室人员如果没有过硬的业务水平和办事能力,是无法胜任的。所以,要做好学院办公室工作,就必须不断的实践创新,总结经验,不断进步。

3)必须具备宽阔的胸襟和团结合作精神。学院办公室的每个工作人员虽说都有各自负责的方向,但由于办公室所办事务牵涉面广,涉及人员多,许多事情是需要许多人共同参与、团结合作才能完成。每个人的想法和做法不同,大家难免会有不同意见。因此,办公室人员必须具备宽阔的胸襟和团结合作精神,从整体工作出发,以高质量完成工作为着眼点,在宽松、平和的心态下,创造安定团结的工作环境和谦虚和谐的工作氛围,与同事一起来共同完成工作,共同进步、共同提高。

2.2 转换思维方式:由参与主导型向参谋主导型转变

从被动办理事务到主动参与管理服务,将被动应付思维定式和思维习惯转换成强化工作计划式。领导工作的主要任务是了解和掌握本单位的情况,根据上级的指示精神,制定方案,指导全局工作。要做出科学的决定决策,就应当取得第一手资料,掌握决策所需的信息。但是,领导的精力和时间毕竟有限,不可能也没必要事必躬亲。这就要求作为直接协助领导决策的办公室人员,围绕中心工作,积极为领导出主意、想办法,主动发挥参谋助手的作用,经常向领导提供全面、真实、准确、可靠的信息和建设性意见,保证决策的科学性。因此,办公室的每一位工作人员就要在办文、办会、办事的日常性工作中,主动研究学校各个时期的动向性问题,针对领导工作需要,积极提供建设性意见和工作措施等建议;在领导决策之前,加强调查研究,为领导提供真实、准确、详细、全面的情况及切实可行的参考意见和预案;逐步做到“雨前送伞”、“雪中送炭”,变被动服务为主动服务,由参与主导型向参谋主导型转变,发挥办公室工作人员的参谋助手作用。

2.3 增强协调能力,构建和谐办公环境

协调能力包括内部协调能力和外部协调能力。

1)内部协调也叫横向协调。学院办公室工作千头万绪,主要可分为常规性工作和突发、应急的实务性工作,其主要办公室人员有办公室主任、教务秘书、行政秘书、教务员等。由于分工不同,各自的职责也不同。因此,协调好办公室人员之间的关系,最大限度地发挥每个人的聪明才智,是学院办公室进行内部协调的首要任务。其次,办公室人员自身应加强内部的团结协作意识,同心同德,以诚待人。时刻铭记江泽民同志关于“自重、自省、自警、自励”的教导,做到忙而不乱,杂而有序,确保办公室工作在一种和谐、融洽、朝气蓬勃的内部环境中顺利进行。

2)外部协调也叫纵向协调。随着高校教育体制改革的深化以及利益格局的多样化,各方面的矛盾越来越多。学院办公室的重要职能之一就是在自身的职权范围内,协调本部门与学校各部门之间错综复杂的关系。首先,办公室工作人员要熟悉学校教学、科研、管理等情况,了解各部门的具体工作和业务,避免在协调工作时因主观盲目性而引起的矛盾和摩擦。其次,办公室人员要具备一定的语言沟通能力和协调能力,能够在工作中科学地、巧妙地与各部门人员进行沟通和交流,达到事半功倍的良好效果。再次,在工作中遇到矛盾时,要摆正自身的态度,充分掌握情感在协调艺术中的作用,采取换位思考的方法,尊重和理解他人的困难,认真听取对方的意见和建议,及时遏制矛盾的公开化和扩大化,构建平等、协作、和谐的办公室工作环境。

3 结束语

总之,随着我国高等教育改革与发展步伐的不断加快,作为高校二级学院办公室工作人员,要不断解放思想、更新观

念,努力提高学院办公室管理工作的效率和水平,使之更好地为学校的教学、科研和广大师生员工服务。

参考文献

[1] 王建国.构建高校办公室工作的新模式J.决策探索,2007,(8):49~50

[2] 季新华.做好高校院(系)办公室工作构建和谐学院[J].中国科技信息,2005,(19):367.

4.办公事务管理制度 篇四

一、办公区制度

（一）办公区范围

办公区指公司职场内，包括大厅、售后部、库房、综合部、总经理室和卫生间。

（二）办公区通用条例

1.员工自觉维护公司形象，礼貌待人，轻声慢步，服装整洁，举止得体

2.办公区不得高声喧哗，不得乱讲脏话、互相争吵，不得打架斗殴，屡教不改情节严重者予以辞退； 3.办公区内禁止吸烟，不得饮酒；

4.办公区电脑每日工作时间登陆微信和公务QQ，不得登陆个人QQ，不得在工作时间内玩游戏、看电影、浏览与工作无关的网页； 5.自觉维护办公环境，保持大厅地板清洁和柜台里外陈列整齐美观，维持待发货物堆放有序，办公桌椅摆放合理； 6.自觉维护各人办公桌整洁，未经允许不得乱动他人物品；

7.下班前打扫清洁，大厅、综合部、总经理室和卫生间地板清洁干净，柜台玻璃擦拭干净，倒掉烟灰缸和垃圾桶； 8.办公区无人时应当锁好门窗，关好电脑、复印机、点钞机、空调等，确认蓝盾安防系统正常启动方可离开。

二、办公用品管理

（一）办公用品的分类及领用

1.办公用品分类

1)耐用办公用品

范畴：计算器、订书机、文件栏、文件夹、剪刀等；

领用方法：耐用办公用品在员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需要更换的必须以旧换新。人为损坏或者遗失不再补领。2)低值易耗办公用品

范畴：低值易耗办公用品分为两个部分——部门所需用品和个人所需用品 部门所需用品包括：各类打印用纸、墨盒、碳粉、记号笔、塑封袋、封口胶等 个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、图钉、橡皮擦、便利贴等

领用方法：个人所需易耗办公用品用量标准原则上为每人一件，具体可依据每月平均用量以及岗位特点进行合理调整。3)公共办公用品（设施）

范畴：电脑、监控摄像头、复印机、打印机、传真机、电话机、扫描仪、照相机、塑膜机、办公桌、椅子、茶几等；

公共办公用品（设施）以部门为领用单位，由部门分管副总签发实施采购和领用。领用方法：原则上，不予全部发放所申报的办公用品，提倡随用、随发；

2.领用方法

1)由各部门指定人员统一领用办公用品，并签收《办公用品领用登记表》；若部门领用超出需求计划，须经内勤主管批准后方可发放。2)部分办公用品（如油性笔、水彩笔、签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液、尺子、订书机、电话机、各种电脑墨盒）实行以旧换新原则。3)易耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准(如圆珠笔/笔芯每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况调整发放时间和数量； 4)公共办公用品（设施）移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿,自购；

（二）办公用品计划与采购

1.各部门根据本部门办公用品使用情况，每月25日前，填写好次月的《办公用品采购申请表》；经部门主管审签后报综合部行政汇总。2.行政查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，由会计预算，内勤主管审签后实施采购。3.采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经行政同意授权各部门自行采购。4.对未列入采购申请表的临时性办公用品，原则上不作采购，因临时急需的需内勤主管审批再做采购，否则推移至下月进行。

（三）办公用品台账管理

1.行政处负责办公用品管理人员必须以良好的态度、秉公办事，不得顾私情、图私欲，须做到严格把关，认真登记和审查； 2.一切办公用品领用都需领用者签收《办公用品领用登记表》，未能及时登记的再时候须督促领用者补办登记手续； 3.办公用品由采购部统一向批发商采购,除正常办公用品外，如部门有特殊需求,经行政同意授权后，方可自行采购.单件超过500元的物品采购由公司专人负责购买； 4.每月26日后（至月底）为办公用品盘点期，原则上不再安排物品领用。特殊情况下的领用需要内勤主管审批。盘点期间，综合部办公用品负责人落实物品领用登记情况，填写《月办公用品领用汇总表》，核算部门领用数量和月末库存。5.会计依据每月25日各部门提交的《办公用品采购申请表》和《月办公用品领用汇总表》，在月底前核算出下月公司办公用品采购计划单。6.新进人员入职，由该部门向综合部提请办公用品的申领；人员离职,应将剩余用品一并交综合部。

（四）办公用品的维修及报废

1.公司对办公用品的报废实行审批管理。各部门如有办公用品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。2.对简单的可以自行维修处理但有保修期的办公用品，且在保修期内的，不得擅自自行处理，由采购员联系供货单位进行维修、维护。3.对办公桌椅等物品出现问题，必须由木工或内行人员进行维修处理，对电脑、打印机等出现问题先自行协调公司相关专业人员进行检查维修，公司内部无法解决，需要由外部单位进行维修的，必须形成请示报告，公司审批后由行政协调落实。4.对确实不能维修的资产类办公用品实行报废处理：使用年限较长经过维修但无法维修好的，或无条件维修的，或可以维修但维修成本过高，经相关部门对故障认定后，可由办公用品的使用人提出书面报废申请，由公司组织人员确认报废事项成立后签字确定，报废品原购买价值单件超过2000元的，必须经总经理批准。5.高值报废品在得到报废审批后应当由行政进行回收，统一安排处理。

三、会议管理

（一）会议分类

1.部门例会

主持与记录：行政。

召开时间：每周一次，具体时间由部门协商决定。参与人员：部门所有成员。

会议内容：该部门阶段工作总结、下阶段工作计划。

2.主管例会

主持与记录：行政 召开时间：每周星期一。参与人员：各部门主管、执行总监。

会议内容：上周部门工作情况总结，部门人员情况，下周工作计划。

3.全体例会

主持与记录：行政。参与人员：公司所有职工。

召开时间：每月初，具体时间由总经理决定，并提前告知综合部。

会议内容：公司日常运作状况的总结；各部门汇报任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题，与会人员就工作中遇到的问题进行发言。

4.其他专题会议

根据实际工作需要不定期地召开。需要会议帮助的可报请行政安排。

（二）会议准备

1.会议的召开由行政助理通过口头或书面形式提出，务必通知到参会个人，若已列入计划的会议需要改期或遇到特殊情况需要安排其他会议时，行政助理需提前发出通知，因特殊原因不能参加会议者，应提前向部门主管请假。2.根据会议要求，行政助理准备好会议场所、会议文件及资料，并进行会场布置、设备调试，确保会议设备正常。

（三）会议结果落实

会议结束后，由行政撰写《会议纪要》，由总经理签字后，行政助理进行印发和催办。

四、通讯工具管理

（一）固定电话

1.公司固定电话由行政统一管理，保管好相应材料，并及时交费；

2.固定电话分配到部门使用，由使用部门专人负责日常维护，若是出现通信故障要及时报行政助理处理； 3.固定电话要随时保持畅通，来电应及时接听，谈吐得体，维护公司形象，不通过电话讲与工作无关的话题。

（二）移动电话

1.为了方便公司业务沟通和同事交流，针对部分岗位统一配备移动电话，由行政助理实施管理，实行专人专用； 2.移动电话公司只负责管理和配备电话卡，电话机由各使用人自理； 3.使用人应时刻维护公司形象，遵守电话礼仪，优化沟通效果；

4.所有公司配备的移动电话需时刻保持畅通，不得随意关机和设置来电转接，不得关闭位讯通系统，不得更改统一彩铃； 5.公司所有公务手机号均不能停机，内勤人员公务手机话费由公司负责充值，业务人员公务手机话费由使用人负责充值； 6.公司移动电话持有者在岗位调动或离职时务必将手机卡交还行政助理保管；

7.所有公司公务号一旦遗失，必须在半小时内通知综合部挂失补办，若因不及时上报挂失产生的相应损失由使用人自行承担。

（三）QQ号码

1.为了方便公司内外交流，允许内勤岗位每人使用一个QQ号，所有内勤QQ号应在行政助理备份账号、密码和绑定手机等相关信息备查； 2.公务QQ仅用于业务沟通和同事交流，不得添加私人亲友，不得利用QQ谈论与工作无关的内容，不接收来历不明的文件，维护公司信息安全，不对外传送客户信息和财务信息； 3.若公务QQ不慎被盗，应立时告知行政助理，做好应急措施，控制负面影响扩大； 4.若个人离职，QQ号码相关情况随工作内容交接。

（四）微信群

1.公司微信群用于公司内部工作交流，群内仅容纳公司在职员工个人微信号，不得邀请闲杂人等加入； 2.微信群内所有人所有人需备注真实姓名，不得仿冒误导他人； 3.为优化沟通效率，公司微信群内禁止无意义刷屏； 4.微信群内禁止互相谩骂和人身攻击；

5.微信群内涉及大量公司商业机密，所有员工应自觉维护信息安全。

（五）微信公众平台

1.微信公众平台用于公司产品讯息、政策活动和其他相关推广，由行政助理负责运营和挂历，商务协助维护； 2.允许公司员工和合作客户关注微信公众平台，所有员工对于微信号及其推送内容，应对合作客户以外的人保密。

五、印章管理

（一）印章的刻制 1.公司印章的刻制须报公司主要负责人批准，由公司行政开具介绍信，到正规机构刻制； 2.印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

（二）印章的启用

1.新印章启用前做好戳记，并留样保存，以便备查；

2.印章启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

（三）印章的保管、交接和停用

1.公司公章、合同专用公章由公司主要负责人指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由财务部指定专人保管。各印章保管人员名单须报行政助理备案； 2.印章保管须有记录，注明公章名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息； 3.除验视印模外，严禁在文件的空白处或空白纸上加盖印章。

4.严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人写拮据，经总经理同意后方可带离公司。印章外出期间，借章人只可用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。5.印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。6.印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。

7.印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。8.有下列情况，相关印章须停用：

① 公司名称变动； ② 印章使用损坏；

③ 印章遗失或被窃，声明作废。

5.二级办公室事务与管理 篇五

国务院法制办公室

关于贯彻实施《机关事务管理条例》的通知

国管办„2012‟215号

各省、自治区、直辖市及计划单列市、副省级省会城市人民政府和新疆生产建设兵团机关事务主管部门、法制办公室，国务院各部委、各直属机构：

《机关事务管理条例》（以下简称《条例》）已于2012年6月28日公布，将于2012年10月1日起施行。《条例》的公布施行，是机关事务工作改革与发展进程中的一件大事。为做好《条例》的贯彻实施工作，现就有关事项通知如下：

一、充分认识贯彻实施《条例》的重要意义

党中央、国务院历来高度重视机关事务管理工作。作为我国第一部专门规范机关事务管理活动的行政法规，《条例》以科学发展为主题，以建设节约型机关为主线，积极回应社会关切，确立了保障公务、厉行节约、务实高效、公开透明的原则，明确了机关运行经费、资产和服务管理等机关事务管理的主要内容，是降低行政成本、加强政府自身建设的重要举措。《条例》全面总结机关事务工作60多年特别是改革开放30多年的实践经验，进一步明确了机关事务管理体制机制和基本制度，明确了改革方向，强化了监督检查和法律责任，是提高机关事务管理水平、促进机关事务工作科学发展的重要保障。各级政府机关事务主管部门要充分认识贯彻实施《条例》的重要性和紧迫性，采取切实有效的措施，把《条例》贯彻实施好。

二、全面把握《条例》的主要内容

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全面把握《条例》的主要内容是正确实施的前提。在立法宗旨方面，《条例》明确规定是为了加强机关事务管理，规范机关事务工作，保障机关正常运行，降低机关运行成本，建设节约型机关。在管理体制方面，《条例》规定县级以上人民政府应当推进本级政府机关事务的统一管理，政府各部门应当对本部门的机关事务实行集中管理；上级政府机关事务主管部门指导下级政府机关事务工作，主管本级政府的机关事务工作。在管理制度方面，《条例》把保障机关正常运行所需经费、资产和服务的管理作为主要内容，对机关运行经费、政府采购，机关用地、办公用房、公务用车等重点资产管理，后勤服务、公务接待、会议和出国（境）管理等事项作了原则规定。《条例》特别把公务接待、公务用车购置和运行、因公出国（境）等问题作为重点，对“三公”经费预算编制、支出与公开，以及公务接待、公务用车购置和运行、因公出国（境）的管理作了多项规定。《条例》要求建立健全机关运行经费公开、支出统计报告、绩效考评、资产管理、办公用房管理、公务用车管理、后勤服务管理、公务接待管理等方面的规章制度，制定机关运行实物定额、机关运行经费预算支出定额和有关开支标准，完善机关资产配置标准、办公用房建设维修标准和物业服务标准、后勤服务项目和标准、公务接待标准等。在改革方向上，《条例》明确了机关服务工作社会化的改革方向，要求各级人民政府推进机关后勤服务、公务用车和公务接待服务社会化改革。在监督检查与法律责任方面，《条例》规定了县级以上人民政府及其发展改革、财政、审计、监察等部门和机关事务主管部门的监督检查职责，明确了政府各部门及其工作人员、机关事务管理人员违反《条例》规定应当承担的法律责任。

三、认真组织《条例》的学习、培训和宣传

各级人民政府及其部门特别是机关事务主管部门要结合工作实际，认真组织学习《条例》，充分认识《条例》出台的重要意义，把握主旨和内容，领会精神和实质，明确责任和要求。各级政府机关事务

主管部门要会同本级政府法制部门，有计划、分层次地对机关事务管理人员进行专题培训，促进具体规定与工作实践相结合，提高机关事务管理能力，提升队伍业务素质。要将《条例》作为“六五”普法学习的重要内容，采取专家访谈、法规解读、专题讲座、知识竞赛等多种形式，广泛宣传《条例》的立法宗旨和主要内容，为《条例》的贯彻实施营造良好舆论氛围。

四、抓紧做好贯彻实施《条例》的重点工作

（一）制定配套制度标准。县级以上人民政府机关事务主管部门和法制部门要会同本级政府发展改革、财政等部门，按照《条例》的规定，结合本级政府机关事务管理实际，制定机关运行经费、资产和服务管理的配套制度，细化有关定额和标准，增强可操作性。省级人民政府机关事务主管部门和法制部门要会同有关部门，结合本地实际，研究拟订地方政府机关事务管理规章，促进本行政区域内机关事务工作的协调发展。要及时将有关机关事务管理的地方政府规章和重要制度标准抄送国务院机关事务管理局。

（二）推进机关事务统一集中管理。县级以上人民政府机关事务主管部门要按照本级政府的要求，根据《条例》的规定，积极推进机关事务工作统一管理，建立健全统一的制度和标准，统筹配置资源。政府各部门要根据实际，按照精简统一效能的原则，集中管理机关事务，严格执行相关制度和标准。上级政府机关事务主管部门要采取调查研究、经验交流、监督检查等多种方式，加强对下级政府机关事务工作的指导。

（三）深化机关服务工作社会化改革。国家发展和改革委员会、国务院机关事务管理局等有关部门，正在研究拟订中央国家机关公务用车制度改革和机关后勤服务社会化改革实施方案。县级以上地方人民政府机关事务主管部门要按照本级政府的安排和部署，根据《条例》的规定，结合本地实际，会同或者配合有关部门研究制定机关服务工作社会化改革方案和具体管理制度，扎实推进机关后勤服务、公务用

车和公务接待服务等工作的社会化改革，降低服务成本，保障机关高效运转。

（四）加强对机关事务工作的监督检查。县级以上人民政府机关事务主管部门和法制部门要会同有关部门按照《条例》的规定，根据职责分工，抓紧建立健全监督检查制度和举报受理与查处工作机制，及时纠正和查处单位和个人违反机关事务管理制度标准的行为，确保制度标准得到严格执行。

五、切实加强对贯彻实施《条例》工作的组织领导

县级以上人民政府机关事务主管部门和法制部门要会同相关部门，切实加强对学习贯彻《条例》工作的组织领导，统一思想认识，周密部署安排，加强督促检查，逐级抓好落实。省级人民政府机关事务主管部门和国务院各部委、各直属机构要结合工作实际，抓紧制定贯彻实施《条例》的工作方案，于9月15日前送国务院机关事务管理局。贯彻实施《条例》过程中有关重要情况和问题，省级人民政府机关事务主管部门要及时报省（区、市）人民政府和国务院机关事务管理局，国务院各部委、各直属机构要及时报国务院机关事务管理局。国务院机关事务管理局和国务院法制办公室将会同有关部门，适时对各地区、各部门贯彻实施《条例》的情况进行检查。

国管局 法制办

6.二级办公室事务与管理 篇六

为提高工作效率，使决策民主化、科学化，特制定局长办公会议议事规则。

（一）议事内容及范围

1、传达学习县委、县政府指示精神，讨论决定贯彻意见；

2、贯彻落实县机关后勤管理的有关规定，审定全局性的工作安排和工作总结；

3、决定局机关和直属单位干

部奖惩；

4、研究确定局机关和直属单位岗位目标责任制及职责分工；

5、研究确定重大建设项目和较大的经费开支：

6、研究局机关、直属单位的机构设置，人事任免；

7、局长认为需要研究的其他事项。

（二）议事形式

1、局长办公会议，一般每月召开一次，必要时可随时召开；

2、局长办公会议参加人员为正、副局长，办公室主任。会议由局长或受局长委托的副局长召集并主持，根据会议内容需要，由局长或副局长临时指定列席人员；

3、会议召开前，要做好议题征集工作。需提交会议决策的，由办公室主任收集整理，然后按主次缓急分门别类拟定程序，征得局长同意后再提交会议讨论。提交前，还应将会议议题、日期及有关资料提前通知或分送与会人员，以便作好充分准备；

4、指定专人记录。

（三）议事方法

1、重大问题应按职责权限规定，分别由局长或副局长提议，与会人员应根据议题的内容发表意见，在反复磋商、集思广益的基础上，作出明确表态；

2、决策前作好充分准备，坚持走群众路线，深入调查研究，按分工拟定好实施意见，然后在会上集体研究，作出决议；

3、决策时局长应注意集中大家的意见，在认识比较统一时形成决议。有重大意见分歧时，应进一步协调或调查研究，经过深入交换意见后再作决议。对需要立即决策的议题，则按局长负责制的原则执行。

（四）实施与监督

1、正、副局长必须执行局长办公会议的决议，在贯彻实施中应对局长负责；

2、局长办公会议决议按职责范围，由分管局长或办公室负责落实、督查；

7.二级办公室事务与管理 篇七

一、二级学院办公室工作基本特点

1. 辅助性。

辅助性是办公室工作的根本性质。明确与领导的从属关系, 发挥辅助作用。高校二级学院办公室作为基层的管理机构, 要求管理人员具有高效率的综合处理事务能力。办公室人员要清楚自己同辅助对象之间的职位关系, 明确自身在相应组织坐标上的既定位置, 恰当地发挥本身施于领导者的辅助职能作用, 谨守从属、服务领导的工作原则。在实际工作中, 自觉恪守职分, 与领导得体相处, 尊重服从领导的意向, 忠实积极地贯彻领导意图, 以出色的服务协助学院领导指挥全院各项工作。辅助工作也应具有主动性和创造性, 主动掌握有关的各种信息, 并对收集到的信息进行分析、判断, 去伪存真, 及时、准确地为学院领导提供决策依据, 当好学院领导的参谋和助手, 但要时时明确创造性是在领导允许的范围之内, 主动性是在被动中发挥, 辅助性始终是创造性的大前提。

2. 服务性。

二级学院办公室统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等各项工作, 是对内对外的窗口, 是各种信息的聚集地和中转站, 起着上情下达、下情上传的桥梁纽带作用。同时也必须为上下左右、四面八方服务。服务是学院办公室工作的出发点, 也是学院办公室工作的归宿。它主要归结为:为部门服务、为领导服务、为教学服务和为师生服务。学院办公室服务工作不能只停留在口头上、表面上, 而要对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情妥善解决, 要办得好、办得快。因此, 搞好二级学院办公室的服务工作, 对提高二级学院的教学和科研水平具有重要意义。

3. 综合性。

高校实行校、院二级管理直接加重二级学院办公室工作。二级学院办公室不仅要做好院系领导的参谋和助手, 还要承担学院的后勤服务工作, 更重要的是要做好学校办公室下达的一切工作, 如全日制本专科生、研究生及成人教育等的教学管理、科研管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、校友联络、退休工作、行政管理等工作, 二级学院办公室都要相应地承担。二级学院办公室工作是学院各项工作的枢纽部, 从所处地位看, 它必须紧紧围绕教学服务、行政管理、学生管理做好服务工作;从其工作性能来看, 必须担负沟通情况、组织会议、信息反馈、接待来访、教学工作量计算、教务工作管理等业务, 必须信息灵通、承上启下。

4. 协调性。

随着高等教育改革的不断深入, 高等教育资源与生源的竞争日趋激烈, 高校领导的决策和协调活动更加频繁, 因此, 学校的发展和改革需要各二级学院的支持, 而二级学院又需办公室为其提供更多、更好的政务服务。同时, 办公室还要协调领导之间的关系, 在实际工作中, 自觉恪守职分, 与领导得体相处, 尊重服从领导的意向, 忠实积极地贯彻领导意图, 以出色的服务协助学院领导指挥全院各项工作。另外, 学院办公室与各系 (所) 、各部门是平等的关系, 不存在领导与被领导、指挥与服从的关系。这就决定了办公室的协调是一种非权力性的“软”协调, 是一种说服式、商量式的协调。在这个过程中, 办公室既接触领导和教师, 又和同学打交道, 接触人员多, 层次不一, 同时又有不同专业, 为使教学工作有序, 办公室的协调作用非常重要。因此, 学院办公室必须协调各类矛盾的解决, 保障信息传递畅通无阻, 协助调解各方面关系。

5. 政策性。

政策, 是为实现一定的任务而规定的行为准则。制定正确的政策, 正确地执行政策, 是各级领导的一项带有根本性的任务。办公室工作人员作为领导的参谋和助手, 要学习研究上级的政策, 协助领导收集、汇总、处理来自各方面的信息, 供领导制定政策时参考, 并参与政策性文件的拟写。办公室工作人员每天都要接触大量的实际问题, 处理纷繁的事务, 这些问题和事务无不涉及这种或那种政策, 都要以政策为依据进行解决, 都是在执行政策、体现政策。任何背离或违反政策的做法都会出乱子, 给事业造成损失, 都是不允许的。可以说, 办公室与政策有着不可离异的关系, 政策性是办公室工作的根本特点之一。

6. 延伸性。

长期以来, 高校二级学院办公室管理处在一种封闭、半封闭的状态中, 透明度不高, 既难以保证管理的科学化和服务自主化, 又很难避免人为因素的干扰, 管理失误现象时有发生, 直接或间接影响工作效能。随着高校管理体制改革的不断深入, 教师和学生的主体意识日益增强, 二级学院办公室服务的对象、内容和要求发生了一些新的变化, 办公室要区分不同需要、不同情况的服务对象, 采取不同的服务方式和方法, 才能把服务做得更好。同时, 二级学院办公室统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等各项工作, 是对内对外的窗口。工作时间除了正常的上班时间外, 学生开展活动, 发生突发事件, 也必须随叫随到。可以说, 办公室人员既是管理者, 还要参与育人, 这就决定了办公室工作的细致性、效率性、工作内容的延伸性。

二、提高二级学院办公室工作效率和成效的措施方法

1. 努力提高办公室工作人员的素质。

人的素质高低直接影响到工作质量与管理效率;作为学院办公室工作的执行者, 办公室工作人员必须做到以下几方面, 才能保证办公室工作富有成效地进行。政治素质过硬是二级学院办公室管理人员必须具备的基本能力。办公室一般要负责记录领导班子会议内容, 草拟学院有关公文、规章制度、工作计划等工作, 在没有公开之前要始终坚持不该说的不说, 不该做的不做, 不该看的不看, 避免在群众中造成不必要的影响。学院办公室既是政策中心、指导中心, 更是服务中心。办公室工作涉及面广、工作量大, 既要上令下达, 又要下情上传。既要沟通好学校与院系的关系、又要使教师的个人意愿得到体现。既要从学校、学院的利益出发, 又要照顾好教师的切身利益。要用心听取教师的意见和建议并虚心采纳, 将服务意识贯穿于工作中的每个环节。办公室是连接学生、教师、学院、兄弟院系、学校、以及社会的纽带, 是纵向教学管理和横向科研合作的中介者、协调者、辅助者, 理顺各方面关系能为学校教学科研工作创造良好的发展环境。因此, 办公室人员必须在沟通、协调能力的培养上下功夫。学院办公室的日常管理工作会产生一系列文档, 这些都是重要的原始材料, 是工作情况的记录, 办事的依据。各类档案的管理是学院办公室工作的重要部分, 管理者必须掌握一定的文档管理技能, 这样在工作中才能条理清晰, 得心应手。对上级主管部门发文的精神的理解、日常的函件、通知、总结的书写都要求管理人员有较强的文字功底。娴熟地运用文字, 可以增强领悟和理解能力, 提高敏锐性和判断力, 对工作的开展有很大帮助。在办公室管理的日常工作中, 计算机和网络的应用, 能够大大提高工作效率。信息采集、文件收发、公文处理都要使用计算机。学院办公室负责教学和科研管理工作的人员如果能够灵活地运用计算机, 全面掌握各种平台管理系统, 同时对教师进行指导、协助, 对于提高学校的教学科研整体管理水平是不无裨益的。此外, 学院网页的制作和信息及时更新, 更是离不开对计算机知识的熟练掌握。办公室工作的很多方面都会涉及所在学院的各种专业知识, 这就要求办公室人员要对其所服务学院的学科特点和专业特点做到全面了解。因此, 管理工作者首先要积极进取, 通过脱产或在职进修, 尽快提升自身的知识结构和能力结构, 学校和学院也要积极提供和创造管理工作者学习深造的机会, 比如举办在职培训或外派学习等。

2. 建立健全规范的规章制度。

制度化建设是加强科学管理、提高工作效率和质量的重要手段。办公室工作要适应高校管理体制改革的需要, 就必须加强制度化建设。要建立和完善科学、合理的规章制度体系, 使教职员工办事有章可循, 使学院各项工作有章可依。

3. 充分调动办公室工作人员的积极性。

能否充分调动工作人员的积极性, 是整个办公室工作协调运转的前提和基础。要充分尊重工作人员, 以平等的态度对待他们, 在工作上给予耐心的指导, 生活上给予关心和帮助。要善于激励, 赏罚分明, 在管理中通过某种内外部的刺激, 激发被管理者的工作积极性。这样才会充分调动办公室全体工作人员的积极性, 从而促进办公室工作有效率、有成效地开展。

4. 加强现代管理手段的实际应用。

8.二级办公室事务与管理 篇八

摘 要：高校二级学院办公室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，新形势下，加强办公室电子档案管理工作，精细化作业流程是学校和学院顺利完成各项工作中的基础和保证。本文论述了当前高校二级学院办公室在电子档案管理的具体操作过程中面临的问题和困难，提出了高校二级学院办公室在落实电子档案精细化管理过程中的举措和经验。总结了推进高校二级学院办公室精细化管理电子档案具有的重要意义。

关键词：高校二级学院；电子档案；管理；精细化

中图分类号：G472.4 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2015）21-0000-00

2008年9月教育部颁布实施《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），其中规定了高校档案的具体内容和形式，同时提出，“对于电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行”。以往诸多实践和研究均认为高校档案资料有历史借鉴和参考作用，不仅有较高的保存、使用和借鉴价值，更为学校和学院的教育教学、科研工作、党政工作、人才培养、学生事务及后勤保障等各项工作提供有据可查的宝贵信息。[1]但是目前高校档案管理普遍面临着缺乏专业人员指导、缺乏档案管理标准、缺乏经费保障、缺乏具体经验等诸多问题。

与校级层面的档案管理工作对比而言，高校二级学院的档案管理工作则缺乏相关规定性文件以及工作的指导意见等，二级学院的办公室档案管理多是依据校级层面的制度要求和经验进行。二级学院办公室在日常工作中产生了大量的档案信息需要进行处理和存档，随着学校不断发展，学院师生与日俱增，学院办公室的工作内容和工作范围越来越庞大而繁杂，汇聚的信息更是包罗万象。这些难以数计的档案信息不仅是学院发展的历史，同时也是未来学院发展进步的基石，所以加强学院办公室的档案信息整理工作迫在眉睫，将对学院乃至学校的发展发挥不可或缺的参考和推进作用，尤其是在无纸化办公的大背景下，推进办公室电子化档案管理的规范化和精细化显得尤为重要。

一、新形势下二级学院办公室电子档案管理的问题和困难

1.办公室电子档案的概念界定模糊

《电子文件归档与管理规范》中为电子文件和归档电子文件做了定义，其中“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件”，相当于通常意义上档案的意思。而“电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。《规范》中对于这些文件的归档、整理、移交、接受与保管也做了相应的要求。而对于高校二级学院办公室，作为服务性的职能处室在学院整体运转和发展过程中，发挥着协调稳定的促进作用和上传下达的纽带作用，在日常工作中承担了较多的原始信息的汇总、整理和传递的工作，因此对办公室电子档案的界定、何种类型的文件属于电子档案、原始信息是否应作为档案予以保存，是办公室电子档案管理的首要问题。

2.办公室电子档案的标准化难以实施

学院办公室档案是学校档案中的重要组成和延伸，学院办公室档案内容的完整性、分类的规范性、时间的延续性、形式的多样性、归档的及时性都是保证学院档案质量的基础，而档案在保管和使用过程中的严格管理也决定着学院办公室档案的价值。在当前信息化、电子化办公的时代背景下，纸质版档案的形成也大多是基于电子化办公软件的制作，因此传统纸质版档案的标准化建设，其基础也就在于必须加强电子档案的标准化建设。近年来，学院多次迎接校级及以上的专家团来院检查，其中翻阅近年来学院建设工作档案是检查工作的重点，也是学院工作痕迹的重要体现。在迎检筹备的过程中，由于没有一套完整的电子档案管理规定、档案内容保存不够完整、分类不够规范、形式单一、时间不连续、没有及时进行归档等原因，给档案整理工作造成了一定的困难，深切感受到学院办公室电子档案标准化实施的迫切和深远意义。

3.办公室工作人员缺乏相关专业知识和意识

由于办公室工作人员缺乏档案管理方面的专业背景，欠缺档案管理的相关知识，面对工作时较多考虑按时按量完成工作，而对信息的及时归档和整理的意识则稍显薄弱。[2]另外办公室工作多为一人一岗，各负其责，日常工作中缺乏岗位间交流沟通，信息不共享，在档案整理过程中可能出现原始信息的重复采集，浪费办公资源，工作效率难以提高。

4.办公室电子档案管理相对粗放

日常工作中，对于办公室档案的管理，从领导层面更加重视传统的纸质版档案的归档和管理工作，电子档案在归档前也多保存于相关工作人员处，管理相对粗放，对于工作人员档案整理的相关规定不到位，没有将电子档案的整理形成制度化的工作内容，因此无论从领导层面还是基层工作人员，都缺乏对电子档案管理的意识和要求。尤其是在工作人员进行业务交接时，缺乏电子档案移交、接收的相关规定，从而造成电子档案内容的不连续、不完整、不规范。

二、电子档案管理精细化在高校二级学院办公室的应用和实践

1.总结经验，调整细节，建立电子档案整理存档标准

通过以往工作中不断积累，鼓励办公室工作人员总结日常工作要点，将职责内工作进行分类汇总，对过去三年工作的电子信息进行整理，并根据各自工作特点制定相应的电子档案整理存档的标准，包括电子档案的层级目录、文档格式、文件命名等相关规定和模版。通过对电子文件的层级目录的调整、文档格式的规范和文件命名的精准，从细节着手，捋顺工作思路，按电子档案信息的重要性排序，简明扼要地反映学院的工作内容和重点，加强重点工作的开展和落实，提高学院办公室的工作效能，体现工作痕迹和业绩。

2.集中讨论，制定学院办公室电子档案内容范围

在工作人员自我总结的基础上，召开办公室集体会议，讨论学院办公室电子档案的范围、目录和内容，商讨、汇总并制定学院办公室档案整理的标准和制度。协调整理电子档案的交叉的和未覆盖的内容，落实到人，相互监督，逐步建立完善的学院办公室电子档案数据库，建立以人事档案为基础，包含党建、科研、教学、学生、工会等诸多工作的学院办公室电子档案。

3.组织业务学习，开展技能培训

学院定期召开业务学习，鼓励办公室工作人员学习电子档案，整理相关业务知识，熟悉档案管理的业务规定，鼓励学习第二岗位的工作技能，促进办公人员综合能力全面化和技能化。同时能够使一个岗位的电子档案归档和复核分开，提高办公室电子档案整理的质量。锻炼档案管理的基本技能，使办公人员工作能力逐步提升。

4.召开讨论沙龙，完善办公室档案管理标准

随着理论学习的跟进和办公室电子档案工作的开展落实，不定期地召开档案整理的讨论沙龙，办公室成员提出整理档案过程中出现的问题和难点，交流档案整理便捷的方式方法。每季度进行全学院的档案梳理和汇总，及时修改档案整理的标准和制度存在的问题。

5.以评促建，对优秀工作者进行表彰

进行学院办公室电子档案内部的评比，对档案整理优秀的工作者进行表彰。对已经整理的档案进行翻阅，查找过去学院工作的优点与不足，提升员工自身工作能力。

三、推进高校二级学院办公室电子档案管理精细化的意义

1.精细化管理，统一业务标准

通过制定和完善学院电子档案管理标准，明确了学院办公室内各项工作的基本内容和归档要求，对学院日常工作的业务流程和数据汇总做出精细化的规范，做到统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法。能够防止办公室工作人员因为制度规定的不明确而造成档案的缺失和疏漏，保证每个岗位即使更换了工作人员，其电子档案的存档内容能够有一致性和延续性。

2.精细化管理，约束业务行为

通过制定档案管理制度，约束工作人员养成及时整理、及时归档的工作习惯，防止由于工作人员疏忽造成电子档案的丢失。学院也能及时收集档案，及时发现并纠正工作中出现的问题。

3.精细化管理，重视信息安全

学院的电子档案包含了科研、教学、管理等诸多方面的大量信息，电子档案具有可用网络传输、查询速度快、利用方便等特点，[3]同时电子档案因其可复制性强、可篡改性强的特点，在电子档案的管理过程中必须重视信息安全，提升电子档案的保密措施，不可盲目地用电子档案替代传统纸质版档案。[4]必须通过精细化管理，监管电子档案的传输和保存的过程，避免信息的外泄和网络威胁的侵入。

4.精细化管理，提高工作效率

通过办公室电子档案整理的标准和管理制度的制定，以及进行档案整理的评比，增强工作人员的责任心，督促其重视电子档案的储存，并将档案整理和归档纳入日常工作当中，提升办公室工作效率。

5.精细化管理，提升服务水平

通过档案整理和档案回顾可以总结日常工作中优秀的工作方法，提升基层服务水平，创造和谐的工作氛围，带动学院整体协调发展。

6.精细化管理，保证数据支持

建立较为完整的学院办公室电子档案数据库，能够简化信息查询流程，节约办公成本。通过掌握有效的信息资源，从纷繁复杂的冗长信息中快速拣选出实用信息，能够为学院班子提供足够的数据支持，辅助学院领导做出科学决策。[5]

参考文献：

[1]徐伟.浅谈高等学校档案管理的作用和意义[J].黑龙江史志，2015（1）：276-276.

[2]青玮，张妍.高职院校档案工作人员现状与素质要求[J].北京劳动保障职业学院学报，2013（3）：46-48.

[3]王学梅.以创新推进高校教学档案的电子化管理[J].淮海工学院学报（社会科学版），2010（8）：130-131.

[4]李倩.图纸类纸质档案与电子化档案共存的必要性[J].办公室业务，2014（9）：52-53.

[5]曾才彬.加强高校二级学院办公室信息管理工作的思考[J].现代企业教育，2014（16）：227.