文书档案考试试题

文书档案考试试题（精选8篇）

1.文书档案考试试题 篇一

填空：

1、催办工作的形式（催办登记簿、催办卡、记事牌）

2、公文行文的方式（逐级行文、多级行文、越级行文、直贯到底行文）

3、文书整理工作的原则（遵循文件材料形成规律和特点；保持文件之间的历史联系；区别文件不同价值；便于保管和利用）

4、文书立卷的六个特征（名称特征、作者特征、年代特征、问题或实物特征、收发文机关特征、地区特征）

5、公文的基本结构和辅助标记的基本特征（标题、发文机关、正文、发文机关或签署、成文时间和盖章、发文字号、主题词。附件、份号、秘密等级和保密期限、缓急时限、附注、多选：

1、案卷级整理程序包括有（编制归卷类目、准备立卷、平时归卷、调整组卷、编目装订）

2、文件级整理的特点（整理简化、选择灵活、机制兼容）

3、按大类划分，全部的文书可划分为（通用文书、专用文书、科技文书）

4、拟稿人弄清发文目的和主题（发文的最终目的、使用的文种、阅读的对象、操作上的要求）单选：

1、文件核稿审核的重点之一是（内容是否需要行文）

2、任免人员时应该使用的文书名称叫（通知）

3、公文的基本结构，发送单位由（主送）

论述：

1、文书整理工作的原则及其主要内容文书整理工作要“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系”；文书整理工作中要对文件材料“区别不同价值”；文件整理工作组合出来的结果要“便于保管和利用”。

2、文书拟写的步骤与方面

一、明确制发文件的目的和主题1弄清执法文件的中心内容是什么2弄清制发文件要准备使用什么3弄清执法文件要发送和阅读的对象是哪些4弄清发问的具体要求是什么。

二、手机有关材料，进行调查研究；

三、拟写

6、外交文书的特点

1外交文书是我国国家领导人及国家外交部门（含驻外使领馆），在代表国家开展各项对外活动中形成和使用的文件材料2其特点①有特定的格式和用法，讲究礼貌称呼和礼貌用语；②外交文书的格式和用纸，要求比较讲究、严格；三是行文要遵守对等的原则。

7、公文核稿的好处？作用？

1、可为领导简政，协助领导节省审改文稿的时间，使领导者有更充分的时间深入实际和基层，解决重大问题

2、经综合办公部门审核，可以把各业务部门送来的文稿进行全面平衡，根据文件的性质，统一考虑审批和确定发布程序，避免相互矛盾、重签发人）

6、公文标题的组成（发文机关、事由及文种）

判断：

1、封建社会实行的一文一事制，对后来的文书工作提供了历史借鉴。√

2、机关档案部门对机关各部门的文件收集、立卷、归档工作有权进行指导和监督。√

3、上级机关对下级机关层层下达文件的方式叫逐级行文。√

4、文书工作的业务内容主要包括文书的拟制、处理和整理归档三大项。√

5、向上级领导机关汇报工作、反映情况的文件叫做请示。×

6、通用文书是指在全国各地区、各领域与各专业系统机关单位中都普遍使用的文书。√

7、在文电拟写中，应尽量避免使用“今天”、“昨天”、“明年”等时间代名词。√

8、平行文就是同一级机关之间互相发送的文件。×

9、文书人员对文书学的研究，应侧重在现行机关文书与文书工作理论与实践上。√

10、草稿经审阅修改，并由机关领导审定签发后，即成正本。×

11、用于无隶属关系机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件名称叫做函。√

12、收文、发文、机关内部文件和其它方面文件材料的总称叫文书√

13、公文拟写要注意：说明事物要全面、周到、清楚，对每件事都要交代清楚三个“什么”。×

14、报告应当一文一事。×

15、案卷标题在写法上，要反映出组卷的特征，以及卷内文件排列的规律。√

16、“便于保管和利用”，是文书整理工作最根本的出发点和最终目的，无此，文书整理工作就失去意义。√

和（抄送）组成。

4、文书整理工作的（集中形式）就是整理工作集中在单位的(综合部门)统一进行。

5、各机关单位内部机构(业务职能部门)和(综合职能部门)

6、检举控告直接上级的行文，可以(越级行文)。

7、批办工作注意的事项是，(批办不能只签意见不签名)

8、受双重领导的机关的请示(主送主管领导机关，抄送另一领导机关)

9、公文拟写具有成文过程的(集体性)

10、密封的种类包括有（纸封、（条封）、印封、泥封、漆封、铅封）

11、通封的种类有（粘封、缝封、轧封、针封）

12、装订文件的方法包括有（线装、针（钉）装、胶粘）

13、各地区、系统上下级机关之间文书工作的业务指导，应由（所在地区上级机关办公厅（室）负责）

14、不相隶属的机关之间，函可用于（请求批准或答复审批事项）

15、公文用纸的国际标准是×210mm）

16、对特定范围的工作和事务制定具有约束力行为规范的文种叫（规定）

17、绝大多数文件的成文时间应以（领导人签发或会议通过时间为准）

18、签发人是指（同意文件可以印发的领导人在文稿上的签字）

19、秘密文件等级可划分为（秘密文件、机密文件、绝密文件）20、会议纪要的类型包括有（协议性、决议性、研讨性）

21、公文体式的内容包括有（文体要求、基本结构、辅助标记、版式格式安排）

22、归档文件概念的内容是（办理完毕的，具有查考利用价值的）

23、收文处理程序环节中包括有(拆封、传阅)

24、文处理程序的环节中包括有(核稿、校对)

25、收文登记形式主要有(簿式登记、卡片登记、联单登记)

26、收文登记的方法主要有(总的大流水登记、分类流水登记)

27、归卷类目中，按组织机构设置类别就是(直接按照机关现有内部机构名称和数量设类)

28、初校的侧重是(按原稿对校样逐字逐句校对)

提纲，安排结构；

四、动手起草正文；

五、反复检查推敲，认真斟酌修改。

3、文件核稿工作的六查是什么？ 矛盾抵触；政策界限；措施落实；程序手续；文字表达；公文体式

4、什么叫平时归卷？怎么做好这项工作？平时归卷，就是文书人员在每年文书处理中把办理完毕的文件材料，随时归入平时归卷柜中预先设立的有关条款的卷夹里。

做好平时归卷要抓好以下工作：

1、建立健全平时归卷工作制度。

2、文书人员要根据归卷类目的条款，在每年年初准备好卷夹（盒），按条款顺序排列于文书部门的文件箱（柜）内，以便办理完毕的文件随时“对号入座”、安全“入库”。

3、积极做好文件平时收集工作，为平时归卷打好基础。

4、加强对归卷文件的检查。

5、文件集中和归卷工作要有计划性。

简答题：

1、我们学习这门课的内容/任务是什么思想上充分认识新技术革命对文书工作带来长远的重要影响；在业务知识上要做好实施岗位充电迎接新技术革命对文书工作带来的挑战；在业务上要解决好新旧文书工作方式以文书载体衔接具体作用。

2、使用报告的注意事项

报告中不能写有请示事项；报告要形成制度；报告一般应是在事后或工作进行中使用，决不能以“时候报告”代替“事先请示”；专题报告应一事一报，体现“专”字。

3、机关之间的“行文规则”是什么？行文应当却有必要，注意效用。按照机关隶属关系和职责范围行文。同级机关可以联合行文。遇有问题必须协商一致再行文。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。请示、报告、意见规则，因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关，如需同时抄送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送受文单位的另一上级机关。

4、归卷类目的设置方法

（1）按组织机构设类。即直接用机关内各组织机构的名称作为类的名称，有几个组织机构就设几个类。优点：第一，是比较直观，比较简便。第二，文件在哪里产生形成和办理，就在那个机构里整理归档，便于文件的收集齐全。缺点：容易手组织机构变动或各部门文件交叉的影响。（2）按问题设类。即按本机关的文件内容所反映的问题设类。优点是不受组织机构变动或各部门文件交叉的影响。缺点：编制归卷类目的类名比较困难，要求编制类别人员既对机构职能任务十分熟，又对文件的形成情况及整理原则、方法也比较了解。在实际操作中，遇有某些文件既可以归入这一问题类，又可归入另一问题类的情况时，也不易把握准确。

5、“通报”有哪三种？

1表扬性通报。按其反映的内容，主要包括表扬好人好事、介绍先进事迹和推广先进经验的通报2批评性通报。按其反映的内容，可分为事故通报和批评反面典型人物或事件的通报3情况动态通报。这类通报主要针对一些普遍性的重大政策举措情况和问题，是为一定的机关、领导提供信息服务的一种报道性、参考性文件

复和脱节现象，有利于文书工作集中统一管理原则的贯彻，克服和防止分散主义

3、经审核把关的文稿可提高质量，有利于准确传达政策和工作意图，使其作用得以充分发挥。各级办公厅应指定有经验的、水平高的人员负责此项工作，以确保公文的质量

8、文书立卷中问题特征被普遍的原因①文体特征最能反映文件的本质特征②在利用中，实物问题特征查阅使用频率最高③问题特征在立卷中应用最灵活

9、归档的要求包括哪些？

①文件必须齐全完整②保持文件之间的历史联系③区分价值④分类整理立卷或排列装盒⑤便于保管和利用

11、怎么提高公文撰写能力？①要不断学习政治理论，掌握马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本原理与科学方法②要积极学习、研究和掌握与本职工作有关的政策法令，提高政策思想水平③要努力学好本机关、本部门的专门业务④要学习形式逻辑、语法修辞、文章写作知识、标点符号用法等方面知识

12、公文的作用1法规作用2领导、指导作用3公务联系作用4宣传教育作用5凭证和依据作用

2.文书档案考试试题 篇二

一、机关文书档案管理的概述及其重要作用

机关文书档案是机关部门在长期的社会工作中形成的, 对工作的文字、图表等记录, 它具有长期历史性, 是对机关重要事务的详细记载。档案的方式多种多样, 而文书档案就是其中最为重要的一种, 它能够准确反映机关的工作情况, 对其进行研究和管理也具有非常重要的作用。

目前文书档案员在档案管理中要做的主要任务包括对文件材料的归档情况进行监督并予以指导;负责全部文书档案的管理工作, 和资料整理等。因此, 其工作具有全面性和科学性, 属于基础服务项目, 它能够直接影响机关部门工作的有效发挥, 是机关单位职能履行的关键, 在具体工作中具有不可忽视的作用。

二、机关文书档案管理工作存在的主要问题

第一, 档案管理意识薄弱。文书档案是机关历史的反映, 是工作内容的详实记录, 对机关的未来发展建设具有非常重要的意义。但是, 很多机关的领导和档案管理者都忽略了其重要性, 将其片面的认为是管理员的事, 阻碍了档案的管理。

第二, 档案资料不健全。我国国家机关部门出现的时间较早, 在历史的发展变迁中, 其档案记录内容多且丰富繁杂, 业务记载细化, 很多文书档案已经成为了零散内容。这样一来, 就给档案管理员的工作带来挑战, 档案资料不够全面, 具体工作的记录不符合实际, 甚至出现了空白现象。经调查显示, 某些机关的文书档案还出现了错记、乱记现象, 影响了档案意义的凸显。

第三, 现代化设施无法有效运用。随着社会科技的进步, 计算机、互联网等设施已经普及到了各行各业, 利用先进技术进行机关文书档案的管理也成为了大势所趋。但是, 很多机关在具体工作中却没有将先进设施进行科学使用, 不利于管理效率的提升。

三、机关文书档案员如何做好档案的管理工作

从以上内容中, 我们已经清晰直观的看到了我国机关文书档案员在具体的档案管理工作中面临的主要问题。为了尽可能的改善这些弊端, 做好档案的管理工作, 相关机关一定要采取有效的对策对文书档案员的工作予以完善。

(一) 做好机关文书档案的保存工作

众所周知, 我国的机关文书档案类型、内容多样, 档案繁杂, 要真正做好其保存工作, 主要要从三方面入手。

首先, 确保文书档案的有序管理, 提升管理的整体性。我国机关文书档案的形成时间相对久远, 种类数量较多, 在实施保存的过程中一定要将其按顺序进行排序管理, 按时间顺序排列, 并优化整体效果, 分清主次, 加强档案联系;其次, 把握好档案管理的科学性和专业性。档案管理工作不是简单的资料管理, 在工作实施过程中要借助现代化设施, 将计算机等融入管理之中, 并提升工作的科学性, 做到高效管理;最后, 明确档案的历史性、现实性和未来性。既要尊重档案的历史价值, 又要保存其本来面目, 并结合机关的发展趋势做好未来的管理, 提升其管理效率。

(二) 健全完善档案管理的制度体系

科学规范的制度规章, 是保证机关文书档案管理工作顺利进行的基础。对此, 相关机关单位要完善健全有效的档案管理制度体系, 细化管理的具体内容、形式、工作方法等等, 协调各部门做好管理工作, 建立单独的档案管理部门, 派专人进行管理。与此同时, 还要加强监管, 对档案管理行为进行监督, 减少管理错误, 提升其保存期限。

(三) 提升机关文书档案的管理质量

想要有效提升机关文书档案员工作的有效性, 做好档案的管理工作, 就要保证其具有良好的工作质量。

第一, 要提升机关职工的认识, 明确文书档案管理与自身的关系, 了解其重要意义;第二, 做好档案记录、撰写等工作, 确保档案资料的详实度;第三, 积极引进现代化设备, 将新兴技术运用到其中, 提升管理效率。

四、结束语

总而言之, 文书档案管理工作是机关工作的重点, 档案是机关以往工作的记录, 对其未来发展建设具有非常重要的意义。为了切实提升文书档案管理员工作的实效性, 各机关要完善档案管理的主要方法, 健全制度体系, 并提升工作的有效性和科学性, 为机关工作的发展奠定坚实的基础。

摘要：进入21世纪以来, 社会经济飞速发展, 社会各行各业也得到了前所未有的进步, 机关工作也在这样的大背景下得到了革新。我国的机关部门早在建国初期就已经出现, 历经多年发展, 形成了大量的文献资料, 具有较高的研究价值。在这样的大背景下, 文书档案管理工作就成为了机关工作的重要组成部分之一, 是档案员最为重要的工作内容, 也成为了规范管理机关工作的重要基础。近年来, 国家各机关已经逐步认识到了做好文书档案管理工作的重要意义, 并逐步完善技术手段来加强管理, 但是其中存在的问题依旧暴露了出来。针对这样的现象, 本文就结合我国机关文书档案管理工作的实际情况, 简单阐述一下其存在的主要问题, 并分析提出切实可行的对策加强档案管理工作, 提升工作的有效性。

关键词：机关,文书档案,档案员,管理,有效性

参考文献

[1]王娜.机关文书档案管理信息系统的设计与实现[J].河北省科学院学报, 2006, 02:28-31.

[2]王双会, 徐海玲.利用计算机技术进行县级机关文书档案管理问题研究[J].山东纺织经济, 2008, 04:113-115.

[3]李娜利.机关文书档案管理中存在的问题及对策[J].河北联合大学学报 (医学版) , 2012, 01:117-118.

3.科技档案与文书档案的比较 篇三

[关键词]科技档案；文书档案；比较

科技档案和文书档案，产生于不同的活动领域。科技档案是科技生产活动的记录和产物，文书档案则是记述和反映党政管理活动的文书树料。科技档案和文书档案都是人们社会实践活动的历史记录，具有共同的属性。它们都是档案的重要组成都分。在一个单位内部，它们都是本单位工作活动的历史记录；但是，科技档案和文书档案又是具有不同性质的两种档案，它们各自产生于不同的活动领域、反映不同的内容，具有不同的形成规律和特点，发挥不同的功能效用，因此，对科技档案和文书档案进行比较，特别是在此基础上对科技档案和文书档案进行区分，有着重要的意义。

一、科技档案与文书档案的不同点

1.有利于保持科技档案与文书档案各自的完整

维护档案的完整，是档案工作的基本原则之一。科技档案和文书档案那是在相应的工作活动中形成的，各有其独立的完整性。只有对其进行认真的比较和正确的区分，才能保证它们各自的完整性。有的单位未能进行正确的区分，从而破坏了科技档案的完整。比如围绕一项工程建设活动形成的科技档案是一个有机的整体，不能人为地加以拆散，但过去曾有单位将有关这个工程项目的请示报告、批复、竣工验收等文件放到文书档案里去了，这就破坏了科技档案的完整。

2.有利于按科技档案和文书档案各自的特点分别进行科学的管理

科技档案和文书档案产生的领域不同，记载的内容不同，形成的特点不同，管理的方法也不同。一般说来，文书档案的管理侧重于活动主体的特征即活动者本身；而科技档案的管理则侧重于活动客体的特征，如工程项目、科研课题、产品与设备型号等。

3.有利于科技档案和文书档案有效地提供利用

科技档案和文书档案如果界限不清，没有实现科学的区分，就不便于查找利用。首先，科技档案用户与文书档案用户不同。人们的社会实践活动是有分工的，有的从事科技活动，有的从事管理活动，从事什么样的话动就要求什么样的条件。科技档案主要是由科技人员使用的；文书档案主要是由管理人员使用的。科技档案与文书档案如不区分清楚，就会造成“错位”，长期“束之高阁”而“无人间津”。其次，用户无论是利用科技档案还是利用文书档案都有一定的规律。用户在利用科技档案时，通常是按特定的活动对象（一个产品、一项工程或一个课题等）进行查找，或按一定的专业性质进行查找；而用户在利用文书档案时，通常是按一定的活动主体（某个单位或某个部门等）进行查找。两者区分不科学，就会造成漏检，贻误工作。再次，科技档案和文书档案在借阅利用要求和批准权限方面也常常有所不同，如果把科技档案误归到文书档案中，就会影响到科技人员的借阅利用，从而影响他们的工作。

4.有利于科技档案的移交工作

科技档案的移交远比文书档案移交复杂，它除了档案形成部门向基层档案机构移交、基层档案机构向档案馆移交以外，在生产任务的转移、工程项目的转包、设备仪器的转移、科技成果的转让以及企业产权变化等过程中，也存在科技档案移交的问题。显然，如果平时对科技档案和文书档案未能进行正确区分，就会拖延时间，影响移交。

二、科技档案与文书档案区分的方法

比较科技档案与文书档案，最主要的目的就是为了很好地区分科技档案和文书档案。如何区分科技档案和文书档案呢？多年来的科技档案工作实践为我们解决这一问题提供了经验，档案学的理论研究也对这个问题作了有益的探讨。概括起来说，正确区分科技档案与文书档案，应该坚持以下三条原则。

1.领域原则

区分科技档案与文书档案，首先要準确判断档案产生于哪一种性质的活动领域。因为档案产生于什么活动领域，就必然会记述和反映什么性质的活动。在实际工作中，我们不难发现，确定一份具体文件的归属，起决定作用的不是文件的信息内容，而是文件所产生的领域。记载着科技内容的文件不—定都是科技档案，反之，归入科技档案的文件不一定都记载着科技内容。内容完全相同的文件，也会由于产生领域的不同而归属不同。以某一工程的初步设计及其批准文件为例，在工程建设单位无疑应归属于科技档案，因为它是在该单位的基本建设这一科技生产活动中产生的；然而，同样的文件在科技委员会或经济委员会这些综合性的审批机关，一般要归属于文书档案，因为它是在机关行政管理或计划管理活动中产生的，记述并反映其机关的管理活动。可见，文件的信息内容固然与它的归属有着密切的联系，但这不是最本质的联系，最本质的联系应该是文件产生的领域。

领域原则是区分科技档案和文书档案最基本的原则。在通常情况下，领域原则具体化就表现为内容原则。领域原则与内容原则的背离，主要是在机关科技管理活动中出现的。科技管理活动集科技性和管理性于一体，依据领域原则和内容原则来区分文件的归属，就会出现不同的结论。

2.整体原则

人们所进行的实践活动，总是由一系列的活动环节所组成的。我们判断一项活动的性质，应当观察其全过程，而不能孤立地去分析其中的个别环节也不能把个别环节从整体中分裂出来，这就是整体原则，它对科技档案与文书档案的区分同样适用。

文书档案形成规律的特点之一是来文与复文，请示与批复，紧密联系，密不可分，科技档案的形成规律则赋子它以成套性的特点围绕一个特定对象形成的材料，自然成为一个有机的整体。因此，区分科技档案和文书档案时，必须坚持整体性原则，注意维护科技档案和文书档案的完整，保持它们各自的内部联系，从而实现科学的管理和有效的利用。

按照整体原则的要求，个别、零散的文件必须按其所属整体的性质确定其归属。比如，在课题研究和新产品开发的全过程中，不可避免地会有个别环节的内容和形式有别于一般的科技生产活动，如科研课题的申报和审批、基本建设中的土地征用等，对于这些环节应将其放到活动的全过程中去分析，所形成的文件也应作为成套文件的一部分加以保存。

3.职能原则

不同类型的单位或部门，其工作职能不同，产生的文件也不同。科技性单位（部门）的主要职能是从事科技生产活动或科技生产的管理活动；而非科技性的单位（部门）则从事非科技生产性的活动。因此，它们所形成的文件在内容、性质上也不尽相同。前者围绕科技生产活动。主要形成以科技内容为主的文件；后者围绕自身的工作活动，主要形成与职能任务有关的非技术性文件。在进行科技档案和文书档案区分时，对那些难以区分的文件可根据职能原则，即按其形成者的职能性质允许带有一定的倾向性。对于以科技生产活动为基本职能任务的单位，如工矿企业、科研院所、设计单位等，在进行科技档案与文书档案区分时，可以科技档案为主来确定文件的归属。相反，对于那些非科技性的单位，如一般的行政机关，所形成的科技文件较少，有些科技档案就不一定单独划分出来存放，而按机关档案整体进行处理。

对于具体单位内部的工作部门，凡是科技生产性的部门，在处理它们所形成的一些难以确定其归属的文件时，可按职能原则，侧重于科技档案；而对那些非技术性的部门形成的文件，难以区分后，则可向文书档案侧重。

参考文献

[1]金鑫，张明.科技档案与文书档案特征功能之比较[J].成都教育学院学报，2002（07）.

4.文书档案考试试题 篇四

高2012级公共管理与服务专业《文书与档案管理基础》期末考试试卷 考生注意：

1、考试时间90分钟，总分100分。

2、本题为闭卷考试，分第Ⅰ卷和第Ⅱ卷，请将答案写于第Ⅱ卷，若写在第Ⅰ卷概不给分。

3、请考生务必写清班级、姓名、考号。

4、交卷时只交第Ⅱ卷，第Ⅰ卷学生自己保存。第Ⅰ卷

一、单项选择题（20分，每小题1分）

1、档案的本质特征是（）

A、记录的原始性

B、来源的广泛性

C、形成的条件性

D、形式的多样性

2、文书转化为档案需经过（）

A、收集

B、整理

C、立卷归档

D、保管

3、档案工作中贯彻始终的一项最基本要求是（）

A、统一领导，分级管理

B、维护档案的完整与安全

C、便于社会各方面的利用

D、便于保持文件之间内在的历史联系

4、著作手稿、日记、证书、房地契等文书属于（）

A、私人文书

B、公务文书

C、机密文书

D、公开文书

5、我国现存最早的甲骨文书是在（）发现的

A、陕西临潼

B、北京

C、河南安阳县

D、甘肃敦煌

6、不属于档案形成主体的是（）

A、自然人

B、法人

C、社会群体

D、猿人

7、不属于文书工作和档案工作特征的是（）

A、服务性

B、政治性

C、管理性

D、阶段性

8、档案工作作为一种资料后勤性质的工作，其特征是（）

A、服务性

B、政治性

C、管理性

D、阶段性

9、对文件材料的整理、编目、归档是文书工作内容的（）

A、文书的形成和制作

B、公文的处理工作

C、公文的管理工作 D、接待来访、处理来信

10、不属于文书工作原则的一项是（）

A、实事求是的原则 B、少而精原则 C、时效性原则 D、统一领导、分级管理

11、既有事务工作，又有政治性工作，属于办公室性质的（）A、辅助性

B、综合性

C、管理性

D、中介性

12、不属于办公室性质的一项是（）

A、辅助性

B、综合性

C、管理性

D、中介性

13、成为上司最可信赖的“伙伴”是商业活动办公室文员素质要求的（）A、可靠性

B、责任性

C、谨慎性

D、组织能力

14、检验档案工作的主要标准是（）

A 维护档案的完整与安全

B 统一领导、分级管理 C 便于社会各方面的利用

D 实事求是

15、按照记录内容来划分，最常见的企事业单位文书与档案人（）A 4类10种

B 5类10种

C 12类13种

D 12类15种

16、“文档一体化”的操作方法是（）

A 二位一体

B三位一体

C四位一体

D五位一体

17、文书档案工作人员的职业行为准则是（）

A 谦虚谨慎，平等待人

B 埋头苦干，乐于奉献 C 遵守纪律，严守机密

D 勤奋工作，主动负责

18、文书是人们以（）信息为主而表达思想意图的一种记录。A 声音

B图表

C影像

D文字

19、全国的档案工作统一于（）的领导之下。

A

国家档案局

B国务院

C各级党委和政府

D各级档案行政管理部门 20、一个单位的党、政、工、团档案均由单位的（）集中统一管理。A 文书部门

B办公室

C档案室

D 业务部门

二、多项选择题（20分，2分/题）

1、文书工作和档案工作的特征有（）

A、保密性

B、服务性

C、政治性

D、管理性

E 事务性

2、文书工作的基本原则是（）

A、实事求是的原则

B、少而精的原则

C、时效性原则

D、保密原则

E安全

3、实现文档一体化的目的是使档案收集更加（）A 完整

B 系统 C 便捷

D 准确

E 安全

4、办公室的职能有（）

A 承上启下

B 参谋咨询

C 综合协调

D 收集管理

E科学决策

5、办公室的性质是（）

A 辅助性

B 中介性

C 综合性

D 管理性

E决策性

6、办公室文员应具备的职业形象是（）

A 雍容华贵

B 举止得体

C 矜持自满

D 作风干练

E形象优雅

7、档案的多样性表现在（）

A 形成主体的多样性

B 产生领域的多样性

C 档案门类的多样性 D 服务领域的多样性

E 档案载体的多样性

8、办公室的综合协调工作包括（）

A 统一步调

B 化解矛盾

C 合理安排

D 督促办理

E 教育指导

9、办公室文员的三勤是指（）

A 脑勤

B 手勤

C 腿勤

D 嘴勤

E 耳勤

10、企事业单位的文书与档案从内容上划分，可分为（）A 行政类

B 管理类 C 科技类 D 会计类 E 干部职工类

三、填空题（20分，0.5分/空）

1．文书是人们在社会实践活动中为了、、和信息的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达的一种书面记录。

2．档案是指国家机构、社会组织或个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中的对国家和社会有的各种文字、图表、声像等不同形式的。

3．文书工作是档案工作的和。文书工作主要是文书的与，以服务为主；档案工作主要是文书的与，既要为服务，又要考虑。

4．文档一体化就是指从出发，实现从文件到的全过程控制。文档一体化事实上是一体化。5．《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文处理应当坚持、、的原则，做到、、。” 6．办公室主要从和两方面发挥参谋协调的作用。办公室综合协调工作最能体现工作方法的是，其中最重要的两个方面是和。

7、档案工作的基本内容包括档案的、整理、、保管、、检索、利用、八项工作。

8、公务文书统称为，是国家机关、社会团体、企事业单位在中形成的具有和的文件材料。

四、简答题（40分，5分/题）文书工作的具体内容。

单位内部文档一体化的操作方法。文书工作的基本原则。办公室的职能。

档案工作的基本原则。文书档案人员的职业责任。文书档案人员的职业道德。

8、办公室文员应有的职业形象。西昌现代职业技术学校 2012-2013学下期

高2012公共服务与管理专业《文书与档案管理基础》期末考试卷 考生注意：

1、考试时间90分钟，总分100分。

2、本题为闭卷考试，分第Ⅰ卷和第Ⅱ卷，请将答案写于第Ⅱ卷，若写在第Ⅰ卷概不给分。

3、请考生务必写清班级、姓名、考号。

4、交卷时只交第Ⅱ卷，第Ⅰ卷学生自己保存。第Ⅱ卷 评分人

得分 2 3 4 5 6 7 8 9 10

12 13 14 15 16 17 18 19 20

评分人

得分 2 3 4 5 7 8 9 10

评分人

得分

1、、、和。

2、、、。

3、、、。、、、、。4、、、、。5、、、、、。6、、、、。7、、、、。8、、、、。评分人

得分

文书工作的具体内容。

单位内部文档一体化的操作方法。文书工作的基本原则。办公室的职能。

档案工作的基本原则。文书档案人员的职业责任。文书档案人员的职业道德。

5.文书档案考试试题 篇五

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

6.文书档案管理 篇六

⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。

⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。

⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。

⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。

⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。

⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。

⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。

⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。

21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65%。

22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。

23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。

26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。

28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。

7.简述文书档案保护的方法 篇七

一、文书档案损坏的原因

随着科学技术的不断进步, 文书档案管理也随之进入信息化管理时期, 但对于基层单位来说, 文书档案大多仍然是使用纸质材料的, 硬件条件较好的单位会使用扫描仪对文件材料进行扫描, 电子光盘保存文件, 采取实物材料与电子文件相结合的方法对文书档案进行保存, 但不管是什么材质的文书档案, 其耐久程度都是有限的, 这就要求文书档案工作者对文书档案进行有效地修复。影响文书档案保护的因素主要有内因和外因。

(一) 影响文书档案保护的内因。

内因是由文书档案本身材质的特性形成的, 随着时间的流逝, 纸张的厚薄、韧性、化学成份等因素都能影响文书档案的寿命。为此, 只有深入研究和掌握了文书档案材质的特性, 文书档案保护人员才能“对症下药”, 找到文书档案保管与修复的方法, 延长其使用寿命, 以更好地对文书档案进行管理利用, 从而体现文书档案更大的价值。

(二) 影响文书档案保护的外因。

外因是指文书档案的保管条件, 主要包括室内外的温湿度、防火、紫外线光照、灰尘、虫害等等。对外在条件的控制很大程度上主要是通过人为地调整库房温湿度等以达到一个适宜的保存文书档案的环境, 文书档案保存环境的适宜与否将直接关系到文书档案寿命的长短。因此, 文书档案保护人员只有认真研究外因, 找到文书档案保存的最佳条件, 才能有效延长文书档案寿命。

二、保护文书档案的方法

(一) 把好文书档案材质的选用关。

文书档案的材质是决定档案寿命的关键, 由于过去文书档案管理环境条件不好, 加之把不符合归档要求的文书档案也归档, 因此文书档案纸张常常出现发黄变脆、字迹褪色模糊的现象。现在建议使用优良的无酸纸作为文书书写载体, 并选择无污渍、黑色油墨字迹材料为耐久性的原料书写文书归档文件, 铅笔、圆珠笔等字迹材料形成的文书档案应复印后与复印件一同归档;传真件需与复印件一并归档;对字迹模糊的文书档案要进行注明;破损的文书档案要进行裱糊;有订书钉等易锈物的文书档案应去除易锈物后方可归档。

(二) 把好文书档案接收的归档质量关。

应严格按照归档制度对文书档案的文件材料进行归档管理, 保持其完整性, 避免补卷插卷, 减少机械磨损。对入库的文书档案进行消毒杀虫, 有条件的可以使用消毒柜消毒以杜绝虫菌的伤害, 同时, 做好文书档案室的日常清洁工作。文书档案装具要使用无酸卷皮、卷盒, 文书档案管理人员需戴上手套, 轻拿轻放。

(三) 改善文书档案保存条件。

文书档案寿命的长短与档案库房环境及保护条件有着密切的关系。文书档案库房应符合规范要求, 设置独立的文书档案库房, 保证“三防”设施, 做好隔热、防火、防潮、防盗等保护措施。库房及器具应使用耐火材料, 库房内及周边不得存放易燃物品, 库房应放置灭火器。控制文书档案库房的温湿度, 因为高温、高湿的环境尤为适合霉菌和虫害的生长繁殖。根据国家规定的保存档案的标准温度应控制在14~24℃、相对湿度为16~45%, 在这样的温湿度范围内, 对文书档案可以起到保护作用。广东属于常年高温高湿的环境, 特别是梅雨季节档案极易受高温高湿的变化而受损, 所以对于温湿度的控制显得特别重要, 条件允许的话, 应配备自动调节室温的控制系统如空调和除湿机来控制库房温湿度;不适合的光线会使文书档案氧化变质。因此, 文书库房应尽量少设置窗户并安装质地较厚的窗帘遮挡, 以防止强光对文书档案的直射。室内灯光应采用接受天然光色温, 具有防紫外线措施;防止有害生物对文书档案的侵害。室内空气微生物是由暂时悬浮于空气中的尘埃携带的微生物所构成, 主要包括:细菌、酵母菌、霉菌等, 它们繁殖能力快, 对环境的适应能力强, 文书库房空气中的霉菌孢子会落在文书档案上, 遇到适宜的温湿度会分解纸张、提高纸张酸度、污损字迹, 对于没安装自动控制室温系统的库房应定时在库房放置防霉防虫药, 按期对文书档案库房进行检查, 发现问题及时处理, 以免对其他文书档案造成破坏;文书库房存有磁性介质的文书档案, 存放要远离磁场, 还要放置防磁柜, 应远离磁场, 单独放置。为防止磁性载体文书档案变形, 文书档案应垂直放置或悬挂放置, 使其受力均匀, 避免变形。

总之, 现阶段文书档案管理工作存在利用率高, 管理效率低的情况, 利用者保护意识不够强, 硬件条件跟不上, 编研水平不高等缺点, 这要求文书档案管理人员应积极学习各种档案业务知识, 深入钻研, 探索文书档案安全保管的新渠道和新方法, 不断提高文书档案管理水平, 加强责任心, 运用科学手段提高文书档案的利用率。在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的先进技术设备, 来调节库房内的温湿度, 净化库房空气, 以保护好文书档案。

参考文献

[1] .王兆新.裘洁.浅议电子文件信息的安全与保密.浙江档案, 2004

[2] .芮明杰.管理学.上海人民出版社, 2000

8.文书档案分类的一般方法 篇八

一、年度分类法

就是根据形成和处理文件的年度，将全宗内的文书档案分成各个类别。它以时间为标准，按年度设类，将全部文书档案逐年分开。

运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将其归入相应的年度类别，这是保证分类质量的关键。在实际分类工作中，应注意以下几种情况：

一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历年度，一些特殊行业和部门由于工作性质和特点的需要，在工作上使用与公历年度不同的“专业年度”，如教育部门使用的“教学年度”一般是从每年的9月1日到次年的8月31日，类似的情况还有会计部门的“会计年度”、粮食部门的“粮食年度”等。这些特殊部门的档案在采取年度分类法时，应该从单位的实际情况出发，按照“专门年度”进行分类。

二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一年度。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨年度处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的年度或最后结案的年度。

三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件的具体情况，采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期，并将其妥善归类。

二、組织机构分类法

就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。

组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。如果一份文件同时涉及几个机构或部门，应按立档单位内部的统一规定划定归属，如几个部门联合办理的文件应归入主办单位。

三、问题分类法

就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题(事由)分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。

这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。

为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类别。