商务英语信函中的礼貌原则

商务英语信函中的礼貌原则（7篇）

1.商务英语信函中的礼貌原则 篇一

1 主要内含

商务英语信函写作中的礼貌原则是在商贸实践中, 每份商务英语信函都有其明确的目的, 即成功有效地与商务交往伙伴沟通信息, 使交易顺利进行。在这个过程中, 如何将礼貌原则体现在文字上, 并准确无误地表达出去就显得尤为重要。要想达到写信涵的人与看的人有效沟通, 写信时要充分考虑对方的要求、愿望和情感, 避免使用命令或粗鲁的语言。商务信函写作的目的是通过书面内容处理商务问题, 建立或巩固商务伙伴之间的感情。这就要求当事人在特定的语境下有策略地表达其不同观点, 从而使自己在交易过程中的关键方面占优势, 成功地达成交易。商务信函沟通技巧在全球化的经贸往来中变得越来越不可或缺, 因而合作是否达成主要依赖于礼貌原则的正确运用。但是由于贸易双方的互利互益的特殊身份, 当贸易过程中产生矛盾时, 策略地采用礼貌原则, 向对方发出友好、体谅及尊重的信息, 从而达到有效交际的目的。

2 礼貌原则的运用

2.1 在态度的选择上

2.1.1 尊他性准则

在商务英语信函写作时, 礼貌原则要求我们充分尊重对方, 站在对方的立场, 要充分地考虑到对方的某些困难, 使对方感到自己倍受尊重, 愿意与我方合作, 从而达成商务往来的目的。因此使用第二人称代词your和you, 而少用第一人称代词we、I、our和my, 这种少指责对方, 多让自己承担、通情达理的婉转表达是吸引合作伙伴的有利因素, 能够使交往有礼貌的同时更显真诚。

2.1.2 尽量不用否定

在商务英语信函中, 通常我们要尽力创造出积极肯定的氛围。成功的商务英语信函往来都采用肯定的态度, 因为表达肯定意义的词语比否定的词语更有可能帮你达到目的。肯定的语言有助于你的公司与看信人建立起良好的关系。没有人期待他人否定自己的观点, 所以即使是在拒绝时, 也要讲究策略, 努力地传递积极肯定的信息, 从而减少否定的不快的氛围的产生。因此在写信时可以将否定的观点改为肯定的观点以缓和语气。

2.2 在正确地使用词汇方面

2.2.1 运用有积极意义的词语

在商务信函中应尽最大可能选择有积极意义的词语, 如:welcome、satisfy、pleased等, 这样使合作方会感到发信函的人即体贴又诚恳, 特别在有关催款、投诉、索赔等内容的信函中, 即便是错不在自己, 也要让对方感觉到他们的积极努力得到了肯定与赞扬。

2.2.2 积极使用中性词

通常意义上来说, 商务英语信函中提及人称或人的身份时, 应避免那些单指男性或女性的词 (如salesman、salesgirl等) 。因为当使用单纯指一种性别的词时, 至少对另一半的人是不礼貌的。避免使用有性别歧视的词汇就是在写商务信函时应该避免使用第三人称单数或复数的人称代词。

2.2.3 表明你的立场

你的立场就是指写信人不能以自我为中心, 而应站在对方立场上, 设身处地为对方着想。这体现了一种很实际的换位思考方式, 从对方的角度来阐明问题, 说明自己的想法。这也从某种程度上体现了一种礼貌原则。你的立场并不是说行文当中运用大量的“Thank you”这一类的词, 而是把语言的表达方式进行转化, 通过巧妙地更改句式的方式, 更多的考虑到对方的感受, 使其觉察到写信人在切实的考虑其利益所在。

2.2.4 适当地运用情态动词

由于商务信函往来多数是磋商、答询, 往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等, 所以商务英语信函中情态动词应使用的特别频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和, 使对方容易接受, 达到顺畅交流的目的。

2.3 在语气上

商务英语信函写作从语气角度来调整语言, 从而带有浓厚的感情色彩, 使其更富有成效。在普通的人际交往信函中, 其语气可采纳正式也可以是非正式, 而在商业信函中, 特别是有分歧产生的时候, 为了不因为语气太直接而冒犯商业伙伴, 就应该采用一些委婉语气。语气委婉就是为了避免使用带有强迫语气的词语, 使整篇信件的语调和谐悦耳。

2.3.1 常常采用被动语态

在英语商务信函中, 因为被动语态不强调动作的发出者, 尽管使用主动语态语言表达更为有力, 但是被动语态具有较高程度的礼貌性, 适当地使用用被动态, 能更加清楚地表达意思, 避免歧义的产生, 因为使用被动语态的句子表达的是温和委婉的态度, 所以使贸易请求听起来比较合理。为了表达写信人的考虑周全, 当发生不愉快的事情或传递请求的信息时多使用被动语态。

2.3.2 有时需要使用疑问句

疑问句有时在商务英语信函中会有更好的效果。通过询问对方的意愿来表达一种请求, 比直接采用陈述句或肯定句语气更温和客气, 让人容易接受。好像在请求对方帮忙一样, 句子听起来更礼貌, 更易于接受。从而使语气变得不唐突。以疑问句的形式提出建议, 明显体现了礼貌原则, 但是实际上是提出一种要求, 为了表示对对方的尊重。

2.3.3 转换语气

在恰当的时候转换否定语气为肯定语气, 写信人可以通过友好、肯定的语气, 显示对看信人的礼貌, 进而表达自己对对对方的良好愿望, 以此为建立业务往来打下良好的基础。有些时候, 即使在表达不好的消息的情况下, 也最好以肯定的语气来表达, 这种写作方式可以在语言上令对方觉得更礼貌, 得到充分的尊重, 效果更理想。

2.3.4 在选择虚拟语气时

在商务信函写作时, 为了使交易双方在平等互利的基础上, 达成贸易协定, 为了使双方具有更多的磋商余地, 在提出建议、希望或请求时, 使用虚拟语气使语气更委婉含蓄, 使句子更加婉转, 以示写信人的礼貌。

2.4 在表达法的选择上

2.4.1 直接表达法

当写信表示的是令人满意和比较中性的意图时, 一般采用直接表达法, 在句子的开头就直接表达出中性或令人满意的信息, 然后作出必要的解释, 最后用客气礼貌的语言表示感谢或希望, 从而实现商贸意向。

2.4.2 间接表达法

商务信函中, 写信人希望发出的是令人失望的消息时, 为了减少看信的人的尴尬, 多采用间接表达法, 即都使用委婉语表示遗憾。通常把这样的商务英语信函分成五个部分: (1) 中立陈述; (2) 拒绝执行或接受; (3) 缘由; (4) 补救方法; (5) 客气的结束语。

这种篇章结构使对方在看到中立陈述及可信服的缘由之后, 有思想准备接受信中的拒绝内容。信函中“补救方法”和“客气的结束语”可进一步消除不愉快的信息在对方心中产生的不悦情绪。

3 结语

随着经济全球化的发展, 我国对外贸易不断地扩大, 在国际商务活动中商务英语信函越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌准则已成为国际经济交往的普遍要求, 所以从事贸易的双方必须遵循基本的礼貌准则和熟练地掌握、运用这些准则。

参考文献

[1]羡锡彪.商务英语写作[M].北京:高等教育教育出版社, 2002.

[2]常玉田.外贸函电写作[M].北京:中国人民大学出版社, 2004.

2.商务英语信函中的礼貌原则 篇二

[关键词]合作原则 礼貌原则 商务信函

Abstract: Cooperative Principle proposed by Grice and Politeness Principle put forward by Leech, as two important components of pragmatics, are of great value in guiding our communication. This thesis, starting from the features of business letters, analyzes and discusses the guiding effect of Cooperative Principle and Politeness Principle in business letter writing.

Key words: Cooperative Principle; Politeness Principle; Business letters

1. 前言

合作原则和礼貌原则是语用学研究中的重要内容。然而,多数语用学家只是将这两个原则应用于话语的分析,将其应用于书面语的研究似不多见。我们认为书面话语,比如说商业信函,也可以被认为是一种会话形式,同样需要上述两个原则的指导。本文旨在探索这两种语用原则在商业信函中的应用或指导作用。

2. 合作原则和礼貌原则

2.1 合作原则

合作原则由美国哲学家Grice于1967年提出。他提出此原则的原因是他意识到这样一个事实:一个说话者远比他的词语所表达的意思要多,可以通过他所传达信息的目的得到证据而不是对词语的语言编码。在寻找证据是如何由说话者提供时,Grice发现人际交流是由一些准则和原则支配的。为了解释说话者是如何表达他的思想和听者是如何能理解说话者的寓意,Grice提出了会话含义的概念。他指出,如果我们的话语是合理的,那么它们彼此之间应存在着联系。所谓的合作原则正是能保证这种联系:在你所进行的对话交流的被接受的目的或方向产生的时候按要求来进行你的会话表达。合作原则包含四个准则,其内容如下:

数量准则:使所说的话正好满足当前交谈所需要的信息。所说的话不要多余需要的信息。

质量准则 : 所说的话要力求真实。不要说自知是虚假的话。不要说缺乏足够证据的话。

关系准则:要有关联。

方式准则:要清晰。避免晦涩。避免歧义。要简练。要有序。

上述准则并不是总是被说话者所遵守。事实上,人们有时会违背某些准则,而对这些准则的违背会往往产生一些会话含义。此时,说话者并不是真的放弃合作原则。

2.2 礼貌原则

Leech同意合作原则框架中的原则。正如以前提到的,格赖斯的合作原则不能解释为什么人们违背回话准则。但是人们而是拐弯抹角。利奇认为礼貌和“语用进步”没有任何关系,但是和“社会目标的达成"有关系。以格赖斯的合作原则为基础,Leech(1983)提出了礼貌原则和其准则作为Grice合作原则的延伸。Leech提出合作原则不是知道交际的唯一原则,合作原则调节我们所说的,而礼貌原则协助维持谈话者之间的友好关系。礼貌原则通过解释人们为什么故意违背会话准则补救了合作原则。Leech的礼貌原则包括如下准则:得体准则、宽宏准则、赞誉准则、谦虚准则、一致准则、同情准则。

3. 两大原则在商业信函的指导作用

商业信函是指用于商业交易的信函。商业信函一种特殊的交流。像面对面的谈话,参与者轮流做收信人和写信人,在写信人和收信人之间存在着诚信和合作。既然做生意是中合作,合作必定会出现在商业信函的书写方面。同时,为实现双方的顺畅沟通,商业信函还有如下几点要求:考虑周全,谦恭有礼,表达清晰,准确,具体,正确,完整。

3.1 合作原则的指导作用

商务信函写作中合作原则的指导作用主要体现在该原则四个准则(即数量准则,质量准则,关联准则和方式准则)的应用上,下面分别讨论。

(1)数量准则和完整性原则

数量的种类与所提供的信息的质量有关,它又由以下原则构成:

a. 按照要求使信函包涵足够的信息。

b. 不要使蕴含的信息量超过要求。

商务信函中,完整性是质量准则中最重要的一个要求,不仅在形式而且在内容上。每个信函应该包括必要的部分和相关得信息。例如,当信函提供接受报价时,信函应该包括所有接受的条件和相关的信息或者确切的说明在什么基础上接受报价,因为事实上,这种信函是一个签署合同。一旦当对方受到这样的信函,双方都要遵守报价。

(2)质量准则和正确性

Grice的质量准则是:确保内容的真实性,具体地说就是,避免一些自认为是错误的信息和自己没有足够证据来证明的信息。

质量准则要求商务信函应该是没有错误的,正确性是商务信函写作的灵魂。像国际贸易中公文证明和合同一样,商务信函是对双方的权利和义务。他们都需要向接受信函的对方传达正确的信息,事实和细节都要正确,而错误的信息会毁掉整个信函,还不如没有的好,所以必须要考虑因为日期,时间,位置,对象,描述,颜色,形状,大小,数据和其他相关的信息而导致的错误可能引起的后果。商务是与数字息息相关的。所以要特别注意信息的正确性,例如10000美元和100000美元,这两个数字差90000美元。这样的错误不仅会让收信人生气,而且让收信人对发信人的公司失去信任。因此不正确的信息会损失时间,金钱和信誉,而这些都是任何的公司都要具备的。它是一个很重要要求。

(3)关联准则

Sperber & Wilson(1986)把关联理论发展成关联准则这一原则适用于一切,无一例外:每一个基本的交流都要相关联才可以,在任何一个中交流,关联自动起作用,在日常的商务信函中,人们习惯于用直接的方法,所以关联度更高。

以上的三个准则都主要和交流的内容相关,商务活动是相当复杂的,所以有许多种的商务信函。不同的信函有不同的目标和要求,但是每个信函都应该与目的相关。

(4)商务信函中的方式准则和清晰和简洁原则

Grice提出, 方式准则应包括如下四点:

a. 避免含糊不清的表达 b. 避免歧义

c. 简明扼要,杜绝不必要的啰嗦 d. 注重秩序性

根据上述几条准则,在商务信函写作中应该避免歧义的字词和结构,歧义的词就是在同样的语境中有不止一个意思。此外,简洁和精炼可以节省收信人的时间和精力。今天的人都奔波于许多的信息量之中,大家都喜欢简洁的信函。人们都想让你尽快的告诉他们主要内容,这就要求你尽可能用最少的字词,但这并不意味着你的信函要短小。一个小说可以很简洁,而其中一个句子可能会很啰嗦。简洁是最可能少的单词表达你的内容。下面是一个例子:

不简洁:我们希望可以早点从路易斯先生那里收到关于工程结束的消息。(28字)

简洁:盼早日从贵公司得到工程结束的消息。(16字)

所以,清晰准确的写作对成功的商业交易是非常重要的。换句话说,使用关系准则和方式准则可以在日常商业信函中达到直接目的。

3.2 礼貌原则的指导作用

3.2.1 在表达好消息的商业信函中使用礼貌原则

(1)使用具体词而不是抽象词

从读者的角度来看,表达得越直接就越礼貌。来看两个句子。a. Congratulations on your recent promotion. b. Congratulations on your being named the manager last week. 这两个句子可以出现在祝贺信中。a句尽管言语本质上是礼貌,但promotion 过于太模糊而不能被满足收信人的面子。b句更有效,因为这些词更具体直接,在恭维和祝贺是比较大方。利奇认为我们应该把对别人的赞扬最大化,把对我们自己的赞扬最小化。这个句子中,写信人让收信人知道她是受喜爱的,并且祝贺她晋升为经理的职位。一般的,具体词容易表达意思,也容易理解大意。因为所传达的信息越生动,就越有利于收信人获得积极的反应。

(2)使用主动词

主动词比被动词更具有强调性。人们倾向于喜欢那些有表达行为的主动词的句子而不是含有被动词的句子。例如:a. I'm glad to accept the invitation. b. Your invitation is accepted.第一个句子更有效,比第二个更礼貌。

(3)使用肯定句

因为肯定句强调积极愉快的方面,表达的也更友好礼貌。所以肯定句能从收信人那受到积极地回应。比较下面两个句子:a. We can't fill your order unless you send us your specification. b. We will fill your order quickly when we receive your specification. 这两个句子可以出现在订单的接收信里。A表达的意思伤到了收信人的积极面子。B是个肯定句,强调积极方面,如果给了说明书订单就会尽快签订。

(4)使用短句子来突出观点

要是信息有益于收信人,信息应该以直接有力的方式展现出来,使用独立分句和简单句是最好的方法。用这种方法,即直接有礼貌。例如:a. You are the winner of our grand prize.b. We would like to inform you that you have won our grand prize. 前句用直接有力的方式表达获奖的好消息,后者用了复杂的句子。在表达好消息的商业信函中,也有一些其他的选择来暗示礼貌,例如使用长句。

3.2.2 在表达坏消息的商业信函中使用礼貌原则

(1)使用肯定语气

人们不喜欢别人说NO因为NO这个词经常产生不愉快的心情。但是在拒绝信中商业信一定要说NO。那我们怎样在不产生不愉快时表达意思呢?事实上,能用否定词表达否定意思也可以以肯定的方式表达否定意思。比较下列句子:a. Therefore, we can't return your check.b. Therefore, we've deposited your check and credited your account with this amount.

(2)使用被动语气

人们通常在表达坏消息或间接责备别人是会使用被动语气。因为被动语气强调情景或事件而不是涉及的人,这样对收信人的伤害会更小些。例如 ; a. You fail to deliver the goods in time. b. The goods have not been delivered in time. 很明显,b句更礼貌

(3)使用虚拟语气

希望,建议,推测和一些与事实相反的都用虚拟语气来表达。一般会使用条件式的表达方式比如:我希望,似乎,可能,愿意,等等。换句话说,虚拟语气可以用肯定的表达方式表达否定的内容。而且,当说明理由之后,否定的内容更容易被读者接受。例如,如果商品能够按照我们的说明去使用,我们愿意赔偿你们的损失。在这个句子里,隐含的意思是我们是不会做出赔偿。虚拟语气给创造出一个肯定的气氛,并包含一个否定的信息。

4 结论

本文探讨了合作原则和礼貌原则在商业信函中的应用。首先我们以商业信函的特征为基础讨论了这两个原则在商业信函中的应用,指出二者在商业信函的写作中起着重要的指导作用。同时,出于礼貌的要求,合作原则也可以被违背,尤其是在表达消极信息是尤为如此。

参考文献:

[1]Leech, G. 1983. Principles of Pragmatics [M].London: Longman.

[2]Searle, J. R. 1979. Expression and Meaning: Studies in the Theory of Speech Acts [M]. Cambridge: Cambridge University Press.

[3]Sperber, D. & Wilson, D. 1986. Relevance: Communication and Cognition [M]. Oxford: Blackwell.

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3.商务英语信函中的礼貌原则 篇三

由于汉英文化存在着截然不同的传统和风俗习惯，人们的生活方式、思维方式、价值观念、语言习惯等都有很大的差别，许多日常行为在两种语言的交际活动中也存在明显的文化差异。本文旨在通过对比分析汉英文化中褒奖行为的异同点及常见的语用失误，使大家进一步了解语言只有在一定的文化背景下及语境中被正确使用，才能体现出它们的交际价值，这对我们的日常交际、英语教学及语言研究有极大的启示和帮助。

[关键词]跨文化交际 汉英文化差异 褒奖语及应答 语用失误

一、引言

语言是文化的载体，是文化的一个密不可分的组成部分，它既反映文化，也受文化的影响。语言使用除了受到结构规则，即语音、词汇、语法等的制约，还会受到使用规则的制约，这儿的使用规则即指语言所属的社会文化，社会文化决定语言使用是否得体。由于文化的迁移，外语学习者常常会将自己的文化模式套入新的语言文化中，而“文化既有其统一性、延续性和共有性，又有其差异性和变化性。”（胡文仲，1985）

褒奖行为这种社会现象存在于每个社会群体，存在于各种不同的语言文化中，不同层面、不同程度地反映着人们的交际活动，它不仅可以缩短交际者之间的距离，而且可以联络感情，巩固和加强交际者之间的团结，起到社会润滑油的作用。美国语言学家pomerantz指出，褒奖语是一种支撑性行为（supportive action），也是一种评价性行为（assessment action），也就是说，称赞语不仅有称赞的性质，也有评价的性质。下面让我们来探讨一下汉英文化在褒奖这一言语行为上的相似点及文化差异，并对由此产生的语用失误作一分析，这样可以使我们更好地了解在跨汉英文化交际时如何恰如其分地称赞对方并知道怎样对对方的称赞做出正确得体的语言回应，这对我们的日常交际、英语教学及语言研究都有极其重要的作用。

二、汉英文化中褒奖行为的相似点

1．注重礼貌待人

言语交际中所体现的礼貌程度，在一定意义上标志着一个社会的文明程度，反映着一个民族的精神风貌。中国是文明古国，礼仪之邦，在人际交往中，人们极为重视谦虚、恭敬的态度和礼貌的语言。

英语文化中也充分体现了对言语行为中礼貌原则的体现。利奇（leech，1983）在前人研究的基础上，从语用学和人际交往中修辞的角度，对交际活动中的礼貌原则进行了新的归纳和分类，即由得体准则（tact maxim）、慷慨准则（generosity maxim）、赞誉准则（approbation maxim）、谦虚准则（modesty maxim）、一致准则（agreement maxim）和同情准则（sympathy maxim）等六个准则构成。

后来的一些东西方学者相继从不同角度对言语交际中的礼貌现象进行了探讨，使礼貌成为语用学研究的重要课题之一。礼貌原则反映到行为中，在称赞、感谢等表达上，汉语和英语存在着不少相似之处。如，（1）你做的饭真好吃。

（2）thank you for your help.2.提倡谦虚态度

一般认为谦虚是中国文化所具有的美德，但是，在英语文化中也是一个重要的内容。在汉语的谦虚表达中，对于来自对方的称赞和评价，一般不采用全面赞同的应答，而采取“缩小规模”来表示同意的策略。如，（1）甲：你刚才唱歌唱得真好听。

乙：是吗？不过我觉得我没大放开。

（2）a： you have a nice one-room apartment.b： yes.the rent is expensive.it is a burden.说话人通过赞同、认可来称赞对方的行为，听话人通过谦虚、礼貌的态度来应答，从而创造出“和”的气氛，这是汉英语言在会话中的典型表现。褒奖行为带上了社交礼节的特点，在日常生活中维持了人们之间的圆满关系。

3．讲究协调和谐

很多东方国家包括中国有史以来在社会结构上一直是家族式的，形成一种聚合模式，其特点是从众意识较

强，不想突出个人，注重与他人“和为贵”。我们不难发现在学校里，有些说话讲究艺术性的老师批评学生时很讲策略，如你的文章写得很好，要是字再漂亮些就更棒了。老师把批评书法和称赞文章结合起来，减弱了批评的味道，学生容易接受，对维护和谐的师生关系起到了良好作用。中国有以“和”为轴心的文化，中国人常常无意识地、微妙地运用这种“和”文化来相互理解，彼此达到和谐的关系。

英语国家大都是异族混居的国家，成为一种离散模式，其特征表现为相互疏远，讲究个体独处。不过，他们的社会也并非没有在“协调”上下功夫。西方语言哲学家及语用学家格赖斯（grice）在1968年就提出了会话所需要的四个协调原则：（1）说直话，不要说没有十分把握的话；（2）掌握信息数量，不要给予超出所需的信息；（3）说有关内容的话，不要离题；（4）说话要明快、简洁、条理清楚。这四个原则被认为是语言交际的一般会话原则。

三、汉英文化中褒奖行为的差异

1．褒奖方式的差异

一个美国学生和一个中国学生应邀去日本朋友家做客，虽然过后中国学生对美国学生说日本饭菜并不迎合他的口味，但在吃饭及做客后告别时，他却一直不停地在主人面前说饭菜如何地美味可口。美国学生觉得中国学生说了假话，让人听上去很虚伪。他认为如果是自己的话，他会说一些感谢的话，但同时也会率直地指出饭菜不合口味。对此，中国学生的解释是说饭菜可口是感谢的一种表达，并不是虚伪的恭维。

英语文化中，人们习惯把对对方的敬佩和感激用不同的言语行为表现出来，假使要称赞他们，也是采用评论性的、限制性的，而且是高姿态的称赞方式；而中国人面对同一对象时，其称赞、感谢的言辞是不带评价的、全面肯定的、低姿态的，往往被西方人看成过分谦虚了，是虚情假意、恭维奉承的表现。

2．褒奖范围的差异及不同观念

汉英文化中不同的传统和价值观念导致了褒奖范围的差异，在西方的文化背景下，宗教信仰、收入、年龄等都是需要避讳的话题，如我们对此类问题进行称赞会使话题陷入尴尬境地，影响双方的进一步交流。和英语中的褒奖话语相对比，汉语中出现频率较高的褒奖语涉及到对对方性格、内在品德及精神的赞美和钦佩，如常可以听到以下的寒暄语。

（1）你脾气真好，对孩子这么有耐心。

（2）你起得总这么早！

（3）你学习真努力！

传统和价值观念的不同还体现在对于同一褒奖点人们的不同观念。一种文化普遍认可或认为是具有价值的行为，在另一种文化中却得不到承认，或加以摈弃；一种文化认为是文明的、适宜的言语，在另一种文化中却被认为是落后的、无礼的行为。让我们对以下几个方面的话题进行探讨，对此会有比较深刻的理解。

①体重。这是一个在两种语言中出现频率都很高的话题。过去，中国人见面如果说对方“发福了”“胖了”是一种恭维，但现在人们的生活水平的提高带来了对健康及审美的需求，很多人反倒愿意听别人说自己“瘦了”，可我们仍不能否认，在传统文化的影响下，说对方“发福了”“胖了”仍含有恭维对方生活条件优越的含义，而说对方“瘦了”一般情况下也表达了对其身体状况的关切；在英语文化中却没有这种含义，人们把体重超标看作是不健康的标志，所以说对方胖会被理解成暗指对方体质下降，而说对方“瘦了”毫无疑问是句恭维话，②金钱。对中国人来说，称赞对方的家庭背景、经济状况是一种恭维，在很多情况下这种恭维还会带有羡慕的成分；在英语文化中则不然，人们更看重个人通过努力而得来的财富，这种观念在本杰明·富兰克林（benjamin franklin）的著作中得到了体现——“god helps those who help themselves”（自助者天助）。

③友谊。汉英两种文化背景下的人都重视友情，但中国人的人际关系取向以情感为中心，认为朋友，特别是好朋友之间应该互相帮助，互讲义气，所以我们常常会听到“真够意思”“够哥们”“够义气”这样的恭维，这在英语文化中是听不到的。以英语文化为背景的人际关系取向以工作、志趣和活动为中心，朋友关系中仍然强调独立、自主和竞争，相互之间没有义务和责任。所以，一个人如果没有给他身处困境中的朋友提供帮助是很正常、无可厚非的。

④外貌。中国女性在公开场合或丈夫在场时受到异性对自己外貌的褒奖时，多数人会觉得不好意思，有时

甚至会觉得不雅，有失体统；英语中人们对女性外貌、化妆和服装等的称赞是很普遍、很自然的，而且自由度很大，基本上不受年龄、地位、场合和熟识程度的限制。

⑤家庭成员。中国人倾向称赞对方的家庭成员，尤其是对方的孩子；英语文化背景下的人们倾向家庭成员之间互相称赞。之所以存在这种差异是因为中国人家庭观念浓厚，认为家庭和个人是一体的，所以家庭成员之间互相称赞有“自我表扬”之嫌，而称赞对方的家人事实上就是在称赞听话者本人；而多数西方人自我观念意识强，这种独立性往往使他们对自己的家庭成员不吝赞美。如，（1）你女儿长得真漂亮！

（2）这么短时间不见，你儿子长这么高了！

（3）（母亲对女儿）you

2英语商务信函中礼貌的表现

摘要：随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济交流与合作也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商，同时我们又需要将贸易伙伴做出的各种承诺变成有据可查的文字记录。这时英语商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜而有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象，进而做成一笔笔好生意；反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的形象。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。本文通过大量实例的比较，论述英语商务信函应坚持的礼貌原则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。

关键词：英语商务信函；礼貌；原则

Politeness in English Business Letters

Abstract: With the development of the process of Global Economic Integration, the worldwide economic cooperation and exchanges are increasing.It is impossible that people meet their trading partners face-to-face, and we often need to make all kinds of the commitments that our trading partners have made a written record that can be checked.Now English business letters have become a cheap and effective medium of communication and replaced a personal visit.Each letter that we write to our trading partners represents a company’s image and shows its strength.A courtesy and descent business letter can help to build a favorable business image for the company and do business better.However, a letter without courtesy can not only lead to the failure of the business, but also destroy the image which the company has built up for years.3

Therefore, the courtesy of business letters is very important.Through systematic analysis and comparison of English business correspondences, this paper states that the principles of politeness in English business letters should be insisted.The author also presents several aspects of politeness in English business letters.Key words: English business letter;politeness;principle

英语商务信函中礼貌的表现

一、引言

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。“一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”

二、英语商务信函的定义

英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

三、英语商务信函写作原则

1、礼貌原则（courteousness）

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。

2、正确原则(correctness)

正确性不仅仅指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过，不宜漏说略述。避免使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority；a great of time；minority等，这些表达易造成混乱、误解，甚至引起不必要的纠纷。这一点对商务文件、信函等尤为重要。

3、明晰原则（clearness）

信要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，以至于收信人看了之后不会误解写信人的意图。信的每段宜一个话题为妥，采用篇幅较短的段落阐述，每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。段与段之间应使用过渡语衔接，诸如：firstly；secondly；however；moreover；in contrast 等短语，使整封信自然流畅，明白易懂。

4、简洁原则（conciseness）

一封拖沓冗长、措辞复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，有时甚至看不懂。故撰写商业信件时要长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思，这一点符合商务英语简易化的趋势。

5、完整原则（completeness）

信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人作出积极反映的一切问题及情况。

6、具体原则（concreteness）

使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7、体谅原则（conscientiousness）

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。

以上七个原则是商务信函写作中的指导原则,对于写好一封商务信函起着非常重要的作用。

四、英语商务信函的礼貌

从上述原则中，可以发现礼貌是书面商务信函中最基本的原则，是重中之重。我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，比如your kind inquiry；your esteemed order等就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情与处境，并且在文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，显得客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通却可以化解分歧而不影响双方的良好关系。商务信函中无论是索赔、抱怨及拒绝接受等措辞均要力求客气，委婉、礼貌地作答。

五、英语商务信函中礼貌的表现

1、英语商务信函的首尾（1）信件开头的问候语

虽说这些都是客套话，但是在商务信函中却是一种礼貌的表现。

如果对方是女士，不论婚否，如无职称，可用“Ms.”。如对方愿用“Miss”或“Mrs.”，宜尊重对方意见。如不知对方是男士还是女士，则可根据信的内容，选择一个合适的尊称。例如：“Dear Customer”；“Dear Personnel Manager”。

如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：Dear Sir or Madam(尊敬的先生或女士)。

如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，显得更亲切些：Dr.Smith（斯密思博士）；Mr.Smith（斯密思先生）；Mrs.Smith（斯密思夫人）；Ms.Smith（斯密思女士）；Miss Smith（斯密思小姐）。

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓：Dear James(亲爱的詹姆斯)。

力求避免使用“To Whom It May Concern”。因为据美国一些礼仪专家说，多数使用这样的称呼的信件都被扔进字纸篓，这种信件也许要花上几个星期才能到达负责处理这类信件的有关部门。然而，现在不少人向外国公司、大学等推荐人员时，他们的推荐信仍使

用这种称呼语（当然，国外也有不少人仍然使用这种称呼语），这是不可取的。如果你向一家外国公司推荐一名求职者，则可把推荐信写给该公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”；“Dear Personnel Manager”而不宜使用“To Whom It May Concern”。

（2）信件结尾的敬语

结束语与开首的称呼语一样，也是客套语，但是在商务信函中也是一种礼貌的表现。如果既是你的业务伙伴，又是朋友，则可用非正式的礼貌用语，只要给出最真诚的祝福，所以可以用：Best Wishes或者 Best regard。

如果只是你的业务伙伴，而且是第一次合作时，则要用正式的礼貌用语，既要表现出你真挚的祝福，也要表明你的严肃态度，所以可以用：Sincerely；Sincerely yours；Truly yours；Yours truly；Yours very truly。

有时也用Respectfully或Respectfully yours。在所有的结束语中，这是正式程度最高的，在商务信函中使用最少，因为它一般用于写给政府官员或教会神职人员的信中；Best 正式程度最低，但常用于比较熟悉的收信人；Sincerely用的最多。

2、英语商务信函的语气

无论何时，只要有必要，别忘了“谢谢”，“请您„„”之类的词语，而且既要热情友好，又要审慎仔细。由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

因此，一定要避免以下十种语气：（1）不信任的语气

“If what you say is true …”；“If …as you allege”之类的语句往往让人觉得你是在怀疑别人的可信度。这样不利于激发对方作出对你有益的举动。试比较下面的例句：

Poor:

We received the letter in which you claimed that the timer was defective at the time of purchase.If the goods were damaged in shipment, as you allege, we „

Better: We have noticed in your letter that the timer was defective at the time of purchase.As you mentioned the goods were damaged in shipment, we …

（2）指责的语气

无论何时，如果你想激发对方做出对你有益的举动，切忌指责对方，你可能会因为使用“You neglected”；“You forget”；“You omitted”等指责性语句而冒犯对方。试比较下面的例子，如果你是收信人，你会有什么反应呢。

Poor:

You obviously ignored our request that you return the report by registered mail.You did not read the operating instruction for the new machine carefully.Better:

We did request that you return the report by registered mail.To enjoy the full benefits of the new machine, you should follow the operation instruction carefully.（3）自以为是的语气

自以为是，认定对方会按自己的意见去做，是不礼貌的。例如下述句子就说明了这一点：

You would of course rather continue to do business with us because …

这种自以为是的观点，有一种强加于人的意味，结果往往适得其反，使对方不易接受。

（4）简慢的语气

虽然简明扼要是一种优点，但过分简单会给人一种漠视无礼的感觉。不论是否有意，简慢地回信是一种对别人的意见或做出的努力不够重视的表现。

Dear Mrs.Smith, Thank you for your recent letter.We are happy to learn that you like our new typewriter.Yours truly

Sidney Harmer

The Xing Sheen Company 因此既要简明扼要，又要避免三言两语，草率失礼。有时该写得详细点，就应写得详细些。

（5）讽刺的语气

很少有人愿意被人讽刺，在书信中几更须注意。有时写信人用反话讽刺来发泄不满，或强调某一意见，结果往往适得其反。例如下面这段文字，是商店经理写给全体营业员的，批评他们没有完成营业额，但由于用了讽刺口气，可想而知，结果不仅没有达到鼓励大家今后奋勉的目的，反而引起大家的不满：

Congratulations, ladies and gentlemen.I am proud to announce that, as a result of your sustained and untiring efforts last month, we fell only $15,000 short of our sales quota.You will be sure to receive rewards for your services.J.P.Lynn（6）暴躁的语气

在商务信函中，最忌暴躁口气。暴躁有时表现为发牢骚，但牢骚是谁也不会乐于接受的。例如下面句子，句中的暴躁口气必然引起大家的反感：

How do you expect the duplicating center to do its job correctly, if you don’t fill out Form 211F in triplicate as you are supposed to?（7）愤怒的语气

如果说暴躁的语气仅仅是发牢骚，那么愤怒口气则简直是在咆哮。

I bought a tape recorder at your store three days ago.The darn thing doesn’t work at all.When I called your store and demanded a refund yesterday, I was told that it was a damn sale item and there were to refunds on sale items.This is a real rip off.写信人也许完全有理由这样抱怨，但是愤怒的语气很可能导致对方的恶言拒绝。当然在实际业务中，有些事确实令人愤慨，但切忌在交际中表现出来。

（8）侮辱的语气

在一般商务信函中，蓄意侮辱是罕见的，但是无意之中中伤读者却是时有发生，最常见的是使用一些无形中贬低的言词。下面是一封产品推销的节录，该信的原意是想说服读者购买产品，结果反而中伤了不少人，因为这段文字的言外之意是谁不买金鱼牌的打字机，谁就愚昧无知：

All wise office managers around the country order Gold Fish-----the most efficient of all office typewriters.（9）居高临下的语气

在商务信函中，如果双方意在平等的基础上相互合作，居高临下的语气往往会带来不良的后果。

Poor: In an establishment as large as ours, we seldom …

We shall allow you to … You may call us at … Better: Please notice that it is not our common practice to … We shall be glad to have you … Please call us at …

同样，大吹大擂也会触犯读者。例如：

Our car costs more than competing one because it’s worth more than competing ones.（10）过分亲热的语气

近年来有一种趋势，商务信函的写作越来越采用非正式语体，许多人不按旧时的虚礼客套写信。然而，有些人却走向了另一个极端，显得过于亲热、友好。结果弄巧成拙，不仅没有建立友好感情，反而引起读者反感。

一般来说，商务信函中不要提及对方的隐私或者令人尴尬的事情，不要用名字称呼对方（如“Dear Fred”），除非双方早已习惯用名字称呼。

另外，过分亲热还表现在写信时滥用对方的姓名，以为这样可以取悦对方的欢心，其实不然。例如：

Dear Mr.Jones, We are … You see, Mr.Jones, as you know, Mr.Jones, 诚然，在信中使用对方姓名，如果恰到好处，会使对方感到亲切。但切不可滥用，即使在一封长信中，最多也只能用一次。

3、商务信函中体现出的态度

在商务信函中，写信人所体现出来的态度一定要是真诚和积极的。（1）以诚相待，避免虚伪

这种真诚的礼貌表现在内容上。这种礼貌要使对方真正感受到了，才能收到真正的效果，否则，这种礼貌就会被认为是虚伪，交际也就失去其意义了。

一般来说，虚伪有以下几种表现： a、过度谦虚

在商务函电中，一定的谦虚是必要的，但要避免过度谦虚，否则会给人以虚伪之感，如下面这封信就是如此：

Dear Mr.King, We most deeply apologize for the foolish error we made in handling your last order.Our distribution coordinator, our driver, and I myself, all wish to express our profoundest regrets.We are so very grateful, too, for the renewed opportunity your good company is giving us to serve your needs.We will continue trying, to the up most of our ability, to justify your faith in our efforts.Obediently yours, Richard Archer 有时出于必要，表示一下歉意是无可非议的；有时如有理由，说一句恭维话也未尝不可。但如果两者都做得过分，则贬低了自己，显得低三下四，既无必要，又欠诚意。

b、明显的恭维

恭维和谦虚一样，有时能增加一封信的效果，但多数人对明显的恭维，往往加以警惕，甚至引起反感，不得不使之怀疑写信人的诚意。

c、夸张

夸张易识破，也易引起反感。因此，应该控制使用一些诸如“sensational”； “amazing”；“unique”；“fantastic”之类的措辞。除非有确凿的事实根据，否则应尽量避免使用一些极端浮华的辞藻，因为即使是事实，也使许多人难以置信，从而怀疑你的诚意。

（2）积极对待，避免消极

即使在最忧郁、最悲观的情况下，也总有一些积极乐观的东西关键是在于如何看待现实。你可强调黑暗的一面，也可强调光明的一面。乐观为上策，因为这是人们希望看到的。乐观不仅使别人感到高兴，而且也使自己感到高兴。悲观会使交际带来一种阴郁的感觉，令人生厌不快。

The shipment will not arrive in Boston until the end of August.这句话强调了装卸的货不可能早来这样一个不祥的事实。如果反过来用积极肯定的语气表达，效果就不同了：

The shipment will arrive in Boston at the end of August.再看下面这个句子：

Since you did not indicate the correct stock number, we cannot fill your order.这是一种最糟糕的消极否定说法。这句话不仅强调了什么不能做（而不是什么能做），而且还有指责对方的口气。这是极不礼貌的，可将上述句子改为：

We will ship your order as soon as we know the correct stock number.下面这些词都含有消极否定的语气，所以应尽量控制使用：

Blame；fail；loss；complain；failure；neglect；death；false；prejudiced；delinquent；fault；terminate；dishonest；lie；worry；error；lose；wrong。

当然，根据情况，有时需要使用消极否定的语言，但应慎重，仔细斟酌，做到恰如其分，以达到最佳效果。

消极否定语气：Your order will be felled without further delay.You will never regret purchasing this fine sweater.积极肯定语气：Your order will be felled immediately.You will always be grateful that you own this fine sweater.避免消极口气的的一些原则：

a、强调事情的正面，即事情的如何或将如何；而不要强调事情的反面，即事情的不如何或将不如何；同时强调已做的，能做的或将做的；而不要强调未做的，无法做的或将不去做的。

b、尽量避免使用具有否定含义的词语。例如： I am sorry we blundered on your order…

虽然上述抱歉词语，形式上是肯定的，但使人联想到抱歉之中的那中不幸情况。c、注意防止措辞含有消极否定的言外之意，即使自己认为说得相当积极肯定，也须再三琢磨反复推敲。

d、不要受思想情绪的影响。即使有时感到某信非写不可，也不要把它看成是一种负担，而应把它看做是一次建立或增进同读者友好感情的机会。

（3）防止“冷漠”和 “不必要的条件”

虽然消极否定的态度和措辞违背积极肯定的原则，但还有一些态度和措辞也不符合积极肯定的要求。

冷漠态度表现：

冷漠说法：We have received your letter of August 15.积极肯定说法：We thank you for your letter of August 15.第一句句子并无多大缺点，只是效果不如第二句。不必要条件表现：

条件说法：If you will send us a check for $12 right away, you will be able to … 肯定说法：By sending us a check for $12 right away, you will be able to …

第一句因为有了“if”，就成了有条件限制的句子。这些句子都或多或少含有读者不会这样去做的可能性。此外，由于“if”置于句首，就更强调了条件限制。而经过修改的的第二个句子表达了同样的意思，却并无上述否定可能性的言外之意。

当然，条件限制不可能完全避免，“hope”及“if”这类用词不可能完全从业务信件中消失；说话也不可能永远直截了当，有时需要条件限制来避免自以为是的口气。

We’d appreciate knowing about any friend who might be interested in acting as our agents.该句子虽然有条件，但较客观。

此外，尊重对方也是礼貌的表现。有些人不喜欢第一人称代词（I, We）,特别是用在每句或者每段开头，为了尊重对方的感情，可用第二人称代词（you）。例如：thank you for…；would you like to …；you may want …用词上要力求避免种族偏见、残疾、年龄、性别和宗教等使人产生不愉快感觉的词。如“my girl”实际上指的是“my secretary”，而“cleaning woman”应用“domestic housekeeper”代替。

六、结束语

随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易的竞争日益激烈，英语商务信函在其中起着重要的作用。同时，礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限商机；就算您这次拒绝了对方的商务要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。因此，在日常的商务活动中，我们应注意英语商务信函中礼貌用语的使用，商业信函才会起到它应有的作用——通过英语的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。

参考文献

4.商务英语信函的写作原则 篇四

商务英语信函的写作原则

商务英语信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录,是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的.成功与否对企业的业务有着极其重要的影响,其写作原则是:用语礼貌规范、表达清楚准确、行文简洁完整.

作 者：黎黎 作者单位：新余高等专科学校外国语系,江西新余,338000刊 名：九江学院学报英文刊名：JOURNAL OF JIUJIANG UNIVERSITY年，卷(期)：27(5)分类号：H315关键词：商务英语信函 写作 原则

5.商务英语信函中的礼貌原则 篇五

二 写作原则

三 写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等

四 商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）

五 结论与体会

商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动

本身的特点决定了商务信函的以下特点。

1．正确性（correctness）

毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其

它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。

这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整

性（completeness），清 晰 性（clarity），简 明 性

（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy）

等特点。

这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语

法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用

正确的格式等等。

更有研究者（张彦，李师君 2005：171）指出，商

务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同

表达习惯与方式都要有精确的把握。

2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事 项和信息。

例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠

缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。

又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希

望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问

题。

3．清晰性（clarity）

商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让

对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。

王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可

以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结

构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切的单词放在一起；（4）使用主动语态。

例如，A letter was delivered to the company 和 They

delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清

晰明了，不会引起误解。

4．简明性（conciseness）

商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将 事情说清楚。

我们常说，言简意赅乃语言之精华（Brevity is the soul of wit），商务信函更是如此。

这里的要求是：（1）用尽量少的单词或汉字；（2）

一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说 清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点，也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。

为达到简明扼要的目的，（1）可以用常用的简单词

来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代in the event that，用 for 来替代 for the purpose of 等等。（2）用单词 替代句子或词组。例如，我们可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 来替代，进而将句子简化为 We are returning all the broken machinery。

5．具体（concreteness）

商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信 息而不是概括性和抽象的信息。

例如，The price of our product is about 100 dollars.这

其中的 about 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，让别人如何确定？

为了达到具体这一目的，（1）可以使用具体的修饰

词，如一些具体的数字。（2）避免使用抽象化的词，如 The price of gas has really skyrocketed recently。

6．礼貌（courtesy）

礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界，研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech 于 1983 年（转引自何自然 1997：107－109）提出了礼貌原则，并指出这一原则包含 6项准则：得体准则（Tact Maxim），慷慨准则（Generosity Maxim），赞誉准则（Approbation Maxim），谦逊准则（Modesty Maxim），一致准则

（Agreement Maxim），同情准则（Sympathy Maxim）。事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改

善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则 对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪 作用。

为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商

务信函中：（1）使用礼貌用语，如使用 Thank you，Please 等词语。（2）从对方角度考虑问题或阐述问题，即 You-approach，而不是 I-或 We-approach。这样很容易 赢得对方的好感。（3）使用积极和正面的词以替代消极 和负面的词语，如我们可以用 The office is open until 5

o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明显，前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。（4）即使我 们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。汉语里有句俗语，“生意不成情义在”，很有道理。再说 了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不 定会为自己或公司赢得新的商机。

7．商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行 业术语

有研究者（张煜等 2006：151；寥瑛等 2005：111

－113）指出，商务信函中会大量出现专业性强、准确度 高的外贸专业术语和行业术语。例如，常见的有 B/L（提 单），L/C（信用证），FOB（装运港船上交货），CFR（成 本加运费）等等。

而且，由于使用了这些专业术语和行业术语，会使 商务信函变得更加正式，书面语的特点显得更加突出

（二）用语正式庄重，礼貌

因为商贸函电主要用来洽谈业务，所以

用词较为正式，语句显得诚恳、自然、有礼

貌。礼貌(Courtesy)：礼貌指有礼，它不单

表现在文章的语句上还表现出对对方的态

度，即用语文雅有礼，不伤害对方积极面

子，对待对方的态度真诚、合作、体谅。

（三）文中多用专业术语和贸易行话

1．商务信函多用于贸易谈判，谈判的主

要内容涉及产品质量、价格、包装、装船标

志、保险、等国际贸易知识。在贸易活动

中，为了交往的方便快捷，形成了一系列的贸易术语(commercial terms)，如：

F.A.Q.(Fair Average Quality)产 品 品 质

术语，其意为“中等品质”

G.M.Q(Good merchantable quality)产

品品质术语，其意为“适销品质”。

G S P(G e n e r a l i z e d S y s t e m o f

Preference)，国际贸易政策术语，其意为

“普惠制”。

CIF(Cost，Insurance and Freight)是

价格术语，表示“成本、保险加运费”。

O/C(Outward Collection)是付款方式术

语，表示“进口托收”

TPND(Theft pilferage and Non-

Delivery)是保险术语，表示“盗窃及提不着

货险”

2．同时在信函交往中也形成一些常用的套语行话，如：

We are in receipt of„(兹收到)

We are willing to establish business

relations with your company(我们愿与贵公 司建立贸易联系)。

We should be oblidged if you would

send us catalogue and price list of(如 蒙 赐 寄„的目录册和价目表，我们将不胜感激)。We are looking forward to your early

reply(盼早日复函)

（四）商贸信函有相对固定的格式

商贸信函格式相对固定，大体上由以下

几 部 分 组 成 ： 信 头（heading）、日 期（date）、称 呼（Salutation）、正 文（body）、结 束 语（the complimentary close）、签名（the signature）。

6.商务英语信函中的礼貌用语分析 篇六

英国语言学家Geoffrey Leech提出的礼貌原则认为, 人们在语言交际中, 都在自觉不自觉地遵守着语言的某种原则, 即说话人与听话人之间应尽量地表示礼貌和尽量减少不礼貌的表达方式。“礼貌原则”的核心内容就是尽量做出让步, 使对方从中获益, 从而使交际顺利进行, 并使自己从中获得更大的利益。商务信函作为一种书面语言交际的介质, 同样应该遵循礼貌原则, 只有这样, 才能写出得体的、能保证商务交际活动成功进行的信函。

国际语用协会秘书长Jef.Verschueren于1999年出版的《Understanding Pragmatics》一书中, 提出了语言的顺应论, 按照Verschueren的观点, 语言选择必须与语境动态顺应。语境不是静态的, 而是由不断被激活的语境因素和一些客观存在的事物动态生成的;语境产生于交际双方使用言语的过程中, 会顺着交际过程的发展而不断变化。意义的生成是语言和语境互动的过程和结果。不断变化的语境制约着语言的选择, 不同的语言选择又会引起语境的不断变化, 语言使用的过程实际上是为了顺应而不断做出语言选择的过程。任何语言在使用过程中都要动态地顺应语境。语言使用只有在具体的顺应过程中才有意义。

二、商务英语信函中的礼貌用语实例分析

不论是在商务合同还是商务信函中, 礼貌是建立并且保持双方友好关系的基础。因此, 在商务交往中为了和贸易伙伴建立良好的贸易关系, 在措辞上常常使用礼貌用语, 比较委婉地表达意思。

商务英语信函交流又是一个需要交际双方根据不同语境进行语言和词汇选择的动态过程, 在这个过程中, 对于交际双方来说, 交际的原则没有静态的、孤立的、不区别交际的具体环境而一成不变的标准, 同样的表达方式对于不同的交际对象, 如初次合作尚未建立业务关系的潜在客户和有着频繁的贸易往来相互熟悉的老客户, 即使是在相同的语言环境下也会产生不同的含义, 这些有差别的理解都会影响到商务交际的目的和效果。这就涉及到语境关系的顺应。按照Verschueren的语境顺应理论, 有很多进行语言选择的交际语境因素, 对交际语境的顺应也因为不同的解释而具有一定的主观性, 并且受制于进入交际者视线的交际语境因素。在商务英语信函交往中, 任何一个语境的变化都会影响到言语行为的方式及所传达信息的准确性。而且, 在不断地连续地商务英语信函往来过程中, 随着双方交往的深度变化, 各自通过信函所传递的信息理解程度也随之变化。那么, 双方在礼貌用语的采用上也要做出相应的调整。双方贸易一开始, 由于语境的完全陌生, 在信函交往中更多的是通过客气和礼貌而相互试探, 小心翼翼, 到后来随着双方交流的加强及熟悉程度的增加, 语境发生了变化, 信函中的礼貌用语也从客气婉转变为逐渐随意直接。例如以下两个人的书信往来就反映了礼貌语与语境顺应理论的一致。

Letter 1

Dear Sirs,

We thank you for your letter of 10th Janunary…

Kindly send us your complete catalogue and price list quoting the best discount for quantity buying.

Thanking you for your kind attention to the matter and trusting to hear from you in the near future, we are

Yours truly,

H. Smith

Letter 2

Dear Mr. H. Smith,

Thank you for your enquiry of March 8.

We have pleasure in quoting as follows:

We hope that this meets your approval. Please let us know if you require any further information or samples.

We are looking forward to receiving your order.

Yours sincerely

David

Letter 3

Dear David,

We have received your quotation but regret to find the price irrelevant to current market trend.

We hope you will reconsider the matter and send us a new offer.

Smith

Letter 4

We are indeed sorry you find our prices too high.

We wish we could lower our prices but unfortunately we cannot do so.

Despite our inability to offer you lower prices, we still hope we may receive an order from you .

David

通过以上David和Smith两人之间的信函往来, 我们可以得出语境动态顺应使得礼貌用语的使用随着双方熟悉程度的提高而发生了明显的变化。根据Verschueren的语境动态顺应理论, 语言选择并非受某一单一语言环境因素的制约, 而是很多因素综合作用的结果。并且由于时间和环境的变化, 起主导作用的因素也不同。因此, 写信人在传达信息时要尽可能准确的对语言环境进行主观判断, 包括对收信人应有的反应作出判断, 预测收信人在理解和领会自己意图时可能产生的差别, 据此决定采用何种语言方式表达自己的意图, 既不失礼貌和对对方的尊重, 又不失去自己的尊严和立场。

三、结束语

综上所述, 商务英语的语言是一种活的语言, 商务英语交际中礼貌语的使用要始终照顾到语境顺应论和动态顺应论, 不断的做出调整, 以适应交际的需要。

参考文献

[1]Verschueren, Understanding Pragmatics.Beijing:ForeignLanguage Teaching and Research Press, 2000.

7.浅析英语中的礼貌原则 篇七

关键词： 语用学 礼貌原则 Lakoff Leech

1.引言

礼貌是许多学者关注一个重要课题，它可以被理解为一种社会现象，一种社会习俗下的规范，或是为实现良好人际关系的一种手段。从本质上讲，礼貌是一种带有伦理或道德特点的行为准则。本文主要介绍了Lakoff和Leech的礼貌原则，并分别指出了两者存在的问题。

2.Lakoff的礼貌原则

Lakoff是加州大学伯克利分校的语言学教授，在1973年总结了“礼貌原则”，并提出了交际中经常使用的三条准则，即不强加于人、给对方选择权和让对方感觉良好。Lakoff表示这些准则对交际的顺利进行至关重要，只要说话者没有遵循三条准则，就可视为“违反准则”。在1975年至1977年之间，Lakoff对礼貌原则进行了如下修改：

（1）正式性：保持距离。

（2）尊重性：给予选择。

（3）友好性：体现赞同。

第一条准则在礼仪书或是正式的礼貌用语中最能体现。说话者对听话人和自己所说内容都要保持距离，这既可以避免话语中存在任何感情因素，又能使交谈双方置身事外。矫枉过正和避免白话是保持距离的两种手段。使用Mr.，Dr.，Sir等头衔能体现此条准则，还可以使用非人称代词one，尤其是用来代替you或者I。例如在标准英式英语中，“One feels awful about that”就相当于“I feel awful about that”。

第二条准则可以单独与其他两条准则结合，而规则1和规则3是相互排斥的。这条准则把如何表现或是做什么诸如此类的选择权都留给对方，例如言论和行动中的犹豫。如果说话者并不是真的对自己所谈内容表示不确定，升调和反义疑问句则是规则2的两种手段。同样，避免作正面答复可以实现同样的效果，即让听话人自己决定能否把对方所谈的内容当真。所以“Jim is sort of short（吉姆有点儿矮）”可能是“Jim is short（吉姆很矮）”的一种礼貌说法。使用委婉语也是规则2的一种方式，因为它会给听话人留有选择，表面上似乎不能够听出对方所要谈论的真实内容，但是这种语言上的伪装很俗套，因为说话双方都清楚地知道他们正在讨论什么。

第三条准则的目的是让听话者觉得说话者喜欢他，对他感兴趣，并想与他友好相处，等等。规则1和规则3是互斥的，即不能既伸出友谊之手，同时又冷漠地离开。但规则3和规则2却可以相互结合，即既可以展示出友好又可以体现出恭敬，就像规则1和规则2，既保持距离又不失恭敬。口语化的语言一般是规则3不可缺少的，我们可以说禁忌语，但不会使用规则1中的专业词汇或规则2中的委婉语，即向对方直接表达自己的观点而不需讲究客套。在某些情况下仅仅使用昵称或名字，某些情况下仅仅使用姓也是规则3得一种方法。总之，规则3意味着完全的平等。

虽然Lakoff的礼貌原则较笼统，未能引起学术界的足够重视，但它却为我们提供了一套比较实用的用语规范，对言语行为的成功实现具有强大的约束力和解释力，可以较好地促进参与者内部的团结，并为礼貌现象的研究提供理论参考。

3.Leech的礼貌原则

在探讨礼貌原则之前，我们首先应该提及美国语言学家Grice的合作原则，即在会话中，交际双方相互合作以达到成功交流的目的。从这个意义上讲，每一对话者都会为了同一个交际目的进行有意义并且有用的话语交谈。Grice进一步提出合作原则的四个准则，在这一领域中引起学者们激烈的讨论。这四条准则分别是数量准则、质量准则、相关准则和方式准则。Grice还观察到，人们经常故意违反这些准则而说一些晦涩含蓄的话语，由听话人自己推断说话人的隐含意思，此即会话含意。

Grice的合作原则为交际的顺利进行提供典范，但它无法解释为何人们在日常交际中经常无视这些准则，会话含意理论也没有解释为什么人们常常趋向间接沟通。为了弥补合作原则的不足，Leech提出了礼貌原则。在他看来，“间接性是出于礼貌”（Leech 1983）。Leech的礼貌原则共有六条准则：

得体准则：（1）使他人受损最小；

（2）使他人受益最大。

慷慨准则：（1）使自己受益最小；

（2）是自己受损最大。

表扬准则：（1）尽量少贬低他人；

（2）尽量多表扬他人。

谦逊准则：（1）尽量少表扬自己；

（2）尽量多贬低自己。

一致准则：（1）尽量减少与他人的分歧；

（2）尽量增加与他人的一致。

同情准则：（1）尽量减少对他人的厌恶；

（2）尽量增加对他人的同情。

在这六条准则中，“self”是指说话者，而“other”指的是听话人或是第三方。在这些准则中，得体准则和慷慨准则表达了同一种意思，即让自己受益最小，让别人受益最大。前者用于请求他人，后者用于自身。在遵循得体准则的同时，也遵循了慷慨准则，它们是同一个问题的两个方面（Leech 1983）。表扬准则和谦逊准则也是同样的道理：最小化赞美自己，最大化赞美他人。同情准则和一致准则是指减少自己和他人之间的分歧和反感，需要大家在对话中尽量与他人的观点保持一致。

礼貌原则虽然对语用学的研究有重要意义，但也存在不足之处。如六条准则中关于“最大”、“最小”、“尽量减少”、“尽量增加”的说法过于绝对，最重要的一点是礼貌原则忽视了对语境的考虑，如何将语境与礼貌原则系统的结合起来，这一问题值得我们深思。

4.结语

礼貌原则是人们日常交际中的重要准则。Lakoff和Leech的礼貌原则虽然不同程度地存有缺陷，但为后来的研究提供了非常重要的参考价值。

参考文献：

[1]Lakoff，R.The Logic of Politeness，or，Mind in your P’s and Q’s[M].1973.

[2]Leech，G.Principle of pragmatics[M].Logman Inc，New York，1983.

[3]Levinson，S.C.Pragmatics[M].Cambridge：Cambridge University Press，1983.

[4]顾曰国.礼貌、语用与文化[J].外语教学与研究，1992，（4）.

[5]何兆熊.新编语用学概要[M].上海：上海外语教育出版社，2000.