小企业档案管理制度

小企业档案管理制度（精选8篇）

1.小企业档案管理制度 篇一

企业档案管理制度

企业档案管理制度1

第一章总则

第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。

第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。

第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

第二章管理职责与人员

第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导;外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助;国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容;海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。

第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。

第九条境外档案工作主要内容：

(一)编制档案工作发展规划和工作计划;

(二)制定文件材料归档和档案管理制度;

(三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作;

(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;

(五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作;

(六)负责境外档案移交工作。

第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训;一般选用中方员工。

第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的`档案。

第三章文件材料的形成与归档

第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。

第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式

(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。

(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。

(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和目录后归档。

(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。

归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。

企业档案管理制度2

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责：

(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。

第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。

第十一条企业对保管期限已满的`档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。

第十二条企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。

第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。

第十四条企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。

第十五条企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。

第十六条企业提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。

第十七条国有企业资产与产权发生变动，应按<国有企业资产与产权变动档案处置办法>做好档案的处置工作。

国有企业破产，破产清算组应妥善处置破产企业档案;国有企业分立，档案处置工作由分立后的企业协商办理。

第十八条企业对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。

第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。

第二十条本规定由国家档案局负责解释。

第二十一条本规定自20xx年9月1日起实施。<国营企业档案管理暂行规定>同时废止。其他有关企业档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。

企业档案管理制度3

一、档案管理机构及其职责

1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的.档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

二、归档制度

1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出

企业档案管理制度4

档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。

2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。

3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。

4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。

归档制度

1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。

7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。

8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。

档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所负责的`档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

2.小企业档案管理制度 篇二

一、电力企业档案管理现状及存在的问题

随着国家对电力发展的不断投入和电力企业自身的改革发展, 电力企业的档案也经历了从无到有的过程, 由原来的笔纸记录转变为现在的计算机网络管理, 正逐步向现代企业档案管理过渡, 虽然现阶段公司立专门的综合档案室, 配备了专职档案管理人员, 对全公司档案实行集中统一管理, 但是作为一个高速发展的行业来说, 企业档案在理性化、规范化、信息化的有效管理中仍存在很多问题。

(一) 对档案的重视程度不高

长期以来, 有部分领导或员工对于档案工作的认识存在一定的误区, 没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识, 认为档案管理只是简单的把企业及其客户的资料输入到电脑中去, 保管好这些资料就行了, 投入人力、物力、财力去管理, 对于企业的发展不会带来经济效益, 且在电力企业中只重视电力工程的建设, 忽视了对企业档案的建设。部分工作人员对于档案管理工作缺乏主观能动性, 在工作中重形式轻内容, 对于档案的管理大多是为了应付上级检查考评, 没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

(二) 管理力量薄弱, 管理手段落后

对于部分电力企业的企业档案的管理人员并没有受过专业的档案知识的培训, 都是由办公室文员或勤杂人员兼任, 且变动频繁, 对于档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解, 档案收集意识淡薄。此外还有些企业档案管理的自动化水平不高, 大部分档案室没有单独的档案管理软件, 办公人员主要采用手工检索和录入的工作方式, 远远达不到网络化管理的需要。有部分企业虽然有专业的档案管理部门, 电力企业内部分工较细, 但未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动, 在工作过程中形成的材料归档还比较难, 导致电力企业的档案管理工作与其它工作相比相对滞后。

(三) 档案管理人员素质有待提高

由于相关部门对档案管理工作的认识不足, 认为档案管理是一个工作轻松的部门, 人事部门在选拨档案管理方面的工作人员时要求比较低, 有部分档案电力企业档案管理人员都不是档案专业毕业的, 对于档案管理的工作也是相当陌生, 意识不到档案管理工作在整个电力企业发展的重要性。企业发展中注重效益的追求, 对档案管理人员缺少系统的业务培训, 这也是导致工作人员素质不高的一个原因。

二、提高电力企业管理水平的建议和措施

(一) 加大企业档案管理硬件的投入

现在档案管理都是计算机电子档案存储, 在电力企业要建立统一的企业信息系统平台, 工作人员在查找某单位的档案时可以直接通过平台查询资料, 不用再去专门的档案室挨个查找, 这样就突破了工作的时空限制。对于电子存档的场所, 应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件。电子档案的安全性是企业档案管理中值得重视的问题之一, 为确保电子档案的安全性, 企业内部要制定防范计算机病毒的措施, 防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。要加强计算机系统管理, 对一般操作人员的计算机一律去掉软驱和光驱, 所有需安装的软件都必须由系统管理员执行, 从根本上解决病毒的威胁。

(二) 培养和提高档案工作者的素质

在档案管理现代化建设中, 要想把工作做好, 就必须建立一支有理想、有道德、有素质的档案工作人员队伍。对于没有档案部门没有专门办公地点的企业, 一定要给档案管理部门尽可能的腾出独立的办公地点, 这样也能提高档案管理工作人员办公的积极性。企业内部要加强对工作人员教育的培训, 可以定期的组织档案办公人员对新的管理知识学习研究, 在办公专栏上多宣传些其它企业先进的档案管理方法, 档案部门可对工作人员实行一定的奖励政策, 鼓励办公人员在课余的时间自学专业知识, 对于在工作中表现优秀的工作人员可适当的发些奖品, 以激励员工更加勤奋的学习专业知识。另外加大招考力度也是也是提高档案管理人员素质的有效途径, 在进行人员招聘时, 招聘的要求及难度都要加强, 如可以招聘些懂法律, 会英语, 精通计算机的复合型人才, 改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理的状况。另外对于档案管理工作者素质的提高, 不仅局限于档案管理者精湛的业务素质, 还要提高档案管理者的心理服务素质, 也就是必须要有良好的职业道德。主要表现在首先要热爱档案管理事业, 只有热爱所做的工作, 才可能在工作中尽全力的奉献力量, 其次要对工作深化认识, 强化责任感, 在充分认识企业档案工作的重要性的同时要把全部精力投入到工作中, 要定期主动积极的向领导汇报档案管理工作情况, 对于工作中遇到的困难要尽力的去解决。对于平常的工作要责任到个人, 一是便于分清工作人员的工作任务, 更能是提高档案管理工作人员的自觉性。

(三) 搞好档案工作标准化、信息化建设

要把档案管理工作提高到正常的工作水准上来就必须加强对档案管理工作标准化、信息化的建设。档案工作的标准化就是对于企业档案管理制定相应的条款制度, 每个工作人员都应该是按照规章制度进行工作。档案工作信息化, 是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础, 通过档案信息化建设, 不仅能够提高工作效率, 更能实现对企业信息资源的集中管理。档案的标准化和信息化是相辅相成的, 档案工作的标准化是档案信息化的基础, 没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化。因此, 企业档案部门要认真学习有关档案工作标准, 研究档案工作业务规范, 提高档案管理的标准化水平, 为档案工作信息化创造条件。

总之, 当今社会管理方向发展的一大趋势就是信息化, 它对档案管理工作提出了新的要求, 那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段, 提高档案工作的效率和水平, 以尽快实现档案信息化管理。电力企业档案管理应以社会信息化为依托, 运用现代先进信息技术, 实事求是、与时俱进、开拓创新, 尽快早日实现企业档案管理工作信息化、现代化和资源共享, 使企业档案工作更好地服务于电力企业的建设和发展。

摘要：电力企业档案在电力事业的发展建设中起着关键作用, 它是企业的无形资产, 是企业发展、经营和管理的基础, 是企业信息资源的宝库, 所以电力企业档案管理的工作在企业管理中尤为重要。然而如何对企业档案工作进行科学、规范的管理, 使档案管理水平更上一层楼是作为我们档案管理者首要思考的问题, 本文就现阶段电力企业档案管理的现状进行分析, 指出目前档案管理方面存在的问题, 并针对此问题提出相应的解决措施及策略。

关键词：电力企业档案,档案管理,解决措施

参考文献

[1]周斐.加强和规范县级供电企业档案管理的思考[J].云南电业, 2009 (07) .

[2]钱小英.电力建设企业工程档案的收集与管理[J].常州信息职业技术学院学报.2012 (09) .

[3]王和, 郭庆华, 王众志;试论电力企业管理信息系统建设[J];吉林电力;2006 (1) .

3.小企业档案管理制度 篇三

关键词信息时代电子档案传统档案管理

一、档案管理存在的问题

1.档案管理本位思想、保密意识根深蒂固。企业档案管理工作长期以来形成的工作模式、工作意识形成了档案管理工作的“惯性思维”。这就造成了档案管理的被动服务，档案的知识价值得不到合理的发挥和挖潜。知识管理的背景下，档案信息所占企业各项信息的份额日益突出，但档案部门并没有成为企业重点关注的部门，甚至一度形同虚设。

2.管理过程中重实体保管、轻知识挖掘。随着企业体制的改革，企业档案实体管理历经岁月洗礼，变的相对成熟。目前企业档案的保管机制比较健全，保管手段比较先进，保管方式日趋合理。档案实体管理方面，管理人员理顺档案收集的渠道，并对收集到位的档案整理、鉴定、保管等也驾轻就熟。然而相对于档案实体管理而言，企业对档案知识的挖掘显得薄弱很多。主要表现为：信息共享机制与知识挖掘机制不健全，忽视隐性知识的归档管理、档案管理业务功能单一，缺乏可兼容性等。另外，企业档案中出现的一些新兴档案种群，如客户档案、竞争情报、知识产权档案的管理，目前可以说是薄弱环节，既缺乏可规范的操作，也没有形成可供遵循的一般管理规则。

伴随着计算机电子技术的高速发展，办公的自动化以及网络化也逐渐的普及和成熟，以前的许多要靠人工处理的工作都可以直接通过计算机或网络来处理，在文件处理的整个过程中几乎可以实现无纸化，同时伴随着无纸化办公的普及大量的电子文件也就应运而生。

二、电子档案管理与传统档案管理的对比

1.电子档案管理的归档方式和时间与传统档案管理不同。电子文件在其形成过程中需要进行随时的数字签名、信息认证以及加密保护，以确保电子文件在处理和传输过程中准确无误，同时对档案部门接收到的电子文件的原始性以及真实性予以保证。电子档案的归档可以在文件办理好之后随时进行，或者也可以采取周期性的定时统一归档方式，电子文件形成后可以由该部门通过传输或备份的方式交给档案管理部门，同时档案管理部门对电子档案进行编号和设置访问限制级别，为今后查找档案的人员提供便利。

2.电子档案的分类和编号管理与传统档案有所不同。对于电子档案的分类，档案管理部门是在接收到电子文件后当即就对每一个文件编制一个文件号，同时将文件相应的分类号和档案号也设置好，并且在归档的同时对主题词进行标引以及著录。随着技术的进一步发展，电子档案的管理也引用了先进的检索工具，这样用户只要有电子档案的文件号或者关键词，就可以调阅相关的各类电子文件，这样在很大程度上降低了档案管理工作者的工作强度。

3.电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不同。相对于传统的档案而言电子档案的文件载体容易老化一些，同时随着计算机信息技术的发展也会涌现出更多的电子文件载体，这些都在一定程度上对电子文件的长期可读性产生影响。有鉴于此，档案管理部门要尽量对能够统一格式存储的电子档案进行适当的格式转换，以利于今后对电子档案的利用。

三、电子档案的管理过程中遇到的问题

1.电子文件比较容易被修改。由于电子文件没有特定的字迹，因此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹，这不像纸质文件，可以通过字迹来分辨出文件是否已经修改过了。同时，电子文件在网络上传输时，也有可能会遇到非法截获或更改，这在防范上也是有一定难度的。

2.界定电子文件的原件比较困难。电子文件的制作是在计算机平台上完成的，它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，可以同时在多个计算机上对同一个电子文件进行展示，这也使得不同时间、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有区别了，不像纸质文件可以很直观的分辨出哪一个是原件哪一个是复印件。

3.为适应信息时代计算机技术的发展，电子档案的格式也要经常的变换。在人们全面进入信息时代以来，计算机技术无论是软件还是硬件都在以非常快的速度变换着。因此，需要长期存储的电子文件档案进行格式和结构上的变换，这和电子文件的最初形式也存在一定的区别。另外，由于目前的技术有限，还没有普及电子文件的签署技术，也就是说还不能在每一份电子文件上进行盖章和签名。这也在一定程度上使得电子文件是否为原件的判断比较困难。

四、对电子档案管理进行优化的策略

1.建立健全电子档案管理的制度。为了更好地做好电子档案管理工作，档案管理部门应该专门建立和健全电子档案管理制度，并将该项制度纳入到信息管理的科学工作程序中去。与此同时，对电子文档的管理工作要定期地进行自查、总结以及考核。电子文件的归档及管理工作应该要用电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门这三者结合的方式来进行。

2.采用“双轨制”的方式进行归档。为了进一步保证电子文件数据的安全，对电子文件进行归档时应该采用“双轨制”。在现在的法律背景下，文件生效的主要标志就是印章和签署，因此在现有的技术条件之下，那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。另外，由于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件很容易被修改的特点，在对电子档案进行管理时，将那些比较重要的文件做成硬拷贝以保证数据的安全性就显得尤为重要。就目前来讲，一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案，使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档，最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3.努力增强档案管理人员的专业素养。档案管理部门应该更加重视对档案管理人员专业素质的培养，有利于从根本上提升电子档案管理的作用。由于电子档案是建立在高科技平台上的，因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以，在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中，除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外，还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。可以这样说，加强对档案管理工作人员的培训，既有利于培养档案管理部门的优秀人才，又可以使得档案管理工作得到更加迅速的发展。

参考文献

[1]贺真.论现代企业管理资源建设依据与策略[J].档案学研究，2009（1）.

[2]李淑英.发挥企业档案作用服务企业文化建设[J].隧道建设，2008.

[3]吴丽珊.企业档案信息化的几个阶段[J].经济科技档案，2005（3）.

4.企业档案管理规章制度 篇四

第十一条 文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

第十二条 确定公司档案保管期限的原则

(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

(二)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十三条 公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第十四条 档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第十五条 档案材料鉴定小组审定，并经公司有关领导批准后，方可销毁。

第十六条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第六章 档案的借阅

第十七条 公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，方可借阅。

第十八条 公司各部门借阅非本部门的业务档案经档案所属部门同意或公司领导批准。

第十九条 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

第二十条 借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经单位负责人批准。

第二十一条 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

第二十二条 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

第二十三条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

第七章 惩戒

5.企业内训：企业文件档案管理 篇五

明阳天下拓展

培训主题：文书档案管理办法 企业文件管理规定 文件归档整理方法天数：1 天 课程大纲：

一、企业文件档案管理体系的建立

1、企业文件档案管理体制的设计

2、企业文件档案管理制度的编制要求

3、企业文件档案信息系统的建设

4、企业文件的形成管理业务要素

5、企业文件的归档管理业务要素

6、企业档案的价值鉴定业务要素

7、企业档案的分类与编号业务要素

8、企业档案的利用与安全业务要素

二、企业文件的清理与归档范围的确定

1、企业文件清理的含义

2、企业文件清理的方法

3、确定企业文件归档范围的方法与案例分析

三、企业文件的日常登记与积累

1、企业文件登记细则的制定与工作流程

2、企业文件积累细则的制定与工作流程

四、企业档案的分类与编号

1、企业档案分类的内容与要求

2、企业档案分类的逻辑规则

3、国家关于企业档案分类的参考标准

4、企业档案号的编制方法与标准

5、企业文件归档整理的方法与流程

五、企业档案的鉴定与开发利用

1、企业档案价值鉴定的基本方法

2、企业档案开发利用的方式

3、企业档案信息安全

6.企业档案管理办法 篇六

1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。

2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

3、档案的查阅：

（1）任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条；如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

（2）公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

4、档案的保护：

（1）查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

（2）严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

（3）微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名（复印签名视为无签名）的档案资料（特别是技术、设备、标准资料）打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。

（4）任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。

5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。

7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。

7.企业档案集中统一管理 篇七

一、什么是档案的集中统一管理

档案的集中统一管理,首先是指国家规模的集中统一管理,即国家的全部档案归国家所有,任何个人和集团都不能够占为私有,全部档案是国家的宝贵财富,为党和国家的各项工作需要服务。如何才能构成国家规模的集中统一管理呢?笔者认为构成国家规模档案集中统一管理的细胞,必然是各个专业系统的基层单位。也就是说,基层单位的集中统一管理是构成国家规模集中统一管理的基础,没有这个基础,国家规模的集中统一管理就是空中楼阁。什么是“基层单位档案的集中统一管理”呢?基层档案的集中统一管理应该是;在具有公章对外,财务独立,有任免权等三个条件的企业、事业单位里,对全部档案工作实行六个统一,即统一领导、统一制度、统一保管、统一分类编号、统一著录标引、统一编目。在这里集中统一管理的含义有两层,一是实行集中统一管理的单位,必须具有公章对外,财务独立,有任免权等三个条件,才能构成一个全宗单位。如一个设计院、一个研究院、一个发电厂等;二是在这个全宗单位里必须达到六个统一,即统一领导、统一制度、统一保管、统一分类编号、统一著录标引、统一编目等六项内容。

二、为什么要实行集中统一管理

1、集中统一管理是社会主义制度对档案工作的客观要求。社会制度对一个国家的档案管理体制起着决定的作用。在私有制的资本主义社会里,由于资本家各自为政,尔虞我诈,互相保守,互相侵夺,他们把大批的档案材料据为私有,成为他们牟取暴利的专利工具。因此,在资本主义私有制的社会里,档案不可能实行集中统一管理。我们的国家是中国特色社会主义制度的国家,它决定了档案只能属于党和国家所有。

2、集中统一管理是达到档案完整、准确、系统、安全和有效利用的保证。一个企业的全部档案是一个整体,如果该企业档案采取了集中统一管理原则,那么,其档案相对而言则应更系统、更完整、更安全。反之,如果其档案没有集中统一管理,就谈不上系统、完整、安全了。企业档案的系统、完整、安全可以说是集中统一管理原则的必然结果。维护企业档案的系统、完整、安全的原则也要求企业档案实行集中统一管理。保存档案的根本目的就是为了利用。应该说利用才是档案工作的灵魂所在。如果我们所保管的档案不齐全、不准确,不系统,就不能达到对档案的有效利用。而通过集中统一管理,就能从机构体制、领导到制度管理等,保证所形成的档案完整,准确、系统、安全和有效利用。

建厂初期,我厂一直处于边生产边基建状态,建设工期长达10余年,一度档案管理体制不健全,制度不完善,资料不完整,给企业的生产经营工作造成很大困难。实践中的教训和随着《档案法》的实施,使全厂各级人员对档案工作及档案资源的重要性有了全新的认识。1987年,我们将档案管理作为企业管理的一项基础性工作,纳入了《厂长任期目标》和企业升级达标规划之中,建立档案机构,充实管理人员,健全管理制度,使企业档案管理工作步入了制度化、规范化、科学化的轨道。1991年档案升级活动停止后,厂领导明确指出“档案升级停止了,但档案管理一刻也不能放松”,并采取了一系列措施保证档案工作正常开展。一是领导重视。厂领导一直重视档案管理的现代化工作,始终把档案管理纳入企业发展整体目标,把档案管理的现代化工作落实到创一流规划中,亲自过问并切实帮助解决档案管理工作中存在的困难和问题,多次安排档案人员到兄弟单位收资、学习、调研。二是充实档案管理队伍,完善档案管理体系。在我厂多次体制改革中,我厂在管理机构和人员大幅度精简的情况下,仍然坚持档案管理只能加强、不能削弱的原则,不但强化了档案工作的领导,而且调整充实了档案人员,同时还健全了全厂档案管理网络,明确了各单位档案工作分管领导和兼职档案员,使档案工作进一步加强。三是加大资金投入,加快档案管理硬件建设。我厂每年列有档案资料专项费用,用于档案资料的收集和补充。1990年以来,又先后投资统一了档案装具,配备了微机、除湿机、吸尘器、灭虫杀菌机等专用设备。

我公司按照高标准、高起点的要求,从四个方面着手强化企业档案管理工作。一是加强领导力量。我公司明确总工程师具体分管档案工作,综合档案室共有专职档案人员6人,各单位配备兼职档案员。二是重视提高群体档案意识。档案管理是一个系统工程,不仅要有一支过硬的档案管理队伍,而且需要全厂广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识,增强全员意识,健全考核机制,发挥档案作用”的档案管理工作思路,把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容,认真组织学习贯彻,对全公司职工进行《档案法》的学习和培训,使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后,又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中,适时开展了《档案法》宣传周活动,并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上,组织了全公司档案知识竞赛。我厂还将档案管理进行指标分解,纳入经济责任制,对完成情况进行考核,有效增强了各级领导档案管理的责任感。同时,我们从档案利用产生的巨大经济效益和社会效益中,明确了“档案兴企”的工作思路,使大家能够理解和支持档案工作,提高了群体档案意识。三是档案管理的硬件建设。我公司先后拨专款用于档案库房的装修和档案设施、设备的完善与配套,为档案的保管、保密及开发利用提供了良好的条件。四是重视档案骨于队伍建设。要严把档案人员的选配关和人员培训关,提高档案人员素质。

早在1984年,邓小平同志就提出:“开发信息资源,服务四化建设。”信息时代的到来,知识和信息越来越成为比资产更重要的资源。企业档案是一种重要的信息资源,企业要壮大竞争实力,振兴发展,就要大力开发利用档案信息资源,从企业档案信息中获取有价值的东西。例如:我公司积极开发利用档案信息资源,主动为企业、为生产、为一线服务,取得了显著的成绩。

1、开发利用档案,给企业带来明显的经济效益

我公司从1994年开始探讨对4台125MW和4台200MW机组全面改造方案,我公司综合档案科提供了汽轮机、发电机、锅炉及其辅助设备总图等大量有参考价值的科技档案,利用科技档案卷次共800余卷,从1997年至2001年,先后对8台机组进行了现代化技术改造,改造后的机组各项经济技术指标,达到了国内同类型机组的先进水平。通过技术改造,不仅延长了机组的寿命,使老机组焕发了青春,而且大大提高了机组安全可靠性、可控性、可调性和自动化水平,增强了企业实力,对于企业参与市场竞争,迎接新世纪挑战,无疑具有重大的现实意义和深远的历史意义。在改造中,以汽机通流部分改造为重点,对发电机部分、锅炉部分以及相应辅机进行了全方位配套改造,热控部分改DCS、调速系统改DEH纯电调,使机组综合技术装备和安全健康水平有较大的提高,并取得明显的综合经济效益。

2、发挥档案的依据凭证作用,取得经济和社会效益

例如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,促进企业可持续发展,根据国华电力发展规划,决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组,并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。目前,关停1—6号机组的申请已通过上级主管部门审批,机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1—6号机组拆除与出售过程中,档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案,并以档案为重要依据,编制机组拆除方案,使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中,作为购买方的山东金佰生物技术有限公司,把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案,表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全,并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交,能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据,使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见,完整齐全并管理良好的档案,在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则,1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥,使机组设备变废为宝,为企业赢得了可观的经济效益。再如为了减少二氧化硫排放量,保护大气环境,完成江苏省政府和省环境保护厅下达的“十五”期末二氧化硫排放总量控制指标和防治计划,我公司在 #7、#8机组配套安装烟气脱硫设备。福建龙净环保股份有限公司上海龙净环保科技工程有限公司和我公司生运部、锅炉公司等部门的工程技术人员到综合档案科查阅 了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00等有价值的科技档案,为改造工作的前期初步设计、工程的顺利实施提供了基础条件。#7、#8机组安装脱硫装置后,每年可减少二氧化硫排放12145吨,脱硫洗涤塔具有50%的除尘效率,烟尘排放浓度可进一步降低,改善当地大气环境质量,因此项目具有显著的环保效益。又如2000年10月,山西省某煤矿二位同志来我公司要求查阅1995年和1996年两笔煤款未收到,要求徐州发电厂支付此款。我公司财务部同志来到综合档案科查1995年度(431—1、8、9、17)、1996年度(431—6、7)燃料明细帐及1995年度(433—199、200)、1996年度(433—3、4、5、6、37、99、149)会计凭证档案,我公司分别于1995、1996年度向对方已付过款,使对方承认了此款已汇出这一事实。为我公司挽回了经济损失。再又如2011年9月30日,我公司与当地农民为公司大门口处一块三十亩土地归属问题发生争执,为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷(铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料),手续齐全,完全证实此地已为我公司征过,避免了纠纷,赢得了效益。再再又如2011年10月17日,我公司与某施工单位由于深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包问题发生争执,我公司纪检监察 部查阅了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷(深井泵房看护及灰场灰坝运行维护承包协议、合同审核意见单等),证实我公司确实履行了合同协议,避免了纠纷。再再再又如国华徐州发电有限公司(以下简称徐电公司)为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策,促进企业可持续发展,根据国华电力发展规划,决定关停拆除徐州电厂1—6号老机组,并利用1—4号机组场地建设2台1000MW超超临界机组。2×1000MW机组(上大压小)建设工程2台机组已于2012年12月4日高水平通过达标投产和工程质量评价工作。为争创国家级优质工程金奖,我公司邀请中电建协专家组对我公司百万机组进行两次创优咨询检查,专家们分为锅炉、土建、电热、汽机、综合指标、档案六个专业组分别进行检查。按中国电力优质工程奖评选办法(2013版)最新标准,对现场实际和档案资料进行抽查和现场检查,相关参建单位给予密切配合。2013年7月27-28日,中国施工协会专家组来我公司进行国家优质工程金奖现场复查。国优现场复查按“两会三查”方式对工程实体、重要部位、关键工序、主要试验、检验项目文件及工程档案进行核查。通过检查,专家们高度肯定了我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程创优工作取得的优异成绩。一致认为我公司2×1000MW机组(上大压小)建设工程符合国家优质工程审定办法2013年版及现场复查重点部位的要求,通过国家优质工程金奖现场复查。在两次创优咨询检查及国家优质工程金奖现场复查中,我公司筹建处、生技部等各部门及江苏省电力建设三公司、天津电力建设公司等参建单位在档案室借阅了大量基建期的竣工档案和主机的设备档案,档案在为我公司顺利通过国家优质工程金奖现场复查工作中起到了关键的作用。

3、提供档案为企业经营决策、查处经济案件 、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用

如2002年12月我厂朱厂长借阅徐州发电厂征地实况及红线图以及 #1、#2灰场等处征地问题的批准通知书及协议书等(0300-8030-1、8、9),为领导关于我公司机组扩建提供了参考。再如1997年我公司编写《徐州发电厂志》,厂编委先后调阅了综合档案科大量档案资料(89-073-45、92-601-01、02等)编写厂志共查阅各种档案案卷202卷次,复印资料近5000张,为厂志的顺利完成立下汗马功劳。

4、围绕企业生产经营工作做好资料汇编

我们坚持调查研究,确立实用、可行的编研课题,做好经常性的资料汇编工作,满足企业生产经营各项管理需要。几年来,我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经济统计指标分析》、《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《安全经济指标分析》等22种165万字的编研材料,其中,通用性编研资料17种,深层次编研资料5种,同时还编制了检索工具28种161册,对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。如《电气设备铭牌手册》、《征地文件汇编》等,都成为了管理人员日常办公离不开的工具,深受工程技术人员的欢迎。近年来,我厂累计利用档案材料7000多卷次,创直接经济效益2亿多元,而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性,解决了多起经济纠纷,创造了良好的社会效益。

4、集中统一管理是实现档案工作现代化的重要条件

现代化的工业企业,一般都具有较大的规模,复杂的结构,而且目标多样,功能综合,互相依赖、互相制约,是一个有机联系的整体。反映这个整体系统的档案,如果不相应地形成自己的体系,就很难适应企业建设的需要。我们要搞档案本身的现代化管理,就必须应用信息系统工程,例如信息的储存,信息的检索、信息的提取、信息的传输、信息的显示以及用通讯线路联成档案信息系统工程的网络。实现这些现代化的管理技术,如果我们不搞档案的集中统一管理,那也是沙滩上盖楼没有基础的。因此,集中统一管理是档案工作实行本身现代化的重要条件。

档案管理现代化是企业发展的需要,也是档案自身建设的需要。1992年开始,我厂就着手实施采用以光盘技术和网络技术为基础的多媒体档案管理信息系统,结合我厂已经实行的办公自动化(OA)系统的单轨运行,制定了建设多媒体技术数据库信息管理、全文级图象管理和视频音像管理融为一体的档案管理网络的规划,并逐步加以实施。目前,我厂已经建成了包括打字、文书、档案为一体的办公网络,开发应用了包括人事档案、经营档案、生产实时信息档案等全方位的综合档案信息查询功能,使授权用户可以上网查询所需信息,全厂各类文件的管理形成了完整的微机管理体系,基本实现了无纸化办公。1983年以来的文书档案已全部著录进微机网络,自建厂以来的科技档案也已著录进计算机,档案立卷、统计、检索、打印均实行了微机管理,科技图书资料实现了微机管理和目录检索。现在,我厂档案室配备有6台IBM液晶显示屏幕微机,激光打印机5台。档案微机管理已与厂MIS系统联网,厂领导以及有关职能部室均可按照管理权限,在各自的工作站或档案信息站查询所需的档案信息资料。

我公司新近投资购置了清华紫光工程图档管理系统,包括绘图仪、激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备,它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段,将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图象,经过净化处理压缩后存入光盘,充分利用我公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据,与此电子图像自动对应,网络用户在WINDOWS环境下,应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。我公司在公司内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统,公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。

2014年1月24日,我公司图形信息系统已上线运行,包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息,并集成了其他生产和设备管理系统数据,方便了设备资料查阅和管理,提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案(基建档案、设备档案)已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里,公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室2台1000MW发电机组档案的电子文件。

三、集中统一管理的具体要求

企业特别是大中型企业要将企业档案工作在一些环节上的具体做法或具体措施统一起来,即形成企业档案工作的几项标准,它既有利于集中统一管理原则的具体落实和贯彻执行,也给档案工作带来方便和高效。

1、统一领导

《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)规定:企业应确定档案工作的分管领导,确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人,确定档案部门的负责人。企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构,或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。规范中的规定,切中了我们档案工作的要害。要想把档案工作搞上去,如果不首先解决领导机构问题,那只能是竹篮打水,什么也捞不住,如果领导机构得到了合理的解决,那就能够做到:“障百川而东之,回狂澜于既倒”。因此,在我国各个企、事业单位要实行集中统一管理,就必须建立相应的机构,统一机构是实行集中统一管理的重要支柱。

2、统一制度

档案工作的各项规章制度是档案工作得以健康顺利开展的根本保证,也是档案工作各项成功经验的历史总结。在一个企业范围内,其内部规章制度是否统一,对于档案工作的正常发展起着至关重要的作用。企业内部主要的档案工作制度有:归档制度;库房管理制度;图纸的修改、补充制度;保密制度;借阅制度等。统一制度的具体要求是:某项企业档案工作制度经某部门起草后应送交本企业负责档案事务的最高权力机关审核,然后下发到本企业各部门贯彻执行。从制度上将企业档案工作统一起来的好处是,有利于企业档案人员管理档案,易于熟悉情况。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来,我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系,狠抓制度建设。首先,我们将档案管理进行指标分解,纳入我厂各级人员和岗位经济责任制,按月对完成情况进行考核,有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次,我们根据企业档案管理的专业特性,制定了企业档案管理的业务流程,明确了在档案管理的各个节点上,领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度,厂本部均专门行文发布,使其具有了权威的约束效力,从而实现了档案资料的超前管理、有序控制,取得了显著效果。

近年来,我们制定并实施的档案资料管理制度主要有:第一,档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书,限期上交,愈期进行考核。第二,机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容,并规定设备异动后,工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三,设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后,必须有专职档案人员到场才能开箱,设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员,必须将技术资料交档案室验收归档,没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四,工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收,没有档案管理人员验收签字,财务部门不得进行工程决算付款。

目前,我厂已建立了14种1.3万字的档案管理制度,使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循,职责明确。这些制度的实施,有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%,资料完整率达99%。

3、统一保管

档案实行集中统一管理的内容之一,就是必须强调集中保管。如果只是领导机构统一了,制度统一了,而档案还分散在各个地方,单门独户,各自为政,那是算不上集中统一管理的。当然,这个集中保管是以构成档案全宗单位的三个条件为基础的。比如神华国华徐州发电有限公司算一个集中统一保管的单位,它就得把各个生产部门、各个公司、各个专业的各种档案聚集到这里,形成一个档案资源中心。公司员工在遇到问题时,他们迈开双脚,能够有所去处,有了落脚的地方。他们到智慧的宝库里,可以进行综合查找。所谓综合查找,就是公司员工在利用档案解决一个问题时,往往需要综合查找多方面的档案资料才能解决问题。当然,要集中保管一个单位的全部档案,就相应地需要解决有关的库房装备问题。目前,我公司综合档案室装修面积达450平方米,配有档案密集架柜及中央空调,性能优良的计算机、扫描仪及档案专用软件、自动消防报警系统等,这些装具是集中保管档案的物质基础,对档案的安全保管起着保证的作用。

4、统一分类编号

现在企业档案大多数采取“十大类”分类法。国家推行企业档案的“十大类”分类法,其本质目的就是要在档案整理这一关键环节上将档案工作统一起来。不管是否采用“十大类”分类法,都应在本企业范围内实行统一的分类方法。这样做最大的好处就是易于交流、便于检索,不会因为由于档案人员的调动而给检索和利用工作带来太大的麻烦。

目前,尽管有很多企业采用了“十大类”分类法,但是各企业在给每一个类别编制代号时却又各自为政。有的用数字代码,有的用英文字母,有的用汉语拼音。而且类与类之间的标识符号、标签格式及其填写方法均各不相同,造成了档案人员之间没有“共同语言”,各人只能识别自己的一套方法。笔者认为,不仅在一个企业范围内要实行统一编号,而且在一个系统内也应实行统一的编号方法。我们电力企业一般都使用原国家电力公司《火电企业档案分类表(6-9大类)》。

5、统一著录标引

著录和标引是编制档案检索工具的二个主要过程,在一定范围内将其统一起来,对于检索工具的标准化起着非常重要的作用。企业档案著录应严格按照国家标准《档案著录规则》的要求进行,力求在著录项目、著录标识符号、著录格式、著录方法等方面取得一致。企业档案标引应力求在标引的要求、分类表与主题词表的选择、选词原则、组配规则等方面取得一致。

6、统一编目

企业档案目录是掌握企业全部档案的“钥匙”。企业档案离开了目录,就无法检索利用。档案目录的种类很多:有各种目录、索引、指南。把同一种档案检索工具从形式到内容加以规范化,使之成为所有人一见皆知的大众化目录,无论对于档案管理人员,还是对于利用者来说,都会受益匪浅。

记得周恩来同志曾向档案人员指出:“到档案馆工作不仅要整理和保管好文件,更重要的是熟悉业务,多做些索引、目录,使利用者查找方便,别找一个文件花半天工夫啊!”周总理的话,深刻阐明了档案检索工具的重要作用。在新的历史时期,档案工作者的主要任务,就是逐步实现档案管理的现代化,大力开发档案信息资源,通过提供档案信息,更好地为企业、为社会服务。要实现这一任务,档案人员必须在做好丰富馆藏、熟悉馆藏的基础上,编制高质量的检索工具。一般来讲,利用者前来查找所需材料,首先想到的是利用检索工具,即我们现有的案卷目录、全引目录、专题目录等。能否迅速、全面、准确地查到所需信息,毫无疑问取决于检索工具的编制质量。但有的档案馆(室)编制的检索工具单一,甚至只靠一种案卷目录管理档案,造成检索效率很低,漏检误检严重,无法满足利用者的多种需要。为此,要求档案工作者,不仅对本馆(室)有价值的档案材料都尽可能存贮进去,而且要以存贮档案的不同特点为依据,树立整体观念,统观全局,协调好各部分档案材料的关系,把编制工作与利用者的需要科学地结合起来。既不要盲目编制,又不能把检索工具看成彼此绝对分立,互不联系,使保管和利用都不方便。只有综观全局,考虑周到,实现互补,便于利用,这样建立的检索工具,才能使利用者对自己所需的档案资料,到档案馆(室)一查就能查到,并及时提供出来,如没有,也能明确答复,把漏检与误检降到最低限度,这样,既方便利用者,又提高检索效率。

8.浅析企业职工档案工作管理 篇八

摘要:企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料,是职工完整的历史记录。近年来,随着市场经济的逐步发展,人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入,企业职工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放等问题屡见不鲜。加强企业人事档案管理工作,优化企业人力资源管理配置,已成为当前企业亟待解决的问题。

关键词:企业职工 档案管理

1 当前企业职工档案工作存在的问题

1.1 现行企业职工档案管理体制落后 职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策的法律凭证,是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的内容已不单是侧重职工政治历史情况、工资晋级等形成的材料,而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放,签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多为分散管理、多头管理,有的在企业主管部门管理,有的在企业管理,没有实行集中统一管理,资源整合。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式,这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦,也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范的劳动力市场。

1.2 企业职工档案管理工作制度不完善。企业以追求利润为目的,普遍存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上,认为档案工作不重要,甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系,没必要把太多的精力用在人事档案管理上,导致对档案基础工作投入不够,造成了档案工作处于被动应付局面,难以高质量地完成。加之现在还有很多企业的人事档案管理仍停留在经验管理和手工管理阶段,这种方式严重制约了人事档案功能的发挥,越来越不能满足现实工作的需要。

1.3 企业职工档案管理不规范,利用率低。一是企业职工档案内容简单雷同,个人材料分散。企业职工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息,这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考,进而影响到人员的正常晋升与轮换,失去了真正意义上的参考价值。二是档案转递不及时,操作程序不规范。例如,有的人早已跳槽,但其人事档案还未按规定转递到新单位;有的企业违反规定,把人事档案当作普通邮件寄送,不作机要转递,这就容易造成档案丢失;还有的企业在人事档案转递过程中,不填写转递单,不经密封,就随意将档案交给本人自带,致使篡改、丢失档案的现象时有发生。三是有人利用档案管理的漏洞,制造虚假材料。例如,将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现,使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。

1.4 档案管理人员素质不高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低,文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强,造成企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料,致使有的档案错漏百出,给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致,前后出现多个参加工作时间,个人经历前后记录不完整等。

2 加强企业职工档案管理的建议及措施

2.1 明确企业职工档案的管理机构。当地政府应制定本地《企业职工档案管理办法》,明确规定档案管理者,一是经当地劳动和社会保障行政部门认定后,具备保管条件的的用人单位,二是当地劳动和社会保障行政部门的人才交流中心。严禁职工个人或他人保管档案,民营中介服务机构也不得保存职工档案。三是要明确改制、破产企业职工档案的流向和归属。企业合并、重组、破产后,对有单位接收的人员应及时将其档案办理交接;对临时未落实单位人员,归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理,待落实单位后,办理转递;对解除劳动关系的人员,其档案归劳动和社会保障行政部门的人才交流中心管理;对下岗人员的档案,应及时转递到劳动和社会保障行政部门的人才交流中心保存,以便再就业时使用。

2.2 强化档案意识,提高企业职工档案工作地位。一是加强宣传,提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体,加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法,通过法院对有关丢失职工档案处置的案例宣传,转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传,使他们把档案工作纳入重要议事日程,并使之在企业发展规划中占据一定的位置。二要通过各种有效的舆论形式及培训形式,使企业职工档案工作的性质、任务和作用,最大限度地被企业领导了解和认识,工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作,加大职工档案工作经费投入,使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来,促进企业全面发展。

2.3 规范企业职工档案的业务标准体系。在人事档案管理中,对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度,必须及时进行改革,建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化、科学化。在档案的收集上要及时、完整;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性,才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用,为企业人力资源建设提供更好的服务。