审计文件材料立卷归档作业规程

审计文件材料立卷归档作业规程（共3篇）

1.审计文件材料立卷归档作业规程 篇一

同济大学各类文件材料的部门立卷和归档流程

预立卷(材料的形成与积累)————整理组卷——归档验收

一、预立卷

1.学校各院、部、处、馆、总支、系、所、社、中心、工会团委和直属部门均为立卷部门。

2.各立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制案卷类目(类目名称见《同济大学档案立卷部门、归档范围和保管期限表》)。

3.各立卷部门要在平时随时将办理完毕的文件，按照案卷类目名称，分别归卷。

二、立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电、材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2.以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

3.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的全校性专门会议、千部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

4.校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办或党办立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

5.两个以上单位共同办理的文件由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

6.各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

三、整理组卷(立卷)1.坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料整理组卷后向档案部门归、件

2.在平时积累归卷基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。(参见《同济大学档案归档范围的确定》)3.将文件按年度或问题进行立卷分类。

(1)分年度:将文件按其形成或针对的年度分开。

如:

一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复，归入批复年度。

跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

跨车度的会议文件，归入会议开幕的年度。

法规性文件，归入公布和批准年度。

按学年处理的文件，归入专门年度。

科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

成绩、研究生学位论文分别归入毕业年度和授予学位年度。

（2）分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。4.以问题为主进行立卷组合。

如:

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。

统计、报表、名册等，按照名称组合。

学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。简报按名称或期号组合。

科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或若干卷可将管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷后放在各卷之首，其余可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。5.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

如:

批复在前，请示、报告在后。

上级通知在前，上报材料在后。

正件在前，附件在后。

印件在前，定稿在后。

结论性材料在前，依据性材料在后。

其他文件材料按时间顺序排列。

6.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式的样子折叠。

7.编页号

成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷（如蓝图、底图）的文件材料编件号。

（1）卷内目录、备考表均不编页号。

（2）卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编

写一个页号。

（3）页号应用兰色或黑色号码机敲出，起始号为1.(4)页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。

(5)同一问题的文件组卷后不得超过200页。

(6)以件为单元的在每件文件材料的右上角加盖档号章。

8.填写卷内文件目录

卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素墨水填写或用计算机打印。(1)序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

(2)文号:文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如:“国发[1995 ] 1号”。其年“[ 1995]”不得简写成“（95）".(3)责任者:形成文件部门或对文件负有责任的署名者。

(4)题名:即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题、外加“[ ]”号，如会议记录应概括出主要内容。

(5)日期:文件的形成时间，例:1994.10.10。

(6)页次:卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。9.填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

(2)立卷人:由组成本卷的兼职档案员签名。

(3)检查人:由对案卷质量进行审核的责任者答名。

(4)立卷时间:填写立卷的时间。10.书写封面

（1）立卷单位:立卷单位的全称。

（2）作者:卷内文件的主要责任者(单位或个人)。

（3）案卷题名:应简明确切，结构完整，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者(不得简称本校、上级)、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx来往文书”。案卷标题不超过50个汉字。

（4）卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限:依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）。（6）密级:有保密要求的要填写密级。

11、装订

(1)装订之前，先检查文件是否按16开或A3规格大小形成，如不是则需裁切、贴边、折边成16开或A3规格。

(2)采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm的厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

四、归档验收

1.归档验收:移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。

2.移交手续:移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

3.归档时间:党、政及管理类档案应在次年6月底前归档。科研、基建、设备、出版物、学位论文在鉴定、竣工、引进、出版和授予学位后的三个月内归档。

2.文件的立卷与归档 篇二

第一条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一的分别由两办负责归档；

a.上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

b.党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报告等；

c.厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

d.厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等；

e.有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

f.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；

g.上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料； h.反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品;

I.工厂日志和大事记；

j.工厂向上级批复的文件及上报的有关材料；

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第二条产卷要求：

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

3.审计文件材料立卷归档作业规程 篇三

第一章总 则

第一条为规范和加强法律援助案件档案管理，依据《中华人民共和国档案法》、司法部、国家档案局制定的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》，制定本办法。

第二条本办法适用于法律援助机构指派的律师、基层法律服务工作者和法律援助机构工作人员、社会组织人员、志愿者承办的法律援助案件。

第三条法律援助案件档案管理实行专人负责。档案管理人员应当忠于职守，依照档案管理法律法规，严格管理案卷档案。

第四条法律援助案卷档案以卷为单位，按照和一案一卷，按卷编号的原则归档；跨的案件，应在办结归档。

第二章案件材料的归档范围和顺序

第五条办理法律援助案件形成的材料应及时收集整理并按卷归档。

第六条法律援助案件材料归档范围和顺序

（一）刑事法律援助案件

１、刑事指定辩护案件

（１）法律援助审批表；

（２）人民法院指定辩护函；

（３）法律援助指派函回执；

（４）被告人意见单；

（５）检察院起诉书；

（６）上诉案件应附一审判决书或裁定书，再审案件应附生效判决书；（７）证据材料；

（８）律师会见当事人笔录；

（９）庭审笔录；

（１０）律师辩护意见；

（１１）人民法院刑事判决书；

（１２）法律援助结案报告。

２、申请法律援助的刑事案件

（１）法律援助申请表；

（２）受援人身份证明材料、经济状况证明；

（３）法律援助审批表；

（４）法律援助指派函回执；

（５）授权委托书；

（６）检察院起诉书或自诉状；

（７）上诉案件应附一审判决书或裁定书，再审案件应附生效判决书；（８）证据材料；

（９）律师会见当事人笔录；

（１０）庭审笔录；

（１１）律师辩护意见或代理意见；

（１２）人民法院刑事判决书；

（１３）法律援助结案报告。

（二）民事法律援助案件

１、法律援助申请表；

２、受援人身份证明材料、经济状况证明；

３、法律援助审批表；

４、法律援助指派函回执；

５、授权委托书；

６、民事起诉状（上诉状、再审申请书）；

７、上诉案件应附一审判决书或裁定书，再审案件中应附生效判决书；８、证据材料；

９、律师会见当事人笔录；

１０、庭审笔录；

１１、律师代理意见；

１２、人民法院民事判决书、裁定书、调解书；

１３、法律援助结案报告。

（三）行政法律援助案件

行政法律援助案卷顺序参照民事法律援助案卷材料排列。

（四）非诉讼法律援助案件

１、法律援助申请表；

２、受援人身份证明材料、经济状况证明；

３、法律援助审批表；

４、法律援助指派函回执；

５、授权委托书；

６、与受援人谈话笔录；

７、当事人提供的证据材料；

８、调查材料；

９、法律意见或草拟的法律文书，办理具体法律事务活动的记录；１０、法律援助结案报告。

（五）其他法律援助事项需要立卷归档的，参照以上相关规定立卷。

第三章案件材料的整理、装订

第七条归档时要对归档材料进行整理、检查，如发现有破损、褪色或者字迹难以辨认的文字材料应立即进行修补或复印。

卷页大小统一为Ａ４型纸张，小于卷页的材料，要粘贴在Ａ４型卷页衬底上，大于Ａ４型卷页要进行折叠。在剔除材料上的各种金属物体，确认案卷材料无缺失、遗漏后，按照归档顺序进行装订。

第八条档案在装订前必须逐页进行编码。编码使用阿拉伯数字，两面有字的要两面编页码。页码位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编码）。

第九条立卷用钢笔或碳素笔逐页填写案卷封面、卷内目录、需要填写的法律援助案卷文书，填写内容要完整，字迹要整洁、清晰。

第十条案卷装订一律使用棉线绳，三孔装订牢固。

第十一条案卷保存一般以为单位、以卷号为顺序存放，根据档案盒摆放方式，在盒脊或底边设置全宗号、、保存期限、起止件号、盒号等必备项。不同形成或者不同保管期限的归档案卷分别装盒。

法律援助档案分永久、长期、短期三种保管期限。长期保管的期限为二十年至六十年；短期保管的期限为五年至十五年；

第十二条制作归档文件目录，应使用Ａ４型纸页，根据保管期限或案卷类型进行分类。目录内容包括：档案号、案由、承办单位、承办人、页数、归档时间、档案管理人、备注等。

第四章案卷归档

第十三条法律援助案件应在结案后一个月内整理归档，交法律援助中心档案管理人员集中保管。

诉讼案件以收到判决书（裁定书、调解书）之日为结案日；执行法律援助案件以收到执行终结通知书之日为结案日；非诉讼法律事务以及其他委托事项办结之日为结案日。

受援人因具有《法律援助条例》第二十三条规定的情形之一而被法律援助机构终止法律援助的，或因受援人的过错、受援人要求终止法律援助以及无需继续为其提供法律援助的，以承办法律援助事项的人员接到终止法律援助通知书之日为结案日。

第十四条归档案卷应按照案卷归档范围和内容，做到文书材料规范齐全。法律援助案件因出现《法律援助条例》第二十三条规定的情形而终止法律援助的，立卷时应将承办法律援助事项的人员关于终止法律援助情况说明或受援人要求终止法律援助的书面材料，以及法律援助机构作出的终止法律援助通知书一并归入卷中。

第十五条档案管理人员接收档案时应该严格审查，对不符合立卷归档要求的，应退回立卷人重新整理。验收合格后，办理移交手续。

第五章案卷的查阅和借调

第十六条档案管理人员与查阅档案人员，不得随意扩大查阅范围，也不得泄露案卷内容。

第十七条涉及个人隐私的案卷不得查阅，因特殊原因，必须查阅的，应经中心主任批准。

第十八条摘抄档案只能摘抄判决书、裁定书和调解书等有关结论性的公文，需摘抄其他材料，应经中心主任批准。

第十九条法律援助案卷原则上不得外借，特殊情况必须外借时，应经中心主任批准。

第二十条查阅或借调档案必须办理有关手续，在案卷借阅表上注明借阅人姓名、查阅或借调案卷的案号、查阅日期以及借调、归还日期，并由查阅人或借调人签字。