公司前台接待流程

2024-09-12

公司前台接待流程（共6篇）

1.公司前台接待流程篇一

****公司参观接待流程

为保障***领导参观顺利进行，特制定此接待流程：

一、人员分配：

1．出席人员：

2．接待任务协调：

3．接待来访登记：

4．讲解引导员：

5．宣传材料布置、扩音设备负责：

6．电子设备负责人员：

7．陪同人员：

8．摄像：

二、接待安排：

1．参观路线

地点：

路线一：

路线二：

介绍人：

2．****项目讨论

地点：

会议记录：

内容：

1．2．

三、招待晚宴：

1．出席人：

2．酒店预订及酒水申请：

3．地点：

4．车辆安排：

2.公司前台接待流程篇二

一、坚持以人为本, 提高公务接待工作的层次和水平

公务接待是一种文明行为的连续展示。这项工作不仅要求讲究礼仪、懂得规范, 还要求体现对客人的尊重和热情。在公务接待过程中, 要充分体现以人为本, 重视人文关怀, 突出人性化服务。

第一, 要让客人知底放心。首先, 编制接待手册。接待手册是贯穿整个接待活动过程的重要工具, 一定要印制精美、富有美感, 在迎接客人的第一时间转达到手, 使其对集团概况、日程安排有一个感性认识和初步了解。其次, 要及时编发日程安排信息。针对客人对本地情况不熟悉随时查看接待手册等因素, 接待人员应该每天在出行之前, 将当日行程安排通过手机短信的方式发至每个客人, 做到及时提醒、方便查阅。

第二, 要让客人吃得开心。重庆菜系主要是以麻辣为主, 尤其以火锅而闻名于全国, 在公务接待过程中, 要合理安排、清淡搭配, 注意防止出现客人用餐不适应的问题。一是充分考虑客人的口味。不能以我们的生活习惯和主观认为客人喜欢的口味这样的指导思想来安排, 一定要结合客人的口味或要求, 择优安排用餐地点和菜品。二是可考虑客人能够接受的餐饮。火锅是重庆最为出名的地方饮食, 在安排客人用餐时, 要在充分征求客人的意愿上, 推荐微辣味道的火锅作为重庆特色餐, 让客人体验地域饮食文化。三是要根据地域和民族习惯来安排。我们国家幅员辽阔、民族众多, 南北饮食差异较大, 民族习惯也有不同, 对于有特殊习俗的客人, 一定要根据客人的地域和民族习惯来安排。

第三, 要让客人住得舒心。住宿是公务接待工作的重中之重, 要结合当地住宿条件, 根据客人的级别和特点, 坚持“以客人的要求为第一信号、以客人的高兴为第一追求、以客人的满意为第一目标”的原则, 选择对应的酒店和房间。安排住宿不能想当然、模式化, 要力所能及地符合客人要求, 满足客人愿望, 达到好的效果。作为接待人员, 要特别注意对所安排的房间设备设施、通风条件、供水系统等进行全面检查, 尽量做细、做实。

第四, 要让客人看得赏心。客人来集团, 有的是调研、考察, 有的是旅游、休闲, 有的第一次来, 有的已经来过几次。所以, 一定要根据客人的目的, 有针对性地安排参观项目和地点, 特别注意避免重复安排, 结合时间和线路等方面, 着重推荐集团公司接待能力较强的景区、酒店。在安排客人参观的项目和地点前, 接待人员要提前与客人联系沟通, 掌握客人重点关注的焦点, 摸索客人内心的真实想法, 力求达到让客人看得开心、感到满意的最好效果。

第五, 要让客人行得顺心。顺心是指全过程各个环节要顺利, 要有顺序且顺畅, 一是提前通报预告出行和返回的大概时间, 要让客人心中有数。二是要保持良好的车况。出行前, 一定要通知车队对接待车辆全面检查、认真检测。要求驾驶人员驾驶车辆中要遵守规则, 始终把安全放第一位, 不得有丝毫的马虎和松懈, 杜绝酒后驾驶、疲劳驾驶等。三是要保证财产安全。接待人员要定期及时提醒客人, 妥善保管贵重财物, 确保客人财产安全。四是注意饮食安全。在饮食方面不得有半点马虎, 要提前对用餐地点进行通知, 保证菜品、配料的新鲜和干净卫生。

第六, 要让客人有所恋心。接待工作要重点体现在服务上, 服务一定要热情周到, 让客人有一种宾至如归甚至宾至胜归的感觉, 达到“满意加惊喜”的效果。做好这一点, 仅凭一个温馨的微笑、一句热情的话语是不够的, 最重要的还需要从细节入手, 做到全方位、无缝隙的服务。比如, 准备一个接待百宝箱, 里头装有指甲刀、洗发液、沐浴露、防晒霜、雨具等日常用品, 随时提供方便。客人离开的时候赠送集团公司精心制作的纪念品作为美好记忆的留念, 不仅给客人留下难以忘怀的印象, 而且可以使客人产生依恋的情怀, 还可以启发客人再次前来的恋心。

二、突出集团特色, 走出独有的公务接待工作新路子

公务接待工作要做出成绩、展现亮点、达到效果, 关键是要突出集团特色, 在彰显集团企业文化的同时走出一条独有的新路子, 这样才更有质量、更有水平, 与众不同。公务接待要努力着手于接待手册、考察景点、线路拟定、餐宿安排、纪念礼品和内控管理等方面。

(一) 接待手册。接待手册 (接待指南) 的制定、印制, 在把握“翔实准确、美观实用”原则的基础上, 要充分展现集团公司“西部龙头旅游企业”的战略规划, 要充分展示“用心塑造、用心服务”的企业精神, 要充分展露集团“五位一体”的业态格局。在编排中, 要注重字体大小、颜色搭配, 重点涵盖欢迎词、集团简介、食宿安排、考察行程、陪同人员、联系方式等重要内容。同时, 要按照手册方便携带的原则, 进行印制。

(二) 考察景点。拟定考察景点, 对于展示集团公司形象和突出旅游景区特点具有十分重要的作用。在考察景点的选择上, 我们不仅要让客人感受景区的优美风光, 也要让客人感受集团公司投资开发、提档升级的发展成就。比如, 在客人有限的时间安排考察长江三峡沿线景区的时候, 重点安排丰都名山景区, 介绍集团公司对景区扶梯的全新打造, 对鬼斧神工的提档升级;在客人游览金佛山景区的时候, 让客人体验集团公司倾心修建的生态环保型进口索道, 参观综合发挥旅游产业功能, 充满人文气息的天星小镇。对于客人时间充足的前提下, 要选择集团公司亮点突出、服务配套完善的景区进行合理安排。

(三) 线路拟定。我们要根据景区与景区、景区与酒店的车程距离, 尽可能选择规划一条方便快捷、设施完善、环节相扣的交通线路。这样不仅可以节约更多时间, 还不会让客人感到疲惫。同时, 我们也可以把重庆山城最美最靓的地方展现在客人眼前。

(四) 餐宿安排。食宿安排是直接关系客人身体切身利益的重点工作, 在整个接待工作中处于最为关键的环节。食宿安排不是一定要选择装饰豪华的五星级酒店, 要在满足客人的需求的基础上, 尽可能选择集团公司旗下两江假日酒店。1.住宿。根据客人的身份、职级等因素, 全面考虑相对应的酒店和房型。房间内要求干净、整洁, 保持良好的通风效果, 配搭鲜花、时令水果和日常用品。客人入住前, 接待人员要进行全面的检查, 发现问题及时处理。安排集团公司旗下酒店, 要结合地方民族特色。比如, 考察阿依河景区, 就安排在牛角寨, 让客人体验苗家风情文化;考察重野景区, 就安排在两江假日野生世界酒店, 让客人感受与动物近距离接触的别样趣味。2.用餐。用餐地点的选择要结合本地特色, 针对客人的饮食规律和习惯。在用餐菜品上, 不能大包大揽、以价说好、以量定菜, 凭借个人喜好来安排, 要综合考虑, 科学合理、荤素搭配、分量适中。酒水的选择不能随心所欲, 要根据客人的口味和要求, 尽可能推荐集团公司独具特色的阿依河酒、虎骨酒等。用餐座次要按照主客顺序、职务大小, 准备好餐位牌, 依次摆放, 以便领导顺利入席和相互交流。

(五) 纪念礼品。给客人赠送纪念礼品, 一定要围绕集团公司的特点和文化, 既美观、大方, 又实用、便携, 让客人对集团公司有一个深刻的印象和美好的回忆。集团公司制作的夏布画, 展现出黄金邮轮的品质和长江三峡的雄伟, 加上黄金色彩的包装, 具有很好的宣传效应和独具收藏的价值, 送给客人肯定会十分高兴, 并带回去好好珍藏。

(六) 内控管理。公务接待工作肯定需要一定的经费, 如何有的放矢, 既不偏废, 也不走极端, 把我们的热情接待和内控管理有机结合起来, 真正运用到实际接待工作中去, 需要我们认真处理和把握。1. 组建队伍, 练就业务标兵。要打好胜仗, 就需要一支优秀队伍、一批精兵强将, 众志成城, 充分发挥各自的特点和优势。2013 年, 集团公司在子公司范围内, 特别是景区公司、酒店、邮轮、地产、旅行社范围内, 择优选拔“思想觉悟高、业务能力强、综合素质好、形象气质佳”的员工, 使“景区、邮轮、酒店、地产、旅行社”都有相对固定的人员队伍, 通过集中培训、交流取经、外出参观等方式, 进一步强化接待服务专业知识, 提升接待水平, 努力打造一支具有旅投特色的接待服务队伍, 逐步朝着“全市第一”企业的接待目标奋进。2. 加强学习, 提高综合素质。公务接待工作是集团公司的形象和窗口, 接待人员就是集团公司的重要岗位, 接待人员的素质、修养、能力、学识, 在接待过程中的工作态度、办事效率、文明礼仪、服务技巧等都起着关键性的作用。我们务必要加强学习, 掌握各方面知识, 努力提高综合素质。一是懂规矩、重仪表。这是对接待人员的首要要求。接待人员的言谈举止都要讲礼仪、讲规范、讲文明、讲细节, 一定要穿着得体、大方, 保持良好的外在形象, 给客人留下一个美好的印象。二是熟市情、通司情。接待工作涉及面广, 客人也来自五湖四海, 我们一定要熟悉重庆概况和通晓集团情况, 不能出现一问三不知的现象。在日常工作中, 要经常学习《重庆日报》等大型报刊涉及重庆经济社会最新发展动态的资料, 要把集团公司的经济社会发展、风土人情及集团公司的基本情况、组织架构、业态组合、发展方向、企业文化等熟记于心, 只有这样, 才能如数家珍地介绍给客人, 才能深层次、全方面地沟通交流。三是保沟通, 重协调。接待工作是一项比较复杂的系统工程, 不是一个人、一个部门能够完成的, 它涉及机场车站、宾馆酒店、参观点和有关单位, 还包括集团公司内部有关子企业等。在接待工作中, 我们需要做好大量的协调工作。所以, 与以上这些单位或个人做好有效沟通, 加强感情联络, 保持良好合作关系是尤为重要的。四是强应急、活机制。接待工作通常情况是按照日程安排有序推进, 但难免会根据天气情况、突发事件等因素有所调整, 我们在这种情况下, 一定要冷静淡定、头脑灵活、掌握情况, 在请示汇报的基础上, 增强应急处理的能力, 根据实际情况及时调整接待方案, 通知参与人员和后续各点, 并迅速做好相关对接工作。3.注意节俭, 杜绝铺张浪费。“艰苦朴素、勤俭节约”历来是我们中华民族的传统美德。在接待工作中, 我们一定要牢固树立勤俭接待和热情接待的观念, 努力做到勤俭而不怠慢客人、俭朴而不失礼仪, 在细致入微的服务上着重体现, 而不是以花费的多少来反映接待水平。

摘要：本文结合工作实际, 论述了公务接待工作在服务集团发展大局中的重要性。并提出坚持以人为本, 不断提高公务接待工作的层次和水平的措施和建议, 着重强调要突出集团特色, 走出一条独有的公务接待工作新路子。

3.风格公司先锋前台篇三

大宅院里当前台

夏姿·陈中国总部，华丽而低调的现代办公楼中包裹的却是一个四合院结构的灵巧建筑。幽深的走廊连接着两侧开阔的房屋，挑高的屋顶和厚重的廊柱，让人感觉仿佛进入了富贵人家的大宅院。

这个大户人家没有固定的前台接待位置，去年6月份刚刚走出大学校门的Christina，现在已经是顶级时装品牌夏姿·陈的公关助理，兼做前台的工作。她的工作是繁杂的，除了每天负责联络媒体、出借样衣、撰写新闻稿等各种事情，遇到大型活动的时候，就连搬运各种桌椅板凳和箱子盒子，都全部要靠自己动手。“在夏姿·陈，要做好前台和公关的工作，脑力和体力一个都不能少!”Christina捏捏拳头，调皮地说。

凭着对时尚业全心的热爱，Christina甚至乐意“找苦吃”。她曾经为一家媒体要借的样衣打遍自家店铺的电话。到最后对方抱着衣服满意离去的时候，已经繁星满天。更让Christina乐不可支的是，每次参加大型活动的时候都有可能遇到自己喜欢的明星。

Christina说会在fashion的路上“走到底”，她从未改变过的目标就是“使劲成为更好的公关!”

不想当咨询师的前台不是好助理

林紫心理咨询中心隐蔽在上海一幢花木掩映的小楼里，门口悬挂着简单别致的木牌，一眼看去就像是上世纪30年代某位名流的私人宅邸。

在林紫心理咨询中心，咨询师们总是“神龙见首不见尾”的，而每次咨询活动又都是“秘密”进行的，绝不会有第三者在场。这对于来到此地的客人而言是再好不过了：人越少，信任就越容易建立。中心所在的小楼其实也处于一个居民小区内，有着特别亲切而居家的氛围。一抬头就能瞥见窗外的阳光和树影，耳边不时传来鸟儿的鸣叫，不知不觉中心情便会平复不少；而这正是心理咨询最需要的开始。

中心的前台Chloe大学时念的是“社会工作”专业，却对心理学特别感兴趣，又希望从事应用型的工作，就这么自然而然地来到了林紫心理中心。“面试的时候我们都接受了专业心理测试。”白羊座的她显得爱说爱笑，整个人很有亲和力，“这就是心理咨询所需要的，耐心、细致，让别人信赖你。”

Chloe平时要负责“呼叫中心”的客服工作，“忙时”要站到门口接待来访者，同时还要协助咨询师安排工作、处理中心的行政琐事等，可谓“身兼数职”。“因为这个行业的专业性要求较高，新员工入职都要经过一定的培训，还会有‘组长’带着见习。”Chloe介绍道，“像如何安抚客人情绪、如何介绍各位咨询师的特长等，这些都是自己慢慢摸索的。开头肯定会磕磕绊绊，时间长了也就顺利了。”

十年行政主管转战前台江湖

走进位于陆家嘴摩天大楼中的AMER SPORTS公司，你会怀疑自己是不是走错了地方：这里没有人穿正装，也没有人系领带，甚至没有人穿皮鞋。所有人都是一身马上就要去公园春游或者是要去体育馆健身的行头。墙上挂满了Wilson、salomon以及precor这些顶级品牌的球拍和户外服装，一枚枚诱人的suunto运动腕表陈列在办公室的橱柜里，一位坐在电脑桌前的“眼镜哥”居然放下手中的活，伸伸胳膊，走到大厅里的跑步机上开始跑起步来。这到底是办公室还是健身房?如果你觉得他们都在“打酱油”，那可就大错特错了：他们可都是深藏不露的高手，其中还不乏潜伏在普通群众中的退役世界冠军和著名运动健将。

谁每天坚持跳3000个绳，谁可以连续打三个小时网球不休息，谁获得了8公里跑步比赛的女子冠军，这是AMERSPORTS公司每天最热的话题。是的，只有真正爱运动的人才能在这里立足。

Viviao曾在证券公司做了10年的行政主管，产后休息了两年重出江湖，担任AMER SPORTS行政主管的工作，同时也兼任前台，接待一些VIP客户。公司每个星期一都会在源深体育中心定两块羽毛球场地供同事们互相切磋技艺，每周还会举行两场网球赛，几个月锻炼下来，产后臃肿的体形在不知不觉中就变得匀称而健美了，这个“工作”之外的意外收获着实让她惊喜了一把。

和其他女生一样，Vivian也爱玩微博，除了记录宝宝的成长日记之外，公司新闻也信手拈来：“支援日本地震，AMER SPORTS慈善义卖……”有位客人看到她的消息慕名而来，一下子就买走了7把球拍，而义卖活动更在两个小时内就募集到了8万元的善款。公司的光环总是让Vivian感到无比的自豪。把公司当作自己的偶像，这也许就是她能够始终快乐工作的秘诀。

前台坐在公司灵魂位置

曦爵的主人陈凤文女士是商界一个传奇人物，她不止经商厉害，将曦爵做成沃尔玛全球最佳的供应商之一，而且热爱公益，将台湾的民间乐团运营形式引到曦爵，成为可以媲美专业乐队的音乐使团。走进曦爵的办公区域，你就能听到轻柔的钢琴曲，一天中的不同时段，钢琴曲目有所不同，时而悠扬，时而低沉，时而激扬，配合人在不同时段的状态。音乐熏陶中，一切都显得优雅，仿佛让人觉得来这里不是上班，更像是要看一场画展或准备欣赏一段芭蕾舞表演，让人不自觉地调整体态，保持上身挺拔，好与周遭的环境和谐统一。

在曦爵，音乐是一种管理也是一种文化。曦爵每年召开2次为期2—3天的圆桌会议，邀请世界各地的主管齐聚。在会议期间，招待大家的并不是吃吃喝喝，而是一场音乐饕餮大餐。陈风文会邀请世界知名的团体到公司表演交流。“或许你会觉得我天真，可是我的职业理想，就是像韩剧中的女主角那样从底层做起，成长为成功的职业女性。”前台susan说自己羡慕韩剧中的“灰姑娘”，并如法炮制，像电视剧的女孩一样崇尚刻苦与努力的职业精神，遇到任何困难都不放弃。

在susan进入公司3个月后，她周到细致的工作就受到了陈风文女士的肯定。陈凤文对Susan说：“前台并不是人们想的那样，公司里有两位经理最初就是从前台做起的。前台是公司非常重要的灵魂位置，不管谁进出公司你都看得到，同样别人也看得到你!”“既然我们这个部门是做服务工作的，那么就要把服务工作做到最好。”susan说这是她的主管Rachel给自己上的第一课。而更让Susan感动的是，一次Rachel趁着会议的空当拿了一个苹果走出来，先是洗好，然后走到她面前，在前台拿了纸巾擦好，递给了她。她说，这让她很感动，至今忘不了那个苹果，顶头上司的言传身教使她如获至宝，她暗自下决心要做个

“有爱”的前台。同事出差提前一天，Susan会再打电话提醒他航班行程，并提醒对方带好证件，甚至还会附上温馨的“出差地小攻略”以方便别人的工作。

做前台性格最重要

如果能够请到麦当娜、艾薇儿、布莱德·皮特同时来给自己的产品做广告，恐怕是每一家公司都梦寐以求的事情。如果说他们不仅主动来做广告，而且不要任何酬劳，那是不是有点天方夜潭?DICKIES就可以做到这一点。

什么样的牛仔裤能有这样的魅力?让人不禁想要进入DICKIES公司一探究竟。未经修饰的砖墙上似乎要落下水泥渣，斑驳的木质地板走上去还会吱吱呀呀地响。这一切是有意的“做旧”，在复古的表面下，是DICKIES非常现代化的办公场所。

中国区总经理Atiff Gill先生介绍说，DICKIES在美国是工装界的鼻祖，所谓“工装”是指真正给石油工人、铁路工人穿的衣服。它的质量和布料都非常讲究，十分耐磨耐穿；但是在中国市场，DICKIES的“工装”以及其他的服装等都还是一种流行元素，主要偏重于塑造一种时尚风格，所以公司的设计风格也暗合这个趋势。趴在旧木板模样的办公桌上办公究竟是怎样一番感觉，还真的让人有点好奇。走廊边的水吧也是一以贯之的木质结构，窄窄的吧台边摆放着一排高脚木头凳，像极了牛仔们聚集的酒吧。

收发信件、处理文案、安排面试……和所有的前台一样，sunny的工作很琐碎细致。虽然一头短发，性格豪爽，她却不喜欢“假小子”这个称呼，觉得自己比较像“西部牛仔妹”。这种性格为她的工作加分许多。有一次一家台湾广告公司希望和DICKIES进行合作，但是因为事先没有预约，所以Sunny很难帮这家公司安排，不过热诚的性格又不允许她就此将客户拒之门外，几经周转，她终于帮这家公司联系好了相关事务，不仅让公司做成了生意，自己还和客户成了好朋友。

Sunny出众的工作能力和亲和力很快就被老板发现。入职一年半，老板就让她尝试人事部门的管理工作，还身兼公司的model。谈到自己只穿本公司品牌的穿衣风格，她眉毛一扬，明确表示：“我总会让自己在休闲中透出一点阳光气息”

Sunny向来只穿自己公司品牌的衣服，因为她觉得只有D1CKIES才最符合自己的形象和气质。谈到自己的穿衣风格，她眉毛一扬，明确表示：“我总会让自己在休闲中透出一点阳光气息”在她看来，要达到这种效果，一定要注重色彩的协调，比如浅色的衬衣就一定要搭配深色的外套，这样才不会让自己看上去臃肿和单调。对于职场中人而言，最难得的就是找到一份和兴趣相符的工作：如果你是像Sunny，或是“老友记”中“瑞秋”一样的时尚追逐者，那么为此而工作应该会让你情不自禁high翻天。

把前台变成T台

Red Carpet4年前由造型师小禹和他的一些圈中老友一起创办，专注于做独一无二的个性礼服。一大间敞开的工作大厅，中间只安放一张长长的工作台，员工部随意伏在这张工作台上。有人画版、剪裁，有人操着流利的英文和外籍客户沟通。公司有一个露天大平台，被布置成咖啡座。很多顾客钟爱在这样的阳光里和设计师讨论自己的灵感，甚至一坐一下午。

Red Carpet没有固定的上下班时间，更没有规定死死的奖惩和休假制度，甚至有人只以完成作品为乐而不计较奖金。同事间好像多年好友，都是互相拍拍肩膀打招呼，一起吃盒饭挑灯夜战。开放式的工作平台、天马行空的创作方式和无比弹性的工作节奏吸引了一批年轻人在这里，与其说是在工作，不如说是裁剪梦想。

Nino似乎不是一个典型的前台男生，虽然他有着职业化的待客表情、做着琐碎细致的内勤活。“我真的什么都做!”Nino说这话很有底气。他是客户见到的第一个公司员工，负责和他们进行最初步的沟通，负责引见专门的设计师给不同的客户；不仪如此，他还负责采购物资、充当模特走秀时的助手，最好玩的是，“我还会陪着不通中文的外籍设计师到上海各处去淘宝!”你无法想象像Nino这样的阳光男孩会是一个“拼命三郎”：“当然是因为热爱，来这里的人可都是超有热情的。”Nino兴奋地说。

“总有一天，我一定会成为一个国际知名的设计师，举办自己的个人秀”Nino的语气不容置疑。

从前台到高管其实没多远

奇幻的灯光，墙壁上以假乱真的白鸽，诸多名人到访的照片，麦吉柯的魔术师们经常会走出店面，为路人变出一颗漂亮的红心或是一朵玫瑰花。年轻的魔术师们看上去很帅，似乎个个都有成为“刘谦”的潜质，近景魔术是他们的拿手好戏。

走进中山公园6楼龙之梦，一进门就有一个女巫，黑色长袍，尖顶帽子，进门右手边有一个小舞台，没有大剧院式的排场，却是绝对近距离。一不小心一个奇迹就诞生了。麦吉柯是中国魔术产业的第一品牌，是国内最大、最专业的魔术体验连锁机构。其运营公司上海雨无语贸易有限公司是中国大陆唯一以专业教授魔术为主的现代企业机构。麦吉柯将魔术表演与心理学相结合，使魔术成为解读心灵密码的又一把钥匙。

做魔术店的前台到底多有前途?30岁的王旭告诉你，前台做得好，照样做高管。男人做前台到底有多尴尬?王旭说，其实这活儿男人甚至比女人还适合。王旭说，因为男人更擅长捍卫。“有时候被拆穿，我会觉得很尴尬；渐渐地他会礼貌地‘请不懂规矩的围观者’绕道。”他说：“很多魔术师用毕生的精力也只能发明一个魔术。当魔术被所谓揭秘或拆穿时，他们其实破坏了两种快乐——魔术欣赏者的新奇感和表演者因给欣赏者创造惊喜而产生的快乐。因此，对于这类行为我的容忍度很低。”

4.XX公司客户接待流程篇四

一、目的

树立公司良好形象，服务公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理”的原则。

二、范围

适用于公司各种接待工作和相关部门。

三、职责

人事行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；

公司各部门在接到重要来访预约后，须报人事行政部，并提供详细信息协助拟定接待计划，需董事长或总经办协调的重要接待应提前2天告知。

四、具体流程和规定

接待流程主要分：接待准备、接送/酒店/用餐安排、会谈和参观、用餐宴请、后续工作

（一）、接待准备接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。

1、确认来访信息

客户信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到客户来访的信息后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：

（1）、来访客人情况：包括来访人数、主要成员姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族(在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯)、随行联系人及联系方式等。国外客户还要说明是否有国内代理随行和翻译。

（2）、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。（3）、国外客户到访，需要我方发送邀请函办理签证的，要请对方提供来访人员的护照全名，护照号码，并请客户确认内容后发送正式的邀请函。

此外，还应告知客户我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。

2、补充相关信息

为了保证接待效果，对客户，特别是重要客户，对口人员要了解客户更多的信息。包括客户的详细资料，公司背景，公司实力，经营状况，经营范围，区域市场，经营模式，客户此次来访的目的，主要对什么感兴趣，国家习俗，习惯和喜好，以及需注意的细节。对口接待人员/部门在提交《接待申请表》的时候，须将这些资料一并提交，以便公司领导参考。

3、规格定位

一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。

（1）、对等接待：这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。

（2）、高格接待：是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。

（3）、低格接待：是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。

在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。

4、行程安排

如有需要，与客户商讨参观访问行程表, 发送邮件或传真让客户确认, 同时让相关部门做好接待准备。特别要注意现场看哪些产品、参观哪些场所, 扬长避短, 把想展示给客户的东西充分安排进去。

特别是国外客户商务性的、务实的、紧凑的行程安排总是最受欢迎的。实际到访的时候，严格按照行程计划来做(甚至故意严格去做也无妨)，常能给外商以好的印象。

5、公司信息的把握主要接待人员首先应该对公司产品、生产流程、技术参数有一定的了解，特别是国外客户到访，事前最好准备一些关于公司的英文介绍，产品和整个生产流程的英文资料，以免现场翻译出现困难。另外，对于一些客人可能问到的问题要提前准备好。如果有总经理或者董事长出席的情况，最好事先跟领导沟通谈话内容。

6、准备接待材料和工作

（1）、参观接待可能用到的物品：投影仪（及相关演示内容）、数码相机、预先准备好的CD盘刻录的产品目录和企业介绍、产品图册、计算器、针对性的报价单等。

（2）、公司大厅的欢迎客户来访之类的欢迎词会让客人感觉其受到重视。提前告诉IT相关的欢迎词信息，并在客户到达时提前在LED灯牌上显示。

（3）、会议室的安排（确认使用哪个会议室），接待资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及相关需要展示给客户的其他资料。企业演示文稿内容要美观详尽，内容可以包括：企业的竞争优势，清晰的组织结构图，生产流程，企业服务标准，投诉渠道，研发队伍的实力，历史荣誉，开发的项目介绍，实验室的参观，负责人的资历介绍，荣誉证书，各种认证等。

（4）、事先准备好接机牌（如有必要），提前安排好司机和车辆（确保车辆整洁可靠，油量充足），做好接待卫生（尤其是公司大门、大厅、会议接待室等），交待门岗相关接待事项（提前开启喷泉、客人来到时电话通知前台和行政主管）。

（5）、水果、咖啡、茶及一些小食品糖果的准备。

（6.）、客人小礼物及样品的准备（如有需要）。

（7）、提前准备好与客户会议的方案。必要时打印接待通知，下发给相关部门。

（8）、对附近娱乐设施及购物休闲设施，特色旅游点等也要了解。

准备工作完成后，应查漏补缺。提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆等的准备情况。

（二）接送、酒店、用餐安排

1、按照接待需求，人事行政部提前预订好酒店房间。

2、如需接送，人事行政部根据要求安排接待所需司机和车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，并保证车内必要的物资准备，如：纸巾，矿泉水等。

3、按照确认好时间，提前到达接客户的地点（如机场候客区等），如有必要，要备好接待牌提示客人。

4、接到客人后，应热情主动地自我介绍，帮助客户拿行李。待来宾到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领客户返回。

5、车上和客户所聊话题可以是轻松愉快的，比如问客户旅途状况，简单城市特色或者文化特点等，如果客户比较疲倦，要保持车内安静让客户短暂休息。

6、如果客户自行驾车来到公司。接待人员要提前与客户约定好时间和下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。当日，接待人员应提前致电来访方的联系人，询问对方位置，再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。

7、接待人员要在车上再次征询客人的行程打算，然后再具体定订，如果有变动，要及时通知负责的后勤人员。

8、根据接待级别和标准：

（1）、一级接待：陪同人员：总经理、副总经理、总监、部门经理

总经理、副总经理、部门经理在公司大厅迎接，提前等候于迎接地点，由对口接待人员引见介绍主宾时，在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。初次见面时，时间一般控制在3秒内。（2）、二级接待：陪同人员：副总经理、总监、部门经理副总经理、总监、部门经理在公司大厅迎接。（3）、三级接待：相关对口的部门经理及人员

9、如果直接将客户送到酒店，办理好入住手续后，要再跟客户确认下一步的行程安排，并按约定时间提前到酒店等候。

10、如果需要安排临时用餐，要征询客户用餐意见，接待人员要迅速通知后勤人员安排。

11、客人离开公司时，司机和车辆要提前5-10分钟到大厅门口等待客户，不可出现客户等车的现象，特别是一级和二级接待，陪同人员也要到门口送行，至于到机场车站送行人员，视实际情况安排。

12、如有需要后勤人员应根据情况提前为客户购买车票及机票。

（三）会谈和参观

1、当天的准备工作

（1）、由所需会谈部门配合人事行政部人员确保公司环境/楼道/室内/洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料（公司简介、产品资料等）、纸笔、茶水杯、水果等（按接待级别和标准）摆放于接待室。根据需要制作领席签、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

（2）、国外客户，最好是有国外品牌的矿泉水（如依云），咖啡、可口可乐（有些客户要求不含糖分的可口可乐），还有一些甜食（如小糖果，巧克力），特别是下午3、4点到公司的，如果有一些精致的小蛋糕，谈话气氛会更好。

2、会谈

接待人员将来宾引领至会谈地点后，先进行主客之间的相互介绍。按照礼仪，应先把宾客介绍给主人，再把主人介绍给宾客。

会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置，根据领导和来宾的需要随时提供服务。接待人员应注意会谈的节奏，如需要，委婉地提醒相关人员把握时间。会谈过程中，前台文员应及时补充茶水，一般每小时加一次，特殊安排的除外。

3、会谈结束

会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作，如回收会议资料；领导姓名座位牌；如有需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。

4、参观

根据接待客户不同，也可安排先参观再会谈。一般情况都是先做会谈再参观现场。根据客户的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动和陪同人员。（1）、公司内部参观路线：展厅  研发部门  二楼车间  三楼车间（2）、外部参考：如果客户有多余的时间，也可以适当安排参观地方特色的景点。

如果公司外部参观，根据具体情况决定是否需要全程陪同。如果需要陪同，应事先策划好参观路线，收集要参观景点或地区的有关信息，届时为来宾介绍。同时还要安排车辆，准备充足的饮水，还应根据天气情况准备雨伞。

某些场合需要安排摄录，如高级政府部门领导或名人来厂参观视察，过程中可以安排人员摄影拍照，由人事行政部门安排信息管理员或技术部同事负责。注意：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

（四）用餐和宴请

接待餐饮的主要原则为：就近接待、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好。普通接待需要同时注意节俭大方、避免铺张浪费。

1、确定宴请规格和形式

宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。

2、确定宴请地点

确定宴请地点应遵循以下原则：与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。就近的高规格主要接待点有：渔村、福怡轩。

人事行政部应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。若是级别较高的宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。

3、现场布置

若较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布置。其具体工作内容有：在餐厅门口设立欢迎指示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布置领导致辞稿；席位的分配和摆放；领导桌座位排位。现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花。

4、中餐宴请

（1）、点菜：人事行政部应提前联系餐厅，确定菜单。同时充分考虑客人、尤其是主宾的饮食习惯、口味好恶、宗教禁忌、健康状况等具体情况。点菜应量力而行，适当控制，用餐标准应按公司有关规定执行。在宴请重要客人时，可以采用分餐上菜的形式。要准备适当的酒水饮料，规模较大的宴会，酒水最好准备三种以上。

（2）、进餐：宴请前，主人应提前到达宴会地点迎接客人；有一定级别的客户到来后，应先将其迎进接待室休息，并安排身份相同的人员陪同，待客人到齐后，主人再陪同贵宾一同进入宴会厅。接待人员坐在餐桌最靠外的位上，并在自己身旁略腾出空间以方便上菜。

开餐后，接待人员应留意上菜、饭的进度，适时提醒服务员上茶水、饮料、饭菜和水果。如饭菜数量不够，应及时加菜。

宴会一般控制在一个半小时左右为宜，最多不超过两个小时。如果在外就餐工作人员应避免当着客人面看帐或付款。

5、自助餐

自助餐，是目前国际上所通行的一种非正式的西式宴会。自助餐具有如下几条明显的长处。

其一，可以免排座次。正规的自助餐，往往不固定用餐者的座次。这样既可免除座次排列之劳，也便于用餐者自由地进行交际。

其二，可以节省费用。自助餐多以冷食为主，不提供正餐，不提供高档的菜肴、酒水，故可节约主办者开支，并避免浪费。

其三，可以招待多人。自助餐不仅可用以款待数量较多的来宾，而且还可以较好地处理众口难调的问题。依照惯例，自助餐大都被安排在各种正式的公务活动之后，作为其附属的环节，是招待来宾的项目之一，极少独立出来，因此自助餐的具体时间要受到正式公务活动的限制。

自助餐时要依从一般的西餐礼仪，还应该注意以下几个要点： 1.排队按顺序取食物； 2.每次少取；

3.要分类，不要把冷热食物同时放在一个盘子上； 4.西餐的食物先后大约是：

沙拉开胃菜汤主菜甜品咖啡/茶。

6、西式快餐

如果是国外客人，会谈接近中午，会谈进程短凑时，可征询其意见，外购麦当劳等快餐。用餐后，可根据客人的意见安排短暂休息或者继续会谈。(公司最好能备有麦当劳和肯德基的中英文餐牌)

7、公司内用餐

如需安排在公司内用餐，需提前确认并通知行政主管，并提前安排好菜单及食材配送（至少提前一天）。如果临时安排，需要和后勤人员确认食堂当天是否有足够的接待能力。

8、晚上娱乐

根据接待级别和标准，以及会谈的情况，在咨询客户的意见后，可适当安排一些娱乐购物等活动。特别是国外客户，一定要尊重其意见，不可强求。

（五）、后续工作后续工作务必做好。客户走后, 及时发邮件给客户, 一是问候, 二是将本次访问双方达成的共识, 或者会议记录, 备忘录发给客户, 敦促这个项目的执行。客人走后写一封感谢函感谢其来访。另将要准备的样品或待回复事宜列出并告之回复或跟办的日期。这样还有另外一个好处，若有会谈中漏记的客人还可及时指出。附：

一、接待礼仪：

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

二、会议室茶水接待礼仪

1、提前准备好茶叶、茶具、水杯。

2、茶具/水杯要提前清洁消毒，不要有灰尘，或水渍。

3、接待人员要检查自己的妆容，特别注意手部的清洁。

4、茶水要适量，不要太少也不要太满，太少不好看，太满容易溢出。

5、接待人员应在茶水间倒好茶水，将杯具放于托盘，6、端托盘时将托盘端平，高度大约与胸相齐。

7、如果办公室或者会议室内有墙角侧桌，进去后就先把托盘放在侧桌上。如果没有侧桌，就将托盘放于桌面的末端，尽量远离会谈区和放资料区域。

8、会议倒茶的时候应该在与会人员的右后方倒茶，在靠近之前,应该先提示一下：“请喝水（用茶）”，以免对突然向后转身碰到。如果是女士的话.杯子的拿法应该是右上左下.即右手握手着杯子的二分之一处,左手拖着杯子底部;如果是男士的话，则双手水平拱握着杯子的二分之一处，摆放在饮水者右手上方5—10公分处，有柄的则将其转至右侧，便于取放。

9、添水时，如果是有盖的杯子，则用右手中指和无名指将杯盖夹住，轻轻抬起，大拇指、食指和小拇指将杯子取起，侧对客人，在客人右后侧方，用左手容器填满，同样摆放在饮水者右手上方5—10公分处，有柄的则将其转至右侧。

5.公司前台文员岗位职责及工作流程篇五

1、遵守公司各项规章制度，做好执行部典范工作，不得出现重大违规等情况；热爱本职工作工作积极性、主动性强，有高度责任感

2、因前台为公司形象窗口及第一联络窗口，不得出现空岗情况，如有特殊事情需要处理长时间离开，需要安排有其他人员代值，一般代值不超过10分钟。

2、客户接待及信息管理

★公司来访客户的日常接待流程：客户上门——引导接待入座（询问来源）—倒水——安排相关人员接待—客流详情登记

★ 市场部的客户意向登记流程：装修顾问报意向（每日10:00前、16:30分后）——录入《市场部意向客户登记表》—签字确认该客户录入完毕

★客户回访流程：当班前台文员回访前一天上门客流—录入客户档案-如有异常来源客流转存—交至行政部主管回访审核。

3、来访客人接待及流程（）

★客人、贵宾来访：贵宾上门—热情询问是否预约—引导至预约人或预约部门—倒水/切、沏茶

★ 推销人员来访：推销人员上门-热情询问是否有预约—引导至预约人或预约部门——倒水、沏茶

★推销人员来访：推销人员上门-热情询问是否有预约—留下产品资料及名片—转交至材料部

4、电话接听及留言处理（）

★听到铃响，至少在第三声内接听；接听电话时使用普通话，接听电话后先问候，并自报公司名。

标准语如下：您好，这里是XX公司.对方讲述时仔细聆听并记录要点，迅速判断对方的需求

1）咨询业务——留下对方的电话号码，由专业人员进行回复，设计或市场人员。

2）推销产品——与公司关联的业务则转接相关部门相关人员

无关联业务，则直接礼貌回拒，告知对方我们没有这方面的需求，请联系其他公司吧

3）找人—— 问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约，再转接至相关人员或部门；如为不明电话则快速结束电话。

4）留言——记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门，如有重要事情第一时间电话通知到相关人员

5）其他——不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通。

5、新员工入职引导、7天磨合期提醒、员工档案建立、离职手续协办

1）熟悉员工手册内容，对新入职员工进行入职培训，引导其熟悉员工手册内容，并遵守公司规章制度，及时纠正新员工违规行为，并在新员工入职第六天时提醒到部门负责人处，对新员工是否继续聘用做出建议。

2）对正式入职员工必须完善其个人资料及信息，并录入公司员工档案信息表，注明入职时间及职位等情况

3）离职人员在前台处领取离职申请表，离职必须按照公司规定的期限提出申请，否则不予办理任何手续。

6、考勤监督、统计、外出签到监督（）

1）新员工入职前7天进行手签到，对其签到的真实有效性进行监督并进行检查，如有作弊行为当时提出，并劝其自动离职；

2）满7天磨合期如批准入职，为其录制指纹，进行指纹打卡 3）每月5日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至行政部，保证统计的真实性、准确性。

4）规范员工外出签到，外勤与填写地点、时间一致，对员工外出进行抽查，及时发现虚填信息，并进行劝导，屡犯者进行相应的处罚。

7、卫生值日执行、检查

1）总经理办公室卫生由前台专人负责，桌面卫生、茶具清洗、茶几、沙发清洁、地面、书柜卫生，保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。2）前台区域卫生：前台为公司形象窗口，保证前台区域物品摆放有序，整洁干净明亮，由前台自行负责该区域。

3）公共区域及其他区域进行排班值日，每天排班1人进行卫生值日，保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序，每天下午下班时由各部门将当天所产生生活垃圾全部清理出办公室。当天值日完毕后由前台进行检查，有权对卫生值日不到位进行处罚，并责令其重新执行卫生，直到干净为止。由前台口头执行；如当天卫生值日人未提前5分钟完成清洁给予10元/次罚款，未进行卫生之日给予50元/次处罚。以上罚款处罚由财务部当场收入公司得爱心基金。如前台未在第一时间对以上情况进行妥善处理，由前台承担以上责任。

8、会议考勤执行及会议记录整理

1）每周五16:30会议、每月最后一个周五的月度工作会议（必须参加），由前台提前10分钟进行通知各部门进行准备，对未到会人员、迟到、缺席者进行考勤记录，并执行相关的会议制度。

2）对会议进行记录，尤其是会议的决议决策重点内容要清晰明了，会议后整理成文档，由会议主持人签字确认并交由综合部存档。

9、招聘后台更新、简历筛选、通知面试

每天招聘后台进行刷新，根据招聘需求增加职位招聘；对投递的简历进行初步筛选，严格按照职位要求学历、经验等进行，通知符合岗位要求的人员在每日上午午900—11:00之间到公司面试，并对通知人员以电话(或短信)方式告知对方面试时间及地址，注意时间段的合理安排。面试人员到达后让其填写面试登记表（检查是否完整填写）然后送至面试主持人员。

10、花草管理

前台文员负责花木的更换、浇水、修剪和花木的数量管理，月底清点数量并造表报行政部经理处。

11、名片、工牌制作、通讯录更新 1）各部门名片由前台文员负责统一联系指定印务商家制作，并在三个工作日内制作完成交给名片使用人（满7日磨合期，对有名片制作需求人员进行统计，并由相关部门负责人签字确认）。2）对通过7天磨合期人员进行统计，在三日内制作完成公司统一的工牌交付其使用。

3）熟记各部门分机号，及时更新员工通讯录，并在新员工转正后以后及时为其开通公司集团小号。每周更新一次，更新后首先发放到综合部，董事长、其他部门依次发放到。

12、门禁系统、水电照明

1）每天早晨前台提前15分钟到达公司，下午下班时检查好门窗是否关闭好再锁好大门离开；钥匙不得私自转借他人，否则承担因此引起的各种损失或事故责任。

2）每天下班离开时检查所有电脑、显示器打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭，如有未关闭情况要警告到电脑使用人，禁止再一次发生类似情况；检查完毕正常关闭机房总电源。

13、物资管理、报刊收取

1）公司邮件、包裹收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司，员工包裹必须由本人或直接委托人签收并签字确认。

2）A4纸的保管，领用人到前台处签字领用，注明领取张数、用途等，严格控制纸张的使用，严禁打印私人文件或与工作无关文件，避免造成比必要浪费。

3）公司所订报刊由前台每天在指定投放处收取到总经理办公室，如遇休息提前安排其他人员进行收取。

14、办公设备初级维护：打印机、复印机及时加粉，要有备用墨盒与硒鼓，对于需要工程维修设备及时联系维修，确保办公设备能正常运转。

15、其他未尽事宜进行补充以上工作内容与绩效工资挂钩进行分级考核。考核分为,A、B、C、D四级，考核首先由当职者进行自述，部门负责人进行核准，总经理进行复核。以最终累积级别居首者为最终评定级别。A为优秀，B良，C为合格，D为差，得A者领取100%岗位工资，得B者领取90%岗位工资，得C者领取80%岗位工资，得D者不领取岗位工资。且连续三个月得A者可直接参与“优秀员工”评选，一年中有六个月得A者可得全额年终奖连续三个月得D者自动离职。