公司档案存档内容及归档要求

公司档案存档内容及归档要求（共7篇）

1.公司档案存档内容及归档要求 篇一

建设工程档案归档范围及要求

一、归档范围：

（一、)工程准备阶段文件

l、立项报告

2、可行性研究报告及附件

3、可行性研究报告审批意见

4、建设项目申请表

5、建没计划通知单

6、资金来源审计表

7、选址意见书

8、用地申请及建设用地批准书(复印件)

9、拆迁协议、方案等

10、用地申请及建设用地批准书(复印件)

11、城市规划区内建设用地审批呈报表

12、用地红线

13、划拨国有土地协议书

14、国有土地使用证(复印件)

15工程地质勘察报告

16、设计红线

17、设计任务委托书

18、初步设计批复

19、工业民用建筑修建防空地下室审批表

20、建筑工程消防设计审核意见书

21、施工设计文件审查批准书

22、委托勘察合同

23、委托设计合同

24、工程施工合同

25、中标通知书

26、委托监理合同

27、建设工程项目报建表（放线图）

28、建设工程规划许可证申报表

29、建筑工程规划许可证 30、建筑工程施工许可申报表

31、建筑工程施工许可证

32、建设工程质量监督计划书

33、建设工程质量监督证书

34、投资许可证

（二)监理文件

1、监理规划

2、监理月报中的有关质量问题

3、质量事故报告及处理意见

4、工程竣工总结

5、质量评价意见报告

(三)施工文件

1、开工报告

2、图纸会审记录

3、基槽开挖放线测量资料

4、地基验槽记录和地基处理记录

5、桩基施工记录

6、设计变更记录

7、工程洽商记录

8、砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表

9、砂、右、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防膏材料、轻集料出厂证明文件

10、预制构件(钢、砼)出厂合格证、试验记录

11、土壤(素土、灰土)干密度试验报告

12、土壤(素土、灰土)击实试验报告

13、砂浆(砼)试压抗压强度试验报告

14、砼抗渗试验报告

15、钢筋接头(焊接)试验报告

16、隐蔽工程检查记录

17、沉降观测记录

18、工程竣工测量

19、工程质量事故处理记录 20、基础、主体工程验收记录

21、幕墙工程验收记录

22、分部(子分部)工程质量验收记录

23、给排水、消防、通风、空调等管道强度、严密性、灌水、通水

吹洗、试压、通球、阀门等试验记录

24、电气绝缘电阻、接地电阻测试记录

25、电气照明、动力试运行记录

26、建筑物、构筑物施工测量记录及测量示意图

27、地下管线工程竣工测量记录

（四）竣工验收文件

1、监督计划、安全评价书、监督证书

2、防雷检测报告

3、电梯检测报告

4、电气检测报告

5、建设工程竣工验收设计文件质量检查报告

6、消防验收合格意见书

7、室内环境质量检测报告

8、单位工程质量评估报告

9、勘察文件质量检查报告

10、质量监督备案书

11、建设工程安全评价书

12、单位工程质量评估报告

13、工程造价确认书

14、竣工验收报批审查意见书

15、竣工测量图

16、消防检测报告

17、安全监督备案书

18、竣工验收备案书

19、工程质量保修书(五)地下管线工程

1、地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施T文件、竣工验收文件和竣工图

2、地下管线竣工测量成果

3、其他应当归档的文件资料如：电子文件、工程照片、录像等

4、城市洪水、排水、燃气、热力、电力、电讯等地下管线专业管理单位及时向城建档案管理机构移交地下专业管线图。六．声像档案

移交归档的声像档案资料，应当能真实、全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全，并按要求整理立卷，制成光盘。

1、工程准备阶段

（1）、建设地点原址、建筑物面貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容

-，（2)、建设前期重大活动如开工典礼等

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2、工程施工阶段

(1)、地基开挖、验槽、打桩

（2)、管线施工

（3)、防水、基础钢筋、基础回填

(4)、主体设计模型

(5)、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工请况（6)、砌体、砼灌注、屋面工程（7）、主体结构布局、室内外装修

(8)、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况(9)、质量事故及处理情况

3、工程竣工阶段

（1）、工程竣工验收情况

(2)、竣工后建筑物整体外观和立面状况

(3)、室外亭台、连廊、小品等景观建筑

4、其它

（1）、工程建设期问，领导视察等活动（2)、反映工程建设情况等有关专题片、资料片

(3)、反映工程获国优、部优、市优奖项的声像材料

二、竣工图编制

（一、)编绘竣工图文件的收集原则：编绘竣工图所需文件材料包

括全部施工图和工程洽商图、变更图等图样修改文件。以及设计变更等文字修改文件

1编绘竣工图的基本要求：要遵守国家制图规范标准的规定，与施工结果相一致，做到图实相符；图面整洁，线条、字迹清楚。

(二)、竣工图编制：图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。所有竣工图均 应加盖竣工图章，竣工图章尺寸为50*80．竣工图章应盖在图标栏上方空白处；利用施工图改绘竣工图，必须标明变更依据．凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更超过总面积1/3的，应当重新绘制竣工图；不同幅面的工程图纸统一折叠成A4幅面(297mmx 210mm)，目标栏露在外面

·

(四)竣工图的改绘方法：杠改法、叉改法、补绘法、补图法、加写说明法。--

三、具体要求．

(一)、建设单位在工程勘察、设计、招标、施工、监理等工作签订合同时．应要求明确档案的编制套数（一式三套）、费用、质量、时间等要求，在施工过程中，应有专人管理、做到工程档案编制与工程进度同步．

(二)、归裆的工程文件应为原件。

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（三)、工程文件的内容必须真实、准确与工程实际相符合。

（四）、文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅

笔等。

（五）、工程文件应字迹清楚，签字盖章手续完备，文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。

（六）、变更内容必须按有关要求更改在竣工图上。

（七）移交归档的声像档案资料，应当能真实、全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全，并按要求整理立卷，制成光盘。

(八)、建设而积在3000m2以上（含3000）的建设工程，建设单位应按照《攀枝花市建设工程声像档案归楷范围和要求》，按工程开 工阶段、基础施工阶段、主体施工价段、竣工验收阶段、事故现场及处理情况进行系统拍摄．制作工程DVD和专题照片档案(30张以上)。

2.公司档案存档内容及归档要求 篇二

一、基本建设项目前期的档案收集工作

(一) 档案资料类型的选择。完整的基本建设项目档案资料主要包括工程项目施工前期的资料、施工过程中的即时资料、运营阶段的资料、国家规定的其他资料、还有员工的信息档案。工程项目施工前期的档案资料主要有设计环节中需要的资料信息, 关于工程项目可行性讨论的报告, 实地考察与验证的资料, 还有所有的设计文稿等资料。施工过程中的资料主要包括施工现场监管的记录文件, 工程的施工图纸、工程项目的竣工效果图, 施工单位的相关信息, 以及承包双方的委托合同等。运营阶段的资料主要指试运行过程中产生的各种数据, 还有就是正式投产后的相关资料。国家规定的资料主要是相关政策要求必须具备的工程项目的图片、录像记录资料等。

(二) 档案资料时间的选择。基本建设项目档案的收集需要根据工程项目的进度, 及时进行整理。新设备、新技术的引进一定要先进行书面文件的登记与备案, 再进行使用。基本建设项目档案收集工作需要与工程项目施工进度同步进行, 这样才可以保证档案资料的有效性。

二、基本建设项目档案管理工作

煤矿基本建设项目所有的档案资料应该都需要符合国家的相关规定, 并以档案管理要求为依据, 由文件档案的所属单位进行详细整理, 工程项目负责单位的各个部门需要根据收到的文件的类型、内容、时间等进行年度性质的整理。档案资料的类型不同, 归档整理的方式也不一样。工程项目施工前期的实地勘察与初期设计等基础性的文件资料需要依据工程项目或者专业进行归档;关于引进的技术、设备, 竣工验收与试运行阶段的资料信息按照单项工程进行整理;项目施工的相关记录、工程验收的实时记录、工程质量评定的结果则归于单位工程这一类别;施工单位负责施工规程中设计方案更改、试运行数据资料、维护保养文件的整理;工程项目的建设单位负责整理项目招标文件、所用设备资料。

煤矿基本建设项目档案文件可以根据文件之间形成规律和成套性的特点进行组卷管理, 在不改变卷内文件之间紧密联系的前提下, 进行科学的分类, 合理地组卷。基本建设项目档案管理文件的组卷方式多种多样, 例如, 以时间、问题、单位工程等进行组卷管理。当卷宗内文件保存期限不一致时, 以时限长的文件为主;文件排列顺序可以按问题严重性的大小, 也可以按照时间的先后顺序, 还可以依据文件的重要程度。项目案卷需要有详细的编目, 将卷内文件的目录、文件的页码、案卷的封面设计等都需要包含在内。

三、基本建设项目档案归档工作

煤矿基本建设项目设计的部门比较多, 有承建单位、施工单位和监管单位, 各个单位部门需要在工程项目竣工后, 将各自整理的工程项目的档案资料送交承建单位的档案管理部门进行归档。考虑到煤矿基本建设项目的施工期比较长, 可以根据施工阶段的不同分阶段进行归档;可以依据单个工程项目的完成情况进行归档;也可以等此项建设工程竣工后统一进行归档。归档的文件资料需要形成完整体系, 真实地反映建设项目施工过程中的各个细节, 是对整个基本建设项目的完整回放, 文件资料的每个数据、记录都要求与实际的施工情况相符合, 并保证实体建设项目与图纸设计相符合, 工程质量符合建设单位的质量要求。基本建设项目档案资料在由施工方进行收集、管理、归档成册后, 需要由监管部门、质管部门、文件编制方三方进行会审, 以确保文件档案资料的真实可靠性。

四、结语

基本建设项目的档案管理工作在煤矿建设工程中发挥着举足轻重的作用, 关系着工程项目能否顺利进行验收。煤矿基本建设项目的参与单位比较多, 施工过程中产生的档案资料也比较复杂, 这就要求工作人员在资料的收集、分类等环节要格外地细心, 必须按照国家的相关规定开展档案管理工作, 一定做到有据可依, 有据可查。

参考文献

[1]张红梅.煤矿基本建设项目档案收集归档和整理[J].河南科技, 2014 (10) :243

[2]朱丽娟.煤矿基本建设项目档案收集归档和整理[J].科技创新与应用, 2012 (14) :285

3.公司档案存档内容及归档要求 篇三

为了使我县义务教育均衡发展工作学校档案建设规范整齐，根据省市对义务教育均衡发展工作学校档案建设要求，结合我县学校档案建设实际情况，对学校义务教育均衡发展工作档案建设提出如下要求：

一、档案盒标签要求：

（一）标签制作：教育局已统一制作了档案盒标签模板，学校可以根据本校所需数量更改内容，但字体和字号不能随意改动。

（二）标签裁剪及粘贴：档案盒正面标签只要对折裁开，距离档案盒下方12.8cm处（即起止时间下面红线边沿，红线要露在外面）粘贴即可；档案盒侧面标签要用裁刀裁齐，左右边框外各留2mm处裁开，上边边框外留8mm，下边边框外留5mm处裁开，距离档案盒侧面上方2.6cm处向下粘贴。

（三）标签裁剪及粘贴：档案盒盒盖背面粘贴卷宗（A4纸），也是统一模板，内容根据盒内所装档案自己填充，但必须打印，字体和字号不能随意改动。

二、归档要求：

（一）卷宗分类：各学校卷宗分六大模块，并有编号（或者代号。

1、综合卷 编号（代号）A;

2、学校设置与班额 编号（代号）B;

3、校舍建设 编号（代号）C;

4、设备设施和场地 编号（代号）D;

5、教师与经费 编号（代号）E;

6、质量与管理 编号（代号）F。

（二）分卷要求：

1、教育局已统一制作了分卷档案封皮模板、归档文件目录模板，学校可以根据本校实际情况更改、添加内容，但字体和字号不能随意改动。

2、归档的材料按学年分类。一是以落款日期为准；如：2012年1月形成的《2011年工作总结》应归入2012年。二是跨年的材料归入办结的学年；如：某学校教研课题2010年立项申报，2012年结题，其材料应归入2012年。三是材料要按时间先后归档，没有标注时间的，要通过推断近似日期合理归类。

3、归档文件目录编制。按照归档文件目录模板进行编制，归档文件目录包括件号、题名、日期、页数等。

（1）件号：1、2、3、4、5、6、7、8、……（2）题名：即文件标题，照实抄录。

（3）日期：按照八位阿拉伯数字标注年月日，如20110816。表示月日的数字回行填写。（4）页数：每一件归档文件在整本档案中的页码，文件中有图文的页面为一页。

三、档案装订：

（一）初中和街上小学：统一按照书本的样式装订成册（封皮统一用花纹牛皮纸）。

（二）其他小学：封皮统一用牛皮纸（A4）,采用“三孔一线”的细线绳装订。在距离封皮左侧1.5cm、距离封皮上下14.8cm处打一圆孔，再往上距离圆孔8cm、往下距离圆孔8cm处，各打一圆孔，这三个孔要在同一条直线上。用细白线绳装订，结要打在材料厚度的二分之一处的左侧面。

注：模板（word格式）lc66818897@163.com

4.公司档案存档内容及归档要求 篇四

及组卷排列顺序

一、建筑工程

（一）综合文件：

1、建设工程申批复

2、计划文件

3、征用土地文件（国土局文件、建设用地许可证、土地使用证）；复印件

4、选址意见书或定点通知书

5、建设用地规划许可证

6、建设工程规划许可证

7、规划定点图（选址地形图、放线验线交接单）

8、工程地质资料；（工程勘察报告）

9、规划设计条件通知书或规划设计要求批准书；

10、设计方案审查通知书或批准书

11、初步设计、施工图审查报告（施工图设计文件审查报告）

12、施工图设计文件审查备案通知书或批准书；

13、中标通知书

14、施工许可证

15、建设工程质量监督报监登记书

人防申请表

16、地勘合同

17、设计合同（施工图设计文件技术审查合同）

18、监理合同

19、施工合同 20、联合开发协议

21、工程决算、决算书、造价确认书

22、审计局决算文件

23、工程质量事故处理报告

24、避雷装置检测报告及合格证（1）前期可行性评估报告（2）设计核准书（3）竣工检测报告（4）竣工验收批准书

25、（1）消防设计审查意见书及检验合格

26、施工总结或竣工报告（加盖公章）

27、监理总结

28、勘察文件质量检测报告

29、设计文件质量检测报告 30、单位工程质量评估报告

31、建设工程竣工规划及验收合格证

32、建设工程基础备案表 基础分部工程实物质量监督抽查申请表一 基础分部工程实物质量抽查记录二 基础分部工程验收记录

33、建设工程主体备案表

主体分部工程实物质量监督抽查申请表一 主体分部工程实物质量抽查记录二 主体分部工程验收记录

单位工程实体质量监督抽查申请表

（一）（二）

34、建设工程质量监督报告

35、建设工程竣工验收报告表

36、室内环境监测报告

37、建设工程质量保修书

38、商品住宅质量保证书

39、商品房使用说明书

40、广安市地名准予使用登记凭证（门牌号）

41、建设工程竣工验收备案书

二、质量技术管理及检查、测量、记录

1、开工报告

2、图纸会审记录

3、施工组织设计

4、工程技术要求、技术交底

5、设计变更通知单、工程更改洽谈单、材料代用核定审批单

6、建筑物定位放线记录

7、回填土夯实记录

8、沉降观测记录

9、抄测记录

10、防水抗渗试验记录

11、挖孔桩施工记录

12、建筑工程隐蔽验收记录

13、混凝土浇灌记录

14、钢筋预埋件检测记录

三、质量保证资料

1、单位工程质量控制资料核查记录（新表）

2、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（新表）

3、钢材出厂合格证

4、钢材力学实验报告单（钢筋物理性能检验报告）

5、钢筋焊接试验报告单

6、焊条合格证

7、水泥出厂合格证

8、水泥物理性能检验报告

9、砖的出厂检验报告

10、砖的强度检测报告

11、板的出厂检验报告

12、预制构件性能检验报告

13、防水材料合格证

14、砂子检验报告

15、石子检验报告

16、单位工程混凝土试块强度汇总表

17、混凝土强度合格评定、混凝土抗压强度的回填、配合比

18、砂浆汇总表

19、基桩检测报告 20、地基验槽记录

21、结构验收（吊装）记录

22、水电材料合格证

23、通水试验记录

24、排水管道灌水试验记录

25、绝缘电阻测试记录

26、避雷接地电阻测试记录

27、污水

四、自检资料

1、单位工程质量竣工验收记录

2、单位工程观感质量检测记录

3、基础分部工程竣工验收报告、记录

4、主体分部工程竣工验收报告、记录

5、楼地面分部工程质量验收记录

6、门窗分部工程质量验收记录

7、装饰分部工程质量验收记录

8、屋面分部工程质量验收记录

9、给排水分部工程质量验收记录

10、电气分部工程质量验收记录

五、监理资料

1、监理规划（监理实施细则）

2、工程开工报审表

3、施工组织设计（方案）报审表

4、工程施工进度计划（调整计划）报审表

5、施工测量放线报审表

6、主要设备选型报审表

7、工程构配件报审表

8、建筑材料报审表

9、工程报验单

10、工程竣工报验单

六、施工图、竣工图

1、征用地形图

2、规划红线图

3、方案总平面图

4、规划总平面图

5、竣工总平面图（反应建筑物和室外地上、地下管线及构筑物在内的标有城市统一坐标和黄海高程的观状图）

6、管网平面图

7、建筑图

8、结构图

9、水电安装图

10、天然气安装图

二、市政、公用设施及人防工程

（一）综合性文件材料同建筑工程综合文件的排列顺序

（二）施工过程的文字材料

1、图纸会审

2、开工报告

3、原材料证明及合格证

4、各种实验报告（压力、闭水、强度、电气绝缘等）

5、隐蔽工程验收记录

6、质量检验评定

7、照片及其它材料

（三）施工图、竣工图

1、平面图（按城市统一坐标制）

2、纵横断面图（黄海高程系统）

3、检查井大样图及标准图

说明：

1、以上档案内容及组卷排序是指需进城建档案室的工程竣工档案，本单位留存归档的工程竣工档案整理排列时，可供参考。大型工程按单项分别组卷。单位工程按每个大类文件材料的多少能组卷几卷是几卷。

2、进室的地面建筑工程指规划范围的工业，民用和公共建筑（含水厂、电厂、区域性变电站、输电线路、配气站、调压站、污水处理厂、邮电通讯设施等）。

3、工程竣工图要与实际情况相符，加盖“竣工图”标志，应有监理单位和施工单位技术负责人签字，同时，双方单位应加盖公章。

4、工程竣工图档案要做到图面整洁，字迹清楚，不得用圆珠笔或其宏观世界易于褪色的墨水绘制，文字材料规格按A4大小的纸张，图纸剪去折图纸，按297X210毫米风琴式折叠法，图标露外，广安市城市建设档案室

5.“两基”档案归档基本内容 篇五

领导与管理

一、镇、乡、街道办事处人民政府

1、“两基”工作报告及相关“两基”统计表。（长期）

2、小学、初中、扫盲、特殊教育事业统计报表。（永久）

3、学校“两基”工作报告。（短期）

4、县区对乡镇“两基”工作过程督导、评估验收、复查验收的相关报告、表册及结论意见。（长期）

5、上级关于“两基”攻坚及巩固提高的中长期规划、年度工作计划、规章制度、政策文件、工作措施。（短期）

6、乡镇关于“两基”攻坚及巩固提高的中长期规划、年度工作计划、规章制度、工作措施、考核办法及落实情况。（长期）

7、下级关于“两基”攻坚及巩固提高的工作措施及落实情况。

二、中小学

1、学校“两基”工作报告。（长期）

2、学校教育事业统计报表。（永久）

3、上级关于“两基”攻坚及巩固提高的中长期规划、年度工作计划、规章制度、政策文件、工作措施。（短期）

4、学校“两基”攻坚及巩固提高的中长期规划、年度工作计划、规章制度、工作措施及落实情况。（长期）

普及程度

一、镇、乡、街道办事处人民政府

1、见目录。（长期）

2、县区和乡镇关于提高普及程度的政策措施。（长期）

3、县区和乡镇关于实施素质教育的政策措施。（长期）

11、见目录。（长期）

2、上级关于提高普及程度的政策文件；学校提高普及程度的工作措施和落实情况。（长期）

3、上级关于实施素质教育的政策文件；学校实施素质教育的工作措施和落实情况。（长期）

师资水平

一、镇、乡、街道办事处人民政府

1、上级关于加强师资队伍建设的政策文件；本级关于加强师资队伍建设的工作措施。（长期）

2、下级关于加强师资队伍建设的落实情况。（长期）

二、中小学

1、上级关于教师继续教育、骨干教师培养、师德师风建设的政策文件。（长期）

2、学校关于教师继续教育、骨干教师培养、师德师风建设的工作措施和落实情况。（长期）

3、上级关于校长岗位培训的政策文件；学校关于校长岗位培训的落实情况。（长期）

办学条件

一、镇、乡、街道办事处人民政府

1、上级关于改善义务教育办学条件的政策文件。（短期）

2、本级和下级中小学危房改造工程、农村中小学寄宿制学校建设工程、中小学现代远程教育工程等教育重点工程的建设和管理情况。（永久）

3、本级和下级关于教学仪器设备的配备、管理、使用情况。（长期）

4、本级和下级改善办学条件的其他情况。（长期）

1、学校房产证复印件、土地使用证复印件和总体规划图。（短期）

2、上级关于改善义务教育办学条件的政策文件。（短期）

3、学校危房改造工程、寄宿制学校建设工程、现代远程教育工程等教育重点工程的建设和管理情况。（永久）

4、学校关于教学仪器设备的配备、管理、使用情况。（长期）

5、学校改善办学条件的其他情况。（长期）

教育经费

中小学

1、学校教育经费预、决算报表；教育经费统计年报表。（长期）

2、学校财务制度及资金管理、使用情况。（长期）

扫盲工作

扫盲工作由各级人民政府建档，学校不建档。

镇、乡、街道办事处人民政府

1、扫盲情况有关统计表。（短期）

2、15－50周岁文、半盲等花名册。（长期）

3、脱盲人员佐证材料（如脱盲证书存根、脱盲考试试卷、脱盲后巩固提高考试试卷等）。（长期）

4、上级关于扫盲工作的政策文件；本级关于扫盲的工作措施和落实情况。（长期）

6.关于人事档案归档材料的基本要求 篇六

根据中组部文件规定，为规范我校人事档案工作，提高人事档案工作效率，避免返工和浪费，特对人事档案归档材料提出以下要求：

1、人事档案归档材料的载体是19 * 26.5厘米的办公用纸，不得小于此标准（标准16开纸张为19.5*27厘米）。

2、归档材料的左边应留出 2 — 2.5厘米的空白装订边。

3、表格文字的印刷须是铅印、胶印、油印。文字应使用黑色、蓝黑墨水或墨汁笔书写，禁止使用黑色、蓝色圆珠笔、纯蓝墨水、红色及铅笔和复写纸书写。禁止使用修正液、修正带涂改字迹，对涂改过的归档材料不予归档。对破损材料不得使用透明或双面胶带粘贴。

4、不得用复印件、传真件代替原件归档。

5、各类归档材料及表格书写应完整齐全，表格内如无内容填写时要写“无”，不得用斜线（/）代替。书写字迹应工整不潦草（尤其是姓名），材料手续要完备，有签名、日期、公章等。

6、填写各类表格时应将人员的基本情况书写全面，如姓名、性别、出生年月、籍贯、单位、学历、职务、岗位等，要求贴照片的应贴上照片。对于电脑打印的材料，如遇有打不出的字应手写补上（特别是姓名）。干部任免、定级等材料应写出文件编号。

7、文字要写在表格设计的框线内，如写在框线外会给材料装订带来困难，甚至无法装订；会造成字迹被切掉或打洞时被打掉，使材料不完整。

8、材料形成后必须盖有承办单位公章或签名。同本人见面的材料应有本人签名(如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定、考核等)，如本人不能签字或有特殊情况的，由组织注明。

9、归档材料应有形成日期，日期书写应完整，写出年、月、日。年份应写够四位数。

10、材料加盖公章时字迹应清晰，盖出的字体不得倒转。盖公章应避开材料右上角。

11、归档材料如有单位或部门审批意见, 单位或部门应写明结果并表明意见，如“同意辞职”、“同意退休”、“同意定级”、“同意报考”、“同意录取”、“同意本科毕业”等等。不得只写“同意”二字。

12、各单位或部门应将形成后的材料在一个月内送交人事档案室，形成归档制度，规范操作，及时归档。

13、各职能部门有下达的评选校级及以上先进的材料（包括本职能部门或全校教职工）都应归入本人档案。

14、教职工去世后单位写的讣告及悼词应及时归入本人档案。

15、各单位在设计和制作人事归档材料或表格时，一定要考虑材料尺寸大小要求或交由人事档案室审核。

华东师范大学

人事处

7.公文材料格式及存档要求 篇七

一、公文格式

1.用纸。采用A4纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

2.标题。用方正小标宋2号，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把含义完整的词组分割成两行，排列要对称，长短适宜，间距恰当，多行时，标题排列应当使用梯形或菱形。副标题应居中，用楷体字，字号同正文。

3.正文。标题和正文之间空一行，正文用3号仿宋体字，每个自然段首行左空二字，回行顶格。有不能回行的情况（如标点符号，数字年份，阿拉伯书写的数值）。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；第一层（一级标题）用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。各级标题序数左空两格，正文中的结构层次序数是：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意不要把“1.”的小圆点写成了顿号，二级标题序号

（一）无标点。在正文层次不多的情况下，第一层用“

一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。正文中的标题一律不加粗。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。4.行数和字数。一般每页面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.附件。如有附件，在正文下空一行左空二字仿宋3号编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。附件不和正文同页编排，应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

6.落款。单位和成文日期在正文结束以后。加盖印章的公文和不盖章的公文要求不一样。

加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，以加盖公章后，章的顶端与正文（或附件说明）空一行为准。

不加盖印章的公文，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。（署名和日期是一个整体，日期首字左空2字，整体尾部右空2字）标题中或副标题中有单位名称的，落款中不再出现单位名称，日期右空2字.成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、发文机关、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，发文机关、成文日期不能单独一页。

7.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。尽量双面打印，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

8.用语。自评报告和汇报材料中，用语要准确。如滨州市语言文字规范化示范校，不要成了规范化学校或示范学校，不再出现普通话示范校的说法，《中华人民共和国国家通用语言文字法》和《山东省实施<中华人民共和国国家通用语言文字法>办法》应写全称，有的材料上有从网上下载的语句或段落，一定要清除下载的一些格式，如字体颜色、填充色、下划线、方框等。

9.标点符号。应该准确，各级标题单独成行时，文字末尾不加句号。

10.装订。左侧装订，两个钉子。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；平订钉锯与书脊间的距 离为3mm～5mm。

11.特殊情况。以上格式适合学校的上报文字材料、学校工作计划总结、汇报材料、活动方案通知等，老师的教案论文、学生的讲稿等字号可以适当调整。

二、档案

1.材料分类。组建档案，大类的分类是按评估项目分类，每项再按整理。先按项目分，如A1组织领导，A2宣传及环境，A2-1推普周活动，A2-2法规宣传，A2-3宣传报道，每个小项目再里面再按整理。法规宣传里面的法和办法就不用每年存了，需要按存的是其他的宣传形式。

2.档案内容。严格按照《滨州市语言文字规范化示范校评估表》上的评估标准，逐项逐条深刻理解每句话每个词，分析挖掘的越细越深越好，评估标准中的每一项都要用档案材料进行印证。学校的各项活动都要有活动方案或计划、活动通知、活动过程和总结，比赛类的要有评分标准和评比结果，尽可能保存原始的稿件，培训要有培训计划、通知、活动记录和培训内容材料，各类稿件要有责任人和成文的时间，音像或图片资料应有简明的文字说明，有关的学科教研活动，国旗下讲话，讲故事比赛，经典诵读等，特别是每年的推普周活动，要活动丰富、内容充实。要注意积累一些上级的文件资，如通知、公告、办法、规定、通讯报道等，可以从网站上下载整理，如山东省语言文字网，滨州市教育局网站，无棣县教育局网，今后要随时积累，规范打印。3.档案目录。每个档案盒内的首页应该是档案目录，要使用统一规范的卷内文件目录表样，可以向学校的档案管理员索取统一规范的卷内文件目录，目录应与盒内的材料内容应一致，目录表内所填各项应上下左右居中，全部整理完后，形成一个档案目录索引，装订成册。

4.不规范的地方怎么办

往年的怎么办，今后怎么办，迎接市评估验收的怎么办。

三、供参考的资料

1.《出版物上的数字用法》（2011年7月29日发布2011年11月1日实施的中华人民共和国国家标准）

2.《标点符号用法》（2011年12月30日发布2012年6月1日实施的中华人民共和国国家标准）

3.《中国人名汉语拼音字母拼写规则》（2011年10月31日发布2012年2月1日实施的中华人民共和国国家标准）

4.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》（国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会2012年6月25日发布并于2012年7月1日开始实施）

四、补充说明