外贸员岗位工作计划

2024-08-02

外贸员岗位工作计划（通用7篇）

1.外贸员岗位工作计划篇一

一、外贸单证员的工作特点

(一) 量大面广

在我国的外贸企业中, 外贸单证部门的人员配备十分有限, 一名单证员往往要负责跟进多名外贸业务员的业务单证, 在每天有限的时间内同时处理多笔进度各不相同的业务单据, 工作量非常大。在处理每票单据的过程中, 单证员需要完成与业务员、跟单员、财务以及客户、货代、报关行、银行、办证机构各方面的沟通协调工作, 由此可见涉及面之广。

(二) 时间性强

单证员在每个业务操作环节都有时间上的严格要求。以出口信用证作为结算方式为例, 单证员需要及时催证、审证, 若发现信用证与合同不符, 要在最短的时间内退回开证行要求改证;因信用证对最迟交货期有具体要求, 一定要提前租船订舱, 把握好截关、开船时间, 确保按时送货并及时制作报关资料安排报关, 同时还需考虑到进行必要商检的时间;货物装船后, 应尽快核对好提单, 并发装船通知给进口商;若信用证有要求办理一般原产地证书或普惠制原产地证书, 都可以在装船日之前网上办理, 若普惠制原产地证在提单签发日期的7天后办理, 则需办理后发证, 手续相对麻烦;保险单的签发日期既不能早于报关单日期, 又不能晚于提单签发日期;所有单据正本齐全、反复审查无误后要在信用证规定的交单期内尽早向银行提交单证, 如果银行审单出现不符点, 还能有沟通修改的补救机会。只有把握好时间这条主线, 才能分清轻重缓急, 高效地完成单证工作。

(三) 工作要求高

高水平的外贸单证不仅能保证货物按时按质按量运出, 又能确保及时收汇, 所以对制单人员的要求很高。外贸单证员不仅需要扎实的国际贸易理论知识和专业外语知识、娴熟的计算机操作能力, 更需要有良好的沟通协调能力、高度的责任心和严谨的工作态度, 能够不断地提高、完善制单技巧, 具备独立处理变化多端单证的能力。

二、外贸单证员的作用和岗位及人员现状

(一) 外贸单证员的作用

外贸最大的特点就是单证交易。制作一套合格的单证, 是外贸实务中很关键的工作。在国际贸易实施过程中, 合同、定单、报关、报检、运输、仓储、银行、保险等各个环节, 无一不是通过各种单据凭证来完成。单证如此重要, 以至于外贸行业中专门派生出一个职位叫“单证员”。以往一些中小外贸企业为了节省成本, 把单证工作交给业务员或者财务部制作, 经常会因制单人员缺乏专业单证知识造成单据不符, 直接影响外贸企业及时安全收汇。越来越多的外贸企业意识到单证环节设岗定人的重要性。单证员的出现是外贸行业中分工趋向细化的具体表现, 它划清了外贸企业各岗位的权责界限, 使复杂的外贸流程变得简单化、标准化。

(二) 外贸单证员的岗位及人员现状

由于受美国经济衰退和持续蔓延的次贷危机, 以及人民币升值、出口退税率下调等国内外多重因素影响, 2008年中国对外贸易出现了下滑趋势, 部分外贸企业出现工厂减员、减产等现象。但在这次全球性的经济危机中, 中国经济的表现好于一般国家, 2009年贸易额下降了17%, 好于业内专家预测的2009年世界贸易额下降幅度超过30%的水平。中国在2009年成为全球第一大出口国, 占全球出口份额的比重超过9%。因此外贸人才的需求量将进一步增大, 其中以单证员尤其突出。据有关部门统计, 广东省国际商务单证人员需求量达20余万人, 浙江省的国际商务单证人才缺口达15万人, 上海市2010年国际商务单证员人才缺口将超过15万人, 江苏省单证员需求达17万。可见单证员岗位的人才短缺问题相当突出。

单证员操作技能的高低直接关系到外贸业务结汇的时效和成败, 从业要求较高。而现有的从业人员中, 通过在实际单证操作过程中自己摸索的人居多, 许多是在企业传统的“师徒传帮带”方式下进入角色的, 缺乏对单证知识的系统学习, 企业又很少提供培训机会, 所以出现部分企业单据制作水平低下, 造成不必要的经济损失。近年来, 国际商务单证员资格认证证书开始受到越来越多用人单位的认可和求职者的青睐, 但经过专业培训、持有该专业证书的现有从业人员却不到10%。外贸单证员队伍的整体素质亟待提高。

三、外贸单证员应该具备的基本条件

随着我国拥有出口自主权的企业大幅增长, 外贸单证员的需求量增大。但一些企业在招不到专业单证员的情况下, 录用一些非专业人员仓促上岗, 增加了企业的风险系数。外贸单证岗位应该具备以下基本条件:

(一) 专业知识—知道要怎么做

单证员必须掌握系统的外贸知识、单证知识、外语知识, 善于学习更新知识。在扎实的外贸专业知识基础上, 还应清楚企业的运作流程, 了解产品知识、生产工艺流程, 以及掌握货代市场行情和一些贸易国别或地区的政策、单证习惯等相关知识。专业知识丰富, 涉及面广泛是成为一名优秀单证员的前提。

(二) 专业技能—知道该怎么做

单证员要求有较强的实践操作能力, 单证质量的高低是衡量单证员业务能力的直接体现。在实际的外贸单证操作中, 单证员需要有良好的沟通技巧, 综合掌握英语、电脑及沟通工具的运用技巧, 不断钻研业务、提高单证缮制技巧, 降低单证出错率。

(三) 工作态度—知道该怎么做好

单证工作特别需要耐心细致, 责任心强。许多单证员都有过因单证制作错误“花钱买教训”的经历, 制单过程中最忌粗心大意, 急于求成。在面对错误或困难的时候, 需要调整心态, 直视并勇于承担错误, 积极的解决问题。如果没有严谨的工作态度, 就会重复犯错。要善于时间管理、勤于记录备案、重视协调沟通, 能够在工作中不断思考、总结, 养成良好的工作习惯, 这些都是高素质外贸单证员的必备条件。

四、外贸单证员素质的培养

(一) 了解商品知识

作为单证员, 不可能像跟单员、采购员那样全面了解产品、配件及生产工艺。但是如果单证员忽视了对产品知识的了解, 不熟悉企业进出口商品的种类、规格、材质、包装等方面的知识, 就无法做到严格区分商品的不同项目, 导致HS编码找得不够准确, 直接影响通关速度。因此, 外贸单证员除了有国际贸易专业知识外, 还应该具备相应的商品知识。在日常工作中, 可以到工厂生产线了解生产过程, 通过样品剖析等方式, 向相关人员学习、充分了解产品相关知识。

(二) 加强协调能力

由于单证员的工作涉及面很广, 能否有效的沟通和协调, 对于单证工作的顺利开展有着直接影响。对内来说, 单证员必须与业务员、工厂跟单员、财务、客户关系融洽, 从容应对、及时化解和消除工作中的各种矛盾。有经验的单证员会发现, 九月下旬到十一长假后部分航线租船订舱十分紧俏, 常会出现订不到舱位的情况。单证员一方面要掌握多家船公司的航线船期、运费信息, 做到提早订舱、确保舱位;另一方面要尽早提醒业务员和客户在不影响买卖双方交货时间的基础上尽量避开高峰期, 事先做好提早或推后装船的准备, 以备万一。善于沟通协调, 才能与业务员、客户、工厂等相关人员达成共识。对外来说, 单证员需要与货代、商检办证机构、保险公司、银行等有关部门紧密协作。经常与货代及船公司人员沟通, 可以掌握最新的船期、运费信息, 在比较中可找出价格优势大的合作伙伴。按信用证要求制单时, 有机会与银行审单人员打交道, 可以在业务往来中多进行交流, 银行审单人员是单证员最好的老师。

(三) 增强服务意识

单证员几乎每天都要忙着和货代、船公司联系业务, 平时要善于积累一定的业务资源。当业务员、客户需要运费信息时, 能够及时、准确地报出运费、船期, 最好能多提供几个供客户选择, 让客户满意。货物装船后, 要及时发装船通知给客户, 但是通常此时给出的是预计到港时间, 需要跟踪、不断的更新, 将货物的最新运输信息反映给客户, 在货物到港前几天再提醒客户一次。通过从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务。

(四) 培养团队精神

外贸企业都希望打造一支思想素质好、业务能力强、能打硬仗的外贸专业队伍。单证工作不是拘谨封闭的, 除完成自己本职工作外, 应该与相关职能部门多交流, 对它们的组织结构、职能有一个基本的认识, 这样做起工作来就会多从全局来考虑, 认识到单证工作对其他部门和整个公司的重要性。一旦单证环节出现问题, 就会产生连锁反应, 影响全局。在工作中, 要培养自己逐步做到统观全局, 学会与人合作, 善于调动别人的积极性和创造性, 充分依靠集体的力量确保每个业务流程环节准确无误、高效运作。

总之, 即使是拥有多年制单经验的老单证员, 也不能保证所有单证制作无误。一方面, 单证人员需要养成自我纠错的习惯, 对自己做的每个单据严格把关。另一方面, 单证部同事可以互相审核对方的单证, 通过交叉复审, 降低企业风险。企业也要对员工进行定期培训, 稳步提高单证员的制单结汇水平。

摘要：外贸单证员的工作贯穿于进出口合同履行的全过程。单证员以外贸单证处理为核心, 是外贸企业必备的基础性人才。其工作具有量大面广、时间性强、工作要求高的特点, 应具备专业知识、专业技能和严谨的工作态度等基本条件。单证员的素质直接影响外贸企业整体的工作质量, 因此应了解商品知识、加强协调能力、增强服务意识、培养团队精神, 以不断提高自身素养, 全面提升综合素质。

关键词：外贸单证员,特点,要求

参考文献

[1]张喜明.国际贸易单证工作的基本要求[N].公共商务信息导报, 2006

2.外贸员岗位工作计划篇二

关键词：高职院校；外语教学；体系；外贸跟单员；岗位能力

中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2015）09-0077-02

在高职院校外语教学过程中，商务外语实践教学体系的建立对学生岗位能力的培养具有十分重要的作用，是学生职业能力培养中不可或缺的一部分。商务外语实践教学作为一个教学体系，本身就是高职院校教学体系的一部分，商务外语教学体系是建立在教学观念、教学理论和教学方法的基础上的。高职院校在构建商务外语专业实践教学体系的过程中，要重视学生创新精神和床戏能力的配糖，对高职院校商务外语教学模式和教学观念进行革新和优化，对商务外语实践教学机构进行科学合理的调整，使学生能够很好的适应社会发展和经济发展的需求，拓宽学生发展的时间和空间，培养学生的创造性思维和自主学习能力，提高学生的心理素质、人文素质和职业素质，使得高职院校的学生在外贸跟单的过程中能够独立解决各种问题。

一、高职商务外语教学体系的构建

高职院校商务外语教学培养的主要目的是为社会培养从事生产建设服务管理第一线的高等技术应用型人才，高职院校在对学生进行商务外语培养的过程中，建立商务外语实践教学体系应该以学生就业为导向，以学生的外贸跟单职业能力作为核心，以学生的综合素质作为教学的主线，才极大程度上满足学生的职业生涯规划和社会经济发展的需求。目前，我国高职院校将实践教学放在整个商务外语教学的首位，使得“理论为实践服务”和“知识为能力服务”的指导思想变的尤为突出，明确了高职院校外语教学和外贸跟单员岗位能力培养的目标。

随着我国国民经济的快速发展和社会文明程度的提高，我国教育部门越来越重视学生的就业问题，教育部门要求高职院校培养的专业型人才必须以“服务区域经济和社会发展”为主要目标，学生在就业前应该充分了解商务外语专业做面向的岗位，尤其是外贸跟单员岗位所需要的职业能力要求。针对高职院校商务外语专业学生所面向的岗位群进行分析可以发现，高职院校的学生要想从事外贸跟单员职业，必须具备良好的职业能力，采用科学归类分析法可以发现，高职院校的学生具有较强的外语表达能力，对国际贸易知识和业务非常熟悉，具备良好的思维能力和创新能力，对我国整个外贸行业的发展具有十分重要的作用。因此，高职院校在构建商务外语教学体系的过程中，应该以实践教学为主，重视对学生综合素质的培养，除了向学生传授基本的外语知识、专业知识和专业技能外，教师还要多和学生进行交流和沟通，对学生进行全面系统的思想道德、创新意识、实践能力、交际能力和管理能力的培养，提高学生的团队合作精神和集体荣辱感，使得高职院校具有外贸跟单意向的学生具有健康的心理状态和健全的人格，并在在外贸跟单的过程中具有良好的组织能力和合作交往能力，遇到事情能够处变不惊、沉着冷静。

对于我国高职院校来说，人才市场就是高职院校教育的指南针。要想有效提高高职院校学生的就业竞争力，教师在商务外语教学的过程中，必须对商务外语实践课程进行优化组合，将外贸跟单员岗位能力培养作为教学的核心，将综合素质作为高职院校商务外语实践教学体系的主线，提高学生的外语语言应用能力和人文素质，增强学生的商务运作能力和职业素质，并在构建高职商务外语教学体系的过程中，重视阶段性和连续性的有效结合，重视学生外语基础知识教学是实践教学，使学生在掌握商务外语知识的同时具备良好的交流、表达和运用能力，这样才能使学生在强烈的市场竞争中脱颖而出，更好的适应社会发展和经济发展的需求。

二、高职院校外语专业外贸跟单员岗位能力的培养要求

1.性格素质方面的要求。

外贸跟单员是一份需要和其他人打交道的职业，企业在招聘员工的时候首先考虑的就是员工的性格素质，主要是看员工的板式灵活程度和就职后的可塑性。通常情况下，企业在招聘高职院校的毕业生时，会将学生的性格素质放在首位，将学生的专业能力放在第二位，外贸企业强调的是团队的分工与协作，因此，学生的沟通和交流能力显得尤为重要。刚刚进入外贸企业从事外贸跟单员岗位的高职院校学生应该学会放低姿态，充分了解企业的文化，并快速的融入到企业的外贸跟单工作环境中。学生的性格素质尤为重要，但并不是外贸企业招聘员工时考虑的唯一要素，外贸企业更加看重的是学生的业务素质。

2.业务素质方面的要求。

通常强狂下，外贸企业提供的岗位都是以外贸业务员和外贸跟单员为主，高职院校的学生在外贸跟单员岗位中，首先要对外贸企业的本身和特点进行充分的了解，熟练的开展外贸跟单业务，熟悉外贸企业跟单业务的流程，做好询价、报价、和客户签订合同、核工厂签订购销合同、安排出货等等，并根据外贸跟单工作的实际情况做好相关记录。还要了解外贸跟单过程中各种单据的格式和作用，为高职院校学生在企业中开展外贸跟单业务保驾护航。学生在企业中外贸跟单的过程中，还要具有良好的客户维护能力，更好的服务于客户，才能使外贸企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。

3.综合素质方面的要求。

众所周知，外贸跟单是一份非常具有挑战性的工作，外贸企业在招聘员工的时候，不仅注重学生的性格素质、业务素质，还重视学生的综合素质，外贸企业希望员工具有全方位均衡发展的能力，外贸企业通常将学生的综合素质放在首要考虑的位置。首先要考虑的是学生的外语听说和商务信函的协作能力，这是外贸跟单员和客户交流沟通的基础；其次要考虑的是学生的国际贸易理论知识储备能力，使得对外贸易工作更加得心应手；最后要考虑的是学生的计算机软件应用能力，外贸企业多使用电子商务平台进行产品推广，商务外语专业的学生只有熟练的使用计算机才能做好电子商务平台外贸跟单工作。

三、我国外贸跟单员岗位能力培養的方法

1.外语应用能力和人文素质的培养。

高职院校在对学生进行外贸跟单员岗位能力培养的过程中，应该重视对学生外语应用能力的培养，使学生具备扎实的外语语言基础和较强的外语交际能力，学生在外贸企业开展外贸跟单工作的过程中和日常生活中要能熟练的使用外语进行交际，只有掌握良好的语言技能，才能使高职院校的学生在外贸企业具有更广阔的发展空间。高职院校的教师要重视商务外语实践教学，采用分组讨论、游戏、比赛的形式活跃课堂氛围，还可以子啊课外借助网络平台对学生的实践活动进行中指导。高职院校还要在此过程中坚持以“育人为本”的教育理念，借助人文教育提高学生的思想道德素质，使学生认识到创造的意义和价值。

2.商务运作能力和职业素质的培养。

良好的商务运作能力是商务外语专业学生求职的优势，目前我国许多外贸企业在招聘员工的时候不重学历重证书，高职院校商务外语专业学生获得的职业资格证书是学生在不断的实践和学习中的来的，是学生专业操作能力的有效体现。因此，高职院校的教师应该重视学生商务运作能力和职业素质的培养，组织模拟外贸跟单实践，安排学生到节假日大型卖场参观为学生提供商务谈判仿真工作环境，开展以职业技能竞赛为目的的商务技能大赛，使学生在学习和实践的过程中发现自身的价值，找到学习的动力和成就感，提高学生的商务运作能力和职业素质。

3.可持续发展能力和心理素质的培养。

可持续发展能力就是创造具有价值的新知识和新事物的能力。在高职院校商务外语实践教学和外贸跟单员岗位能力培养的过程中，教师应该在学生已具备的外语语言应用能力和商务外语运作能力的基础上，对学生的知识技能创造性运用进行培养，提高学生的应变能力，鼓励学生在学习和实践的过程中勇于探索和创新。在实践教学的过程中，可以通过假期社会实践、社会调查等提高学生的实践能力，教师还要为学生提供外贸跟单岗位实践锻炼的机会，有效提高学生解决问题的创新能力，促进学生可持续发展能力和心理素质的培养。

总结：为了在极大程度上提高高职院校商务外语专业学生的外贸跟单岗位能力，使其得到真正的锻炼和培养，高职院校应该重视对教学方式和方法的改变，将学生作为教学的主体，引导学生在外贸跟单的过程中，学会结合管理和商务运作解决外贸跟单过程中遇到的问题，重视高职院校商务外语教学，确保教学方式的多样性，这样才能子啊极大程度上提高学生的创新意识、社交能力、知识协调能力和对环境的应变能力等，提高学生的外贸跟单能力，使得高职院校学生的就业前景更加广阔。

参考文献：

[1]马俊华.我国国际贸易融资与国际贸易关系研究[D].上海师范大学，2013.

[2]邓莎莎.以就业为导向的国际贸易课程设置研究[D].广州大学，2013.

[3]曹华芳.基于市场需求发展的国际贸易应用型人才培养体系研究[D].浙江工业大学，2013.

[4]吴丹辉.后金融危机时代外贸人才模式研究[D].浙江工业大学，2012.

3.外贸跟单员岗位职责篇三

（1）在公司业务流程运作过程中以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单落实的情况，（2）严格把握“报价单”，精确地报出产品国际销售价格。如发现报价单上有疑问时，应及时上报。

（3）负责外贸定单在企业内部计划、生产、包装、运输等过程的跟踪；

（4）生产过程应跟踪、验货，做到质量保证。

（5）能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，做好租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库

（6）及时通知客户和货代有关货物装运的情况

（7）在接到客户需求后及时安排好生产打样工作。要按照客户的要求，并以书面的形式详细列出打样明细单。打样单上应严格注明打样的货号、原料、包装要求、彩印要求、颜色搭配、产品图片、唛头等以及工艺做法。

（8）如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部申请购买，如涉及到新模具或其他需要开模的样单，需要总经理签字同意方能答应客户。（总经理不在时，由总经理指定人员签字）。

（9）样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须先拍照存入电脑档案。做好产品留样工作。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，都需要按照公司规定特殊情况需由总经理决定。

（10）积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应及时查询客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即和客户联系，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。

（11）对客户在销售和使用过程中提出或出现的问题 ,应做好记录，接收客户的投诉信息。帮助或联系有关部门妥善解决，以保证客户满意。

（12）催收应收回的款项。

（13）退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理

4.外贸单证员工作总结篇四

从4月份开始至今我做单证员已有3个月，从一开始的不熟悉，但我很快就掌握了做单证的经验和技巧。

当拿到信用证后，先仔细审查和合同有出入的地方，产品名称、数量、开证行、公司名称、有效期、付款方式、最迟装运期、有没有软条款、特别的规定等等。如果有的话，必须与业务人员商洽这些事情，把所有的问题最好一次向客户提出，请他修改信用证。

我们根据业务员提供的合同首先制作报关资料，报关资料因为仅是用于我们国内海关报关，所以我们可以相对简化一些，但是简化归简化，报关的数量，毛，净重，体积还是和信用证要求及提单上的数量，毛，净重，体积一致。所有报关资料我们两个单证员都会相互校对。

再根据信用证与PI 制作托书。等业务员传托书后，货代会给我们提单确认件，同时我们也提供报关资料给货代。每份提单确认件都要不厌其烦反复核对正确，有我们两位单证员和业务员相互校对，提单出来后也要校对，一份提单至少要核对5遍以上，杜绝有错误的发生。

货物装船后就开始制作议付单据，例如：发票、箱单、重量清单、产地证、投保、装船通知、受益人证明等。所有单据都严格按照信用证要求。所有单据的日期在船期之前或者船期当天。

提单一般3-7个工作日，若提单晚了，及时催货代要提单。确保提单在信用证交单有效期内交单。

所有单证都必须反复核对，做到单证相符，单单一致。如果客户有临时要求，可以说服客户修改信用证。单据审核OK，通知银行交单。

今年上半年交了64份议付单据，现还有10信用证在手。关于银行水单，业务员写上客户信息后交与我们登记，并在网上报送，然后登记给财务。关于产地证，一般原产地证在系统申报后寄贸促会办理，贸促会做好产地证再寄给我们。发票认证，国际商事证明书，大使馆认证也是在贸促会。其他特殊产地证比如FORM A ,FORM E到商检局去办理。

关于保险，保险是以清关时的发票为基准的，加上重要的船名航次、保险金额、保险时间。

5.外贸单证员工作职责内容篇五

1、根据客户要求制作及确认全套出口单证(如提单、箱单、发票、产地证、非木制品包装声明等);

2、收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理;

3、负责安排订舱、报关等全套工作，确保货物顺利出运;

4、协助财务办理结汇、核销和退税工作;

5、协助销售和业务人员提供比必要单据完成收款工作;

6、制作相关商检、产地证书。

外贸单证员工作职责2

1.负责出口报关单证制作，审核、信用证交单。

2.与报关行、货代等部门协调处理出口报关事宜。

3.出口业务报关相关备案资料的整理和归档。

4.公司安排的工作相关的其他事宜。

外贸单证员工作职责3

1.负责外贸订单的整套出口单证操作

2.信用证的审核，产地证申领

3.银行交单及信保订单管理等

外贸单证员工作职责41、负责信用证初审，信用证和承兑交单的议付单据制作，交单等单据结算的全过程执行和跟踪;

2、负责商检，包括准备资料报检，送报到商检局等工作;

3、负责制作报关单据，并与货代核对报关预录单和提单信息。;

4、负责CIF的出运保险的工作;

5、负责原产地证，form

E工作;

5、负责催促货代退关单出口退税联的工作;

外贸单证员工作职责51、协助采购，负责订舱，制作清关相关单证，沟通货代完成进口货物运输相关事宜;

2、协助海外部做好港口订舱、工厂发运，出口报关工作;

3、及时催款，负责提单及相关文件的释放;

4、协助财务出具费用结算单和开票申请等;

5、完成领导安排的其他工作

外贸单证员工作职责61、熟悉外贸单证操作流程及相关注意事项，具备一定进出口业务知识;

2、清关文件制作、收发与核查，处理异常文件问题，确保文件的及时性、完整性、一致性;

3、跟进文件状态，在文件正确与否合规性等方面与供应商、及报关行保持有效的日常沟通;

4、跟进应付货款，和外商对账;

6.外贸单证员个人工作总结篇六

本人初步进入外贸行业，首先要感谢公司的每一位员工和前辈。感谢你们有问必答，耐心教导，让我学会了外贸行业的实际操作和理论知识。刚刚进入公司之前，就一直听闻外贸行业的种种新闻和行业信息，一直怀着好奇和诚恳的心情开展工作。工作了一段时间之后，对工作有了一定的认知和对应的反应。以下是我对这一年的总结：

本人对于该工作的优势和竞争力。对于该目前的手头工作，能够足够处理好被交代的单证工作，能做到高效率、低错误率、积极发问不懂的地方、积极解决工作上出现的突发问题。在录入系统时做到不出错、精准。整理出货清单时做到数据精确、及时发现问题。翻译授权时做到内容清晰、明确。制作信用证时做到不出错，避免出现信用证不符点，准确地完成工作。目前工作能够较好地上手，对相关的流程有了越来越深的认识。

不足的地方有，仍然没有接触和了解核心工作，辅助型工作比较多，挑战较少，感觉有很多需要学习和操作的地方可以帮上忙。

本人还有一项艰巨的任务是寻找外商。这项人物由本人单独操作，咨询过同学、网络，做了多项准备工作，注册了无数网络帐号去寻求外商。本人十分重视国外展会机会，参展机会来之不易，本人给自己也增加了许多压力。本人制作了展会宣传单、拍摄了服装照片并分类、翻墙创造了本公司facebook主页、更改了原网页内容并更新了产品图片、多次发送邮件给潜在国外客人。以上寻找外商的方法几乎由本人摸索出，但感觉仍然不得要领，没有真正能够掌握寻找外商的有效率的方法。希望这方面由前辈多多指教。本人大多问了同辈、网络，但深知这不是最有用的方法，其核心方法希望能够得到导师的指教。

本人对工作的经验是：做外贸工作一定要精准、及时。时间就是金钱，在做每一样工作之前，就要做到考虑做到之后每一样的连锁工作，理解到时间的滞延就是会对工作效率产生伤害，对公司会造成一定的损失。对于同事之间，要做到和睦相处、部门与部门之间要及时沟通，多多学习前辈们的经验。在这里，我要再次感谢意玛公司的每一位员工，对于我这个外贸新人多有照顾和解疑答惑。

工作时间之外。本人在工作时间之外大量阅读巩固英文，尤其是商业英文，为了以后能够更加精准得参与每项工作。掌握一切能够增强自己专业知识的机会。

对未来的展望：本人希望以后能够增加工作量，更加实际地、更多地操作和参与工作内容。不怕压力和工作量，希望前辈能够多多指教，更加放心地交、相信给我任务并且减轻前

辈们的负担。对于2016年的工作安排；更加深入了解参与工作、更加希望本人能够做到积极、主动、果断地参加工作，并在新一年能够有所突破。

对公司的期望：希望能多安排学习、参观的机会，并介绍经验丰富的外贸人来进行交流和对本人的教诲。时代和时局正在改变，若是需要新的客户，有很大的可能要对他们进行适应和相应的改变，多样的贸易方式和手段会产生，希望大家能携手共同进步，在原本熟练的贸易方式上有所其他突破。

感谢！

以上为本人2015年3月至2016年1月的年终总结

单证部门

2016年1月25日星期一篇二：外贸单证员工作总结

工作总结

我们公司的单证操作基本的程序如下： 1。老板或者业务员签订的proforma invoice(以下简称pi)，根据pi向国内工厂订货，并签订工矿内购产品合同。2。把内购合同里相关条款填入到《内购合同登记表》中，比如工厂的联系方式，负责人，传真电话等等。这样做最大的好处是方便业务员从表中及时获得相关的国内客户信息。3。单证员要及时翻阅所有的工矿内购合同，根据合同的交货期限进行催货。催货时，单证员要明白电话催货的几个要点： a。货物什么时候可好？

b。包装明细什么时候可以出来？

如果货物的品名有监管条件，需要做商检，单证员更要提前把包装明细要到，做商检资料给客户。商检需要准备的资料如下：pk，i，商检委托书（客户用的那种，盖公章和法人章，不需要填写）。一般来说，pk和i可以用copy件，但是商检委托书要是正本。还有就是有些地方商检还需要报关委托书。另外，商检委托书上一定要注明公司的商检编号。4．我们公司目前的货物，都是由专门的货代在做，主要是考虑到我们的产品比较复杂，品目繁多，换货代不是有利于我们的顺利报关和出货。单证员除了工作要认真外，还需要和相关货代保持良好的工作关系，这样子有利于开展工作。我会在后面的章节中提到一般如何和货代之间会有怎么样的联系。

5．货物到了交货时间，就要提醒老板去订舱。一般老板会提前通知单证员，货到交货时间了，发货运委托书给货代，但是以后老板会越来越忙，所以可能会忽略一些小的单子，这样，单证员得及时提醒老板。如果以后老板忙不过来，单证员也可以自己比运价，然后订舱，但是订舱前，最好跟老板汇报情况，老板对运价把握的非常清楚，这样做是为了不让货代人为提高海运价格，减少不必要的损失和矛盾。订舱之前如果还没有拿到相关的毛重，箱数等

数据，可以跟货代商量，先订舱，稍后补全数据的。订舱委托书上一定要加盖公司的长条章，这样才具有订舱效力。

6．订舱好后，就要叮嘱货代发放进仓通知。进仓通知来了后，单证员按照公司的进仓通知格式另外做一份，并加盖长条章给客户传过去。进仓通知上的进仓地址，进仓编号，进仓时间，联系人电话是最重要的信息，一定不能有任何的错误。另外传真后，尽量和客户电话确认下，是否收到传真件，怕万一出现晚进仓影响装运。7．货代的进仓通知上会有报关单的邮寄时间，尽量在指定的时间的前一天把报关资料寄出。

报关所需资料如下：报关单，报关委托书，pk，i，contract，核销单。我个人主张寄报关资料时，最好如果付款方式是t/t的话，i 和pi基本上差不多，只需要改掉发票号码和发票的时间，货物描述，数量，单价和总价，基本上都是一样。但是有时候也要根据实际出货数量去做i，这样总价和数量可能会发生变化。pk里的货物描述，数量要和发票一致。毛，净重以及体积根据客户报过来的包装明细仔细填写。根据个人的经验，我们可以把doc分成报关资料和交单（或者寄客户）的资料两套去做。因为给客户的pk，i必须是非常详细的，客户除了根据我们寄过去的pk，i做清关资料外，还需要根据这些资料去查货，去银行付汇。所以我们最好，先做交客户的资料。报关资料因为仅是用于我们国内海关报关，所以我们可以相对简化一些，但是简化归简化，pk总的数量，毛，净重，立方数，i上的数量，总价，还是必须和交客户的资料一样的，这个在单证中叫做“单单相符”。记住：报关的pk，i是根据交单的详细资料做出来的，它只是交单资料的简化。以前有单证员先做报关资料，结果交单时又得重新算数据，做无用功，在此提醒一下。

报关单的填写不是很难，但是如果货物的品名多了，填写报关单就是件非常辛苦的工作，因为牵涉到品名的合并。海关有规定，一份报关单只能写5个品名，一份核销单只能报20个品名，即一份核销单顶多只能用5张报关单，如果超过20个品名，就必须另用一份核销单。产品的品名一多，就比较复杂，在合并品名时，一定要先问过老板，因为我们公司产品太多，我们单证员不一定对每种产品都非常熟悉。所以不能随便去合并品名，因为牵涉到厂家给我们开增值税发票，厂家开增值税发票是有开票内容限制的，切记这点。核销单的领取在财务处，领取核销单时，最好带上整套资料，这样以便登记详细。一般我们为了财务部做帐方便，把价格都报成fob价格，但是实际的合同可能是cif和cfr，所以要登记清楚。报关委托书比较好填，这里就不多说。

报关资料里的pk，i一般都是两份，另外请付两张盖好长条章的空白纸，以防数据变动时之需。8．如果是付款方式l/c，就一定要仔细阅读信用证里的条款，最好在复印件上做好记录。pk，i里的货物描述必须严格按照l/c的规定，收货人也必须按照l/c上的applicant出具。另外如果l/c需要forma a或者c/o，它的发，收货人，地址，货物描述，也必须严格按照l/c上的规定去办。c/o一般要先进行网上申报，具体如何填写，请参照我以前的填写模式。申报完毕，还要看是否通过，通过了，就可以带长条章去上海市贸促会现场打单。为了节约不必要的开支，请在申请时的备注一栏注明：自备c/o空白单据。这样现场打单会节约单据费，如果不注明，要出单据费。forma的办理比c/o麻烦点，需要三套资料：a。手写的forma资料（可以参照我以前的填写模式），b。普惠制产地证申报单，c。空白forma表格一套（要盖章，老板亲笔手签），d。pk，i一套。以上资料备好后，给李瑞军，他是手签员，就可以由它去上海市商品检验检疫局办理了。

9．货物在装运的过程中，有个提单的核对过程，这个过程是一些重复性工作。提单核对关键的是核对以下几个要点：发货人，收货人，通知人，目的港，marks，货物描述，重量和体积。当付款方式是l/c时，一定要非常仔细，严格按照l/c，如果信用证单词有错误，也必须将错就错，不能自行修改。提单的核对要不厌其烦，一直核对到提单完全没有一点问题为止。牵涉到提单早出晚出的问题，要配

合货代，尽量提单当时修改。货代一出提单，马上要他们传真一份过来。一般只要提单一出来，我们就要把相关的交客户的资料准备一份，先给客户传真件。

10．保险单。如果是做cif，就一定要买保险。保险的金额一般要投保加成10%。货物描述按照l/c 上的规定，如果做t/t则按照pi上的规定。保单最好也进行核对，和提单一样，一直ok，才叫保险公司打单。如果填写保单的时间在船开后，就要填写保函。个人的经验是，保单的签发时间一定要在船开前，也就是如果保单确实是在船开后买的，要保险公司把保险的时间一定要签在船开前。

11．如果需要大使馆认证的发票，办理的地点也在上海市贸促会，可以去窗口问讯办理的方式。最好，去之前，先打电话问过办理使馆认证的费用，如果费用其高，就要跟老板说。因为有时候办理使馆认证的费用会比银行查出不符点的费用高出很多，所以宁愿银行查出不符点，当然这个也只是个人经验，具体操作还是多咨询老板。

11．如果做t/t，提单出来后，pk，i 各准备三份，和提单一起，做好邮寄的准备，如果有其他的的单据，也都准备好。财务一旦确认该票货物收货人已经打款，马上就可以邮寄相关资料了。

如果是做l/c，根据上面交单所需要的doc，一个个去准备。个人经验觉得银行交单的过程实在是个累人的过程，通常银行会非常仔细检查我们所有的单据，希望可以找出我们的不符点，所以有时候单据会改来改去，好几次，我冲动的都想去杀人，想把汇丰银行的人都杀了：）以上属于个人感情，无行动的。

12．交单完了，就要准备开票资料了。做开票资料前，一定要问货代要报关预录单。开票资料上的品名和数量，单位都是报关预录单上的，要和报关预录单一样。金额是对应的工矿内购合同的人民币金额。开票资料做好，给老板看过，确认无误，就fax 给客户。开票资料来了，在上面注明对应的发票号码，就可以交给财务了。

发票开过，资料寄了，文件就可以归档了。

13．我们每出一票货，就要填写《外销合同登记表>>和〈出口登记表〉，这两个表格和前面的〈内购合同登记表〉三表可以说是关键，我们单证部的工作基本上都是围绕着这三个表格在运作。不过我一直觉得比较遗憾的是过去三个月，由于工作实在太忙，一个人做不过来，所以忽略了这三个表格的完整，希望接手我工作的同事，可以重视起这三个表格，这三个表格一旦完善，可以节省很多时间，比如查询客户信息，比如财务开票等等。

我觉得做为一个好的单证员，最重要的一点就是一定要有责任心，其实做其它的工作也一样，有着强烈责任心的人做出的工作结果是有明显的不一样的。我们公司外销的主要产品是五金产品，你可以不懂产品，因为咱们的产品的确是品种繁多，同一种产品规格也是多得不得了，刚开始做咱们的产品，肯定存在着对产品不熟悉的尴尬。在做很多个工厂产品合起来的大批量出货物时，有一个窍门，就是仔细核对工矿内购合同上的唛头和pi上的商品名称，可以知道是哪家工厂的货物，可以看我以前的单子，里面我出的每票货物都注明了订单号，品名，哪家

工厂。当然做单证员，除了责任心外，还要动脑筋去想如何简化工作，如何让自己的工作高效率起来。我觉得我在这方面做得还不够，希望接收我工作以及以后的同事可以多想点问题，希望你们比我做得更好。

总结完毕。

总结人：小邓

2006年3月2日篇三：外贸单证员工作总结工作总结

时光飞逝，来到金鼎公司已经整整一年了。这一年的时间中，我从一个刚步入社会的大学生，变成一个渐渐开始熟悉自己的工作流程的单证员。在这一年中，我和同事们相处融洽，工作得十分愉快。自己在工作学习生活中，都得到了很多经验。

我们公司的单证操作基本的程序如下：

1．如果是根据合同的交货期限进行催货。催货时，单证员要明白电话催货的几个要点： a。货物什么时候可好？

b．包装明细什么时候可以出来？

2手头负责的工厂需要出货，询问如何安排船东及具体的船期。目前手头上常常操作的货代有金华威，即通，国辰等。船东有长荣，mol等。

3.将托单发给货代，请货代帮忙订舱。等舱位下来，让货代刷排载给拖车，然后通知工厂具体装柜的时间。

4．我们公司目前的货物，都是由专门的几家货代在做，比如金华威，国辰，即通等。主要是考虑到我们的产品比较复杂，品目繁多，换货代不是有利于我们的顺利报关和出货。单证员除了工作要认真外，还需要和相关货代保持良好的工作关系，这样子有利于开展工作。5．货代的确认单上面有截报关和截提单的时候，所以要尽量赶在最后的时间前，完成报关和做好客人需要的单证让客人核对，以便能在船东截提单前确认给货代。

所以尽量和工厂确认一下，能够尽量早点装柜的话，就早点。这样的话，可以利用柜子进码头，就及时查进场重量。然后根据要求，来调整报关的重量。然后根据每个客人不同的要求，做他们需要的单证先让客人确认。同时，这边根据报关的重量调整报关的金额。

报关所需资料如下：报关合同，报关发票和装箱单。同时现在要记得报关有分岛内和岛外有两个报关行，所以发报关资料的时候要注意。有特殊的例子：

如果是指定货代，从宁波等报关的话，那么必须做好报关资料，盖上公章，然后加上一份报关委托书，同时要附上申报要素和报关单，再加上几张便签，提前寄往委托报关的地方。6．如果是付款方式l/c，就一定要仔细阅读信用证里的条款，最好在复印件上做好记录。发票和清单里的货物描述必须严格按照l/c的规定，收货人也必须按照l/c上的applicant出具。另外如果l/c需要forma a或者c/o，它的发，收货人，地址，货物描述，也必须严格按照l/c上的规定去办。c/o一般要先进行网上申报。申报完毕，还要看是否通过，通过了，就可以带单证章去贸促会现场打单。

7．货物在装运的过程中，有个提单的核对过程，这个过程是一些重复性工作。提单核对关键的是核对以下几个要点：发货人，收货人，通知人，目的港，marks，货物描述，重量和体积。当付款方式是l/c时，一定要非常仔细，严格按照l/c，如果信用证单词有错误，也必须将错就错，不能自行修改。提单的核对要不厌其烦，一直核对到提单完全没有一点问题为止。牵涉到提单早出晚出的问题，要配合货代，尽量提单当时修改。货代一出提单，马上要他们发一份过来。一般只要提单一出来，我们就要把相关的交客户的资料准备一份，先给客户传真件。

8．保险单。如果是做cif，就一定要买保险。保险的金额一般要投保加成10%。货物描述按照l/c 上的规定，如果做t/t则按照pi上的规定。保单最好也进行核对，和提单一样，一直ok，才叫保险公司打单。如果填写保单的时间在船开后，就要填写保函。个人的经验是，保单的签发时间一定要在船开前，也就是如果保单确实是在船开后买的，要保险公司把保险的时间一定要签在船开前。9 目前手头上操作的客人需要的单证有co ,form-e,保单等，这几项单证都必须等正本提单或者电放单签出才能进行核对和修改。要做到和提单一致，特别注意港口显示，开航日期，品名描述等。

10．如果做t/t，提单出来后，发票和清单各准备三份，和提单一起，以及不同客人不同的单证要求，做好邮寄的准备，现在的快递主要是tnt。只要确认客人已经付款，财务截汇，或者有付订金，或者工厂确认可以寄件，既可以邮寄相关资料了。或者工厂确认可以寄件。

如果是做l/c，根据上面交单所需要的doc，一个个去准备。银行会非常仔细检查我们所有的单据，希望可以找出我们的不符点，所以有时候单据会改来改去。做了两次信用证出货，对于信用证的出货操作流程也渐渐熟悉。

11．一票货物结束后，就要准备等开票资料，做开票合同给工厂，工厂确认ok,他们开发票过来后，要认真核对，没有问题的话，在发票右上方写明合同号，连同报关单交给财务。12．记得刚来公司时，是从学打发票做起。发票一式五份，第一联是写实收美金，第二联是存根联，下次买发票的时候用得上。第三联是写fob价格和进出仓单，第四联是税务联，第五联是附联。每个月的月底要先根据船期排好合同号，然后统计当月的fob价格，交给财务，让她进行网上申报。

第二项工作就是打发票，现在的话都可以用网上站，月底开始打。

第三项工作打完发票，就要及时做进出仓单及其他后续事项，以便尽早让会计进行退税等事项。

13．目前手头上操作的工厂主要有江新，小徐常走的是曼谷，而小林和老胡主要的客人是双威公司，而双威公司则需要时常进来邮件往来。至于其他的几个工厂，达泰科常做的是转向柱，许啯良通常是装从聪勤的货，小吴都会监柜。而盛皇付先生常走的货物是螺栓出往越南。还有其他几位比较没那么常出货的客人。所以最好的方法便是：记录下每一个客人的单证要求和寄单地址。方便自己区分和存档。

这一年来，我学到了很多，做为一个好的单证员，最重要的一点就是一定要有责任心，同时也要更加细心。