费用报销管理办法

费用报销管理办法（共7篇）

1.费用报销管理办法 篇一

费用报销支付管理办法

为了加强财务内控制度建设，规范公司费用报销支付行为，提高财务数据真实性，确保业务及管理费用据实列支，根据国家财税法规和行业监管政策，制定本办法。

一、报销支付的原始凭证。

（一）用于费用报销支付的原始凭证（指发票或收据），必须真实、合法，确属本公司的经济业务事项，且来源途径正当。

（二）发票或收据须印有各地税务机关监制的“全国统一发票监制章”。纸张应有防伪底纹和水印，使用防伪油墨。判别发票真伪时，应通过当地税务网站进行查询。

（三）发票内容应真实、完整，包括：填制单位、填制人、填制日期、接受单位（抬头）、经济业务事项、金额和结算方式等。

（四）发票填写项目应齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次性复写或打印，大小写金额相符，且不得涂改，同时必须加盖填制单位的发票专用章。

（五）购物发票应填写物品名称、规格、数量、单价和金额等。一次采购物品种类较多的，发票可只填写大类物品的名称和总金额，但必须同时提供物品清单，包括：物品名称、规格、数量、单价和金额等，并加盖填制单位的发票专用章。

（六）发票应在填制当年办理报销支付手续，年末填制的发票，应在次年一季度内办理报销支付手续。发票接受单位（抬头）、填制日期未填，或非一次性填开，以及发票填制不符合要求的，不得作为报销支付的原始凭证使用。

二、费用报销的付款凭证。

（一）办理费用报销支付手续时，必须填写公司统一格式的“费用报销付款单”。报销付款单中填写的内容应真实、完整，包括：填制日期、附件张数、所属部门、付款方式、业务事项、大小写金额、报销或经办人等。采用转账支票付款的，还应填写收款单位的全称；采用银行转账付款的，除填写收款单位的全称外，还应填写收款单位的银行账号和开户银行。

（二）填写“费用报销付款单”时，还应填写费用归属、列支科目和费用属性。“费用归属”由报销经办人填写，“列支科目”、“费用属性”由财务人员填写。

（三）购物发票办理费用报销支付时，必须附有物品验收单据：需要入库的，应填写“验收入库单”，由物品保管人按采购计划或合同进行验收、入库，并在验收单上签章；不需入库的，应填写“验收领用单”，由物品使用人进行验收、领用，并在领用单上签章。

（四）报销支付租赁费、物管费和广告费等，应将合同、协议的复印件，作为“费用报销付款单”的附件。

（五）报销支付业务宣传费、会议及培训费和防灾防损费等，应将经本机构总经理室批准的“费用申请报告”，作为“费用报销付款单”的附件。

三、审批流程和权限。

（一）报销支付业务及管理费用，应由报销或经办人如实填写“费用报销付款单”，经本部门负责人审核签字，连同发票等相关附件，交由财务部门负责人审批签字后，报本机构总经理签字批准。

报销支付专项费用的，可根据公司相关规定，增加主管部门负责人的审核意见。

（二）报销支付费用金额超过2万元的，除按上述流程审批外，必须上报分公司财务部门审批；报销支付费用金额超过5万元的，除分公司审批外，还必须上报总公司财务部门审批。

四、报销付款的结算方式。

（一）员工发生费用报销事项，特指差旅费、招待费、通讯费和交通补贴费，可以采用现金方式支付，并逐步推行通过网银支付至报销人的银行账户。

（二）向单位采购物品、支付劳务和服务费用，应使用银行转账或转账支票方式进行结算。若采用转账支票方式支付的，转账支票抬头必须填写收款人的全称，同时支票金额和用途应填写完整，并加盖“不得背书转让”印记。

不得签发金额、抬头和用途不全的转账支票。

（三）向单位采购物品、支付劳务和服务费用金额较小的，报销时可以采用现金方式支付给经办人；金额超过5000元的，必须采取转账支票或银行转账的方式支付。

通过网银向个人银行账户支付款项，以及签发现金支票的，视作为现金支付方式。

（四）各类员工的工资性收入（包括绩效工资、奖金和津贴等），应由各机构人事部门按公司规定的标准统一造册，并依法代扣代缴个人所得税后，通过网银支付至员工的银行账户中，不得采用报销劳务等费用的方式取得。

五、报销支付的其他规定。

（一）各支公司、营销部等业务部门，最高可按本部门实收保费1.5％的比例报销部门销售费用，并在“业务费用”辅助核算项中列支，用于本部门办公、宣传和招待等。部门销售费用由各业务部门指定内勤经办，并凭真实、合法的发票办理报销手续，不得用于或变相用于贴补手续费及佣金，以及员工的工资性收入，禁止采用虚报多报的方式，截留资金作为小金库，建立账外账。

（二）业务员（指与公司签订劳动合同的员工），最高可按本人实收保费1％的比例报销个人展业费用，并在“业务费用”辅助核算项中列支，用于本人通讯、交通费等。业务员报销个人展业费用时，必须凭真实、合法的发票办理报销手续，不得用于或变相用于贴补手续费及佣金，以及个人的工资性收入。

部门销售费用和个人展业费用实际支出高于上述标准的，按上述标准报销支付；实际支出低于上述标准的，按实际支出报销支付。

（三）营销员（指与公司签订代理合同的个人代理人）不得报销任何费用，只能按照公司规定的佣金标准，在代扣代缴相关税收后，取得合法的佣金收入。

（四）各分支机构的营运费用，应控制在总公司核定的标准范围内，用于本机构日常管理、理赔的正常开支，不得用于或变相用于贴补手续费及佣金，以及员工的工资性收入。必须凭真实、合法的发票办理费用报销支付手续，并做到手续完毕、据实列支。不但要求发票真实合法、填制符合要求，且记载的经济业务事项必须合理、符合逻辑。

（五）各分支机构的财务经理，应严格审核有关费用报销支付凭证，对于发票或收据出现联号、跳号或频次异常，记载的事项、数量或金额不合常理等，应通过职业判断对该经济业务事项的真实性进行甄别。对于发票记载的经济业务事项非本机构发生，或与实际发生情况不符，以及发票不真实、不合法、填制不符合要求的，不得作为费用报销支付凭证使用。

六、本办法适用于总公司本部、各分公司和中心支公司。

七、本办法由总公司计划财务部负责解释和修订。

八、本办法从二OO九年八月一日起实行。各分公司可根据本办法，结合当地财税、监管机关的要求，制定适合本地区的费用报销支付管理细则，向总公司报备后颁布执行。本办法若与当地财税、监管机关要求不一致的，应从严执行。

附件：《费用报销付款单》（样张）

二OO九年七月十七日

2009-08-19

2.费用报销管理办法 篇二

一、传统管理费用报销中存在的问题

通过以下一个实例分析传统管理费用报销中存在的主要问题。

在一次大型广告会议的举办过程中, 营销部小王负责财务报账工作, 即由他办理费用立项、款项借阅、发票管理、到会计部办理报账等。该会议是一次费用较高、具有一定综合性的广告宣传会议, 根据该公司制度规定, 此类会议的立项需要4个业务部门审核 (营销部、财务部、审计部、公关部) 、分管公司领导、总会计师和总经理审批。小王草拟好费用立项申请资料, 部门领导审核后, 拿着资料逐个到各个部门、领导会签, 遇到一个不在就得等好几天, 对方忙的时候还得压单, 所以提前一个月就开始走立项流程, 总算在会议正式筹办前完成立项, 也顺利的凭立项批准从财务部借到了钱。费用报销时, 小王拿了近500多张发票、支出明细清单等资料, 找财务要了管理费用报销单, 先填好后, 又找8个同事签支出证明, 找部门领导审核, 找公司领导审批, 最后交到财务部门, 财务部门又涉及部门领导、会计、稽核、出纳、印鉴管理人等。尽管此次会议很成功, 但小王觉得财务报账这项工作实在辛苦, 期间发了不少牢骚。

小王在上述传统管理费用报账过程中遇到了以下问题:

1. 立项审批到财务部门时, 财务部门认为该项预算总额过高, 这可能导致小王所在营销部的下半年管理费用预算非常紧张。

2. 立项审批到审计部时, 审计部认为部分支出属于个人性质支出, 不应纳入会议费的范畴。

3. 立项审批到公关部时, 公关部认为咨询费支出标准过低, 可能请不到好的专家。

4. 立项审批到审计部、总经理时, 审计部负责人外出审计, 总经理到上海出差, 中途等了好几天。

5. 费用报销时, 不知道如何找费用报销单, 到财务部门去时, 说单据不够需要重新印。

6. 费用报销时, 找8个同事签字, 也有3个同事到外地出差。

7. 费用报销时, 把单据拿到财务部门, 结果发现财务人员的桌上已经堆了很多等待报销的单据, 小王又不敢把发票单据放在财务的桌上, 因为只要丢了一张发票, 所涉及支出就不能报销, 损失由小王承担, 他只好经常电话询问财务人员什么时候有空。

8. 管理费用报销中审核、审查、审批、会计核算人员等, 面对成堆的纸质材料, 采用先来先办原则、逐一处理的方法, 从而导致重要的事项没有得到优先办理。

9. 由于工作中发牢骚, 既影响自己的工作效率, 也影响周围同事的工作情绪。

二、传统管理费用报销问题的主要表现

传统管理费用报销暴露出的上述问题, 综合起来表现为以下3种情况:

(一) 会计信息和制度的孤岛

信息孤岛问题是一个普遍存在于各企业的情况。所谓信息孤岛是指, 在一个企业各个部门之间由于种种原因造成部门与部门之间完全孤立, 各种信息 (如财务信息、计划信息等) 无法或者无法顺畅地在部门与部门之间流动。在上述案例中, 涉及的会计和制度信息孤岛现象至少包括:营销部支出的实时情况、咨询费用支出标准、支出的合规范围等。如果这些信息能够实现一定程度的共享, 则小王就可以预先知道, 从而可以提高管理费用立项的准确性, 工作效率也会得到改善。

(二) 排队问题

排队问题几乎所有人都遇到过, 如到超市买东西结账要排队、加油站加油要排队, 医院、银行挂号要排队等。利用信息化手段, 排队问题得到了部分解决, 现在很多医院、银行已提供电子取号, 在排队等待的时间中, 可以坐在医院、银行提供的椅子上, 这增加了等待的舒适度。上述案例中, 涉及的排队问题包括:报账立项中的排队;报销证明找同事验收证明支出中的排队;报账核算中的排队等。管理费用报账中的排队比医院、银行中的要复杂一些。一是其涉及需要排队的地方较多, 包括立项、证明、报销、支付等4个方面19人, 而在医院、银行挂号的地方都是特定的, 不需要四处走动。二是这19个人履行职责的介质是流动中的唯一的纸质材料, 导致多窗口不能同时服务, 但某一医院、银行挂号的存在多个窗口, 所提供的服务也基本相同, 多窗口能同时提供服务, 且只要有一个有空即可。三是管理费用报销中涉及的“服务人员”存在出差等不能提供服务的情况, 而在医院、银行“服务人员”缺位的情况基本不存在。四是此种排队不能选择费用报销涉及的企业、部门和人员, 但是我们有很多的银行、超市可供选择。五是排队不能合理优化, 部分银行开通了贵宾室、VIP柜台, 而在管理费用报销过程中, 仍是按传统的先来先办原则处理。

(三) 单据未能固化

非财务人员对费用立项表、借款单、领款单、费用报销单、差旅费报销单、咨询费明细表等单据并不熟悉, 日常也不怎么接触, 到了需要用的时候才临时抱佛脚, 往往事倍功半。此外, 由于公司制度管理的需要, 包括费用立项表、借款单、领款单等也可能动态的发生变化。

三、如何解决传统管理费用报销中的问题

管理费用网上报销系统是基于Internet的财务报销流程。在这一流程下, 员工可以在任何时间, 从任何地点提交财务立项、报销申请, 领导或审核、审批人则可用数字签名的方式在任何时间, 从任何地点进行业务审核、审批, 财务部门对原始凭证审核无误后, 可自动生成记账凭证并通过网上银行付款。我们认为, 实施该系统可以解决传统财务报销系统存在的问题。

关于孤岛问题的解决。管理费用网上报销系统可以成为财务人员和非财务人员沟通的平台, 部分信息均可登录该系统直接了解, 如部门年度预算、部门年度开支的实时情况、相关的财务制度规定、个人借款和报账情况等。

关于排队问题的解决。管理费用网络报销系统可提供多窗口服务, 如:在立项的过程中, 可以把立项表同时发送给财务、审计、公关等部门, 在需要8个同事验收支出证明时, 可一次性把相关信息发送给他们, 由其签署意见, 从而可以大大减少排队的过程中不均衡和卡壳情况。管理费用网络报销系统促进了及时处理, 遇到“服务人员”出差的情况, 管理费用报销过程中的审核、审查、审批人可以通过网络远程履行服务。管理费用网络报销系统可以推进优先处理, 所有的费用报销事项以目录的形式出现, 审核、审查、审批、会计核算人员可以判断出哪些属于重要事项, 打破了传统的先来先办原则, 充分体现了管理中的重要性原则。

3.费用报销管理办法 篇三

谢女士说，当时急救^员给了她一张发票并说可以报销一半（费用），谢女士问怎么报，那人让她问单位。可结果单位打电话问医保部门却被告知，检查费都不能报，就报药费。

对此，石景山区人力资源和社会保障局负责医保的工作人员这样回答：“出诊的车费和出诊费肯定是不报的，其他的费用得把单子交上来，我们审核一下相关费用再说。”新闻媒体不是报道说医疗急救眼务费用是可以纳入医保的吗？石景山社保工作人员回答他们还没接到通知。

热线编辑查询了解到，《北京市院前医疗急救眼务条例（草案）》今年7月首次提交市人大常委会进行审议，服务条例中明确写明院前医疗急救产生的医疗眼务费将纳入医保报销，但该条例（草案）目前仍在审议之中。120、999都属于院前医疗急救范畴，但是“院前医疗急救服务”具体包括什么，以及目前还在审议中的《北京市院前医疗急救服务条例（草案）》何时才会正式实施，依然不是很明确。北京法制办工作人员解释说：“这个条例最终的拍板时间是人大定的，因为那是地方性法规。”

（9月16日）

4.费用报销管理规定 篇四

为加强财务管理，规范费用报销，有效利用和控制资金，实现低成本高效益运行，特制订本管理规定。

一、管理职责

(一)、财务部负责制订和调整财务报销管理规定，审核报销凭证、报销手续，核算报销金额，分割核算对象，由相关会计进行帐务处理。

(二)、各职能部门负责人负责审核有关报销凭证和按规定权限进行审批，并协助本规定的实施。

二、管理内容和要求(一)、财务报销单证的要求

1、所有发票、单证的报销，必须业务内容完整，金额计算正确，大小写相符，字迹清晰，如：开票日期、公司全称、品种规格、数量、单价、金额等缺一不可。

2、增值税专用发票必须按发票格式逐栏正确填写和签章，任何项目填写的内容与实际不符的一律不予报销。汇总开具的专用发票，必须有一份增值税专用发票销货清单附件，否则不予报销。有密码的增值税发票，右上角的密码不得有任何损坏迹象，否则由经办人负责退回。

3、统一发票（指增值税专用发票以外，加盖有税务监制章的发票）、收款收据报销必须加盖开具收据的单位公章（或财务专用章）和经办人签字。如果确实无法取得开具单位公章的，必须有对方经办人的私章和签字，由相关的部门主管签字, 否则不予报销。白条一律不予报销。

4、购进各种原材料，包括燃料、动力及主要材料、辅助材料、外购半成品、包装物、固定资产，必须用增值税专用发票报销。对确实不能取得专用发票的，必须用税务统一发票报销（考虑价税因素）。收款收据报销必须照减进项税（价格为平价），对物价上下波动，必须按价格调整通知单，由供应部门主管及主管副总审核，总经理批准，同意上浮（物价），对只能取得收款收据的事先必须报总经理批准。

5、购货发票报销时必须有合同及采购审批单，超计划采购部分不予报销。采购计划变动的由主管副总签字证明。实物入库数量与采购发票不符时，按入库数量计算，其失少部分差异由经办人负责追查，追查未果时，由责任人赔偿。特殊原因可由经办人提出书面报告，经主管副总审核，由总经理批准确定报销金额。(1)采购物资的价格应遵循优质低价的原则，同类同品牌同规格产品按可比价判断，超出可比价的应作说明，填写价格调整通知单，经总经理签字；否则，价格超高部分不予报销。

(2)购货发票因质量扣款、数量短少、价格超高等情况，由经办人主动到财务部去扣款。在稽核时被发现应扣而未扣的，通知经办人办理并处罚经办人应扣款额的50％。

(3)购置零部件价值在2000元以上应视同固定资产，按固定资产的购置和管理办法办理相应的手续，由总经理批准方可报销。

(4)购货合同的签订，总价值在2万元至20万元内的，由分管副总审批，总价值在20万元以上，由总经理审批。(二)、差旅费的报销

1、乘坐飞机的报销标准

(1)乘坐飞机首要条件两地相距300公里以上(以火车距离为参考),不足300公里乘座飞机，按乘座火车的报销标准执行。

(2)董事长、总经理出差乘坐飞机，原则上不允许坐头等舱、公务舱，一般情况下只可以报销经济舱的飞机票、保险费，其他费用不予报销。

(3)副总经理级（包括总监）出差乘坐飞机，可以报销经济舱的飞机票、保险费，其他费用不予报销。

(4)市场及开发部门人员及其他特殊情况出差乘坐飞机，须经主管副总批准，附申请单可以凭票报销经济舱的飞机票、保险费，其他费用不予报销。事先未经审批，一律不予报销。

(5)其他人员出差乘坐飞机，如往返行程中机票特别便宜的可乘坐，可按硬座车票报销。

2、乘坐火车的报销标准

(1)董事长、总经理、副总经理出差乘坐火车可以凭票按实报销。

(2)其他人员出差限乘火车硬座车，凭车票报销；特殊情况可以报销补票手续费，（但须经主管副总认可）其他费用不予报销。(3)出差乘坐火车连续8小时以上或晚上(当天20时至次日7时之间)乘车6小时以上的可凭票报销硬席卧铺票。

(4)其他人员出差乘坐火车按规定可以乘坐卧铺而不坐的，每次按票面金额50%给予补贴，如果在起点买不到卧铺票而在途中补办的，则未乘卧铺的一段路程经查旅客列车时刻表上所列的里程，按相应车次给予50%比例补贴。

3、乘坐长途汽车的报销标准

(1)出差乘坐长途汽车凭票报销，车票票面未注明起讫日期、时间和起讫地点的必须自行注明，否则不予报销。

(2)因公出差在300 公里以外乘车连续8小时以上（或当天晚上20时至次日7时之间）可以凭票报销卧铺票。不乘卧铺的每次可以补贴50元，乘坐豪华空调车的不再报销补贴。

(3)销售分公司负责人回公司开会往返行程间乘坐长途汽车按以上条款执行，凭票报销。其他时间不予报销，费用由销售分公司自行负担。

(4)杭州分部人员和其他人员搭乘公司或公司领导车辆，不得报销长途汽车费。

4、乘坐公共汽车、市内交通车的报销标准

出差人员乘坐公共汽车、市内交通车凭票按实报销。

5、乘坐出租车的报销标准

(1)乘坐出租车时有下列情形之一的（根据下列情况具体执行）： a、出租车发票无日期与起讫时间的，扣20%； b、出租车发票无起讫地点的，扣20%；

c、出租车定额发票未注明日期与起讫地点的，扣20%； d、出租车发票跨报销阶段的。（不予报销）(2)董事长、总经理乘坐出租车，凭票按实报销。

(3)其他人员乘坐出租车凭票按限额报销，按出差实际天数计算。报销人员 限额 备注

副总级（总监级）50元/天 晚上11点以后的出租车发票原则上不予报销 部长级 40元/天 其他人员 30元/天

(4)出租车票连号需书面说明理由，单张或连号总额超出50元由主管副总签字批准后按程序报销。

6、误餐补贴报销标准

(1)公司人员出差绍兴地区、义乌地区可享受误餐补贴6元/天，出差省内其他地区享受20元/天。省外30元/天。

(2)出差诸暨范围内不享受误餐补贴（包括同山）。量体、跟单人员可享受误餐补贴6元/天。

(3)杭州分部和直营店人员在当地所在地区范围出差不享受误餐补贴。(4)出差期间因业务需要发生招待费时不得享受误餐补贴。

(5)出差人员参加培训、会议、实行集体用餐或餐费按实报销的，不得享受误餐补贴。

(6)公司人员因公出国（包括香港、澳门、台湾）每人每天补贴300元；出国培训组团考察（餐费、住宿费、交通费由组团统一支付）的，每人每天补贴100元。

(7)公司量体人员因经销商邀请出差量体的，出差费用一律向公司报销，经商务部签字(8)驾驶员出车住宿费、外出加油费应由乘车人签字证明。（单位外乘车人除外）。

7、住宿费报销标准

(1)董事长、总经理出差每天住宿费标准：一类地区450元以下、二类地区400元以下、凭票报销，超出自负50%，节约奖励50%。

(2)副总经理级（包括总监）出差每天住宿费标准：一类地区300元以下、二类地区250元以下，凭票报销，超出自负50%，节约奖励50%。

(3)部长（副部）级出差每天住宿费标准：一类地区200元以下，二类地区160元以下，凭票报销，超出自负50%，节约奖励50%。(4)科长级以下出差每天住宿费标准: 一类地区180元以下、二类地区140元以下，凭票报销，超出自负50%，节约奖励50%。

(5)分公司人员（包括客户），回公司开客户订货会在枫桥住宿时，每天住宿费标准为100元以下，在步森宾馆（或指定宾馆），费用由公司结算。若有超支，则超支部分自行支付或由公司在其工资中扣除。销售分公司负责人其他时间发生的住宿费自负。

(6)杭州分部和直营店人员出差枫桥总部，住宿一般在步森宾馆（或指定宾馆），否则不得报销住宿费用。

(7)诸暨市范围内原则上不报住宿费；

(8)因公出差的所有人员，按出差时间推算，在第二天可以乘坐交通工具出差不影响工作的，不予报销当天的住宿费。

(9)没有住宿发票或发票无时间、无姓名、时间不相关、有涂改痕迹的一律不予报销住宿费、餐费补贴。

注：一类地区指：北京、浙江、江苏、上海、广东； 二类地区指：上述一类地区以外的省、市、自治区。

8、其它报销标准

(1)分公司人员除回公司开会培训，应公司要求（因公）回公司办事往返行程间的差旅费由公司负担外，其他时间发生的差旅费一律自负，分公司其他人员所发生的一切差旅费都由销售分公司自行负担。

(2)驾驶员行车途中发生的过路、过桥、停车费等与行车相关的正常费用由办公室车辆调度员签字凭票按实报销；所有违章罚款按80%报销。特殊情况由驾驶员以书面形式申请，经总经理批准可以报销。

(3)因公外出培训、学习和参加会议，必须附相应的通知单。其住宿费、餐费已包含在会务费、培训费中或由主办单位免费提供的，不再另行报销住宿费、餐费。(4)为节约费用开支同一路线多人出差其住宿费出租车费等按可组合的较低费用标准报销，如一个人的住宿标准能为2个人提供住宿则按一个人的费用标准报销（可按最高级别员工组合，不允许全部按最高级别员工组合）。

注：差旅费报销时应附出差申请单和出差情况汇报，各部门通用表格附后。由出差人员填写，主管签字，在财务报销时由出纳留存，每月汇总交还主管。(三)、电话费报销标准

1、手机话费一律按公司浙步股[2009]第5号文件《关于调整手机费用报销标准的通知》的规定执行（如遇文件变动，则按新规定执行）。

2、凡有手机话费报销的，不再报销其他电话费。

3、无手机话费报销的，外出途中因工作需要发生电话费，应有电话号码记载并注明联系事宜，经主管部长签字证明，否则不予报销；对电话费总额超过50元（含本数）的，需主管副总批准报销。(四)、招待费用报销标准

1、招待费用包括餐费、礼品及其他方面为客人开支的费用。

2、董事长、总经理发生的招待费用，可以凭票按实报销。

3、副总级发生招待费用，必须注明招待日期、对象、原因、人数，经总经理批准凭票报销，否则每项扣20%。

4、各部门主管确因工作需要在枫桥以外地区发生的招待费用，应附明细菜单并注明招待日期、对象、原因、人数，由总经理批准凭票报销，否则不予报销。

5、其他人员在枫桥以外地区发生的招待费用（包括餐费、礼品），应说明情况，由总经理签字凭票给予报销。(五)、运输费用报销标准

1、运输费用发票报销，必须以能抵扣税款的发票（不包括外贸货贷）为主要发票，还必须附有货运单，否则不予报销。对运费在100元以下确实不能取得抵扣税款发票的，应有主管部长的签字认可，财务视情况扣除税款。

2、为客户代办运输产品所发生的代垫代付运费的报销：

(1)运输发票报销必须以能抵扣税款的发票为主要发票，必要的情况下还须附运输委托书、运输合同和产品发运单，发运单上应有客户签收，客户为单位的还须盖上公章，签收的单位和个人必须与销售合同上的单位和个人一致。

(2)运输发票的单位名称根据销售合同上规定的运费承担者的单位名称填开。运费属需方负担的发票报销时，须附发票复印件。

(3)代付运输发票审计后报销结算时，由销售会计在发票复印件后签收并进行登记和按规定传递并作转账处理。

(4)不符合以上要求的代垫代付运输发票不予以报销。(六)、广告费用的报销:

1、公司策划的广告必须由策划部申请，在公司预算内（每年年初由总经理班子提出预算计划，报董事会决策批准）的由总经理审批，超过预算外的报董事长审批。

2、广告费用报销必须附广告合同。在报刊杂志上做广告原则上必须有广告内容复印件，对有型实体广告报销必须附“广告验收报告”，特殊情况另外说明。

3、客户的广告费报销：（1）由客户提出申请（填报广告费支出项目审批表）；（2）区域经理签字（根据广告验收报告）；（3）总经理审批。(七)、车辆维修费用的报销:（另行规定）(八)、其它费用报销标准

1、需要安装、调试的设备必须在合同或协议书上注明其安装、调试费用额，并规定权限签字，否则不予报销。建筑、安装工程的发票报销，必须附有建筑、安装合同、有关部门组织的工程验收报告，签订合同时注明发票的种类，如：建筑、安装专用发票、统一发票、收款收据。

2、邮政特快专递等邮件发票报销必须在报销单上注明邮件名称，单件费用在50元以上的，必须由所在部门负责人签字确认，单件费用在100元以上的由主管副总签字认可。寄给销售分公司的，由经办人注明该销售分公司及负责人名称，并经部长签字证明，费用由分公司自负。寄给客户的费用由客户自负。

3、工伤医药费发票报销按公司相关规定执行，否则不予报销

4、参加学习培训费用的报销：凡属学习培训的均须附总经理批准的通知书，报销时培训费开支单列。

5、银行汇、贷手续费先由相关主管会计签字证明经审稽后报销。(九)、报销单整理、粘贴、填写标准

1、报销单整理以同一类票据所发生的时间先后为顺序。

2、整理有序的报销凭据，正面向上，左上角对齐，粘贴平整，中间不鼓包，两侧与报销单等宽，当报销凭据比报销单长时，折叠平整。

3、报销单粘贴时注意不能把凭据票面的金额粘贴住，若因此发生的审稽金额与报销金额不符，由报销人自负。

4、报销单填写（包括出差通知单填写、审批）必须用黑色的钢笔或水笔，以防日久褪色。

5、“差旅费报销单”及费用报销单填写：部门、出差人、报销日期、出差日期、出差事由、各栏费用、金额大小写等项目必须完整与正确。

6、合计金额大写时必须注意：前面用“¤”封顶，后面用大写“零”补足。

7、外购材料发票、邮寄发票等票据应单独粘贴报销。(十)、财务报销附件及要求

1、原材料购货发票：入库单财务联、进货检验单、数量抽检单或磅码单（以重量作单位的产品）、物料采购申请单财务联、价格变动及供方供货应附购销合同。

2、外协外购件、辅助材料购货发票：入库单财务联、检验单、磅码单、物料采购申请单财务联等。

3、备品备件购货发票：入库单财务联、物料采购申请单、备件报检单、数量抽检单或财务联等。

4、固定资产的发票：设备购（添）置申请单、设备开箱验收单、购销合同、设备安装验收单、入库单财务联、检验单财务联等。如果购入的设备价格超出申请资金，必须由总经理批准。

5、办公、劳保用品购货发票：入库单财务联、印刷品申请表、采购计划单。

6、购买书籍的发票：由主管副总批准的购书申请单、机物料仓库开具的入库单或办公室登记。

7、分公司添置资产：经批准的添置报告、资产登记清单。

8、基建材料购入的发票：入库单财务联、基建物业部采购计划单、检验单等。

9、基建工程发票：合同、工程决算书、验收报告。基建工程不得转包。

10、设备安装、调试发票：合同、验收报告。

11、电脑、复印机等办公设备维护、保养的发票：外协修理（加工）单、合同等。

12、车队运输发票：货运单，相应的出、入库单等。

13、零星运输发票：内容齐全的运输登记表，相应的出、入库单等；汽车带货由主管部长签字证明。

14、公司员工发生旅游、参观费用：事先由负责人出具书面报告并注明本次预算费用总额开支标准：如住宿、补贴等，个人费用1万元以下，团体费用5万元以下的经总经理批准，超出限额经董事长批准。

15、水电费发生的费用：管道工和电工每月申报的用水度数和用电度数。

16、工伤费用发票：工伤证明单、工伤领导小组的处理结果。

17、进口设备、材料的各种税费：经总经理批准的报告、合同。

18、工作服、工作帽、捐赠品、福利费用：总经理批准单、机物料仓库入库单。

19、名片费用：由策划部设计，主管副总批准，20、探望病人费用：由工会领导批准（办公室主任可参与）。

21、报刊杂志所发生的费用: 由部门主管审核，报总经理最后批准。

22、购买摄影配件费用：由策划部批准，机物料仓库入库。

23、大宗礼品（包括广告衫、广告笔等）：经总经理批准的报告、机物料仓库入库单。

24、差旅费：经部门主管批准的员工出差通知单。(十一)、财务报销程序

1、经办人必须将自审无误的发票、单证，根据附件要求整理粘贴好，送审稽员审核。

2、审稽员根据本标准所规定的条款，审稽签章后退还经办人，由经办人根据审批权限分别送审批人签字。

3、经办人到相关会计（出纳）处办理报销手续。(十二)、财务报销审批权限

1、由董事长审批的范围(1)一次送礼金额在2万元以上；

(2)新上技改项目，包括从填土开始到工程结束（5-50万元）；(3)进口设备引进；

(4)企业经营决策，如股份制改造，对外联营、合作、投资；

(5)对救灾等捐款、捐物3万元以下的开支费用。4-10万元由核心董事商定，10-50万元由董事会讨论决定，50万元以上由股东大会决定；

(6)固定资产购置5-50万元，包括无形资产、进口关税费。50万元以上由董事会讨论决定；

(7)公司的大额福利费用开支；

(8)上交税、费、人身保险、基本养老保险、财产保险等费用的报销(9)总经理本人经手的费用。

2、由总经理审批的范围

(1)固定资产购置5万元以下，包括无形资产、进口关税费；(2)一次性添置日常用品总金额3万元以下或单位价值3000元以下；

(3)副总经理、副总级差旅费和出差纯差旅费400元以上的员工的报销由总经理批准签字；

(4)招待费用、乘坐飞机费用由总经理批准签字；(5)一次送礼金额在2万元以下（含2万元）；

(6)广告费预算内的审批；(7)租赁、融资、借款利息；

(8)各种培训、报名、聘用师资的报销；

(9)员工旅游等发生的费用的报销，一般福利费用的报销；(10)上级有关部门发生的费用报销；

(11)由副部长以上（含副部长）陪同关系单位、政府部门来公司参观指导的费用报销；

(12)直线电话、手机费按限额凭票报销；(13)汽车修理费用的报销；(14)设备安装、就位费用的报销；(15)采购货物总价值在20万元以上；(16)办事处添置资产费用；

(17)无明确规定权限一次性支出在10000元以上；(18)租房费用；

(19)工伤医药费的报销；

(20)材料短少需要赔偿额度的报销；(21)水费、电费的报销；

(22)驾驶员添置汽车修理配件、工具的报销；

(23)各类汽车的养路费、保险费、年检、年审等政策性费用的报销；(24)驾驶员非人为造成的违章罚款的报销；(25)枫桥的伙食招待费；(26)其他有关费用。

3、副总经理（总监）审批的范围：

出差纯差旅费用400元以下的所辖部门部长以下的员工的报销(十三)、其他规定

1、董事长的差旅费和日常费用报销由总经理签字报销。

2、本规定有明确规定报销办法的，按标准执行。没有明确规定的，先由审稽审核后转交主管副总或总经理批准，批准后的报销单由审稽负责转交相关会计进行账务处理。

3、供应部门应及时向成本会计提供价格变动数据，另外原则上3个月提供一份最新价格参照表，（具体由供应部门根据淡旺季自行调节，但最长不得超过4个月，每年不得少于4次，需附目录并装订成册）。

4、本管理规定在不适应公司发展需要时，由财务部参照最新财务管理的若干规定提请书面修改意见，经总经理批准后执行并报董事长备案。

5、所有报销单须审稽员独立审稽，审稽有权拒绝受理不符合本管理规定的一切发票、单证并不负任何责任。

6、审稽人员违反本管理标准的规定，受理并通过了不符合本标准规定的发票、单证，按报销金额的1％予以罚款，并退回不符合规定的发票、单证，由财务部主办会计进行监督。

7、报销后尚有挂账的，其挂账金额超过挂账限额标准按月计扣银行同期贷款利率资金占用费，由审稽结算并在月末一次性分段，在当月工资中扣除，经财务负责人复核并报劳资核算员执行。如果出纳会计未按标准扣罚利息，则扣出纳会计当月工资100元，由财务部主办会计进行监督。

8、各正副部长、主任等，凡是超越规定的审批权限的，则每次扣本月工资50元，罚款在工资中扣除，由财务部负责监督并报劳资人员执行。

9、所有出差人员按出差归途最后日期算起期限为七天，（连续出差的按最后回公司日期计算）逾期报销，按报销金额的0.2%按日扣除，延期30天以上报的作每天按票面额的1%扣罚，由审稽计算并执行。驾驶员出差在外，无法按时报销，则回公司后一天内报销完毕，并需提供相应的出车单以作证明，否则仍按以上执行。

10、票证报销程序(1)经办人员先填写

(2)报销单经部门主管审核签字确认(3)财务审稽确认

(4)主管副总审核签字确认(5)财务总监审核签字确认(6)总经理签字确认(7)董事长签字确认

(8)出纳处报销（根据签字报销权限，主管副总权限许可的则不需经过(6)、(7)程序，总经理权限许可的则不需经过(7)程序。

11、报销人需熟知费用报销管理规定，在送审前必须办齐一切手续。送审后的报销单不再更改。若因手续不全、单据不符合报销要求，导致报销金额与所填金额不相符的，均按审稽确认的金额执行。(十四)、检查与考核

1、本标准由财务部负责组织贯彻执行。

2、本标准的实施由总经理会同财务部检查与考核。

5.费用报销管理制度 篇五

第一章总则

第一条目的：为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，结合本公司的实际经营情况制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于北京东兴堂科技发展有限公司 第三条管理部门：

1、各部门负责人对本部门员工报销款项、提供发票的真实性负责；

2、财务部对报销人提供的票据进行审核；

3、总经理负责审批报销人报销款项，并对有争议费用归属出具最终意见；

4、总经理根据财务部提供的公司资金情况安排付款； 第四条费用报销原则：

1、所有费用报销的必须实事求是，内容应该真实、合理；

2、报销的凭证应当合法、有效；所有发票均应是符合国家税法规定的有效发票，不允许虚开、代开发票，且发票内容必须与费用内容一致；

3、报销的手续按照公司费用报销流程经相关人员签字审批后方可付款；

4、每次费用报销前必须将以前借款进行冲销后财务部方可付款；

5、所有费用不得拆单报销、支付，即一笔支出不得拆开几单报销和支付；

6、签定合同的费用报销必须将款项直接支付至合同约定银行 账户内，不允许公司内部员工代领； 7、1000元以上的费用报销必须电汇至个人账户，不允许支付现金；

第二章 费用报销的分类

第五条 根据费用类别不同，可将费用分为以下两类：管理费用和销售费用；

第六条 管理费用是指为组织和管理生产经营活动而发生的各项费用，不能明确的费用均可列支到管理费用，具体分类如下：

1、应付工资：是指根据《劳动法》和《劳动合同》有关规定支付给员工的劳动报酬。包括工资及奖金等以及支付给临时工、保安、保洁工的劳动报酬（包含生日贺金、各种补助等）。

2、住房公积金：是公司及其在职职工缴存的长期住房储金。

3、社会保险：是指国家为了预防和分担年老、失业、疾病以及死亡等社会风险，实现社会安全，而强制社会多数成员参加的（五险包括养老、工伤、生育、、失业、医疗）。

4、应付福利费：是指公司从费用中提取的、准备用于职工福利方面的资金。比如职工的活动经费、职工困难补助费，以及应付的医务、福利人员工资等

5、商业保险费：公司为员工上缴的商业保险（意外险）。

6、工会经费：是指工会依法取得并开展正常活动所需的费用（工会经费计提基数是应纳税所得额的2%，一季度交一次）。

7、固定资产折旧：在固定资产使用寿命内，按照确定的方法对应计折旧额进行系统分摊。

8、无形资产摊销：无形资产应当自取得当月起在预计使用年限内分期平均摊销（例如OA软件等）。

9、长期待摊费用：公司已经支出，但摊销期限在1年以上（不含1年）的各项费用（包括租入固定资产的改良支出以及摊销期在1年以上的固定资产大修理支出）。

10、修理费：是指高级技工或者有维修资质的公司在为公司提供维修服务时收取的费用（包括电脑维修费，空调维修费，任何东西在损坏时需要维修时所产生的费用等）。

11、车辆使用费：是指公司车辆在使用过程中所发生的各种费用（如汽油费、过路费、停车费、汽车保险、车船使用税和修理费等）。

12、能源消耗费：是指办公场所或由公司出资租赁的员工宿舍在使用过程中产生的水费、电费和天然气费。

13、办公费：是指公司购买日常办公用品、日常费用支出（办公用品、快递费、办公饮用水、清洁用品和电话费等）。

14、差旅费：是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和出差补贴等各项费用；

15、业务招待费：是指各部门用于业务招待的费用开支，如茶叶，招待餐费、住宿费等（礼品票据不允许报销）；

16、房租：是指公司租赁房屋需付给房屋所有人的租金；

17、物业管理费：是指公司租赁房屋所产生的需要支付给物业管理公司费用（保安、保洁服务费、取暖费等）；

18、咨询费：是指公司向有关咨询机构进行科学技术、经营管理咨询时支付的费用（包括技术顾问、法律顾问、公证费等）。

19、审计费：是指聘请审计事务所对公司某些经济行为进行审计所支付的费用；

20、律师费：是指公司聘请律师事务所进行法律咨询或诉讼时支付的费用；

21、技术服务费：是指公司自行开发无形资产发生的研发支出，不能满足资本化条件的支出部分；

22、专利年费：指专利权人依照专利法规定，自被授予专利权的当年开始，在专利权有效期内逐年应向专利局缴纳的费用。

23、会员费：是指公司加入各类会员单位应缴纳的费用；

24、税费：是指公司在经营过程中需向税务机关缴纳的各项税金；

25、交通费：是指在市区范围内因公务需要而乘坐的出租车和其他交通工具等费用。

26、物料消耗：是指公司经营用的各种工具、器具、易损件、办公用车的汽油、柴油等

27、会议费：是指召开会议所发生的一切合理费用，包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费等等。

28、招聘费：是指公司招聘人员发生的所有费用，包括广告费、猎头服务、招待、差旅等费用。

29、培训费：是指培训发生的一切合理的费用，包括租用培训场所费用、培训资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费等。

30、研发费：是指公司在产品、技术、材料、工艺、标准的研究、开发过程中发生的各项费用；

31、印刷费：是指公司因业务往来需要印刷宣传册等支付给印刷公司的费用；

32、劳保用品：是指保护劳动者在生产过程中的人身安全和健康的一种防御性装备，例如：安全帽、防护鞋等。

33、广告宣传费：是指用于提升公司形象、原材料采购招标发布等发生的广告宣传费用支出。

34、其他费用：除以上内容外的费用。

第七条 销售费用是指在销售过程中可以明确到销售的费用，具体分类如下：

1、营销费：是指在销售过程中所产生的经营费用；

2、运输费：是指支付给物流公司的费用；

3、其他费用：以上管理费用中可以明确到销售的费用，如交通费、差旅费、招待费等）

第三章 费用报销相关规定

第八条费用报销时必须填写《费用报销单》，并附相应有效票据，具体填写标准见第四章规定，报销人不得有少支多报，损公肥私的行为；

第九条 按照员工入职公司开具公司名称的发票，不要出现员工 未在本公司入职有报销行为的现象。

第十条必须将报销类别、报销摘要、费用归属哪个部门、原始单据数量、报销金额（大、小写）逐一填写完整；因住宿费发票可以抵扣（必须要开增值税专用发票才可抵扣），当员工报销差旅费时，请务必将住宿费发票和交通费发票分别填报。

第十一条报销时，如果是冲销借款的，报销人和借款人必须是同一人；

第十二条 各部门负责人在审核报销费用时，应核实下列情况确认真实无误后方可签字；

1、发生的费用是否在自己签字范围内；

2、发生的费用是否在规定的标准内；

3、发生的金额是否有相应真实票据；

4、相应票据金额是否与报销金额相符；

5、报销的费用是否确实因公需要而产生；

6、报销票据日期是否与行为时间相符；

第十三条财务人员要严格遵守费用报销办法，认真审核各种单据及签字手续，对不符合要求的凭证应拒绝报销，否则承担相应的经济责任。

第十四条对于大宗费用的资金支付时应尽量以支票或电汇的方式支付，要保证付款单位的名称、账号和费用报销发票挂帐的单位名称、账号一致，否则财务部有权拒付。

第十五条 各类费用报销规定：

1、应付工资、住房公积金、社会保险由人事行政部负责统计上报；

2、应付福利费、工会经费、固定资产折旧、无形资产摊销、长期待摊费用、税费由财务部按按月计提；

3、商业保险费、房租、物业管理费、咨询费、审计费、律师费在费用报销时必须签定合同；

4、日常修理费、车辆使用费、能源消耗费、办公费、物业管理费由人事行政部报销。

5、差旅费报销时必须附经领导审批后的《出差申请单》；

6、固定资产报销必须附固定资产购买申请单、入库单、发票；

第四章 费用报销单填写要求及注意事项

第十六条 所有报销发票抬头必须是公司全称，即*******公司，纳税人识别号：9111***************,不能简写或有错别字；

第十七条 原始凭证不得涂抹、刮擦，发票内容应齐全：单位名称、经济业务内容、日期、品名、单价、数量、金额等项目据实填写齐全，字迹清楚，金额正确，大、小写相符，不得涂改、挖补，包括发票密码和奖区密码。

第十八条 增值税抵扣联不得黏贴、折叠；保证整张抵扣联发票平整。

第十九条 报销人须按费用同类汇总填写报销单（报销单总金额不能超过5000元（单张票据除外）），不论金额大小费用类、材料类、资产类、低值易耗类必须分类填写报销单。

第二十条 报销的原始发票必须是税务部门统一印制的正式发票并盖有税务机关发票监制章，加盖开票单位发票专用章；发票记载的各项内容均不得涂改。

第二十一条报销单报销金额书写规范：

1、小写金额数字前面均应填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与小写金额数字之间不能留有空格，小写金额前已填人民币符号“￥”的，后面不需再写“元”。

2、中文大写金额数字前应标明“人民币”字样，大写金额数字应紧接“人民币”字样填写，不得留有空白。大写金额数字前未印“人民币”字样的，应加填“人民币”三字。

3、中文大写金额数字到“元”或“角”为止的，在“元”或“角”之后应写“整”（或“正”）字，大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或“正”）字。

4、中文大写金额数字书写参考壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。

第二十二条单据粘贴整齐、规范，不准将票据号码掩蔽。自左向右、自上而下匀称粘贴，并稍微向右错开，且不准超过报销单边缘。

第二十三条OA填写《费用报销单》注意事项：

所有涉及对报销行为进行审批人员在出具意见时都必须是“同意”，不允许“已阅”，下一节点人员发现上述情况做回退处理；

第五章 费用报销审批流程

第二十四条根据职务级别不同，可分为员工、部门负责人、总经理费用报销；

第二十五条报销流程：

1、报销人是员工的流程：

1.1 报销人根据费用报销单填写要求OA填写《费用报销单》并将相关票据粘贴在票据粘贴单上，在粘贴单空白处注明OA表单号及报销人姓名并将票据交到财务部会计处；

1.2 部门负责人（经理或总监）对报销内容、金额等进行审核，如有疑问可致电或至财务部会计处查询相关票据；

1.3 财务部对报销人前期未冲销借款情况做出说明并审核票据是否符合报销标准；

1.4 总经理对报销内容、金额等进行审核并根据财务部提供的公司资金情况出具审批付款意见；

1.5 出纳根据总经理最终批复金额付款； 1.6 财务部根据费用报销单进行账务处理；

2、报销人是部门负责人的流程：

2.1 报销人根据费用报销单填写要求OA填写《费用报销单》并将相关票据粘贴在票据粘贴单上，在粘贴单空白处注明OA表单号及报销人姓名并将票据交到财务部会计处；

2.2 财务部对报销人前期未冲销借款情况做出说明并审核票据 是否符合报销标准；

2.3 总经理对报销内容、金额等进行审核并根据财务部提供的公司资金情况出具审批付款意见；

2.4 出纳根据总经理最终批复金额付款； 2.5 财务部根据费用报销单进行账务处理；

3、报销人是总经理的流程：

3.1 报销人根据费用报销单填写要求OA填写《费用报销单》并将相关票据粘贴在票据粘贴单上，在粘贴单空白处注明OA表单号及报销人姓名并将票据交到财务部会计处；

3.2 财务部对报销人前期未冲销借款情况做出说明并审核票据是否符合报销标准；

3.3 总经理根据财务部提供的资金情况安排付款，签字审批； 3.4 出纳根据报销金额付款；

3.5 财务部根据费用报销单进行账务处理；

第六章 罚 则

第二十六条费用报销时出现下列行为的，将处以经济罚款：

1、发现虚开发票、提供虚假发票，对报销人进行行政警告并处报销金额5倍的罚款；

2、OA表单批复“已阅”或“不同意”出纳进行款项支付的对出纳按付款金额的1倍进行罚款；

3、费用报销单必须签字齐全，经检查发现签字不全的，对财务部负责人处按每张50元进行处罚；

第七章附则

第二十七条本制度由财务部制定、修改和解释。

6.费用报销管理制度 篇六

现金报销需填制报销凭证，按凭证内容“摘要”处填写报销内容及金额，有部门负责人签字、财务审核、总经理签字后交财务核报。

第一条业务招待费：因工作需要招待费用在200元以上者应事先填制特批单，报总经理审核签字后交财务部财务人员审核时应对照已收到的特批单。员工应工作需要所支付的业务招待费在报销时须向部门负责人、审核人员主动说明，并由经办人级部门负责人签字。

第二条市外差旅费：员工因公赴外省、市出差，路程超过十小时及需要过夜的可购买硬卧火车票，轮船票不超过三等舱位；遇有急事需乘飞机的，必须事先填制特批单，经总经理签字后交财务部。财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。住宿费部门负责人以上每日标准为150元，伙食补贴每日30元，上述两项费用可累计使用。

7.浅析信息化在费用报销中的运用 篇七

一、传统手工报销存在的弊端

1、预算控制容易流于形式

传统报销模式中的费用预算主要是通过人工控制完成的, 财务人员需要手工记录报销台账, 并结合财务系统的相关数据, 手工统计各类报表, 核对费用报销是否超预算, 不仅耗费了大量的工作时间, 而且很难确保费用预算控制目标的落实。同时各项费用分析数据是人工录入、加工的, 并使用纸质报表传递, 大量信息资源浪费, 无法进行有效提取及充分利用, 财务人员也无法及时了解费用预算执行情况并提供给管理层。

2、内部控制不能有效落实

传统报销模式无法实现流程固化, 员工如不熟知各项签字流程, 可能会导致审批流程不符合内控规定, 财务人员对各项业务的处理往往根据工作经验及职业判断, 也存在出错的可能, 同时还存在越权审批、个人签字被模仿的风险, 使得内部控制措施不能有效落实。

3、工作效率低下

对报销人员来说, 填写报销单据时, 可能出现信息重复填写、签字审批流程不符合制度规定等情况, 签字环节如遇签字人员外出, 报销人员不得不花费时间、精力进行多次尝试, 过多占用了正常的工作时间, 同时也会经常发生单据丢失的现象。对财务人员来说, 由于单据各式各样, 加上报销人员填写不规范、费用归类不准确等现象时有发生, 财务人员需花费很多的精力仔细核对, 同时大量机械的日常费用凭证录入工作, 也使得财务人员疲于应付。对费用审批人员来说, 报销单据复杂多样, 签批需占用大量的时间, 并且审批人的工作常常被审批签字打断。如遇审批人出差, 就不可避免地延长了费用报销时间, 这极大地降低了工作效率。

4、不利于财务管理水平的提升

财务审核、核算工作耗时、费力, 财务人员基本局限于事务性工作中, 没有足够的时间和精力进行会计分析、预测、控制和监督等管理工作, 财务职能单一, 其管理作用得不到充分发挥, 阻碍了财务管理水平的提高。

二、网上报销系统的实施

1、网上报销系统初始化阶段

系统框架的构建:将公司各项规章制度流程化根据内部控制相关要求, 进行系统设置, 包括机构管理、字典管理、用户管理、标准设置、科目配置、预算管理、单据管理、流程配置等, 为网上报销系统的顺利运行搭建平台。

2、网上报销系统基本操作流程

(1) 单据整理。报销人员应先根据发票面额、费用类别等对原始单据进行整理归类, 并将相关信息记录在原始凭证整理单上, 注意将同面额、同类型的发票集中粘贴, 以方便核对。

(2) 系统录入。报销人员登陆报销系统, 根据整理的原始单据, 按费用类别提交。该环节中报销人员、部门信息、使用预算、工资卡号、总金额、报销流程等信息都由系统事先设定或维护, 同时系统还会根据费用类别按顺序自动生成单据编号, 报销人员应将单据编号在凭证整理单上注明后, 将报销事项网上提交, 进入下一个审核环节。该环节在确保信息准确的基础上, 有助于预算单位控制预算执行节奏, 及时掌握预算进度。系统预算不足时, 报销业务单据无法提交, 此时需要执行预算调整或追加程序。

(3) 网上审批。财务人员审核 (含会计审核、稽核审核) 原始票据的真实有效性、审核报销单和原始票据填写是否一致、审核报销单填写是否规范;其他各级审核人员对报销业务的合理性进行审核。在最后审批环节通过之前, 任何一个环节提出对该单据的修改意见并退回后, 该流程即返回到报销人, 经修改无误后方能重新进入审批流程。

报销流程在到达任一审核环节之前, 该环节的审核人在系统中无法看到报销单据, 从根本上杜绝了越权审批;考虑到审批人可能因特殊情况在一段时间内无法行使审批权, 系统还可以实现委托审批, 即在某一特定时间段内, 将审批权委托给指定人员, 确保各项业务正常进行;系统还可以根据费用金额大小, 做分级审批权限设置。以业务招待费报销为例, 假设系统设定报销金额小于或等于1万元时, 由主管领导审批即可, 超过1万元的, 须总经理审批, 系统会根据实际报销金额, 自动选择适用的报销流程。

(4) 账务处理。报销单据经各环节审批完成后, 财务系统自动生成记账凭证。

(5) 出纳付款。根据账务处理结果, 出纳进行网上银行集中录入, 并经多级授权后最终完成支付。

三、推行网上报销系统的意义

1、费用报销系统促使财务核算组织结构扁平化

网上报销系统的建立, 缩短了费用报销时间和空间上的距离, 使原会计核算组织金字塔型的管理模式趋向扁平化, 可以随时、随地实现动态的数据收集和数据处理工作。对像中石油这样设有众多分支机构的公司, 更可以借助这一平台, 实现财务集中核算、资金集中支付、信息集中处理。

2、实现了费用报销远程化, 降低了成本

以中国石油上海销售分公司为例, 目前公司推行网上报销系统的加油站共计143座, 分布在上海的不同区域, 如果按照手工报销模式, 加油站管理人员每月需6—8次往返于加油站与上级公司之间, 不仅报销效率低下, 还浪费了时间, 增加了费用支出。使用网上报销系统, 加油站人员只需在系统进行提交后、财务审核通过前, 定期 (不超过2次) 将报销单据传递到上级公司即可, 由上级公司按流程审批后自动将款项划转至报销人账户。

3、预算管理精细化

网上报销系统实现了预算、报销和分析三大功能的有效结合, 全程实施费用动态监管, 将预算管理关口前移, 真正实现事前预算控制、事中财务核算、事后报表分析, 大大提高了预算控制的执行力。在绝对控制的基础上, 系统还设置了预算调整与追加功能, 妥善处理了公司各项预算外费用的列支问题, 使预算管理与公司实际经营相结合, 为公司实现全面预算及精细化管理奠定了基础。

4、财务核算及管理规范化

流程的固化, 使得使用报销系统的人员, 即便不知道公司费用报销的各项规定, 只要按照设定的单据填报相关信息, 就可以顺利完成费用报销, 提高了单据填报的规范性、准确性;系统根据费用类别, 自动生成记账凭证, 高度统一了费用归集口径, 提升了会计信息质量, 强化了财务的决策支持功能。

5、报销信息公开透明化

报销系统强大的信息查询功能为个人、公司提供了了解费用发生情况的平台。个人可以通过单据查询功能, 随时知晓本人所提交单据的审批状态和所在部门预算使用情况, 使得费用报销信息公开透明, 同时也增进了其他部门与财务部门之间的理解, 营造了和谐的工作氛围;公司管理层也能够随时掌握公司各项预算的使用情况, 从部门、项目、人员等多维度对费用预算执行情况进行对比分析, 为制定战略决策提供更加全面可靠的信息依据。

6、企业内部和谐化

个人提交报销单据后, 即可全身心投入到其他工作中去, 在相对空闲的时间里, 只要轻点鼠标, 登陆系统即可了解单据的动态信息, 节约了找审批人员签字来回奔波的时间, 同时审批人员也可以根据自己的时间安排, 在任何时间、任何地点登陆报销系统批量处理报销业务, 确保各项业务正常运行。网上报销系统极大地拉近了财务人员和员工之间的距离, 作为财务面向员工的门户, 它在很大程度上提升了财务的形象。同时由于报销周期大大缩短, 极大地提高了员工的满意度, 也提升了财务在员工心目中的地位。

7、会计职能多元化

网上报销系统可以实现原始凭证向记账凭证的自动转换, 实现网上银行集中支付, 从而把财务人员从低效、烦琐的重复劳动中解放出来, 使得财务人员有更多的时间致力于更高一层财务工作的开展, 从而实现核算会计到管理会计的转变。

四、实现网上报销系统应注意的问题

1、对单据的要求

单据的设置要根据费用性质进行归类, 防止类别过于细分, 导致报销单据过多, 造成混乱, 不但不能减轻工作量, 反而降低工作效率。同时基于公司内部控制管理的需要, 企业应严格执行不兼容岗位相分离的原则, 对系统操作人员进行严格的权限划分, 确保各项报销业务高效受控。

2、对审批人员的要求

各环节审批人员需要养成良好的习惯, 每天抽出适当的时间主动登陆系统进行相关业务审批。配套的规定也要及时跟进, 如限定各审批环节单据的最长滞留时间;水电费、电话费等有支付期限的费用, 在流程流转环节应指定专人跟踪, 避免因单据过期造成不必要的麻烦。

3、对财务人员的要求

实行网上报销后, 除财务人员外, 其他环节的人员一般看不到原始单据, 他们仅对报销业务进行真实性判断, 除此之外的风险如票据的合法性、合规性、完整性等风险全部需要财务人员把控, 因此财务人员应具备较强的专业能力及高度的责任心。

4、对公司的要求

公司应采取必要的措施, 确保系统安全, 确保网络安全、数据安全是网上报销系统平稳运行的保障。报销系统中的财务数据属于公司机密, 故使用人员的密码应具有专属性。公司在开发信息系统时, 应超前考虑各项系统的融合作用, 实现系统之间的无缝衔接, 避免孤立地使用多套系统, 最后导致人服务于系统。

综上所述, 网上报销系统依靠网络优势和合理的管理流程, 真正实现了事前预算控制、事中财务核算、事后报表分析, 为保证企业经营管理目标的实现、降低综合管理成本、提高财务管理效率、提升企业核心竞争力起到了积极的促进作用。这种“从小处 (网络报销) 着手、着眼于大处 (企业绩效管理) ”的现代财会管理体系, 所展现出来的不仅仅是一种财务管理手段, 更是一种管理思维与管理理念的创新、一种直效管控的行为艺术。

参考文献

[1]岳云飞:试论信息化下企业费用报销管理的优化实践[J].中国总会计师, 2010 (8) .