档案保管工作制度

档案保管工作制度（精选11篇）

1.档案保管工作制度 篇一

档案保管制度

为了维护档案的完整与安全，防止档案的损坏，最大限度的延长使用寿命，特制定档案保管制度。

一、档案库房是机要重地，未经允许，非档案人员严禁进入。

二、必须建立各类档案移交目录、归档文件目录、案卷目录、案卷目录登记簿、案卷统计簿等账册，并定期进行检查、校对，做到帐、物相符。对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制。

三、档案的接收、移出、外借必须履行登记手续，借出的档案须在规定时间内归还，并依档号顺序排列入库。每年全面检查一次库藏档案情况，档案人员调动时必须办理档案交接手续。

四、档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房、橱具和切实可行的档案“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温，防虫蛀、防鼠咬）措施。库房内温度要控制在14--24 ℃之间，相对湿度应控制在45--60%之间。

五、库房内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用。

六、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

七、存放胶片、照片、录像带、磁带要用特别的密封盒和专门的案卷，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。

2.档案保管工作制度 篇二

一、档案管理工作存在的不足

(一) 领导对档案工作不重视

一些领导对档案在企业中的重要作用认识不足, 甚至有部分人还认为档案室就是资料存放处。当档案开始达标升级工作, 企业就组织人员加班加点, 在短时间内取得一定的效果, 但达标工作一过, 即恢复常态。

(二) 档案人员整体素质有待提高

随着企业的快速发展, 档案管理人员不断有新人进入, 由于档案培训工作不到位, 档案人员的专业素质参差不齐。存在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷, 卷内目录与实际整理文件不相符, 卷内资料漏失现象比较普遍。此外, 在立卷时间上, 有时会累积起来一次立卷, 既不符合事毕立卷要求, 又不利于查找利用。

(三) 档案利用不规范

档案管理人员没有严格履行岗位职责, 对于本企业熟悉人员常采取随意的态度, 借出的档案不能如期归还。

(四) 管理人员缺乏创新意识

档案管理工作者缺乏勇敢探索和尝试新的档案管理手段的信心和勇气, 现有档案管理技术已不满足日益增长的档案利用需求。档案管理手段的落后, 给档案工作带来了消极后果, 不利于企业长远发展需求。

二、做好档案保管工作的几点建议

(一) 加大培训力度, 提高档案管理人员整体素质

档案管理人员的日常业务水平直接决定着日常工作效率, 尤其是在设备先进、档案种类和载体种类繁多的新形式下, 更需要工作人员能够发挥主观能动性和创造性。同时, 对档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都有了更高要求。所以, 为了满足新形式下档案管理工作, 必须对相关人员按岗位、分层次、多渠道、多形式进行定期培训, 培养一批既掌握新技术, 又熟悉档案专业知识的复合性人才。培训内容应该理论结合实践, 按照学以致用的观点, 结合实际工作过程中遇到的问题, 坚持“按需施教, 重视实效”的培训方针, 强化对档案学新理论、新方法、新观念的培训, 强化对档案相关学科进行培训, 如:心理学、历史学、人际关系学等领域的培训, 此外, 还要加强新技术的培训, 尤其是计算机信息技术, 现代化档案管理工作主要依赖于计算机技术。

(二) 增强责任感, 提高服务观念

档案管理工作面对的是广大档案使用者。同时, 档案管理工作具有很强的专业性, 需要管理人员具有很强的责任心、扎实的工作作风、良好的职业道德、丰富的专业知识、工作经验和勇于奉献的工作热情。所以, 做好档案管理工作并非易事, 这就需要档案管理人员要从思想上提高服务意识, 爱岗敬业, 不仅让档案使用者满意, 更让本单位领导满意, 在领导和群众心目中留下一个好的印象。此外, 应该加大宣传力度, 让更多的群众了解档案知识, 让领导增强档案管理意识。事实上, 领导对对档案工作的重视程度, 直接决定了档案工作能否顺利开展, 档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况, 经常把有关文件、材料给领导看, 材料有可能运用于领导的重大决策中, 这样领导就会越来越重视档案工作。

(三) 加强制度建设, 建立奖惩考核机制

长期以来, 档案管理人员对档案管理工作认识不足, 认为档案管理工作是休闲养老的轻松工作, 干多干少一个样, 干与不干一个样。档案制度是档案工作健康发展的重要保证, 市场经济条件下, 档案人员在履行档案工作的服务职能中要有强烈的制度意识, 遵守档案工作纪律, 按照有关规定进行档案的利用, 杜绝一切违反档案制度的情况发生。实际工作过程中, 档案管理人员应坚持“安全第一, 预防为主”的原则, 把档案安全保管工作作为档案工作的头等大事来抓, 坚决克服麻痹思想和侥幸心理, 能够做到警钟长鸣, 有备无患, 确保档案的绝对安全。要建立奖惩考核机制, 细化考核细则, 用制度约束来进一步提高档案管理人员对档案管理工作的重视, 使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务, 增强自觉性, 为提高效率创造条件。此外, 领导应该加强对档案工作的检查和考核。

(四) 提高创新意识

网络环境下, 档案人员除了继续做好档案信息资源的收集和保管, 要更多地了解用户需求, 扩大服务内容。档案人员应同事业单位领导及专业人员一道, 建立各单位信息资料库, 选取最能体现单位优势、树立单位良好形象的信息资源上网, 宣传和展示自己, 吸引客户和占领市场;从网上获取有效信息为单位领导经营决策、为单位生产建设发展提供服务, 主动地提供多层次的信息, 建立起一套科学的、多功能的、高效的、灵活的紧盯市场的档案信息管理体系。

(五) 制定严格的档案安全保管制度

硬件设施的安全是档案保管安全的基础, 应该制定和执行严格的档案安全保管制度:1.档案管理人员在归档之前, 要进行科学的分类, 排列、编号;2.对已经归档的文件资料, 要定期进行检查, 及时修补复制破损档案;3.严禁非工作人员进入档案库房;4.档案库房内禁止存放保护档案无关的各类杂物品;5.录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带, 并马上入盒, 以防污染。6.档案管理人员离开库房时要关好门窗、拉灭电灯。

此外, 要想做好档案管理工作, 还应该在以下几方面做好工作:1.强化组织领导。明确档案安全工作责任人, 完善档案室值班制度, 确保安全防范工作各项措施落到实处;2.按时进行安全检查。单位内部及时组织开展全面细致的档案安全大检查, 及时发现隐患, 及时排除, 坚决消除事故隐患。要根据检查结果, 针对性地制定整改措施, 并落实专人负责。3.做好检修维护工作。做好档案室相关设备的检修、维护工作, 不断改善档案保管条件, 有效控制档案库房温湿度, 做好档案的防潮、防霉工作, 确保档案安全。

总之, 时代在进步, 面对具有挑战性的档案管理工作, 档案管理人员要想适应不断变化的新形式, 提高档案管理工作效率, 更好的为广大群众服务, 就必须不断提高自身综合素质, 掌握专业知识和边缘学科知识, 优化知识结构, 提高人际交往应变能力。相信只要档案管理人员具有较强的责任心和奉贤精神, 就一定能够做好档案管理工作, 就一定能为广大使用者提供更多的优质信息和服务。

摘要：档案保管工作是维护历史真实面貌的一项重要工程, 档案保管工作涉及众多环节, 如:对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、日常安全检查等。档案保管人员只有依据文件和材料的形成规律, 根据材料的价值, 确定档案的保管期限;才能确保档案便于保管和方便用户使用, 文章结合本人实际工作经验, 主要分析了档案管理工作存在的一些不足及做好档案保管工作的具体方法。

关键词：档案人员,档案工作,检查指导

参考文献

[1]杨海生.浅析如何做好档案管理工作[J].山东社会科学, 2011 (S1) .

[2]王丽莉.浅谈如何做好实物档案管理工作[J].办公室业务, 2011 (S1) .

[3]姚婷婷.浅谈如何做好企业档案管理工作[J].China's Foreign Trade, 2011 (08) .

3.刍议资产评估工作档案的保管期限 篇三

鉴于此，笔者依据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），参考国家档案局及有关部门制定的文书档案、会计档案和注册会计师审计工作底稿的保管期限，提出对资产评估档案划分保管期限的粗浅意见，供业内人士参考。

一、相关行业档案保管的基本情况

（一）资产评估行业的基本情况

1996年5月，中评协下发了《资产评估操作规范意见（试行）》，该意见对资产评估的工作底稿编制和管理提出了要求。1999年6月，中评协发布了《资产评估工作底稿指南》，对评估机构和注册资产评估师编制和管理工作底稿的行为进行了规范。此外，在2001年5月出版的注册资产评估师后续教育教材中，也对工作底稿的作用、种类、内容、编号、标识、质量等提出了具体要求，而且对资产评估档案管理作出了若干规定，其中包括：资产评估档案必须保证完整无缺，凡与评估项目有关的资料应全部收集归入档案；评估机构接受委托的每个评估项目，无论其规模大小，属于单项资产评估还是整体资产评估，都要单独编号立卷归档；资产评估档案应专人专管、及时归档并达到安全和保密等要求。2004年财政部颁发《资产评估准则——基本准则》（财企[2004]20号），把“工作底稿归档”列入操作准则中评估程序的内容。

但是，到目前为止，无论是我们的行政主管部门还是我们的行业协会，还未对资产评估的工作档案鉴定其保存价值并划分保管期限。十几年来，我省的资产评估机构无论其规模大小，内部管理是否趋于完善，基本上都能按照要求，对资产评估工作底稿进行收集整理，形成档案，并指定专、兼职人员负责档案管理工作。但由于资产评估工作档案的保管期限一直没有得到妥当解决，档案保管的设备投入与工作压力日益加重。

（二）相关行业档案管理的情况

1.审计工作底稿档案

2006年2月，财政部发布中国注册会计师执业准则体系，其中《中国注册会计师审计准则1131号——审计工作底稿》，对审计工作底稿的性质、格式、内容、范围和归档的期限、性质、变动、保存期限等都做出了详细规定，特别是附录了审计档案的组成范例，分别确定了永久性档案清单和当期档案清单。

2.会计档案

1998年8月，财政部、国家档案局对1984年颁布的《会计档案管理办法》进行了修订。新的《会计档案管理办法》对记录和反映单位经济业务的重要史料和证据的范围进行了界定，对会计档案的整理立卷、借阅和保管期限等都做出了规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期分为25年、15年、10年、5年、3年共5类。

3.一般文书档案

2006年12月，国家档案局重新颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对归档范围、不归档范围、保管期限等做出规定，保管期限分为永久、定期两种。定期一般要求分为30年和10年。

在该规定中，对同一工作内容划分了不同的保管期限。以本单位召开会议的文件材料为例：请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结等为永久保管；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等为定期保管30年；讨论记录、接待安排等为定期保管10年。

4.其它档案

科技档案保管期限的原则是，保持科技文件材料之间的有机联系，维护科技档案的完整、准确和系统性。根据科技档案的重要程度及历史查考利用价值分为永久（30年以上）、长期（16一30年），短期（15年以内）三种。凡介于两种保管期限之间的，其保管期限一律从长。

在律师业务档案保管期限中，按业务性质将档案分为六大类：一是刑事档案；二是民事代理档案；三是经济诉讼代理档案；四是行政诉讼代理档案；五是非诉讼法律事务档案；六是其它。

对民事代理和经济诉讼代理的档案，还根据诉讼标的额的大小划分了保管期限。如：民事代理诉讼标的额在五十万元以上的案件为永久保管；十万元以上不满五十万元的案件为长期保管；经济诉讼代理标的额在五百万元以上的案件为永久保管；一百万元以上不满五百万元的案件为长期保管。

二、目前资产评估工作档案保管中存在的问题

（一）尚未划分工作档案的保管期限

我们的行政主管部门和行业协会，为规范资产评估报告及业务档案曾先后下发了若干的规定和规范意见，为规范资产评估工作档案的保管和维护评估委托方和相关当事方的利益，提供了档案管理制度上的保证。但是，按照《档案法》的有关规定，应对资产评估的工作档案鉴定保存价值，准确划分保管期限。这已经是行业亟待解决的问题，应尽快建立健全行业档案管理的相关规定，以解决评估机构面对的困惑与无章可循的问题。

（二）评估机构档案管理中存在的困难

在行业发展近二十年的时间里，资产评估业务得到不断拓展，同时，行政主管部门、行业协会、委托方及相关当事方对资产评估的标准和要求也在不断提高。因此，评估档案迅速积累，占用了大量的空间。由于尚未划分工作档案的保管期限，因此评估机构不仅不能恰当地发挥评估档案的利用价值，而且还不能对其进行取舍。

此外，随着计算机在评估行业里的应用，产生了大量的电子档案。它虽然有存取简便、节省空间等优点，但也存在着易于修改和存储载体在传递过程中易于失密的特点，也需要对其的保管提出规范性要求。

三、建议

资产评估行业应依照《档案法》的有关规定，学习和借鉴相关行业的经验，将其行之有效的档案保管工作形式与我行业的档案管理工作形式结合起来，制定相应的制度和规范，进而使行业工作档案的管理不断向科学化、规范化迈进，使工作档案成为评估机构和评估师的宝贵财富，而不是沉重的包袱。

（一）建立健全的行业档案管理制度

我国的档案法规体系由四个层次组成，一是国家权力机关制定的档案法律；二是国务院以及国务院办公厅与中共中央办公厅发布的有关档案工作的决定、规定、条例；三是国家档案局与有关机关发布的通则、条例、规定、办法、标准等；四是各级地方档案事业管理机关和各专业主管机关根据国家的档案法规，结合本地区、本专业具体情况制定的档案工作规章制度等。

根据我国的档案法规组成层次，我行业协会可参照相关行业档案管理规定和办法，起草资产评估档案管理办法，提交财政部审议，最终促成财政部和国家档案局联合下发《资产评估档案管理办法》；或者根据上述档案法规，结合本专业具体情况制定行业档案工作规章制度。三是可在近期下发的《资产评估准则——工作底稿》中细化档案管理的内容，确定资产评估工作档案中永久性档案和当期档案的清单。

（二）对资产评估工作档案的保管期限的划分

可根据资产评估报告的社会价值与资产评估工作档案的文书性质来确定保管期限。

1．可根据资产评估项目的规模大小和性质，权衡评估项目的社会价值与其档案的保存价值，从而界定其档案的保管期限：

（1）国有重点项目、规模较大的企业价值评估档案、金融不良资产评估档案以及在本省或本地区影响较大的评估工作档案，其保管期限应从长。

（2）对评估结果存在重大的不同意见，其意见应在档案中保存，其保管期限从长。

（3）对评估师研究业务有重大参考价值的典型评估项目档案，其保管期限从长。

（4）司法鉴定评估档案，其保管期限从长。

（5）评估值低于5万元的单项资产评估和基本没有查考价值的评估档案可列为短期保管。

2．可根据评估工作档案本身的文书性质来确定保管期限。

按照财政部颁发的《资产评估报告基本内容与格式的暂行规定》，资产评估报告的主要内容由资产评估报告书、评估说明、资产评估明细表三部分组成，因其重要程度不同，所以，其保管期限也应不同。

（1）资产评估报告书基本反映了资产评估的整个评估工作，并具备历史考查价值，保管期限可列为永久保管。

（2）评估说明描述评估项目的评估程序、方法、依据和参数选取与计算过程，揭示对资产评估行为和结果构成重大影响的事项等。但评估说明的内容繁多，包括了各类依据与各种资料清单。其中，评估计算、分析、评定、确定结论过程的资料非常重要，保管期限可列为永久保管或长期保管。而企业申报表、产权证明复印件和盈亏说明，应列为短期保管。

（3）资产评估明细表共有76张，其中：资产评估结果汇总表、资产评估结果分类汇总表本来应该是评估报告中的内容，可列入永久保存档案，其余74张表可列为短期保管。

（三）电子档案的管理及保管期限的划分

我们不能否认电子介质工作底稿的存在形式。在我行政主管部门与行业协会尚未颁发相关规定之前，可参照国家档案局于2003年7月发布的《电子公文归档管理暂行办法》中的部分相关条款执行，这些规定有：

1.电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

2.电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

3.电子公文参照有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

4.电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

5.归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

（四）对《资产评估准则——工作底稿》（征求意见稿）中关于业务档案保存规定的建议

近期下发的关于《资产评估准则——工作底稿》（征求意见稿）作出了评估业务档案至少保存10年的规定。笔者认为：这一规定过于笼统。没有依据国家关于档案管理的法律、法规，以及资产评估工作档案的使用价值和利用价值，进行界定和划分保管期限，如按这一规定执行，评估机构可能将基本无价值的档案存放10年，而将需要长期保管的评估档案10年后销毁，这样的结果一是不能达到科学化、规范化管理档案的目的；二是存在一定隐患。不仅对评估机构是个无法弥补的损失，而且可能对整个行业也是个不小的损失。

4.档案保管制度 篇四

三、要注意控制库房内的温湿度，不断改善保管条件，努力达到温湿度，不断改善保管条件，努力达到标准的温湿度，湿度一般保持在１４度---２０度之问；相对湿度４５％---６５％之间，库房要清洁卫生，定期清扫整。

四、库房内各种电器闸门要牢固，下班时要关闭电闸。库房周围要灭绝火源现象，库内严禁吸烟。

五、档案管理人员调阅搬运档案资料要轻拿轻放，严防揉搓、挤塞或撕裂档案资料，以减少档案机械磨损。

六、建立和完善全宗卷；并做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作。

5.档案保管制度 篇五

(2)要做好办公室和库房的安全工作，每天由最后一位离开办公室的同志负责断电断水源，锁好门窗。

(3)将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。各类档案原则上按档号存放。档案柜标示举例，例：XX-dq11-1～80，即XX年党群档案综合类第1-80件。插卷，编入档案产生年度目录，并在检索目录上注明，存入档案产生年度柜内。

(4)档案柜应编顺序号，各库、各类档案均应标有档案存放示意图。

(5)应对档案进行定期安全检查，积极做好八防工作(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)。发现问题，及时解决。

(6)对破损、褪变档案要及时进行修补、复制。

(7)在档案柜内放置驱虫防霉药物，每月检查一次虫、霉情况，发现虫、霉及时处理。

(8)查、借阅档案当面注销，及时入库。每学期结束前，对库藏案卷进行总清点，及时催还借出的档案。

(9)每年对库存声像档案进行一次全面核对检查，发现问题及时报告、处理。

(10)照片、底片要定期(每学期一次)进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

(11)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防污染，要不定期检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应立即进行补救。

6.档案保管年度工作计划 篇六

(二)加强档案电子信息化管理。按照《宜昌市档案局关于实施相关档案工作业务新规范的通知》精神，20xx年机关档案室要在过去目录数据库建设的基础上进一步规范目录数据，对照新规范要求对数据库必录字段进行逐条检查、整改。同时，加快全文数据库建设，室藏的永久、30年(长期)保管的不涉密文书档案应建立全文数据库。

(三)加强对照片档案、科技档案、实物档案、电子档案的收集整理。按照《湖北省照片档案规范管理指导意见》，对20xx年照片档案进行整理、归档。科技档案、实物档案的整理要做到随收随整。要加强对电子档案的收集，重点收集文书档案的电子版、规划设计方案的电子版、用地、工程红线图及测绘地形图等，各科室要重视电子档案的收集工作，应做到电子文件与纸质档案双套制归档。

(四)加强档案库房和档案借阅利用的日常管理。切实做好档案室的安全保管工作，严格落实“八防”措施，要定期对档案保管状况进行全面彻底的检查，杜绝一切安全隐患，及时记录库房温湿度情况，科学使用空调、除湿设备。严格执行档案借阅制度和保密制度，档案利用情况要登记台帐，坚持原则、执行规定、加强监管、热情细心服务，保证档案不丢失、不损坏、不失密、不泄密。

(五)加强档案的开发利用。根据工作需要，及时编制发文汇集、全宗介绍、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编等资料。根据规划管理工作实际，适时开展专题汇集的编制工作。

(六)继续加强对二级单位档案工作的技术指导，在玉阳、玉泉规划所办公室装修的有利条件下，积极推动三所档案工作提档升级，在完成规范化硬件建设的基础上，重点对档案业务进行规范，一是建立成建制的档案管理制度;二是规范三所档案分类、归档范围和保管期限;三是对整理方法和要求做进一步规范。

7.档案保管工作制度 篇七

关键词：档案保管及利用,保密工作,现状,对策

在档案的保管及利用环节中, 保密工作是其中最重要的环节, 也是保证档案安全的最基本要求。随着中国市场经济体制的不断发展, 人员的变动往来也越来越频繁, 在这种情况下, 档案保管和利用工作也出现了一些新特点, 那么, 在新形势下要想做好档案保管及利用环节中的保密工作, 首先必须认真分析档案保管和利用过程中保密工作的现状, 查找其中存在的问题, 然后针对存在的问题寻找对策, 只有这样, 才能做好档案保管及利用环节中的保密工作, 才能保证档案工作的安全。

一、档案保管及利用环节中保密工作的现状

(一) 档案管理人员普遍缺乏专业素质和能力。

当前, 在我国档案保管和利用过程中, 相当多的管理人员普遍缺乏专业素质和能力。由于档案管理工作是一件相当繁琐且枯燥的事情, 这就导致选择这项专业的人员过少, 有的年轻人即使选择了这项专业, 但是大学毕业后又常常不愿从事这项工作, 从而导致档案管理工作缺少知识水平较高的管理人员。目前, 从事档案管理工作的绝大多数都是年龄偏大的管理人员, 这些人员普遍缺乏档案管理的专业知识, 他们从事档案管理只是凭借自己的经验, 从事传统的手工操作, 对于现代化的管理手段和技术, 他们不但不懂, 而且还不愿进行学习, 因此无法适应现代化档案馆的建设, 无法适应现代档案管理。当今的时代已经是信息技术时代, 而档案管理工作也正在向着信息化发展, 在这样的情况下, 如果让不具备信息技术的管理人员从事信息化管理, 必然会造成在档案保管及利用环节中的保密问题, 从而严重影响档案的安全。

(二) 立件 (卷) 归档问题过程的保密工作问题。

个别单位及人员在档案管理过程中, 在立件 (卷) 归档的处理方法上经常采用的是“四分法”, 这样就会导致保密工作在环节上不够完整, 在技术操作过程中也无法将涉密文件资料和普通非涉密文件资料进行区别对待, 在归档的过程中常常将这两类文件资料放到同一个案卷之中, 在查阅档案的过程中, 查阅人员就会从普通档案资料中查阅到涉密文件资料, 从而造成在保管和利用环节中出现保密和安全问题。在案卷标示过程中, 个别管理人员常常不按保密要求对文件的最高密级进行标示, 表面上无法看出涉密文件的标志, 因此使使用人员无法了解所使用的档案的密级, 使档案在保管和利用过程中出现保密和安全问题。虽然在档案的管理工作中已经开始使用最新的档案分档办法, 将单份文件资料当作一份卷宗标一个卷号, 但是这种方法并没有真正解决存在于档案管理和使用中的涉密文件资料和普通非涉密文件资料之间的问题, 也会给档案的管理及利用环节中带来泄密和安全问题。

(三) 档案利用过程中的保密工作问题。

在档案利用过程中, 档案管理部门为了使档案资料的利用效率提高, 达到服务经济建设的目的, 在提供档案资料的过程中, 常常采取一些相对积极的措施和方法, 使档案资料利用上比较方便和实际, 也能够较好地发挥档案资料的作用。但是, 管理人员在提供档案的过程中, 为了档案使用的方便, 往往不注意档案资料的保密性, 这样就会会使档案资料出现泄密问题, 从而影响档案资料的安全性。

(四) 档案管理过程中的保密工作问题。

在日常档案管理过程中, 常常存在下面一系列问题:涉密文件资料存放条件欠缺, 保险库房、保险柜、防盗器等设施使用不当或者不健全, 非档案管理人员也可以随便进出;涉密文件资料和普通非涉密文件资料混放, 使档案资料没有秘密可谈;涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等简单处理, 不能严格按照规定的手续进行处理, 涉密文件资料在使用完毕没有按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后不能及时追查泄密原因并进行补救和改进;没有按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行严格区分, 导致涉密文件资料被擅自解密并对外提供。

二、浅谈档案保管及利用环节中保密工作存在问题的对策

(一) 大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养。

大力加强对档案管理人员专业素质和能力的培养, 首先必须大力加强对档案管理人员的责任心以及保密意识的培养, 要加大教育力度, 从国家高度以及法律尊严的角度对档案管理人员进行培养和教育, 不但培养他们严谨的工作作风, 而且还要培养他们严守秘密, 将档案管理过程中的保密工作作为自己工作的神圣职责。其次要大力加强档案管理人员对现代化的管理手段和技术的学习, 从而保证档案管理人员能够从容应对档案管理工作的信息化管理, 确保在档案管理的现代化管理过程中既能够保证档案的利用, 又能够保证档案的安全。另外, 还要努力改善工作条件, 吸引有知识有文化有技术的年轻一代, 这样不但加强了档案的保管和利用, 而且还为档案管理和利用过程中的保密工作创造了条件。

(二) 认真做好立件 (卷) 归档过程中的保密工作。

在立件 (卷) 归档过程中, 档案管理人员要认真研究档案资料的性质和特征, 争取将档案资料进行细化, 分门别类进行编号管理。在这个过程中, 档案管理人员必须严格按照规定对档案资料进行处理, 不得擅自改变档案资料的密级或者不按照保密要求对文件的最高密级进行标示, 特别是在表面对涉密文件进行清晰的标示, 保证档案管理以及使用过程中档案管理人员能够清晰准确地了解档案的密集情况, 避免因此而出现的档案保密问题。

(三) 认真做好档案使用前的审查工作。

在档案使用前, 管理人员一定要对档案进行认真审查, 确保档案使用单位或人员在符合档案使用规定的基础上使用档案。在这个过程中, 审查工作主要包括下面两项内容:⑴、对档案进行审查。首先要认真审查档案的密级, 明确档案的使用和开放的范围, 也就是那些人和部门可以使用这些档案。⑵、对档案使用人员的资质进行审查。首先要认真审查档案使用人员是不是具备国家规定的档案使用人员资质, 然后对档案使用人员的个人素质进行审查, 确保档案使用人员的素质完全符合国家规定的标准。

(四) 认真做好档案管理过程中的保密工作。

在日常档案管理过程中, 要针对档案管理过程中普遍存在的问题进行管理, 努力改进档案管理过程中存在的问题。要努力改进涉密文件资料存放条件, 保证保险库房、保险柜、防盗器等设施的质量, 坚决杜绝非档案管理人员随便进出档案存放的库房;严格区别涉密文件资料和普通非涉密文件资料, 并将涉密文件资料和普通非涉密文件资料分开放置, 并且对涉密文件资料进行严格管理;认真对待涉密文件资料在调阅、移出以及销毁等过程中的保密工作, 严格按照国家规定的要求进行处理, 涉密文件资料在使用完毕后必须严格按照有关规定进行清查, 出现泄密问题后要及时追查泄密原因并进行补救和改进;严格按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行区分, 不但擅自解密或者对外提供涉密文件资料。

三、小结

档案文件的保密工作关系着国家的安全, 在保管和利用过程中, 档案管理人员必须严格按照国家相关规定进行, 从而确保档案保管和利用过程中的保密和安全, 保证党和国家的利益不受侵犯。

参考文献

[1]刘晓兰.关于如何作好保密档案保管工作的探讨就[J].中国新技术新产品, 2011.19.

[2]孟静.认真做好档案工作中的保密[J].兰台世界, 2010.z1.

[3]王丽华.论我国档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息, 2011.31.

[4]刘碧璞.简论档案保管与保密工作[J].西部大开发 (中旬刊) , 2011.07.

8.文书档案保管期限划分问题 篇八

李振华：我认为机关档案室只需制定文件材料归档范围，根本没必要在归档时对档案进行保管期限鉴定，保存若干年后依据《档案法》需向档案馆移交时把没有继续保存价值的档案剔除就行了。把对档案的前期鉴定改为分阶段鉴定，这样有利于保存齐全，定期剔除无保存价值档案。划分保管期限的做法是否科学也是值得探讨的。档案永久保存可能吗?2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中要求永久保存的档案，真的都有永久保存的必要吗?我对2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》坚决贯彻执行，但对其合理性和生命力表示怀疑!

王茂跃：保管期限宜粗不宜细是很有道理的，细分是很难划分准确的。倒不如将档案划分为进馆和不进馆两部分，进馆档案移交给相应的档案馆。不进馆档案的鉴定销毁应当制度化、经常化，对确信无查考利用价值的档案可以剔除销毁。

白桦：对于王茂跃老师的“将档案划分为进馆和不进馆两部分”的观点。本人不敢苟同。我个人认为，文书档案保管期限按“永久”与“非永久”划分较之“将档案划分为进馆和不进馆两部分”更具合理性。道理是显而易见的，所谓档案的保管期限，是指档案保管时间的长短，而不是应不应该将档案接收进档案馆。档案的保管期限与档案是否进档案馆完全是两个概念，不能混为一谈。将档案的保管期限定为“永久”与“非永久”，含义比较确切。各机关档案室在移交档案时，可以将“永久”保管的档案移交进馆，将“非永久”保管的档案作为“不进馆”，留作机关档案室自行保管，供本机关利用，待一定时期后，再销毁。

牛二强：其实新的划分方法是两分法，即永久和定期，而定期里又细划了10年和30年。从某种程度来说比旧的三分法(永久、长期、短期)更合理，但并不是因为旧的三分法期限含糊(因为它本身也有具体的时间界限)，而是缩短了保管时间可以促使管理人员提前鉴定，尽早重新审视档案的价值，其中的30年不正好是档案开放的时间吗?

石克：我认为每一个新的规定的出台都有它的出发点，“文书档案分永久、30年、10年”使保管期限更加精确，促使档案人员意识到自己的责任，推动档案鉴定工作的开展，使馆藏更加有效，使馆藏发挥其最大的作用。换句话说就是能够使“钢用到刀刃上”!

漂流者：我认为文书档案保管期限分永久、30年、10年是不合理的。因为保管期限的划分只是对文书档案在一段时期发挥作用采取的暂时的保管措施，并不是对文书档案长期性发挥作用所采取的有效的更好的措施。例如，古代的一些文书资料，如甲骨文、金文等，在他们看来，在当时也许没有保管的价值，但是对于我们现在研究他们那个时代文字记录等，却是发挥至关重要的作用。因此，我认为无论是“永久”、“30年”还是“10年”等，也只是暂时的划分。

崔松民：文书档案保管期限划分为永久、30年、10年是国家在原规定的基础上修改，为什么这样改，肯定有修改的必要，我想在下发之前是经过长时间的调查和研究，在一定时期内是和国家实际与相关制度相协调的。但是任何事物又不是一成不变的，随着经济社会的发展，我们也许会发现一种更好更合理的保管期限。从而代替现在的。

王春华：我认为新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》太含糊、太死板，无灵活性。这些规定仅供参考。档案人员应根据本单位需要，参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合自身实际，编制归档范围和保管期限表，科学地整理本单位的档案，便于保管和利用。

沧海一粟：“重要的”和“一般的”是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中最荒唐且又最难以把握的两个词。“重要的”、“一般的”说说很容易，真要操作起来是很不容易的。不同的人对“重要的”与“一般的”的理解往往有很大的差异。就是同一个人。在不同时期对“重要的”与“一般的”的理解往往也是有差异的。这就必然会给文书档案保管期限划分带来这样那样的问题，比如同样一份文件不同的人划分的保管期限往往差异很大：同一个人在不同时期对同一份文件划分的保管期限往往也有差异。

csdajlyzh：改革后的文书档案保管期限分为永久、定期(10年、30年)和以前永久、长期、短期，我觉得没什么多大变化，也没什么意义。作为文书档案的保管期限，我认为只要划分为“永久和定期”两种就可以啦，定期下面也不用细分10年、30年。在鉴定工作中，主要把握两点，一是正确区分归档与不归档的范围；二是正确、重点鉴定好具有永久保存价值的文件，体现以我为主的原则，因为在工作中我们查找最多的都是与本身有关联的材料。

一井水：该保管期限表的合理性不在于粗细，过去的保管期限长期的是16年至50年，短期是15年以下，而新的保管期限规定30年、10年，但我们都可以理解为档案保管的最低期限，而现在的保管期限让人们的理解更直观，不论内行外行是否到期一目了然，原来长期、短期非业内人士不知道其如何界定的；另外，过去在县区级机关永久、长期的都要移交进馆，档案馆保存大量长期档案，既不鉴定也不销毁，实际是相当于永久了。永久、长期分别排列和编号，不利于查找。新规定要求只接收永久档案。把鉴定工作直接前移到接收时期，便于档案的管理、查阅、统计、利用等工作的开展。因此，我认为新的保管期限规定还是有其合理性的，具有现实意义。

落拓寒儒：文书档案保管期限划分为永久、30年、10年合理吗?这不能搞一刀切，因为在有些部门是合理的。适合这个部门的实际工作情况。但是在有些特殊的部门也可能会做一些适当的调整，也应该都是允许的，何必那么机械呢?建国这么多年了，10年、30年的文书档案到期了，进行过鉴定销毁吗?大部分还不是在超期之后继续保存吗?事实上也是一种“变异”的永久保存罢了!只是“名异实同”罢了!

亓晓华：改革文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”，定期中再实行标时制，一般分为30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，是一个进步。标时法有一个明确的到期提示，容易引导对于到期档案的处置。也有利于档案保管流程的畅通，使机关库藏档案处于优化状态，又解决了档案保管的有期无限和鉴定而不毁的问题，提高了档案价值鉴定工作的质量和效率。

飞熊：我认为，将文书档案保管期限分永久、30年、10年，是适应当前文件材料数量的大量增长和需要进行有效处置的要求的，无疑是进步和合理的，具有科学性和实践性。其存在问题主要在于。如何准确界定何者为永久，何者为定期(30年、10年)。按照2006年12月新颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，其中对期限确定的表述语的确还存在进一步研究、修改的必要。依据有关标准准确界定而不是随意认定文书档案保管期限，对于档案工作标准化建设是至关重要的，对于提高档案科学管理水平也具有特别重要的现实意义。

9.档案保管工作制度 篇九

根据《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》，为加强人事档案保密工作，有效保护和利用档案，特制定本制度。

一、档案工作人员严格遵守《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》，不得在公共场所和亲朋好友中谈论档案秘密，不得损坏、丢失、擅自提供抄录、公布、涂改、伪造档案。

二、档案室建立科学的管理制度，配备必要的设施，确保档案安全；发现档案材料丢失或在利用中泄密和损毁，立即向部门领导报告，不得隐瞒和延误。

三、切实做好档案“六防”工作，每年对档案进行防虫、防霉检查和施放防虫药，认真做好检查结果记录。

四、研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色档案，及时修复或复制。

五、档案库房杜绝他人代管、敞门而去、随意放置等现象，不得在档案库中接待来访、办理借阅、查询和还档等公务，严禁吸烟和处理个人事务，防止泄密、丢失、被盗事件的发生。

六、接收档案时，如发现档案袋严重破损、开口启封等现象，应立即对材料逐一登记，追查原因。

七、转出档案时，按照清点、登记、封条、盖骑缝和机密章、档案编号、办理移交的程序，用机要或直接送达的方式办理。

八、做好电子文档、档案信息数据、档案管理系统的保密和维护工作，严防计算机病毒、网络黑客、恶意网站等侵害与泄密；因公必须使用传真、网络传输、商务通信、卫星传送等高科技设备的，应对其性能、操作、地址、内容等做到熟练，确保万无一失。

九、对档案材料进行突击性整理，确需若干人员进行协助时，先向部门领导提出工作方案，并做好人员遴选、安全、保密、监督等工作。

十、阅档时不得在档案中圈点勾画或增减材料，借阅档案者不得再转借他人或携入公共场所；未经部门领导同意不得擅自对档案内容摘抄和复

(印)制，同意复制的应认真妥善保管好复制内容，不得有泄密行为。

十一、对保管期限已到的档案进行鉴定，已失去保存价值的造册登记，经部门领导和分管校领导批准后，按规定销毁(不得以废纸出售);存入各种移动或公用电子存储器中的公务信息，用后应及时彻底删除。

10.委托保管档案协议 篇十

乙方：_____________________

身份证号：_________________

经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方保管档案达成以下协议：

1．甲方根据《档案法》和_________部、人事部有关规定，为乙方保管档案。乙方应在签订本协议及缴交档案保管费后，按有关规定及时将档案及相关资料转入甲方，否则甲方不予提供相关服务。

2．经乙方申请，甲方按国家有关规定，只为乙方提供出具档案保管证明以及借阅档案的服务，不提供其他服务。此外，乙方的就业及与其他机构的关系、工资福利、社保医疗、人身权益及人身意外等均应自理。

3．乙方应遵守国家及省、市的法律法规，遵守甲方有关档案及人事管理规定和计划生育管理的有关规定。

4．本协议期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本协议期满，乙方应及时与甲方续签或将档案转出；否则，视为乙方继续委托甲方保管档案，甲方可依规定的收费标准每年向乙方计收档案保管费，并保留追收乙方欠费的权力。

5．乙方应于签订本协议时向甲方缴交档案保管费_________元，协议期内如档案调出，费用不予退还。

6．本协议由甲方代表人签字，加盖公章及乙方签章后生效。甲、乙双方各执一份，具同等效力。

7．本协议未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。

甲方（公章）：_________ 乙方（签字）：_________

负责人（签字）：_______ 地址：_________________

11.论我国档案保管机构的性质 篇十一

摘 要：档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构是我国现有的四类档案保管机构，作为内部机构的档案室是档案事业的基层组织，但不一定是过渡性机构；永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构，其“公共性”存在局限性；文件中心和档案托管机构是性质不同的过渡性档案管理机构。

关键词：档案室；档案馆；文件中心；档案托管机构

Abstract： In our country， there are four custodian institutions： archives room， national archives， records centers and archives depositories. Archives room is a archives utility grassroots organizations， but not necessarily the transitional institutions. National archives is an independent scientific and cultural institutions， its public limitations. Records Center and archives depositories are different in nature transitional file management agency.

Keyword： Archives room；National archives；Records Center；Archives depository

如上文所述，当我们拓展了档案收集工作的范围之后，就不可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围画等号。也就是说，档案收集工作的主体不应仅仅局限于各级各类档案保管机构，还应该包括全社会各组织和个人。但是，档案收集工作的主要任务仍应由各级各类档案保管机构承担。一般认为，我国的档案保管机构有四大类：档案室、档案馆、文件中心和档案托管机构。因此，就有必要对这些档案保管机构的性质进行进一步的分析和讨论。

1 作为内部机构的档案室是档案事业的基层组织，但不一定是过渡性机构

关于档案室的定义，权威教材是这么规定的：“档案室是各组织（包括机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等，下同）统一保管和管理本单位档案的内部机构。”[1]由此可以推知档案室的基本性质如下：

其一，档案室是一个单位的内部机构。

其二，档案室保存的是本单位的档案。

其三，档案室是国家档案工作体系中最基层的业务机构。

但是，它是不是一个先期保管具有长远利用价值档案的过渡性机构呢？这是存疑的。也就是说，尽管相当多的档案室（尤其是机关档案室）是一种过渡性机构，但“过渡性机构”是否可以作为档案室性质的第四个特点，仍有争论。

如果我们认为档案室是过渡性机构，那么大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构就不能称为档案室；如果我们认为不是，那么大量企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构尽管已称为档案馆，但本质上仍是档案室，因为它们符合上述三个特点。

所以，我们不认可档案室一定要是一个暂时保存档案的过渡性机构。也就是说，它可以是、也可以不是一个过渡性机构。这样一来，所有企业、事业单位（包括高校等）的档案保管机构都可以称为档案室，尽管有时它们挂的是“档案馆”的牌子。理由如下：

第一，国际档案界的观点认为，档案馆是永久保存档案的机构，但并没有说只有档案馆是永久保存档案的唯一机构。

第二，虽然我国机关、团体档案室以及一些企业、事业单位档案室都是暂时保存档案的过渡性机构，但相当数量的企业、事业单位（包括高校）档案室可以永久保存本单位的档案。而且，档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。这些组织和个人当然有可能永久保存自己收集起来的档案。

第三，从档案室的定义不能必然地推导出“档案室是一个暂时保存档案的过渡性机构”。而且，在现有的各种教材当中也并不强调这一点。

需要注意的是，根据上述档案室性质的三个特点可以认定，联合档案室不是真正意义上的档案室，它更类似于后面提及的文件中心。

并且，根据上述档案室性质的三个特点还可以进一步作如下分析：

其一，档案室是本单位的内部机构，主要为本单位服务。

其二，档案室是国家档案工作体系中最基层的业务机构，起基础性作用。值得一提的是，虽然不一定是暂时保存档案的过渡性机构，不一定都要定期向档案馆移交档案，但企业、事业单位档案保管机构当中某些重要的、具有社会利用价值的永久档案也应该向国家综合档案馆移交。具体做法可以是自己保存一份（套），移交一份（套）。

其三，多数档案室（尤其是机关、团体和国有企业、事业单位的）具有公共性，同时它不一定是只暂时保存（处于半现行期的）档案的过渡性机构，应该可以作为现行文件公开的主体之一，参与到政务信息公开活动当中。首先，理论上是可行的。一般认为，档案室保存的是半现行文件，但也应看到，档案室是文件形成单位的一个内部机构，是文件形成单位的组成部分，而且是文件形成单位唯一的文档聚集地。因此，由档案室对现行文件进行干预与控制的条件是完全具备的，这种干预与控制除了保证形成文件的规范化、标准化之外，还可以使文件运动加速，实现实时归档，为现行文件与半现行文件的对外公开服务创造条件。其次，法律上是默许的。《档案法实施办法》第二十二条第四款规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位的同意。虽然法律上没有规定档案室对外开放的义务，但也没有明文禁止档案室对外开放。也就是说，档案室对外开放与否，本单位有充分的自由裁量权。随着政务信息公开的日趋常态化和制度化，各机关、团体和国有企业、事业单位更应该与时俱进，充分运用这一自由裁量权，让档案室参与到政务信息公开活动中来。

2 永久保存档案的档案馆是独立的科学文化事业机构，其“公共性”存在局限性

关于档案馆的定义，我们可以举百度百科对国家档案馆的定义为例：“由国家各级政府设立并领导，负责接收和管理一定范围的具有社会和历史价值的各种档案，并提供社会利用的文化事业机构。”当前我国各级各类档案馆一般都长久或永久保存档案，因此，不少人认为只有档案馆才能长久或者永久保存档案，其他档案保管机构均不具有这样的职能，将长久或者永久保存档案的机构完全等同于档案馆，这是对档案馆认识的一大误区。

关于档案馆的性质，“根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”。[2]这里所说的档案馆主要是指国家综合档案馆，但也应该包括各级专业（专门）档案馆，由此可以推知档案馆的性质如下：

其一，档案馆是一个独立的机构，是属于党和国家的科学文化事业机构。因此，一方面国家综合档案馆既是党的、又是政府的机构，不可能是真正意义上的公共档案馆，从而具有一定的机密性；但另一方面它又具有公共性，是科学文化事业机构。特别是现在国内对建设公共档案馆的呼声越来越高，馆藏资源的公共性在逐步提高，档案的开放程度与规模在努力扩大，档案社会化服务的力度也在不断加强。所有这些使我国档案馆先天不足的“公共性”在后天得到了一定的弥补，但这种先天留下的缺陷是后天无法完全弥补的。

其二，档案馆是永久保管档案的基地，保存的主要不是本单位的档案，而是具有社会利用价值的档案。需要强调的是，档案馆是永久保管档案的基地，同时也是只保管永久档案的基地。我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围，即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”。具体理由是：第一，设区市以上的国家综合档案馆都是只保存永久档案的基地，只有县级国家综合档案馆例外。而这一例外是一种权宜之计，有当时的历史背景，目的是为了丰富馆藏。各类专门（或专业性）档案馆同样可以如此保管。第二，作为只保管永久档案的基地有利于日常管理，既优化馆藏，又可以减少工作量。不再进馆的部分重要的长期档案存放在原单位的档案室，也可以因其公共性而得到开放，不影响利用。腾出的空间可以存放更重要的来自社会各组织和个人的具有社会利用价值的永久档案。第三，国外的档案馆就是只保管永久档案的基地。

其三，档案馆是国家档案工作体系中的核心业务机构，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

由此可知，各级国家综合档案馆以及各级专业（专门）档案馆满足档案馆的上述性质特点，但部门、企事业单位档案馆不满足，它们本质上是档案室。

相应地，我们还可以对档案馆作如下分析：

其一，档案馆是党和国家的科学文化事业机构，长期以来肩负着“为党管档、为国守史”的使命，主要为党政机关服务。我国的档案馆与国外的公共档案馆不同，不具备公共档案馆与生俱来的“公共性”。“1838年8月英国颁布了《公共档案法》，成立了世界上第一个依法命名的‘公共档案馆，以此区别于政府机关档案馆、教会档案馆、大学档案馆、私人企业档案馆。”[3]由此，不难理解为什么我国档案馆的首要服务对象是党政机关，而不是全体社会公民。

其二，档案馆是由国家设立，保存着对国家和社会有利用价值的档案，具有一定的公共性，应该对外开放，为社会服务。虽然我国档案馆不具备真正意义上的“公共性”，但由于其保存的主要是党政机关在公务活动中形成的公共档案，而且馆藏资源正在努力公共化；再加上，档案馆为社会公众提供服务的愿望日益显现，档案馆服务社会化正在加强，所以，从这个角度来看，我国档案馆作为科学文化事业机构，具备面向社会服务的条件，而且也应该为社会服务。当然，我国档案馆的“公共性”是存在局限性的，这与先天条件和后天发展都有着莫大的关系。为此，想要把我国档案馆建设成为真正意义上的公共档案馆的期望不宜太高。

其三，档案馆是国家档案工作体系中的核心业务机构，起核心作用。主要集中体现在两方面：一是档案馆在国家档案资源体系建设中起主导作用，档案馆网自上而下，遍布全国各地，保存着为数相当可观、规模相当庞大的档案。二是档案馆是提供档案社会化服务的主要承担者，在所有的档案保管机构中，以法律的形式明确规定向社会提供档案利用服务职责的，唯独档案馆一家。

3 文件中心和档案托管机构是性质不同的过渡性档案管理机构

3.1 文件中心是一种社会化、集约化和专业化的过渡性档案管理机构。“文件中心是为半现行文件最终处置之前进行廉价储存、保管和利用的一种机构。”这是国际档案理事会的术语词典对文件中心下的定义。如上文所述，文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[4]可以这样理解文件中心的性质：

其一，作为一种过渡性档案管理机构，文件中心不永久保存档案。所以它不是档案馆。

其二，文件中心不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是一个独立的档案保管机构，所以它不是档案室。但它也是属于基层的业务机构。

其三，作为一种过渡性档案管理机构，文件中心既可以保存非档案的半现行文件，也可以保存已经成为档案的半现行文件。既可以指政府文件中心，也可以指商业性文件中心。

由此可以认定，联合档案室不是真正意义上的档案室，它更类似于文件中心。

接下来的问题是，文件中心是不是只保存半现行文件？或者说，它是不是可以保存现行文件，从而积极参与现行文件的公开活动？根据现有的法律法规看，是可以的，至少这样做并没有违反相关的规定。

另外，权威教材中“文件中心一般由国家的各级综合性档案馆负责管理”这句话值得质疑：其一，这是不是说文件中心有可能成为档案馆的内部机构？如果这是将国家档案馆内设的档案寄存中心与文件中心相提并论，确实不妥；如果不是，而仅仅是在体制上接受领导、指导和监督，就不应该这么提；其二，政府文件中心可以在体制上接受领导、指导和监督，但商业性文件中心不属于体制内，因此更不应该如此提。

接下来，我们还可以对文件中心作进一步的分析：

其一，文件中心作为一个管理半现行文件的过渡性档案管理机构，在文件形成单位与档案馆之间发挥着纽带、桥梁的作用。文件中心一方面要妥善保管原单位的半现行文件，满足原单位的利用需求，另一方面又要对半现行文件进行最终处置，向档案馆移交具有长久保存价值的档案。就这一点而言，文件中心的功能与档案室相似，而且二者具有不可兼容性，也就是说，针对特定的文件形成单位，一方的存在就意味着另一方的消失，二者只能选其一。

其二，文件中心作为一个管理半现行文件的过渡性档案管理机构，以“精简、节约、高效”著称。文件中心的建立有利于消除现有的档案室管理模式中“小而全”的弊端，可以有效弥补档案室存在的机构不健全、人员不稳定、管理水平不高等诸多不足，最重要的优点是可以四两拨千斤，以有限的人财物资源实现最大的效益，突显“精简、节约、高效”的优势。当然，文件中心的这些优势在国内更多是停留在理论层面上的探讨，尚没有在工作实践中显现出来。

其三，文件中心的管理对象不限于半现行文件，服务对象不限于文件形成单位。管理半现行文件，并为文件形成单位提供文件服务，这是文件中心建立的初衷。但是，随着政务信息公开的不断推进，文件中心有条件，也有能力在其中扮演适当角色。同时，也应看到文件中心能否把角色扮演好，很重要的一个前提是文件形成单位是否愿意将现行文件交由文件中心管理，并对外公开。根据现有的法律法规，是要求文件形成单位主动对外公开现行文件的，至于采取怎样的公开方式和程序则是非常灵活的，可以在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，也可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点，等等。这就意味着文件中心也可以成为现行文件公开场所，只要文件形成单位认为有必要。

假如国内的生长环境有所改变，允许文件中心有足够的发展壮大空间，那么它在今后的功能与建立之初相比，必将有所拓展。未来的文件中心不再只是为文件形成单位提供文档管理服务，而且还可以向社会提供文件（包括现行文件和半现行文件）的利用服务。

3.2 档案托管机构是一种内部机构性质的过渡性档案管理机构。档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心，如果它是“国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构”，[5]那么，可以推知它的性质如下：

其一，档案托管机构是一个单位（国家综合档案馆）的内部机构，或者是下属单位，隶属于档案部门。它也是属于基层的业务机构。

其二，档案托管机构保存的不是本单位的档案。由于所有权形式不变，所以本质上它是一种过渡性档案管理机构。

其三，它提供的既可以是有偿服务，也可以是无偿服务。

那么，商业性文件寄存中心是否属于此类？回答是否定的，因为虽然它满足第二、第三个特点，但并不满足第一个特点，即商业性文件寄存中心并非内部机构。但区别仅此而已。如果我们给档案托管机构下定义时，不说它是由国家综合档案馆设立的，那么商业性文件寄存中心就有可能是档案托管机构。所以教材如此界定还是有好处的，即可以避免混淆，从而把档案托管机构和商业性文件寄存中心区别开来。

参考文献：

[1][2][5]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：58，61.

[3]李国庆.对我国公共档案馆建设的理性思考[J].档案学研究，2007（1）.

[4]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：94.