公文处理之公文种类

公文处理之公文种类（8篇）

1.公文处理之公文种类 篇一

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一

函的写作格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期、函告的事项、结语等。

①标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

②正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼“等。

从上所述可以看出以下一些问题：

一、行政机关公文13个文种，含有55个以上类型的行文体式。其中，每个类可以成为一种公文体式。个别的类型，还可形成多种体式。

二、文种虽然是法定的“种”，其文种定义的内容包含着“类”，这些类往往被人们所忽视，也就是争论不休的根本原因。对各类的表述，可以具体，可以抽象，也可简捷。如：《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》是具体称呼的表述，“批转下级机关公文的通知” 是抽象的表述，“批转通知” 是简捷的表述。有时对简捷的“批转通知”可加一个“性”字，如“批转性通知”，这是因为文种定义是按“性质”来铨释的。这不同形式的表述是因使用的情况而定的，但“类”后应冠“文种”名称。

三、文种各“类”是写作的具体体式（格式）。各类具体体式含有“文种”的共性，也有着每“类”个性，在表述中不能笼统而言。如“批转性通知”有“批示性”，写作中含有批语，如“同意”、“原则同意”、“很好”、“很重要”等批示性语言，其它类型的通知不一定有这一特性。又如“转发性通知”在执行过程中有着“不定性”。他得视行文者的要求和受文单位的实际情况而定，是“遵照执行”或“参照执行”，或受文单位没有必要执行。而其它类型的通知不一定有这一特性。

对“类”的拟文，应是文秘人员及教授公文的教师把握的主体内容。因此，在熟之其“种”之后，更要熟知其“类”，包括这“类”的行文对象，所属范围，文体的特点，格式及每个环节应安排拟写的内容等等。

四、行政机关公文的范围要明确，它包括国家主席、国务院、省、市、县、镇、乡等政府机关必须遵循其规范使用。但机关部门的专用文书不在此列。如公、检、法，财税等专用文书，那是机关部门专门的规定文书。也不包括企、事业单位使用的文书，企、事业单位是借用行政机关文书的某些文种行文和其它文书的文种来行文。也不包括中国共产党机关文书的文种和中国人民解放军机关文书的文种，那是因为他们的公文也有专门的规定。因此，行政机关公文中不能混用其它有关公文的文件及类型来拟文和举例等。

五、行政机关公文是一种规范性强的公文，不能把某些公文与行政机关公文相同文种的事务文书等同于行政机关公文。如部门开会写个通知、有事写个报告、请示等等，又不按行政机关公文运转，也不按行文规范各个环节的格式撰文，都应视为行政机关内的事务文书，不能表述为行政机关公文。

以上意见,特此函告。感谢贵府及其它各级地方政府对电力部门的工作给予大力支持和帮助。

关于鄂穗两地携手联合打捞”中山舰“的函

湖北省人民政府：

现沉于长江金口赤矾山江底的”中山舰“，是中国现代革命史上的重要历史文物，尽快将其打捞、修复和陈列展览，是海内外同胞的共同心声。

”中山舰“是重要的革命历史文物。该舰192喀年参加”保卫大武汉会战“时被日军炸沉。尽快打捞”中山舰“，使其重展英姿，是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举。这对于充实完善中国现代革命史文物，并重现其历史价值，加强爱国主义教育和革命传统教育，增强整个中华民族的凝聚力和向心力，改善两岸关系，促进台湾回归祖国大业的早日实现，都具有重要的意义和作用。

由于”中山舰“在广州的时间长达21年，且围绕”中山舰“的几次主要历史事件都发生在广州。因此，”中山舰“是把广州建设成为中国现代革命史教育基地，向广州、全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物。近几年采，广东省、广州市人大、政协、民革，黄埔军校同学会中的不少代表、委员、成员，各界有关专家学者、人民群众，以及港澳台同胞、海外华侨、华人，纷纷向广州市政府采电来函．希望广州市政府主动与贵省联系章一起尽快组织打捞”中山舰"，并进行修复和陈列。为此，我们经过认真研究．提出由两地政府本着相互合作、相互支持的态度，协商联合打捞，修复。展出的办法和有关问题。

专此函达，请答复。

广州市人民政府(盖章)

X X年x月X日

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二

通知格式：（指示性通知）

北京积水潭医院关于××××××的通知

各科室：

×××××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××。

北京积水潭医院二○○五年三月十日

例文(指示性通知)

国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知

国发(1996)×号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。

中华人民共和国国务院

一九九六年十二月十六日

通知格式：（会议性通知）

关于×××××××××××××××会议的通知

各职能处室：

定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：

会议议题××××××××××××××××××××××××××××。

参加人员××××××××××××××××××××××××××××。

会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）

会议地点××××××××××××××××××××××××××××。

有关事宜

（一）××××××××××××××××××××××××××××。

（二）××××××××××××××××××××××××××××。

（三）×××××××××××。联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。

北京积水潭医院

××××年×月×日

例文(会议通知)

关于召开全区宣传部长会议的通知

各市委宣传部，柳铁党委宣传部：

定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：

一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。

二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。

三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。

四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。

五、有关事项

（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。

（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。

（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。

联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。

中共广西壮族自治区委员会宣传部

二○○三年九月四日

《通知》写作要点

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关＋事由＋通知。

二、正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。

㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

㈢再次明确主题的段落描写。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三

报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告

院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

报告格式：（情况报告）

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处

××××年×月×日

《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之四

请示格式：（事务性请示）

关于在我院开展×××工作的请示

院领导：

近一段时间来，我院××××××××××，为了×××××××××××，拟在我院开展×××××××××。具体意见如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意见已经各分会主席同意，如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院工会

××××年×月×日

例文(事务性请示)

关于在全国开展基本农田保护工作的请示

国务院：

为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：

一、明确指导思想，加强组织领导。………………

二、根据不同地区确定保护重点。………………

三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

国家土地管理局 一九九一年一月二日

院长办公会请示格式：主管领导批示：

关于××××的请示

院领导：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。此文是否提交院办公会讨论，请指示。

积水潭医院××处

×年×月×日

《请示》写作要点

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。

二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。

规定格式：

北京积水潭医院××××的规定（××××年×月×日）

第一条××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

第二条×××××××××××××××××××××××。

例文（行政法规类规定）

北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定

（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。

第二条本规定由各级人民政府组织实施。……第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政府负责解释。

第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。

《规定》写作要点

规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。

一、标题：地域＋内容＋文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。

二、正文：

（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。

（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。

（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。书写要求

字号规格

公文标题居中排一行或数行。公文标题用2号宋体。正文用3号仿宋。一般每页22行，每行28个字。用A4纸打印。结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。

所谓 骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。

2.公文处理之公文种类 篇二

1 我国公文格式标准二元化

为配合《党政机关公文处理工作条理》 (以下简称新《条例》) 的实施, 2012年6月29日《党政机关公文格式》 (GB/T9704—2012, 以下简称“民标”) 出台, 并于2012年7月1日实施, 加上2005年10月2日发布、2006年1月1日实施的《军队机关公文格式》 (GJB5100—2005, 以下简称“军标”) , 我国出现了“民标”与“军标”并存的局面。

两个标准中公文格式要素构成不同, 有的格式要素称谓不一, 有的格式要素编排标注位置区别, 有的格式要素用字字体字号差别等。例如:“军标”中公文的“份号”, 可以用2位至6位阿拉伯数字标注;上行文不但要标注“签发人”, 根据需要还要标注“已阅人”;从“军标”的图例式样中可看出, 公文标题只有事由加文种组成;三个机关联合行文时, 行文机关署名用印, 按上两个, 下一个编排标注;成文日期用汉字数字书写;还有“无正文说明”、“二维条码”、“承办说明”等格式要素;“军标”特定格式中还有“印发、转发和批转的公文”格式和“代拟稿”格式等。这些都是“军标”与“民标”的不同之处。

“军标”适用于中国人民解放军各级机关以及武警部队各级机关。由于以上“军标”与“民标”的一些规定和要求不同, 势必给基层部队机关在行文的版式、格式上带来麻烦, 有时出现两个标准的相互混淆。如:公安边防部队是公安部领导下的一支现役部队, 是部队性质的警察, 又是武警性质的部队, 形象地称为“公边”或“武边”。边防部队行文时既要依据“军标”, 又要依据“民标”。为此, 2002年公安边防局制发了《公安边防部队公文处理规定》 (试行) , 在这一法规中要求, 属于公安边防业务工作需要行文的, 按国家行政机关公文格式办理;属于部队管理、训练、政治后勤等工作需要行文的, 按“军标”办理。

2 我国公文格式仍呈多样化

新《格式》实施一年来, 对我国尤其是各级党政机关公文格式的规范化起到了一定的促进作用, 但因新《格式》只是党政机关的公文格式标准, 以“党政”二字作为限定词, 虽然其他机关和单位可以参照执行, 但“参照”二字对其他机关和单位的约束有限, 所以我国公文格式多样化局面仍未改变。

(1) “红头文件”、“白头文件”格式。从党政机关来说, 不但有“红头文件”格式, 还有“白头文件”格式。

(2) “纪要”格式。各级各类机关会议的纪要格式呈五花八门, 平级党政机关之间的会议的纪要格式不统一, 上级党政机关与下级党政机关会议的纪要格式不一样, 各地各部门之间的会议的纪要格式不同, 多议题会议的纪要与专题会议的纪要格式也有区别。

(3) 信函格式。目前在我国行政机关频频使用此格式, 凸显了新《格式》中常用公文格式与信函格式的矛盾, 也加剧了全国公文格式的不统一不规范的乱象。

(4) 答复人大代表建议、政协委员提案的特殊格式。此种公文类别分为A、B、C、D, 文种使用“答复”或“答复函”, 公文上除了加盖行文机关印章外, 还有“领导署名”、“联系人”、“联系电话”等格式要素。

(5) 电报格式。电报的格式与新《格式》中的常用格式有许多不一致的地方。截至目前, 尚未见到电报格式国家标准的出台, 可见到的只有有关职能部门制定的《党政机关电报格式规范》 (以下简称《规范》) , 其中电报的格式以及构成项目与新《格式》中存在着许多差异, 例如:新《格式》中规定公文的版心尺寸为156mm×225mm, 而《规范》中规定电报的版心尺寸为160mm×242mm;新《格式》规定公文每面22行, 而《规范》中规定电报每面25行等等。

(6) “命令 (令) ”特定格式。行政机关日常选用这一指挥类公文文种行文时, 从来没有同时标注“命令 (令) ”, 要么选用“命令”文种行文, 要么选用“令”文种行文。行政机关下发的发布令、行政令时, 发文机关标志通常使用发文机关名称后加“令”字的版式行文。而选用“命令”文种行文时, 有时使用常用格式行文, 如每年行政机关与军队机关联合下发的征兵命令;有时也常见用“信函格式”行文。

3 解决新问题, 既要“止疼”更要治本

要解决公文格式标准二元化问题及扭转我国公文格式仍多样化局面, 既要采取一些相应的措施“止疼”, 更要有治本之策, 即谋划制订出台通用公文格式国家标准。

3.1 尽快制定出台新《条例》的实施细则

因为新《格式》中的有关内容表述的依据是新《条例》中的相应规定、要求, 所以要在《实施细则》中应对新《条例》第三章“公文格式”的有关条款规定作出明确界定解释: (1) 第九条第二款“密级和保密期限”中要求, 涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。但目前中央及地方党政机关的涉密纸质公文基本上不标注保密期限。 (2) 第三款“紧急程度”中要求, 按紧急程度, 紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。但目前中央及地方党政机关的纸质紧急公文几乎不标注这一格式要素。 (3) 对第四款何种情况下行文使用机关名称后加“文件”二字的发文机关标志, 何种情况下行文时只使用行文机关名称的发文机关标志作出解释。 (4) 对第八款“主送机关”作出界定, 哪些文种行文时要标注主送机关, 哪此文种行文可以不标注主送机关。 (5) 第十三款“印章”中要求“有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章”。要对选用“纪要”文种行文是否加盖印章予以明确。 (6) 在新《条例》第八章“附则”第四十条中关于“其他机关和单位的公文处理工作, 可以参照本条例执行”, 要对其中的“其他机关和单位”作出明确界定, 以便这些机关和单位参照实施新《条例》、新《格式》。 (7) 在《实施细则》中增加“二维条码”为公文格式要素。鉴于自去年新《条例》、新《格式》发布实施以来, 上级机关在陆续下发的三个文件中都要求各地各部门要“积极推广电子公文和二维条码”。为此, 建议在《实施细则》中将“二维条码”列为公文格式要素之一, 这也符合地方党委、政府自2006年1月以来上报中央的公文都标注“二维条码”的行文实际。

有关职能部门应对党政机关公文格式《国家标准应用指南》中有关条款释义内容存在的问题作出解释说明, 以免与新《条例》、新《格式》中的规定要求相悖, 造成错讹, 误导受众, 对公文格式的规范化造成不利影响。

3.2 上级机关应带头贯彻执行法规

强化法规意识, 切实解决新《条例》、新《格式》发布实施以来, 党政机关公文格式存在着字体字号、每行字数不统一;选用“决定”“意见”文种行文时, 主送机关标注不统一;行文机关署名不统一 (目前, 上级行政机关行文时仍然不署名) ;行文时公文用印不统一, 以及常用公文格式与信函特定格式混用等问题, 为基层行文格式规范起示范带头作用。

3.3 制定出台通用公文格式国家标准是治本之策

制定一个在全国全社会各种组织适用的公文格式通用标准, 是我国公文处理工作一体化、规范化的需求, 对我国各级各类机关、人民团体、企事业单位的公文格式规范化起重要的支撑和保障作用。只有这样, 才能从根本上解决我国公文格式不规范不统一问题。为此, 要着力解决以下问题:

(1) 解决我国公文格式标准二元化问题。目前, 我国在公文格式标准上, 实际上是“民标”与“军标”并存的局面。笔者认为, 这种并存的局面不可取, 必须改变。理由:一是作为国家标准一个国家只能有一个。虽然军队机关与地方党政机关及其他机关的地位、职能、具体的活动方式等有所不同, 必然导致公文的内容、办文的程序等有所不同, 但其外在的表现形式, 即公文的格式应该一体化, 这符合深化改革开放新时期, 军队与地方的联系越来越紧密, 相互行文、联合行文日益增多的新形势;二是若允许二元标准的存在, 势必给军队基层造成困惑, 增加基层负担。为此, 制订出台一个既适用于地方各级各类机关、社会组织, 又适应于军队各级机关的公文格式通用标准是大势所趋。

(2) 处理好统一性与特殊性的关系。目前在全国范围内, 各种特定格式繁多。新《条例》、新《格式》实施一年来, 仍然没有破解这一困局。笔者认为, 首先, 强化统一性, 制定出台通用公文格式国家标准;其次, 处理好统一性与特殊性的关系, 在通用公文格式国家标准的统领下, 对各种特定格式进行细化规范, 扭转格式混乱的局面。1) 法定文种中的“公报”“公告”“通告”这三个在新闻媒体或社会上张贴的公文, 可以不受通用国标中规定的约束, 但它们的适用范围必须严格限制, 尤其要遏制新闻媒体, 即各种报纸上为了经济利益驱动, 随意使用“公告”、“通告”的现象;2) “纪要”、“命令 (令) ”的格式可作为通用格式中特定格式, 但要求必须具体明确, 不可模棱两可, 是事而非;3) “电报”格式可作为特定格式存在, 但除了报头外, 其他格式要素如版心、页码、行数字数等必须严格按通用格式标准规定执行;4) 关于“信函格式”若要作为特定格式存在的话, 要对它的版心尺寸、格式要素编排标注的位置、首页页码标注、版纪部分各要素要完整标注等提出具体要求, 且可规定这种特定格式适用于用“函”文种行文及答复人大代表建议、政协委员提案时行文用, 同时, 明确规定使用“决定”“命令”“意见”“通知”“通报”“报告”“请示”“批复”“议案”等文种行文时不可使用信函格式, 以免频繁出现一个文种行文两种公文格式存在情况;5) 鉴于电子公文的特殊性, 随着《电子公文处理工作暂行办法》的出台, 应在通用公文格式国家标准中对电子公文格式组成要素及编排标注位置作出规范。6) 在通用国家标准中要出现这些特式格式的首页和未页图示式样, 以起示范作用, 否则, 基层将要无所适从。7) 对公文的字体字号做出统一规定。鉴于自2011年1月1日始, 党的机关公文中使用统一的字体字号, 建议其他机关和单位向其靠扰, 可考虑在通用公文格式国标的附录中增加“公文字体字号使用规范表”。

(3) 共识聚合力, 实现“通标”梦。1988年版的国家标准为《国家机关公文格式》 (GB970 4—1988) , 明确规定“本标准适用于我国各级党政军机关正式发布的公文”。可以说这是我国第一个公文格式通用标准的雏型。1999年版《国家行政机关公文格式》, 从这一名称可明显地看出, 增加了“行政”二字作为限定词, 实际上此标准从适用于党政军机关倒退至只适用于行政机关;随后又出台了2005年版的《军队机关公文格式》, 即所谓的“军标”;到2012年版的新《格式》, 也以“党政”二字作为限定词。1999年至2012年间产生的三个公文格式标准, 无论从名称上看, 还是从严格意义上来说, 笔者认为, 都不能算是我国公文格式的通用标准。为此, 有不少公文学界的专家学者这些年来在不断地探索研讨, 撰文呼吁要制定出台通用公文格式国家标准。诸如:2004年, 朱忠裕建议将《国家行政机关公文格式》修订为《机关公文通用格式》。笔者本人也于2008年发表《我对“公文处理”问题的思考》一文, 呼吁“实现公文处理工作的一体化, 要从公文格式上突破, 要着力推进公文格式一体化、公文用纸一体化”。综上所述, 只要大家形成共识, 站在全局的高度, 在充分认识制定发布通用公文格式国家标准才能从根本上解决我国公文格式不规范不统一的混乱局面。由此产生一个既合理科学又便于操作的统一规范的通用公文格式国家标准是完全有可能, 也一定能实现的。

摘要：本文叙述了目前我国公文格式标准二元化及影响, 阐述了《党政机关公文格式》 (GB/T9704—2012) 实施一年多来我国公文格式仍然呈多样化的局面, 提出了解决问题的思路, 重点探寻治本之策, 即通用公文格式国家标准实现的路径。

关键词：公文,格式,标准,二元化,多样化

参考文献

[1]《党政机关公文处理工作条例》 (中办发[2012]14号) .

[2]《党政机关公文格式》 (GB/9704—2012) .

[3]《军队机关公文格式》 (GJB5100—2005) .

[4]《国家行政机关公文格式》 (GB/9704—1999) .

[5]《党政机关电报格式规范》 (2008年12月12日印发) .

[6]《党政机关公文格式》国家标准应用指用 (徐成华等主编) .

[7]《国家机关公文格式》 (GB9704—1988) .

[8]朱忠裕.不同类型机关的公文格式比较研究[J].办公室业务, 2004.5.

[9]刘文森.《我对“公文处理一体化”问题的思考》 (《秘书工作》2008年第6期) 、《公文格式混乱局面急需改变——兼议《国家行政机关公文格式》存在的问题与改进建议》.中国标准化, 2010.6.

3.公文不盖印问题之我见 篇三

关键词：公文；盖印；效力

张松祥在《档案管理》2014年第3期发表《论〈条例〉中印章使用规定的不切性》（以下简称“张文”）一文，该文认为中共中央办公厅和国务院办公厅2012年4月16日联合发布的《党政机关公文处理工作条例》中关于公文盖印的规定存在不妥之处，提出“党政机关公文盖印应该成为一项铁律”的观点。笔者通观该文，感觉其观点有一定合理之处，但同时认为其这种“一律”的要求，存在不切合当今公文处理工作一些实际的问题，在此试述管见。

《党政机关公文处理工作条例》第9条规定：“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。”对这一规定，张文推断出其意指的可不加盖印章的三种情形：没有发文机关署名的公文、有特定发文机关标志的普发性公文和电报。但他认为，该条例“把发文机关署名列为公文主体的要素之一”，“没有规定‘不写发文机关署名的例外情形，又何以有‘不写发文机关署名的公文呢”？所以，该条例“规定‘没有发文机关署名的公文不加盖印章，缺乏政策规定的严谨性”。而“有特定发文机关标志的普发性公文”，其发文机关标志“毕竟是机关的‘标志，不是权力的‘象征，更不具有法律约束力，其功能作用与印章的功能作用不可同日而语”。因为“公文在加盖印章后始能生效”。“如果一个公文不需要印章，那么这个公文的真实性会受到普遍质疑，在实际运用和指导工作实践中的公众信任度会大大降低”。至于电报，他认为“作为一种将电报信息通过专用交换线路以电信号的方式发送出去的通信方式，它不是传送的纸质公文，而是传送的电波信号，所以无法加盖实体印章”。但“作为授受公文电报的双方，双方有明确的形成公务契约关系的信号频段，以此来确定公文的授受关系，二者都要受到国家关于党政机关公文处理法规的约束”。所以其虽无加盖实体印章，仍可发挥法定效力。然而，“二十世纪后半期，随着通讯科技的发展，利用电报手段来传输党政机关公文基本绝迹”。现在，该条例“仍然做出电报不需要加盖印章的规定，不仅是墨守成规，根本来说就是个多余”。

如果单看张文，会感觉其观点相当合理，但若联系前述条例的相关内容和我国现时党政机关公文处理工作的一些实际，则会发觉其观点存在偏颇。

首先，重点研讨公文有无发文机关署名及其是否需要盖印问题。

应先明确的是，这里所说的发文机关署名，是特指在公文正文后落款处署发文机关名称，而不包括在公文正文前标题下署发文机关名称，更不包括公文版头上作为发文机关标志的发文机关名称和公文主体部分作为标题组成部分标注的发文机关名称。按照历史惯例，在公文正文结束之后，于落款处署发文机关名称，以示负责，同时在其上盖印，以示郑重并预防伪造。所以，前述条例中规定，“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章”。然而，该条例这样规定，还有另外的原因，即公文正文后落款处有发文机关署名，不仅需要加盖印章，而且还便利加盖印章。有的公文，发文机关署名在正文之前标题之下，虽然从道理上说也需要加盖印章，但在此处加盖印章既不合惯例，也不美观，所以就不在此处加盖印章。如用决议文种发布的公文，通过决议的会议名称通常用括号标注在标题之下，不加盖印章。当然，通过决议的会议名称也可以移至正文后落款处标注，然后在此上加盖印章。不过，即便如此，很多决议可能还不盖章。原因不是不需要盖，而是无合适的章可盖。这，牵涉到以会议名义发布的公文的署名问题。以会议名义发布的公文，通常署会议的名称，但没有与会议名称相对应的印章，所以无法加盖。也许有人提出可以根据会议名称刻制相应印章，但是，印章制发，一般用于常设机构，会议往往一日或几日就毕，为其刻制印章，既不合规定惯例，且使用次数少，变换快，有违印章制发的严肃性和权威性。也许有人提出可用相应常设机构印章代盖，就像某些单位的临时机构发文，盖单位印章加括号注明“代章”那样。这也不合适。原因是单位成立的临时机构，往往不是法定的权威机构，其发文由单位代盖印章，如果其发文的有关内容事项出现问题或有问题处理不了，可由代盖印章的单位做后盾处理。也就是说，代盖印章要代承担责任和可以承担起责任。以会议名义发布公文的会议往往是权威会议，其发文由有关常设机构代为盖章，既不严肃，代为盖章的机构也承担不了相应的责任。如中共第十八次全国代表大会通过的关于中共第十七届中央委员会工作报告的决议，就不适宜由中共中央代盖印章，否则既看起来不严肃，中共中央也承担不了本应由党的全国代表大会承担的责任。与会议相关以会议主席团名义发布的公告，发文机关署名是在公文正文后的落款处位置，但因会议主席团是随会议设置的，不是常设机构，所以也无印章，并且同会议名义发布的决议一样，不能借用相关常设机构代为盖章。可能有人提出以会议或其主席团名义发布的公文不盖印如何防伪问题，回答是这样的：权威会议名义发布的决议、公告一般是公开的，公开即意味着几乎人人皆知，人人可知，作伪则无意义。

从某种意义上说，会议纪要也是一种以会议名义发布的公文。它的现行常规格式为版头上通用公文发文机关标志位置标会议类型名称和纪要二字，其下正中加括号标期号，再下左侧标注编发会议纪要的机关名称，右侧标注成文日期。主体部分正文结尾之后无发文机关署名和成文日期。由于常规落款处无发文机关署名和成文日期标注，所以不便加盖印章。如果硬要盖印在无发文机关署名的常规公文落款处，则显得很不严肃。也许有人提出，可否将会议纪要版头上的编发机关名称和成文日期移至主体部分正文之后的常规公文落款处，以便盖印。这牵涉到会议纪要格式的改变问题，因其属于长期约定俗成的一个规范事项，且会议纪要在日常工作中使用频率很高，使用单位很广，需要国家有关方面认真研究才能确定。即使将会议纪要版头上的编发机关名称移至主体部分正文之后的常规公文落款处，可能还有问题。因为会议纪要版头上发文机关标志位置署的是单位会议名称，而常规会议纪要在版头上编发机关位置署的是单位办公室名称，不合常规公文的发文机关署名应与发文机关标志一致的惯例。有人可能提出，既然会议纪要不便盖章，那怎样预防伪造？笔者这样回答：会议纪要除了有特定的版头标志外，还发送给需执行的单位，若有人伪造去谋利，执行单位有依据可辨真伪。

综前所述，公文需要发文机关署名，需要盖印，绝大部分公文也按需有发文机关署名，并加盖印章。但个别类型公文受传统规范格式限制，无发文机关署名，不便盖印，或发文机关署名特殊，无相应印章可盖。然而虽然这些公文没有盖印，却没有影响其作用的发挥，并没有多大被伪造的风险。正因为此，前述条例规定中才说，“公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章”，而没有说公文必须加盖发文机关印章。使用“应当”一词，正是考虑了全国不同类型公文格式与处理实际的复杂性，避免了极端。其实，不仅关于公文盖印使用“应当”一词是适当的，就是关于公文“发文机关署名”使用“有”一词，联系该条例的前面相关内容，也没有张文说的“缺乏政策规定的严谨性”问题。因为前述条例第9条关于公文格式的组成是这样规定的：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。规定中用“一般由”说法，就意味着有非一般情况。事实也正是如此。公文不仅有本文说的没有“发文机关署名”情况，也存在没有其他某些项目的情况。上列19个项目中，除公文作为文章必须有标题、正文，因存在生效时间问题必须有成文日期外，其他项目都是因需要或可能而存在。如非保密公文往往不印“份号”，当然也没有“密级和保密期限”。白头文件无“发文机关标志”，只有一页的公文不用标“页码”。

下面讨论“有特定发文机关标志的普发性公文”“可以不加盖印章”问题。

这里和前面所述的无“发文机关署名”不便盖章与发文机关署名特殊无合适印章可盖不同，而是有“发文机关署名”且有合适章可盖却允许不盖。正像前引张文所说，发文机关标志“毕竟是机关的‘标志，不是权力的‘象征”，“其功能作用与印章的功能作用不可同日而语”，因之也不是公文可以不盖章的理由。那么该类公文可以不盖章的理由是什么呢？依笔者之见，在于其是“普发”。“普发”意味着什么呢？意味着其需执行的机关均有。而均有则意味着前述的若有人伪造去谋利，执行单位有依据可辨真伪。这就不得不讨论一下印章的功能问题。张文说，印章是公文的效力标志，笔者赞同。但笔者同时认为，印章的第一功能是防伪。众所周知，印章诞生于我国的春秋战国时期，最初用于邮递印封。当时书写载体主要为竹木，书信邮递先用绳捆扎，再将打结处用泥封住盖印，以防乱解伪造。之后官员上任被颁官印，作为权力象征。其实官员行文，署名即可生效，盖印起证实、防伪作用。现代公文盖印，表面看是权力象征，其实也首先是证实、防伪，否则就难以理解无盖印的公文发挥现实效力了。由此，我们可以理解“有特定发文机关标志的普发性公文”“可以不加盖印章”的缘由了。如果还不能理解，再想想合同上盖的骑缝章，档案袋上盖的密封章会帮助理解。

当然，笔者赞同张文的公文盖印可提升受众信任度观点，因此也不主张凡“有特定发文机关标志的普发性公文”均不盖章，现实工作中的绝大部分该类纸质公文也是盖印才发送的。但是，某些单位的该类公文确实存在全部盖印发送的困难。如中共中央办公厅2004年12月31日发布的《中央文件发布、阅读和管理工作暂行规定》第6条规定：“中央文件发布层次一般划分为‘发至省军级、‘发至市地师级和‘发至县团级”。第9条规定：“中央文件的印发分别由中央办公厅和各省、自治区、直辖市党委办公厅负责”。“发至省军级以上的文件由中央办公厅统一印发”，“发至市地师级以下的文件，中央和国家机关各部门所需文件由中央办公厅统一印发，各地区所需文件由各省、自治区、直辖市党委办公厅按中央办公厅秘书局提供的文件样本版式统一翻印，并在文件版记中注明翻印单位、日期和份数”。这里，“发至省军级以上的文件”，加盖印章没有问题；“发至市地师级以下的文件”，“中央和国家机关各部门所需文件”，加盖印章也没有问题。但“各地区所需文件由各省、自治区、直辖市党委办公厅按中央办公厅秘书局提供的文件样本版式统一翻印”的，却无法盖章。道理很简单，各省、自治区、直辖市党委办公厅不可能拥有中共中央的印章。可能有人有疑问，中央文件“发至市地师级以下的”，中央办公厅为何不统一印发？笔者理解，理由有两点：一是大多数市地师级以下单位的设置不由中央决定，全国每天可能都有变动，中央办公厅难精确掌握各地的单位数量，不便确定印制和分发各地文件份数；二是全国各地“市地师级以下”单位数量多，由中央办公厅统一印发中央文件，造成运输和中央办公厅分发文件麻烦。先以“发至市地师级”文件为例。各省一般有省委、省人大、省政府、省政协、省军区、省纪委、省法院、省检察院最少8个省部级单位，有100个左右的厅局等“市地师级”管理部门，有100所左右的“市地师级”高校，有数量不少的省属“市地师级”新闻单位、研究机构、企业等。有十几个地市，每个地市又有市委、市人大、市政府、市政协、市军分区、市纪委、市法院、市检察院最少8个“市地师级”单位。总算起来，一个省需要中央“发至市地师级”文件一般为500份以上，全国累计则需约15000份。由于中央办公厅不时需发这样的文件，如其印发全由中央办公厅负责，势必需投入大量精力、人力于这种纯事务性的工作，而影响对其他重要工作的投入。再以“发至县团级”文件为例。各省省直“县团级”单位暂且不数，各地市有50个左右的“县团级”管理部门，有十来个县区，每个县区又有县（区）委、人大、政府、政协、武装部、纪委、法院、检察院最少8个“县团级”单位，加上市直为数不少的“县团级”企事业单位，每地市累计有200个以上的“县团级”单位，而每个省则累计有3000个左右的“县团级”单位，全国则有约10万个“县团级”单位。加上“发至县团级”的文件必然也要发给“市地师级”以上的单位，这些单位所需的中央文件若全由中央办公厅印发，对中央办公厅的正常工作冲击更大。

正如张文所述，中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》也曾规定，“印制的有特定版头的普发性公文”，可以不盖印章。之所以如此，就是主要由于存在公文需要远距离异地大量印发问题。如中共中央办公厅1985年6月10日发布的《中央文件印发、阅读和管理的办法》中就有前引该单位2004年12月31日发布的那个文件中的类似规定。笔者这样列举，不在于说明这种做法时间长久，而在于强调这是一种长期存在的现实，制定公文处理规定，不能忽略这种现实。可能有人认为笔者所举只是中共中央文件印发一种情况，不具有普遍意义。但笔者要强调的是，由于中国共产党在中国的特殊政治地位，中共中央文件是在全国发送单位性质和地域最广的公文，影响最普遍，制定公文处理规定，不能不考虑这种特殊现实。

最后简单探讨公务电报是否需要盖印问题。前文引述张文的话，“二十世纪后半期，随着通讯科技的发展，利用电报手段来传输党政机关公文基本绝迹”。然而笔者知道的事实是，20世纪末叶，随着电话普及我国普通家庭，私人到电信局拍发编码电报基本绝迹；随着传真机在办公领域推广应用，党政机关使用编码拍发电报减少，使用传真机传发电报增多。近十几年来，笔者就每年不时在单位开会，听单位领导宣读来自党中央或国务院有关部门及河南省有关党政部门的传真电报。用传真机传发电报与传统发报机发送编码电报相比，传真机好操作，不用配译电员那样的专门技术人员。与发送普通纸质公文相比，减少了远距离人工传递的麻烦。传真机可根据需要加密或不加密。发送普通电文，不加密即可满足需要。发送秘密电文，需设置加密，如再使用通讯专线，就更加安全。张文说，使用计算机网络发送公文能满足安全需要，那可能是指面对普通人，如果是面对计算机网络高手，则难有安全保证。正由于此，各级党政机关规定，不能通过互联网传送秘密公文。用传真机发送电报，有的单位加盖印章，但如收发双方非均使用彩色传真机，收方接到的传真印文显示的颜色就不是发报方盖印的原色。有的单位不盖印章，因系事先双方联系后点对点发送，收报方确信为对方所发，不存在真实性受到质疑问题，所以，《党政机关公文处理工作条例》规定，“电报可以不加盖印章”。

4.公文主要种类 篇四

一、命令(令)、指令

发布重要的地方性行政规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等，用“命令(令)”。

发布指示性和规定性相结合的.措施或要求，用“指令”。

二、决定、决议

对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

三、指示

对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。

四、布告、公告、通告

公告应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。

向国内外宣布重要事项，用“公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

五、通 知

发布行政规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

六、通 报

表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

七、报告、请示

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

八、批 复

答复请示事项，用“批复”。

九、函

相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

十、会议纪要

5.公文格式与种类（推荐） 篇五

一、应用文书（应用文、文书）的概念

二、应用文书的分类

私人文书

应用 文书行政公文（通用公文、公文）：13种

事务文书：备忘录、请柬、邀请信、启事、计划、总结等

公务文书

商务文书：经济合同、意向书、招标书等

法律文书：起诉书、判决书等

外交文书： 国书、照会、联合公报等

三、应用文书专用语言（《秘书》考证培训教材P27）

第二节 行政公文（通用公文、公文）

一、行政公文（通用公文、公文）的概念

是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

二、行政公文（通用公文、公文）的分类

（一）按公文的文种划分（13种）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消夏季机关不适当的决定事项。

公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通报；适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

请示：适用于向上级请求指示、批准。

批复：适用于答复下级机关的请示事项。

意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1

会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（二）按公文的行文方向划分：上行文、下行文、平行文

（三）按公文的密级划分——绝密件、机密件、秘密件、普通件；

（四）按公文的送达时限要求划分——特急件、急件、平件；

（五）按公文作者划分——党内公文、行政公文、群体公文 ；

（六）按公文的特点划分——规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文； ※行文依据：1.行文目的2.行文关系3.行文范围

三、行政公文的格式

（一）眉首（文头）

1．版头（文头）: 发文机关的名称＋“文件”

2．发文字号: 机关代字＋年号＋文件顺序号（3号仿宋体）

※机关代字第一、二个字是单位代字，第三个字起是职能科、处室代字，年号用中括号，阿拉伯数字，顺序号是文件当年发放的顺序号。

3．签发人：上行文时要。

4．密级:分为绝密、机密、秘密三级;如非秘密文件则不用此项。

5．紧急程度: 分为特急件、急件，如非急件则不用此项。

◎ 秘密等级（两字之间空一格）＋ “★”＋保密期限

◎ 3号黑体字右上角第一行顶格

◎ 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级；“★”表示国家秘密。

4、急度（需要时用）

◎ 3号黑体字（两字之间空一格）右上角第一行顶格（或在密级下一行）

◎ 紧急程度分为“限时送达”、“特急”、“急件”三级。

5、签发人（上行文用）

◎ 居右空一格（发文字号居左空一格）

◎ “签发人”3号仿宋体＋冒号；姓名3号楷体

6、间隔线

◎ 发文字号之下；红色；党务发文中间“★”。

（二）、主体（正文）

1、标题

◎间隔线下两行；2号宋体字。

◎居中一行或多行排列。

◎多行排列时，回行做到词意完整，排列对称，间距恰当。

◎发文机关＋（关于）事由＋文种

例如：

《××市人民政府关于开展财务大检查的通知》

2、主送

◎标题下空一行；左侧顶格；3号仿宋体。

◎多个主送时，（级别）由高至低依次排列（上行文只有一个主送；下行文可以没有主送）。

3、正文

◎3号仿宋体。

◎起段空两格；数字、年份不能回行。

4、附件

◎正文下一行空两格；3号仿宋体，冒号。

◎附件名称不加标点符号，紧随冒号之后；有序号的使用阿拉伯数字。

◎附件与公文一起装订。

5、成文日期

◎成文日期以负责人签发日期为准。

◎使用汉字数字，“零”写为“0”。

6、印章

◎除“会议纪要”外，公文应加盖印章。

◎“骑年盖月”。

7、附注

◎成文日期下一行；3号仿宋体。

◎需要说明时用，如：传阅范围（旧称）；“请示”须注明联系人姓名电话。

（三）版记（文尾）

1、主题词

◎ “主题词”3号黑体字，居左顶格冒号。

◎词目用3号宋体字，词目之间空一格，不用标点。

◎词目不超过5个（《国务院公文主题词表》；准确反映主题概念的名词或名词性词组，在《国务院公文主题词表》选。）

2、抄送

◎主题词下一行左右各空一格；3号仿宋体，冒号。

◎抄送机关之间用逗号隔开；回行时与冒号后机关对齐，末尾加句号。（不得抄送个人）

3、印发机关、印发日期

◎抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）。

◎3号仿宋体；印发机关左空一字，印发日期右空一字。

◎印发日期使用阿拉伯数字。

第三节 几种常用行政公文的写法

一、通知

【写作训练】

案例分析一：

广州市卫生局接到国家卫生部因××药品毒性过大，立即停止使用的紧急通知后，发文给市、区各医疗单位、医药公司，销售单位，要求立即停止使用、出售该药品，立即对该药品进行全面清理、收回，收回的药品集中销毁。

◎ 讨论并明确：

○ 写什么

○ 怎样写

○ 格式

◎ 学生试写（教师巡视纠正）

◎训练讲评：内容、格式、语言等（与课文对照）

◎学生再写（修改）

案例分析二：

荔湾区卫生局接到《广州市卫生局关于进行全市灭蚊行动防止登革热病流行的通知》一文后，将该文转给区属各卫生单位、街道办事处、住宅小区，要求认真执行，并将执

行情况于10月23日前书面上报荔湾区卫生局。◎ 讨论并明确：

○ 写什么

○ 怎样写

○ 格式

◎ 学生试写（教师巡视纠正）

◎训练讲评：内容、格式、语言等（与课文对照）◎ 学生再写（修改）

（一）格式（板书）

1、标题

发文机关（单位名称）＋（关于）事由＋文种 ※ 要点：

（1）位置（注意美观）

（2）被转发文也是“通知”时标题的写法。

2、主送单位（或受文单位）（称呼）

※ 要点：

（1）位置

（2）全称或规范简称

（2）主送单位多个时的排列

3、正文

4、落款

※ 要点：

（1）位置

（2）成文日期用汉字数字；“零”写成“0”

（3）印章骑年盖月

二、报告

三、请示

四、函

第四节 几种常用事务文书的写法

一、启事

二、请柬

三、备忘录

四、邀请信

五、计划

第五节 收发文处理

一、收文处理

二、发文处理

6.行政机关公文的种类 篇六

一、公文种类

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（三）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

（四）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与

同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（五）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（六）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

（七）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

（八）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（九）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

（十）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

7.把握公文结构 呈现公文形式之美 篇七

在公文写作中, 写作人员在取得材料的基础上, 如何对材料进行分析、构思和运用, 并通过一定的形式呈现出来, 恰当地表达出作者的观点呢?那还是需要下一定的功夫的。

一、如何在公文起草时做好公文结构安排

一篇优质的公文, 各要素应该组织合理、和谐统一。那么如何来安排好公文的结构, 使各要素之间相互协调、统一呢?根据笔者多年的办公室工作经验, 谈谈如何来做好公文的结构安排。

(一) 要本着为主题服务的原则来安排结构。要做好公文的组织和衔接, 实现公文内部联系和外部形式的统一, 要先领会写作意图, 也就是公文所要表现的主题。主题是公文的灵魂。公文的材料、结构都是为主题服务的。结构要为主题服务, 要围绕主题来进行布局, 公文的各个环节紧紧围绕主题展开, 在材料的选用上要为主题思想服务。当我们起草一篇公文时, 首先要正确领会写作意图, 确定公文的主题。在主题确立的基础上, 要考虑公文的选材与主体部分。对于能突出公文主题的材料要精心挑选, 对重点体现公文主题的部分要做到论证充分、说理透彻。抓住公文的重点后, 要统筹考虑全文的结构, 对整篇公文安排哪几个部分, 各个部分的先后顺序及详略, 层次与层次之间的过渡, 各部分之间的照应, 材料的选用等都要进行谋划。在此基础上考虑材料之间的联系, 通过合适的表述方式和逻辑关系来使材料紧密联系在一起。在行文时做到疏密有致、言之有据、论证有理、连贯通畅。最后形成一篇主旨明确、说理透彻、文笔畅通的公文。

(二) 要根据事物发展的内在规律及逻辑关系来安排结构。公文写作时要反映客观事物固有的规律, 按照事物发展的进程, 有层次、有条理地加以说明和阐述。在材料的运用上, 要按照事物发展的规律来使用, 按照有利于佐证观点的原则来使用。根据事物的发展规律, 一般我们可以按以下方法来安排结构:1. 按照提出问题、分析问题、解决问题、制订措施、得出结论的顺序;2. 按照时间的顺序;3. 从现象到本质的顺序;4. 由简单到复杂、由局部到整体的顺序;5. 由起因到结果的顺序。按照这样前后有序、环环相扣、层层递进的方法来安排主体结构, 公文表达的意思才能层次分明, 简单明了。

(三) 要根据公文的不同文种来安排结构。文种不同, 一般其结构也不一样。例如:请示一般采取“提出问题—分析问题—提出解决的意见和建议—请求批准”的形式;通知一般采取“告之目的—告知事项—执行要求”的形式;工作报告一般采用“背景概述—总述—分述具体做法、体会、经验等—存在问题和今后的打算”的形式。

二、如何在公文校正中把握好公文结构

任何公文写作者, 无论经验如何丰富、才思如何敏捷、文笔如何犀利, 在公文起草中还是会有思虑不周、疏漏失误之处。把握好公文校正的时机, 对公文结构不尽如人意之处进行再次调整, 对于公文质量的提升有一定的作用。

(一) 看公文的主题是否明确。公文的正文表达要体现作者的写作意图。如果意图不明确, 主旨不明确, 公文的效用就大打折扣。在对公文进行审核校正时, 要在通读全篇草稿的基础上, 体会全文的主题。如果主题不突出, 让读者难以捕捉主题, 就要考虑公文写作中主次是否安排合理、观点表述是否鲜明、材料使用是否恰当、论述论证是否逻辑清晰、总结性段落是否缺失等, 再根据具体情况予以修改完善。

(二) 看结构是否脉络清晰、层次是否分明。公文脉络清晰、层次分明就是文章的顺序和层次安排恰当, 做到每一段、每一层次要合乎逻辑地安排, 互相之间虽然相对独立, 但在整体上、实质内容上又保持紧密联系。公文的写作表达上要符合大多数人的思维习惯, 段与段之间联系紧密, 首尾及文中照应正确。要使公文具有内在的结构美, 需要遵循文稿的基本写作规律, 既可按“起承转合”的规律写, 也可采取“提出问题, 分析问题、解决问题”的办法, 在层次关系上使用并列、递进、分总、总分等恰当的方式, 确保文稿更加严谨、畅通、匀称和完整。如果发现层次关系混乱, 句与句之间逻辑关系颠倒的, 要予以调整, 确保文章的层次分明。

(三) 看过渡是否自然。公文的各个部分之间“前后连贯, 气脉相承, 通篇浑然一体”, 这就是好的过渡。过渡一般采用关联词、引文、小标题、序数词等进行过渡。在校正时要检查过渡的关联词语上使用是否准确, 如果关联词语选用不恰当, 就会影响上下文的连贯和流畅, 造成表意不明。层次与段落之间, 如果采用引文过渡, 引文与上下意思不管是在内容上还是在写作语气上, 都要承接自然。如果采用序数词衔接, 还要检查是否符合公文格式中对序数词的使用规定, 做到层级分明。

(四) 看有没有重复或与全文中心脱节之处。对于长篇的公文, 有时由于作者时间比较紧张, 占有的材料又比较多, 在写作时有时出现了前后文观点表述重复的情况, 有时某些章节所表达的意思与公文的主题没有关系, 对于这些部分, 一定要勇于舍弃, 突出公文的主旨意思。

摘要：在公文写作中, 一篇结构得体的公文, 能让阅读者尽快领略写作意图。在公文结构安排时要从服务公文主题、事物发展的客观规律和不同文种的要求来考虑, 做到公文脉络清晰、主旨明确、说理透彻、文笔畅通。

8.公文处理之公文种类 篇八

关键词：国家标准；公文格式；简化

与中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》相配套，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会在对《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）修订的基础上，于 2012年6月29日正式批准发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），并于2012年7月1日开始实施。该标准实施四年多来，对统一党政机关公文格式，促进公文处理科学化、规范化发挥了重要作用。但由于该标准一些规定过于繁琐，在实际应用中往往造成广大文秘工作者掌握不全面、执行不规范的现象。笔者提出对《党政机关公文格式》的简化问题，希望与广大学界同仁共同探讨。

1 关于公文字体、字号的简化

《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素使用的字体、字号共有7种，分别为5种字体、4种字号：一般用3号仿宋体字；密级、保密期限、紧急程度、公文正文结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字，字号以醒目、美观、庄重为原则；签发人姓名及公文正文结构层次第二层用3号楷体字；标题用2号小标宋体字；版记中的抄送机关、印发机关和印发日期用4号仿宋体字；页码用4号宋体字。其中，版头部分就用了4种之多。份号仅规定了用3号字，未规定字体，《党政机关公文格式》5.2.2规定，“如无特殊说明，公文各格式要素一般用3号仿宋体字”，按此规定，份号用3号仿宋体字；发文字号、“签发人”三字用3号仿宋字；密级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文机关标志用小标宋体字；签发人姓名用3号楷体字。这么繁琐的规定，不仅普通文秘工作者掌握起来有困难，即使专业排版人士也容易出现有关要素格式不规范问题。也有研究者指出，“版头左上角三要素字体上的不同，尤其是份号的数字与保密期限的数字字体不同，让页面显得不和谐、不统一，不符合公文‘庄重美观的原则。”[1]建议份号使用黑体字，与版头左上角的其他要素字体一致。黑体字具有方正、粗犷、朴素、简洁、醒目的特点，小标宋体字作为标示发文机关标识、公文标题的标准字体、仿宋体字作为公文的通用字体已为大家所接受。因此，笔者认为，在以醒目、美观、庄重为原则的前提下，字体、字号可以简化为：一般用3号仿宋体字；版头部分的份号、密级、保密期限、紧急程度以及正文部分的结构层次第一层、附件的“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字；发文机关标志、公文标题用小标宋体字，发文机关标志的字号根据实际需要确定，标题用2号字。这样，公文格式由使用5种字体、4种字号，简化为使用黑体、小标宋体、仿宋体3种字体，使用3号、2号、发文机关标志根据需要确定字号3种字号。这一简化方式既符合公文“醒目、美观、庄重”的原则，又使字体、字号的使用大为简化，便于广大文秘工作者理解运用。

2 关于发文机关标志的简化

《党政机关公文格式》规定，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。”这一规定，让广大文秘工作者什么情况下加“文件”、什么情况下不加“文件”无所适从，执行各异。《党政机关公文格式》又规定，“联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有‘文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。”在其后的“式样”中，联合行文公文首页版式1（图3）加了“文件”二字，联合行文公文首页版式2（图4）、信函格式首页版式（图11）未加“文件”二字。可见，对于一般常用公文格式，是否加“文件”二字，没有明确的规定。笔者认为，可加可不加，不利于公文格式的规范化，在加与不加都可以的情况下，不如统一规定不加“文件”二字。再者，联合行文时，《党政机关公文格式》规定“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”，如果联署发文机关是单数个3、5……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”容易操作，在第2、4……个发文机关后面加“文件”二字即可，而如果联署发文机关是双数个2、4……，加“文件”二字“以联署发文机关名称为准上下居中排布”就要在两行之间排布，需要通过插入“文本框”来解决，给公文的排版带来一定难度。因此，建议发文机关标志“使用发文机关全称或者规范化简称”，统一不加“文件”二字。

3 关于发文机关署名的简化

按照《党政机关公文格式》规定，无论是单一机关行文，还是联合行文，都要加发文机关署名，而在原来的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-1999）中规定，“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。” 在《党政机关公文格式》国家标准主要起草人徐成华等主编的《GB/T9704-2012〈党政机关公文格式〉国家标准应用指南》一书中这样解释，“为什么一般要标注发文机关署名？发文机关署名是公文生效的重要标识之一，署名生效也是国际惯例。”[3]笔者认为，新《党政机关公文格式》这一规定，主要是考虑了公文有“不加盖印章”的情形，在“不加盖印章”的情形下，应署名后标识成文日期。但是，按照我国长期以来的传统习惯，公文一般是盖章生效，盖章兼具公文防伪功能。因此，日常应用中，大量的公文是需“加盖印章”的单一机关行文。对于单一机关行文，在公文版头中已有发文机关标识，在公文标题中还有发文机关名称，再在落款处署名后加盖印章，一篇公文中发文机关名称出现四次，不仅显得罗嗦，而且在两行文字（署名、日期）之上再加盖印章，也会影响印章的视觉美观。再者，《党政机关公文格式》规定，“成文日期一般右空四字编排”，署名“以成文日期为准居中编排发文机关署名”。这一规定以发文机关署名不超过成文日期八个字为宜，超过八个字将不能按右空四字编排。因此，建议在《党政机关公文格式》7.3.5.1 加盖印章的公文中，仍沿用原来《国家行政机关公文格式》的规定，“单一机关行文时，不署发文机关名称”。

4 关于附件说明的简化

《党政机关公文格式》在7.3.4附件说明中规定，“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如‘附件：1.××××××）； ……附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。”在实际应用中，“附件：1.”占据5个字位置，如果附件名称较长，回行后每一行都需缩进5个字，造成此部分左右不对称，影响公文的美观。建议改为“在正文下空一行左空二字编排‘附件二字，后标全角冒号，下一行标注附件顺序号和附件名称。如仅有一个附件，不标顺序号。附件名称较长需要回行时，在下一行顶格编排。”

5 关于左、右空字的简化

在《党政机关公文格式》中，最繁杂的就是左、右空字问题。经笔者统计，在《党政机关公文格式》中涉及左、右空字共有18处之多。在各格式要素中，有要求“左空一字”、“右空一字”、“左空二字”、“右空二字”、“右空四字”、“左右各空一字”等不同情形，让文秘工作者掌握起来十分困难。尤其在“发文机关署名、成文日期和印章”部分，就有加盖印章的公文“成文日期一般右空四字编排”；不加盖印章的公文单一行文时，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名”，“如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相关增加发文机关署名右空字数”；加盖签发人签名章的公文，“单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章节下空一行右空四字编排成文日期”的复杂要求。建议将此部分统一规定为“成文日期右空四字编排，如需标注发文机关署名或签发人职务、加盖签发人签名章，以成文日期为准居中编排，编排不下时适当增加成文日期右空字数。”这样，关于公文中的左、右空字编排就可以概括理解为：在版头部分上行文的发文字号左空一字，签发人右空一字；在主体部分正文、附件说明、附注每个自然段左空二字，成文日期右空四字；在版记部分抄送机关、印发机关和印发日期左右各空一字；页码单页码右空一字，双页码左空一字，执行起来大为简化。