文件档案管理制度

文件档案管理制度（精选8篇）

1.文件档案管理制度 篇一

技术档案管理制度

一、公司技术档案管理规定

根据国家档案局国档发[1987]8号文关于《国营企业档案管理暂行规定》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合本公司的实际情况，特制订本暂行规定。

一、公司档案室档案库房由行政部统一管理，指定经过业务培训并取得合格资格的人员负责日常工作。

二、档案库房应配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。管理人员应经过消防等方面基本知识和技能和培训，消防等各种器具应按要求进行鉴定或审验，确保其状态正常。

三、禁止无关人员进入档案库房。凡进入库房者必须遵守管理规定。禁止携带易燃、易爆、易腐蚀性及水等可能危害档案安全的物质进入库房。

四、凡接收入库的档案资料，均应按局有关规定进行整理、编目、上架排列及提供利用，力求做到符合规范、整齐划

一、美观庄重。

五、库内档案资料实行结合目录体系分类分区存放的原则，并在密集架上注明具体位臵，做到方便保管和提供利用。

六、档案资料只能在获得批准的情况下，在阅档室查阅和摘录，批准复制的，由档案管理员负责监督办理。

七、行政部应监督档案库房管理情况，不定期地进行检查，并及时处理存在的 1 问题。档案室负责人每日应对库内温度、湿度及其他情况进行检查，并做好记录备查。若发现重大或紧急情况，必须立即采取适当措施，同时报告行政部经理甚至公司主管领导。

二、公司档案室工作实施办法

一、为提高档案室工作的效率和规范化程度，根据国家档案局发布的《档案馆工作通则》，结合实际制定本办法。

二、公司设立档案室为专门机构，直属于行政部，作为保管档案材料的基地。

三、档案室是公司科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，其业务受行政部及档案业务主管机关的指导、监督和检查。

四、档案室的基本任务是经维护公司历史真实面貌的前提下，集中统一地管理本单位的文书、科技、会计、声像、实物等各类档案材料，保护档案的完整和安全、积极提供利用，为企业的生产经营和国家的社会主义现代化建设服务。档案室负责以下工作：

1、接收和规范化整理档案；

2、按规定科学地管理档案；

3、开展档案的查、借阅和利用；

4、编辑提供档案史料；

5、进行档案的编研。

五、档案室应当建立严密的规章制度，维护国家和企业的秘密，提高工作质量。

六、档案室工作人员应努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想，认真执行党和国家的方针政策及本单位的管理规定，遵守法规纪律，热爱档案事业，刻苦学习档案业 务和科学文化知识，不断增强综合素质，以保证工作任务的顺利完成。

七、档案室接收《三水汇景电器冷气工程有限公司文件材料归档范围案卷类目保

管期限表》规

定的以下档案：

1、全部的工程施工类档案、基本建设类档案、设备仪器类档案；

2、全部的党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术类档案；

3、保管期限为5年及其以上的会计档案。

4、全部的声像类和实物类档案。

八、接收档案的要求和手续：

1、确保档案材料的完整性。

2、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接字据上签名盖章。

九、对档案室的档案，要以类别为单位，进行科学的排列、编号。第一类档案要建立检索目录和其他必要的工具。

十、档案室库房必须坚固适用，并配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。档案室工作人员应经过消防基本知识和技能的培训，消防等各种器具应按要求进行鉴定或审验，确保其状态正常。

十一、保存期满无需继续保存的档案，由公司行政部组织鉴定，并征求有关部门意见，报请主管领导批准，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

十二、档案室应进行下列统计工作：

1、对档案的收进和移出、案卷数量、利用情况，每年1月进行一次准确的统计；

2、每年按照统一的规定和要求，向档案业务主管机关报送本室基本情况统计表。

十三、档案室主管领导和工作人员应对档案和资料的保管情况进行定期检查，遇有特殊情况应立即检查，及时处理，做好相关记录。

十四、要配备微型计算机、复印机等设备，积极应用新的科学技术，逐步实现档案管理的现代化。

十五、档案室应主动开展利用工作，设立阅览室，编制开放档案目录，努力改善阅览条件，为利用者提供方便。

十六、档案利用过程中要遵守保密规定，并且应当保证档案材料的安全和完整。

三、技术资料档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强对技术资料档案的收集、整理和管理工作，有效地保护利用技术资料和档案，落实工程质量终身负责制，为公司的生产经营和施工建设服务，根据有关法律法规和质量、职业健康安全管理体系贯标认证的要求，制定本办法。

第二条 本办法应结合有关质量、职业健康安全体系文件的规定，在公司范围内实施，各部门、项目经理部均应遵照执行。

第二章 管理职责和规定

第三条 各部门、项目部应设专职/兼职文件（档案）管理员，指定主管人员，并将名单报行政部，以满足技术资料档案管理工作的要求。若人员变更，应及时告知行政部。

第四条 公司技术资料档案管理实行由行政部统一领导，各部门、项目部分工负责、分级管理的工作体制。

第五条 行政部具体负责公司发文件、外来文件（含有关法律法规）、基建和文书档案及相关照片档案、实物档案等的控制管理。

第六条 质安部具体负责质量、职业健康安全体系管理手册、程序文件、管理规定、内外审技术资料及工程质检资料的控制管理。

第七条 工程部具体负责技术性文件（含规程、规范、专业标准等）和工程技术资料归档前的控制管理。

第八条 财务部具体负责会计档案的管理。

其他各部门、项目部分别负责各自相应技术资料的管理。

第九条 项目部应将有关技术资料控制管理的信息传递至行政部；各部门、项目部应及时收集技术资料及其控制管理的信息，并传递至行政部分类后传递给各类技术资料的主管部门处理。

第十条 各部门、项目经理部对相应技术资料的完整、真实、安全及规范管理、及时准确处理等负直接责任。

第十一条 除图纸等特殊技术资料外，技术资料用纸一般为国际标准A4型（297mm×210mm），一律左侧装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。技术资料原稿、档案材料一般用蓝黑、炭素墨水书写、签名，同一内容一般不得使用两种以上的书写材料，但有特殊规定的除外。传真件以热敏纸为载体的，只能将其复印件存档。

技术资料一般从左至右横写、横排，有特殊规定者除外。

第三章 工作程序 第一节 技术资料管理

第十二条 本办法所指技术资料是与产品和服务质量、职业健康安全相关的管理手册、程序文件、规定，国家法律法规、技术标准、规程规范，上级和公司颁发的管理性文件，自行制定的作业指导书，设计和施工文件及各种质量、职业健康安全工作记录。

第十三条 各部门、各项目部主管本部门技术资料，并在行政部指导下负责公文处理工作。

第十四条 技术资料管理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和企业秘密安全。

第十五条 公司文件（含通知、函件等）由主办部门/单位拟稿，其负责人审核，5 行政部核稿，由行政部呈送总经理或被授权人签发（必要时由有关领导会签），然后由行政部统一缮印、用印，登记分发至各部门、项目部及其他有关单位。

第十六条 各部门、项目部自行发文，应由其主要负责人审批签字，由所属文件管理员负责传递、登记发送、立卷存档及其日常管理。

第十七条 所有技术资料格式应符合有关标准或规定，内容必须准确无误，做到文面庄重得体，用印端正清晰。文件管理员对此负有监督检查和督促纠正的职责。

第十八条 技术资料一般应由技术资料管理员签收。收文处理包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、查办、立卷存档等程序，由行政部及各部门、项目部文件管理员根据职责范围进行传递管理，承办人应记载处理／办理过程及结果并签名。

第十九条 凡配发给个人的技术资料，一律不得外借他人或任何单位，未经配发部门批准，不得复制任何内容。其他各类技术资料的借阅／复制，也应经过有关负责人审批，规定借阅期限／复制范围和数量，并由文件（资料）管理员登记，督促借阅人按期归还／按规定复制，办理领发手续。

第二十条行政部对与质量、职业健康安全体系有关的技术资料采用《有效技术资料控制清单》进行管理。清单发布后，各部门、项目部文件管理员应立即对照检查各场所、有关人员所用技术资料的有效性，并撤出、收回或督促撤出失效、作废文件，换领新文件。

第二十一条 技术资料可采用编注发放号、记载持有人姓名或加盖印章（印记）等方法，由文件管理员进行标识，防止混用、丢失或误传，但另有规定者除外。

第二节 档案管理

第二十二条 本办法所指档案，是指过去和现在公司各部门、项目部及个人履行职能（职务），从事生产经营、施工建设等活动，直接形成的对国家、社会和本局有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二十三条 公司档案主要包括科技档案（含工程施工类、基本建设类、设备仪器类）、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案。凡属国家规定应立卷归档的材料，必须由公司档案室集中管理，任何人不得据为己有。

第二十四条 应当立卷归档的各类材料必须依照《机关档案工作条例》和《科学技术档案工作条例》等的规定，分别由行政部、工程部、财务部及其他有关部门按职 能分配和业务范围收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。凡国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档，第二十五条 档案移交后，档案室应尽快组织编制全引目录、案卷目录等必要的检索工具，并按规定对档案进行标识，分区分类规范排列存放。

第二十六条 档案保管贮存环境应配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。管理人员应经过消防等方面基本知识技能的培训，并能够进行操作消防器具，应按要求进行鉴定或审验，确保状态正常。管理人员应定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

第二十七条 一般档案原则上只保存一份，特别重要的档案可根据需要和可能，多保存一套重份或复制件。

第二十八条 移交档案时应编制移交清册，交接双方应清点数量，核对无误后签字。一般情况下，档案室主管（部门）负责人或其委托的人员应到场监收并签名确认。

第二十九条 每年6月底前，由行政部负责人主持，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组，共同对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定结束后应提出报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管领导批准后销毁。

第三十条 销毁档案，须由主管领导指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁记录上签名。

第三十一条 档案室管理人员应积极主动地开展档案利用工作，为公司各项工作服务，并注意掌握利用效果。但是，借阅档案必须经档案机构负责人和主管领导审核批准，并按规定期限归还。凡涉及公司内部机密的档案不得外借，只能供公司和上级主管机关使用。

第三十二条 档案室应建立档案的收集、整理、保管、借阅利用、保密、统计等方面的制度；根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。

第三十三条 禁止任何个人、单位伪造、涂改、损毁、丢失、倒卖、赠送、私自保存或擅自提供、抄录、公布、销毁属于我局所有的档案资料以及应当保密的档案。

第四章 奖励和处罚

第三十四条 有下列事迹之一者，由行政部对有关人员予以奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供利用、管理做出显著成绩的；

（二）对档案的保护做出显著成绩的；

（三）同违规行为做斗争表现突出者。

第三十五条 凡有违反本办法第三十三条规定之一者，由行政部酌情给予行政处分；造成损失的，可以根据档案的价值和数量，责令赔偿。情节严重、构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。

第三十六条 由于有关负责人或文件（档案）管理员玩忽职守或不按规定履行职责的，由行政部酌情予以行政处分；因此而造成重大损失或影响其他重要工作的，可参照有关规定做出罚款、勒令待岗、降职降级聘用、解聘、免职甚至开除的处理。

第五章 附则

第三十七条 本办法所引用的有关法律、法规、标准和规范发生修订的，按修订后的内容执行。

第三十八条 本办法由行政部负责解释。

第三十九条 公司发有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。

十一、档案室职责

1.档案室在行政部经理领导下工作，业务上接受上级有关档案部门的监督和指导。

2.认真贯彻《中华人民共和国档案法》和有关档案工作的条例、规定、严格执行本公司制定的档案管理制度，有效地开展档案工作。

3.集中统一管理公司在工作活动中直接形成的除人事档案以外的全部档案。包括党、政、工、团和各部门和各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、技术档案、声像档案、专门档案等。

4.参加重要设备的开箱验收，以及科技成果鉴定和年度专业性会议。5.负责各部门档案业务和管理、监督和指导。

6.加强档案的业务建设和管理工作，逐步实现档案工作规范化、标准化。7.做好档案的保管、统计、检索、编研、利用、鉴定的销毁工作。8.认真做好档案的安全和保密工作。9.按规定向档案部门移交有关档案。

四、档案人员“四参加”制度

根据上级有关部门规定，档案人员必须参加工程重要设备的开箱验收，以及科研成果鉴定和施工技术会议的要求，结合我公司实际，特制定本制度。

1.工程项目的主要设备到货后，由工程项目部通知档案室派人参加设备开箱。2.设备开箱时，档案人员要填写设备开箱记录，开箱后发现缺少出厂技术文件及说明书，由设备购进部门负责补齐。

3.设备开箱时，工程项目部如不通知档案部门，发生技术文件材料丢失，损坏或留在个人手中，视其情节轻重，追究有关领导及当事人的责任。4.随箱设备资料由工程项目部和档案人员共同签字验收。

5.档案室派人参加工程竣工验收小组，从而确保工程竣工图纸和文件材料的齐全完整。

6.档案人员参加重点工程竣工、重大改进工程验收时，编制竣工图应以施工技术技术资料为基础，将设计变更和现场实际变化情况如实地反映到竣工图上。

7.科研项目鉴定、科技成果评定、以及召开年度专业施工技术会议时，有关部门应通知档案室派人参加。

8.凡科研项目鉴定、工程创优、科技成果评定工作结束后，由申报部门统一将评审结果的文件材料移交档案室。

五、档案人员岗位责任制

1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和业务部门制定的有关规定、办法、细则。

2.忠于职守，努力钻研为业务、不断提高政治素质和专业水平，以适应电力现代化的需要。

3.认真做好档案的收集、整理、立卷、保管、借阅、鉴定和编制检索目录工作，使检索手手续科学、快捷、便利。

4.参加工程重要设备的开箱验收、科研成果的鉴定以及施工技术会议。5.负责制订档案工作的各项规章制度，对各部门的档案业务工作进行监督和指导。

6.认真执行党和国家的有关保密规定，确保党和国家秘密的安全。

7.开发利用，做好编研工作，准确提供适时信息，为公司经营决策和管理、提高经济效益服务。

8.完成领导交办的各项任务。

六、兼职档案员（资料员）岗位责任制

1.认真执行上级和公司制定的档案管理规定制度、做好文件材料的形成、积累和档案管理工作。

2.协助各部门有关人员将要归档的文件材料，图纸按归档范围进行组卷、归档，并及时向档案室移交。3.及时向档案部门反映各部门人员对档案工作的意见、建议和要求。4.认真做好档案资料的开发利用和统计工作。5.认真学习档案业务知识、不断提高档案管理工作。

6.宣传档案的作用和重要性，检查各部门对档案管理制度的执行情况。

七、档案人员岗位责任责任制考核办法

为做好公司档案管理工作，发挥档案人员的积极性和主动性，根据上级业务部门有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

1.考核档案员的成绩。主要从德、能、素质三个方面全面衡量。2.考核的具体内容：(1).贯彻上级的方针、政策。(2).本职业务能力。(3).组织领导能力。(4).团结协作能力。(5).工作态度。(6).原则性。(7).民主性。(8).廉洁性。(9).开拓创新精神。(10）.工作成效。

3.考核办法采取民主测评和主管领导评价的方法进行。分优、良、中、差四个等级。4.对履行本职岗位成绩显著者，年终给予表扬并给予一定的物质奖励。5.对工作不负责任，考核为差者，给予批评教育，帮助改正，屡教不改者，调离档案工作岗位。

6.对玩忽职守、违反《档案法》《保密法》规定造成档案损失和失泄密者，视情节轻重给予批评教育、警告、行政处分、撤职、依法追究刑事责任。

八、公司档案借阅制度

1.档案工作人员要树立全心全意为利用者服务的思想，做到热情接待，主动介绍情况，根据查阅人员的需要，及时、准确地提供所需档案资料。

2.凡因工作需要借阅档案，资料，一律凭工作证，办理借阅手续，外单位借阅档案，必须持单位介绍信，经主管领导批准后方可借阅，借出的资料和档案限在阅览室阅看。

3.借阅和归还档案时必须双方当面点清，办好手续。借阅者必须爱护档案，不得在资料档案上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴、批注和有意损坏，不得转借他人，严防丢失。

4.档案材料的正本原则上不准向外借出，如确因工作需要，须经主管领导批准，办好登记手续，借期不超过一个星期，到期必须按时归还。凡遇下列情况者，应立即将所借资料，档案归还档案室。如调动、退休、离休、因工作外出，请假一周以上，节假日、因工作需要档案认为有必要收回的，借阅档案者必须将各类资料档案如数归还档案室，并按规定办理注销手续。

5.借阅党总支、公司会议记录和秘密以上的各类资料、档案、必须经总经理批准，只限在室内查阅。并按规定严格履行登记手续。

6、查阅档案人员应严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得随意翻阅其它档案材料。

7、阅览人员要爱护室内设备和物品，保持室内清洁卫生，不随地吐痰，室内禁止吸烟。

九、公司档案统计制度

1.为了给分析，研究工作积累数据，以便改进工作，不断提高管理水平，档案部门要认真做好档案统计工作。

2.档案部门每年未对当年档案的收进、移出、保管、借阅、复制、利用效果，鉴定与销毁等情况进行统计。

3.统计数据要以原始为依据，做到准确、完整、可靠。4.定期对库存档案的清理核对和检查，确保档案齐全完整。5.每年按规定向有关档案部门报送档案工作的基本情况统计表。

十、公司档案保管制度

1.档案的保管要符合档案的保护技术条件，认真执行公司制定的《档案库房管理制度》和档案借阅、保密、鉴定、销毁等制度。

2.档案库房必须有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等措施。室内必须保持清洁。3.存放档案必须有专门的铁柜、箱架、不同载体的档案，按其不同技术保护要求存放。

4.档案存放要有系统和条理，设有全宗目录索引、卡片以及其它检索工具，从而提高工作效率。

5.档案部门每年要对档案的收集、整理、鉴定和利用情况进行统计。

6.定期对档案的保管状况进行检查和记录，发现问题及时报告，并采取措施，确保档案的安全。

十一、档案库房管理制度

1.档案库房设专人管理，非档案人员需查阅档案资料时，必须由档案人员查找，技术资料只准在阅览室阅览。

2.档案库房的管理，应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防有害生物和防污等安全措施。

3.档案库房要保持适宜的温湿度，一般情况下，温度保持在14oc～24oc，相对温度保持45～60%，同时做好温、湿度记录和检查工作。对不适宜的温湿度及时进行调整。

4.档案库房要保持整洁、箱、柜排列合理，做到整齐、清洁、通风、美观，便于查找和使用。

5.档案库房严禁吸烟和使用明火，不准在库房内堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。6.对电源、线路、开关、电器设备、消防工具，应定期检查，发现隐患及时整改并立即报告。

7.档案工作人员每天下班前要检查库房内门窗是否关好，每次离开库房把门锁好，每月检查一次档案的安全情况。

8.档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，严禁进入。

十二、公司档案利用制度

1.档案工作人员要树立全心全意为人民报务的思想，熟悉库藏档案的情况，积极主动、热情为利用者报务。

2.档案部门要根据利用者工作的需要，编制档案检索工具。如总目录和分类目录、全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇编等。

3.及时收集整理档案利用在施工、科研、管理中所产生的经济效益，了解利用成果，从中得出档案提供利用的经验。

4.凡利用档案者都必须按规定办理有关手续，同时填写《档案利用效果登记表》 5.在开展利用时，要正确处理好利用和保密的关系，使保密不影响利用，利用不致于泄密。

二十一、公司档案保密制度

1.档案是党和国家的宝贵财富，而档案工作则是一项特殊的机要工作，必须认真执行《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》以及上级有关规定，严守党和国家机密。2.档案管理人员应认真执行党和国家有关保密制度，维护档案的完整与安全。3.查阅档案人员，应按规定办理查阅手续，未经主管领导许可不准私自抄录或复制。查阅[密级档案需经主管领导批准，限于阅览室查阅，不得外借，更不得复制。违者按《保密法》和《档案法》追究责任。

4.档案室要严格执行保卫保密制度，外来人员不得随意进入，如在保密工作中玩忽职守，造成档案文件泄密事件或损失者，都要依法追究责任。

5.档案保管工作，每年进行一次自查，发现问题及时报告。

2.文件档案管理制度 篇二

一、电子文件的特性

1. 非人工识读性。

非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的, 必须借助于特定的工具来识别。因此, 将这一特征称为“非直读性”。

2. 生成环境依赖性。非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。

3. 信息与载体的可分离性。

综合各种论述, 我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。

4. 易变性。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。 (1) 电子文件的内容易于改动和操作。由于存在信息与载体的“可分离性”, 人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化, 因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。因此, 我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构, 比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴, 插入表格、图形或音频, 对图像文件进行调色处理, 对音频文件重新压缩, 对数据库文件动态更新, 对多种类型的信息进行集成处理等等, 这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成, 并且通常可以逆转。 (2) 电子文件的存储载体极易改变。一方面, 磁电介质和光电介质的性能不稳定, 其物理寿命 (保证存储数据不丢失的时间) 远不如纸张, 在氧化作用或物化环境的影响下, 很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。技术的发展使存储设备不断更新换代, 新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性, 为保证电子文件信息的长期有效, 必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体, 这种存储载体的升级, 也可能带来信息的失真。 (3) 电子文件的生成环境不断变化。随着技术的发展, 电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级, 硬件环境的系统配置及其性能不断提高, 新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。由于电子文件对生成环境具有依赖性, 将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务, 而在技术环境的迁移过程中, 将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

5. 结构复杂性。

相比传统形态的文件, 电子文件的结构复杂性主要表现在: (1) 电子文件个体存在纵向结构。从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”, 再到固化数字代码序列的“存储载体”, 电子文件呈现出纵向层结构, 各个层面之间的“映射”有着复杂的规则, 通过专门的软件来实现。而对纸质文件而言, 内容与载体通过书写或刻印融合于一休, 成为不可分割、不易变化的整体, 结构清晰单一。 (2) 电子文件内容具有集散性。一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成, 这些内容要索可以源自不同的系统 (如:OA系统、MIS系统、GLS系统等) 、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。 (3) 电子文件具有与环境的关联性。对电子文件而言, 生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。孤立保存的电子文件, 会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存, 因此, 描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。

6. 多种媒体的集成性。

多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体, 从而在文件展现过程中图文并茂, 具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略

1. 对电子文件管理流程加以优化

相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟, 而应根据电子文件技术特点, 利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势, 构建更为科学高效新流程, 具体落实全程管理和前端控制。

2. 以电子文件管理软件为中心实施管理

电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统, 而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中, 管理系统 (主要是软件) 处于中心位置, 没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者, 是电子文件管理活动重要的承担者, 是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。

三、结束语

电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域, 对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作要赶上时代步伐, 适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要, 为社会提供更好更有效的服务。

摘要：近年来, 电子文件的归档管理受到了空前重视, 但由于受观念、技术和法律等各种原因的影响, 情况并不理想。业内人士开展的相关调查显示, 在基层单位游离于档案管理视线之外的电子文件仍占绝大多数, 电子文件的归档管理情况不容乐观。

关键词：电子文件,档案管理

参考文献

[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000[1]丁海斌编著.《电子文件与电子档案管理》.辽宁大学出版社, 2000

[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3[2]丁海滨.《电子文件管理基础》.中国档案出版社, 2007.3

3.如何做好电子文件的档案管理 篇三

1、电子文件信息与载体的相分离性。电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而内容却不发生任何变化，信号形态也无任何变化。

2、信息形态的数字化、与非人工识读性电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的。在计算机内部，无论是传输还是运算、存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。对于这种经过复杂编码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。

3、对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件而具有生命力并发挥作用。从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。

4、信息的可变性、不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。

二、电子文件与档案文件在管理工作中的区别

1、传统的档案工作以纸质文件材料为主，而应用计算机后，电子文件部分地取代了以往的文字材料，它由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盤上进行修改，形成后，马上存贮到办公信息数据中，电子文件与纵横文件之间没有了明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出适合的工作流程及方法，如文件的立卷归档制度等。

2、电子文件和纸质文件相比，归档是一项更为细致、难度较大的工作。

3、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法内容、标准均将发生变化，电子文件由于制作方便和用户的不同需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

4、纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，所以归档方式的选择至关重要。

三、电子文件的整理

电子文件整理一般包括两个步骤：

1、对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。著录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案保管和利用。

2、组织建立数据库。首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。

四、电子文件的归档

1、对电子文件归档的要求。总的要求是:真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如收集积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；再次是归档电子文件格式要通用、标准。

2、归档方法。一是将应归档的经过整理的电子文件存入光介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁光介质上。三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在光介质上。

五、电子文件档案管理面临的主要问题

1、电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。

2、电子文件档案信息安全问题日益突出，随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。

六、电子文件档案管理问题的对策

1、建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。

2、档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计，对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别，它承担了电子文件与电子档案从接收、鉴定、保管、利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能。

3、对电子文件法律效力问题的解决?加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

4.文件和档案管理制度 篇四

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作目录，年终装订存档。

3、、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行一车一档，从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

安全生产费用提取和使用管理制度

（安全生产费用投入保障制度）

为建立本公司安全生产投入长效机制，加强公司安全生产费用财务管理，保障公司的安全费用合理、有效使用，维护企业员工的合法权益，确保公司生产、经营活动正常有序的开展。根据《中华人民共和国国家安全生产法》及《企业安全生产费用提取和使用管理办法》等法律法规规定，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

一、安全生产费用是指企业按照规定标准提取，在成本中列支，专门用于完善和改进企业安全生产条件的资金，安全生产费用优先用于安全生产措施的实施和为满足达到安全生产标准而进行的整改。按照《企业安全生产费用提取和使用管理办法》第九条规定，“交通运输企业以上实际营业收入为计提依据，按照以下标准平均逐月提取”，我公司符合第二款规定，应按照1.5%提取安全费用。

二、安全生产费用应当按照“项目计取、确保需要、企业统筹、规范使用”的原则进行管理，财务应将安全费用纳入公司财务计划，保证专款专用，并督促其合理使用。

三、安全费用应当用于以下安全生产事项：

1、完善、改造和维护安全防护技术设施、设备支出，包括运输及装卸工具安全状况检测、维护系统、运输装卸设备、附属安全设备等支出；

2、安全设备、设施的更新，改造和维护支出（不包括车辆更新费用）；

3、安全生产宣传、教育和培训支出；

4、劳动防护用品的配备和更新支出；

5、安全生产检查与评价支出；

6、配备和更新必要的应急救援器材、设备和现场作业人员安全防护物品支出；

7、完善、改造和维护安全防护设备、设施支出，主要是指：车间、库房等作业场所的监控、监测、通风、防晒、调温、防火、灭火、防爆、泄压、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防静电、防腐、防渗漏、防护围堤或者隔离操作设备设施；

8、重大危险源、重大事故隐患的评估、整改、监控支出

9、进行应急救援演练支出；

10、特种设备和安全设施的检验检测支出；

11、购臵、安装行车安全记录仪、卫星定位装臵、视频监控设施和通信导航设备支出；

12、安全生产新技术、新标准、新工艺、新装备的推广应用支出

13、其它与安全生产直接相关的支出。

四、公司安全科应建立安全费用台账，记录安全生产费用的费率、数额、支付计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

五、总经理对安全生产费用全面指导，审批安全费用提取、安全投入计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

六、财务部门负责对安全生产基金进行统一管理，审核安全费用提取、安全投入计划、安全经费使用等，根据安全生产计划，做好资金的投入落实工作，建立安全经费台账，确保安全投入迅速及时。

七、安全科负责审核、汇总并编制公司安全投入计划，审核安全投入报告，监督检查安全投入落实情况、汇总并建立公司安全费用投入台账，编制安全经费提取和投入情况报告。

八、安全生产费用实行专户核算，公司应当按规定范围安排使用，不得挪用或挤占，结余资金结转下使用，安全生产费用不足的，超出部分按正常成本费用渠道列支。

九、各部门主管按照职责分工对有关专业安全生产费用计取、支付、使用实施监督管理。

十、发现安全费用支取人擅自挪用安全费用的，公司将按情节严重程度严肃处理，处理办法由董事会讨论决定。

十一、本制度由公司安委办负责解释。

设施设备安全管理制度

1、建立健全设施设备技术档案，按照规定的时间进行维护和保养。

2、设施设备的使用操作应定岗定人，明确专人负责、责任到人。

3、操作人员应对设施设备做到“三会”、“四懂”，即会操作使用、会维护保养、会排除故障；懂原理、懂结构、懂性能、懂用途，且能熟练操作使用。

4、设施设备出现异常时，操作人员应按照操作规程采取紧急处臵措施，防止事态扩大。

5、保证设施设备上的各种仪表，如液位计、安全阀等安全附件完好、准确，损坏的器具禁止使用，并且及时更换，保证设施设备的使用安全。

6、定期检查设施设备和各种附件、器材，使之处于完好状态，以备正常使用。

安全生产教育和培训制度

1、安全教育培训由公司安全科负责管理，建立教育培训档案，识别教育培训需求，组织教育培训计划的实施。

2、安全生产教育培训分为单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训、全员日常安全教育培训和新上岗人员的三级教育。

3、单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训分别由有资质的机构实施，培训合格后持证上岗，每年按规定参加再教育。

4、全员日常教育培训由公司、分公司、车队、班组落实，既可以视情统一组织，也可以通过班前会、周前会、月度例会的方式进行。

5、三级教育按照公司、分公司（站场）、车队（班组）三级实施，按照规定内容培训，经考核合格后上岗。

6、为保证教育培训制度的落实，公司制订教育培训计划，并安排专门经费，以保证教育培训按照计划实施。

7、教育培训的内容

（1）安全生产法律、法规、规章和国家、行业有关技术标准。（2）安全生产规章制度和操作规程（3）岗位安全操作技能（4）安全生产常识

（5）安全生产事故防范和应急措施，自救互救知识（6）安全生产事故典型案例

安全生产监督检查制度

为及时发现生产经营和安全管理中可能存在的隐患、危险与有害因素，以便制定整改措施，消除隐患和危险有害因素，从而保障生产安全进行，特制订本制度。

一、检查的内容：

1、软件系统主要查思想、查意识、查制度、查管理、查事故处理、查隐患、查整改

（1）、传达贯彻上级有关文件、会议精神及布臵安全生产工作的会议记录（2）、安全管理机构和人员配备情况（3）、安全生产制度及落实情况（4）、安全生产责任制落实情况（5）、职工的安全教育和培训情况

2、硬件系统主要查生产设备、查辅助设备、查安全设施、查作业环境。

（1）作业场所的安全设施、设备使用情况（2）人员的劳动防护和操作规程执行情况（3）有无不安全因素及危险源点的防控情况

二、检查的方式

（1）定期安全检查（分公司组织每月1次）（2）经常性安全检查（班组、车队、安全科组织）（3）季节性及节假日安全检查（公司组织全面检查）（4）专业（专项）安全检查（根据需要安排）（5）综合性安全检查（公司根据上级要求组织）（6）职工代表不定期巡查（工会、安全科组织）

（7）针对某些重点单位或部位，公司安全生产科将随时组织检查和督查。

三、检查的结果和处理

1、安全生产检查情况要认真记录，并填写《安全生产检查表》，报公司安全生产科存档

2、对查出的安全隐患，建立隐患台账，要下发隐患整改通知单，明确整改责任人，限期整改；对拒不整改的，公司依据有关制度给予经济处罚或行政处分。

3、整改结束后，要组织有关人员对整改结果进行验收。对于一时难以整改的隐患，要落实防控措施，明确防控责任人。

事故处理、统计、报告制度

为加强安全生产事故信息报送，协助上级主管部门及时、快捷处臵事故，最大限度减少事故损失，特制定本制度。

一、事故分类

1、按事故性质分类：

（1）人身事故：指系统内职工在工作期间所发生的和工作有关的伤亡事故。（2）设备事故：由于某种原因引起的施工机械、工艺、动力设备、管道、电线、建筑物、运输设备（包换附件）以及仪器仪表、工器具的非正常损坏，造成财产损失、影响生产的事故。

（3）火灾事故：由于火灾造成的伤亡或物质财产损失的事故。

（4）爆炸事故：在生产过程中，由于某种原因引起的爆炸，造成伤亡或物质财产损失的事故。

（5）交通事故：凡车辆、船舶在运行中所造成的损坏、物资损失和人身伤亡的事故。

（6）污染事故：凡属运输过程中由于危险化学品泄漏引起人员中毒、死亡、农作物减产、树木枯死和牲畜伤亡，空气、水源污染，造成经济损失的事故。（7）急性中毒事故：由于有毒物质在短期内大量侵入人体，使人员身体受伤害并须进行急救的中毒事故。

（8）坍塌事故:局及局属单位负责建设、管养的桥梁、码头、站场及其它建筑物，在建设及在用期间发生的倒塌和损毁事故。

2、按伤亡程度分类：

（1）轻伤：指损失工作日为一个工作日以上（含1个工作日），105个工作日以下的失能伤害；

（2）重伤：指损失工作日为105个工作日以上（含105个工作日），6000日以下的失能伤害；（3）死亡。

3、按事故严重程度分类：

（1）轻微事故：一次造成轻伤1～2人，经济损失1000元以下（2）一般事故：一次造成重伤1～2人，或者轻伤3人以上，经济损失3万元以下

（3）重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重伤3人以上10人以下，经济损失3～6万元以下

（4）特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重伤11人以上，或者死亡1人重伤8人以上，或者死亡2人重伤5人以上，经济损失6万元以上

二、事故报告

1、原则要求：按《安全生产法》和《安全生产事故报告和调查处理条例》规定执行

生产安全事故报告应该及时、准确、完整，任何单位和个人对事故不得迟报、漏报或者瞒报。

2、事故报告的责任（1）事故现场有关人员（2）事故发生单位的主要负责人

3、事故报告的程序

（1）事故现场人员立即报告本公司负责人或者直接报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（2）公司负责人应于1小时内报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（5）重点是双报告制和时限

4、事故报告的内容（1）事故发生单位的概况

（2）事故发生的时间、地点以及事故现场情况（3）事故的简要经过

（4）事故已造成或者可能造成的人员伤亡和财产损失情况（5）已经采取的措施（6）事故的补报

三、事故统计

1、事故统计由安全科安排专人负责，于月底最后一天，统计、汇总各分公司报表。

2、报表分为《道路运输行业事故快报》（交运15表）、《道路运输行业事故统计表（交运16表）、《营运车辆道路交通事故基本统计表》（交统安1表）、《营运车辆道路交通事故汇总表》（交统安7表）。

3、以上报表经单位主要负责人签字后上报上级主管部门，并留存备份，建立事故台账、档案。

四、事故处理

1、车辆发生事故后，驾驶人应立即抢救伤员，保护肇事现场，报告当地交警部门，并将事故及估计损失报公司负责人、安全科。

2、安全人员及公司领导应及时赶赴现场勘查，到现场后应首先了解人员伤亡，车辆损失的具体情况，并积极采取救援措施，降低损失。必要时要求保险公司派员现场定损。

3、现场处理结束后，安全科应及时写出书面报告向公司领导汇报，不论事故大小，要分析事故原因，制定预防措施。

4、事故处理的过程中要认真分析事故原因，坚持“四不放过”的原则。（查不清事故原因不放过、不明确事故责任不放过、不拿出处理意见和整改措施不放过、责任人与职工得不到教育不放过）。

安全生产奖惩制度

1、公司对安全工作目标实行季度考评、年终总结、一票否决制度。对年终评选的先进单位，先进个人及优秀驾驶员进行表彰奖励，对发生责任事故或目标考核不合格的单位取消评优资格，责任人按规定严肃处理。

2、安全责任实行行政追究制。发生重大事故，追究单位行政领导和分管领导责任，视情节扣发一至三个月的职务工资。

3、发生渎职、失职的责任事故，对行政领导和分管领导扣发三至六个月职务工资，情节严重者撤销职务。

4、发生事故的责任人由各单位、部门自行处理，上报公司安委会。

5、做好道路交通事故的查处和上报工作。发生事故及时向安技部进行汇报，不得隐瞒，对隐瞒不报的加重处罚。每月要将安全情况、事故责任人处理及整改措施上报安技部，再由安技部汇总上报。

6、对安全防范年终考评措施进行督促检查并提出整改措施，将各类事故隐患，消灭在萌芽状态。

7、对见义勇为，在重大事故和事件中能挺身而出，积极抢险救援，避免或减少事故损失的，对个人进行奖励，部门考核加10分。

8、受到报纸、电台、电视台表扬的，公司根据相应制度给予奖励。

9、内未发生责任事故、未有旅客投诉者，参加单位“安全服务标兵”评选，并进行奖励。

10、因安全检查不认真，造成车辆带病运行，导致交通事故的，扣罚驾驶员信誉安全保证金2000元；情节严重的，其安全信誉保证金作违约金予以全额扣缴，并根据其事故性质解聘，情节严重的追究其责任人刑事责任。

11、发生一般以下责任安全事故，除按《事故规定处罚》外，并进行下岗10至60 天安全培训，情节严重的予以解聘。

12、发生一般及以上较大行车责任事故的，除按公司有关规定处罚外，扣除驾驶员全部信誉安全保证金，其经济损失在保险公司理赔后剩余部分的损失由承租经营人和驾驶员承担，驾驶员解聘处理，情节严重的追究其责任人刑事责任。

5.酒店文件、档案管理制度 篇五

（一）文件处理制度（制度编号：JB066）

公文办理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由行政部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店行政部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。

2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。

3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。

4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到行政办阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第二季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。

8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送行政部登记保管。

9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要进行登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。秘密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。

（二）发文处理

1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。

2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：

（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量；

（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（4）涉及其它部门的问题是否协调一致；

（5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）；

（6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。

3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店主管领导签发，重要的或者涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；在既定的方针、政策、法令、计划、决议范围内的一般业务问题的发文，可由主管领导签发，或由领导委托总经理办公室主任签发；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但凡涉及方针、政策重大问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。

4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。

5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。

6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。

7、印刷文件需认真校对，重要文件实行复核甚至三校，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。

8、酒店正式行文必须由打字员统一编号，用酒店特别制的公文纸印刷，经盖印方能发出。

（三）档案管理制度（制度编号：JB067）

1、归档

各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。

2、档案分类

酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：

（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类；（6）党群工作类；（7）声像档案类；（8）已故人员档案类；（9）会计档案类； 分类方法：

1、按组织机构分类；

2、按工程项目分类；

3、按专业性质分类；

4、按设备型号分类；

5、按时间分类；

6、按问题分类；

（三）档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。

4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。

5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

（四）档案保密

注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

（五）档案鉴定

酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。

1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。

2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。

3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4、鉴定工作要组织由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。

6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关当案管理机关备案。销毁当案时，要严格执行保密规定。

（六）档案统计

1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。

（七）档案管理现代化

1、企业综合档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

2、酒店档案室要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。

（八）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。

（九）酒店停业关闭后，除设备档案、基建档案等随实物交外，其余档案向有关档案馆移交。

（四）印章管理制度（制度编号：JB068）

1、酒店印章、合同专用章统一由酒店行政部及财务部管理。酒店所属各部门印章由部门秘书保管，并按规定使用。

2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。

3、使用酒店合同专用章，必须经部门领导，财务部经理、酒店总经理审批；项目金额较大的，必须经酒店董事长审批；项目金额巨大的，必须由酒店董事会三分之二以上成员会签审批或召开董事会议通过方能办理。

6.生产文件档案管理制度 篇六

1、安全生产档案内容：

(1)安全生产管理管理人员任命书及变动情况记录。

(2)从业人员档案(包括安全运行、培训教育、奖惩等信息)。

(3)特种作业人员资格证名单。

(4)特种设备清单及有关档案。

(5)危险源管理清单。

(6)监测资料(设备运行状况、巡检记录、交接班记录等)。

(7)职工健康档案及职业病档案资料。

(8)安全生产整改情况记录。

(9)安全例会及安全日、月活动记录。

(10)安全生产隐患排查方案、平安交通实施方案等各种方案及落实情况;

(11)事故记录和统计资料。

(12)伤亡登记表存档情况。

(13)岗位作业操作规程。

(14)安全措施经费及使用情况。

(15)事故应急救援预案、演练、实施记录。

2、要编写详细的目录并分档存放，以形成标准化、规范化。

3、按期上报给各有关部门，定期向职工公布档案管理情况。

7.浅谈医院文件档案管理 篇七

一、医院文件档案管理中存在的问题

1. 对文件档案管理重视程度不足

随着新的医疗改革的不断进行, 我国大部分对于医疗水平的重视程度逐步提高, 但是对于医院文件档案管理工作的重视程度仍然有待提高。虽然许多医院正常的组织结构中都有着文件档案管理室, 工作人员中也有人负责管理文件档案, 但是医院领导整体上对于这一部分的工作重视程度依然不够, 导致医院文件档案上收集的资料不够, 档案室中的文件档案资料也不够完整。

2. 文件档案工作与文书工作之间缺乏衔接

除了医院领导对文件档案管理工作重视程度不够以外, 另外一个主要的问题就是文件档案管理与文书工作之间的脱节。在医院的档案管理中, 这两项工作不同步也不同时, 经常是分别进行各自的工作, 工作的时候缺乏交流, 彼此不了解彼此工作的具体性质, 做文书工作的工作人员不懂得档案管理工作的具体内容与流程, 档案管理工作人员需要文件的时候, 对文书工作人员进行监督的时候也没有明显的效果, 资料的收集与处理都比较滞后。另外, 文书工作中常常存在不规范的现象, 文件档案管理进行归档的时候较为不便。

3. 文件档案管理工作人员的素质有待提高

在医院中往往比较重视医疗人员的技术水平会对他们进行定期培训以提高技术水平。但是医院往往忽视医院文件档案管理人员的素质。目前我国大部分医院的状况是, 医院管理文件档案的人员都不是具有档案管理专业素质的固定人员, 而是临时雇来的临时工。他们都比较缺乏文件档案管理的知识与工作经验。因此, 医院的档案管理工作人员都没有达到要求, 不利于医院文件档案管理水平的提升。

4. 医院文件档案管理的制度不健全

医院文件档案管理工作存在不完善, 最为重要的是还是文件档案管理的相关制度不健全。如果具有完善的文件档案管理制度, 那么文件档案管理就具有组织性, 也会对工作人员形成一定的约束力, 指导档案管理人员更好地了解工作的本质, 尽最大的职责做好工作。

5. 文件档案管理的现代化水平有待提升

我国科技与信息技术正在不断地发展, 许多的工作正在趋于现代化。但是大部分医院由于重视程度不够或者使经费紧张等原因, 对于文件档案管理工作投入非常少, 医院文件档案管理工作的现代化水平有待提升。例如, 在许多医院中, 没有足够的高科技设备来保证文件档案的安全性。另外许多医院缺乏自动化设备, 许多医院还在以手工的方式进行文件管理, 不利于提高医院文件管理的现代化水平。

二、提高医院文件档案管理水平的方法

1. 加强对医院文件档案管理工作的重视程度

要从根本上解决医院文件档案工作的问题, 首先要提升医院领导对文件档案管理工作的重视程度, 加大在这一当面的关注力度, 在相关工作人员上多花时间。多下功夫, 促进档案管理人员的工作更加的专业。加大对文件档案管理的资金投入, 加强设施建设。这些都对档案管理工作的完善十分有利。所以, 医院领导要提高思想上的重视程度, 提高文件档案管理水平。

2. 加强文件档案管理工作与文书工作之间的联系

若想促进医院文件档案管理工作质量不断提升, 需要加强医院文件档案工作与文书工作之间的联系;加强他们之间工作的联系, 加强协调性, 互相配合工作, 促进工作效率不断提高。同时, 文件档案管理人员要加强对文书工作的监督, 只有两项工作之间相互配合、相互促进, 才能确保文件管理的规范性。

3. 加强文件档案管理人员的专业素质

文件档案管理的素质影响着文件档案管理工作的水平。所以, 要促进文件档案管理工作水平与专业素质的不断提升, 寻找有相关经验的人员来进行管理, 及时更新管理人员的专业知识, 促进档案管理人员的专业水平不断提升, 促进文件档案管理的质量不断提升。

4. 加强文件档案管理制度不断完善

档案管理制度具有规范作用, 可以对档案管理工作人员起到规范作用, 因此提升档案管理的规范程度逐渐的提高。所以需要建立档案管理的制度, 适应文件档案管理的新形势。

5. 促进文件档案管理的现代化

我国的科技与信息技术正在不断地发展, 传统的管理方式与新的社会与形式不相适应, 需要促进档案管理方式现代化。在传统的管理方式中, 人们管理档案的方式一般是人工管理方式, 这不利于管理的规范化。因此, 需要加强档案管理的现代化, 对文件实行现代化管理, 可以节省人力、物力、财力, 提升工作效率。

综上所述, 在当前的医院文件档案管理工作仍然存在许多问题, 为了促进医院文件档案管理工作, 需要医院领导、管理人员共同努力, 促进医院档案工作的质量不断提升, 促进医院文件档案管理工作的现代化。

参考文献

[1]孙琦.医院文书档案管理存在的问题与对策[J].科技创新导报, 2013 (5) :67-70.

[2]王家寿.浅谈医院文件档案管理的特点及几点体会[J].东京文学, 2011 (8) :115-118.

8.浅述建筑施工企业文件档案管理 篇八

【关键词】 工程文件；文档资料；档案管理

一、施工单位在建设工程档案管理中的主要职责

1、实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和管理。2、建设工程实行施工总承包的，由施工总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织和编制工作。4、按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。5、负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整的施工文件移交建设单位及自行保存。

二、施工文件档案管理的主要内容

施工文件档案管理的内容主要包括：工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图四大部分。

（一）工程施工技术管理资料：工程施工技术管理资料是建设工程施工全过程中的真实记录，是施工各阶段客观产生的施工技术文件。主要内容包括：

1、图纸会审记录文件2、工程开工报告相关资料（开工报告表、开工报告）3、技术、安全交底记录文件4、施工组织设计（项目管理规划）文件5、施工日志记录文件6、设计变更文件7、工程洽商记录文件8、工程测量记录文件9、施工记录文件10、工程质量事故记录文件11、工程竣工文件

（二）工程质量控制资料：工程质量控制资料是建设工程施工全过程全面反映工程质量控制和保证的依据性证明资料。应包括原材料、构配件、器具及设备等的质量证明、合格证明、进场材料试验报告，施工试验记录，隐蔽工程检查记录等。

（三）工程施工质量验收资料：工程施工质量验收资料是建设工程施工全过程中按照国家现行工程质量检验标准，对施工项目进行单位工程、分部工程、分项工程及检验批的划分，再由检验批、分项工程、分部工程、单位工程逐级对工程质量做出综合评定的工程质量验收资料。但是，由于各行业、各部门的专业特点不同，各类工程的检验评定均有相应的技术标准，工程质量验收资料的建立均应按相关的技术标准办理。

（四）竣工图：竣工图是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等详细情况的技术文件，是工程竣工验收、投产或交付使用后进行维修、扩建、改建的依据，是生产（使用）单位必须长期妥善保存和进行备案的重要工程档案资料。竣工图的编制整理、审核盖章、交接验收按国家对竣工图的要求办理。承包人应根据施工合同约定，提交合格的竣工图。

三、施工文件的立卷

立卷是指按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。

（一）立卷的基本原则：施工文件档案的立卷应遵循工程文件 的自然形成规律，保持卷内工程前期文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

1、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件按单位工程立卷。2、施工文件资料应根据工程资料的分类和“专业工程分类编码参考表”进行立卷。3、卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。4、卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。

（二）立卷的具体要求

1、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷，竣工验收文件按单位工程、专业组卷。2、竣工图可按单位工程、专业等进行组卷，每一专业根据图纸多少组成一卷或多卷。3、立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不宜超过40mm，案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

（三）卷内文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸在后。

（四）案卷的装订：案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏外露在外面。

四、施工文件的归档

归档指文件形成单位 完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交相关管理机构。

（一）施工文件的归档范围：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

（二）归档文件的质量要求：1、归档的文件应为原件。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。3、工程文件的内容必须真实、准确。与工程实际相符合。4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。

（三）施工文件归档的时间和相关要求：1、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行 ，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。2、施工单位应当在工程竣工验收前，将形成的有关工程档案向建设单位归档。3、施工单位在收齐工程文件整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。4、工程檔案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆。5、施工单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

（作者单位：河北省遵化市电力公司）