文件控制办法

文件控制办法（8篇）

1.文件控制办法 篇一

关于印发《宿州市财政局内部监督检查实施办法》的通知

局机关各科室（局），局属各单位：

为全面贯彻落实《财政部门内部监督检查办法》（财政部令第58号）（以下简称财政部58号令）、《安徽省财政部门内部监督检查实施办法》（财监[2010]622号），结合我局工作实际，制定的《宿州市财政局内部监督检查实施办法》已经局党组研究决定，现印发给你们，请认真贯彻执行。

二○一Ｏ年十二月二十八日

宿州市财政局内部监督检查实施办法

第一条 为了规范我局内部监督检查行为，保障内部监督检查有效实施，促进廉政建设，根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国会计法》和《财政部门内部监督检查办法》（财政部令第58号）等法律、法规及《安徽省财政部门内部监督检查实施办法》（财监[2010]622号）的有关规定，制定本办法。

第二条 本办法所称内部监督检查，是指财政局统一领导、局财政监督机构具体组织实施，对本局内部各业务管理科室（局）、下属单位履行财政管理职责，本局及下属单位预算、财务与资产管理、内部控制等情况的监督检查。

第三条 开展内部监督检查工作应当按照依法监督、注重预防和规范管理的原则进行，从而促进本局及工作人员遵守国家法律制度、强化内部控制、防范管理风险、提高管理效能、推进廉政建设。

第四条 内部监督检查工作实行主要领导负责制。局主要负责人对本局内部监督检查工作负总责，分管财政监督工作的负责人负直接领导责任。

第五条 建立内部监督检查专题报告制度。局财政监督机构应当对内部监督检查中发现的问题和经验进行分析、归纳、总结，并提出建议，以“财政监督专报”形式向局主要负责人进行专题报告。

第六条 建立内部监督检查负责人专题会议制度。内部监督检查负责人专题会议由局主要负责人或分管负责人主持，局内部有关科室（局）或下属单位负责人参加，负责研究制定财政监督检查工作计划、内部监督检查工作重点、反映内部监督检查情况、通报处理意见和管理建议的整改落实等事项。

内部监督检查负责人专题会议的主要议题由局财政监督机构提出，报局主要负责人审定。

第七条 建立内部监督检查资料报送和联络员制度。局机关各业务管理科室（局）和下属单位应当及时向局财政监督机构提供日常财政管理工作中形成的部门预算（含预算调整）、专项资金分配方案、专项资金使用管理规定、内部控制制度等各项政策性文件。

局机关各业务管理科室（局）和下属单位应当确定一名内部监督检查联络员，负责协助内部监督检查的业务培训、资料收集报送、政策解释、协调预算单位等工作。

第八条 开展内部监督检查工作人员以财政监督机构人员为主。必要时，报经分管负责人批准，可以抽调局内部各业务管理科室（局）、下属单位人员参与内部监督检查工作。

在对局下属单位实施内部监督检查时，根据需要，财政监督机构可以按照相关规定聘用专门机构或者具有专门知识的人员协助检查人员开展内部监督检查工作。

内部监督检查人员开展内部监督检查工作时，必须忠于职守、依法监督、廉洁自律、保守秘密，做到公正、客观、规范、高效。

第九条 内部监督检查的内容和事项包括：

（一）预算编制、预算执行、预算调整和决算等管理情况；

（二）国库集中收付、财政和预算单位账户管理、国库现金管理、政府采购监督管理、国债和地方政府债券资金管理等情况；

（三）税收减免等税政管理情况；

（四）政府非税收入管理、财政票据管理、彩票管理情况；

（五）财政专项资金管理情况；

（六）行政事业单位国有资产和财务管理情况；

（七）会计管理情况；

（八）外国政府、国际金融组织贷款和赠款管理情况；

（九）本部门及所属单位的预算、资产和财务管理情况；

（十）内部控制制度建立与执行情况；

（十一）对审计机关、上级财政部门等监督检查和本部门内部监督检查查出问题的整改落实情况；

（十二）领导安排和其他需要监督检查的事项。第十条 内部监督重点包括：

（一）局机关各业务管理科室（局）履行财政管理工作职责的合法性、合规性和有效性；

（二）局机关及所属单位预算、财务管理与会计核算的合法性、真实性以及资产的完整性、安全性；

（三）内部控制的健全性、合理性和有效性。第十一条 开展内部控制情况监督检查时，应当从控制环境、风险评估、控制措施、信息与沟通等方面进行检查评价，及时发现内部控制缺陷，防范管理风险，促进完善内部控制制度。

检查评价的重点内容包括：内部控制制度建设、工作人员岗位胜任能力、风险识别与应对、授权批准、岗位职责分离、查验与核对、工作督导以及信息准确性与沟通有效性等。

第十二条 财政监督机构根据工作需要，要求局机关各科室（局）和下属单位提供有关文件、账表、凭证等相关资料的，有关机构和单位应当全面、及时地提供，并对所提供资料的完整性和真实性负责。

第十三条 按照“预算编制、执行和监督既相互制约，又相互协调”的管理模式，积极探索与之相适应的事前审核、事中监控、事后检查相结合的财政监督机制，实现对财政资金的全过程监督。

第十四条 积极依托金财工程“财政一体化管理信息系统”，加快财政监督信息化建设。按照信息化建设的总体要求，开发覆盖所有政府性资金和财政运行全过程的信息系统，同时探索构建与所有预算单位财务会计对接的信息系统，通过设置预警显示和跟踪分析提示，实现对财政资金的动态监控和对财政管理的实时监控。

第十五条 开展内部监督检查工作要结合财政工作重点、社会关注热点，按照量力而行、统筹兼顾的原则，制定出重点检查计划。

内部重点检查计划由财政监督机构提出，纳入财政监督机构检查计划，报经局党组或领导班子会议研究确定、局主要负责人批准后及时通知被检查的各业务管理科室（局）和下属单位。每年对有预算管理职能的局内部各业务管理科室（局）的重点检查数不少于30%；对下属单位的内部监督检查，按照三年一轮查原则，每年重点检查数不少于下属单位数的三分之一。

第十六条 财政监督机构实施内部监督检查应当组成检查组，检查组组长由财政监督机构工作人员担任。检查组实行组长负责制。检查人员与被检查单位或者检查事项有直接利害关系的，应当回避。

第十七条 财政监督机构实施内部监督检查，一般应于进点前3个工作日向被检查单位送达检查通知书。

检查通知书应当包括下列内容：

（一）被检查单位名称；

（二）检查的依据、范围、内容、方式和实施计划；

（三）对被检查单位配合检查工作的具体要求；

（四）检查组组长及其他成员名单、联系电话；

（五）财政监督机构印章及签发日期。

第十八条 实施内部监督检查时，经检查组长批准，检查人员可以向与被检查单位有经济业务往来的部门和单位核实有关情况。必要时，可以对有关问题进行延伸检查。

第十九条 检查组对被检查单位实施检查或调查、询问时，检查人员不得少于 2 人。

检查组收集的与内部监督检查有关的证明材料应当有提供者的签名或盖章。未取得提供者签名或盖章的，检查人员应当注明原因。

检查人员应当按照《财政检查工作底稿规则》的规定，将检查内容与事项予以记录和摘录，编制财政检查工作底稿，并由被检查单位相关人员签字及被检查单位盖章。

第二十条 检查组组长应当对检查人员的工作质量进行监督，并对有关事项进行必要的审查和复核，实施检查中遇到重大问题，应当及时报告财政监督机构负责人。

第二十一条 检查结束前，检查组应当就检查工作的基本情况、被检查单位存在的问题等事项征求被检查单位意见。被检查单位应当在5个工作日内予以回复。在规定期限内没有回复的，视为无异议。

第二十二条 检查组应当在被检查单位回复意见后10个工作日内向财政监督机构提交检查报告。

检查报告应当包括以下内容：

（一）被检查单位财政财务管理、会计核算、内部控制运行等基本情况及对该单位工作的基本评价；

（二）被检查单位违法行为的基本事实、认定依据和处理意见；

（三）改进财政、财务管理的意见和建议；

（四）其他应当报告的事项。

第二十三条 财政监督机构应当在检查组提交检查报告后5个工作日内，从以下几个方面对检查报告进行复核：

（一）对被检查单位的工作评价是否恰当；

（二）与检查事项有关的事实是否清楚；

（三）检查证据是否真实、充分；

（四）对有关问题的定性和处理意见是否合法、适当，表述是否准确；

（五）提出的改进建议是否可行；

（六）其他需要复核的事项。

第二十四条 财政监督机构应当将复核后形成的检查报告送被检查单位征求意见。被检查单位应当自收到检查报告之日起5个工作日内，提出书面意见或说明；无正当理由逾期没有提出书面意见或说明的，视为无异议。

对被检查单位提出的书面意见或说明，财政监督机构应当进行再次复核并形成最终审定报告，一并上报局主要负责人和分管负责人。

第二十五条 检查报告经局主要负责人同意后，财政监督机构应当及时将监督检查结论和处理意见送达被检查单位。第二十六条 局机关各业务管理科室（局）和下属单位，应当做好内部监督检查发现问题的整改工作。有关机构和单位应当在收到监督检查结论和处理意见后30日内，将整改情况书面报告局长，并抄送财政监督机构。

第二十七条 财政监督机构应当定期回访被检查单位整改落实内部监督检查处理意见和管理建议的情况，定期检查审计机关和上级财政部门查出问题的整改情况，并向局主要负责人和分管负责人报告。

第二十八条 采取多种措施，充分发挥内部监督对财政管理水平的提升作用：

（一）局机关各业务管理科室（局）应当将财政性资金使用管理情况的检查结论，作为下一预算安排的重要参考依据；

（二）将内部监督检查结果作为干部考核、任用的参考依据；

（三）将内部监督检查结果作为局机关各业务管理科室（局）和下属单位考核的内容。

第二十九条 内部监督检查发现的被检查单位和个人的违法违纪行为，依照《财政违法行为处罚处分条例》等有关法规追究相应责任。

第三十条 有下列情形之一的被检查单位和个人，根据有关规定给予内部通报批评、调整工作岗位或行政处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理：

（一）拒绝、拖延提供情况和资料或者提供虚假情况和资料的；

（二）妨碍内部监督检查人员行使职权的；

（三）拒不执行内部监督检查决定的；

（四）报复陷害内部监督检查人员的；

第三十一条 有下列情形之一的内部监督检查人员，依据《财政违法行为处罚处分条例》等有关规定给予处理；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理：

（一）弄虚作假，隐瞒事实真相的；

（二）滥用职权，以权谋私的；

（三）玩忽职守，给国家和单位造成重大损失的；

（四）泄露国家秘密或者被监督检查单位秘密的。第三十二条 局监督检查机构负责督促和指导县、区、开发区财政部门开展内部监督检查工作。

第三十三条 本办法自2011年1月1日实施。2002年12月6日制定的《宿州市财政局内部监督检查暂行办法》同时废止。

信息来源：

第一条 为加强财政监督检查工作的组织领导，提高财政监督检查工作质量和效率，建立健全财政监督检查工作制度，保证财政监督检查工作的有序进行，根据《江苏省财政厅财政厅财政监督检查工作管理暂行办法》（苏财监[2001]60号）和局内各业务科室（局、办）的职责划分，制定本办法。

第二条 财政监督检查是局内各业务科室（局、办）的共同职责。各业务科室（局、办）要认真履行财政监督检查职责，将财政监督检查工作贯穿到业务工作的全过程，建立事前审核、事中监控、事后检查的监督检查机制，做到监督检查工作经常化、规范化、制度化。

第三条 局财监科（监督检查局）为专司财政监督检查的职能机构，负责全局财政监督检查工作的组织、实施和综合管理，牵头做好局对外财政监督检查的统一协调工作；局财监科（监督检查局）与各业务科室对外开展的财政监督检查工作，应遵循统一组织、合理分工、避免重复检查或交叉检查的原则。

财监科（监督检查局）会同局纪检组、监察室、人教科和预算科对局机关和局属单位开展内部监督检查。各有关科室（局、办）和有关单位应配合、支持，及时、完整地提供备查文件和有关资料，如实反映

情况。

第四条 加强财政监督检查计划工作。每年年初由各业务科室（局、办）根据财政管理工作重点拟定监督检查计划（包括内容、范围、时间安排、要求等），报送财监科（监督检查局）。由财监科（监督检查局）汇总并统一拟定全局财政监督检查工作计划，明确主办科室和协办科室，报局长办公会审批后，下达有关科室（局、办）实施。

第五条 财政监督检查工作的组织实施方式：

1、上级部门或局统一部署的重大执法检查工作归口局财监科（监督检查局），由财监科（监督检查局）会同有关业务科室（局、办）提出实施意见报局领导批准后组织实施；

2、财监科（监督检查局）独立组织的检查项目，报局领导批准后，由其单独组织实施；

3、财监科（监督检查局）牵头组织的专项检查，由财监科（监督检查局）会同有关业务科室（局、办）

提出实施意见，报局领导审批后实施；

4、业务科室（局、办）牵头或单独组织的检查项目，根据局财政监督检查工作计划的要求，由业务科室（局、办）提出实施意见，并会签财监科（监督检查局）后，报局领导批准后实施；

5、财经领域违反财经纪律的信访工作，凡涉及本局人员的，由局纪检组、监察室负责调查处理，其他全部由局财监科（监督检查局）扎口，并会同有关业务科室（局、办）调查处理；

另外，对外商投资企业财务报告的专项核查，纳入全局财政监督检查工作计划。具体核查工作由外经金融科按照《外商投资企业财务报告专项核查实施办法》和《外商投资企业财务报告专

项核查操作规程》组织实施。

第六条 财监科（监督检查局）及各科室（局、办）必须依照国家法律、法规、制度实施财政监督检查，严格执行《财政检查工作规则》及其具体规则和《连云港市财政局财政监督检查操作办法（试行）》，不得有章不循，自行删减工作程序或违规处理检查中发现的问题。

第七条 对国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织执行《会计法》和国家统一的会计制度的行为实施监督检查以及对违反《会计法》行为实施行政处罚，应严格按照财政部《财政部门实施

会计监督办法》的要求进行。

第八条 实施财政监督检查，应遵守保密纪律。不得泄露应保密的检查事项；不得泄露国家秘密和被检查单位的商业秘密，不得将检查中取得的资料用于与检查工作无关的事项。

第九条 财政监督检查实施回避制度。与被检查单位有利害关系、可能影响公正执行检查公务的工作

人员必须回避。

第十条 财政监督检查中必须如实记录和报告检查发现的问题，不得知情不查、隐瞒不报或查多报少，也不得随意夸大问题。任何单位和个人不得指使或暗示检查人员回避或隐瞒被检查单位的问题，或者刁难

被检查单位。

第十一条 对检查发现的问题，必须依法作出处理。对重大违法违纪问题，由主办科室（局、办）领导集体研究并会同局财监科（监督检查局）提出处理意见，报局领导批准。任何个人不得擅自决定对重大

违法违纪问题的处理。

第十二条 作出财政检查处理决定，必须履行审理程序。各业务科室（局、办）对拟发出的检查意见或处理决定需进行审理，并送财监科（监督检查局）会签；局财监科（监督检查局）牵头组织的专项检查拟发出的检查意见或处理决定，也应送相关业务科室（局、办）会签。各业务科室（局、办）发出的处理决定涉及行政处罚的，须会签税政法制科；需要处罚告知的，由财监科（监督检查局）统一制作告知书，被处罚单位要求听证的，由税政法制科组织实施。

第十三条 建立检查意见和处理决定执行情况的跟踪监督制度。检查意见和处理决定由主办科室（局、办）负责执行，由财监科（监督检查局）负责定期了解和通报检查意见及处理决定的落实情况，以保证检

查意见和处理决定的落实。

第十四条 检查结束后，各科室（局、办）应将检查总结及相关的检查意见书或处理决定等有关材料抄送财监科（监督检查局），由财监科（监督检查局）汇总全局当年财政监督检查情况并进行总结，提出加强和完善财政管理的意见和建议，上报局领导。

第十五条 各科室（局、办）对已完成的检查项目，应将检查证据、检查报告、检查意见、处理决定等必须保存的检查资料，按规定立卷、归档，不得遗失、短缺或擅自销毁。

第十六条 建立文件资料信息共享制度。各科室（局、办）制定的有关制度、规定、办法等文件应抄送财监科（监督检查局）；财监科（监督检查局）组织实施检查的有关材料应抄送有关科室（局、办）。

第十七条 本办法自发布之日起实施。

第一条 为加强财政监督检查工作的组织领导,提高财政监督检查工作质量和效率,建立健全财政监督检查工作制度,保证财政监督检查工作的有序进行,根据厅内各业务处室(局)的职责划分,制定本办法。第二条 财政监督检查是厅内各业务处室(局)的共同职责。各业务处室(局)要认真履行财政监督检查职责,将财政监督检查工作贯穿到业务工作的全过程,建立事前审核、事中监控、事后检查制度,做到监督检查经常化、规范化、制度化。

第三条 厅监督检查局为专司财政监督检查的职能机构, 负责全厅财政监督检查工作的组织、实施和综合管理,牵头做好厅对外财政监督检查的统一协调工作;厅监督检查局与各业务处室对外开展的财政监督检查工作,应遵循统一组织、合理分工、避免重复检查或交叉检查的原则。

厅监督检查局会同厅纪检组、监察室、人教处和预算处对厅机关和厅属单位开展内部监督检查。各有关处室(局)和有关单 位应配合、支持,及时、完整地提供备查文件和有关资料,如实反映情况。

第四条 加强财政监督检查计划工作。每年年初由各业务处室(局)根据财政管理工作重点拟定监督检查计划(包括内容、范围、时间安排、要求等),报送厅监督检查局,由监督检查局汇总并统一拟定全厅财政监督检查工作计划,明确主办处室和协办处室,报厅长办公会审批后,下达有关处室(局)实施。第五条 财政监督检查工作的组织实施方式:

1、上级部门或厅统一部署的重大执法检查工作归口厅监督检查局,由监督检查局会同有关业务处室(局)提出实施意见报厅领导批准后组织实施;

2、监督检查局独立组织的检查项目,报厅领导批准后,由其单独组织实施;

3、监督检查局牵头组织的专项检查,由监督检查局会同有关业务处室(局)提出实施意见,报厅领导审批后实施;

4、业务处室(局)牵头或单独组织的检查项目,根据厅财政监督检查工作计划的要求,由业务处室(局)提出实施意见, 并会签监督检查局后,报厅领导批准后实施;另外,对外商投资企业财务报告的专项核查,纳人全厅财政监督检查工作计划。具体核查工作由外经金融处按照《外商投资企业财务报告专项核查实施办法》和《外商投资企业财务报告专项核查操作规程》组织实施。

第六条 监督检查局及各处室(局)必须依照国家法律、法 规、制度实施财政监督检查,严格执行《财政检查工作规则》及其具体规则和《江苏省财政监督检查工作操作规范》,不得有章不循,自行删减工作程序或违规处理检查中发现的问题。

第七条 对国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织执行《会计法》和国家统一的会计制度的行为实施监督检查以及对违反《会计法》行为实施行政处罚,应严格按照财政部《财政部门实施会计监督办法》的要求进行。

第八条 实施财政监督检查,应遵守保密纪律。不得泄露应保密的检查事项;不得泄露国家秘密和被检查单位的商业秘密;不得将检查中取得的资料用于与检查工作无关的事项。

第九条 财政监督检查实施回避制度。与被检查单位有利害关系、可能影响公正执行检查公务的工作人员必须回避。

第十条 财政监督检查中必须如实记录和报告检查发现的问题,不得知情不查、隐瞒不报或查多报少,也不得随意夸大问题。任何单位和个人不得指使或暗示检查人员回避或隐瞒被检查单位的问题,或者刁难被检查单位。

第十一条 对检查发现的问题,必须依法作出处理。对重大违法违纪问题,由主办处室(局)领导集体研究,提出处理意见,报厅领导批准。任何个人不得擅自决定对重大违法违纪问题的处理。

第十二条 作出财政检查处理决定,必须履行审理程序。各业务处室(局)对拟发出的检查意见或处理决定需进行审理, 并送监督检查局会签;监督检查局拟发出的检查意见或处理决定,也应送相关业务处室(局)会签。各业务处室(局)发出的处理决定涉及行政处罚的,须会签税政法制处;需要处罚告知的, 由监督检查局统一制作告知书,被处罚单位要求听证的,由税政法制处组织实施。第十三条 建立检查意见和处理决定执行情况的跟踪监督制度。检查意见和处理决定由主办处室(局)负责执行,由监督检查局负责定期了解和通报检查意见及处理决定的落实情况, 以保证检查意见和处理决定的落实。

第十四条 检查结束后,各处室(局)应将检查总结及相关的检查意见书或处理决定等有关材料抄送监督检查局,由监督检查局汇总全厅当年财政监督检查情况并进行总结,提出加强和完善财政管理的意见和建议,上报厅领导。

第十五条 各处室(局)对已完成的检查项目,应将检查证据、检查报告、检查意见、处理决定等必须保存的检查资料,按规定立卷、归档,不得遗失、短缺或擅自销毁。

第十六条 建立文件资料信息共享制度。各处室(局)制定的有关制度、规定、办法等文件应抄送监督检查局;监督检查局组织实施检查的有关材料应抄送有关处室(局)。

第十七条 本办法自发布之日起实施。

为了严格财经法规，促进廉政建设，建立健全财政局内部控制制度，规范内部监督检查工作行为，根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国会计法》等法律、法规和财政规章的有关规定，结合我局工作特点本制度。

1、财政内部审计工作，要在局长办公会的领导下，由财政监督检查科负责，财政监督检查科应依据国家法律法规和规章的规定开展工作，对审计的情况和查出的问题予以客观、真实的反映，作出基本评价，提出对查出问题的处理意见及改进管理的建议，报局长办公会审议，对被审计单位下达内部审计结论，并向局长办公会提出书面报告。

2、内部审计工作要定期开展，原则上每年开展一次。财政监督检查科要在年初制定本年的内部审计工作计划，经 局长办公会批准后予以公布。也可以按局长办公会的意见随时开展内部审计。

3、内部审计的主要范围包括局内各科室及所属的各独立核算的事业单位。

4、内部审计的主要内容包括：

（1）、部门预、决算的审核、批复情况；（2）、国库资金的解缴、退付及拨付情况；

（3）、专项资金的分配、使用情况，需清算的是否按规定及时进行清算；（4）、国家债务资金的管理情况；（5）、预算外资金的管理情况；

（6）、财政总预备费和机动款的分配和使用情况；（7）、县级财政与下级财政资金结算情况；（8）、国有资本的财务管理情况；（9）、银行账户的管理情况；（10）、财政机关的财务收支、会计基础工作和内部控制制度情况；（11）、所属事业单位的财务收支和会计信息质量情况；（12）、对审计部门和内部检查提出问题的整改落实情况；（13）、财政法规和财务会计制度的制定和执行情况；（14）、其他需要检查的事项。

5、审计人员要坚持原则，秉公办事，不得徇私舞弊、玩忽职守，要遵守职业道德，未经公开的事项不准擅自传播，被查单位有关人员要积极配合检查工作，不得瞒情不报，不得提供虚假情况，不得以任何方式阻挠检查

第一条 为加强财政监督检查工作的组织领导，提高财政监督检查工作质量和效率，建立健全财政监督检查工作制度，保证财政监督检查工作的有序进行，根据《江苏省财政厅财政厅财政监督检查工作管理暂行办法》（苏财监[2001]60号）和局内各业务科室（局、办）的职责划分，制定本办法。

第二条 财政监督检查是局内各业务科室（局、办）的共同职责。各业务科室（局、办）要认真履行财政监督检查职责，将财政监督检查工作贯穿到业务工作的全过程，建立事前审核、事中监控、事后检查的监督检查机制，做到监督检查工作经常化、规范化、制度化。

第三条 局财监科（监督检查局）为专司财政监督检查的职能机构，负责全局财政监督检查工作的组织、实施和综合管理，牵头做好局对外财政监督检查的统一协调工作；局财监科（监督检查局）与各业务科室对外开展的财政监督检查工作，应遵循统一组织、合理分工、避免重复检查或交叉检查的原则。

财监科（监督检查局）会同局纪检组、监察室、人教科和预算科对局机关和局属单位开展内部监督检查。各有关科室（局、办）和有关单位应配合、支持，及时、完整地提供备查文件和有关资料，如实反映

情况。

第四条 加强财政监督检查计划工作。每年年初由各业务科室（局、办）根据财政管理工作重点拟定监督检查计划（包括内容、范围、时间安排、要求等），报送财监科（监督检查局）。由财监科（监督检查局）汇总并统一拟定全局财政监督检查工作计划，明确主办科室和协办科室，报局长办公会审批后，下达有关科室（局、办）实施。

第五条 财政监督检查工作的组织实施方式：

1、上级部门或局统一部署的重大执法检查工作归口局财监科（监督检查局），由财监科（监督检查局）会同有关业务科室（局、办）提出实施意见报局领导批准后组织实施；

2、财监科（监督检查局）独立组织的检查项目，报局领导批准后，由其单独组织实施；

3、财监科（监督检查局）牵头组织的专项检查，由财监科（监督检查局）会同有关业务科室（局、办）

提出实施意见，报局领导审批后实施；

4、业务科室（局、办）牵头或单独组织的检查项目，根据局财政监督检查工作计划的要求，由业务科室（局、办）提出实施意见，并会签财监科（监督检查局）后，报局领导批准后实施；

5、财经领域违反财经纪律的信访工作，凡涉及本局人员的，由局纪检组、监察室负责调查处理，其他全部由局财监科（监督检查局）扎口，并会同有关业务科室（局、办）调查处理；

另外，对外商投资企业财务报告的专项核查，纳入全局财政监督检查工作计划。具体核查工作由外经金融科按照《外商投资企业财务报告专项核查实施办法》和《外商投资企业财务报告专

项核查操作规程》组织实施。

第六条 财监科（监督检查局）及各科室（局、办）必须依照国家法律、法规、制度实施财政监督检查，严格执行《财政检查工作规则》及其具体规则和《连云港市财政局财政监督检查操作办法（试行）》，不得有章不循，自行删减工作程序或违规处理检查中发现的问题。

第七条 对国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织执行《会计法》和国家统一的会计制度的行为实施监督检查以及对违反《会计法》行为实施行政处罚，应严格按照财政部《财政部门实施

会计监督办法》的要求进行。

第八条 实施财政监督检查，应遵守保密纪律。不得泄露应保密的检查事项；不得泄露国家秘密和被检查单位的商业秘密，不得将检查中取得的资料用于与检查工作无关的事项。

第九条 财政监督检查实施回避制度。与被检查单位有利害关系、可能影响公正执行检查公务的工作

人员必须回避。

第十条 财政监督检查中必须如实记录和报告检查发现的问题，不得知情不查、隐瞒不报或查多报少，也不得随意夸大问题。任何单位和个人不得指使或暗示检查人员回避或隐瞒被检查单位的问题，或者刁难

被检查单位。

第十一条 对检查发现的问题，必须依法作出处理。对重大违法违纪问题，由主办科室（局、办）领导集体研究并会同局财监科（监督检查局）提出处理意见，报局领导批准。任何个人不得擅自决定对重大

违法违纪问题的处理。

第十二条 作出财政检查处理决定，必须履行审理程序。各业务科室（局、办）对拟发出的检查意见或处理决定需进行审理，并送财监科（监督检查局）会签；局财监科（监督检查局）牵头组织的专项检查拟发出的检查意见或处理决定，也应送相关业务科室（局、办）会签。各业务科室（局、办）发出的处理决定涉及行政处罚的，须会签税政法制科；需要处罚告知的，由财监科（监督检查局）统一制作告知书，被处罚单位要求听证的，由税政法制科组织实施。

第十三条 建立检查意见和处理决定执行情况的跟踪监督制度。检查意见和处理决定由主办科室（局、办）负责执行，由财监科（监督检查局）负责定期了解和通报检查意见及处理决定的落实情况，以保证检

查意见和处理决定的落实。

第十四条 检查结束后，各科室（局、办）应将检查总结及相关的检查意见书或处理决定等有关材料抄送财监科（监督检查局），由财监科（监督检查局）汇总全局当年财政监督检查情况并进行总结，提出加强和完善财政管理的意见和建议，上报局领导。

第十五条 各科室（局、办）对已完成的检查项目，应将检查证据、检查报告、检查意见、处理决定等必须保存的检查资料，按规定立卷、归档，不得遗失、短缺或擅自销毁。

第十六条 建立文件资料信息共享制度。各科室（局、办）制定的有关制度、规定、办法等文件应抄送财监科（监督检查局）；财监科（监督检查局）组织实施检查的有关材料应抄送有关科室（局、办）。

第十七条 本办法自发布之日起实施。

2.文件控制办法 篇二

1 护理记录书写中存在的问题

2007年14月份我们共检查终末病历3423份, 将发现护理文件书写存在问题分类共11项936处, 分析如下: (1) 记录涂改、有错别字、字迹潦草159处占问题的17%; (2) 护理记录单上单位名称书写不规范85例占问题的9.1%; (3) 体温单上无血压体重记录63处占问题的6.8%; (4) 记录不规范未使用医学术语99处占问题的10.6%; (5) 危重患者未使用危重护理记录14例占问题的1.6%; (6) 记录不客观主观臆断82例占问题的8.8%; (7) 体温单与护理记录生命体征数值不相符101处占问题10.8%; (8) 过敏史未连交3班49例占问题的5.3%; (9) 护士记录用词不准确指导病人护理活动书写为瞩病人134处占问题的14.3%; (10) 观察病人不细记录不客观如呼吸体温单上记录病人从入院到出院基本为一个数值20次148例占问题15.8%; (11) 乙肝表面抗原阳性病人护理记录中未体现隔离8例占问题的0.9%。

2 分析

(1) 护理记录书写的基本功不扎实, 一部分新聘用的护士对护理记录规范要求掌握不好。

(2) 护理人员严重缺编护士处于繁忙的护理工作中, 各种记录又要花费很大的精力和时间, 使护士总处于高度的紧张工作状态护士身心疲惫, 而且记录越多越容易出现失误。

(3) 科室对护理文件重视程度不够, 环节质量控制不到位科室护理文件质量控制小组未发挥作用。

3 改进措施

(1) 护理部及护理部质控小组定期检查和不定期抽查, 护理部设专人对护理文件进行环节质量和终末质量监控。并将重点放在护士是否及时、准确观察病情, 护理措施是否科学合理可行, 记录是否及时、客观、真实等质量内涵上。

(2) 加强科室环节质量控制, 充分发挥科室质量控制作用减少护理文件带着问题归档。

(3) 依据上级下发的护理文件书写标准尽量简化护理文件书写内容, 做所写的、写所做的, 记录应有记实性, 应具体、全面、客观、避免发生医疗纠纷时对护士举证不利。

4 效果评价

采取以上措施使我院护理文件书写质量明显提高, 与2006年相一季度相比存在问题明显减少, 提高了护士书写的基本功, 使护理文件书写缺陷遏制在护理记录形成的过程中, 避免了在患者出院时对护理记录缺陷的修改和护理记录的失实、失真。

摘要：护理文件是病案资料的重要组成部分, 应及时、客观、真实的反映对患者的护理过程和病情转归情况, 我院护理部在抓临床护理工作质量的同时加强对护理文件书写质量管理, 有效的减少了因书写中出现失误而导致的护理纠纷。

3.文件控制办法 篇三

关键词：瞿秋白；文件；处置；方法；理念

1 起草《文件处置办法》的历史背景

瞿秋白于1931年3月，为党中央的文件管理起草一份《文件处置办法》。该份《文件处置办法》的原稿于解放后被发现，几经证实， [1]确认为中共党内最早的文件处置办法。

为何由瞿秋白来制订党内《文件处置办法》，起因有三。第一，瞿秋白在党的五大、六大期间（1927～1931年初）主持过党中央的领导工作（5年），六届四中（1931年1月）会议上，刚被撤除中央政治局委员，但仍然是中共中央委员；第二，瞿秋白担任党内主要领导人期间，起草、审议、讨论过一系列党内重要文件，熟悉党的路线、方针、政策和工作进展情况；第三，瞿秋白是当时党内公认的政治家、理论家，宣传家和俄文翻译家，其理论、文学和文字工作功底深厚。1930年，周恩来来到上海的党内文件秘藏地，看到党内文件又多又杂乱的现象，想到的第一人选是瞿秋白，推荐瞿秋白起草一份管理办法。他对身边的黄珍然说：“文件处理应有秩序、要安全、要条分缕析。在这方面，阿秋有研究，你们可请他给写几条办法，以便执行”。瞿秋白（阿秋）很快地完成《文件处置办法》，周恩来批示：“试办下，看可否便当。”

在《文件处置办法》下达后，中央秘书处当即采取了如下几项措施：第一，通知各地方秘书部门做好文件资料的处置工作；第二，建立文件归档制度，按照要求整理归档文件；第三，建立两个地下档案库，分藏两个地点；第四，对秘书工作人员进行思想教育。

幸好文件处置及时，1931年4月25日，中共中央候补委员顾顺章被捕叛变，顾顺章知道第二个地下档案库的位置，被迫烧毁了。第一个地下档案库得以保存了另一套中央文件档案。党内文件的长治久安，正是瞿秋白起草的《文件处置办法》中一个特别强调的重要理念。

2 《文件处置办法》的主要内容

瞿秋白起草的《文件处置办法》，共分七个部分。立意高远，提纲挈领，言简意赅，宜于操作，每一部分并附具体操作示例和处置要求。全文1239字。 [2]

一是建议中央文件应分四个大类。各大类均按时日编制，注明年、月、日，要求愈详愈好。

二是明确四个大类中再分小类。各大类和所属小类统一编号。分类编号要求标识清楚。

三是要求中央接各省区来的材料，亦照上述分类编号法，先分省、分区，各编总号数，时日以中央收到的时日为标准，按次排编。

四是指明凡是事务性质的来往函件，以及绝无内容报告等等，都可以销毁。

五是强调中央及地方及各团体的机关报，必须尽力保存一全份，并须另置一适当的地方（即亦只有至多两人知道的地方，同时当然要是不甚费钱的地方）。

六是说明中央所取得的全总、苏维埃政府文件、C.Y.中央、互济会等的文件，按同样方法，如同另一本目录，而亦加分类号数之后，分别编到中央总的分类目录之中。

七是提请秘书处应注意：事务性质及小信，只需将内容简要的记入一本流水账，可随时毁去，勿使积存。油印、铅印品只需有一份保存，其余另设办法“推销”出去。

3 《文件处置办法》中的引导理念

瞿秋白起草的《文件处置办法》，文字量不多，但其中有几个重要的引导理念。瞿秋白考虑到《文件处置办法》的主要作用是执行与操作，无须在《办法》中赘述深层的文档管理理论。但从有效实施《文件处置办法》的立场而论，必须深刻理解处置办法中的核心管理理念。处置办法与管理理念有所不同。前者重在执行与操作即“办事”，后者重在引导和促进，即“领导”。瞿秋白《文件处置办法》中的引导理念有如下五种。

一是复杂事务须按特征属性分类处置的理念。文件处置问题，并非简单。由于中共中央文件涉及当时中国革命和中共党建的一系列重大问题，处置文件要为处理问题服务，而非单纯地处理文件。科学的分类是首要面临的问题。复杂文件的分类，科学的方法就是按照文件的某种特有属性或内容特征进行分类。大类之间的边界尽量明晰，大类之内的小类主题，尽量清楚，便于复杂问题的专项调查研究。

二是科学合理的编排储存应有利于检索查询的理念。文件处置问题，就是文献的系统存储问题。任何文献的存储目的，都是为了读者能够方便地进行查阅研究。存储和检索之间，前后两种操作流程的有效（方便）对接，有赖于一套规范的管理理念的贯彻实施。瞿秋白的《文件处置办法》，不仅为了将文件处置好，更是为了让文件能够更方便地进行检索和查阅。

三是文件资源库的建设应具备与时俱进理念。从历史发展的角度看党内文件，文件资源库是个无限扩充的发展对象。它的处置问题，不但要考虑当前，而且要立足未来。既要满足当前文件处置的要求，更要着眼于未来的增量与扩充。因此，文件的分类目录不是固定的而是可以与时俱进的，因形势和任务的需要可以拓展的。制定当时的《文件处置办法》，瞿秋白采取的是分类编号的方法，相当于现在的《中图法》分类编号，可以容纳后续文件扩充增量的发展需要。同时，史料价值不高的文件可经浓缩后加以归档。

四是党内机密文件长治久安的防范理念。迫于当时国民党反动派对共产党的围剿，党内重要机密文件的处置面临重大的困难，一旦泄密，将决定党的前途和命运。但档案保存的经费紧张，党中央的办公地点经常搬迁，机密文件经常处于遭受打击和避难之中，文件档案的安全保存是《文件处置办法》中的考虑重点。以致瞿秋白在《文件处置办法》的七个部分内容陈述后，再加总注：“如可能，当然最理想的是每种二份，一份存阅（备调阅，即归还），一份入库，备交将来（我们天下）之党史委。”“我们天下”者，即中国革命取得成功之日，无产阶级夺取政之时。党内文件的保存，才能有可靠的立身之地。可惜，瞿秋白于1935年6月18日被国民党反动派枪杀于福建长汀罗汉岭脚下。

五是文件处置的标准化规范化管理理念。瞿秋白在《文件处置办法》中采用举例说明，进行文件处置过程中的分类及编码示范，是在强调文件处置过程中要严格执行规范化的标准要求。即在文件处置过程中，要贯彻执行拟定的标准化、制度化要求，在文件管理的质量检查中，也要按照该标准和规范要求，进行评价。瞿秋白当时已经具备现代文书档案管理的质量标准理念。在建党早期（1921 ～ 1931年）提出，实属比较先进的管理理念。

4 瞿秋白在《文件处置办法》中的立场、观点和方法

纵观瞿秋白《文件处置办法》的产生背景、内容和核心理念，反映出瞿秋白对问题的处理方法，是从大局出发，长远着眼，科学严谨，讲求实效。其立场是为党和人民服务，其观点马克思主义历史发展，其方法是辩证分析和实事求是。尽管瞿秋白当时已经遭受到来自共产国际代表米夫和党内“左倾”机会主义者王明等人的打击，已经退出中央政治局领导岗位，但瞿秋白为中国革命事业献身奋斗的精神，历史可鉴，光彩照人。

参考文献：

[1]赖世鹤.《文件处置办法》发现和鉴定经过[J].档案工作，1991（07）：37-38.

4.ISO9000文件编制办法. 篇四

一.概 述

质量管理体系文件包括表述质量管理体系和提供质量管理体系运行见证的文件.文件的主要作用是通过沟通意图,统一行动而产生增加价值的效果.文件在五个方面起作用(实现产品质量和质量改进,培训,可追溯性,提供客观证据,体系评价).它是质量管理体系设计的结果,是建立和保持质量管理体系的依据.质量管理体系应当具有完整严密,统一协调和科学严谨的成套质量管理体系文件,以便使有关人员有效地遵循质量管理体系的各项规定;同时,向供方提供足够的证据,说明质量管理体系的适用性,证实质量管理体系的有效性.在质量管理体系中使用四类文件(质量手册,质量计划,程序,记录),按作用可分为法规性文件和见证性文件两类.质量管理体系的法规性文件是用以规定质量管理工作的原则,阐述质量管理体系的构成,明确有关部门和人员的质量职责,规定各项活动有目标,要求,内容和程序的文件.属这类文件有质量方针政策,质量手册,程序文件和质量计划等.它们是组织内部实施质量管理的法规,是组织内部各级各类人员必须遵循的行为规范,是开展各项质量活动的依据.在合同环境下,这些文件是组织向顾客证实质量管理体系用以表明适用性的证据.质量管理体系的见证文件是用以表明质量管理体系运行情况和证实其有效性的文件,质量记录属于这类文件.这些文件记载了各质量管理体系要素的实施情况和产品质量的状态,是质量管理体系的见证.质量管理体系文件按其适用的范围可分为通用性文件和专用性文件两类.质量管理体系的通用性文件是指适用于组织承制的各项产品(服务)而为组织长期遵循的文件.属于这类文件的有质量方针政策,质量手册,程序文件和记录.质量管理体系的专项性文件是指就某项产品(服务)的特殊要求编制的专项文件.它是作为对通用性文件中一般规定的补充,属于这类文件的是质量计划.各种质量管理体系文件由于其内容,作用,篇幅和数量的不同,发布的形式和管理的方法也各异.质量方针政策在习惯上一般不列为单项文件单独发布,而是纳入质量手册一起发布.程序文件可以采取单份编制和汇编成册管理的形式也可与手册编在一起.质量记录的内容有两个方面,一是表式,二是实体状态的记载,作为质量管理体系设计结果的是表式.它采取汇编发布和分发使用的形式.二.质量管理体系文件的特性和原则要求

质量管理体系文件是一套完整严密,统一协调和科学严谨的管理法规,它有以下的特性和原则要求:

1.指令性 质量手册应当由组织的最高领导者批准签发,正式发布,成为组织全体人员都必须遵守的质量管理方面的基本法规.作为基本法规,它能防止人为的随意性,保证质量管理的连续性和质量管理体系的有效性.2.系统性 质量手册所阐述的质量管理体系应当具有整体性和层次性.质量手册应就产品质量形成全过程中各阶段影响产品质量的技术,管理和人的因素进行控制作出规定.质量手册所阐述的质量管理体系应当结构合理,接口明确,要素选择剪裁恰当,层次清楚,各项程序有序且连续.3.有效性 质量管理体系文件要适合本组织实际,追求有效性,不拘一格,无统一格式,无标准文本,要求质量管理体系文件是最好的,也是最实际的.4.可检查性 质量手册应就所述及的各部门和岗位的质量职责,活动的要求和时限等方面作出明确规定,这些规定尽可能予以定量,便于监督和审核.三.质量方针和目标

组织的质量方针和目标即为组织的质量总方针和具体目标.总方针是组织在质量方面的全部宗旨和方向的阐述.例如:某组织的总方针是:“本企业的方针在于所提供的产品和服务质量满足用户的需要和期望,并在质量信誉方面保持领先地位.”总方针只能明确总的指导.为了给具体行动提供指南和对行为原则作出规定,还应制订一系列具体的质量目标.这些目标有设计质量目标,采购目标,工序控制目标,质量检验目标,质量奖惩目标和与质量有关的人事目标等.如采取目标中,有供方评价,择优订货和对供方提供技术援助等目标;质量奖惩中,有按质论奖和实施质量否决权的目标等等.质量方针和目标的制订,可由质量管理部门先提出各项问题及其可供选择的内容,征询各级领导的意见,然后起草成文提供最高管理者审批.四.质量手册的编制

(一)概述

质量手册是阐明一个组织的质量目标,质量管理体系和质量实践的文件.它是质量管理体系作概括的表述,是质量管理体系文件中的主要文件,也是在实施和保持质量管理体系的过程中应长期遵循的纲领性文件.在组织内部,质量手册是内部实施质量管理的基本法规.它由组织最高管理者批准发布.质量手册作为组织内部有权威的文件,为各项质量管理活动提供了统一的标准和共同的行为准则.质量手册系统,原则地规定了各项质量职责和程序,以协调体系的运行和为质量审核提供依据,保证质量管理体系的有效性.质量手册对外是组织质量保证能力的文字表述,以使供方和第三方确信,本组织的技术和管理能力能保证承制产品(服务)的质量达到规定的要求.(二)质量手册的种类

质量手册可以关系到一个组织的全部活动或只涉及其部分活动.因而,按其内容,作用和范围的不同,有多种类型.1.质量手册按其阐述的质量管理体系层次分,可分为总质量手册,部门的质量手册和职能的质量手册三种.总质量手册阐述组织的质量管理体系.在规模大的组织中,可以根据体系分析的结果和实际需要,对处于下一层次的部门的质量管理子体系和职能质量管理子体系,分别编制相关部门的质量手册和职能质量手册,用于内部管理.职能质量手册有设计质量管理手册,采购质量管理手册和工艺质量管理手册等.2,.质量手册按其适用的产品分,有各类产品的质量手册.有的组织承制的产品在类型,结构和功能方面差别很大,且又各自建立生产线,一般应考虑编制各产品的质量手册.(三)质量手册的编制原则和要求

质量手册的编制在体系分析后进行,是在体系的初步设计阶段形成的文件.该文件应当按照体系分析的结果,对体系的构成,各个过程的内容及其相互之间的联系和接口作出系统,明确和原则的规定.编制质量手册除符合前面质量管理体系文件的原则外还应当符合以下几项要求.1.质量手册应围绕明确的质量目标,对为实现目标所要开展的各项活动作出规定,这些活动的重点是掌握现存的或潜在的质量问题,适时地采取纠正或预防措施,并提供必要的证据.2.质量手册应符合政府和其他第三方发布的有关的各项法规,条令,标准和国际公约的规定,应满足订货合同中的有关要求.同时,还应适合其他的环境条件,使质量管理体系具有环境适应性.3.质量手册中所述的各项内容和所作的规定,应与它其质量管理体系文件和组织内部其它的管理制度之间协调统一,不能有矛盾和含糊不清的规定.4.质量手册的规定应当在总结自己经验的基础上,尽可能地采用国内外的先进标准,经验和科学技术,以促进组织质量管理水平的提高.5.质量手册的内容应结合组织的具体情况,充分估价目前在管理,技术和人员方面实施各项规定的能力,使各项规定切实可行.对于在主观上经过一定的努力仍做不到的或客观上尚未具备实施条件的,可另立文件备查,暂不列入质量手册.当然,暂不列入的内容中,不能包括在法规和合同中已经规定必须执行的要素和必然会对产品质量发生较大影响的要素.此外,质量手册的术语要规范,文字要正确,语言要精炼,文章结构应严谨.同时,在内容上要突出重点,就要素的内容,要素间的关系和质量控制程序概括地作出原则规定.(四)质量手册的构成和内容

组织编制质量手册可根据具体情况自行安排章节结构,没有统一的程式,可以删减标准第七章“产品实现”中的某些要求,其详略程度和编排可以根据组织的规模和产品的复杂程度有所不同.质量手册一般由封面,概述,正文或附录等几部分组成.一.封面部分 没有统一格式,封面应包含以下几项内容:

(1)手册标题.质量手册四字用较大字体印在中间偏上位置.(2)版本号.可以直接编在文件编号内或印在封面中间,如“第一版”,如果不是首次发布的手册,还应标明版次.(3)组织名称.组织的名称应用全称,排在封面的上部或下部.(4)文件编号.按组织关于文件标记,编目的规定,决定手册的文件编号,排在封面的右上角.(5)受控状态.放在中下部.(6)发放编号.按手册发放的数量编顺序号,排在中下部.各手册的持有者应有相应的编号,以便登记管理.二.概述部分

a.批准页.批准页中撰写组织最高管理者批准实施的指令,签署及日期.b.任命书.由总经理签发的管理者代表任命书.c.目录.目录是手册的一个组成部分.一般由章号,章名和页次组成.篇幅长的手册,可编入节号,节名.在目录中应能反映出构成质量管理体系的各要素.d.质量手册说明.叙述手册的主题内容,性质,宗旨,编制依据和适用范围;手册的发放范围,持有者资格,领发手续,保管要求与责任,手册密级,评审,修改控制和换版程序作出简明的阐述和原则规定.如对标准有删减的,应说明理由,根据组织实际情况,在限于既不影响组织提供满足顾客和适用法规要求的产品能力,也不免除组织的相应责任的那些质量管理体系要求这个前提下,删减标准中的有关条款;引用或配合使用的有关标准和文件,术语和定义(质量手册中采用的术语,若现行标准中已有规定者,可说明所依据的标准;无规定者,则应给出定义或说明).e.质量手册修改控制 手册的管理应执行《文件控制程序》的规定,这里只记录修改手册的章节,条款,修改日期,修改人,审核人,批准人.f.组织概况 组织概况主要阐述的内容包括组织性质,规模,产品类型,设施,能力和质量情况等其中,重点要阐明生产设施,检测手段和技术力量.同时应注明组织所在的地址,电话,传真,邮编等.g.组织结构.组织结构主要用图示来表述,辅以文字说明.用以说明的图有组织机构图,质量管理体系结构图.h.质量管理体系过程职责分配表.将质量管理体系的相关过程职责分配到各职能部门或个人.三.正文部分

正文部分一般按标准要求及层次划分章节进行阐述.在编写质量手册时,可以将若干项要求合为一章阐述,也可以将一项要求分写成几章.章节的顺序一般可按标准中所列各项要求的顺序编排,也可以按组织结构,质量职责和其他要求依次编排.其要求的顺序,一般采用过程方法按顺序阐述.其要求一般应阐述下述的各项内容.1.目标和原则.阐明该要求的目标和实施要求应遵循的准则.要求的目标是指其职能发挥至最佳状态时应达到的期望目的的.2.活动程序.质量手册要原则规定要求的活动程序,必要时应辅以工作流程图和信息流程说明.应就程序中各阶段阐明其活动的过程.这个过程包括输入,转换和输出三个方面.在输入方面,应列出输入的文件,物品和人员的项目,它是活动的依据.在转换方面,要原则规定活动的条件,内容,阶段,要求,方法,承担部门或人员.在输出方面,应列出与输入项相应的输出项目,它是活动的结果,包括在活动中形成的书面证据形式和记录项目,以表明要求的证实程度.同时,还应规定各项活动之间的分工界限和工作接口及协调措施.3.与其它要求间关系.应阐明要求与其它要求的联系及接口.明确规定本要求所含各项活动内容范围,以示与其它要求各活动间的区别.上述三项内容的层次编排,可视情而定.阐述程序的程度不宜过于详细,以能概括和覆盖各项要求为宜,详细的各项活动的工作程序可在程序文件中作出具体规定,在手册中也可以引用这些文件.正文主要内容有:

4.0 质量管理体系 阐述建立体系目的,范围,职责,要求等以及其他相关内容(也可包括文件控制程序和质量记录控制程序).5.0 管理职责 内容包括管理承诺,以顾客为关注焦点,质量方针,质量策划(质量目标),职责和权限(各级部门和人员的质量职责,权限和相互关系应有详细的制度作出规定.在质量手册中,只就直接影响产品质量的从事质量管理,执行,验证或评审工作的组织高层领导,独立行使权力的人员,合同环境下的组织代表等岗位以及生产技术业务部门的质量职责作出原则的规定),管理评审.6.0 资源管理 包括资源的提供,人力资源(能力,培训和意识),基础设施,工作环境.7.0 产品实现 内容有实现过程的策划,与顾客有关的过程,设计和开发,采购,生产和服务的提供,监视和测量装置的控制.8.0 测量,分析和改进 包括顾客满意程度测量,内部审核,过程和产品的监视和测量,不合格品控制,数据分析,改进(持续改进的策划,纠正措施,预防措施).正文内容在编写时可参考辅导材料中第三章第二节《ISO 9001标准理解及实施要点》.四.附 录

附录主要是文件清单,质量记录清单.也可将两份清单作为文件独立出来不予附录.在实施2000版ISO 9001标准过程中,有的组织在编制的质量手册时将程序文件一同编入手册,将其作为一个章节,这也是一种可行的办法,各组织可视情况自行决定分开还是合并编写.(五)质量手册的管理

质量手册是质量管理体系的主要文件,所以除了一般对文件的管理要求之外,还应就下列几个方面进行规定.(1)归口管理部门

手册的归口管理部门一般为质量管理部门.其主要职责是负责组织编制,校审,修订和换版;负责对质量手册的内容进行解释并使有关人员理解手册;确定分发范围,对质量手册的保管情况进行检查.(2)编制程序

质量手册的编制应有计划地进行.应规定质量手册的编制,评审,审定和批准程序,明确人员及其职责.其程序如下:

1.质量手册的编制过程是质量管理体系设计中的总体设计过程,应在组织质量负责人的主持下进行,选择熟悉经营,管理,生产和技术的文字能力强的人员负责编写.2.在初稿编制结束后,应由组织的领导和各部门的代表进行评审,协调统一认识,然后按评审意见进行修改.3.由组织的质量负责人对修改稿进行审定.对评审中分歧较大的意见,必要时请求组织最高管理者裁决.4.由组织最高管理者批准发布.(3)发放管理

手册的发放应规定发放范围及其数量,编号登记并办理签收手续,明确质量手册持有者或保管人.(4)更改控制

为了保证质量手册的适用性,应根据需要对手册进行更改 ,并进行更改管制.应制订修改程序,严格履行更改的审批手续,保证所的持有者都使用统一的现行有效的质量手册.手册更改必须发放书面修改通知.通知中除了写明修改内容之外,还应规定修改项生效的实施时间.一般在下列情况下引起质量手册修改.1.机构及其职能变动或人员调动;

2.经营环境和产品结构发生了变化;

3.有差错或含糊不清之处;

4.引用的法规和标准已修改;

5.相关的其它质量管理体系文件规章制度已修改;

6.合同已修改;

7.质量审核和复审中提出了改进要求.质量手册的修改是经常进行的.为了便于修改,质量手册可采取活页装订的形式,在修改时采取换页的办法.(5)手册换版

当组织的建制变更,经营环境和产品结构发生较大变化,必须遵循的法规有重大更改或原版发布已满一定的年限(一般不超过3年),则应对手册进行换版.若环境因素变化大时,应对质量管理体系重新设计.五.程序文件的编制

(一)概述

程序是为实施某活动所规定的方法.在很多情况下,程序必须制订成文件,这些文件称为程序文件.它通常规定某项活动的目的,内容和范围:规定做什么;由谁做;何时,何地和如何做;使用何种材料,设备和文件;如何对其控制和记录.它是根据质量管理体系初步设计的结果,在详细设计阶段形成的质量手册的支持性文件.ISO 9001:2000标准对质量管理体系的管理方面规定了6个基本程序文件(文件控制;记录控制;内部审核;不合格品控制;纠正措施;预防措施).这是所有建立质量管理体系的组织必须形成的程序文件.一个组织应根据自己的特点,自己的需要确保适宜性,“不要求”,并非是“不允许”,组织可根据“如果没有形成文件的程序就不能保证质量时,则应制订形成文件的程序的原则,去决定程序文件的数量和繁简程度.而且,即使需要编制文件,也不一定是程序文件.程序文件大纲

封面 基本同质量手册

正文部分主要有:

1.标题 标题由管理对象和业务特性两部分组成.例如:”文件控制程序“中的文件控制是管理对象,程序是管理业务特征.2.目的 简要说明编制该程序的目的,一般不超过50字.3.适应范围 适用范围主要规定应用领域.4.职责 阐述与该程序相关部门的职责.5.程序 规定活动遵循的准则和应达到的期望目的.规定流程中各环节之间的输入和输出的内容,包括工件,器具,材料,文件,记录和报告,单据等物品或文件,并明确它们与其它要求的接口;规定开展各环节活动在资源方面应具备的条件;明确每个环节内转换过程中的各项因素,即由谁(部门,岗位),依据和采用什么文件和器具,做什么,如何做,做到什么程度,达到什么要求,如何控制,形成什么记录和报告及其相应的签署手续,记录,信息反馈和人员职责.对工作流程,可辅以工作台或文件的流程图表述图内所用符号代号和线条的含义应符合现行标准的规定,对不易理解的要在图中予以注明.6.相关文件 列出与该程序相关的程序和其它文件目录.7.质量记录 在程序文件正文后面,应附上质量记录样式或写明编号和名称,以便于贯彻.编制过程

程序文件的编制可以分为计划,编制,校审,审定和批准几个阶段.1.计划 按照程序项目制订程序的编制计划.明确各程序的目的,范围和内容要求,统一规定程序文件的格式,体例,章节编排,术语和符号,按编,校,审,批确定责任人员和决定工作进度及完成期限.2.编制 程序的编制可由质量管理部门集中人员编写,也可组织职能部门分工编写.3.校审 校审工作可先按单项程序校审和修改,然后对其中的主要程序组织评审,并协调统一各部门的意见.对评审中提出的意见,应分析采纳,进行文件修改.一份较完善的程序文件,往往要在校审阶段进行多次修改.然后,由主持程序编制的负责人进行审定,由组织分管质量工作的领导批准.审批工作按单项程序文件进行.在审批工作结束后,汇编成册发布.编制要求

程序文件编制的要求基本上与质量手册编制要求相同.程序文件的编制,特别要注意协调性,可行性和可检查性.程序的内容必须符合质量手册的各项规定并与其它的程序文件协调一致.在编制程序文件时,可能会发现质量手册和其它程序文件的缺点,这时应作相应的更改,以保证文件之间的统一.程序文件中所叙述的活动过程应就过程中的每一个环节作出细致,具体的规定,具有较强的可操作性,以便基层人员的理解,执行和检查.程序文件的管理

程序文件的管理要求与质量手册的管理基本相同.其中关键是要搞好更改控制.由于程序文件项目多和复制的份数多,因而更要严格控制,保证不使用无效的或作废的程序文件.六.作业指导文件的编制

这类文件是对质量手册,质量计划或程序文件的补充,以阐明具体有要求为主,是使质量管理体系可能实施的关键信息.其形式有产品规范,工艺规范,图纸等.(一)作业指导文件的分类

—— 管理细则:即用于规定某一具体管理活动的具体步骤,职责和要求的文件.—— 产品标准:即用于规定某项产品的具体标准.—— 工艺规范:即用于生产规定产品所应采用的方法.—— 操作规程:即用于操作某一设施或设备的具体方法.—— 检验规范:即用于检查所提供的产品是否达到规定的产品标准的方法.—— 指令性文件:即用于命令由谁,在什么时间,地点,做某项工作,此类文件一般采用表格来规范其形式,常常被称为一次性有效文件.注意不要将此类文件与质量记录相混淆,前者是工作的依据,后者是工作结果的记录.—— 图示,图纸等.上述这些类别的文件通常泛指为作业指导文件.(二)作业指导文件的编写与审核方法

—— 根据程序文件中规定的作业指导文件的要求确定作业指导文件的数量;

—— 清理现有的作业指导文件,分析其正确性,适用性,完善性;

—— 列出需要整理,补充,修改或删除的作业指导文件目录;

—— 制定编写计划,明确编写要求,一般由作业指导文件使用人编写;

—— 由文件编写小组组织文件使用部门相关人员对协调性和可操作性进行审核;

—— 通过试用考察其正确性,完整性和可操作性,修改后正式下发执行.(三)作业指导文件的一般内容

* 标题,适用范围,唯一性标识

—— 标题应直接反映适用于什么工作;

—— 适用范围除了说明适用工作外,必要时还应注明适用的产品,部门,场所,时间等;

—— 应对作业指导书进行唯一性编号标识.* 作业资源条件

—— 设备(包括仪器,仪表的名称),型号,规格,编号,设立条件(电压,电流,温度,时间,速度,压力,比重,密度等);

—— 工具名称,数量,规格;

—— 工作环境要求;

—— 需用物品名称,数量;

—— 需要参考的文件与图表的名称,编号.* 作业方法与步骤

—— 按专业技术和工艺要求的顺序编写;

—— 遵照人体动作经济原则;

—— 遵照工具,设备经济原则;

—— 遵照物流,场所布置经济原则;

—— 可使用流程图,样品,插图,照片等形式,以便更加清楚,鲜明;

—— 适当时可指明记录要求.* 作业应达到的质量标准

—— 每项作业的具体标准;

—— 涉及本作业的质量检查的标准;

—— 涉及本作业的统计抽样的标准.* 安全提示

—— 涉及到设备和人身安全的因素,应提出并有保护措施.* 标准工时

—— 标准工时是时间研究,统计综合的结果,是衡量作业效率的尺度.* 注意事项

—— 提醒作业者最容易忽视的事项,也是重要的事项.七.记录的编制

按ISO9001:2000标准建立质量管理体系的组织应按标准要求和组织确定的要求形成活动的证据文件,即记录.在质量管理体系文件中,记录是最基础的文件,为了便于管理和提高工作效率,记录一般应设计固定的格式.记录表格设计的要求

—— 记录表格的设计一般应与其相关的文件同时进行编制,以使记录与相关文件协调一致,接口清楚;

—— 规划质量管理体系所需要的记录;

—— 规定表格名称,标识方法,编目,表格形式,记载的项目,填写,审核与批准要求;

—— 应避免重复性,内容和格式安排应考虑填写方便;

—— 与所对应文件的要求不应有矛盾或遗漏的内容;

—— 兼顾周期性与信息容量,便于收集装订和保存;

—— 设立”备注"栏,以适用于特殊情况;

—— 规定一式几份和传送部门.记录表格设计方法

—— 根据程序文件中规定的记录的要求确定记录表格的数量;

—— 清理现有的记录表格,分析其正确性和适用性;

—— 列出需要补充,修改的记录表格目录;

—— 按记录表格使用部门落实设计责任人,明确工作要求;

—— 由文件编写小组组织相关部门审核每份记录表格;

—— 试用记录表格,跟踪评价其正确性和适用性,修改不完善之处;

—— 按规定的权限审核,批准,印刷(必要时);

—— 汇编成册(也可附在每份程序文件之后),并编制记录目录清单,发布后执行;

—— 必要时,可对复杂的记录表格形式注明其填写方法.(三)记录的管理

5.档案村级文件材料归档整理办法 篇五

按照国家、省、市档案局文件精神，进一步规范村级文件材料，保证村级文件材料的齐全完整，便于提供利用，现规定村级档案整理方法（整理步骤）。

一、区分

按照市局统一要求，我县村级文件材料归档采用“保管期限-”分类方法。将收集来的各种文件材料按不同区分开来（一个一堆）。

二、划分保管期限

在每个内文件材料划分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。

三、文件排列

在不同保管期限内排列顺序，排序过程中应遵循三个结合。即：级别、重要程度、时间。

四、整理

永久：装袋，以件为单位，每件一袋（定期：可不装袋，用线装订）。然后去掉金属物，破损的进行裱糊。需说明，请示与批复，草稿与正文为一件，一次会议为一件。

六、盖归档章：盖在每件文件首页右上角的空白处。

全宗号：档案局给的固定号

：此件文件的年代

件号：即此件所在的顺序号

保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）

七、填写目录

件号：即此件所在的顺序号

责任者：文件的作者，即文件的制作机关，部门或个人

文号：文件的字号，制作文件机关的发文号。如法政发

[2006]24号就是文号

题名：文件的标题

日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.页号：文件的页数

备考：需要说明的地方。

八、装盒：填写备考表，盒内有需要说明的地方

九、脊背盖章

全宗号：档案局给的固定号

：此盒文件针对的年代

保管期限：此盒文件针对的保管期限（永久、30年）

起止件号（室）：此盒文件共有多少件，从几至几件。

例：1-25，说明此盒共有25件，即从1至25.法库县行政村文件材料收集归档范围

1、村民委员会选派结果报告单；永久

2、本村关于党（团）员名册，培养和发展新党（团）、党员转

正等材料；永久

3、协议、合同（30年以上，包括30年）；永久

4、各种补贴、发放明细、汇总表；永久

5、党支部、村委会会议记录；永久

6、审批、统计表（）；永久

7、本村土地证书、区域示意图；永久

8、参合人员注销登记表；永久

9、新增参合人员登记表；永久

10、注销参合农民基本信息；永久

11、本村协查结果反馈联签单；永久

12、低保发放明细表；永久

13、残疾人自然状况登记表；永久

14、迁入、迁出介绍信、分户、落户等存根；永久

15、户卡、土地账；永久

16、本村会计交接书；永久

17、本村村委会分工，三年任期目标等方面材料；永久

18、本村的干部名册；永久

19、法院、乡镇法律服务所关于本村民事、经济、裁定、判决

等材料；永久

20、本村村史、历史沿革、大事记、家谱、族谱。历任村领导的资料；永久

21、本村关于文化活动设施、村级图书资料、村级文艺团体、民间艺人、手工技能、保护与开发等文件材料；永久

22、民兵、征兵、预备役军人登记表、民兵花名册、审批表等

文件；永久

23、本村干部任期届满或离任审计，资产审计材料；永久

24、本村农民受益分配表册；永久

25、本村关于集体及村民债权债务及其清理化解情况材料永久

26、本村招商引资形成的材料；永久

27、本村外出务工人员相关材料；永久

28、本村林权登记申请，林权登记证发放表；永久

29、自留山，家庭承包集体预留林地台账；永久

1、省、市、县委县政府减轻农民负担的各种材料30年

2、加强村级管理规定30年

3、乡镇对村里下发的各种材料30年

4、本村各种季报表30年

5、本村选民名单30年

6、承包各种合同、协议（30年以下的）30年

7、本村关于护林防火、村规民约等材料30年

8、本村妇女工作会议记录、培训、竞赛活动等材料30年

9、本村文明家庭各种活动的文件材料30年

10、本村司法调解工作会议记录30年

11、本村综合治理、治安保卫、安全生产等协议书文件材料 30年

12、本村计划生育总结、计划、宣传教育、统计、登记台账等材料30年

13、本村专业户、科技示范户、典型户情况调查材料30年

14、本村土特产品情况的材料30年

15、本村高龄老人生活补助的规定、名单30年

6.办公室文件处理实施办法 篇六

一、收文办理

（一）收文办理是指将收到的请示和其他需要报请领导批示的文件、材料按一定程序办理的过程。

（二）收文办理使用《文件处理笺》。

（三）收文办理程序

①秘书股登记—②分管副主任提出拟办意见—③主任审核—④主管副书记审批—⑤必要时送书记审定—⑥书记批示传主管副书记、办公室主任阅知（或主管副书记批示传办公室主任阅知）—⑦分管副主任组织落实—⑧办公室主任和副主任督办—⑨办理结果登记及归档—⑩向作出批示领导反馈办理结果。

（四）收文办理要及时，请示事项在规定时限内作出答复。

二、发文办理

（一）发文办理是指将拟印发的文稿按一定程序报有关领导审核和签发的文件办理过程。

（二）发文办理使用《发文稿纸》。

（三）发文办理程序

①秘书起草或接收其他部门代拟的文稿—②分管副主任初审及修改—③主任审核及修改—④有关常委核稿—⑤主管副书记核稿或签发—⑥必要时送书记签发。

重要文件、材料的审批，在有关领导审核后，按领导意见印发征求意见稿，在一定范围内征求意见，必要时提交会议讨论，修改完善后再送有关领导核稿和签发。

三、文件传阅

（一）文件传阅是指秘书部门根据领导批示或者授权，按照一定的程序将公文送有关领导阅知或者批示的文件办理过程。传阅文件主要是阅知性文件和材料。

（二）文件传阅使用《文件、党刊传阅片记》。

（三）文件传阅应进行登记，并当面送交传阅对象（或所在单位办公室有关人员）。文件传阅过程中应当随时掌握文件去向，避免漏传、误传、延误和遗失。

（四）文件传阅程序

①秘书股(含收发室)登记—②传主管副书记—③传办公室主任—④必要时传书记—⑤按领导批示传常委和部门领导—⑥传办公室副主任。需要处理的及时处理。

7.浅析电子文件时代的前端控制理论 篇七

关键词：电子文件,前端控制

伴随着计算机、网络技术的发展, 电子文件应运而生。相比较传统的纸质文件, 电子文件具有非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性和信息的可操作性。它的产生使人们开始质疑传统的文件生命周期理论, “国际档案理事会”下属电子文件委员会, 制定了《电子文件管理指南》, 就是把电子文件的生命周期分为三个阶段, 即设计、形成、维护阶段。其中设计阶段是指电子文件管理信息系统的设计、开发和安装阶段。形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程。维护阶段是指对于形成的技术维护和保管, 着眼点不是电子文件本身, 而是管理信息系统本身。划分依据不再是文件内在的价值形态, 而是电子文件管理活动的先后流程。“前端控制”理论正是基于此发展起来, 成为档案界研究的重要课题。

一、前端控制理论发展过程

所谓“前端控制”, 是根据文件生命周期理论和全程控制原则, 对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划和要求, 把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入OA系统和各业务系统, 对文件、档案工作的业务流程进行重组, 并在文件形成和维护阶段进行有效的监督, 从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

1. 前端控制理论思想根源。

前端控制产生的思想根源是由法国的C·诺加雷指出的, 他认为:档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机, 甚至重新思考这种生命周期本身。

在传统的档案管理中, 文件在归档之后才由档案部门对其进行控制, 而在这之前的工作都是由文书部门进行控制。1964年, 卡利法诺提出:在电子文件中, 档案人员何时介入来对电子文件进行管理。因此, 他积极敦促档案工作者制定有关保存、整理和淘汰电子档案的原则和标准。另外, 他还认为:对于档案技术的选择, 则纯属原始机关单位的职权所在。

2. 前端控制理论实践基础。

在上世纪80年代时, 档案文献学要求档案工作者及早参与对信息系统的设计和组织工作。许多学者都认为, 今后要解决的问题将是信息的转移、传播和开发, 而不是信息的存储。而做到这一点, 就必须在电子档案形成时就积极介入。档案工作的角度就是通过信息系统, 对信息进行评估和保存。到上世纪90年代, 通过大量的实践表明:为了确保信息持久性以及对信息生产环境的了解, 必须及早对其施加影响。美国档案与文件管理局局长詹姆斯·B·罗兹认为:一个综合文件管理系统将与一个组织文件在其完整的生命的每一件事情有关。

3. 我国前端控制理论发展。

前端控制实际上是国内档案工作者从国际档案界这一管理理论中提炼出来的。我国的前端控制思想, 最早开始于上世纪80年代的文书工作和档案工作中。体现在有关术语的产生和二者一体化的思考和探索。现代我国的档案工作和研究朝着文档一体化方向发展, 文书工作和档案工作面临着一个新的时期。

二、电子文件前端控制的背景、内容和意义

1. 电子文件前端控制的背景。

文件前端控制要做的工作主要是设计特定的文件类型, 其目的一是提高文件实现其产生目的的能力, 二是减少处理同样信息量的单份文件的数量。而电子文件时代下, 电子文件管理信息系统处理文件的能力以及信息的安全是电子文件管理的重要部分, 因此, 电子文件前端控制就显的非常重要。 (1) 电子文件数量大量生成, 使人们不得不去思考其控制问题。文件反映着人们生活的方方面面, 随着人们社会活动的增加和社会信息的全球化, 文件的增长呈现着直线上升的趋势。特别是在电子文件产生之后, 指数倍的增长趋势, 导致大量的文件产生。这就要求对电子文件进行前端控制, 避免没有实际意义的电子文件产生。 (2) 电子文件质量不齐, 文件的凭证作用需要电子文件前端控制来保证。传统的纸质文件环境下, 机关不论事情大小, 都要发文, 形成大量可发和不可发的文件。这样就会使人们对文件的权威性产生怀疑。在电子文件下, 由于传统环境下日益形成的习惯, 以及电子文件环境下发文的简洁和易于操作性, 大量的文件就会比传统文件下要多得多, 如何保证文件的“凭证性”, 就需要对文件进行“前端控制”。 (3) 电子文件安全问题比传统环境下更为严重, 迫切需要加强电子文件“前端”控制来解决。对于文件的安全, 一是文件内容的安全, 二是文件载体的安全。在电子文件时代, 电子文件的信息和载体可分离性及系统依赖性, 一旦技术革新或者使用不当, 其信息内容就容易丢失或成为“死文件”。如何保证电子文件的安全, 就需要对电子文件进行前端控制。 (4) 电子文件管理系统管理现状令人担忧, 双套制的状态或多种载体备份的管理方式, 体现着人们对现有的电子文件管理系统还是不放心。我国经济发展水平的不平衡, 有的地方还停留在手工阶段, 管理水平比较低, 如何提高现有的电子文件管理的现状, 以及电子文件管理系统的普及度, 都有待解决。如何保证文件能够上传下达, 就需要对电子文件进行前端控制。

2. 电子文件前端控制的内容。

通过对电子文件前端控制背景分析, 我们可以看出, 电子文件前端控制的实质就是档案部门的介入时机问题。但电子文件的前端控制与此表现不同。国际档案理事会关于电子文件的三个基本阶段说法, 表明电子文件运动过程的前端已延伸到了电子文件管理系统的设计阶段。因此, 电子文件的前端控制主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制, 尽可能把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中, 从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。这说明, 电子文件的前端控制比传统文件还要更加超前, 机关档案部门和人员介入电子文件管理的时机需要更加提前。如何把握介入的时机, 可以从时间和空间两个方面来考虑。 (1) 时间上。电子文件下, 其内容、背景和结构保持完整是具有凭证作用的。这三个要素中又包括不同的子项。其中内容要素分为主题内容和形式内容;背景要素包括上下文信息、签名、全宗内文件的关系、创建文件的活动、计算机系统的软硬件说明;结构要素则是文件如何被记录的情况。电子文件的这三个要素不是固化在一起的, 而是可以分离的。电子文件在运行到非现行阶段后, 其背景、内容与结构可能会完全改变, 并且不留痕迹。组合体的电子文件, 结构的不完整就会导致其凭证作用受到质疑。 (2) 空间上。国际档案理事会的三阶段理论, 是基于计算机学科中软件工程的说法。可见, 电子文件与电子文件信息系统密切相关。计算机的飞速发展, 系统软件和硬件更新速度加快, 生命周期非常短暂。随着电子文件管理系统的更新换代, 原来系统的文件就无法读出。系统的改变, 就会使原有的文件读取造成障碍, 必须将电子文件转换成可识别的格式, 才有可能打开。并且在转化的过程中, 需要相关的数据作参考, 否则, 相当困难。在系统设计过程中, 这些因素都应该考虑进去。

3. 电子文件前端控制的应用价值。

首先, 前端控制是确保电子文件真实可靠、完整归档、安全利用和长期可读的有效策略。由于电子文件具有易流失、易更改等特点, 文件内容乃至文件本身出现差错的可能性比纸质文件要大得多, 其中很多差错及其造成的后果是难以挽回的。只有把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程, 方可有效地防止对电子文件的损伤和破坏。因此, 电子文件管理系统的设计应事先设定采集文件元数据的功能, 以支持文件的证据性、真实性和可靠性;应事先确定文件的归档范围、采集时间和方式, 以保证归档文件的完整性;应事先控制文件的利用权限, 以确保电子文件的信息安全;应事先考虑文件的存储格式、软硬件环境以及相关参数, 以确保文件长期的顺利读取。一句话, 档案部门和人员只有在系统设计阶段实行前端控制, 才能真正确保电子文件的生成和管理质量。其次, 前端控制是电子文件管理系统优化管理功能、提高管理效率的有效措施。电子文件管理系统不能仅对手工管理流程进行简单地模拟, 相反应在整个管理过程中合理安排、并且重新构建业务流程, 以尽量减少和消除管理环节的重复和疏漏, 从而使电子文件管理达到更加科学、合理和有效的目标。前端控制正是实现上述目标的必要保证, 因为它可以在通盘规划电子文件全程管理的基础上, 将分散在各业务环节的、带有一定重复性的工作提前实施, 从而大大减少重复工作和滞后工作, 最大限度地提高管理效率。

参考文献

[1]徐维, 管志宇.电子文件“前端管理”的来源及其他[J].档案与建设, 2001 (3) .

[2]吕元智.关于文件“前端”控制的几个问题[J].图书情报知识, 2002 (6) .

[3]许爱香.电子文件前端控制原则与机关档案工作[J].山西档案, 2003 (4) .

8.文件控制办法 篇八

一、引言

VERICUT软件是一款美国 CGTech公司开发的数控加工仿真和优化平台，可以真实地模拟多种加工设备的数控加工过程，能够进行 NC程序优化，检查过切、欠切，防止机床碰撞、超行程等错误。VERICUT为用户提供了大量仿真机床和控制系统，但对于一些非标数控设备和国际市场占有率低的设备和控制系统，需要用户根据自己的使用需求进行自定义。近年来，国产数控产品日益崛起，但是 VERICUT库中几乎没有国产数控设备及系统样本。本文针对国内广泛使用的华中世纪星 HNC-21T数控车床系统进行配置，介绍了 VERICUT数控系统配置的一般步骤和方法，并对其中的关键技术进行研究。

二、VERICUT控制系统

在 VERICUT中，一个完整的仿真项目由项目文件（*.vcproject）、机床文件（*.mch）、控制文件（*.ctl）、刀具文件（*.tls）及模型文件（*.stl）组成。其中机床文件包括各种运动轴的配置、夹具和毛坯等，即数控机床硬件；控制文件包含各种指令代码及符号配置，即数控机床控制系统。VERICUT控制系统是虚拟的控制系统，任务是向VERICUT软件解释机床代码，并控制虚拟机床运动。

用户可以根据自己的需求直接调用 VERICUT样本库中已有的控制系统文件，也可以选用 VERICUT提供的宏在交互界面中建立新的控制文件。VERICUT的宏是开发者为了方便用户使用，开发的一些程序块，供用户选择使用，可以用来实现机床的某些动作，也可以配置系统指令。VERICUT控制系统与实际控制系统十分相似，因此用户在建立控制系统时可以按照系统编程说明书对控制系统的功能和指令逐一进行配置，也可以仅对用户需要的功能进行选择性的配置。

自定义控制系统文件，可以选择某一 VERICUT库内的控制文件作为模板，在模板的基础上进行修改。一般，VERICUT控制系统的制定包括以下几个方面：Word Format（字格式的定义），G-Code Processing（代码定义），Control Settings（控制系统设置）， Adv.Options（高级选项）。VERICUT可以支持一般的标准代码，但是对一些非标准代码和格式需要进行定义。Configuration（配置）> Word Format（字格式），打开 Word Format window（字格式定义窗口），定义指令字格式。Configuration（配置）>G-Code Processing（代码定义），定义每一个字的功能。下面选取 HNC-21T系统具有代表性的指令和功能进行配置。

三、编程方式设置

1.绝对值编程与相对值编程

格式：G90/ G91。说明：G90是绝对值编程，指令后面的 X、Z表示 X轴、 Z轴的坐标值；G91是相对值编程，用U、W或G91指令后面的 X、Z表示 X轴、 Z轴的增量值，G90为缺省值。Configuration（配置）>Word Format（字格式），打开Word Format window（字格式定义窗口），定义字 U、W如表 1所示。

表 1U、W字格式的定义

Name名称 Type类型 Sub Type子类型 Inch Method英制类型 Inch Format英制格式 Metric Method公制类型 Multiple系数

U Macro Numeric Decimal 3.4 Decimal No

W Macro Numeric Decimal 3.4 Decimal No

Configuration（配置）> G-Code Processing（代码定义）> Word/Address，对绝对值编程 G90与相对值编程 G91进行设置如图 1所示。

2.直径方式编程和半径方式编程

格式：G36/G37。说明：G36为直径编程，G37为半径编程，G36为缺省值，机床出厂一般设为直径编程。首先通过程序测试系统模板的默认编程方式，经过测试调用的该模板的默认编程方式是直径方式编程，因此 G36直径编程和 G37半径编程的 G代码配置如图 2所示。

四、宏程序功能

HNC-21为用户配备了宏程序功能，用户可以使用变量进行算数运算、逻辑运算和函数的混合运算，此外宏程序还提供了循环语句、分支语句和子程序调用语句。以IF、ELSE、ENDIF语句为例，格式定义如表 2所示。

表 2宏程序语句格式定义

Name名称 Type类型 Sub Type子类型 Inch Method英制类型 Metric Method公制类型 Multiple系数

IF Macro（宏） Numeric Decimal（十进位） Decimal（十进位） No

ELSE Macro None

ENDIF Macro None

Configuration（配置）> G-Code Processing（代码定义）> Word/Address> Branching，对语句的功能进行设置，如图 3所示。

五、车削循环

切削循环通常是用一个含 G代码的程序段完成多个程序段指令的加工操作，使程序得以简化。VERICUT提供了丰富的宏，可以对一般的循环命令通过 G-CodeProcessing进行配置，但是也有些特殊的或者不经常使用的循环指令无法用宏来实现，这时可以使用子程序的方法进行定义。本文以 G80为例说明 VERICUT中通过子程序的方法对循环指令进行配置的方法。

格式：G80 X_Z_I_F_。说明：G80为外圆轮廓内外径单一车削循环，循环路线如图 4所示； X、Z为绝对值编程时切削终点 C在工件坐标系下的坐标值，如果是增量坐标编程，则用 U、W表示；I为切削起点 B与切削终点 C的半径差。

六、结语

数控机床正向着多功能、多主轴和多通道等方向发展，数控仿真技术日益重要，VERICUT越来越得到广大机床用户的认可。本文通过对华中世纪星 HNC-21T数控车系统部分指令和功能的配置，介绍了在 VERICUT中自定义数控控制文件的一般步骤和方法，并通过对VERICUT宏、子程序等方法的应用，配置循环指令 G80。通过对一个能够覆盖本文所有配置功能的零件进行虚拟加工，如图 6所示，验证了配置的正确性。