资料收集管理制度

资料收集管理制度（精选8篇）

1.资料收集管理制度 篇一

天保建设集团有限公司 工程资料员及工程技术资料管理制度

工程资料是工程的重要组成部分，是项目竣工交付的必备条件，是反映结构工程质量的重要文件，也是对工程进行检查、管理、维修、使用的依据，为了加强施工资料的统一管理，提高工程管理水平，真正做到规范化、标准化，确保工程档案齐全、完整、准确、系统，按照国家规范、标准和河北省有关规定、《河北省建筑工程技术资料管理规程 DB13（J）35-2002》，结合本行业特点、集团的实际情况，特制订本制度以规范资料员工作及工程资料管理工作。

1.实行范围

本制度适用于天保建设集团有限公司所有施工现场。2.资料员管理制度 2.1 资料员必须持证上岗；

2.2资料员应对资料工作认真负责，有强烈的责任心，对我单位和上级主管部门领导检查发现的问题应积极整改，全力配合资料检查工作。集团每月月检、不定期巡检对各在施项目工程资料检查时，各工程资料员必须到场，每月月检集团部门都会提前通知各工程检查时间，资料员迟到半小时或未到场接受资料检查，第二天将资料报到集团相关部门备查，如同一工程同一资料员连续发生上述情况第二次进行警告，第三次进行经济处罚，罚款金额为xx元。

2.3 资料员采取优胜劣汰方法，技术质量部对天保集团在建工程资料员建立台账，每名资料员全年工作表现都会记录在册，对各方面表现较差资料员，集团有权禁止此人担任天保集团工程资料员。

3.工程技术资料管理制度

3.1 为了统一和规范建筑工程资料的管理工作，实现施工单位工程资料的标准化、规范化，依据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》以及现行施工质量验收标准、规范，工程技术资料软件使用应选择工程所在省建筑资料管理规程软件，所做资料表格形式、报验方式、装订形式等应符合国家、行业或地方有关规定。

3.2 工程各参建单位填写、整理的工程资料应以审批文件、承包合同、设计文件等为依据。

3.3 资料表格为打印形式。纸质载体幅面为A4，用纸应韧力大，耐久性强。若手工书写必须用黑色或碳素墨水。

3.4 总承包单位负责汇总、整理各分承包单位编制的全部施工资料，分承包单位应各自负责分包工程施工资料的整理并移交总承包单位不少于三套。

3.5 应根据《建设工程文件归档整理规范 GB/T50328-2001》和地方建设工程项目竣工档案资料整理规范进行资料分类装订。

3.6 工程资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入工程建设全过程管理并与工程建设同步，及时收集、整理，保证资料的及时性。

3.7 为了便于各个管理环节衔接，也便于集团公司、上级各领导部门对资料检查和对资料员督导工作，施工现场应配备资料室、档案柜等办公设施，资料必须放置施工现场，认真做好资料收集、汇总、整理、整改、协调、归档工作，做好接受相关部门检查的准备，做到资料齐全完整。

3.8 工程竣工验收后15日内整理一套完整资料装订成册提交天保集团技术质量部。

3.9 省优质工程应留存影像资料，照片、影像应清晰，能体现工程施工位置、施工质量、工程特点。

4.工程技术资料质量要求

4.1做到每道工序报验前相关资料准备齐全，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，有关责任方应签字盖章，并应按立卷要求归类。禁止出现资料后补、弄虚作假、资料填写不真实与图纸设计不符等情况。

4.2 施工过程中严格执行方案审批制度和技术交底制度，单位工程及分部工程及各专项施工方案由项目技术负责人编制，公司总工审批；技术交底由项目技术员编制，项目技术负责人审批、交底；方案一经审批后应严格遵照执行，不得私自更改，并交底到施工人员，严禁无方案、无交底施工，严禁代签代批方案。按规定应需监理单位审批的需经总监理工程师审批合格后遵照执行。施工方案必须工程开工前15日内上报审核、审批。

4.3 严格按设计要求使用材料，严格按见证取样制度取样送检，合格后方可用于施工生产，及时收集整理试验报告。

天保建设集团有限公司

2012年2月22日

2.资料收集管理制度 篇二

1 加强宣传教育以提高认识

1)树立档案法规意识。声像档案是高校档案的重要组成部分,它与其他载体形式的档案一样,记录着高校发展的历史,是非常珍贵的历史资料。为此,高校应大力宣传《档案法》和《中华人民共和国档案工作条例》等,有针对性地学习与档案工作密切联系的法律知识。同时,结合平时的普法教育,发挥报刊、广播电视和信息网络等大众传媒的教育功能,注重运用正、反两方面的典型事例,使高校从事新闻、宣传、文化等工作的人员了解声像档案,明确自己在档案事务中的权利和义务,提高对声像档案工作重要性和迫切性的认识,树立档案法规意识,自觉关心、支持档案部门的工作,积极参与声像档案的收集归档工作,使全体人员知法懂法,依法治档。

2)提高两类人员的思想认识。一是转变档案工作人员的思想观念。多年来,高校文书档案始终占据主导地位,是档案工作的“重头戏”,也是档案人员的主要工作。特别是随着现代化办公设备的运用和普及,档案的载体形式发生了很大变化,出现了大量以声、光、磁为介质的档案材料,声像档案在高校档案中的比重越来越大,迫切需要档案工作人员转变思想观念,认真学习《中华人民共和国档案工作条例》,注重从单一的文书档案收集扩展到重视收集声像档案;落实《普通高等学院档案管理办法》及《高等学院档案工作规范》,从只会文书档案的整理扩展到会对多种类型载体档案的整理,从提供文书档案的利用到主动提供有关声像档案的全面利用。二是提高声像档案制作者的思想认识。由于现行声像档案从产生到归档的机制不完善,声像档案的归档工作很大程度上取决于制作部门和制作者归档意识的高低。有些制作者明知有些声像制品是重要的档案材料,但在考虑个人因素和经济因素较多的情况下,将这些声像制品作为个人作品积存。因此,要求有关部门要依照《档案法》和《著作权法》正确履行应尽的和享有的权利义务,通过宣传教育,切实端正制作者的思想认识,牢固树立起声像档案是高校档案不可分割整体的意识,坚持档案完整“人人有责”的思想意识[3]。

2 狠抓制度落实以加强管理

要改变声像档案管理混乱的现状,必须制订一个切合实际的管理办法。同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交进行统一管理,防止分散流失,杜绝归为己有。立档单位要对声像档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定,永久、长期保存的声像档案应定期向上级档案馆移交,并在此基础上狠抓落实;另外,要确保有关法规和制度落到实处,必须制订有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,确保声像档案归档工作的质量[4]。

3 加强监督并注重业务培训

针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要做好以下几个方面的工作:第一,加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。第二,对不同单位的现状进行分类指导,力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下工夫;对拥有设备和专业摄录人员,但档案管理较差的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促进其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。第三,要注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为做好声像档案管理工作奠定良好基础。

4 结合自身实际力求妥善保管

在对声像档案长久保护和利用上,要求做到声像档案恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等,而目前声像档案保存条件普遍不符合要求,在短时间内配齐专柜或设专室又不现实。为此,我们首先对声像档案独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次,严格控制库房的温度和湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。

5 以多样形式疏通收集渠道

要实现声像档案收集的完整,采取必要的行政手段和物质保障,建立并疏通收集渠道是很重要的。结合地区实际,各立档单位要全面出击,采取多种形式收集,目前主要采取以下4种形式:一是通过正常移交接收,由科室移交档案室,再由档案室移交区档案馆;二是对本地重点单位、立档单位重点科室中,产生声像档案比较集中的,要有重点地强化收集,经常沟通以及时掌握情况;三是向重点人物(如摄录人员)直接征集,有一部分摄录人员除承担本单位的摄录任务外,还被指派(或聘请)摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等,对保存在这些人员手中的属于归档范围的声像档案,要多方努力,登门收集和征集;四是向社会广泛征集,对散存在民间的声像档案,要通过发公告、发文件、上门实地寻求等形式,采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

6 建议档案主管部门参与重大活动

针对地区重大活动(重要会议)档案失控、声像档案流失严重的现状,应采取档案局、档案馆直接参与的办法,由主办单位通知档案局派专人摄影录像,并负责其他各类档案的收集归档工作,确保全区重大活动产生的档案(特别是声像档案)能够得到及时、齐全、完整地归档,以进行统一管理,方便以后利用。

总之,声像档案收集工作作为丰富高校档案馆(室)藏的基础,是进行档案信息资源开发的重要前提。各部门要加强对档案人员有关专业知识和技能的培训,为声像档案管理工作的顺利进行奠定良好基础。与此同时,也要不断摸索经验,持之以恒地做好声像档案的收集和管理工作,为高校档案工作服务。

摘要：做好高校声像档案的收集与管理工作是开发高校档案信息资源的重要途径,通过从加强宣传教育、狠抓制度落实、注重业务培训、妥善保管资料、疏通收集渠道、参与重大活动等方面进行分析,为高校做好声像档案的收集和管理工作提供参考。

关键词：声像档案,资源管理,信息收集,高职院校

参考文献

[1]王竹芳.试析企业的声像档案的信息化管理[J].科技资讯,2006(33):145.

[2]李红映,王海峰.关于高校如何加强声像档案资料管理的思考[J].科技信息:学术版,2006(5):167-168.

[3]连素敏.学校声像档案的现状和对策[J].中国科技信息,2006(1):185-186.

3.资料收集管理制度 篇三

关键词：档案资料;收集和管理;软实力

化工检测报告的档案资料可以反映出一个单位历代产品的质量是否合格。通常化工检测报告检测的是产品的性能、产品的指标是否合格 、产品的应用领域、以及产品的酸碱性、溶解性、是否有毒、是否可燃烧、是否符合国家各项指标，产品没有检测报告是不允许出厂的。每次出厂都会产生相关的记录作为档案的一种收集起来。收集和管理档案资料有助于单位在发展中及时弥补过去的不足，改错和发展同时进行提升整体的软实力。

1 档案资料的收集与管理的基本要点

1.1 在收集档案资料时必须要确保其初始性和真实性。在收集档案资料的过程中会遇到各种各样的问题，比如档案太陈旧有些字迹已经模糊;比如为了某种原因而要修改原始的检测记录等等，面对这类问题如果我们按照主观愿望去收集是不可取的。档案的珍贵性就在于它的初始和真实，收集时一定要依照客观公正的原则，不能掺杂任何外力因素，初始真实的检测报告对于化工单位的发展是大有裨益的。

1.2 分订成册时要遵循一定的规律便于需要时查找。档案的收集正是为了以后的查找借鉴，所以，我们在收集整理的过程中，就要按一定的规律将档案资料分门别类的装订成册，为以后的查找增加更多的便利。

1.3 要保证档案的有效性和完整性。收集的档案资料要保证内涵丰富，格式符合要求填写内容完整以及表达准确，这样的档案才完整才有效。

1.4 要统一归档文件的编制格式。在档案资料收集和管理过程中要对归档文件的编制格式进行统一，如卷宗的页号的形式如何表现出来，编制的位置;该在案卷的封面和脊背记录的内容，如何记录;备考表的内容和作用以及案卷装订的相关要求等等。只有用统一的方法归档才能使得档案管理工作进行的更加顺利。

1.5 档案在装盒方面也要注意。归档文件要按照档案文件的先后顺序装入盒内，要与归档文件目录中对应条目的排列顺序相一致，要保证检索到文件条目后能找到该文件。档案查看完毕归档时也要注意将其按顺序装入相应的档案盒中，而且档案装盒时还要注意将同一事由的归档文件放在同一档案盒里，根据文件的多少选择档案盒的厚度。

1.6 要注意做好相关的保密工作。档案记录了一个企业单位的发展过程中的点点滴滴，对企业的进一步发展有十分重要的借鉴意义。档案收集和管理人员要本着为全心全意为企业服务的宗旨，严格保守企业重要的档案文件信息，千万不可因为自己的一时疏忽给企业发展带来不必要的损失。

2 怎样做好档案资料的收集与管理，提升软实力

2.1 工作人员——增强档案意识，真正在档案收集和管理上下功夫。在社会主义市场经济的条件下，化工单位的经营方式要作出相应的调整，那么档案资料的收集与管理工作也要因时而变，档案资料收集和管理人员应主动提高自己的档案意识，在档案收集和管理领域敬业务实。若在档案收集过程中档案资料有了新的内容便应立刻将原有内容更新，保证档案资料具有时代性和及时性。不仅如此，还要积极主动去学习档案资料相关的法律法规以及最新的档案资料收集管理知识，提高自己的文化素养，真正尽自己所能将所学运用在档案资料的收集和管理上，为自己争得荣誉，为单位带来更多的潜在收益。

2.2 档案部门——根据单位发展规划和未来设计做好档案资料收集和管理工作。档案资料是一个单位基础和发展成果，是所有员工兢兢业业努力工作的展示，同时它也受单位的发展规划和未来设计的影响。 单位的发展通常都有一定的方向性，而档案资料的收集和管理也应该是有方向的，应保持与单位发展方向一致。一个单位在实际发展中一定会产生各种性质的运作文件，这些都是作为档案资料工作人员所要收集的，工作人员应该将产生的文字，数据，图片等等各种形式的资料一并收集整理，每一阶段的各种资料都要进行追踪处理实时更新，不能停滞不前，要有能力进行一定的分析整合。在单位经营状况出现问题时，可以及时找到这些发展前期所留下来的文件，从中找出问题，使其快速地回到正轨。

2.3 工作单位——培养专职人员进行档案资料收集与管理。所谓“专职人员”就是和普通的档案资料收集与管理人员不同，他们有专业的档案知识，有精湛的处理档案问题的技能，有强烈的档案意识，有丰富的档案阅历。一个专职人员对档案的了解要胜过多个普通员工，档案资料对一个单位的发展有重要作用，专职人员对档案资料的收集和管理作用也十分重要。所以要培养一批专职人员进行档案资料的收集与管理，达到事半功倍的效果。

2.4 全体工作者——各司其职，互相配合，有条不紊，提升软实力。每个单位的顺利运作都离不开所有人的配合，化工单位也是如此，档案资料的收集和管理工作更是如此，因为档案工作的特殊性，需要各个部门人员的配合，所以在日常工作中各个部门的工作人员不仅要做好自己的本职工作，也要积极配合档案部门人员的工作，在工作上保持密切联系，可以使得各个部门的发展成果及时得到更新，确保客观公正的将单位运行状况收归档案，以备日后的检查借鉴，全公司上下形成良好的氛围，有利于提升单位的软实力。

3 结语

在现代制度下，我们化工单位的运行和发展更加自主化，人性化。对于化工检测报告相关的档案资料收集和管理也变的越来越自主人性化。但是档案资料工作毕竟是一份反映单位发展历史的报告，必须是真实完整有效的，所以提高档案资料的收集和管理能力是作为该部门工作人员所必须要思考的问题，要不断的总结改进工作方法提高工作质量，确保档案资料收集工作的齐全准确完整系统，将单位整体的软实力不断提升。

参考文献：

[1]张亚莉，宋燕.企业引进项目档案管理存在的问题及对策[J].北方经贸，2000（01）.

[2]陆秀.加强建设项目档案管理之浅见[J].档案与建设，2012（01）.

4.资料管理制度 篇四

2、因工作需要的技术图书资料、报刊杂志由各室申请，业务室制定购置计划，站长批准后订购，入库登记、编号、办理借阅(用)。

3、、参加外单位学习班(培训、研讨班)所购图书、资料，返回须一律交业务室验收后方可报销。

4、外出人员购买所需专业图书技术资料，回站要交业务室登记、存档、签字后方可报销。

5、技术图书杂志资料的借阅：

6、科技书籍一次借阅不得超过3册，借期1个月，期刊借期二周。期满未还需办理续借手续，否则按丢失处理。

7、工具书(含手册、字典、标准汇编等)，独份资料只供查阅，特殊情况由站长批准。

8、各种图书、资料一般不外借。

9、借出图书资料丢失，按稀缺程度以原价的1—5倍赔偿。丢失者应在规定时间内交款，逾期未交者，通知财务从本人工资中扣除。

5.内业资料管理制度 篇五

第一章 总则

第一条 内业资料包括施工技术文件和施工过程记录资料是编制竣工文

件、施工技术总结、进行质量事故分析、工程成本分析等工作的基本

依据。认真收集、妥善管理内业资料是施工技术管理的重要基础工作。

第二条必须建立内业资料管理责任制健全各类资料的分类登记、保管和借阅等制度并责任到人。

第二章 内业资料

第三条资料可按照细目分类管理建立文件清单、受控文件有效文件、作废文件目录、在文件上进行标示。

内业资料范围

1设计文件资料包括设计图、参考图、变更设计、设计图审核、设计图优化和各种规范、验标等。

2过程控制资料包括检验批记录、分项工程评定、分部工程评定、测量资料、施工日志、征地拆迁、地质核查、作业指导书、技术交底及技术交底发放记录、工程试验、试验检验及测量设备台账等。

3施工技术管理资料:包括项目部形成的各种文件、会议记录和会议签到表、施工组织设计、施工规范、验收标准、创优规划、保证工程质量、安全和环境保护措施、管理方案、应急预案、水保措施、施工技术小结或总结、竣工文件相关资料、施工过程验收及竣工验收记录竣工验收报告等。

4工程试验资料设专门资料档案由试验室负责管理。试验资料包括原材料试验检验报告、材料合格证、成品及半成品质量合格证、原始检查试验资料、理论配合比、施工配合比、进场检验、试件记录等。其它技术资料含文字、图纸、照片、录音、录像及电子版技术资料。

第四条内业资料的收集整理

资料的收集应真实及时记录施工全过程可按施专业分类分阶段收集资料的整理可按单位工程分类组卷。

第五条内业资料的管理设计文件 对上级单位下发的设计文件进行查收、使用和保管。2 施工设计核查资料 负责管理本单位组织核查的技术资料以及上级单位下发的全部核查资料。3 施工调查资料 负责管理本管段的全部施工调查资料以及工程项目经理部下发的有

关施工调查资料。开复工报告资料 应及时将建设单位或监理单位批复的开复工报告进行编号统计管理。变更设计资料 应及时将建设单位批复的变更设计资料进行编号统计管理。6 技术交底资料 负责管理本公司管段的全部技术交底资料。

7测量资料 负责保存本公司管段全部测量资料。

8计量、试验资料按规定由建立部门分别负责保管。

9竣工文件所需有关资料签证、验收资料、施工记录和其它竣工资料由技术部门负责管理工程竣工后按建设单位要求分类立卷。

第六条施工技术标准规范管理。

1管理好施工现场所使用的各种工程建设标准规范如有所缺及时购买并进行

编号、台账登记。

2工程部应及时掌握与工程建设有关的国家、行业的工程建设标准、规范的动态及时对各规范进行修改和作废。

3工程部应按公司有关《程序文件》要求及时清理本单位所管理使用的相关资料。

4工程部应定期检查工程建设标准、规范使用情况。同时定期将本项目所使用的工程建设标准、规范目录上报集团公司工程管理部核查

第七条施工技术资料的保管和管理

1施工技术资料应由专人管理各单位管理人员应熟悉和掌握本单位技术资料情况各类技术资料均应按专业分类立卷并编制卷内目录收发、借阅应履行签字手续。

2标准设计图应分类存放定期清理及时补充新图更换修改图纸和剔除旧图需保存作为参考的旧图应有作废标识并注明修改、作废的日期和依据。

第八条工程技术资料的收集和保管应作为基层技术人员岗位责任制的一项重要内容并应建立管理工作制度明确管理责任认真贯彻执行。

第三章 内业资料管理基本要求

第九条 内业资料的收集、整理、存档应符合编制竣工文件所要求的内容、格式和装订样式。

第十条 设专人负责内业资料管理建立资料的接收、登记、分发等台账本。每个人也必须管好自己的内业资料。

第十一条 内业资料的收集、整理按单位工程进行,存放、装订、摆放按照工作顺序进行，首页摆放记录目录清单。

第十二条 施工日志记录要规范，将现场发生的问题要如实记录，对严重问题要追踪调查，对处理结果要有记录。必须是以一个单位工程进行记录、存档，不得用一本施工日志记两个以上单位工程施工情况或混记。

第十三条 填写内业资料时要字迹清晰、字面干净整洁、规范，不能随意涂改,用语要严谨，质量结论要有充分的评判依据，并必须具有追溯性。填写内容不能漏项、不能留有空白，无内容可填的部分打一斜杠。

第十四条 内业资料的签名人员必须是经办人自己，必须看清姓名，不能潦草，不能使用个性签名，并且必须是在职职工和有签字权的。禁止代替签字或模仿签字。

第十五条 内业资料所用纸张满足规定要求，字体用仿宋体小三号字，纸张左边距和顶边距应适当留大，以便于装订。图纸也必须满足规定要求，图纸要有标题内容，要有说明、单位、标注、比例、制图、复核等，并绘制图形边框。第十六条 工程材料报验单、出厂合格证、出厂试验报告、进场检验自检报告等填写的日期、编号、批号、内容、规格、操作人员等内容要前后一致，不能出现时间上、逻辑上矛盾。工程材料报验单、试验报告等必须注明本试验代表的批量、批号、数量、规格、使用的工程部位或地点。钢筋焊接试验报告必须注明焊接工的姓名和岗位证书。土工试验资料与路基压实度检测报告也要有一一对应的关系，填料类别、填层厚度、层数、标高等必须注明。

第十七条 工程报验单、隐蔽工程检查证等报验、签证资料应有的附图、试验资料、过程记录资料、其它附件等附件资料必须附上,对质量结论必须写明判断的依据。

第十八条 检验批、分项、分部、单位工程质量评定情况描述要详细，基本

项目、保证项目、允许偏差项目的填写内容，数据要真实、可靠，不得漏项或数据不够。

第十九条 建立专门的资料分区。规划整洁，面积适当，标识明确。分区内防潮，保持干燥，严禁烟火。

第二十条 资料架文件盒摆放整齐，每个文件盒的正面、侧面标明资料名称及档案盒号。每个文件盒内均建立记录目录清单，反应目录和资料的份数、记录存放时间、存放档案盒号、归档部门、文件内容表明是否有效、借阅时间和借阅人及退还时间等。

6.图书 资料管理制度 篇六

默认分类 2009-03-09 15:59:43 阅读564 评论0 字号：大中小 总则

1.1为充分发挥本公司图书资料的效能，提高图书资料的利用率，规范图书资料的管理，制定本制度。

1.2 本制度适用于本公司图书、资料的购进、保管、整理、使用等。

1.3 本制度所指图书资料是指：（1）图书、报刊、杂志；（2）电子版读物；（3）有价值的学术论文集等。

1.4 本公司图书资料的管理工作由档案管理部门负责。

1.5 图书管理工作应遵循统一管理、专人负责、规范保管、高效利用的原则。2 图书购买

2.1 本公司拟购图书需符合下列条件： 2.1.1 有利于本公司自身发展的需要；

2.1.2 专业图书应当为各专业领域内优秀的图书； 2.1.3 其他类图书应当有利于提高员工素质。

2.2 申购程序:各部门职员在日常工作中，因业务需要拟购进相应书籍的，应依本公司申购程序办理。

2.2.1 由职员填写《资料购买申请单》，将欲订阅的图书报刊目录、费用、订期、份数等计划汇总，经所在部门业务负责人审查确认后，向本公司档案管理部门提出购书申请。

2.2.2 档案管理部门接到《资料购买申请单》后，应对申请购买图书的名称、版本、数量等进行审查筛选，并在申请单中注明是否符合“购买要求”，避免书藉重购。

2.2.3 档案管理部门对申请购买的书藉进行审查确认后，将《资料购买申请单》提交本公司行政主管审批确定后方可采购。档案管理员对订购书目要复印留底，以备核查。图书管理 3.1 图书的交接

3.1.1 图书购进后采购人员应将购进的图书交档案管理部门，图书管理人员对书目及金额进行核对并签字确认后，财务部门方可报销。

3.1.2 图书管理人员接收图书后，应在图书的首页、目录及图书中间，加盖本公司图书章。3.1.3 各部门在业务来往过程中收到的赠阅资料、信息、论文、图书，除特殊专用留用外，应送交档案管理部门留存。

3.1.4 档案管理部门对接收到的无价目书刊，应根据同类型书刊进行作价。3.2 新书购入后，图书管理人员应及时通知申购人员。3.3 图书整理

3.3.1 购入的书籍由档案管理部门按照图书内容，以部门进行编号、分类，并输入本公司图书管理系统。3.3.2 档案管理部门应制作《图书登记册》，登记册中标明图书名称、作者姓名、出版社名称、出版时间、图书价格、图书编号、入档时间等项目。

3.3.3 购入的书籍造册登记后，图书管理人员应将书籍及时上柜。3.4 图书保管

3.4.1 对已破损的图书，图书管理人员应及时修补。

3.4.2 图书管理人员和财务人员应在每年12月下旬，按图书登记表对全部图书进行一次盘点。在盘点前停止外借，并要求借阅人归还借阅图书。盘点完毕后，作好灭失书目的剔除登记，并整理图书总目录，以留存备档。

3.4.3 图书管理人员应做好防晒、防火、防水等工作，经常清理打扫，保持书集的清洁、整齐。4 图书资料的借阅

4.1 图书资料仅供本公司全体职员借阅，概不外借。

4.2 职员因工作需要，可申请借出书藉资料，办理借阅手续后，方可借出。但辞典及孤本图书不得外借，需查阅者应在指定的区域内阅读。

4.3 对于电子版读物，职员应在本公司内借阅，并保持其清洁和不被划伤。如因特殊情况需要外借者，亦须经本公司行政主管批准。

4.4 借阅程序：职员借书时，应从目录本中查出所需的图书编号, 填好借书单交图书管理人员取书。借阅图书时，应及时查看是否有破损、缺页和其他损坏现象，发现问题及时向管理人员申明，并加注说明。

4.5 图书管理人员应作好图书资料的借阅登记，经常检查外借状况，并对借阅到期书籍通知催还。4.6 职员连续借阅书籍不得超过两次。所借阅的图书不得转借他人。

4.7 职员应爱护书籍, 保证图书资料的清洁、完整，禁止出现圈点、批注、污损、撕剪等情况。4.8为保证公司内图书的周转，资料借出应设置一定期限，期限一满，应及时归还所借书刊。因外出等原因不能按期还书的提前办理续借手续或提前归还。

4.9 图书管理人员在接收图书后，应认真检查书籍资料状况，如发现有损坏或丢失现象，应要求职员进行赔偿。图书的损坏是指借阅人在书刊中批注、圈画、卷折、涂抹或色污、水浸、撕割、剪裁等污损、毁坏图书的现象。

7.资料收集管理制度 篇七

收集齐全是做好档案工作的基础。一个信息项目, 从启动、计划、执行、控制与收尾验收等阶段形成的档案资料, 是一个有机整体, 缺失一项都将影响其成套性完整性。在遵循国家有关档案管理“集中统一”的原则下, 认真细致地抓好项目管理中各阶段的收集工作, 应注意把握以下原则:

1.1在项目管理过程中形成的文件材料必须是对本单位和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的原件。档案的原始件是解决信息项目质量、经济纠纷的重要依据和凭证。因此, 收集和保存项目管理的档案原件十分重要。

1.2归档的项目管理文件材料必须反映项目管理的全过程, 保证完整、准确、系统。归档文件材料所记录的信息完整、齐全, 是确保真实反映项目全貌的依据。保证项目档案的完整性必须重视项目工程前期工作阶段和启动阶段有关文件材料的收集工作, 要将档案工作纳入与项目工程管理的各个阶段同步进行程序化管理, 从项目的启动、计划、执行时就提前介入, 直至项目验收, 形成首尾相链接的全程控制记录体系。

1.3归档的项目管理文件材料, 必须遵循其自然形成规律、保持有机联系, 与信息系统项目管理过程相符并具有成套性。项目管理档案是项目管理活动形成的历史真实记录, 应结合档案材料记述和反映的内容, 特点, 在保持其形成的自然规律的前提下, 把记录和反映同一个项目的的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体, 予以收集、分类整理, 尽可能地体现其科学性、适用性。

2.信息项目管理档案文件资料的收集范围

要保证信息项目管理档案的完整、准确、系统, 档案管理者必须明确信息项目管理档案文件资料的收集范围, 一般按以下方面收集:

2.1按文件内容收集:包括项目管理的启动、计划、执行、控制与收尾等各个阶段的文件, 如可行性报告、立项报告、计划、合同、会议记录、纪要、招投标书、阶段报告、验收报告、项目成本预决算等管理性综合性文件, 还有信息系统研发的技术性文件、辅助性文件等。

2.2按文件种类收集:项目管理各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料, 包括各种纸质文件、图表, 电子文件的种类包括文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、音频声频文件、程序文件等。随着现代化管理的日益普及而产生大量的电子文件, 给传统的档案工作带来了新挑战。电子文件的出现, 不仅是存储方式的改变, 更是档案管理范式的转变。档案管理“双轨制”是纸质档案和电子文件并存管理, 纸质档案与电子文件由于其各自的特点而形成了优势互补并存。所以档案文件的收集必须注意纸质和电子的双轨归档, 纸质文件与电子文件相对照, 以确保所提供的电子文件的真实性、完整性和可用性, 具有原始凭证作用和法律效力。

3.信息项目管理档案收集的质量控制

3.1组织管理控制

认真做好组织协调管理工作。完善项目档案管理组织体系, 从制度上保证项目文件资料收集的及时性, 做到内部管理规范, 外部协调有序。

3.1.1建立“三同步”档案收集制度。即制定项目管理档案收集计划与信息项目立项同步, 项目管理档案收集工作与信息项目管理的执行、控制工作同步;项目管理档案验收与项目管理的工程验收同步。对于项目管理的主建单位而言, 首先要建立完善的档案收集管理制度, 理顺归档程序, 落实“三同步”档案收集制度。必须从制度上明确把项目管理的技术人员作为项目技术档案的第一收集人, 档案人员应与技术人员及相关部门联系, 实行提前介入, 档案文件实体与计算机管理网络系统在线实时收集相结合, 随时关注了解项目工程的相关信息, 注意收集、整理、立卷, 保证项目文件资料归档的完整、齐全、系统。

3.1.3组织协调项目管理各合作方、承包方的文件归档工作。由项目管理的主建单位负责归档工作, 合作单位协助完成。在项目管理启动阶段, 如果是多方合作, 应当在合同中明确各自所负责的项目完成验收时必须同时验收项目档案材料。项目管理实行总承包给外单位的, 则由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的文件材料, 按照文件归档流向的有关规定, 交总承包单位汇总、整理。项目收尾验收时, 由总承包单位向项目主办单位移交完整、准确、系统的项目档案材料归档管理。

3.2项目管理档案的信息控制

3.2.1项目管理档案信息的前端控制。对于项目管理而言, 前端控制是指将档案管理的重点前移至项目的前期管理, 将文件控制的动态管理与档案的静态管理相结合, 提前介入项目管理的建档工作, 最大限度地加强了项目管理的文件的前端控制, 前端控制是满足档案优化管理功能.提高管理效率的需要。档案管理工作中工作量最繁重的任务是文件的收集、分类、整理以及信息的采集著录工作。在项目管理中实施档案文件前端控制, 可以有效地减少其中的重复劳动和疏漏环节, 从而达到信息资源的科学整合, 保证项目管理档案文件的齐全、完整、系统, 提高项目管理档案的整体质量。

3.2.2项目管理档案信息的全程管理。针对电子文件由于其易流失、易更改等特性, 实行从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理, 是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。对项目管理档案进行全程控制是一个全程管理的过程。全程控制包含了前端控制的内容.而且项目管理档案的全程控制还包括对具体的管理环节内容信息进行跟踪监控.这样才能保证项目管理档案各个阶段形成的电子文件信息的长期有效可读。

3.3档案队伍素质控制

3.3.1加强档案法宣传教育。应开展档案法宣传教育活动, 提高项目档案管理的全员意识, 使参与项目管理工作的管理者和专业技术人员意识到, 做好项目档案和项目管理工作同样是自己份内的职责范围, 提高他们参与档案管理的积极性和自觉性.共同参与档案收集, 从人力资源管理上保证项目档案资料收集的完整齐全。

3.3.2提升档案队伍素质。应加强档案管理人员的培训, 重视档案队伍的建设, 提高档案人员的业务水平及技术素质。同时要继续加强档案管理人员的业务培训教育, 档案管理人员不但要具备爱岗敬业精神、扎实的档案管理能力和业务水平, 还要不断充实丰富的科技文化知识, 才能与时惧进, 成为一名合格的档案管理者。

总之, 做好信息系统项目管理档案的收集管理, 是科技信息产业资源开发利用、服务社会的重要基础工作, 我们应当予以足够重视。

参考文献

[1]江鸥, 武志辉.企业信息化工程项目档案的收集与管理[J].北京档案, 2006 (9) , 35.

[2]李军.加强工程项目档案的前端控制[J].中国档案, 2008 (9) , 45-46.

8.如何做好房建工程的资料管理 篇八

建筑工程资料是单位工程施工全过程的原始过程反映资料，是工程合理使用、保证结构安全的重要依据。是工程使用过程中维修、扩建、改建或增层等重要的参考资料，更是工程决算、结账的重要根据之一。做好工程资料管理工作，对保证工程结构安全和使用功能，提高工程质量有着十分重要的意义。为工程顺利通过验收和创优创造良好的条件。本文就搞好工程资料管理谈一些体会。

1.工程资料及时收集与记录

工程资料是对施工项目质量情况的真实反映，因此要求各种资料必须按照施工的进度及时收集、整理。要指定专职的资料员负责管理工程质量资料，对工程资料进行逐项跟踪收集，并及时做好每个分部、分项、检验批质量评定等各种原始记录，使资料的整理与工程形象进度同步，做到内容连贯。资料的及时收集、整理才能保证各分部的顺利验收。现场的技术人员填写的资料要跟进当天施工项目的施工进度，不拖延，否则就会造成资料遗漏、不完整或与实际不对应。项目部资料员定期将各队的资料统一收集，如有漏项缺项的情况或者存在问题的，及时加以补充和纠正。

2.工程资料的真实性

必须坚决杜绝对各种原始记录采用“闭门造车”造假的做法，这样的资料，不仅不能反映工程的真实施工情况，而且会造成工程资料偏离施工事实。更不能为了取得较高的工程质量等级而提高资料内对工程质量的评价。各项方案按照现场实际情况来进行编制做到有“针对性”和“可行性”内容全面，条理分明。各类材料的出厂合格证、出厂检验报告、试验检验报告中的详细内容与现场实际相对应，做好每道施工工序的资料交接工作。资料的整理、收集过程必须是实事求是、客观准确的，保证工程资料的真实性。

3.工程资料的规范性

资料各分项及检验批的要划分准确，质量评定填写应该规范化，符合质量检验评定标准的要求。所用的表格应统一，文字说明要使用规范性用语，且不得出现涂改现象。各分部分项验收资料应字迹清楚，图样清楚，图表整洁，签字盖章手续完备。资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。图纸宜采用国家标准图幅。资料使用的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章的基本内容应填写完整，施工及监理单位相关人员签字齐全。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；竣工图统一折叠成Ａ４幅面，图标栏向上。确保资料的准确、规范、合理。

4.确保工程资料的完整性

施工资料应按照当地建设主管部门规定的建筑工程施工质量验收资料目录进行整理。不仅需提交的资料内容要填写完整，所涉及的数据要有据可循，现场原始资料也要完整。除了质量管理资料，在施工过程中的测量放线、材料进场检验报验、试块的温度累计、检查部门的整改及回复、质量缺陷处理等资料同样也很重要，虽然有些不需要作为竣工资料的一部分，但我们也要把这些相关的资料归类存放，使工程资料做到有据可查。

5.资料的整理与保管

现场的各类资料多为分散在各施工人员手中，资料员的主要任务就是资料收集回来进行统一的归类、整理。归类时资料要按单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。即基础、主体、装饰装修、给排水、电气、屋面作为独立分部各自作为一个组卷。近年增加的节能分部也独立作为一个单独组卷。专业承包工程形成的施工资料应由专业承包单位负责，并单独组卷；电梯按照不同型号每台电梯单独组卷；室外工程按照室外建筑环境、室外安装工程单独组卷。另外逐套验收作为独立的一项内容单独组卷。并对资料建立专门的台帐，台帐不仅能反应工程的施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还能方便查阅。建立电子台帐以提高资料查找的效率，台帐应明细到资料各卷内的目录和资料备考表。随着工程进度的发展整理好的资料就可以形成竣工资料，施工过程资料收集的工作也就基本完成了。

项目部应有专门的资料室对工程资料进行存放，由资料员或专职管理员进行管理，健全资料保管制度和借阅制度。资料室应远离潮湿、高温、粉尘的环境，防止资料在存放过程中损坏。

6.工程资料的移交及归档

资料收集按照合同及相关要求需要有足够的份数，能够满足工程验收后业主在备案、移交、归档时的要求，同时留存一套在公司以备存档。在工程验收备案完成后后应提交当地的城建档案管理机构对工程档案进行归档，并做好移交手续。工程归档的资料必须按照当地档案馆的范围要求，资料应为原件，内容完整、准确、系统。

7.资料管理的新技术、新要求

随着科学技术的不断提高，各种多媒体文件也成为了工程资料的一部分，如相片、录像、录音、光盘等以声像为主要反映方式的载体，也越来越多的出现在工程资料中。这类媒体资料主要记录各种施工过程、施工效果、质量监督检查、验收活动及事故分析处理等施工过程中发生的事件。多媒体资料应用到资料中可作为文字、图表类工程资料的补充，更完整真实的体现工程施工及管理的全过程。

现在对工程施工规范和创优要求的不断提高资料的收集、整理也必须不断跟进。随着工程建设体制变化、新材料、新工艺、新规范的层出不穷，资料的整理模式、内容也应随之做出相应调整，与时俱进紧跟规范及要求的更新步伐。

工程资料看似一项简单的工作，但如不认真、仔细、严谨的做好将会带来工程无没交付影响各分部验收及竣工验收等问题。要把工程技术资料纳入科学化、规范化的管理轨道上来，这样才能确保工程资料上一个新的台阶。