人事部职能职责内容

2024-09-26

人事部职能职责内容（共7篇）

1.人事部职能职责内容篇一

企业人事部职责内容

1、参与拟定人力资源部工作规划及重点工作计划，并根据人力资源部整体工作目标和计划，制定招聘、培训、季度、月度工作目标和计划，经批准后组织实施;

2、根据现有的编制及业务发展需求，协调、统计各部门的招聘需求，在团队招聘需求框架内高效及时的完成招聘需求;进行招聘渠道的维护，甄选及拓展;

3、根据公司情况制订各岗位的职位说明书;

4、负责薪酬统筹核算，各类薪资福利的核算发放;

5、负责监控管理绩效考核制度实施;

5、负责团队文化及员工关系维护，员工劳动关系的管理，并对产生的纠纷及其他相关问题进行妥善处理;

6、负责统筹监控人力资源各模块工作，定期进行人力资源数据分析，提交公司人力资源分析报告，负责协调本部门与其他部门间关系;

7、及时关注并处理企业发展过程中的人力资源问题，综合分析人力资源数据，为公司发展提供合理化依据。

企业人事部职责21、负责公司的人事管理工作;

2、负责拟定及执行公司有关人事、培训、薪酬、考核、等管理制度，工作流程及相关政策;

3、负责公司员工招聘工作，制定招聘计划，组织实施各项招聘活动;

4、负责公司文化宣传工作;

5、负责开展公司员工培训活动以及归档培训资料;

6、负责管理员工劳动关系以及处理公司劳资纠纷;

7、负责公司行政总务的工作;

8、完成总经理交办的其它工作任务。

企业人事部职责31、负责公司人力资源和行政管理工作。

2、负责人员招聘、入职、离职，劳动合同的签定，薪酬福利、考核、培训等人力资源工作;

3、建立和完善人事管理制度及企业文化建设，并监督运行;

5、负责公司后备人才队伍的建设，满足公司发展对用人的需求;

6、负责建立与完善公司内部良好的劳资关系;

7、负责办公室各项工作，包括上传下达、各项协调联络事宜、固定资产/易耗品采购管理，为公司其他部门提供必要的办公设施及后勤支持;

企业人事部职责41、根据公司发展战略和经营计划，组织制定公司人力资源战略发展的长期规划、中期规划和计划，并监督各项计划的实施;

2、组织开展招聘、培训、薪酬绩效、企业文化、行政和后勤管理及员工发展等日常人事行政工作;

3、统筹制定人力资源成本预算及审核控制各个阶段人力成本，并对层级、人员进行合理分配，对公司组织架构进行合理调整，优化组织;

4、组织、制定、落实公司各项制度及工作流程，并提出合理化建议;

5、制定有效的绩效考核方案，做好相关的战略规划建议和目标管理;

6、处理公司管理过程中的重大人力资源和行政类问题及有关劳动纠纷、争议，预防用工风险。

企业人事部职责51、参与拟定人力资源部工作规划及重点工作计划，并根据人力资源部整体工作目标和计划，制定招聘、培训、季度、月度工作目标和计划，经批准后组织实施;

3、根据公司情况制订各岗位的职位说明书;

4、负责薪酬统筹核算，各类薪资福利的核算发放;

5、负责监控管理绩效考核制度实施;

5、负责团队文化及员工关系维护，员工劳动关系的管理，并对产生的纠纷及其他相关问题进行妥善处理;

6、负责统筹监控人力资源各模块工作，定期进行人力资源数据分析，提交公司人力资源分析报告，负责协调本部门与其他部门间关系;

7、及时关注并处理企业发展过程中的人力资源问题，综合分析人力资源数据，为公司发展提供合理化依据。

企业人事部职责6

负责开展和落实公司党建工作、团青工作和工会事务工作;

负责开展和落实公司人力资源组织发展、招聘、人员任免与调配、人事信息管理、薪酬与福利、劳动关系、培训、绩效等工作;

组织拟定和完善公司人事、劳资、薪酬管理规章制度、部门职责、岗位职责;编制公司薪酬、绩效考核方案;

公司交办的其它工作。

企业人事部职责71、根据公司战略规划、发展计划及各部门需求，编制人力资源规划，包括但不限于招聘计划、培训计划、薪酬绩效规划等;、2、制定部门月度工作计划，协助并监督部门员工工作计划的完成;

3、组织部门周例会，安排落实部门相关事宜。

4、梳理、完善本部门各项工作流程;

5、绩效管理工作;

6、负责公司规章制度的编制、更新及修订，经审批后发布;

7、负责组织各部门岗位职责修订或更新;

8、负责公司整体培训工作的组织、协调、监督以及培训资料管理;

9、负责公司企业文化建设;

10、行政事务管理。

2.人事部职能职责内容篇二

一、增加个性化内容

传统的人事档案收集归档的范围一般包括:履历材料, 自传材料, 鉴定、考核、考察材料, 学历和评聘专业技术职务材料, 政治历史情况的审查材料, 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料, 奖励材料, 处分材料, 录用、任免、转业、工资以及其他可供组织上参考的材料。因此, 在人事档案中增加反映个性化内容的文档记录材料是十分必要的。目前已有多个省市开始行动, 将传统的业务考绩档案交由业务部门收集归档, 重点收集专门反映个人业务能力、技术水平等方面情况的材料, 使人事档案内容更详细、更具体。如上海人才服务中心顺应市场对人才的需求, 在我国率先成立了人才业绩档案部, 旨在系统收集海内外高层次人才信息, 对国内外企事业单位高级人才的业绩、技术等情况进行综合动态管理。增加个性化内容应根据不同对象而有所侧重, 对各级领导干部, 要及时将其工作情况、工作业绩以及在重大活动或重点工作中的表现情况和任务完成情况、群众认可情况、考核考察材料收入档案;对一般专业技术和管理人员, 要重点收集其学术和技术推广成果材料等;对社会流动人员, 要着重收集那些能据此判断个人素质优劣的材料, 如个人业绩、信用记录、素质能力、职业生涯、个性特点和社会责任等;对在校学生, 要突出学习能力和实践能力, 只看学习成绩难免会导致片面。

二、审核内容层次

目前的人事档案内容审核工作应严格按照分层次审核、分阶段推进的思路进行, 将人事档案的内容重点从政治、家庭和身份等方面转移到能力、业绩和技术水平上来, 把价值重要的材料突显出来。尤其要在“三龄一历”认定上把好“实”字关。对干部的“三龄一历”应严格政策, 统一标准, 客观公正, 实事求是。在认定干部出生年月和参加工作时间等方面, 要逐个分析, 逐个确认。对出生年月有涂改的, 用高倍放大镜等仪器进行识别, 识别出涂改前内容加以认定;难以识别的, 取得原始有效证据后再予以认定。对每个干部的“三龄一历”先后审核多遍, 既保证上级有关政策落到实处, 又使认定结果符合干部的真实情况。

三、收集补充新内容

3.人事部职能职责内容篇三

关键词新型城市化政府职能转变

进入21世纪以后，我国的城市化进程进入快速发展轨道，城市化进程不断加快。然而在传统城市化过程中，产生了很多城市化问题。这是中国经济不平衡、不协调、不可持续的重要根源之一。新型城市化须改变片面重视土地开发和房地产经济，更加强调“人的城市化”，新型城市化需要矫正现行城市化过程中的种种弊端，解决好现行城市化模式所产生的尖锐矛盾，真正实现社会的和谐发展。

一、新型城市化与转变政府职能的内在关系

（一）城市化发展与政府职能转型互为动力

在推进新型城市化过程中，城市化的发展与政府职能转型互为发展动力。新型城市化往往会改变传统的经济社会条件，给现有治理模式带来冲击与挑战，从而形成一种动力，倒逼政府职能转型与治理创新。同时政府有效参与和有限干预，建设服务型政府，政府的这些治理行为又为新型城市化推进提供动力和支持。

一方面，新型城市化的发展大大强化了政府在治理结构中的功能与作用，推动了政府职能的转变。新型城市化过程不仅是公共资源的合理配置的过程，也是产业现代化及城乡空间布局更合理的过程。政府必须根据新型城市化发展的具体需要，为产业发展承担相应的规划及其配套设施建设等职能，从而促进土地、资本、劳动力等资源优化配置，也为现代产业发展营造良好的发展环境。

另一方面，新型城市化是政府、企业、市场、社会等多种因素共同作用的结果。然而如果在市场和社会的作用不能完全发挥作用的情况下，地方政府的有效参与和有限干预又对健康有序的新型城市化具有重要作用。地方政府治理行为为新型城市化的推进提供了重要动力。在新型城市化发展过程中，虽政府职能由主导转为引导，但政府依然是新型城市化发展的重要支持力量。

（二）城市化发展与政府职能转型互为目标

在城市化浪潮冲击下，我国的经济社会发展进入矛盾的“多发期”，集中表现为产业、空间与人口等要素间的张力与矛盾。同时，只有产业、空间与人口等各要素相互联动与协调发展，才能实现新型城市化健康有序地发展。要实现上述城市化目标，离不开地方政府治理的现代转型。另一方面，经由城市化过程，地方政府不仅回归了政府公共服务与社会管理等本质职能，而且还实现了对传统治理方式的超越与创新，从而使政府治理变得更为现代化。

城市化目标的实现离不开地方政府治理的现代转型，或者说，城市化的过程本来就是地方政府治理现代化的过程。从发展趋势看，随着城市化的不断推进，地方政府职能将向公共服务转型，并以公共服务为主要手段，吸引更多人力资源，从而达到地方经济社会发展的目标。另一方面，地方政府更多地转向社会保护等公共服务领域，必然减少对经济领域的直接干预，从而不断规范与市场、社会的关系并实现治理网络的重构与创新。这种转型使地方政府回归到公共服务与社会治理这一政府职能本质层面上，从中超越以往的发展型政府角色，而这正是地方政府治理现代化的重要目标。可见，地方政府治理的现代化不仅决定了城市化目标的实现，而且地方政府治理变迁本身就从属于城市化进程。城市化的发展与地方政府治理转型互为目标。

二、新型城市化背景下政府职能转换的具体内容

面对这些城市化中出现的阻碍和问题，政府应该承担主要责任，这就要求各级政府在对城市进行经济管理和城市规划时应采取科学有效的措施，加快中国城市化进程。

（一）推进城市化发展模式由政府主导转向市场主导、政府引导

城市化过程中要求政府转变职能，以科学发展观统筹全局，城市化的进程管理在以市场为主导的前提下，城市化的质量管理和利民服务则需要以政府为主体，发挥政府的政策调节和公共服务职能。政府应转变行政主导的推进模式，既不可采取完全放任不管的市场调节模式，也不能完全依靠行政干预来操控城市发展，而是应在市场调节机制的基础上，合理发挥市场的主导作用和政府引导作用。

（二）强化政府服务功能，建立健全社保制度和失地农民就业服务体系

在城市化过程中，政府应建立健全公平的土地价格体系，按照地价理论和城镇土地等级，建立地价和城市经济发展水平、土地区位等相关联的征地几个体系，使征地价格的确定建立在科学理论基础之上，切实保护失地农民利益出发，征地补偿以土地市场价格核算为依据，实行公平公正补偿。同时做到失地农民的后续生活安置和保障。政府要积极探索多种形式，千方百计对失地农民进行就业安置。

（三）建立城市化安全预警系统，遏制城市化泡沫发生

城市化安全研究是当代中国城市化研究中的一个薄弱环节。随着中国城市化速度的加快与城市化进程中问题的不断显现，建立城市化安全发展预警系统也就显得十分必要。这样的预警系统，不仅仅是居安思危，同样可以为政府科学决策提供依据。

中国城市化的迅猛发展与政府的政策主导是密不可分的。适时适当的政府干预是必要和有效的，但这是建立在市场调节的基础之上，建立在遵循经济发展的客观规律之上。想要解决我国城市化进程中管理的问题，就应在提高全民素质的基础上，加大群众参与城市管理的力度，增强人们保护城市生态、环境、资源的意识。与此同时政府要完善公共政策的决策体系，推进公共政策制定与执行的科学化、法制化、民主化。群策群力，多措并举共同促进城市化的可持续推进与健康发展。

参考文献：

[1]李克强.协调推进城镇化是实现现代化的重大战略选择[J].行政管理改革，2012，（11）.

[2]走中国特色的城镇化道路——“‘十二五’规划与中国城镇化专题座谈会”发言摘要[N].学习时报，2010-11-01.

4.人事部职能职责内容篇四

企业人事档案管理工作, 存在管理意识薄弱、缺漏、失真、误鉴等方面的问题, 为了提高人事档案材料管理的水平, 需要对材料进行科学收集和鉴别, 使得材料真实反映每个人的德、能、勤、绩等情况, 为企业人力资源管理添砖加瓦, 关于人事档案材料收集与鉴别的重要性, 体现为以下几点:

1.1 人事档案管理工作的首要环节, 是档案资料的收集和鉴别。

人事档案并非凭空而生, 而是档案管理人员通过各种渠道, 将零散的材料逐项筛选, 最终汇集成较为完整的个人信息内容。人事档案的管理人员收集和鉴别材料, 需要将所有人员的信息材料统一收集起来, 然后组成案卷, 作为整个认识档案管理工作的基础材料保障, 贯穿于整个人事档案管理工作的始末。因此, 如果离开档案材料的收集和鉴别, 整个人事档案管理工作将搁浅。

1.2 人事档案的资料是企业全面了解和考察个人的重要依据,

因此需要全面、真实地反映出每位员工的历史工作成绩和现实的表现。为此, 要求人事档案材料的材料和鉴别工作必须及时, 以确保档案内容的完整。从人事档案整理的角度分析, 如果一份材料残缺不全、有头无尾, 那么将影响档案的查阅和利用, 会给公司的人事管理工作带来极大的难度, 甚至需要重新收集和鉴别材料, 增加了人事档案管理的成本。

1.3 为了适应社会发展的需求, 企业的人才竞争面临着机遇和挑战, 人事档案的管理工作, 其中不乏材料完整性和有效性的要求。

人事档案管理只有朝着全面和完整的方向发展, 才能够适应新时期人事档案工作的需求, 为企业人事工作提供依据。随着企业人才流动现象的加剧, 企业逐步实施了专业技术职务的聘任制度和人事代理制度, 使得档案材料出现了多元化和复杂化的特征, 因此对于人事档案材料的收集和鉴别工作, 提出了更高的要求, 旨在将企业员工各方面的新信息进行收集和鉴别, 提高人事档案管理的效率和管理的水平。

2 人事档案材料收集和鉴别的若干建议

2.1 人事档案材料的收集

人事档案材料的收集, 收集归档工作是人事档案各项业务工作的首要基础。应做到一是完整要将记载员工本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全, 二是真实是指档案材料由法定作者形成, 材料文字清楚、所指对象明确, 材料内容符合干部的客观实际。三是及时是指在各项工作过程中, 要有时间观念, 随时注意收集需要归档的材料, 做到随办、随收、随审、随归。四是规范是指要保证档案材料收集归档工作质量:关于人事档案材料的收集工作, 具体的措施包括:

2.1.1 人事档案材料收集范围的明确, 主要包括以下几种:

履历、自传、考察考核、审计、学历学位、培训、职称、政审、党团、表彰、处分、招工、任免、工资、体检等材料。

2.1.2 人事材料收集措施的强化, 健全工作机制, 促进日常收集归档工作的规范化。

(1) 建立档案材料收集归档工作网络。 (2) 建立单位内部档案材料移交机制。 (3) 建立健全材料形成部门送交档案材料的制度。 (4) 建立档案材料审核登记制度。 (5) 建立定期检查督促制度。

2.1.3 人事档案收集的方法, 分为三种:

第一是定时收集的方法, 严格按照人事档案管理制度的材料收集要求, 在固定的时间内, 走访各个部门或者要求各个部门提交应归档材料, 提高材料收集的集中性, 譬如公司一年一度的年终考核、奖励。职称等。第二是定向收集的方法, 由各个部门的主管人员, 对该部门形成的人事档案材料进行收集, 其实这种方法是定时收集的重要补充, 可以减少人事档案管理部门的工作量, 提高其工作的效率。第三是追踪收集的方法, 档案管理人员在整理档案的过程中, 如果发现档案的材料不齐全, 根据现有的档案材料, 对缺少的材料进行跟踪查询。笔者认为, 档案的收集工作环环相扣, 具体的收集方法选择, 需要结合企业档案实际管理需求, 方可确保收集材料的完整性和准确性。

2.2 人事档案材料的鉴别

人事档案材料鉴别的目的是确保档案质量, 要求档案管理人员按照实事求是的原则, 对每一份人事档案材料进行仔细鉴别, 防止不真实和不符合要求的材料夹杂在档案里面, 从而造成人事管理部门选才和用人的失误。关于人事档案材料的鉴别方法, 主要如下:

2.2.1 人事档案材料的鉴别, 需要以《干部档案工作条例》、《干

部人事档案材料收集归档规定》为依据, 以此作为鉴别工作的标准和原则。人事档案的鉴别是一项政策性、政治性特别强的工作, 我们在鉴别的过程中, 一定要有理有据, 因为每份材料都关系到该材料所指人员的"前途", 务必慎之又慎, 根据材料的内容、用途、价值等, 确定该材料是否可以归入档案。

2.2.2 人事档案材料鉴别的内容, 主要包括以下几个方面:

材料类别的判断, 如果不属于人事档案范畴, 则不予收集;确定所收集的材料是否属于该人的档案资料, 档案管理人员需要结合材料所指对象出生年月、性别、籍贯、民族、职务等, 对对象的身份进行判断, 确定这些材料是否属于这个人的档案资料;审查收集的材料是否重复;检查材料是否完整, 确保每份资料都完整成套;识别材料的真伪, 严厉查处那些提交假学历、假学位的行为, 以免降低档案材料的质量, 影响公司人事工作的正常开展;归入档案的材料, 要严格登记、审查和批准, 在确定材料真实性之后, 加盖印章确认, 对于不完备的材料手续, 要根据规定补交齐全之后, 才能够归入档案;甄别保存档案材料的价值, 对于那些不能够起到实际作用的档案材料, 不需要存入档案。

2.2.3 人事档案材料鉴别的方法。

首先, 人事档案都有具体的个人身份信息, 确定材料是否需要归入档案, 需要对材料所指的个人信息与档案的个人信息进行对照, 尤其是那些有曾用名或者同类姓名的材料。其次, 档案信息的真实性与否, 要进行判断, 针对分散的材料, 要逐项筛选, 不能够入档模棱两可的材料, 譬如词义含混、内容不实、观点不明确的材料, 如果发现这种材料, 要及时退回重新整理。最后是检查材料的完整程度, 不得出现时间不详细、没有签证、缺页重页的材料等。

3 结束语

综上所述, 企业人事档案管理工作, 存在管理意识薄弱、缺漏、失真、误鉴等方面的问题, 为了提高人事档案材料管理的水平, 需要对材料进行科学收集和鉴别, 做好人事档案的管理, 必须确保档案资料的完整性和真实性, 而人事档案材料的收集和鉴别是基础的工作, 因此需要提高档案材料收集和鉴别的及时性、准确性和完整性, 一方面要收集人事档案材料, 将各种分散于企业各个部门的个人材料文件集中起来, 另一方面鉴别人事档案材料, 防止不真实和不符合要求的材料夹杂在档案里面, 从而造成人事管理部门选才和用人的失误。

参考文献

[1]赵莉萍.浅谈人事档案工作中需要注意的若干问题[J].浙江人事, 2008年11期:25.[1]赵莉萍.浅谈人事档案工作中需要注意的若干问题[J].浙江人事, 2008年11期:25.

[2]邓美妍.浅谈如何确保人事档案的真实性[J].甘肃科技, 2012年01期:99-100.[2]邓美妍.浅谈如何确保人事档案的真实性[J].甘肃科技, 2012年01期:99-100.

[3]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务, 2011年10期:66.[3]王新亚.解析当前人事档案管理存在的问题[J].办公室业务, 2011年10期:66.

5.人事职责及工作内容(人事专员) 篇五

人事职责及工作内容（人事专员）

一般搜罗固定资产打点、文件打点、档案打点、等，更主要的是秘书类的行政工作，级别较高，要求能力较强，需要写作、驾驶、对烟酒茶、吃喝等斗劲熟悉，做好率领交办的各类工作，做到不多事、不少事、不误事。办公室的工作很难保证朝九晚五，因为在率领身边，不时可能有率领交处工作。但双休应该根基可以保障。

新员工入职流程共分为四年夜轨范：

一、入职筹备：

1、人力中心向及格者发送《录用通知书》

2、用人部门助理负责依据《新员工入职通知单》内容落实各项工作：--用人部门负责放置办公位，申领电脑、电话；--行政办负责发放办公用品；--信息组负责开通邮箱、帐号、调试电脑设备等。

二、入职报到：

1、人力中心向新员工发放《新员工报到工作单》，并按要求打点入职手续：--员工填写《员工挂号表》，并交验各类证件：一寸免冠照片3张；身份证原件或户口复印件；学历、学位证实原件；资历或资格证件原件；与原单元解除或终止劳动合同的证实；体检及格证实--与员工签定劳动合同、保密和谈、职位仿单--成立员工档案、考勤卡、--介绍公司情形，引领新员工参不美观公司、介绍同事--将新员工移交给用人部门；--OA网上发布加盟信息更新员工通信录

2、用人部门负责的工作--负责安设座位，介绍并辅佐熟悉工作情形；--拟定专人作为新员工教育员，介绍岗位职责和工作流程。

三、入职培训和试用期查核：

1、岗前培训

2、岗前培训和试用期查核

四、入职工作封锁新员工按照《新员工报到工作单》要求，待各项工作落实后，于试用期竣事时，将此表签字后，归档人力中心。人事专员工作职责

1、工作对人力资本部部长负责。

2、负责完成公司人事工作使命,并提出改良定见。

3、负责员工人事档案打点,并按地址分厂、部门分类存放。

4、协助员工招聘的面试,负责报到及解职手续的打点,接待引领新进员工。

5、负责新进员工试用期的跟踪查核,晋升提薪及转正合同的签定并形成响应档案资料。

6、负责员工查询拜会见卷的发放和收集,剖析汇总查询拜访功效,形成结论上报。

7、负责统计汇总,上报员工考勤月报表,措置考勤异常情形。

8、负责员工绩效查核资料的按期统计汇总,上报,并对绩效查核的体例体例提出定见和建议。

9、负责员工薪酬发放的异常措置和薪酬政策的跟踪查询拜访,供给响应的报表和资料。

10、负责员工手艺培训方案,手艺测评的督导与跟进。

11、负责公司人事文件的呈转及发放。

12、负责起草,诠释公司的福利保险轨制,组织打点入保手续,联络退保,理赔事务。

13、协助部长措置人事方面的其他工作。人事专员首要职责

1、执行并完美公司的人事轨制与打算，培训与成长，绩效评估，员工社会保障福利等方面的打点工作；

2、组织并协助各部门进行招聘、培训和绩效查核等工作；

3、执行并完美员工入职、转正、异动、去职等相关政策及流程；

4、员工人事信息打点与员工档案的维护，核算员工的薪酬福利等事宜；

6.人事部职能职责内容篇六

一、唐朝宫廷人事管理机构之甲库

1.甲库的概念。甲库是我国唐代专门用来管理甲历的档案库。在唐朝时期,中书省、门下省、尚书省等中央三省每年都会选举官员,而这些官员的履历、出身、籍贯以及任命、辞职等都会保存在档案之中,该类档案被称为“甲历”“、官甲”等。

早在唐太宗时期,唐初的甲库就已经正式开始出现。“永徽五年十二月四日夜,司勋大火,甲历并烬矣。”根据《唐会要》的记载,我们可以确定甲历最早产生于唐太宗时期。作为一位我国历史上著名的封建统治者和政治家,李世民十分重视官员档案管理。之所以如此重视官员档案管理与李世民知人善用、注重人才有直接的关系。

在实际的政治活动和官员任免的过程中,甲库资料是一种十分重要的凭据和参考。之后的五代、宋代都设有甲库,甲库对唐代吏治管理产生了十分重要的影响。而到了宋高宗时期,甲库已经成为了专属向皇帝供应各类杂物的管库,其性质已经发生了根本的改变。另外,由于中唐之后贪腐成风、吏治混乱,甲历经常被随意改写或毁坏,甲库在官员任免、升迁等方面的作用也日渐降低。

2.甲库的职能。唐代选拔官员等活动是具有经常性的活动,因此每个被选拔官员的甲历(档案)就需要被调出和查看。因此,一个官员的档案是否完整直接影响到选拔成绩,甚至影响整个唐王朝吏治管理的工作效率。因而,甲库的管理人员需要对甲库经常性地进行查询、检点和整理。同时,甲库的工作人员还需要对年代比较久远、文字存在缺失的甲历进行修改和补休。一旦这些甲历被损坏或随意涂抹,则甲库的工作人员会受到相应的处罚。

到了唐宪宗时期,甲库对官员甲历的考核已变得十分精确,这有助于保证甲历质量。甲库官员在整理甲历的过程中需要经过多个部门的核对:首先,甲库官员应先将甲历交由门下省,门下省的中书吏部格式郎中、舍人、事中等人,由此四方共同审核官员的甲历。如果四方共同审查且无异议之后,被审查官员才能获得选官资格。

甲库主要分为中央三库、兵部甲库、刑部甲库、内库以及司封甲历库等。其中,三库分别指的是中书省、门下省、尚书省等的甲库。负责文书档案生成的部门为中书省,重在收集各类档案、文书等的原案。而门下省则负责对中书省所发档案和档案的审核。作为执行部门的尚书省则主要用来负责收藏甲历库的档案,并对门下省和中书省的文书进行检验和勘察。

兵部甲历库负责兵部的档案管理部门。“兵部尚书、侍郎之职,掌天下军卫、武官选授之政令”。但是由于兵部是唐代主管官员选拔的部门,尤其是用来负责兵部武将的选拔,因此兵部的甲历库实际上是综合性的档案管理部门。根据《新唐书》的记载,唐太宗时期的兵部甲历库官员就多达十余位。

刑部甲历库与兵部甲历库一样,也属于综合性的档案管理部门。刑部甲历库不仅要负责司法类、政务类的档案,同时还要负责人事档案的管理。由于唐代拥有一定司法特权的执事官员拥有一定的特权,因此刑部就需要对该类人员档案中的任职资格等进行更为严格地审查。刑部的人事档案审查要比中书省、门下省的利用率要高出很多。例如,元贞八年就有“比来甲敕,袛下刑部,不纳门下省甲库……”等就对其进行了详尽记载。

内库实行的是双轨制。被称之为“禁中甲历库”的内库主要是由翰林学士和中书舍人一起编写的。以个人或国家的名义撰写文书档案被称之为“内制”,宰相通过政府名义撰写的档案或文书被称为“外制”。由此可见,人事、政务、应用文辞成为了内库文档管理最为主要的内容。

二、唐朝宫廷人事管理机构之南曹

1.南曹的概念。最早设置于总章二年的南曹是唐朝进行官员考试、筛选的重要管理部门,其主要负责考试资格的审查,并对尚书省的人事档案进行管理。由于唐朝政府十分重视官员考核,因此南曹的作用和功能也与日增强,地位也变得日渐重要。

南曹的发展过程主要分为两个阶段。在开元12年之前南曹属于吏部的附属机构,其主要职位是由吏部的外郎进行担任,并主管南曹的工作。“玄宗即位,励精为治,……而兵、吏部各以员外郎一人判南曹,由是铨司之任轻矣。”在开元十二年之后,南曹并不再简单隶属于吏部,而是直属尚书省新增的官署。南曹这一职务则由吏部和兵部的外郎共同担任的。由此可见,自开元22年,南曹开始负责所有的甲历文书管理,并对文武官员的任免产生直接的影响。

判南曹官是南曹的主判官,通常是由吏部外郎和兵部员外郎共同担任的,而在特殊的历史时期,判南曹官也会由尚书省诸司员外郎来担任。根据相关资料显示,唐代共有十六位判南曹官,其中有一半是吏部员外郎,其次则是三位兵部员外郎,另有刑部员外郎、司勋员外郎、比部员外郎、库部员外郎各一名。另外,南曹还有区别于甲库的工作程序。在唐代,南曹由兵部和吏部形成独立的选厅,并在此基础上进行官员的甄选。在甄选官员的过程中,他们会对候选的官员进行严格的工作审查。其审查程序只有“转厅”和“不转厅”两部分。所谓“转厅”,主要指的是南曹长官分别去三部门审查候选人的人事档案;所谓的“不转厅”指的是三铨的候选人都来南曹进行材料审查。

作为唐代重要的人事档案管理机构,南曹调度档案具有严密的程序和极强的保密性,除了皇帝,任何人不得随意调取资料。唐德宗时期的主南曹判、吏部员外郎杨于陵因坚守保密原则不予宰相审阅,从而得罪宰相、被发配边疆。之后,随着南曹的建立和发展,其在唐代档案管理中的功能也得到了有效地强化,其地位也与日俱增。

2.南曹的主要职能。“每岁选人有解状、簿书、资历、考课,必由之核其实,乃上三铨,其三铨进甲则署焉……”在《新唐书》、《大唐六典》等典籍中有关于判南曹官及其普通职员具体职责的记载,其中主要是对候选人的状况进行审查和负责整理选人结款通保的文书。

首先,南曹要对候选人的状况进行审查,审查对象主要是“解状”和“簿书”。“解状”主要指的是“家状”,即家庭状况,其中包括候选人的姓名、年龄、籍贯、出身、家庭成员、社会关系,甚至还有本人的外貌、形态特征等内容。在相关的历史文献中,就有对唐代候选人“中形,黄白色,少有髭”的体貌特征记录。所谓“簿书”,指的是候选人历年的考核政绩等内容。其中既包括行为的优劣,还包括了过失的处罚记录和功绩的奖励记录等等。所谓“结款通保的文书”指的是唐代保荐候选人的文书内容。南曹需要对候选人“五五联保”的结款通保文书政策进行有效地审查。所谓“五五联保”主要指的是一组五人,五人之间互相为保,以此确保提交的审查档案的真实有效。互相担保的候选人们需要将参保人的姓名准确记录在档案之中,一旦被担保人中出现了犯罪行为或虚假信息等,那么其他担保人也需要承担相应的责任。“五五联保”还包括候选人需要寻求京城五位官员的担保,另外需要一名以熟人关系进行担保的京官等。这样“五五联保”的模式将在很大程度上确保担保的真实有效。“任官有犯,坐举主”。一旦被担保人出现了问题,那么对其进行担保的京官也需要有连带责任。唐朝初期,唐代的考试资格都是由南曹审查后再由铨司负责考试和颁布、拟发的官职。而随着南曹的不断壮大和发展,铨司考试开始逐步被南曹资格审查所代替。

其次,管理“告身”等人事档案是南曹档案管理的重要内容。“各给以符,而印其上,谓之告身。”(杜佑《通典》)所谓“告身”,主要指的是用来颁布官职委任的文书,也被称之为“官告”、“官诰”等。在唐代,三铨注拟的官员、有出身的候选人凡是要上任都需要凭借“告身”。通过唐文宗时的文件记载,南曹管理告身实际上是有据可查的。“南曹令史卖官案”是公元828年南曹令史李賨伪造高深身份、出卖官位的案件。通过这一案件,我们可以看出判南曹官实际上掌握着掌管“告身”的特权。