oa任务管理

oa任务管理（精选7篇）

1.oa任务管理 篇一

OA知识普及之OA相关模块——OA中的财务管理

1.OA中财务管理的定义

财务是一个组织在运作过程中物质、服务运动（流入和流出）所对应的资金运动及资金运动过程中所体现的经济关系，主要是财产和债务，即资产和负债。

财务管理（Financial Management）是在组织一定的整体目标下，关于资产的购置（投资），资本的融通（筹资）和经营中现金流量（营运资金：报销、借款、合同执行、订单执行），以及利润分配的管理。

财务管理是组织管理的一个组成部分，它是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织企业财务活动、处理财务关系的一项经济管理工作。

传统的财务管理系统注重结果管理和分析：会计科目、会计凭证、会计做账、会计核算等管理，更多的是结果管理；

而OA中的财务管理注重过程管理：通过预算设置、借款流程、报销流程、合同管理流程、费用支付流程（请款流程）来控制费用发生，按照一个组织的经营目标来控制费用发生过程。

OA中的财务管理实际上就是费控系统（预算编制、预算执行、合同签订和履行管理、费用控制、费用分析报表）。

2.OA中财务管理的关键点

1）OA中的财务管理需要关注过程管理、企业经营性费用发生及控制的需求实现

2）OA中的财务管理不管是预算和费控都需要体现：时间区间、几级科目、控制对象、差异分析、动态调整

3）OA中的财务管理需要对费用科目规划好：几级科目、科目的标准；可同步财务软件的科目

4）OA中的财务管理的预算编制可以分为多种模式：从下而上的汇编、从上而下的分发、或者直接把编制好的预算表直接导入系统

5）OA中的财务管理可以作为企业运营费用管理，不能做成本管理

6）OA中的财务管理对费用发生过程的管理需要与设置好的预算进行关联，知道预算执行情况和费用发生的合理性，本质上：预算是一个标杆，每一项费用发生与已经有的标杆进行对照、并反馈与标杆的偏差度

7）OA中的财务管理科目更像一个容器，数据和状态由工作流来传输并通过预算标准来控制

3.OA中财务管理的难点

1）费用管理细化到什么级别（分部、部门、岗位、人员、客户、项目、几级科目）2）现实中的费用预算更多的是根据营业收入会发生动态变化：比如很多公司采用费用包干制，也就是能够花多少钱是根据他这一个时段内收入多少来决定

3）适应不同的预算体系：收入决定费用的体系、标准费用额度的预算体系、静态预算体系（每一个月都是固定的值）、动态预算体系（全年预算是固定，但一个期限内的可发生额完全是由上一个期限的发生额来决定）

4）与财务、ERP做集成和数据同步，而且能够调取有些财务系统的预算数据来控制

4.OA中财务管理的发展

财务管理是组织管理中毋庸置疑的核心，而OA中的财务管理最初是帮助组织进行费用管控，即做到事前控制，对每笔费用的合理性进行评估后执行。我们认为，按照财务管理的价值发挥深度可以有以下几种可能：

第一阶段：实现费用管理。OA中的财务管理成为一个组织真正的费控中心；监管每一笔费用发生的合理性和合规性，帮助企业对费用发生过程进行有效控制

第二阶段：实现集团财务共享中心。对很多集团公司来讲他们不一定是每一个分子公司都设置财务人员，这时候就是提出“财务共享中心”（Finance Shared Service Center），将一个集团在不同区域的分子公司（经济实体）的会计业务拿到一个SSC（共享服务中心）来控制、记帐和报告，这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一，而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计，节省了系统和人工成本。

财务共享中心主要涉及到五个关键点：事前申请、预算管控、财务系统对接、影印系统对接、银企直联

第三阶段：助力阿米巴经营模式的落地。阿米巴经营模式目前开始流行，阿米巴的核心理念就是在一个相互信任的组织内充分发挥出每一成员的积极主动性创新能力，让每一个人都是一个经营体，也就是人人都是经营者（阿米巴的经营形式有很多种，比如：SBU、利润中心、成本中心、联盟经营体、独立核算体、承包经营制、岗位的绩效考核体系，做到极致的情况就是每一个人都是一个可以独立核算的经营体）！

这样模式的落地必须要求这个企业要做到三点：

1、组织内各个经营体的职责权利必须明确；

2、组织内各种流程必须清晰明确；

3、组织内各种经营数据的呈报能够及时、透明、准确。

完全要做到这三点必须要有一套软件支撑系统，人工一定不能长期及时有效完成各种经营体的独立核算。

总之，OA中的财务管理对于企业的价值在于可以实时展现每一个人、每一个经营体的收入和支出，真实实时反映每一个人、每一个部门、每一个机构、每一个客户、每一个项目的经营效益！在这个基础上，帮助企业落地不同的财务管理体系，辅助经营模式的落地！

5.财务管理可能存在的陷阱/误区

费控可以减少成本？有可能发生这种场景：在年底编制预算的时候，每一个人、每一个部门、每一个机构极力争取预算额度；可能1万能够办好的事情，搞成10万的预算，到了年底尽快把预算全部用好，但是不是有效利用这些预算没有人关注，因为系统是不可能知道这个钱花得是否有效，系统能够做到的就是和年初设定的预算来对比是否在控制内；这个时候预算费控系统反而成为了大手大脚花钱的保护伞！每一个企业都应该有预算控制体系？实际上不应该是这样！快速发展的企业对费用管控的关注点应该在费用发生的合理性和有效性！因为，快速发展的企业，很难有一套体系能够适应它的变化，如果有了体系可能也就是限制了它的发展。

预算体系最好是能够从下而上的汇编？做到这样的程度企业可能要花费大量的精力，还不如通过线下的各种会议把各种预算确定下来（因为预算编制本质上就是一个讨价还价的过程），然后再导入系统来得更加高效！

预算要做到精准化控制？事实上对很多的企业而言，预算管理不能太死，因为目前国内的很多经营环境是变化多端的，如果把预算卡死，可能也就是把业务卡死了；所以，对于目前国内大多数企业，能够做到预算控制预警，并能够实时调整预算，将更加实际有效！

预算费用核算的级别越细越好？实际上对很多企业的费用控制只要做到部门这一级和机构一级就可以，到每一个人反而让部门和分支机构失去业务发展调配资源的能力。

为了费控管理而管理？很多企业领导者或者部门经理经常会陷入一个管理误区就是如何把管理做到极致，这是错误的。

问题的思考出发点不应该是如何做好管理，而是如何服务好业务发展。

费控管理系统也是一样，费控的目的是服务和支撑业务更好的发展，而不是花费太多的精力来做所谓的每一分钱的监控和管理；任何管理模式一定要对应到企业的实际情况和经营环境，一个连基本的报销制度都没有执行好的组织，做费控是不可能的。

一个快速成长型的企业更加要鼓励经营体的独立性（也就是独立核算和费用包干制更加有效）；

一个业务集成性很强（也就是业务无法完全独立切割：例如软件公司）的企业就不合适每一个人、每一个岗位、每一个部门都搞细化的阿米巴经营，这样反而造成经营沟通协调成本急剧增加，而且可能造成一种结果是每一个人只关注自己收入和支出，而不知道帮助上游和下游有效开展工作，这也就是阿米巴死结和绩效陷阱！

以上就是泛微十六年的OA实践得出的关于财务管理的经验总结，在下一篇文章中小e会接着给您介绍OA办公系统中的项目管理模块，敬请期待！

2.oa任务管理 篇二

1.1 电子文件的特点

早期受到技术水平及办公设备的限制, 我国采用的文件均是手工制作的纸张文件。传统文件在使用过程中容易受损且保存时间较短, 影响了最终的文件使用效率。此外, 很多手工制作的文件不易保存修改, 降低了文件内容信息的实用性, 不利于其自身使用价值的发挥。在计算机技术的推动下, 我国事业单位的规划管理开始偏向于电子文件管理。经过最近几年的推广运用, 事业单位开始意识到电子文件的便捷性、安全性、可靠性, 文档管理人员只需在电脑上操作则可自动生成表格。然而, 在事业单位规划管理升级的过程中, 电子文件也逐渐暴露了其不足的特点。电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别;可以在不同的载体上进行转换并可同时存在;很容易被修改而不留下痕迹;可以不受时空限制实现信息共享;能使用文字、影像等多种信息方式;由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期的保存。

1.2 归档的原则

就事业单位日常管理来说, 其往往要面对不同形式的文档资料, 每种文件涉及到的内容也是各不一样的, 如:工程文件、财务文件等等, 若不及时分类处理则会给事业单位的文件管理带来很大的困难。因而, 对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同, 但二者都是文件, 因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围, 并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则, 以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下, 归档需要坚持的具体原则主要有:将电子文件归档提前介入到系统中, 实现前段控制;在电子文件的归档时保证文件信息保持不变, 保证文件信息的真实性;归档时保证电子文件没有缺损, 其相关文件也保证齐全;在归档后, 要保证电子文件借助必要的工具能够可读。

2 OA电子文件归档管理的现状

自新型的文件形式推广运用后, 事业单位对OA电子文件的运用更为普及, 也给事业单位内部日常管理工作创造了有利的条件。而为了让OA电子文件发挥更好的作用, 规划管理人员必须要深入分析这种电子文件使用存在的问题, 及时改进调整后让电子文档发挥出更大的功能作用。虽然各事业单位的办公自动化水平不断提高, 但在电子文件的归档管理方面还普遍存在着一些不足。目前我国OA电子文件归档管理工作存在的问题主要有以下几点:

(1) 缺乏对归档工作的认识。

虽然OA系统在各单位得到了普及应用, 但是很多单位缺乏对归档管理工作的认识。电子文件的制作直到归档的各个环节管理都比较混乱, 有的是职责没有明确, 个别档案人员认为归档工作应该是信息部门负责, 因而不愿接受文秘人员递交的电子文件;有的是工作人员缺乏重视, 觉得没必要归档, 或是没必要重视归档管理, 使得电子文件归档工作不规范, 导致文件丢失、损坏等现象时有发生。

(2) 档案管理和OA系统不兼容。

OA系统仅仅是计算机软件上的配置构成, 其必须要符合计算机硬件设备的要求才能发挥操作性能。档案管理和OA系统的不兼容表现在两个方面, 首先, 硬件设备上, 事业单位采用的计算机及其外围设备难以满足OA系统运行的要求, 如:信息处理速度、主机运行速率等, 这些都阻碍了OA系统的正常运行;其次, 软件设备上, 还有很多单位的档案管理系统不能够与OA系统兼容, 而且二者分属不同的部门正常归档工作复杂化, 而各类软件安装使用不到位也阻碍了系统功能的发挥。

(3) 缺乏健全的归档管理制度。

良好的管理制度是事业单位日常经营有序进行的保证, 也是事业单位扩大经营规模的基本条件。对于OA系统及其相关文件的运用, 事业单位要采取综合性的归档管理制度, 引导内部职员开展归档管理工作。虽然国家已经颁布了相关的制度规范, 但很多单位还是没有建立规范、完善的管理制度, 也没有先进的管理方法, 使得归档管理工作比较混乱。难以控制的混乱局面使得档案管理效率降低, 这导致归档信息的完整性、准确性难以得到有效的保障, 而且影响了电子文件的使用。

(4) 缺乏档案工作的专业人才。

人才是事业单位长期发展的推动力, 也是一项新经营模式顺利运行的后备力量。由于OA系统是事业单位档案管理的新模式, 原先的管理人员很难适应这种新管理方式的工作要求。这就要求事业单位及时引进高素质的档案管理人才, 档案人员要具备档案知识、OA系统以及网络相关的知识和技术。而从事业单位当前的经营状况看, 事业单位在人才引进工作上还存在不足, 有很多档案工作人员都缺乏相关的知识和技术, 而我国不少高校的相关专业还缺乏实践性的业务培训, 使得相关人员的实际工作能力不足。

(5) 归档信息的安全问题。

信息安全是归档管理中必须要考虑的问题, 这是由于计算机网络自身存在的漏洞容易造成信息资料受损、丢失、被盗, 若信息安全保证不了将给事业单位造成巨大的经济损失。经营者过于考虑经营成本, 在归档信息建设上的投资较少, 不利于归档信息的安全运行。随着网络开放性的不断增强, 归档信息也更容易受到攻击和破坏;信息系统容易受到某个硬件或软件的问题而导致归档信息的丢失或是损坏;由于电子文件自身的特性, 出现人为疏忽或是被恶意的修改、窃取也难以察觉和及时修正。

3 加强OA电子文件归档管理的措施

鉴于OA系统下电子文件的诸多性能优势, 事业单位必须要长期坚持使用OA电子文件, 不断提升内部办公管理的效率。因而, 针对电子文件管理存在的诸多问题, 搞好电子文件的归档管理工作成为了事业单位经营的一个重点。加强OA文件管理, 不仅需要单位领导到基层工作人员的重视, 还要做好档案工作人员队伍建设、档案安全管理等等工作。结合自身的工作经营, 笔者认为归档管理要做好以下几点:

(1) 加强对归档工作的重视。

电子文件作为新生事物, 不仅有着便捷等种种优势, 也由于其易修改、易丢失等特点需要工作人员特别的加以重视。首先, 各单位的相关领导要充分认识到归档工作的重要性, 只有妥善的做好电子文件归档管理工作才能保证电子文件的完整、准确、安全, 才能及时、便捷的为单位的日常工作提供信息的支持;其次, 各单位的档案工作人员要认识到自身工作的重要性, 做好档案工作不仅是档案人员的责任, 更是为单位做贡献的基本方式, 是体现自身价值的根本途径。只有单位的领导和相关工作人员真正认识到归档工作的重要性, 才能在日常工作中有效的开展归档管理工作。

(2) 解决管理系统的兼容问题。

OA系统的兼容性问题是需要处理的重点, 这关系着电子文件的使用效率。事业单位在引进计算机设备或管理系统之后, 要正确处理好OA管理系统与计算机网之间的兼容性问题, 避免文件使用冲突引起文件受损。由于有些单位的两个系统软件不兼容, 给电子文件归档工作带来了很多麻烦。这需要各单位根据自身情况, 积极寻找二者的结合点, 并使用统一、规范的系统软件, 通过相关部门的配合来实现二者的紧密连接, 以提高归档管理工作的水平。

(3) 完善现有的归档管理制度。

各单位需要根据国家的相关规定, 并结合自身的情况完善归档管理制度, 进一步明确相关标准。要根据电子文件不同于纸质文件的特性来制定科学、可行的管理标准, 包括登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全等等标准, 标准的制定可以参考传统的管理标准, 更要注意标准的前瞻性。另外, 标准的制定需要单位内的档案部门和技术部门、使用部门等进行协商, 以保证标准能够满足电子文件的制作、使用、归档管理、技术支持等方面都能够满足实际需要。

(4) 加强归档工作队伍的建设。

首先, 因为档案人员要更为熟悉档案工作, 所以要建立以档案人员为主的归档工作队伍, 并吸收一些责任心强、素质好并热心档案工作的计算机、信息管理等方面人才, 以保证归档工作的顺利进行;其次, 要提高档案人员的素质, 档案人员要在重视自身工作的基础上, 积极学习电子文件归档管理的相关知识和技能, 主动的去学习新的经验和工作方法, 档案部门要根据实际情况积极开展培训工作, 鼓励档案人员不断提高专业能力, 帮助其尽快的熟悉、掌握OA系统, 以切实做好归档工作。

(5) 保证电子档案的安全。

首先, 要做好日常归档管理工作, 遵循按时归档、归档文件核对鉴定等原则, 积极采取有效的归档管理措施, 防止出现电子文件错乱或人为删改等现象;其次, 要设专人负责档案系统的实体安全, 每天对库房温湿度等环境因素进行调控, 保证系统设备的运行安全;再次, 要保证系统软件的安全, 通过登录权限等对人员操作进行限制, 在计算机上安装防火墙和杀毒软件, 并及时更新, 不使用外来的光盘等存储介质, 以保证系统的安全运行;最后, 要做好档案的备份工作, 通过数据库备份, 并重视电子文件载体的质量以提高文件存储的寿命等方式来保证文件的存储安全。

4 文件信息保护的安全技术

(1) 数据库技术。

数据库技术的运用是为了提前防范事业单位网络信息出现异常, 如:被盗、丢失等, 通过数据备份的方式将原资料保存下来, 以保证信息处于安全状况。事业单位可以积极创建数据备份中心, 选择优越的数据恢复技术, 遇到信息数据受损时可提前进行修复补充。

(2) 病毒防护技术。

病毒是目前破坏事业单位网络信息系统的最大病害, 对于病毒问题的处理, 事业单位要通过各种杀毒、防毒的方式加以处理, 为信息系统营造稳定的运行环境。如:每台PC机上安装防病毒软件客户端, 在服务器上安装基于服务器的防病毒软件。

(3) 虚拟网技术。

对于网络管理者来说, 其掌握熟练的VLAN技术可为网络运行营造稳定的环境, 避免受到外界因素的干扰。如:虚拟局域网技术下的广播和单播流量都不会转发到其他VLAN中, 对于事业单位本身发挥着控制流量及广播风暴的效果, 在方便信息系统管理的同时也维护了安全。

(4) 防火墙技术。

这种技术能将信任网络、非信任网络相互隔离开来, 从而创建一个综合性的安全检查点, 对一些异常信息流通进行过滤控制。如:防火墙中的强制实糟能进行安全检查, 避免事业单位信息遭到非法存取或攻击, 维持了各项数据信息的安全运行。

(5) 安全审核技术。

对于系统上流通的数据信息进行审核, 及时拦截存在异常的数据信息, 避免这类信息给网络系统造成干扰。如:审核技术中对网络设备日志、操作系统运行日志、数据库访问日志等综合处理, 及时发现异常问题且自动处理。

5 总结

综上所言, 计算机网络技术的不断发展促进了电子文件的广泛运行, 随着OA系统的不断发展, 电子文件的归档管理工作也将越来越重要。事业单位只有切实加强电子文件归档管理工作, 并保持纸质文件的同步归档, 才能与时俱进, 提高单位的管理水平。

参考文献

3.oa任务管理 篇三

关键词：档案管理 OA系统 联系

0 引言

现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。

1 档案管理系统和OA系统联系

企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。

现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。

因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。

2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法

2.1 保持二者登陆账号一致

现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。

2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档

就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。

2.3 把握好物理归档的时间

通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。

所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。

2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理

企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。

3 结束语

现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。

参考文献：

[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.

[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

[4]谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006，10（12）：51.

4.OA应用管理办法 篇四

第一章 总

则

第一条

为了有效地配合集团办公自动化系统（以下简称：XXX-OA系统）的运用，推进集团信息化建设，从而有效地利用XXX-OA实现办公“流程电子化、制度规范化、工作协同化、管理精细化”目标，提高办公效率、提高信息综合利用、实现资源共享、提高企业管理水平，特制订本管理办法。

第二条

本办法适用于XXX-OA系统的管理（包括集团本部和各级公司）。

第三条

集团本部和集团所属各公司必须指定专人作为子机构系统管理员负责XXX-OA系统在公司的建设、实施和本公司的系统维护。集团本部和各公司的职能部门必须指定部门信息管理员，负责本部门的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置，负责本部门的操作人员的指导、咨询和培训，对本部门的信息安全负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。第四条

系统内包含集团高度机密文件，用户应有良好的安全意识。应定期修改用户密码，并不得转借他人使用。

第五条

除个人文件外，用户不得随意修改和删除协同管理内文件。如文件作废或删除，必须征得部门负责人的同意。

第六条

XXX-OA系统用户对集团信息安全负有保密的责任和义务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件，更不能向公司外人员泄漏公司机密。第七条 XXX-OA的主要功能包括：  内部邮件管理  文档管理  流程管理  工作联络书  信息发布和交流

其中内部邮件管理、工作联络书、流程管理是XXX-OA的核心业务。全集团办公人员可以利用XXX-OA进行日常办公、公文审批、文件共享、知识共享，促进办公人员之间的交流和协作。

第二章

办公自动化系统的约定

第八条 集团办公自动化系统（简称XXX-OA）包括集团电子流程应用系统和电子邮件管理系统两个子系统。

第九条 第一次使用XXX-OA系统前，先联系本单位系统管理员，在用户自己使用的计算机上进行host文件设置后，方可使用。

第十条 XXX-OA系统的用户命名规则：XXX-OA用户名为用户汉语全名。如：集团本部XX，其登录XXX-OA系统的用户名为：XX。姓名重复的情况依照如下规则解决：

1． 重名者为不同公司的，则在名字后面加公司名称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX在XXX-OA中的用户名为：XX（集团本部）；商业公司的XX在XXX-OA系统中的用户名为：XX（商业）

2． 重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全名作为XXX-OA系统的用户名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全名后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者在XXX-OA中的用户名为XX；后者在XXX-OA系统中的用户名为：XX01 具体每个人在系统中的用户名，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。

第十一条 集团电子流程应用系统应用于集团本部和集团所有下级公司，登录地址：http://oa.XXX.com/；用户名：用户自己汉字姓名或系统管理员分配的用户名；首次登录系统的密码：12345678，各用户第一次进入系统后请修改用户密码。

第十二条 外部电子邮件管理系统应用于全集团，各用户可登陆http://mail.XXXXX.cn 进行邮件的收发和管理，电子邮件系统使用的域名为：XXXXX.cn；电子邮箱的名称为：用户名的全拼@XXXXX.cn，例如：XX的电子邮箱名称为：XX@XXXXX.cn。如果出现电子邮件的姓名全拼出现重叠，则依照如下规则：

1.重名者为不同公司的，则在名字汉语后面加公司简称；如，集团本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX的电子邮件帐号为：XX-jtbb；商业公司XX的电子邮件帐号为：XX-sygs 2.重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全拼作为电子邮件账号名，其余的人以在系统中注册的先后秩序在汉语全拼后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX，则职务高者的电子邮件帐号为：XX；后者的电子邮件帐号为：XX01 具体每个人的电子邮件帐号，请以本公司或部门的信息管理员确定为准。

第十三条 原则上XXX-OA只能在集团范围内的网络环境中使用，如果因工作需要或出差等需要，可向集团信息管理部申请VPN用户，使用VPN方式连接Internet后，即可使用XXX-OA系统。

第三章

制订流程的规定

第十四条 XXX-OA中的流程分为三类流程：集团流程、公司（集团本部视为公司）流程和部门流程。凡可能在集团下属多个公司发起使用的流程都归为集团流程；凡是仅仅在集团下属公司内部（含集团本部内部）流转，并可能在公司内部多个部门发起使用的流程，都视为公司流程；只有特定的部门发起的流程归为部门流程。

第十五条

流程的制订：集团流程统一由集团行政部会同集团体系管理员及信息员，根据集团管理规定制订。公司流程由各公司行政会同各部门管理员和信息员，依据本公司管理制度制订，集团本部流程由集团行政中心会同各部门管理员和信息员进行制订。部门流程由各部门信息员及部门负责人根据本公司管理制度和实际业务建立。第十六条

流程的修改：当实际流程变更时由相关部门提出，集团流程经集团行政部会同各相关部门讨论后由集团信息部信息管理员负责修改；公司流程由各公司行政部会同本公司各相关部门讨论后，由公司系统管理员负责修改；部门流程由本部门自行确定后修改。第十七条 流程的维护：集团及集团本部流程，由集团行政部会同集团体系管理员及原制订部门负责修改；集团下属各公司的流程，由各公司行政部会公司体系信息管理员及原制订部门负责修改；部门流程由各部门提出，公司系统管理员修改。

第十八条 流程的制订范围：本着提高工作效率、节约成本的原则将集团内的大部分业务流程制订为电子流程。

第四章

电子流程管理的规定

第十九条 集团内的业务运作公布过的启用流程必须全部走电子审批流程，任何人不得以任何借口拒绝走XXX-OA系统流程。如果集团业务运作公布过的启用流程，用户还是坚持使用纸介流程，将严格按照管理办法进行处罚。

第二十条 为保证电子流程的正确性，任何人不得随意修改流程。如有必要修改，请向流程原制订者申请。

第二十一条 使用流程时的文件归档时要注意规范，把相应的归档文件归档到相应的文件柜，方便查询、使用。

第二十二条 如个人出差，必须设置流程代签人或通过XXX-OA中的IT服务流程向集团信息管理部申请VPN权限，以便流程及时运行。第二十三条 文件走流程时相关人员必须尽快做出相应的处理、提高工作效率。其中的工作效率将作为绩效考核的参数之一，纳入月度绩效考核。

第五章

邮件管理规定 第二十四条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统是集团员工因公对外沟通和交流的方式之一。集团内部人员的工作沟通和交流尽量使用XXX－OA中的内部邮件和工作联络单。

第二十五条 http://mail.XXXXX.cn电子邮件系统使用空间每用户不超过500M，请各用户不要长期存放邮件，如该邮件需保存，请用户自行备份到本机。

第二十六条 邮件附件大小每用户不要超过10M，如因工作需要更大的附件限制，请使用XXX-OA系统信息管理流程中的Internet、Mail申请流程，进行申请。

第二十七条 系统中只保留6个月的邮件，超过6个月的，系统定期在下月一日删除，请用户注意做好邮件导出和备份工作。

第六章

文档管理的规定

第二十八条 按照文档的应用范围，文档分为常用信息、集团文件、公司文件和部门文件。常用信息指集团广泛使用的文件；集团文件指集团发布的制度文件、体系文件、公文模板等文件；公司文件指公司或集团本部范围的制度文件、文档模板、体系文件、归档文件等，不跨公司使用；部门文件指集团本部或各公司部门内部文件，不跨部门使用（部门文件只能是本部门人员使用）。

第二十九条 集团文件和集团本部文件、由总裁室秘书维护；公司文件由各公司行政部统一授权维护；部门文件由本部门负责人和信息员维护。

第三十条 文档组织要清晰、分类明确；不得随意存放文件；更不得随意授权。

第三十一条

注意文档的安全，任何人不得随意修改、删除和破坏文档。

第三十二条

发现公共文档有异常时应及时通知相关的维护人员。第三十三条 所有经过电子流程审批发布的文件，都为集团、各公司和部门经过XXX-OA系统签审的有效文件，并视为集团、各公司和部门的正式文件。

第七章 用户管理

第三十四条 由集团信息管理部信息管理员根据集团的组织架构维护XXX-OA系统的集团体系和集团本部的机构设置。各公司的组织架构维护是在集团机构的基础上，由各公司系统管理员负责维护。第三十五条 系统用户由各部门信息员和部门负责人维护，用户资料必须完整有效。集团信息管理部和各公司系统管理员提供技术支持。第三十六条 为确保系统信息安全，部门信息员必须及时根据部门人事变动维护用户信息。人员离职必须马上停止该用户使用XXX-OA系统的权限。人员调动必须由公司系统管理员或集团信息管理部系统管理员在XXX-OA中的用户设置作必要调整。

第三十七条 用户不允许在系统内上传和创建一些与工作无关的文件，比如.mp3、.rm、.mpeg、.dat、.avi、.wmv等多媒体文件。

第八章 培训管理

第三十八条 集团信息管理部统一制定计划，由各公司系统管理员定期对公司新进员工组织培训，各部门信息员负责对本部门新增员工的培训工作。

第九章 应急措施

第三十九条 在使用XXX-OA系统时遇到问题，请及时与本部门信息员联系，或本公司系统管理员联系。

第十章 奖惩规定

第四十条

为强化信息的保密性，集团内部范围内传递的邮件（工作联络单），非特殊原因必须使用XXX-OA系统传递。对没有特殊原因又长期使用外部邮件递信息者将视情况予以处罚。

第四十一条 数据命名不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。第四十二条 数据归档不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。第四十三条 数据提交流程不规范的，前2次警告，以后每次罚款20元。

第四十四条 公布范围内启用流程，用户还坚持使用纸介流程的，第一次警告，以后每次罚款20元。

第四十五条 数据流程任务完成超过规定时限的，前2次警告，以后每次罚款20元。

第四十六条 用户因出差或休假未能在系统内临时授权，第一次警告，以后每次罚款20元。

第四十七条 数据有明显错误的，但没造成系统事故的。数据提交者付主要责任，数据审核者付连带责任，每次罚款100元。

第四十八条 数据有明显错误的，造成系统事故的。数据提交者负主要责任，数据审核者负连带责任，每次罚款500元。

第四十九条 相关提交人员必须在文件内签名和签署意见(说明：WORD文档不会自动产生签名)。对未签名者前2次警告，以后每次罚款20元。

第五十条 以上所有警告和处罚由集团信息管理部负责统计，并定期向总裁室提交报告。

第十一章 保密与安全管理规定

第五十一条

各级用户对自己所能查看到的信息负有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。如有他人通过用户自己的密码登录，并造成数据泄密、数据修改或恶意破坏，责任由用户本人承担，并处于1000元的罚款。第五十二条 各级用户对自己的用户名和密码必须妥善保管，杜绝出现密码真空现象。用户密码必须定期更换，一般每一个月更换一次，一旦发现密码泄露或丢失应及时联系管理员更换。

第五十三条 广域网用户只限于出差用户和部分必须及时异地决策，异地工作的岗位（如：正副总裁、正副总经理，外协、销售、售后部门等用户）。特殊用户如果需要开通广域网用户权限，请填写《Internet/E-mail用户权限申请表》。

第五十四条 集团信息管理部对防止外人对XXX-OA系统的非法访问及保护XXX-OA系统的数据安全负有完全责任，要从硬件及软件两个层次上解决XXX-OA系统的安全运行问题。

第五十五条 严禁对系统数据进行蓄意破坏，一经查证，予以重罚。情节严重者，交集团审计部，按集团制订的相关规定处理。

第十二章

附

则

第五十六条

本管理办法由集团信息管理部负责制订、解释与修订。第五十七条 本管理办法自下发之日起执行生效。

信息管理部

5.OA协同办公管理系统 篇五

应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段，选择一套适合自己的OA系统则成了当务之急的事。OA的运行不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体信息的交流，实现信息快捷交换和高集成度的工作协同。OA的作用很简单，就是用来处理日常办公事务的管理软件。但是真正把日常办公事务处理好，很简单吗？当然不是。接下来让我们了解OA不简单的一面。

1、建立信息的发布平台，在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所。可以包括企业信息的发布、行业信息的发布、部门信息发布、领导讲话发布等等。

2、实现工作流程的自动化。首先能极大的提高工作的效率：办公人员不用拿着各种文件、申请、单据什么的在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网上进行。系统将会自动流转到下一结点，每一步都要走审批流程，而且会有修改留痕，这样便于责任的追溯。流转到领导那里，领导可使用手写签名，而且将自动生成发文阅办单。系统的流程是完全按照公司的情况定制的，如果流程有变动，可在后台对流程进行定制修改，操作便捷简单。其次是节省运营成本：包括时间和纸张等。第三就是规范单位管理：把一些弹性太大的不够规范的工作流程变得井然有序。第四是提高企业竞争力，凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。这样企事业单位内部的凝聚力将大大增强。

3、实现知识管理的自动化 传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，而且文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保存，按权限进行使用和共享。

4、辅助办公 会议管理、日程安排、即时通讯等。

6.金和OA协同办公管理系统 篇六

金和OA系统

金和OA协同办公管理系统简介：

金和OA协同办公管理系统C6软件（简称金和OA），本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境。

金和OA协同办公管理系统C6软件，通过了软件产品检测中心依据国家相关标准的检测、通过了国家信息产业部的双软认证，并根据《计算机软件保护条例》获得了软件产品著作权证书。当前企业为什么要选择OA协同办公管理软件、搭建信息化管理平台？

一、企业信息化管理是发展的必然

公司随着不断的发展，进入了网络时代，信息化管理需求大大增加，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使员工耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

二、企业规范化的管理是发展的需要

传统的管理方式造成整个公司办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给公司带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，给许多领导带来了繁重的工作压力。因此需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。

三、提高办公效率和质量是企业的追求

如何提高本公司的办公效率已经成为一项重要而紧迫的任务，而传统的办公模式却成为制约效率提升的最大瓶颈，比如通信、文件下发、批复、归档，繁多的会议等使办公人员陷入忙乱无效的工作中，无法快速提升办公效率和办公质量。

四、远程申请、审批是目前无法解决的难题

公司现在在各地都有许多分支机构和下属部门，文件的上传下达、申请、审批都受到了时间的限制，领导异地出差、开会同样会导致公司的一些紧急、重要的文件得不到审批，可能会给公司带来巨大的损失。

五、节约办公成本

针对公司办公耗材浪费的情况，通过OA系统的实施，可以大大节省这方面的开销。随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。实施OA协同办公系统后，可解决以下五点主要问题：

一、建立信息发布的平台

在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在公司内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解公司的发展动态。

二、实现工作流程的自动化

这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个部门都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高部门之间协同工作的效率。

三、实现知识管理的自动化

传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的所有工作内容，这样就减少了很多培训环节。

四、辅助办公

像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

五、实现协同办公

就是可以支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，各分公司及办事处的地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

可以实现所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。

选择金和OA协同办公管理系统可以解决企业内部存在的以下问题：

1、建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如：公告、论坛、规章制度、新闻，促使技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。

2、实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。

3、实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。企业实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合她身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。

4、辅助办公。像会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

5、实现协同办公。就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。

随着信息化的加强，传统的决策模式早已不能适应瞬息万变的信息社会，提高工作效率，加快企业内部信息沟通，领导作为快速，准确地决策，这都需要一个快速有效的办公自动化系统进行一系列有效之沟通。

金和OA协同办公管理系统本着简单、适用、高效的原则，贴合企事业单位的实际需求，实行通用化、标准化、智能化、人性化的产品设计，充分体现企事业单位规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企事业单位迅速建立便捷规范的办公环境、提升企事业单位的管理和信息化应用水平并降低成本。

①功能强大：几十个功能模块，涵盖个人办公、企事业单位管理、协作区、沟通交流、商务应用等方面，设计灵活，可订制程度高，最大程度的满足企事业单位的办公需求。

②使用方便：人性化界面设计多种操作导航方式，只要简单熟悉不需专门培训即可迅速适应无纸化办公环境。

③安装维护简单：独有傻瓜型快速安装和数据备份恢复工具，无需专门技术人员便可轻松完成。④安全可靠：数据可备份、可恢复，完善的权限控制，保证信息发布、传输的保密性。

⑤性能稳定：B/S架构，Web服务器采用IIS(Internet Information Server)，MSSQL数据库，Windows操作系统平台，性能稳定，速度快，容量大。

⑥服务完善：科学的服务体系；邮件、电话、即时通讯、用户服务专区、知识文档等多种服务方式。

⑦性价比高：很小的投入便可带来效益的提升。

使用金和OA协同办公管理系统的平台，可以实现企业所有流程的网上办理和审批。各地员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请。后台的流程定义功能，可以对单位内部的各种业务流程进行规范，避免人为因素对业务流程的干扰，极大的方便了领导对内部业务的规范管理。

金和OA协同办公管理系统实施的具体步骤和措施

OA协同办公管理系统可对公司进行全面的管理，涵盖公司管理全部业务流程，包括企业资金流、物流、信息流的全面一体化管理。实施是一个系统工程，涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此，我们应该有一个科学的方法作指导，来严格规范我们的实施过程，规避不可控因素造成的影响，以期达到最好的结果。根据我们公司的管理模式，特制定以下实施方案：

第一阶段：实施前期调研阶段

1、进行各部门调研工作，了解各部门对实施OA的需求和使用人员计算机操作技能等情况。

2、成立OA项目的实施小组，以配合OA提供方的工作。

第二阶段：实施准备阶段

这个阶段非常重要，关系到OA实施的成败。这个阶段的工作主要是：

1、系统管理员培训由OA提供方对系统管理员需要进行系统的培训。

2、召开OA项目启动会议

任务：明确OA实施的意义，说明OA实施成功的关键因素。项目启动会除双方项目组成员及有关人员参加外，应有公司高层领导成员参加。

主要内容：由公司主要负责人作项目总动员，说明公司管理改造的期望、领导的决心。对各部门的积极配合以及OA提供方提出具体要求。宣布我们公司项目组成员组成。由OA提供方说明实施该OA的意义、实施OA的风险等，宣布实施项目组的成员组成。确定OA实施计划，启动会上，OA提供方应提出OA实施计划、实施方案等与我们公司项目组进行充分交流和沟通，并最终确定OA实施计划。

3、拟订实施进度计划

任务：由OA提供方制定实施计划，并在OA实施过程中根据我们的情况作及时的更新与维护。主要内容：OA提供方根据前期的调研情况及OA启动会议纪要，制定出实施计划表，以供公司领导层调配资源及确定OA总体进度的参考依据。实施计划表将是双方项目组工作的日程准则。除非有不可抗力等其他因素，实施计划不能作变更。

4、确定项目实施组织

项目组人员职责与要求：具备较强的计算机应用能力及理解接受能力；熟悉本部门或公司的业务流程及需求。

项目经理：负责本项目实施中与OA提供方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认OA提供方提交的相关实施报告、成果及实施顾问工作记录单;并参与实施的重要阶段工作。

第三阶段：项目建设阶段

1、系统安装与初始化配置

在公司服务器上安装OA软件，进行初始化设置，OA软件能正常运行。

2、注册用户并构建组织机构

注册OA使用人员，并根据公司组织机构图构建单位组织机构。

3、业务流程调研

业务流程调研是实施中的关键步骤。实施人员在调研、分析过程中首先要从细着手，了解公司各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据，以及单据在各个部门之间是如何传递的、各个岗位人员的职责是什么、每个人员干哪些工作等等，也就是说调研要对公司的业务处理了解足够的细，只有这样才能在软件实施中有的放矢，制定出详细的实施解决方案。

实施人员还应对软件的调研过程有一个总体的把握，也就是说实施人员不能仅仅局限于具体业务的处理中，而应该从总体的业务流程上进行分析，把各个部门零散的业务处理结合成一个整体，把各个断开的业务连贯起来，这就要求实施人员的思想必须达到一定的高度，只有这样才能从宏观的角度来把握调研、分析的进程，保证此阶段工作顺利完成。

4、核心模块定制

定制业务流程所需各种表单;实现业务流程流转顺畅并满足实际需求;实现文件的有序管理。

5、辅助模块定制

完成系统各辅助模块的定制。

6、系统调试

项目小组在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并及时进行调整。

第四阶段：切换准备阶段

1、OA培训

OA培训分为领导培训及一般用户培训，领导培训需要掌握OA系统的基本使用并了解OA系统的权限设置;一般用户培训需要掌握OA系统的基本使用。培训完成后对各学习人员进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。

2、模拟运行

由我们参于培训过的人员，进行实际操作OA系统进行试用，熟悉OA软件的使用。以我们真实的业务为实例进行并行运行。内容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。并行运行中发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。

第五阶段：OA验收

OA实施进入正常状态后，要进行业绩评价，OA实施验收。

在项目正式验收之前，OA提供方需要整理项目实施文档、实施表单等文档。待准备工作完成后，OA提供方向我们提出验收申请，确认验收时间、地点、与会人员等。

验收会上，需介绍OA实施的历程、移交所取得的各阶段性成果、并对OA实施结果做出评估，最终完成验收报告，双方确认签字。

以上OA实施各个阶段是密切相关的，一个阶段没有做好，决不可操之过急进入下一个阶段。

在整个OA产品实施过程中，还需要强调的一点是：实施进程中角色的逐渐转换，并不是整个实施过程全部由OA提供方完成，当实施工作进行到一定程度的情况下，就要有意识地切换角色，由我们在OA提供方的指导下完成。

7.oa任务管理 篇七

1合同支付电子化的关键问题

针对合同支付的以上问题,作为合同支付关键审核部门的纪检审记办公室提出采用电子化管理合同支付签批过程的思想,由笔者所在部门负责具体调研及过程实现,笔者参与了整体技术实现过程的技术协调、需求调研以及关键业务流程实现的整体过程。本文分析了合同支付电子化的关键过程,包括以下几点:

1)合同支付审批需要多个部门协同工作,主要包括具体承办部门、资产管理部门、财务支付部门,纸质签单模式下审批过程的相关人无法知晓相关环节的审批情况,电子化管理后相关人员均可以查阅审批过程及具体进度;

2)合同支付审批过程随着项目类型的变化而变化,如教学类建设项目需要教学主管单位教务处审批,而非教学的基建项目不需要教务处审批,纸质流程模式下办事人员需要人工判断流程过程,电子化管理需要解决作业流程的自动判断问题;

3)部分合同分多次支付,分多期支付,如部分基建项目的支付年限较长,办事人员需要查阅较早前的归档件了解合同的支付历史情况,而财务人员则需要查阅账务确定每次支付的最终结果以及未付款情况。合同支付电子化管理需要跟踪每项合同的支付次数、支付金额以及支付结果。

本文提出基于OA系统实现合同支付业务的电子化管理, 采用“先登记合同后进行支付”的思路实现支付业务的过程管理。

2基于OA系统实现合同支付审批流程

OA系统是学校重要的业务流系统,系统具有较好的界面设计、流程设计组件,具有较强的业务适应性,配置灵活。采用OA系统实现合同支付审批流程,将合同支付业务分成两个子流程来实现,包括合同登记流程和合同支付流程。

2.1合同登记流程

合同基本信息登记是合同支付审批的重要前提,支付审批过程需要查阅合同的主要条款以及重要基础信息,包括合同总金额、项目名称、项目的支付要点等,图1是合同登记的审批表单:

上图中,办事人员填写合同的基础信息后,提交流程,系统会将该流程按照“【部门负责人】->【审计室核对】->【档案室上传扫描件】->【抄送领导及财务】”的流程逐步流转确认,确保合同相关部门知晓合同的基础信息。

2.2合同支付流程

合同登记成功后,业务部门在每次发起合同支付请求时, 填写合同支付审批单,如图22所示:

上图中,支付发起登记人的基本信息由系统自动填充,同时系统会自动过滤出该登记人所在部门登记在册的合同供发起人选择,发起人选择待支付的项目名称后,系统自动填写合同相关的基础信息,包括合同编号、总金额等,同时会自动判断本次支付属第几次支付,发起人可以将该合同以前的支付审批单作为引用流程上传,供后续领导审核参考。合同支付表单对应的数据字典如表1所示:

表1中,意见栏为OA系统固化的控件,各审核人员填写审批意见后,系统会自动将相关信息记录到意见栏。审核的关键节点如图33所示:

图3审批节点中,可以根据支付业务需要灵活调整审批顺序,如图中34号节点分管领导审核时,当部分支付项目不需要法人代表审核时,分管领导可以直接跳签到50号节点安排财务付款,并最终将审批流转信息归档存入档案,以备查阅,且下次支付申请时可以作为附件调用。

3应用效果

以上方案的实施,解决了人工纸质管理模式下存在的问题。在项目实施的过程中,纪检审记部门内部做了充分的试用,反馈效果良好,目前合同支付电子化管理已进入推广应用阶段。

4结束语