公文制发制度

2024-07-24

公文制发制度（共8篇）

1.公文制发制度篇一

为促进xx公文制发工作规范化、制度化、科学化，提高公文制发工作的效率和公文质量，特制定本办法。

一、党政办公室是公文制发的管理部门，负责本机关公文发文处理工作。由专人具体负责。

二、文种包括：社区党发、社区发、社区党办发、社区办发、会议纪要、函件以及白头、黑头、网上通知等。

三、公文制发坚持控制数量，提高质量，注重效用，提高效率的原则。年社区党发、社区发文件原则上不超过90个；办公室发文原则上不超过40个。公文正文字数原则上不超过3000字。简报由办公室统一管理。各类简报反映的情况力求及时、准确、简明、生动，篇幅不宜过长，原则上不超过3000字。

四、公文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、打字、校对、缮印、用印、分发、归档、立卷、销毁等程序。

五、拟稿人员拟出初稿后要对文稿进行初步检查。主要检查结构、层次是否合理，语句是否通顺，数字、词句是否准确、规范。由本人签字后送本部门主管领导审定签字后，送办公室核稿，办理发文手续。

六、办公室收到送审文稿后，按要求登记收文时间、拟稿处室、送稿人员、文稿标题。

七、办公室对送审文稿从以下几个方面进行审核：是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定；是否需要行文；是否需与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。文稿技术性问题，由核稿人员直接修改，非技术性问题可提出修改意见，发回拟稿部门，由拟稿部门负责修改。

八、送审文稿一律为微机打字稿。

九、办公室根据文稿字数和紧急程度限时核稿。XX字以内文稿在1天内核完；XX字以上的3天内核完；内容复杂、需与有关方面协商的，适当延长核稿时间，同时有两件以上文稿，急件先办；对社区领导有明确意见，需尽快下发的文稿或转出会签的文稿及其他需紧急处理的文稿，优先审核，防止压误。

十、文稿审核后，核稿人员要根据领导分工送分管领导审签后，由办公室主任负责审核签署呈签意见，送主要领导签发。

十二、文稿经主要领导签发后，不得再行修改，打字和校对后，编号、登记、印发。

十三、文件印完后办公室文书负责按印数加盖印章，按规定份数连同原稿存档。

2.公文制发制度篇二

夏商周三代公文撰制已有长足发展。商代出现的专职秘书机构太史寮让公文进入快速发展时期, 公文制度化进程也全面展开。春秋战国时期, 随着社会分工的日趋复杂, 社会制度交替中的激烈变革, 使社会各阶级关系发生变化, 代表不同思想派别的知识分子大量涌入公文创作队伍, 诸学竞长、百家争鸣的文化氛围, 演绎出一个言辞酣畅、巧说纷呈、纵横捭阖的传奇时代。经济发展、社会变革、思想解放和文化繁荣都为公文发展创造了条件, 开放自由的社会环境, 形成了公文特有的色彩。先秦文书制度, 西周用印制度、正副本制度, 商代的文书档案保管制度等也相应出现。先秦公文经历了由源起到定型的第一次迅猛发展的过程。这一时期内, 政权体制的变革与书写方式的发展给公文提供了良好的发展条件, 专职秘书机构也为其发展奠定了人员基础, 使得公文制度建设日趋明确。

经过秦汉时期的统一文制规范, 公文制度走上了规范化、系统化的道路。汉末魏晋之际, 我国公文发展到一个新阶段。长期的社会动乱使得汉武帝以来的尊崇儒术不再适应统治阶级的需要, 而战国时期诸学竞长的局面又卷土重来, 公文创作呈现出空前的自由解放趋势。公文制度上, 两汉基本是继承了秦代, 在长期的历史实践中对其不断丰富与完善。

魏晋南北朝这一时期社会动荡不安, 但并未妨碍社会政治制度的整体发展。在公文制度上除了继续沿用汉代的工作制度以外, 因为书写材料的变化与书法的进步, 也带来了新的变化。东晋纸张已经能大量生产, 于是朝廷规定公文全部用纸来书写, 代替了简牍。方便了公文的书写与传递。随着书写材料的变化与书法进步, 签押制度也在魏晋确立。

经历分裂动乱, 隋唐时代实现了国家统一, 南北文化汇流, 为社会思想的活跃提供了条件。隋唐两代, 特别是唐代, 经济发达、文化繁荣, 以三省六部制为主体的职官制度的建立和完善, 公文撰制人员数量大增, 公文撰制机构设置合理、分工明确。中书省负责起草公文, 门下省负责审核, 尚书省根据制敕制定出具体实施方案。中央集权使避讳制度、抬头制度较前代更为严格。造纸业的发达让唐代纸的品种和数量都大大增加, 为公文用纸制度提供了可能, 文书用纸的幅面和规格趋于整齐划一。贴黄制、执论制、一案一卷制等制度应运而生, 标志着唐代文书工作已大体成熟。这一时期的公文制度更以国家法律形式得以体现, 文书程式化的规定、律令的制定, 则使文书走向法制化, 为公文制作和处理提供了制度保障。

到了国运衰微、积贫积弱的宋代, 其国力无不与威加四裔、如日中天的大唐帝国形成触目惊心的巨大反差, 但其文化成就却是有目共睹的, “盛唐

隆宋”在公文中也得到了很好的体现。宋代南北文化汇流, 为社会思想的活跃提供了条件。在隋唐公文的基础上, 宋代公文制度进一步得到巩固、充实、完善, 并形成了一些新的文书工作制度。

朱元璋建立明朝, 在政体上实行内阁制, 使明王朝走向了封建专制顶点。封建中央集权极端化, 直接导致了封建文书及文书工作的系统化、严密化。内阁是公文撰制机构, 通政司是沟通政情的公文机构, 从中央到地方都有公文撰制机构。用字和避讳制度以及抬头与行式处理制度都很严厉。

清朝是在满族后金政权基础上建立起来的封建政权。“满汉联合政治”直接影响到清代公文撰制机构与人员的设置, 继而影响到了公文制度。清代公文撰制机构是内阁, 后有军机处成文皇帝机要文书处理中心, 中央到地方都有公文撰制人员;详细的公文撰制机构分工, 为清朝公文制度系统化奠定了基础。清代公文制度较明代更烦琐和严格, 但仍保持了明代公文处理的基本精神, 以内阁协助皇帝处理全面政务。清代成为古代公文制度建立的完备时期。

秦汉到清朝, 公文制度发展呈现出一定的规律: (1) 公文撰写、审定、传递、收办、封置、归档都有法律严明规定, 公文办理实施也有法律作为支持。 (2) 公文制度体现出皇权的神圣, 例如避讳制度, 在《唐律》、《明律》中都有规定, 又如对用字制度、抬头制度、用纸制度。抬头制度趋于复杂, 这种抬头制度多样化使一篇完整的公文在文面上显得支离破碎, 也难以整齐划一, 给阅读带来不便。用纸制度泾渭分明。 (3) 公文处理制度日趋细化和明确。在秦汉公文制度基础上, 后世公文制度不断充实和完善, 逐步形成了一套系统制度。

二、公文制度发展和演变的原因

1. 受到政治制度的影响。

以皇帝为核心的中央集权的建立, 要求公文和公文工作的加强和统一。公文是为政治服务的, 为了加强中央集权, 配合国家政治制度, 君主对公文的各个程序都作出规定。公文制度的建立大大方便了行政管理, 而相应的国家行政管理的系统化也会带动公文制度的规范化。国家的统一要求政令统一, 有相应的公文和公文工作系统作为控制、指挥的管理工具。从秦汉起, 公文制度随着封建政治制度的建立而确立起来。唐宋的中央集权制度使得公文制度中的避讳、抬头制度较前代严格。到了明代, 政体上实行内阁制, 明王朝封建专制达到顶峰, 随之用字、避讳、抬头、行式处理等公文制度更为严苛。清代的公文撰制机构分工细致明确, 相应公文制度也更为烦琐和严格。

2. 受社会、经济发展的促进。

社会的发展, 特别是经济的发展对公文制度的影响很大。公文书写载体———纸的发明以及影响公文传输的交通的发展都直接推动了古代公文制度的改变和发展。纸的发明和使用引发了公文载体从简牍和缣帛向纸转变的革命性过渡, 毛笔、纸张等书写材料的产生是秦汉公文制度形成的重要条件。交通建设的发展为公文的快捷传递和落实提供了保证。秦代的“车同轨”制度, 方便了公文的传送。随着汉代农业进步, 水利事业兴建, 纺织、冶铁、铜漆器等手工业发展, 汉代商业日益繁荣, 开通了以长安为起点, 抵达地中海东岸的“丝绸之路”, 推动了交通事业的发展。从而有利于加快公文的传递和实施, 推动古代公文制度的确立和发展。

3. 社会意识形态的推动。

公文作为统治者的行政工具, 内容要反映统治者的意识和思想。秦始皇为了维护中央集权的皇帝制度, 追求思想舆论的高度统一。他推崇法家思想, 采取了一系列措施强化社会意识形态, “焚书坑儒”就是其中一项。而避讳运用在公文里就是始于秦代。汉代统治者吸取了秦王朝短暂灭亡和“秦世不文”的教训, 采取了一些有利于社会安定、发展生产的措施, 为汉初社会经济和公文元气的复苏提供了保障。同时在思想上以儒家思想为基础。汉初文士多能秉承儒家的意识形态, 积极参加到现实的政治生活之中, 秦朝覆灭为鉴, 总结历史教训, 提出解决现实社会的政治问题。公文制度上也较秦代宽松。到了唐宋, 经济高速发展以及与外界的交流增多, 为社会思想的活跃提供了条件。稳定的政局、开明的政治、强大的国力、繁荣的文化、文人实现自我价值途径的增多。国家整体尤其是官制相对稳定, 为公文制度发展奠定了基础。元代统治者缺乏统治幅员广阔的大国的经验, 管理文书档案时也受落后的民族歧视意识影响, 凡机密档案 (如兵籍、实录等) , 规定只允许蒙古官吏查阅, 严禁汉族官吏接触。可见意识形态和舆论的统一可为实践统治者思想的公文实施铺平道路, 间接影响了公文制度。

4.法律保障公文制度的运行。

据留世的法律典籍等档案资料记载, 公文制度的发展与各朝法律有着密不可分的联系。秦朝在公文制度上多用法律的形式予以规定, 《睡虎地秦简》详细规定了公文简牍用材、公文种类、公文书写规范、公文封缄、传送、存档保管等各个环节。《秦律》以刑罚的手段强制文书人员对公文制度的执行和遵守。两汉基本上继承了秦朝的公文制度, 使得中国公文制度在秦汉得以最终确定。公文严格的制度化影响造成了秦代公文强烈的规范化特征。由秦而始的公文制度的健全与规范对于整个封建时代的公务撰制产生了深远的影响, 这种制度上的奠基之功在现实上弥补了实际创作的不足。隋唐是我国封建社会的鼎盛时期, 社会生活和国家组织的复杂化, 要求有相应完备和严格的法规制度。《唐律》中对于公文的撰写、审定、传递、收办、归档等各个环节都有严格详细的规定, 使得各级官吏及民众有法可依, 唐代文书立法, 为我国文书工作的法制化和制度化提供了珍贵的历史经验。明代制定了《大明律》, 对公文制度多有详细规定, 全面、系统地以法律的形式将公文制度加以确认。古代的法律对公文制度有严格规定, 保障了其顺利实施。有利于公文在政府各部门之间的传递和管理, 有利于明确政府各部门间的责任, 有利于提高行政效率, 使各部门运行更加有序, 也使得现代的公文管理制度亦有所借鉴。

探讨古代公文制度发展的多方面原因, 对于进一步研究当今的公文属性、结构特征、社会功能以及加强公文写作主体修养和完善公文制度, 都有着重要的意义。

参考文献

[1]李昌远.中国公文发展简史[M].复旦大学出版社, 2007.

[2]丁晓昌.中国公文发展史[M].苏州大学出版社, 2004.

[3]杨剑宇.中国秘书史[M].武汉大学出版社, 2000.

[4]杨树森.中国秘书史[M].安徽大学出版社, 2006.

3.公文处理制度篇三

第一条为使**公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制订本制度。

第二条本制度适用范围为公司及分公司、全资子公司、控股子公司；参股子公司参照本制度执行。

第二章公文的定义和种类第一节公文的定义

第三条公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。公文是传达党和国家的方针政策、发布和执行企业规章制度、请示和答复问题、指导和布置及商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。公文处理工作应做到及时、准确、安全，执行有关保密管理规定，严格遵守国家法律法规和公司管理制度。

（一）外来公文—指政府部门、行业协会、上级单位等外企事业单位（转）发给公司的公文。

（二）内部公文—指在公司内部使用的公文，包括公司下发的或

公文处理制度

下属分公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。

（三）上行文—是指**公司，或各下属分公司/各职能中心向**，报送的请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。

（四）下行文—是指**公司，或**公司向各下属分公司/各职能中心下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

（五）平行文—是指外部平级单位，或公司内部各部门间联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。

第二节公文的种类

第四条公文种类主要有规定、决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。

（一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。

（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）决议：适用于经董事会、总裁办公会、总经理办公会等重要会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。

（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。

公文处理制度

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：适用于向上级单位请示或批准的事项。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。

（九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。

（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。

（十一）函：适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文的管理职责

第五条公文管理是指公司行政公文管理。具体包括：公司下发的公文；各下属分公司上报或下发的公文；公司各职能中心上报或下发的公文；公司及各下属分公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。

第六条公司总裁办是公司公文处理的管理部门。负责指导各职能中心和各下属分公司的公文处理工作。同时负责建立健全公司公文管理制度，负责制度的制定、修改与实施。

（一）公司总裁办负责接收和处理公司层面的外来文件，接收和处理公司内部各职能中心和下属分公司对领导的请示、报告，负责处理以公司名义上报、下发的公文文件。

（二）公司各职能中心负责接收和处理对口相关领域的外来文件，公文处理制度

负责处理以各职能中心名义上报、下发的公文文件。

（三）公司各下属分公司总经办负责属地地方政府相关职能部门的外来文件，负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件和公司下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件；负责处理以分公司名义上报、下发的公文文件。

（四）各职能中心和下属分公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作。

第四章公文格式

第七条公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。

（一）版头发文单位全称用套红大字居中印在公文首页上部。

（二）发文字号由发文单位代字、发文和发文顺序号组成，标注于版头下方居中。联合发文一般只标明主办单位的发文字号（公司、各职能中心和下属分公司发文代字规范见附件一）。公文应在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名，发文字号的标注放在左侧。

（三）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。标题除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符合。

（四）主送单位主送单位指公文的主要受理单位，置于标题之下，正文之上，起头顶格。主送单位名称应为全称或规范化简称、统称，公文处理制度

排列顺序力求相对统—。向上请示、报告公文，一般只有一个主送单位，不宜多头主送，以免责任不明。如需同时送其他单位，可用抄送形式。

（五）正文正文是公文主体部分。要求情况确实、观点明确、文字精炼。正文起于主送机关名称下一行，字体采用4号仿宋体。字距、行距要清晰。页面四周要留出适当空白，上页边距为2厘米，下页边距为2.6厘米，左、右页边距各为2.7厘米。

（六）附件对正文具有补充、说明性的附加文字材料，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后发文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

（七）发文单位标注在正文下面偏右。要写全称，并加盖单位印章。

（八）成文日期一般署会议通过或者领导人签发日期，联合行文署最后签发机关领导人的签发日期。会议纪要以会议通过日期为准。成文日期使用汉字，并标明年、月、日，零写为“０”。

（九）印章除会议纪要外，公文应当加盖发文机关印章。用印应当上不压正文，下压成文日期。

（十）主题词上报公文应当注明主题词。标注在发文日期和印发说明之间，并按照规定标引，最多不超过五个。

（十一）印发说明公文的最后组成部分。包括印发范围和公文印数。

公文处理制度

（十二）用纸及装订公文用纸采用国际标准A4纸张（长297毫米，宽210毫米）。装订时，公文纸右侧与下边对齐，统一在左侧装订，订2颗订书钉，书钉位置距左侧边沿1CM和距上、下边5CM的交汇处。张贴公文用纸大小视实际需要而定。

第五章行文规则

第八条行文原则

（一）依据隶属关系行文：一般情况下，下级单位不得越级行文，尤其不应越级请示问题。因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。

（二）依据职责范围行文：完全属于职责范围内的事项，可直接行文；属于职责范围之内，但涉及其他部门职责的事项，应与涉及部门协商一致，进行会签。

（三）不相隶属机关的行文规则：行文双方的关系基本上是对等的；双方公文效力的登记应是对等的。

（四）涉密公文的行文规则：“明来明复，密来密复”；主件和附件的秘密等级一致。

（五）上行文的行文规则：请示类公文应坚持“一文一事”制度，避免“一文数事”，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；“报告”中不得夹带请示事项。

（六）公司各职能部、各下属分公司可以联合行文。

（七）各职能中心可根据领导授权，向下属分公司行文。

公文处理制度

（八）正式公文须以“红头文件”上报。如以“白头文”形式上报，原则应提前征得收文部门的同意。

第九条不能行文的几种情况：

（一）不能对领导者个人行文（特别是请示、报告，不能出现领导姓名）。

（二）各职能中心内部之间的工作往来一般不行文。

（三）个人讲话一般不以正式文件的形式印发。

（四）相关部门就有关问题未协商一致时，不能各自行文。

（五）能用简报、电话、便函等形式解决的事宜尽量不正式行文。

第六章公文处理第一节收文处理

第十条收文处理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十一条签收、登记。为保证公文办理的准确、及时、安全和可追溯，对收到的各级公文、各类文字材料、各种信件等，须进行签收、登记。

第十二条分发、拟办。

（一）总裁办收文：首先由总裁办主任阅签，根据来文的内容和公司领导分工等情况，分发给相关的领导或部门。对属于董事长、党委书记或总裁审批权限的事项，签发给董事长、党委书记或总裁；对

公文处理制度

于来文内容不能明确对应领导班子成员分工的，分发给董事长或总裁确定。对于只涉及公司有关职能部门管理权限的事项，签发给该部门负责人直接阅知并办理。

（二）职能中心收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及职能工作的交主管副总裁审批。

（三）总经办收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及分公司的事项，由总经理审批。

第十三条批办。公司领导在批阅文件时，应签署明确意见，并写上姓名和审批时间。批办完成直接退往总裁办，不得将文件直接交给承办部门或原报送部门。总裁办应根据领导的批示、意见内容进行登记后，再转送承办部门处理。

第十四条承办。承办部门收到交办的公文后，应及时办理，办理结果应及时报送给本事项的主管领导，并将相关材料存档。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的事项，应当及时将来文退还给总裁办，并需附上说明。对内容、形式要件不齐全等不符合相关要求的公文，承办部门可退还给总裁办。

第十五条催办。总裁办对需要办理公文的承办情况要随时进行督促检查。紧急或重要的公文应当及时、重点催办，一般公文应当定期催办，做到件件有结果，并及时向有关领导反馈。

第十六条各职能中心和下属分公司收文办理流程

公文处理制度

（一）职能中心收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及职能工作的交主管副总裁审批。参照上面的批办、承办、催办程序执行。

（二）总经办收文：涉及公司整体工作，需要董事长、党委书记、总裁审批的转总裁办，按上面程序执行。只涉及分公司的事项，由总经理审批。参照上面的批办、承办、催办程序执行。

第二节发文处理

第十七条发文处理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十八条拟稿。非部门业务范围的综合性重要文件，由公司总裁办拟稿；内容属各职能领域业务范围内的文件，由各职能中心拟稿；内容属分公司职能领域和部门内部业务范围内的文件，由各下属分公司拟稿；相关公司部门联合行文，由主办部门拟稿。

拟稿的基本要求：

（一）要符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；符合公司的章程及有关规定；

（二）文稿必须情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、文字精炼、字词规范、标点正确，篇幅力求剪短；

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文公司的职权和与主送公司的行文关系确定；

（四）公文内容一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、公文处理制度

发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关、印发日期、主页码等18项要素组成。

第十九条审核。以公司名义发文的由总裁办主任核稿；以各职能中心名义发文，由职能中心总监核稿；以分公司名义发文，由分公司总经办主任核稿；相关公司部门联合行文，由主办部门负责人或公司主管领导核稿。

核稿的重点是：

（一）是否需要行文，是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；

（二）是否完整准确地体现了发文意图，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接，提出的措施和办法是否切实可行；

（三）是否与有关部门协商，涉及其他公司或部门的问题是否协商一致；

（四）文字表达、文种使用、公文格式等是否符合公文规定的要求。

第二十条会签。联合行文的公司部门应予会签，再送有关领导签发。

第二十一条签发。以公司名义行文，由董事长或总裁签发；以公司各职能中心名义行文，由主管副总裁签发；以董事长或总裁名义行文，由其本人签发；以各下属分公司名义行文，由各下属分公司总经理签发，特殊行文上报公司签发。

公文处理制度

第二十二条编号。以公司名义对外发文由总裁办统一编写发文字号；以分公司名义对外发文由分公司总经办统一编写发文字号。经办公室编号后的文稿，采用A4国际标准的正式红头文纸印制、盖章后发送。由相关部门保存原稿及一份正式文件，翌年交本单位档案室存档。

第二十三条缮印。以公司名义行文，由公司总裁办和各职能中心分别负责打印；以各职能中心名义行文，由各职能中心负责打印；以各下属分公司名义行文，由该分公司总经办负责打印。

第二十四条用印。以公司及公司各职能中心名义行文，由公司人力中心负责盖章；以董事长名义行文，由其本人签章；以各分公司名义行文，由各分公司总经办负责盖章；同时各用印和印章管理部门做好用印审批程序和严格管理。

第二十五条发送。以公司名义行文，由公司总裁办文员和各职能中心文员负责发送；以公司各职能中心名义行文，由各职能中心文员负责发送；以各下属分公司名义行文，由各下属子公司总经办文员负责发送；对于实效性较强的如会议纪要等公文，应当及时发送并抄送相关所有参会人员。

第二十六条督办。公司总裁办、各职能中心与各下属分公司总经办有权力和责任对文件所载内容的执行情况予以催办、监督，而且有义务适时予以提醒，提供必要的帮助，并将事情进展状况以口头或书面方式汇报上级领导，以保证有关公司、部门、人员依照指示按时、按质、按量完成任务，为下一步工作提供条件。

公文处理制度

第二十七条备案。为使发文有备可查，公文的发送必须登记备查，所有以公司名义下发的正式公文均由各相关职能中心进行备案，以下属分公司部门名义下发的正式公文均由分公司总经办进行备案。

第二十八条公文的发文流程：

（一）公司公文签发流程：

编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（各职能中心总监/总裁办主任）→会审（主管副总裁会审）→审批（董事长/总裁）→编号下发（总裁办/各职能中心）→备案（总裁办/各职能中心）。

（二）各下属分公司总经办公文签发流程：

编制（文件起草部门）→部门外会签（可缺省）→审核（分公司总经办主任）→会审（副总经理会审）→审批（总经理）→编号下发（总经办）→备案（总经办）。

各下属分公司下发公文，必须同时抄报公司董事长/党委书记/总裁/副总裁/总裁办主任及业务相关部门，以便协办或查考。

第二十九条应充分利用电子信息网络，对普发或转发类的公文实行网上处理。在办理过程中，各职能中心、各下属分公司总经办应指定专人及时登录，确保及时收取公文。

第七章公文的归档和销毁

第三十条公文由办公室或专职人员统一收发、归档和销毁。第三十一条归档。公文办理完毕后，应根据有关规定，及时立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。各职能中心和各下属分公司

公文处理制度

负责本部门文件的立卷和归档。公文归档，应根据其相互联系、特征、、机构、问题等分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，以便于保管和利用。

第三十二条借阅。已归档的文件、资料为中心档案资料，查阅时按照中心《档案借阅制度规定》执行。未立卷归档的文件材料由部门文书人员保管。查阅一般的文件、资料，由保管人员负责办理；凡属涉密文件、资料，须经本部门经理批准后方可查阅。

第三十三条翻印。上级单位的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，经总裁办主任/总经办主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖印章。

第三十四条销毁。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文，应进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销、不误销。销毁秘密公文，应进行登记，由二人监销。

第三十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第八章公文的保密

第三十六条公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保公司机密安全。

第三十七条公文拆启和传送由专人负责，总裁办、各职能中心、各下属分公司总经办指定一人负责此项工作，其他人不得私自拆启或

公文处理制度

横向传递。

第三十八条公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。

第三十九条注意公文的安全性。公文处理完之后，应即时送转或清缴；未处理完的要放在安全的地方，不得随处搁置；注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。

第四十条各类文件的草稿和需清理的文件，应及时销毁。第四十一条传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。

第四十二条收发者不得阅读与自己工作无关的公司公文。

第九章附则

第四十三条本制度由总裁办负责拟订、修订和解释。第四十四条本制度自发布之日起施行。

2017年8月25日

4.公文管理制度篇四

为提高公文工作质量，强化公文收发的程序化管理，促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本管理制度。

公文管理由办公室负责，分为收文管理和发文管理两部分：

一、收文管理

（一）发送来的文件资料，由办公室统一接收，登记和保管，发送领导个人的文件、资料、信函，办公室要及时送达。

（二）处理各类来文，严格按程序办理，随到随办，急件急办，防止文件积压和逾期不办。

（三）领导阅文后，要在处理单上批签意见或明确办理责任人，并签名。

（四）办公室负责督促领导批办事项的落实，及时将办理结果向领导反馈。

（五）文件处理完毕后，要及时归档。

二、发文管理

（一）公文制发的基本要求

1．所有公文以运管所人秘股的名义制发，要求严谨、规范，符合国家法律法规、方针政策和上级机关的文件精神。

2．发文目的要明确，依据充分，概念准确，文字简洁，与本单位的管辖范围和权限相适应，不得超越权力界限和范围行文。

3．公文必须使用国家法定的规范汉字和计量单位，不得使用异体字和不规范的繁体字、简体字。撰写、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

4．公文制发的具体方法、程序、行文规则及文种格式等，要严格遵守相关规定。

（二）公文制发程序

相关股室（拟稿）→办公室（核稿）→主管领导（会签或签发）→主任（签发）→办公室（编号等）→相关股室（打印样稿）→办公室（复核样搞）→相关股室（印制）→相关股室（发送）→办公室（存档）

（三）公文的草拟和审核

1．草拟公文。股室业务性公文由有关业务股室拟稿，并按照程序将草拟稿送办公室核稿，草拟文稿，要求字迹端正、清晰。

2．办公室核稿时，审核确定是否需要行文，文稿的内容是否正确，公文文种及发文级别是否适当，文件格式及语句是否准确，发送范围和机密等级，紧急程序是否适当，做好发文的基础工作。未经办公室核稿的文稿，原则上领导不予签批。

（四）公文的送审和签发

1．办公室核稿由办公室负责文字工作的同志或办公室主任负责，核稿后的文稿，送分管领导审签。

2．发文文稿按以下办法送领导审签：

①文件内容属于方针、政策、原则范围内的或其他事关全局的，送主任签发.②领导签发公文，应当签署明确意见、姓名和具体时间。③公文要按规定时间审签、传递，一般文件在一位领导手中不超过2天，紧急公文不在领导手中过夜，特急公文、秘密公文由办公室派出专人传递送签。

（五）公文的印制与发送

1．经领导签批同意发文的公文稿，由办公室负责进行复核，在复核中发现不妥或有疑问的，应及时报告签发文件的领导，建议更改，但核稿人不能擅自作主修改。

2．文件复核定稿后，由办公室按程序进行登记编号，确定印刷份数，安排打字、校对、印刷、盖章和分发。在校对中如发现原稿在内容、格式、文字、发送范围等方面有疑问或错误，应及时通知核稿者，建议其纠正，并按程序批准。

5.单位公文办理制度篇五

公文办理制度

（一）转办公文。转办公文是指由局办公室转有关科室（单位）办理的公文，包括市委、市政府转办的督查件、领导批示件、市人大建议、市政协提案，局领导批示需办理的公文。凡明确提出时限要求的，各科室（单位）在办理时，对属于本科室（单位）职权范围内的事项，应当在规定的时限内办理完毕；对需要报

局党组研究决定的事项，应当在规定时限内予以回复，确因情况特殊不能按时回复的，应当在回复的时限内以书面形式向局办公室说明理由。一般情况下，由局办公室转各科室（单位）办理的公文时限为7天。

（二）联办公文。联办公文是指由本局与其他单位的联合行文，包括上行文和下行文。联办公文不论本局单位是否主办机关，公文格式必须使用统一格式，遵循统一要求；公文审签必须按照统一审签程序进行审签；公文底稿采用统一印制的发文纸；撰写底搞必须使用统一规定的笔墨书写。

（三）自办公文。自办公文是指局属各科室（单位）以局名义制发的公文，包括上行文、平行文和下行文。自办公文必须按照下列程序审签印发：拟稿人起草、科室（单位）负责人核稿、办公室审核提出审签意见、主管领导审签、科室（单位）编号、文印室打印、科室（单位）校对、文印室印制、科室（单位）装订分发。

（四）其它公文。其它公文是指除上述类型之外的分析、总结、汇报材料等。一般情况下，由科室（单位）自行打印，若需要份数较多需由办公室印制的，应由科室（单位）负责人提出意见后，经办公室审核同意后交由文印室印制。印刷份数在5份以上的所有材料均需经办公室审核同意后，由文印室印刷或复制，文印室做好登记工作。

6.公文管理制度篇六

（2013年2月16日）

一、公文，指公司党政在管理过程中所形成的或上级下发的具有法定效力和规范体式的公务文书。

二、公司公文种类主要有：决定、意见、通知、通报、报告、函、总结和会议纪要等。

三、公司行文要及时、准确、符合政策和公司实际。要规范使用发文号、标题、主送机关、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送机关和印制版记，并实行统一管理。

四、内部行文管理。公司行文由业务承办人起草。正式行文前要填报包括：文件名称，文件编号，主送部门，抄送部门，拟稿部门，拟稿人，审核人（公司主管领导），领导（董事长或总经理）批示，文件秘级，打印份数，打印日期的审批单。公司领导批准后，经办人负责将审批单、纸质文稿和电子文稿一并交公文管理部门处理。

五、收文管理。收文指对上级来文的签收、使用、保存、上缴。

1.签收。对上级来文，公文管理部门要按来文时间、文号、标题、密级作出详细登记。

2.使用。文件管理部门根据文件内容，在每份文件上写上传阅处理意见并妥善处理。

3、对会议通知、有需要上报情况的上级来文，要注明“急件”，并跟踪处理，防止发生公文处置缓慢耽误与会、情况上报问题的发生。

4、对涉密文件要严格按保密制度处置，严防失泄密事件的发生。

5.保存。对传阅、处理完毕的公文要及时收回，妥善保管。

6.上缴。年终按照上级要求将需要上交的文件及时交给上级部门。上缴文件要做到及时、完整，手续齐全。

六、文件归档。对公司形成的公文和对公司有指导意义的上级政策性文件，要及时分类装订归档。对需要上缴的非机密级以上的文件，在上缴前可以复印存档。每年文件归档时间在次年3月份实施。

7.机关公文处理制度篇七

第一章总则

第一条为使厅机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，根据国家有关规定，结合厅机关实际，制定本制度。

第二条厅机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则，严格按国家和本制度的规定进行，做到准确、及时、安全、保密。

第三条厅办公室主管厅机关并负责指导下级单位的公文处理工作，主要任务是：

（一）依据国家有关规定，制定厅机关公文处理工作的各项具体规章、制度，并负责组织实施；

（二）负责厅机关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作；

（三）起草、校核以厅和厅办公室名义制发的公文；

（四）负责公文处理中的督促检查工作；

（五）负责公文处理中的安全保密工作；

（六）对下级单位公文处理工作进行业务指导，组织业务交流和业务培训；

（七）负责与公文处理有关的其他工作。

第四条厅办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守，刻苦钻研，乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。

第五条厅机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则，行政公文不得对党的组织作指示，不处理党内各种事务。

第二章公文种类

第六条公文必须按国家规定的文种行文，公文的种类主要是：

（一）命令（令）

适用于依照有关法律规定发布规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

（三）指示

适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的原则。

（四）公告、通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级的公文，转发上级机关秒相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。（凡请上级机关指示或者批复的公文，不得用“报告”）

（八）请示

适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。（“请示”就是“请示”，不得用“请示报告”）

（九）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批复。（即使是向有关主管部门“请求”批复，也不得用“请示”）

（十一）会议记要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第七条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。

（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应当排列在前。（文号应编主办机关的文号）

（二）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角，密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。

（三）紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”，标注在首页右角上，有秘级时，收标注在其下方位置。紧急电报应当标首页的等级栏内，标明“特急”、“加级”、“平级”。

（四）发文字号，包括机关代字、年份、序号，不般位于发文机关之下，横格线之上正中位置。年份不能简写，置于中括号内。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上报公文，应当标明签发人姓名，一般标注在发文字号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列，排列顺序与发文机关一致。

（六）公文标题，应当准确简明扼要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，批转公文，标题应当避免使用重复用语。

（七）主送机关，应当写机关全称或者规范化简称，位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议记要”等，主送机关可以列在正文之后。

（八）公文如有附件，应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称，如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起，如不能装订在一起，应当在附件首面左上角注明主件发文字号。

（九）公文会议纪要外，应当加盖印章，印章端正盖正成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。联合行文，联合发文机关都应当加盖印章，印章从左到右排列，排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的，应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章，可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“（此页无正文）”。

（十）成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人的签发时期为准；电报以发出日期为准。

（十一）文件应当标注主题词。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。

（十二）公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。

第八条公文的文字从左至右横写、横排。印制文件标题一般用2号宋体字，正文用3号仿宋体字，每页19行，每行25个字。

公文用纸一般为16开型（260×184），涉外公文采用国际标准a4型（297×210）。左侧装钉。

第四章行文规则

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sp;第九条湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的职能部门，在职权范围内可以独立对外行文，上行文：向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。

平行文：向隶属单位和地、州、市交通局布置工作，交办任务，答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文，厅办公室可以对外、对下行文，在职权范围内向不相隶属单位行文。

第十条各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文，一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。

第十一条本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。

（五）所提措施和办法是否切实可行；

（六）人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。

核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感，认真学习党的路线、方针、政策，熟悉本厅业务，熟练掌握文秘常识，一丝不苟，严格把关，防止失误和疏漏。

第三十八条对确无必要行文的公文文稿，应提出不予行文的建议并说明情况，报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的，应终止核稿。

第三十九条文稿如需作较大修改，应与起草单位协商或请其修改。

第四十条文稿由办公室核稿后，应送分管厅领导审阅并签发，最后送机要室编写文号。

转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发，各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函，一般由处室、部门负责人签发，重要的经主管厅领导同意后签发。

第四十一条凡与外单位联合行文的，应由其他单位签发后，再到我厅会签。会签时，先由相关处室（部门）提出意见，再由办公室核稿，然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的，编我厅文号；业务以其他单位为主的，由其他单位编文号。

第四十二条文稿印发后，应将原稿和正稿一式五份送机要室，由机要室交档案室存档。

第四十三条凡本厅产生的公文，印制装订盖章后，由办文处室（部门）到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室（送）寄。厅机关及附近单位的公文一般直接送达（不通过邮局）。邮寄一般一天一次，急件随时送寄。

文印事务

第四十四条厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务，原则上不承印私人和外单位文件、材料。厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等，应由各处室、部门自行打印好后，交打字室印制。特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料，须经厅办公室负责人同意。

第四十五条打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务，需印件应先送厅办公室，由厅办公室核定印制数量，统筹安排后，交打字室、复印室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题，各处室、部门亦应告知办公室处理，一般不直接同打字室、复印室联系。

第四十六条打字室、复印室应热情为机关服务，准确熟练地掌握和使用公文排印标准，努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下，对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时，应按照轻重缓急，抓紧处理。

第四十七条复印室应坚持定时开机复印。非急件，每天上午11：00—12：00，下午4：30—5：30，急件经办公室负责人同意，随到随印。

第四十八条厉行节约。厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料，打字室、复印室应杜绝浪费，熟练掌握速印、复印技巧，严格按核定数量印制公文。

8.人防公文处理制度篇八

一、基本要求

（一）本办各科、队、站收取、传阅、办理、发送、保管公文、文件，均按本制度处理。

（二）人事秘书科是

本办公文办理、文件保管的管理、协调机构，指定专人负责公文、文件的签收、登记、分办、督办、传送、存档等工作。专管人员设立收文、发文、入档登记本，及时进行登记，并录入计算机。

各科、队、站应指定人员兼职本科室的公文收发管理工作。

（三）公文处理必须做到准确、及时、规范、保密、安全。凡涉及秘密、机密级文件，由专人监收管理，按规定于翌年3月清返或销毁，确保国家秘密的安全。

二、收文处理

（一）要求。收文处理必须按照《国家行政机关公文处理办法》的规定和市政府的要求，严格规范文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序，使公文的接收、运行、办理有序，提高公文处理效率。

（二）签收、登记。凡上级及市级相关机关送本办的公文、文件、汇报材料、信件以及参加会议带回的材料、文件均由人事秘书科负责签收、登记。

（三）分类。经登记整理后的上、下级和本级其它方面的公文、文件、材料及群众来信，由人事秘书科文档管理人员以“急件”、“阅件”、“办件”、“汇报材料”、“举报、投诉件”等进行分类。凡收到需立即办理的公文，应注明“急件”，并立即送交办领导阅处；需要本办或业务科室办理的公文、文件为“办件”；不需本办办理的、一般知照性公文、文件为“阅件”，基层单位的不需要办理的工作总结、情况汇报等为“汇报材料”，群众或基层组织的投诉、举报信件、材料等为“举报、投诉件”，专管员要把分好的“办件”、“阅件”、“汇报材料”、“举报、投诉件”等分别放在各自的专门文件夹里，视不同情况进行处理。

（四）拟办、批办。所有“办件”（含急件）和“举报、投诉件”由公文专管人员在输入计算机，并打印出《日照市人民防空办公室文件批办单》后，交人事秘书科长审阅并提出拟办意见，送主任签署办理意见。

（五）传阅。所有“阅件”、“汇报材料”均应送办领导和相关人员传阅。传阅文件按照先主任、办党组成员、后科、队、站负责人及其他工作人员的程序进行。阅文必须随到随处理，文件所经过的每一个环节，最长不能超过两天（特殊情况除外），阅后（签署意见并署名）即送人事秘书科，再继续传阅。传阅结束的文件应及时归档，对没有及时归档的文件，文档管理人员要及时催退。

（六）承办。承办工作直接关系到公文处理的质量和效率，是文件处理的重要环节。所有“办件”（含急件）和“举报、投诉件”的承办人都要认真研究文件内容，分轻重缓急妥善处理。对不属于自己主管业务范围的问题，应及时退交人事秘书科，并说明退件理由。

承办工作要坚持“随交随办，急件快办”的原则，努力提高工作效率。对一般交办件必须在限定的时间内办完，如不能按时办理的，应向来文机关、主管领导、综合科说明情况，并保证在允许延长的期限内办完；对没有时限的交办件，承办工作必须在有效时间内办结；对于急件的办理，应加快承办的速度，以充分体现轻重缓急的原则。文件办结后，应在公文处理笺承办情况栏签署办理情况，签注承办人的姓名和办结日期，并及时交人事秘书科归档。

（七）催办。

为了使机关工作事事有交待，件件有着落，对以下几方面的事项列入重点催办内容：

1、上级机关下发本办的文件需要执行、回复或经领导批示需要办理的；

2、其它不相隶属的机关向本办联系工作、洽谈事务的公函；

3、下级机关主送本办的请示；

4、本办发文需受文机关回复的；

5、群众来信的办理情况；

6、各种提案、建议、批评意见等事项需办理的；

7、本办会议决定需办理的；

8、上级领导重要批示需要落实并报告办理结果的；

9、办领导随时交办的事项。催办工作必须有明确的时限要求，并做到急件限时跟踪催办，一般件抽空催办。

（八）呈阅。需呈送市领导阅的公文，应附上主任签批的意见，由人事秘书科呈送该市领导。公文专管员应做好跟踪和信息反馈工作。