部门文件管理办法

部门文件管理办法（共8篇）

1.部门文件管理办法 篇一

1、目的：规范部门文件的管理、保存工作及便于查阅。

2、适用范围：适用于部门的所有往来文件及资料的管理、保存及查阅。

3、程序要点：

3．1文件归档的方法：

3．1．1部门文件的归档采用夹式文件夹。根据文件的内容、种类在盒式文件夹的侧面粘贴统一格式、尺寸的标签纸。

3．1．2将需要归档的文件按照内容、种类等进行大分类，如：收文、发文等。然后按照日期顺序进行排列，并在每一份文件的首页右上角标注该文件的卷内编号。

3．1．3将已经进行了分类的文件，按照其实际内容制作与之相应的目录表，目录表要求统一格式，需包含：文件类别名称、文件名称、文号、收/发文日期、卷内编号、备注等项目。

3．1．4将已制作的目录表置于每一类文件的首页，并按照分类将文件及目录整齐地装订后归入夹式文件夹内。盒式文件夹内用贴有名称标签的分页纸将不同类别的文件进行区分。

3．2归档文件的分类原则

3．2．1所有文件分为对内、对外两部分；内、外文件又可分为收文、发文两大类别。

3．2．2文件夹内按照部门、内容或文种分成小类别。

3．2．3大业户单独设立文件夹，文件夹内按内容、文种等区分成小类。

3．2．4小业户则按照楼层、商铺位置，归纳为一个文件夹；文件夹内再按照业户名称进行区分。

3．2．5专项事务设立独立文件夹。

3．3文档的管理及查阅

3．3．1文档中的文件应每年清理一次，过往的文件应另行保存。

3．3．2便于查阅是文件归档的目的之一，因此需查阅文档时，可依据目录指引。查阅完毕后，应依据文件的卷内编号，将其整齐地摆放至原位。

3．3．3新增的文件需要归档时，应依据其内容、文种等，在右上角标上卷内编号后，再将其归入相应的文件夹，并及时在该类文件的首页目录中添加相关内容。

2.部门文件管理办法 篇二

一、对招标文件基本内容的审核

1. 审核招标文件的内容是否合规合法。

招标文件一旦发出就具有法律效力, 因此对招标文件审核的一项重要内容就是对其合规合法性的审核。审核人员应熟悉国家相关法律法规, 格外注意招标文件有无违法违规条款。例如, 在房屋建筑的施工招标文件中, 尤其要注意审核其有无违反《建筑法》、《招标投标法》、《合同法》、《建设工程质量管理条例》等国家相关法律法规的规定。

2. 审核招标文件的内容是否完整。

我们要从两个方面对招标文件的完整性进行审核: (1) 审核招标文件的主要内容是否有遗漏, 根据《招标投标法》第19条的规定, 招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签定合同的主要条款。一份完整的招标文件应该包括但不仅仅限于上述内容。例如, 房屋建筑的施工招标文件除上述内容外, 一般还包括工程概况介绍、工程招标范围、质量等级及使用材料要求、工程的工期、造价控制、结算方式、工程价款的支付、投标文件的编制要求、以及招标文件附件等。 (2) 审核招标文件的每一项内容是否完整。一份完整的招标文件对未来合同的签定、工程在建过程的管理及甲乙双方矛盾的处理至关重要。在基建项目的施工招标文件中, 工程的评标标准、招标范围、材料使用、价款支付方式、结算方式等具体内容应该越完整越好。

二、招标文件审核的重点与难点

1. 招标文件的完善性审核。

招标文件的完整性审核和完善性审核可以同时进行, 其中完善性审核可以看成是对招标文件审核的重点和难点之一。有时招标文件看起来比较完整, 该有的内容都有了, 该详细表述的都表述了, 但是某一细微之处的不完善, 就可能给招标方带来损失, 甚至导致整个招标失败。

例如, 招标项目的评标标准的完善性。评标标准是评委评定中标单位的依据, 直接关系到招标单位能否招到一个理想的施工单位, 也关系到投标单位能否公平、公正地参与竞争。曾经有这样一个例子:招标文件的评标标准规定采用综合评分法, 得分最高的投标单位为中标单位, 但在评标过程中却有两个单位综合得分并列第一。因招标文件未明确说明出现并列第一时, 应如何取舍, 最后两个单位互不相让, 评委也因依据不足, 不敢轻易判定中标单位, 只能是宣布本次招标失败。建设单位修改招标文件条款后, 重新招标, 所有招标程序都重走一遍, 不但多花费了一个多月的时间和招标费用, 还耽误了工期。

再如, 招标范围描述的完善性也很重要。在房屋建筑的施工招标文件中, 在工程量清单计价模式下, 工程招标范围的描述一般由工程量清单、图纸和文字描述、共同组成。在具体工程中, 有时招标方出于对工程质量、工期以及专款经费的使用等方面的考虑, 会对招标范围作一定的调整。例如, 一方面可能想将清单或图纸范围内的一部分工程量分包出去, 另一方面又想将图纸和工程量清单上都没有, 但是实际需要做的招标项目的配套工程, 如室外道路、给排水、绿化等纳入招标范围内。遇到上述情况, 招标文件一定要明确要求项目中标单位必须分包的部分, 以及总包与分包之间的责任划分、工程款支付、配合费的点数等问题。凡此种种, 遗漏掉其中一项, 将来都可能导致总包方、分包方、建设方三方的扯皮, 而一旦这种现象发生, 建设方轻则会耽误工期, 重则有可能被要求索赔。

此外工程结算方式也是招标文件审核的重点与难点。在工程量清单计价模式下, 清单外增加工程和变更工程的结算方式特别是该部分工程的材料价格的确定方式在工程结算过程中最容易出现争议, 因此我们要详细审核招标文件中关于该部分表述的内容是否准确、完善。

2. 拟签定合同的主要条款的审核。

随着招标文件内容的日益完善, 招标项目的拟签订合同样本一般都会附在招标文件之后。其虽是招标文件附件, 但重要程度往往超过招标文件正文。因为从合同法的角度来说, 招标文件本身是一个邀约, 投标方的投标文件是一个反邀约, 招标成功后, 招标文件基本失去法律效力, 而双方依据招标文件的合同附件新签订的合同则是日后各方权利、义务的最有效法律依据, 因此对合同样本的审核至关重要。在实际工作中, 我们的招标文件审核, 已经包含了同时对招标文件和未来合同进行审计, 也就是说, 我们将将来对招标项目合同的审核提前到与招标文件同时进行。

如何进行合同审核, 在此不再赘述, 但是在审核招标文件的合同样本时, 我们需要注意以下问题: (1) 注意查看合同的有关内容描述与招标文件的其他内容是否一致, 有无矛盾之处; (2) 合同文件组成解释顺序。国家或各省市印制的合同标准文本, 一般将, 合同、投标文件、工程量清单、图纸等作为合同有效附件, 而排除将招标文件作为合同的有效附件。在实际执行中, 由于很多招标文件和投标文件内容过多或者评标专家的疏忽, 经常存在中标方的投标文件违背了招标文件的精神或者与招标文件相矛盾, 而这些与招标文件不相一致的地方大部分都是对招标方不利的。如果将招标文件排除在合同附件之外, 则招标方很可能会吃亏。鉴于此, 同时考虑到合同标准文本的内容只具有指导性, 不具有强制性, 我们在审核合同样本时, 要注意将招标文件作为将来合同的有效附件加进。 (3) 合同文件的解释顺序。如前所述, 由于种种原因, 组成合同文件常常会出现矛盾, 一般而言, 由我们自己编制的文件往往对我们有利, 因此我们既要注意将合同组成文件全部列出, 又要注意将由我们自己编制的文件尽量放在解释顺序考前的位置。 (4) 注意对违约条款、工程质量保修条款以及附加条款的审核。

三、审核招标文件的经验介绍

1. 建立一套完善的招标文件经验文本。

内审区别于外审的一个重要方面就是内审人员长期在本单位工作, 对本单位情况比较熟悉了解, 而且经常从事相对重复的工作。因此我们可以利用内审的这种特点, 在遵守招投标法和国家相关法律法规的前提下, 根据以往的工作经验、教训, 不断修改完善出一套招标文件范本, 包括勘察、设计、施工、采购等, 我们将其称为经验文本。这样在审核具体的招标文件时就可以参照经验文本, 既节约时间又可以基本保证审计质量。笔者单位在使用该种方法后, 原来需要审半天甚至一天的招标文件, 一小时以内就可以审完, 而且还能保证审计质量。

2. 善于总结经验教训, 提出管理建议。

前文述及的经验文本, 需要我们根据实际工作中或者从与同行的交流中得到的经验、教训, 不断调整, 因此所谓经验文本也只能是相对的, 是需要不断修改完善的。我们要根据实际情况, 建议在招标文件中增加或调整修改相应条款, 不但尽到审计的基本职责, 还充分发挥内审的管理和服务功能。

例如在文章前面提到的评标时遇到两家综合得分并列第一的情况, 笔者单位在以后的招标文件中就增加了此种情况的处理条款。结果在后来的招标中, 又几次遇到得分相同的情况, 但都按招标文件规定的选择方式, 及时无异议地确定了中标单位。

再如, 在笔者所在单位的工程结算审核中, 我们发现施工单位的结算价总是偏高, 而且有时高的比较离谱。在结算审核时, 审计人员发现一项调整一项, 不但浪费时间, 而且未能完全发现高报价的审计风险也很高, 有时还要和施工方发生争执。对于有些以核减额为基础计算审计费用的外聘审计项目, 建设方还要承担因施工方高报价导致的高额的审计费用。针对上述情况, 我们在审核招标文件时, 向招标项目的执行部门提出了在招标文件中增加以下工程结算的限制性和惩罚性条款:若施工单位提供的结算价, 经我方和施工方共同审核确认后, 核减率超过送审价的5%, 那么我方将从结算价款中扣除超过部分工程款的30%, 作为施工方高报结算价的违约金。即若工程送审价为A, 审后确认价为B (A>B) , 则核减率为 (A-B) /A×100% (设核减率为X%, 且x%>5%) , 施工方应承担的违约金为: (x%-5%) ×A×30%。例如, 一个工程施工方的送审结算价为1000万元, 审后双方确认的结算价为700万元, 则建设方应从施工方扣除的违约金为75万元。笔者单位刚开始将上述条款写进招标文件和合同中时, 施工方完全没当一回事, 在施工方提交结算书时, 我们亦多次提醒上述条款的存在, 但是施工方仍不以为然。最后的结果可想而知, 施工方因高报价而支付了100多万元的违约金, 当然这过程非常艰难, 但是我们坚决执行了合同。自此以后, 施工方都视该条款为雷区, 这样我们不但提高了审计工作效率, 又可以在聘请中介机构审核的情况下, 少支付审核费用, 而且审计风险也因该条款的威慑作用而大大降低。

还有一次在与同行的聊天过程中, 我们得知他们单位的一项在建工程的施工单位的职工, 在他们单位的管辖范围内发生超生现象, 由于在合同条款中没有这方面的内容, 使得他们单位负了很大的责任。得知此事后, 笔者建议在我单位以后的招标文件中加入对中标单位进入施工现场后的管理工作, 要求中标单位就计划生育工作、安全文明工作等向我方提交承诺书, 起到了防患于未然的良好效果。

3. 区别情况, 出具审计意见。

在对招标文件的审核中, 根据具体情况我们一般会出具两类审核意见。第一类, 就是要求招标文件必须作出修改调整的强制性审计意见。主要包括以下几种情况: (1) 招标文件中出现违反国家相关法律法规的条款; (2) 招标文件的内容有明显漏项; (3) 招标文件前后条款存在矛盾; (4) 招标文件存在明显损害招标方利益的条款。除上述情况外, 对于招标文件存在的其他问题, 作为内审部门不宜提出强制性审计意见, 而因根据具体情况向招标部门提出一些建议性意见。在笔者所在单位的实际的招标文件审计工作中, 由于基本建立了一套招标文件经验范本, 因此, 招标文件较少存在需要审计人员出具强制性审计意见的问题。我们更多地是出具建议意见, 而且我们的建议意见基本都被接受, 内审真正发挥了管理和服务功能。另外笔者认为, 在招标文件的审核过程中, 加强与相关管理部门的沟通非常重要, 因为工作在第一线的同志可能了解的情况更多、更具体, 加强与他们的沟通, 能够拓宽我们的视野, 提高我们的业务水平, 还有利于双方的合作。

参考文献

3.脱机文件管理好 篇三

允许使用脱机文件

在网络环境中，进行文件共享交流是常有的事情，为了提高交流效率，很多用户动足了脑筋，总结出了很多共享交流心得。不过，一些共享交流技巧，在网络传输不稳定的工作场合下，根本无用武之地，因为每次进行文件共享交流时，客户机都要通过网络重新访问共享内容。有鉴于此，Windows 7系统开始支持脱机文件功能，利用该功能，客户机只要访问过一次共享内容，就能自动在本地硬盘生成副本信息，日后即使网络不通，共享交流也能照常进行。但是，在使用共享脱机文件之前，我们必须进行如下操作，来让系统允许用户使用脱机文件：

首先依次点击“开始”|“运行”命令，弹出系统运行对话框，输入“gpedit.msc”字符串命令，单击“确定”按钮，展开系统组策略编辑界面。从该编辑界面左侧显示区域，找到“计算机配置”|“管理模板”|“网络”|“脱机文件”节点选项。

其次用鼠标双击目标节点下面的“允许或不允许使用‘脱机文件’功能”组策略，切换到如图1所示的组策略属性对话框，检查“已启用”选项是否处于选中状态，要是没有被选中，那就意味着Windows 7系统不允许用户使用脱机文件，只有重新选中它，再按下“确定”按钮，才能保证Windows 7系统在访问共享文件夹后，自动将副本内容存储到本地系统硬盘中。

创建脱机文件共享

一般来说，开启了脱机文件功能后，只要本地系统与远程共享主机相连，那么打开的就是远程共享主机中的内容，如果断开共享网络连接，也能访问共享内容，原来在脱机连接时，远程共享主机中的内容会在本地硬盘中创建好副本信息，这个时候访问的就是副本内容。当本地系统再次与远程共享主机连接时，修改后的共享内容就会自动与远程共享主机中的内容保持同步。

在Windows 7系统中创建脱机文件共享连接时，先将本地计算机正确接入到单位局域网，通过网上邻居窗口或网络窗口找到远程共享主机，用鼠标右键单击共享文件夹图标，点击快捷菜单中的“属性”命令，切换到共享文件夹属性对话框。

选择“共享”选项卡，在共享选项设置页面中按下“高级共享”按钮，弹出共享文件夹高级属性框，按下“缓存”按钮，展开如图2所示的共享文件脱机设置对话框，将这里的“用户从该共享打开的所有文件和程序将自动在脱机状态下可用”选项选中，同时一并选中“已进行性能优化”等选项，确认后退出设置对话框。之后，我们就能发现共享文件夹图标上，自动标有脱机文件标志。

当本地计算机与单位局域网的共享主机处于断开连接状态时，我们将无法访问共享内容，所以，还需要在网络连接正常的情况下，为脱机共享文件夹在本地系统硬盘中创建一个共享访问快捷方式。在进行这种操作时，可以用鼠标右键单击之前已经设置为脱机的共享文件夹，点击右键菜单中的“映射网络驱动器”命令，切换到网络驱动器映射设置对话框，设置好合适的磁盘分区符号，假设这里将“X”盘符分配给网络驱动器。设置操作结束后，打开Windows 7系统的计算机窗口，我们将能看到一个“X”盘，用鼠标双击该分区图标，就能快速访问到脱机状态下的共享文件了。

日后，在不同的工作场合下，访问脱机文件的情况是不一样的。例如，当将本地计算机连接到单位网络中时，那么访问“X”盘时，访问的其实是远程共享主机中的内容，当本地计算机从单位网络中断开连接时，那么访问“X”盘时，访问的其实是共享文件在本地硬盘中的副本内容，这一点，我们一定要分辨清楚，才能合理使用脱机文件提高工作效率。

调整脱机文件位置

在长时间工作之后，大家常常会感觉到C盘分区空间容量会越来越少，这将会严重影响系统工作性能。之所以会发生这种现象，主要是在缺省状态下，Windows系统会将脱机文件保存位置指向本地硬盘的C盘分区，时间一长，C盘分区空间自然会大幅度地减少。为了不让脱机文件功能占用C盘分区空间，影响系统工作性能，我们可以按照下面的操作，将Windows 7系统的脱机文件缓存位置转移到“E：＼111”文件夹中：

首先以系统管理员身份登录Windows 7系统，依次选择“开始”|“运行”命令，在弹出的系统运行对话框中，输入“regedit”命令，单击“确定”按钮，切换到系统注册表编辑界面。找到该界面左侧显示区域中的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在“MigrationParameters”双字节键值，如果没有找到该键值时，可以手工创建好该键值，同时用鼠标双击之，打开目标键值的编辑对话框，输入数值“1”，确认后退出设置对话框。

其次打开DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”，再执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，选中“外部硬盘或USB闪存驱动器”选项，按下“这是我的旧计算机”按钮，选择“自定义”选项，定义好需要转移的内容，这里我们只要选中脱机文件选项，之后点击“下一步”按钮，插入优盘后就开始转移了。

返回系统注册表编辑窗口，找到该窗口下的HKEY_LOCAL_MACHINE＼System＼CurrentControlSet＼Services＼CSC＼Parameters节点，检查该节点下面是否存在字符串键值“CacheLocation”，如果找不到该键值时，可以手工创建一个，同时用鼠标双击该键值，切换到该键值的编辑对话框中，设置好脱机文件新的保存位置，比方说，如果希望将脱机文件保存到“E：＼111”文件夹中，只要将“E：＼111”路径填写在这里即可（如图3所示），确认后退出设置对话框。

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将Windows系统重新启动一下，进入DOS命令行窗口，使用“cd”命令将当前目录切换到“c：＼windows＼system32＼migwiz”路径，再次执行“migwiz.exe”命令，打开Windows系统轻松传送向导设置框，依照提示导入新的保存路径，同时进行文件转移操作，这样脱机文件的保存位置就能指向新的路径了。

解决脱机文件冲突

使用脱机文件功能访问共享文件的好处，主要是不管本地计算机是否连接到网络中，都能在本地系统中修改编辑共享内容，修改编辑的结果也存储在本地硬盘中，而其他用户也能通过网络修改远程共享主机中的相应共享内容。远程共享主机中的某一文件夹，还能与其他的计算机建立脱机访问关系，这样，当其他计算机与远程共享主机相互连接时，共享内容就能自动进行同步，不过这也容易造成脱机文件相互冲突。

这个时候，脱机文件功能会自动解决好共享内容的冲突。要是共享文件夹中只是增加或减少了文件，那么系统会自动以多的为标准，要是在脱机状态下编辑并修改了相同的共享文件，那么对应文件不同版本的冲突，会被脱机功能自动识别出来，同时会弹出提示，要求用户究竟选用什么版本的内容保存到远程共享主机中，提示内容包括哪个文件版本比较新，文件保存在哪一台计算机中，文件最后保存的时间是什么等。如果选中提示对话框中的“保存这两个版本”选项时，那么最新版本的文件将会被自动重新命名，新的文件名称一般为原始文件名称加上编辑修改过的那台计算机名。

保护脱机文件安全

由于在脱机连接的情况下，我们仍然能够访问之前调用过的共享文件。如果脱机文件功能被一些不怀好意的用户偷偷利用，他们只要打开脱机文件夹窗口，就能将一些十分重要的隐私信息从脱机文件夹中带走，这样就会发生安全泄密事故。为了保护脱机共享文件夹安全，我们应该对该文件夹进行加密保护，限制普通用户去随意访问其中的内容，下面就是具体的安全保护措施：

首先依次选择“开始”|“控制面板”选项，切换到系统控制面板窗口，将该窗口默认的查看方式调整为“小图标”方式，同时双击其中的“同步中心”图标，进入同步中心窗口，点击左侧显示窗格中的“管理脱机文件”按钮，弹出脱机文件设置对话框。

其次选择“加密”选项卡，进入加密选项设置页面（如图4所示），按下“加密”按钮，那么Windows 7系统就会利用内置的EFS加密功能，为脱机文件夹提供安全保护了，此时外人即使和我们使用相同的计算机，但只要他们使用与自己不一样的账号登录Windows 7系统时，就不能悄悄访问到脱机文件夹中的隐私信息。当然，这里的加密功能，只对本地硬盘中的脱机内容有效，而不会对文件的网络版本有效。

如果本地计算机中安装的Windows系统不支持EFS加密功能，那么打开脱机文件设置对话框时，我们将看不到“加密”选项卡。这个时候，我们应该临时关闭共享文件夹的脱机访问功能，以彻底保护隐私信息的安全。要做到这一点，只要先进入脱机文件设置对话框，选择“常规”选项卡，按下对应选项设置页面中的“禁用脱机文件”按钮（如图5所示），确认后保存设置即可。

集中管理脱机文件

为不同计算机中的共享文件夹开启脱机访问功能后，脱机文件默认保存的路径会不同，这无疑为用户的高效管理带来了麻烦。如果要经常查看脱机文件，不妨巧妙利用Windows 7系统的库功能，来对脱机文件进行集中管理。

首先创建脱机文件库。依次点击“开始”|“所有程序”|“附件”|“Windows资源管理器”选项，打开Windows 7系统的资源管理器窗口，用鼠标右键单击该窗口左侧区域的“库”选项，逐一选择快捷菜单中的“新建”|“库”命令，将新创建的库名称设置为“脱机文件”。

其次要让隐藏的脱机文件显示出来。在Windows 7系统的资源管理器窗口中，依次选择“组织”|“文件夹和搜索选项”命令，切换到文件夹和搜索选项对话框，点击“查看”选项卡，打开如图6所示的选项设置页面，取消选中“隐藏受保护的操作系统文件”选项，同时将“显示隐藏的文件、文件夹和驱动器”选项选中，确保后保存设置操作，这样就能正常访问脱机文件夹中的内容了。

下面添加脱机内容到Windows 7系统的“脱机文件”库中。打开系统资源管理器窗口，找到需要添加的脱机文件夹，用鼠标右键单击之，选择右键菜单中的“包含到库中”|“脱机文件”选项，就能将目标内容添加到脱机文件库中了。日后，通过Win7系统库功能，就能高效地访问和管理脱机文件了。

4.部门工作总结源文件 篇四

一、思想总结：在思想方面，对“全心全意为广大同学服务”这句话有了更深的理解。我从不因为校社联的活动而觉得耽误自己的时间苦恼，每次尽管可能很小的活动，收获的却无法用量来衡量的。当自己真正的融入每次活动时，才会发现，收获的永远要比付出的多的多。也正是通过一次又一次的想不通到想通，不知不觉中自己的思想素质已经有很大的提高。

二、学习上：在学习和生活上。也因为进入校社联而发生改变。从无所事事的状态变的紧张忙碌。也是正因为这样，促进了我的学习意识，变被动学习为主动学习。同时学会了合理安排自己的时间。让自己的生活充实而又丰富。

三、工作上的收获：由于刚开始由于工作方式的不佳和经验的不足，给学长和学姐们造成不少的麻烦。我也想过要放弃，但为了珍惜这次难得的机会，不让自己的学生活枯涩无味，同时也可以为同学们服务，增强自己的责任感。我决定坚持下来，因为这一学期我收获了部门之间成员的友谊和经验。

5.部门文件管理办法 篇五

预立卷(材料的形成与积累)————整理组卷——归档验收

一、预立卷

1.学校各院、部、处、馆、总支、系、所、社、中心、工会团委和直属部门均为立卷部门。

2.各立卷部门根据历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制案卷类目(类目名称见《同济大学档案立卷部门、归档范围和保管期限表》)。

3.各立卷部门要在平时随时将办理完毕的文件，按照案卷类目名称，分别归卷。

二、立卷分工

1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电、材料，综合性的，由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

2.以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。

3.党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的全校性专门会议、千部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

4.校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由校办或党办立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

5.两个以上单位共同办理的文件由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

6.各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。

三、整理组卷(立卷)1.坚持由文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料整理组卷后向档案部门归、件

2.在平时积累归卷基础上，按照归档范围，调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。(参见《同济大学档案归档范围的确定》)3.将文件按年度或问题进行立卷分类。

(1)分年度:将文件按其形成或针对的年度分开。

如:

一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复，归入批复年度。

跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。

跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。

跨车度的会议文件，归入会议开幕的年度。

法规性文件，归入公布和批准年度。

按学年处理的文件，归入专门年度。

科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进年度。

成绩、研究生学位论文分别归入毕业年度和授予学位年度。

（2）分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。4.以问题为主进行立卷组合。

如:

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。

非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。

统计、报表、名册等，按照名称组合。

学校管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。简报按名称或期号组合。

科研、基建、设备按项目组卷，一项一卷或若干卷可将管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷后放在各卷之首，其余可按工作阶段及重要程度或文件性质分别组成若干卷。5.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。

如:

批复在前，请示、报告在后。

上级通知在前，上报材料在后。

正件在前，附件在后。

印件在前，定稿在后。

结论性材料在前，依据性材料在后。

其他文件材料按时间顺序排列。

6.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式的样子折叠。

7.编页号

成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷（如蓝图、底图）的文件材料编件号。

（1）卷内目录、备考表均不编页号。

（2）卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编

写一个页号。

（3）页号应用兰色或黑色号码机敲出，起始号为1.(4)页号的位置在每面材料非装订线一侧上角。

(5)同一问题的文件组卷后不得超过200页。

(6)以件为单元的在每件文件材料的右上角加盖档号章。

8.填写卷内文件目录

卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素墨水填写或用计算机打印。(1)序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

(2)文号:文件制发机关的发文字号。由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如:“国发[1995 ] 1号”。其年“[ 1995]”不得简写成“（95）".(3)责任者:形成文件部门或对文件负有责任的署名者。

(4)题名:即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题、外加“[ ]”号，如会议记录应概括出主要内容。

(5)日期:文件的形成时间，例:1994.10.10。

(6)页次:卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。9.填写卷内备考表。

卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。

(1)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。

(2)立卷人:由组成本卷的兼职档案员签名。

(3)检查人:由对案卷质量进行审核的责任者答名。

(4)立卷时间:填写立卷的时间。10.书写封面

（1）立卷单位:立卷单位的全称。

（2）作者:卷内文件的主要责任者(单位或个人)。

（3）案卷题名:应简明确切，结构完整，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者(不得简称本校、上级)、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”；除一般函件外，不得用“xxx来往文书”。案卷标题不超过50个汉字。

（4）卷内文件起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

（5）保管期限:依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、长期、短期）。（6）密级:有保密要求的要填写密级。

11、装订

(1)装订之前，先检查文件是否按16开或A3规格大小形成，如不是则需裁切、贴边、折边成16开或A3规格。

(2)采用三孔一线法，一般不超过200页(2cm的厚度)。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。

四、归档验收

1.归档验收:移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，档案馆拒绝接收，并限期改正。

2.移交手续:移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

6.部门文件管理办法 篇六

国家广播电影电视总局关于废止部分广播影视部门规章和规范性文件的决定

（2010年11月12日国家广播电影电视总局令第65号公布 自公布之日起施行）根据《国务院办公厅关于做好规章清理工作有关问题的通知》（国办发[2010]28号）的要求，广电总局对现行广播影视规章和规范性文件进行了全面清理。根据《规章制度程序条例》的相关规定并商有关部门同意，决定废止以下1个规章和154个规范性文件。

一、废止的1个规章及理由

音像制品内容审查办法（广电部 文化部令第18号）（职能已调整）

二、废止的154个规范性文件及理由

（一）综合

1.广播电视部关于健全责任制和改进工作方法的若干问题的暂行规定（广发办字[1985]877号）（已失效）

2.广播电影电视工作国家秘密范围的规定（广办发办字[1989]912号）（已有新规定）3.关于县级广播电视行政管理部门对有线电视和卫星电视广播地面接收设施的管理权限的复函（广法字[1995]56号）（已失效）

4.关于印发《广电部关于纠正行业不正之风，禁止“有偿新闻”的若干规定》和《广电部关于广播电台、电视台外借播音员、节目主持人的暂行规定》的通知（广发纪字[1995]267号）（已有新规定）5.关于进一步加强影视剧著作权保护的通知（广发办字[1995]490号）（已有新规定）6.广播电影电视工作中国家秘密及其密级具体范围的规定（广发办字[1995]693号）（已有新规定）

7.关于认真执行《中国新闻工作者职业道德准则》和《关于禁止“有偿新闻”的若干规定》的通知（广发纪字[1997]209号）（已有新规定）8.关于印发《关于加强广播影视法制建设的实施细则（试行）》（广发办字[2001]1459号）（已有新规定）

9.印发《关于促进广播影视产业发展的意见》的通知（广发办字[2003]1407号）（已有新规定）

（二）宣传

10.关于不得在电视新闻节目播出中插播字幕广告的通知（广发办字[1993]688号）（已有新规定）

11.关于严格控制酒类广告宣传的通知（广发明电[1997]356号）（已有新规定）12.关于加强广播电视群众参与的直播节目管理的通知（广发编字[1999]703号）（已有新规定）

13.广电总局关于加强和改进广播电视舆论监督工作的通知（广发编字[2004]1037号）（已有新规定）

14.广电总局关于加强广播电视谈话类节目管理的通知（广发编字[2004]1500号）（已有新规定）

15.广电总局关于切实做好广播电视现场直播报道管理的通知（广发编字[2005]555号）（已有新规定）

16.广电总局关于进一步加强电视读报或报摘类节目管理的通知（广发编字[2005]558号）（已有新规定）

（三）电影

17.电影制片单位电影艺术档案管理办法（广发办字[1998]352号）（已有新规定）18.关于修订《影片交易暂行规定》部分条款的通知（电字[1998]第428号）（已失效）19.关于进一步深化电影业改革的若干意见（广发影字[2000]320号）（已有新规定）20.关于印发两个《实施细则》的通知（电字[2000]404号）（已有新规定）21.关于影片参加海外（含港澳台地区）电影节、展实行备案制度的通知（广影字[2003]758号）（已有新规定）22.印发《关于加快电影产业发展的若干意见》的通知（广发影字[2004]41号）（已有新规定）

23.关于进一步做好少年儿童电影工作的通知（广发影字[2004]739号）（已有新规定）24.关于印发《科教片、纪录片、美术片资助办法》（试行）的通知（广影字[2005]154号）（管理方式已改变）

25.关于印发《农村电影改革发展试点工作方案》的通知（广发办字[2006]7号）（已有新规定）

26.关于印发《试点地区农村数字电影发行放映实施细则（试行）》的通知（广发影字[2006]16号）（已有新规定）27.关于印发《关于摄制科教影片改革办法》的通知（影字[2006]643号）（管理方式已改变）

28.关于科教片采购暂行规定的通知（影字[2007]263号）（管理方式已改变）29.关于实施影片红光还音过渡的通知（影字[2007]696号）（已有新规定）30.关于重申电影审查标准的通知（广发[2008]32号）（已有新规定）

31.关于开展数字电影流动放映系统设备技术检测与质量认定工作相关事宜的通知（影字[2008]368号）（已有新规定）

32.关于数字母版实行有偿收集的通知（影字[2008]380号）（已有新规定）

（四）电视剧

33.关于委托总政宣传部艺术局核发《电视剧发行许可证》的通知（广社发字[1999]27号）（已有新规定）34.关于加强省级电视台上星节目黄金时间电视剧播出管理的通知（广发明电[2002]11号）（已有新规定）

35.关于实行电视剧月报备案管理的通知（广发编字[2002]175号）（已有新规定）36.关于实行优秀电视剧推荐播出办法的通知（广发编字[2002]1273号）（已有新规定）37.关于变更《电视剧发行许可证》备案表的通知（广发编字[2003]356号）（已有新规定）

38.关于试行调整中央电视台电视剧审查职责的通知（广剧发审字[2005]14号）（已有新规定）

39.关于推荐优秀现实题材电视剧的通知（广剧发规字[2005]15号）（已有新规定）40.广电总局关于印发《电视剧拍摄制作备案公示管理暂行办法》的通知（广发剧字[2006]15号）（已有新规定）41.广电总局关于变更《国产电视剧发行许可证》备案表的通知（广局剧字[2006]268号）（已有新规定）

42.广电总局办公厅关于进一步加强和规范电视剧月报备案管理的通知（广办发剧字[2008]116号）（已有新规定）

（五）传媒机构／网络视听节目

43.关于申请市、县开办电台、电视台的通知（广地发字[1983]47号）（已有新规定）44.关于加强有线电视台宣传管理的通知（广发地字[1991]714号）（已有新规定）45.关于进一步搞好县级电视台办文艺节目试点的意见（广发地字[1991]857号）（已失效）

46.关于审批有线电视分台问题的意见（广发地字[1991]939号）（已有新规定）47.关于加强对经济广播电台管理的意见（1991年11月）（已有新规定）48.认真贯彻中共中央宣传部（1992）2号文件精神办好农村广播电视（广地综字[1992]2号）（已有新规定）49.关于有线电视台、站电视节目管理的暂行规定（广发地字[1992]250号）（已有新规定）

50.关于地方开办经济台的意见（1992年11月）（已有新规定）

51.关于电台、电视台使用呼号的通知（广地综字[1993]18号）（已有新规定）52.关于审批影视制作公司（中心）若干问题的通知（广发录字[1993]373号）（已有新规定）

53.关于地方广播电台、电视台必须完整转播中央人民广播电台、中央电视台节目的通知（广发办字[1993]836号）（已有新规定）

54.关于加强对县（市）电视台管理的若干问题的通知（广地电字[1994]3号）（已有新规定）

55.关于开办专业台须报我部审批等有关问题的通知（广发社字[1994]245号）（已有新规定）

56.关于认真贯彻国务院《音像制品管理条例》的通知广发社字[1994]591号）（职能已调整）

57.关于在有线电视系统中必须共缆传送广播和电视节目的通知（广发社字[1994]656号）（已有新规定）

58.关于进一步做好音像管理工作、加强知识产权保护的通知（广发社字[1994]696号）（职能已调整）

59.关于当前申报批台文件处理办法的通知（广社发字[1995]1号）（已有新规定）60.关于加强有线广播电视台验收工作的通知（广社有字[1995]2号）（已有新规定）61.关于对有线电视节目供片若干事项的通知（广社有字[1995]8号）（已失效）62.关于印发《县级电视台统一供片管理工作座谈会纪要》的通知（广社无字[1995]8号）（已失效）

63.关于加强影视市场稽查工作的通知（广发社字[1995]152号）（职能已调整）64.关于暂停审批新建无线和有线广播电台、电视台的通知（广发社字[1995]254号）（已失效）

65.关于加强影视制作经营机构管理工作的通知（广发社字[1995]346号）（已有新规定）66.关于进一步加强各级无线和有线电台、电视台以及电视差转台节目播出管理的通知（广发社字[1995]713号）（已有新规定）67.关于由我部社会管理司审批设立各类影视制作经营机构的函（广发社字[1996]86号）（已失效）

68.关于有线电视节目发行工作若干问题的通知（广社发字[1996]118号）（已失效）69.关于进一步加强和规范对有线电视台和县级无线电视台统一供片管理的通知（广社发字[1996]126号）（已失效）70.关于做好省、省会市、计划单列市有线广播电视台设台审批材料申报工作的通知（广社发字[1996]162号）（已失效）71.广播电影电视部、国家教育委员会关于教育电视台、教育电视收转台管理暂行办法（广发社字[1996]246号）（已有新规定）

72.关于加强广播电台、电视台、有线电视台播出管理的通知（广发办字[1996]338号）（已有新规定）

73.广播电影电视部关于对广播电视台（站）年检的规定（广发法字[1996]436号）（已失效）

74.关于制止部分地方电视台切换中央电视台广告的通知（广发社字[1996]699号）（已有新规定）

75.关于认真执行对广播电视台（站）年检制度的通知（广发社字[1996]707号）（已失效）

76.关于坚决取缔非法设台建网严格执行宣传纪律的通知（广发社字[1996]824号）（已有新规定）

77.关于清理整顿电视剧生产单位和影视制作经营机构的通知（广发社字[1997]457号）（已失效）

78.关于对广播电视节目制作经营单位重新审核登记的通知（广发社字[1997]881号）（已有新规定）

79.国家广播电影电视总局关于做好广播电视业治理情况检查工作的通知（广发社字[1998]593号）（已失效）

80.关于重申禁止非法设台和出租、转让广播电视播出频道、时段的通知（广发社字[1998]632号）（已有新规定）81.关于加强广播电视播出机构节目频道设置管理的意见（广发明电[1999]29号）（已失效）

82.全国电视剧制作机构重新审核登记情况公告（广发社字[1999]32号）（已失效）83.关于加强乡镇广播电视站管理工作的通知（广社发字[1999]39号）（已有新规定）84.关于对广播电视播出机构和转播机构进行1999检查工作的通知（广发社字[1999]791号）（已失效）85.关于对利用宾馆闭路电视系统开展视频点播业务进行整顿的通知（广发社字[2000]54号）（已有新规定）86.关于做好爱国主义公益广告宣传工作的通知（广发明电[2001]156号）（已有新规定）87.关于进一步切实加强乡镇广播电视管理的通知（广发社字[2001]237号）（已有新规定）

88.关于抓紧完成有线广播电视台和无线广播电视台合并工作的通知（广发社字[2001]257号）（已有新规定）89.关于全面推进市（地）、县（市）广播电视播出机构转变职能工作的通知（广发社字[2001]1411号）（已有新规定）90.关于有线电视视频点播和管理工作的实施细则（试行）（广发社字[2001]1495号）（已有新规定）

91.关于加强网上传播广播电影电视类节目管理的实施细则（试行）（广发社字[2001]1496号）（已有新规定）

92.关于印发《全国公共频道工作座谈会纪要》的通知（广办发社字[2002]110号）（已有新规定）

93.关于贯彻落实中办国办《关于进一步加强互联网新闻宣传和信息内容安全管理工作的意见》的通知（广发社字[2002]356号）（已有新规定）

94.关于进一步做好中央电视台西部频道传输接收工作的通知（广发办字[2002]413号）（已失效）95.关于印发《全国地（市）、县（市）广播电视播出机构职能转变工作座谈会纪要》的通知（广发社字[2002]676号）（已有新规定）

96.关于实施《广播电视广告播放管理暂行办法》的通知（广发社字[2003]1020号）（已有新规定）97.关于《广播电视广告播放管理暂行办法》有关规定的解释的通知（广发社字[2003]1382号）（已有新规定）

98.关于禁止广播电视节目转播传输机构插播商业广告的通知（广发社字[2004]185号）（已有新规定）

99.关于换发《广播电视播出机构许可证》的通知（广发社字[2004]422号）（已失效）100.广电总局关于进一步加强广播电视广告内容管理的通知（广发社字[2004]921号）（已有新规定）

101.广电总局关于对混合所有制《电视剧制作许可证（甲种）》机构有关管理问题的通知（广发社字[2004]1058号）（已有新规定）

102.广电总局关于进一步加强对短信和声讯服务广告播出管理的通知（广发社字[2005]118号）（已有新规定）

103.广电总局关于做好有线数字付费频道公益广告片播放工作的通知（广局编字[2005]396号）（已有新规定）

104.广电总局关于禁止播出虚假违法广告和电视“挂角广告”、游动字幕广告的通知（广发社字[2005]547号）（已有新规定）105.关于整顿广播电视医疗资讯服务和电视购物节目内容的通知（广发社字[2006]24号）（已有新规定）106.广电总局关于规范广播电台、电视台两台合并有关问题的通知（广发[2006]56号）（已有新规定）

107.广电总局关于清理整顿广播电视不良广告的通知（广发明电[2007]17号）（已有新规定）

108.广电总局关于换发《广播电视播出机构许可证》和颁发《广播电视频道许可证》的通知（广发[2007]18号）（已失效）109.广电总局关于开展依法打击网络淫秽色情专项行动的通知（广发[2007]46号）（已失效）

110.广电总局关于进一步加强广播电视广告播放管理工作的通知（广发[2007]74号）（已有新规定）

111.广电总局办公厅关于重申广播电视广告播放管理有关规定的通知（广办发社字[2008]15号）（已有新规定）

112.广电总局关于严禁有线电视网络机构在节目转播中插播广告的通知（广发[2008]76号）（已有新规定）

（六）科技

113.中央广播事业局、全国无线电管理委员会关于颁布《小功率电视转播台管理办法》的通知（广发术字[1981]681号）（已失效）

114.中央广播事业局关于使用调频专用频段的暂行规定（广发术字[1982]417号）（已失效）

115.关于建立中、短波、调频、电视广播系统主要技术指标季报制度的通知（广发术字[1983]977号）（已失效）

116.广播电视部门安装在邮电部门的电视传送设备代维暂行办法（广技维字[1985]172号 电无维字[1985]232号）（已失效）117.关于印发“有线电视系统测试项目及其测试仪器的配备”的通知（广办发技字[1992]39号）（已失效）

118.关于认真进行有线电视系统工程技术验收的通知（广发技字[1996]353号）（已有新规定）

119.关于重申切实避免广播电视网络重复建设的通知（广发办字[1998]711号）（已有新规定）

120.关于加强广播电视机顶盒在广播电视网络中应用管理的通知（广技科字[1999]793号）（已有新规定）

121.国家广电总局关于印发《全国性广播影视技术研讨会管理暂行办法》的通知（广发技字[2001]482号）（已失效）

122.关于印发《国家广电光缆干线网维护管理暂行办法》的通知（广发技字[2001]136号）（已有新规定）

123.关于保证无线广播电视节目播出的通知（广发技字[2002]126号）（已有新规定）124.国家广电总局关于确保卫星广播电视安全播出的通知（广发技字[2002]496号）（已有新规定）

125.关于加强地面数字电视试验管理的通知（广发技字[2004]574号）（已有新规定）126.广电总局办公厅关于规范移动数字多媒体广播技术试验的通知（广办发技字[2006]39号）（已有新规定）

127.广电总局关于做好广播电视安全播出重大事件和事故上报工作的通知（广局技字[2006]90号）（已有新规定）

128.广电总局科技司关于进一步加强卫星地球站安全播出保障工作的通知（技办字[2006]258号）（已有新规定）

129.广电总局关于在37个城市加强移动多媒体广播电视网络建设和运行维护工作的通知（广发[2008]157号）（已失效）

130.广电总局科技司关于加强移动多媒体广播电视网络运行维护管理的通知（技卫字[2008]254号）（已有新规定）

（七）人事

131.广播电影电视部关于黑龙江、吉林、辽宁、内蒙古四省（区）广播电视系统部分专业技术工种劳动防护用品发放标准的暂行规定（广发干字[1986]921号）（已失效）

132.关于到基层锻炼人员生活补贴和行政管理问题的通知（广干发专字[1989]213号）（已有新规定）

133.关于我部各级人事部门人事档案管理范围的通知（广人机字[1992]59号）（已有新规定）

134.关于印发《留学回国人员复职暂行办法》的通知（广人专字[1994]237号）（已有新规定）

135.关于一九七一年底以前参加工作的城镇临时工生活待遇问题的通知（广人劳字[1995]159号）（已有新规定）

136.关于建立部属高校党委书记、院（校）长岗位津贴的通知（广人劳字[1995]165号）（职能已调整）

137.关于印发《广播电影电视部普通高等院校本、专科专业设置暂行办法》的通知（广发教字[1995]421号）（职能已调整）138.关于印发《广播电影电视部公务员考核实施细则》的通知（广发人字[1995]663号）（已有新规定）

139.关于印发《广播电影电视部干部聘任管理暂行规定》的通知（广发人字[1995]744号）（已有新规定）

140.关于转发《关于对广播电影电视部直属企业部分职工实行不定时工作制和综合计算工时工作制的批复》的通知（广人劳字[1996]77号）（已有新规定）

141.关于《广播电影电视部干部、工资统计工作考评暂行办法》的通知（广人劳字[1996]306号）（已有新规定）142.关于设立广播电影电视部教育专项补助金的通知（广发教字[1996]423号）（职能已调整）

143.关于印发《广播电影电视部教育事业“九五”计划和2010年发展规划》的通知（广发教字[1996]658号）（职能已调整）144.关于发放播音员主持人资格证书有关问题的通知（广发人字[1997]644号）（已有新规定）

145.关于印发《广播电影电视部高等院校科学研究项目管理暂行办法》的通知（广发教字[1997]846号）（职能已调整）

146.关于印发《广播电影电视部高校人文社会科学研究优秀成果评奖暂行办法》的通知（广发教字[1997]847号）（职能已调整）147.关于印发《广播电影电视部关于直属普通高等院校招生工作的暂行规定》的通知（广发教字[1998]95号）（职能巳调整）

148.关于进一步加强播音员、主持人管理有关问题的通知（广发人字[2000]157号）（已有新规定）

149.关于印发广电总局部分司局职能配置内设机构和人员编制的通知（广发人字[2002]1006号）（已有新规定）

（八）保卫

150.广播电影电视部消防安全责任承包奖惩办法（广发保字[1989]277号）（已有新规定）151.消防安全责任承包奖惩办法的补充规定（广发保字[1990]114号）（已有新规定）152.广播电影电视部治安综合治理承包考评办法（试行）（广人干字[1994]293号）（已有新规定）

7.部门文件管理办法 篇七

一、OA系统与电子文件档案

(一) OA系统。

OA是Office Automation办公自动化的简称, OA系统是指组织内部信息交流、共享、流转处理和办公自动化各种信息化设备和应用软件, 它是各类管理系统 (如电子政务系统、电子商务系统、财务管理系统等) 的有机整合, 是组织内部信息化最大平台。OA系统常年累月形成了批量的电子文件。

(二) 电子文件与电子文件档案。

电子文件是指在数字环境中生成, 以数码形式存储, 依赖数字设备阅读处理, 可由网络传输的数字代码序列, 因此亦称“数字文件”, 它包括文本文件、图形文件、图像文件和多媒体文件等。电子文件档案是指具有参考和利用价值, 并作为档案保存的电子文件。电子文件不一定是电子文件档案, 但电子文件档案一定是电子文件的精华。电子文件档案具有非直读性、对数字设备的依赖性、文件信息与载体的分离性和储量大、体积小、传递快、易共享等特点。与传统实体档案相比具有归档速度快、利用便捷、跨越空间等优点, 缺点是:保管费用高、难度大、寿命短;安全性较差, 难以保证真实性、完整性;无草稿与印稿之分, 难以体现原始记录性等。

二、高校电子文件档案形成方式

(一) 办公自动化 (OA) 等形成的电子文件。

高校办公自动化 (OA) 、计算机辅助设计 (CAD) 等形成的大量电子文件, 与纸质文件一样, 具有保存价值的归档为电子文件档案, 特别要注意电子文件的元数据也是电子文件档案的管理范畴, 应当随电子文件一同归档。随着计算机应用技术和网络应用技术的普及和不断深入, 高校在招生、教学、科研、管理等活动中, 特别是在办公自动化 (OA) 中形成的电子文件将越来越多, 高校档案部门对电子文件档案的收集整理、保管利用也将越来越重视, 电子文件档案已成为目前高校档案的重要组成部分, 所占比重将越来越大。

(二) 馆藏纸质文件档案数字化加工形成的电子文件。

馆藏纸质文件档案目前是高校档案的主体, 内容丰富, 信息量大。馆藏档案数字化加工是形成学校电子文件档案的另一重要来源。高校档案馆馆藏档案数量相对较大, 不可能也没有必要将其全部数字化。一般来说, 馆藏档案数字化加工可遵循以下四个原则来进行:一是选择利用价值高、研究价值大的档案进行数字化加工, 即价值性原则;二是按照抢救性原则, 对利用价值较高、急需抢救的档案进行数字化加工;三是把握常用性原则, 选择常用档案进行数字化加工;四是根据学校拨付的数字化专项经费, 按效益最大化原则, 进行更多档案的数字化加工。按照上述原则, 在对现有馆藏档案资料进行整理、鉴定的基础上, 利用机器扫描、微缩转换、人工录入等手段, 将纸质档案、照片档案等数字化, 形成电子文件档案数据库。

三、高校电子文件档案管理的现状

(一) 对电子文件档案的认识有待提高。

受传统档案管理手段和管理模式的影响, 及传统档案价值性和原始性的束缚, 档案工作者对电子文件归档形成电子文件档案缺少思想认识, 难以接受电子文件档案归档, 大多数二级部门只注重纸质文件档案收集和整理, 忽视了电子文件档案的归档, 时常出现电子文件档案移交和接收的“短斤少两”, 对于脱机保存的电子文件档案仍按传统习惯打印成纸质文件归档, 形成了“重纸质文件档案, 轻电子文件档案”的局面, 阻碍了电子文件档案工作的进展。

(二) OA系统与档案管理系统缺少对接。

高校OA系统是组织内部最大的信息平台, 它不仅提高了高校内部管理效益, 而且节约了人力、物力和时间, 缩短了文件办理的周期。但OA系统和档案管理系统在开发时, 双方都没有重视或忽视了彼此之间的对接, OA系统形成的大量具有保存价值的电子文件, 直接网上逻辑归档缺乏相应的出口, 档案管理系统直接接受其网上归档缺乏相应的接口, 因此只能采用物理归档的方法移交和接受, 档案部门物理接受后导入档案管理系统, 造成了人力和物力的浪费。

(三) 收集的电子文件档案不能反映事实的全过程。

随着高校OA系统的运行, 一般均用计算机起草、修改、审阅、办理文件, 包含许多重要修改信息和具有查考价值的草稿性文件几乎没有被保留, 移交的电子文件与正式文件内容一样, 只是有无“红头、文号、印章”的区别, 不能反映文件从起草到办结的全过程原来面貌。计算机辅助设计 (CAD) 等形成的大量电子文件, 也不能反映设计过程只能体现最终结果。

(四) 电子文件档案保管不规范。

档案由传统的手工操作、实体保管向信息化操作、现代化管理过渡是社会发展进步的必然趋势, 电子文件的收集整理和保管利用对档案工作者提出了与传统档案工作比较相对较高的要求。许多高校档案部门对电子文件归档管理办法缺乏学习, 未建立电子文件档案管理系列规范, 管理技术人员的专业性不强, 从而导致电子文件档案管理处于无序、非规范状态。

保存在档案管理系统中的电子文件档案, 缺少运行环境保护。由于电子文件档案生成的环境各异, 且频繁发生变化, 直接造成电子文件互不衔接, 没有做好相关运行环境的保护, 新的运行环境无法读取旧系统生成的文件, 旧系统生成的电子文件档案随着时间的推移将会逐渐失去运行的基础, 部分电子文件档案失去了继续保存的意义。

保管电子文件档案的存储载体选择随意性较大。存储载体的选择未引起档案部门和归档单位足够的重视, 过去有的使用软磁盘, 有的使用光盘, 虽然近年归档中要求使用光盘或移动硬盘, 但是未统一载体规格和质量要求, 各部门、单位在光盘或移动硬盘选择上是多渠道的, 品牌五花八门, 质量参差不齐。同时, 档案部门也没有按照规定及时做好过去保存电子文件档案存储载体的更新。

四、加强高校电子文件档案管理的对策

虽然高校电子文件档案管理的现状令人堪忧, 存在不少问题, 但无论是办公自动化 (OA) 等形成的电子文件档案, 还是馆藏纸质文件档案数字化加工形成的电子文件档案, 只要按照相关规定和要求加强收集整理和保管利用工作, 电子文件档案一定能发挥其应有的作用。

(一) 加强电子文件档案管理制度建设。

高校电子文件档案管理法制化是依法治校的体现。档案工作者要更新观念、与时俱进, 提高对电子文件档案管理的认识, 不断更新知识结构, 掌握计算机操作、数据库、网络知识等。档案管理部门要组织学习国家、省有关电子文件档案管理的规定和技术要求, 制定符合学校档案工作实际的电子文件档案管理制度, 如:OA系统电子文件工作规范, 学校电子文件档案收集整理和保管利用制度, 学校电子文件档案安全保密制度等, 使电子文件档案管理走上制度化、规范化道路。

(二) 做好OA系统与档案管理系统的对接。

一是档案部门应对学校OA系统电子文件归档实现提前干预, 全过程跟踪, 把收集归档的环节提前到文件生成阶段, 提前到文件的制作与运转过程, 做好OA系统形成的电子文件档案直接网上逻辑归档和档案管理系统直接接受其网上归档工作, 做到“出口” 和“进口”畅通。二是具有保存价值的电子文件进入档案数据库前必须严格原始性、真实性检验, 不论是逻辑归档还是物理归档的电子文件应先转入交接库, 完成原始性、真实性验证合格的方能进入档案处理库, 完成归档工作。

(三) 强化电子文件归档工作。

高校档案正处在纸质文件与电子文件共存的时期。要加强对电子文件归档工作重要性的认识, 要像重视实体档案归档一样重视电子文件归档。要按现行文件的相关规定确定电子文件归档范围, 明确原始、真实、完整的归档要求, 采用网上交换和移交存储载体方式实现归档。要加强对归档电子文件检查, 特别要加强草稿性质的电子文件收集归档, 在纸质文件档案备考表、电子文件归档目录备注中, 分别标明存址、档号, 互相对应对照。存储电子文件档案的载体拷贝, 一套提供利用, 一套整理归档, 一套异地保管。

(四) 规范保管电子文件档案。

电子文件档案的保管可分为电子文件档案存贮载体和文件内容的保管。存储电子文件档案载体的选择, 要统一相关要求;生成电子文件的非通用系统等要与电子文件一并归档。电子文件档案保管通常涉及以下几个方面:一是加强OA系统运行维护, 确保在OA系统中运行的电子文件安全, 文件生命周期结束后的电子文件按期归档保管;二是对于过去存储在软磁盘载体上的电子文件档案要转储至光盘;三是对于存储电子文件档案的光盘和硬盘载体, 一般定期5年进行转储, 新旧载体同样编号保存;四是光盘和硬盘载体保管使用专用的消磁柜, 提供电子文件档案服务的服务器、计算机等要及时升级。服务器机房、电子文件档案库房要完备温控、湿控、避光、防尘、防变形等措施, 以延长电子文件档案的寿命。

(五) 提供安全保密的电子文件档案网络利用服务。

越来越多的电子文件将成为电子文件档案, 因此高校档案管理也势必将步入网络化、现代化时代。电子文件的收集、归档的目的是为了更好地利用, 提供快捷、方便的共享性服务。各高校档案馆均建立了档案局域网、数字档案馆, 档案局域网与校园网、互联网的连接已成为发展趋势, 档案网上开放利用越来越成为可能。

电子文件档案的利用是在档案管理系统中进行的, 因此要加强对电子文件档案运行环境的保护工作。同时, 档案管理人员不仅要具备有关档案管理工作的理论知识和实践操作能力, 而且必须掌握计算机技术、数据库、网络技术。所以, 学校档案部门除了加强现有档案管理人员电子文件档案管理培训外, 还应加强档案专业复合型人才的培养与引进, 保证学校档案局域网的正常运行, 发挥数字档案馆应有的积极作用。

高校档案网络利用服务中一定要解决安全保密问题, 网络安全措施可采用加密技术、防火墙技术、访问权限控制等。加密技术是对网络中传输的电子文件档案进行加密处理, 保证网络资源的安全, 是一种主动的安全防御措施;防火墙技术是通过网络隔离和限制访问等手段, 保护网络资源;对于网上开放利用可建立身份识别与权限控制, 设置操作日志, 自动记录操作方面的信息。同时, 档案工作者要加强电子文件档案安全保密意识, 积极开展电子文件档案安全保密的风险评估, 加强安全保密事前控制, 做好安全保密事后补救。

总之, 高校电子文件档案虽然在短期内不可能完全替代纸质文件档案, 但其发展的空间大和速度快等优点已经日益显现, 其生命力将越来越强, 电子文件档案管理给档案工作者提出严峻挑战的同时也带来了无限的生机。

参考文献

[1].张宁.我国电子文件管理现状的调查与思考[J].档案学通讯, 2008

[2].郑善学.高等学校电子文件归档管理面临的问题及其对策研究[J].档案学通讯, 2006

8.管理散乱的临时文件 篇八

为临时文件添加库管理

其实，只要用好Windows 7的库功能，就能很好地管理临时文件，查找、删除、定位完全不是问题。比如针对最容易引起混乱的QQ接收文件夹，添加一个temp库，这样就可以直接在库中汇总查看多个临时接收文件夹下的文件有哪些了。要创建一个临时文件专用库，需要如下操作。

Step1：启动库。在Windows 7系统中，依次点击“开始菜单/搜索程序和文件”，在搜索框中输入“库”，就会出现和“库”有关的搜索结果。点击“程序”中的“库”图标（如图1），即可进入库的管理界面。

Step2：新建临时temp库。在库的界面中，默认没有临时文件库，需要新建一个。点击“组织”旁边的“新建库”按钮，将这个新的库命名为“temp临时文件”，确定即可（如图2）。

Step3：让库包含需要管理的临时文件夹。新建好的temp临时文件库默认状态是不包含任何文件夹的，接下来点击这个库，选择“包含一个文件夹”，可以为库添加需要的临时文件夹。本例中是将QQ中的临时文件夹添加进去，例如“C：＼Users＼Administrator＼Documents＼Tencent Files＼2******9＼FileRecv＼”，这是以QQ号码命名的文件接收临时文件夹。然后再在左侧库列表的“temp临时文件夹”中右键点击“属性”，点击“包含文件夹”，添加其他临时文件夹，“确定”即可（如图3）。

最后，经过索引之后，在temp临时文件夹库中就可以看到刚才添加的文件夹下全部的临时文件了。