档案安全保管保密制度

档案安全保管保密制度（共13篇）

1.档案安全保管保密制度 篇一

干部人事档案的保管、保密制度

（一）干部人事档案由反映干部职工政治思想、品德作风、业务能力、学术水平、工作实绩等方面的材料构成。由人事处派专人集中统一保管。其工作接受人事处领导和上级有关业务部门的检查指导。

（二）厅级干部档案，正本送省委组织部保管，校人事处保管其副本。

（三）干部职工离退休以后，其档案仍由人事处保管。

（四）干部离退休后易地安置的，如工作需要，其档案可转至负责管理该干部的组织人事部门代管。

（五）干部职工死亡后，其档案由人事处保管五年后，移交院综合档案室保管。

（六）干部职工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由人事处保管。另就业的，将档案转呈其有关组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。

（七）干部职工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案仍由人事处保管。刑满释放和解除劳教养后，重新安置工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡经过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

（八）干部职工出国不归、失踪、逃亡后，其档案仍由人事处保管。

（九）干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由组织部指定专人保管。

（十）人事处应设立专用档案库房，配置铁质档案柜、去湿机、空调，保持库房清洁和适宜的温湿度，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等。

（十一）人事处应设阅档室，查阅档案有监督，防止泄密。

（十二）人事档案库房和档案箱的钥匙，要严密保管，档案管理人员调动时，必须办理好交接手续。

（十三）档案管理人员下班前要将提出的档案全部入库，并检查门窗、电源关闭情况。

（十四）干部人事档案是党的重要机密，人事档案库房是机要重地，非管理人员一律不得随便进入档案库房。人事档案管理人员不准擅自向他人提供和泄露干部人事档案内容。在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔，一律按保密纸处理或稍毁。

（十五）严禁用普通电话索取或提供有关干部人事档案内容。严禁任何个人私自保存他人档案材料，对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。

2.档案安全保管保密制度 篇二

一、档案保管中的保密工作

(一) 科学管理档案库房

在档案保密的重点工作之一就是科学管理档案库房, 同时也是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先, 应该按照国家规定修建单独的库房, 对于库房门窗按照一定要求进行加固处理, 力求使得档案库房远离办公区域和阅览室。应该安排专人负责管理档案库房, 同时应该制定严格的规章制度, 做到无关人员一律不得入内。

(二) 绝密档案的处理方法

对于绝密文件来说, 其提升了一个档次, 相应的处理方法也应该更高级, 这是因为绝密档案可能直接关系到党和国家的安危, 也影响着党和国家的政治、经济和文化活动, 关系搞整个社会主义现代化的进程。所以, 应该把绝密文件和非绝密文件分开对待, 要增设更为严密的保险柜、保险锁、防盗器, 以求其保密的安全性。对于绝密档案管理人员来说, 则应该有着更好的要求, 具体来说, 应该具备很高的责任心和事业心, 有很高的保密意识。同时在工作中应该做到严谨而不忙乱, 力争经手的每一件事情都井井有条, 手续清楚。对于绝密档案的日常管理也应该注意, 绝密档案的处理应该更加严格, 指定领导人必须审批绝密档案的调阅、移出、销毁等工作, 同时对于任何人无权擅自调阅。在使用完毕后应该及时检查核对, 对于发现的泄密问题应该尽可能地快速处理, 从而进行补救。

(三) 档案密级调整中的保密

首先, 应该注重建立保密制度, 因为相关的档案保密的制度健全显得尤为重要, 档案密级调整过程中的保密工作对于还适应不了《保密法》要求的一些地方, 应该做到增添新的内容, 以保证工作制度正规化, 同时完善以下制度:建立划定密期制度;建立调密通知单制度和建立涉密档案接收标准制度。其次, 应该在档案密级调整中做好工作。面对档案密级调整中应该注重广泛宣传, 提高认识水平, 其中解密划控的时间标准应该被严格执行, 一些有关涉密内容标准及保密规范标准的内容也应该严格执行做好工作;另外, 还应该注重调密工作的监督指导工作, 对于保密文件的清查鉴定应该充分认识, 重点加强工作, 从而更好严格划清密与非密的界限, 以便更加清楚地得知档案能开放利用的程度, 限制在一定范围内利用的程度, 哪些还不能提供利用, 从而为下一步提高规范化、标准化的涉密档案建设奠定相关基础工作。再次, 利用科学管理实现涉密档案管理。密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供是造成扩散机密的漏洞, 所以在调密工作中应该做到:对于密级文件, 特别是绝密文件应该淡粉保存, 从而杜绝与非密材料的混卷问题的出现, 从根源上解决因为混卷而出现的泄密扩散问题, 同时也可以解决档案材料分散不集中方面的问题。另外, 应该建立涉密文件统计台账和存放地点索引, 编制文件的索引目录卡片, 从而能够更科学和准确进行保密工作管理。

(四) 档案涉密情况变化

如果在保密工作中出现密级变化的情况, 首先应该明确基本的密级变化, 即升密、降密、解密, 明确密级随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的规律。总体来说, 升密的情况比较少, 时间是暂时的;反之大多数情况是降密的, 直至解密。所以应该注意档案涉密情况变化的相关问题, 从而应该按照档案涉密内容变化掌握化密标准, 以便能够准确判定, 从而防止密级偏高或偏低, 密期偏长或偏短。

二、档案管理人员职责的思考

对于档案管理人员来说, 最重要的职责就是维护档案的完整与安全, 所以较强的责任心和事业心, 以及高度保密意识就是其中的核心内容。由于档案管理人员的特殊地位, 所以增强其自身的法制意识和保密意识十分关键, 应该再多方面让他们具备知密早、知密多、知密深的特点, 从内心深处体现出更大的责任感。因此, 档案管理人员的自身素质是做好保密工作的基础, 我们必须从档案管理人员的自身素质入手, 提高档案管理水平。另外, 严谨的工作作风则是对档案管理人员的另外一个要求, 特别对于在档案利用过程中, 应该高度负责地做好每一个环节的手续工作, 力争防止无形储存在头脑中秘密的泄露。而在档案管理人员接触到的秘密文件中, 很可能涉及到各个方面的未开放的信息, 所以在档案管理人员参加一些较为复杂的场合时候, 要特别注意, 防止保密信息在不知不觉中泄密。所以, 在保守档案信息的安全的思想应该始终在脑海中, 把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务。在工作中不断增强保密意识意味着, 要不断熟悉国家相关法律法规以及国家各项相关的保密法规定, 体现整个档案保密工作的法制化发展, 同时也为档案法规发展起到一定监督作用。

三、档案保密与利用关系

档案管理十分重视档案保密, 但保密重保轻用和利用不足等缺陷在传统观念的影响下显得比较突出, 所以产生一些弊端点:大量的文件没有充分利用, 对于一些非常有价值的文件早已经被束之高阁从而体现不出丝毫价值, 这样就造成文件浪费;另外, 领导也不能了解全面的情况, 不能及时处理相关文件的有效使用情况;档案管理人员的价值也难以管理文件的使用效果反映出来。但是, 同时需要注意的是, 机密档案应该保密, 但保密的目的之一是使用, 反之则失去唯一的意义。

摘要：档案保密工作在档案工作中十分重要, 应充分重视, 文章主要探讨了档案保管过程中的保密问题所涉及到的相关问题, 对于档案管理人员做好保密工作具有一定帮助。

关键词：档案保管,保密工作,职责,档案利用

参考文献

[1]、刘巨普.城建档案管理的理论与实践[M].档案出版社, 1994.

3.浅议档案保管与保密工作 篇三

【关键词】档案；保密；探讨

1.绝密档案的管理和保密档案的库房管理是档案保密的重点

绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。

（1）绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

（2）提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。

（3）加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

2.做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

3.档案管理人员的职责

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

4.做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

（1）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（2）队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

（3）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

5.做好档案开放中的保密工作

由于现实的需要，一些档案在特定时间和范围内将实行开放，因此，一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。

（1）做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：一是初审，档案馆工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

（2）做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

4.测绘成果保管、保密制度 篇四

测绘成果保管制度:

一、制度建设

（一）测绘成果资料档案管理岗位责任制度

1、分管测绘工作领导岗位责任：

（1）负责贯彻执行国家相关档案管理的法律、法规和规章，根据需要制定本单位的档案管理规定。

（2）负责督促、检查本单位的测绘资料档案管理工作。

2、档案管理员的岗位责任：

（1）负责测绘成果资料档案的接受、收集、整理、保管等工作。

（2）编制必要的检索目录，方便档案的存取、查阅。

（3）定期对档案室进行巡查，确保测绘成果资料的安全、完整。

（二）测绘资料建账备份、保管、借用、销毁等制度

1、对测绘资料档案，应分类建立相应的台账，接受或借用资料档案时，要严格履行登记、入账等相关手续。

2、对测绘资料档案要按装订成册存放，并妥善保管。

3、测绘资料档案的保管期限按有关规定执行，确需销毁的，必须履行报批手续。

（三）测绘成果资料档案电子文档和磁介质文档管理制度

1、本单位所有测绘成果资料均建立电子文档，并设置专机使用，专人管理；

以及设立磁介质档案资料专用柜以保障磁介质资料存放安全。

2、需查阅测绘成果资料电子文档，必须履行审批手续。

3、磁介质文档只作为备份文档，只有必要时做资料修复使用；不做借阅使用。

（四）测绘成果资料档案汇交的保障制度

1、每完成一个测绘工程项目，须及时将原始记录数据及成果资料移交档案室。

2、档案管理员应将资料进行分类汇总，并登记入库存放。

（五）测绘资料档案借阅使用登记和审批制度

1、本单位职工因工作需要借阅使用测绘资料档案，须经分管领导审批，方可借阅使用。

2、外单位需查阅测绘资料档案，必须持有单位公函，并经单位主管领导批，方可查阅。

（六）测绘成果资料档案安全管理措施

1、为确保测绘成果资料档案的安全、完整，任何单位和个人未经批准，不得进入档案室。

2、贯彻“经防为主，防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘等工作。

3、定期检查档案室的门窗是否完好无损，确保档案存放的安全。

二、管理机构和人员

本单位建立有测绘资料档案管理小组，其小组由一名分管测绘工作的领导和一名专职档案管理员组成。

三、保管设施和设备

1、本单位设有档案室一间。

2、有数量充足、质量较好的档案专用柜、架和整理档案所需的用具；以及相应的计算机、磁介质和磁介质存放专用橱柜。

3、档案室配有防盗、防火、防高温、防潮、防鼠、防虫、防磁化等设施。

四、业务建设

1、制定有归档测绘资料分类大纲及保管期限表。

2、测绘资料能够做到及时整理入库、上架，无积存零散测绘资料。

3、能及时对永久、长期、临时保管的破损、褪变测绘档案进行必要的修复和完善。

4、有严密的电子数据备份、保密、防毒等措施。

5、建立有测绘资料档案进出的统计台账和存档目录。

五、其他

保密测绘资料未经批准，不得擅自复印、转借和转让。

测绘成果保密制度：

为保障我公司涉密测绘成果的安全，根据《测绘法》、《测绘成果管理条例》、《保密法》等相关的保密法律法规的规定，特制定本测绘成果管理制度。

1、公司总经理负责保密工作的全面安排，公司分管副总经理承担涉密测绘成果保密管理领导责任，档案管理员、保密管理人员承担涉密测绘成果的保密管理责任，并签订相应责任书。

2、档案室和各部门档案管理人员承担涉密测绘成果的日常管理工作，设立专门的涉密测绘成果保管库房，按标准建立涉密测绘成果存放设施、配置必要的监控、防火、防潮等设施，档案员离开时应关门落锁，档案员工作调动时办理资料管理交接手续。

3、对涉密测绘成果的使用、传递、复制、保存等情况实行登记管理制度，严格按本公司档案管理之规定操作。凡使用涉密测绘成果须经主管副总经理审查，报总经理批准，并予登记后，方可提供，涉密测绘成果使用后应及时归档，登记清册须存档保存，要求帐物相符，记录清晰。任何个人不得擅自复制、转让或转借涉密测绘成果，不得拷贝、对外传送涉密测绘成果数据。确需复制的，应报主管副总经理审查，报总经理批准。

4、使用基础地理信息数据，须严格遵守《计算机信息系统保密管理暂行规定》,《计算机信息系统国际联网保密管理规定》等计算机信息系统保密管理的有关规定，杜绝外传、丢失、泄密事件的发生。

5、处理、传输、存储涉密测绘成果数据的计算机软件和硬件系统必须采取安全保密防护措施，设置进入登陆密码和屏幕保护密码。安装加密防毒软件，涉密计算机及信息系统应采取物理隔离措施，不得与外部网络相联，不使用无线网卡等无线联网装置。涉密计算机和载体介质未经批准不得带出保密档案室。使用和维修涉密计算机系统，须有本公司专门计算机维护工程师和成果资料专管人员监督。

6、涉密测绘成果只能用于被许可的使用目的和范围，因使用目的或应用项目结束等原因，须销毁涉密测绘成果的，必须报主管副总经理审查，报总经理批准。

7、销毁涉密测绘成果须经专人清点、核对、登记、造册，由本公司主管领导和成果资料档案负责部门派员销毁。对销毁的时间、地点、方式及销毁过程中存在的问题进行记录，与销毁清册、领导批示一并存档。

5.档案保管制度 篇五

为了维护档案的完整与安全，防止档案的损坏，最大限度的延长使用寿命，特制定档案保管制度。

一、档案库房是机要重地，未经允许，非档案人员严禁进入。

二、必须建立各类档案移交目录、归档文件目录、案卷目录、案卷目录登记簿、案卷统计簿等账册，并定期进行检查、校对，做到帐、物相符。对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制。

三、档案的接收、移出、外借必须履行登记手续，借出的档案须在规定时间内归还，并依档号顺序排列入库。每年全面检查一次库藏档案情况，档案人员调动时必须办理档案交接手续。

四、档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房、橱具和切实可行的档案“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温，防虫蛀、防鼠咬）措施。库房内温度要控制在14--24 ℃之间，相对湿度应控制在45--60%之间。

五、库房内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用。

六、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。

6.档案保管制度 篇六

一、学校档案包括文书档案、教学档案、学籍档案、教师业务档案、财务档案、教学仪器设备档案和基建档案等等。

1.文书档案:包括上级发来的带指令性和法规性的文件;本校与其他单位和个人签订的合同、协议;本校制订的工作计划、校历、总结、调查报告、请示报告、规章制度；有关校史的资料，包括学校历史沿革，学校获得的集体荣誉证书；学校日志(附教师花名册)；普及教育的统计表及有关花名册、资料等。

2.教学档案:包括各科教学计划、班队工作计划、教研活动计划；课程设置、课务分配、总课表；典型教案、实验报告、专题总结；师生在报刊上发表的文章；期中、期末考试试卷、竞赛试卷及试卷分析；学生成绩册、统计表；学生健康登记表、体检表；体育达标名册及统计表；有关家庭教育、学前教育的资料等。

3.学籍档案:包括学籍卡(按班装订成册);每期学生注册名册及学年（学期）报表；学生转学、休学、毕业证书存根及有关资料；流失学生名册（包括年级、姓名、性别、年龄、流失原因及去向），学龄前儿童名册等。

4.教师档案:包括教师基本情况登记表（含来校时间，每期所任课程、年级、出勤情况、进修情况，所教学科质量情况等）；受表彰、奖励材料；经验总结及在报刊上发表的文章；观摩课教案等。

5.财务档案:包括账簿、凭单、财产登记卡、基建图纸、房地产证书等。

二、综合档案室负责全校档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。

三、实行科学管理，档案库房内设备放置整齐合理，档案排列整齐美观、条理分明，编号科学规范、查找方便。

四、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

7.档案安全保管保密制度 篇七

摘要：档案安全保管基地建设是国家综合档案馆建设的重要内容，本文在其调查现状的基础上，分析了目前档案安全保管基地建设中存在的主要问题，提出了库房宜独立、配备齐全档案安全保管设备设施等建议。

关键词：国家综合档案馆档案安全保管基地档案安全

档案安全保管历来是档案部门关注的重点，国家档案局所提国家综合档案馆功能定位从“三位一体”到“四位一体”，再到“五位一体”，档案安全保管始终是其中不变的主题。尤其是2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，指出要扎实推进各级国家综合档案馆建设，建立健全确保档案安全保密的案安全体系。可见，建设档案安全保管基地是国家综合档案馆建设的重要内容，需要开展这方面的研究。

一、国家综合档案馆档案安全保管基地建设现状

（一）遵循的标准规范状况

国家综合档案馆档案安全保管基地建设目前主要遵循《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010），《档案馆建设标准》（建标103-2008）。另外，2010年国家档案局发布的《档案馆防治灾害工作指南》也对如何将国家综合档案馆建设成为档案安全保管基地提出了指导性意见。从现有标准规范和指导性意见来看，国家综合档案馆在建设档案安全保管基地时，需要重点考虑防潮（水）、防高温、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防盗、防火、防震等“九防”要求，合理布置档案库区，配备有效的档案安全保管设备设施。

（二）档案库房类型状况

档案库房类型多种多样。以地平面为标准，档案库房可以划分为地上库房和地下库房。多数国家综合档案馆库房为地上库房，只有极少数国家综合档案馆建有地下库房；按照库房保存的档案载体类型，档案库房可以划分为纸质档案库房、磁性载体档案库房、胶片档案库房、光盘库房等。目前国家综合档案馆库房以纸质档案库房为主，其他类型的库房较少，有的库房甚至将多种载体类型的档案混合保管；根据库房所在区域，档案库房可以划分为独立型库房和混合型库房，独立型库房是指库房自成一体，与其他用房不交叉，目前这种库房较少，代表性的有山东省档案馆库房。混合型库房是指库房不独立，与其他功能用房混合在一栋楼内，是目前最为普遍的库房类型。

（三）档案库房“九防”状况

档案库房“九防”是维护档案安全的重要措施，各级国家综合档案馆都在按照现有标准规范和指导性意见开展具体工作。防潮（水）方面，主要采用防潮（水）结构和材料，并配备除湿机、空调设备、温湿度控制设备等；防高温方面，主要措施有设置环廊、采用隔热材料、加厚墙体、空调等；防光方面，不设窗户，或设小窗户并对窗户采取防光处理，同时控制库房人工光源；防尘和防有害气体方面，主要考虑馆址选择、馆区绿化、过滤空气、定期清洁等措施；防有害生物方面，主要措施有控制温湿度、消毒、通风等；防盗方面，主要采用监控报警系统；防火方面，主要采用防火结构和材料，并配备火灾报警系统、灭火系统等；防震方面，主要按照规范要求的抗震级别设防，大多采用钢筋混凝土框架结构提高建筑的抗震度。

二、国家综合档案馆档案安全保管基地建设主要问题

各级国家综合档案馆都非常重视档案安全保管问题，在建设中也基本遵循相关规定要求，但仍存在如下一些主要问题。

（一）混合型库房存在安全隐患

混合型库房现象普遍，安全隐患较大。有的国家综合档案馆，办公用房、对外服务用房和档案库房同在一栋楼，电梯共用，人员混杂，易导致档案失窃、受损；有的国家综合档案馆设备用房和库房相连，同样存在安全隐患，因为设备用房如发生事故易波及档案库房，造成档案受损。混合型库房还存在建筑重心不稳的问题，如有的国家综合档案馆将库房设在中间楼层，使建筑物重心不稳，受到震动时易坍塌，影响档案安全。

（二）库房温湿度控制不够妥当

库房温湿度直接影响档案寿命。国家综合档案馆都很重视档案库房温湿度的控制，并取得了一定效果，但仍存在问题。例如，有的国家综合档案馆上班时间开空调，下班时间关空调，从而导致库房温湿度昼夜间波动剧烈，严重影响档案寿命；有的档案馆库房只配备1套恒温恒湿设备，一旦设备发生故障，便会导致温湿度控制失效。

（三）库房维护结构、材料和施工技艺选择不够合理

库房维护结构、材料和施工技艺的选择往往影响国家综合档案馆库房建筑质量，如选择不当，则会加大后期维护成本，甚至需要重新改造。例如，有的档案馆无环廊结构，墙体材料不能有效隔热，利用空调进行温湿度控制时，耗能较大；有的档案馆因为施工的问题，墙体易受潮发霉，需要整修；有的库房墙体薄，不能有效防潮，需要长期使用去湿机去湿；有的库房密闭不到位，灰尘易进入库房，加大了库房的清洁难度。

（四）安全防范缺少全方位视角

各级国家综合档案馆的安全防范工作主要集中在档案库房的安全防盗方面。很多国家综合档案馆都没有做到对整个档案馆的全方位监控，只是对重要区域进行监控，导致某些方位无法通过监视探头看到正在发生的情况。另外，有的国家综合档案馆尽管配备了监视设备，但未能24小时不间断值班监控。这些情况都不利于档案的安全保管。

三、国家综合档案馆档案安全保管基地建设对策

国家综合档案馆要建成档案安全保管基地，必须符合相关标准规范要求、设施配备齐全、监控管理到位。尽管目前国家综合档案馆在档案安全保管基地建设方面取得了显著成效，但也有不足之处，建议采取以下措施：

（一）库房宜独立

库房是档案的重要保管场所，应是一个独立区域，与办公区、对外服务区、生活设施区等不交叉，避免无关人员出入，并减少档案出库频率。也就是说，档案库房区与其他功能区最好实施物理隔断，从地下到地上是一个独立的单体结构，地下对应位置不设设备间、车库等用房，有专用交通通道，不和其他功能区混用，档案入库前进行必要的消毒、整理工作，入库后尽量不提供档案原件，以数字化副本提供利用，避免档案频繁出入库房影响其安全。另外，库房区应设置相对独立的设备检修通道，减少设备检修人员直接接触到档案。库房应设门禁系统，只允许相关工作人员出入。endprint

（二）档案安全保管设备设施应配备齐全，有效应用

档案安全保管设备设施主要包括火灾报警系统、灭火系统、监控系统、温湿度控制系统、给排水系统、消毒灭菌系统、通风换气系统等，这些设备设施都应配备齐全，有效应用，构建完善的档案安全防线。例如，恒温恒湿设备可以配备2套，1套全天24小时开机使用，另1套备用；监控系统应面向全馆，包括库房区、利用查阅区、办公区等所有区域，做到360度全方位监控，无死角、无漏洞，同时安排人员24小时值班巡视，保障档案安全。

（三）合理选择库房维护结构、材料和施工技艺

库房维护结构、材料和施工技艺选择合理有助于提高库房质量，降低维护成本，保障档案安全。在选择库房维护结构、材料和施工技艺时，应遵循相关标准规范，满足档案安全保管功能需求，并考虑节能环保问题。建议在库房外部设置环廊，一是可以利用环廊内空气的热阻作用，阻隔来自库外和外墙体的温湿度直接进入库房，同时防光、防尘；二是环廊可以设置成设备检修人员的交通通道，避免设备检修人员直接穿越库房；三是一些取暖和电器设备可以置于环廊内，减少库内设备设施；四是机械通风渠道可置于环廊楼板和内墙体内，避免空调管道占用库内空间。

*本文为北京市档案局项目（编号：2013-01）“国家综合档案馆建设研究”的阶段性研究成果之一，该项目为以北京市档案局（馆）为依托单位的北京市校外人才培养基地建设项目（2012）。

参考文献：

[1]中华人民共和国住房与城乡建设部，中华人民共和国国家档案局.档案馆建筑设计规范JGJ25-2010[M].北京：中国标准出版社，2010.

[2]中华人民共和国建设部，中华人民共和国发展和改革委员会.档案馆建筑建设标准103-2008[M].北京：光明日报出版社，2008.

[3]中华人民共和国国家档案局.档案馆防治灾害工作指南[M].北京：中国档案出版社，2010.

[4]张美芳，唐跃进.档案保护概论[M].北京：中国人民大学出版社，2013.

[5]姜莉.档案馆建筑风格趋势[J].中国档案，2012（11）：23-24.

8.7会计档案保管制度 篇八

1、会计档案是记录日常收付活动及其它经济业务并按法律保存备查的会计信息载体，必须妥善保存。

2、学校会计档案包括会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算的相关资料。

3、会计档案需按照“统一管理、齐全完整、简便易行”的原则进行管理。不得借出，如有特殊需要，经单位负责人批准可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

4、本年度形成的现金、银行日记账、总分类账。明细账、各种票据、财务会计报告、各种报表、代管款项的结算清单等由主办会计负责保管。

5、会计凭证是会计档案的重要组成部分。要做到装订整齐、完整、牢固、准确编号，便于查阅。

6、每年形成的会计档案，由主办会计和现金会计按照各自分工整理立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册，暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交学校档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

7、记账凭证、总分类账、明细账其保管期限不得少于15年(其中现金日记账、银行日记账的保管期限不得少于25年)。会计档案保管期满后，可以按照程序销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

9.档案安全保管工作自查报告 篇九

目前，正值高温、高湿、雷、暴雨季节，是容易引发档案安全事故的时期。为加强我局汛期档案安全管理，确保档案万无一失，根据县档案局江档发〔2011〕14号文件要求，我局积极开展汛期档案安全保管工作，组织专门人员进行认真、细致的检查，现将开展情况总结如下：

一、加强组织领导、落实责任

档案安全是档案工作的重中之重，我局十分重视档案安全工作，成立了由局主要负责人任组长、办公室主任为副组长、办公室和档案管理人员为成员的档案安全工作领导小组，具体负责本局的档案安全管理工作。

二、开展档案安全管理的宣传教育工作

多渠道、多形式经常性地开展档案安全的宣传教育工作，要求全局职工务必遵循“安全第一”、“预防胜于救灾”、“安全工作无小事”的宗旨，使档案安全深入人心。

三、健全了档案安全保管利用制度，制定了安全工作措施

我局安排了1名兼职人员负责档案管理工作，发现问题立即解决，对违反《档案法》的行为进行严肃批评教育，为了更好地加强档案安全管理工作，制定了档案安全管理及保密制度、档案管理人员岗位职责、档案查阅利用等制度。结合我局实际，制定了汛期档案安全应急预案，并进行督促检查，确保各项安全措施落到了实处。

四、定期开展安全检查，及时消除不安全因素

局领导每周都要对档案室进行检查，发现问题及时整改，针对档案室的防雨、防渗、防潮湿等情况进行了专门的检查，对电线、室内灯具和灭火器等进行了全面的检查和修理，消除了档案室的事故隐患。同时，档案室工作人员在日常工作中按要求对档案室进行温、湿度控制，对档案进行防霉变、虫蛀尘污处理，严防水灾、火灾和被盗，确保档案安全万无一失。

10.档案保密制度 篇十

1、档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

2、凡是查询、利用档案，必须经档案管理人员提供。其他任何人不得直接动用。

3、借阅档案必须严格按照规定办理借阅手续，限期使用，按期归还。归还、签收档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

4、外单位查阅档案，需持所在单位介绍信并经主管领导批准。若需复印档案，由档案室严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。

5、严禁将密级文件带回家中或到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带密级文件、档案资料外出游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

6、未经批准，不得自行传抄、翻印涉密文件盒带密级的档案材料。

7、在利用、查阅档案中，发现有关泄密事件，映立即报告，及时追查。如造成泄密事件，应依法追究有关当事人的责任。

8、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密发生。

档案管理制度

1、凡是记录和反映机关工作中具有保存价值的文件材料（包括党政、人事、保卫、财会、基建等）均属文书档案的归档范围。

2、凡记录和反映在履行审计职能活动中，直接形成的文件、信函、凭证等的原件及复印件、照片、音像磁带等与审计事项有关的其他材料，均属审计档案的归档范围。

3、行政文书档案、审计业务档案，分别由文书部门和业务部门负责整理、立卷，在次年3月底前向档案室移交；档案室应于次年6月底前立卷归档完毕。

4、会计档案、声像档案、基建工程和科研课题档案，由承办部门负责整理立卷，按照规定的标准和事件，及时移交档案室。

5、各类文件材料归档实行两套制。立卷归档的文件材料，严禁使用圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写等不耐久字迹。

6、凡归档的各类档案材料，档案室负责编制《案卷目录》、《归档文件目录》等检索工具。

7、审计档案要实行“审计组”负责制的原则。卷内文件材料，要做到完整、精炼。

8、局机关的发文，纸质文件与电子文件应一并归档；局机关的收文，需长期保存的，纸质文件应转化成电子文件，网上收文应下载转换成纸质文件一并归档。

档案鉴定销毁制度

1、对保管期限已满且需销毁的档案材料，须提出销毁申请，编制《销毁档案目录》，经主管领导审核批准后，档案室和有关部门组成鉴定小组采用直接鉴定的方法，可以实施销毁。

2、不归档文件材料和失去保管价值的档案，严禁卖给废品收购部门或个人。

3、销毁的档案要登记造册，注明顺序号、案卷标题、档号、起止日期、数量，并附备考表。

4、执行销毁时，定专人负责，监督销毁，并在销毁表上至少有两人以上签字证明。

5、档案销毁后，报档案管理部门备案，销毁清册、销毁报告及审批手续须永久保存。

档案借阅制度

1、凡需借阅本单位档案者，必须经单位主管领导批准，并履行借阅审批、登记手续。

2、凡属永久保存的密级档案原则上不准借出，只能在档案室内借阅。如有特殊需要，经主管领导批准，方可借出，但必须按时归还。

3、密级以上的档案，未经批准不得复制、摘抄、转借他人或公开展览等。

4、所需查阅的档案材料一般不得携出档案室。遇特殊情况，必须借出时，按照规定办理借出手续。如到规定时间还需借用，应办理续借手续。

5、借阅者应爱护档案资料，严禁涂改、勾划、转借、拆卷、增删和抽页。档案归还时须清点无误，方能签收。如发现损害档案，视情节给予处理。

6、借用档案者如多次出现超期借用、并且有意推迟归还日期，档案室有权取消其借阅档案资格。

7、外单位人员因工作需要借阅档案，须持所在单位介绍信，经主管领导批准后，方可借阅。

11.11档案保密制度 篇十一

1、保管利用科与技术管理科全体工作人员必须模范遵守《保密法》，遵守党和国家的保密规定和机关保密制度。

2、秘密文件、档案资料，必须存放在有保密设施的文件柜内，并经常检查保管情况。

3、因工作需要借阅秘密文件要履行手续，妥善保管，及时退还。

4、上班时间临时外出要锁门，下班时间要清理桌面、关窗、锁门。

5、复印秘密文件必须经过请示，履行审批登记手续并将复印件按原件要求管理。

6、各种秘密文件、资料要定期清理、归档和清退、销毁。严禁向废品收购部门出售内部文件。

7、档案工作人员外出递送秘密文件过程中，不准办理与递送文件无关的事。任何人严禁带有文件逛商店、下饭店、排队买东西和去娱乐场所。

8、每年在大的节日前要进行一次大检查，要养成保密的良好习惯，把保密工作作为日常工作的一项重要内容。对模范执行保密规定的，要予以表扬，对失密者，要追究法律责任。

12.档案工作保密制度七 篇十二

档 案 工 作 保 密 制 度

一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。

二、严格遵守档案借阅制度，对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅档案必须经档案室主任批准，机密档案要经集团分管领导批准。

三、对档案要严格管理，不得将档案私自带出档案室或外传，对档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。利用完毕的档案，应立即入库。

四、工作人员使用保密性图纸、文字或数字材料及摘录件，用完后须及时交档案室归档，或者由档案室销毁。

五、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、手机、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

六、利用者对所借档案文件必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。确因公事需要携带档案外出的，须经集团分管领导批准。

七、使用档案管理系统的人员，须保管好自己的系统密码，不得随意外传。操作人员离开电脑时，须退出档案管理系统。

13.档案保管制度 篇十三

(2)要做好办公室和库房的安全工作，每天由最后一位离开办公室的同志负责断电断水源，锁好门窗。

(3)将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。各类档案原则上按档号存放。档案柜标示举例，例：XX-dq11-1～80，即XX年党群档案综合类第1-80件。插卷，编入档案产生年度目录，并在检索目录上注明，存入档案产生年度柜内。

(4)档案柜应编顺序号，各库、各类档案均应标有档案存放示意图。

(5)应对档案进行定期安全检查，积极做好八防工作(防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗)。发现问题，及时解决。

(6)对破损、褪变档案要及时进行修补、复制。

(7)在档案柜内放置驱虫防霉药物，每月检查一次虫、霉情况，发现虫、霉及时处理。

(8)查、借阅档案当面注销，及时入库。每学期结束前，对库藏案卷进行总清点，及时催还借出的档案。

(9)每年对库存声像档案进行一次全面核对检查，发现问题及时报告、处理。

(10)照片、底片要定期(每学期一次)进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

(11)录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防污染，要不定期检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应立即进行补救。