企业oa系统论文

企业oa系统论文（共11篇）

1.企业oa系统论文 篇一

OA系统功能直抵企业管理核心

企业管理的核心是人，目的是效率，而协同OA正是将企业所有员工的基础管理工作凝聚到一套系统中，从而加强沟通与联系，方便交流与互动，实现工作效率的大幅提升，恰好符合企业管理的核心思想。以下是九思OA在提升企业整体效率方面的七大表现：

1、规范审批业务 提高审批效率

九思OA协同办公系统全面规范企业基础管理流程，如对业务单据、审批流程、审批权限、审批时间、审批意见、流程使用范围、审批委办、审批转办、历史审批查看等进行规范，来帮助企业实现制度的行为落地。

通过将纸质的审批单据电子化和模版化、将人工审批流程、业务催办督办网络化和自动化，实现网络办公和移动办公，从而全面提升业务审批效率，帮助企业优化工作岗位、减少人员投入、单位时间内的审批效率提高300%。

2、实现高效协作和沟通

九思OA协同办公系统通过部署各种信息化的沟通工具，如即时消息、邮件、协同工作、论坛、通知、公告、关联人员等，帮助企业管理者和员工之间及时的做更多、更广泛、更有效的沟通和协作。

3、提供快捷的知识储存于调取通道

通过九思OA协同办公系统的知识管理模块，实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新，实现群众智慧的激发、单位大量无形知识资产的积累，方便员工快速查找到自己需要的文档、资料，提升知识的开发和利用效率。

4、快捷的信息发布

通过九思OA协同办公系统模块中的通知、公告、论坛、问卷等工具，将经营中每天产生的大量信息，如奖罚通报、人事公告、组织调整、产品发布、政策新闻、制度变更、等分门别类的、及时性的传达给相关部门、相关员工。并且通过九思九思OA协同办公系统的消息引擎，实现人与系统之间的信息互动，及时将系统中的信息变更、待办工作等进行在线提醒。

5、工作任务有迹可查，避免消极怠工和扯皮推诿

通过九思OA协同办公系统的计划管理模块，让员工把精力投放到重要事项中去，按照不定期计划、月计划、周计划、日程；月总结、不定期总结、月总结、周总结、日志等安排个人工作、管理下属工作、检查和考评下属工作。

6、打造信息化门户和集成平台

九思OA协同办公系统是其他系统进行集成的中心平台，打破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛，实现信息在不同系统间的推送、共享和调用。

除了以上直接提升工作效率的功能外，OA协同办公系统还起到主力企业文化建设的作用，通过企业论坛、公司动态、单位新闻、活动通报、领导心声、调查问卷等等栏目的聚集设置，提高员工的发声频率，提高主人翁意思，有利于提高团队意识和贯彻企业的价值观，从侧面助理了对“人”的管理，深化了效率提升的实质。

2.企业oa系统论文 篇二

电子办公自动化(OA)目前已经成为现代办公的一种日常工具,在电力企业中主要是采用基于LOTUS NOTES为基础架构的邮箱系统,其比较互联网邮箱最主要的特点就是具有实名性和高活动率。在企业为了对不法信息,包括非法登录他人邮箱,查阅他人邮件以及非法以他人名义发送邮件等行为进行记录、追踪,为各种制度法规的实施提供依据。该系统应具有不破坏原有系统完整性、自动化、智能化和快速预警等特点。

2 系统设计要点及结构

2.1 设计要点

根据目前店里企业的法律及规则运行要求,具有可举证的一套完整审计系统除记录下邮箱系统的行为外,更必须具有管理和应用的独立性,覆盖面的全面性,审计自动化及智能化等几大设计要点。

2.1.1 系统的独立性

所建立的审计系统不能基于跟原有邮箱系统同样的平台和同样的架构,并且在业务管理上必须完全区分开的一套系统,这样才能保证审计的客观性。

2.1.2 覆盖的全面性

根据对原有系统的分析,目前能访问邮箱的几个入口应全面覆盖,主要为3种入口登录方式。能登录本系统的入口包括了从web登录,需要拥有用户名和密码,为普通权限用户使用。另外一种是从lotus客户端工具登录,需要相应用户的id文件,为管理员用户使用。还有就是通过公司统一门户网站的映射,该方法与web方式基本一致,因此应针对这三种方式的入口对访问用户进行了详细审计。

2.1.3 审计的自动性

为了保证审计工作的简便性和公正性,避免导致审计工作量过大和由于第三方原因导致的差错和漏洞,不宜加入太多人为因素。其主要体现在两个方面,一是在海量的审计数据里人无需太多工作量;二是人的主观因素往往带来的不客观的行为。整个审计过程无需人为参与,预警和审计报告全自动生产,数据不可二次处理。

2.1.4 智能化再审计

除了正常的审计外,经过系统运行一段时间后,应设计出数据挖掘再审计算法,以免发生漏审误审现象,此为本文3.2所提出的灰靶数据决策模型。

2.2 系统功能及架构

如图1所示,系统包含了入口登录,邮件发送,邮件查阅,关键邮箱预计,审计日,月,年报,数据库反审计功能。

目前电力企业采用的是lotus domino/notes r6为基础架构的邮箱系统,该架构是基础电子邮箱,通信,数据库及文件管理为一体的复合文档数据库系统。Domino Web应用程序服务器是Domino提供的一种服务。作为Web应用程序服务器,Domino可以驻留Internet和Intranet客户机都能访问的Web站点,并能处理保存在文件系统或Domino数据库中的页面。

审计系统采用J2EE架构,以weblogic8为应用服务器,并以oracle9i为基础数据库。采用J2EE架构可以将数据库统一进行管理,实现应用的分离,更符合审计系统的要求。

系统审计主流程如图2所示,其中ip地址通过servlet请求获得,也就是request.getRemoteAddr()来实现的,mac地址通过nbstat命令结合客户端植入activex方式获取,其它邮件相关信息直接通过domino所提供的JavaScript接口获取,所有的审计信息均在浏览器级别进行,并无与邮件系统有交互。采用xmlhttp是浏览器异步提交控件,用于提交审计信息。

3 技术特点

本审计系统主要的几个技术特点如下:

3.1 客户端级别拦截

以拦截http协议的request,为基础拦截协议来完成审计,同时记录下ip,用户,发送主题,发送人等信息。在设计过程中,mac的获取方式有远程获取,通过nbstat命令来获取请求机器的mac,但由于客户机存在防火墙或者其它安全设置无法得到真正的mac地址。因此我们设计在请求的同时注入activex来获取mac,再赋予JavaScript的隐藏变量,这样可以完整准确的获取mac地址,但由于某些客户端仍然出现无法安装activex的问题,当出现该问题时,我们通过智能识别来判断出机器的主人,也就是第二个技术特点。

3.2 智能识别邮箱主人地址

在电力企业中oa邮箱为实名制,同时在其它机器登录自己邮箱的几率也相对较小。其它可能登录的机器为亲密同事,交换文件的会议室专用机器,投影机器等。因此,我们在审计的时候设计了灰靶决策模型来判断出邮箱主人。该模型不用基于获取实际的mac地址(有mac地址则无需确认身份),而是由ip地址,登录时间段,登录次数,操作类型。

系统进行决策识别时,是否是邮箱主人的操作这个目标值很难精确化。为此,对目标值给出一个区间,这就是我们设计的决策灰靶。在这个模型中判断准确的身份为目标值,而ip地址,登录人,操作类型,操作时间等为靶点,我们将靶心与各靶点的距离定义为实现难度,靶距加入了重要性和使用频率作为权重,这样可以定义出整个灰靶的模型,做到每个靶心的决策有根有据,提供最真实、有效、精确的决策结果。将4要素进行叠加计算后的结果,数据会出现有规律的正弦变化,而无规律的变化数据则可能在预警范围内,但是由于可能出现邮箱主人去其它地方登录,所以我们在数据库内建立全局范围的公用ip地址段,根据此ip地址段进行过滤,这样处理在一段较长的时间内,数据量越大,判断越准确,智能化水平也就也高。

3.3 海量审计数据的处理

由于目前一个地市就存在将近4000用户,而全省可能达到50000用户数,根据运行记录推测,每天邮箱的活动量有85%以上,平均登录次数10次/天,邮件发送5封/天,查阅20次/天,这是区别于互联网邮箱最重要的特点。因此每天产生的审计记录数约有50000*(10+5+20)=1750000,那么一年的数据量将达到6亿多条。针对如此巨量的数据我们采用oracle的表按月份时间分区,索引,错峰产生报表等方式来保证系统的效率。另外一个就是oracle管理员的安全问题,防止删除或者篡改审计记录,通过序列不跳空结合时间等形式来处理。

4 成效及总结

目前系统已按上述方案建成,整套系统运行稳定2年,按此结构设计的数据库已支撑了10亿多数据量,仍无运行效率问题。审计是邮箱的事后追查,是提供法律和制度一个强有力的依据,因此在类似电力企业这种实名和活动率高的OA邮箱系统具有推广的价值。

参考文献

[1]黄初指.网络爬虫用于电力广域网信息收集的探讨.福建电力与电工,2008年第3期

[2]纪胜化.计算机审计对审计信息化的影响.现代商业,2013年第27期90-90页

3.企业oa系统论文 篇三

关键词：档案管理 OA系统 联系

0 引言

现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。

1 档案管理系统和OA系统联系

企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。

现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。

因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。

2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法

2.1 保持二者登陆账号一致

现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。

2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档

就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。

2.3 把握好物理归档的时间

通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。

所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。

2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理

企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。

3 结束语

现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。

参考文献：

[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.

[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

[4]谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006，10（12）：51.

4.企业为什么需要OA办公系统 篇四

企业OA办公系统是建立在企业不断发展及不断适应市场竞争的时候，才会有强烈的需求。随着企业管理手段的不断创新，人们对管理的要求也在不断的提高，一些成长型的企业规模不断在扩大，人员、设备、环境等条件都在不断的增长更新，面对日益壮大的规模，传统的管理手段与模式已经不能为企业的成长提供有力支持的时候，企业就会感觉原先的管理方式对企业的更大发展已经越来越力不从心了。这样的结果就导致一些有创新意识的企业家们开始寻找新的出路，采取更加有效的手段，从而解决企业管理所面临的一系列问题。企业在不断发展的过程中，作为企业的领导层，对市场信息的了解，公司内部人员管理和生产销售财务等诸多方面都表现出强烈的掌握欲望，以便在企业的未来发展中做出正确的战略规划，而传统的方式已经不能解决这些问题，这样就需要一种全新的辅助手段，来帮助企业的领导层解决对企业掌握不充分的问题;那么企业信息化，作为企业成长中的一种全新的辅助手段，是提升现代企业管理的重要方面之一，通过实施信息化来解决企业存在的一系列问题，从企业自身的发展来看，OA办公系统已经是企业在成长与发展过程中的重要部署之一。

一、生产与销售之间需要OA办公系统

以传统手段经营的企业，生产部门与销售部门之间是通过人为的方式进行沟通，相互之间的沟通没有形成一种统一规范的形式，而且这种语言的沟通在传达上还容易出现理解上的偏差。企业的销售人员对产品的理解主要是来自市场的需求，而生产人员对产品的理解主要是来自产品的性能。双方之间如果只是靠主管的领导之间的语言沟通，受个人主观意识的影响，很容易就出现理解上的不一致，极有可能导致生产出来的产品和销售部门理想中的产品存在很大的差异。特别是在处理一些紧急订单的时候，对于一些企业来讲，客户突然增加紧急订单或者追加订单数量是常有的事情，在面对这样情况的时候，企业的生产部门和销售部门之间的沟通就显得尤其重要了。

二、员工与管理需要OA办公系统

对于一个企业的管理而言，主要是以企业最上层面的领导和各个部门的主管人员来分开管理，来经营企业正常发展的，作为企业的领导，不太可能对企业的每一件事情每一个员工都了如指掌。最大限度的就是定期的通过与主管部门的负责人通过会议的形式，对下面的情况进行了解，这个时候的领导所了解的信息和企业的实际情况是有很大出入的。这也是现代企业的一种普遍现象。特别是对那些人员流动比较大的中小型企业而言，对人员的管理就显得尤为重要。可以说，企业的根本并不是掌握在领导的手里，而是掌握在员工的手里，一个销售人员可能要掌握企业很大比例的客户资料，如果企业领导对这些工作人员不能有很好的管理，一旦销售人员离职，就有可能是随之而来的失去一大批客户资源。另外，对于一些生产制造型企业来讲，企业的生产技术人员和产品设计人员的管理也非常重要。

三、库存与原材料管理需要OA办公系统 制造型企业的主要工作就是把原材料加工成产品，满足市场的需求。企业领导如何掌握库存的信息和原材料市场信息，是直接影响企业生产成本的重要因素。原材料的市场同样也是在不断的变化，价格的上涨下跌、市场的存货状况、新材料的上市等一系列信息都是需要企业随时来掌握的。特别是一些需要两种或者多种原材料的制造型企业，对原材料信息的掌握就显得更加重要了。另外，对库存的管理，很多企业在全国的很多城市都成立了办事处或者分公司，这些公司主要是负责该地区的产品销售和市场调研等工作，而这些各地的分支机构除了要完成总公司安排的各项任务之外，好要时刻了解本部的产品库存情况，才可以对市场做出相应的应对措施。如果对库存的掌握力度不够，就很有可能导致一种产品的积压或者销售脱节等现象。

四、市场竞争需要OA办公系统

随着市场竞争的不断加剧，竞争的形式也层出不穷，这个时候企业所面临最重要的问题就是该如何才能在竞争中脱颖而出，赢得更大的市场。为企业创造更大的价值。特别是一些处于成长型的企业，能够很好的把握市场和竞争规律，对竞争对手有充分的了解接显得特别重要了。以往的企业在面对市场竞争的时候，也只能做到出现问题之后才开始采取应对措施，只能等到事情发生之后，才知道该如何解决问题的办法。因为对市场和竞争对手们缺乏了解，所以，没有办法做到预防和防范，在竞争中，对虽然能够取得竞争的胜利的，但是，由于缺乏对竞争对手和市场信息的及时掌握，也会导致一些不必要的损失。

上述的企业OA办公系统的四个需求方面，只是OA办公系统为企业所解决的一些表面问题。其实，企业信息化是建立在企业不断发展及不断适应市场竞争的时候，才会有强烈的需求。特别是随着信息技术的飞速发展，信息资源的共享越来越便捷，能够时刻掌握市场的动态和整个行业的发展现状，是企业能够提升竞争能力的基本要求。企业通过利用OA办公系统信息化手段;对外，时刻掌握行业里的整体趋势；对内，时刻了解企业内部人、财、物等各个方面的信息动向。对内外信息的结合，才能够采取更加切实可行的发展手段，为企业的发展提供优质的信息参考依据。特别是一些求发展，促成长的中小型企业们，能够通过信息化手段提升企业的竞争能力和综合实力，是企业发展的重要手段。

OA选型需关注的五大关键因素

经过十几年的信息化发展历程，OA依靠稳定的安全性.通讯的便捷性.人性化的监管性等优势在广大企业中迅速普及，在众多企业中，办公自动化系统已成为企业内部的管理运作核心，为企业发展起着不可估量的作用，但其中也有部分企业，尽管上了OA系统，不仅没有体会到高效办公，反而被系统拖得人员疲惫，资金投入也付之东流。

因此，在业界对于OA选型的问题讨论从未停止过，而且有愈演愈烈之势。但由于市场上OA厂商众多，企业在OA选项往往会出现困惑。不知道如何从众多产品中挑选到适合企业自身发展的OA软件。面对琳琅满目的协同产品，如何把好选型关，找到最适合自己企业的软件是值得CIO们思考的问题。而在笔者看来，企业OA的选型更应关注以下五大因素，这样方可保证OA系统在企业中良性健康运行。

流程管理

流程管理是OA系统最重要的核心。因为OA系统的核心作用就是解决多人员、多部门间的高效协同办公问题，而这个工作正是通过流程管理来完成的，流程管理贯穿整个OA系统，也正因为强大的流程管理，OA系统才能够真正实现解决信息孤岛，打破部门壁垒的作用。

OA系统中，流程管理以事务性流程居多，即非业务性流程。但部分研究院、事业型单位、中小企业等也在通过OA系统管理大量的业务流程。集成业务流程管理，也是OA系统发展的一个重要趋势。之所以出现这种情况，是因为这些企业缺乏适合自己的业务管理系统，而通过对OA系统中的流程管理进行改造，来实现业务管理是一个行之有效的办法，既实现了办公、业务一体化管理，又非常的便利，成本也很低。

扩展性

与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成，是OA系统的大势所趋。这是因为OA系统已经逐渐成为企业信息化办公的中枢系统，由于OA系统面向管理者的特点，越来越多的企业开始把信息化的目光转移到协同管理领域，并将打破信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛，构建统一办公门户作为信息化建设的一项重要任务，这时候就需要平台之间的整合集成。或许，未来OA将发展成所有系统的桌面形式。

移动性

据调查显示，在全球范围内有32%的员工在工作中依赖超过一个以上的移动设备。就协同OA软件而言，大部分应用在于协作和沟通，移动化可以极大提高工作效率。由此可见，移动协同OA的应用需求十分旺盛。因此，在企业的软件选型过程中，移动性也必将成为重要的考虑因素。这样企业员工可以不受时间和空间的限制，利用碎片时间进行任务处理，保证业务的随机处理性。

易用性

由于大部分组织内部人员年龄跨度较大，每一代人对操控性的概念和需求。比如60后的领导对电脑操作不熟练，70后喜欢用键盘，而80、90后喜欢用触摸屏操作，众口难调，给软件的选择带来了新的难题。

企业信息化需要让组织全体员工包括领导都真正参与进来，尤其是日常办公中必不可少的协同OA软件，易用性仍然是选型中的首要因素。市场上很多软件操作起来复杂异常，通常仅教会企业决策者一方熟悉掌握就需要花费很长一段时间，更不要说让企业全体上下熟练运用。很多企业就因为操作太复杂无法全员化使用而最终放弃。

稳定性

软件产品的稳定性和成熟度，是衡量软件优劣的一个重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的一个例证。如果某软件厂商是成立不久的OA软件厂商，其OA软件便不可能具有较高的稳定性和成熟度。因为软件的稳定性和产品的成熟度，是在用户不断反馈应用体验之后，再通过企业自身不断改进，这是一个循序渐进的进程，属于长期的过程。反之，如果没有一定时间和行业背景的沉淀，就妄谈自身产品具有很高的稳定性和成熟度，那无疑是一种言不由衷的谎言。

5.企业oa系统论文 篇五

企业OA办公系统推广应用的注意事项

企业OA办公系统如何进行推广应用，提醒大家要注意以下几点：

1.制定科学、规范的培训和应用计划

OA办公系统与财务系统最大的不同在于使用范围的广泛性，使用的人员对系统的理解和操作水平都各不一样，在这实际推广OA办公系统的应用中，就要求定制比较科学的培训和合理的工作计划，不能急于求成，也不可放任不管。在一套OA办公系统里面，功能会相对比较多，我们可以根据实际情况投入应用。可以按使用范围或者职能部门有针对性的进行培训和应用推广，核心部门和人员的培训至关重要，适当的激励措施也未为不可。

2.注意协调好各部门的关系，做好公关工作

一套OA办公系统的投入使用，不是一个人就能解决的事，这是要求企业多人，多部门相互配合的一个过程。作为系统的负责人，管理人员更应该注意协调各个部门的关系，多听取一下相关部门的意见以及他们的需求，协调各个部门之间的工作关系，这样才能更好更快的使OA办公系统投入运行。

3、正确定位系统建设、管理部门与应用部门之间的关系

一套好的系统要有服务功能，也要有管理功能，但是管理的功能应存在于优质的服务之中，所以这项工作在表现形式上就是服务，任何事情从静止状态到稳定运行状态这一过程是难度最大的，在这一过程时期，用户就是上帝，无论这个用户是领导还是刚入职的新员工。

4、确立分阶段实现的应用目标与工作计划

利用OA办公系统进行日常工作处理，对于公司人员来说是一项巨大的变革，并不是所有人都能理解和接受，所以不管是什么OA办公系统都应该定制出分阶段实现的目标，由浅到深、循序渐进方为上策。同时也要制定出根据公司实际情况的计划，找出最佳的切入点，实现全系统正常运行。

5、优质的服务支持

6.企业oa系统论文 篇六

随着不断发展，企业需要适应新的市场竞争，进而对OA办公系统产生了强烈的需求。这是因为企业管理手段的不断创新，让人们对管理的要求也在不断的提高，而只有引进OA办公系统，才能实现信息化管理，带来管理模式的提升。如今，办公系统已经不单单是我们日常协同办公的平台，更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台；传统的OA办公系统全面蜕变成企业的管理支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用。以国内领先的OA办公系统厂商。OA的管理思想和理念，如打造知识性组织、文化驱动、时间管理、动态组织、实时企业、执行力、流程再造等，并在实际应用中为用户创造了以下平台：

1、协同平台OA通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。

2、知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报；业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力；员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常的积累，对做出指导与帮助、提升的绩效；

3、项目协作平台：OA通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台，提高多项目组的效率和质量，使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应。实现团队的通信、共享、管理和制

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订各种项目文档或日程安排，使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。

4、激情管理平台：从企业文化建设着手，提高员工激情，营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同氛围，从而稳定情绪，激发热情，形成一个共同的价值观，进而产生合力，实现共同目标。

5、企业通信平台：建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统，包括WebMail、实时通讯、手机短信等，使企业内部通信与信息交流快捷流畅，并且与Inter邮件互通。

6、信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

7、信息发布平台：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。

8、信息集成平台：现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据OA凭借强大的开放性，把企业的业务数据集成到流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。

注意事项

7.企业oa系统论文 篇七

问题是, OA系统上线的时间是有限的, 一般在6个月至1年的时间, 对于从来未导入流程优化观念的公司, 如何实现流程优化的目标, 如何进行流程优化, 如何处理流程优化与OA系统上线的关系?笔者在进行了大量的流程优化工作实践之后, 提出了以下流程优化思路。

流程优化解决方案

流程优化总体思路, 首先要明确流程优化的总体思路, 业务运营模式是以高效的业务流程为核心, 需要有流程系统的组织职责、配套的管理制度、信息系统的支持、关键绩效指标的考量, 从而承接企业的业务战略, 实现组织的内、外部业绩目标。

流程分类框架PC F (Proces s Classification Framework SM) 是由美国生产力与质量中心 (American Productivity and Quality Center, 简称为APQC) 与其会员公司所创立, 是一种企业的流程分类法则。PCF将运营与管理等流程汇整成12项企业级流程类别, 每个流程类别包含许多流程群组, 总计超过1500个作业流程与相关作业活动。是一个通过流程管理与标竿分析, 不分产业、规模与地理区域, 用来改善流程绩效的公开标准。APQC是一个具备了丰富的“流程与绩效改善资源”的全球性机构, 协助企业适应瞬息万变的环境、创造更好的工作方式, 并且在充满竞争的市场中获得胜利。

流程分类框架确定了, 用什么方式展现流程, 即确定流程统一的语言是非常关键的问题。

建立泳道式流程图。泳道式流程图的好处是, 左侧一列是部门或部门中的岗位, 泳道中的图形代表这个部门或岗位的职责, 同时在图形中标注不同的信息系统标识, 即不同的信息系统用一套流程图, 便于信息系统的对接与信息数据共享。

先以某流程组 (二级流程) 为例进行实践, 比如以采购流程组为例, 根据E R P项目、O A项目、SRM项目等需求, 绘制采购计划评审管理流程、采购定价管理流程、供应商评价管理流程、采购订单执行管理流程等, 与采购部门充分沟通, 将采购部门希望信息系统实现的需求全部融合在其中, 项目组成员协助考虑这些功能是在ERP系统中实现, 还是审批流应该在OA系统中实现, 还是需要ERP系统报表开发, 还是设计将来用SRM系统解决。并且在流程图中用ER P系统、OA系统的流程图都用标志进行标记。图形标记。建立图形标记及含义对照表, 使不同的流程用一样的流程语言。

根据流程分类框架PCF梳理出公司的一级流程地图, 并建立运营流程、管理与支持流程的12个二级流程。二级流程图中包含了所有的低阶流程, 二级流程图的完善是三至五级流程图优化的基础。一般一、二级流程中不出现审批流。

审批流是三至五级流程中的一部分。审批流的特点是一个审批流模板对应一种单据。在审批流中仅处理单据的状态, 如审批通过、审批不通过;审批流中会用到单据数据, 如条件中、各种需要引用单据变量的地方。审批流没有涉及到多个单据之间的处理, 因此审批流是相对简单的。

审批流是企业OA系统中上线的基础, 审批流需要具备以下两个要素才具备上线条件:一是表单、二是审批流权限。而流程不是全部在O A系统中实现, 可以跨O A、ERP、SRM等多个流程, 如《采购定价管理流程》, 需要在OA中完成《价格审批表》的审批, 但价格数据要维护进ERP系统中, 供应商的成本情况又会记录在SRM系统中。

一、二级流程不在OA中实现, 三至五级流程中的审批流在OA系统中实现;流程优化是OA系统上线的前提和基础, 可以在上线前进行审批流的整合、优化。

在确定了流程分级、流程模板、一级、二级流程图以及流程优化与OA系统的关系之后, 各业务部门的三-五级流程优化就变得非常重要, 具体的工具如下:第一步收集流程优化的输入;第二步输出《流程/文件现状清单》;第三步确认流程图;第四步识别关键审批流。

流程优化后的优势

公司价值链优化方面:提出供应链计划与产销协同的观念, 初步在生产部建立生产计划变更管理流程;通过产品定价流程整合影响成本的各业务部门定期不定期的成本构成分析, 达到控制成本的目标;流程优化与ERP的MM模块密切结合, 实现了采购流程的优化与整合、提高物料管理水平及效率、规范各工厂二级库的管理、细化成本管理;流程优化与ERP的PM模块 (设备管理) 密切结合, 共同梳理出未来的业务蓝图, 为项目的开展奠定了基础。

公司管理优化方面:用流程分级的思路构建了公司的流程/文件管理体系, 统一模板, 简化管理。使原来用于体系文件、ERP蓝图、质量文件等不同形式的流程/文件简化统一为一种模板。减少流程数量, 从而使流程/文件的发布、更新、修改等工作量也随之减少。引入事前控制的优化观念, 如:建立了费用预算流程, 简化了费用审批流程;将内审提升为内控管理, 加强事前、事中控制。强化公司授权的管理, 将授权在审批流优化中进行梳理, 并固化在OA系统中。分散在各部门的类似业务整合。如以采购部的招标文件为基础, 建立了公司层面的招标管理流程;将分散在各部门的数据分析, 统一归属到统计部;明确了外包的适用范围, 优化了外包管理流程;将档案管理的要求统一整合到档案管理流程中等。业务过程的痕迹保留, 提升了业务的可监控性。如:合同审批中的审核痕迹保留;费用审批;价格抽查等。知识的传递、积淀。流程优化工作涉及了公司所有的部门, 项目开展过程中组织了多次大型的培训、与各部长面对面的沟通, 不仅统一了管理层流程优化的管理思路, 积累了管理层的管理经验, 而且提升了关键用户的技能, 比如, 公司业务骨干及关键用户基本已经掌握了vis io绘制流程的工具。为S O P及定岗定编等工作奠定了基础。流程优化工作完成了各级流程的梳理, 进行彻底、全面地审视内外审问题与流程优化的关系, 同时初步完成了各部门关键流程的识别, 为了SOP的编制、定岗定编的推进、KPI设置及绩效目标等工作奠定了坚实的基础。

通过流程优化识别出关键审批流, 制定了分期上线的计划, 第一批先完成用款审批单、印信申请单、物资采购需求单等比较常用、且优化完毕的审批流;第二批完成物流相关审批流、请假单、加班申请单等审批流的上线;第三批完成剩余优化完毕的审批流。通过流程优化, 明确了自上而下的流程优化思路, 同时抓住公司人财物相关的主要审批流, 预留了流程优化的空间和时间, 使OA系统上线, 密切配合流程优化的进程, 两者相辅相成。企业可根据流程优化的成熟度, 调整OA审批流上线的进度, 使企业发展对流程优化的要求, 及时地在OA系统中实现和调整。

本文以企业OA上线前的流程优化工作为例, 充分借鉴了先进标杆的流程优化理论, 虽然未能在短期内完成流程优化的工作, 但结合OA上线的进度要求, 建立了流程分类框架、流程模板, 完成了部分核心流程的优化和关键审批流的识别, 既保障了OA系统分期上线的进度, 又为流程优化的持续推进奠定了良好的基础。在后续的推进过程中, 肯定会遇到各种各样的困难, 但关键是企业的高层管理者能否坚定目标和信心, 经受住流程优化带来的阵痛, 才能使流程优化的效果展现出来。

8.通达OA瞄准大型集团企业 篇八

8月19日，中国兵器工业信息中心下属的通达科技发布了最新版的OA软件——通达Office Anywhere 2011。通达OA是OA领域的一个老品牌，从2002年通达科技推出第一款OA产品以来，已经在这个市场有了近10年的奋斗经历，拥有很庞大的用户群。从通达OA产品的演变，我们可以触摸到OA市场的最新变化。

“与之前的版本相比，通达Office Anywhere 2011版给用户创造出了更易用、更高端、更移动的协同办公环境。”通达科技CEO高波告诉记者，“其中，贴近用户需求、实用性更强、易于操作是通达OA始终坚持的原则，而更高端和更移动则是适应新的市场变化。”

据高波介绍，新版OA定位于面向需要高性能、管理架构复杂的集团型企业。基于这样的定位，其产品在跨地域支持、与各子系统的整合以及对移动终端的支持上都得到了强化。比如，通达OA内置的数据交换平台可支持集团企业信息系统的跨地域分布式部署，并能与公告、公文、工作流等子系统整合使用，实现集团总部OA系统与分支机构OA系统的数据交换。同时，新增的全文检索功能支持OA附件中 Office 2007/2003/PDF文档格式的关键词检索、智能标引与分类。

新版产品还针对云计算的技术框架、Android、iOS等移动设备更多应用于办公环境的需求等，推出了支持Android、iOS等移动设备的OA客户端，其兼容各个平台的手机，实现了方便快捷的移动办公。另外，还引入通达微讯手机客户端，让OA及IM信息保持同步，实现了统一通信的理念。

通达OA另一个重大变化是其提供的集成开发环境，它提供可由用户掌握的快速开发工具，用户不用写代码，就能构建类似CRM这种复杂度的功能模块，从而大大满足不同企业用户的个性化需求。

9.企业oa系统论文 篇九

平台型OA办公系统与传统OA的区别

软件厂商的升级多是针对产品的升级，解决的往往是通用性的问题，例如修复程序的漏洞和错误；完善OA办公系统的性能；增强系统安全性；添加某些新的功能等。而事实上，用户产生的新需求中大多数是一些个性化的东西，如：企业人员变动，需要调整组织机构和人员；业务扩展，需要定义新的工作流系统、调整原有业务流程；协同办公，需要集成其它业务系统等。而不同用户不同时期的需求不可能完全相同，这种情况之下，就需要软件提供商分别给每一家用户提供有针对性的个性化升级服务，可想而知，这种升级模式未免太不实际。

其次，升级是有限的，而新需求却是不间断产生的。一方面软件提供商升级服务次数有限，解决的问题有限；另一方面企业用户OA新需求的产生并不是固定时间，固定形式的。用户如其将需求诉求于软件提供商，接受被动的并不完善的服务，不如用OA办公系统提供的自助式定制开发模式来主动解决问题，平台型OA办公系统正是基于这种用户需求产生的。变被动为主动，用户满意度将大幅提升。

10.OA系统需要方案 篇十

2010年8月

目录

一、概述...........................................3

二、系统作用.......................................3

三、系统框架图.....................................4

四、软件功能简述....................................4 4.1官兵在线系统功能...............................4 4.2官兵档案系统功能...............................4 4.3官兵考核系统功能...............................5 4.4收发文管理系统功能.............................5 4.5请示报告系统功能...............................6 4.6内部邮件管理功能...............................6 4.7公告发布系统功能...............................6 4.8通信录管理系统功能.............................7 4.9办公流程系统功能...............................7 4.10知识库管理系统................................7

一、概述

办公自动化系统（Office Automation System，OA）是指：基于先进的网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、发布，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。它强调人与人之间、各部门之间、部队之间的协同工作，以及相互之间进行有效的交流、沟通。

二、系统作用

组织的核心竞争力源自组织对内外部资源的有效利用，对它们之间的关系进行协调，最大限度的发挥所有资源的作用，在整个系统价值最大化的基础上来发挥各个资源的作用，使资源的运作产生协同效用，打造组织的核心竞争力。武警广州支队办公系统的主要作用为：

1、建立内部的通信平台。

2、建立信息发布的平台。

3、文档管理的自动化。

4、工作流程的自动化。

5、行政日常事务处理。

6、决策支持的科学化。

7、安全机制的可靠性。

三、系统框架图

四、软件功能简述

4.1官兵在线系统功能

1、按使用权限划分为:管理员权限，用户查询权限。

2、管理员权限是针对教官使用的。教官根据的训练科目、训练目的，编写训练计划以及训练实施过 程。训练后对每位士兵的考核情况、成绩编缉，并保存至电子版的报表。并提供翻阅查询功能，和报表打印。

3、用户查询权限：只能查看训练报表与成绩查询。训练系统的所有资料都是存放在数据库里。4.2官兵档案系统功能

1、个人信息包括(社会关系、工作经历、学习经历、奖励处分、官兵调任，考勤、工资管理)，并且可以综合官兵考核系统,进行文件组卷、案卷管理、案卷打印、案卷借阅。

2、管理员权限：根据实际情况对官兵的档案进行编辑。普通用户查询权限，提 供询阅权限。4.3官兵考核系统功能

结合兵在线训练考核、理论知识考核、形式任务考核等，统一归档，并作出考核评定。所有考核都录入数据库系统，供官兵管理系统调用。4.4收发文管理系统功能

1、发文管理是拟稿人根据需要选择行文类别（行文用笺，处理流程，正文模版）起草公文，根据行文类别的流程设定，送交相关人员进行审核，复核，会签、签发、校对等工作，然后由办公室进行发文登记、编号、套头，盖章后进行文件的发放（分发、下发、办结）等工作，最后由公文管理员对办结公文进行归档过程。提供督办、催办功能。

2、在发文的审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。

3、发文的流程既可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。

4、流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.5、在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。

6、可以实现催办，督办，统计；

7、收文管理是公文到达后,收文登记人选择公文类别，登记公文，送交相关人员进行拟办，根据公文类别的设定流程，送交相关人员进行批示、承办、传阅等工作，也可以自定义下一步相关处理人员。并且在流转过程中，只有待办人员才有权打开批办，其他人都不能打开。最后由公文管理员对公文进行归档。归档时，可采用自动归档和手工归档。

8、由于我们在收发文管理中采用了MS Office插件的技术，系统可以提供：扫描输入、原文引入、手写笔输入、手工录入、从电子邮件中直接转入多种录入方式。

4.5请示报告系统功能

请示报告系统主要有起草申请、我的申请查询、待我审批、经我审批、表单管理、审批管理等功能模块组成

1、在网上起草申请，并发送给相关负责人进行审批，实现无纸化办公。审批人可以在网上直接对申请内容进行修改、审批，注明审批意见，并盖章或签名。申请内容在多个审批人之间按顺序自动流转，审批过程即可以在建立审批模板时设定，也可以由起草者设定。可以在审批管理中根据单位要求设置模板的统一格式，可以设置每个模板的使用者、管理者和修改者。具有使用权限的用户能够使用模板起草申请；具有管理权限的用户能够在表单管理中管理使用该模板起草的申请；具有修改权限的用户能够对模板进行维护。

2、审批的流程即可以采用固定流程，一个模板梆定一个流程的方式，也可以设定允许在流转过程中自定义流程或修改已设定的流程，流程支持直流、分流、并流、条件分支、流程嵌套以及各种协办、联办等复杂流程。

3、在审批中，可以按照角色进行审批的流转，可以通过相对路径找到相应的岗位，如审批者的上级领导，当前审批者的上级领导。

4、流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一级，也可以退回到发起人.5、在审批过程中，支持痕迹保留，电子印章，手写签名、全文批注。

6、可以实现催办，督办，统计。4.6内部邮件管理功能

用户之间以通过网页形式收发邮件、发件箱、草稿箱、垃圾箱、邮件提醒等功能。供支队内部的协调、酝酿事宜沟通使用。4.7公告发布系统功能

1、发布值班安排、公务接待、活动安排等消息。

2、通过手机短信形式发布信息。

3、通过语音卡，把文字信息编成语音信息，以电话语音的方式发布。

4、通过大屏幕电子板，把文字信息显示出来。

4.8通信录管理系统功能

1、所有干部、股室、中队的通讯方式以电子文档方式保存到数据库。打印电子文档。

2、通过管理员帐户，更新电话号码及相关信息。

3、普通帐户，能查阅电子通信录。4.9办公流程系统功能

结合收发文系统、请示报告系统。规范请示报告、汇报、上传下达批示。

4.10知识库管理系统

划分为官兵训练经验汇总，突发事件策略汇总等。收集汇总相关业务资料。

4.11车辆管理系统

车辆管理系统，包括车辆使用申请、车辆使用查询、车辆管理（使用审批、信息管理、使用维护、维护管理、类型设置）等，帮助单位合理的登记、使用、管理自己的车辆，杜绝公车私用现象的发生。

4.12军需物资管理系统

1、对所有物资的库存进行自动化管理。

11.企业oa系统论文 篇十一

摘要：针对国内高校纷纷开始推广使用OA系统，对其产生的大量电子文件的归档方式、流程及具体处置方法作了阐述和探讨：对OA系统与档案管理系统之间的数据专用转换程序设计和电子、纸质文件实行双套制同步归档的思路也作了交待。

关键词：高校档案OA文件归档方法

数字化校园建设，尤其是办公自动化(以下简称OA)的实施为高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了极大的成效。然而，伴随着OA电子文件的大量产生，其后期的归档工作如何应对和运作，无疑为高校档案部门提出了新的挑战性任务。

高校OA电子文件的归档，涉及到许多以前纸质文件时代从未遇到过的难题，归档的对象、处理文件的方式包括管理人员等均发生了变化：原来纯粹是纸质文件，现在是电子加纸质，且以电子版为主；原来由兼职档案员负责本部门文件材料的收集、保管，现在是行政秘书即时操作(由于各种原因，两者有所脱节)；原来是手工流转、承办并整理、组卷归档。现在是网上流转、承办并要求将电子文件直接在网上予以归档；原来是拟写案卷标题、编页码、装订、移交归档，现在是如何将OA系统中已有的文件著录信息、阅处意见及全文与对应的纸质材料同步归档。要妥善、有效地处理好这些问题，高校档案部门必须借助适合高校发展的新一代档案管理系统来实现，并在归档思路、流程、模式上有所创新、有所突破。

1OA电子文件归档方式及流程

OA电子文件采用物理归档还是网络在线归档，决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。物理归档，方式简单、直接，不需要前期很大的投入和专门系统的支撑，直接将数据拷贝到光盘等物理载体上，便可完成归档。但物理归档后的电子文件，由于没有了原来系统的支持，再要实现快速查询和即时利用，几乎是不可能的，而只能将其作为原始数据的积累和备份，或通过一些简易的二次开发，对此进行查询和利用。OA电子文件采用网上在线归档，效率高，能适应不断增加的电子文件的管理和利用，但前期配套工作复杂，既需要档案管理系统的支撑，又需要党办、校办和信息中心、网络中心等部门的配合和支持。从我国高等教育事业长远发展的要求和档案工作的重要性考虑，后者是必由之路，早晚得实施，而且是早实施、早得益，越晚实施，问题越多，难度也就越大，所以高校档案部门最好在学校推广使用OA系统的同时，一并将网上在线归档问题予以解决好。

OA电子文件网络归档的流程，需要结合高校的实际情况来确定。若把收发文登记和档案信息的著录、编目等工作全部整合在文档一体化的“OA系统”中，这种办法比较适合政府部门，并已得到广泛应用。伹作者认为高校不可全盘仿效，因为高校要归档的材料不只局限于文书材料，还有大量的教学、科研、出版等专门材料；高校兼职档案员也不一定全都是收、发文件的管理员或OA系统的操作员：高校档案管理系统也不可能仅与OA系统相融合，而还要考虑大量纸质卷宗的管理，所以档案信息的著录和编目等工作不宜一同设置在OA系统中进行。仅将OA系统作为学校的一个业务管理系统来对待，利用专用接口程序将其处理完毕的各种数据事后定期迁移到档案管理系统中来，然后由各部门的兼职档案员和档案馆(室)的收集指导人员共同在档案管理系统中来完成归档操作的办法是比较可行的。即先有兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别，并按档案管理的要求补充必要的档案著录项后再作预归档，待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后，专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核，正确无误后正式接收归档，并按照预先设定的编目方案自动生成档号等即完成网上归档任务，与OA系统电子文件相对应的纸质文件，采用相同档号来处置并实施归档。

2专用接口程序及归档内容

归档流程确定后，将OA系统中形成的各类文件信息截取并迁移到档案管理系统中来，需要开发一个专用的信息转换程序来完成这项工作，并对相关信息要作选择性的约定和对接，即哪些信息档案管理系统中要选用，如何选用，如何匹配。与此同时，还要确定好另外添补的著录项内容。

OA系统一般建立在LOTUS环境下，是一种基于文件型的管理系统。OA系统运作的最基本功能至少包括三大块，即发文、收文、呈文管理。发文从拟稿、修改、审定、签发、打印输出都在网上进行；收文(纸质来文)，目前通常的做法是由党办、校办秘书统一将其数字化、上传并加著相关信息后在网上完成传阅、批示、办理等；呈文为校内工作请示和工作报告，由各部门在网上完成拟稿、会签、提交、审核和领导批阅。除了电子全文和上述流转处理信息外，0A系统中还记载了各种文件的记录信息，有些是系统自动产生的，有些是文件管理员手工录入的。

OA电子全文、流转处理信息和文件记录信息三部分数据构成了OA电子文件需要归档的主要内容，其中文件记录信息起着描述、关联文件所有信息的作用，电子全文和流转处理信息从属于文件记录信息，两者间有一一对应的关系。

档案管理系统一般采用数据库型管理系统，其操作系统、管理机制、数据结构等方面与OA系统运行的环境和要求有本质性差异。OA文件归档数据转换接口，其任务就是要将OA系统中的上述三类信息内容转换为数据库系统中能识别的档案数据记录及关联附件。这种转换既要考虑OA来源系统的信息构成状况，还要考虑档案系统采用的管理平台与数据结构，两者遥相呼应。设计人员就是要根据各类文件的字段信息，设计出合理、可靠的数据对接或转换关系，完成两个系统之间数据的平稳迁移。

OA系统中的文件记录著录项大多与档案系统中的数据著录项有重叠，可以通过接口程序自动引用过来，既免去归档人员的重复输入，又确保数据的原始性和准确性。两系统间可以共享的数据有：文号、文件题名、主题词、归档单位(拟稿或收文承办单位)、责任者(文件制发者)、文件形成时间、密级等。档案系统中另外还需要增加档号、归档日期、保管期限、排架号(或盒号)、文件页数等，其中有些可以在归档过程中由系统自动生成，有些由档案人员来添加。与每条文件记录所对应的电子全文以及文件处理信息单，一并由接口程序自动跟踪过来，其中文件处理信息单包含有文件的来源、流转过程、领导批示或处置、办理意见等。另外，转换过来的电子全文必须保留原OA文件的格式和布局，且要设置为不可编辑，保证纸质与电子文件内容相一致。

3以件归档及相关模块功能介绍

OA电子文件的归档是在网上实现的，若采用传统的纸质文件组卷方式归档，无疑对接口转换程序以及档案管理系统中的接收、归档模块的设计带来困难，其复杂性和归档工作量都将难以逾越和无法接受。在实践中，作者单位尝试了将OA电子文件采用“以件管理”的归档模式，能较好地解决以上难题。

其主要思路是：将OA归档文件分为“发文”，用“OAll”分类号代之：“收文”，用“OA12”分类号代之；“呈文”。用“OAl3”分类号代之，依此类推。如此考虑，既遵循了OA系统文件本身的分类方案，符合接口程序对数据实行分类导入的思路，大大简化了程序设计的难度；又方便了归档人员检查、核对文件的数量、文件的办理信息和全文的完整性等，省去了文件的整理、组卷步骤，归档工作效率大为提高；还满足了档号的统一编制和自动生成。

根据归档流程、归档内容和以件分类归档的思路，档案管理系统中的OA归档模块可以设计成“未归档文件管理”、“预归档文件管理”、“已归档文件管理”、“不归档文件管理”四部分，并在模块主界面上设立“年度”、“归档单位”等搜索栏目，便于档案人员按年度、按单位进行归档操作。同时系统还在统计栏目中自动显示各部门转换过来的OA文件数据及操作统计信息等，可以即时掌握归档工作的进展情况。

在“未归档文件管理”界面中，兼职档案员可以对本部门的OA电子文件进行浏览、编辑及确定是否归档。如前所述，由于系统已将各类OA文件的著录信息都转换了过来，所以只要检查一下并将空缺的信息补全，就可以逐条完成预归档工作。在“预归档文件管理”界面中，档案馆人员可以按部门依次审核预归档文件的著录信息和电子全文是否准确、完整，如果发现有错误或疏漏，则可以将该文件退回到未归档状态，并说明原因，通知兼职档案员重新处理，否则，就可以将该单位的所有预归档文件作正式归档，并由系统自动为每个文件赋予档号和归档日期。按归档单位和时间依次操作，可以使同一单位的OA归档文件排列在一起，便于后续编目和日后查询。在“已归档文件管理”界面中，档案人员可以为每一个OA归档文件自动、批量赋予排架号，并打印制作文件的封面，其信息有档号、题名、页数、归档单位、归档日期、保管期限、排架号等。

4纸质文件同步归档

OA系统运行后，所有对应的纸质文件实际上不再流转，但按规定也要与电子文件一起实行双套制同步归档。纸质文件归档原则是跟电子文件走，即同一著录、同一档号，以件、依次集中编号、装盒和上架。具体做法是：归档前兼职档案员到两办去领回各自的收文(按OA系统中第一承办单位区分)，到校文印室去领回各自的发文(按OA系统中的文号区分)，呈文由各单位自行从OA系统中打印出来并签字、盖章。然后，兼职档案员要为每一个归档纸质文件打印一张含有领导签阅意见和流转、承办等信息的文件处理单，与该纸质文件一并归档。

OA纸质文件归档过程中也会遇到一些特殊情况，如跨年度办理的文件，按传统做法是要等办理完毕后再归档的，但现在就做不到了：又如收文与办文结果也不一定放在一起：还有主要材料上了OA系统，但辅助材料没有或没法上OA系统，等等。对此，档案人员要特别予以关注，不能由于归档方法的改变而疏漏了重要纸质材料的归档。另外，遇到这些特殊情况，一定要在OA归档文件记录的“备注”栏中加以标注，以便查考。