利用档案反馈信息的收集与

2024-11-20

利用档案反馈信息的收集与（10篇）

1.利用档案反馈信息的收集与篇一

2011年4月，湖北省免疫规划信息系统正式启动。该系统的开通为湖北省免疫规划工作“贴近百姓、服务公众”架起一座沟通的桥梁，使全省所有适龄儿童，在省内任何地点都能享受到全方位的免疫规划疫苗接种服务，今后所有在医疗机构产科出生的新生儿基本档案信息将会纳入信息系统中，医疗机构在为新生儿接种卡介苗和第一针乙肝疫苗的同时，办理预防接种证，儿童家长凭接种证可到全省任何接种单位接种免疫规划疫苗，真正实现儿童预防接种一证通。公众登录湖北省免疫规划之窗网站，凭接种者卡号或母亲身份证编号就能查询到自己小孩所有疫苗接种档案信息，也可查询到相关接种单位地理位置基本信息，同时也可以在网站上就疫苗接种方面的问题，向专家进行在线咨询。

一、建设免疫规划系统是档案服务民生的迫切需要

免疫规划工作是疾病预防控制工作的重要组成部分，湖北省自实行儿童免疫规划以来，疫苗针对传染病的控制工作取得了显著成绩。但是随着经济社会的发展，免疫规划档案信息工作与社会发展呈现不平衡的问题，大部分地区免疫规划服务和管理工作停留在简单、落后的手工登记、统计分析的原始手段上，其报告的真实性、准确性和及时性得不到保障，传统落后的免疫规划档案信息的录入和管理方式已难以适应免疫规划实际工作的需要。流动人口的剧增，群众预防接种意识的增强，业务管理模式的不一致，数据标准、编码、接口的不统一，不能实现异地接种和档案信息共享等问题直接影响着民众需求和免疫事业发展。如何建立动态监测的档案信息，提供科学严谨、及时准确的各类免疫规划相关数据，解决异地接种，实现数据共享，为管理部门决策提供依据，更好的为社会服务，为人民大众服务，成为免疫规划工作新的难点和工作重点。2005年省疾病预防控制中心开始免疫规划信息管理系统的开发建设工作。

二、收集档案信息是建设免疫规划系统的基本前提

根据卫生部《关于儿童预防接种信息报告管理工作规范（试行）》（卫疾控发[2006]512号）和湖北省卫生厅《关于开展儿童预防接种信息报告管理系统建设的通知》（鄂卫办发[2007]24号）要求，湖北省自2005年开始实施信息化试点工作，将儿童接种档案的收集纳入信息化工作和免疫规划系统建设。

一是从2006年开始，全面组织全省儿童预防接种信息档案的普查统计工作，组织数据录入，建立报告管理系统；

二是从2008年开始，完成平台权限开通工作，实现客户端系统市、县、乡镇三个100%覆盖，实现2005年以来出生儿童个人档案覆盖率达到98%以上；

三是2009年狠抓客户端数据的覆盖率和数据质量、增大经费投入加快省市两级平台建设，在进一步完善档案信息数据录入的基础上，全面更新全省免疫规划信息化设备、加强人员培训和加大系统维护经费的支持力度；

四是2010年重点抓好省级信息化平台建设工作，2010年6月，湖北省预防接种信息化管理系统平台开通并试运行，12月，全省全面启动各类医疗卫生机构产科接种点新生儿预防接种信息化系统建设工作；2011年4月25日湖北省免疫规划信息系统正式启动。

三、通过免疫规划信息系统提升民生档案服务能力

免疫规划信息管理系统以接种单位儿童预防接种信息管理系统客户端软件为基础，包括湖北省免疫规划之窗、预防接种信息管理平台、免疫规划办公自动化系统、免疫规划gis系统、免疫规划信息服务中心等五个部分，其主要的功能就是服务儿童免疫防疫工作，服务民生工作。

1、湖北省免疫规划之窗。湖北省免疫规划之窗由首页、工作动态、免疫预防知识、接种门诊、接种查询、专家咨询、公众投诉等7个界面组成，以简洁的展示风格，紧握“实施免疫规划、保障和谐、促进健康的主题”。建设以事务链为中心的网站展示系统，体现服务型单位形象；整合网上服务项目，实现对人民群众的“一站式”服务，建立方便、高效的渠道，使人民群众能够获取相关信息知识，逐步实现单位与人民群众的互动式交流。

2、湖北省预防接种信息管理平台。湖北省预防接种信息管理平台是解决免疫规划的业务应用平台，由新生儿接种、基本信息、常规接种、群体接种、免疫监测、疫苗流通等6个子系统组成。覆盖了省、市、区（县）卫生行政部门和疾病预防控制机构、乡级预防接种机构、医疗卫生机构产科接种点等相关部门，及时、准确和完整的收集免疫接种情况、疾病监测情况、单位情况、人员情况、辖区人口情况等基本信息，通过计算机技术对数据进行利用和深度挖掘，对全省的免疫接种、发病和疫苗使用等情况进行统计分析汇总，为管理部门提供决策依据，实现免疫规划工作的一体化管理。

3、湖北省免疫规划办公自动化系统。湖北省免疫规划办公自动化系统由个人办公、在线交流、意见建议、工作动态、文件流转、工作任务、文档共享、车辆管理、会议管理、人员管理、网站管理、数据字典、系统管理等13个功能模块组成。通过办公自动化系统，无缝连接各级下属机构；建成手段先进、反应灵敏、制度规范、队伍健全、运行高效的集档案信息采集、分析、交流、发布为一体的，满足对日常工作业务要求的系统信息化体系。同时以网络为依托，建立起符合免疫规划管理体系和科学的宏观决策体系。

5、湖北省免疫规划信息服务中心。湖北省免疫规划信息服务中心由最新通知、帮助中心、程序下载、联系我们等5部分组成，帮助用户及时了解最新信息及动态，发布软件操作指南，软件故障处理小教程，发布软件升级及相关升级用的软件模块，方便用户尽快的联系相关部门解决问题及疑惑。

四、免疫规划信息系统建设推动档案事业科学发展

1、在为接种机构服务中完善档案信息资源。全省近2500个接种点，分布在乡/街道、村/社区，利用pc机和读卡设备，使用客户端软件，完成数据采集、处理和管理等功能。产科新生儿接种管理，完成新生儿卡介苗、乙肝第一针接种管理和新生儿基本个人档案信息的采集。全省17个市州，市级应用覆盖率为100%；全省102个县（市、区），县（市、区）级覆盖率为100%；全省1300个乡镇（街道）应用覆盖率达到98%以上；全省1831个接种门诊应用覆盖率达100%；全省医疗机构产科1567个应用覆盖率达100%。

2、在为管理和决策机构服务中加大档案资源建设。通过免疫规划系统数据中心实现数据共享，利用建立的gis地理信息系统、办公自动化系统、预防接种信息管理系统进行管理、分析、决策。通过平台建立预防接种儿童个人档案，实现接种信息登记、通知服务。全省0～6岁实施预防接种的儿童，收集个案为4187259人，2005年以来个案覆盖率达98%以上；成人接种（特别是甲流应急接种）收集个案达430多万，覆盖率达85%以上。全省1745个接种机构，进行了异地儿童接种数据交换，交换儿童数达379478个。

通过免疫规划信息系统建设，规范了免疫规划管理，最大程度减少疫苗针对传染病的危害，推动了免疫规划持续发展。免疫规划系统建设离不开基础档案数据的有效支撑，同时也推动了防疫档案资源建设，促进了疾病预防控制系统档案事业的发展，体现了疾控档案直接服务民生的社会效益。

2.利用档案反馈信息的收集与篇二

改革开放之后, 档案工作的重要性开始在我国得以体现。我国的档案工作起步较晚, 而且也没有得到足够的重视, 在很多方面与发达国家相比仍有一定的差距, 这主要表现在档案利用信息反馈方面, 导致这种现状的原因和不足有很多, 下面将进行具体的阐述。

1 档案利用信息反馈工作的现状及存在的问题

相对于西方发达国家来讲, 我国的档案利用信息反馈工作还处于萌芽时期, 正在摸索前进的道路, 在很多方面都存在着不足和问题, 在一定程度上制约了档案工作发展的步伐。

1.1 档案利用的反馈信息收集

(1) 档案利用的反馈信息在收集的内容上还很单薄, 可以总结为以下几点:盲目地对档案利用者的反馈信息进行收集, 不重视档案部门相关工作人员反馈信息的收集;在收集利用者的反馈信息时, 单一地收集产生效益的方面, 在利用过程中, 忽视了利用者提出的评价、建议及意见等等;在收集档案利用效果信息方面, 分不清主次, 没有重点对档案利用后获得的良好效果进行收集, 比如显著的社会效益和经济效益等等。

(2) 收集渠道比较单一, 主要表现为:第一, 大多数档案部门在进行利用反馈信息的收集时, 只是根据简单的“档案利用情况登记表”。当利用者借阅档案时, 只需要填写利用者单位、利用者姓名、联系地址等基本信息, 没有对其进行更深层次的了解, 这就造成了档案部门取得的信息内容单一、信息量太小, 不足以了解档案利用后所产生的社会效益、经济以及利用者提出的建议和需求。第二, 不能及时地联系利用者, 虽然在填写的“档案利用情况登记表”中填写了联系信息, 但是档案部门并没有及时地联系利用者, 掌握利用者使用档案的最新进展, 催促利用者积极主动地反馈信息。第三, 没有充分合理地使用档案网站收集档案反馈信息, 目前我国绝大多数的档案网站只是起到宣传的作用, 没有详细的内容链接, 也没有及时地进行内容更新, 更不要谈与利用者进行内容互动了。

(3) 收集方法比较被动, 档案利用的信息反馈在大多数情况下都来源于档案的利用者, 换言之, 档案部门的信息反馈工作是比较被动的。但是从客观上来讲, 档案部门在进行信息反馈工作时, 要求其必须变被动为主动。针对这种情况, 部分档案部门相应地进行了改变, 在利用填写档案利用登记表的同时, 还针对利用者提出的建议、意见、评价等现象设置了投递箱, 通过填写档案利用信息反馈表格以及电话和信件等督促利用者随时反馈信息。然而, 这些手段依然处于一种被动的状态。另外, 没有对本地利用者开展上门回访和追踪访问, 对非本地利用者也没有通过信函或者电话监督档案利用情况。在收集反馈信息时, 过度重视信息的数量, 忽视了信息的质量;盲目地追求具有普遍性质的浅层次信息, 对具有综合性的深层次研究信息的不重视等等, 都是收集信息被动的具体体现。

1.2 档案利用的反馈信息处理

(1) 重收集而轻处理, 很多档案部门在收集档案利用反馈信息时, 认为只要收集到齐全的反馈信息, 再对所收集到的信息进行分类和登记等几个步骤就算完成工作内容了;只重视反馈信息的收集, 并不对其进行更深层次的理论研究, 或者即使进行研究, 也带有盲目性, 没有结合档案部门的实际情况开展研究。

(2) 反馈信息的处理缺乏组织、制度保障, 目前, 我国的档案部门内部还没有建立健全的保障制度来处理反馈信息的相关工作, 没有把得到的反馈信息的处理加入到档案部门的现有工作当中, 档案工作人员对反馈信息的处理工作分工不明确, 缺乏严谨的组织性, 导致出现问题时, 出现互相推诿的情况, 不能及时有效地处理反馈信息, 致使反馈信息的价值不能得以实现。

(3) 仍以定性研究为主, 缺乏足够的定量研究, 在档案利用的反馈信息收集完成后, 要对其进行分类, 这主要是档案部门工作人员依据自身的经验进行的, 具有很大的灵活性。然而, 这种方法也有缺点, 就是不能确定信息分类的准确性。目前, 由于计算定量研究的方法比较复杂, 对于这种研究还处于运用固定公式计算的阶段, 利用其计算比较常见的指标程度, 比如利用率等, 对定性研究的方法只具有辅助与补充的作用, 而不是主导作用。

(4) 缺乏反馈信息的再反馈, 这种现象是指在得到反馈信息的实例后, 没有及时地对其进行总结汇编的再反馈, 作为一项简单地工作内容来完成, 在收集到反馈信息之后, 不作任何处理, 失去了信息的价值和意义。最后失去了向全社会宣传档案的作用, 让人们了解掌握档案部门相关信息的大好时机。利用者在上交反馈信息之后, 档案部门没有向利用者回复执行情况, 从而使利用者的信息反馈积极主动性降低。

2 档案利用信息反馈工作诸问题的原因探析

2.1 档案工作人员的社会意识薄弱, 缺乏对社会强烈的责任感和服务意识

档案工作人员作为档案工作的主体, 对其有着至关重要的作用和影响。众所周知, 档案工作在我国开展时间较短, 档案工作人员的专业水平较低、社会思想意识也比较薄弱、自身素质不高等, 导致其在工作时, 没有积极主动的工作态度, 对工作内容没有创新意识。另外, 缺乏对社会的强烈责任感和服务意识, 没有良好的职业道德。正是由于档案工作人员的这种状态, 在很大程度上阻碍了档案利用信息反馈工作前进的步伐。

2.2 社会档案意识的薄弱

由于历史、政治、经济等方面的原因, 导致了大多数人们对档案与档案工作没有一个足够的了解, 忽视了档案信息的收集、整理, 以及利用等内容, 没有认识到档案对人们甚至是国家的重要性。对档案的利用率不高, 继而影响了利用需求的产生, 供求是一体的, 没有需求就没有供应。因此, 档案利用信息反馈工作也就无法进行。

2.3 对档案利用信息反馈工作认识不足, 重视不够

档案利用信息反馈工作在我国发展较晚, 没有得到全面的推广, 使得档案部门对档案利用信息反馈工作没有充分地认识和了解, 不重视其工作内容, 甚至认为档案利用信息反馈工作是可有可无的, 并不影响档案部门的相关工作, 没有积极开展此项工作, 只是起到摆设的作用, 或者是在开展工作时, 各地方、各部门之间没有进行内容和经验的沟通、交流。

2.4 理论研究的成果与实践工作脱节

现阶段, 由于我国与档案利用信息反馈工作起步较晚, 与之有关的理论研究处于零散状态, 即使相关人员进行了理论研究, 其成果只是纸上谈兵, 缺少理解与消化, 没有与实践工作内容相结合, 并不能应用于实际的档案工作之中。除此之外, 具有可操作性以及实用性的理论研究成果没有被相关部门及时推广, 只是在小范围内进行应用, 最终导致相应的理论研究成果束之高阁。

3 结束语

通过文章的综合论述可知, 我国的档案利用信息反馈工作存在着较多的问题, 产生问题的原因主要有相关部门和工作人员的思想意识不足, 没有正确认识反馈工作的重要性, 没有把理论与实践相结合等等。因此, 只有提高工作人员的自身素养、专业水平以及思想观念, 才能很好地发展档案利用信息反馈工作, 从而为我国档案工作的进行奠定坚实的基础。

摘要：所谓档案利用信息反馈工作, 主要是指通过反馈信息对档案进行调节与控制的一种活动。文章主要针对我国的档案利用信息反馈工作的现状进行了介绍, 同时, 也对档案利用信息反馈工作中存在的问题, 以及产生问题的原因进行了分析。希望可以为相关的工作人员提供借鉴, 仅供参考。

关键词：档案利用,信息反馈,现状问题

参考文献

[1]邬美飞.谈档案利用中的信息反馈工作[J].浙江档案, 1994 (2) .

[2]颜海.档案信息资源开发利用[J].武汉大学出版社, 2004.

3.利用档案反馈信息的收集与篇三

一、建设免疫规划系统是档案服务民生的迫切需要

二、收集档案信息是建设免疫规划系统的基本前提

一是从2006年开始，全面组织全省儿童预防接种信息档案的普查统计工作，组织数据录入，建立报告管理系统；

二是从2008年开始，完成平台权限开通工作，实现客户端系统市、县、乡镇三个100%覆盖，实现2005年以来出生儿童个人档案覆盖率达到98%以上；

三、通过免疫规划信息系统提升民生档案服务能力

免疫规划信息管理系统以接种单位儿童预防接种信息管理系统客户端软件为基础，包括湖北省免疫规划之窗、预防接种信息管理平台、免疫规划办公自动化系统、免疫规划GIS系统、免疫规划信息服务中心等五个部分，其主要的功能就是服务儿童免疫防疫工作，服务民生工作。

4、湖北省免疫规划GIS系统。湖北省免疫规划GIS系统由地图工具、信息搜索、地图信息管理、预警分析等4个部分组成。采用图形化表现方式，充分利用Web-GIS（网络GIS）直观化、图形化特点，实现功能强大，操作简单的应急指挥数字化平台。整个系统建立在完整的系统安全体系保护下，并且完全遵守我国计算机软件、电子政务、卫生行业信息化相关标准，具有完全开放性和可扩展性。

四、免疫规划信息系统建设推动档案事业科学发展

1、在为接种机构服务中完善档案信息资源。全省近2500个接种点，分布在乡/街道、村/社区，利用PC机和读卡设备，使用客户端软件，完成数据采集、处理和管理等功能。产科新生儿接种管理，完成新生儿卡介苗、乙肝第一针接种管理和新生儿基本个人档案信息的采集。全省17个市州，市级应用覆盖率为100%；全省102个县（市、区），县（市、区）级覆盖率为100%；全省1300个乡镇（街道）应用覆盖率达到98%以上；全省1831个接种门诊应用覆盖率达100%；全省医疗机构产科1567个应用覆盖率达100%。

2、在为管理和决策机构服务中加大档案资源建设。通过免疫规划系统数据中心实现数据共享，利用建立的GIS地理信息系统、办公自动化系统、预防接种信息管理系统进行管理、分析、决策。通过平台建立预防接种儿童个人档案，实现接种信息登记、通知服务。全省0～6岁实施预防接种的儿童，收集个案为4187259人，2005年以来个案覆盖率达98%以上；成人接种（特别是甲流应急接种）收集个案达430多万，覆盖率达85%以上。全省1745个接种机构，进行了异地儿童接种数据交换，交换儿童数达379478个。

4.利用档案反馈信息的收集与篇四

交通安全宣传照片档案是一种信息记录载体，是交警部门车宣档案的重要组成部分，它以其特殊的载体形式，反映出交通安全宣传工作的重要性，弥补了纸质文字档案的不足。由于办公自动化的普及，新型信息介质的出现，照片档案日益增多，内容日渐丰富。因此，做好交通安全宣传工作要特别

重视照片档案的收集、保管与利用工作，以更好地发挥照片档案的作用。

一、交通安全宣传照片档案收集的必要性

交安宣传照片档案的收集工作是整个照片档案管理工作的基础和起点，笔者作为一名车宣民警深知交通宣传照片收集的重要性。随着广大交通参与者安全意识的提高，道路交通管理已把维护交通秩序与道路交通安全宣传结合起来，民警们开展“五进”活动，在路面上开展丰富多彩的各项交通安全宣传活动，反映出的是民警们积极投入安全宣传工作的全貌。在这些活动中，既有用文字直接记录各项活动的文书档案，也有记录某些典型场景、人物瞬间画面的照片档案。照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观，记录真实迅速，画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制而被广泛利用，成为交通安全宣传工作的重要组成部分。在以前，照片的拍摄者主要以宣传部门为主，照片档案没有专人收集、整理，致使大量反映宣传活动的照片和底片散落在当事人手中，或遗留在摄影者手中，由于疏于管理而造成损坏或遗失，为避免永久的遗憾，更好地发挥照片档案的作用，及时收集是至关重要的。

二、做好照片档案的收集工作

1、要加强宣传，提高对照片档案的归档意识。首先，作为宣传档案管理人员应该不断加强对照片档案和照片档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好照片档案的收集与利用工作。

2、完善收集规定，明确收集范围。为使照片档案的收集工作进一步做到有章可循，步入制度化、规范化管理的轨道，须建立全面、合理的照片档案归档制度。要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求，对收集程序、途径和奖惩等做出明确规定，以增强收集的权威性，确保收集渠道的畅通。

三、做好照片档案的保管工作

由于照片档案制成材料的特殊性，它的保管比其他档案要求更高。在保管中应注意以下两点：

1、做好照片、底片、光盘入库前的检查，严格把好照片档案入库关，对已晒好的照片进行分类装订成册，对已在库内的照片档案应进行定期检查。

2、采用良好的档案装具。照片装册后应立即放在箱柜中，底片、光盘要装进特制的底片袋、光盘盒。

四、做好照片档案的利用工作

宣传照片档案的保存价值在于利用，只有积极开发照片档案的利用价值，为宣传工作提供各种有价值的信息资源，才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。

1、利用照片直观、形象、真实的特点，可通过照片展示，有利于宣传工作的更好开展。

2、照片档案与文书档案结合利用。照片档案和文书档案是两种不同的载体，但这两种不同载体所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件。单一的照片档案有时表达的内容不够全面、翔实，如民警到学校为广大师生上交通安全课、到农村开展交通安全常识宣传、下企业检查安全制度等等，能够在提供照片档案的同时，主动提供相关的文书档案，即把时间、地点、内容配与相应的照片，将会更好地提高照片利用价值。

3、依托网络将照片以电子文件形式在网上流传，这样既提高了照片档案的利用率，又起到了档案资源信息共享的效果。

综上所述，照片档案是宣传工作的重要组成部分，做好宣传照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础；积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。当前宣传照片档案工作还有待加强和完善，从而有效地推动交通安全宣传工作沿着正确、健康的方向发展。

5.利用档案反馈信息的收集与篇五

21世纪是信息时代,企业档案信息资源作为重要的社会资源,在现代企业可持续发展进程中举足轻重,意义深远,这已成为诸多有识之士的共识。在信息高速发展的新形势下,研究、探讨企业档案信息中心建设与公共利用的新模式尤为重要。本文就此浅谈一管之见,与同人们商榷。

一、当前企业档案馆(室)存在的问题

一是大部分企业档案馆(室)环境、设施不达标。

二是信息结构单一,利用率低。

三是管理手段落后,提供率低。

四是管理人员队伍不稳定,素质偏低,人才培训滞后。

二、企业档案信息中心建设的基础思路

1.加大投入力度,建设现代化的企业档案馆(室)。企业档案馆(室)是企业保管永久性档案的基地。加强企业档案馆(室)建设,是当今企业可持续发展、与时俱进的战略性措施之一。建设现代化企业档案信息服务中心的当务之急是企业决策者站在知识经济的高度,把发展档案事业纳入企业发展规划之中,保证资金投入数额到位,逐步解决库房、设施、设备、人员等具体问题,使之尽快实现功能齐全、管理手段先进、具有企业特色的信息服务中心。

2.深化体制改革与管理创新。一方面是机构改革,建立与时俱进的企业信息服务中心,必须改革企业档案管理部门非正式机构,兼职人员的传统模式,设立独立机构,纳入编制,配备专职人员,并使之有职、有权、有位。另一方面要进行机制改革。企业档案部门,要随企业经营机制转换而转换,应从单纯的行政权力机构(如隶属于党办或行办),向资源管理机制转变,从激励机制向竞争机制转变。通过向社会开放,获取经济效益,使之成为企业资产的一部分。再一方面是制度改革。

3.优化结构,实现一体化建设。新形势下企业档案收藏结构创新至关重要。随着国企市场竞争、产品竞争、人才竞争、信息竞争的加剧,促进企业档案信息容量增加,单一的纸质文件档案收藏已满足不了民生的对档案载体的需求。因此,声像、图片、光盘、磁盘、实物等必备信息载体走进企业档案室是大势所趋。它不仅可以丰富企业档案的载体形式,而且也为企业档案结构创新、调整实现档案、图书、情报一体化建设提供了物质基础和先决条件。

当今信息已成为物质、能源之外的又一经济、战略资源。档案、图书、情报这些知识资源一体化建设与管理势在必行。各级档案馆在对档案内容进行需求分析和价值鉴定的基础上,本着“需求主导、资源共享”的原则,有计划地开展档案数字化工作。研究数字档案馆建设整体方案,启动数字档案馆建设项目,也只有这样,才能在未来各级档案馆联合网络建成后最大化地发挥信息资源共建、共享的需要,充分发挥信息资源的整体功能。

三、企业档案公共利用的新途径

1.应树立企业档案收藏为用的观念,将档案、资料、图书、报刊、数据、情报等纳入服务范围,使企业档案成为真正意义上的信息中心。应向社会开放部门档案资料,开展各种形式的咨询服务活动,利用企业档案解决工作的难题,处理事务纠纷,提高利用率。

2.发挥企业档案馆(室)“一切为企业”定位前提下的宣传教育功能,让“死”资料“活”起来。把企业档案信息中心建设成为“五爱”教育基地,开展宣传教育活动。利用法定重大节日、纪念日、场庆等,举办创业史回顾、辉煌成果、专题讲演等多种宣传形式。在宣传企业、开展教育、树立企业形象的同时,也宣传了企业档案信息中心自身,让全社会认识档案信息中心的存在及价值。

3.为企业推广、普及科学技术提供咨询和服务。企业档案管理人员要更新观念、拓展视野,广泛整理相关资料,下工夫扩充、丰富室藏,结合企业实际需要,有针对性地开展公共利用调查、分析,然后开展多种形式的对口服务,使企业档案馆(室)成为面向社会的科技咨询和信息服务中心。

4.在促进企业文化建设方面发挥主阵地作用。首先,管理人员应积极参与企业文化创建活动;其次,应积极主动配合有关部门工作,提供翔实可靠的企业精神、经营理念等方面背景资料,促进企业文化健康有序地发展,为繁荣企业文化作出应有的贡献。

5.今后一个时期的重点是加强民生档案建设。民生档案已经成为近年来档案利用工作的一个新热点。从根本上讲,档案之于社会的意义在于保障公众的知情权。平常看似不起眼的档案,往往能在关键时刻发挥令人意想不到的作用。从生老病死到衣食住行,民生档案与百姓生活息息相关。在西方,档案利用80%以上是普通百姓,在我国,这也将是一个必然的发展趋势。

6.搞好档案资料编研工作,为企业可持续发展提供资政依据。企业档案管理人员应在提高自身理论素质和专业素质的基础上,结合企业实际,通过调研,掌握企业政治形势和经济发展动向,认真搞好各类资料的系统编研或专业编研,为企业决策者提供可借鉴的具体依据,为企业发展当好“内参”。

7.健全企业档案现代化管理信息系统,使档案信息成为知识资产和知识产业。

总之,面对信息时代和知识经济浪潮的冲击,企业档案作为信息资源的宝库和前沿阵地,只有建立全新的管理体系和服务体系,充分发挥收集信息构建全新的知识库作用,才能在挑战面前抓住机遇,乘势而上,快速发展,成为现代知识经济社会有机整体的重要组成部分和重要的资源基地并确立其不可取代的社会地位。□

6.学校荣誉档案的收集与整理通知篇六

１、收集范围

学校荣誉档案是学校在进行党政管理、教学、科研、外事、工团等工作活动中直接形成的，它是记录学校发展成就的历史见证。其收集范围主要有以下几个方面：

（１）上级政府颁发给学校的荣誉类；

（２）学校在教学、科研等活动中政府与社会团体等颁发的荣誉类；（３）上级工会、团组织等开展各项竞赛活动获奖类；

（４）兄弟单位、团体赠送的锦旗、牌匾等；

（５）教职工个人在进行教学、科研、管理等工作中获得的奖项；（６）学生个人参加各项活动获得的奖项。

其中教职工，学生个人获奖的奖杯、奖状、奖章、证书等等，其原件仍由个人保管，学校综合档案管理部门采取征集复印件进行保存。

２、收集方法

7.利用档案反馈信息的收集与篇七

一、城市规划档案特点与作用

(一) 城市规划档案的特点。一是法律权威性。城市规划档案是规划调查、专题研究等过程的真实写照, 包含了自然环境、人文因素、居民生产生活等各种需要而编制的规划方案。城市规划方案应与我国国情相符, 是依法编制、审批和实施的一种政府行为和社会活动的体现。城市规划项目通过审批以后, 具备较强的法律权威性, 如规划部门批准的用地性质、建筑指标、规划范围等, 是国家对建设建筑物、构筑物等设施规定的强制性内容, 都不能随意更改。若是要变动, 需要报规划管理部门批准, 不然要承担法律责任。二是客观真实性。在一定时期内, 城市的规模、性质、发展状况以及建筑的层数幢数、配套设施、绿化面积等各种城市功能布局, 都可以通过城市规划档案反映出来, 建筑工程管理可以通过城市规划档案开展监督检查工作。三是档案涉及范围广, 数量大。城市规划档案可以反映出各阶段的规划任务, 各阶段从现场调查至设计方案、土地利用至空间布局、宏观至微观等, 会形成数量巨大的城市规划档案。尤其是城市规模逐步扩大的今天, 除了编制总体规划、分区规划和控制性详细规划以外, 还要对每个社区和单元进行修建性详细规划, 让城市发展布局更为合理。一个城市有相当数量的社区和单元, 在完善规划的时候, 城市规划档案数量将与日俱增。

(二) 城市规划档案的作用。城市规划是城市建设与管理的基础, 做好城市规划工作, 能够让城市土地开发与利用更为合理, 是实现城市经济与社会发展目标的有效途径。为将城市发展的方向与规模确定下来, 确保城市经济与社会发展目标得以实现, 要确保城市规划与建设的合理性。对此要做好城市规划工作, 为城市建设与管理提供指导, 而城市规划档案是不可或缺的部分。城市规划档案是规划行政主管部门根据《城乡规划法》, 在城市规划、编制和管理过程中形成的各种档案材料, 包括文字、图纸、照片、图表、声像、电子文件等。做好城市规划档案的收集与利用工作, 有利于提升城市规划建设水平, 确保城市规划真正落实, 实现城市环境质量的提升, 让城市规划档案管理工作取得新成效。

二、城市规划档案的收集策略

(一) 城市规划档案的构成。一是城市总体规划。主要内容有拟定城市规划区范围, 确定城市的规划和性质、城市用地空间布局和功能分区, 编制各项专业规划与近期建设规划, 为城市的科学合理发展提供指导。城市总体规划纲要主要是将城市总体规划的重大原则确定下来, 并让城市总体规划的编制有可靠依据。二是分区规划。我国各大城市为进一步控制与确定不同地段土地的容量、范围及用途, 对人口分布作出安排, 让各项基础设施与公共设施建设更加协调, 以总体规划为基础, 将城市分区规划编制出来, 从而更好地与详细规划进行衔接。三是修建性详细规划。对正在建设的地区, 应将建设性详细规划编制出来, 为各项建筑与工程设施的需要提供指导。四是其他专业档案, 主要有地下管线、园林绿化、环境保护、公共设施、市政设施、港口民航、市内交通等有较高保存价值的专业性文件材料。

(二) 城市规划档案的收集。对于城市总体规划、分区规划、控制性详细规划及修建性详细规划等资料, 相互之间有着一定的历史联系。在进行分区规划的时候, 必须以总体规划为基础, 而要完成控制性详细规划, 需要由总体规划和分区规划提供依据, 且是编制修建性详细规划的基础。所以, 为做好各阶段的城市规划, 需要加强城市规划档案的收集工作, 收集工作必须系统、完整地进行, 才能提升档案的利用率, 城市规划档案的价值才能体现出来。在城市规划档案的收集工作中, 主要做好以下两点:一是应做好区域规划内形成的材料的日常积累。二是认真整理、分类各种有较高保存价值的文件材料, 这是城市规划档案中作为基础和重要的环节。为确保该项工作的系统性和完整性, 需要在思想上增强档案管理意识, 认真细致开展工作, 必须充分意识到每个项目的数据、记录和图纸等原始材料, 在今后都将成为重要的依据。档案人员要熟悉规划的项目和区域, 必须深入了解, 这样才能让形成的城市规划档案更具价值, 并能将应有作用发挥出来。

三、城市规划档案的利用策略

(一) 优化服务机制, 提升服务意识。一是主动采取有效措施, 不断扩展城市规划档案的服务工作。通常而言, 在城市规划档案利用过程中, 必须坚持与时俱进, 争取和城市发展需求保持一致, 档案管理部门要主动创新方法, 进一步优化城市规划档案管理工作。此外还要不断优化服务方式, 增强服务意识, 在开展城市规划档案利用工作时, 应加强对方法和途径的创新, 促使城市规划档案工作再上新台阶。二是要积极转变思想, 摒弃以往落后的观念和做法, 让城市规划职能单位由管理型政府朝着服务型政府转变, 并采用各种有效措施, 提升服务的效率和水平。档案人员要变被动为主动, 让城市规划档案得到充分利用。三是应简化相关手续, 提升服务质量, 为城市规划档案利用者提供方便, 满足他们对档案的需求。

(二) 档案的借阅以及复制。对于城市规划档案的借阅而言, 通常把借阅人群分为两个部分, 分别为内部借阅和外部借阅, 其中内部借阅通常为本单位部门的人员服务, 单位内部档案使用者仅仅需要符合借阅规定, 在完成登记后就可以在阅览室中查看城市规划档案, 并复制和摘录所需的档案内容, 城市规划档案利用完毕后, 应及时归位, 不能带离阅览室。外部阅读通常是满足其他单位部门的使用需求, 带有较强的交流性质。外部单位人员要想借阅城市规划档案, 必须得到领导的批准, 也不能将档案带走, 只能在阅览室查看。对于档案的复印而言, 主要有对内复印服务和对外复印服务两种形式, 其中对内复印服务的使用者以一线设计人员为主, 供其查考使用。而对外复印服务一般服务于下面的单位:为兄弟单位部门提供参考和科研成果推广、服务于甲方等。但是不管是城市规划档案的对内复印服务还是对外复印服务, 都有利于加强科技技术的交流, 确保城市规划档案的社会效益和经济效益真正得到发挥。此外, 因为档案复制品一般用于凭证证明, 在提供这项服务的过程中, 需要确保出示证明的真实、有效和准确, 避免发生错误, 且需要将有效的公章加盖在档案复制品上。

(三) 充分应用现代信息技术。在城市规划档案的利用工作上, 应该充分运用现代信息技术, 尽快建立即时查询规划档案利用服务, 让城市规划档案得到更加充分和有效的利用。近几年, 现代信息技术在我国各个领域都得到普及与应用, 在城市规划档案的利用工作中运用现代信息技术, 可以进一步提升服务的层次, 增强服务效果。对此, 城市规划档案利用服务工作应跟上时代发展步伐, 重视打造快速服务平台, 转变信息服务理念, 增强主动服务意识, 建立网络查询服务, 以此扩大服务的范围和领域。同时通过现代信息化技术的应用, 能够实现档案信息系统集成、有序分类、方便查询、开发应用, 及档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等, 能够提升城市规划档案管理效率。城市规划档案可以通过计算机储存, 便于使用者快速查找和阅读, 能够节约时间, 并减少财力、物力和人力, 提升工作效率, 并让城市规划档案真正面向社会、面向群众, 这样城市规划档案信息资源才能得到充分利用, 档案信息服务才更加社会化和全面性。不过应引起注意的是, 对于城市规划档案的开发和利用, 还是要基于原生态档案信息进行。最后, 还要建立规划电子档案, 群众或单位通过网上申请, 可以远程查阅档案, 提升城市规划档案的利用率。

(四) 处理好档案保密与利用关系。档案的利用与保密除了有相互联系的关系以外, 还具备辩证统一的特性。因此为妥善处理好城市规划档案信息公开和信息保密之间的关系, 应以城市规划档案保密工作要求为主, 最大限度扩大档案信息服务范围, 这样有利于提升城市规划档案的利用率。城市规划档案管理部门应主动转变管理理念, 不仅要抓好档案的保密工作, 还应以此为基础转变自身工作职能, 真正体现出城市规划档案服务具备的领导决策价值。此外, 城市规划档案保密通常为相对保密, 即档案一般会在规定的范围、时间和地方等要求保密, 因此在城市规划档案允许的范围内, 充分发挥出档案的利用价值, 将城市规划档案保密和利用之间的关系处理好, 符合档案管理要求, 防止造成不必要的损失和危害, 避免为城市的建设发展带来影响。

(五) 提升档案管理人员业务水平。为提升城市规划档案的利用率, 档案管理人员的综合素质要高、专业技能要强, 在日常工作中能主动积累工作经验, 从而让自身业务知识变得更加扎实。此外, 要确保各阶段业务工作有序开展, 不断创新工作方法, 进一步拓宽城市规划档案利用的途径。档案管理人员必须落实相应的立卷归档制度和规定, 并了解各个归档的范围, 能够及时收集和整理立卷。最后档案管理人员还应熟悉馆藏, 了解城市规划档案基本状况, 这样能够将档案资料及时提供给档案使用者。管理部门应结合城市规划档案管理工作现状, 制定档案利用的短期目标和长期规划, 努力争取上级部门的支持, 增加资金投入, 吸引和培养更多专业档案管理人才, 充实城市规划档案管理队伍, 为档案管理工作的开展奠定人才基础。只有这样, 城市规划档案的利用水平才能得到提升, 并实现经济效益与社会效益的提升。

三、结语

总之, 在我国城市规划与建设管理深入推进过程中, 城市规划档案范围更广、内容更多、要求更高。档案管理人员应从这些变化特点出发, 主动探索城市规划档案利用与服务规律, 不断拓展城市规划档案利用与服务工作的深度与广度。此外档案管理人员还要创新工作方法, 扩大信息资源, 提升信息利用质量, 让城市规划档案为城市规划、城市建设、领导决策提供可靠依据, 并面向社会开展城市规划档案的利用与服务工作, 提升城市规划档案的收集和利用工作水平。

参考文献

[1]肖长英.浅析城市规划档案的收集和利用[J].黑龙江史志, 2015 (08) :59.

[2]陈宏霞.城市规划档案研究文献计量分析[J].开封教育学院学报, 2016 (02) :213-214.

[3]陈宏霞.规划档案信息化与数字化研究综述[J].办公自动化, 2016 (02) :53-55.

[4]刘付英.如何创新城市规划档案管理工作[J].城建档案, 2016 (07) :50-51.

8.利用档案反馈信息的收集与篇八

一、引言

随着现代信息化及网络化进程的不断深入，在全球范围内掀起了以计算机为代表的数字化革命。数字化是指以数字技术为特征，但是并非等同于数字技术，只有将数字技术得到人们的广泛认同及大量的推广应用之后，才能出现广泛的数字化。我们现阶段还处于一个数字化的初级阶段，而这时的档案管理工作就是要将过去的所有纸质档案进行数字化、标准化的处理，为以后的数字化时代做好前期准备。尤其是随着全球信息化、网络化进程的加剧，各国之间的经贸和科技文化方面的交流日益频繁，同时我国的电子商务和电子政务得到了长足的发展，在这些过程中产生了海量的数字化文件。对这些电子文件进行收集、管理具有与传统纸质文档管理完全不同的方式，加快对档案的数字化管理，对档案信息资源进行全面的开发，以最大可能的方式和手段来满足各个用户的需求，实现档案资源的共享一直是档案管理工作者所面临的主要问题。

二、档案资源的数字化

1.档案信息资源的数字化必须稳步推进。档案信息资源的数字化是档案信息建设的一项基础性工作，也是信息时代对档案管理工作的一项必然要求。在档案资源的数字化过程中应该预先定好一个进行档案数字化的目标与计划，然后根据当前的人力、物力及财力等外部条件的综合情况，以优先抢救最有价值的档案为基本原则，分批次的对档案进行数字化处理。在对需要进行数字化的档案进行处理的过程中，档案的选择应该具有典型性与代表性。同时，实施具体的数字化时，要制定一个电子档案标准，对电子档案的格式进行规范。

同时，档案管理人员应该积极的与计算机信息技术部门相协作，共同开发纸质档案的扫描系统、音频和视频档案的转换系统以及档案缩微转换系统，对不同载体的档案提出不同的转换要求，按照不同载体档案数据的转换要求将实物档案经过转换之后进行保存，确保处理之后的文件数据的完整性、准确性及系统性。

2.加强对现有电子文件的归档工作。现有电子文件的归档工作是档案信息化建设的主要内容。当前，各个档案管理部门所采用的软、硬件系统，档案管理类软件的数据库不尽相同，导致各种档案的文件格式多种多样，容易出现相互不兼容、数据不能共享的后果。因此，档案管理部门应该制定一套严格的电子文件归档程序，构建一个统一、高效的电子文件数据收集、转换平台，以更好的满足社会需求。

三、档案信息资源的开发与利用

1.积极构建起一个资源丰富、功能齐全的资源信息数据库。国家档案局所颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》中就明确指出应该加强档案信息的建库和入网工作，尤其应该将各地的档案数据库纳入到当地的电子政务及信息港当中去。这明确的给我国新时期数字档案库的建设工作指明了方向。因此，在档案信息资源建设的过程中要充分的发挥出资源的优势作用，将电子档案数据库的建设作为首要的任务加以重点开展。

数据库建设是档案部门网络信息资源及档案信息资源建设的核心部分。在对之进行建设的过程中，应该根据当地的具体情况采取扬长避短的方式，结合国际、国家的相关标准，在一定的时间内集中人力、物力和财力，以电子政务平台作为依托，构建起一个资源丰富、功能齐全的档案综合数据信息库。例如，档案目录数据库、全文数据库以及多媒体数据库等。

2.建立布局科学的数字档案馆。数字档案馆是在数字信息时代进行档案资源信息传递与利用的重要阵地。为了确保档案馆的网络化建设以及档案信息资源的共建、共享，各个档案管理部门应该积极的和当地政府沟通，使之在制定电子政务计划时将数字档案馆的建设纳入到规划当中，进行统筹管理，实现数字档案馆的科学布局。首先，可以以省级档案部门作为核心建立起省级间的数字档案馆网络，这样既能保證省级数字档案馆的建设及省级数字档案馆间信息的交流，同时还能确保省级部门间信息的横向交流；其次，可以在省级数字档案馆网下依照行政区划来逐层建立起下属的数字档案馆网络，采用内部的OA系统进行部门间的集成，实现档案的统一管理及规划。

3.采用档案管理创新，形成档案资源开发利用的内在动力。从本质上来讲，档案管理工作是一项服务性的工作，资源的利用率及利用效果是检验服务工作的主要标准。在档案资源的开发和利用过程中，要在档案管理制度、管理工作人员的服务意识和服务机制以及档案管理人员的支持培训等方面进行创新，以满足档案工作的数字化、信息化及网络化建设的需求，从内部形成资源开发的动力，提高档案的开发和利用效率。

结语

档案信息化建设及信息资源的利用时一项颇为复杂的工作，档案管理工作应该抓住信息化建设的这个机遇，实现档案管理工作的数字化，为深度的利用和开发档案资源提供一个良好的基础。

参考文献：

[1]陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策, 2006（23）.

[2]高雪红.档案信息数字化进程给档案工作带来的问题及探讨[J].机电兵船档案,2010（4）.

9.利用档案反馈信息的收集与篇九

1水利工程档案以及其特点

档案管理工作一般存在有滞后性与被动性的特点，常规上档案管理工作只是由档案管理部门负责，与主要的工程业务部门没有过多的工作交集。就具体的工程项目而言，资料档案涵盖面较小，资料相对简缩，业务部门在档案整编工作中往往由于配合度不够，为档案管理部门造成一定工作上的困难。水利工程档案除了档案资料除了要具备完整性、学科性与服务性等基本特点外，还应当注重对种类繁多的且具有专业学科性的信息进行综合处理，以保证水利工程档案的综合性与多元性[1]。

水利工程档案资料的主要特点为历时周期较长、资料内容涉及面广、文书科技档案一体化管理以及水利工程档案本身的独特性等。

2水利工程档案的作用

水利工程档案资料的建设管理以及整编工程在整个水利工程建设、运行与对外服务中发挥着重要的作用。水利工程档案资料首先反应工程建设的整个过程、整体质量以及建设运行成果等。其次，水利工程主管部门通过工程档案的建设可以为外界各种信息性的需求提供有效的参考数据。另外，水利工程档案可以为未来水利工程的改造扩建以及各项管理决策提供基础依据。水利工程的档案资料可以实现对工程建设以及运营历史的全面记录，其中包括水利工程质量的评定、工程事故的相关登记以及原因分析、工程纠纷的记载、工程建设与运营中人事管理制度的变更等，这些信息也与水利工程有着较大的联系。

因此借助这些方面的记载，人们便可以十分方面快捷地了解到工程的一些其他状况。在水利工程档案建设管理中，如果工作人员不够细心负责而造成档案资料信息的不完善或者不准确，都会影响到水利工程档案整编的科学规范性，为档案资料的服务能供带来不利影响。

3水利工程档案资料的收集整编

在水利工程档案资料收集整编工作中，应当坚持真实、全面、客观、准确与科学原则。无论是水利工程项目设计审批、工程建设实施、工程建设管理、工程质量审查以及工程竣工验收等工作，还是水利工程运营期间的安全质量考察、工程运营事故等都应当坚持以上原则，在资料收集整编过程中保证入档资料的准确性、完整性以及系统性[2]

3.1水利工程资料整编的重要意义

水利工程的资料的归档整理需要从水利工程建设项目立项、工程建设的可行性、工程设计的科学性、施工图纸审查、工程建设阶段、竣工验收阶段以及水利工程相关项目审批文件等方面出发，对涉及到水利工程项目的文本资料、上级文献信件以及通知、图片资料、图表资料和声像资料等进行考察收集。资料整编的意义在于使水利工程单位的建设、管理、运行与发展过程中有一个切实的登记记录，保证水利工程单位本身可以实现自身的观照与审察，促进水利工程的科学运转，保证一定的运营效益;另外水利工程可向外部提供资料档案服务，促进水利工程单位于外部环境的协调发展。

3.2对水利工程资料档案整编管理人员的要求

水利工程单位资料档案管理人员必须具备较专业的资料档案整编知识与技能，才能做好资料整编工作。在水利工程单位工作的资料整编人员还应当对水利工程方面的知识有充分的了解掌握。资料整编技术人员应当同时具备文书档案整编与科技类档案整编的综合能力，并且能够准确对不同类别的资料档案进行分类。有些水利工程单位在聘用资料整编与档案管理人员时为了降低成本，采用了一些资料整编专业素质较差的临时性资料整编员或者临时工，很难讲资料整编工作做好。另外，水利工程单位在资料整编人员管理中，不重视提高其业务素质，也没有相应的考察审查制度，以至于资料档案整编管理质量较差。因此，水利工程单位应当强化对资料整编技术人员的技术要求与职业素质培养。

3.3资料收集的方法措施

在资料收集过程中，资料整编技术人员应当身临其境，到实际的设计现场与施工场地了解考察工程的进展状况，及时准确掌握水利工程的相关信息，如果遇到不明白的地方，应当向工程师或施工技术人员请教。资料整编工作人员在工作过程中应当由监督小组进行工作绩效监督。在一些工期较长的水利工程建设项目中，资料整编技术人员应当认识到工程的时间跨度与工作复杂性，在资料档案整编归档中应当提升自身的细心度，加强与同事之间的协作，切实保证资料整编的完整性与连续性。

3.4资料整编归档的方法

工程项目资料的收集应当贯穿工程的全过程，直至项目的竣工、验收，交付使用。在项目的开始阶段，要落实文件资料答理的责任者，明确任务的要求，随时登记收集，做好材料记录工作。水利工程兴建活动进行中注意对原始记录、阶段小结、设计计算等材料的形成和积累中间的监督、检查和指导施工时间较长的水利工程，资料的收集要及时。采取分类方法，按项目的立项、可行性研究、设计、施工和竣工验收等几个时期进行同步整编归档，分类管理。

4结语

总而言之，资料的收集整编对于水利工程的建设管理发挥着重要的作用，因此，水利工程单位资料收集整编人员应当努力做到资料收集整编的全面性、系统性、科学性与准确性，以保证资料档案本身的科学规范，为水利工程建设管理提供优质资料服务。为此，水利工程资料收集整编人员应当深刻认识到资料整编的重要意义，在工作过程中掌握科学正确的资料收集整理方法，并且提高资料收集整编的职业素质，注重在工作中积累总结经验，全面提升水利工程档案资料整编质量。

参考文献：

[1]马亚丽.大型水利工程档案的特点及管理[a].山西省第十一届青年优秀水利科技论文选集[c].:4.

10.利用档案反馈信息的收集与篇十

国土资源与房产管理系统在平时工作中所形成的土地、房产、测绘类档案，是国家专业档案的重要组成部分，是促进地方建设和社会发展的重要档案资源。国土房产测绘档案管理中心负责土地、房产、测绘档案信息的管理、利用和各单位档案业务的指导、监督工作，应主动面向社会，提供优质、方便、全面、有效的档案信息利用，服务大局、服务民生。

档案信息包括档案中心保存的档案实体及其数字化信息、归口档案中心对外利用的其他单位的档案实体及其电子信息、其他档案室纳入档案管理中心档案管理系统的数字化档案信息。

一、利用的对象和条件

（一）安全、司法、执法机关，纪检监察、税务稽查、建设等部门因案件、建设项目需要，凭介绍信、工作证可以利用相关的土地房屋档案信息资料。

（二）行政机关、事业单位凭介绍信、工作证（身份证）和权属证明（权利人为本单位），可以利用相关的档案信息资料；因特殊公务，凭单位纪检、监察部门证明和身份证明，可以利用本单位相关职工的土地房屋档案信息资料。

（三）仲裁机构凭介绍信、工作证、仲裁申请文件材料，可以利用相关的土地房屋档案信息资料。

（四）公证机构凭介绍信、工作证、公证申请、权属证明和落实房屋政策退还通知文件材料，可以利用相关的土地房屋档案信息资料。

（五）律师凭介绍信、律师证、委托证明、权属证明（权利人为委托人）；仲裁、诉讼案件还需出示受理案件通知书（判决书、传票、举证通知书、诉讼收费凭据等），可以利用相关的土地房屋档案信息资料。

（六）企业单位

1、拆迁单位凭介绍信、工作证、拆迁公告（属拆迁期内的可出示复印件、属拆迁期外的出示原件）或有关征用土地批文及有关拆除范围内土地房屋权属证明，可以利用相关的土地房屋档案信息资料。

2、评估、拍卖机构凭介绍信、工作证（身份证）、委托证明及权属证明，可以利用相关的土地房屋档案信息资料。

3、房地产开发企业凭介绍信、身份证、立项批文等相关材料，可以利用与本企业开发的建设项目有关的土地房屋档案信息资料。

4、其它企业单位凭介绍信、身份证、权属证明（权利人为本单位），可以利用相关的土地房屋档案资料；因特殊公务，凭单位纪检、监察部门证明和身份证明，可以利用本单位相关职工的土地房屋档案信息资料。

（七）个人

1、权利人持身份证明、权属证明（土地房屋权证、落实房屋政策退还通知等），可以利用本人土地房屋的相关档案信息资料。

2、继承人、受赠人凭继承或赠与公证书、权属证明、身份证明，可以利用与该土地房屋有关的档案信息资料；权利人已死亡，但尚未继承的，其法定继承人凭身份证明、权利人死亡证明、利用者与权利人的关系证明、权属证明，可利用相关的土地房屋档案信息资料。

3、利用郊区户地原图的，凭身份证明、房屋所在地国土资源管理所开具的查档证明，可以利用相关的土地房屋档案信息资料；已脱离国土资源管理所管理的，凭身份证明和土地房屋所在地居委会证明，可以利用相关的土地房屋档案信息资料。

4、利用乡村个人建房用地档案的，利用者凭身份证明和“乡村建房用地许可证”或“乡村房产契证”可利用相关档案信息资料。

如利用者无法出示“乡村建房用地许可证”或“乡村房产契证”，应出示土地房屋所属国土资源管理所的查档证明和身份证明，方可利用相关档案信息资料。

5、仲裁、诉讼案件当事人凭仲裁机构或审判机关受理案件通知书（判决书、传票、举证通知书、诉讼收费凭据等）、身份证明，可以利用相关的土地房屋档案信息资料。

6、委托代理的，除具备上述1～5点条件外，还应出示委托证明（境外的需经公证或认证）、受托人身份证明、委托人身份证明（委托、代理关系经公证或认证的除外），可利用委托人（被代理人）相关的土地房屋档案信息资料。

（八）局系统

1、局机关各处（室）行政人员事务性查阅档案信息，持所处理事务的案件，可利用相关房地产档案信息；非行政人员经所在处（室）领导签批后，可利用相关房地产档案信息。

2、市公房管理中心、市测绘与基础地理信息中心、市房地产交易权籍登记中心涉及登记、交易等作业流程中利用档案信息实行名单报备制度。

3、其他单位人员利用档案信息应持单位证明和工作证。

（九）凡涉及国家安全、国防机密等保密性质的档案信息资料的利用，按照有关规定办理。

二、利用范围

（一）对外利用档案信息

1、阅览

（1）已确权的土地房屋档案信息资料。（2）建国前后和“文革”时期的历史档案：房地产调查登记表；

房产契证（业主提交的原始凭证材料）；郊区户地原图；

文书档案（征用文部分）。

（3）抵押资料、备案合同、商品房买卖合同备案证明、商品房预售报备方案等非档案中心的档案信息资料。

（4）土地管理档案：协议出让、招拍挂出让、有偿使用、划拨补出让合同档案中的土地出让合同及补充、缴费通知单、缴费发票、地价缴清证明、政府用地批文、规划文件、用地单位的申请文件、立项文件；国有、集体建设用地档案；乡村企事业建设用地许可证档案；农村个人建房用地档案。

（5）机关业务档案：房政管理档案、住改管理档案、征地拆迁管理档案。

2、复制

（1）已确权的土地房屋档案信息资料，除确权过程中审批意见、领导签署和相关纪要、抄告单、档案形成部门认为不宜复制的外，其余均可视利用者利用目的有选择的复制。

（2）未确权档案资料中权利人提交的原始材料可根据利用者需要进行复制。

（3）抵押资料、备案合同、商品房买卖合同备案证明、商品房预售申请资料等非馆藏档案信息资料，根据档案信息资料提供人的意见摘录或复制；

商品房预售申请资料，公、检、法、纪委、审计、本项目开发企业可以全面利用；本项目涉及的诉讼当事人可以利用案件相关内容（不宜对外公开的内容除外）；

抵押资料，在押的借款合同、抵押合同、土地出让合同、补土地出让金发票可以对外复印。已注销的抵押无法对外提供利用。

（4）郊区户地原图。

3、出具证明

（1）已确权土地房屋档案信息资料，除不可复制的内容外，其余均可视利用者利用目的有选择的复制出具证明。

如权属已转移的，不再出具所有权性质的证明。（2）未确权土地房屋档案信息资料：

权利人提交的原始材料可根据利用者需要复制出具证明。房地产调查登记表：权利人明确且无转移记载、地目为“宅”、政府已退还产权的可以摘录相关内容出具证明；郊区户地原图：标号、姓名清晰可辨，并标明为“宅”以及寺庙、宗祠类的“公业”，可以摘录相关内容并贴图出具证明。图中姓名标示有一个字模糊不能确定的，可以“×”代替出具证明，如图中无标注姓名或标注姓名模糊无法确定的，按[2004]2号局办公会议纪要的规定执行。图中标示为“田”、“什”等类别的，不对外出具证明；

抵押资料、备案合同、商品房买卖合同备案证明、商品房预售申请资料等非档案中心的档案信息资料，根据档案信息资料提供人的意见摘录或复制出具证明。

（3）土地类档案

协议出让、招拍挂出让、有偿使用、划拨补出让合同档案：检察院、纪委、审计部门可以全面利用、出具证明；法院、公安局、合同当事人可以复印土地出让合同及各补充合同、缴费通知单、缴费发票、地价缴清证明、政府用地批文等文件，出具证明。

国有、集体建设用地档案：公、检、法、纪委、审计、用地单位、拆迁人可以复印政府用地批文（包含项目延期动工批复、变更项目名称批复、变更用地单位批复等）及红线附图、国有建设用地划拨决定书、收费通知书、缴费发票，出具证明。

乡村企事业建设用地许可证档案：检察院、纪委、审计部门可以全面利用、出具证明；法院、公安局、用地单位、拆迁人可以复印乡村企事业建设用地红线图、乡村企事业建设用地许可证，出具证明；乡村企事业建设用地申请表、经办表等涉及经办人意见、领导签署的应摘录出具证明。农村个人建房用地档案：检察院、纪委、审计部门可以全面利用、出具证明；法院、公安局、用地单位、拆迁人可以复印村（居）委会证明、土地房屋权证（房产权属证明）、个人建设用地许可证，出具证明；用地申请、审批表等涉及经办人意见、领导签署的应摘录出具证明。

（4）出具无查询结果证明

根据《房屋权属登记信息查询暂行办法》（建住房[2006]244号）第十四条第2款的规定，有下列情形的，由查询机构对满足查档条件的服务对象，出具无查询结果证明：

①按查询人提供的房屋坐落或权属证书编号无法查询的； ②要求查询的房屋尚未进行权属登记的； ③要求查询的事项、资料不存在的。

（二）对外限制利用范围

根据建设部《房屋权属登记信息查询暂行办法》、《城市房地产权属档案管理办法》（建设部101号令）相关规定，部分建国前后和“文革”时期的历史档案对外限制利用： 1、1985年厦门市城镇住房情况分幢（户）普查表、1976年厦门市房屋清查情况记载表：可查阅、复印。因是普查性质，不能作为所有权证明，不对外出具证明。2、1950年厦门市地价册、房地产总归户册：因其为统计表式，涉及户名较多，为保护他人隐私，不宜对外公开。

3、私房改造案、房地产总归户卡、房屋信（退）托案、落实私房（侨房）政策案：对外部分限制提供利用，对外可以利用复印“落实政策通知书”、“退托通知书”，出具证明。

4、建国前后土地房屋所有权登记申请书，不对外提供利用。

5、英制图、市中心区户地原图。

（三）局系统人员利用

1、阅览

（1）已确权土地房屋档案信息资料。

（2）建国前后房地产历史档案：1953年房地产调查登记表、1985年城镇住房情况分幢（户）普查表、1964年房地产清查情况登记表、1976年房屋清查情况记载表、户地原图；

建国前后土地房屋所有权申请书、1960年房改案、信托案、房产契证等只限房地产权籍管理处、房政管理处、市房地产交易权籍登记中心、市公房管理中心等专门人员利用。

2、复制

局系统人员利用档案信息资料应按规定进行登记，复制的档案信息资料要逐页加盖专用的复印章。

（1）已确权土地房屋档案信息资料。

（2）1953年房地产调查登记表、1985年城镇住房情况分幢（户）普查表、1976年房屋清查情况登记表。

（3）1960年私房改造案、房屋信（退）托案、落实私房（侨房）政策案、1964年房地产清查情况登记表、房地产总归户卡：只限房地产权籍管理处、房政管理处、市公房管理中心、市房地产交易权籍登记中心，处理退改、权属争议等事务和相关信访、案件的经办人利用，但复印的材料应加盖复印章，并注明用途。（4）建国前后土地房屋所有权登记申请书：只限房地产权籍管理处、房政管理处、市公房管理中心、市房地产交易权籍登记中心，处理退改、权属争议等事务和相关信访、案件的经办人利用，但复印的材料应加盖复印章，并注明用途。

（5）英制图、郊区户地原图、市中心区户地原图：可以查阅，不可复印。

三、利用的方法

咨询：电话咨询、窗口现场咨询。

阅览：现场实体阅览、档案信息利用终端阅览。

摘录：利用者自行摘录、窗口工作人员摘录（限需出具证明的部分）。

复制：复印机复印（对外利用由窗口工作人员复印）、窗口档案信息利用系统打印。

出具证明：由窗口工作人员将摘录、复制的档案信息资料装订、骑缝后，加盖证明专用章。

四、利用的流程

（一）对外利用流程

受理：窗口工作人员根据“档案信息资料利用的对象和条件”对利用者出示的材料进行核实，利用者资格经确认后，填写“借阅档案申请表”。

阅览：窗口工作人员根据情况调取实体档案或发送档案信息到利用终端供利用者阅览。

摘录、复制：窗口工作人员视利用者出具证明需要，对相关档案信息资料摘录、复制。交费：需交费的由窗口工作人员根据利用情况按收费项目、标准进行估价，向收费人员发出收费通知，利用者到收费处交费。

领取档案信息材料：无需交费的利用者直接向受理的窗口工作人员领取，交费的凭交费发票向受理的窗口工作人员领取。

（2）局系统内部利用流程

1、通过窗口利用

受理：窗口工作人员根据“档案信息资料利用的对象和条件” 对利用者出示的材料进行核实，利用者资格经确认后，填写“借阅档案申请表”。

阅览：窗口工作人员根据情况调取实体档案或发送档案信息到利用终端供利用者阅览。

摘录、复制：窗口工作人员视利用者出具证明需要，对相关档案信息资料摘录、复制。

领取档案信息材料：直接向受理的窗口工作人员领取。

2、通过网上档案查询系统利用

资格申请：各处室、单位根据工作需要，将电子档案网上利用用户、审批用户名单及查询范围函告档案管理中心，并由用户在《电子档案网上利用用户责任书》、《电子档案网上利用审批用户责任书》上签名，由档案管理中心在档案系统中建立电子档案网上利用用户，并赋予相应的查询权限。

受理：查阅超出用户查询权限范围的档案，由网上利用用户建立查询申请，经该用户所在处室、单位审批用户审批，查档信息传送到档案所属部门，由档案所属部门档案管理人员判断是否发送电子档案，可以发送的，由档案管理人员负责将电子档案发送给查档用户。查阅用户查询权限范围内的档案，网上利用用户可直接在电子档案网上查询系统中进行查询。

3、阅览：根据电子档案网上查询系统返回的档案信息进行浏览。

4、摘录、复制：对浏览到的信息，可进行摘录、打印等操作。

五、利用的审批程序

利用已确权土地房屋档案信息资料的，由窗口工作人员受理后直接利用。

利用未确权档案信息资料的，除房地产权籍管理处、房政管理处、市公房管理中心等为处理产权事宜的专门人员和市房地产交易权籍登记中心、地籍调查等办证流程的经办人员外，其余均由窗口工作人员受理后，提交业务科长审批，获准后方可利用。

六、利用的受理时限

（一）窗口受理后，利用档案管理中心保存的档案实体和数字化档案信息的，应即时提供利用；如利用的档案量大或出具的证明较多，无法于当日完成的，由窗口与利用者协商处理。

（二）利用非档案管理中心的档案信息资料，在难以及时调取时，应向利用者说明理由，并在受理之日起2个工作日内提供利用；如因档案信息提供人的原因，2个工作日提供利用确有困难的，应及时与利用者沟通，并约定时间。

（三）通过网上档案查询系统发起的查询申请，一般收到申请信息，即时发送。

（四）受理投诉，自接办之日起2个工作日内给予答复。

七、利用的收费标准及要求

（一）档案信息资料利用实行有偿服务，严格按照国家物价局财政部[1992]价费字130号、福建省物价局福建省财政厅闽价费[2010]88号、闽国土资综[2008]170号核准的收费项目、标准进行收费。