鉴定文书档案管理办法

鉴定文书档案管理办法（精选8篇）

1.鉴定文书档案管理办法 篇一

1.公文的种类：

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

⑤页码指公文用纸页的顺序编号，用阿拉伯数字标注在各页图文区的下端。正面为单数，位于右下角；反面为双数，位于左下角；没有图文区的页面不标页码。

2.鉴定文书档案管理办法 篇二

一、机关文书档案管理的概述及其重要作用

机关文书档案是机关部门在长期的社会工作中形成的, 对工作的文字、图表等记录, 它具有长期历史性, 是对机关重要事务的详细记载。档案的方式多种多样, 而文书档案就是其中最为重要的一种, 它能够准确反映机关的工作情况, 对其进行研究和管理也具有非常重要的作用。

目前文书档案员在档案管理中要做的主要任务包括对文件材料的归档情况进行监督并予以指导;负责全部文书档案的管理工作, 和资料整理等。因此, 其工作具有全面性和科学性, 属于基础服务项目, 它能够直接影响机关部门工作的有效发挥, 是机关单位职能履行的关键, 在具体工作中具有不可忽视的作用。

二、机关文书档案管理工作存在的主要问题

第一, 档案管理意识薄弱。文书档案是机关历史的反映, 是工作内容的详实记录, 对机关的未来发展建设具有非常重要的意义。但是, 很多机关的领导和档案管理者都忽略了其重要性, 将其片面的认为是管理员的事, 阻碍了档案的管理。

第二, 档案资料不健全。我国国家机关部门出现的时间较早, 在历史的发展变迁中, 其档案记录内容多且丰富繁杂, 业务记载细化, 很多文书档案已经成为了零散内容。这样一来, 就给档案管理员的工作带来挑战, 档案资料不够全面, 具体工作的记录不符合实际, 甚至出现了空白现象。经调查显示, 某些机关的文书档案还出现了错记、乱记现象, 影响了档案意义的凸显。

第三, 现代化设施无法有效运用。随着社会科技的进步, 计算机、互联网等设施已经普及到了各行各业, 利用先进技术进行机关文书档案的管理也成为了大势所趋。但是, 很多机关在具体工作中却没有将先进设施进行科学使用, 不利于管理效率的提升。

三、机关文书档案员如何做好档案的管理工作

从以上内容中, 我们已经清晰直观的看到了我国机关文书档案员在具体的档案管理工作中面临的主要问题。为了尽可能的改善这些弊端, 做好档案的管理工作, 相关机关一定要采取有效的对策对文书档案员的工作予以完善。

(一) 做好机关文书档案的保存工作

众所周知, 我国的机关文书档案类型、内容多样, 档案繁杂, 要真正做好其保存工作, 主要要从三方面入手。

首先, 确保文书档案的有序管理, 提升管理的整体性。我国机关文书档案的形成时间相对久远, 种类数量较多, 在实施保存的过程中一定要将其按顺序进行排序管理, 按时间顺序排列, 并优化整体效果, 分清主次, 加强档案联系;其次, 把握好档案管理的科学性和专业性。档案管理工作不是简单的资料管理, 在工作实施过程中要借助现代化设施, 将计算机等融入管理之中, 并提升工作的科学性, 做到高效管理;最后, 明确档案的历史性、现实性和未来性。既要尊重档案的历史价值, 又要保存其本来面目, 并结合机关的发展趋势做好未来的管理, 提升其管理效率。

(二) 健全完善档案管理的制度体系

科学规范的制度规章, 是保证机关文书档案管理工作顺利进行的基础。对此, 相关机关单位要完善健全有效的档案管理制度体系, 细化管理的具体内容、形式、工作方法等等, 协调各部门做好管理工作, 建立单独的档案管理部门, 派专人进行管理。与此同时, 还要加强监管, 对档案管理行为进行监督, 减少管理错误, 提升其保存期限。

(三) 提升机关文书档案的管理质量

想要有效提升机关文书档案员工作的有效性, 做好档案的管理工作, 就要保证其具有良好的工作质量。

第一, 要提升机关职工的认识, 明确文书档案管理与自身的关系, 了解其重要意义;第二, 做好档案记录、撰写等工作, 确保档案资料的详实度;第三, 积极引进现代化设备, 将新兴技术运用到其中, 提升管理效率。

四、结束语

总而言之, 文书档案管理工作是机关工作的重点, 档案是机关以往工作的记录, 对其未来发展建设具有非常重要的意义。为了切实提升文书档案管理员工作的实效性, 各机关要完善档案管理的主要方法, 健全制度体系, 并提升工作的有效性和科学性, 为机关工作的发展奠定坚实的基础。

摘要：进入21世纪以来, 社会经济飞速发展, 社会各行各业也得到了前所未有的进步, 机关工作也在这样的大背景下得到了革新。我国的机关部门早在建国初期就已经出现, 历经多年发展, 形成了大量的文献资料, 具有较高的研究价值。在这样的大背景下, 文书档案管理工作就成为了机关工作的重要组成部分之一, 是档案员最为重要的工作内容, 也成为了规范管理机关工作的重要基础。近年来, 国家各机关已经逐步认识到了做好文书档案管理工作的重要意义, 并逐步完善技术手段来加强管理, 但是其中存在的问题依旧暴露了出来。针对这样的现象, 本文就结合我国机关文书档案管理工作的实际情况, 简单阐述一下其存在的主要问题, 并分析提出切实可行的对策加强档案管理工作, 提升工作的有效性。

关键词：机关,文书档案,档案员,管理,有效性

参考文献

[1]王娜.机关文书档案管理信息系统的设计与实现[J].河北省科学院学报, 2006, 02:28-31.

[2]王双会, 徐海玲.利用计算机技术进行县级机关文书档案管理问题研究[J].山东纺织经济, 2008, 04:113-115.

[3]李娜利.机关文书档案管理中存在的问题及对策[J].河北联合大学学报 (医学版) , 2012, 01:117-118.

3.鉴定文书档案管理办法 篇三

一、系统实现目标

开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。

应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。

用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。

一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。

二、系统的设计与实现

档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。

目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。

约束标准

运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。

外部接口需求

用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。

硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。

软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。

通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。

安全性

内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。

通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。

本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。

4.文书档案管理 篇四

⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。

⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。

⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。

⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。

⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。

⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。

⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。

⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。

21.保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65%。

22.文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。

23.在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

25.档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。

26.文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。

28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。

5.文书与档案管理 篇五

单项选择题

1、（B）地办理文书是文书工作最基本的原则之一。A高度保密 B实事求是 C及时迅速 D精简优质

2、办公室的职能由办公室的（A）来决定。

A性质和任务 B人员与分工 C规模和级别 D性质和地位

3、同级机关或不相隶属机关之间往来的公文是（D）。A上行文 B平行文 C下行文

4、经过有关较正式的会议讨论，并投票通过，以会议名义发布才能生效的文种是（A决定 B决议 C报告 D会议纪要

5、表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况用（B）。A公报 B通告 C通知 D通报

6、下列公文专用词语属于“引述用语”的选项是_________。C A、遵照 收悉 批转 特此函复 B、收悉 欣悉 依照 鉴于 C、收悉 欣悉 敬悉 悉 D、遵照 依照 关于 根据

7、收文分发应该按不同情况优先分给（A）

A本单位的主要领导人、主管部门负责人或承办人

B 承办部门的主管负责人和主要承办人员

C本单位分管秘书工作的主要领导人

D本单位的主要领导人、主管负责人或主管部门

8、拟办意见又称（D）

A拟办方案 B 办文预案 C 办文意见 D 建议和意见

9、公文的校对基准是（C）

A 定稿和格式设计 B领导批示意见 C 经过修改的草稿 D审核过后的文稿

10、复核是在注发过程中对公文文稿再做的（B）

A最后审核 B 技术性审核 C 重复审核 D专业审核

11、由内收发按规定统一拆阅收文称为（A）

A 拆件 B 启封 C 核封 D查核

12、以下收文办理环节属于决策性活动的是（D））。C

A批办 B注办 C 承办 D拟办

18、标明由某公司收启的文件启封者应是公司（B）

A 领导人员 B文书人员 C办公室主任 D业务人员

13、联合行文时各发文单位依次审核文稿称为（D）

A会谈 B会办 C会签 D会稿

14、分发使公文按照主次缓急尽快得到（C）

A 实质性处理 B程序性处理 C 专门性处理 D常规性处理

15、以下是公文的开头，请判断它属于哪种开头方式。

你厅《关于拟录用2003年大中专毕业生的函》（国安政〔2003〕18号）收悉。经研究，现函复如下。属于________ B A、概述式开头 B、引述来文式开头 C、目的式开头 D、开门见山式开头 16．以下属于收文加工环节的是（A）。17．以下属于收文的加工环节的是（B）。

A起草文稿 B汇编公文信息 C填写催办单 D 注明文件办理经过和结果 18．注办应该由（C）负责。

A 文书人员 B 单位领导 C办公室主任 D承办人 19.会议纪要适用于（D）。

A.记载会议情况 B.传达会议情况 C.记载会议议定事项 D.传达会议议定事项

20、文书的（D）是文书工作的中心环节。

A、管理B、处理C、利用

多项选择题

1、以下属于公文制发程序的有___________。B、C、D A、签署 B、签发 C、审核 D、分发

2、事务文书的制发程序，一般包括___________、公布及操作等。A、B、C A、草拟 B、审核 C、定稿 D、登记

3、下列选项的排序符合公文的制发程序的有___________。C、D A、草拟 审核 复核 签发 B、签发 登记 缮印 分发 C、草拟 审核 签发 分发 D、缮印 用印 登记 分发

4、在复核时应注意下列哪些事项___________。A、B、C A、审核、签发手续是否完备 B、附件才料是否齐全 C、格式是否统一、规范 D、是否做好发文登记

5、公文的紧急程度分为___________。A、B A、特急 B、急件 C、限时送达 D、紧急

6、以下属于公文主体部分的要素有___________。A、B、D A、附件 B、主送机关 C、抄送机关 D、附注

7、公文标题___________。A、C A、一般应标明发文机关 B、不应标明发文机关 C、一般不用标点符号 D、特殊情况可任意用标点符号

8、公文主送机关应使用___________。A、B、C A、全称 B、规范化简称 C、统称 D、一般称谓

9、下列文种，哪些文种必须有主送机关。___________ B、C、D A、公告 B、批复 C、请示 D、报告

10、公文的特定格式有___________。A、B、C A、信函式 B、命令式 C、会议纪要式 D、简报式

C、公文的份数序号、密级程度、紧急程度和发文字号均在武文线之下 D、信函式公文的发文机关标识依然是发文机关的全称、规范化简称或统称

案例分析

某市一职业学校易地扩建后，住宿生急剧增加，学生宿舍床位紧张，甚至出现一张床位两个学生睡的现象。为了解决这一困难，学校准备兴建一栋学生宿舍楼，但建设资金缺口较大，学校向市教育局申请拨给学生宿舍楼基建经费。校长办公室秘书起草了一份申请拨给学生宿舍楼基建经费的请示(全文如下)，交给校长办公室审核。

关于要求解决学生宿舍拥挤问题的请示 市人民政府、市教育局：

我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。

×××市第二职业学校 2014年8月25日(1)请你代校长办公室主任审核这份请示，指出存在的问题。(2)请你代校长办公室秘书修改并重新起草一份请示。指出下述文书处理程序中的错漏之处，并说明正确做法。

某县政府外收发小赵收到１份急件，启封后发现是〈某某省林业厅关于上报春季植树造林面积的紧急通知〉，随即送主管林业工作的李副县长批办。李副县长阅 6后，用红铅笔批示：“请有关部门办复，据实填报。５月９日。”后由县林业局起草复文后直接送李副县长签发，然后印制成该县政府正式文件发出。

第一，外收发不应启封，应由内收发登记，急件应列入对内催办；

第二，批办意见不应用红铅笔书写，不符合存档要求；且应明确承办部门及承办时限；应签批办人姓名及批办年、月、日；

第三，县林业局的代拟稿应由林业局负责人进行技术性审核，交县政府办进行综合性审核，由李副县长先核后签；

第四，文件运转应有规范的文件处理单。阅读以下案例并指出行文中存在的问题。

某单位下属仓库土地被地方开发区征用，谈妥予以相应土地划拨，但久久不见落实。该单位刘局长十分着急，在办公会上交代秘书部门立即拟写一份公函发给对方，希望对方有一个回答。会后第二天早上上班时，王秘书将函稿直接送刘局长，由于急着到外地开会，刘局长来不及与王秘书照面，将函稿批阅后请人转交王秘书。王秘书一看，刘局长用铅笔在文稿内作了几处修改，文稿边上空白处签的是“阅。刘，９。２８”等字样。

写作题

【要求】

（1）行文简洁，；（2）自拟一个贴切的标题；（3）针对专题培训内容，结合企业公文写作实际，言之有物；（4）行文规范。

一、学生会准备组织同学踏青，并邀请老师们参加。请你以学生会的名义拟写一则邀请函

答案： XXX老师：

又是一年春光烂漫时，又是一年桃花朵朵开，整日为我们呕心沥血、被高大的水泥建筑包围的你，是否已经嗅到春天的味道，是否期待着行走在乡间的绿地、吹着软绵绵的风，赏一片粉色花海、掬一捧清凉的泉水„„。

我们诚挚的邀请恩师，请你抽空参加为盼，让我们一起来拥抱自然，一起相约，感悟自然的风，感悟春天！

二 2006年1月17日，江苏省文化厅向文化部递交了一份请示，请示文号是“苏文市（外）〔2006〕08号”。请示的主要内容是：由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。经研究，江苏省文化厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现在按照规定上报文化部审批。请示的附件是：演出确认函、演员护照和有关演出资料。

请根据以上信息，按照请示的格式，拟写这份请示。

关于拟邀请新加坡歌手孙燕姿来南京举办个人演唱会的请示

苏文市（外）〔2006〕08号

文化部：

由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司与新加坡歌手孙燕姿协商达成协议，拟邀请其本人于2006年4月28日前来江苏南京奥体中心体育场举办个人演唱会。有关演出费用等开支，均由江苏五环广告传播公司和南京大唐亚太国际演出交流有限公司承担。

经研究，我厅拟同意邀请新加坡歌手孙燕姿届时来南京奥体中心体育场举办个人演唱会。现报你部审批。

以上请示当否，请批示。

附件：演出确认函、演员护照和有关演出资料

江苏省文化厅

6.文书档案管理标准 篇六

文书档案归档标准

1主要工作依据

1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000 1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009 2管理职责

2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。

2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。

3归档要求 3.1归档原则

3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。

3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。

时及时归档。

3.3归档份数

归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。

3.4质量要求

3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。

3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。

3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。

3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。

3.5移交程序

3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交

前，发文处理单在后。

4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。

4.2.2分类

文件分类，统一采用:-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理

110、经营管理

210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理

510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。

4.2.3排列

归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.4.2.4编制档号

4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、、室编件号、机构（问题）、保管期限。

--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。

--，文件形成的，以四位数标注公元纪年，如2013。

--日期，文件形成的日期。可用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130112”，无日期的应考证填写，日期不全(仅有“年”或“月”)应填写年或月最后的日期。

--页数，归档文件应逐张编写页号(原文件已有页码的可根据实际情况不再编写)，文件中有文字、图样的均为1页;来文与复文为一件时页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理;页数编写位置可在正面右上角，反面左上角，按自然数从“1”标注。

--备注，填写本条目文件需要说明的情况。

4.2.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽为297 mm×210 mm)4.2.5.3还应编制备查文件目录(见图3)。提供利用一般以机读目录为主，纸质的归档文件目录应打印装订成册并编制封面(见图5)。

4.2.6装盒

4.2.6.1归档文件应根据、分类、保管期限按室编件号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应打印归档文件目录、填写档案盒脊背和备考表项目。

7.医院文书档案管理工作分析 篇七

一、医院文书档案管理的特点

医院文书档案是医院重要公文、重大事件活动的资料汇总, 是医院历史见证的有效凭据, 对医院的管理和发展有重要的作用。医院的文书档案具有规范性、服务性和保密性的特点。首先, 医院文书档案大多是医院领导部门的公文, 这些公文管理是整个文书档案的核心, 具有规范性的特点, 这种规范性主要表现在公文的用纸、文种、字迹、检查、传递方面都有严格的规范管理。其次, 医院文书档案主要是为医院领导进行决策或相关部门提供参考资料, 因此, 医院文书档案具有服务性。只要做好医院文书档案的服务性, 才能提高医院领导的工作效率和信息化管理, 并为患者提供便利的查询服务。最后, 医院文书档案具有保密性, 因为很多的文书档案涉及到医院内部、领导和患者的信息资料, 要杜绝这些信息资料的外泄, 避免不法分子利用信息资料做出不利于医院和患者的事情。做好医院的文书管理工作, 不仅可以提高医院的工作效率, 还可以促进医学的进步。

二、当前医院文书档案管理存在的问题

(一) 医院文书档案管理制度不完善

目前, 我国医院文书档案的管理一般都设置在行政办公室的综合档案室里, 但是由于以前的档案设置管理存在着一些问题, 导致医院的文书资料和病人的病历资料存放在不同的科室来管理, 这样的档案管理不利于综合开发利用, 造成管理松散, 使用效率低下, 在出现问题时会造成各个部门相互推诿, 不利于医院的管理。另外, 目前很多医院不重视医院文书档案的管理, 管理意识薄弱, 档案管理的制度不完善, 职责分工不明确。文书档案资料如果能够得到充分的利用, 将会为医院创造极大的经济利益, 促进医院管理的规范性。

(二) 医院文书档案管理人员专业素养有待提高

目前, 由于我国很多医院不重视文书档案管理工作, 导致医院档案管理人员在专业素质、理论水平和文化程度等方面参差不齐, 远远不能满足现代医院的发展需求。很多医院文书档案管理人员基本素质有待提高, 知识结构老化、新知识储备不足、工作效率低下, 严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展。

三、提高医院文书档案管理工作的方法

(一) 加强医院文书档案管理意识, 实现档案管理现代化

医院文书档案管理对于医院的管理有重要的作用, 医院领导要充分重视文书档案的管理工作, 了解医院文书档案管理的重要性, 提高管理人员对于档案管理重要作用的意识。医院管理人员只有对医院文书档案管理人员重视起来, 才能加强医院文书档案的管理工作, 完善档案管理制度, 完善档案管理需要的硬件配套, 并将医院文书档案管理制度深入贯彻实施, 促进医院文书档案管理规范性和标准性, 切实提高医院文书档案管理水平。另外, 医院文书档案管理工作主要是为医院领导、相关人员和患者提供相关资料查询、提供方便, 随着现代科学技术和计算机技术在医院管理中的广泛应用, 医院文书档案管理人员加强自身文化素养, 充分利用计算机技术对医院文书档案进行科学管理, 在方便相关管理人员和患者查询资料的同时, 还能提高医院文书档案管理的效率。因此, 医院文书档案管理人员要提高服务意识, 在做好医院文书档案收集、管理工作的同时, 还要做好文书档案的整编、分类工作, 为医院相关管理者和使用者提供便利的服务。

(二) 加强专业培训, 提高医院文书档案管理人员的素质

要提高医院文书档案管理工作的效率, 充分利用文书档案管理为医院创造经济效益, 就要提高医院文书档案管理人员的综合素质和专业技能。医院的文书档案管理不仅关系着医院整体管理水平, 还关系着医院的发展, 因此, 建立健全的规章制度并做好医院文书档案管理工作对医院的发展具有重要的作用。医院文书档案管理人员的素质是影响档案管理水平的重要因素之一, 所以, 医院管理人员要加强医院管理人员的培训, 全面提高医院文书档案管理人员的专业技能和综合素质, 使文书档案管理人员适应现代新的管理方法, 能够使用电子技术对文书档案进行现代化电子技术管理, 提高医院文书档案管理的工作效率, 促进医院的现代化发展。

摘要：医院文书档案管理工作主要是收集记载医院公文分类、传递、归档以及重大事情和活动等资料记载统计管理。医院文书档案管理的水平是衡量一所医院管理水平的基本标准, 因此, 做好医院文书档案的管理工作对于医院的发展十分重要。本文主要分析了医院文书档案管理的特点和目前医院文书档案管理存在的问题, 并提出了具体的改进措施, 为医院文书档案管理人员提供参考。

关键词：医院,文书档案,管理

参考文献

[1]刘婷.做医院文书档案管理工作的几点体会[J].黑龙江档案, 2012 (1) .

[2]张星黔.医院文书档案管理工作的体会[J].贵阳中医学院学报, 2011 (7) .

[3]巩汉红, 吕海燕.医院文书档案管理工作的几点体会[J].中医药管理杂志, 2010 (6) .

[4]陈家义.医院文书档案管理工作[J].中国医学创新, 2012 (4) .

8.浅谈医院文书档案管理 篇八

【关键词】医院；文书档案；管理

现代社会主义经济建设促进了医疗事业的进一步发展，医院的管理也朝着规范化、科学化的角度发展，对于医院文书档案的管理也逐渐的重视起来。文书档案的管理水平在一定程度上也反应了医院的发展水平，文书档案作为一种重要的文字资源在医疗领域发挥着重要的作用，要想使管理更加规范，需要增加人力、物力以及财力方面的管理力度，制定并采取统一的管理策略，使得档案管理工作逐渐的步入正规化的轨道，可以结合现代先进的技术来进行管理，更加有效的利用和保存资源。

一、增加人力物力以及财力投入

要加强医院文书档案的管理工作，首先就要在硬件配置上进行一定的投入，若硬件设施不到位就会使文档管理工作很难得以优化，甚至会出现管理方面的漏洞。同时还要从财力方面进行考虑，增加财力方面的支出，将钱财投入应用到文书档案管理上，建立一个专门的文书档案管理室，以往在一些医院当中很少有专门的档案管理室，一些重要的档案文件也只是随意的堆放，并没有专门的地点来进行储存和管理，因此很容易造成档案的丢失，遗漏、丢失、积压等问题严重的影响到了档案的管理，这种管理方式容易出现很多问题，不利于后期的管理工作。所以说投入一定的财力还是十分有必要的，可以投入财力建立一个专门的档案管理室，很多医院的档案都是缺乏统一的管理，所以造成了各种各样的问题，因此这样统一化的管理还是非常必要的。有了财力的投入加上管理的逐渐正规化，势必会增加一些人力的投入，专门的文书档案管理室要安排专门的人员进行管理，并且要选择比较有责任心和敬业心的人去担任这份工作，因为毕竟这些文档都是非常重要的，不能掉以轻心，如果管理人员不在工作状态上，那么将会对管理工作造成很大的影响。管理人员积极耐心并且拥有很高的工作热情，才能够保障工作的顺利进行，另外还需要投入一定的物力，因为档案管理人员需要很高的职业道德素养，虽然要经过严格的筛选，但是在后期的工作过程中还是要定期的进行培训，对这些人员进行政治思想教育，并且还需要对业务水平进行考核和培训，这需要一定的物力投入，各个部门的人员要进行明确的分工，保证管理工作能力快速高效的进行。通过多方面的努力来促使管理工作的进行，保证医院工作的顺利开展。

二、健全管理制度，完善管理工作

医院的办公文件或是病人档案等都是非常重要的文字资源，需要在各个部门之间传递应用，除了专门的办公部门之外，其他的各个部门也会产生很多相关的文件材料。因此，医院内部的各个部门之间一定要加强联系，和办公室部门做好沟通交流工作，在日常工作中互相协调配合，建立并且完善管理制度，以这样的形式来避免文件的丢失、传递错误等问题。正所谓无规矩不成方圆，在医院文书档案管理的过程中同样也是如此，如果这一工作没有制度的约束，那么就很容易出现问题，所以说还是要按照规章制度以及规范的流程来进行管理，无论是文件的发放还是传递都要按照规定的制度来进行，进行登记记录，由专门的负责人进行收发，每一项工作的开展绝对不能马虎，在保证各个手续都正常的情况下才能够批准。另外，在制度实施的过程中各个部门要互相配合和监督，严格的监督才能够保障制度的顺利实施，在收取文件的时候也不要大意，进行认真的核对清点工作，保证不遗漏和丢失任何文件，在健全制度的监督下完善档案管理工作。

三、结合现代技术，實施信息化管理

现代信息技术在不断的发展，在人们生活的各个领域都有着广泛的应用，信息技术在各个行业当中都发挥着重要的应用价值，在医疗领域同样也是如此，医院也应该跟上时代的步伐，在日常管理工作中善于利用现代先进的技术，实行管理的自动化。以往的医院档案管理工作都是非常复杂繁重的，因为需要大量的人力花费很长的时间去进行整理归纳，如果需要某些文件的话翻找起来也不是很方便。计算机的加入有效的解决了这一问题，将这些文字档案整理到电脑上，可以随时的进行查找和翻看，并且采取互联网档案管理的方式也会更加高效，通过操作计算机能够快速方便的找到想要的资料信息，并且计算机的另一个好处就是保密性和隐私安全性比较高，对于一些特殊文件可以进行加密处理。利用计算机可以制作资料数据库，将各种文件信息资源整理到这一资源库当中，充分的发挥计算机的作用，使得医院文书档案的管理进行信息化、自动化的时代，并且采取这样的方式也能够促使这些资料信息在一个稳定的状态下存储，可随时的对资料信息进行拓展和增加，并且用于档案管理的人员也可以进行精简，选择计算机操作能力较强的人员对档案进行管理，使医院的整个办公流程更加高效快速。

总而言之，医院是一个严肃且神圣的地方，医院内部的工作也应该是井井有条，一丝不苟的，不应该存在松懈的地方，特别是文书档案的管理，这些都是重要的资料信息，需要进行妥善的保管和整理存放。但是就目前的状况来看，很多医院的这一工作做的都不是很到位，还需要进行完善处理，需要采取更加科学高效的方式进行管理。使得管理工作走上正规化、科学化的道路，这样的统一管理也更加有利于医院工作的顺利开展。

参考文献：

[1]郭君南.浅谈医院文书档案管理的办公自动化[J].黑龙江史志，2014，（5）：23-24.

[2]王家寿.浅谈医院文书档案管理的特点与几点体会[J].卷宗，2015，（8）：21-22.