浅谈印刷企业数字资产管理的几点误解

浅谈印刷企业数字资产管理的几点误解（共6篇）

1.浅谈印刷企业数字资产管理的几点误解 篇一

摘要：大型企业档案管理中很重要的部分是在日常工作中如何做到既为业务对象提供优质服务，又使档案管理与保密工作不松懈。本人作为已获特级档案室大型企业从事企业档案管理30年建设与管理专业兼保密员的工作者，就企业档案管理实际工作中体会到的几个重点要注意方面浅述如下。

关键词：企业档案管理档案库房档案库房的设立

从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，必须档案库房应按照国家有关规定单独兴建。但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。但应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的（首先要考虑到楼墙、板的承重性），从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。制定可操作的档案管理人员的职责

一个单位档案管理的成效很大程度上与档案管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜，可操控的档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。注重档案的交接

由于档案具有及强的延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：

3.1 是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

3.2 是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：

首先档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查

明原因，分清责任，依法进行处理二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。

其次认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式３份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

再是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使基层档案工作前后衔接起来。致力企业档案的信息电子化建设

我公司档案室经过多年努力，开展了企业档案信息电子化管理。其优势就是以室藏档案资料，纸质或机读形式的，为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。我们的体会是

4.1 充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。（目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案着录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用）。

4.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

4.3 档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

4.4 档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在企业档案管理上尚案在初级阶段，但我们要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中档案信息管理打下基础。涉密档案的管理

大型或特大型企业的产品往往涉及到国家（企业）的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和一个企业经济发展的成败，关系到企业建设的进程。因此，为确保核心秘密的安全，必须管理好涉密档案。

5.1 涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。

5.2 层层提高档案管理人员与涉密人员的素质。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

5.3 加强涉密档案的日常管理。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

5.4 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本企业工作的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。根据国家秘密事项：绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

5.5 注重档案情况变化的调整 档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。因此档案管理人员应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

5.6 做好档案密级的调整工作 一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

5.7 要建立起法制的新秩序。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，档案管理应建立以下三个制度：①建立划定密期制度，以便届满自行解密；②建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知有关科室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；③建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

5.8 要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。做好档案利用过程中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案管理的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

6.1 制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

6.2 队伍建设。担负利用服务工作的管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做

利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

6.3 监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。正确处理好档案保密与利用开发的关系

保守国家(企业)机密是每个职工应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：①初审，档案室工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。②中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。③终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。做好档案开放前的基础工作

开放档案首先要做好档案开放的基础工作，即：①提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。②建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。③编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。④准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。

2.浅谈印刷企业数字资产管理的几点误解 篇二

全面预算管理是能把企业所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法, 越来越受到很多企业的重视和推崇。推行全面预算管理对企业建立现代企业制度, 提高管理水平, 增强竞争力有着十分重要的意义。如何把握好全面预算管理的内涵, 需要深入理解并应用全面预算的“两性”, 即全面性和刚性, 方可起到全面预算作为企业有效管理手段的作用。

2 深入理解并应用全面预算“两性”的必要性

(1) 深入理解并应用全面预算“两性”是防范企业风险的需要。财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布的《企业内部控制应用指引第15号———全面预算》指出, 企业不编制预算或预算不健全, 可能导致企业经营缺乏约束或盲目经营;企业预算缺乏刚性、执行不力、考核不严, 可能导致预算管理流于形式。为此, 深入理解并应用全面预算的全面性和刚性, 可以防范企业风险, 强化内部控制, 保证全面预算管理得到有效执行。

(2) 深入理解并应用全面预算“两性”是规范企业管理的需要。通过专业机构的研究发现, 世界一流企业在战略决策、领导力建设、公司治理、控制与运营4个基础管理方面更加成熟、稳定。强化全面预算的全面性和刚性, 可以促进企业在战略决策、领导力建设、控制与运营等管理方面的完善, 不断规范企业的管理。

(3) 深入理解并应用全面预算“两性”是实现企业目标效益的良好手段。预算管理是围绕预算而展开的一系列管理活动, 是在企业战略目标的指引下, 通过预算编制、执行、控制、分析、考评和激励等一系列活动, 全面提高企业管理水平和经营效率, 实现企业价值最大化的一种管理方法, 深入理解并应用全面预算“两性”, 有助于企业应用预算这种方法实现企业的目标效益, 实现企业价值最大化。

3 对企业全面预算的“全面性”的三点认识

3.1 参与人员要全面

全面预算管理涉及企业各个层级, 各个部门, 甚至每个员工, 需要全员参与, 共同完成, 任何环节出现问题, 都会影响整体效益。参与人员要全面主要体现在以下3个方面:

(1) 层级要全面。包括集团公司总部、分 (子) 公司、基层企业各个层级都需要纳入全面预算管理之中。

(2) 部门要全面。每个层级的每个部门都是全面预算管理的对象, 任何部门都不得脱离全面预算管理。

(3) 人员要全面。上至董事长, 下至每一个员工, 都要参与到全面预算管理中去, 并受到全面预算管理的激励与约束, 为全面预算管理的最终目标而奋斗。

3.2 包含内容要全面

全面预算包含的内容主要有业务预算、财务预算和专项预算, 包含业务的各个方面, 主要体现以下3个方面:

(1) 包含业务要全面。企业在计划期内发生的各项具有实质性的业务都需纳入全面预算管理, 包括从前期到基建, 从基建到运营, 从采购到生产, 从生产到销售等各个环节。

(2) 财务体现要全面。要将企业在计划期内反映有关财务状况、经营成果及现金流量情况在财务预算中全部体现, 包括预计资产负债表、预计损益表、预计现金流量表。

(3) 专项补充要全面。对于不经常发生的长期投资项目或筹资项目应作为专项预算补充完整。

3.3 包含过程要全面

全面预算管理活动从预算编制、执行、控制、分析、考核、评价及奖惩均渗透到公司经营活动中的每个环节, 并且环环相扣, 整个链条表现为全过程的预算管理, 形成完整的预算管理闭环体系。

4 对企业全面预算的“刚性”的五点认识

4.1 定额标准要刚性

定额管理是全面预算管理的一项重要内容, 是影响预算编制准确性的关键。定额标准要刚性体现在以下2个方面:

(1) 定额标准要科学。定额制定一定要科学, 要符合企业实际, 要充分依据历史数据统筹分析, 并考虑市场因素, 形成一套完整的定额体系。形成定额标准的评估机制, 当定额标准偏离实际, 需要强制修订定额标准, 确保定额标准的科学性。

(2) 使用定额要强制。只要有定额标准, 在预算编制时, 一定要按照定额进行, 不得脱离定额标准另行编制。

4.2 预算执行要刚性

严格控制预算外开支, 预算制定后必须严格执行。预算执行要刚性体现以下3个方面:

(1) 减少甚至杜绝预算外开支。实践证明, 预算外开支是全面预算管理得不到真正落实的罪魁祸首。强化预算外开支管理, 做全、做准预算编制工作, 减少偶发事项, 减少甚至杜绝预算外开支。

(2) 强化预算执行的过程控制。要确保预算执行的刚性, 需要优化流程, 强化业务的事前控制。充分利用信息化手段, 强化业务发生前的计划审批控制, 从源头杜绝超预算情况的发生。

(3) 建立预算执行情况预警机制。通过科学选择预警指标, 合理确定预警范围, 及时发出预警信号, 积极采取预警措施。当预警发生时, 要求预算执行企业对预算指标与实际结果之间的重大差异进行分析和解释。

4.3 财务管理信息系统控制要刚性

企业应建立一套财务管理信息系统, 辅助企业完成对全面预算的控制。财务管理信息系统控制要刚性主要体现以下3个方面:

(1) 现金支出控制要刚性。根据损益预算和资本性支出预算编制资金预算, 解决资金需求的来源与配置, 任何融资方式都纳入资金预算中。根据《企业财务通则》要求, 做好资金的调度工作, 通过财务管理信息系统实现现金的调度管理。没有现金支出预算, 系统禁止进行账务处理, 树立“没有预算不能花钱”的思想。

(2) 会计科目控制要刚性。通过财务管理信息系统, 将财务预算的结果反映到具体的会计科目上, 当超预算时, 系统报警, 杜绝会计信息的录入, 并强制执行预算追加流程, 确保会计科目控制的刚性。

(3) 项目预算控制要刚性。通过项目化管理的业务和事项, 确定项目预算, 并体现在财务管理信息系统中。当项目发生费用时, 系统自动检测项目是否有足额预算, 没有预算的, 杜绝费用的发生。

4.4 预算调整要刚性

当预算不足需要追加预算时, 必须启动预算调整流程。预算调整时, 必须说清预算调整的原因, 调整预算给企业带来的影响等内容。企业需要明确预算审批的权限, 业务部门、财务部门均需要对调整预算发表自己的意见, 审批者需要综合考虑各部门的审核意见以及预算调整后给企业目标带来的影响, 决定是否进行调整, 确保预算调整的刚性。

4.5 预算考核要刚性

企业应当建立和实施绩效考评制度, 将全面预算管理纳入考核体系中, 对企业内部各责任企业和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价, 将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。预算考核要刚性体现以下3个方面:

(1) 预算考核坚持的原则要统一。全面预算执行情况的考核工作, 应当坚持公开、公平、公正的原则, 并对考核结果进行完整的记录, 确保原则统一。

(2) 预算考核的依据要充分。全面预算执行情况的考核工作, 应以企业正式下达的预算文件或签订的责任状为标准, 以经过注册会计师或上级部门审定的年度财务报告信息为依据, 根据考核办法进行强制考核, 除特殊规定或不可抗力因素外, 不得修改或调整数据, 保证考核的刚性。

(3) 预算考核的程序要到位。全面预算执行情况的考核工作, 应按照预算执行企业将考核情况进行自查并上报, 上级企业各个部门审查核实, 上级企业决策机构批准的程序进行, 保证程序合理到位。

全面预算的全面性和刚性是一对双胞胎, 是全面预算管理的左右臂, 互为补充, 互为一体。全面性是刚性的基础, 刚性是全面性的保障。没有刚性的全面性, 全面预算就得不到有力的执行;没有全面性的刚性, 全面预算就残缺不全, 不能成为实现企业目标效益的良好手段。为此, 企业要使用好全面预算管理这个工具, 就得高度重视全面预算的全面性和刚性, 并且让全面性和刚性两个发动机并驾齐驱, 为实现企业的发展战略及目标效益保驾护航。

摘要：伴随现代企业制度的不断发展和完善, 为了促进企业实现发展战略, 各个企业对全面预算管理也越来越重视。如何强化全面预算在企业管理中的作用, 本文从全面预算的“两性” (即全面预算的全面性和刚性) 出发, 多维度阐述了对全面预算“两性”的几点认识。

关键词：全面预算,全面性,刚性

参考文献

[1]中华人民共和国财政部.企业内部控制配套指引[S].2010.

[2]企业内部控制编审委员会.企业内部控制配套指引解读与案例分析[M].上海:立信会计出版社, 2010.

3.浅谈印刷企业数字资产管理的几点误解 篇三

关健词：档案管理;数字化信息;决策

企业档案信息化建设的管理和运用，主要是以企业档案数字化形成，为日后的项目提供服务和支持的一种转变。伴随着企业中的计算机普及和办公软件的运用，许多电子文件的出现，提升了企业档案信息管理与现代企业信息的管理步伐，使企业的信息数字化成为不可分割的一部分，也是衡量企业发展的重要指标。

一、当前企业数字化信息档案建设使用管理的现状

当前企业档案管理工作，大多数存在起步较晚，档案管理意识不够，员工对档案的管理与作用认识不清。甚至前些年连领导对档案的重视都不够，没有实行档案专人专管，几乎处于无管理状态，随着现代网络与数字化平台的出现，档案信息资料收集不全，资料更新不及时，大多存在档案资料存储断层的现象，档案信息数字化建设步伐跟进不快。企业员工使用档案信息意识不强，查阅档案频率不高等。

二、当前企业数字化信息档案管理与使用存在的问题及原因分析

一是档案管理意识不强。由于长期企业存在档案管理缺陷，使用档案不多，制度建立不全，一段时间还统一存放政府档案馆保管，是员工对档案的管理与使用意识不强的主要原因。二是档案软硬件建设投入不够。由于档案管理的意识不强，档案使用服务效能在企业发挥作用不是十分明显，形成一种管理层的思想上错觉，造成档案的软硬件建设投入不够。三是员工使用档案意识不够。在企业的平时管理当中，由于工作性质原因，牵涉到档案使用的频率不高，久而久之，造成员工对档案管理的意识淡泊。四是档案信息资料收集不全、不及时。近几年，随着政府部门和企业对档案管理使用的认识提高，加大了信息数字化平台的跟进，档案信息数字化管理的功能开始凸显，档案管理制度开始逐步完善，但企业员工对档案信息资料的收集存在积极性不高，平时自觉收集信息与图像的意识还是不够强。

三、提升企业数字化信息档案管理使用效能的思考

随着现代网络科技不断发展，管理信息数字化得到不断完善，管理质量得到不断提升，企业数字化信息档案的管理、使用、服务如何配套，效能如何才能更加提升。

（一）加强领导，明晰职责，强化数字化信息档案管理工作责任意识

搞好档案管理工作，首先领导重视是关键，这在很大程度上决定着档案管理工作的好与坏，优与劣，因此，提高档案管理工作还应从各级领导重视程度入手，把档案管理工作切实提到企业管理议事日程，不断强化档案管理工作责任意识。一是充实机构，落实责任。明确管理档案工作，指定专人负责全部档案日常工作及年度目标考核，研究解决档案信息数字化更新，以及管理工作中存在的问题。二是配齐配强档案管理队伍。通过公开竞聘形式，从文化程度、思想素质、文字书写、电脑操作、数字化信息更新等方面综合考虑，选拔人员充实档案管理队伍，确保档案管理工作的常态化，做到持续发展。各级应指定人员小范围兼职档案管理工作，不得随意更换人员，以保持档案工作的连续性与稳定性。三是加强档案管理宣传工作。通过组织员工了解和学习，熟悉档案管理的相关规定，提高员工使用档案的法制意识，在单位上下形成良好的档案管理工作环境。四是制定档案管理工作发展规划。按照上级的总体安排部署，并结合单位实际，制定档案管理中长期目标规划，确保档案资料信息最清、最新、最全化，确保档案管理工作进入达标行列的工作目标。

（二）夯实基础，完善功能，提高数字化信息档案管理水平

针对过去档案管理工作中业务不熟、资料不全、档案目录不清、档案设施陈旧等问题，党组应统一思想，加大档案管理建设经费的投入，配齐各种档案设施设备。要通过反复完善建设，实现档案库房、借阅、办公“三室”分开，库房门前要安装监控摄像头，由保安24小时监控。规范档案室档案柜，达到文件案卷摆放规范统一。档案保管设施建设达到防鼠、防火、防潮、防盗等防护要求，在强化硬件建设的同时，对档案文件要进行全面梳理检查，规范档案分类和排列，为便于查阅和有效管理，加大资金投入，建立档案信息数字化库，对重要文件和需归档的案卷目录全部录入计算机，实行电脑微机化管理，做到信息资料录入更新及时化和准确化，以提高服务水平。要加大档案基础管理功能建设投入，加大软件存储量设备投入，采取文字信息、光盘录制、图像保存等多种形式，多渠道的办法进行档案资料信息的存储，完善信息功能的最大化。同时，要重视日常安全检查。档案管理人员通过定期不定期对库房防护设施的运行情况进行检查，确保所配备设施的正常运行;通过定期或不定期检查库房环境情况，如定期测试温、湿度变化，投放防虫害药物，检查照明情况，检查防火防盗设施，确保了库房温湿度适宜，清洁卫生，档案安全无霉变现象发生。

（三）立足自学，结合培训，提升数字化信息档案管理效能

为促使档案管理人员的能力素质提高，单位提倡以个人自学为主，立足岗位，在学中干，在干中学，不断提升档案管理工作人员的业务素质与管理服务水平。同时，单位更要重视员工的业务培训工作，主要抓好两个层面的培训。第一个层面是档案管理人员的业务能力培训，主要采取到当地档案馆跟班学习，每年不少于两个月时间，请档案馆的业务能手手把手地教，实现理论与实践的有机结合;第二个层面，采取“请进来”的方式。把档案馆的老师请到单位来给全体干部职工进行档案业务知识培训，让大家都懂点档案管理使用的基本知识，懂得及时更新数字化信息的好处，更让大家懂得如何高效率使用档案，充分发挥档案的作用，为领导决策提供正确的方向。

（四）建章立制，奖惩结合，推动数字化信息档案管理工作有序开展

要完善档案管理制度，使档案管理工作达到制度化和规范化管理相结合，必须通过建章立制，狠抓落实，并结合工作实际，制定档案管理“八项制度”。第一，档案管理人员工作制度。从管理员入手，狠抓实现管理严格规范到位。第二，档案材料收集制度。材料的收集是一项繁杂而又琐碎的工作，要求各部门，按一事一收集，一月一收集，一季度一收集，半年一收集，一年一总结收集归档的办法，重大活动事项及时收集，促进平时信息资料的收集工作到位，达到档案管理的系统性和完整性要求。第三，档案材料鉴别整理与核对归档制度。企业和单位应与当地档案局达成长期协作关系，每年组织一次档案鉴别与核对归档，帮助解决问题，促使档案管理水平得到提升。第四，档案查（借）阅制度。制定档案查（借）阅审批表，一般性档案由分管领导审批，重要档案由主要领导审批，原则上无审批单不查阅，资料查阅不离室，不复印，不带走。如因工作需要，须借走的，必须经主要领导签字同意，并限定归还时间，确保档案资料不遗失、不丢失、不盗换。第五，档案保管与保护制度。档案实行专人保管，专人负责制。第六，档案保密制度。档案管理员要严守保密纪律，不得自带档案离开档案室，不得随意复印档案，不得丢失篡改档案。第七，档案定期销毁制度。按时限规定需销毁的档案，必须严格按照先审批后销毁的原则，多人监督共同销毁，确保无一档案流失。第八，档案交接制度。档案交接时，应做到“四个不交”，即：档案目录不清不交，档案数量不清不交，档案质量有问题不交，监交人不到位不交。通过建立健全各项规章制度，约束不规范行为，使档案材料从收集、整理、鉴别、归档、借阅、转递、保管、保密等各环节都做到有章可循、有制度可依，进一步提升数字化信息档案管理工作水平。

4.做好档案数字化管理的几点对策 篇四

一、档案数字化管理的内涵

档案是重要的文献资料, 是古今中外一切对社会和国家具有保存价值的各式各样的活动以及信息资源。在不同的历史时期, 档案管理有不同的管理模式与管理办法, 在信息技术不断发展的今天, 进行档案的数字化管理就是借助先进的计算机技术, 将档案的内容进行数字化记录, 将档案信息资源以虚拟的形式进行存储, 并借助网络实现共享与高速传递, 并通过一系列的措施来保证档案资源的安全性与真实性。档案的数字化管理可以不受地理、档案存放环境等因素的影响, 不易损坏, 此外, 实现档案的数字化管理, 就可以借助网络扩大信息资源的影响力, 扩大读者群。在新时期实现数字化管理, 可以借助自动检索功能实现文件的自动检索, 方便快捷, 还可以让文件自动归档。在档案数字化管理工作中应用了大量的信息技术, 在强大的技术支撑下, 档案的数字化管理可以批量高速进行, 大大降低了数字化加工的成本, 缩短了加工工期, 减轻了工作强度, 这样不但可以让数据以最佳形式进行存储, 做到图文声相结合, 从而提高档案工作效率。

二、做好档案数字化管理的对策

(一) 优化档案管理体系。

一是逐步建立一个完善的数字化档案馆。企事业单位要结合单位的实际情况, 引进新技术, 不断进行技术革新, 在实践中不断更新与完善数字化档案管理系统, 并建立一个完善的数据库系统, 在技术上逐渐减少数据之间的不相容。企事业单位可以在稳定的资金支持下建立一个完善的数字档案馆, 将现有的所有的档案信息资料全部实现数字化处理, 并利用计算机系统超大的存储功能, 为人们提供高效安全的信息资源。二是完善数字化档案管理系统。档案数字化管理工作十分繁杂, 工作量十分巨大, 因此, 档案管理人员要有针对性地入手, 在服务器方面要做好两手准备, 应用1台或者多台服务器进行处理, 防止意外事件的发生;在扫描方面, 要引进先进技术实现高速集中扫描, 并统一文本格式进行保存;在数据备份方面, 要双管齐下, 做好磁盘和电子双重备份, 还要进行定期备份。

(二) 建立桥梁, 衔接其他系统。

在新时期实现档案的数字化管理工作, 就是为了方便档案信息的管理, 扩大其影响力, 并实现资源共享与信息的快速传递。因此, 如果企事业单位的资金有限, 难以完成一个完善的数字化档案馆的建设, 就可以重点进行桥梁建设, 针对其他系统与数字化档案管理系统对接问题, 在系统原有的基础上增加功能, 实现企事业单位内部多种系统之间的亲密衔接。

(三) 确保档案数字化管理的安全。

企事业单位目前的档案管理系统采用浏览器和基于客户服务器的两种模式, 这两种管理系统都可以对档案实现数字化管理, 但是都存在一定的安全隐患, 而“双套制”的档案保存办法又会造成大量的浪费, 因此, 我国的档案数字化管理与存储需要在符合国家安全保密规定的基础上, 对数字化的档案信息进行安全加密工作, 并要对档案管理系统继续改进, 实现管理系统的内部分区与功能升级, 并且要在档案数字化管理系统的实际应用中寻找问题, 并制定相应的策略与安全防范策略。为档案数字化管理提供安全保证, 需要双管齐下, 同时对软硬件进行安全管理, 一方面提高硬件的信息存储质量, 延长存储时间, 还要防止由于一些人为原因导致文件的丢失;另一方面要通过设置权限、密码加密、多层结构关卡设置、防火墙重重设置等各种安全防控方法加强软件安全管理, 防止档案数据的丢失与破坏。

(四) 加强档案数字化管理人才队伍建设。

为了加强我国档案数字化管理综合型人才的培养, 就要做好相关的培训, 定期对管理人员进行专业考核, 并且要按照不同的岗位进行针对性培训, 然后再进行系统地数字化管理培训, 从而更新管理人员的技术知识和提高整体专业素质, 以适应档案数字化管理工作的需要。

参考文献

[1] .张明辉.刘渝.王国柱.我国木材工业企业实施数字化管理的必要性[J].北京林业大学学报 (社会科学版) , 2009.1

5.浅谈印刷企业数字资产管理的几点误解 篇五

关键词：企业档案管理档案库房

1档案库房的设立

从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，必须档案库房应按照国家有关规定单独兴建。但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。但应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的(首先要考虑到楼墙、板的承重性)，从档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固。以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保管、维护档案保密与安全的基本保障。

2制定可操作的档案管理人员的职责

一个单位档案管理的成效很大程度上与档案管理人员的素质和责任心有关。因此制定适宜，可操控的档案管理人员的职责尤显重要。职责制度就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。

3注重档案的交接

由于档案具有及强的延续性，档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。然而在实际工作中，尤其是在基层单位中，有一部分单位或档案人员却忽视了这一工作环节，存在如下问题：

3.1是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视。领导把关不严。老档案人员离了岗。新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

3.2是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的宇也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。笔者认为：做好档案交接工作。不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措旋：

首先档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关。做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续。然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。

其次认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交：档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并耍在交接文据上注明并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后。移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

再是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些基层单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些基层单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感。从而保证档案交接工作严格按照规定办理。使基层档案工作前后衔接起来。

4致力企业档案的信息电子化建设

本公司档案室经过多年努力，开展了企业档案信息电子化管理。其优势就是以室藏档案资料，纸质或机读形式的。为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。我们的体会是

4.1充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。(目前，大多数基层档案室对计算机的应用单一。开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。使现代化设备不能尽其用)。

4.2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

4.3档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

4.4档案信息电子化。可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在企业档案管理上尚案在初级阶段，但我们要注意这方面发展动向。超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化。为将来“信息高速公路”中档案信息管理打下基础。

5涉密档案的管理

大型或特大型企业的产品往往涉及到国家(企业)的核心秘密，

它关系到党和国家的安全。关系到国家的政治活动、军事活动和一个企业经济发展的成败，关系到企业建设的进程。因此，为确保核心秘密的安全，必须管理好涉密档案。

5.1涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器。从保管条件上确保绝密档案的安全。

5.2层层提高档案管理人员与涉密人员的素质。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾。手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶。万无一失，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

5.3加强涉密档案的日常管理。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

5.4做好档案的保管期限与保密期限的区分工作正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本企业工作的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。根据国家秘密事项：绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措旅，不得擅自决定解密和随意对外提供。

5.5注重档案情况变化的调整档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。因此档案管理人员应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

5.6做好档案密级的调整工作一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。

5.7要建立起法制的新秩序。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，档案管理应建立以下三个制度：①建立划定密期制度，以便届满自行解密；②建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知有关科室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；③建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。

5.8要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以1991年贯彻国档发28号文件实施藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时。要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

6做好档案利用过程中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案管理的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

6.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

6.2队伍建设。担负利用服务工作的管理人员。是利用制度酌直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规：三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

6.3监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤。勤观察动态。置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

7正确处理好档案保密与利用开发的关系

保守国家(企业)机密是每个职工应尽的义务。更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用挡寨的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义。失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说。保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。做好档案的审查工作。，审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步进行：①初审，档案室工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。②中审。由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。③终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。

8做好档案开放前的基础工作

6.浅谈印刷企业数字资产管理的几点误解 篇六

一、基层数字财政管理系统概述

数字财政建设是适应当下信息化时代、网络化时代的重要措施之一,主要是通过建立集聚的公共财政动态数据仓库,并对数据实行共享以及深度开发利用,从而实现业务规范、决策科学、运行高效的新型财政管理与服务模式。数字财政建设的目标是实现“五化”,即服务便民化、管理科学化、共享智能化、业务规范化、数据集聚化。

一是服务便民化。可以通过推进数字财政系统的建设与应用打造社会公众服务平台、财政服务平台和预算单位应用平台,通过这些平台的搭建与链接实现便民服务体系的构建;二是管理科学化,通过数字财政管理系统的构建推进财政管理框架的搭建,实现财政程序的合理合法、公开透明;三是共享智能化,可以通过数字财政管理系统的建设形成“参与型”与“自主型”交互模式,针对不同受众挖掘不同的数据模式,实施不同的管控;四是业务规范化,数字财政可以帮助业务规程的制定、执行和监管等进行数据评价,实现业务标准规范化;五是数据集聚化,这是数字财政系统的主要目标,通过系统的数据仓库实现各部门、各层级的数据汇集,为其他目标服务。此外,根据财政部发布的时间表显示,2014年5月-7月,开发编制程序;2014年8月,完善系统各模块功能;2014年9月,选择部分市、县先行试点;2015年,分批在全省推广。

二、山东省基层数字财政管理系统应用现状

(一)目前山东省数字财政管理系统的应用成果

目前,山东省数字财政管理系统的应用取得了一定的成果,且这些成果在国内各省市也是位列前茅的。在惠农资金方面打通了资金监管的“最后一公里”。近年来,随着中央强农惠农政策的不断出台,财政支农资金规模越来越大。山东省省级财政“三农”投入2011年为294亿元,2012年为323.49亿元,2013年则达到389.5亿元,年均增长21.56%。这些资金对改善农民生产生活条件发挥了很大作用。但是,随着这些成绩的取得也产生了一些问题,例如,由于农业农村专项资金涉及10多个部门、四五个层级,相互之间信息沟通不够,造成资金分配调度、资源整合、组织协调不一致,甚至出现暗箱操作的情况。数字财政管理系统的构建将惠民政策落实到了每一个关键位置上。而据财政部官网和中国财经报报道,目前,山东省财政各项改革不断向乡镇延伸,集合开发建设涵盖乡镇财政所有业务的一体化信息系统,消除财政“信息孤岛”势在必行。

根据财政部发布的时间表显示,目前,山东省正在进行数字财政系统全省推行,2015年以县为单位、县乡联动,涵盖乡镇财政所有业务的全省统一的基层数字财政信息管理系统在山东初步建成,并成功在两市、五县试点运行。而且,山东省已经成功建成资金监管平台、业务处理平台和决策支持平台,其中,通过资金监管平台可以完成对资金的各个环节实现监控信息的自动获取,通过业务处理平台可以进行指标管理、账务处理等业务的一体化处理,通过决策支持平台可以对各部门的资金绩效进行评价,并通过业务数据的汇总分析为财政管理决策提供数据支撑。

(二)山东省数字财政管理系统的应用途径

山东省数字财政管理系统在建设过程中也采取了一系列的措施。根据山东省财政厅发布的文件显示,已经将乡镇业务系统全部纳入基层数字平台,实现乡镇业务一体化管理,具体业务模块包括:预算管理、指标管理、集中支付、账务处理、资金监管、OA办公、工资统发、惠民一本通、政府采购、资产管理、信息发布、人员机构管理、GIS地图等业务。县级业务科室通过县级平台履行相关操作职责,乡镇通过基层数字系统完成业务办理。此外,极协调各镇街、业务科室和东软公司,针对预设业务模块逐一探讨各项业务需求,制定详细的业务流程、字典编码扩容、乡镇人员权限分配、服务器存储空间划分、数据库备份策略调整等相关工作,确保新系统可以成功上线运行。

三、强化山东省基层数字管理系统应用建设的策略

(一)强化监督、服务、管理和财政决策功能

强化监督、服务、管理和财政决策功能是当下山东省完善数字财政管理系统首先要考虑的途径。

1.要强化监督职能,规避“信息不对称”带来的风险,数字财政管理系统建设前,财政资金的来龙去脉主要是通过有限的纸质票据和口授获得的,双方信息不对称导致的资金去向不明晰,而数字财政系统的构建以数据形式形成了监测机制,但是并没有进行数据滚动形式的动态化监测,仍然处于静态化监测阶段,实际上,在信用社已经实行了“数据+审计监督”的动态数据模式。此外,可以在监督方面学习临沂市取得的成果,2016年,山东省临沂市提出要加强市级督导,指定市局基层财政管理处负责督导各县区工作,每周电话询问系统的推广进度,每两周由局领导带队到乡镇财政所现场办公,协调解决各类问题。在市县级财政局的辛勤努力下,全市158个乡镇(街道办)财政所安装并试运行“基层数字财政管理系统”,占到财政所总数的94.05%,在技术上完善了风险防控机制,对加强全市乡镇财政资金监管、提高基层财政规范化精细化管理、提升乡镇财政人员工作效率发挥了重要作用。

2.要提高公众服务意识和水平,数字财政管理系统的构建虽然增加了财政数据的透明化,但是,各级财政部门的信息共享和流动仍然处于初级阶段,仍然不愿意分享单位内部的财政信息。因此,必须加强各级财政部门间的信息共享,根据财政资金的用款额度和拨付情况,及时在数字财政管理系统中进行反馈,学习企业中管理信息系统的建设、模块化管理,将不同级别财政部门的财政资金信息反馈到对应的管理模块中。

3.要延伸管理宽度。目前,山东省仍然致力于打造“数据孤岛”,但是,“数据孤岛”必然会带来“管理孤岛”的劣势,因此,要借用数字财政管理系统的“数据仓库”的优势细化预算科目,提高预算精确度,以数据优势推动政府采购与统一支付改革,用信息化手段使财政管理创新成果程序化和固定化。

4.要完善决策机制,目前,基层数字财政管理系统仍然处于初级摸索阶段,以数据分析的手段进行决策依据提取仍然存在难度,因此,通过建立决策分析系统和数据分析模型,寻找税源、经济与收入间的关系,准确测算公共服务模式及范围,高效制定决策。

(二)加强操作培训

鉴于山东省是全国率先进行基层数字财政管理系统应用的省份之一,没有效仿对象,只能通过强化培训不断摸索。临沂市是目前山东省数字财政管理系统覆盖率最大的市县之一,它的操作培训成果值得我们借鉴,市县级财政局累计开展培训班34次,有310余人顺利通过培训考核。首先,各县区按照全市系统的应用方案,开会落实要求,积极与软件公司联系,利用四周时间,在乡镇财政所安装调试系统、组织人员培训学习。培训采取课堂讲授、实践操作、集中答疑解惑等形式,在结业时组织上机考试,合格者登记备案,未通过者再次参加培训,直到合格为止。通过强化培训考核,务求各岗位人员熟练使用相关模块进行日常业务处理,快速解决使用过程中遇到的常见问题。其次,计算机信息系统的培训不仅仅局限于操作技能方面,也可以拓展至工作决策和数据应用方面,收集数据的目的是更准确的决策和更精确的计算,这也需要各市级积极培训的内容。实际上,莱芜市2015年10月莱芜在全市范围启动“基层数字财政管理系统”推广应用工作以来,一直在推动信息系统分析人才的培养,全市80多名基层财政所和各区财政局相关业务科室工作人员参加系统培训。因此,加强数据分析人才培训是目前这一系统急需采取的措施。

四、结语

山东省数字财政管理系统是全国率先进行试点的省份之一,它顺应了当下互联网信息时代的要求。在过去一年多的时间里,山东省各市县取得了重要进展,但是,由于这一探索仍然处于初级阶段,需要不断的发现发展过程中的问题并采取必要措施进行修正。本文结合当下山东省各市县已经取得的优秀成果以及其发出的规划,重点分析了山东省数字财政管理系统的应用成果和应用途径,并提出了强化策略。期望对未来理论研究和实践探索有所启示。

参考文献

[1]周福强.基层数字财政建设的创新实践研究[J].互联网天地,2016(02).

[2]吴莹.“数字湖南”背景下事业单位财务管理信息化建设研究[J].科技资讯,2013(23).