社区文书档案归档范围和保管期限

社区文书档案归档范围和保管期限（7篇）

1.社区文书档案归档范围和保管期限 篇一

营口市站前区社区文书档案 归档范围及保管期限表

一、党群工作类

1、本社区党员代表大会

1.1会议请示、通知、日程、代表名单、开幕词、领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果、成员分工、大会决议及上级党委批复等

1.2大会发言，党员代表建议和意见、答复及办理结果，简报、快报

1.3小组会议记录、代表登记表、会议服务机构形成的文件材料

2、社区人大代表、政协委员在两会上的议案及答复，提案及办理结果

3、本社区党委（总支）会、民主生活会议记录

4、本社区党委（总支）召开的工作会、总结表彰会 4.1会议通知、领导讲话、工作总结、表彰决定名单 4.2先进集体、先进个人经验材料

5、本社区出席总结表彰会的先进党组织、优秀党员审批表、登记表及先进事迹、经验材料等 5.1区级以上（含区级）5.2区级以下

永 久 10 年

永 久 30 年 永 久 永 久 永 久 30 年 永 久 30 年 30 年

永 久 30 年 年

永 久 17.2需贯彻执行的

18、本社区工会、共青团、妇联代表会议形成的文件材料 18.1会议通知、名单、议程、领导人讲话、工作报告、选举结果、大会决议及上级机关的批复等

18.2小组会议记录、参考文件和会议服务机构形式的文件材料等

19、本社区工会、共青团、妇联班子会议记录

20、本社区群团组织工作活动的计划、规划、总结、报告、决定、意见、通知 20.1年度或综合的 20.2非年度或阶段性的

21、本社区群团组织统计年报表、名册

22、本社区群团组织关系介绍信、存根、组织发展材料

23、本社区关于武装、民兵组织预备役人员登记名册、民兵代表会议材料

24、本社区计生协会、老年人协会、妇女协会、残疾人协会等组织形成的文件材料

二、自治工作类

社区综合类

1、本社区居委会、议事会办公会议记录、纪要

2、本社区成员代表大会形成的文件材料

2.1会议通知、议程、代表名单、开幕词、领导讲话、工作报

年 10 年

永 久

永 久 10 年

永 久 10 年

永 久

永 久

永 久 永 久

永久 年

12、反映本社区重要活动的出版物、报刊登载反映本社区情况的文字材料

13、本社区组织沿革、大事记、社区概况、居委会徽标、社区平面示意图

14、本社区有关区域变化、地界划分、征用土地的文件材料

15、本社区与有关单位签定的合同、协议、协定等文件材料

16、本社区财产、物资等交接凭证

17、本社区各种普查工作形成文件材料 17.1综合成果、专题成果、方案、总结、报告 17.2原始记录

18、上级机关制发的文件材料

18.1直属上级机关针对本机关下发的文件，如请示、批复等 18.2直属上级机关下发的，属本社区主管业务工作并要执行的文件材料

18.3上级机关下发的，属本社区一般业务工作并要贯彻执行的文件材料 社区服务类

19、本社区开展社区服务、社区保障工作计划、总结、报告、决定、办法、通知等文件材料

20、本社区开展敬老、优抚、扶贫助残、双拥工作形成的文件材料

21、本社区开展便民、利民服务、为属地单位的社会化服务、6年 30 年年 年 年 年 年 年 年 年 年 30 年 年

45、本社区法制教育、法律咨询、普法工作形成文件材料

46、本社区综合治理网络、警务责任等治安防范形成的文件材料

47、本社区民事案件调查、调解处理材料

48、本社区两劳释放人员安置帮教形成的文件材料

49、本社区居民户籍、人口普查登记和流动人口管理方面形成的文件材料

50、本社区关于治安工作的调查材料

51、本社区关于治安工作的登记名册、统计报表

52、本社区的经济发展、经济管理、安全生产、计量、劳动管理、工商管理、物价、物资方面的计划、总结、规定、批复

53、本社区关于经济管理方面形成的合同、协议

54、本社区关于经济管理方面形成的调查材料

55、本社区关于经济管理方面的统计名册、报表 年 10 年 年 30 年 年 年 30 年 年

根据情况而定10 年 30 年

2.社区文书档案归档范围和保管期限 篇二

关键词：保管期限,制度

国家档案局于2006年颁布实施的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (八号令) (简称《规定》) 是各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围, 准确划分档案保管期限的依据。《规定》第十四条指出, “本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。”《规定》对国家党政机关、企事业单位等文件材料的归档范围和保管期限的划分具有指导意义, 但是在指导实践中也存在着一些问题。

一、《规定》的改革内容

《规定》是在1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件的基础上制定的。关于文件材料的保管期限, 《规定》改革了保管期限划分方法, 将原来文书档案保管期限表中的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”, 定期中再实行标时制, 分为30年、10年。原有的文书档案“永久”、“长期”和“短期”保管期限的划分方法, 使得实际操作中的情况往往是:长期保存的档案实际上都是保存50年, 短期保存的档案都是保存15年。到期后才考虑档案的鉴定工作, 有的甚至一拖再拖。我国大部分机关和企事业单位都采用了这种划分保管期限的做法, 而这种做法已经被我国的档案管理实践证明存在着较大的缺陷, 违背了档案价值鉴定“效益性原则”的要求。有学者指出, “尽管划分保管期限的人可以比较容易地对档案的保管期限作出决定, 但是人为性和弹性过大, 导致的鉴定结果往往是“两头小中间大”, 即永久的少、长期的多、短期的少。这种保管期限的划分方法基本上属于“粗放型”的管理手段, 它也使我们的档案鉴定专业化进程受到了严重影响, 因为专业化的档案价值鉴定最基本的要求就是操作标准要细化。”[1]19

《规定》试图解决这一问题, 采用了标时的划分方法。“定期分为30年、10年, 是指一般条件、一般情况下的基本划分方法。机关可以根据本机关实际工作需要再增设期限档次或调整现有期限。定期保管的文书档案必须实行标时划分, 这是《规定》对定期保管档案实行标时划分的基本要求。定期保管档案之所以要实行标时划分, 不能直接注明或写上“定期”, 主要是便于对机关达到保管期限档案的鉴定销毁工作。明确的标时划分克服了以往对档案保管期限较为模糊的划分方法, 避免了以往短期保管档案 (15年以下) , 一般要等到了15年以后才对其开展鉴定销毁工作, 长期保管档案 (16—50年) , 一般要等到50年以后才对其开展鉴定销毁工作的问题。”[2]40根据《规定》, 永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交, 以确保有永久保存价值的文书档案得到有效保管和保护, 为国家积累历史财富和文化财富。定期保管的文书档案主要由本机关自己留存, 备机关日常工作查考利用, 保管期满后经机关鉴定, 或销毁或延长保管期限。《规定》中定量保管期限的确定, 初衷是减轻档案馆的压力。永久保管的档案才进入国家档案馆, 非永久的由产生机关自己留存, 其目的是方便对到期档案及时地进行鉴定处置, 减少保管压力, 节省保管空间和人力、物力。

二、《规定》对实践的影响

《规定》实施保管期限定量改革之后, 造成的结果依然是“两头小中间大”, 原有存在的问题并不能得到很好的解决。定量改革后的保管期限, 试图把具有永久保存价值的档案从“长期”中“剥离”出来, 归入到永久, 这样既可以减少长期保管档案到期鉴定工作的压力, 也可以使具有永久保存价值的档案享受到“永久”被保存的档案应该享受的“待遇”, 而不是到50年了经过“价值和生死鉴定”后, 才能“享受”到这一“待遇”。这样的做法, 预期目的在于节约管理成本。但是, 定量和定性的划分保管期限的做法只是形式上的改变, 在实践中并没有带来管理上的增效, 也没有达到预期的理论上的目的。理论上讲, 两种划分档案保管期限的方法是有区别的。采用定性的方法, 长期保管档案要到保管期满50年才能进行再次鉴定, 短期档案保管期满15年才进行再次鉴定;而定量划分档案的保管期限, 则每隔10年或30年进行一次期满档案的鉴定。可是, 没有明确标时的长期和短期 (长期到最高年限50年, 短期到最高年限15年) 与标时的定期30年和定期10年, 都是在保管的“终点年”面临鉴定问题。所以在实践中操作的结果如出一辙。《规定》中的保管期限划分方法, 只是把鉴定工作的压力放在了10年和30年, 而不是之前的15或50年了。并且对于定期不到30年的而又大于10年的, 是按照30年来划分合理, 还是10年划分合理, 这也是很大的问题。

另外, 对于某份文件保管期限的划分, 会存在判定结果不一致的现象。表现在:第一, 主体认识差异带来保管期限划分的不同。“重要”和“一般”的划分, 不同的主体可能因为其立场、对事物的认识以及个体对于相关知识的了解和掌握的不同会有不同的判断。这样的保管期限表在实践中会导致“执行”的不一致。第二, 特殊文件的保管期限的界定具有特殊性。属于永久保管的“年度和年度以上的计划、总结、统计材料”如果没有的话, 那么本该为10年保管期限的“年度以下的计划、总结、统计材料”是不是应该适当的延长保管期限呢?所以, 《规定》在实践中执行起来还是存在很多问题的, 这些模糊性语言必定会影响到执行者的主观判断和操作, 带来实际操作上的不一致, 导致管理上的混乱。

《规定》的初衷是值得肯定的, 但是并没有结合管理实践上存在的问题提供解决的途径和办法。电子文件的大量产生使得档案的鉴定工作没有减负, 反而显得更加的繁杂。档案保管期限的划分依然困扰着实践部门。保管期限的改革带来了一定程度上的混乱。制度的变化, 只是形式上的变化, 并没有带来管理上的实质改变。目前对于文件的鉴定, 其趋势表现为加拿大的“宏观鉴定战略”。“宏观鉴定战略”不再局限于传统理论中的价值标准, 提出应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。它使鉴定的重点由根据研究目的的判定文件价值转变为根据文件形成者的职能和结构来鉴定文件形成背景或文件来源的重要性[3]222。随着文件形态、文件运转的系统依赖性变化, 直接鉴定法将退出历史舞台, “宏观鉴定战略”将走上舞台, 奏响鉴定的新篇章。这才是新技术、新形势背景下文档鉴定工作的出路。

三、由《规定》引发的思考

本文主要基于《规定》与《关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》的不同, 分析了《规定》存在的问题。这也反映了在制定档案管理制度方面存在的典型问题, 即制度的可操作性问题。

缺乏可操作性的制度, 往往表现为:一是过于突出制度的约束性, 过于强调制度的物性, 制度过于细化、量化, 标准太高太严等。这样要么使制度执行起来十分困难, 要么使制度执行的成本非常大。一是制度过于笼统, 说明不清, 标准不明。制度系统缺乏整体性, 制度之间相互矛盾和冲突。制度执行者不能得到清晰的制度解释, 造成制度执行者无法领悟制度的内涵, 无法执行制度。制度执行起来要么不知约束谁, 是谁违反了制度, 要么缺乏参照, 自由裁量权过大。

已有的制度在理论上是合理的, 但是在实践中操作起来却不如人意。新的发展趋势已经出现, 但是原有的制度依然“勃勃生机”, 没有走向终结的迹象。制度的可操作性是制度建设成功与否的关键。制度是用来执行的, 不是纯粹搞研究用的。可操作性强的制度, 才会成功的规范实践。制度过宽或过严都不行。制度建设不仅需要针对呈现出的问题, 更重要的是开创途径和通道, 实质性地解决存在的问题。成都武侯祠有副对联的下联说“不审势, 即宽严皆误, 后来治蜀要深思”, 档案管理制度也如此, 过宽过严都会失误, 要把握一个度。档案管理制度的产生源于档案管理工作的实际需要, 是为了解决档案管理中的问题, 规范档案管理。但是, 就某些具体单位来说, 过于原则或者过于模糊的档案管理制度本身就无法操作或者可操作性不强, 这就使得档案管理制度形同虚设。那么, 久而久之, 则会影响到档案管理工作健康、有序的发展。

参考文献

[1]王英玮.我国档案保管期限表编制实践的历史回顾与思考[J].北京档案, 2007 (5) .

[2]李明华.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》问题解答[M].北京:中国档案出版社, 2007.

3.社区文书档案归档范围和保管期限 篇三

一、基建档案保管期限改革之必须

随着档案价值观的增强，基建档案数量也在成倍地增长，上世纪70年代，一个民用建筑工程的档案只有二三百页，不到十厘米厚；90年代初增加到约两千页，排架长度约一米；进入21世纪，一个同等大小工程的档案已发展为四五千页，排架长度超过两米。如此高速的增长，让档案库房不堪重负，然而细查之下，又发现有些基建档案对应的建筑物早已消失，而档案却因为未满保管期限而继续占用库房，成为毫无利用价值的档案。由此说明，准确划分档案保管期限有利于缩短档案库房占用周期，节约人力、物力、财力，有利于日后档案的管理与定期鉴定销毁，优化馆藏。要判定档案的保管期限，首先要正确地分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值。当然，即使是最有经验的档案学家或档案工作人员，要正确预测档案的保存价值也是相当困难的，所以我们希望通过工作经验的积累来推进档案保管期限的改革。

目前《规范》中设定的基建档案保管期限大多偏长，“可行性研究、工程管理文件、竣工验收材料和预、决算资料”及部分“设计文件、施工文件”均被定为永久保存，实际上完全没有必要，也不科学。由于经济的飞速发展，有一大批上世纪七八十年代的建筑物已经被拆除，这些建筑物的档案被定为永久保存，只能是毫无意义地延长档案的生命，长久占用库房，造成极大浪费。基建档案的价值就在于它是基建工程得以顺利改建、扩建、管理、维修的重要依据，上述定为永久保存的档案都是与建筑物不可分割的，一旦建筑物不存在了，这部分档案就没有继续保存的必要了。另一方面，《规范》中规定的同一个工程档案的保管期限一部分为永久、一部分为长期、还有一部分为短期、不同保管期限的档案混合在一起的情况，不仅不符合重要档案重点保护的档案管理原则，在现实工作中不便于管理，不适于档案材料的鉴定工作，实际上也没有哪个档案部门会在十五年之后把一个工程中的短期材料抽出销毁，因为建筑物还在，要把该建筑物的一部分档案取出销毁，想来也没有哪个领导会签这个字，所以这种设置中的短期卷实际上也按长期的标准在管理，这样不仅不利于真实掌握库存档案情况，还会增加到期档案鉴定的工作量。

鉴于上述观点，笔者认为：基建档案中，除了“基建工作总体规划、全校性总体规划和设计平面图、年度总结和统计报表、水电气管道分布图、地质勘探和地形测量材料、征用土地及红线图、拆迁补偿协议书和产权证书”应设为永久保存外，其余材料一律定为长期保存，并在其后附加“保管期限为长期的工程材料与建筑物共存，即若建筑物提前灭失，该建筑物定为长期保存的档案可以提前鉴定销毁；若建筑物超过五十年仍然存在，该建筑物档案继续保存至建筑物灭失”。这样设置，有利于基建档案的保管、统计和鉴定销毁，如果不满五十年，该建筑物灭失了，在定期鉴定销毁的时候可以根据实际情况将该建筑物的基建档案提出鉴定，不必非得等到五十年期满；如果超过五十年建筑物仍“健在”，也可依据附加条件而继续保存。需要提一句的是，档案部门应该建立建筑物灭失备案制度，要求拆除建筑物时必须到档案部门备案，这样才不至于让没有价值的档案长期占据库房，浪费大量人力、物力和财力。

二、归档范围之改革

随着经济技术的发展，基建档案包含的内容也产生了一些变化，现有的归档范围在实际工作中暴露出一些缺陷，比如新增了监理这个新兴的行业，产生了一系列由监理单位独立形成的档案材料；由于工程性质不同，目前各工程的主体部分和环境、装饰工程都是由不同的施工企业承担，也就涉及到同一建筑物的档案材料由不同施工企业产生，这就需要档案规范新增加一些条款。另外《规范》中设置的归档范围有一些不合理之处，需做一些相应的调整，具体如下：

1、需新增“监理文件”一项，放在二级类目中，归置监理单位产生的所有材料，包括监理合同、监理大纲、监理规划及监理过程中产生的一切相关材料。

2、需新增“环境工程和装饰工程”一项，放在二级类目中，由于这两类工程金额不大，施工时间较短，而且施工单位一般都与主体工程不是同一个单位，所以单独设置一项，将其产生的所有材料都归入其中。

3、归档范围和保管期限表中的“生产技术准备、试生产材料”对于高校来说基本上没有什么意义，应归入高等学校“产品与科技开发类”档案中去，因为高等学校的基建项目多与生产无关，而且高等学校档案分类中本身就有“产品与科技开发”一类，把与生产产品相关的材料归于“产品与科技开发类”中更为清晰、贴切些。

4、档案类目的划分是为了明确地将不同类型的材料归入不同的类别，而基建类与财会类档案两个类目中都设置了基建财务方面的内容，这样会造成材料要么分割、要么重复，不利于科学管理。应将全校基建工程的预、决算归入财会类档案，将单项工程的预、决算归入基建档案中的“基建财务、器材管理”类目下，取消“基建综合”类中的“基建财务预、决算”。

三、归档范围和保管期限表之调整

基建工程是以一个独立的工程项目为对象的，是在工程建设中形成的一系列相关的文件材料，基建档案的核心是以独立建筑物构成一个组卷单位，保证工程施工档案的系统性和完整性，一个完整的基建项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，一般要经过几年时间。现有的归档范围和保管期限表设置了两个二级类目，实际上每个工程的施工单位不同，归档时间也不同，而且同一年度之中可能有几个甚至十几个工程同时竣工归档。《规范》没有明确是应该把各个工程的材料按照要求分别归入同一个二级类目的不同类别中，还是各工程排好序之后依次放入二级类目中。要将每个工程的档案按照设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件分开，把不同工程的同类文件排列在一起，容易造成不同工程材料的混乱交叉甚至错误，也不符合保持档案材料有机联系的原则，而且操作上也是行不通的，因为各工程施工单位不同，同一年中归档时间也不同，不可能把所有的基建档案收齐之后再排架。笔者认为：除了前期工程文件按文件生成年度归档外，其他属于施工单位的材料让各个工程独立为序，采用不同的二级类目编号来区别，这样也便于不同工程的附属工程如环境工程、装饰工程等档案插入，使同一工程的档案材料更加完整有序，便于查询和销毁。

为便于管理同一工程的档案，在归档范围和保管期限表内也需要做一些调整：第一，凡与工程项目前期工作相关的建设方材料，除“可行性研究”外一律归入综合类，如立项批复，因为有时几个工程的立项批复在同一份文件中，若放入不同工程中会造成重复，放入一个工程中又不便于查询；第二，设计基础主要是针对地形、地质的勘测，这些材料不仅对该项工程有利用价值，就是该建筑物不存在了，以后在该地块上修建其他建筑物的时候这些档案同样有利用价值，所以应把设计基础方面的材料归入综合类中；第三，征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议、产权证书也应放入综合类中去，这部分工作属于基建工程的前期准备阶段，而且在建筑物灭失后仍有相当高的经济价值，放在工程档案中不便于重点保管。这样一来，需要永久保存的档案材料都归入综合类，一旦建筑物灭失，该工程的施工档案就可以整套提出销毁，而不会涉及到档案的重新编号和重新排序。

任何事物都是发展变化着的，作为档案工作人员，也需要与时俱进，顺应档案工作的发展潮流，以上所述，都是结合实际工作中发现的问题而产生的一些改革设想，以期抛砖引玉，尽快促成高等学校档案归档范围和保管期限表的重新设置，更有利于档案工作的标准化和规范化，使档案工作能为学校、为社会提供更高效的服务。

4.社区文书档案归档范围和保管期限 篇四

办公室

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级来文

1.1针对本院的指示、批示、通知、批复、通报等

1.2非直属上级机关颁发的针对本院主管业务并要贯彻执行的文件

1.3与教学科研有关的方针、政策性、法规性文件 本院党代会文件材料

2.1通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、光盘、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；

候选人登记表和情况介绍；选举结果和上级批复、会议简报等

2.2提案；大会计划、大会选举办法、小组会议记录等

2.3讨论未通过的文件、参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

本院教代会文件材料

3.1大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、光盘、大会主席团、秘书长和代表、列席代 表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果、讨

论通过的文件和上级批复等

3.2提案及办理情况；会议简报

3.3会议情况、反映记录、小组会议记录等

3.4讨论未通过的文件、参考文件；工作人员名单；工作证；代表证；

列席证及选票式样

本院党委常委会、党委扩大会、党政联席会、分党委（党总支、直属 党支部）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件

4.1记录、纪要

4.2会议讨论的文件

4.3讨论未通过的文件

永久 永久 30年 永久 30年 10年 永久

永久

30年 10年

永久

永久

10年

院长办公会议、院专题会议文件材料

5.1请示、批复、通知、参会人员名单、会议日程、议题、报告、讲话、总结、决定、会议记录、纪要

永久 5.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年 6 院领导民主生活会有关材料

6.1召开民主生活会通知

6.2个人发言材料 全院性会议、座谈会的文件材料

7.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、会议记录、纪要及讨论通过的文件

7.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 办公室日常工作形成的文件材料

8.1上级部门、上级领导检查、视察、调研学院工作形成的材料

8.1.1重要的8.1.2一般的 8.2上级党组织有关本院党的建设的文件材料

8.3上级召开的会议材料

8.3.1本院领导在会上的发言稿

8.3.2会议报告、总结、决议、简报等文件

8.4学院及党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

8.4.1重要的 8.4.2一般的8.5学院评估工作的材料

8.6本院体制改革、重要的规定、报告、全院性的规章制度

8.7本院向上级部门的请示与上级部门的批复、批示

8.7.1重要问题的8.7.2一般问题的8.8本院与上级有关领导、著名人士的来往函、电、信等

8.9学院的教育事业规划、计划、纲要材料

8.10学院大事记

永久 永久

永久 30年 永久 30年 永久 永久 30年

永久 30年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久

8.11院各单位的请示及学院的批复

8.11.1重要的永久 8.11.2一般的30年 8.12本院工作简报、信息、动态、快讯等

永久 8.13学年报表及综合统计、年鉴

永久 8.14党委常委名单

8.15学院机构成立、调整、领导小组组成人员名单

8.16全院性工作的调查材料和经验总结

8.17学院党委、行政、学期工作计划、报告、总结、综合统计材料

8.18与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料

8.18.1重要的8.18.2一般的8.19本院处理群众来信来访的文件材料

8.19.1有领导重要批示和处理结果的8.19.2其他有处理结果的8.20院领导在院内外会议、学院重大活动中的讲话稿

8.21学院启用印章的文件及印模、院徽的审批、办理和发放工作

8.22本院大事记、历史沿革、情况介绍材料

8.23院史工作重要材料

8.24院庆活动材料、照片、剪报

8.24.1重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题词和著名人士活动

情况及有关文件、总结、学术报告会材料

8.24.2各种邀请书、贺电、贺信、纪念品清册

8.25重要的电话记录、电传、传真稿

8.26本院承办的省级以上的会议材料

8.27学院节假日、一般行政事项的通知文件

8.28各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料

8.29新成立的临时机构所形成的文件

8.30学院办公室和以上的工作计划、总结、大事记、统计材料

8.31院党政公文的批阅和催查办工作

永久 永久 永久 永久 永久 10年 永久 30年 永久 永久 永久 永久

永久 30年 30年 30年 10年 10年 30年 永久 30年

8.32收发文登记本

永久 8.33学院办公室车辆管理工作制度及购车的请示、批复

30年 9 学院办公室牵头组织的重大专题活动产生的材料

永久 10 保密、机要、信息、秘书的工作制度、指令性通知、工作总结和汇报

年

11本院计划生育工作文件及领取独生子女证（费）名册

30年

3本院事业总体发展规划纲要、专项规划、报告

永久 本院专题研究的决定、报告、总结、调查材料

永久 15 供领导决策参考材料

30年 16本院高教研究的决定、报告、总结、调查材料

30年 17本办和以上的计划、总结、统计材料

永久

党务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 纪委办

1.1 上级机关与本机关关于党风、党纪教育、廉政建设的通知、意见

1.1.1上级机关颁发的具有方针政策性、法规性的命令、决定、条例、规定、办法等文件材料

永久 1.1.2本机关制发的文件材料

永久 1.2 向上级纪委及院党委的请示、报告及批复等

永久 1.3 纪委工作和以上的计划、总结及统计报表

永久 1.4 党员干部违纪、违法案件和其他案件的受理、调查、核定、审理

和提出处理意见的文件材料

1.4.1受到警告（不含）以上处分的永久 1.4.2受到警告处分的 30年 1.4.3调查结论查无证据的 30年

1.5 纪检工作规章制度

30年 1.6 处理来信来访的文件材料

1.6.1有领导重要批示和处理结果的 永久 1.6.2 其他有处理结果的30年 1.7 表彰清正廉洁的党员干部文件材料

永久 1.8 纪委委员、常委会议记录及纪要

永久 2 监察处、审计处

2.1 上级有关本院监察、审计工作的通知、批复

永久 2.2 本院监察、审计工作方面的规章制度、通知

永久 2.3 监察、审计工作和以上的计划、总结、重要会议记录

永久 2.4 监察、审计工作的案件或问题的查处、立案报告、调查材料、依据材料

30年 2.5 审计通知书、述职报告、审计工作底稿、审计证据、审计报告

永久 2.6 审计调查资料、调查报告

永久 2.7 审计工作统计年报及重要报表

永久

党务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级组织部门有关组织工作、党院工作的重要文件

永久 2 组织工作、党院工作和以上的计划、总结

永久 3 本院组织工作、党院工作的通知、决定、报告

3.1重要的 30年 3.2一般的 10年 4 本院基层党组织机构、分党院设置、变动的报告、通知、决定、批复

永久 5 院党委，分党委、党总支换届改选报告、审批材料、批复等有关材料

永久 6 所管辖的干部名册、党员名册

永久 7 省委、省政府、省委教育工委等关于学院领导及处级干部任免或批复材料

永久 8 干部管理、培养、选拔、考核、任免、调动、离休干部管理的报告、通知、决定、批复等材料

永久 9 对省级以上优秀人才、专家服务团成员、挂职干部的选拔、使用和管理材料 30年 10 干部考察谈话记录（10年内保存本部门，10年后归档案馆保存）

永

久 处级以上领导干部民主生活会议记录和个人发言材料

30年 12 干部审查及因公出国(境)人员的政审材料

永久 13 领导干部个人有关事项报告表、配偶及子女均已移居国（境）外的人员

有关情况报告表及变动报告表（由组织部专柜保管）

30年 14 干部培训的学员鉴定表、考评表等材料

（归入个人档案的保管期限为永久，工作材料保管期限为30年）

年 审批发展党员材料、发展新党员名册、预备党员转正名单及延期、取

消预备党员资格材料

永久 16 党员因私出境保留、停止、恢复党籍的相关材料

永久 院级以上“一先两优”评选材料

永久 18 党费收缴使用和管理情况等有关材料、党内统计汇总材料

永久 党员组织关系转出、转入介绍信存根

永久 入党积极分子和党员（含预备党员）培训考核成绩等有关材料

（归入个人档案的保管期限为永久，工作材料保管期限为10年）

10年

党务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级关于精神文明建设及宣传思想工作的指示、意见、通知

永久 2 宣传工作和精神文明工作和以上的工作计划、总结

永久 3 本院院报及院领导修改、撰写的重要原稿

永久 4 反映本院重大活动和重要报道的简报及图表

永久 5 宣传部开展理论学习教育活动的决定、通知、总结

30年 6 宣传部组织开展学院舆论宣传工作，管理院报、院内广播、宣传橱窗、阅报栏等宣传舆论阵地等各种宣传教育活动的有关材料

30年 7 宣传部（文明办）牵头开展的重大活动的通知和有关材料

30年 8 有关宣传思想工作阶段性的指导意见和安排

10年 9 公费报纸的订阅和管理工作形成的有关材料

10年 10 精神文明建设调研活动形成的材料

30年 11 精神文明建设的有关请示、通知、报告、决定、纪要

30年 12 精神文明建设的简报、情况反映、信息、图册

10年 13 领导重要批示和处理结果

永久 14 反映我院重要工作活动的新闻报道、照片

永久

党务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级关于统战工作的文件

1.1 重要的 永久 1.2 一般的 30年或 10年 2 统战工作（含省政协委员小组）和以上的计划、总结、工作要点

永久 3 有关统战工作的决定、报告

30年 4 统战工作相关规章制度

永久 5 统战工作会议记录（含情况通报会、各类座谈会）等

永久 6 先进集体、先进个人事迹材料及审批表、表彰先进材料

30年 7 社情民意信息反映及建言献策有关材料（含各级人士政协议案、建议、提案及回复件）

7.1 重要的 永久 7.2 一般的10年 8 本院各级人大代表、政协委员、党外代表人士名册及新加入成员审批材料等

永久 9 各民主党派、统战团体和无党派人士联谊会成员名册及新加入成员审批表

30年 10 各民主党派、统战团体和无党派人士联谊会换届材料及新当选班子成员名单

永久 11 院领导联系统一战线代表人士名单

10年 12 统一战线各组织重大活动有关材料（含信息报道）

10年 13 统计报表

永久 统一战线成员培训材料

30年

学生事务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级对本院学生思想政治教育工作、学生管理工作、心理健康教育

工作、助学工作、毕业生就业等工作的通知、决定、指示、批复

30年 2 本院学生思想政治教育工作、学生管理工作、心理健康教育工作、助学工作、毕业生就业工作等的规章制度、通知、意见

30年 3 本部门工作计划、总结、报告、重要统计等

永久 4 辅导员队伍的教育、培训、管理等文件

永久 5 学生奖励材料（各类奖学金、三好学生标兵、三好学生、优秀学生

干部、先进班级、优秀毕业生等的名单及审批表）

永久 6 学生处分的决定（警告、严重警告、记过、留院察看、解除留院察

看、开除学籍等）

永久 7 国家奖学金、国家励志奖学金等各类奖助学金的名单及审批表

永久 8 各系毕业生简明情况表、登记表

永久 9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

关工委

序号

类

目

名

称

保管期限 1.关心下一代工作委员会规章制度、工作条例

永久 2.工作计划、总结

永久 3.关心下一代工作委员会机构名单

30年 4.学院关心下一代工作会议材料

30年 5.关心下一代工作专题活动材料

30年 6.工作简报

30年

安全事务部、校区管理办

序号

类

目

名

称

保管期限 1 武装部

1.1 上级对本院武装、人防、民兵、征兵、军训工作的通知、批复

30年 1.2 本院武装部规章制度

30年 1.3 及以上工作计划、总结、调查报告

永久 1.4 武装部军训文件材料

10年 1.5 入伍、退伍军人（学生）、军烈属名册和登记表

永久 2 保卫处

2.1 上级对本院保卫工作的通知、批复

30年 2.2 院园治安、消防、交通管理、政保等的通知、规定

10年 2.3 及以上的工作计划、总结、报告、调查资料、统计报表

永久 2.4 本院保卫工作方面的规章制度

30年 2.5 有关安全保卫工作会议纪要、保卫工作简报

10年 2.6 本院师生员工案件材料

30年

2.7 教职工出入境材料

30年 2.8 上级部门给予保卫或个人立功、表彰的材料

30年

工会

序号

类

目

名

称

保管期限 1 工会工作和以上的计划、总结

永久 2 工代会、教代会材料

2.1请示、通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会议程、讨论通过的文件等文件材料

永久 2.2 会议记录、纪要、照片

永久 2.3筹备工作、选举过程中形成的文件等文件材料

30年 2.4讨论未通过的文件

10年 3 表彰工会系统先进集体个人的材料、名单

永久 4 工会工作的通知、决定、报告4、1重要的永久 4、2一般的 10年 5 开展捐赠、慰问活动的文件材料

10年 6 院一级工会干部名册

永久 7 工会经费的使用和管理工作有关材料

30年

团委

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级机关对本院共青团工作批示、指示

永久 2 本院团代会、学代会材料

2.1请示、通知、名单、议程、工作报告、决议、选举结果、讨论通过的文件、领导讲话稿、大会发言

永久 2.2 会议记录、纪要、照片、光盘

永久 2.3筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料

30年 2.4讨论未通过的文件

10年 3 团委工作和以上的计划、报告、总结及规章制度

永久 4 团委、分团委、主要团学干部任免通知

30年 5 表彰和奖励先进团支部、优秀团员文件及上报材料

永久 6 处分团员的文件及复查材料

6.1受到警告（不含）以上处分的永久 6.2受到警告处分的30年 7 批准入团、离团材料及名单

30年 8 团委会议纪要

永久

各分团委召开团代会的报告、批复

永久 10 院团委组织开展的各种活动的有关材料

10.1重要的 永久 10.2一般的 30年 11 团员名册、团组织关系的介绍信及存根

永久 12 院级学生会、社团活动有关材料

30年 13 团学快讯等材料

永久 14 团组织、团专职干部统计年报

永久

文化寻根办公室

序号

类

目

名

称

保管期限 1 院友总会工作计划、总结

永久 2 院友活动大事记

永久 3 院友名录

永久 4 《院友通讯》

永久 5 院友重要活动材料

5.1院领导慰问各地院友活动的有关材料

30年 5.2院友来访活动的有关材料

30年 6 院庆活动的材料、照片、剪报

6.1重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题词和著名人士活动

情况及有关文件、总结、学术报告会材料

永久 6.2各种邀请书、贺电、贺信、纪念品清册

30年 6.3各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料

10年 7 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久

人力资源部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 办公室

1.1上级下达的有关本院人事工作的通知、批复

永久 1.2本院有关人事工作规章制度

永久 1.3人事处对外开的证明材料

30年 1.4人事处工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

永久 1.5人事处大事记

永久 1.6学年聘任考核的通知

永久 1.7院内机构设置、变化及有关人员编制的文件材料

永久 1.8人事统计报表

永久 2 人事科

2.1教职工辞职、解聘等的通知

永久 2.2关于教职工定科员、办事员的通知

永久 2.3 教职工处分的决定及复查、撤销处分的材料

2.3.1 受到警告（不含）以上处分的永久 2.3.2 受到警告处分的30年 2.4人事规范政策性文件

30年 2.5人事有关问题向上级的请示、报告

永久 2.6退伍军人安置的协议、报告、批复、名单等

永久 2.7教职工调配、调令、工资转移单和行政介绍信、调出人员

介绍信存根、报到证、《福建省事业单位工作人员登记表》等

永久 2.8教职工院内调动材料

2.9有关招聘工作的报告、批复等材料

工资科

3.1有关工资、奖励等规定、办法

3.2教职工工资评定、调整等通知、批复

3.3教职工死亡善后处理的通知

3.4教职工劳动福利及工伤、残的规定、通知

3.5劳动工资报表

3.6全院岗位津贴的审核报告单

3.7教职工离退休的通知

3.8教职工退休后重新工作的材料

3.9招聘人员名单及临时工管理材料 师资科

4.1师资管理工作和以上的计划、总结

4.2师资培养、管理有关规定

4.3教师进修、访问、出国留学、援外、考察等有关材料

4.3.1签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要、请示、批复等

4.3.2出国审批手续、执行日程、考察报告

4.4高院教师资格认定、主讲教师资格认定相关材料、名册

4.5青年教师岗前培训相关材料及名册

4.6各类骨干教师、专家、人才推荐、评优评先考核及管理工作相关材料

4.7师资会议材料

4.8聘请兼职、荣誉、客座教授等聘书复印件

4.9教职工奖励、教职工先进集体和个人表彰的通知、决定文件材料 专技科

30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 30年 永久 30年 永久 永久 30年 永久 30年 永久 10年 30年 永久

5.1职称评审工作安排和有关问题的通知

永久 5.2职改领导小组、学科组、评委会组成人选的通知

永久 5.3专业技术职务任职资格确认的通知、请示、批复及审批表

永久 5.4向上级主管部门的请示及批复

永久

5.5上级主管部门职改工作计划的通知

10年 5.6上级主管部门关于职改政策调整的通知

永久 5.7学院关于职改政策调整的通知

30年 6 博士后管理办公室

6.1 博士后申请表

永久 6.2 博士后研究人员工作期满登记表

永久 6.3 博士后录取通知书、博士后证书（复印件）

永久

教务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1

办公室

1.1上级下达的有关教学工作的文件材料

30年 1.1.1普发文件

30年 1.1.2针对本院的文件

永久 1.2学院有关教学工作的请示和上级的批复、函件

永久 1.3和以上的工作计划、总结和教学管理制度

永久 1.4会议记录及重要电话记录

永久 1.5成人高等教育学士学位证书发放登记表

永久 2 教学管理科

2.1院教学工作委员会有关材料

永久 2.2本科人才培养方案指导意见

永久 2.3各学年本科人才培养方案

永久 2.4本科教学改革有关文件

30年 2.5本科教学改革项目申报、评审、立项材料

30年 2.6新增本科专业论证、申报材料

永久 2.7增列学士学位授权专业申报材料

永久 2.8本科教学质量与教学改革工程项目申报、评审、推荐材料

2.8.1特色专业项目申报、评审、推荐材料

30年 2.8.2精品课程项目申报、评审、推荐材料

30年 2.8.3教学名师项目申报、评审、推荐材料

30年 2.8.4教学团队项目申报、评审、推荐材料

30年 2.8.5人才培养模式创新实验区项目申报、评审、推荐材料

30年 2.9国家人才培养基地建设和管理有关材料

2.10本科教学工作月报告

2.11本科教学成果奖相关材料

教务管理科

3.1补办毕业证明书的审批材料

3.2学生学籍变更的申请报告、审批材料（休学、复学、重新编级、转专业、转学、退学）

3.3有关学位工作文件材料

3.3.1学院学位委员会授予本科学位审批文件材料

3.3.2学士学位授予名单、未获得学士学位名单

3.3.3本院学位评定条例

3.3.4上级有关学位工作文件材料

3.4在院学生名册

3.5院历

3.6本科生、专科生毕业证书发放登记表

3.7全省高院大学生英语竞赛获奖名单

3.8学生外语等级考试、非计算机专业学生计算机等级联考通过名单

实践教学管理科

4.1上级对基础实验室建设的通知、批复

4.2国家级、省级实验教学示范中心建设、申报材料

4.3学院基础实验室建设规划、建设项目申请、实施、验收的通知、报告

4.4本科实习工作规定、计划、总结

4.5本科教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

4.6本科毕业论文（设计）工作计划、总结

4.7本科毕业论文（设计）题目及成绩分析表、汇总表

永久 永久 30年 永久 30年 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 30年 30年 30年 10年 10年 30年

4.8院级优秀本科毕业论文（设计）及表彰决定

30年 4.9本科生各类竞赛获奖材料

30年 5 教材中心

5.1全院教材建设与教材管理的规章制度

永久 5.2自编、主编教材

永久 5.3各系、各专业使用教材目录

30年 5.4全院全日制本、专科教材评价、评优材料

5.5各系、各专业教材进出仓单，经费结算情况表 教室管理科

6.1全院公共教学楼上课教室安排表（本科）

6.2全院期末考试安排表及考场安排表（本科）

6.3全院教师为本科生上课情况统计表

6.4各学期课程表 教学质量管理科

7.1学院教学检查、评建和教学评估材料

7.1.1教育部本科教学评估材料

7.1.2开展本科教学工作评估的通知

7.1.3本科教学工作评估具体安排

7.1.4本科教学工作评估总结材料

7.2与教学质量相关的各类竞赛的获奖名单

7.3《本科教学工作简报》、《学生教学信息报》

7.4本科教学事故以及学生考试违纪材料

7.5日常教学巡查的记录

7.6公共课程试卷 教师教育办公室

8.1与教师教育相关的各种会议材料

8.2学院与各教育实习基地合作相关材料

8.3教师教育类本科毕业生教师资格认定工作相关材料

8.4学院基础教育改革研究成果

8.5各学科承担基础教育师资培训情况

8.6双专业双学位教育培养相关材料

30年 30年 10年 10年 10年 30年 30年 30年 30年 永久

30年 30年 30年 10年 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久

招生办公室

9.1上级有关招生工作的计划、规定、通知

30年 9.2学院招生工作一般性通知

10年 9.3学院有关招生录取工作的政策性、制度性文件

30年 9.4学院招生计划、招生简章、招生专业简介

30年 9.5新生录取材料及招生花名册

永久 9.6招生宣传、招生工作总结

10年 9.7本院关于新生复查情况、取消或保留入学资格的报告、批复名单及调查材料 30年 9.8学院组织的单独招生考试工作形成的文件材料

30年

科研部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级对本院科技开发、科技成果转化的批示、通知

永久 2 本单位制订有关科技开发管理的各种规定、条例、办法、制度

永久 3 有关科技开发、成果转化的请示、报告、批复

永久 4 与地方政府、部门有关技术合作的合同、协议

4.1重要的 永久 4.2 一般的10年 5 与企业合作技术合同

5.1重要的 永久 5.2一般的 10年 6 科技开发管理和以上的工作计划、总结、统计报表

永久 7 科技信息发布、技术需求发布有关材料

10年 8 横向科技开发情况通报

10年 9 知识产权管理有关申报材料、批件

永久 10 知识产权作价入股管理文件

永久 11 项目申报、进展及结题材料、验收报告、评审鉴定等

10年 12 科研成果汇编

30年

科研部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 各类社科项目下达结题通知等材料

永久 2 成立新的研究机构请示、批复

永久 3 本处工作计划、总结、规章制度

永久 4 科研计划、成果管理文件

30年 5 科研项目获奖情况材料

永久 6 科技项目项目表

永久 7 院科技发展基金资助项目的通知

永久 8 向上级主管部门申请下拨科研经费的请示材料、经费投入报告

30年 9 向上级主管部门推荐申报科研项目、人才基金项目、平台等的函、请示或报告、申请科技项目结题的函

30年 10 教师出席国际学术会议有关文件材料

30年 11 向上级主管部门上报科技成果、科技项目情况汇报

30年 12 承办国际性会议、全国性、省级学术类会议材料

永久 13 知识产权保护材料

30年 14 科普宣传方面的材料

10年 科研成果汇编

30年

国际事务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 办公室日常工作形成的文件材料

1.1上级关于外事工作的重要指示、通知、批复

永久 1.2 学院外事工作和以上的计划、总结

永久 1.3 外事工作数据统计、规章制度、上报材料

永久 1.4外事工作先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

30年 1.5其他重要外事、港澳台事相关文件材料

30年 2 出国（境）管理

2.1出国（境）人员请示、立项报告、申请、出国审批手续、上级批复 的有关文件材料

30年 2.2出国（境）人员、考察报告、访问总结、一般性会谈记录材料

30年 2.3出国（境）管理有关规定、出国（境）人员注意事项、数据统计等文件材料30年 2.4出国（境）人员突发事件的请示、上级批复、执行情况及处理意见等

文件材料

30年 2.5签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等

永久 3 境外人员管理

3.1外国专家、外国教师相关文件材料

30年 3.2境外其他重要党政官员、各界人士来院活动请示、上级批复、总结、考察 报告等文件材料

年

3.3境外人员突发事件的请示、上级批复、执行情况、处理意见等文件材料

30年 3.4授予境外人员荣誉称号请示、获奖证书等有关材料

30年 4 国际合作与会议

4.1中外合作院际交流协议、合同、协议、项目纪要、备忘录的有关材料

永久 4.2国际合作项目的请示、立项报告、数据统计上报、上级批复、执行情况、成果等有关材料

永久 4.3国际会议的请示、立项报告、上级批复、成果等有关材料

永久 4.4 双方互赠的礼品、纪念品目录清单

30年

资产与财务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 本处形成的有关财会业务工作文件材料

1.1通知、规定、办法、实施细则等

永久 1.2来函、复函、请示、批复、通知等文件

30年 1.3本处起草的向上级机关、领导汇报财务工作的文件材料

30年 1.4季度、、专题财务分析

10年 2 上级下达的财务会计工作的规定、通知，领导讲话、会议总结等

30年 3 本院财务、税收管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

永久 4 上级单位下达的各项经费指标的通知

永久 5 部门预算

5.1部门预算编制通知计划等

10年 5.2部门预算批复文件

30年 6 结算中心业务工作中形成的文件材料

6.1贷款合同书、报告、借款凭证

30年 6.2开户申请书、报告

10年 7 财会档案移交保管清册、销毁清册

永久

资产与财务部

序号

类

目

名

称

保管期限 1 学院产业发展规划、产业政策及产业管理规定、条例、办法

30年 2 产业重要管理问题的请示、报告及上级机关的批复、批示

永久 3 重要国有资产管理文件材料

永久 4 土地、房产、仪器设备、家具管理的规章制度

30年 5 本处和以上的工作计划、报告、总结

30年 6 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）

30年 上级或主管领导批复和准购请示

30年 8 办公设备、家具等财产登记簿及报废处置凭证

15年 9 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

30年 10 本院仪器、设备业务工作的综合性统计材料

30年 11 关于学院地界、产权凭证材料（包括土地证、房产证及土地、房产产权登记或变更登记等材料）

永久 12 国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的

全套随机技术文件以及在验收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料

30年 13 进口设备采购过程中有关的技术商务文件

30年 14 相关资（房）产调剂、转让、租赁、承包文件、合同及协议等

30年 15 各类产权纠纷处理材料

30年 16 招投标文件材料、采购合同、验收等有关文件材料

15年 17 院名、院誉等商标注册资料

永久 18 非转经项目审批报告等材料

30年 19 企业经营性资产投资、变更审批、管理、验收材料

永久 20 企业新产品开发和技术改造项目审批、管理、验收材料

永久 21 企业注册、变更、注销报告、审批材料

永久 22 重要事务协调会会议纪要

永久

安全事务部、校区管理办

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级对本院有关后勤工作批示、通知

永久 2 工作计划、总结、报告、调查材料

永久 3 后勤工作的各项规章制度及材料

30年 4 维修、改造、二次装修合同、协议；招标文件等材料

4.1公有住房管理规定、租用合同、协议及文件材料

永久 4.2与服务单位签订的后勤保障服务协议（视有效期定）

10年 5 公有住房产权登记

永久 6 办公家俱报废、调拨报告、批复及资产统计材料

永久

安全事务部、校区管理办

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级有关基建工作的通知、规定、批复、会议纪要

永久 2 工程管理的材料

2.1 新建房屋的请示、立项报告

永久 2.2 申请开工项目的请示

永久 2.3 委托设计的函

30年 2.4 房屋改建、扩建的报告

30年 2.5 代表学院签订的承包合同

永久 2.6 院区规划调整的申请报告

30年 2.7 道路改造的申请报告

30年 2.8 基建用地的征用

永久 2.9 建设项目选址的请示

30年 2.10委托房屋拆迁、补偿、村民安置的报告

30年 2.11新建、改建项目固定资产交付使用的请示

30年 2.12保修期内的基建维修材料

10年 2.13审核反馈意见的报告、函

30年 3 行政管理材料

3.1 基建工作规章制度

永久

3.2 本院基建计划、规划、投资计划、预决算、基建年报表

永久

3.3 基建处和以上的工作计划、总结

永久 3.4 基建工作会议纪要

30年 4 全院性基建总体规划、设计总平面图

永久 5 管综图（水、电、弱电）

永久 6 与村民签定的征地补偿协议

永久 7 新建房屋及景观工程全景照片（含电子版照片）

永久

图书馆

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级对本院图书馆工作的通知、批示

永久 2 上级有关图书馆工作的文件

30年 3 图书馆工作规章制度、规定、条例

永久 4 图书馆工作和以上的计划、总结、报告

永久 5 图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永久 6 图书馆与院外交流的有关材料

30年 7 图书馆会议记录

30年 8 本院定购书、刊的计划、报告、批复

30年 9 图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册

永久 10 大事记

永久 11 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

档案馆

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级机关有关我院档案工作的通知、批示

永久 2 我院档案工作各项规章制度

永久 3 我院档案工作计划、报告、总结、请示与批复

永久 4 我院档案工作概况、发展规划、藏品目录、重要统计

永久 5 编研成果及出版物

永久 6 档案销毁报告及销毁清册

永久 7 档案馆指南、全宗介绍

永久 8 档案馆与院外交流有关材料

30年 9 分管档案工作领导及兼职档案员名单

30年 10 各单位文件材料归档清册

永久 11 档案借阅、利用登记簿、各类证明存根

30年 12干部人事档案转入、转出登记册等

永久 13干部人事档案缺失登记册、收集零星材料登记册

30年 14 其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物

永久

各中心

序号

类

目

名

称

保管期限 1 上级部门、上级领导检查、视察本中心工作形成的材料

永久 本中心牵头组织的重要专题活动产生的材料

永久 3 工作计划、总结、规章制度

永久 4 会议记录、纪要、简报

30年 5 人事任免职的通知

永久 6 表彰先进集体、先进个人的决定

永久 7 财务工作报告

30年 8 与国内单位协作的材料

30年 9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年 10 有关现代教育的技术资料、图纸等材料（限现代教育技术中心）

永久或30年 11 院院网建设的技术资料、图纸等材料（限现代教育技术中心）

永久或30年 12 各类培训班的名单、培训成绩、培训教材（限高师培训中心）

30年

各系

序号

类

目

名

称

保管期限

1、日常工作中形成的文件材料

1.1上级部门、上级领导检查、视察本系工作形成的材料

永久

1.2本系牵头组织的重要专题活动产生的材料

永久 1.3工作计划、总结、规章制度

永久 1.4系人事任免职的通知

永久 1.5系表彰先进集体、先进个人的决定

永久 1.6财务工作报告

30年 1.7岗位聘任、教学管理方面的通知、决定

30年 1.8系成立、调整领导小组组成人员名单

永久 1.9迎新工作、毕业生工作的安排通知

10年 1.10院庆、院友工作的文件材料

10年 1.11其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料

永久或30年

2、教学工作

2.1新生入学登记表

永久 2.2学生学籍卡片

永久 2.3学生成绩总册

永久 2.4学生处分的报告、决定

2.4.1受到警告(不含)以上处分的 永久 2.4.2受到警告处分的 30年 2.5 教学管理方面的通知、决定

30年 2.6毕业生合影照片（含电子版照片）

永久 2.7毕业生个人证件照片（与毕业证书同一底版）

永久 2.8毕业生纪念册

永久

3、系教代会、工代会材料

3.1 请示、通知、议程、决议、总结、主席团、代表名单、工作报告、3.2 提案及办理情况，会议简报，会议记录、纪要、照片、光盘

永久 3.3 筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料

30年 3.4 讨论未通过的文件

10年 领导讲话、候选人情况介绍、讨论通过的文件、选举结果和上次批复

永久

存系教学类档案

序号

类

目

名

称

保管期限 1 本科生毕业论文及评审意见

30年 2 课堂教学材料、课程进度表

10年 3 教师任课安排、教案

30年 4 优秀实习报告

10年 5 本专业教学检查、调查材料及总结

10年 6 教师工作量核算、登记材料

5.社区文书档案归档范围和保管期限 篇五

一、永久保管期限

（一）本单位文件材料

1、总结类（记录反映单位一年工作情况历史凭证）： ⑴工作总结（每年县委办政府办及上级主管部门都要求报）。

⑵党（委、组、总）支部工作总结（每年都报组织部、机关党委）。⑶本单位几个主要业务工作的方案和总结汇报（每开展活动后上级主管部门都要求汇报）。

⑷年鉴（每年都报县志办）。

⑸单位大事记、历史沿革（每年县委办和档案局都要求撰写）。⑹领导班子及成员述职述廉报告（每年组织部和纪委都要求报）。⑺统计报表（业务主管部门每年都要求报送）。

2、花名册类（涉及人的历史身份证明之用）： ⑴干部职工花名册（每年都报县人事局和组织部），⑵党团员工会花名册（每年都报机关党委、团县委）。⑶干部任免审批表（每年都报组织部）。

3、重要会议材料类：

⑴会议纪录、会议纪要（反映单位是否开展思想政治业务学习教育、是否执行民主集中制度问题，每年绩效考评都检查的项目）。

⑵单位主要会议及县委县政府召开属于主管业务的领导讲话稿、会议方案、议程日程安排、会议总结等会议材料。

4、重要活动材料。年内开展几个重要活动方案、总结。

5、本单位下发重要红头文件（部署主要业务、领导工作分工、任免下级干部等）。

6、向县委县政府及上级主管部门报送的主要业务请示及批复。

7、对下级重要问题请示的批复。

8、与外单位鉴定重要协议（合同）书。

6.社区文书档案归档范围和保管期限 篇六

保管期限表

一、文书材料归档范围与文书档案保管期限表

（一）党支部

1.成立支委会的报告、批复及启用党支部印信的通知、印模式样（永久）2.校党支部工作计划、总结、会议活动记录（永久）3.校党支委员会会议记录、发言、纪要、决议

（1）党支委员扩大会、党政联席会、党支部民主生活会（永久）（2）党支部召开的一般的、专题性的工作会议（30年）4.上级党组织关于本校党支部换届选举结果、组织机构设置、调整、干部 任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）5.校党支部发布的决定、规定、规章制度

（1）全局性、综合性的需要长期贯彻执行的（永久）（2）专题性的只需短期贯彻执行的（10年）6.校党支部成员分工、党员花名册、组织统计年报（永久）7.校党组织关系转入、转出介绍信、存根及党员党费管理材料（永久）

8.上级党组织关于本校发展新党员、预备党员转正、党员退党的通知书（永久）9.上级党组织关于本校先进集体、个人表彰的决定、通知

（1）市级及上的（永久）（2）市级以下的（30年）

10.上级党组织、本校党支部关于党员违纪处分的决定、通报、审查材料

（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）

11．上级党组织与本校签订党风廉政、综合治理、计划生育目标管理责任书

（30年）

12.本校党支部办理的群众来信、来访及处理材料（30年）13.本校党支部组织的各类庆祝、纪念、学习活动材料

（1）表彰、评比结果等（30年）（2）活动通知、安排等过程材料（10年）14.本校新党员发展计划、党员目标管理、民主评议汇报、总结

（30年）

15.本校党支部情况反映、工作简报等（10年）16.本校党风廉政建设、党纪宣传教育工作报告、总结等材料（30年）17.上级党组织关于党的组织建设、党员管理、纪检、监察、信访、宣传、统战、综合治理、民主党派工作方面的政策性文件材料

（10年）

18.上级党委领导检查、视察本校形成的文件材料

（1）省部级(含)以上的（永久）（2）省部级以下的（30年）

（二）办公室

1.学校工作计划、总结（永久）2.学校校长办公会议、行政会议、纪要（永久）3.校专题工作会议工作记录、决定、纪要或通过的文件材料

（30年）4.校行政管理规章制度、政策性文件

（1）有关学校主要职能工作全局性、综合性的需要长期贯彻执行的

（永久）

（2）专题性的只需短期贯彻执行的（10年）5.本校机构设置、人员编制、干部任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）6.本校教育事业改革、发展规划、计划、方案及上级批复（永久）7.本校教育事业、人事、劳动工资、专技人员、职务、档案等报 表、各类人员变动情况表（永久）8.本校法人报告书、法人变更登记书（永久）9.本校20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证资格证等 的审批、管理文件材料（永久）10.本校20年以下10（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料（30年）11.本校10年以下有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的 审批、管理文件材料（10年）12.本校全校教职工花名册、退休人员花名册（）（永久）

13.本校与有关单位签订的合同、协议书、意向书、备忘录等文件材料（1）重要的（永久）（2）一般的（10年）14.本校教职工调动材料

(1)调进调出工作介绍信、工资关系介绍信及存根(永久)（2）借调合同、协议（永久）15.本校教职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离职、解除（终止）聘用关系、停薪留职、离退休、死亡、伤残、丧葬费、抚恤

金审批表、合同、协议、证明（永久）16.本校全员聘用合同鉴定材料

（1）本校与教职工签订的事业单位聘用书（大合同）、鉴证名册、变更汇总

（永久）

（2）本校与教职工签订的单位岗位聘用合同书（小合同）（10年）（3）本校与临时签订的经劳动部门签证的聘用、劳动合同书（30年）17.本校校长及教职工考核表、州级、校级考核优秀通报

(永久）18.州职改办等部门关于本校教职工的职称任职资格、聘任批复、专业技术考核 登记表、各类上岗证资格认定等材料（永久）19.本校评选各种先进集体、先进个人材料

（永久）

20.本校人事考核、职称评审工作通知、安排、指标、统计表等过程材料

（10年）

21.本校大事记、年鉴、组织机构沿革、历届校领导人员一览表、校史、校志、成果汇编（永久）22.本校教师各级各类获奖通知、获奖证书、申报表、发表论文证书、论文复印件及统计表（永久）23.本校助残日、周年校庆材料（永久）

24.本校接受捐赠明细表材料（永久）25.本校接收和发出的贺信、贺电、题词、礼品登记册（30年）26.本校有关问题的请示、报告与上级机关的批复、批示

（1）重要业务问题的（永久）（2）一般业务问题的（30年）27.本校行政办理的群众来信、来访及处理材料（30年）28.本校校级领导在全校师生大会上的讲话稿（永久）29.本校德育、法制、心理健康等专项工作计划、总结（10年）30.本校国旗下讲话、德德育征文、社会实践、环保、心理健康等德育、法制活动的材料（10年）31.本校开学、毕业典礼安排、讲话稿（30年）32.本校家长学校工作计划、总结（30年）33.本校档案、综合治理、爱国卫生、红十字会等工作计划、总结、目标责任书等文件材料（10年）34.本校安全保卫、校园安全、交通安全、消防、人防等工作计划、总结等相关材料（10年）35.有关本校学生医保的材料（10年）36.本校校长任期目标责任书（30年）37.本校与上级部门签订的目标管理责任书（30年）38.本校与各科室签订的目标管理责任书（10年）39.本校校历、月工作安排、作息时间、值班表、统计表

（10年）

40.本校计划生育工作计划、总结、台账、目标管理责任书等文件材料

（10年）

41.上级部门和本校对本校先进集体、个人的表彰决定、通知

（1）市级（州委、州政府）及以上的（永久）（2）州级以下的（30年）42.上级部门及本校对本校学生先进集体、个人的表彰决定以及各级各类竞赛获奖通知

（1）省部级（含）以上的（永久）（2）省部级以下的（30年）43.本校教职工受处分的决定、复查、撤销处分材料

（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）44.本校学生处分、撤销处分决定、登记审核表、检查材料

（1）受到警告（不含）以上处分的（永久）（2）受到警告处分的（30年）45.上级行政部门关于学校行政管理工作方面的政策性文件材料（10年）46.本校各级各类创建、验收评估的申报表、批文、汇报材料等

（1）州级（含）以上的(永久)（2）州级以下的（10年）

47.本校财产物资清单、盘点表、移交清册及其有关的协议合同等凭证

（永久）

48.本校财产物资等公物管理、使用制度办法等文件材料（30年）

49.上级领导来校视察，检查工作中形成的材料、照片及本校专项工作的调查、检查、普查材料

（1）重要的（30年）

（2）一般的（10年）

50.各类报刊登载有关本校情况的通报、报道和上级领导对本校的重要题词

（30年）

51.图书馆书刊登录帐（永久）52.图书工作规章制度（30年）53.图书工作计划、总结（30年）54.医务室工作计划、总结、健康档案、各类报表（30年）

(三)工会

1.本校工会工作计划、总结（永久）2.本校工会工作台账、会议记录（永久）3.上级部门关于本校工会换届选举结果、组织机构设置、调整、干部任免的决定、通知、请示、报告、批复、批示（永久）4.本校教职工代表大会的文件材料

（1）大会的请示、通知、议程、大会组织机构、工作报告、领导讲话稿、重要贺信、贺电、会议简报、选举结果、讨论通过的文件、决议和上级批复（永久）

（2）大会的小组会议记录、提案及办理情况等文件材料（10年）

5.上级部门关于本校工会、计划生育工作先进集体、个人的表彰决定、通知（1）市级（市委、市政府）及以上的（永久）（2）市级以下的（30年）

6.校工会组织开展的各类庆祝、评比通知、安排、成绩统计表（10年）7.本校工会工作管理材料（10年）8.上级部门关于工会工作方面的政策性文件材料（10年）

（四）团队

1.本校团支部工作计划、总结（永久）2.本校团支部会议记录（永久）3.本校少先队工作计划、总结、工作台账、会议记录（30年）4.上级部门关于本校团支部换届选举结果、组织机构设置、调整、干部任免决定、通知、请示、报告、批复（永久）5.本校团干部、团员花名册、组织统计年报（永久）6.本校团组织关系介绍信、存根及图案及变更材料(永久)7.本校团支部批准新团员通知、名单（永久）8.上级团组织关于本校团支部工作先进集体、个人表彰决定

（1）市级（含）及以上的（永久）（2）市级以下的（30年）9.本校新团员发展计划、有关团费收缴使用管理材料（30年）10.本校团支部少先队社会实践活动材料（10年）11.本校团支部、少先队组织开展的各类竞赛、评比活动的通知、成绩、统计

（10年）

12.上级部门关于共青团、少先队工作方面的政策性文件材料（10年）

二、教学文件归档范围与教学档案保管期限表

1.上级教育主管部门下发的课程设置、教学安排、教学管理、政治思想工作等

文件材料

（1）重要的（长期）（2）一般的（短期）2.本校制定的各种教学制度、办法、规定、校历及教育管理办法（长期）3.本校教改方案、汇报课教学教案、教师备课方案（短期）4.本校招生计划、新生录取名册（长期）5.本校学生花名册及变动情况统计（长期）6.本校学生入学通知书存根（长期）7.本校毕业生学籍册（长期）8.本校毕业生花名册及情况统计表（长期）9.本校毕业生毕业证书存根（长期）10.毕业生去向表（按统计）、本校毕业生质量跟踪调查（长期）11.本校学生学籍变动：休学、退学、留级、复学、转学、缀学、开除学籍等材料（长期）12.学生个人档案（永久）

13.本校教学计划、总结课程安排、教师代课一览表、班级课程表

（长期）

14.本校各教研组计划、总结（长期）15.本校二课堂计划、总结及活动材料（长期）16.巴州残疾人职业技能培训中心工作计划、总结、汇报材料（长期）17.巴州残疾人职业技能培训中心职业课实施方案、美画、美甲、景泰蓝、玉雕、推拿按摩教学计划、总结及课程表安排（长期）

18.本校各科教学计划、总结（短期）

19.巴州残疾人职业技能培训中心学员花名册、学员登记表、收费登记表

（长期）

20.巴州残疾人职业技能培训中心学员回访（短期）21.本校各科试卷样卷（短期）22.本校各科试卷分析表（短期）23.本校各科总评成绩统计（短期）24.本校新教师培训材料（短期）25.本校各科教师竞赛材料（短期）

26.本校学生参加学校各类文体活动竞赛的材料（短期）

27.本校三好生、优秀班干、团干部、先进集体及各方面获奖名单及典型材料

（长期）

28.本校自编、合编教材、大纲、讲义、典型教案、习题集等（长期）29.本校编辑出版的刊物、校本培训教材（永久）30.各科优秀教案及评课稿（短期）31.教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料(长期)32.教师业务工作材料及个人教学经验总结等材料(长期)33.教师个人教改科研内容及其成果、教学成果等材料(长期)34.本校教师外出讲学、交流教学经验、参加学术活动等材料

（1）市级（含）以上（长期）（2）市级以下（短期）

35.本校各级学科学术带头人、教育教学能手、教坛新秀等骨干教师的申报、评聘、审批材料

（1）州级（含）以上的（永久）（2）州级以下的（长期）36.本校骨干教师培训、攻读硕士、博士学位计划、推荐审批表、录取名单

（长期）37.本校教师攻读硕士、博士学位录取通知书、学位证书（复印件）（永久）

三、人事文件材料归档范围和人事档案保管期限表

1.履历材料、各类人员登记表（永久）2.自传及属于自传性质的材料（永久）3.鉴定、考核、考察材料（永久）4.学历专技职务评聘材料(永久)5.政审材料（永久）6.党团材料（永久）7.奖励材料（永久）8.惩处材料、取消处分和甄别复查材料（永久）9.干部任免材料、工资变动材料、离退休、退职等审批材料（永久）

10.其他可供组织参考的材料（永久）

四、业务考绩文件材料归档范围与业务考绩档案保管期限表

1.历次专业技术评审表（长期）2.学历、学位证书复印件（长期）3.职称资格证书、聘书复印件（长期）

4.教师资格证书、聘书复印件（长期）5.职称计算机合格证（长期）6.普通话证书（长期）7.专业培训证书复印件（长期）8.获奖证书复印件（长期）9.考核表复印件（长期）10.学期考核表（长期）11.教育教学论文鉴定表（长期）12.论文获奖证书复印件（长期）13.论文及证明材料（长期）14.班主任聘任材料（长期）15.公开课材料（长期）16.指导学生竞赛获奖材料（长期）17.指导青年教师成绩（长期）18.教育教学成果材料（长期）19.任职期满考核表（长期）

五、科技文件材料归档范围与保管期限表

（一）基建材料 1.项目依据性材料

包括项目建议书、可行性研究报告、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书及计划任务书等(永久)2.础性材料

包括工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、勘查记录、地质图、化验试验报告、重要土、岩样及说明、地形地貌控制点建筑物、构筑物及设备的安装测量定位、观察记录、水文、气象、地震等其他设计基础材料（永久）3.工程设计材料

包括本校基建平面图、规划图、红线图、建筑物地上、地下管道设计、施工、竣工验收的文字材料、图纸、工程概、预决算（永久）4.工程管理文件

包括征地批准文件、招投标文件、承包合同、施工执照、水、电、气、暖供应协议书、消防、环保、卫生等文件（永久）5.工程施工监理文件

包括土地施工、设备及管线安装、电器仪表安装文件以及工程进度、工艺、技术质量、建筑材料质量鉴定、工程质量检查等监理文件（永久）6.工程竣工文件

包括全部竣工图、项目竣工验收报告、项目质量评审材料、竣工验收会议决议文件（永久）7.项目基本建设维修改造文件（永久）

（二）设备档案

1.本校各种贵重教学仪器设备随机文件（设备出厂合格证、图纸、安装说明书、操作使用手册、启动程序光盘、保修卡、质保书等）安装调试报告、维修记录

（长期）

2.设备开箱、测绘、安装调试、性能鉴定、验收记录（长期）3.设备维修文件材料（长期）

六、会计文件材料归档范围与保管期限表

（一）会计凭证类

1.原始凭证（15年）2.记账凭证（15年）3.汇总凭证（15年）

（二）会计账簿类

4.日记账（15年）5.总账（15年）6.明细账、分户账或登记薄（15年）7.现金出纳帐、银行存款帐（25年）

（三）财务报告类

8.预算、决算报表

（永久）

（四）其他类

9.会计移交清册（15年）10.会计档案保管清册（永久）11.会计档案销毁清册（永久）

七、声像档案

1.记录学校党政工团活动、教育教学活动、上级领导、外宾、兄弟学校、社会各界友好人士来访活动、各级各类创建活动等学校重大活动的录音带、录像带、照片（永久）2.木校在教学、科研等活动中产生的照片、录音带、录像带、幻灯片

（30年）

3.学校信息中心、校园网管理软件、档案管理软件、人事管理软件、教学管理软件、财务管理软件等学校专用管理软件的数据备份光盘

（永久）

八、实物文件材料归档范围与实物档案保管期限表

1、上级政府部门、教育部门、各主管部门授予学校集体、学生集体的各级各类荣誉证书、奖牌、奖杯

（1）州级（州委、州政府）以上的（永久）（2）州级以下的（30年）2.本校法人、组织机构、房产、土地、办学、培训、卫生医疗、银行、工商、税务、收费等有效许可证、代码证、执照、资质证、资格证

7.机关文书档案保管期限规定等 篇七

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（简称《规定》）将文书档案的保管期限划定为永久和定期，定期又实行“标时法”，分为30年、10年两种年限。“标时法”的应用使归档工作能够更准确判定档案材料的保存年限，避免了过去笼统将“16～50年”保存的档案材料均划作“长期”，致使只需保存20年的材料必须到其保存50年后才能鉴定销毁的尴尬。

划分机关文书档案保管期限应把握哪些原则？

（一）永久

凡反映本机关主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保管。

永久保管的文书档案主要包括：

1、本机关制度的法规政策性文件材料；

2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；

5、本机关机构演变、任职任免等文件材料；

6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

（二）定期

凡是反映本机关一般工作活动，在一段时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。定期又分为“30年”和“10年”

“30年”保管的文书档案主要包括：

1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

4、本机关关于一般性问题的请示与上级机关批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

5、下级机关报送的重大问题专题报告等。

“10年”保管的文书档案主要包括：

1、本机关一般性事务性管理文件材料；

2、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

3、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

4、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

5、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计等文件材料，列为10年保管。

如何理解文书档案保管期限的分析方法？

（一）分析归档文件的责任者

1、分析归档文件是本机关（本系统）责任者还是外机关（外系统）责任者。在相同内容、相同文种的情况下，本机关（本系统）形成的本专业文件材料比外机关（外系统）形成的本专业文件材料至少要长一个档次。

2、分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。

3、分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限，如本机关是协办机关，则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。

4.分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况，此时保管期限应从长。

（二）分析归档文件的形式

归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。

1、分析归档文件的文种。决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长。

2、分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。

3、分析归档文件的外形特点。有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。

（三）分析归档文件的内容

分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。

1、分析归档文件是否体现机关主要职能。归档文件的内容是否为本机关主要任务、主要工作、中心工作、主要活动、主要工作事项，其内容是否具有典型性。

2、分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。归档文件是否反映本机关辖内工作全貌、本机关工作状况、工作水平、工作规模、工作变化、工作发展、较长时间的工作情况。

3、分析归档文件是否反映本机关的经济关系。价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长。