公司印信管理办法

公司印信管理办法

1.公司印信管理办法 篇一

印信管理使用制度总则

1.1 为规范公司印信使用标准，提升公司外部形象，特制度本制度。

1.2印信指的是印章、介绍信和各种见证。印信管理工作包括管理印章的制发、使用、保管等，以及对介绍信、工作证等的管理。公司的印章和介绍信等是公司对外联系的标志和行使职权的凭证。

2印章的种类

2.1 通用印章

2.1.1 通用印章也称正式印章或公章，是公司最重要的印章，代表公司的权力。

2.1.2 通用印章又分为公司印章和部门印章。

2.1.2.1 公司印章代表企业和整体，是企业法人的象征。

2.1.2.2 部门印章是由公司颁发的，公司所属各部门需要的用章，代表部门权力。部门印章应向总经理工作部提出申请，经公司领导批准方可刻制和使用。

2.1.2.2.1 部门印章主要是在公司内部使用，对外没有法律效力。在对外的合同、协议中所印的部门印章是无效的。

2.2 专用印章

2.2.1 专用印章是公司的领导机构为了使下属的机构或部门能履行自己的某一次专门性的业务，而颁发给所属机构或部门使用的印章。

2.2.2 专用印章刊有公司名称及印章的专门用途。

2.2.3 专用印章只能在其刊定的使用范围内使用，不代表企业法人。在其使用范围之外没有法律效力。

2.3 印章的制作

2.3.1 公司制作印章必须合法。必须经上级主管部门给其颁发印章或给出批准制作印章的证明。

2.3.2公司刻制印章时，必须持有上级机关的证明信。

2.3.3公司内部各部门制作印章，必须持公司证明。

2.3.4专用章和领导人名章要有公司领导人签署批准的书面材料才可刻制。

2.3.5印章刻制后，公司应进行检查验收工作。

3印章的使用

3.1审批：在公司的行政公文、证明等需用印的地方用印，必须通过公司各专业口分管领导批准同意。印章保管人在盖印前，应了解用印是否经过公司各专业口分管领导的批准，并检查签字是否有效，通过批准后方可用印。

3.2审阅：印章保管人在盖章前应对所需盖印的文书进行审阅。

3.3盖印：盖印的要求是：盖出的印章须位置恰当，图案清晰、字组端正。

3.4公司的印章应由可靠的人员负责保管，印章保管人不得擅自让给他人保管。

3.5公司印章必须放在安全的地方，所放的抽屉柜应加锁，不得随意乱放印章。

3.6印章只能保管在总经理工作部内使用，不得擅自拿出总经理工作部。保管人外出时，由分管总经理工作部领导批准下交他人代管。

3.7各部门、基层单位使用公司印章，必须填写用印申请书，填列用印内容、时间及次数，并由公司各专业口分管领导及部门负责人签字方可用印，总经理工作部负责保管好用印申请书，以便备查。

3.8各部门、基层单位因工作需要，需借出公司印章，必须经公司领导同意，办理借出手续方可取走，用印完毕需立即交回总经理工作部。

3.9发现印章丢失或有异常现象，应保护现场，报告领导，迅速查明情况，及时处理，必要时报告公安部门协助处理。

3.10 不得私自动用公章，不得在空白信纸、信封或空白介绍信上盖章。如对文件、材料错盖了章或多盖了章，应按规定及时销毁。

3.11保管人员应对印章经常检查，经常清洗，以保证印章字迹和图案清晰。

3.12把印章管理列入公司的保密范围，严防印章被盗或被盗用。

3.13公司如果发生一定的机构变动或因其它原因而停止用章时，应将印章交颁发机关封存，或按上级机关指示在一定的监督下销毁，销毁时应有两人以上监销人。

4介绍信的管理

4.1 公司的介绍信是公司派出本单位工作人员去外单位联系工作或执行任务时所用的信函。

4.2 介绍信用以证明持证人的身份和说明来联系的事务。

4.3 介绍信的种类

4.3.1 行政介绍信：主要用于公司工作人员的调动需要而开的。

4.3.2 业务介绍信：是为某件需要进行业务联系的事而开的。抄写或打印放入

信封内。

4.3.3 专用介绍信：用于某种特定事务办理。要有特定的内容和式样，可一次印刷多张，使用时填号、盖章后即有效。

4.3.4 存根介绍信：是两联、铅印的介绍信。

4.3.5 证明信：以公司、机关、团体、个人的名义开出，以确凿的证据来证明某个组织、团体、个人或有关来件的真实情况。必须签字、加盖公章。

4.4 介绍信的使用管理

4.4.1 印制的介绍信应由专人负责保管。

4.4.1.1 以公司名义开的介绍信由公司总经理工作部的人员保管

5工作证的管理

5.1 公司的工作证是表明公司在职员工身份的有效证件，由总经理工作部根据人力资源部提供的员工个人信息资料，总经理工作部派专人进行制发和管理。

5.2公司工作证的基本要求：

5.2.1 公司的工作证应包括公司名称、基层、班组、姓名、职务（工种）、性别、年龄、工号、发证单位、发证日期、编写和使用规则等内容。

5.2.2 工作证上应粘有持证人的正面免冠照片，并有钢印盖在照片与证件的骑缝线上。

5.3 工作证的使用管理

5.3.1 登记

5.3.1.1 工作证管理人员应对本公司发放的工作证进行登记，登记项目与工作证内容相同，以供到时有据可查。

5.3.1.2 工作证管理人员应对公司发放的工作证进行动态管理和登记，将工作证的发放、收回、遗失、补办等内容及时的登记，方便备查和掌握工作证的具体使用情况。

5.3.2 收回

5.3.2.1 公司工作人员工作发生调动时，人力资源部应将员工岗位变化提供给总经理工作部，总经理工作部应及时收回旧工作证，发放新工作证。

5.3.2.2 公司工作人员调离本公司、自己辞职或被辞退时，应收回工作证。

5.3.2.3 公司工作人员到离退休年龄，离开岗位后应收回工作证。

5.3.3 遗失、补办：发生工作证丢失现象，持有人应及时上报，登报声明作废

并申请补办。工作证管理人员根据作废声明和申请进行补办。

5.3.4 保管：公司的领导和职工都应当爱护自己的工作证，妥善保管，防止损坏。

5.3.5 使用：公司员工工作证不得擅自借给他人使用。附则

6.1本制度由公司总经理工作部负责解释。

6.2本制度自颁布之日起执行。