商务英语信函写作技巧分析

2024-10-23

商务英语信函写作技巧分析（精选8篇）

1.商务英语信函写作技巧分析篇一

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2.商务英语信函写作技巧分析篇二

关键词：礼貌原则,体谅原则,完整原则,清楚原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文, 商务英语信函的内容固然很重要, 但表达方式同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的, 即应遵循一定的写作原则, 采用一些写作技巧, 从而使商务信函表意准确, 语言流畅, 更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

(一) 礼貌原则

1.使用you-attitude。对方观点:首先, 它表明作者站在读者的角度看问题, 体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意, 维护对方的积极面子, 建立和谐的关系;其次, you-attitude体现一种写作风格, 用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。包容性词汇 “we”很适合表达礼貌, 维护读者的面子。作者使用we时, 实际上是强调“you”和“me”, 更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时, 作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心, 体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识, 巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多, 如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。提问或解释原因是表达礼貌的方式, 表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中, 暗示说话者可以帮助听者, 或者反之, 由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。主动语态将施为者置于句子开头, 直接传达施为者或作者的善意, 满足读者积极面子, 由此达到礼貌的目的。

(二) 体谅原则

商务英语信函写作强调信息沟通的效果, 不仅要关注内容的准确与完整, 还必须重视对方的反应, 要学会站在对方的角度思考问题, 只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强调对方利益。在信函中, 对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句, 强调信息的准确性。

(三) 完整原则

信息完整对于商务英语信函的写作很重要。一些在日常行文中常用的如 “the above-mentioned”, “the latter”, “respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用, 尽可能提供完整的信息, 使对方易于理解。

(四) 清楚原则

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封词不达意的信会引起误会, 甚至造成损失。清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。在商务英语写作中, 对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。其次, 应突出积极因素。因为积极因素与消极因素相比, 更加能够吸引对方的兴趣, 激发对方热情, 能更容易获得认可。

(五) 正确性原则

正确性原则是多方面的, 其主要涉及对象是信函的内容、句法、标点和格式等, 还涉及专业术语和称呼等。如果此类信函中出现诸如拼写错误、语法和标点之类的错误, 则会严重影响发信人的形象, 且使沟通效果大打折扣。此外, 在用语方面也注意要求, 例如省略语“I’ll”这种表达明显过于随意, 在这类信函中一般应写作“I shall”, 一些省略和简写在商务信函中也不应出现, 应该补全句子成分。商务英语中有一些特定的表达法, 它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同, 这也是商务英语的一个特征。比如短语“on the terms andconditions”中的 “terms”和 “conditions”都可以表示条件, 在日常用法中没有必要两词连用, 但在商务信函中, 为求精确、严谨, 常成对使用。再如“advise sb.of sth.” (通知某人某事) 中的“advise”, 在日常用法中一般不作 “ 通知” 解, 而表示 “ 劝告”、 “ 建议”等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少, 如“offer”一般表示“提供”、“提议”等, 在商务里可指“发盘”、“报盘”;同样在保险业务中, “policy”指“保险单”, 而不是“政策”、“方针”, “average” 指 “ 海损”, 而不是 “ 平均的”、 “ 一般的”;“confirm”的基本含义是“确认”, 用在信用证前面时, 则表示“保兑”, 如confirmed letter of credit (保兑的信用证) 。

二、商务信函的写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易, 这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范, 具体表现在内容结构与语言运用等方面。

(一) 通常要选用常用的四部式的正文结构。商务信函由四部分组成, 即引言、详情、应答和结束语。第一部分的引言中, 不应开门见山地谈论事情, 而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西, 避免唐突。第二部分详情, 应按照主次顺序分几个段落进行说明, 同时, 在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性, 通常将敏感事项的信息放在最后, 如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。第三部分应答, 可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询, 也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。在出现这类情况时, 可根据具体情况决定其是否应该留下。第四部分一般是一些总结和结束句子, 有的纯粹是一句客套语, 这主要是注意一些称呼和问候问题。此类信函中, 结束语必须对照全文内容, 以便自然不违和。

(二) 要善于使用商务信函中的习惯用法, 此类用法较多, 其一般和普通表达方法有明显差别。其中包含很多约定俗成的套语, 在写信时需要查阅相关手册。

三、结语

商务英语信函的写作原则是信函不可磨灭的灵魂, 我们应该用一种尊重原则和守护原则的心态做这件事情, 而其写作的技巧, 则是日常写作都会用到的实用技能, 万变不离其宗, 可以灵活运用它, 也可以提出更加科学新鲜的方法去尝试。原则与技巧也是信函写作的两项重要组成部分, 缺一不可。随着国际化交流的深入, 商务英语信函的写作也应成为我们研究的方向, 为了更好地发展国家经济的全球化而努力。

参考文献

[1]卢振军, 孙俊霞.外贸活动中商务英语信函翻译探析[J].中国商贸, 2012 (09) .

[2]黄燕妮.大学商务英语信函写作中礼貌性原则的体现[J].产业与科技论坛, 2012 (06) .

[3]林雁峰.商务英语信函文体风格的探讨[J].语文学刊 (外语教育教学) , 2012 (07) .

[4]邵贵君, 侯凌霄.基于文化差异下的商务英语写作教学探析[J].中小企业管理与科技 (下旬刊) , 2012 (07) .

[5]喻旭东.英语商务信函中的模糊语言[J].淮海工学院学报 (社会科学版) , 2011 (17) .

[6]李菲.了解外贸信函语言特点, 写好外贸英文信函[J].企业家天地下半月刊 (理论版) , 2007 (03) .

[7]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].中国外资, 2012 (20) .

[8]李曦.外贸函电的语言特点及写作原则[J].国际商务财会, 2012 (11) .

3.英语商务信函应遵循的写作原则篇三

[关键词] 商务信函；写作；原则

【中图分类号】 H05 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中，礼貌都发挥着重大的调节作用。它是有效的自我推荐名片，有助于老关系的加强和新关系的建立。礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情，诚挚的感谢，真诚的礼貌，体贴的理解和由衷的尊重。

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面，更重要的是书信的内容要叙述正确，买卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围。一封表达准确的商务信函，不仅能够促使商务活动的有效进行，还能够避免不必要的纠纷。

三、完整原则（completeness）

商务信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how ）。在书写商务信函时，应该对信函的内容做到心中有数，避免一件事分多次书信传递给对方。一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达到它的理想效果，不完整的信函不仅有失礼貌而且会令收信人对你公司产生不好的印象。

四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，造成贸易损失，甚至会引发诉讼纠纷。清楚表达应注意选择正确、简练的词，避免使用一些含糊不清、模棱两可的词，条理清晰，表达准确。一般地，商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方准确理解。

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整，语言简单而不失清楚，用最少的语言表达最为丰富的内容。简洁被视为商务信函写信的第一要义。故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话，采用简洁、直接的句式进行写作，简明扼要，精炼丰富，长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思。

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体，明确，而不能含糊，抽象，笼统。尤其像报盘，询问贸易条款这类需要具体答复的信函，就更加强调写作时的具体。这样会使所表达的内容准确而又生动，使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。例如，商品的某些质量和特征要用准确的数字，避免使用“长”，“短”，“好”这样的词语。时间用年月日标明，必要时甚至要注明小时，分钟，避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语。

七、体贴原则（consideration）

體贴原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望，要求，兴趣和困难，充分理解对方的心情、处境，寻找一种最好的方式将信息传递给对方。

八、结论

商务信函是买卖双方索取、传递信息，处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式，同时也体现着一个公司或机构的商务形象。商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用，它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息，节约双方的时间，从而实现商务活动的便捷与高效。因此，商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求。在日常的商务活动中，撰写商务信函时，应遵循商务信函写作的基本原则，有效传递信息，从而使商务信函更有利于双方的沟通合作。

参考文献：

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1994.

[2]张燕彬.国际商务礼仪[M].沈阳：辽宁教育出版社，2001.

[3]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出版社，2003.

[4]曹菱.商务英语信函[M].北京：外语教学与研究出版社，2007.

4.信函写作原则和技巧篇四

Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to business of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely

courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters.Key words :commercial English letter;writing principle;writing technique

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文 ,它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段 ,在以书面形式沟通商务信息的同时 ,它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此 ,商务英语信函的内容固然很重要 ,但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的 ,即应遵循一定的写作原则 ,采用一些写作技巧 ,从而使商务信函表意准确 ,语言流畅 ,更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的写作原则

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具 ,其目的多是处理业务磋商的各种问题 ,或是与对方建立良好的关系。因此,在商务英语信函写作中,应遵循7Cs原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise-ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。

1.礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则,礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that „” , “I t is our pleasure to„” , “We feel dread fully s orry that „ ” , “We regret that „ ”等礼貌用语。业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂,化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时,措词要力求客气、心平气和、语气委婉;在回复对方信函时,无论对方态度如何,在坚持自己立场的同时,都要有礼貌地作答。首先,要善于使用被动语句,因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。其次,要善于使用疑问句。向对方提出要求时,陈述句、祈使句与疑问句相比,疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口气太强硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图 ,又表示了对对方的尊重 ,避免了过于直率和盛气凌人。此外 ,还要善于使用条件句 ,以使建议听起来更具有试探性 ,语气更委婉。

2.体谅原则

不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同 ,商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果 ,不仅要关心内容的正确与完整 ,还必须重视对方的反应 ,只有站在对方的立场上思考和处理问题 ,才能获得满意的沟通效果。首先 ,应注意强调对方利益。在商务英语写作中 ,对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这

些利益是否能满足他们的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment.Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然 ,优于第一句。其次 ,应突出积极因素 ,用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣 ,获得对方认同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改写成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 会更好。

3.完整性原则

在信函写作中 ,信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the

above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用 ,尽可能提供完整的信息 ,让对方一目了然。

4.清楚原则清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义 ,甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言 ,英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用 ,而这些商务人员并非个个精通英语。因此 ,在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式 ,避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词 ,这样可以避免产生歧义。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如将其改为 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句话中 ,要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一个 “firm” 的意思是 “strong”,第二个 “firm” 的意思是 “corporatio

n”.而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。

5.简洁原则

有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中 ,可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱 ,要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用证),B/ L(bill oflading提单),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格),EAT(estimated arrival time 预计到达时间),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方参考),S/ C(sales contract 销售合同),D/ D(de2mand draft 票汇),T/ T(telegraphic trans fer 电汇),M/ T(mail draft 信汇),D/ P(documents against payment 付款交单)等。此外,句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句,在保证意思完整的情况下,使行文更加简洁。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其从句 “What y ou have requsted” 可以用一个词

“requested” 来代替,这句话改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 则更简洁。需要指出的是 ,在保证礼貌的前提下 ,还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除 ,不仅不会改变意思的完整性 ,反而使句子更简洁。

6.具体原则

在商务信函中 ,要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for

theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很显然 ,第二句包括了更具体、详细的信息 ,使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统 ,读后还要再经过仔细揣摩 ,才能明白其所包含的意思。

7.正确性原则

正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误 ,还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题 ,会使其沟通效果大打折扣。此外 ,还应注意使用正式、规范的语言 ,例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,显得太过口语化 ,欠正式 ,商务信函中应改写成 “I

shall”, “We are”;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,这样的句子在语法上也是不规范的 ,应该分别加上主语和谓语 ,以使句子结构完整。商务英语中有一些特定的表达法 ,它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms

andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件 ,在日常用法中 ,没有必要两词连用 ,但在商务信函中 ,为求精确、严谨 ,常成对使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等 ,在商务里可指 “发盘”、“报盘”;同样在保险业务中 , “policy” 指“保险单”,而不是 “政策”、“方针”,“average” 指 “海损”,而不是 “平均的”、“一般的”;“confirm” 的基本含义是 “确认”,用在信用证前面时 ,则表示 “保兑”,如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。

二、商务信函的写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些 ,这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范 ,具体表现在内容结构与语言运用等方面。

1.要选用常用的四部式的正文结构

通常 ,商务信函由四部分组成 ,即引言(introduc2tion)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。第一部分是引言。在此部分中 ,出于礼貌 ,常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文 ,而不是开门见山谈具体的事情 ,以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that „Thank y ou for y our letter dated„Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项 ,应该按照主次顺序分几个段落进行说明 ,通常是一个段落说明一个事项;同时 ,在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。第三部分是应答。该部分是第二部分的延续 ,可以是要求对方确认、答复或寄来价目表 ,也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文,是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是,所有的结束语必须与正文的内容相吻合,否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价,可以说: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有:We await y our fav orable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we

recommendy our immediate acceptance.2.要善于使用商务信函中的习惯用法

商务信函中的很多习惯用法 ,包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语 ,如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外 ,还有很多 ,如报实盘的时候常这样表达:We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until „The validity of the offer is from„ to „当认为对方价格太高时通常的表达有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用证付款时可以这样表达:The terms of payment are by L/ C available by draftat sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available bysight draft.类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中,形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语,这些已被商界广泛接受,我们只需平时多留意、多积累,就可以得心应手地撰写商务英语信函了。

[参考文献]

5.英语商务信函的写作步骤篇五

1. Write down your AIM: why are you writing this letter?

2.ASSEMBLE all relevant information and documents: copies of previous correspondence, reports, figures etc.

3.ARRANGE the points in order of importance. Decide which points are irrelevant and can be left out. Make rough notes.

4.Write an OUTLINE in note form. Check it through, considering these questions:

Have you left any important points out?

Can the order of presentation be made clearer?

Have you included anything that is not relevant?

5. Write a FIRST DRAFT, leaving space for additions, changes and revisions.

6. REVIEW your first draft by considering these questions:

INFORMATION:

Does it cover all the essential points? Is the information relevant, corrent and complete?

ENGLISH:

Are the grammar, spelling and punctuation correct?

STYLE:

Does it look attractive?

Does it sound natural and sincere?

Is it the kind of letter you would like to receive yourself?

Is it clear, concise and courteous?

Will it give the right impression?

6.商务英语信函的写作原则篇六

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy)、体谅(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise-ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。

1、礼貌原则。

礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。

业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力求客气、心平气和、语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。

首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。

其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。

2、体谅原则。

不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。

首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment.You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。

其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 改写成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 会更好。

3、完整性原则。

在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。

4、清楚原则。清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”)，如将其改为 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一个“firm” 的意思是 “strong”, 第二个 “firm” 的意思是 “corporatio n”.而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。

5、简洁原则。

有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：L/ C(letter of credit 信用证),B/ L(bill of lading提单),C I F(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格),EAT(estimated arrival time 预计到达时间),A/ S(at sight 即期),FYI(for you information 供你方参考),S/ C(sales contract 销售合同),D/ D(demand draft 票汇),T/ T(telegraphic trans fer 电汇),M/ T(mail draft 信汇),D/ P(documents against payment 付款交单)等。

此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其从句 “What you have requsted” 可以用一个词 “requested” 来代替，这句话改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 则更简洁。

需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。

6、具体原则。

在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。

7、正确性原则。

正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成 “I shall”, “We are”;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。

商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等，在商务里可指 “发盘”、“报盘” ；同样在保险业务中，“policy” 指“保险单”，而不是 “政策”、“方针”，“average” 指 “海损”，而不是 “平均的”、“一般的” ；

“confirm” 的基本含义是 “确认”，用在信用证前面时，则表示 “保兑”，如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。

商务英语信函的写作技巧

商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

1、要选用常用的四部式的正文结构。

通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。

第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有：We re fer to y our Order No.8 and regret to say that …Thank you for y our letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in London ,we learned that you are interested in doing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。

第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。

第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有：We await y our favorable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we recommend our immediate acceptance.2、要善于使用商务信函中的习惯用法。

7.商务英语信函写作技巧分析篇七

一,关于礼貌的语用研究

美国哲学家Grice在二十世纪六十年代后期提出了合作原则。Grice认为在所有的语言交际活动中,说话人和听话人之间存在一种默契,一种双方都应该遵守的原则,他称之为会话的合作原则,这条根本原则可以具体体现为四条准则:数量准则、质量准则、关联准则和方式准则。数量准则规定了我们说、写时所传递的信息量;质量准则规定了说、写内容的真实性;关联准则规定了所传递的信息要切题;方式准则则在表达方式上提出了要求,即简明扼要、不含糊、不嗦。遵守所有这些准则,人们就可以以最直接的方式、最高的效率进行交际。但是,这些规约常常为了顾全对方的“面子”,不冒犯他,而故意被违反。而有关“面子”的研究可以追溯到上个世纪五十年代。当时有不少语言学家和社会学家注意到语言运用中的礼貌现象。其中,E.Goffman从社会学角度提出了“面子”问题,他说,人们在交往中无时无刻不涉及“脸面工作”。一方面,人的行为受到面子的约束,另一方面人们也期待他人对面子给予考虑(刘润清)。一九七八年,英国学者Brown和Levinson合写了《语言应用的普遍现象:礼貌现象》的文章,第一次对礼貌、面子这一问题进行了系统的探讨。他们认为面子实际上是一系列只有他人才能满足的想法和希望。面子可分为两类:积极面子和消极面子。积极面子指人们的自我形象及个性,即在交际活动中,人们希望自己的形象和个性得到保持,希望自己的言论、思想或行动得到肯定和赞赏。消极面子指人们希望有自己的地域权、行动权、不被打扰的权利,希望在社交活动中自己的自由不受到侵犯。几乎所有言语行为都是威胁面子的。例如,不同意或者批评威胁积极面子,而命令、请求则威胁消极面子。礼貌就是理性人为减少面子威胁所采取的策略行为。他们提出了五种礼貌策略,根据纠正的程度从强至弱依次为:1)放弃实施威胁面子的行为;2)间接性策略;3)消极礼貌;4)积极礼貌;5)威胁面子的行为是赤裸裸地公开的。其中经常使用的有积极礼貌策略、消极礼貌策略和间接性策略。积极礼貌策略包括三个类型:1)宣称双方共同点(包括说话人对听话人的赞赏、兴趣和观点方面的认同等);2)表示双方互相配合;3)满足听者或读者的需要。消极礼貌策略也包括三个类型:1)不强求(给听话人自主,他可以不接受说话人的观点或要求);2)向听话人道歉(表明无意在感情或行动上伤害听话人);3)寻找借口(避免对方因欠情而产生尴尬,维护对方消极面子不受伤害)。间接礼貌策略:避免直言不讳,不直接触及对方的面子。

在Goffman和Brown&Levinson的研究及Grice的合作原则的基础上,英国著名语言学家G.N.Leech提出了礼貌原则”。这一原则共分六条准则:1)机智准则;2)慷慨准则;3)赞誉准则;4)谦虚准则;5)同意准则;6)同情准则。Leech的礼貌原则被认为是“拯救”了合作原则去解释为什么人们经常故意违反合作原则,时而拐弯抹角,时而声东击西。在言语交际中,人们往往首先考虑的不一定是合作,而是礼貌问题。正如刘润清所说的:礼貌原则实际上具有更大的约束力(1987)。

二、运用礼貌原则和策略指导商务信函的写作

商务信函作为商务沟通的方式之一,负载着三个重要使命,即:使参与方之间完全互相理解;引出所需要的回应;同时建立良好企业形象及合作关系。要达到良好的沟通,这三者之间互相制约,缺一不可。而这三个目的的达到都与礼貌、得体的书写方式密不可分。在商务信函的书写中有一个公认的7C原则,即:周到(consideration)、礼貌(courtesy)、清楚(clarity)、简明(conciseness)、具体(concreteness)、正确(correctness)、完整(completeness)。其中有两个原则,即周到和礼貌涉及到礼貌策略的使用。根据Brown和Levinson的面子说,从商务书信的书写人角度来说,他应该尽量避免伤及收信人的积极面子和消极面子,也就是说他应采取积极面子策略和消极面子策略来维护收信人的面子。

根据所传递的信息性质可将商务书信分为好消息、中性消息、坏消息及劝说信,其中好消息和中性消息信函被称为日常信函。因为这两种信函主要传递一些令人愉快的信息以及中性的、通知性的信息,并不过多涉及礼貌策略的运用,因此不在本文讨论范围之内。本文将聚焦于劝说信和坏消息书信来分析一下各种礼貌策略的运用。

劝说信的目的通常是写信人打算通过此信说服收信人做某件他尚未考虑的事或可能给他造成不便的事。因此从本质上来说,劝说信属于“请求”这类言语行为,它内在侵犯了交际者的消极面子。而坏消息书信主要指对各类请求的拒绝信,这类书信从本质上来说,表达了写信人对收信人观点的不同意,威胁了收信人的积极面子,因此在书写时,应采取归纳式,即先以中性或积极的表达开头来作为缓冲,然后解释拒绝的原因,在解释清楚之后再提出拒绝,并且最好为对方提出建设性的建议或替代方法,最后以积极的语言书写结尾。在具体的策略的使用上,应尽量使用积极礼貌策略来通过表明自己与收信人之间的某些方面的共同之处来满足对方的积极面子。

下面,笔者选取了一种特殊的信函——买方要求卖方折价的信。之所以说其特殊,是因为它具备拒绝信和劝说信的双重特点,买方不同意卖方的报价,可视为拒绝;买方要求卖方折价,可视为劝说。因此,这类书信中,写信人应该灵活运用各种礼貌策略以达到有效、得体的沟通。

Dear Sirs

We write to thank you 1for your quotation of 20th March and the samples of the LTZ Trimming Edge Cutters you enclosed.

After carefully examined the samples you mailed,we feel quite satisfied 2 with the quality of your goods and the way in which you have handled our inquiry.It would be profitable for both of our two sides 3if a long-term business relationship could be established.

However,our marketing research reveals that the prices you quoted appear to be on the high side even for the tools of this quality because goods of similar quality are being sold at the prevailing levels,three percent lower than your present ones.Some of our clients feel worried that accepting such an offer would only leave them with a small margin of profit on their sales.

May we suggest 4 that you could 5perhaps 6make some allowance,say,two percent off your quoted prices?We feel confident 7that the revised ones would help introduce your products into our local markets.And you could 8 also rely on a large volume of orders from us if our customers see increasing benefits from their deals.

Please9 kindly inform us of your decision as soon as possible because we need your information to work out our import schedule by the end of this month.

Yours faithfully

该函件的前三个自然段从内容上来看为拒绝信,威胁到了收信人的积极面子。因此写信人运用了一些积极礼貌策略,如:一开篇写信人就表示出对对方的关注(1 thank you),然后在谈及对方产品的质量和对方处理询价的方式上表达对他们的认可与肯定(2 quite satisfied),并且用了both of our two sides来突出他的“聚焦合作”的意愿,使函件读者产生“互惠”的共鸣感,这样双方有了共同利益基础和共同语言。在使用了这些积极礼貌策略之后,写信人再提出对方报价略显偏高,收信人就不会感到太唐突,挽救了他的积极面子。

在第四自然段中,写信人向收信人提出了折价的请求。这时,收信人的消极面子收到了威胁,因此,写信人使用了一些消极礼貌策略,如:“给予受信人行动的自由,不强求”,写信人使用了“规约性间接表达”(4 may we suggest;5 you could;8 you could)。写信人还通过不忽视收信人的方式强调了收信人的“行动自由”(6 perhaps)。为了使强加最小化,写信人借助了规约性礼貌标记词(9 please)等等。以上这些策略的使用,从最大程度上减小了对收信人的强加,充分给予他行动的自由,满足了他的消极面子。

三、结论

综上所述,在商务书信特别是拒绝信和劝说信的书写过程中,写信人应充分考虑收信人的利益、处境和感受,遵守礼貌原则,使收信人的利益、对他的赞扬和同意达到最大化,运用积极礼貌策略和消极礼貌策略满足和维护收信人的积极面子和消极面子,以达到良好的沟通并建立持久、互惠的合作关系,这对企业经济利益乃至国家经济的可持续发展都具有重要的意义。

摘要：本文从语用学的角度分析了在撰写英语商务信函时如何运用礼貌策略达到有效的沟通，既传递了信息又不伤及对方的“面子”，从而建立和保持与外商良好的商务关系。

关键词：商务信函,礼貌原则,面子,礼貌策略

参考文献

[1]Leech,G.1983,Principles of Pragmatics,CUP,Cambridge

[2]Brown,Penelope,and Levinson,1987,Politeness:Some Universals in Language Use

[3]陆墨珠：2002，Communicating in Internatbnal Business．中国对外经济贸易出版社

8.商务英语信函写作技巧分析篇八

关键词：中介语；石化；商务英语信函写作

项目基金：本文系江西科技师范大学校级人文社科项目《中介语石化现象对商务英语信函写作的影响及对策》（资助编号：300098010617）的阶段性研究成果。

H315

1969年，语言学家Selinker提出了中介语的概念，指外语学习过程中学习者使用的介于母语和目的语之间的语言体系。这个语言体系是外语学习者母语和目的语之间的中间状态，随着经验累计逐步向目的语靠近，却无法达到与目的语同等的状态。1996年Selinker指出语言石化是外语学习者中介语中一些语言项目和系统性知识趋向于固定下来的状态。中介语石化贯穿于二语习得的各个层面。

商务信函写作要求学生运用商务英语知识写出地道的信函。然而笔者在教学中发现学生很难写出令人满意的信函，这就是石化。针对上述问题，本文探讨中介语石化对商务英语信函写作的影响及对策。

一、石化对商务英语信函写作的影响

本研究通过写作测试获取语料，测试对象为江西科技师范大学2011级应用英语4班共36人。受试学生在第二学年已系统学习国际贸易等课程，具备一定的商务知识。测试要求学生围绕建交、发盘、交易条款磋商、争议和索赔等撰写信函，收集范文共252篇。笔者从思维方式和语法知识的角度分析石化产生的原因，因为二语写作是学习者思维方式和语法知识的综合体现（肖辑和张楠楠2010）。经过量化对比，测试结果如下：一、由思维方式引起的石化占31.6%。；二、由语法知识引起的石化现象占68.4%。由此可见，石化对商务英语信函写作有负迁移制约作用。

二、石化产生的原因

1.思维方式

首先，汉语是螺旋型思维，商务信函写作往往不采用开门见山的方式阐述主题，主题多出现在文章中部或结尾；而英语是直线型思维，商务信函习惯开篇点题，层层展开论述主题。然而，受试学生过分依赖母语思维，而母语思维与作文的质量成反比（文秋芳，郭纯洁 1998）。例如，

We now avail ourselves of this opportunity to introduce ourselves as the biggest textile seller in America. We are writing with the purpose to entering into business relations with you.

先介绍公司再表目的，是典型的螺旋思维，在英语人士看来稍显绕题。若能按直线思维直接表达建立业务关系的意愿，更符合英语写作习惯。

其次，汉语重意合，借助词语或句子的逻辑联系来实现词语或句子的连接；英语重形合，借助并列连词、关系代词和关系副词等语言形式手段来实现词语或句子的连贯和衔接。例如

For payment， we require Confirmed Irrevocable L/C. Partial Shipment and Transshipment is allowed. It is available by draft at sight.

按照汉语习惯采用了意合，句子显得生硬不连贯；若适当插入介词短语，改为we require Confirmed Irrevocable L/C， with transshipment and partial shipment allowed， payable by draft at sight，则更符合英语的思维方式。

2.语法知识

受试者忽略语法的准确性，容易造成句法结构和语篇组织上的石化。

首先，词汇选择方面。在商务语境中学生较多地依赖母语的词汇，习惯使用单一的一般词义。比如关于支付方式，只有11位同学能正确表达“保兑的不可撤销的信用证”， 13位同学能正确表达“凭即期汇票支付”。这说明学生灵活使用商务词汇的能力有所欠缺。

其次，句法结构方面。英语句子往往较长，常用从句形成环扣式套接。汉语句子则排列松散，无需环扣套接。笔者发现当使用英语句法结构遇到困难时，学生就会使用母语的句法结构。例如，

You asked us to quote you CIF Kuwait price including your 3% commission. We are dealing with it.

句子按汉语习惯铺陈，读来不够连贯。若改成定语从句which has received our immediate attention，则紧凑协调。

三、教学策略

1.培养学生运用英语思维，减少母语的负迁移影响

教师在商务信函写作教学中应结合授课内容比较汉英思维方式，引导学生适应英语的思维习惯。同时逐步培养学生在写作中使用多种语言形式手段实现句子之间的连贯和衔接，達到形合。

2.在商务语境中进行语法教学，培养语言实际能力

在商务英语信函写作教学中，教师应在商务语境中教授词汇，避免孤立僵化地学习商务词汇；在教授句法时，应要求学生尽量使用商务英语的句法结构造出地道的句子，提高语言实际能力。

3.模仿写作与教学反馈相结合