《文件管理》的教案

《文件管理》的教案（共8篇）

1.《文件管理》的教案 篇一

管理计算机中的文件的教学设计

一、概述

这节课是东莞市初中信息技术使用的教材第一册(上)第二章第四节管理计算机中的文件。这节课的内容为“查看文件与文件夹、搜索文件与文件夹、复制、移动文件和文件夹、删除文件、格式化磁盘”，主要通过老师精讲、任务推动学习法，让学生理解外界的各种信息是以什么形式存放在计算机中的，学会如果系统的管理计算机中的文件和文件夹。这部分内容在本书中占重要地位，在以后的个章节的学习中，都要使用到文件及文件夹的管理方法。

二、教学目标分析

1）、知识技能：

1、熟练掌握查看计算机中的文件的方法

2、熟练掌握计算机中文件的操作：搜索、复制、移动、删除

3、熟练掌握分类整理计算机中的文件。

2）、过程与方法：创建一个情景，引起学生学习的兴趣；通过老师精讲，让学生快速的吸收学习的内容；通过具体的任务，让学生掌握和运用知识。

3）、情感目标：通过学习本节的内容，不但让学生学会如何管理计算机中的文件，还可以培养学生整理计算机中的文件，合理分类，形成良好的计算机素养。

三、教学重难点

1）、重点

1、文件和文件夹的概念和命名

2、文件和文件夹的搜索

3、文件和文件夹的基本操作：复制、移动、删除 2）、难点

树立掌握、灵活运用文件和文件夹的基本操作。

四、学习者特征分析

本节课的授课对象为初一年级学生，他们接受新鲜事物强，但系统学习比较薄弱，需要加以任务驱动学习。在此之前，他们已学习计算机的操作与使用。部分学生在课余使用电脑的过程中，掌握了一些文件和文件夹的基本操作，为本节课打下基础，但他们只是感性的记得操作步骤，对如何管理文件资料，缺乏系统的、理性的认识。另一部分学生课余操作较少，不懂文件和文件夹的操作。

五、教学过程

1）、情景创设

大家看到讲台上有一堆试卷。每个同学都会有许多试卷，平时测验的、练习的、语文的、数学的，随着期末的到来,试卷就越来越多啦.如果这些试卷乱堆在一起,等到你要找某种试卷就非常麻烦。

师：我们可以采用什么方法存放这些试卷时，查找起来才可以方便点? 生：用夹子把他们分门别类。

师：对，用夹子，或其他一些工具将他们分类，分成语文的、数学的等等。这样要找某张试卷就容易啦。不要觉得这种整理很麻烦，事实是很有必要的，它会提高你的学习效率！引入语：同样的，随着同学们电脑里的东西多了，例如下载的图片、动画、音乐多了，电脑里就会很乱，这些计算机上的信息就是文件，而文件夹就是在计算机磁盘空间里为了分类储存文件而建立的目录。这节课十分实用，在以后的学习中也会用到，是以后学习的基础。本节课主要学习如何管理计算机中的文件和文件夹。

2）、讲解过程：

（1）、查看文件和文件夹

1、在文件夹中查找 任务：

打开“我的文档”，尝试查看其中的文件，观察几种查看方式的特点，寻找你愿意使用的查看方式，并说说理由。教师演示操作步骤

2、在资源管理器中查找任务：

在“我的文档”窗口打开资源管理器查看文件，观察资源管理器管理文件的特点，尝试通过它来查找你要的文件。教师演示操作过程。

实践：以不同的方式查看“图片收藏”文件夹中的图片内容，你认为用哪种方式 查看图片文件更直观？

二、搜索文件和文件夹

1、在本地磁盘中搜索 任务：

查找保存在本地磁盘上、文件名有“绕口令”三个字的录音文件。教师演示操作过程。

2、在“网上邻居”上搜索 任务：

在“网上邻居”中查找提供文件共享的计算机，并查看其共享文件夹中的 内容。教师演示操作过程。

实践： a、搜索本地磁盘中的音频文件，使用媒体播放器软件欣赏一下。

b、搜索“网上邻居”中提供共享文件夹的计算机。

三、复制、移动文件和文件夹 任务：

把前面录制的声音文件和绘制的图画文件作为作业提交到老师指定的计算 机上，复制到指定的共享文件夹中。教师演示操作过程。

实践：在“我的文档”中新建一个文件夹，文件夹名由你的入学年份、学号和姓 名组成。把你自己的录音文件、绘制的图画移动到新建立的文件夹中。通过网络，把这个新建的文件夹复制到老师的计算机上，建立一个文件备份。

探究： a、使用鼠标直接拖动文件也可以实现移动文件的操作。在鼠标拖动文件 的过程中，按住 Ctrl 键不放，将完成一次复制文件的操作。试试看，如果在同 一文件夹内，进行上面的操作，复制建立的文件名是怎样的?

b、试在资源管理器中，把在右面窗口显示的文件拖动到另外一个文件夹中，这 个文件夹可以是右面窗口中的文件夹，也可以是左面列表中的文件夹。

四、删除文件

五、格式化文件

实践：在确保作业已经提交的情况下，把你的文件夹中多余无用的文件或文件夹 删除，以便节省存储空间，为其他同学使用计算机提供一个良好的、整齐的环境。

练习：完成课本 48 页的“本章检查站”的练习

2.《文件管理》的教案 篇二

一、OA系统与电子文件档案

(一) OA系统。

OA是Office Automation办公自动化的简称, OA系统是指组织内部信息交流、共享、流转处理和办公自动化各种信息化设备和应用软件, 它是各类管理系统 (如电子政务系统、电子商务系统、财务管理系统等) 的有机整合, 是组织内部信息化最大平台。OA系统常年累月形成了批量的电子文件。

(二) 电子文件与电子文件档案。

电子文件是指在数字环境中生成, 以数码形式存储, 依赖数字设备阅读处理, 可由网络传输的数字代码序列, 因此亦称“数字文件”, 它包括文本文件、图形文件、图像文件和多媒体文件等。电子文件档案是指具有参考和利用价值, 并作为档案保存的电子文件。电子文件不一定是电子文件档案, 但电子文件档案一定是电子文件的精华。电子文件档案具有非直读性、对数字设备的依赖性、文件信息与载体的分离性和储量大、体积小、传递快、易共享等特点。与传统实体档案相比具有归档速度快、利用便捷、跨越空间等优点, 缺点是:保管费用高、难度大、寿命短;安全性较差, 难以保证真实性、完整性;无草稿与印稿之分, 难以体现原始记录性等。

二、高校电子文件档案形成方式

(一) 办公自动化 (OA) 等形成的电子文件。

高校办公自动化 (OA) 、计算机辅助设计 (CAD) 等形成的大量电子文件, 与纸质文件一样, 具有保存价值的归档为电子文件档案, 特别要注意电子文件的元数据也是电子文件档案的管理范畴, 应当随电子文件一同归档。随着计算机应用技术和网络应用技术的普及和不断深入, 高校在招生、教学、科研、管理等活动中, 特别是在办公自动化 (OA) 中形成的电子文件将越来越多, 高校档案部门对电子文件档案的收集整理、保管利用也将越来越重视, 电子文件档案已成为目前高校档案的重要组成部分, 所占比重将越来越大。

(二) 馆藏纸质文件档案数字化加工形成的电子文件。

馆藏纸质文件档案目前是高校档案的主体, 内容丰富, 信息量大。馆藏档案数字化加工是形成学校电子文件档案的另一重要来源。高校档案馆馆藏档案数量相对较大, 不可能也没有必要将其全部数字化。一般来说, 馆藏档案数字化加工可遵循以下四个原则来进行:一是选择利用价值高、研究价值大的档案进行数字化加工, 即价值性原则;二是按照抢救性原则, 对利用价值较高、急需抢救的档案进行数字化加工;三是把握常用性原则, 选择常用档案进行数字化加工;四是根据学校拨付的数字化专项经费, 按效益最大化原则, 进行更多档案的数字化加工。按照上述原则, 在对现有馆藏档案资料进行整理、鉴定的基础上, 利用机器扫描、微缩转换、人工录入等手段, 将纸质档案、照片档案等数字化, 形成电子文件档案数据库。

三、高校电子文件档案管理的现状

(一) 对电子文件档案的认识有待提高。

受传统档案管理手段和管理模式的影响, 及传统档案价值性和原始性的束缚, 档案工作者对电子文件归档形成电子文件档案缺少思想认识, 难以接受电子文件档案归档, 大多数二级部门只注重纸质文件档案收集和整理, 忽视了电子文件档案的归档, 时常出现电子文件档案移交和接收的“短斤少两”, 对于脱机保存的电子文件档案仍按传统习惯打印成纸质文件归档, 形成了“重纸质文件档案, 轻电子文件档案”的局面, 阻碍了电子文件档案工作的进展。

(二) OA系统与档案管理系统缺少对接。

高校OA系统是组织内部最大的信息平台, 它不仅提高了高校内部管理效益, 而且节约了人力、物力和时间, 缩短了文件办理的周期。但OA系统和档案管理系统在开发时, 双方都没有重视或忽视了彼此之间的对接, OA系统形成的大量具有保存价值的电子文件, 直接网上逻辑归档缺乏相应的出口, 档案管理系统直接接受其网上归档缺乏相应的接口, 因此只能采用物理归档的方法移交和接受, 档案部门物理接受后导入档案管理系统, 造成了人力和物力的浪费。

(三) 收集的电子文件档案不能反映事实的全过程。

随着高校OA系统的运行, 一般均用计算机起草、修改、审阅、办理文件, 包含许多重要修改信息和具有查考价值的草稿性文件几乎没有被保留, 移交的电子文件与正式文件内容一样, 只是有无“红头、文号、印章”的区别, 不能反映文件从起草到办结的全过程原来面貌。计算机辅助设计 (CAD) 等形成的大量电子文件, 也不能反映设计过程只能体现最终结果。

(四) 电子文件档案保管不规范。

档案由传统的手工操作、实体保管向信息化操作、现代化管理过渡是社会发展进步的必然趋势, 电子文件的收集整理和保管利用对档案工作者提出了与传统档案工作比较相对较高的要求。许多高校档案部门对电子文件归档管理办法缺乏学习, 未建立电子文件档案管理系列规范, 管理技术人员的专业性不强, 从而导致电子文件档案管理处于无序、非规范状态。

保存在档案管理系统中的电子文件档案, 缺少运行环境保护。由于电子文件档案生成的环境各异, 且频繁发生变化, 直接造成电子文件互不衔接, 没有做好相关运行环境的保护, 新的运行环境无法读取旧系统生成的文件, 旧系统生成的电子文件档案随着时间的推移将会逐渐失去运行的基础, 部分电子文件档案失去了继续保存的意义。

保管电子文件档案的存储载体选择随意性较大。存储载体的选择未引起档案部门和归档单位足够的重视, 过去有的使用软磁盘, 有的使用光盘, 虽然近年归档中要求使用光盘或移动硬盘, 但是未统一载体规格和质量要求, 各部门、单位在光盘或移动硬盘选择上是多渠道的, 品牌五花八门, 质量参差不齐。同时, 档案部门也没有按照规定及时做好过去保存电子文件档案存储载体的更新。

四、加强高校电子文件档案管理的对策

虽然高校电子文件档案管理的现状令人堪忧, 存在不少问题, 但无论是办公自动化 (OA) 等形成的电子文件档案, 还是馆藏纸质文件档案数字化加工形成的电子文件档案, 只要按照相关规定和要求加强收集整理和保管利用工作, 电子文件档案一定能发挥其应有的作用。

(一) 加强电子文件档案管理制度建设。

高校电子文件档案管理法制化是依法治校的体现。档案工作者要更新观念、与时俱进, 提高对电子文件档案管理的认识, 不断更新知识结构, 掌握计算机操作、数据库、网络知识等。档案管理部门要组织学习国家、省有关电子文件档案管理的规定和技术要求, 制定符合学校档案工作实际的电子文件档案管理制度, 如:OA系统电子文件工作规范, 学校电子文件档案收集整理和保管利用制度, 学校电子文件档案安全保密制度等, 使电子文件档案管理走上制度化、规范化道路。

(二) 做好OA系统与档案管理系统的对接。

一是档案部门应对学校OA系统电子文件归档实现提前干预, 全过程跟踪, 把收集归档的环节提前到文件生成阶段, 提前到文件的制作与运转过程, 做好OA系统形成的电子文件档案直接网上逻辑归档和档案管理系统直接接受其网上归档工作, 做到“出口” 和“进口”畅通。二是具有保存价值的电子文件进入档案数据库前必须严格原始性、真实性检验, 不论是逻辑归档还是物理归档的电子文件应先转入交接库, 完成原始性、真实性验证合格的方能进入档案处理库, 完成归档工作。

(三) 强化电子文件归档工作。

高校档案正处在纸质文件与电子文件共存的时期。要加强对电子文件归档工作重要性的认识, 要像重视实体档案归档一样重视电子文件归档。要按现行文件的相关规定确定电子文件归档范围, 明确原始、真实、完整的归档要求, 采用网上交换和移交存储载体方式实现归档。要加强对归档电子文件检查, 特别要加强草稿性质的电子文件收集归档, 在纸质文件档案备考表、电子文件归档目录备注中, 分别标明存址、档号, 互相对应对照。存储电子文件档案的载体拷贝, 一套提供利用, 一套整理归档, 一套异地保管。

(四) 规范保管电子文件档案。

电子文件档案的保管可分为电子文件档案存贮载体和文件内容的保管。存储电子文件档案载体的选择, 要统一相关要求;生成电子文件的非通用系统等要与电子文件一并归档。电子文件档案保管通常涉及以下几个方面:一是加强OA系统运行维护, 确保在OA系统中运行的电子文件安全, 文件生命周期结束后的电子文件按期归档保管;二是对于过去存储在软磁盘载体上的电子文件档案要转储至光盘;三是对于存储电子文件档案的光盘和硬盘载体, 一般定期5年进行转储, 新旧载体同样编号保存;四是光盘和硬盘载体保管使用专用的消磁柜, 提供电子文件档案服务的服务器、计算机等要及时升级。服务器机房、电子文件档案库房要完备温控、湿控、避光、防尘、防变形等措施, 以延长电子文件档案的寿命。

(五) 提供安全保密的电子文件档案网络利用服务。

越来越多的电子文件将成为电子文件档案, 因此高校档案管理也势必将步入网络化、现代化时代。电子文件的收集、归档的目的是为了更好地利用, 提供快捷、方便的共享性服务。各高校档案馆均建立了档案局域网、数字档案馆, 档案局域网与校园网、互联网的连接已成为发展趋势, 档案网上开放利用越来越成为可能。

电子文件档案的利用是在档案管理系统中进行的, 因此要加强对电子文件档案运行环境的保护工作。同时, 档案管理人员不仅要具备有关档案管理工作的理论知识和实践操作能力, 而且必须掌握计算机技术、数据库、网络技术。所以, 学校档案部门除了加强现有档案管理人员电子文件档案管理培训外, 还应加强档案专业复合型人才的培养与引进, 保证学校档案局域网的正常运行, 发挥数字档案馆应有的积极作用。

高校档案网络利用服务中一定要解决安全保密问题, 网络安全措施可采用加密技术、防火墙技术、访问权限控制等。加密技术是对网络中传输的电子文件档案进行加密处理, 保证网络资源的安全, 是一种主动的安全防御措施;防火墙技术是通过网络隔离和限制访问等手段, 保护网络资源;对于网上开放利用可建立身份识别与权限控制, 设置操作日志, 自动记录操作方面的信息。同时, 档案工作者要加强电子文件档案安全保密意识, 积极开展电子文件档案安全保密的风险评估, 加强安全保密事前控制, 做好安全保密事后补救。

总之, 高校电子文件档案虽然在短期内不可能完全替代纸质文件档案, 但其发展的空间大和速度快等优点已经日益显现, 其生命力将越来越强, 电子文件档案管理给档案工作者提出严峻挑战的同时也带来了无限的生机。

参考文献

[1].张宁.我国电子文件管理现状的调查与思考[J].档案学通讯, 2008

[2].郑善学.高等学校电子文件归档管理面临的问题及其对策研究[J].档案学通讯, 2006

3.浅析电子文件的管理 篇三

关键词：电子文件；证据效力；管理

中图分类号：C94文献标识码：E文章编号：1006－0510(2008)12049－02

一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?

电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、图画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。

对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。

电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，独立证据说，传统证据的演变说。

法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。

二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?

我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。

传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。

各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。

“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于图书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?

当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化图像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。

三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?

非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行政诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。

因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。

传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《OA软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。

四、困难之四：电子文件的真实性应如何审查?

证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一

套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?

从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。

1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。

2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。

电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、独立。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。

值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意图。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。

怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。

4.管理文件( 信息 教案) 篇四

一、引入

师：（面朝老师）我们每天都整理自己的书包，我们为什么要整理？

生：为了方便找到。

师：在我们生活中有哪些也要好好整理？ 生：书，衣服，文件……

1、提出分类

师：老师也有一些小物品需要管理，你们打开自己的电脑找到老师发的文件，完成这些小物品的分类。（完成的请把手放桌上坐正）

2、生操作完成

3、学生汇报分类情况

师：请第一个完成的上台演示。请你一边操作一边讲解你的分类方法。

二、新授

师：看屏幕，这是大雄和多啦啊梦，每次大雄遇到问题，多啦a梦都能帮助他们解决问题，但这次不行了，因为多啦啊梦在飞行中撞坏了，大雄又遇到问题了，这可怎么办？我们看这次遇到什么问题，静香问大雄能不能把这学期老师发的文件给我呀？大雄说，没问题。但后来一想，我的文件太乱了，还没整理好，要不找个同学帮帮忙。找了同学，说，同学你能不能帮我整理一下文件，我要给静香的，但同学说我没空。这可怎么办呢？你们能不能帮帮他管理文件。

板书课题：管理文件。

师：每次多啦a梦帮助大雄都一个工具，今天老师也为大家准备了一个工具，这个工具就叫做“资源管理器”。

板书：资源管理器

师：我们看一看资源管理器的界面，（看多媒体）大家看看这个资源管理器的界面和我们的电脑窗口有哪儿不同。

指名学生回答。

师：直接上来指。左边变成了文件夹栏目了，那么资源管理器怎么打开的呢？老师演示一种方法，我们学习卡上还有很多其它方法，现在大家看大屏幕。（师演示）

右击我的电脑，选资源管理器，打开了，在文件夹栏里面，文件夹前面的加号，可以展开，减号可以收缩（师用手势表示展开和收缩）。你们可不可以用老师的方法或是其它方法，打开资源管理器以后，找到大雄的文档，并把它展开，我们看谁最快。我要找一个自己研究学习的方法，因为大家都会老师教的方法。

师：谁用的其它方法，你来试试看。你右击开始，找到了资源管理器，太棒了，这是你自学的方法。

师：我们来看一看，大雄的文档里面有什么。D盘大雄的文档。找到了，我们来看一看这里面有些什么文件，请同学依次说说每一个文件是什么内容。（其中会出现不知道是什么内容的文件）像这种文件为什么不知道是什么内容，这是因为在取名没有取一个有意义的文件。

板书：取名

师：像出现这种没有意义的文件，我们可以怎样做呢？ 板书：打开 师：可以先打开看看，比如说这个是没有写完的文章（图画），我们来问问大雄这些文件有什么作用，我们来问问他，（动画出示大雄）他说这可能是没有用的文件吧，他说请帮他删了吧。哪个同学能帮他删了，请你来，请一边操作，一边讲解。大家仔细，待会你们也要操作的，太棒了，一下就帮大雄解决了问题。

板书：删除

师：我们看看，大雄的文件夹里还有三个文件夹，（板书：文件夹）剩下的文件能不能放到三个文件夹，就像我们刚刚给小物品分类一样。老师演示一个，像作文就可以放到作文文件夹，那我们怎么把它放进去呢？在我们的电脑里，有一个很有用的操作，（板书：移动）大家看看老师是怎么做的：首先在作文文件上按住鼠标左键，拖动作文到作文文件夹，我们看看，作文到哪儿啦？方便吗，你们会吗？你们帮帮大雄把不要的文件删掉，其它的文件分到这三个文件夹，方法是移动，目标是它对应的文件夹。

生操作，师巡视指导。

师：请完成的同学帮帮其它的同学，不会的同学虚心的请教会的同学。停，眼睛看前面。请最快的同学上来演示一下，你是怎样完成的。生演示。

师：太棒了，这样整理的，当大雄要看图片时，我们只要打开图片文件夹，就可以了。移动很方便，用移动来管理文件夹，又方便又快。现在大雄的文件整理好了，我们赶快告诉大雄吧！（找到大雄）但是，大雄，你为什么是这副表情，糟了，刚刚删除的“新文档.doc”是明天要交的作业，这下可怎么办呢？

师：这可怎么办呢，有没有后悔药可吃？ 生：有，可以到回收站把文件还原。板书：还原

师：还原，你会吗？老师也会，但老师有一个要求，能不能在资源管理器中找到回收站，还原这个文件。谁来试试看。你来。

生操作。

师：找到了这个文件，怎么还原呢？好了，那么我们怎么检查还原了吗？为什么要在大雄的文件夹去找啊，回收站的文件还原到哪？在哪儿删除，就还原到哪！

师：下面，我们看看，大雄还有没有其它的要求，（出示大雄）太好了，谢谢你们！这下好了，我们终于帮大雄整理好了文件，他答应静香的事情可以做到了。我们答应别人的事情一定要做到。

师：刚刚为了帮助大雄管理文件，我们……（帮学生把上课内容理清思路）

师：下面，胖虎，我听说大家会用管理文件，请大家也帮我管理下我的文件吧。胖虎说，其它的我都会，但不会用文件夹管理我的文件，我们先来看看胖虎的文档，我们帮他管理一下吧，我们会不会，（会）这么有自信，我们来看一看。（出示胖虎的文件）

师：我们先不要急着建文件，看一看胖虎有些什么文件，可以怎样分类。……

直接上来操作吧。直接指名学生演示。

师：给同类的文件拖一块，并说说可以怎么命名文件夹。板书：

三、巩固练习

师：文件夹管理是自己认为有道理就怎么管理。现在请大家用自己的理解来帮胖虎管理文件……大家都会建文件夹吗？（会）好，现在大家开始动手。

学生独立操作，师巡视指导。

师：有同学建文件夹还有困难，问一问旁边的同学吧。师：有问题的同学待会再会，已经完成的同学坐正给我看。我们来看一看12号是怎样来建文件夹文件的，他把它们分成语文，数学，其它，请起立，我来考验考验你，如果我给你一个圆规的图片，放哪？（数学）配音朗诵？（语文）直尺？（数学）三角板？（数学）数学里图片太多了怎么办？（再那个文件夹）如果某一个文件夹里的文件太多了怎么办？（再建）

师：还有其它方法？好，你来。如果给你一个三角板，放哪？（数学）你的应该是图片里吧。我再给你一个作文，放哪？（作业）再给你一个作文，放哪？（作业）作业里的作文太多了，怎么办？（新建一个文件夹）太棒了！

师：大家看，文件夹里面的文件太多了，就再建一个，有一个支干，多了就有一个分杈，多了就有一个分杈，像什么吗？像不像一棵树，树干树枝树枝，我们的文件夹像不像树，所以我们的文件夹就是树型结构。管理文件还有很多方法，看一看我们的书，找到你认为最重要的，说一说原因。

内容：管理文件小贴士

一、文件夹结构要合理

二、里面文件别太多

三、取名注意有意义

四、文件删除要慎重

五、复制一份可保障

六、坚持不懈是关键 师：跟老师一起来一遍。

四、课堂小结

5.文件多了要管理教案设计 篇五

《文件多了要管理》是泰山版《小学信息技术》第二册上第一单元第四课内容，本课是小学阶段对文件及文件夹操作的重要组成部分，占有非常重要的地位，其核心内容是对文件及文件夹的基本操作。本课是在学生掌握了资源管理器的基础上进一步学习的，也为学生今后的学习打下坚实的基础。

一、说教学目标及重、难点

【教学目标】

根据本课的特点，基于对教材的理解和学生的认知水平的分析我把本课的教学目标定位为：

1．认知目标：文件和文件夹的复制、移动和删除的概念。

2．能力目标：文件和文件夹基本操作，提高学生的自主能力和创新精神。

3．情感目标：培养学生协作学习的意识和探究的精神，并在活动中感受与他人协作、交流的乐趣。

【教学重、难点】

重点：文件的选定、复制和移动概念。

难点：文件的选定、复制和移动的`操作和区别。

【教学资源及教具准备】

教师：网络教室、教学、投影仪等。

二、说教学理念及教法

信息技术课程是一门知识性与技能性相结合的基础工具课程，这就要求我们在教学时注重把知识性与技能性相结合，抓住整体性的知识学习和操作技能的同时，注意学生的个别学习意识的培养，注重学生的个性发展。因此本课我将以学生为主体，以大纲为依托对学生进行知识技能的传授加强对学生获取信息、处理信息以及运用信息的能力的培养；以任务驱动为主线让学生带着一个个任务进行讨论、探究，以任务驱动法、知识迁移等方法引导学生掌握本课的内容使学生在任务的过程中不知不觉的完成知识的传递、迁移和融合。

三、教学对象分析及学法

所教学生是小学四年级学生，他们已经有了一定的文件操作基础，又是在学习了资源管理器的基础上进一步学习的，对文件和文件夹有了进一步的认识，所以本课拟采用“小组合作”、“自主探究”、“汇报交流”等形式进行学习。

教学程序

本节课的教学设计，我采用“创设情境，激情导入──动手操作，探究新知──大显身手，感受成功──归纳总结，畅谈收获”四个环节。

四、教学过程

（一）创设情境，激情导入

师：同学们，这节课我们就来学习第四课“文件多了要管理”。（板书课题）

（二）动手操作，探究新知

师：像这样杂乱无章的文件，我们怎样把它们移动到规定的文件夹里呢？首先，必须先选定文件，根据课本的提示，请同学们试着选定你要操作的文件或文件夹。

生：练习，教师指导。

生：演示选定文件。（单个选定）

教师小结：对单个文件或文件夹的选定只要单击这个文件或文件夹即可选定。

师：对连续分布的多个文件或文件夹我们怎样进行选定呢？请同学们试着按照书本第21页中间部分操作，看能不能完成，操作中要注意什么？试试看谁做的最快最正确。

生：继续尝试选定。（连续的多个文件）

生：演示。

教师小结：选定连续分布的多个文件或文件夹──开始文件+shift+结束文件。

师：还有一些文件不是连续的，中间还有其它不同的文件，我们应该怎样选定它呢？

教师演示介绍ctrl键。

教师小结：选定不连续分布的多个文件（夹）──ctrl+单击。

生：练习，并演示。

师：我们已经掌握了，整理文件的第一步，选定文件或文件夹，如何把这些文件移动到相应的文件夹里呢？你能根据课本的提示，对它们进行整理吗？（选定及移动文件或文件夹）

生：练习，移动文件或文件夹。

（展示学生操作过程）

师：通过刚才的练习，你是怎么做的，有什么发现吗？

（生口述操作过程，并观察原来的文件是否存在）

选定──剪切──粘贴

师：通过刚才的整理，我们的电子书包是不是很整洁了。这么整洁的电子书包你愿意给老师分享一份吗？有没有一种更好的办法，让老师与同学们共同拥有呢？

师：课本告诉我们一种复制的方法，想试试吗？

请同学们根据课本的提示，把奥运图片复制到老师文件夹中。

生：练习，并指名演示。

师：通过刚才的练习，你是怎么做的，有什么发现吗？

（生口述操作过程，并观察原来的文件是否存在）

选定──复制──粘贴

师：通过我们的练习已经掌握了整理文件或文件夹的方法，但是在整理的过程中老师发现，还有一些没用的文件，我们可以先把它放到回收站里，想用的时候在从回收站中还原就可以。

师：演示操作。

师：在对文件或文件夹进行各种管理操作时一旦发生误操作，应该马上单击“撤销”按钮取消刚才的操作。

（三）大显身手，感受成功

展示作品互动评价

（四）归纳总结，畅谈收获

师：同学们，通过这一节课的学习，你都掌握了那些知识？老师相信，你们在以后的学习中，一定能够积极探究，互相合作，成为班里的一名电脑小专家。

6.文件和文件夹的操作教学竞赛教案 篇六

教

案

文件和文件夹的操作

教案：

文件和文件夹的操作

课

型：新授课 学习目标：

一、知识目标：文件和文件夹的相关操作方法。

二、能力目标：会利用“资源管理器”进行文件和文件夹的移动、复制、删除、改名等常用操作，能进行文件和文件夹的查找与属性查看。

三、情感目标：通过本节课的学习，激发学生对信息技术课程；的热情。加强学生在计算机方面的道德修养，强调信息的安全教育。教学重点：

文件和文件夹的移动、复制、删除、改名等操作。教学难点：

会用多种方法对文件和文件夹进行操作。教学方法：

多媒体教学法、任务驱动式教学法 学法指导：

由于本节内容操作性强，知识点多，在教学过程中，首先应提高学生的学习积极性，要让学生多操作，加强个别辅导。教学工具：

1、电脑、数码相机、话筒、投影仪等相关硬件。

2、教学课件。

教学过程：

1、引入知识

上节课我们已经学习了打开“资源管理器”的方法，了解了资源管理器的界面构成。今天我们将进一步学习“资源管理器”中的具体操作一一文件和文件夹的操作。(出示课件)

2、文件的概念

请一位同学上台来给大家唱一小段歌。(教师录音)

再给同学们照张相片。(教师给学生照相)(教师操作，将录音保存为文件。)

优美的歌声和漂亮的相片都存到电脑里来了，给大家回放一遍。大家注意看，歌声和相片在电脑中的存在形式，它们都是以文件的形式存在电脑中。

(课件展示：文件的概念)

WINDOWS98能支持最多255个字符的长文件名，字符的限制也少多了，如空格也可以作为文件名中的一个字符。文件名中也不区分大小写字母。以前学DOS操作系统时讲到文件命名规则，主文件名的字符数不能超过8个，扩展名不能超过3个，并且很多字符不能使用，如空格。

3、文件夹

文件太多时，用户查询和管理就不方便，可采用分组管理。(课件展示：文件夹的概念)

在“资源管理器”中认识文件和文件夹的图标。

(教师操作展示：认识文件和文件夹的图标)WINDOWS98将文件夹分为多个层次，即文件夹中也可存放文件夹。存取文件时，可以直接指出文件所在的各层文件夹和文件名，之间用反斜线“＼”分隔(地址栏)。

4、文件夹和文件的操作

看录像，总结操作动作(任务驱动)(课件展示：创建文件夹，学生归纳步骤)

操作之前，先打开资源管理器，在窗口左边栏，如果C、D、E驱动器前是“一”号，单击“一”隐蔽其子文件夹。

(课件展示：文字和视频展示文件夹操作步骤，学生同步操作)

再按“展示录像一一归纳步骤一一同步练习一一自由练习”的方式完成文件或文件夹的删除、改名、移动、复制的操作。讲文件或文件夹的删除操作时，强调道德修养和信息安全，不随便删文件。

5、自学文件夹或文件的查找

(课件展示：文字和视频展示“查找”操作，学生同步操作)

6、自学文件夹或文件属性的查看

(课件展示：文字和视频展示“属性”操作，学生同步操作)

7、小结

(1)以上操作过程中除创建文件夹外，其余操作对文件和文件夹同等操作，区别是对象不同。

(2)本节学习了文件和文件夹的概念，并练习了文件和文件夹的删除、改名、移动、复制等操作，分别采用了四种方法，即菜单操作法、热键操作法、快捷菜单操作法和常用工具操作法。

(3)成批文件处理的方法，使用Ctrl或Shift键配合。板书设计：

见课件相关页面。

巩固基础练习与提高能力训练：

课后时间采用四种不同的方法完成文件和文件夹的操作。作

业：

课本P36—

7.《文件管理》的教案 篇七

一、二者产生的时代背景不同

机读文件最早产生于1890年，当时是指配合一些简单的电子机械设备而使用的穿孔卡片。从“穿孔卡片”到“穿孔卡带”再到“机读文件”经历了大约80年的时间，“穿孔卡片”的数据读取方式一直延用到20世纪70年代末，这种程序设计和数据处理方式，构成了电脑“软件”的雏形。20世纪40、50年代，随着计算机的产生，此时生成的文件并不完全是“机读文件”，但是还没有自己的确定的名词所代表。此后，随着制表机“穿孔卡片”把数据转变成二进制信息，计算机文件也与此类“机读文件”相结合，此时的“机读文件”不仅仅代表“穿孔卡片”，还有计算机产生的，必须通过机器才可以阅读的所有文件。20世纪40年代以后，伴随着计算机的使用，“机读文件”不断增多。而最早出现“电子文件”这一名词却是在美国纽约州档案馆出版的一份题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。后来，“机读文件”这一名词就被“电子文件”逐渐替换了，而且替换得非常彻底，从此以后“机读文件”这一名词仿佛退出了历史舞台，只是在进行历史演变研究的时间会有所使用。1995年北京第13届国际档案大会上，美国的戴维·比尔曼在《虚拟档案》中使用通篇使用“电子文件”这一名词。“电子文件”替换“机读文件”这一名词，用了近100年的时间。可见，“机读文件”产生于工业时代，“电子文件”产生于信息时代。

二、二者所产生的工作环境不同

20世纪40年代的档案工作中，计算机仅仅被当作提高信息处理速度的工具，一般用以编制目录、打印目录和辅助检索，而文件及档案产生的环境仍是纸质的，管理上也仍采用手工管理的方法。当时对于输入计算机的机读目录和机读文件的管理大多模拟手工管理的方法。然而“电子文件”产生于典型的电子工作环境，计算机已成为绝大多数管理活动的平台，业务活动及文件动作过程中可以不再产生纸质文件。文件的生成、处理和传递都通过计算机及其通信网络完成，手工管理模式不再适用。

三、二者身份地位的变化

机读文件大多是纸质文件输入和输出处理过程中产生的转换性文件形式，只有输入和输出时的纸质文件才被当作真正的文件，“机读文件”还不是真正意义上的文件或档案，我们只关注它的信息内容，而不了解它的属性。在电子环境中，电子文件是唯一的文件，确认电子文件的凭证地位要求日益强烈，打印出来的纸质文件反而成为电子文件的一种辅助形式。文件和电子文件在物理和技术特性上并未发生质的改变，但它们的文件地位以及所包含的社会意义却发生了本质的变化。

四、二者名词术语反映事物特点的深刻程度不同

从事物命名的角度来看，机读文件强调“机读”二字，也就是强调机读文件不同于其他载体文件的阅读方式，这是文件和电子文件共有的特点。但这毕竟仅仅是电子文件的一个特点，而不是电子文件的本质特点。随着对电子环境下产生的电子文件的认识逐步深入，人们发现只用“机读”二字已无法描述电子文件的本质特征，所以转向通过描述文件的存在形态来表征该事物。由于在计算机产生、处理和传输信息过程中，信息是以电子形式存在的，所以称之为“电子文件”。

冯惠玲在《拥有新记忆———电子文件管理研究》的博士论文中说：“早些时候，人们大多使用‘机读文件’这个概念，近几年来渐渐被‘电子文件’取代了。其原因大约有两方面：一是除计算机产生的文件之外，还有其他一些载体的文件也要借助机器才能阅读，如录音带、录像带等，用‘电子文件’一词来专门表示由计算机产生的、数字式的文件更为明确和专指些，这是主要原因;此外，国外有些专家觉得从字面上看，‘机读’一词中没有‘人’的作用，认为这种叫法和人有距离感，不太合适。”

五、网络的产生

8.医院电子文件的归档管理 篇八

关键词：医院电子文件存储载体归档管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。

1医院电子文件的内涵

1.1医院电子文件的来源

一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。

1.2医院电子文件归档的注意事项

医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。

由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】

2、医院电子文件归档存在的问题

2.1电子文件的真实性问题

电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。

2.2相关的法律法规不完善

由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。

2.3缺乏专业的管理人才

电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。

此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。

2.4存贮载体不安全

在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。

3、医院电子文件归档管理的措施

3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍

医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

3.2对电子文件进行分类归档

医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3.4加强存储载体的安全管理

载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。

伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。

【参考文献】

【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.

【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.

【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.

【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).

【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).