管理文秘

管理文秘（精选8篇）

1.管理文秘 篇一

一． 简答题（5*6=30）

（1）请简要指出商务秘书工作的特点。

答案：一具有商务性的特点；二具有融合性的特点；三具有从属性的特

点；四具有繁杂性的特点；五具有辛苦性的特点；六具有机要性的特点。

（2）请简要写出商务秘书服饰礼仪的“六忌”内容。

答案：一忌过于杂乱；二忌过于艳丽；三忌过于暴露；四忌过于透视；

五忌过于短小；六忌过于紧身。

（3）请简要列出商务秘书保密工作坚持的原则。

答案：1.积极防范；2.突出重点；3.有保有效；4.内外有别。

（4）请简要写出会议的安全保卫工作涉及的内容。

答案：1.对会议的安全保卫工作（人身安全、财物安全、文件安全

等）；2.严格检查会场安全；3.做好卫生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)请简要罗列秘书做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要诚恳热情；2.要讲究礼仪；3.要周到细致；4.要按章办事；

5.要务实勤俭；6.要保守秘密。

(6)请简要列出秘书与领导层相处应把握的原则。

答案：1.明确职责、单向请示的原则；2.公道正派，按章办事的原则；

3.不分亲疏，一视同仁的原则；4.保持一致，维护团结的原则；

5.有主有次，突出重点的原则。

情景题（2*10=20）

（1）在一次会议中秘书小李要为议会人员安排座次，参加本次会议的有：公

司王董事，张总经理，孙副总，朱主任，职工代表小张，会议室左手边为正门，请问小李因按照怎样的商务礼仪安排座次？

答案：按照进门的左手起依次为：左手为尊，依次排序为最佳排序作为。

（2）周秘书在办公司和某客户通话过程中，另一电话又响起，那请问周秘书

遇到像这样的情况胡，应怎样处理较为合适？

答案：周秘书接通电话后，应先向对方说清楚自己正在与别人通话，请对方稍后再来电，或者等自己的回电，并且再另行通话时应向对方表示对不起让您久等了等的歉意语言。

2.管理文秘 篇二

一、电子文档处理的程序和方法

1. 电子文件的收集与传输。

在现代文秘工作中，电子文件的收集是一项经常性的工作，它贯穿于秘书人员文书处理工作的整个过程。为确保电子文件的真实性，收集工作必须从文件形成阶段就开始，收集积累范围应按国家有关规定执行，收集时要结合电子文件的特性进行，重点注意以下内容：第一，对“无纸化”系统生成的电子文件，要在收集积累过程中进行拷贝，以免系统发生意外情况时文件丢失。第二，对不同类型的电子文件，要根据其技术特性的不同，采取不同的收集措施以保证其完整性。第三，收集的电子文件要由文书部门统一管理，以保证文件的系统性与安全性。

电子文档的传输主要有利用存储介质和计算机网络技术两种方式。其中利用磁盘、光盘、磁带等存储介质传输的方式只是利用了电子计算机的存储和读取技术，传送方式与纸质档案并无本质的区别。利用计算机网络进行电子文档的传输既方便又快捷，在现代文秘工作中得到了广泛的应用，但文档传输中的安全问题不容忽视，如文档失密和感染病毒等。所以，在电子文档传输前，秘书一定要对重要的文件进行加密处理，以防止文档传输过程中数据被人窃取，同时要在传输和接收设备中采取防病毒措施，如在计算机上安装防毒软件检测文件的安全性，以保证设备和文档的安全。此外，秘书人员还要注意电子文档的合法性问题，2005年4月，《中华人民共和国电子签名法》颁布实施，“电子签名”在法律上得到认可，秘书人员在收集、整理、传输和电子档案的利用中都必须要依照相关规范进行。

2. 电子文件的整理、归档与鉴定。

电子文件的整理与归档质量直接关系到此后电子档案的管理与利用工作。因而，在整理收集积累的电子文件时，秘书人员必须要按照一定的原则和方法对文件进行清理，为归档做好准备。首先，对电子文件分类、标引、组合，使其存储格式处于一种有序状态；其次，要建立起电子文件数据库。在完成了应归档的电子文件的整理并确定了电子文件的档案属性后，秘书人员要采用不同的归档方式对不同环境条件下产生的电子文件进行归档，无论采用哪种方式，归档工作都要求确定以下内容：归档范围、归档要求、归档方法、归档时间和归档分数等。要按照国家和组织的相关规定并结合文件性质，做好归档工作。

对于归档的电子文件，秘书人员还要在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定，主要是根据文件的内容价值划分保管期限，同时应对其记录的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，提出在保管期限内配套的技术环境要求。这种归档时的鉴定是后期电子档案管理过程中鉴定工作的基础，二者是互相联系、相辅相成的。

二、电子档案的管理要求

1. 电子档案的保存与维护。

首先，要保证保存电子档案的环境条件适宜。目前，大量的电子档案是存储在磁、光介质存储载体上的，保存时要考虑温湿度、光、尘、磁、气等各方面因素对这些载体的影响，要使存储库房条件达到相关标准。其次，要确保电子档案的原始性及内容的准确性。因电子档案的内容依赖于一定的电子计算机软、硬件平台，所以在保存电子档案时，必须对其所依赖的技术、数据结构等加以保存。一些特殊的电子档案，在后期的利用显示时要求必须以原始形成的格式进行还原，为确保其原始性，在保存时一定要采取相应措施，如保存档案原始的电子图像、制作电子档案的缩微品等。第三，要对电子档案载体进行有效的检测与维护。在电子档案的保管过程中，管理者必须对档案载体进行定期的检测和维护，确保载体外形不被损坏，同时要对载体信息进行检验，按国家相关规定，每四年要拷贝一次。

2. 电子档案的利用。

电子档案的利用方式与传统纸质档案的利用不同，主要是通过提供拷贝、通信传输、网络查询等方式进行。秘书人员在使用电子档案或提供档案服务时，必须要进行使用权限的审核，确定使用者身份的合法性及其使用的范围，如果直接使用或出借档案载体，必须履行规范的登记手续，对使用载体的类型、数量、使用时间、回收期限及责任人等各方面的情况进行详细记录，以此确保电子档案的安全。

三、现代文秘人员应有的档案意识

文书工作是文秘工作和档案管理工作的重要衔接点。现代文秘人员必须要树立起严谨的档案意识, 在工作中自觉地将文件工作与档案工作看作一个连续的有机整体, 按“文档一体化”的要求规范办理好每份文件, 实现现代秘书工作和档案管理工作的有机统一。“文档一体化”的实质是把现代秘书工作和档案工作从组织制度到具体程序真正交融在一起, 加强档案部门对文件管理的超前控制, 保证档案的质量, 同时避免无谓的重复劳动, 使文档工作流程科学化、合理化。这要求文秘人员要有较强的档案收集意识、质量意识及开发利用意识等。

就档案收集而言，掌握现代化办公中所产生的电子文件的特性及处理程序是文秘人员应具有的最基本的素质，要做好这一工作，文秘人员还要从档案查考的角度出发，能把握文件的科学研究价值，做到收集的文件完整、准确、有序。对文秘人员的档案质量意识的要求，不仅仅体现在相关的档案管理工作中，它要贯穿于从文件形成到归档保存全流程的秘书工作中。一方面，秘书文书写作水平的高低及对文件处理标准的把握程度直接影响到档案的质量；另一方面，秘书人员对档案保护基本知识与技术的掌握程度也会影响到档案的质量。至于档案信息的开发和利用意识，则是要求秘书人员要充分认识档案是一种重要的信息资源，能科学的挖掘、利用好档案信息资源，提高自己的工作效率，更好地提供服务。概括而言，现代文秘工作中档案的收集、整理、保存与利用也是一个有机统一的整体，每一环节工作质量的高低都是紧密相连的，因而，秘书人员必须把档案意识贯穿于自己工作的始终。

四、现代文秘工作中电子档案的管理与规范

3.企业党建管理中文秘工作的定位 篇三

关键词：文秘;企业管理;党建工作;定位;服务

文秘，是指经过学习，掌握文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作，并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作。

一、文秘在企业党建工作中应发挥的作用

（一）参谋助手

文秘有各种层次、工种，文秘如何发挥参谋助手作用有多种途径，不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面，更多的文秘人员可以在大量的经常性工作中，为领导决策与管理工作提供优质服务，当好参谋助手。诸如协助领导安排一个时期的工作布局，为领导出主意、想办法，积极主动地办文办事，完成领导交给的任务等。

（二）信息收集

文秘信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作，领导者要在企业党建管理中进行决策，都要以反映事物发展变化的大量信息为基础，特别是基层党组织的具体党建工作情况。就通常文秘工作而言，需要掌握多种信息，概括起来所提供的信息应包括：上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属党组织的有关情况、资料，平行地区、部门的社会信息、业务信息、经济信息、科技信息，本地区、本部门的党建工作历史资料等。

（三）协调联络

协调是管理的手段，行政管理如此，党建工作管理也是如此，其实质就是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。在新常态下，企业党委领导面临的问题十分复杂，接触的横向、纵向关系也千丝万缕，改革创新过程中会不断产生大量新的矛盾，这些矛盾最后都会集中到各级党组织，特别是党委负责人面前，要求及时解决。因此，围绕企业发展中出现的矛盾，协助领导及时、正确处理，是新常态下文秘协调联络工作中的重要特点。

二、企业党建工作中文秘工作的特点

（一）文秘工作的政治性

任何社会、任何团体的文秘工作都具有很强的政治性，为一定的组织、团体服务，以维护组织、团体的利益为己任。例如国有企业，在生产经营的过程中为社会做出了积极贡献，如向国家交纳税收，提供就业机会，带动相关产业发展等。另一方面，企业的生产经营活动必须遵守国家的法律法规、政治规章等。因此，其文秘工作的时代背景就是党和国家改革开放、建设社会主义和谐社会、全面从严治党的大政方针，各项工作必须符合现行法律和政策。从广义的角度来说，也是为国家的经济发展大局服务的，为从严治党、加强党建服务，这就是文秘工作政治性的体现。

（二）文秘工作的从属性

上下级机关的文秘工作没有成序列，也没有常规固定的工作内容，而是按照基本的工作职能，根据机关和领导的要求，需要你办什么事，就办什么事，不能自已想怎么做就怎么做。文秘工作本级领导机关的主要组成部分。文秘工作基本没有主动权，是一种从属的、被动的工作。上下级机关的文秘工作也没有隶属关系，只有业务工作的指导关系。

（三）文秘工作的服务性

文秘工作是一种服务工作，为领导服务、为党组织服务、为机关服务、为基层服务。同时，文秘工作要求文秘人员沟通上下，协调左右，出谋划策，事无巨细，随叫随到。只要需要，领导指到哪里就打到哪里，竖到底、横到边，高级领导、一般党员、平民百姓都是服务对象。而且服务性决不是没思想、没主见，新常态下的文秘工作强化了参与决策服务、独立办事、调查研究等职能。文秘工作者直接为领导决策当参谋助手，提供信息，提供依据，督促检查落实决策。

三、文秘岗位应该具备的职业素养

（一）政治理论素养

文秘人员要掌握党的基本理论、重要方针政策，只有掌握了这些基本理论并理解其深刻内涵，才能掌握科学的思维方法和工作方法，才能提高认识世界和改造世界的能力。此外，还必须学习唯物辩证法、政治经济学等。一个文秘工作者如果缺少这些理论知识，政治上不敏感，就缺乏政治理论素质。

（二）文秘专业知识

文秘的专业知识包括两个方面，一方面是与文秘工作有直接关系的文秘专业知识，如文秘知识、文书知识等等。另一方面是文秘所在单位或部门的业务性知识。鉴于文秘工作的性质和任务，文秘应该是具备广博知识的“通才”、“杂家”，又是通晓本专业的“专才”，二者是互为作用的辩证关系。这样才能成为本单位、本部门的内行，才能当好领导的参谋和助手。

（三）分析辨别能力

文秘人员要认真研究党政中心工作，深刻领会领导对所辖工作的战略意图、战略方向、长期或中期特别是近期的管理目标，帮助领导领会上级的政策意图，及时掌握信息，深入实际正确出谋献策，涉及到职责范围内的事，应根据情况的发展变化，提前准备，不能“临时抱佛脚”匆忙上阵、消极应付。

（四）企业管理知识

现代文秘是综合性、辅助性的管理人才。担负现代管理任务的文秘工作者，必须学会现代管理知识和管理方法，必须学会现代管理的基本原理，学习现代管理的系统论、控制论、信息论的理论和方法，帮助实现管理组织系统化、管理决策科学化、管理方法定量化、管理手段现代化。

参考文献：

[1]姜玲玲.文秘管理工作的多目标决策––改革《文秘学》课程教学的初步尝试[J].宿州学院学报，2006（3）：104-106.

[2]常崇宜.现代文秘工作[M].成都：成都电讯工程学院出版社，19891.

4.管理文秘期末考试 篇四

一、秘书的涵义

服务对象：领导 根本职能：辅助管理 基本方式：处理信息和事务

秘书的涵义：直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。秘书是一项职业名称。

二、秘书工作的特点：

三、写出代接电话的转告程序 l真不凑巧，××不在办公室； 2估计×点钟回来； 3请问有什么事吗？

Ø由这边去电话；

Ø回来后，请来电话；

Ø代对方向××转； 4复述相关事情

5××回来后，立刻转告； 6再见！谢谢！7轻轻挂断电话

四、当领导开会时，处理电话可采取的方式:

先问清楚对方的单位,姓名,身份等,然后根据具体情况再作进一步的处理。

“×经理正在开会(或会客),预计四点钟结束,请您到时再打电话来,好吗 ”

“到时我们在给您去电话,好吗”（不紧急） 转告对方会议预定在几点结束。 询问是否由自己这方重打。

 遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示

例如：如果你的上司正在召开重要会议，而对方又是因为紧急事情致电你的上司，这时，你应该怎样处理？

答：为了不中断会议，打扰上司，可采用递纸条的方式，纸条上写上：××特急电话找您，是关于××××事，接电话请画圈（），不接电话，请打钩（）。上司不便接电话

 u照实说（怠慢）——“善意的谎言”

“×经理现在不在这儿,方便让我转告他吗”

 对方确有急事或是非常重要的客人,非马上找到上司本人不可——有弹性的话

“请您稍等一下,我马上去找找看”（把对方的单位,姓名,身份,事由等写在便条上,通过便条向上司请示处理办法）

 上司不接电话（有回复的意向）——恳切

“实在对不起,让您久等了,这会儿找不到

××经理。见到他以后,我请他马上给您复电话好吗”

五、办公室环境布置

是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和单位的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。

 窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何流苏。

 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机构示意图等和工作有关的东西。办公室氛围的营造

指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和在工作中体现的风格作风，是最能表现办公室管理水平的。¡参考答案：

（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边;（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;（4）公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;（5）墨水放置在储物架底层，复印纸下面几层。

六、握手礼仪

1、上下级之间：上级伸手后，下级才能伸手相握

长辈与晚辈之间：长辈伸出手后，晚辈才能伸手相握

男女之间：女士伸出手后，男士才能伸手相握

2、人们应该站着握手，不然两个人都坐着。如果你坐着，有人走来和你握手，你必须站起来。

3、握手的时间通常是3-5秒钟。匆匆握一下就松手，是在敷衍；长久地握着不放，又未免让人尴尬。

4、别人伸手同你握手，你不伸手是不友好的

5、握手时应该伸出右手，决不能伸出左手。

6、握手时不可以把一只手放在口袋。

错误的握手方式：交叉握手、压迫握手、越人握手、旁顾他人、手上有水或者汗、握手

时太过用力

“五到”身到、笑到、手到、眼到、问候到。

七、介绍礼仪 尊者优先

 尊者有优先知情权

先将职位低者介绍给职位高者 先将男士介绍给女士 先将年轻人介绍给年长者 先将同事介绍给客户

先将非官方人事给官方人士 先将本国人给外国人

八、名片禁忌

① 切忌手指夹名片或以左手递名片； ② 切忌随意放置或玩弄他人的名片；

③ 接受名片后应回赠名片，若不能回赠应表示歉意并说明原因

 递名片时要站姿并以双手或右手胸部的高度递出名片应注意将名片的正面朝上，文字顺对对方递出。 交换名片时应注意微笑、目视对方；

 接过对方名片时应将名片内容仔细默读一遍；  将对方的名片放入名片夹或上衣口袋内

谈话时切忌玩弄对方名片或在名片上作备忘。可以将对方名片放于桌面以便随时对应

九、上司出差前准备工作

1、确定出差目的和日期；

2、确认总经理出差陪同人

3、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）

4、确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；

5、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）

6、根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。

7、拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。

8、借支，了解外汇，办理兑换外币

9、收集背景资料

十、会议的涵义

 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有 划的商议活动。

 形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。

十一、会议筹备阶段的会务操作

（一）拟定会议计划

① 确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 ② 成立会务工作机构 ③ 制订会议预算

④ 拟定会议议程、日程、程序 ⑤ 制发会议通知

1.会议通知的种类与方式

（1）按通知的形式可分为口头通知和书面通知

（2）按通知的性质可分成预备性通知和正式通知

（3）按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等

（二）准备会议材料与物品 ① 需要准备的内容

1．需准备的会议文件资料

2．需准备的会议物品与设备 ② 准备领导发言稿

③ 起草会议报告、决议草案 ④ 准备会议文件的要求

（三）制发会议证件

（四）会场布置

1．会场布置根据参会人员座次安排，整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式四种。2．会场形式的布置 ：相对式 全围式 半围式 分散式 3.会场座位安排 ：横排法 竖排法 左右排列法

4.环境布置

十二、公务文书

公务文书：又叫公务文件，简称公文。是党政机关、企事业单位、人民团体在公务活动中为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。广义：泛指常用的应用文

狭义：党14国务院13

十三、法定公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上行文：请示、报告

平行文：函、议案

下行文：通知、通报、决定、批复、意见、命令、公告、通告。公文的特点：鲜明的政策性、法定的权威性、体式的规范性、语言的平实性、限定的时效性。公文的划分

1、按内容和适用范围来分：知照性公文，报请性公文，指挥性公文，协商记录性公文。

2、按行文方向来划分：上行文、下行文和平行文。意见与会议纪要可上行、下行、平行。

3、按缓急程度来划分：特急、急件、一般文件三类。

4、按保密级别来划分：三个等级：绝密、机密和秘密。

十四、公文的格式和内容

眉首：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等项。

 份数序号：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号，不少于2位数，如“01”

一般为红色

 秘密等级和保密期限：“绝密”、“机密”、“秘密” “秘

密” “秘密★六个月”

下行文和平行文位于版心右上角第一行顶格。上行文位于发文机关标识的右上方顶格。

 紧急程度： “特急”、“急件”

如需标秘密等级，则在秘密等级之下，两字之间空1字在实际行文过程中，有将紧急程度标注于标题公文种类之前的情况。

 发文机关标识：发文机关全称或规范化简称+ “文件”如：国务院文件（一般小于此字体大小）

1、行政机关联合行文，主办机关排列在前；党、政、军、群的顺序排列。“文件”右侧居中。

2、若联合行文机关过多，则必须保证公文首页显示正文。红色标识

3、发文机关全称或规范化的简称单独构成（仅适用于函）

 发文字号：发文机关代字（无字）+年份（六角）+序号（实位，无第）

如：京政发〔2007〕５号

联合行文，一般主办机关的发文字号或排列在前的，但只能标注一个机关的发文字号。 签发人：上行文才有，发文字号左空一字，签发人右空一字。

多个签发人，按发文机关顺序依次顺排，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行

主体：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识（印章）、附注  标题：发文机关+事由+文种 法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号  主送机关：

同类机关间用顿号，不同类机关间用逗号结尾用冒号。如：各省、自治区、直辖市教育厅，新疆生产建设兵团教委，部属各高等学校：普发性公文、法规性公文、会议通过的公文等，不标主送机关左侧顶格，回行顶格。

 正文：开头＋事项＋结语

 附件 ：附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。（左上第一行标“附件”或“序号”） 附件说明：正文与成文日期之间；两个以上附件标阿拉伯序号；公布令、转发通知，不标注附件说明。 发文机关署名：联合行文，三个以上机关，要署发文机关名称（横排）。位置视印章而定。 成文日期：负责人或最后签发机关负责人签发的日期为准，如：二〇一四年十一月十二日

上下位置依成文日期而定，单一发文，成文日期右空4字；联合行文，两个机关，成文日期拉开，左右各空7字；三个以上机关，成文日期右空2字； 法规性公文、会议通过的公文等，居中标注于标题之下。 印章：公文除“会议纪要”和电报形式发出的文件以外，应当加盖印章。（下无文字，下套；否，中套）三个以上机关，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文日期和正文之间，每排最多3个印章。务使印章与正文同处一面。

 附注：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话

版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等项

 主题词：词目之间空1字，不加标点符号。令、议案和会议纪要，不标注主题词。（居左顶格）

如： 国务院关于加强水土保持工作的通知 农业 水土保持 通知

 抄送机关：回行时与冒号后的抄送机关对齐；同类顿号，不同类逗号，在最后一个抄送机关后标句号。抄送规则：

1、向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关

2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

3、公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。

4、下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。

 印发机关和印发日期：印发日期以公文付印的日期（用阿拉伯数码标识）为准，如：“×××办公厅”“×年×月×日印发” 印发机关左空1字，印发日期右空1字  印发份数：“共印×份”

十五、公文的拟写步骤

一、明确发文主旨

1、文件的中心内容是什么？

2、根据文件内容，准备采用什么文种？

3、明确文件发送范围和阅读对象。

4、明确发文的具体要求。

二、收集有关材料，进行调查研究

三、拟出提纲，安排结构

四、落笔起草，拟写正文

1、要观点鲜明、用材得当

2、要文句简练、交代清楚

五、反复检查，认真修改

1、关于主题的修改

2、关于观点的修改

3、关于材料的修改

4、关于结构的修改

5、关于语言的修改

十六、公告与通告的异同

通告和公告都属于周知性的文体，也就是说，内容都具有知照性，发布范围都是面向全社会的。但在相同之中也存在一些区别，可大致概括为以下三个方面：

1、制发机关级别不同

公告一般高于通告。公告庄重、严肃、宣布事项重大，一般由级别较高的领导机关或授权的专门职能机关发布，如中华人民共和国全国人民代表大会、国务院等；通告宣布事项可大可小，一般机关均能发布，如某个行政机关、某个职能部门、某条道路的施工单位等。

2、公布事项的性质和范围不同

通告发布以后具有执行性，同时也具有告知性；而公告主要是告知性。而就告知性而言，公告范围大于通告。“公告”面向“国内外”，通告范围较公告范围小，“在一定范围内”使用。

3、写法不同

公告一般是开门见山，直叙其事，也不用说明和议论，内容单一。而通告，篇幅相对较长，内容相对复杂，既要在开头写出发布通告的原因、目的、意义，又要在正文部分写出缘由、事项和结尾。

十七、会议纪要和会议记录的比较

1、使用范围不同。会议记录适用于任何正式会议，会议纪要则限于较重要的会议使用。

2、文体性质不同。会议记录一般被视为资料，它不能作为文件分发，而会议纪要则属于正式公文。

3、会议记录是从头到尾把会议情况全部照录，强调完整性；会议纪要则是综合概括会议基本情况和基本精神，强调概括性。

十八、请示与报告的异同

•相同点：同属于报请性的上行公文。•不同点：

（1）含义不同。请示是“请求指示、批准”，带有紧迫性；而报告是“汇报工作，反映情况，提出意见或者建议”，重点在反映情况上。

（2）性质不同。报告是陈述性的文件；请示是请求性文件。

（3）行文时间不同。报告是在事件前、事情进行过程中和事件后都可以行文；而请示是事先行文

十九、通报与处分决定的区别

1、制发公文的目的不同。“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。

2、内容性质不同。“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员吸取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。

3、发送范围不同。“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

二十、改错题

一、文种要正确 1．不可错用 报告、请示不分：

如《××市人民政府关于解决水利建设资金的报告》；——改为请示

再如《××县工业普查领导小组关于工业普查准备工作情况的请示》。——改为报告 批复、复函不分：

如《××市失业职工管理所关于不同意缓缴失业保险金的批复》；——改为复函

再如《××省人民政府关于××市总体规划的复函》。——改为批复 公告、通告不分：主要是将“通告”错用成“公告”。

如《××市供电局关于××区域暂时停电的公告》、《××市关于严禁在市区养犬的公告》等。2．不可并用

比较常见的有“关于××的请示报告”、“关于××的请示函”等。

如《××县民政局关于成立消防科的请示报告》；——去掉报告

再如《××县人民政府关于同意建立××集贸市场给县工商局的批复函》。——去掉批 3．不可自造

如《××学校关于加强学生动手能力培养的汇报》。——改为报告

再如《××市委办公室关于增设督查科的申请》。——改为请示 4．不可省略

如《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示》。——末尾加上“的通知”

再如《××市人民代表大会告知有关职务的选举结果》。——末尾加上“的报告”

二、事由要准确 1．不可随意省略

如《××省人民政府关于„„的决定》，不能省略为《××省人民政府决定》；

再如《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》，不能省略为《××省科学技术委员会的函》。2．不可繁复冗赘

规范写法《国务院批转财政部等部门关于制止乱开减收增支口子的报告的通知》；

尽量不要出现《××区人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院„„的通知的通知的通知的通知》——改为《××区人民政府关于转发国务院„„的通知》 3．不可简而不明 如《××航运管理所航行通告》——改为《××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》；

再如《××区人民政府关于国庆节的通知》——改为《××县人民政府关于国庆节放假的通知》。4．不可错用词语

1、“批转”与“转发”的错用。

如《××区人民政府转发区经委关于当前工业生产的意见的通知》；

《××省人民政府批转国务院关于禁止非法买卖人民币的通知》。

2、在“报告”、“请示”中滥用了“上报”、“呈报”、“申请”、“要求”、“请求”等报请性词语。

如《××市工商行政管理局关于上报加强工商行政管理工作的报告》——把“上报”删去

再如《××市人民政府关于请求解决水利建设资金的请示》——把“请求”删去

三、形式要规范 1．不可出现语病

如《××学校关于加快发展本校彩色印刷品生产若干措施的通知》——去掉“若干措施”

再如《××省教育厅关于加强普通高校保卫工作若干问题的试行意见》——去掉“若干问题” 2．不可随意省略或错用介词“关于”

如《××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知》——改为“××部关于”

《关于××省财经学校向××大学联系临时住房问题的函》——改为——“××省财经学校关于”

如《××关于转发××关于××的通知》——前面的“关于”可省略，3．不可滥用或错用标点符号

“特通告如下：”“特此报告”“以上如无不妥，请批转。”

一是批转(转发、发布)法规、规章，不用书名号而错用引号。

二是批转、转发或批复非法规性公文(如请示、报告、意见等)，滥用书名号。

三是标点符号标错位置，如《××省人民政府关于转发国务院〈关于职工工作时间的规定〉的通知》，应改为《××省人民政府转发〈国务院关于职工工作时间的规定〉的通知》。

例1： ××市人民政府关于2013年“条令条例学习月活动” 安排的通知——去掉引号 例２：××总队《批转××省〈关于精神文明建设报告〉的通知》——去掉两个书名号

命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的、具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。决定：对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项，以修正案的方式修改行政法律、法规和规章。任何机关、单位和团体都可以使用决定。决定属于下行文。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告，属于公开宣布的晓谕性公文，与其他告知一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。

通告：通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。通告，是领导机关及其职能部门根据职权，向所辖范围内的人民群众、机关团体公布应当遵守或周知的事项的公文。

通知：是要求有关单位了解、协作、执行和办理的指挥性、知照性公文。在所有公文中，通知的使用范围最广，任何级别的组织机构都可运用，它的职能最多，主要适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等情况。（平行、下行）

通报：通报是上级机关对下级机关中的典型的先进事迹、先进人物进行表彰，对严重错误给予批评教育，借以教育干部和群众，不断改进工作，对重要的精神和情况给予传达沟通的一种知照性公文。

报告：报告是下级机关主动或应上级机关要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性上行公文。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

请示：请示是“适用于向上级机关请求指示、批 准”的公文。请示属于上行文。请示的作用于请示工作并要求上级批复。

批复：批复是被动行文，是上级机关针对下级机关请示中请求指示、批准的事项，给予明确的答复。简单来说，批复是用于“答复下级机关的请示事项”的公文。批复为下行文。

函：是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项（平行文）。

会议纪要：是根据会议情况、会议记录和会议文件以及其他有关会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝练度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。会议纪要可以起上报、下达、横传（意见）的作用。通知范文：

X市工商行政管理局

关于严格执法程序确保执法人员人身安全的通知

各工商行政管理局分局，市局各科、室、所、直属单位：

2014年7月24日上午，市工商局X工商分局与公安部门联合查处一起传销活动中，联合执法人员遭到不法人员围攻殴打。致使7名工商人员和3名公安干警受伤，其中2人重伤，另有一名执法人员因伤势过重不幸牺牲。

为严格执法程序，确保全市系统广大执法人员的人身安全，防止在行政执法活 动中遭受暴力抗法事件的发生，现通知如下：

一、统一思想，提高认识，切实消除“重主体、轻程序”的错误观念。

二、深化教育，狠抓培训，不断提高执法人员执行执法程序的能力和水平。

三、高度重视，采取措施，确保执法人员人身安全。

特此通知

X市工商行政管理局（印章）二○一四年七月二十四日

请示：

1、请示必须写明主送机关，而且主送机关只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关,另一个为抄送。

2、只能主送上级单位，不能送领导者个人。

3、一般不得越级主送。

4、受理、答复请示的部门,应为有隶属关系的直接上级机关。写作要求

1.一文一事原则 2.主送一个机关

3.不可直接呈送领导个人，也不可抄送同级或下级机关

4.一般不得越级行文

5.语气宜温和谦恭（请、拟、建议不可用“我们决定”等生硬语气）病文：

请示报告

总公司：

我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产。鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。目前，我公司已自筹120万元，还差80万元。希望总公司拨给专项经费80万元，请阅知。

另外，我公司离休干部的交通费问题也亟待解决，请一并批准。

×分公司（公章）2014年4月24日

请示修改例文：

关于改造总装车间所需经费的请示

总公司：

我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产之需。鉴于目前总装车间面积过小、设备陈旧的现状，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。目前，我公司已自筹120万元，尚有80万元缺口。希望总公司拨给专项经费80万元。

妥否，请批复。

×分公司（公章）××年×月×日

（联系人：张三，联系电话：***）批复：

批复例文：

国务院关于同意××省设立××市的批复

国发〔20××〕×号

××省人民政府：

你省《关于撤销××县设立××市的请示》（×政发[20××] ×号）收悉，国务院同意撤销××县，设立××市（县级）由省直辖，以原××县的行政区域为××市的行政区域，不增加人员编制。

此复

5.78文秘工作管理程序 篇五

一、目的

为加强文秘管理工作，不断提高文秘人员素质，确保文秘工作高效运转，特制定本程序。

二、适用范围

本程序适用于文字材料撰写、收发文管理、机要管理等工作。

三、职责

1．负责（季度、月度）工作总结、综合性汇报材料、主要领导讲话的撰写和信息调研工作。

2．负责厂级会议记录、会议纪要、党政发文的审核、排版印发、上网发布；

3．负责发文编号、登记、存档工作，上级来文处理；印章管理、机要管理等工作；

4．负责OA系统公文收发模块的维护服务工作。

四、工作程序

本管理程序包括的管理／作业活动有：文字材料撰写、公文收发、印章管理、机要管理。具体要求如下：

（一）文字材料撰写

撰写月度、季度、半、工作总结及工作计划，草拟厂主要领导讲话、整理会议纪要并印制下发；列席厂长办公会、党政联席会、月调度会，并负责会议记录。

（二）公文收发

发文审核、编号登记、排版印发、存档工作，来文接收、登记、传阅、转呈、回收等工作，具体执行《兖矿鲁南化肥厂文件办理规定》、《兖矿鲁南化肥厂公文处理暂行办法（暂行）》和《兖矿鲁南化肥厂会议制度》。

（三）印章管理

厂印章、党委印章、厂长名章的使用和管理，具体执行《兖矿鲁南化肥厂印章管理规定》。

（四）机要管理

管理、使用好厂部传真机，上级机关机要文件、资料，传阅、存档回收等工作，具体执行《兖矿鲁南化肥厂保密制度》，机要文件由机要秘书做好相关领导的传阅。

五、适用的法律法规和上级公司规定

《煤化公司办公室系统标准化建设内容及评分标准》

六、支持性文件

无

七、流程图

无

八、记录

收文登记簿

发文登记簿

6.公司文秘工作管理制度 篇六

一、根据公司领导要求和各部门所报材料，完成公司上半年、全年工作总结。要求做到及时无误、观点明确、文字简练、语言通畅、校对准确，不出差错。

二、对领导交办的讲话稿、文稿必须按时完成，确保文章质量。

三、按要求完成上报的其他文字材料、会议材料，要求符合公文格式和行文要求，做到及时无误。

四、因工作需要时参加公司董事会、行政办公会等会议，要做好会议记录。记录要求条理清晰、真实准确，并根据记录，写出会议纪要或整理形成文字材料。

五、认真执行公司发文程序、行文格式、文字表达做到准确无误。

六、严格遵守保密规定，对密级文件、材料或不宜公开的会议内容不予外传，做好保密工作。

7.管理文秘 篇七

一、文秘工作是档案管理工作最为重要的“源头活水”

高校文秘工作者的主要工作内容是为校领导以及校内各职能部门服务, 并做好两者之间的协调工作, 其主要职责是为校领导出谋划策, 是高校领导者的左膀右臂。文秘工作者手上掌握着校领导的印鉴以及学校公章, 只要是以学校、校领导名义下达的各种公文, 都必须经过文秘工作者的仔细审核、盖章后才能下达、运转公文;文秘工作者还负责上级行政部门与校内各业务主管部门需要下发的各种公文的登记、办理、管理、整理、归档等工作;在各项公务活动中, 由校领导直接形成或接收的各种实物、声像材料以及文件材料也会直接交由文秘工作者进行处理 (主要包括登记办理、保管、存档等) 。这些文件会经档案管理人员进行收集、整理、存档, 最后形成高校文书档案。由此可见, 文秘工作是档案工作的前期铺垫, 是档案材料的重要来源地, 文秘工作者是这些文书档案产生、形成的主要参与者, 文秘工作的质量直接决定着文书档案的质量。为了确保档案管理工作的质量, 文秘工作人员应具备强烈的档案意识, 明确档案的重要意义, 应要求文秘工作者熟练掌握一定的档案知识以及相应的技能。在日常业务工作中, 文秘工作者应明确自己的职责, 积极参与学校档案管理工作行列, 认真收集、整理各种实物、声像材料以及文件材料, 确保档案资料收集的完整性、系统性、真实性、全面性。

二、档案工作是文秘工作的重要组成部分

高校办公室是学校的信息中心, 是教学、教育、管理、科研等各部门的中枢机构, 校情通报、学校大事记、每学年的党政会议记录、学校总体规划、管理目标、领导决策、上级来文的处理、校史编研、纵横联系及来信来访、规章制度、对外重大活动的记录以及党和国家的方针、政策等文件资料都需要文秘工作者直接起草或审稿, 关于校内各职能部门对于学校决策贯彻实施的情况以及反映等信息也主要由文秘工作者负责汇总, 而档案管理工作者则主要负责这些文件资料、信息的收集、整理、归档和保管利用。由此可见, 档案工作是文秘工作的重要组成部分, 也是一项基础性工作。文书档案记录了高校发展、教育、教学、科研等工作活动, 是重要的历史凭证, 档案管理工作的主要职责是对文秘工作者归档的文书材料进行鉴定、分类整理、编录、保管, 并利用现代化先进的档案管理形式、途径和手段将其转化为档案信息, 进而为高校各项事业的发展以及社会发展服务。随着现代信息网络技术的快速发展及普及应用, 高校档案管理工作应坚持档案管理服务本质, 转变服务理念, 大力引进先进的信息网络技术, 积极创新, 改革管理措施, 丰富档案管理服务内容, 提高档案管理服务效率与质量。

三、档案部门应积极为文秘工作提供现代化档案信息服务

文秘工作为档案管理部门提供了大量的文书档案, 但在为校领导关于学校重大决策、学校制度完善以及学校文件起草等事件出谋划策时需要经常查阅这些历史文书档案, 档案利用非常频繁。为了提高档案管理工作的服务质量, 为文秘工作者提供更优质的服务, 高校档案管理部门应经常深入调查、收集文秘工作者对档案管理的意见以及建议, 全面了解、掌握文秘工作者的档案需求, 在尽可能满足文秘工作者需求的基础上, 打造具有特色的高校档案馆。在实际工作中, 应重点做好密级事宜, 具有较大的文化、科技、经济价值的档案信息资源, 为档案利用者提供更具深度的信息服务。同时应积极引进现代先进的计算机网络技术, 实现数字档案信息, 为利用者提供视频、音频、照片等多种形式的档案信息服务, 提供全方位、全天候的管理服务。

四、做好文秘工作和档案管理工作的衔接

新时期, 学校应正确处理文秘工作与档案管理工作之间的关系, 以现代计算机网络技术为载体, 以办公自动化文秘系统以及档案管理系统为依托, 实现文档一体化管理模式。首先在开发文秘管理系统以及档案管理系统时, 应充分考虑两者之间的有效对接, 两系统之间应能够实现一些具有重要保存价值电子文件的网上移交、接收功能, 建立档案信息资源共享机制, 加快文书的运转。同时高校档案管理部门应建立局域网, 并与校园网连接, 实现公开档案信息的开放利用。其次, 应最好文件的收集、归档工作, 对文件的整个生成过程进行实时跟踪, 在文件的制作以及文件运转过程即开始进行干预, 确保文件收集的完整性、系统性、全面性。

8.管理文秘 篇八

关键词　高职院校　文秘专业　档案管理课程　应用性

高职院校以培养应用型人才为主要目标，旨在培养出具有大学知识，而又有一定专业技术和技能的人才，其知识的讲授是以能用为度，实用为本。档案管理是高职院校文秘专业的核心课程之一，主要培养文秘人员的档案管理能力。笔者根据自己在档案管理课程教学中的实践，体会到档案管理课程教学内容与从事文秘工作实际有很大的距离，教学效果不佳。那么，档案管理课程如何进行教学才能与高职院校文秘专业的培养目标相适应呢？

1　明确教学培养目标，培养专业文秘人才

档案管理是文秘工作的重要组成部分，是文秘人员必须掌握的一项基本业务能力，科学地管理好档案，用好档案，在需要时能够迅速查阅到任意一份归档文件，可以极大地提高文秘人员的工作效率。所以，文秘专业开设档案管理课程是为了培养适应社会需要、适应就业岗位需要的合格的文秘人才，而不是专门的档案人才。然而，当前很多高职院校文秘专业开设的档案管理课程与高校档案学专业开设的档案管理课程没有太大区别，没有体现出秘书专业特色，技术能力特点不突出，与文秘工作岗位实际需求的档案管理能力有很大的差距。因此，我们必须首先结合文秘岗位工作实际，明确人才培养目标，明确教学目的和重点，研究秘书岗位所需要的档案管理工作的内容和特点，使文秘专业档案管理课程具有自己独立的特色体系，而非沿袭传统的培养档案专业人才的档案管理课程体系，应使文秘人员具备应有的档案管理知识理论和技能，具有较强的档案意识，在文件处理阶段有意识地、专业地进行前段控制，在文件归档阶段，具备立卷归档的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和档案管理程序真正交融在一起，保证档案的质量，使文档工作流程科学化、合理化，使文档实体形成一体化、管理一体化、利用一体化，实现文书工作和档案工作的完美衔接，实现档案信息资源共享。

2　与时俱进，更新教学内容，适应就业岗位需求

高职院校应选择符合当前职业教育和就业形势的新教材，近年来，虽然有一些针对职业院校文秘专业的档案管理教材出版，理论性和专业性降低了一些，也加入了技能训练环节，但基本仍是按照专业档案管理的环节编排，与文秘工作实际不符。因此，在实际教学中我们应与时俱进，及时、大胆地更新教学内容，突出文秘工作岗位中档案管理的特点，贴近文秘工作实际，围绕职业能力、办公自动化、信息化等要求选择教学内容，减少与工作实际缺少联系的理论知识，跳过与高职学生专业培养无关的章节，增加具体实际应用操作内容。比如，目前文秘专业档案管理课程教学内容主要针对党政机关，而高职院校学生的就业对象多是中小企事业单位，教学内容与学生的就业岗位现状严重脱节，无法满足社会就业的需求，因此教学内容应着重基层企事业单位文秘人员文档管理的知识和技能，适当增加企业档案、人事档案、会计档案、工程档案、设备档案等管理知识，增强教学内容的适应性。又如当前信息化时代，办公自动化及网络化已广泛应用于各个领域，已严重影响到文档管理的内容和方法，文件的形成、处理、归档、管理、利用等都发生了相应的巨大变化，而目前教材大多仍是针对传统办公环境的、纸质载体进行的，这就要求我们跟上时代发展的快速步伐，与时俱进，及时更新教学内容，增加档案管理现代化教学内容。

3　改进教学方法，激发学生兴趣，强化职业技能训练