公司合同管理流程

公司合同管理流程（精选8篇）

1.公司合同管理流程 篇一

合同报审指引

为规范集团总部各部门、集团旗下各子分公司合同报总部法务部审核流程，现总部法务部特制订合同报审程序指引如下，请需要送审合同各部门阅：

1、合同由我公司业务人员经与合同对方洽谈达成合同基本文件文本后，将合同电子版以OA形式提前至少2日按法务部合同报审发起流程，由法务部做初审后，返回附件给部门。

2、返回的合同如有修改部分，由报送部门与对方对接，如能达成合意后，确定合同文本：如对方对返回的合同有改动的，报送部门将改动过的合同回传至法务部，法务部对改动部分进行再审核后，发回报送部门，由报送部门与合同相对方对接。

3、经1、2的修改与审核后确定最终定稿，南宁片区如需加盖法务部部门印章及审核人签名后才能送领导阅或到总办盖章的，法务部将盖好法务章的合同返回报送部门，报送部门凭盖有法务部印章及审核人签名的合同文本报领导阅及到总部行政部盖公司公章。外围片区分店凭流程附件中定稿的版本，核对后加盖公章。

备注：法务部审核签章的合同，仅作为公司内部报审流转使用，正式签订的合同请各部门重新打印。各部门可视需要将法务部审核签章的合同与正式签订后的合同一起报公司备案存档。

总部法务部

二〇年月日

2.公司合同管理流程 篇二

2008年5月, 财政部发布了《企业内部控制基本规范》, 2010年4月26日, 财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门联合发布《企业内部控制配套指引》, 鼓励非上市大中型企业、单位提前执行, 高校等事业单位参照执行。高等学校作为教育事业单位, 经过1989年以来的连续扩招, 无论在校生规模、学校资产总值、学校资金总量都有很大的增长。据统计显示, 高校经过20多年的快速发展, 无论人员数量还是经济总量, 与20年前已经不可同日而语。1989年实施高校扩招以来, 在校大学生从208.2万达到2979万, 2009年高校教职工达到211万人, 全国教育经费达到16502.7亿元, 其中高校财政拨款经费总额2544.7亿元。高校会计如何为社会提供准确、完整、有用的会计信息, 会计内部控制的构建与应用就显得非常迫切。

到现在为止还没有一套针对性很强、操作性很强的解决高校内部会计控制的制度设计。本文试图通过对高校实际运行的研究、分析归纳高等学校内部控制采购业务、合同管理的流程再造。

二、高校采购与付款业务内部控制流程再造

高校采购与付款的业务是指高校支付货币资金获得货物或享受劳务的过程, 业务发生较为频繁, 工作量较大, 容易产生漏洞, 是高校财务管理的重要一环。设计采购与付款控制程序目的就是要规范采购与付款行为, 防范业务过程中的舞弊或疏漏, 防止采购环节中违法乱纪行为的发生。

第一, 采购与付款业务控制的关键环节。根据采购与付款业务的特点, 结合高校实际, 可以把采购与付款业务概括为以下几个关键环节:一是采购岗位责任制, 明确职责、权限、不相容岗位分离;二是确定归口管理部门, 明确请购程序;三是明确采购方式, 供货商的确定, 采购过程透明;四是明确付款方式, 按规定流程办理付款手续。

第二, 采购与付款的职责分工与岗位设置。采购与付款业务的岗位设置, 必须保证不相容的职责权限相互分离, 确保相互制约和监督。一般包括:物品需要部门, 不能同时担任采购职务;付款审批人和付款执行人不能同时办理招标和询价的业务;采购人不能担任验收人;付款审批人与付款人职务分离;不得由同一部门或人员办理采购与付款的全过程。

第三, 请购审批制度。提出物品采购申请是采购环节的开始步骤, 高校可以根据不同的需要制定不同的请购制度, 但一般应该包括以下环节, 见图1。

第四, 采购询价、招标采购制度。采购与付款业务的关键环节就是招标、询价环节。供应商的选择、货物价款的确定都是在此环节产生, 此环节也是最容易产生腐败和问题的环节。见图2。

高校应加大对该环节的内部控制, 成立招标委员会、设置招标专家库、制定开标程序, 确保招标环节的公开、公正和透明, 使招标工作在阳光下运作。

第五, 合同签署制度。招标办公室根据招标委员会招标、询价的结果确认供货商, 签订经济合同, 在权限范围内审批, 合同中列明所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、售后服务、付款方式、验收方式等。超过权限的有上一级部门或领导审批, 重要的经济合同由院长签批。经济合同作为财务部门支付货款的重要依据。

第六, 采购验收制度。为达到控制的目的, 验收人必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来担任。收货部门的控制主要在收货的数量和质量上, 根据经济合同的数量和质量要求, 独立检验收到的物品, 出具验收单或检验报告, 作为入库、付款的重要依据。

第七, 付款审批制度。付款是采购业务的最后环节, 其控制的主要过程包括审核经济合同、审核货物发票、审核验收单据、现金的使用控制等。财务部门要审核采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的合法性、合规性、完整性和真实性。严格按照现金管理条例的规定支付货款, 认真核对结算单位的账户和经济合同相一致。认真核对经济合同规定条款支付货款, 暂扣的质保金、尾款要准确无误。付款审批制度可以概括以下几点, 见图3。

三、高校合同管理内部控制流程再造

高校建立合同内部控制制度是为了避免或减少因合同管理不当给学校带来不必要的经济损失或给学校的社会声誉造成恶劣的影响。高校应该高度关注合同管理制度的制定和落实情况, 严格招投标制度, 对合同条款的真实性、准确性和可行性的把握, 制定合同履行的全面性和责任追究的规定, 加强合同管理的日常管理等。

第一, 合同管理控制的关键环节。高校在实施合同管理内部控制的过程中, 应把握的关键环节可以概括以下:合同订立授权分级管理;制定合同管理制度, 明确合同订立的程序、形式;合同履行和变更的开展;合同专用章的保管和使用制度。

第二, 合同管理岗位设置和分工。高校应建立合同管理岗位责任制, 明确规定相关部门和个人的职责、权限, 保证办理经济合同的不相容岗位相互分离。见图4。

第三, 合同管理的授权审批制度。为明确合同审批权限, 规范合同订立行为, 防范和降低因合同的订立给高校带来的风险, 高校应该建立合同授权审批制度。区分不同合同, 采取不同的审批手续, 一般金额较小的合同可授权校级领导副职履行, 重大的经济合同必须有法人签批。

第四, 合同管理的会签制度。为防范和控制合同可能的风险, 加强对合同制定的监督, 规范合同的制定行为, 必须建立合同的会审制度。会审是在合同拟稿后、正式生效前, 由合同关键条款涉及的部门会同纪委监察室对合同文本进行最后审核的关键环节, 是高校法人签署合同前的最后一道关。合同会签主要是会审合同的合法性、紧急性、可行性、严密性, 不能对高校带来不安全的影响。

第五, 合同专用章使用和合同档案管理制度。合同专用章是合同生效的关键点, 必须指定专人保管。对外签署的合同必须由法人代表签署或其授权的人签署后, 才能加盖经济合同专用章。经济合同专用章仅限经济合同上使用, 不得在其他文件上使用。业务经办人必须持经济合同会审签批的程序单方可用印。专用章保管人员必须对用印情况进行登记, 对合同文本必须留存保管。未经审批、未经会签一律不得用印。

参考文献

3.公司合同管理流程 篇三

关键词：建筑企业；工程合同；风险管理

1.合同风险的内涵

风险是一种客观存在的不可抗元素，其既能给人们带来损失，也能带来发展的机会。到目前为止，学术界对于风险的定义仍然在争论之中，专家学者们对于风险还没有统一共识。目前，学术界比较有代表性的定义认为：风险是不确定性的集合，即风险所带来的损失具有不确定性，风险所引发的的潜在性损失也是不确定性等。为了对风险这个词语进行准确的定义，学者们在美国的风险分析协会专门组建了一个团队，专门对风险这个词汇进行研究，并加以定义，但是这个团队在经过了四年的努力工作之后，团队停止了这项工作项目，从这点可以看出对风险的严谨的定义难度是非常大的。

在上世纪九十年代，曾经有定义对风险进行了解释，即不确定的事件机会在项目实施过程中对目标所产生的累积不利影响后果。并在中期按照狭义与广义的分类方式对风险进行了细致总结，对风险概念进行分类。从广义上来看，风险是某一结果在特定期间内、特定的客观情况下发生的可能差异程度，该定义所含内容非常广，被广泛应用于学术界；狭义的风险即纯粹风险，即存在于某个特定活动的过程中的不确定性产生的经济、财产损失的可能后果[1]。但是也有学者提出了另一概念：工程管理的风险值得是目标在实施过程中可能出现的具有负面影响效果的一些不确定性因素。因此可以得出以下结论，在工程建设市场中，必须加强工程项目合同的严谨性与准确性，同时还应加强企业施工合同管理的水平，对潜在的风险进行预先性的防范，有效规避合同中的中的风险性因素，这是我国工程建设企业提升自身竞争力，完善竞争行为的关键性因素，也成为了工程施工企业改革的当务之急。

建设工程施工合同是施工单位和建设单位之间在公平、平等的条件下建立起来的合同。合同之中，对双方之间的权利和义务关系做明确规定，在得到双方确认之后，就成为一种特殊的合同，这种合同就被成为是承揽合同。这个签订承揽合同的过程中，建筑行业是具有特殊性的，建筑市场实行的先期进行定而后进行成交的交易方式，这种方式的采用的有点是能够快速方便的定力工程合同，但是其也有巨大的缺点，合同签订的时效性与特殊性决定了合同的高风险性。这个过程中，由于建筑工程施工工期长、工程投资巨大、材料设备消耗多、工程质量要求高并且建筑行业所需求的自然和环境影响约束等都十分严格，同时目前我国的建筑市场中的竞争十分激烈，在这样的市场背景之下，如果对承包单位的约束不够规范，就会造成合同显示公平的现象，使得承揽合同只有单方约束性，这种责权利不平衡，使得施工承包人在市场竞争中非常容易处于明显劣势。

2.合同风险现状

《合同法》、《建筑法》、《招投标法》这三部法律的先后修改，都在一定范围内对建筑领域的违反活动有了制约，使得建筑市场更加向着规范化、完善化的方向发展。上面三部法律的颁布保障了建筑市场合同双方的利益，让双方的权利义务真正的落实到实处。建筑企业工程合同与金融市场的合同一样，都是属于风险管理的范畴，虽然建筑企业的风险管理属于工程合同的一种，但是其却复杂得多，其拥有极其复杂繁琐的内容以细致的对象及解释。但是，一些其他方面的问题，诸如：地方保护主义、合同双方的资信以及市场发展环境等原因的影响，建筑工程合同还存在问题。例如建筑工程条款合同不完善、有漏洞；合同双方全责不一；发包人骗取设计方案等问题一直存在；在设计招标中，有些没有能力的单位设计出质量低下的设计，影响整体设计质量等现象都是存在的。如果上述的这些问题在合同当中出现，不但仅仅会影响建设单位和设计单位的整体经济利益，同时对社会效益也带来很大的负面影响。

3.合同风险管理的流程与方法

企业合同风险的管理需要一定的流程，首先，单位施工合同中的建立依据应当被进行调查，检查其是否符合当前的法律法规的要求，同时还要重点查验所签订的合同主体是否是合格的 ；第二就是要检查核对合同签订当事人意思表述是否真实准确，这是十分必要的；第三，必须要检查合同内容中设计到的法律、金融条款与形式是否是符合法律规定的等问题，这些问题都是企业在签订合同过程中必须要认真确认的，因为这些问题通常会影响合同的效力。如果企业没有能够实施具有高度针对性地具体合同条款条款，亦或是单纯的罗列添加了《招标投标法》、《建筑法》等大方向宏观的法律法规，这些条文的呆板罗列与粘贴是不利于真正的解决纠纷的。

合同的签订如果存在着单方约束性条款，这必然会导致责权利不平衡，市场的竞争是十分激烈的，合同签订的弱势引发施工方在过于劣势的条件下，被动地承受着质量、工期等多边的诸多风险，这样不但不利于企业合同内容的履行，同时还有可能引发施工的安全问题。业主的违约以及拖欠工程款项都会存在着风险，这种风险的起因主要是因为部分业主的资质存在缺陷而又没有被及时发现，在这种情况下企业或许会由于建设资金的短缺或部分违规工程施工的进行，致使使后续资金没有及时划拨。

从宏观上来讲，工程的先定价后成交的惯例也是有着巨大的风险的，因为其存在着巨大的价格风险，相对于建筑工程的合同正式确立时期，这个过程往往还需要一个相当长的时期才能签订完成，由于企业受市场多种因素的影响，其原材料的采购与建筑材料的准备成本有时会发生剧烈变动，这时合同事先所固定的价格在企业衡量成本时候会存在极大风险。

履约过程中的变更、签证风险由于业主的原因，引起设计和施工图的更改，施工的自然条件和作业条件的意外变化等，施IT程量的增加，而业主不按时签证或回复联系单，给施工方带来利益损失的风险。

以上所列举的就是企业在合同签订与实施全国程中可能发生的主要风险，通过分析可以看出，这些现象都属于企业的合同风险与市场风险的规避的范围，需要与金融市场一样，加以重视。由此可知，这些企业必须主动及时地回应合同的签订，尤其在《施工合同的司法解释》依据出台之后，必须处分运用好这一解释，建立专门的团队研究《施工合同的司法解释》，通过健全和完善自身的合同管理流程，对风险进行规避，避免受到更大的损失。所以，企业要重视防范和规避市场中的合同风险，真正有效的维护自身合法权益。（作者单位：沈阳师范大学）

参考文献

[1]徐哲.建筑施工合同风险防范刍议[J].建筑时报.2009-07.

[2]王跃恩.建设工程设计合同中问题及对策研究[D].郑州大学硕士论文.2003—04

[3]何贤林.论建筑施工企业合同风险防范[J].安装.2007—07

[4]陈芳明.施工合同风险与防范[J].科技致富向导.2012—07

4.销售合同管理流程 篇四

操作要点：

1、销售类型（按照产品项）分为五种： 车体改装销售

机加产品销售

多媒体商品销售

材料销售

系统集成销售

重点提示：根据销售统计和核算的需要，在销售订单的表头栏目内必须选择对应的销售类型，从以上五种分类中进行选择。

2、销售业务类型（按照结算情况界定）为三种：

 普通销售业务：无论赊销、现销，当月完成发货后（含多次发货）当月结算完毕（含

多次结算）的销售业务，在增加销售订单时选择业务类型为普通销售业务。具体操作

见普通销售业务处理流程

 分期收款业务：当月完成发货后（含多次发货），需分次、跨月进行结算、开发票，分批结转收入成本的销售业务，在增加销售订单时选择业务类型为：分期收款。具体

操作见分期收款业务处理流程。

 直运销售：销售的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的销售

业务（例如：商品代购业务），在增加销售订单时选择业务类型为：直运销售。具体

操作见直运销售业务处理流程。

重点提示：

根据销售统计和核算的需要，在销售订单的表头栏目内必须选择对应的业务类型，从以

5.合同能源管理备案申请流程 篇五

1.申请条件：

《合同能源管理财政奖励资金管理暂行办法》规定，符合支持条件的节能服务公司实行审核备案、动态管理制度。节能服务公司向公司注册所在地省级节能主管部门提出申请，省级节能主管部门会同财政部门进行初审，汇总上报国家发展改革委、财政部。国家发展改革委会同财政部组织专家评审后，对外公布节能服务公司名单及业务范围。

根据《办法》规定，申请审核备案的节能服务公司须符合以下四个条件：

(1)具有独立法人资格，以节能诊断、设计、改造、运营等节能服务为主营业务;(2)注册资金500万元以上(含)，具有较强的融资能力;(3)经营状况和信用记录良好，财务管理制度健全;(4)拥有匹配的专职技术人员和合同能源管理人才，具有保障项目顺利实施和稳定运行的能力。

备案主管部门审核备案申请，亦主要围绕以上条件进行。这也意味着申请人应围绕上述规定，准备相关材料，以证明企业满足要求。

2.申请时间

从此前各批节能服务公司备案申请的组织情况看，节能服务公司的备案申请并不是随时受理，而是先由国家发改委和财政部办公厅下发通知，由各省级发改委会同财政部门组织本地区的节能服务公司备案申请和审核工作，然后向国家发改委和财政部报送初审名单。

3.申请材料（后面附有各个材料的注意事项及说明）

从前四批备案通知的要求看，对申请材料的要求，基本一致。通知要求节能服务公司申请审核备案需要提供的材料为：

（1）节能服务公司备案申请表;（2）企业基本情况简介，主要包括成立日期，经营范围，经营及财务状况，财务管理制度等;（3）企业开展的节能效益分享型合同能源管理项目情况和节能效果，合同能源管理项目投资、收入及其在企业投资总额、营业额中的相应比重;（4）合同能源管理项目应用的主要节能技术及产品情况，自主研发和获得专利的节能技术及产品情况;（5）专职技术人员的姓名、职称、年龄、学历、专业等;（6）企业工商营业执照、税务登记证和财务报表复印件;（7）企业注册资金、银行信用等级等证明材料;（8）已实施项目合同、用户单位的反馈意见及项目运营状况证明等;（9）与《合同能源管理财政奖励资金管理暂行办法》规定的支持条件有关的其他材料及情况说明。

4.准备材料需注意事项：

下面就上述材料需要注意的问题分别加以说明：

（1）关于节能服务公司备案申请表。发改委的通知提供申请表的格式。申请表约有30个栏目需要填写。主要涉及企业的基本情况、主要财务指标、节能产品和节能技术及合同能源管理项目实施情况。需要说明的是，企业名称、注册资本等企业基本信息应与工商登记一致，有的企业中间可能做过变更，那么在申请时应按变更后信息填报。

（2）关于企业基本情况简介。通知要求的主要内容为，企业成立日期，经营范围，经营及财务状况，财务管理制度等。如果企业涉及名称变更、改制等情况，建议做出说明。特别是，如果项目合同和实施的项目，是以变更前企业名称签订和实施的，则更有必要加以说明，以便评审机关能够作出正确判断。《办法》要求节能服务公司“经营状况和信用记录良好，财务管理制度健全”。在这部分材料中应提供反映经营状况和财务状况的数据，以及财务管理制度。

（3）关于合同能源管理项目开展情况。这一项的内容，第一批备案通知中，要求提供合同能源管理项目开展情况、合同模式及节能效果材料，但在以后三期的通知中，改为“企业开展的节能效益分享型合同能源管理项目情况和节能效果”。这一变化，应理解为，进一步强调办法确定的支持对象是实施节能效益分享型合同能源管理项目的节能服务公司。在此提醒拟申请备案的企业注意到这一变化。在申请材料中重点说明节能效益分享型合同能源管理项目情况和节能效果，而不是泛泛地说明包括实施节能量保证型合同能源管理项目、能源费用托管型合同能源管理项目等在内的所有合同能源管理项目情况。有的企业仅说明节能改造项目的开展情况，而未说明这些项目是否以合同管理方式开展和以何种合同能源管理类型开展，严格讲，这种说明均与通知要求的申请要求不符。另外，需要注意的是，申请条件的第一项要求，申请人“以节能诊断、设计、改造、运营等节能服务为主营业务”。这部分材料中要求说明合同能源管理项目投资、收入及其在企业投资总额、营业额中的相应比重，主要为判断是否具备该条件。虽然相关文件尚未明确认定节能服务为主营业务的判断标准，但如节能服务投资、收入占总投资、收入的比例过低，恐难以认定符合申请条件。

（4）关于主要节能技术和产品。申请材料要求提供合同能源管理项目应用的主要节能技术及产品情况，以及其中自主研发和获得专利的节能技术及产品情况。一般需要说明节能技术的基本原理、技术特征、实现方式、实施效果、产品主要技术参数等。如果有技术鉴定或检验报告，可提供相关文件。通知要求对自主研发技术和专利技术做具体说明，反映了国家政策对自主研发和取得专利权的节能技术的重视和导向。在此也提醒拟申请备案企业注意这一导向。如拥有节能技术，可考虑申请专利。如有专利或已申请，应提供专利证书或专利申请受理通知。

（5）关于专职技术人员和合同能源管理人员。《办法》对专业人员的要求是，“拥有匹配的专职技术人员和合同能源管理人才，具有保障项目顺利实施和稳定运行的能力”。国家发改委的通知中要求提供 “专职技术人员的姓名、职称、年龄、学历、专业等”。有的地方发改委要求同时提供合同能源管理人员情况。需要强调的是，这里所说的专业人员就是企业的专职人员，不是兼职人员，在申请材料中除提供名单外，还需提供相关技术人员的技术资格证书复印件。节能服务公司作为提供用能状况诊断、节能项目设计、融资、改造(施工、设备安装、调试)、运行管理等服务的专业化公司，不但应在用能状况诊断、节能项目设计、融资、改造(施工、设备安装、调试)、运行管理这些环节拥有相应的专业技术人员，而且应拥有熟悉合同管理项目的人才。目前合同能源管理这样一个专业本身，所谓合同管理人才，应指熟悉合同能源管理项目，有合同能源管理项目管理经验的管理人员和相关技术人员。因此，在申请材料中，可提供参加合同能源管理培训的相关证明和具有合同能源管理项目实施经验的证明。

（6）关于申请人证照和财务报表。营业执照提供副本的复印件即可。注意应提供最新的经过年检的营业执照副本复印件。通知未明确提供何时的财务报表，一般应提供最新一期的财务报表。

（7）关于注册资金证明和银行信用等级证明。一般需要提供企业实收资金的验资报告。所谓信用等级评定证明是指银行为其客户出具的依据申请人提供的财务报告并按照银行信用等级评定标准进行信用等级评定所获结果的书面证明。目前各家银行都有自己的一套信用等级评定标准，一般是根据企业的经营情况计算一些财务指标，包括诸如流动性、盈利能力、管理能力、发展前景等，根据标准对其进行评分。一般满分为100分，90-100分的，为AAA级，80-89分的为AA级，70-79分的为A级。有的企业未评定过没有银行信用等级，又来不及办理，若能提供银行出具的企业资信证明，在一定程度上也可反映企业的资金信用状况。提供这部分材料的目的在于证明企业的注册资本满足《办法》要求，同时具有办法所规定的较强的融资能力。

（8）关于已实施项目情况。这部分包括三个内容：一是已实施项目的合同书，二是用户反馈意见，三是项目运行情况证明。已实施项目合同书，主要是指已签订的合同能源管理项目合同，根据办法规定，支持对象是实施节能效益分享型合同能源管理项目的节能服务公司，因此项目合同应指节能效益分享型合同能源管理项目合同。用户反馈意见应由用户出具书面意见并盖章，内容一般应该包括项目名称、项目实施的时间、地点、节能服务公司的服务内容、节能效果等。项目运营情况证明，原则上以第三方出具的验收报告、审核报告为上，如无第三方证明，至少应提供用能单位提供的证明。

（9）关于其他材料。一方面各地可能会根据当地情况，明确要求提供其他材料，如北京，要求提供《节能服务公司在京项目计划表》。另一方面，申请企业可根据自身情况提供其他相关材料，如能反映企业融资能力的文件、银行授信协议、与有资金实力的投资公司签署的投资协议等。

6.合同签订管理规定及流程 篇六

一、目的规定签订合同的要求、对合同条款要求、签订合同的注意事项和审定合同的要点，以维护公司利益，降低经营风险，减少签订合同不当造成的损失，方便合同的有效执行，最终保证业务活动的正常进行。

二、适用范围

适用于合同签订相关的过程中与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定。

三、职责

营销部合同审核人员和部门领导负责对合同进行审核，业务人员负责与客户签订合同，营销部专责人员负责合同的传递、保管和协调签订合同的整个过程，部门主管负责初审合同，公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策。

四、内容

1、总则

与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同，认识到合同的重要性，平时要认真学习合同法，进行合同谈判时在坚持原则性的基础上，也必须有一定的灵活性；

公司只认可书面形式的合同；

每一份合同的签订必须有指定的承办人，承办人要求是公司正式员工，其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责，并对所提供的材料的真实性负责；

合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员；

任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。

2、定义

合同：是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同，也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同。

授权委托书：法定代表人需要委托代理人签订合同时，开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书，授权委托书必须明确委托权限，有法定代表人和代理人双方有效印鉴。

3、合同签订的主体

我方签订合同的主体视情况需要可以是我公司所经销产品的生产厂家或其它挂靠的公司。

与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体。部门主管有责任对对方进行资格审查。审查的重点包括：法人资格：有效期内并经过年检的营业执照，执照所载内容与实际相符；合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可等级、资质证书；对方是代理人代签合同的，应有真实、有效的法定代理人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；具有相应的履行能力及履约信用。自然人：有效的身份证明

文件；能够经营合同标的，若有专营许可，需提供相关证明文件；具有相应的履行能力及履约信用。

若合同对方签订合同资格不足或履约能力不够，则在对方提供合法、真实、有效和有担保能力的担保人情况下，方可与之签订合同。

4、合同专用章

有效的书面合同应加盖公司公章或合同专用章；

经营销部经理审核合格，并由总经理同意，并且为正式的合同发文稿纸上方可加盖公章或合同专用章；

公司的合同专用章和公章应由法定代表人指定专人进行管理，加盖时事先申请并必须如实进行登记。

5、合同文体

合同必须为书面正式文本形式，包含详细合同条款、合同标得样品封样、合同订立双方签章方为正式有效合同；

与合同内容相关或合同提到的一些实物或文件作为合同附件，与合同同样具有法律效力；

合同语言应严谨、简练、准确；合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专项解释，如合同条款中有关产品的规格型号、数量、单价等关键信息必须是准确的，不允许出现“暂定量”、“暂定价”、“货款月结”、“多退少补”等文字。

6、合同条款

a、合同标得

销售合同标得包含经公司批准可以经营的所有产品，包括附属产品。

b、合同数量

合同签订应该有准确的数量，因此业务员必须对数量跟踪到位，可采用与客户多次确认或到工程现场了解等手段获得最准确数量，以尽量避免最终的补货和退货情况发生。合同条款中一般不允许出现“多还少补”。

c、合同质量

原则上按国家标准执行。

d、合同价格

根据工厂出厂价格加上运费、公关费用、业务费用及销售过程产生的其它费用即为产品成本价。业务人员必须高于产品成本价向客户报价，最终成交价需要经过公司主管审批，如果毛利润低于20%的合同应通知总经理，由总经理决定。

e、交货日期

一般交货期为40天，鉴于旺季工厂生产繁忙，尽量说服客户提前订货。而且合同签订前必须与生产部沟通确认交货日期。

f、交货地点

交货地点为客户指定地点。若一批货有多处交货地点，由需方自行负责分配、转运货物，我方只负责送至合同指定交货地点。

g、交货方式

我方把货物卸至客户指定地点，由客户或客户指定接收人点货验货无误后当场签收。h、付款方式、常规合同条款：分批发货、分批结算，结算方式为货到工地现场签收后三天内付该批货货款80%，一个月内再付该批货货款20%（或按7:2:1的比例，余款为货到之日起一年内结清）。

超越常规合同条款必须向公司主管请示。

质保金：质保期原则上不超过一年，比例不超过10%。对施工单位和个人采购的一律不留质保金。

i、违约责任

可以不特别说明。

j、其它条款

合同的变更、解除

1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。

2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同

a、因不可抗力致使不能实现合同目的；

b、在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务； c、对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

d、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

e、法律规定的其他情形。

f、变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；

g、变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。

退货条款：以上产品是供方专为需方定制产品，一般不允许退货。若客户有强烈要求，供方需接受退货，则最多允许退货量不超过供货量1%。

补货条款：如客户有需要进行补货，必须提前三十天以书面形式通知我方。

7、客户分类

为了与一些资信好、实力强和合作时间长的客户形成稳定的双边合作关系，可与它们签订更优惠的合同条款。

8、合同生效

合同需经双方法定代表人可其授权人签字并盖章后方正式生效。

9、合同签订流程

我公司一般销售合同签订流程如下：

a、承办人提供签订合同的相关证明材料，起草好合同并交给部门主管审核；

b、部门主管审核无误后，由业务员把合同交给对方签章；

c、合同签章后，公司内务助理填写“工程合同审核表”并把合同和该表交到部门主管； d、部门主管在“合同审核表”上填写客户评级信息后交给公司总经理审定；

e、若需修改合同，则把合同转回分公司按上述程序重新进行；

f、总经理审定无误后，在“工程合同审核表”上签署意见后，把合同和“工程合同审核表”转至综合部，由综合部人员到公司合同章管理处签章。

10、合同执行

合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替代履行或转让、转卖合同。

任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式给予答复。

若合同条款规定有定金，则必须要求客户准时支付定金。否则，则我方可暂停执行合同。若交货后，客户未按合同条款约定付款，则我方可停止继续供货，并劝说客户按时付款。若协商不成，可发催款函、律师函直至诉诸法律。

11、合同纠纷

合同纠纷发生时,承办人应及时通知有关机构和人员，同时应迅速收集相关证据资料。合同纠纷处理后，承办人须及时将纠纷处理结果报综合部备案。

对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办人应及时报告并经总经理同意，向人民法院申请强制执行。

12、资料保存

资料保管责任人：与合同相关的所有资料必须交给综合部统一保管。

文件资料内容：所有与合同项目有关的资料，包括合同文本、来往文件和款项来往记录。保管要求：商务部人员应给合同编号，并建立合同目录，对合同进行妥善保存，若出现损毁情况，应及时向领导汇报，及时处理。

借阅要求：合同借阅必须经过部门经理审批同意方可借阅，原则上原始合同不予借出。若需借出，需部门经理特批。若有员工调动工作，必须还清所借出的合同，方可办理调离手续。借出者需妥善保管合同，不准擅自转借、传阅和复制。

13、责任追究

责任部门：由部门负责人定期检查合同的签订、履行及管理情况。

不正当行为：

不履行本职工作或不负责的造成损失的；

没有得到授权、超出授权或者授权已终止仍以公司名义对外签订合同，且事后未获公司总经理认同的；

采用要约、承诺方式订立合同，因怠于运用要约的撤回、撤销，承诺的撤回方式，造成损失的；

泄露属于保密范围的合同内容，造成损失的；

对外签订合同人员在签订、履行合同时，因失职被诈骗，从而使公司利益遭受损失的； 未经审核程序审核或审核后而不严格执行，给公司造成损失的；

对发生纠纷的合同，未在规定的期限内向主管领导汇报，以致超过了仲裁或诉讼的有效期限，导致公司败诉的。

7.公司合同管理流程 篇七

一、日常费用报销的现状分析

1. 现行费用报销的现状

中支公司报销流程:中支内勤人员填写纸质报销单据, 经中支机构负责人审批后, 将纸质报销单据邮寄至分公司财务进行票据审核、预算审核和财务领导审批, 分公司财务人员负责将纸质报销单据送至相应归口管理部门审批, 经分公司财务负责人和总经理审批同意后, 进行账务处理和付款。

中支内勤岗负责机构费用报销的票据验真和单据初审, 同时做好台账登记;分公司财务负责费用报销单据的复核、流转、账务处理、款项支付与归档等;分公司归口管理部门负责审核报销的合理性及合规性;费用报销的最终审批人是分公司总经理。

2. 现行费用报销流程的优劣

(1) 集中报销模式相比传统分权式报销模式优势如下: (1) 降低运营成本, 各分支机构仅需配备机构财务一名。 (2) 降低财务风险, 减少分支机构为追求规模导致违法违规行为的可能性。 (3) 提高财务数据真实性, 各分支机构费用审批流程的统一、完整, 核算口径的准确、一致。

(2) 集中报销模式也产生了新的问题: (1) 报销流程繁琐导致效率低下。在使用传统的纸质报销流程的基础下, 实行集中报销不仅增加了审批流程, 全人工处理的过程更是延长了报销时间周期。 (2) 人工管控导致预算管控相对滞后。预算系统与费用报销仍处于脱节状态, 财务人员无法实时掌控费用预算的执行情况, 造成预算余额数据和预算支出数据出现偏差。 (3) 邮寄形式传送报销单据增加凭证遗失风险。省级分公司与中支公司多分隔两地, 中支公司集中报销多需要以快件形式寄送原始报销单据, 使得原始报销单据遗失和财务信息泄露的风险不断增加。

相对于原有的分权式管控, 集中管控符合公司强化分支机构管控和加强财务管理的总体需求, 但凸显的问题很可能影响基层单位对集中式管控的积极性与能动性, 因此加强费用管理改造财务流程已刻不容缓。

二、员工自助报销的运用和流程设计

1. 员工自助报销的简介

员工自助报销是基于互联网络的在线报销流程, 公司员工可以在任何时间、任何地点提交费用报销申请, 相关审批权限人仅通过报销系统进行网上业务审批, 财务人员在报销系统内确认后可自动生成记账凭证, 并实现网上银行直接支付。员工自助报销具有如下优势: (1) 实现报销流程的标准化和规范化, 提高审批工作效率。 (2) 强化费用预算的控制手段, 使预算管控落到实处。 (3) 提高公司无纸化办公效率, 对于异地报销而言更是减少了票据遗失的风险, 提高费用报销程序的透明度。

2. 自助报销的集中化报销流程设计

(1) 集中化报销流程的管理组织结构

在集中化报销流程下, 省级分公司的费用管理组织架构主要分为四层:第一层是预算和费用报销的申请单位;第二层是预算及费用审批人, 主要包括费用归口部门及省级财务共享服务中心;第三层是系统运维与保障部门, 主要为信息技术部门;第四层是审计部门, 包括总公司或区域公司审计部门;第五层是省级分公司领导管理层。

(2) 集中化费用报销的流程再造

(1) 申请单位初始流程

费用报销经办人负责纸质费用报销单据的填制, 同时在员工自助报销系统中完成初始录入, 主要包括:一是经办人应对原始单据报销事项及报销票据的真实性、完整性负责, 系统录入报销事项应与纸质原始单据保持一致;二是注重报销费用项目的预算支出提示, 如已超出预算或预算不足, 则应终止报销, 严禁串用预算项目;三是相应的佐证材料务必齐全无误, 票据及相关佐证材料应完整无遮挡的平铺粘贴并完整无误地扫描进入自助报销系统。四是收款人信息及费用属性等信息应完整无误, 确保审批完成后自助报销系统自动准确完成资金支付并进行费用分摊。

机构财务对纸质原始单据进行初审, 并在员工自助报销系统中完成初审。主要包括:一是机构财务应对费用报销的准确性、规范性负责;二是做好报销原始票据的真伪复核和佐证材料的复核工作, 确保系统内数据与纸质原始单据一致;三是对自助报销系统内的费用预算情况及辅助核算情况进行初审, 确保费用项目性质和预算动支准确无误;四是纸质原始单据的编号与保管工作, 确保审批完成后附上完整的签批页并对原始单据归档。

机构审批权限人在自助报销系统内完成费用报销的审批工作。

(2) 省级公司审批流程

分公司机构会计等审核人员负责在自助报销系统中审核费用报销项目、费用险种性质及预算项目等信息是否符合要求, 对于需要相关权限部门会签的报销事项提请相关部门审批;相关权限部门以及省级分公司领导管理层依据归口费用职责在自助报销系统内进行审批。

(3) 审批结束的财务处理

分公司共享中心主管会计对自助报销系统内报销数据的财务处理结果复核, 并对报销费用会计科目使用的准确性、账务处理的及时性以及辅助核算的合理性负责;分公司共享中心资金岗对自助报销系统内经主管会计制单确认后的报销单进行电子支付;支付成功后由机构财务在自助报销系统内打印费用报销审批页, 并在财务系统中打印凭证页, 与纸质原始单据整理归档。

3. 集中化报销流程的管控重点

(1) 预算的管控。自助报销系统须事先导入预算数据, 因此预算的编制与配置显得尤为重要。当前公司推行全面预算, 以成本控制为基础, 以现金流量控制为核心。在费用预算在制定并下达后, 各成本中心在预算动支时, 应严格要求实际费用支出不得超出预算使用, 不得跨费用类型使用, 同时通过做好事前审批、事中控制、事后监督的方式不断加强预算管理。

(2) 报销过程的管控。自助报销系统均为自定义审批流程, 自动将费用报销人的报销申请传递至下一环节的审批人审批, 报销过程亦可进行一定调整, 如增加会签人员等, 但原则性的报销流程不得随意更改, 例如省略关键岗位审批;相关的审批人员应随时查询上级审批人员的意见和建议, 以便对该项费用动支作出独立判断, 确保费用支出真实、合规。

(3) 信息化的管控。为确保集中化报销流程的顺利实施, 需要建立强大的自助报销系统, 该系统起着信息收集平台的作用, 实现数据的收集、规范、共享和集成, 同时为公司的网银支付、财务系统对接提供有效的手段。为此, 除了开发完整的自助报销系统, 配套的扫描仪、服务器及数据库等均不可少, 其稳定性、开放性、易用性、安全性也至关重要。

三、总结

财务集约化是一项长期复杂的工作, 集中化报销流程仅仅是其中之一, 公司应结合自身的实际情况, 按照财务业务集中的程度逐步实施或设计, 从省级或区域集中模式逐步实现全国集中模式;通过费用报销的集中管控, 逐步改造实现人力成本集中管理、固定资产集中管理等等, 以全面改善公司的经营管理水平, 为现代化公司经营目标而努力。

参考文献

[1]赵亚娟.财务共享服务中心模式下我国保险业费用集中报销问题研究[J].经营管理者, 2013, (08) :239.

8.公司合同管理流程 篇八

关键词：公司法律顾问；合同管理；预防性合同；救济性合同

一、公司合同管理的主要内容与分类

企业合同管理的主要内容及分类：

我国合同法学上对合同有各种理论分类，如有名合同与无名合同、要式合同与非要式合同、格式合同与非格式合同、诺成合同与实践合同等，这些分类在法学研究层面当然各具理论价值，但从企业实务层面来说，主要考虑将合同管理中所涉各种合同进行如下三类划分：

（1）业务合同、劳动合同及其他合同。视企业所在行业或经营范围的差异，合同涉及本企业商品或服务正常生产与销售的，则为“业务合同”。

“劳动合同”为本企业作为用人单位与劳动者签订的以劳动用工内容为核心的各种合同。

除了上述两类合同以外，以本企业作为合同当事人的任何合同均可划入“其他合同”之列。最常见的“其他合同”有银行借款合同、保险合同、建设工程合同，以及运输合同、仓储合同等等，其范围十分广泛，难以也不必逐一罗列。

（2）涉外合同与非涉外合同。以本企业作为合同当事人的合同中，如果合同含有“涉外因素”，如对方当事人为境外主体、合同客体在境外，或者合同内容与境外有关的，则为“涉外合同”。它们同样可以纳入上述涉外业务合同、涉外劳动合同及其他涉外合同三项分类当中。

与涉外合同相对应，不含涉外因素的合同，无论是业务合同、劳务合同还是其他合同，均为“非涉外合同”。

（3）防范性合同与救济性合同。从订立合同的根本原因来看，企业的各种合同仅为两类，一类是为了便于事后有约可循、操作规范、减少或避免争议、防范合同风险而订立的，另一类则是争议已经发生、为解决争议而达成的各类协议。前者称之为“防范性（或规范性）合同”，后者则为“救济性合同”。

二、公司法律顾问在防范性合同管理中的主要工作

1.完善合同管理制度与制定常用格式合同，发挥制度的作用与“批发性管理”的效率

凡事预则立，不预则废。合同管理也应重在防范，即公司法律顧问应该担当防范企业法律风险的“防火员”，而不该只在风险已经产生后充当“灭火员”。不过，企业涉及的合同份数众多、种类复杂，法律顾问人手有限，往往又难以事事参与、件件过问、款款亲为、字字把关。

为了解决这一管理效率上的矛盾，首先必须从完善合同管理制度与制定格式合同开始，为企业建立或完善合同管理规章制度，发挥制度的作用与“批发性管理”的效率。相关管理制度包括：①交易对象审查制度。从合同相对主体究竟如何开始，弄清交易相对方的身份、状况、资信等基本信息，做到不谈、不订连交易对象基本状况都没有搞清楚的糊涂合同②高水准格式合同使用制度。对于常用、非重大的书面业务合同，区别其性质与种类，由公司法律顾问会同外聘社会律师制定比较规范的合同格式，供业务、劳资管理等人员在工作中经常使用；③合同条款及法律讲解、培训制度。定期为业务、劳资管理人员讲解条款、研读法律，让他们在提高合同法律及风险意识的同时，能够真正理解有关条款的具体含义及利害关系，避免不知其所以然的机械套用；④合同签订前的最终把关制度；⑤已签合同的公司法律顾问留存备案制度；⑥履行过程中风险出现或极有可能出现时，对公司法律顾问的第一时间报告或通报制度。

2.对于重大、复杂的业务合同，公司法律顾问必须从各个环节真正参与其中，必要时与单位外聘的常年或专项法律顾问律师协同管理

标的较大、法务复杂、事关企业重大利益的合同，从一开始洽谈时就应该有公司法律顾问的全程参与，以便在交易对象、交易标的、结算方式、品质保证、合同担保、争议解决方式、诉讼管辖乃至于适用法律、合同文本等方面从严把关，在合同签订、履行、协商等各个环节，为企业争取进了能多的合法权益。

考虑到专业知识、执业经验等方面可能存在的局限，可会同单位外聘的常年或专项法律顾问律师进行合同协同管理，以真正帮助企业避免法律风险，维护企业最大的合法权益。

3.注意合同签订、履行、协商、联络等环节证据的留存与收集工作

对于与合同相关的票据、文书、往来业务资料认真收集，妥善保管；对于未能顺利履行、可能发生纠纷的合同，相关往来文书必须由公司法律顾问起草与经公司法律顾问修改发出，避免业务人员因不谙法律而可能造成的被动局面；同时，又为其后的救济性合同管理留下证据、打好基础。

三、公司法律顾问在救济性合同管理中的主要工作

由于现实世界及企业运作环境的复杂性，再周密的防范性合同管理措施也不可能绝对不出意外，从而诉讼风险的控制或诉讼管理在所难免。这就需要公司法律顾问做好救济性合同管理工作。

1.出现纠纷后，进行协商、调解解决问题可能性的判断，做好纠纷解决工作

合同履行过程完全顺顺利利、当事人之间毫无不同意见可能只是一种理想状态。利益的不同与冲突使得合同履行过程中的不同看法、争议并不少见。如果争议不可避免，且争议明显具备法律性质，则公司法律顾问就不能置身事外，而应根据争议的具体情况，如争议产生的原因、涉及企业利益的大小、对方态度与要求等等进行综合判断，看是否具备协商、调解解决问题的可能性；并与业务人员一道，订好解决纠纷的各类具体协议并参与、监督这种救济性协议或合同的实际履行情况，实现妥善解决纠纷的合同管理目标。

2.诉讼、仲裁难免时，应积极准备并及时进入司法或准司法程序

如果不具备协商或调解的可能，或者协商、调解久无效果，以及发现严重危害本企业合法权益的事件，如侵犯本企业知识产权（包括商标权、专利权、专有技术等）与商业秘密，挪用、侵占企业财产，商业贿赂，不正当竞争等，则应积极收集、准备证据材料，向企业权力决策层书面建议进入诉讼、仲裁等司法或准司法程序。

参考文献：

[1]孙艳艳.论设立中公司合同债务的承担.法律学.中央民族大学，2013