档案立卷归档管理制度

档案立卷归档管理制度（共6篇）

1.档案立卷归档管理制度 篇一

编号：HJ-ZD-XZ-11-G1

豪钧同创科贸有限公司

档案立卷归档制度

一、总则

1.为加强公司档案管理工作，特制定本制度。

2.归档的文件应按年立卷，公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

3.文件承办部门及承办人应保证经办文件的系统完整（文件上的各种附件一律不准抽存）。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4.公司各种文件资料及相关表格，都有其制定的内容和标准格式，任何人不得随意修改，如确有已不适之处可经主管领导同意后由原撰写进行修改后重新签字定稿发布。代理产品协议及外来协议一般不由公司拟定其内容及格式，但必须经总经理阅后方可操作执行。

二、文件材料的收集管理

1.公司文件材料按其重要性、保密性和总体性分为公司级档案、部门级档案。公司级档案主要是机密性文件，由公司设专（兼）职档案管理员，由总经理直接管理，部门级档案由部门兼职档案管理员管理，人员保持相对稳定。

2.专（兼）职档案人员的职责

1）具有档案人员应有的道德品质，严守档案机密，遵守本岗位档案工作流程，了解本岗位的工作业务，掌握文件材料的归档范围，并做好归档记录。

2）认真执行归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷，并按借阅权限控制借阅，对应存未存的文件材料要催办并报主管领导对之考核。

三、档案分类

1.档案主要内容

1)公司管理文件资料

会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、公司各种证件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、公司历史沿革大事记等材料、内部管理资料，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。

2)财务文件资料

各部门备用金申报审批资料、工资管理、财务成本费用有关资料、按财务规定应保存的各种凭证、帐目、报表等。

3)业务文件资料

定货合同及生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、客户资料、部门间传递 1

资料（如工厂发货通知单）、内部管理资料。

4）设计、产品图纸技术资料

设计任务单有关图纸资料、新产品开发图纸技术资料、图纸样册等资料、产品图纸资料、生产过程的各种记录、内部管理资料。

2.档案载体

文件资料归档根据适用性及保存价值可分为：文件资料、软盘、光盘，但均需在计算机中保存一份。

四、机密文件

1.内容及保存期限

1)设计、生产图纸技术资料：具有专利、专用、独特性的图纸资料及其他技术上属于机密性的资料。保存期限属永久保存。

2)业务资料：销售资料、市场情报、客户资料及其他业务上属于机密性的资料。保存期限5年以上（长期保存）。

3)财务、公司管理资料：财务文件资料、各种公司证件，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。公司认为有必要列入机密文件的管理资料。财务归档资料按财务规定要求期限保存，公司资料一般为永久保存。

2.保存形式

1)设计、生产图纸技术资料按类目保存形式采用计算机内保存、光盘保存、图纸资料文件资料保存。

2)业务资料按类目保存形式采用计算机内保存、软盘备二份保存、文件资料保存。

3)财务、公司资料依类目要求及有效期间予以计算机内保存和文本文件保存。

2.机密文件资料管理

公司的机密文件资料在归档记录上要有注明，机密文件档案归档见相应流程，每月各部门增加的机密文件，于次月5日前由各部门填写“机密文件增列表”呈总经理核阅，并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，填写“机密文件销毁表”呈报总经理核准后销毁，销毁需两人在场，如机密性文件资料应归档未归档，经查记录查明原因后，按处罚条例执行。

五、平时归档

1.设计、产品图纸技术资料

1）设计部电子图纸资料管理

设计部的电子图纸资料，随着平时设计图纸的增加而分类、分目录保存在计算机中，通过内部计算机连网，图纸资料可以资源共享，在此基础上，通过规定的一台计算机统一向外传递邮件，其

它计算机无拷贝功能。

2）设计图纸资料、产品及新产品图纸技术资料

a． 设计部图纸照片资料

设计部图纸照片资料属公司级档案，由公司统一管理归档。设计部应将平时设计积累的图纸照片、新产品开发图纸资料按类别进行电子文档保管，由公司档案管理员负责办理借阅手续，设计部借到借阅单才能打印图纸资料，设计部按要求每月对图纸样册换页更新，并由公司档案管理员整理编册，做好更新记录（见档案借阅管理制度）。

b.工厂产品及新产品图纸技术资料

1）工厂产品应有的图纸资料有

单体图、加工图、安装图及说明

2）新产品图纸技术资料有

寻价单、单体图、加工图、安装图及说明

工厂产品及新产品图纸技术资料属公司级档案，由厂长统一分类归档保管。

2.业务资料

1）业务部归档

定货合同、生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、部门间传递资料、内部管理资料，由业务部在平时的工作中积累分类归档，并做好归档记录，以备查找。对于已签定的定货合同按月归纳到公司客户资料中。

2）公司级归档资料

客户资料及其他业务上属于机密性的资料为公司级档案，由公司统一管理归档（见客户资料管理办法）。

3.财务、公司资料

1)财务文件资料为公司级资料，由财务部按财务规定归档保存。

2)会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、内部管理资料属行政部管理资料，平时按时间顺序分类归档保存，按文件编号做好记录。

3)公司各种证件、公司历史沿革大事记等材料属公司级档案，由公司统一归档管理（见流程

四）。

4.各专（兼）职档案管理员应根据归档范围，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”，并标明借阅权限。

1.专（兼）职档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”，放入平时保存文

件卷内对号保存，并在收发文登记簿上记录。

六、立卷

1.案卷的要求是：遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2.归档的文件种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，不得分开。

4.不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复放在批复年立卷，跨的规划放在针对的第一年立卷，跨的总结放在针对的最后一年立卷。

5.卷内文件应区别不同情况进行排列，应依其文件资料形成规律或特点进行编号，编号原则应有部门、年月，目的是便于查找。

6.永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。

7.案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹工整清晰

8.案卷立卷后按排列格式（先卷内目录后文件）以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

本制度经过经理会讨论后，总经理批准之日起实施。

北京豪钧同创科贸有限公司总经理：

年月日

2.档案立卷归档管理制度 篇二

一、高校学生资助档案归档材料范围

高校学生资助档案按照归档行政层次和范围分为学校学生资助管理部门归档材料和学院学生资助管理部门归档材料。其中,学校学生资助管理部门归档材料包括:(1) 贫困生资料库副本;(2)生源地贷款相关材料;(3)国家励志奖学金相关材料;(4)国家助学金相关材料;(5)政府类奖学金相关材料;(6)勤工助学相关材料;(7)绿色通道相关材料;(8)临时困难补助相关材料;(9)资助育人成果相关材料;(10)高校年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。学院学生资助管理部门归档材料包括:(1)贫困生资料库;(2) 国家励志奖学金相关材料;(3) 国家助学金相关材料;(4)临时困难补助相关材料;(5)资助育人相关材料;(6)各学院资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

高校学生资助档案归档后将采用“年度——业务环节”分类法进行分类、整理,即先将学校学生资助管理部门和学院学生资助管理部门归档的文件按年度(或学期)分类,然后再在每个年度(或学期)时间段内,按资助以上所列范围内容设置类目。

二、高校学生资助档案归档材料组卷和装订要求

高校学生资助档案归档材料组卷就是将高校学生资助各类文件材料,按其形成和发生规律,把一系列有联系的材料文件以档案卷的形式组合在一起,便于保管、保密和利用。

1.高校学生资助档案材料组卷的要求为:(1)不同年度、不同类别的高校学生资助业务档案,不得混合组成案卷,必须按照有联系的某一专门类别组成案卷,如国家助学金相案卷内必须是与国家助学金有联系的材料文件档案,其他无关的不得组入卷内。(2)高校学生资助档案案卷内的文件材料应反映同一工作内容或者同一相对独立的问题。若此内容或问题反映的文件材料较多,则可分成多卷,依序排列。限于每一案卷的承载内容,如果某一专门类别的文件材料太多,一个案卷装订不下,则可以组成案卷列,并加以编号依次排列。(3)高校学生资助工作归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,最好用打码器逐一打码,不得漏页缺页,避免重要历史价值文档漏页缺页无法查询使用。(4)高校学生资助档案在归档组卷以及保管存放中,同卷档案必须按照编号依序排列;确为密不可分的文件材料应依序排列在一起,如主件与附件一定要按照主件在前、附件在后的原则进行组卷排列。需要注意的是:成册成套的文件材料可保持其原有装订形态归档组卷;精装和平装等书本样式文件材料自成一卷的,可以保持原状归档组卷。(5)高校学生资助工作归档的纸质文件材料应为真迹原件,字迹应工整、数据应准确、图样应清晰,签字盖章和日期等标识应完整齐备。案卷内不应有重份文件,书写和装订材料过程要注意符合档案存放耐久性的要求。对于用热敏纸、光敏纸和用蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔等不易耐久字迹材料字迹制成的文件材料,可复印后与原件一并存档,以备化学试剂物理和化学变化引起的内容消失,无据可查。

高校学生资助档案组卷时,卷内文件材料排列需要按照历史时间、同一问题或重要程度进行排列,如遇卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料应立卷在前、图纸应立卷在后。同时,在进行相关文件材料排列时,正文应在前,附件应在后;正本应在前,定稿应在后;复文应在前,来文应在后;转发文应在前,被转发文应在后;原件应在前、复印件应在后;不同文字的文本,中文文本应在前,其它文种版本应在后。

2.高校学生资助档案卷内文件材料一般采用“三孔一线回穿压扣”方法进行装订,这样可以保证装订的牢固性。高校学生资助档案卷内材料装订时要去掉燕尾夹、订书钉等一切金属物。所以复印材料均要求以国际标准A4 型纸(即长×宽=297mm×210mm)进行复印装订。如个别附件页数偏多或者附件体积过于庞大,可以单独装订并做好附于正文组卷记录。

三、高校学生资助档案页号及案卷编号要求

页号是指在档案组卷过程中,用数字固定卷内文件排列顺序的流水代码。装订成案卷的必须填写案卷总页数,因此,凡属于文书档案归档范围的文件材料经整理立卷后都要编写页号。2000 年以后,我国立卷归档工作以归档组卷的件为单位进行页号编排。

1.高校学生资助档案卷内文件材料页号编写要求。(1)高校学生资助档案案卷内文件材料有书写内容的内容页均应编制页码,以有效内容的页面为单一页;已有页号的文件可不再重新编写页号,按照案卷内文件为单位逐件核定页码也可。(2)按照2000 年以后的新要求,单面有内容的,页号编写在内容页右上角;双面有内容的,页号编写在内容页正面的右上角和内容页背面的左上角。当然,按照多数人的惯例,很多进行立卷归档工作的工作人员还是习惯将页号编写在后下角。需要注意的是,高校学生资助档案案卷内目录页和卷内备考表不编写页号。(3)如在高校学生资助档案案卷中有成套的图样或已经印刷成册的文件材料可以自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号;如与其它文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料的最后,将其作为一件文件材料填写卷内目录,不必重新编写页号,可在备注中注明成套的图样或已经印刷成册的文件材料总页数。

2.高校学生资助档案案卷号的编写要求。高校学生资助档案案卷号即该案卷在整个高校学生资助档案中排列的顺序号。案卷应进行排列编号,相同年度、相同类别、相同保管期限的资助业务档案按照形成时间顺序,从“1”开始逐卷编制一个案卷流水号。如:2014年,XX大学学生资助类保管期限为永久的案卷有10 卷,那么,XX大学学生资助永久案卷卷号即为从“1”至“10”。

四、高校学生资助档案编制卷内目录编写要求

高校学生资助档案卷内目录是登录高校学生资助档案卷内文件材料题名及其他特征并固定文件排列次序的具体表格,应排列在案卷内所有文件材料首页之前,明确列出案卷内所有文件材料的名称和页号。根据立卷归档要求,每卷高校学生资助档案都应编制卷内目录。卷内文件目录用A4 纸打印后置于卷首与卷内文件材料合并装订。卷内目录包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注、档号等项目信息内容,便于查阅。(1)卷内目录顺序号:用阿拉伯数字从1 依次标注卷内文件的排列顺序,一份文件一个序号,卷内文件材料一般按照产生时间排列,即文件材料时间上的由早到晚。(2)卷内目录文件文号:文件的发文字号。包括代字、年度、代号等。卷内文件没有文件号的,可以不填写文号,但需要列明文件题名。(3)卷内目录文件责任者:制发该文件的部门、组织或者个人。填写责任者应使用全称或规范化简称,避免引起歧义。(4)卷内目录文件题名:应填写文件材料的全称标题,不允许简称。文件材料没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写较为规范的题名,以便于查阅。(5)卷内目录文件形成日期:即文件产生或者形成的日期,一般案卷内填写时可以省略“年”、“月”、“日”字样,时间以8 位数字表示,其中前4 位表示年,中间2 位表示月,后2 位表示日,月日不足两位的,前面补“0”。如:2014 年1 月1 日应标注为20140101。(6)卷内目录文件页号:填写卷内每份文件的起页号。(7)卷内目录备注:注释需要说明的文件材料情况。如文件材料的缺损、修改、移出、销毁等。

五、高校学生资助档案案卷封面编制

高校学生资助档案案卷封面一般为采用无酸纸制作的档案盒作为卷首封面,一些单位也在逐步定制本单位的档案案卷封面档案盒。按照要求,档案盒的封面项目应逐项按规定用黑色钢笔、水性笔或毛笔书写,字迹要工整、清晰。案卷装订后应装入档案盒内,一卷一盒,按序排列存档。档案盒的外形尺寸规格为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为盒脊厚度可以根据需要设置为20mm 、30mm、40mm、50mm和60mm五种。

1.高校学生资助档案案卷档案盒封面项目包括:全宗名称、类别名称、案卷题名、起止年月日、页数和档号等内容,也有本单位的相关信息。(1)高校学生资助档案案卷档案盒封面全宗名称即为立档单位名称。如:XX大学(独立法人单位全称)。在全宗名称下面有具体归档部门名称,如:XX大学学生资助管理中心。(2)高校学生资助档案案卷档案盒封面类别名称:按照案卷档案盒内文件材料内容区分文件材料所属类别,如生源地贷款相关材料类、国家励志奖学金相关材料类、国家助学金相关材料类等。(3)高校学生资助档案案卷档案盒封面案卷题名:即案卷标题。由高校学生资助档案立卷归档人准确概括卷内文件的主要内容,文字应力求准确凝练。高校学生资助档案案卷题名格式为“:学校名称(与公章一致)+时间+材料名称”,如XX大学2014 年秋季学期家庭经济困难学生学费减免名单、申请表及相关材料。(4)高校学生资助档案案卷档案盒封面卷内文件材料起止年月日,即卷内文件材料的起止时间,如20140101—20141231。(5)高校学生资助档案案卷档案盒封面卷内文件页数,即本卷所有文字材料的总页数。(6)高校学生资助档案案卷档案盒封面档号:由全宗号—年度—类别代码+属类代码—案卷号组成。

全宗号是同级档案保管部门对其接收范围内各立档单位所编制的代号(没有全宗号的单位可暂不填写)。年度是填写文件形成年度。填写时应以4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如:2014。目录号编排原则为类别代码———属类代码。档案类别代码分别为:XQ(学前教育幼儿资助类)、YW(义务教育学生资助类)、PG(普通高中教育学生资助类)、ZZ(中等职业教育学生资助类)、GD(高等教育学生资助类),此类字母大写;属类代码分别为1(国家资助)、2(学校资助)、3(社会资助)。

高等教育学生资助类的国家助学金文件材料具体编制档号如下:①绿色通道:GD1.1—01.02.03……n;②国家奖学金:GD1.2—01.02.03……n;③国家励志奖学金:GD1.3—01.02.03……n;④国家助学金:GD1.4—01.02.03……n;⑤国家助学贷款:GD1.5—01.02.03……n;⑥高等学校学生应征入伍服义务兵役国家资助:GD1.6—01.02.03……n;⑦研究生国家奖学金:GD1.7—01.02.03……n;⑧研究生学业奖学金:GD1.8—01.02.03……n;⑨研究生国家助学金:GD1.9—01.02.03……n;⑩研究生国家助学贷款:GD1.10—01.02.03……n。

高等教育学生资助类的学校资助文件材料具体编制档号如下:①勤工助学:GD2.1—01.02.03……n;②学费提取:GD2.2—01.02.03……n。

2.高校学生资助档案案卷档案盒脊背项目包括:全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限等。

档号格式:全宗号—年度—类别代码+属类代码—案卷号。

3.档案立卷归档管理制度 篇三

一、统一思想,提高认识,是做好部门立卷归档的基础

学校的档案工作不是孤立存在的,需要学校基层单位和职能部门的相互支持、密切配合,汇集来自各方面的档案资源,共同支撑学校的档案建设。其中部门立卷归档是学校档案资源建设的前期性和基础性工作,也是档案的重要来源,不容忽视。

部门立卷归档要提高三方面的思想认识。首先是部门负责人对学校的档案工作要有高度的责任感、使命感,将部门的立卷归档与学校档案工作紧密联系在一起,在处务会上要反复强调、反复宣传、档案工作的特殊性、重要性,提高大家的“四个意识”,即“责任意识、档案意识、大局意识、管理意识”,将档案利用的现实意义和历史意义说清讲透,并将其作为工作内容的一部分认真做好,形成人人都有存档义务,我与档案息息相关的氛围;其次是兼职档案员对档案工作要有足够的思想认识。兼职档案员在部门立卷归档中发挥着不可替代的作用,是档案工作的具体执行者和操作者。再次是部门全体同志要树立档案工作一盘棋的思想,在思想和工作上要有较强的责任意识、集体意识、立卷意识和存档意识。档案资源实行三级管理,谁分管的工作就由谁负责组织立卷材料,确保档案收集齐全、完整、准确,年末统一交给兼职档案员,由兼职档案员归类整理、编制卷宗目录,按照档案管理工作程序,与学校档案馆办理移交手续。

二、及时指导,培训提高,是做好部门立卷归档的关键

学校档案馆要加大《档案目标管理责任制》的宣传力度,制定《档案管理细则》,明确兼职档案员的权利和责任,使兼职档案员有章可循。学校档案馆对基层单位和职能部门要发挥三个作用,推动学校整体档案建设上水平。一是发挥指导作用。做到勤深入、勤指导,经常深入到基层单位和职能部门指导档案工作,了解基层情况,掌握各单位及职能部门的工作特点及侧重点,指导提醒兼职档案员对需要立卷归档的材料进行妥善的收集、整理、归类、保管,使文件资料在立卷时疏而不漏。二是发挥检查督促作用。检查基层单位、职能部门的立卷归档分类是否准确,案卷目录编制是否合理,电子文档研编是否科学规范;三是组织培训、交流等活动。①组织全校专兼职档案员定期举办档案知识培训提高班,学习档案法及上级相关文件精神;②开展校际间的交流沟通及合作,学习兄弟院校的先进做法;③开展部门间的档案管理学习活动,在档案工作做得较好的单位或部门召开现场交流会,相互学习提高。

三、加强管理,分类立卷,是做好档案工作的保证

高等院校无论是教学科研工作还是党务行政管理,在工作中都能形成大量的现行文件材料,所以对现行文件材料的管理至关重要。要加强“四化管理”,即“规范化管理、目标化管理、程序化管理、科学化管理”。首先,部门要建立档案管理规章制度,明确兼职档案员的职责,部门负责人要根据立卷归档内容、工作思路、档案建设目标向兼职档案员提出具体要求,指导兼职档案员做好立卷工作;其次兼职档案员要切实负起责任,加强对现行文件材料形成过程的管理,按照内容和问题,一事一放,分类保管,保证文件材料的完整性、系统性。

就笔者所在纪检监察审计办公室而言,工作为合属办公,涉及范围较广,原则性较强,有些资料涉密,档案资料管理较为复杂。近年来,我们采取了对当年档案资料保管预立卷制的方式,坚持严格程序、分类立卷、谨慎归档、及时补充完善,对档案资料实行动态管理,在档案保管上实行以移交校档案馆为主、自行保管为辅的模式。概括来说,笔者所在办公室的档案大致分为六个方面:

1.处级干部廉政档案。我校于2001年开始建立了处级干部廉政档案,是全省高校中开展得较早的单位之一,工作进行得比较深入,部门投入精力较大,随时将处级领导干部的重大事项报告、参加学校各项教育活动情况、重要会议出勤情况、上交心得体会情况、各类知识测试情况、党风廉政建设情况及干部重新聘任与学校领导签订的廉政建设责任状等都装入个人档案,为党委重新聘任干部提供参考依据。此档案实行动态管理,由办公室自行保管。

2.日常工作档案。在纪检监察、审计监督工作中参加的工作登记簿、购物申请单、询价记录、基建、修缮、扩建工程请示报告、工程预决算、学校举办的各项警示教育活动及参加会议人员记录簿、上级文件收发登记簿及部门下发的文件、通知、工作计划和总结等都要分门别类存放,年底由兼职档案员对其分类、整理、立卷、归档,移交学校档案馆。

3.领导干部离任经济责任审计档案。对经济实体单位责任人离任进行任期经济责任审计形成的档案对要求比较严格,不能丢项。如:学校组织部门提出的审计计划、任期经济责任审计通知书、审计组名单、被审计人的述职报告、相关财务报表数据复印件、重大事项结果复印件、审计工作底稿、审计报告、被审计人及被审单位现任责任人在审计意见书上签署的意见原件等,都要收集整理齐全,离任领导干部每人一卷,移交学校档案馆。

4.专项工作审计档案。比如对学校财务预决算审计、学生学费审计、科研经费使用审计等。存档内容包括工作通知、审计报告、领导签署意见等,以单项内容审计立卷,移交学校档案馆。

5.信访工作档案。如:举报信、举报电话记录、查办案件、调查取证记事簿等。信访工作原则性较强,涉密较多,办公室指定专人负责保管信件,不向学校档案馆移交,主要基于以下几方面的考虑:一是保护爱护干部;二是减少一些负面影响;三是没有定性定论的问题不便于公开,体现了纪委坚持原则、谨慎工作,对干部负责的工作态度。

6.电子档案。办公室设立了影像教育片专柜,存放近年来正反两方面的宣传教育录像带及教育光碟,实行动态管理,随时为基层单位提供服务。

四、规范立卷,严谨细致,是做好档案工作的根本

档案员在立卷归档时必须注意以下几点:

1.案卷之间界限要分明。把同类并具有内在联系的文件材料组织在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题全部处理过程的来龙去脉,使立卷后形成的档案既完整又不庞杂,并能迅速准确地查找出来。

2.案卷的厚薄要根据实际情况决定。一个完整的案卷应该有多少页,并没有绝对的标准,需灵活掌握,实事求是。总的原则应该遵循案卷组成规律,保持资料之间的内在联系,不能片面强调案卷的厚度,不能将不恰当的文件材料组合在一起生拼硬凑,造成文件管理混乱,甚至找不到重要文件或结论。

3.杜绝案卷内容失真。档案应是真实的历史记录,来不及半点虚假马虎。对档案内容不能张冠李戴,更不能出现真中有假、假中有真,鱼目混珠的现象。只有在工作活动中自然形成的文件材料,才可转化为真实的档案,才具有凭证作用。对事后人为策划的材料不能称其为档案,更不能立卷归档。档案失真将会对个人、学校、社会造成极大的影响和损失。郭沫若先生说过:“材料缺乏,顶多得不出结论而已,而材料不正确,便会得出错误的结论,这样的结论比没有更有害。”由此可见,出现档案失真问题是十分可怕的,档案员应该实事求是、坚持原则,采取多种手段,减少或杜绝档案失真现象的发生。

4.不扔掉任何有价值的材料。有些材料虽然不属于归档范围,也应将其妥善保管。如:阶段性工作资料,大宗物资采购价格登记表、报送上级的各种表格、数据、材料,部门同志参加的各类专业培训班、提高班、研讨会、工作会议带回来的材料,都要进行分类保管。这样既方便了部门同志间的相互学习,也便于平时工作参考查阅。

五、加强学习、拓宽视野,是档案工作发展的需要

高校的档案资源建设是一项系统工程,基层单位和职能部门的档案资源搜集整理的规范化程度,直接影响学校的档案建设,对学校的档案工作起着重要支撑作用。档案工作又是一项专业性较强的工作,尤其对部门负责人和兼职档案员要求更高,要求其加强政治理论学习及档案知识学习,提高综合素质及业务能力,在档案工作中发挥纽带桥梁、承上启下的作用。在新形势、新任务下,创造性地开展档案工作,应加强四个方面的学习:一是在干中学,在工作中探索档案工作的新思路、新方法,完善档案制度建设,用制度规范工作、用制度管人管事。二是在实践中学,总结档案工作的经验教训,遇到问题及时向学校档案馆请教。三是出去学,到兄弟院校学习成功经验和做法,为我所用。四是在培训中学,参加纪检监察审计及档案管理培训班,拓宽工作视野,提高实践技能,适应工作发展需要,为学校的档案建设做出新的贡献。

4.档案立卷归档制度及9个制度 篇四

档案立卷归档制度

1、立卷归档的范围已在拟定的《文件材料归档范围》中明确规定，档案管理人员在立卷归档时应积极收集归档。

2、每年立卷归档的时间要求在次年第二季度中旬内完成。

3、立卷时，案卷质量总体要求是：遵循文件、材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点：

（1）归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文本立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的计划，放有针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

（4）卷内文件材料应别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。即：批复在前，请求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律和特点，按有关规定排列。（5）卷内文件材料应按排列顺序装盒，依次编写页号或件号。装盒的案卷，应统一在有文字每页材料正面的右角上、背面的左上角填写页号；加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式，逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名的应拟写题名；有的虽有题名，但无实质性内容的，亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项目内容；会议记录应每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整；卷内文件目录应放在首页。

（7）、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点中心内容和责任者。

（8）有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。若无情况可以说明，也应将立卷人、姓名和时间填上，以示负责。备考表应置卷尾。

（9）案卷封面，应逐项规定填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等。体式一致，文字简练，使用简称应通俗易懂，打印机打印，并用钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。

（10）归档手续：移交（接交）档案时，要认真履行交接手续，填写“档案移交（接交）登记薄”，清点无误，双方签字，以示负责。夷陵区疾病预防控制中心 档案移交及销毁制度

1、各科室职能部门移交档案和有关兼职档案人员变动时，必须办理移交手续，经主管领导监交并签字后可生效。交接凭证在针对年里归档。

2、档案工作人员每季度要对库房，中心档案鉴定领导小组每年对档案鉴定一次，对保管期已满和永久保管的档案，通过认真鉴定，作出销毁或向区档案馆移交的决定。

3、销毁档案前档案工作人员必须出具书面报告，经中心档案鉴定领导小组办公会议决定、报区档案及保密部门备案，并认真填写销毁清册，说明档案所属年代，保管期限，销毁数量、详细内容、鉴定情况及销毁理由。

4、销毁档案时，必须有两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字，待应销毁的档案全部烧尽后，方可返回。夷陵区疾病预防控制中心 档案统计工作制度

1、综合档案室应对档案的收进、移出、保管、使用等情况进行统计，并按要求填报档案部门印发的各种档案统计报表。

2、统计工作要及时，统计数字要力求准确，保持延续性，做到室藏清楚，账目与实物相符，以提高档案科学管理水平。

3、本室应建立以下几种统计：

（一）档案收进、移出登记簿，记载保管档案的总数和变化情况。

（二）档案工作基本情况统计报表，对本机关每年档案工作的基本情况进行综合统计。

（三）档案借阅登记薄。统计本室档案利用的人次、卷数情况。

（四）档案利用效果登记薄。收集反馈信息，积累利用工作经验。

（五）库内外温湿度记录簿。记录档案库房温湿度变化及其调节、控制情况。

夷陵区疾病预防控制中心 会计档案管理制度

为了加强会计档案的管理利用，根据财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》，结合本中心实际，特制定本制度：

1、本中心每年形成的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，都应由本中心财务科按归档要求，负责整理立卷，装订成册，在会计年度终了后，暂由财务科保管一年，期满后，编造清册全部移交本中心档案室保管。

2、档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷、册的封装，个别需拆装重新整理的，应当会同财务科经办人员共同拆封整理，以分清职责。

3、严格执行安全保密制度，严防损毁，不得失密和泄密。

4、调阅会计档案，要严格办理手续。

（一）本中心人员调阅会计档案，要经财务科长批准，并在“会计档案借阅登记簿 ”上登记签字。

（二）外单位人员调阅会计档案，必须持有单位介绍信及本人身份证，经财务科长或主管财务的主任批准。调阅前，应详细登记所调阅档案的名称、调阅时间、调阅人员单位、姓名、调阅目的。

（三）会计档案原则上不得借出，如遇特殊情况，需报上级主管部门批准，但不得抓散原卷册，并限期归还。

（四）对保管期满的会计档案，由档案室提出销毁意见，本中心档案鉴定党小组鉴定，编造会计档案销毁清册后，方可销毁，监销人员须在销毁清册上签字盖章。夷陵区疾病预防控制中心

档案保管制度

为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,制订本制度。

1、为维护档案的完整与安全，本着“预防为主、防治结合”的原则，综合档案室根据库房条件配备必要的防护设备，如温湿度计、灭火器、排气扇等和（或）去湿机、吸尘器及空调等，以落实防火、防盗、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫、防高温、防腐蚀等9个防护措施，同时加强综合治理，以确保档案安全存放。

2、对声像档案的保管，应按《新闻单位报道档案管理暂行办法》中的有关条例执行。

3、档案保管人员要经常打扫卫生，每季度清理一次档案，做到及时去虫、去尘的目的。

4、中心领导应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时解决，以保护档案的安全。

5、档案保管应纳入办公自动化系统同步以展，以提高科学管理水平和服务效率。

1、积极改善库房条件，完善档案保管措施，以延长档案寿命。

档案工作人员努力做好档案的安全保管工作，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的有效利用。

2、档案工作人员在进行档案材料的归档交接时，必须认真清点案卷数目，检查案卷质量。要填写《档案移交（接收）登记表》一式二份，双方签字、盖章，各执一份，以备查用。对不符合案卷质量要求的档案，必须在重新整理后，方能入库。

3、库房档案柜的排列要整齐，接收进库的档案要及时编目整理、上架入柜。全宗内的案卷要按类有序排放。标识醒目、便于迅速查找利用。

4、档案材料的保管要落实到人，定期对档案的保存情况进行检查，对危及档案安全的隐患要及时采取措施消除，做到不损坏、不丢失、泄密。

5、档案库房要保持清洁、整齐、通风。严禁吸烟、烤火和存放易燃易爆品，要有防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防尘等的设施。

6、档案工作人员要严格遵守保密制度，做好档案的保密、保护工作，非档案室工作人员，未经同意，不得随意进入库房。

7、档案工作人员对所保存的档案要逐年进行准确统计，对保管期限已满的档案进行鉴定、并提出销毁意见。

8、档案工作人员要努力学习档案保护专业知识，提高管理水平。下班时应对库房设施进行认真检查，避免发生意外。

9、档案工作人员调动工作时，要认真办理交接收手续。

为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,制订本制度。

1、必须建立各类档案案卷目录、案卷目录登记簿、案卷数统计簿等账册,定期进行清

点核对,做好记录,发现问题及时报告。

2、接收档案时要编制移交档案清册,办理交接手续,做到签署完备,并及时分类、登记、编号,不得重复或遗漏。

3、各门类档案入库时应检查账、物是否相符。以全宗为单位按不同门类、不同载体, 依档号顺序排列。

4、档案调阅完毕,必须及时入库，归档时要仔细核对档案柜标识号和档案号是否一致, 避免人为的差错。

5、到期档案的销毁,按鉴定销毁制度办理,任何档案工作人员不得自行销毁档案。

6、如遇档案遗失或损坏,直接责任人或保管人需及时写出书面情况报告,按《档案法》

有关规定,根据情节轻重进行处理,未经批准，保管人员不得将有关案卷目录擅自注

销。

7、档案人员在调离或退休时,应办理完档案交接手续后再离岗。

档案是党和国家的宝贵财富，是历史的真实记录，为了完好地保存和有效地利用档案，确保档案的完整与安全，特制订本制度：

一、二、档案橱架要排列有序，橱内档案以全宗为单位按进馆时间先后顺序排列，建立档案存放地点索引和全宗卷。

三、严禁在档案馆库内吸烟和存放易燃物品及其他杂物、搞好卫生，认真做好防火、防破坏、防潮、防霉、防阳光、防虫、防尘工作。

四、在任何情况下,凡丢失档案、破坏档案或火灾、水灾等事故损毁档案等,都要严格追究责任,查明原因,对已破坏的档案要及时采取修复、治理措施,如消毒、灭鼠、恢复纸张的机械强度、恢复字迹等,做到以防为主,防治结合。档案库房管理工作人员要熟悉馆藏情况，对档案要经常检查，发现问题及时报告，失真模糊的文件要及时进行修复或复制。

夷陵区疾病预防控制中心

档案人员工作职责

1、认真学习政治和业务，自觉执行党的路线、方针、政策，从政治上、思想上同党中央保持一致。

2、贯彻执行《档案法》、《保密法》以及上级机关对档案工作的规定，忠于职守，遵纪守法，具备专业知识，热爱本职工作，钻研业务。

3、做到档案工作制度化，收文有登记，发文有手续，机密有专柜，管理有专人，传阅有记载，借文有签字，销毁有签批。

4、切实做好“三密”文件的清退工作，坚持月清理、季核对、确保文件的安全。

5、努力做好档案资料的收集、整理、立卷、归档、管理和查阅等工作，提高档案资料的利用率。

6、做好档案的鉴定、移交、统计、分析、编研工作。夷陵区疾病预防控制中心

档案保密制度

1、档案保管员要有高度的责任感，按照保密规定执行保密准则。

2、档案管理员要认真学习《档案法》和《保密法》，加强保密观念，坚持内外有别的原则，分清不同情况，控制传阅范围。

3、借阅者一律在阅档案室内查阅，若需带走，需经领导签字批准，方可带走。

4、借阅者严禁涂改撕毁及其它损坏行为，违犯者按纪律处罚。

5、外单位前来查阅，需经主管主任签字后，方可查阅。

6、对造成失、泄密的单位或个人，应追究责任视其情节轻重，给以必要处罚。夷陵区疾病预防控制中心

档案利用制度

1、档案员要熟悉所藏档案的情况，主动热情为单位各项工作服务，给利用者提供方便。

2、利用者应办理档案借阅手续，时间一般不得超过一天，若要继续借阅另行登记签字。

3、利用者不得将档案转借或擅自带出本中心，严禁涂改和损坏，否则要追究责任。

4、外单位人员因工作需要，查阅本中心文件档案时，应持单位介绍信，经中心领导同意后方可查阅，无证件者不予办理。

5、档案借阅后，利用的效果应及时登记，重要文件只准用文字摘抄而不能外借，用后交保密员管理。夷陵区疾病预防控制中心 兼职档案员工作职责

1、严格遵守疾控中心档案工作的系列制度和纪律。

2、接受疾控中心档案室工作人员的业务指导，监督和检查，努力学习档案业务知识及本中心档案机关的有关规定、指示、条例。

3、做好本科室的文件、活动资料的完整积累和规范整理及统一移交工作。

4、严格按照档案工作要求，努力搞好文书档案材料形成过程中的用纸规格，书写质量及档案材料的作者、名称、时间等诸要素的完整、规范和统一。

5、在实际工作中，不断总结经验，为疾控中心档案工作提出科学、合理化建议。

6、协助本中心档案室工作人员整理、装盒、填写档案卷宗，完成综合档案室交办的有关工作任务。夷陵区疾病预防控制中心 基本建设档案管理制度

为加强我中心基本建设档案的管理，充分发挥基建档案在疾防控中心规划、建设、管理中的作用，特制定本制度：

1、基本建设档案是指在我中心规划，建设及其管理工作中形成的应归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是我中心基本建设的真实纪录，是我中心建设和发展的重要依据。

2、基建文件材料的形成、积累、整理和归档应由主管基建工作的负责人负责，并纳入考评管理内容进行考核，确保基建档案的完整、齐全、准确、系统和有效利用。

3、基建工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合归档要求的不予验收。

4、为保证基建档案完整、准确、对建筑物、构筑物和各种管线进行扩建和修改后，都要及时对有关档案进行相应的补充和修改。

5、建筑物、构筑物移交管理使用时，其工程档案必须随同移交归档。

6、综合档案室对接收的基本建设材料及时登记、整理，积极开展利用，妥善保管。

夷陵区疾病预防控制中心

科技档案管理制度

1、科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，科研档案是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节。为加强科学技术档案管理工作，充分发挥科研档案在社会主义现代化建设和疾病防治科研中的作用，特制定本制度。

2、本中心对科研档案材料实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统安全以及开发利用。

3、必须把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，科研工作和建档工作实行“四同步”管理体制。即“下达计划任务与提出科研文件的归档要求同步；检查计划进度与科研材料的归档要求同步；验收：鉴定科研成果与验收科研档案材料同步；上级登记和评审、奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门提出专题归档情况下的材料同步”。

4、科研文件材料归档要求：

（一）、实行由科研课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制，科研人员应负责科研文件材料的形成、积累、归档、并作为其进行考核的内容之一。科研材料应在科研项目完成后及归档，长期研究的项目，可分阶段归档。

（二）、凡归档科研文件材料要以审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，禁止“三色”笔字迹，即“红墨水、圆珠笔、铅笔”字迹。

（三）、在科研项目进行鉴定、验收之前，必须通知档案部门对准备归档的科研材料加以审查验收，科研文件不符合归档要求的，科研成果不得进行鉴定、验收。

5、课题档案的补充与修改：

科研档案文件材料的补充与修改，应由上级领导批准，填写修改申请单，方可进行修改，底图归档保存修改后的，蓝图需将修改和修改后的同时归档保存。

6、课题负责人应填写“科研课题简介”。

5.港闸区审计局档案立卷归档办法 篇五

为了加强我局的审计档案管理，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《审计机关审计档案管理规定》结合我区审计工作的具体情况，特制定本制度。

一、本制度中所称审计档案，是指在审计活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的记录，以实物形态存在的实物证据，包括纸质档案和电子档案。

二、我局的审计档案工作由综合科主管，同时接受上级审计机关和同级档案行政管理部门的指导和监督。

三、审计档案的建立实行审计组负责制。贯彻“谁审计谁立卷”、“审结卷成”的原则，以确保档案文件材料的齐全、完整。在审计活动中，禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见等），以确保档案字迹清楚，具有耐久性。

四、审计项目档案立卷归档程序为：

(一)审计组组员应将在审查无误的审计项目事实材料(含审计工作记录、有关事实表格、事实汇总表格、取证材料、审计法规依据摘抄等审计过程材料)送交审计组长；

(二)审计组长将经审核无误的审计事实材料进行归集鉴定，进行组卷(不填卷内目录)，送交局档案员审查审查；

(三)局档案员主要对审计项目案卷的组卷(排列)顺序，案卷材料的齐全、完整(案卷表格，材料是否用足)进行审查，不齐全的，填制审查意见，返回审计组，由审计组长补齐；

(四)经局档案员审查无误的审计项目案卷，审计组长在填制卷内目录并复制一式二份后，进行立卷装订。案卷装订 规范按档案法规执行；

(五)审计组长将案卷装订，封面填制齐全(除全宗号、目录号、案卷号可由局档案员填写外)，及时送交局档案员入库保管。

五、应当归入审计档案的文件材料及顺序：

第一部分为结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列：

1、审计报告；

2、审计决定或审计意见书；

3、审计执行回执；

4、被审计单位整改意见；

5、审计小组对反馈情况的说明；

6、被审计单位的反馈意见；

7、征求意见稿；

8、审计会议纪要；

9、审计文书送达回证。

第二部分为证明性文件材料，按审计工作底稿与审计方案所列审计事项的对应顺序排列，对审计证据、汇总审计工 作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列：

1、被审计单位承诺书；

2、资料交接清单；

3、审计日记；

4、汇总审计工作底稿；

5、审计工作底稿和取证材料；

6、其他审计工作底稿及审计证据。

第三部分为立项性文件材料，按文件材料形成时间顺序 并结合文件材料的重要程序进行排列：

1、上级审计机关或组织部、政府交办的通知；

2、审计实施方案；

3、审前调查材料；

4、审计通知书；

5、送达回证。

第四部分为其他被查性材料：工作总结及其他材料。

六、审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，一般不得将几个审计项目的文件材料合并为一个卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。

七、审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是：

(一)正件在前，修改稿在后；

(二)定稿在前，修改稿在后；

(三)批复在前，请示在后；

(四)批示在前，报告在后；

(五)重要文件在前，次要文件在后；

(六)汇总性文件在前，原始性文件在后。

八、审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定，分为永久、长期(16年至50年)和短期(15年及其以下)三种。对已过保管期限的案卷进行销毁处理，凡需销毁处理的案卷均应建立登记、审批、监销手续，未经批准一律不得销毁。

九、建立各类档案借阅登记簿，借阅档案应随时登记，以备查考。凡需将审计档案借出局或要求出具审计档案证明的，应由本机关主管领导审批。

十、档案工作的时限要求：

(一)审计组长对审计项目档案的组卷，一般在项目完成后的五天内完成，特殊情况在项目完成后的15天内完成；

(二)局档案员在接收项目档案报审后的三天内审毕，对合格档案返回审计组长归卷，不合格档案返回补齐文件材料；

(三)审计组长对经局档案员审查合格的档案，须在五天内装订完毕，情况特殊，案卷多的在15天内装订完毕，送局综合档案室保管；

(四)借阅档案的，有关借阅人员应在借阅之日起的五天内归还，特殊情况应在借阅之日起的10日内归还。

十一、档案工作奖惩机制

(一)有下列情况之一的，由局档案人员提出建议，经局长会议决定，给予奖励：

l、对档案工作重视，所归集的审计项目保证了质量，或虽有反复，但补充档案材料及时，确保档案资料齐全完整的，并在局办公室规定期限内完成档案工作的；

2、不但按期完成本年度审计项目档案的立卷归档，而且没有历年拖欠档案的。

（二）有下列情况之一的，由局档案人员提出建议，给予惩戒；

1、当年档案资料主要部分残缺，经组卷审查后仍不补齐，致使影响档案利用的；

2、当年审计档案不按局办公室要求期限完成，经催办无效，影响档案统一入库的；

3、历年档案拖欠，经检查催办无效的；

4、拖欠档案，致尚未归卷的档案材料散失的。

6.档案立卷归档管理制度 篇六

1. 部门立卷工作及其开展。

(1) 什么是部门立卷?部门立卷是指由档案材料的形成部门在档案管理部门的指导下具体完成档案从收集、整理、组卷、录入管理系统、打目录到移交归档全过程中的全部工作。档案部门立卷是档案工作最基础的一个工作环节, 也是档案管理的重要组成部分。

(2) 部门立卷工作的法规依据。部门立卷制度, 国家早在1955年就有文规定“机关内各单位 (或领导人亲办) 完毕的文书材料, 均应汇交单位文书处理部门或文书工作人员立卷保存”[1]。“全面推行文书处理部门立卷, 从而建立统一的归档制度”[2]。1957年, 又要求在全国“全面推行文书处理部门立卷的制度”[3]。后又规定“对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交”[4]。“在由文书或业务部门负责归档文件材料的收集、整理、立卷并向档案部门移交”。“各归档单位向档案部门移交档案前必须完成立卷工作”等规定, 均为推行部门立卷提供了法律、法规依据。

(3) 广东高校部门立卷工作推行现状。部门立卷是高等学校档案工作的基本制度, 就广东省内主要高校来看, 中山大学党群、行政、基建类档案部门立卷做得较好;华南师范大学、华南农业大学教学类档案部门立卷做得较好;暨南大学部门立卷的经验是从材料相对少一些, 如基建、科研等档案开始;广东工业大学财务凭证档案部门立卷做的比较好;我校基建、财会凭证等档案仅实现了部分部门立卷, 党群、行政、教学等门类档案, 特别是文书档案的部门立卷只是开始试点工作。总体来看, 尽管国家对部门立卷工作早已作了明确规定, 但由于种种客观和主观原因, 一直以来部门立卷工作在我省许多高校也是没有完全落实, 没有真正全面实施。如校办、党办因文件来源复杂、种类繁多较难实现部门立卷;其他部门的文书档案立卷也不完善, 许多后继工作仍要档案馆 (室) 工作人员补做;教学、科研等门类档案的部门立卷工作也只是刚刚起步。

2. 部门立卷工作推进的困难。

为做好部门立卷工作, 华南理工大学档案馆于2009年4月开展了一次问卷调查, 并开始进行部门立卷工作试点。从调查和试点情况来看, 部门立卷工作的推行存在诸多困难, 主要体现以下几点。

(1) 各部门专、兼职档案管理员业务工作较忙。华南理工大学档案馆目前馆藏有13大门类, 8万多卷 (件) 的档案, 但只有专职管理人员8人, 要完成每年13个门类的档案接收、整理、立卷、编目等工作, 任务非常繁重。而学校各部门的兼职档案管理员多为各单位的办公室主任或学院的组织人事秘书, 管理学生学籍或成绩材料的则为各学院的教务员。这些人员的工作任务重, 头绪多, 有时难免会忽略了档案工作, 如调查问及“部门立卷推行的主要困难”时, 有64.2%的人回答是“自己平时工作太忙”, 有36%的人认为“做兼职档案管理员会增加自己的工作量”, 另外, 还有13.3%的人认为“做兼职档案管理员对自己其他工作有很大的影响”, 占了74.1%。

(2) 兼职档案管理员文件材料的整理、立卷方法掌握不够。档案管理也是一项专业性较强的工作, 但大多兼职档案管理员没有经过专业培训, 真正了解档案立卷的人并不多。调查显示有30.5%的人“对立卷方法与要求一无所知”, 有57.3%的人“只是了解一点”;问及部门立卷推行的主要困难有43.8%的人回答“不知道怎么做”;当问及归档材料是否按《华南理工大学档案归档范围及保管期限表》收集时, 25.8%的人回答“不知道收集范围”, 17.6%的人回答说“随意收集的”, 有48.1%的人回答“不知道如何组卷、写案卷题名”。

(3) 兼职档案管理人员岗位变动较大, 新老交接存在一定问题。高校人员流动和岗位变动也比较大, 有44.6%的人只是近一年才开始做兼职档案管理员工作, 13.2%的人做了两年, 仅42.1%的人做了三年以上。问及“新老交接时, 对新接手的工作人员是否会进行认真细致的指导?”有17.6%的人回答“有一点交代, 但不细”, 甚至还有0.7%的人说“自己走了就走了, 无任何交待”。

(4) 学校对档案工作的激励机制不够。由于高校档案工作是学校的基础性工作, 主要为学校中心工作服务, 是比较边沿化。对各部门兼职档案管理员的工作既不考核, 也不与工作量、职务职称晋升挂钩, 严重影响了他们的工作积极性。如调查问及“你认为兼职档案管理员的档案工作是否应该与工作量考核、职称评定挂钩”时, 有近60%的人回答:“是”。问及“部门立卷推行的困难”时, 有0.6%的人表示“不想去做”, 问“是否能将单位移交的材料按问题分类时”有4.5%的人表示“不愿意去分”。再加上少数兼职档案管理员档案意识不够强, 对档案工作的责任心也有待加强等原因, 致使部门立卷工作的推进, 困难颇多。

二、档案网络管理系统的使用有效推进了部门立卷工作

如果部门立卷工作能够有效推行, 高校档案管理工作者就能从繁琐的材料的整理、立卷工作中解脱出来, 去思考如何提高档案管理技术, 开展档案编研、展览等学术研究和文化传播工作。所以部门立卷工作难以推进, 也是长期制约高校档案工作发展的瓶颈之一。而档案管理软件的使用, 尤其是网络版管理系统的使用, 使档案部门立卷工作向前迈进了一大步。

1. 高校档案管理系统的使用。

(1) 广东高校档案管理系统使用情况:目前, 广东高校无论是档案馆还是档案室, 基本上已经使用了档案管理系统软件。华南理工大学、轻工高等职业技术学院、广东航海高等专科学校等使用的是“科怡档案管理系统”, 暨南大学、华南农业大学、华南师范大学等学校使用的是“南大之星”, 中山大学使用的是“泰坦档案管理系统”。无论哪种管理软件, 都为档案管理工作带来了质的飞跃。它不仅有利于档案管理, 也有利于档案的查询利用。尤其是网络版档案管理系统, 更有利于各部门档案的归档, 能有效推进部门立卷工作。

(2) 我馆目前使用的是科怡档案管理系统:在2003年前我们使用的是单机版灵通档案管理系统, 只是内部使用。尽管这一软件的使用在当时来说, 是档案管理手段的一大进步。但随着档案管理技术的进一步改进和管理观念的更新, 尤其是档案信息化建设课题的提出, 单机版软件管理已不适应新的需要。因此, 2003年, 我校档案馆在经过调研之后, 从深圳世纪科怡公司购买了网络版科怡档案管理系统3.0版。该档案管理软件的最大优势在于它的方便灵活、简单易用以及在同一应用系统实现数据共享, 在网络环境下可以在不同用户间实现不同格式的数据导入和导出。用户可结合本单位的实际需要设置界面和类目。其他部门安装后, 基于网络平台可以进行录入, 实现数据共享并方便查询利用工作。2008年, 我馆购买了全新升级版的C/S、B/S端的2008版科怡档案管理系统, 该版本除具有3.2的优点外, 在原文批量挂接等方面的操作性更强、更优越。

2. 在档案网络管理平台上推进部门立卷工作。

要完成档案从收集、整理、装订、组卷、录入管理系统、打印目录到移交归档整个过程中的全部工作, 对兼职档案管理人员来说, 难度比较大, 感觉比较繁琐, 难以接受。就华南理工大学档案工作情况来看, 使用网络版档案管理系统以后, 这一工作很自然地推进了一大步。

(1) 要求各部门归档文件材料的条目必须录入管理系统。华南理工大学档案馆在使用档案管理系统之前, 各部门移交档案都是将材料拿来档案馆, 填写移交清单, 或用Word文档打出移交目录。交到档案馆之后, 档案馆工作人员在经过整理组卷后, 全部要重新录入管理系统。在购买了科怡档案管理系统3.0网络版并在馆内试用之后, 我馆先在文件、材料较多的部门安装, 给每个部门设置好用户名及权限, 各部处将整理好文件的元数据录入到网络版科怡档案管理系统, 生成的数据源可以直接打印移交清单, 就是将兼职档案管理员用Word文档打印移交目录的工作转为直接录入管理系统。录入管理系统大多数兼职档案管理员认为是比较方便。如在调查中问到“你单位如果安装了科怡档案管理系统, 则你单位的归档材料是否录入了管理系统?”基本录入的占了80.4%。现在我馆要求, 所有安装了科怡档案管理系统的部门, 都要将文件条目输入管理系统, 这其实是部门立卷工作迈进了一大步。

(2) 开展部门立卷工作试点。在各部门能够将文件材料条目录入管理系统这一工作做好之后, 再逐步推进整理、分类、组卷的其他立卷工作。我馆选取平时工作比较认真负责、材料相对量少简单一点的部门开展部门立卷工作试点。在他们将文件材料录入管理系统的前期工作做好后, 档案馆管理人员去试点单位进行具体指导, 包括材料整理、分类、组卷、写案卷题名到归档的全过程。从试点情况来看, 因为有了前面的条目录入工作, 后面的分类、组卷、归档工作相对好操作一些, 加上档案馆工作人员进行经常、细致的指导工作, 兼职档案管理员在心理上也较为容易接受。这就为下一步档案部门立卷全面推行积累了经验, 为全面实施部门立卷工作打下了基础。

参考文献

[1]《中国共产党中央和省 (市) 级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》, 1955年.

[2]《关于加强国家档案工作的决定》, 1956年.

[3]《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》, 1956.