企业登记档案资料查询办法

企业登记档案资料查询办法（通用11篇）

1.企业登记档案资料查询办法 篇一

近日，国土资源部发布了第１４号部令《土地登记资料公开查询办法》，本报记者就此采访了国土资源部地籍司司长樊志全。

记者：您能否首先介绍一下出台《办法》的目的和意义？

樊：《办法》的出台，是我部认真贯彻党的十六大精神，实践“三个代表”重要思想的具体体现。开展土地登记资料公开查询，目的就是服务社会、护民便民。《办法》的出台，进一步完善了我国土地登记制度，为全国土地登记资料公开查询制度的建立提供了直接的、可操作的依据和法律保障。土地登记资料公开查询是维护土地权利人合法权益的重要手段；是保证土地交易安全，规范土地市场秩序，建立公开、公平、公正土地市场的重要内容是体现政府公信力，树立政府部门形象的重要措施也是完善土地登记制度，促进地籍管理工作良性循环实现地籍管理自我完善的重要途径。

记者：实行土地登记资料公开查询制度，要求土地登记资料具有公信力，还需要建立相应的软硬件配套设施。请问，目前在全国范围内开展土地登记资料公开查询的条件是否具备？

樊：应该说，目前在全国范围内全面开展土地登记资料公开查询工作的条件已经具备，理由主要有五点：

一是新修订的《土地管理法实施条例》及《国务院关于加强国有土地资产管理的通知》（国发〔２００１〕１５号）中，对建立土地登记资料公开查询制度作了明确的规定，为工作开展提供了法律保障。

二是从１９８７年开始，我国土地登记工作经过１０余年的努力，取得了很大成绩。全国城镇地籍调查已基本完成，农村地籍调查工作也取得了很大进展，全国土地利用现状调查及每年的土地变更调查形成了丰富的地籍资料。这些宝贵的地籍资料为土地登记资料公开查询奠定了坚实的基础。

三是全国土地证书年检工作的开展为土地登记资料公开查询创造了有利条件。１９９９年至２０００年开展的全国土地证书年检工作，共查验土地证书８３０多万本。通过年检，进一步补充、完善了土地登记结果，规范了土地登记行为，提高了土地登记资料的现势性，从而保证了土地登记资料公开查询结果的准确性、权威性。

四是我们通过试点积累了经验，创造了很多好的做法，为全面开展土地登记资料公开查询工作进行了积极、有效的探索，形成了符合实际、具有较强操作性的工作程序和完善的管理办法。

五是全社会对土地登记资料公开查询的认识明显提高，逐渐认识到土地登记资料公开查询的作用，增强了这项工作的社会需求。各级国土资源行政主管部门也认识到土地登记资料公开查询在土地管理工作中的重要地位，从而为全面开展这项工作铺平了道路。

记者：根据《办法》，土地登记资料公开查询的准确定义是什么？土地登记资料包含哪些内容？对这些资料的查询范围是如何规定的？

樊：土地登记资料公开查询是指符合规定条件的单位和个人依法对国土资源行政主管部门在办理土地登记过程中形成的涉及土地权利人的有关登记资料进行查询的活动。《办法》规定的土地登记资料包含两部分内容，一是土地登记结果，包括土地登记卡和宗地图；二是原始登记资料，包括土地权属来源文件、土地登记申请书、地籍调查表和地籍图。

《办法》对土地登记结果和原始登记资料两类不同性质的土地登记资料的查询范围作了不同的规定。一是土地登记结果可以公开查询。《办法》规定，对土地登记结果，可以对全社会开放，任何单位和个人都可以按规定查询。其原因是土地登记结果是政府形成的最终土地确权结果，具有公信力。二是原始登记资料采取限制查询主体的办法。《办法》对哪些单位和个人可以查询哪部分原始登记资料作了明确规定。这主要是考虑到原始登记资料是土地登记过程中形成和收集的资料，在具有公信力的土地登记结果全面公开的情况下，查询原始登记资料只对特定的查询人有实际意义。

记者：由哪个部门具体负责土地登记资料查询工作？

樊：《办法》第四条规定“县级以上国土资源行政主管部门负责土地登记资料的公开查询工作”，从而明确了

县级以上人民政府国土资源行政主管部门是土地登记资料的查询机关。考虑到目前许多土地登记资料在事业单位保管的实际情况，《办法》同时规定“查询机关根据工作需要，可以委托有关单位具体承办土地登记资料的公开查询事务”，以保证查询工作的正常进行。

记者：对于查询结果，查询人能否要求查询机关出具查询结果证明？

樊：为了体现土地登记资料的公信力，《办法》规定了出具查询结果证明制度。但只规定对登记结果出具证明，未规定对原始资料出具证明。主要考虑到出具证明具有法律效力，许多原始资料是由当事人提供的，难以保证其合法性和准确性，查询机关不能对此出具证明。

记者：《办法》自２００３年３月１日起实施，在此之前，各级国土资源行政主管部门应重点做好哪些工作？ 樊：土地登记资料公开查询工作的开展，对各级国土资源行政主管部门的土地登记工作提出了更高的要求，也产生了一定的压力。我们希望变压力为动力，在《办法》实施前，着重做好以下几方面工作：

一 是进一步加强土地登记资料的规范化建设。各级国土资源行政主管部门要结合《办法》实施前的准备工作，开展一次土地登记资料规范化检查，提高土地登记资料的规范化水平，确保土地登记资料的规范、全面、准确。同时，进一步规范土地登记程序、标准和要求，并严格依法登记。

二是进一步加快土地登记全覆盖。各级国土资源行政主管部门要集中财力、物力和人力，在现有工作的基础上，加快土地登记工作进度，尽快做到土地登记的全覆盖。同时，加大变更土地登记力度，做到变更一宗，登记一宗，保持土地登记资料的现势性。

三是创造条件，切实为查询人提供优质服务。各级国土资源行政主管部门要牢牢树立服务意识，为查询土地登记资料提供方便。要建立健全工作制度，使查询工作制度化、规范化。要改进和完善查询条件，落实查询地点和人员，为查询人提供优质服务。

四是推进地籍管理信息化建设。运用高科技手段开展查询是今后土地登记资料公开查询的发展方向，有条件的地区，要加强土地登记信息化管理，提供高效、先进、快捷的服务。当然，在目前情况下，要正确处理先进技术和现有能力的关系，技术手段不应成为影响土地登记资料公开查询工作的借口，没有条件的地方，通过手工查询，也要及时开展工作。

2.企业登记档案资料查询办法 篇二

资料整理是档案管理中的一项传统业务, 由于登记簿的作用越来越突出, 对资料整理业务的要求也越来越高。为此, 我们首先对业务流程做了一定调整。在原有资料整理的基础上增设了资料扫描环节。目前资料整理包括资料预处理、资料扫描和资料建档三个环节。资料预处理即原来的资料整理工作, 由于扫描工作的后置及分类扫描要求的提出从而改称为预处理, 意在为扫描提供应有的准备工作;资料扫描是资料整理的核心内容, 是把纸制登记资料向电子档案转化的关键一步, 为其后的资料建档提供数据支持;资料建档是整个资料整理的最后一步, 它的作用是把已经扫描好的资料按“库位号”装订成册, 并整理上架, 成为最终的房产档案。

(一) 资料预处理

所谓资料预处理即对登记资料归类整理, 我们根据新的业务要求对收件分类做出了一些新规定。资料按实际内容分类, 而不是按文书形式分类。比如公证文书不再全部归入公证书类, 而是根据其内容进行分类;法律文书也不一律归入法律文书类, 同样根据其内容进行分类, 涉及婚姻证明的归入身份证明、涉及房产判决归属的归入法律文书类。上述改变更符合实际业务的要求, 为今后查询该份档案提供了更加明确的指示, 更容易看出业务的来龙去脉和实质内容。同时对资料本身也提出了新要求:所有纸质资料均要求裁剪成A4大小, 不满A4的粘贴在A4大小的白纸上, 方便装订及美观要求;所有文本合同均要求从中缝裁开以便扫描 (扫描时可以连续进纸, 加快扫描速度) ;所有资料必须按扫描分类顺序排列, 用2B铅笔标写顺序号, 以便扫描时核对页数及日后调阅。

(二) 资料扫描

原来的资料扫描先于资料整理, 即在收件后随即扫描, 而且不是分类扫描, 只是将每起业务的收件资料全部录入一个文件夹里, 扫描质量也不高。鉴于存在诸多不足, 现实施了新的扫描模式:

1. 分类扫描, 这是整个扫描工作中最核心的要求。扫描人员必须熟悉各类登记类型、各类收件及其目的, 才能根据实际业务内容把资料扫入对应的项目中。

2. 规范扫描, 这是对扫描质量的要求。扫描人员必须按规定扫描资料, 不得颠倒;扫描不清的要调节黑白度, 如实在无法扫清楚则需选择灰度扫描;每起业务扫描结束后必须核对总页数, 确保不漏扫。

扫描新模式的推出使资料信息可以按条目分类储存, 方便了档案横向统计和比对, 为日后逐级开发档案信息做好了铺垫;同时加强了档案的直观性, 使查询档案更有针对性, 节约查档时间。

(三) 资料建档

可以用四个字来概括资料建档的工作内容———编目成卷。

“编目”就是编写目录。过去由于资料不是分类扫描, 只能在预先打好的标准目录表上, 根据每份资料的具体收件内容手工填写收件项目和起始页数, 工作繁重而且容易出错。而现在的分类扫描, 每份资料可以直接通过计算机生成打印目录, 效率大大提高。另外, 还可按收件项目和相应页数生成目录, 以便今后调阅档案时能够一目了然地知道档案里的收件内容和页码。

“成卷”就是将档案资料装订成册并整理上架。以前资料装订成册后需按各份档案的丘地号逐份插入对应档案盒内。现在利用“库位号”管理, 只需将打印好的目录与资料一起装订成册放入新建的档案盒, 按序摆放上架, 尽量使每类档案的盒内卷数一致, 以便统计和管理。

二、库位号管理的应用

(一) 库位号管理的内容

归档上架是将已经装订成册的资料进行归档摆放, 其作用就是将相互没有联系的档案按某种规律摆放在一起, 我们将其称之为“库位号”。库位号是一种排序号, 它给每份档案赋予了一个物理地址号, 能通过某份档案的库位号迅速找到该档案。库位号具备这个功能是因为每个号码均具有物理相关性。它由9位数字组成, 其编号规则为:类号+架 (排) 号+列号+层号+盒号+卷号。

(二) 库位号建档的优势

1. 可控性好。因为每个丘地号上建设单元数目不一, 新增的档案经装订、整理后放到库房的密集架上所用的空间超过预留空间时, 就需要将档案盒倒架, 重新预留空间;另外每处房产交易, 变动也不一致, 频繁插入档案也会出现无空间放入的情况, 所以无法估算档案摆放空间, 易出现架位摆放及盒中档案不匀、需经常倒架等问题。根据档案的顺序 (流水) 摆放, 则是可预计和可控制的, 基本不会出现倒架现象。

2. 容错性好。按丘地号摆放档案, 位置错了不容易寻找, 而且易发生错误。由于库位号的每个数字都有简单的相应含义, 能迅速被工作人员记住, 所以避免了因工作人员归错档案而无法找到的问题。

3. 摆放简单、保护档案。随着产权的转移变更, 形成的新档案又要整理归档, 经常搬运档案盒, 容易损坏和重复。按库位号摆放档案无需核对丘地号, 无需按件插放, 只需将新增档案按顺序上架即可。

三、登记资料标准化收取

规范的档案管理还需建立在登记资料标准化的基础上, 因此我们对于登记资料的收取提出了严格的要求。

(一) 提高收件清晰度

收件清晰度的高低对提高扫描质量及效率起着很大的作用, 直接影响了电子信息档案的质量。所以遇到不清楚的资料, 收件人员应该劝说群众提供合格的材料。

(二) 规范收件类型

收件类型的规范方便了后续资料的整理, 使整理人员易于理解业务类型, 更加准确地分类定位。收件类型不规范或收入不需要的资料, 既会造成理解上的误导, 又会增加后续加工的工作量, 所以收件必须准确、精简。

(三) 统一纸张规格

申请人或者受托人申请房屋登记时, 应按A4型纸张提交登记材料, 收取的材料为原件且为特殊纸张的可除外。统一收件纸张不仅减轻了整理的工作量, 而且使档案的标准性和美观性大大提高。

3.事业单位登记管理信息查询办法 篇三

第一条 为规范事业单位登记管理信息查询服务，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》、《事业单位登记管理暂行条例》及其实施细则的有关规定，制定本办法。

第二条

本办法所称事业单位登记管理信息是指事业单位登记管理机关（以下简称登记管理机关）在履行事业单位登记管理职责过程中形成的，以一定形式记录、保存的信息。

第三条 各登记管理机关负责本机关登记的事业单位登记管理信息查询服务，应当遵循依法、便民的原则，准确提供事业单位登记管理信息，不得违反规定收取费用，不得通过其他组织、个人以有偿服务方式提供信息。

第四条 事业单位登记管理信息主要分为以下三类：

第一类：由登记管理机关公开过的事业单位信息。如：是否在本登记管理机关登记、当前事业单位法人证书上刊载的信息、事业单位年检结果等。

第二类：登记管理机关工作中形成的事业单位历史档案信息。如：设立登记日期、历次变更结果、历次公告情况、已公开的报告等。

第三类：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私方面的信息;依法经有关保密部门或主管部门确认不能予以公开的登记管理信息;登记管理机关内部管理信息。

第五条 任何组织、公民个人查询第一类信息的，登记管理机关应当予以提供。

国家机关以及其他组织或公民个人查询第二类信息，登记管理机关确定其合法利用目的的，应当予以提供。

第三类信息原则上不提供查询服务。

第六条 查询人现场申请查询事业单位登记管理信息的，应当提交以下相应凭证：

（一）查询第一类信息的，查询人应当出示单位相关证明或本人身份证明。

（二）查询第二类信息的，国家机关应当持有关公函，并出示查询人身份证明；律师事务所应当出示与所查询事业单位相关的法院立案证明或法院调查令、律师事务所公函和律师身份证明；其他单位应当出示单位介绍信、查询人身份证明和查询此类信息合法利用目的的相关证明文件；公民个人应当出示身份证明和查询此类信息合法利用目的的相关证明文件。

第七条

登记管理机关工作人员应当按照以下规定和程序做好查询服务：

（一）查询第一类信息的，查询人申请提供加盖查询专用章的书面证明的，应当经两名以上登记管理机关工作人员复核并签字后予以提供。

电话查询第一类信息的，登记管理机关工作人员询问查询人身份和查询目的后，予以答复。

（二）查询第二类信息的，登记管理机关工作人员确认查询人身份，经登记管理机关相关负责人批准后，予以答复。登记管理机关应当留存出具证明材料的复印件。

（三）国家机关和律师事务所申请查阅、摘抄第二类信 3 息登记档案资料的，应当经登记管理机关相关负责人批准并在登记管理机关工作人员陪同下进行。登记管理机关应当留存查询人摘抄内容的复印件。

第八条 登记管理机关不提供查询人申请查询的信息的，应当说明理由。

第九条 符合本办法规定的查询申请，能够当场答复的，登记管理机关应当当场答复；不能当场答复的，登记管理机关应当自接到查询申请之日起5个工作日内予以答复;如需延长答复期限的，应当经登记管理机关负责人同意，并告知查询人，延长答复的期限最长不得超过15个工作日。

第十条 查询人不得在档案上修改、涂抹、拆取和标注，不得损毁和擅自抄录；不得超越所申请的查询目的使用登记管理信息。

查询人不得利用获得的信息开展有偿服务活动，也不得私自向外界公布、泄露事业单位登记管理档案内容。

第十一条

登记管理机关应当妥善保管查询过程中形成的相关材料。

第十二条 各级登记管理机关可以根据本办法制定具 4 体规定。

第十三条 上级登记管理机关应当加强对下级登记管理机关信息查询工作的指导和监督。

第十四条 本办法由国家事业单位登记管理局负责解释。

4.事业单位登记管理档案管理办法 篇四

第一章 总 则

第一条

为加强事业单位登记管理档案（以下简称登记档案）的管理，促进登记档案管理的规范化、标准化，更好地为事业单位管理和经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》及其实施细则，制定本办法。

第二条

登记档案是指事业单位登记管理机关（以下简称登记管理机关）在事业单位登记管理工作中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。

第三条

登记档案的管理主要包括收集、整理、保管与利用等工作。

第四条

登记管理机关应当指定专人负责登记档案管理工作，建立健全本单位的具体责任制度，配置符合档案管理标准的设备设施，维护登记档案的完整、规范与安全。

第五条

登记档案管理工作遵循统一规范、分级管理、各自负责的原则。

各级登记管理机关的登记档案管理工作接受同级档案管理部门的监督与指导。

第六条

本办法适用于各级登记管理机关的登记档案管理工作。

第二章 归档范围

第七条

在事业单位设立登记、变更登记、注销登记、报告的提交与审查、事业单位法人证书的换领与补领、相关公告发布以及对事业单位的日常监督管理过程中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文件，属于归档范围。

第八条

在设立登记工作中形成的下列文件应当归档：

（一）事业单位法人设立登记（备案）申请书；

（二）事业单位法定代表人登记申请表；

（三）审批机关批准设立的文件；

（四）法定代表人现任该单位行政职务的任职文件；

（五）法定代表人的居民身份证复印件或者其他身份证明文件；

（六）住所证明；

（七）业务范围中有涉及资质认可事项或者执业许可事项的事业单位提交的资质认可证明或执业许可证明文件；

（八）企业、事业单位、社会团体等组织利用国有资产举办的事业单位提交的举办单位法人资格证明文件；

（九）验资证明；

（十）事业单位章程;

（十一）登记管理机关要求提交的其他相关文件。

第九条 在变更登记工作中形成的下列文件应当归档：

（一）事业单位法人变更登记申请书；

（二）变更名称提交的审批机关批准文件和变更后的单位印章的印迹；

（三）变更住所提交的新住所证明文件；

（四）变更宗旨和业务范围提交的审批机关的批准文件以及资质认可或执业许可的证明文件；

（五）变更法定代表人提交的事业单位法定代表人登记申请表，原任、现任法定代表人行政职务任免文件和居民身份证复印件或者其他身份证明文件，现任法定代表人签字及印章印迹的备案文件；

（六）变更经费来源提交的经费来源改变的证明文件；

（七）变更开办资金提交的验资证明；

（八）登记管理机关要求提交的其他相关文件。

（九）变更前的《事业单位法人证书》正、副本；

第十条

在注销登记工作中形成的下列文件应当归档：

（一）事业单位法人注销登记（备案）申请书；

（二）事业单位撤销或者解散的证明文件；

（三）有关机关确认的清算报告；

（四）发布该单位拟申请注销登记公告的凭证；

（五）《事业单位法人证书》正、副本及单位印章收缴凭证；

（六）登记管理机关要求提交的其他相关文件。

第十一条

在报告提交与审查过程中形成的下列 文件应当归档：

（一）事业单位法人报告书；

（二）财务报表

（三）验资报告

（四）开户许可证复印件

（五）举办单位及本单位印章模板

（六）登记管理机关要求提交的其他相关文件。

第十二条

在《事业单位法人证书》换领过程中形成的下列文件应当归档：

（一）事业单位法人证书补（换）领申请书；

（二）损毁的《事业单位法人证书》。

第十三条

在《事业单位法人证书》补领过程中形成的下列文件应当归档：

（一）事业单位法人证书补（换）领申请书；

（二）发布原《事业单位法人证书》作废公告的凭证；

（三）未遗失或者损毁的原《事业单位法人证书》正本或者副本。

第十四条

登记管理机关在其他事业单位登记管理工作中形成的下列文件应当归档：

（一）登记管辖变更形成的文件；

（二）《事业单位法人证书》超过有效期，废止后重新申领形成的文件；

（三）监督检查事业单位是否按照登记事项从事活动 的情况记录和查处违反事业单位登记管理暂行条例及其实施细则的行为形成的文件；

（四）登记管理机关发布的事业单位设立登记、变更登记、注销登记公告及《事业单位法人证书》废止或者作废公告；

（五）其他文件。

第三章 收集和整理

第十五条

归档的文件材料应当齐全、完整、有效、清晰，签字盖章手续完备。

第十六条

档案载体和书写材料应当符合档案保护和装订的要求。应当使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合耐久性要求的书写材料，严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。

归档材料中有电子文件的，应当与相对应的纸质文件一并存档；属于非光盘形式的电子文件，应当转换成光盘储存形式的电子文件。

第十七条

登记管理机关在每项登记管理工作结束后，业务承办人员应当及时收集属于归档范围的材料，并在3个月内移交档案管理人员。

档案管理人员收到材料后，应当按照本办法的规定验收。对符合要求的材料，应当在2个月内完成整理归档工作；对不符合要求的材料应当退回业务承办人员并说明原因。

第十八条

每个事业单位的登记档案应当单独档案盒。一个事业单位的登记档案一个档案盒存放。

按照其事业单位设立登记、变更登记、报告、注销登记和其他登记管理等不同登记管理按照时间排放。

第十九条

卷内各类材料应当按照设立登记、变更登记、注销登记、报告和其他登记管理的顺序排列。

每类材料中的各件材料应当按时间顺序排列。

每件材料中的各份文件应当分别按照本办法的第八条、第九条、第十条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四条内各项的顺序排列。

第二十条

登记档案应当按照便于查找的原则，分别编写总目录、卷目录、类目录、件目录。

每卷材料的卷目录应当附有封面，封面内容应当包括案卷号、事证号、单位名称、举办单位和设立时间等。涉密单位应当在封面上加盖涉密章。

第二十一条

一个事业单位的登记档案应当放入一个或者若干个档案盒内保存，不能将两个或者两个以上事业单位的登记档案放入一个档案盒内保存。

档案盒的盒脊应当填写案卷号和单位名称等，涉密单位应当在盒脊上加盖涉密章。

第二十二条 登记管理机关发布的登记管理公告应当单独归档。

第四章 保管与利用

第二十三条

在报告提交与审查过程中形成的登记档案的保管期限为长期保存，其他登记档案的保管期限为永久保存。

第二十四条

任何单位和个人不得盗取、伪造、损毁、涂改和擅自销毁、标注、抄录、复印、抽取、添加、转借登记档案。

第二十五条

档案库（室）应当配备防火、防腐、防蛀、防潮、防盗等必要的安全设施，确保档案安全。

第二十六条

档案管理人员应当定期对档案库（室）及档案进行安全检查和维护。发现档案破损、毁坏等情况，应当及时采取修补、复制等抢救措施。发现其他问题，及时处理。

第二十七条

事业单位登记管辖发生变更的，原登记管理机关应当向现登记管理机关提交登记管辖变更单位原始档案的复印件；原始档案仍由原登记管理机关保存。现登记管理机关对接收的原始档案复印件，视同原始档案归档保存。

第二十八条

登记管理机关应当为社会组织和个人查询登记事项和登记公告方面的档案信息提供方便。

查询其他档案材料的，按照国家有关规定办理；需要登记管理机关出具书面证明的，查询人应出示身份证明。

第二十九条

5.企业登记资料查询须知 篇五

一、社会各组织和个人凭有效证件可以到广州市工商局及下属各分局查询窗口查询、打印企业基本注册资料，内容包括：企业名称、住所、注册资金、法定代表人、经营范围等。

二、社会各组织和个人可以查询以下企业登记档案资料：

（1）企业开业、变更、注销登记事项（企业法定代表人、股东个人资料除外）；（2）企业登记报批文件；（3）监督检查事项（企业经营情况、财务状况、开户银行及帐号除外）。

三、各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关，持有关公函，并出示查询人员有效证件，可以查询除工商行政管理机关内部审批文书以外的全部企业登记档案资料。持有关诉讼证明、仲裁证明的单位、律师或个人，持营业执照原件的企业，可以查询上述相同范围的企业登记档案资料。

四、查询企业登记资料，应查询人的要求，可以加盖工商行政管理机关档案资料查询专用章（网上查询资料除外）。

6.档案资料管理办法 篇六

总

则

一、为规范通信指挥学院教学楼工程项目的施工工程档案管理资料管理工作，真实反映工程施工的实际情况，保证各阶段施工生产的顺利进行，特制定本管理办法。

二、本规定的制定依据是：

1、GB50300---2001《建筑工程施工质量验收统一标准》

2、《在建工程技术档案资料编制辅导材料》

三、适用范围：我方承包范围内的施工技术管理资料（含施工过程的录像、照像资料）、质量保证资料、质量评定资料（含竣工图）

管

理

实

施

一、管理机构：项目经理部成立工程档案资料管理领导小组，档案资料由组长、项目主任工程师负责，小组成员名单如下： 组

长：黄

亮 副组长：熊小堂

何信东 成员：刘红霞

王再淑

王玉香

资料管理小组的主要职能是对本项目的工程档案资料管理进行统一协调，小组每月底由组长带头组织一次全面的资料大检查，对发现的问题限定在10日内整改完毕。检查记录由项目技术部记录，并在项目内部通报。

技术档案资料的日常主管部门设在技术部和质安部，技术部负责技术管理资料和质保资料，质安部负责质评资料，其他部门的负责人为本部门资料第一责任人，负责对本部门的资料员的日常工作进行督促检查。

二、根据施工合同的要求，本工程的施工技术档案资料共整理一式4套（其中3套原件—分别交业主、工程评优、1套原件交分公司，用于接受外单位检查）。

三、实施要求：

1、档案资料填写应真实并与工程进度同步，相关部门的资料应逻辑交圈，禁止超前制作虚伪资料或后补“回忆录”，档案资料的填写内容（含签字、印章）应工整、清晰，档案资料不准使用破损和不清洁的纸张。

2、工程档案资料是长期保存的资料，应采用不易退色的黑色的档案墨水填写，可以复写但只能复写3份（包括原件，用单面复写纸），对于地方政府规定有关表格的应严格采用规定的表格，若地方主管部门无现成表格的，项目各部门在报技术负责人审批后可自行打印，打印所用纸张规格应与本套资料中其他资料规格相同。对于大小不同的纸张，在向相关部门移交前应进行裁剪、折叠、粘贴成统一大小。交公司的复印资料应采用A4规格纸。

3、为保证工程档案资料的填写质量，各部门填写资料的人员均为专业持证人员，无证人员不得填写档案资料。

4、重要的外报档案资料填写完毕后，应交本部门负责人（或项目主任工程师）审核，并做好发文登记。

5、由我方分包给外单位的分部分项工程，其资料由分包单位填写，整理好以后上交我方，其资料整理必须接受我方相关部门的监督与检查。6、7、8、施工过程中的录像和照片资料为工程档案资料的重要组成部分。摄像和照相的内容由技术部负责摄像、照相整理归档。

摄像和照相的内容由现场实物质量控制部分和质量活动部分两部份组成，包括施工过程中采取的质量措施，质量重要会议，上级有关部门的检查、结构验收、参观观摩等。

奖 罚

一、工程档案资料的收集离不开有关部门的支持，为了保证档案资料在各部门之间传递传递畅通，任何资料在一个部门的办理时间不得超过6天（从工序完工起），否则，将对该责任人罚款20元/次，同时对该部门负责人罚款10元/次。

二、对资料填写不认真、字迹潦草、态度不端正者罚款10元/次。

三、每月的资料各项检查，若一个部门出现的问题多达10余条，将给予罚款50元/次。

四、奖罚每月结算一次，罚款金额将用于奖励每次检查中成绩突出的部门和个人，奖励金额50—100元/次。

保管、组卷与交付

工程档案的收集、保管、组卷与交付的责任人是技术部资料员、质安部资料员。

项目部与工程档案资料有关的人员应尽量保证其稳定，如因特殊情况需调动的必须做好工程资料的移交，资料员在没有将工程档案资料交档时不得调动。

7.档案资料管理及考核办法 篇七

一、职责范围

（一）综合部是公司档案管理部门。其职责是：公司档案管理人员职责；认真学习、贯彻执行《档案法》；负责公司各类档案的日常管理；制定并严格执行档案管理的各项规章制度；负责与总厂档案部门的业务联系，完成其任务，并负责对基层兼职文件资料管理员的业务检查、指导。

（二）公司各部门、车间在文件资料管理方面的职责：认真学习、贯彻执行《档案法》及公司档案管理规定；负责制定本部门、车间文件资料管理办法并严格执行；收集档案利用事例；配合公司档案管理人员做好资料的收集、整理、立卷、归档工作。

二、档案资料的借阅

（一）借阅档案时，借阅人必须履行档案登记手续，并当面点清。借阅档案的人员，应对所借档案的安全、保密负责，不得损坏、丢失、擅自转让、复印或泄漏机密档案并严禁在涂改和作任何文字标注。在档案原件上画线、圈点、加注、勾抹、涂改或污损的，处5元／页罚款；私自转借、拆散档案的处以10元／卷罚款；向无关人员泄漏档案内容的，处以50元至100元罚款；失、损毁档案、视档案价值处以100元至500元罚款。

（二）借阅机密档案，必须经主管档案的公司领导批准；借阅党务档案，必须是中共党员而且必须经主管党务的领导批准。

（三）会计档案只能在档案室查阅，不得借出，特殊情况需借出，须经公司财务负责人批准。

（四）公司各档案借阅的期限为：党群、行政、经营、生产技术管理、产品、基建、设备类档案为15天，照片档案为5天。对逾期不还者处以2元／天罚款，对催期不还者，将通报借阅者所在单位，仍不执行着，对所在单位一并考核，如需要续借必须提前办理续借手续。

（五）借阅档案必须填写利用效益登记，对不填报或所填报不实的扣30元／次。

三、档案资料的整理及移交

（一）党群、行政、经营、生产技术管理类文件材料由综合部负责进行搜集、整理、立卷归档；技改文件资料由生产管理部负责组织技改项目负责人、档案室一起进行收集、整理、立卷并移交总厂及公司档案室；财会档案由财务部负责整理、立卷并移交公司档案室；基建类文件资料、设备更新改造文件资料由技术装备部负责整理、立卷并移交；各类照片由党群工作部负责整理、立卷并移交；录像资料由安全保障部负责整理、立卷并移交。

（二）党群、行政、经营、生产技术类文件材料在承办

部门办理完毕后，必须在10日内交回综合部，由文书负责在次年5月底前完成立卷并移交档案室。技改、基建类文件资料在技改基建项目竣工验收后两月内完成整理立卷并向档案室移交。财会档案在每年4月底前完成整理立卷并向档案室移交。设备更新改造文件资料在设备更新完成两日内完成整理立卷并向档案室移交。照片录像档案在相关事件发生15日内完成整理立卷并向档案室交。以上各项要求各相关部门、车间应严格执行，凡无故延迟向档案室移交者按5元／日罚款。

（三）照片档案应包括照片说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素）。声像档案应包括（事由、时间、地点、背景、摄象者六要素）。

（四）归档的各类档案必须为耐久的字迹材料，文件材料有圆珠笔字迹和铅笔字迹的，必须重描或复印在份。

（五）归档的各类档案必须按《建峰化工总厂档案分类细则》及公司档案管理人员的要求进行整理。竣工档案的编制必须符合《建峰化工总厂基建、技改项目竣工图编制规程》。

（六）未按规定要求整理档案，每次扣责任单位10元。

（七）各类档案移交时，移交部门必须要求填写移交清单一式两份，未填写移交清单，每次扣责任单位5元。

（八）由公司档案室负责界定应归档的文件资料范围，对此类文件资料各单位应按照档案室的规定及时整理移交，不得存放于本单位，否则扣责任单位20元／次。

（九）凡向综合部移交的文件材料必须按要求整理装订成卷，否则不予接收，并扣责任单位20元／次。

四、文件资料管理

（一）各部门、车间文件资料应放置于专门的库房（柜）内，应保持库房整洁、柜架排列有序。否则扣责任单位200元。

（二）各部门、车间的文件应按要求编流水号进行排列，并在办公计算机内建立文件资检索目录，便于方便查找。否则扣责任单位20元／次。

（三）各部门要建立健全文件资料的管理台帐并做到帐卷相符。否则扣责任单位20元／次。

（四）质量记录的管理按《建峰浩康质量记录管理规定》执行。

（五）各部门应制定文件资料的管理制度并严格制度执行，否则扣责任单位20元／次

（六）各部门必须设一名兼职文件资料管理员，负责本单任文件资料的日常管理，否则扣责任单位20元／次。

（七）各部门、车间保存的文件资料超过保管期限需销毁的，必须编写销毁目录交部门领导及公司档案室，经鉴定、审核后方可销毁，销毁目录一式两份交公司档案室一份部门

保存一份，否则扣责任单位20元／次。

五、检查与考核

综合部负责组织每半年对公司各部门档案管理情况进行一次全面检查，并形成检查报告报公司主管领导，检查报告应包括检查情况、存在问题及整改措施。如不全，则考核综合部100元／次。

六、其他

（一）所有扣款在检查月考核中兑现。

（二）本办法自下发之日起执行、由综合部负责解释。

8.企业名称登记管理实施办法 篇八

企业名称登记的一般程序是指企业名称作为企业登记注册的一个法定登记事项，通过企业提出的企业设立登记或变更登记申请来实现企业名称的登记注册的程序。

除法律法规有特殊规定，企业在申请登记注册前必须经特殊程序将名称登记注册外，其他企业均可以直接通过一般程序进行企业名称的登记。

企业应当按照《企业名称登记管理规定》的要求，确定拟设立企业的名称或拟变更使用的企业名称，并填写《企业申请开业登记注册书》和《企业申请变更登记注册书》连同企业设立登记或变更登记的有关材料一起报送登记主管机关受理。企业登记主管机关经审查，依法核准登记注册并颁发或换发营业执照后，企业名称登记同时完成。

新设立的企业申请企业名称登记注册时，如按照《企业名称登记管理规定》，其申请名称登记主管机关与企业按《企业法人登记管理条例》确定的设立登记主管机关不一致时，企业应按特殊程序行先向企业名称的登记主管机关申请企业名称预先核准，经核准后，再行向企业设立登记主管机关申请企业设立登记。

企业申请名称变更登记时，如其申请的变更名称按照《企业名称登记管理规定》的核准权限划分，超出了其登记主管机关的名称核准权限时，应由其登记主管机关在受理了企业名称变更登记申请并进行初步审查后，将企业申请的变更名称连同与变更名称相关的有关材料一报送按企业名称核准权限划分相应的名称登记主管机关审批。

9.个人独资企业登记管理办法 篇九

个人独资企业登记管理办法

(2000年1月13日国家工商行政管理局令第94号公布，根据年2月20日国家工商行政管理总局令第63号公布的《国家工商行政管理总局关于修改〈中华人民共和国企业法人登记管理条例施行细则〉、〈外商投资合伙企业登记管理规定〉、〈个人独资企业登记管理办法〉、〈个体工商户登记管理办法〉等规章的决定》修订)

第一章 总则

第一条 为了确认个人独资企业的经营资格，规范个人独资企业登记行为，依据《中华人民共和国个人独资企业法》(以下简称《个人独资企业法》)，制定本办法。

第二条 个人独资企业的设立、变更、注销，应当依照《个人独资企业法》和本办法的规定办理企业登记。

第三条 个人独资企业经登记机关依法核准登记，领取营业执照后，方可从事经营活动。

个人独资企业应当在登记机关核准的登记事项内依法从事经营活动。

第四条 工商行政管理机关是个人独资企业的登记机关。

国家工商行政管理总局主管全国个人独资企业的登记工作。

省、自治区、直辖市工商行政管理局负责本地区个人独资企业的登记工作。

市、县工商行政管理局以及大中城市工商行政管理分局负责本辖区内的个人独资企业登记。

第二章 设立登记

第五条 设立个人独资企业应当具备《个人独资企业法》第八条规定的条件。

第六条 个人独资企业的名称应当符合名称登记管理有关规定，并与其责任形式及从事的营业相符合。

个人独资企业的名称中不得使用“有限”、“有限责任”或者“公司”字样。

第七条 设立个人独资企业，应当由投资人或者其委托的代理人向个人独资企业所在地登记机关申请设立登记。

第八条 个人独资企业的登记事项应当包括：企业名称、企业住所、投资人姓名和居所、出资额和出资方式、经营范围。

第九条 投资人申请设立登记，应当向登记机关提交下列文件：

(一)投资人签署的个人独资企业设立申请书;

(二)投资人身份证明;

(三)企业住所证明;

(四)国家工商行政管理总局规定提交的其他文件。

从事法律、行政法规规定须报经有关部门审批的业务的，应当提交有关部门的批准文件。

委托代理人申请设立登记的，应当提交投资人的委托书和代理人的身份证明或者资格证明。

第十条 个人独资企业设立申请书应当载明下列事项：

(一)企业的名称和住所;

(二)投资人的姓名和居所;

(三)投资人的出资额和出资方式;

(四)经营范围。

个人独资企业投资人以个人财产出资或者以其家庭共有财产作为个人出资的，应当在设立申请书中予以明确。

第十一条 登记机关应当在收到本办法第九条规定的全部文件之日起15日内，作出核准登记或者不予登记的决定。予以核准的发给营业执照;不予核准的，发给企业登记驳回通知书。

第十二条 个人独资企业营业执照的签发日期为个人独资企业成立日期。

第三章 变更登记

第十三条 个人独资企业变更企业名称、企业住所、经营范围，应当在作出变更决定之日起15日内向原登记机关申请变更登记。

个人独资企业变更投资人姓名和居所、出资额和出资方式，应当在变更事由发生之日起15日内向原登记机关申请变更登记。

第十四条 个人独资企业申请变更登记，应当向登记机关提交下列文件：

(一)投资人签署的变更登记申请书;

(二)国家工商行政管理总局规定提交的其他文件。

从事法律、行政法规规定须报经有关部门审批的业务的，应当提交有关部门的批准文件。

委托代理人申请变更登记的，应当提交投资人的委托书和代理人的身份证明或者资格证明。

第十五条 登记机关应当在收到本办法第十四条规定的全部文件之日起15日内，作出核准登记或者不予登记的决定。予以核准的，换发营业执照或者发给变更登记通知书;不予核准的，发给企业登记驳回通知书。

第十六条 个人独资企业变更住所跨登记机关辖区的，应当向迁入地登记机关申请变更登记。迁入地登记机关受理的，由原登记机关将企业档案移送迁入地登记机关。

第十七条 个人独资企业因转让或者继承致使投资人变化的，个人独资企业可向原登记机关提交转让协议书或者法定继承文件，申请变更登记。

个人独资企业改变出资方式致使个人财产与家庭共有财产变换的，个人独资企业可向原登记机关提交改变出资方式文件，申请变更登记。

第四章 注销登记

第十八条 个人独资企业依照《个人独资企业法》第二十六条规定解散的，应当由投资人或者清算人于清算结束之日起15日内向原登记机关申请注销登记。

第十九条 个人独资企业申请注销登记，应当向登记机关提交下列文件：

(一)投资人或者清算人签署的注销登记申请书;

(二)投资人或者清算人签署的清算报告;

(三)国家工商行政管理总局规定提交的其他文件。

个人独资企业办理注销登记时，应当缴回营业执照。

第二十条 登记机关应当在收到本办法第十九条规定的全部文件之日起15日内，作出核准登记或者不予登记的决定。予以核准的，发给核准通知书;不予核准的，发给企业登记驳回通知书。

第二十一条 经登记机关注销登记，个人独资企业终止。

第五章 分支机构登记

第二十二条 个人独资企业设立分支机构，应当由投资人或者其委托的代理人向分支机构所在地的登记机关申请设立登记。

第二十三条 分支机构的登记事项应当包括：分支机构的名称、经营场所、负责人姓名和居所、经营范围。

第二十四条 个人独资企业申请设立分支机构，应当向登记机关提交下列文件：

(一)分支机构设立登记申请书;

(二)登记机关加盖印章的个人独资企业营业执照复印件;

(三)经营场所证明;

(四)国家工商行政管理总局规定提交的其他文件。

分支机构从事法律、行政法规规定须报经有关部门审批的业务的，还应当提交有关部门的批准文件。

个人独资企业投资人委派分支机构负责人的，应当提交投资人委派分支机构负责人的委托书及其身份证明。

委托代理人申请分支机构设立登记的，应当提交投资人的委托书和代理人的身份证明或者资格证明。

第二十五条 登记机关应当在收到本办法第二十四条规定的全部文件之日起15日内，作出核准登记或者不予登记的决定。核准登记的，发给营业执照;不予登记的，发给登记驳回通知书。

第二十六条 个人独资企业分支机构申请变更登记、注销登记，比照本办法关于个人独资企业申请变更登记、注销登记的有关规定办理。

第二十七条 个人独资企业应当在其分支机构经核准设立、变更或者注销登记后15日内，将登记情况报该分支机构隶属的个人独资企业的登记机关备案。

第二十八条 个人独资企业向登记机关备案，应当提交下列文件：

(一)分支机构登记机关加盖印章的分支机构营业执照复印件、变更登记通知书或者注销登记通知书;

(二)国家工商行政管理总局规定提交的其他文件。

第六章 公示和证照管理

第二十九条 登记机关应当将个人独资企业登记、备案信息通过企业信用信息公示系统向社会公示。

第三十条 个人独资企业应当于每年1月1日至6月30日，通过企业信用信息公示系统向登记机关报送上一年度年度报告，并向社会公示。

年度报告公示的内容和监督检查按照国务院的规定执行。

第三十一条 个人独资企业营业执照分为正本和副本，正本和副本具有同等法律效力。

个人独资企业根据业务需要，可以向登记机关申请核发若干营业执照副本。

个人独资企业营业执照遗失的，应当在报刊上声明作废，并向登记机关申请补领。个人独资企业营业执照毁损的，应当向登记机关申请更换。

第三十二条 个人独资企业应当将营业执照正本置放在企业住所的醒目位置。

第三十三条 任何单位和个人不得伪造、涂改、出租、转让营业执照。

任何单位和个人不得承租、受让营业执照。

第三十四条 个人独资企业的营业执照正本和副本样式，由国家工商行政管理总局制定。

第七章 法律责任

第三十五条 未经登记机关依法核准登记并领取营业执照，以个人独资企业名义从事经营活动的，由登记机关责令停止经营活动，处以3000元以下的罚款。

第三十六条 个人独资企业办理登记时，提交虚假文件或者采取其他欺骗手段，取得企业登记的，由登记机关责令改正，处以5000元以下的罚款;情节严重的，并处吊销营业执照。

第三十七条 个人独资企业使用的名称与其在登记机关登记的名称不相符合的，责令限期改正，处以2000元以下的罚款。

第三十八条 个人独资企业登记事项发生变更，未依照本办法规定办理变更登记的，由登记机关责令限期改正;逾期不办理的，处以2000元以下的罚款。

第三十九条 个人独资企业不按规定时间将分支机构登记情况报该分支机构隶属的个人独资企业的登记机关备案的，由登记机关责令限期改正;逾期不备案的，处以2000元以下的罚款。

第四十条 个人独资企业营业执照遗失，不在报刊上声明作废的，由登记机关处以500元以下的罚款;个人独资企业营业执照遗失或者毁损，不向登记机关申请补领或者更换的，由登记机关处以500元以下的罚款。

第四十一条 个人独资企业未将营业执照正本置放在企业住所醒目位置的，由登记机关责令限期改正;逾期不改正的，处以500元以下的罚款。

第四十二条 个人独资企业涂改、出租、转让营业执照的，由登记机关责令改正，没收违法所得，处以3000元以下的罚款;情节严重的，吊销营业执照。

承租、受让营业执照从事经营活动的，由登记机关收缴营业执照，责令停止经营活动，处以5000元以下的罚款。

第四十三条 伪造营业执照的，由登记机关责令停业，没收违法所得，处以5000元以下的罚款;构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第四十四条 个人独资企业成立后，无正当理由超过6个月未开业，或者开业后自行停业连续6个月的，吊销营业执照。

第四十五条 登记机关对不符合法律规定条件的个人独资企业予以登记，或者对符合法律规定条件的个人独资企业不予登记的，对直接责任人员依法予以行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第四十六条 登记机关的上级部门有关主管人员强令登记机关对不符合法律规定条件的个人独资企业予以登记，或者对符合法律规定条件的个人独资企业不予登记，或者对登记机关的违法登记行为进行包庇的，对直接责任人员依法予以行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第八章 附则

第四十七条 本办法施行前依据《中华人民共和国私营企业暂行条例》登记成立的私营独资企业，符合《个人独资企业法》规定的条件的，依据《个人独资企业法》和本办法登记为个人独资企业。

第四十八条 本办法自公布之日起施行。

10.企业登记档案资料查询办法 篇十

一、安全生产信息管理是我公司安全生产经营活动中的有效记载，是重要的安全科技信息资源，建立和完善安全生产技术档案管理工作，全面反映我公司安全生产实际状况，及时发现和消除事故隐患，具有重要的现实意思和长远意义。

二、安全生产规章制度和操作编程的编制、评审和修订由制造部牵头，主管安全生产技术员收集、整理、编制并拟定文件和制度，由制造部领导审核，公司主管安全副总经理签字同意生效后可以下发各部门实施和遵守。

三、各部门应在每年十二月底向公司办公室移交上安全技术档案并履行清交手续。

四、各部门应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

五、各类安全规章制度、办法、会议记录、会议纪要、工作计划和工作总结等资料由制造部负责归档。

六、严格执行保存、安全制度，档案资料借阅需履行登记、签字手续流程，重要资料借阅需先请示分管领导。

十、加强档案保存工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

制造部

11.资料档案管理办法 篇十一

为了加强档案资料工作的科学管理，逐步实现档案工作规范化，不断提高档案科学管理水平，更好地为本部门各项工作服务，根据工作的具体要求，结合本部门工作实际，制定本管理办法。

本管理办法共七部分：

一、资料、信息档案管理归档范围

二、归档文件的整理原则及质量要求

三、归档文件的整理方法

四、立卷程序

五、归档案卷的整理程序

六、资料档案管理的档案利用

七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责

《运营部资料、信息档案管理办法》

一、资料、信息档案管理归档范围

凡是反映本部门经营管理活动的和具有查考利用价值的公文、簿册、图表、书信、会议材料、表单存根、照片、底片、录音带等均属归档范围；涉及到保密的资料和信息档案，归档范围依照《内部保密管理制度》第二条 保密范围实施。

二、归档文件的整理原则及质量要求

1、归档文件的整理应遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2、归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水等书写材料。

3、己破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4、归档的文件材料应完整、系统、准确，必须是原件。

5、保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、编目编号。

6、档案目录应确切反映文件内容，并区分保管期限。

7、文件材料的归档必须办理移交手续。

8、归档时间

8.1各归档小组于任务完成验收后三天内向内勤移交相关资料和信息档案。

8.2内部人员因工作需要使用已存档的资料，应先办理档案借阅手续，使用完毕，及时归还。

8.3内勤人员需每月26日之前按《归档文件的整理原则及质量要求》整理本月存档的资料。

9、各类文件材料一般归档一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份。

三、归档文件的整理方法

为确保部门内部资料档案的完整性、严密性、信息更替及时性,应注意以下几点：

1、严格登记: 来往行文、会议材料、内部文件以及外出办事、参加会议、检查工作等带回的文件均应逐件登记保存。

2、及时收集: 对办理完毕，属于归档范围的文件材料应办完一件收集一件或定期清理。各小组完成任务后按工作任务跟踪单上的内容，必须向内勤人员交纳全部的文件资料。

3、随办随归：“办”是指办理完毕，“归”是指文件经若干整理环节后归入档案盒内。

4、妥善处理: 对办理完毕后已整理的和未办理完毕不需整理的文件资料等，进行分门别类，登记在册，做到有目可查，运转有序，保管安全。

四、立卷程序

1、立卷的原则

1.1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

1.2、卷内文件材料必须准确反映我部门经营管理活动的真实内容，手续完备，制作有利于长期保存。

2、立卷的组合一般应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系密切。形式按下述

内容和顺序进行：

2.1、会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以多会一卷，一会一卷，一会数卷。

2.2、统计、报表、名册等文件，按照格式名称组卷。

2.3、部门管理和业务活动形成的文件、调研材料等，一般按单一问题组合。

2.4、分析报告、调研报告、工作计划、工作总结等文件，一般可按责任者（小组）或文件名称组合。

2.5、简报、刊物等，按期号组合。

2.6、在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件、正文与定稿、请示与批复、转发文件与原件、不得分开，文电应合一立卷。

2.7、立卷视文件材料数量的多寡进行，当同一问题的文件多时，宜适当分卷，一般不超过200页。问题单一，文件数量少的，可立薄卷。

2.8、不同的文件一般不得放在一起立卷：跨的请示与批复，规划与总结、会议文件放在批复年立卷。

3、卷内文件材料的排列顺序

3.1、批复在前，请示在后

3.2、正件在前，附件在后

3.3、正本在前，定稿在后

3.4、定稿在前，历次重要讨论稿在后

3.5、结论性材料在前，依据性材料在后

3.6、文字在前，图样在后

3.7、其他文件材料依其他形成规律或特点。

4、备考表的填写

4.1、本卷情况说明：填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关内勤人员填写并签名标注时间。

4.2、检查人：负责立卷的部门领导签名。

4.3、日期：归档文件整理完毕的日期。

5、照片、声像档案

归档的照片应在背面加注说明和时间，并单独编制目录。数码底片须制作光盘应同照片放在一起归档。

五、归档案卷的整理程序

应以卷为单位，按划分、划分保管期限，视具体情况采用装文件袋或在文件左侧用线固定，然后按分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。

1、归档案卷的编号

归档章设置以下内容：

1.1、:填写文件形成，用4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。

1.2、保管期限:填写归档文件保管期限的简称，即“永久”、“长期”“短期”。

1.3、页数:按该件有图文的页面计算，用阿拉伯数字填写总页数。每件按照发文笺、正件、底稿的顺序编写页号。页数为3位数，不足补“0”。页号位置，正面在右上角，反面在左上角。

1.4、室编卷号:填写归档文件排列顺序号，用阿拉伯数字标注，编制卷号时不得有重号或空号，卷号位数为3位。

2、归档案卷装盒

2.1、将归档案卷按室编卷号顺序装入档案盒，不同期限，不同的不能装入同一盒内。

2.2、填写档案盒脊。档案盒采用竖位摆放方式，在盒脊填写、保管期限、类别号、盒号等内容。其中起止件号填写盒内第一卷文件和最后一卷文件的卷号，中间用“——”号连接；保管期限栏填写“永久”、“长期” “短期”。

2.3、档案盒内应编制归档案卷目录，目录项目包括：文号、题名、日期、页数、备注。

2.3.1、目录统一使用A4型纸张。

2.3.2、题名：填写文件标题，标题中的单位名称可以省略；没有标题或标题不规范的，可按事由自拟标题，以“［ ］”予以标识。原标题加自拟标题不能超过50个字。

2.3.3、日期：填写案卷形成日期，用8位阿拉伯数字标注年月日，如20010101。

2.3.4、页数：同

（一）3

2.3.5、备注：注释文件需要说明的情况。

2.4、备考表的填制。备考表应置于盒内案卷之后，项目包括盒内案卷情况说明、整理人、检查人和日期。

2.5、盒内文件情况说明:说明盒内档案缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2.6、整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

2.7、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

2.8、日期：归档文件整理完毕的日期。

六、资料档案管理的档案利用

1、本部门所有工作人员都有保护档案的义务和借阅档案的权利。

2、查阅档案，应办理查阅登记手续。查阅密件必须报经部长批准。

3、不得随意折叠或拆散档案。严禁对档案随意涂改、挖补。

4、外部门人员查阅档案必须持有所在部门介绍信和本人工作证，经本部部长审批。

5、借出和归还档案时，必须办理登记、清点手续，并按期归还，不得丢失、损毁。严禁擅自抄录、复制、公布档案。借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。

6、调离本部门的工作人员，必须清理移交档案后方可办理调动手续。

7、违反档案查阅管理规定造成重大损失者，应依法追究当事者的法律责任。

七、资料档案管理的档案员（内勤人员）职责

1、对本部门文件材料的归档工作进行积累、整理和检查。

2、负责本部门档案案卷的加工整理、案卷的排列和保管，编制档案检索工具。

3、负责档案设备管理，定期对档案设备进行安全检查，做好档案保护工作。