秘书工作流程

秘书工作流程（共8篇）

1.秘书工作流程 篇一

秘书常识：秘书工作的原则



原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志，是行为主体用来规范、约束自己言行的：而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件．是外界（对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等）希望行为主体做到的。秘书工作作为一项专业化的社会职业，它具有秘书工作特有的原则与基本要求。



1、准确原则

准确原则，是对秘书工作的质量要求。

秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误。遵循这一原则，就可以在很大程度上确保领导工作和机关工作的正确性，维护了领导工作和机关工作的权威性。

坚持秘书工作的准确原则，必须做到：要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策；要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料；要准确地判断和贯彻领导意图；要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项；要准确地进行文字表达和口头表达。



2、及时原则

及时原则，是对秘书工作的效率要求。

坚持秘书工作的及时原则，必须做到：要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中；要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果；要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下功夫去做，直到取得满意的成果；要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。



3、严谨原则

严谨原则，是对秘书工作的作风要求。秘书工作属于事务性工作。由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。坚持秘书工作的严谨原则，必须做到：要严密地思考，尽量做到没有疏漏；要周详地运作，尽量做到万无一失；要谨慎地行事，尽量做到谦虚而又谨慎。



4、同步原则

同步原则，是对秘书工作的态势要求。秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。保持秘书工作与领导工作同步运行的态势，理应成为秘书工作的原则之一。

坚持秘书工作的同步原则，必须做到：要同步思维，大凡有作为的领导者，都有独到的工作思路，既有对当前和今后工作的宏观思考，又有对具体工作的微观思考，一位合格的秘书，应尽量做到与领导者同步思维；要同步行动，领导工作确定之后，接着便是一系列的领导行动，对此，秘书工作要及时到位，同步运行，尽量做到招之即来，挥之即去；要同步提高，秘书人员必须努力提高自己的综合素质，以便与领导者综合素质的提高保持同步，否则，秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。

5、保密原则

保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员，都必须严守党和国家的秘密，不得有失泄密的行为发生。坚持秘书工作的保密原则，必须做到：要强化保密意识，对于保密的意义和泄密的危害，以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况，秘书人员应有清醒的认识、深刻的了解，以保持高度的警惕性；要具备法律知识，熟知国家颁发的一系列保密法规，明确国家秘密的定义、范围和等级，以及保密工作的方针、制度和法律责任；要严守保密纪律，并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。

一、机要性与群众性相统一

秘书工作是一项机要性很强的工作。汉语“秘书”一词，就包含有“秘密”的意思。英语中的“secretary”（秘书）一词中的词干“secret”，俄语中的“ceKpemapB”（秘书）一词中的词干“cekpem”，它们的意思都是“秘密”。这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机 密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。革命战争年代，我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部，担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央的安全，夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。秘书部门是一个核心要害部门，秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。保密与窃密的斗争，实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现；在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。正因为如此，古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格的保密纪律，严守各种机密。我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的，专门制定颁发了机要秘书工作的规定，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观需要。因为办公厅是一个要害部门，是一个核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，机密知道的比较多。所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。

但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。秘书工作不仅是为领导服务的，也是为群众服务的。这种服务既有间接性，也有直接性。秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的，因为领导是为人民群众服务的。秘书人员处理群众来信，接待群众来访，进行调查研究，协调机关工作就是直接面对群众的工作。人们常说，秘书部门是机关的“窗口“和“门户”，也是从这个意义上说的。因此，秘书人员必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众的疾苦，及时向领导反映群众的心声，成为领导联系群众的桥梁，而不是横在领导与群众之间的一堵墙。

秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，二者相互依存，相互结合，不可分割。如果只看到秘书工作的机要性，而忽视秘书工作的群众性，把自己完全封闭起来，拒群众于干里之外，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明，滋生官僚主义和衙门作风，损害领导机关的形象和威信；反之，如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系，既要始终坚持密切联系群众，又要时刻注意保守机密。但是，就秘书工作的个性特征而言，机要性是它的主要方面，因而，当保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。

二、综合性与专业性相统一

秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。各级秘书部门和秘书人员，作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政；必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要；必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书工作。

另一方面，秘书工作又具有很强的思想性。这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据；在决策形成过程中起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实；在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。所有这些工作，都渗透着极强的思想性。我们说“秘书是领导的参谋”，正是从这个意义上说的。在改革开放的新形势下，领导决策科学化、民主化进程不断加快，秘书工作在领导决策过程中的地位和作用越来越重要，秘书工作的思想性更加突出。这一特点要求秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高思想理论水平；必须认真学习党的基本路线和各项方针政策，努力提高政策水平；必须学习和研究秘书参谋理论和方法，培养宏观思维能力，“议大事，想全局，懂本行”，努力提高谋略水平，紧紧围绕领导重大决策和单位中心工作，搞好秘书服务，坚决防止和克服“忙忙碌碌的事务主义”倾向。

秘书工作是事务性与思想性的对立统一。首先，二者是相互渗透的。一方面，秘书工作在整体上具有极强的思想性，但就局部而言，即使是思想性很强的工作，也或多或少地带有事务性。另一方面，秘书部门日常平凡的事务工作，又无不具有内在的思想性。其次，二者是相互影响的。事务性是秘书工作的基础性工作，思想性主要是在处理事务中体现出来的，离开事务性工作，秘书工作的思想性就失去存在的基础和本体；思想性是秘书工作的灵魂和“内核”，是做好事务工作的关键所在，离开思想性，秘书工作就失去方向和目标，办事效率不可能高。第三，二者是有主从关系的。在秘书工作中，思想性是主导方面，事务性是从属方面，但我们决不能因此而忽视事务工作。一个优秀的秘书工作者，必须对事务工作有这样的思想准备：不怕繁杂，不嫌琐碎；又要充分认识事务工作中蕴含的思想性，在具体的事务工作中突出思想性。只有这样，才能充分发挥参谋和助手作用。

四、被动性与主动性相统一

秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：第一，作为领导者的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行事，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处于被动地位的。第二。秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。

我们承认秘书工作中的确存在着被动性的一面，但并不是说被动性就是秘书工作的一个特点。事实上，许多工作都存在着被动性的一面，被动性并非秘书工作所独有。被动性与主动性，是指秘书工作主体自由度的大小而言的，因而把被动性作为秘书工作的特点之一是不科学的。秘书人员在工作中尽管要受到领导意图的制约，但他们仍然具有发挥主观能动性的广阔天地。例如，秘书人员应当善于领会领导意图，紧紧围绕中心工作寻找主动出击的方向；应当具有超前意识，增强工作的预见性和计划性；应当勤于动脑，多思善想，积极主动向领导提出工作建议；应当注意各种情况和资料的积累，随时掌握准确、全面、有用的信息，等等，所有这些，都离不开秘书人员的主动性。秘书工作实践反复证明：哪个单位的秘书人员积极主动，工作活跃，哪个单位秘书工作的职能作用就发挥得好，就能得到领导的褒奖和机关的信赖；反之，哪个单位的秘书人员消极被动，疲于应付，哪个单位的秘书工作的职能作用就不能得到有效发挥，就不能适应领导工作的需求。“有作为，才能有地位”，这句话道出了秘书工作的真谛。马克思主义认为，人类区别于其它动物最根本的特征，就是人具有主观能动性。人类不但能动地认识世界，而且能动地改造世界。作为秘书工作主体的人，只有充分发挥主观能动性，才能适应领导工作的辅助需要，产生重要的影响。例如，秘书人员在纷繁的信息中筛选出重要信息，常常成为领导决策的重要依据；秘书及时收集、分析反馈信息，可以帮助领导纠正工作偏差；领导决策后，秘书要提出实施方案经领导批准后下达，整个机关才开始行动，从这一点上说，秘书的行动往往是机关一系列行动的开始，因而是主动的。

综上所述，秘书工作既有被动性的一面，更有主动性的一面，是被动性与主动性的辩证统一，秘书人员必须正确认识和处理被动性与主动性的关系。只看到秘书工作的被动性，看不到秘书工作的主动性，是一种片面的认识，这种错误认识必然导致秘书人员把自己完全置于被动应付的地位，满足于领导叫干什么就干什么，工作中遇到什么就办什么，没有半点主动性，是肯定做不好秘书工作的。另一方面，如果不承认秘书工作有被动性，无限夸大秘书工作的主动性，秘书人员就有可能离开自己的辅佐位置，摆脱领导意图的控制，产生越权行为，同样会导致秘书工作的失败。正确的方法是，秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。只有这样，才能适应领导工作的辅助需求。在被动性与主动性这对矛盾体中，主动性是它的主导方面，是决定秘书工作成败的关键因素。因此，秘书人员必须充分发挥主动性。

五、经常性与突击性相统一

秘书工作既有经常的常规性工作，又有临时的突击性工作，形成了秘书工作经常性与突击性的对立统一。

所谓常规性工作，既包括经常出现、反复进行的工作，如办文、办事、办会、办信、接访等；又包括周期性的工作，如年初的计划，半年和年终总结，重大节日领导活动安排等。常规性工作往往事先有预见，有计划，执行有依据，秘书部门内部分工较明确，秘书人员只要各司其职，各负其责，按章办事，就能保证机关工作正常运转。秘书做好常规性工作，有利于提高领导机关的整体工作效能，使整个机关像一部机器有效运转。秘书部门应注意各项常规性工作的连续性，作好妥善安排，定期向领导汇报情况。还应注意在常规工作中总结经验，积累资料，探索特点和规律。特别应保持对新事物的敏感，善于从常规工作中发现新情况，研究新问题，提出新办法，切忌因循守旧，固步自封。

所谓突击性工作，一方面是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书突击处理的事项，如重大灾情、社情、重大事故等偶发事件，必须刻不容缓地突击处理；另一方面，也指秘书临时完成某项突击性任务，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料，等等。所有这些，秘书必须按照领导要求突击完成，不得延误。处理重大突发事件，要求秘书人员胆识兼备，善于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静；完成突击性任务，要求秘书人员具有过硬的素质，吃苦的精神，顽强的作风，快速的时效。总之，做好突击性工作是对秘书人员素质与能力的全面检验。

在秘书工作中，经常性是它的主导方面，突击性则处于次要的从属地位。二者相互联系，相互影响。秘书工作者既要连续不断地处理经常性工作，又要能够应付突如其来的复杂情况，这是很不容易的。实际上，经常性工作与突击性工作之间有着内在的联系。如果秘书人员对各项常规性工作的处理富有经验，得心应手；对各类问题的背景材料烂熟于心，了如指掌；对办事的各种渠道早已沟通，一呼百应，一旦遇到突发事件，就能从容应对。秘书做好常规性工作，并注意总结经验，积累资料，加强预测，就为完成突击性工作创造了条件；完成突击性工作，能够有效地锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好经常性工作。这就是秘书工作中经常性与突击性的辩证统一关系。

2.秘书工作流程 篇二

关键词：教学秘书,教学管理,创新

教务管理工作全面协调和负责教学的运行，是实施教学的中心。教学秘书在教务管理队伍中占有很重要的位置，在教学管理中起着桥梁的作用，主要沟通协调教务处和各教学单位的相关工作，教务处和上级领导的决策，都是由教学秘书来执行的;日常的教学工作和一些教学信息的反馈也是由教学秘书来完成;还有各教师之间，师生之间，以及各二级学院之间的沟通和联系，也少不了教学秘书的参与和联络。因此，教学秘书的综合素质、能力和观念意识都影响着教学的水平，对于教学质量、教学效果等起着至关重要的作用。

一、教学秘书在教学管理中的作用

教务处是学校教学管理的职能部门，二级学院是教学单位，在教务处的领导下进行各项教学活动。二级学院教学秘书受教务处、二级学院领导的双重领导。教学秘书不仅仅要做好二级学院领导的助手，还要作为教师、学生的沟通“桥梁”，直接参与教学活动的组织管理，具体操作教学行政事务，其工作繁杂又琐碎。在教学过程中教学秘书每时每刻都有可能遇到预想不到的问题，他们解决问题的能力，不仅影响着二级学院的教学管理工作，而且间接影响着教学质量，而教学管理工作是保障教学质量的核心工作之一，因此，我们必须重视教学秘书在教学管理中的作用。

1. 协助二级学院领导处理日常教学管理工作的作用

教学秘书的工作量大，涉及面广，如统计教师工作量，排课，调课，学生毕业设计的安排等;检查教学进度，检查教学质量，听取教师的意见和反映;协助召开教师会议，组织教师和学生的教学或学习经验交流;执行教学计划，落实每个学期的教学任务及考务工作，教学档案管理，等等。教学秘书在工作中稍有疏忽就可能发生教学事故，所以只有抓住重要环节，才能保证教学工作的井然有序。教学计划是开展教学活动的主要依据，教学秘书要协助二级学院领导、教研室主任制订教学计划，并且严格按照教学计划要求，协助教学助理将教学任务下达给各教研室，落实到每位教师。同时还要协助教学助理处理解决教学过程中教师和学生发生的各种问题，定期检查教师上课的情况，检查教师是否迟到早退，以及学生的出勤情况等，以维护正常的教学秩序。此外，教学秘书还要做好期末考务工作、补考工作和学生成绩管理。从学期初补考，学期中的各类等级考试和专业技能考试直至学期末的期末考试，考务工作贯穿于整个学期的教学过程，因此，做好考务工作对保证考试正常进行尤为重要。在考试前，教学秘书要加强学生考风、考纪的建设，审查学生的考试资格，学生证、身份证一定要齐全，并办理相关的缓考、免考等手续，以严肃考场纪律;协助教务处制订考试安排表，落实监考老师。在考试结束后，教学秘书要督促教师认真批改试卷，将学生的成绩输入成绩管理系统，并对成绩进行认真审核，最后将各班成绩表进行存档、分析。

2. 院长助理（教学助理）的得力助手

教学秘书不但要周密细致地做好日常工作事务，而且要能够为学院领导拾遗补漏，协助领导下达和督促其他人员完成任务，组织好教学检查、教学观摩、优质课件评选、评教评学和学风建设情况，及时收集学生对课堂的意见和要求，做好通报和反馈工作，收集实施工作时的反馈信息，及时客观地向学院领导汇报，为领导作出正确决策提供有参考价值的意见或建议，并要充分发挥承上启下、协调左右的作用，准确地领会领导的要求，及时地传达给各位教师和学生。

3. 协调与沟通的作用

教学活动是一个不断变化的动态过程，只有与人有良好的沟通，才能得到他人的理解与支持，得到必要的信息，获得他人的鼎立相助。教学秘书的协调意识体现在工作中是要有良好的人际关系，有为人接受的组织能力和较强的亲和力，要善于营造一个与同事和谐相处、与学生和睦共处的工作环境，为提高教学管理效益创造条件。在工作中，教学秘书既要完成教务处、二级学院领导所布置的各项工作，又要学会借助有效的沟通手段协调与各部门的关系，以及二级学院与二级学院之间的关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系，更为重要的是要经常协调本院教师与学生有关教学的事宜，在协调中摆正自己的角色位置，做到到位不越位，沟通、协调各方面的关系，减少、消除不必要的冲突，使大家同心协力、步调一致地完成各项工作。

二、教学秘书要注重自身素质的提高

对于保证教务工作的顺利开展，提高整个教学的教学管理水平，教学秘书肩负着重要的责任。因此，教学秘书提高自身素质有着必然性和重要性。

1. 应努力提高自身的业务水平

教学秘书工作是一项专业性很强的工作，它要求教学秘书要掌握很多基础教学和管理材料，分析教学管理中的问题，研究其规律，增强理论研究能力，所以教学秘书除了努力提高教学管理水平外，还应该熟悉本学院开设专业的专业知识，因为教学秘书要安排课程，安排实验，会涉及一些科研、精品课程的建设的资料整理等，还经常与学生干部接触交流，所以熟悉本学院开设专业的专业知识，会使教务工作做得更好，而且对与学生沟通也会起到一定的作用。例如我院是机械类的，学生在实习或平时的上课过程中会到工厂里去实训，有时他们会提出一些疑问，如为何某课程的知识在实训或实习的过程中都用不上，或者某课程开设的课时太少等，教学信息员(学习委员)就会反馈给教学秘书，如果教学秘书对机械类专业的知识有所了解，就可以直接与学生进行沟通解释，与学生有一个良好的交流。

2. 应不断学习计算机的应用知识

21世纪是现代信息技术突飞猛进的时代，掌握计算机及网络技术成为现代办公人员最基本的能力，高校教学管理也不例外，我院也实行信息化教学管理，以教务管理为中心，将教学计划管理，课程管理、学籍管理、学生网上选课、评教，排课、调课等都纳入教务管理系统。利用计算来进行教务管理，方便快捷，提高了工作的效率。教学管理的信息化、网络化对教学秘书综合素质提出了更高的要求，除了简单的文字处理外，教学秘书还应熟练地使用计算机技术，特别是要提高Exce软件的应用能力。利用Excel表进行成绩管理、数据的分析等，教学秘书要能从繁琐的工作中解放出来，不仅提高工作的效率，而且分析数据的结果准确。在日常的工作中，教学秘书经常要分析师生比例，教师各层次的占有率，考证通过率、平均分等，使用了Excel表，数据很容易得出来，而且不会花很多的时间。教学秘书往往负责本学院教学资料的整理归档等，很多时候要利用计算机，使用计算机的能力反映了教学秘书的工作的能力，所以教学秘书必须努力提高计算机的使用水平，并将它应用于教务管理工作中。

3. 应提高思想品德素质

教学秘书面对繁杂的事物性工作，应具有强烈的事业心和责任感，有爱岗敬业的精神。在工作中，教学秘书应本着为教师、学生服务的宗旨，不计较个人得失，兢兢业业、踏踏实实地工作，这是做好教学秘书的关键。教学秘书只有具备良好的思想品德素质、高度的责任心和乐于奉献的精神，才能在工作中不怕苦、不怕累，任劳任怨地做好每项工作。

三、要加强创新意识，完善教务管理

创新是一个学校的灵魂，也是工作可持续发展的需求，加强自身的创新意识，提高创新能力，使教务管理工作达到一个更新更高的层次，是教学秘书面临的一个刻不容缓的课题。提高创新意识和能力是以对事物有清晰的、正确的认识为基础的。因此，教学秘书应该从教务管理的深刻认识中寻找突破点。首先，高校的教学是一个动态发展的过程，如培养计划每年都要更新，更新的信息来源于教学过程，这就要求教学秘书要不断、及时、准确地获取教学过程中的瞬时信息，根据信息反馈，及时调整各方面的工作关系。其次，高校的教学具有连续性，每个阶段每个环节的管理要连续进行，不可中断，不可脱节。因此，教学工作的计划性与教学秩序的稳定性对促进教学的连续性有重要意义，但并不意味着不能创新，创新可以出现在某个阶段或某个环节。如：如何利用电子系统检查毕业设计论文的规范性与档案管理，如何高效率地、正确地进行考试安排与通知、成绩整理与归档，等等。保持教学的连续性与发挥教务的创新性是统一的，是可以相互促进的，教学秘书要在这些连续性的工作中创新。教学秘书只有不断加强创新意识，才能在日常教学管理中真正做到高效率与高质量的统一，完善教务管理。

参考文献

[1]朱云飞.高校教学秘书素质之我见[J].辽宁行政学院学报, 2008, (1) :215.

[2]张晓梅, 赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业, 2007, (6) :191.

3.秘书工作“三层楼” 篇三

第一层是文字的。文字工作是秘书的主业，无论拟写通知、意见，还是起草总结、报告，都是秘书的基本功。秘书首先要能写一手好文章。什么样的文章才算好文章？现在有一种不好的现象，就是喜欢“做文章”。有的秘书在起草文稿前，不去了解相关的实情，却忙着到网上搜集大量的华丽文字;起草过程中，谋篇布局、遣词造句不是着眼于分析问题、提出可行的观点，而是把心思用在镶嵌几个漂亮辞藻、有噱头的说法上。写出来的东西，形式大于内容，形式掩盖内容。我们的祖先教育孩子时说，“衣贵洁，不贵华;上循分，下称家”，其实写材料也应如此。所谓“衣贵洁，不贵华”，就是要简洁明了、开门见山，不要反复铺陈、云山雾罩;所谓“上循分，下称家”，就是既要和上级政策精神保持一致，又要和基层的、本地的实际相符合。如果能做到这样，写出来的就是好文章。

第二层是思想的。秘书写文章，不是文学创作，而是要解决问题、推动工作，也就是“以文辅政”。它不仅需要文字功底，更需要眼光和智慧。做秘书一定要做个有思想、善思考的秘书。观察事物，要有自己的眼光，观察之后要有自己的观点，而这观点必须是站在领导视角的、全局的观点。要做到这一点，就必须注重调研，尊重事实。所谓尊重事实，就是要把调研发现的实情、分析得出的结论作如实的反映。现在有一种很不好的倾向，就是还没下基层先把调子定，写出来的调研报告一概形势大好，对于存在的问题常常避重就輕，结果误导了领导、影响了工作。我们作调研，就是为了发现问题，分析问题，进而拿出解决问题的方案供领导参考。所谓“以文辅政”，就是要通过撰写调研报告，为领导提供具有前瞻性、建设性和可操作性的意见、建议，并使之转化为决策，发挥实实在在的作用。

第三层是实践的。秘书不仅要在领导“出思路”时当好参谋，更要在“抓落实”的过程中发挥好作用。这就要求我们既要具备较高的理论水平，又要具备较强的实践能力。现在有些秘书非常勤奋，笔耕不辍，但由于缺乏实践能力，而成了“理论的巨人、行动的矮子”。秘书更应该注重发挥协调职能，把主要精力放在重大问题的协调化解、重点工作的督促落实上，真正成为领导的左膀右臂。

秘书工作的“三层楼”，第一层是最基础的要求，不会办文的秘书不是合格的秘书;第二层是较高的层次，通过调研为领导出谋划策;第三层是努力的方向，在抓落实的过程中，从“被动服务”变为“主动作为”，真正体现出秘书工作的价值所在。

4.系教学秘书、行政秘书工作职责 篇四

行政秘书是系主任的工作助理，其任务是协助各教研室领导搞好教学行政及管理工作

1、负责系部的常规教学管理工作，参与教学活动的协调与管理。

2、负责系部的日常行政及人事管理工作。

3、负责教学文件资料、行政文件的起草、发放和归档工作。

4、负责学院各部门文件、通知的收发、归档工作，包括课程表、教学进程表等。

5、督促教研室做好授课计划、教师工作手册、试卷、教师业务档案、成绩单等的收取，并登记造册。

6、协助系领导检查教学计划执行情况。

7、督促教研室做好实习、毕业环节相关学生资料的收取。

8、负责教师工作量的计算并保存记录。

9、负责学期教师工作量的统计、教研室期初、期中、期末教学检查表、教材选用表、教师评学表、教材评价表、系和教研室教师质量考核表的归档。

10、负责考勤及报送考勤表。

11、负责外聘教师的协议、证件复印件等的保管和报送。

12、负责系内各种用品的购置及报帐。

13、负责办公用品的领取、购置、发放。

14、负责对外接待及报帐。

15、负责系固定资产的登记造册。

16、完成系主任布置的其它教学管理和其它临时性行政事务工作

17、根据评估办的要求，按照教学评估资料目录做好教学评估资料的收集、整理、分类、归档、保存。并定期检查评估资料的保存情况发现问题及时报告处理。

电气工程系

2010.2教学秘书工作职责

教学秘书是系主任的教务工作助理，其任务是协助各教研室主任搞好教学管理工作，教学秘书业务上受系主任及教务处的双重领导。

1、开学前和学期末的教学准备工作

2、负责新学期校历的领取和分发。

3、负责与教材部门联系新学期的教材征订工作，及时准确填报预订教材的清单交教材管理部门；及时通知教师领取教材。

4、开学前，负责向任课教师提供学生名单表，通知教师上课时间和地点。

5、学期末，负责通知本系学生上网选公共选修课，并协助教务处做好选课安排。

6、学期末，向教务处提供编排好的新学期教学任务书（总教学任务书和个人教学任务书），并于开学前将确定的课程表发给师生。

7、将本系不及格学生名单报教务处，并注明补考或缓考。

8、根据各专业教学计划，协助教务处做好下学期各年级的开课计划，严格按照教务处规定的时间将下学期的教学任务下达教师并上报教务处，负责此项工作的报表填写、校对、收发、汇总。

9、根据新学期的课程及教学要求，做好新学期的教材订购工作。

10、维护正常教学秩序，了解教师、学生上课的情况，及时处理教学过程中的突发问题，按教务处的有关规定为教师办理停课、调课和补课手续。

11、协助系主任，在学期中期上报下学期本系任选课的开设计划，并负责收齐任选课的课程简介、教学大纲、授课进度表交教务处。

12、考试的协调与成绩管理

13、协助教务处做好各类考试的考务工作。

14、收齐本系学生考试、考核成绩原始报表及登录卡，并按教务处有关规定如实登录本系学生成绩总表。对无授课教师和系主任签字的原始成绩报表，教学秘书应予以拒收。对不符合教务处成绩登录规定的报表和未注明原因的空白成绩项，教学秘书应及时要求系主任更正或补填。

电气工程系

5.秘书工作流程 篇五

---学习《秘书工作的风范》的心得体会

久仰乡 董关俊

乡镇党政办公室既是县乡工作沟通的桥梁，又是乡村各项工作交流的纽带，起着承上启下的重要作用。作为办公室的工作员既要按工作程序严格保密的处理各类公文，同时也要不折不扣的完成领导安排的各项任务，其身份的特殊性不足言喻。

5月10日黔东南日报刊登了总书记《秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》一文，看到这篇文章犹如醍醐灌顶。总书记谈的办公室工作“四个特点”、“三点希望”以及秘书人员应当加强修养使我深受启发，对办公室工作有了更深刻的认识和体会。

一、办公室工作要做到“两个不”

一是不怕累。很多人都说过，即使在我初到办公室的那时也这么说，办公室工作基本上可以用“多、杂、难、繁、急”这五个字来形容，要想圆满的完成各项工作就必须做到“不怕累”。当然这是要求人的，辩证唯物主义认为：人具有主观能动性。一方面人们能动地认识客观世界；另一方面人们在认识的指导下能动地改造客观世界。因此，作为办公室工作员要充分发挥主观能动性，在工作中不断学习，在学习中不断总结经验教训，更好的推动各项工作的开展和自我能力的一个提升。

二是不掉泪。在别人眼里办公室是干部提拔的一个终南 1

捷径，是一个满载荣耀光环的聚宝盆。可是在我眼里办公室更像是一个有血有肉的雕刻者，每一次敲打、凿刻注定带给石头无言的痛苦，那伴随着一声声“砰，砰，砰......”而跌落下的石屑，不正是石头的眼泪吗？而作为办公室工作员断不可像被凿刻的石头一样掉“屑”落泪，在工作中难免会出现失误、出错和误解，接着就是挨骂受委屈，不免有人戏言“莫道办公室，流尽辛酸泪”。其实，这恰恰是对一个人心态的考验。经风雨方显彩虹美，励风霜独见梅花艳。眼泪就是弱者的谎言，强者的包袱，所以我们何苦带着谎言和包袱去赶路呢，黔岭风景甚好，何不一路前行？

二、办公室工作要做到“两个合”

一是合乎程序。在办公室务必要懂三个程序，一是电子政务（或传真、电话通知）公文的处理程序，总的要求是收文要及时，回文要准时。具体要求有两点：第一点按公文状态来处理。一般文件要做1个工作日内处理，而急件则要在0.5个工作日内处理，若领导不在应迅速电话联系以确保工作不耽误；第二点按公文内容来处理。会议通知，材料上报，信息督查、通报等等是直接拿给分管领导签办，必要时还要请示分管领导是否也发一份给主要领导。至于简报信息一般都是来班子成员传阅的，但通报除外，比如安监综治、信访维稳、计划生育、整脏治乱等等是必须拿给分管领导签阅的。二是本乡镇公文撰写上报的工作程序。所有公文撰写必须要做到主题规范、格式规范、表述规范、标点规范、数字规范、材料规范。在初稿完成后还须经领导审核定稿后方可上报，绝不容许擅自操作，自写自报；三是其它事项的工作程序。总的来讲就是“三个严”，第一是“值班严”办公室是涉密部门，必须严格值班做到“人来门开，人走门关，上班不离人”；第二是“管理严”尤其在乡镇如党委、政府、其他重要部门的公章都是在办公室统一集中管理，如遇来人办事，应请示主要领导同意后方可盖章。第三是“考勤严”办公室要严格做好干部考勤的管理和监督，确保工作安排有人做，群众办事有人在，坚决杜绝“走读干部”现象的发生。

二是合乎人。在办公室工作要合乎领导、合乎同事、合乎群众，孟子说过“天时不如地利，地利不如人和”，“人和”的重要性由此可见一斑。合乎领导就是在处理同领导的关系中，力求做到“到位不离位，守位不越位”同时还要做到“参与不干预、服从不盲从”。合乎同事就是要站在工作的高度、朋友的角度，去相互协调、相互配合共同来完成工作。同时，一定要做到习总书记讲的“不自恃”和“不自诩”。合乎群众要结合当前第二批党的群众路线教育实践类似活动开展，深入群众中去，认真听取群众的心声。切实做到“权为民所用，利为民所谋，情为民所系”真正当好国家的干部、人民的公仆，坚决防止出现对群众盛气凌人、态度傲慢、颐指气使、发号施令的现象。

三、办公室工作人员的“两点希望”

一是共圆贵州“中国梦”，誓给西部换新颜。就在今年的5月5日榕江县迎来了第一列火车，贵州高铁的步伐更快了，后发赶超的势头更强劲了，它必将成为西部飞跃的火箭，彻底改写西部贫穷落后的旧貌！

二是给予基层秘书更多关怀和理解。有过乡镇办公室工作经历的人都应该知道，办公室的工作很辛苦，生活也很清苦，不少已成家的干部还面临着“牛郎织女”般的尴尬局面。希望能够得到更多的关怀和理解，使他们能够更安心投入工作。

6.北大行政管理：秘书学与秘书工作 篇六

答：原则：

1、准确原则，是对秘书工作的质量要求。

2、及时原则，是对秘书工作的效率要求。

3、严谨原则，是对秘书工作的作风要求。

4、同步原则，是对秘书工作的态度要求。

5、保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

发展趋势：

1、指导思想上的发展，新时期秘书工作的指导思想是:围绕“一个基本任务”，当好参谋助手，做好“三个服务”，即以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指针，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。

2、工作方式上的发展，新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了

“四个转变”，也就是四个方面的发展，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。

3、工作内容上的发展，新时期的秘书工作内容有了新发展。突出地表现在“四

个强化”上，即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。

4、管理模式上的发展，新时期秘书工作的管理模式，开始由经验型向科学型

转化。群书工作的“三化”，即规范化、制度化和科学化，就是这种转化的重要标志。

5、办公手段上的发展，在新技术革命的推动下，秘书工作的办公手段也发生

了重大的变化，即以电子计算机为主的现代化办公设备，开始进入秘书机构，己经或正在替代手工操作的办公设备和办公技术。

2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。

答：必备的知识结构：

1、基础知识：秘书应具有的基础知识分为两方面:一方面是社会科学基础知识，即一定水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然科学知识。即物理、化学、数学、生物等自然科学方面的知识，以及一些工农业生产和科技常识。

2、专业知识：专业知识包括两个方面:一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括:公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识，其他处在文艺、体育、教育、军事、外事、科学、出版、医疗等等行业系统的秘书人员应分别具有各自的专业基础知识。专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。

3、这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。

3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？

答：秘书的性格要求有：

1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。

2、敏捷。思想敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析。动作敏捷，做事干净利落。

3、稳键。遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事。

4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。

5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。

6、自制。要培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。

由于自己的年龄可能还是偏小，所以感觉上自己的稳健度不够，办事还是不能够考虑周详，有时候在自己情绪低落的时候还会出现敷衍了事的心理。将来要在生活中不断地锻炼自己的稳健。

4、请简述秘书工作能力的结构。

答：能力结构有：

1、表达能力：就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三种形式，（1）口头表达能力。（2）书面表达能力。（3）行为表达能力。

2、办事能力：就是秘书人员有效地处理各种日常工作的本领。

3、管理能力：秘书管理能力有以下几方面，（1）辅助决策能力。（2）辅助计划能力。

（3）辅助沟通能力。（4）辅助协调能力。（5）辅助控制能力。

4、应变能力：就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。适应社会环境的变化，即现实社会发生了变动，秘书要尽快适应之;适应地域环境的变化，即当自然地域发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应职业环境的变化，即当从事的工作发生了变动，秘书要尽快适应之;适应岗位环境的变化，即当工作的分工发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应事物环境的变化，即当某一事态变化或出现突发性事件时，秘书要.尽快适应之。

5、社交能力：就是与他人进行社会交往的本领。

6、操作能力：就是掌握和使用语工作有关的设备、工具和技术的要领。

5、请简述秘书参谋决策的方法。

答：参谋方法有：

1、预测性参谋，是秘书根据各方面的信息资料，把握住事物发展的客观规律，对组织未来的状况加以描述，并针对未来发展的状况，提出相应的策略供领导人参考。

2、跟踪性参谋：是指秘书人员随着计划实施的过程，在各个实施环节、步骤中，追踪发前问题，分析问题，进行参谋咨询。

3、进谏性参谋：是指秘书就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。

4、提供资料性参谋：当领导由于信息资料不足，出现处理问题失误，或虽有正确的办法，但没有充足的依据难下决断时，秘书可采取提供资料性参谋，让领导人根据大量准确的信息资料，修改错误或对正确地计划早下决断。

辅助决策方法：

1.决策前服务式辅佐，为领导决策前做准备，提供各方面服务。

2.决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重

要的协助者。

3.决策执行中协调式辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实

施。

4.决策效果评估中借鉴式辅佐：秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。

6、请述秘书沟通协调的特点和方法。

答：协调的特点：

1.非权力支配性，在管理体系内，秘书没有待掌法定的支配权力。

2.非职责限定性，没有确定的职责范围的限定。

3.非确定地为性，秘书沟通协调，具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。

4.认同疏导性，不能用直接强制手段，而是从信息沟通、感情沟通、加以疏导。协调的方法：

1.沟通化解矛盾。2.变通淡化矛盾。3.融合缓解矛盾。

7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。

答;秘书间接效益原理，体现在以下几个方面:

1、铺垫性效应：秘书的职能活动，通常是为领导人或机关其他部门及人员的工作提供服务，或为其决策作好准备，或为其了解问题实质，寻求解决的办法调查研究，或为其决策的彻底实施检查督办，或为工作顺利进行提供必要的事务服务，或为其传达决议精神操办会议事务等等。

2、传播效应：根据秘书活动间接效益原理，秘书在日常信息沟通工作中，要注意传播效应。

3、督策效应：秘书没有掌管指挥控制的权力，但其有效的职能活动，能够产生一定的督策

效应。

4、职能协同效应：秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效应。

8、请简述公文办理的要求。

答：公文办理的要求有：

1.准确无误：表现在以下几方面，（1）工作内容准确。（2）工作方向要准确。（3）

工作方式要准确。

2.讲究实效：从以下几方面着手，（1）强化时间观念。（2）缩短运转周期。（3）

简化办文程序。

3.安全保密：有两层含义，一是要保证经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思。二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密，不失密，这就是保密的意思。

4.统一管理：做到以下几个方面：（1）统一于秘书部门。（2）统一于公文法规。

9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？

答： 熟记范围；牢记保密的范围，哪些是密和非密，核心秘密和非核心秘密。熟记并记住

秘密的范围。

按章办事：由于秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝不可自行其事，更不可先斩后奏。

弄清身份：秘书人员要同各种人交往，包括同外宾交往。为了知密不泄。秘书在交往中要通过正式的或非正式的，直接或间接的渠道，首先弄清对方的身份，以使确定哪些该说，哪些不该说，以及说到什么程度，严防秘密的泄露和被窃。

判断用意：在社会交往中，交往双方的行为都受到交往目的支配，秘书人员要通过观察与分析，准确判断对方来访的真正用意。如果察觉对一方旨在试探秘密，套取情报，秘书就要及时采取对策，防止落入圈套。

以礼拒绝：对于秘书事项，秘书一般应公开告对方不能打听，不能阅读，不能参观，不能介绍，不能拍照。但是，在某种交往关系和场合下，为了不损害友谊，常常要以礼拒绝。拒绝的方法有:直言、谢绝、婉言谢绝、托辞谢绝等。

佯假不知：探听秘密的人，有些是秘书的朋友、亲属、同学、同乡等。为了不使对方、产生误会，秘书可假装不知，或转移话题等。

10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。

答：

1、切中需要：秘书掌握了大量信息，:必须针对洁息客体的实际需要，准确地给予，尽可能提高信息运用的命中率。此乃作为信息主体的秘书。扩大运用效果、发挥信息有效性的基点。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供即所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较、判断，但也并非多多益善，过多过滥的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。

2、全面有效：秘书运用信息，就是向信息客体传输起正面作用的绝对有效信息，排除绝对的无效信息以至干扰信息。然而，向秘书索取信息者，在不少情况下，并非只需要这种绝对有数信息。亦如进行决策活动的领导，他当然首先需要绝对有效信息，但是，进行正确决策的规律，还令他同时需要某些相关的无效信息以至干扰信息，用以开阔思路，进行反证比较，排除不利因素，作出预后安排，力保决策的全面、正确、周密和可行。从这个意义上讲，这种起反证比较作用的无效信息或者干扰信息，相对而言，又可谓有效信息或说有用信息了。因此，秘书调研信息特别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当地获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用地，也要恰当地去全面运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。

3、及时沟通：任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。秘书运用所握信息，也就得高度注意其运用的时效特征。秘书一旦获取有效信息，务必立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效;于机关关系重大、运用时效明显的有效信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即.传达，千万不可错失运用时机。

4、综合开发：秘书的综合职能，决定秘书会掌握带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一指利用同一信息，侧重点不同地提供各需要对象，多方面地发挥其参考作用。二指善于将多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。

11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？

答：如科级干部述职大会：

1.会前准备阶段：确定会议主题为“科级干部述职大会”，通过开会进行干部述职演讲，再通知的阶段中，给每个需要述职的人员一个述职PPT模板，进行述职报告制作。

2.会议进行阶段：在开会的前五分钟，进行人员签到与核查未签到人员。调整好述职

所需设备，然后根据已做好的述职顺序名单，进行干部述职。

3.会议结束阶段：大会后，将科级干部的述职材料进行收集汇总。将领导干部的评分

表进行保密装订后进行统计。

12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。

答：接待是一项细致而重要的公关工作。一个组织或单位在他人心中第一印象的好坏，往往看初次接待工作是否做的细致到位。

准备了四天的陕汽集团接待工作已经结束，由于其中变数太多，加之初次面对如此重要的接待任务，很多方面都考虑不周，缺乏突发事件的应对能力，因此，很有必要对这次活动做一个总结，以便在以后的接待事务中，吸取教训，使我们准备的更周到，做的更好。首先，我们应该拟定整体接待方案，列出方案的主要几大部分。其中包括：访问目的、来访人员名单、接待人员名单、日程安排、会议及访问参观具体内容、其他相关事宜及联系人联系方式、两地近期天气情况等。

第二，对整体方案各环节的每个细节做详细描述和分工，整理成文发给每位工作人员，使他们做到心中有数，各负其责。每人对于自己管辖和负责的事项从开始准备到最后结束都要全程跟进，不得疏忽。无论是接站时车上预备的应急药品和矿泉水，还是引导入住时的鲜花和欢迎辞，我们要从这些细节上让客人感受到我们的热情和细心。

第三，要做到团队之间相互帮助，与其他相关单位和部门密切合作。没有完美的个人，只有完美的团队。一个人的思想和力量是有限的，团队之间各成员应积极主动互相配合，随时保持联络，出现问题及时想办法解决，不应相互埋怨，推卸责任。同时，还要注意加强跟其他相关单位和部门的联系和沟通，希望得到他们的协助和配合，完善我们的接待工作。第四，物品的购买和接待宣传材料的设计应先征集大家的意见，确定好样式和内容之后

再去购置和制作，同时要注意在保证整体效果的前提下节约成本，减少开支。

第五，接待过程中如果遇到突发事件和紧急情况，不要慌张，尽量不要擅自处理，应及

时向领导反应，征求意见，妥善解决。

通过这次接待活动，使我了解了更多接待礼仪，提高了自身的综合素质，让我充分认识

到沟通与合作的重要性，为今后的接待工作积累了宝贵的经验

13、请简述接待来访的基本要求。

答：1.热情大方：对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。在接待中既要讲求礼仪，又要注重实效，做到礼仪周到而不繁琐，接待热情而不铺张。秘书在接待中要不卑不亢，落落大方，自然得体，以自己的努力，树立“门好进，脸好看，话好听，事好办”的良好风气。

2、细致周到：接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾做出周到的安排，使其感到方便和满意。

3、确保安全：确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。安全包括住地安全、交通安全和饮食安全等;保密包括会谈保密、文件保密和活动安排保密等。秘书人员要有强烈的安全和保密意识，以确保接待工作的顺利进行。

4.俭省节约：接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。

7.高校教学秘书工作探析 篇七

一、教学秘书队伍存在的问题

1. 学校对教学秘书的工作职责不

明确, 大部分工作都压在教学秘书身上, 致使教学秘书工作无法在正常时间内完成。

2. 学校在待遇和利益分配方面存

在不合理现象, 教学秘书在同一批工作的人员当中, 工作量最大, 工资待遇最少, 极大的影响了教学秘书的工作积极性。

3. 由于学校对教学秘书队伍重视

程度不够, 致使教学秘书队伍不够稳定, 不安心本质工作, 把教学秘书工作当作跳板。

4. 教学管理部门和主管教学领导

缺少与教学秘书的沟通和交流, 教学秘书工作繁忙, 责任重大, 工作辛苦, 工作量大, 加班加点工作属正常现象。

5. 教学秘书知识结构单一, 教学

管理知识缺乏。大多数教学秘书与所从事管理的专业不一致, 与教学计划的实施, 课表的编排等工作发生了很大的矛盾。

6. 个别教学秘书责任心不强, 工作热情不高。习惯于被动接收任务, 工作上缺少科学预见等等。

二、加强教学秘书队伍建设的主要策略

从目前教学秘书队伍的现状来看, 教学秘书队伍素质、结构和教学秘书队伍管理体制难以适应教学管理的客观要求。高等学校开展正常的教学活动, 营造良好的教学工作环境和教学秩序, 必须进行有效的教学管理, 而这一切都离不开一支管理能力强、懂业务、相对稳定的教学管理队伍。笔者认为加强教学秘书队伍建设, 制定有力的改革措施, 保障教学秘书队伍的稳定和发展, 是当前高等学校教学管理工作不容忽视的一项重要任务。

第一, 要高度重视教学秘书的培养工作, 把教学秘书队伍纳入到学校师资培养的计划中来, 学校应吸引教学管理专业人才和优秀的大学毕业生。教学秘书不是任何人都可以替代的, 教学秘书服务对象的特殊性, 教学事务的复杂性, 教学管理的协调性等决定了教学秘书必须是一个多面手, 他所从事的教学管理不仅仅是一般的行政管理, 而是兼有学术和行政双重职能的管理。教学秘书应具有较宽的知识面, 具有一定的组织能力和决策能力, 以及和谐的人际关系。学校要尽可能地创造条件, 提供教学秘书学习进修的机会, 系统学习管理方面的文化知识, 了解国内外先进的管理理念, 使学校教学管理工作程序化、规范化。

第二, 要高度重视教学秘书队伍整体素质的提高。高等学校教学秘书工作是一项辅助性和专业性很强的工作, 其个人的素质修养、工作质量和效率与高等学校教学管理水平的高低有着密切的联系。因此, 加强教学秘书队伍建设, 提高教学秘书的素质修养, 是一项不容忽视的任务。首先是政治素质, 教学秘书要热爱党的教育事业, 作风正派, 办事公正, 坚持原则, 使自己的的一言一行有利于工作的开展。其次是业务素质, 教学秘书要具备一定的文化水平和知识结构, 了解专业并具有一定的理论修养, 具有较强的分析问题和解决问题的能力。再次是心理素质, 良好的心理素质是教学秘书的必备条件, 能在教学秘书与被服务对象之间建立和谐的情感, 形成宽松祥和的服务环境和氛围, 能够使教学秘书始终保持积极向上的健康心态。

8.新时期秘书工作的思考 篇八

一、新时期秘书工作变化特点及因素

我国现代秘书事业经过20多年的发展有了明显的变化：由传统秘书的无行业组织到现代秘书行业的快速发展；由传统秘书传、帮、带的培养模式到现代秘书职业教育；从传统秘书知识和能力的技能低等到现代秘书队伍素养的极大提高；从传统秘书的笔纸操作到现代办公自动化等等。秘书工作也体现出从打杂到智能服务、从被动到主动、从工具到辅助的这样一种发展趋势。具体发展变化原因和特点体现在以下几个方面：

（一）新时期领导工作发生显著变化，秘书工作随之变化

领导干部“四化”方针的贯彻落实，领导干部队伍趋向高素质、新观念和知识综合的高要求，人员结构和素质要求上了新的台阶，新一代领导大多数年龄较轻、知识结合合理，具备较强开拓创新精神、较高的政治素养和较全面的专业知识，他们很少为传统的观念所束缚，工作上大力阔斧地改革创新。这就要求为领导服务的秘书工作人员必须跟上领导的发展步伐，领导工作的触角伸到哪里，秘书的工作范围延伸到哪里。因此秘书工作人员要时刻充电，加强百科知识储备，提高文化理论素养，深刻领会领导的工作战略意图，把握工作规律，提出切实可行的实施方案，当好领导的参谋与助手。要从简简单单的抄抄写写“打杂跑腿工”到以拥有宽广的视野，敏锐的思维，严密的逻辑的智能服务者；从办文、办会、办事的“收收发发、团团转转”转变为辅助服务、出谋献策的智囊参谋。

（二）国际国内形势发生变化，秘书工作随之变化

谋发展、求和平是当今世界的主题，并已成为各国的共识，我国提出建立社会主义市场经济体制，就是在坚持社会主义基本经济制度的前提下，适应社会化大生产和市场国际化的需求，以市场机制作为实现资源优化配置基本取向的经济运行方式和管理方式。同时为适应社会主义市场的需要，加快政府职能的转变和政府机构改革，就要求建立一支高素质的人才队伍。秘书部门都是处于党政机关、社会团体、企事业单位的枢纽位置，这些形势对秘书工作提出了新的要求，秘书工作重点也随之转移。以前的“领导不说，秘书不动”的消极态度和观念已受到冲击，秘书工作人员应树立主动服务的意识，充分发挥自己的积极性，不断提高工作的预见性和科学性，探索秘书工作的规律性，提高工作质量和效率。从“领导咋说，我就咋办”的被动地位转为担负着辅助决策、信息处理、协调服务、督促落实、综合情况等等重要职能的主动服务上。与此同时，人民内部矛盾是我国当前主要矛盾，城乡存在一定差距，贫富差距扩大，社会存在不稳定因素等等一些现象。这要求秘书工作人员特别是党政机关的秘书具有强烈的政治敏感性，处理突发事件的冷静性和较高的法律法规素质，这样才能够维护领导威信和秘书部门的形象。

（三）科技日新月异，网络领域扩大，秘书工作随之变化

21世纪，信息科技大爆炸时代。不断扩大的电子网络正在改变人们的生活方式、思维模式、审美情趣和观念意识。电子政务、网上商务、城市数字化，互联网用一只无形的手将各行各业紧密联系在一起，各个领域均面临时代转型，秘书领域也呈出现现代化、网络化的特点，秘书工作人员必须从传统的低等技能转为掌握现代技能：计算机操作、办公系统运用、交际礼仪、录影录像、数据库管理、图书索引等。这些技能日新月异发展变化，要求秘书工作人员不断学习和接受新鲜事物，而半路出家的“门外汉”则难以胜任现代秘书岗位。秘书工作人员不仅要转变观念，还要熟练运用各种现代化的办公手段，驾驭电脑信息网络，善于处理各类电子事务。过去的笔纸封闭式工作方式将逐渐演化成为信息开放式工作方式。

二、新时期做好五型秘书

清楚认识到新时期秘书事业出现转型的特征，以及对秘书工作人员提出的新要求和新素质，如何当好新时期的秘书，做好新阶段秘书工作，笔者以为是当前秘书工作人员面临的最大课题和亟需解决的问题。我们秘书工作人员应适时调整战略方针，转移工作重心，在以下五个方面做出特色。

（一）去粗取精，做好信息储备型秘书

作为新时期的秘书工作人员应把信息工作摆在重要位置，当好信息储备型秘书。一是要增强信息意识，认识到信息的重要性。现代社会是信息社会，无论是政府部门决策管理，还是企业商业竞争，谁拥有第一信息，谁就占有绝对的优势。信息是决策的依据和基础，领导决策前就要对相关的信息进行了解和掌握，研究出正确的方案，进行决策。在决策贯彻实施后，通过信息反馈，使领导了解到决策贯彻过程的情况和可能存在的问题，及时调整，优化决策，使领导决策立于不败之地。正确的信息还能够开阔秘书工作视野，增强工作思路，有助于提高自己的工作效率等重大作用。二是要建立信息来源，不断充实自己的信息库。秘书工作人员可以建立获取信息的多渠道和途径，靠网络、文件、简报、书刊、座谈、信访、档案等等媒介，收集整理到上级的与下级的，本行业的与行业外的，共性的与个性的，普通的与特别的等等一些信息，把这些信息分门别类放入相应的信息库，以便在领导决策前做到成竹在胸，不会临时抱佛脚。“秀才不出门，便知天下事”。三是去粗取精，学会利用加工信息。信息分有用的和虚假的，残缺的和全面的，过时的和及时的，秘书信息工作就是对这些信息进行收集、加工、传递、反馈和调节。秘书工作人员在掌握大量信息的基础上，学会透过现象抓本质，要去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，通过认真筛选，科学加工，综合归纳，准确地把握、理解和利用信息，领导提供正确、全面的信息，成为领导的智囊。

（二）主动积极，做好参谋辅助型秘书

现在许多秘书部门停留在办文、办事、办会的层面上，且工作繁杂琐碎，秘书工作人员每天为小事、杂事缠身显得力不从心，根本谈不上决策参谋。过去很长的一段时间里，秘书纯粹当领导的传声筒，被人认为打杂的、跑腿的，秘书工作人员也是“领导不说，自己不动”，处于一种被动应付的消极状态。新时期秘书工作人员要努力改变这种状态，变被动为主动，当好参谋辅助型秘书。党中央提出“致力于提高国民素质，在各个领域中培养大批跨世纪的优秀人才”。秘书工作人员应顺时代要求，调整自己地位，提高自身素质，“参与政务，管理事务，提高服务”，积极充当领导的助手和参谋。当好参谋辅助型秘书，笔者认为应注重几点：一在办事中献策。秘书工作人员要善于从繁琐的日常事务中脱开身来，发挥自己在领导决策中的参谋和智囊作用，做事前诸葛。在决策之前，主动为领导出谋献策，出主意，想办法。结合领导的办事风格，以领导需要为前提，抓住事物发展规律，作到提前介入，超前服务。同时敢于向领导进谏，讲真话，报真情，不能采取“事不关己，高高挂起”的明哲保身的消极态度。二是在规范中创新。工作的规范化固然重要，但循规蹈矩、本本主义、经验主义的做法值得商榷。秘书工作不要拘泥于老套路和老惯例，不要局限于条条框框，我们要树立与时俱进的观念意识；工作上既讲原则，又要善于总结经验，在制度规范中创新，寻找捷径，提高办事效率。三是在贯彻中落实。秘书工作忌讳以文件转文件的空对空做法。把工作、把决策落到实处是其重中之重，秘书工作人员要做好督促检查工作，抓好部署、督促、落实、反馈等环节，使领导决策在贯彻中得到落实。

（三）调查研究，做好求真务实型秘书

“某市卫生局刘秘书根据局长指示，带调查组调查全市的卫生防病情况。他们的调查中了解到一个十分严重的情况：有大批的麻风病人从几个省区流入该市，其中该市的一个县两年多时间就流入麻风病患者六百多人。这个情况引起调查组的高度重视。他们进行认真分析，认为麻风病是一种慢性传染病，不可能短时间增加这么多数量的病人。为弄清真相，他们进一步调查了解，原来一些人假冒麻风病人流串骗钱。”（《秘书实务》线装书局出版）。

该事例说明秘书工作人员对遇到的事情要进行科学的分析，坚持唯真唯实的原则，辨别真伪，做深入细致的调查了解，弄清真相。毛泽东同志曾说，“没有调查就没有发言权”，“不做正确的调查同样没有发言权”。做好调查研究工作是做好秘书工作的基础，也是发挥秘书参谋作用的途径，同时也是提高工作能力的方法。新时期秘书工作人员要重视调查研究工作，弄清事情的来龙去脉，通过实践、认识，再实践、再认识，抓住事情的真相，做好求真务实型秘书，为领导正确的决策提供条件。求真务实一定切忌几个方面：切忌误猜领导意图。秘书要深刻领会领导的意图，把握上级的精神，急领导之所急，想领导之所想，但并非随心所欲，以自己意志替代领导意志，甚至不按领导意图办事，南辕北辙，以领导名义捞私利，最终会害了自己。领会领导意图，首先了解国家方针、政策、法律、法规，在大方向上保证不出错误。其次了解本单位、单位领导的实际情况，办事风格和工作规律。二是切忌形式主义，众人成虎。走过场，搞形式，以虚假情况报告领导是我们秘书工作的大忌。历史证明形式主义是劳财害命，虚假主义更是不可取。如1958年的公共食堂，一些地方的调研报告称“既省力又节柴”，搞公共食堂是社会主义的象征。而刘少奇同志在湖南调研时发现，90%的群众要求退食堂，公共食堂是典型的大锅饭，严重阻碍了生产力发展。通过这次求真务实的调查研究，党中央撤消了公共食堂，避免了更大的损失。三是忌片面肤浅。调查研究，要求求真务实，防止片面肤浅，更不能走马观花，浅尝辄止。要用全局眼光看事物，坚持唯物主义辩证法，不搞一刀切，不能人云亦云，要深入进去，认真研究，揭露实际，全面深刻地反映事物的本来面目。

（四）跟上时代，做好网络技术型秘书

现代技术发展越来越迅猛，秘书岗位专业性越来越强，不懂网络技术的秘书工作人员将跟不上时代步伐，将不会适应工作的各项需要。现代秘书要通过自学和培训，掌握基本专业技能，做好网络技术型秘书。一是熟练运用现代办公设施。原始的笔纸写作为电脑写作替代，电脑写作具有灵活、快速和方便的特点，秘书工作人员必须掌握word、Office等文档软件操作，同时要学会打印机、扫描仪、传真机、录音设备、数码相机、摄影机、投影仪、刻录机、幻灯片等等操作。二是管理的网络化。现代政府电子政务的实现，各部门、各单位互联网联系加强。像电子邮件的运用，数据库的管理，信息资源的共享，秘书工作人员要利用网络这一平台为自己服务，加强同行之间的交流沟通，能够通过网络资源寻找自己需要的信息，这样节约了工作时间，又提高工作质量，秘书工作的数字化、科学性也大大提高。

（五）保持心态，做好勤劳奉献型秘书

秘书部门是清水衙门，其工作性质决策是服务性行业。领导临时布置任务是常有的事，深液加班是常遇的事。有人概括说，“秘书工作人员是领导前的红人，工作上的忙人，经济上的穷人，身体上的病人”，这也说明秘书工作的艰辛和清贫。特别是要写出领导满意的稿子，要不断修改，反复地琢磨，既伤神，又伤脑。秘书工作人员要树立正确的世界观、人生观和价值观，保持良好的心态，耐得住清贫、守得住寂寞、抵得住诱惑，淡薄名利，勇于奉献，正确对待自己的得失，正确看待成绩与荣誉，做勤劳奉献型筷。

参考文献

[1]《秘书实务》线装书局出版.

[2]《现代农业》转型时期秘书工作的新特点.

[3]朱勤才.如何做好政府办公室秘书工作，《办公室业务》，2004.6.