文件材料归档表

文件材料归档表（通用8篇）

1.文件材料归档表 篇一

乡镇机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表（供乡镇机关参考）

（一）党群工作类

1．本级党的代表大会、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、大会发言、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久 1.2讨论未通过的文件 10年 2．机关党委工作形成的文件材料

2.1机关党委换届工作会议报告、选举结果、上级组织批复等文件材料 永久 2.2机关党组（党委）会议纪要、会议记录、民主生活会记录 永久 2.3总支、支部改制工作计划、总结、表彰会材料 30年 2.4机关党委党务工作计划、总结、表彰会材料 10年 2.5机关党员名册、统计表、党组织关系介绍信等材料 永久

2.6制定的关于党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施 30年 2.7党员教育活动中形成的文件材料

2.7.1重要的 永久 2.7.2一般的 10年 2.8发展新党员形成的文件材料 30年 2.9上级机关关于组织宣传、统战工作的需要贯彻执行的文件材料 2.9.1重要的 30年 2.9.2一般的 10年 2.10下级党组织报送的工作计划、总结 10年

3．纪检监察工作形成的文件材料

3.1制发的纪检、监察工作的文件材料 永久 3.2查处有关违纪、违规问题的报告、调查材料及处理结论

3.2.1重要的 永久 3.2.2一般的 10年 3.3纪检监察工作报告 永久 3.4纪检监察工作会议记录 30年 3.5上级纪检机关制发的文件材料

3.5.1针对本乡（镇）的 永久 3.5.2需要贯彻执行的文件材料 10年 4.工会、共青团、妇委会工作形成的文件材料

4.1换届议程、工作报告、总结、选举结果、上级组织的批文等文件材料 永久 4.2工作制度、情况反映、工作简报、规章等材料 10年 4.3工作计划、总结等文件材料 10年 4.4开展重要专项活动的报告、总结等文件材料 永久 4.5团员、会员名册、批准加入共青团、工会组织的文件材料 永久 4.6会议记录 30年 4.7上级工、青、妇机关制发的文件材料 4.7.1针对本乡（镇）的 永久 4.7.2需要贯彻执行的 10年

（二）政府工作类 1.会议文件材料

1.1本乡（镇）召开和以本乡（镇）为主联合召开的工作会、表彰会及专题会议文件材料

1.1.1请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要、讨论通过的文件 永久 1.1.2典型材料、代表发言、交流材料、通报等文件材料 30年 1.2 本乡（镇）协办联合召开的会议文件材料

1.2.1请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要、讨论通过的文件 30年 1.2.2典型材料、代表发言、交流材料、简报等文件材料 10年 1.3 政府办公会纪要、会议记录 永久

1.4本单位领导参加上级与全县重要工作会议与本单位工作有关的文件材料 30年

1.5代表本单位参加市以上会议的典型发言、经验介绍 永久

2．上级机关领导视察形成的文件材料

2.1重要的 永久 2.2一般的 30年 3.综合性文件材料

3.1代县委、县政府起草的有关本乡（镇）工作的文件材料 永久

3.2本乡（镇）制发的中长期规划、纲要及政策性、指导性文件材料 永久 3.3本乡（镇）有关工作的请示、报告、通知与上级机关的批复、批示 3.3.1重要的 永久 3.3.2一般的 30年 3.4联合行文的文件材料

3.4.1本单位为主的 永久 3.4.2本单位协办的 30年 3.5计划、总结、统计、调研、述职等文件材料

3.5.1本单位和以上的计划、总结、统计材料 永久 3.5.2本单位重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 3.5.3本单位主要领导述职的文件材料 永久 3.5.4本单位一般领导述职的文件材料 30年

3.5.5本单位以下和办公室、人事工作以上的计划、总结、统计材料 10年 3.6本单位编辑、编写和被采用的文件材料

3.6.1大事记、组织沿革、年鉴等 永久 3.6.2简报、情况反映、宣传报道的剪报 30年 3.7本单位处理人民来信来访的文件材料

3.7.1有领导重要批示和处理结果的 永久 3.7.2其他有处理结果的 30年 3.8县人大的交办函、县政协的提案及答复文件材料

3.8.1重要的 永久 3.8.2一般的 30年

3.9同级机关、下级机关的来函、请示与本乡（镇）的复函、批复等文件材料 3.9.1重要问题的 永久 3.9.2一般问题的 30年 4机关事务管理文件材料

4.1房产土地所有权和使用权的文件材料 永久 4.2与有关单位签订的合同、协议等文件材料

4.2.1重要的 永久 4.2.2一般的 10年 4.3本单位财务预算、决算及审计结论 永久

4.4本单位物资采购计划、审批手续、招标、投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故处理、转让等文件材料 30年

4.5固定资产管理（登记、统计、检查、交接）文件材料

4.5.1重要的 永久 4.5.2一般的 10年 4.6职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关材料 永久

4.7职工住房分配、出售的规定、方案、细则、情况统计及职工住房申请 30年 4.8本机关安全检查、值班记录 10年 5．人事工作文件材料

5.1起草的人事工作制度、规定、办法等文件材料 30年 5.2人事任免文件材料

5.2.1上级机关对本单位职能配置、内设机构和人员编制的规定、通知 永久 5.2.2上级机关对本单位领导任免的通知 永久 5.2.3本单位对内设机构、下级机构人事任免的请示、批复、通知 永久 5.2.4人事任免考察及备案材料 10年 5.3本单位先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

5.3.1受县级及县级以上表彰奖励的 永久 5.3.2机关内部表彰、奖励的 30年 5.4对本单位有关人员的处分材料

5.4.1受警告以上处分的 永久 5.4.2受警告处分的 30年

5.5职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、复转军人安置等文件材料 永久

5.6人事考核工作文件材料 永久 5.7职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根 永久 5.8干部职工名册、统计年报表 永久 5.9出国出境考察审批手续、执行日程、考察报告等文件材料 30年 5.10专业技术职称评审批文、名册 永久 5.11组织专业技术职称评委名册、评审程序等文件材料 30年 5.12参加上级机关、同级机关有关人事工作会议的文件材料 10年 6.行政管理、执法活动中形成的文件材料

6.1进行工作步署、开展工作检查形成的文件材料

6.1.1重要的 永久 6.1.2一般的 30年 6.2定权发证工作形成的文件材料

6.2.1人口、自然资源普查、土地承包形成的文件材料 永久 6.2.2土地、山林、房屋所有权、使用权确认的文件材料 永久 6.2.3证照办理形成的文件材料

6.2.3.1 20年以上有效期的 永久 6.2.3.2 20年以下有效期的 10年 6.3 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 6.3.1重要的 永久 6.3.2一般的 30年 7上级机关制发的文件材料

7.1上级机关制发的属于本乡（镇）主管业务的文件材料

7.1.1针对本乡（镇）的 永久 7.1.2普发的重要的 30年 7.1.2普发的一般的 10年 7.2上级机关制发的非本乡（镇）主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年 8同级机关、下级机关、制发的文件材料

8.1同级机关制发的非本乡（镇）主管业务需要贯彻执行的文件材料 10年 8.2下级机关报送的文件材料

8.2.1重大问题的专题报告 30年 8.2.2以上的计划、总结、统计报告 10年

（三）人大政协类

1.召开人大代表会议的文件材料

1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、大会发言、会议记录等文件材料 永久 1.2讨论未通过的文件 10年 2召开人大、政协工作会议的文件材料

2.1会议纪要、会议记录、决议、决定、领导人讲话、参加人员名册等文件材料 永久 2.2讨论未通过的文件 10年 3.以人大、政协名义制发的文件材料

3.1重要的 永久 3.2一般的 10年 4.人大政协工作计划、总结、专题调查、典型材料 永久 5.民主评议、执法监督、代表视察工作形成的文件材料

5.1重要的 永久 5.2一般的 10年 6.村民自治工作形成的文件材料

6.1重要的 6.2一般的 107.上级人大、政协机关制发的文件材料

7.1针对本机关的文件材料 7.2需要贯彻执行的文件材料 108.村委会报送的有关文件材料

8.1重要的 8.2一般的 10

永久 年 永久 年 永久 年

2.文件材料归档表 篇二

一、存在的问题及其原因

目前, 有些单位存在文件材料归档难的问题, 主要表现在:一是应归档的文件材料收集不齐全, 文件短缺较多;二是声像资料等特殊载体的档案材料短缺更为严重;三是应当归档的文件材料不能按时移交归档;四是档案人员综合素质不够高。

产生文件材料归档难的原因:

一是个别领导档案意识不强, 对档案工作的重要性认识不到位, 有些基层单位甚至把立卷归档当作负担来对待。在过去相当长的时间里, 在很多人的眼里, 档案工作是一项无足轻重的简单劳动, 档案部门是一个修身养性的清闲之地, 档案工作者则被认为是不需要多少知识就可以胜任的社会群体。甚至在一些领导者心目中, 档案工作也是一项可有可无的、微不足道的工作, 还由于档案工作不能直接产生经济效益, 一些领导对档案工作没有给予足够的重视, 所以档案工作无奈地处于一种尴尬的境地, 即“说起来重要, 干起来次要, 忙起来不要”。这都影响了文件材料归档工作的开展。

二是有些部门档案人员责任心不强, 业务指导人员在指导方式上过于微观具体。我县档案局对所辖立档单位的档案业务指导工作过于具体, 档案业务指导人员几乎包揽所有指导单位的具体档案业务, 档案业务人员进驻一个单位, 首先按一定标准收集本单位的历年文件, 然后还带着被指导单位的档案人员对每一份文件进行鉴定、分类、组卷、编目, 拟写案卷标题及案卷的装订、装盒、上架等, 与其说“指导”不如说是在“打工”, 越俎代庖使业务指导工作陷入骑虎难下的境地, 有些单位甚至存在你不指导我就不干的等、靠思想。

三是档案人员综合素质不够高、专业人才缺乏。如今计算机、网络技术已在我县各项工作中广泛运用。电子文件归档以及现代音像、资料的收集整理和保存等工作, 不但要求工作人员具备档案专业知识, 而且有较好的计算机操作技能。目前, 我县从事档案工作的人员有相当一部分素质偏低, 缺乏专业技术人才, 尤其是缺乏具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才, 有些单位虽然引进了现代先进的计算机设备, 但因专业人才缺乏而未让其充分发挥作用。

四是有的业务部门文件材料归档制度不健全, 措施不得力, 影响了文件材料的归档质量和档案的齐全完整。档案的收集归档工作是档案人员义不容辞的责任, 但一个单位仅靠一两个档案员的收集是不够的, 档案人员不可能直接参加每个职能部门的活动, 对文件材料形成渠道、内容和特点不是很了解, 信息不灵, 有了信息又找不到当事人, 这样文件资料的收集归档难免就有漏洞。

二、处理的对策

一是加强宣传教育, 提高全员档案意识。文件材料归档工作质量的优劣, 主要取决于档案工作人员的工作态度和责任心, 但很大程度上受到机关全员档案意识的制约。因此, 加强全员档案宣传教育非常必要, 只有对档案工作的重要性认识到位了, 档案意识增强了, 才能主动配合做好档案工作。在一个单位, 如果领导干部的档案意识增强了, 就会自觉的把档案工作列入议事日程, 认真帮助解决档案工作中遇到的问题;机关工作人员档案意识增强了, 就会主动配合档案人员做好工作, 及时将反映本单位主要职能活动和历史面貌的文件材料完整保存下来, 及时移交归档;档案工作人员的档案意识增强了, 档案业务素质提高了, 就会在平凡的工作岗位上尽职尽责地工作。因此, 档案部门一定要加大档案宣传教育力度, 努力提高全员档案意识, 把关心支持档案工作变为机关人员的自觉行动。

二是严格落实立卷归档制度, 提高文件材料归档质量。立卷归档制度对应归档的文件材料范围、归档时间和归档要求均做出了明确规定, 各单位各业务部门要按照规定, 对应立卷归档的文件材料进行认真清理。各业务部门将应归档的文件收集齐全、规范整理, 经主管领导审核无误后交档案室归档保管。在归档的过程中, 档案人员要按照收发文登记督促、指导文件移交人员按登记数量移交。归档应以反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文书材料为重点。要注重归档文件材料的齐全完整, 具体地说, 应该归档的文件材料不能缺份, 以及每份文件不能缺页, 每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复, 不同文种的同一份文件要完整成套。总之, 文件材料的齐全完整决定了归档工作的质量。

三是采取有效措施, 做好零散文件材料整理归档工作。即使我们严格落实了立卷归档制度, 但有时仍会出现有些文件不能及时归档的情况, 特别是未经收发文登记的账外文件, 在归档时容易被遗漏。如领导外出参加各种会议带回的有价值的文件材料, 很容易分散保留在个人手中。再如, 在单位机构调整、干部调动、转岗过程中, 都可能出现文件被带走、损毁现象。因此, 要采取相应的措施, 确保零散文件能齐全归档。对重大活动中产生的文件, 档案人员要关注文件的运转情况, 做好跟踪收集, 确保重大活动结束后文件材料完整归档。对领导外出带回的会议文件, 应由秘书或有关业务人员负责立卷, 按规定及时移交档案室。对本单位召开的重要会议, 档案工作人员应主动向负责会务工作的领导收集。对一些保密性较强的会议, 为了使会议文件既能按时归档又不泄密, 档案人员在工作中可采取专柜存放, 严格管理确保安全。对于各业务部门召开的专业性会议, 应由各部门负责文书工作的人员将会议材料收集齐全整理后移交档案室。在实际工作中, 可以采取将文件材料的形成、积累工作纳人有关部门及有关人员岗位职责, 并与业务人员的切身利益挂钩。同时, 也可利用保密检查或年终清理文件等时机, 把各部门形成的文件, 尤其是未经收发登记的零散文件及时收集归档。档案人员也要积极主动参加单位的重大活动, 做有心人, 处处留心收集, 平时发现各部门有价值的文件或资料没有归档的应主动联系。

四是业务指导工作要从微观具体性指导转变为对立档单位的宏观指导上。要明确档案业务指导的根本目的是提高被指导单位档案人员的专业知识和基本技能, 示范一定要把握好度, 不能事必躬亲。要抓住共性问题, 突出重点, 分类指导, 取得整体效应。

3.电子文件的归档范围 篇三

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。

国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。

电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。

在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。

这五种类型的电子文件具体包含的内容有：

一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。

二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。

三是电子邮件。确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。

四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的Microsoft Office Word、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。

五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。

确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

思考題：

1、电子文件的归档范围等同于纸质文件的归档范围吗？

2、一个单位用于系统数据备份的数据库文件需要归档吗？

4.文件材料归档表 篇四

1、合作社成立、登记、变更、撤并、分立的文件材料（永久）

2、合作社筹备工作方案、设立人的签名、工作人员名册、选举理事长、监事长、招聘工作人员的通告、方案等文件材料（永久）

3、合作社社员登记表和社员名册，社员入（退）社的申请和合同；制定的章程及议事规则，各项管理制度等文件材料（永久）

4、合作社人员工资、社会保险等文件材料（永久）

5、合作社有关成员、社员，生产、经营等的年度统计报表，固定资产登记文件材料（永久）

6、合作社大事记、年度及以上的发展规划、工作计划、工作总结、重要活动方案、年度业务报告等文件材料（永久）

7、合作社召开的社员(代表)大会、理事会、监事会的记录以及和会议纪要、决议等文件材料（永久）

8、上级领导视察、检查本合作社的文件材料：

领导的讲话、题词等（永久）；本合作社的汇报材料（30年）

9、本社在上级召开的交流、表彰等会议上的交流材料（30年）

10、新闻媒体报道本合作社的文稿、剪报等（永久）

11、合作社项目标准化生产、规范经营、农产品质量、安全管理、信用管理、技术培训等方面的文件材料（10年）

12、合作社所签订的各种合同、协议及公证书等文件材料重要的（永久）：一般的（30年）；零时性的（10年）

13、合作社项目申报、商标注册文件材料（永久）

14、合作社产品市场信息和预测、市场分析、用户调查、用户基本情况台帐、产品销售、广告宣传、网站建设、售后服务等文件材料。（10年）

16、合作社有关财务管理、成员资产量化及变更、盈余分配、亏损处理、清算、审计报告等文件材料，在生产经营活动过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业材料。（永久）

17、上级有关农民专业合作社生产经营的补贴政策、税收优惠、资金、科技、人才的扶持及政策引导措施等文件材料（30年）

18、本合作社用房的建设、装修中形成的文件材料（30年

19、上级领导视察、检查本合作社工作，以及本合作社在生产、经营等活动中形成的照片、录音、录像（永久）

20、合作社注册登记、资产证明、税务登记、产品等级、房产、土地使用等各种资质证书（永久）

21、本合作社受上级表彰、奖励的奖状、证书，农民专业合作社使用过的废旧印章等实物（永久）

5.文件材料归档表 篇五

一、党群工作类

1、上级党组织关于党务工作的通知、通报、指示、意见等文件材料重要的：30年一般的：10年

2、本单位党委、党建工作计划、总结：永久半年的：10年

3、本单位党委会会议记录、民主生活会会议记录等材料 ：永久

4、本单位关于党风治理、党纪、政纪检查、调查、信访工作形成的调查报告文件材料重要的：永久一般的：30年

5、上级关于组织、宣传、党员、思想政治、主题教育、精神文明建设、统战工作计划的通知等材料10年

6本单位关于组织、宣传、党员主题教育、精神文明建设、统战工作计划、总结、意见等材料10年

7、上级关于人事、劳资、养老保险、职称评定工作的通知等材料一般的：10年

8、党员、干部、公务员、专业技术人员、工人、调进（出）人员花名册、人事统计表 ：永久

9、本单位机构设置、撤并、更名、人员编制、印章启用等材料：永久

10、党员入党、转正、延期、退党、取消预备期决议、决定、通知、党组织关系介绍信等：永久

11、本单位人员招录、聘用、任免、调动、停薪留职、离退

通知、决定、合同书、介绍信等：永久

12、本单位人员转正定级、工资福利、养老保险、死亡、抚

恤花名册、统计表、通知等：永久

13、本单位受表彰的决定、通知等

县级（含）以上：永久县级以下：30年

14、本单位人员受处分的决定、通知等

警告以上处分：永久警告：30年

15、本单位落实干部政策形成的决议、决定、请示、批复、通知等：永久

16、本单位关于考核、职称评定材料：永久

17、上级关于工会、共青团、妇女工作的指示、通知、规定

等重要的：30年一般的：10年

18、本单位工会会员代表大会通知、日程表、名单、报告、决议等：永久

19、本单位关于工会工作的各项规定、条例、章程、办法、请示、批复等：永久

20、本单位共青团、妇女工作规定、决定、通知、请示、批

复等：重要的：30年一般的：10年

二、行政管理类

1、本单位关于行政管理方面的请示、批复、复函等

重要的：永久一般的：30年

2、本单位工作计划、总结、综合性统计报表

的：永久半年的：10年

3、本单位与上下级单位签订的目标管理责任书（状）：30年

4、本单位与有关单位签订的合同、协定、协议（书）重要的：永久一般的：30年

5、上级领导视察、检查本单位工作时形成的文件材料重要的：永久一般的：30年

6、上级和同级机关关于职工教育、医疗卫生、计划生育工

作的通知、方案、意见等：10年

7、本单位关于职工教育、卫生监督管理、防病治病、计划

生育工作的意见、方案、总结、报表等材料：

重要的：30年一般的：10年

8、本单位固定资产投资项目审批、保管、评估验收中形成的文件材料：永久

9、本单位不动产、自然资源的所有权、使用权确认中形成的审批、审查、核准等文件材料永久

10、本单位房地产契约、证书、土地所有权和使用权证书：永久

11、本单位国有资产登记、清查、交接表等重要的：永久一般的：10年

12、本单位承租、购置本单位住房的合同、协议等：永久

13、本单位职工住房分配、出售的方案、规定、细则、职工

住房情况统计、调查表、申请表：30年

14、本单位车辆、办公用品等采购、审批、招投标、车辆保

险、转让合同、协议等：30年

15、本单位关于财务管理、审计、规费征收的方案、规定、办法等：重要的：永久一般的：30年

本单位关于交通资金拨付的通知等30年

16、上级与本单位关于标准计量、环保节能、科技管理、科

技发展的通知、意见、方案等：

重要的：30年一般的：10年

三、业务综合1、上级机关颁发的交通行政法规性文件材料重要的：永久一般的：10年

2、本单位在交通体制改革和结构调整中形成的文件材料重要的：永久一般的：30年

3、本单位在行政执法、行政处罚、处分、行政复议、国家

赔偿、交通行政应诉案件等工作中形成的文件材料重要的：永久一般的：30年

4、上级机关颁发的关于公路、水路交通行业管理、港航设

施等方面形成的文件材料：重要的：30年一般的：10年

5、本单位编制公路、水路等交通行业发展的规划、计划的：永久半年的：10年

6、本单位拟订的交通行业发展战略、投融资政策的文件材

料 ：重要的：永久一般的：10年

7、本单位在交通工程建设项目实施管理中形成的文件材料：永久

8、本单位在交通扶贫、交通基础建设项目资金使用工作中

形成的文件材料：30年

9、本单位组织交通行业和交通产业项目招标、投标工作中

形成的文件材料：永久

10、本单位在车辆、船舶维修、检测、机动车驾驶员培训工

作形成的文件材料重要的：30年一般的：10年

11、本单位关于交通系统内保、消防、安全生产、救助打捞

等工作中形成的文件材料：重要的：30年一般的：10年

12、上级关于防汛抗旱、抢险救灾等交通战备工作中形成的文件材料重要的：30年一般的：10年

13、本单位关于防汛抗旱、抢险救灾等交通战备工作中形成的文件材料：30年

14、上级和本单位在系统内人民武装部、民兵军事训练和以

劳养武活动中形成的文件材料：10年

15、上级关于平安创建、社会治安综合治理工作中形成的文

件材料：10年

16、本单位关于平安创建、社会治安综合治理工作中形成的文件材料重要的：30年一般的：10年

四、交通工程类

同一交通工程建设项目内，包含该工程项目的综合管理性文件、工程设计、施工、监理、竣工验收、评优、科研等全过程形成的文字、图表、影像资料等：永久

五、声像实物类

1、上级机关颁发的奖状、奖牌、奖旗、奖杯、各种证件、证书等永久

6.机关文件材料归档 篇六

机关文件材料归档范围

一、机关文件材料归档范围

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

• • • • • • • • • • • • • • •

二、机关文件材料不归档的范围

（一）上级机关的文件材料中4种：

1、普发性不需要本机关办理的文件材料。例如：

•中共孝感市委孝感市人民政府关于加强生态文明建设的实施意见‣（孝发[2010]15号）例外：

•国家档案局办公室关于印发†国家档案局办公室关于国家统计局各级调查队档案管理问题的复函‡的通知‣

•国家档案局办公室关于印发†国家档案局办公室关于浙江省档案局要求明确检察系统档案移交进馆问题的复函‡的通知‣

2、任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。

3、供工作参考的抄件等。例如：

•湖北省档案局（馆）党组关于调整局（馆）领导分工的通知‣（鄂档党字[2009]29号）

4、上级单位征求意见的未定稿文件。例如：

•湖北省档案局办公室关于征求†湖北省机关档案工作业务建设规范（修订）‡意见的通知‣（鄂档办„2011‟13号）• • • • • • • • • • • • • • • •

三、界定归档范围的根本原则――“以我为主”

• “以我为主” ：机关文件材料归档范围以本机关文件材料为主，本机关• • • • • • •

四、机关档案门类的划分

（二）本机关文件材料中7种：

1、重份文件。

双套制：机关红头文件一份归档，一份装订成发文汇编，作资料。

2、无查考利用价值的事务性、临时性文件。

3、一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。

4、无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录。

5、机关内部互相抄送的文件材料。

例如：孝感市劳保局•企业职工退休前缴费情况确认表‣

6、本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。

7、有关工作参考的文件材料；

(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

例如：

•市委办公室市政府办公室关于在市直单位开展“送温暖、献爱心”社会捐赠活动的通知‣

•市委办公室关于认真做好2009党内文件清理清退工作的通知‣、•市财政局关于编制2010年市直部门预算的通知‣ •孝感市档案局关于举办档案人员岗位培训班的通知‣

(四)下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

文件材料一般都要归档。

“对我有用”、“与我有关” ：外单位文件材料归档范围。需要归档的外单位文件材料有：

一是本单位需要贯彻执行的法规政策性文件； 二是涉及本单位职能或业务的文件； 三是涉及本单位人和事的的文件归； 四是文头主送机关为本单位的文件。其它不必归档。• • • • • • • • • • • • 文书档案

会计档案（凭证、账簿、报表、其它）专业档案

科技档案（基建和设备仪器档案）声像档案（录音、录像、照片）电子档案

实物档案（奖牌，奖杯、锦旗、荣誉证书、字画、印章、赠品、行业标志物品，如过去的制服、徽章等）

五、在实际工作中，容易出现的问题

1、凡文皆档。

2、有档不归。

（1）帐外文件没归档。（2）白头文件材料没归档。

• 党组（党委）、支部、行政办公会议记录纪要、民主生活会材料、理论学习中心组学习材料等；

• 工作规划、计划、总结、各种目标责任状、责任目标完成情况汇报、领导班子和班子成员述职述廉报告等；

• 统计表、报表、登记表、名册。这几年一般应有：党内统计年报、党员花名册、干部职工年报、干部职工花名册、机构编制年报、工资年报、社会保险、住房公积金申报核定表、考核等次备案统计表、工资调整明细表以及各种业务统计报表等；

• 干部职工行政、工资、党团组织关系介绍信及存根；

• 围绕干部职务任免的一系列材料，如考察材料、公示材料、党组（党委）会议记录纪要、民主推荐情况、工资呈报表等；

• 机关编写的大事记、组织机构沿革、志书、年鉴等编研材料，反映本单位人和事的报刊报道剪辑；

• 机关工作中形成的检查材料、调研报告、各种典型材料、事迹材料、交流材料、汇报材料等；

• 机关与有关单位签订的合同、协议、协定、议定书等。•（3）专业文件材料没归档。

•（4）基建文件材料、设备仪器文件材料、实物没归档。

3、归档文件不齐全完整。•（1）请示没有批复。•（2）通知不知结果。

例如：

• •湖北省档案局关于报送2009年档案馆室基本情况调查表的通知‣ •（3）声像文件材料缺少要素。

• 声像文件要记录：时间、地点、人物（含方位）、事件、拍摄者、拍摄背景等6要素

•（4）电子文件不完整。

• 机关对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。•

六、电子政务协同办公平台运行后文件归档要求

• •中共中央办公厅国务院办公厅关于印发†电子文件管理暂行办法‡的通知‣（厅字[2009]39号）

• 国家标准•电子文件归档与管理规范‣

• 都规定：具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。

第二部分

文书档案保管期限

• • • •

一、文书档案保管期限种类

永久、定期两种。其中，定期采用标时制分为30年、10年

二、划分文书档案保管期限的标准――价值

1、凡是反映本单位主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。具体有10个方面：

•（1）本机关制定的法规政策性文件材料；

• 例如：市档案局制定的•孝感市村级档案目标管理考评暂行办法‣ •（2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； • 例如：市档案局举办纪念•档案法‣颁布20周年活动的通知、方案、领导讲话、图片等

•（3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

• 例如：•关于开展“三农”档案示范单位创建工作的通知‣ • •孝感市档案局关于开展2010档案工作执法检查的通知‣ •（4）本机关关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的规• • • • • • • •

• • • •

• • • •

• • • 划、计划、报告、总结、综合统计报表等； 例如：

•关于开放馆藏历史档案的请示‣

•孝感市档案局关于加强对基层单位档案工作监督指导的情况汇报‣ •档案事业统计年报‣

（5）本机关机构演变、人事任免、重要奖惩等文件材料；

（6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

（7）机关编写的组织机构沿革、大事记、年鉴、志书；

（8）有领导重要批示和处理结果的信访件，机关对人大议案、政协提案的答复及办理结果。

（9）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

例如：•国家档案局关于印发†关于加强民生工作的意见‡的通知‣ •湖北省重大活动档案管理试行办法‣（省政府令第322号）

（10）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

例如：•关于中共孝感市档案局支部委员会的批复‣

2、凡是反映本单位一般工作活动，在一段时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。其中： 30年保管的有：

（1）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（2）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

例如：•孝感市档案局关于机关档案工作目标管理复查换证的通知‣（孝档[2010]13号）

（3）本单位关于一般性问题的请示与上级单位批复、批示；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复； 例如：

•关于按件整理的档案装盒后是否要编制盒号问题的请示‣

•市国土资源局关于申请档案工作目标管理省一级复查换证的函‣ •市档案局关于市国土资源局档案工作等级考评确认的函‣ •（5）本单位机关管理工作中形成的文件材料；

• • • • •

• •

• • •

• • •

• • • • 例如：

•关于申请拨付我局档案抢救专项经费的请示‣ •孝感市档案局关于申请更换小车的报告‣

•孝感市档案局2008－2009创建市级文明单位工作总结‣ •关于成立孝感市档案局矛盾纠纷排查调查处领导小组及其办公室的通知‣

（5）下级单位关于重大问题的专题报告。

例如：•安陆市档案局关于安陆市烟草专卖局丢失档案违法事件的报告‣

（6）联合发文的，协办单位保管30年。

例如：•孝感档案局、市发展和改革委员会关于转发†湖北省重点建设项目档案验收办法‡的通知‣（孝档[2008]5号）10年保管的有：

（1）本单位一般性事务管理文件材料；

例如：•市档案局2009年综治、消防、安全保卫工作目标责任书‣ •2009年党风廉政建设目标书‣

•孝感市档案局2009年信访工作目标责任书‣

（2）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料； 例如：

•湖北省档案局、省委统战部关于认真做好全省统战系统档案管理工作的通知‣

•湖北省档案局关于做好2009年湖北省重点建设项目档案登记工作的通知‣

（3）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料； 例如：

•机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定‣（国家档案局第8号令）

•湖北省人事厅关于印发†湖北省机关事业单位工作人员正常调整工资实施办法‡的通知‣

•市财政局关于印发†孝感市市直行政事业单位工资统发暂行办法‡的通知‣

• •市直机关工委关于印发†孝感市直机关党的基层组织“五个基本”建设工作考核评价实施办法‡的通知‣

•（4）下级单位报送的或以上计划、总结、统计等文件材料。

• • • • • • • • • • • •

三、简单的“2－3－1”保管期限划分法

（一）上级文件2分法：永久、10年。

1、五个方面的文件列为永久：

（1）与本单位职能业务有关的法规政策性文件（2）对本单位重要请示的批复文件（3）下达本单位计划指标名额的文件（4）对本单位机构设置、人事任免的文件（5）对本单位重要奖惩、检查文件

2、其它文件可列为10年。

（二）本单位文件3分法：（1）绝大多数定为永久。

（2）一般性业务文件、机关工作共性文件可定为30年。

• 共性文件指机关党建、文秘、档案、保密、信访、计生、综治、安全保卫、理论学习、文明创建、节能、人事、财务管理等 •（3）一般事务性文件定为10年。

（三）同级机关和下级机关的文件，一般定为10年。• 换一个角度说：

• 第一，永久保管的档案一般只有本单位的文件和上级的重要文件； • 第二，30年保管的档案一般只有本单位的文件；

• 第三，10年保管的档案一般是同级机关、下级机关的文件和上级机关一般的业务文件，以及本机关一般事务性文件。•

四、档案“三合一”制度

7.文件材料归档表 篇七

关键词：项目文件材料,归档管理,文档一体化

房地产项目文件材料在建设项目工作中起着承上启下、沟通协调的重要作用,它与电子文件、录音录像等共同形成建设项目管理信息,是项目建设过程中的真实记录。在项目建设完成后,以档案的形式存在,是项目运行、维修等生产经营活动的重要参考依据。房地产项目文件材料包括了项目的前期可行性论证、立项审批、勘察设计、招投标、施工、监理、竣工验收、结算等全过程所形成的纸质文件资料及声像载体材料[1]40。这些文件材料是由不同的责任方形成的, 种类多、数量杂,收集整理工作有难度,齐全完整程度不够,不利于项目竣工后的利用服务工作。针对目前房地产行业项目文件材料的现状,开展项目文件材料和档案一体化管理,是保证项目文件材料齐全完整的有效措施。

一、项目文件材料归档管理存在问题

1.参建单位多,各自为政。相关参建单位档案意识淡薄,没有统一的协调和组织。项目文件材料归档前后的职责不清。《档案法》第十二条和《建设工程文件归档整理规范》规定:建设、勘察、设计、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围,并由建设单位负责组织和协调。因此,项目各参建单位应负责归档文件材料的收集和整理,并定期向建设单位相关部门移交。但实际情况是,各参建单位并不认同,对项目文件材料的整理归档工作不支持、不配合。文件材料的收集与工程建设不同步。

2.各参建单位资料员大部分未接触过档案工作,档案基础知识薄弱,文化素质和专业素质相对低下,人员流动性大,不稳定。

3.文件材料的收集工作与“项目建设同步进行”的管理要求执行不到位。其表现:一是项目文件材料精细化管理深度不足,文件资料齐全完整程度不够,协作单位归档案卷质量与国家标准有一定差距;二是项目建设中往往有其他管理流程,缺少文件材料的归档管理流程,造成文件资料的追踪管理困难,出现了“多家保存、多头归档”的现象。

二、项目文件材料管理关系及流程

1.项目文件材料的管理关系。项目文件材料作为项目建设中上传下达、横向沟通、组织协调的信息工具,贯穿于项目建设各阶段,涉及与项目建设有关的所有单位、部门,其管理关系错综复杂。根据基建管理程序和所形成的项目文件材料的管理关系,项目文件材料的形成实际上分为内部文件材料和外部文件材料。而与内部文件材料相关的外部文件材料可以对应到有关管理责任部门职责范围中,这样,项目文件材料的归档追踪就能够得到落实。

按照项目文件材料类型定义,项目准备阶段文件包括了项目立项文件、土地文件、勘察设计文件、招投标文件、开工审批文件等,以我公司为例,公司相关部门,比如发展计划部、设计研发部、合同部、工程部、成本部等部门会形成与项目有关的前期文件材料,与项目前期工作有关的外部单位如咨询机构、政府有关部门、设计单位、勘察单位都将形成与项目前期工作有关的文件材料,因此与相关业务有联系的部门就是项目前期文件材料的归档责任部门。项目文件材料类型都能够对应到内部的管理部门,而所有的项目文件材料在各部门归档整理后将移交给办公室档案室。

2.项目文件材料的管理流程。项目文件材料的管理流程实质上是由文件材料的收发管理流程和归档管理流程两部分组成的。在收发流程中不论项目文件材料是否是公文,只要与此项目相关,都要作为项目文件材料进行归档。项目中的每个单位或部门必须遵循统一收发管理和谁发起、谁负责的原则,以便进行过程控制和归档追踪。

三、归档管理问题解决措施

1.建立合理的项目文件材料管理机制。(1)更新观念,树立“档案”是项目产品的意识。在传统观念中,能发挥经济效益的建筑物等固定资产才认为是项目建设产品。人们对档案,尤其是项目档案的管理观念仍停滞不前。把项目档案作为项目建设的产品,就在于“项目文件材料是项目建设过程中的真实记录,是项目投产后安全运行和维护的重要依据,是项目档案的前身”。只有树立了档案是项目产品的意识,才有可能建立合理的项目文件材料管理机制,才有利于项目文件材料的管理和最终竣工档案的移交。(2)建立合理的项目文件材料管理机制关键就是合理设置管理层次,合理设置管理人员数量,合理确定管理机构,明确管理范围。项目文件材料管理在工程建设中属于辅助性、服务性工作,得不到重视,到竣工移交档案时进行收集整理为时已晚。因此,合理设置项目文件材料的管理层次是十分必要的。首先明确管理范围,然后划分管理层次,通过不同层次的配合共同做好项目文件材料管理归档工作。管理范围上:一是房地产公司应明确档案工作主管部门,由于主管部门与各部门各单位 (包括协作单位)存在大量的组织、协调工作,特别是在项目建设中协调工作十分复杂,应设立一位领导专门负责此项工作。二是项目部应设立专职档案人员负责项目文件管理工作,主要是协助档案主管部门做好项目文件材料的过程控制、业务指导、监督和检查工作, 组织项目各参建单位开展归档整理工作,由档案人员将文件资料管理纳入到项目信息管理工作中,有利于实现文件资料与项目建设同步进行,同步管理。具体到项目文件材料管理一般可分为房地产公司本部主管单位和各部门(含项目部)、项目参建单位三个管理层次,通过这三个层次的管理才能将一个项目的文件资料收集齐全, 整理汇总为完整的竣工档案。合理设置管理人员数量,以全面担负起公司本部档案管理和项目文件资料及档案管理的业务指导、监督、检查的工作职能。公司相关部门根据工作需要配备专职或兼职的项目资料管理人员,配合档案部门做好项目文件资料、档案组织管理和本部门文件材料的归档整理工作。项目部必须设立专职管理人员,才能做好项目部自身文件材料的收发流转、图纸管理、归档整理及移交、业务指导、监督、检查和业务培训等管理工作。合理划分项目文件材料的归档范围及归属部门。划分项目文件材料的归档范围就是明确房地产公司各部门归档工作职责和归档文件材料的范 围,这是做好归档追踪的基础。文件材料的归档工作须依据“谁发起,谁负责”的原则进行。

2.健全基建项目文件材料管理制度,明确档案流向。《建设工程文件归档整理规范》从宏观上规定了项目管理的职责、范围,基本上满足了项目建设管理的需要,但项目部和项目参建单位绝大多数资料员为非专业人员,需要及时培训和指导。根据项目管理实际,房地产公司还应建立项目信息管理制度,统一管理建设项目信息,确定建设项目信息的分类编制规则;档案管理部门应根据房地产公司制度建立相应的管理细则,建立层次分明的项目文件材料管理制度体系, 抓好项目文件材料的全过程控制管理,便于进行文件材料的追踪。

3.纳入项目信息管理工作中,应用档案管理信息系统提高文件材料管理工作的效率。目前,项目建设中形成的文件材料出现多家保存、多头归档的情况,重复工作较多,数据录入量大。应实行文件材料形成、流转和归档一体化管理,减少文件材料形成和归档中的数据重复录入等工作,将有效提高文件材料归档工作效率。

4.认真定义项目文件材料的类型。(1)定义项目文件材料类型的目的是实现项目文档一体化管理和全过程管理,在项目竣工验收阶段向房地产公司及物业公司移交完整、准确和系统的项目竣工档案。(2)项目信息类型根据不同分类标准,可定义为不同的类型,相应的文件材料也可以有不同的分类定义。因此,我们必须针对项目文件材料,根据一定的原则确定项目文件材料的类型。具体原则是: 符合国家基建项目管理程序,便于项目文件材料全过程管理;便于项目各参建单位、部门的文件材料归档整理;便于管理部门进行归档追踪和监督管理;文件材料包括纸质文件、图纸、照片、录音录像磁带、光盘和电子文件等。(3)根据建设项目管理程序和项目建设的实际,项目文件材料和档案管理应为同一管理流程,通过“归档”环节实现两者的一体化管理。因此,根据上述原则,以项目建设管理各阶段工作内容所包含的信息内容和档案管理的具体要求来确定项目文件材料类型。项目准备阶段文件包括可行性、土地文件、立项审批、勘察设计文件、项目招投标文件、项目开工审批等文件;项目建设实施阶段文件包括施工文件和监理文件;项目竣工验收文件包括项目竣工验收、竣工图、结算、项目后评估等。

8.应归档文件收集的时机 篇八

Iongzhengyi：我觉得，如果文件较少，完全可以按周、按月收集移交。如果文件较多，则需要一天或者几天收集移交一次。我见到的是，单位业务部门不定期地将办结完毕的若干份文件收集整理完毕，移交档案部门。这个频率完全是根据办结文件多少决定的，若一天内办结了七八份文件，则有必要当天整理移交；若一天内只办结了一两份文件，则可2～3天移交一次。因为，若每天移交一次，前后文件很可能是关联的，这样，不便于文件的装盒上架。但是，积累时间太长，则集中移交时工作量太大，容易出错。

浪花儿：我认为，平时归档与年终归档相结合，办公室人员应纳入兼职档案人员系列，档案专业培训时也应该参加。平时，在收发文时应鉴别每份文件，对于有保存价值的，首先，盖好归档章、填好全宗号、年代、保管期限或者类别，然后，送入相应的部门或领导手中处理(当然，发文只处理送入领导签署的那份即可)。待文件办理完毕后，送交档案部门。年底，档案部门再排列、编号、录入、打印检索工具。

guodongsheng：我赞成“平时归档与年终归档相结合”的意见。文件办理完毕随时归档最好，最能避免文件的流失，保证归档文件材料的齐全完整。但在实际工作中，有些文件办理时间很长，档案员无法控制其收回，只好等待。从实际出发，还是平时归档与年终或月、季、半年等集中归档相结合的办法好。

追梦人：我觉得，应归档文件随时收集与集中收集相结合比较好。按规定，按件整理的归档文件应当做到随办随归，但在实际的工作中，就目前来说，还是有一定的困难。我们的档案员应当做到手勤、腿勤、嘴勤，做到随时收集。把工作做在平时，发文、来文都应当及时地进行收集登记，防止文件遗漏，只有文件收集齐全完整了，才能做好文件的归档工作。当然，一些时效比较长的文件应当视情况而论，可以等到一定的时间集中收集，待办理完毕时一并归档。两种方法进行有机的集合，我们的档案工作会做得更好。

浪花儿：“对于发文来说，一般是部门起草，部门领导审核，后办公室审核，最后，才能到领导加意见”，到了这个步骤，办公室人员要收回文件，然后下发到各科室或其他单位、部门，这时，办公室兼职档案人员就可以将领导签署的那份盖好归档章待归档。对于收文，我个人认为，可以先在文件的上方处盖好归档章，预留领导签署的位置，再交给领导阅示。

马刺王朝：实时收集是目标，分散与集中收集相结合是手段。在电子文件与网络技术发展的时代，实时归档在理论上已成为可能。受各种硬件条件与思维方式的影响，实时收集只能暂时实践于小范围之中。以实时收集为目标，充分利用电子文件与网络技术的易传输性，分散与集中收集相结合是现实之策。

成长中的小树：应归档文件随时收集还是集中收集，我认为都是手段，不是目的，真正的目的是把应归档文件收集齐全完整。我认为需做到三个“扩大”：一要扩大收集对象，在做好法定业务部门应归档文件收集工作的同时，把收集对象扩大到临时性部门和有关个人。二要扩大收集范围，在做好文书文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集科技文件材料和其他各种专业文件材料及与文件关系密切的资料；在做好纸质文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集声像、光盘、磁盘等不同载体的应归档文件。三要扩大收集渠道，在做好正常的应归档文件收集工作的同时，要沟通与图书、文博、党史等有关部门的交流渠道，广泛开展收(征)集工作，还可进行互补有无的交换或交流，确保应归档文件的齐全完整。

dingjianxiong：从涉及单位来看，归档文件收集涉及有关单位和档案部门多个单位，因此，随时收集或者集中收集，需要协调秘书部门和档案部门甚至其他部门，需要多方的协调。受单位大小、部门(公司)多少、部门(公司)分布地域等多种因素影响，协调难度有大有小。从工作流程来看，归档文件主要涉及秘书部门和档案部门两类单位，在文件处理上，理应首尾相连，但是如何连始终是个问题。有连得好的，也有连得不好的。档案工作流程相对于文书处理流程始终处于弱势地位。按照国家有关规定，次年归档是法定归档文件的收集时间，有法可依。

小鱼儿：我认为，应该随时收集比较好，因为办公室平时都有收发文登记簿，可根据里面登记的顺序把收文和发文分类排放，这样，即使有些文件办理时间较长，也能保证应归档的文件齐全、完整。

暖暖微风：我也认为，应该随时收集比较好，相对来说，比较容易做到收集齐全完整。我们单位的做法是：档案员兼管公章，凡是发文，在加盖公章后，档案员直接把存档的2份留下来。党委文、信息简报等由文印室印好后，交行文科室，再由行文科室交档案员存档。

一井水：收集工作历来是归档工作的难点，如何保证文件收集齐全，最重要的一点，就是重视和加强平时的收集工作。因此，应该把由谁收集、如何收集作为研究探讨的重点。首先，应该把平时收集作为一项常规工作，列入兼职档案人员的工作目标，在工作中注重文件的形成和积累，随办理随收集形成习惯，确保第二年第一季度及时向档案室移交归档；其次，如何收集整理，档案室应该根据各部门档案的形成特点，及时指导、帮助其做好平时收集与初步整理工作，为归档工作做好准备。如办公室负责各种会议记录的收集，年终，集中向档案室移交归档。收发文件应该由收发人员做好平时登记和收集工作，等等。

周小丽：我觉得，不同情况应分别对待，单位发文应该随时收集，来文可在办理完毕后集中收集。

80新手：我认为，收集工作还是做在平时比较好，对于基屋档案室来说，办理完的文件，形成制度及时送交档案室保存，更有利于文件的完整保存，也免去了档案员来年收集不全的麻烦。还有个别单位的做法我认为也比较好，收到的文件由领导签发完办理意见后，就直接送到复印室，把正文和处理签一并复印，办理科室只传阅复印件。正文由打字室统一保存，来年，一起送交档案室统一归档，免去了收集不全的问题，而且也减少了档案的磨损问题。

guodongsheng：随时收集与集中收集各有利弊。目前通行的一年一度的集中收集制度，是根据机关、单位档案工作形成规律制定的。从集中收集的视野看，一年的工作结束，其文件的形成才最后结束。有不少文件从年初形成到年尾，如不实行集中收集，这些文

件材料又根本无法实行随时收集，空让档案人白忙活。还有，这总在运行中的文件比较起来不大容易丢失。有些文件材料形成与归档时间很短，随时收集成为可能，这些文件材料丢失的危险性大些，既已具备了归档条件，还是随时将其归档好。而且早归档，文件材料一到档案人手里，其被利用机会立即增大，且随时收集还在一定程度上缓解集中收集带来的紧张感，好处多多。

译之：个人认为，首先，文件的收集关键在人。每个人都在单位不同的岗位上担负着不同的职责，谁都有可能经手文件材料，不管是收文还是发文、报表，关键是个人要形成良好的随办、随存、随交的习惯。其次，要利用印章的管理把好部分文件材料的归档关，建立严格的文件登记借阅制度，规范利用手续，以便于知道文件利用的归属；建立严格的考核制度，把各科室及个人向档案部门移交文件完整情况纳入个人年度考核目标，与年终奖金挂钩，用制度约束人。

shiyly：我认为，应该随时收集和集中收集兼顾。作为档案人，首先要用心、留心，基层单位业务相对较少且有相对的规律，所以，我们应当根据年度工作计划了解单位的阶段性工作，注意收集工作中形成的应归档材料，及时收集；第二，要有敏感性，掌握单位的重大工作事项，如果是跨年度的任务，应建立资料跟踪台账，随时掌握工作动态，待任务确定结束后，抓紧收集应归档资料；第三，有意识地培养文书处理者的档案意识；第四，用档案人的出色工作争取主要领导的支持，你的建议和工作推进就会顺利。

山大档案：我觉得，关键还是得落到档案部门对文件的前端控制力上。众所周知，对文件的前端控制已经成为现代档案工作者的共识，而且，档案部门对文件的前端控制力会直接影响到档案工作的模式，包括文件的归档。不同的档案部门、乃至同一个档案部门对不同的文件类型，其前端控制力是不同的。就拿高校档案馆来说，对学生学籍档案，其规范和形成完全在档案馆的可控范围内，而且，一般而言，这种档案是无需经过鉴定就直接归档的，因此，对这一类档案只能采取集中归档的做法。而对于高校在行政事务中产生的文件，高校档案馆的控制力很小，处于较为被动的地位，对于这种类型的档案，只能是集中收集与随时收集相结合，至于哪种方式占主导，还得看其前端控制力。我赞成集中收集与随时收集相结合。

小刀：应归档的文件包含的内容太多了，针对不同类型的档案还是要根据实际情况去区别，不能一概而论。山大档案提到的前端控制(应该是包含过程控制的)是不错，不过，有些档案的前端控制是解决不了档案问题的；再者，前段控制是控制档案形成前的文件质量(档案与文件的区别，论坛上多位老师曾多次探讨)，即哪些是该形成的、哪些应形成什么样的。本人之前说过随时与集中收集的结合，现在，多加一个阶段性收集，我相信，在科技(业务)档案中应用的确实不少，只是没有形成系统的要求，阶段性收集减少了过程控制中所要投入的大量人力、财力的负担，也减少了集中(应该是后期结尾)收集所带来的各种不完整、不准确隐患，从操作角度来讲，也较易实现。