外贸业务代理商书信

外贸业务代理商书信（共9篇）

1.外贸业务代理商书信 篇一

外贸业务员英文书信模板

七种常见类型

1.主动跟新买家建立联糸

Dear Mr. Jones:

We understand from your information posted on Alibaba.com that you are in the market for textiles. We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.

We are a joint venture specializing in the manufacture and export of textiles. We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present. You may also visit our online company introduction at Http://www.xxx.com which includes our latest product line. Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.

We look forward to receiving your enquires soon.

Sincerely,

John Roberts

2.对新买家要求建立业务联糸的回复

Dear Mr. Jones:

We have received your letter of 9th April showing your interest in our complete product information.

Our product lines mainly include high quality textile products. To give you a general idea of the various kinds of textiles now available for export, we have enclosed a catalogue and a price list. You may also visit our online company introduction at Http://www.xxx.com which includes our latest product line.

We look forward to your specific enquiries and hope to have the opportunity to work together with you in the future.

Sincerely,

2.外贸建立商业关系书信 篇二

请求建立商业关系

Rogers Chemical Supply Co. 10E.22Street Omaha8,Neb Gentlemen: We have obtained your name and address from Aristo Shoes, Milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. We have been importers of shoes for many years. At present, We are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. We look forward to your early reply.

Very truly yours 自米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。 如价格公道，本公司必大额订购。 烦请早日赐复。 此致

回复对方建立商业关系的请求

Thank your for your letter of the 16th of this month. We shall be glad to enter into business relations with your company. In compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. Payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. Should you wish to place an order, please telex or fax us.

3.外贸拒绝客户要求英语书信 篇三

拒绝客户的要求

Thank you for your enquity of 25 August.We are always pleased to hear from a valued customer.I regret to say that we cannot agree to your request for technical information regarding our software security sysytems.The fact is,that most of our competitors also keep such information private and confidential.I sincerely hope that this does not inconvenience you in any way.If there is any other way in which we can help. do not hesitte to contact us again.

8月25日信收悉，谨此致谢。 来信要求本公司提供有关软件保密系统的技术资料，但鉴于同行向来视该等资料为机密文件，本公司亦不便透露，尚祈见谅。我真诚地希望这样不会对贵公司造成不便。如需本公司协助其他事宜，欢迎随时赐顾垂询。 祝业务蒸蒸日上!

4.外贸业务代理商书信 篇四

合同编号：

签订地点：宁波市

签订时间：2009年6 月 25日

甲方（代理方）： XXXX进出口有限公司 乙方（委托方）：

甲乙双方经友好协商，签订本代理协议如下：

一、代理方式：

1.按收汇金额1美金7分人民币，1欧元1毛人民币收取代理费。

最低100元收费

2.结算

甲方收到乙方国外外汇后，凭乙方供货商开具的全额增值税发票进行结算。如乙方部分货款不开增值税发票，该部分不能退税由乙方自行承担。

结算时乙方应向甲方提供齐全以下单据，核销单、报关单（白联、黄联）、增值税发票（已完全支付或于买断日支付）、提单复印件，合同，货物场站收据副本，否则不予买断。

二、权利和义务

（一）、甲方的权利和义务

1、甲方提供出口所需的出运单据，甲方受乙方委托办理制单、商检、托运、报关等全套手续，甲方可对出口货物进行不定期抽验。如由甲方制作有关单据或办理其他手续，则乙方需将有关数据提前一个星期通知甲方。

2、甲方在收到国外汇款后，根据银行结汇价格结算，并根据乙方出具的正本付款通知（加盖乙方公章或签字）划转收款工厂。

3、为防范核销单回笼风险，出口货物运输代理原则上由甲方指定的货代公司办理，经甲方同意后可由乙方自行指定货代公司。

4、甲方在代理中，须遵守国家法律、政策及有关国际惯例。

5、合作期间，甲方应对乙方的客户资料进行必要的保密，不得利用乙方的客户资源开展与乙方业务相关的业务。

（二）、乙方的权利和义务

1、乙方以甲方名义与外商洽谈业务，订立《外销合同》产生的一切法律后果均由乙方自行承担，甲方概不负责。

2、乙方自行组织出口货源，须以自己名义与供货商订立书面合同，由此产生的法律后果自行负责。如需以甲方名义订立《购销合同》，则须甲方审查同意，并向甲方提供保函，甲方不承担合同上的权利义务及违约责任。

3、乙方从出货之日起三个月内，必须将足额外汇从国外划入甲方帐户核销（远期信用证须出具相关证明）。

4、出口所产生的国内外一切费用均由乙方自行承担，特别是乙方委托货代公司出运 时，必须在托运单上注明甲方仅为出口代理方，海运费、内陆包干费均由乙方自理。

5、乙方对核销单、退税单等单证，须自领单日起按下列时间退回：（1）宁波口岸35天；（2）上海口岸70天；（3）其他口岸60天。如乙方未能在上述时间内退单，应承担由此引起的一切责任。同时，甲方有权采取相应措施，以补偿甲方已造成或即将造成的损失。如情况特殊，在领单时可考虑收取一定押金。

6、乙方出口的商品及提供的所有单证，须符合法律和国际惯例及知识产权之规定，保证其合法型，有效性。由此造成不能退税的由乙方承担。由上述事项所引起的各种纠纷或与第三者交涉的一切后果均由乙方自行负责，与甲方无关。

三、违约责任

甲、乙双方任何一方违反本协议规定或违反有关法律、法规及相关政策，应承担相应的责任，对违反一般贸易惯例或规则应承担相应的赔偿责任。

四、协议的变更和解除

1、协议履行期间，一方如要求变更，应书面通知另一方，并经双方一致同意订立变更协议。

2、协议履行期间如一方违约，另一方有权提出终止协议，但对已发生的代理业务，双方权利、义务不变。

五、外汇的折算率及出口退税

本协议履行期间如国家政策、银行汇率等发生变化，影响本协议正常结算的，则甲方有权采取相应措施以改变代理方式或合理调整买断价格。

六、单据及其他条款

1、乙方在向甲方收取款项时须提供下列单据：

A)增值税发票（已支付或于买断日支付）。

B)报关单退税联＋报关单外汇联＋外汇核销单。C）提单复印件 D）合同

E）货物场站收据副本

2、本协议产生的纠纷，提请甲方所在地人民法院解决。

3、本协议一式两份，双方各执一份，签字盖章后生效。

4、本协议有效期：自

2009年6 月 25 日至

2009 年 12 月 25 日有效。到期如双方无异议，则本协议自动延长六个月，本协议允许自动延长壹次。

甲方（签字盖章）

乙方（签字盖章）

****年**月**日

5.外贸业务代理商书信 篇五

在外贸公司做了两年多，中间滋味只有自己知道。虽然进来福步才一个星期，可是却在里面学到了很多东西，所以自己也想上来说说自己的体会（做外贸的估计有人会骂我泄露了贸易公司的老底了）

案例一：老客人也要提防。

我们有个客人是印度的，（其实大部分都是印度的，因为我老板就是印度人）他通过我们公司在国内有许多的供应商，而且他都是直接和工厂联系，价格也是他们自己谈好，我们只负责给客人装柜什么的，所以我们也只有从客人那边获得一定的明佣。我们公司有几年的历史了，和这个客人也一直合作愉快。工厂也都熟悉这个客人，每年都有大且稳定的量。

客人和工厂拿到FOB价格，但是代理是我们公司指定货代（是工厂当地的代理，但是是我们合作很久的代理公司）。客人定货以后，工厂和我们公司签合同，我们公司负责定仓和安排出货，出货后代理通知我们提单出来了，我们就用提单COPY问客人付款，然后我们再给工厂付款（因为是FOB，所以都是见提单后付款）。这是一般的贸易流程。因为大家也都熟悉了，所以客人付款每次都要拖上一段时间，但是一般都是船快到港的时候工厂就能收到余款，这样做了一段时间，大家也都了解了。

中间虽然总是有催款的情况，可是基本合作还是愉快的。可是其中

有个工厂，老板娘太厉害，我很不喜欢她，每次打电话她都在那边吼。在合同签定之前，她不肯通过我们公司来签合同，于是客人就要工厂做L/C，可是最后经过几次协商，还是从我们公司打款给她。（其实只要客人打款给我们，我们绝对是在两三天内打给工厂，根本不会刻意去拖的）。可能她是老板，所以很嚣张，当时出货的时候客人也在验货，货还是很顺利出了，可是过了半个月，可是都陆陆续续打了一点款给我们，我们也按时打给工厂了。后来因为客人还有其他货在我们手上，所以我们也同意把提单先放给客人了。结果客人在一个月后说货少了，要工厂赔。而工厂那边就说要我们公司负责，因为我们公司在工厂还没有收到所有余款的情况下放单给客人了。我打电话给工厂，说了客人的要求，可是工厂老板娘每次都火大的在那边吼，根本不听我们说。其实我们公司绝对可以帮她收到所有余款的，可是她这么不合作，我们也都不想帮她。

其中有几个问题要解释一下：

1.工厂FOB 的合同是和我们签的，那么我们公司都已经拿到提单了，关于代理那边也是我们公司定的，所以她根本就没有办法找我们的麻烦。（当然我这里要澄清一下，我们公司绝对不是骗子，所以我们也一定是会帮工厂拿回他们的所以款项）。

2.明佣：我们是外贸公司，客人是知道的，我们帮他出货，他按柜给我们一部分佣金，这是行规。

总结：

1.工厂如果于客人直接签合同，还要经过贸易公司出货，就应该要和贸易公司签一份提单协议

工厂如果和贸易公司钱合同，就应该让船代出一份保涵。虽然这样不一定有用，可是也是买个保险。

2.做生意，大家也要互相体谅，在事情还有转还的余地的时候就没必要把话说绝。工厂老板娘如果不用威胁的态度对我们，我们大可以帮她追回款项。（当然最后我们还是会帮她的）只是现在我们也让客人拖着，不去追了。而且如果大家谈得好的话，我们也一定帮她以后继续合作。可是她太不会做人了，一边不接我们电话，接了也要威胁大吼。另一边又和客人那边自己谈折扣什么的。可是她根本不了解印度人有多厉害。客人本来就是想赖掉一些余款，她要是直接谈，那么客人就变本加厉的要她打折，最后吃亏的是她自己。可是换过来，如果她和我们协商，（当然这中间有一些小的费用要给我们），可是她绝对不用给任何折扣而且还能即使收到所有的款，因为我们公司有这个客人很多的单，而且他所有的单都是通过我们再做的。（这点我们也和工厂谈过的）。可是工厂不信任我们，所以只有僵持着。

其实个中道理大家可以慢慢体会

6.外贸业务代理商书信 篇六

第一：学会做人，拉近与客户的距离：业务员要想取得订单，首先要学会做人，拉近与客户的距离，把客户变成自己的朋友。当你与客户交心，客户真正把你当作朋友时，那么以后当他们有单时首先第一个想到的就是你了。业务员只有把与客户的关系处理好了，才有机会向客户推荐你的产品，客户才有可能接受你的产品。学会做人，不断培养自己的情商，拉近与客户的距离。

第二： 自信是做业务的必备的精神理念，要始终坚信在自己的心目中没有什么不可能，决不怀疑自己的公司，决不怀疑公司的产品，决不怀疑自己的能力，相信自己一定能够征服客户，客户一定会对你另眼相看。当遭遇客户刚开始时的一两次冷眼或者不热情的态度时，业务心里要明白：这只是客户还没有或者不完全了解你之前的一种本能反应，没有什么大不了。千万不要客户一两次的冷眼或者不热情就怀疑自己能否在这里继续干。如果有这种想法，那结果肯定是在这个客户这里干不下去。在向客人介绍产品时一定要自信，客人说这里那里有问题时，一定要用你的专业知识来向客人解签，不要犹豫，不要唯唯诺诺，要说服客人，让客人感到你所介绍的就是市面上最好的产品。

第三： 其次业务员要做一个主动的人。天上不会掉馅饼，是否有订单掌握在自己的手中。客户不理采你，你可以主动去推销自己，关心他及他周边的人。发客户固然艰难，可是跟进客户更不是一件简单的事，有如创业虽难，但守业更难。有很多业务在开发一些客户寄出一些样品后，不记得及时跟进，结果订单落入别人手中，因为一个客人要样品时，同类样品他不只找你一家要，他也会比对产品质量，比对价钱来作分析，如果你不及时跟进，即使你的产品有优势，但因为你一时的疏忽，而错失了与客户沟通的最佳时机，那么你就会错失订单。在僧多粥少的情况下，一个客户与很多供应商联系，如果你不及时不主动地与他联系，他很可能不记得你是谁。所以要保持与客户若即若离还是步步紧跟的跟进方式，要针对客人来跟，即不要让客人感到厌烦你，又能在恰当的时候用恰当的方式来跟跟进客户，一般在开发初期一周跟进两到三次即可。

第四：最后还要做一个好学的人。业务员要养成“多问”的习惯。业务员既不要形成“自己什么都懂，而客户什么都不懂，客户不如自己”而不值得去问，也不要有“问多了，怕客户嘲笑自己愚笨”而怕去问。寄了样后，客户不告诉你他们的测试结果，可试着跟进客户写是否还需要多一些样品作更进一步的测试，或是谦虚地问客户是否对的寄的样品有一些需要改进的建议这样我们可以改进我们的产品，客户不告诉你的市场情况，你可以主动去问客户目前什么卖得比较好；获取一些市场的真实情况，亲自去了解市场情况；以便掌握较多的知道好去与客户作进一步的沟通。

外贸业务是一项复杂具有挑战性而薪资较高的工作，很多朋友都是冲着高薪来做的业务，在做业务初期的头几个月是非常艰难的，没有客户资源，要从最简单和最基础的工作开始，积累客户资源，积累专业知识，包括区域市场调查、竞争对手分析、市场开发计划、客户资信调查、客户开发、客户管理与维护、终端网点建设、终端理货与促销、产品投诉处理等等。开发与管理的对象也很多，有一级批发商、二级批发商、零售商、消费者等等。而业务要将每项销售活动执行到位，将每个层级的客户开发与管理好，确实有难度。开发客户有如你去一个零售店，你要找到他的上一级经销商与总批发商，跟进客户好比你要解决总批发商转给你的下一级经销商的零售商带来的所有问题，只有这样，才有可能取得客户的认可与信任，最终达到驾驭和管理客户乃至整个区域市场的目的。

最后，要做到与客户共同销售，用业绩赢取客户充分信赖

通过做人，拉近了与客户的距离。通过从简单做起，复杂的问题也可以简单化。但做外贸业务，最终的结果是业绩，是销量的持续增长和市场份额的不断提升。接下来，业务员还应深入下去，将客户的激情充分的调动起来，与客户共同开发与管理市场，获取良好的市场业绩，最终使自己成为客户的合作伙伴。

7.外贸业务代理商书信 篇七

1.管理如要做到公正，公开，绝对需要员工的配合！如果员工藏有私心，不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息，导致管理者无法作出判断及相关决策。要做到公平公正，员工之间，员工与主管之间需要互相监督。要做到完全公开，管理者必须有实权审核及审批各种单据，并对各种单据进行存档及公共管理，以方便后来的员工查阅参考。

2.如要建立一个好的团队及竞争机制，管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核，包括销售技巧，付费平台发布信息数量，免费平台广告发布的网站数量，所签订的销售合同数量，达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金，而不是仅仅与底薪挂钩，因为底薪原本相差也不大，员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性，也能为公司赢得更多的客户及销售额。

3.关于现在划分的区域，虽然做到了区域平分，但是不可能做到完全平等。总有区域相对好的和一般的。完全按区域分问题在于免费平台，现在原则上是谁接到了另外一个人区域的询盘要给对方，但如果此业务员有私心不拿出来（当然现在我们有公开制度），或者是觉得自己的努力结果给别人了不甘心，因此没有那么努力了。这时我们需要考核制度（免费平台广告发布的网站数量）来约束。深入一步来说，如果他继续努力在更多的平台发布更多的信息，但是还是别人区域的询盘，这时他的积极性会大大下降。这样的情况是否可以考虑算团队业绩或者按50%比例平分业绩？

关于业务员的管理工作，如果要做到完善制度，必须严格按以下制度执行，以确保公司的利益最大化。红色字体是我标出的特别需要注意的。

（一）日常工作

1.8：40之前打开电脑，查收邮件，查看询价信息。

2.综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为四类：

（1）紧急；（2）重要；（3）日常（4）临时

3.和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。

4.工作结束之前确认一天的工作结果，将六点计划中完成和未完成的标注出来。注明完成进度，如有未完成的工作，写清未完成的原因。

5.每周一上午9点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周五下午三点前交本周工作总结，并于下午5点开总结会议，做工作反馈和总结。

总结内容应包括：

（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。（2）总结一周内遇到的技术性问题。（3）总结在业务上遇到的问题

6.每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。

8.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。

（二）客户开发前期工作 1.收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。

2.在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。

3.业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。

（三）报价及合同签定

1.收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，应与部门经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。

2.收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。

3.将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。4.合同盖章后，扫描发给客户确认签字。

5.如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。

6.双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。

（四）安排生产（备货）

非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！

（部门配备一个专门的跟单员，归部门经理管理。不能业务员一条龙操作。）您或许会觉得成本会增加，但这绝对是必要的！

1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知跟单员在速达5000中及时制作销售订单，经部门经理签字后，安排生产。2.业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。

4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。5.跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。

（五）发货

1.FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。

2.货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等扫描存档，并发给客户，进行确认。

（六）文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。

（七）电脑管理

1.电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。

2.业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘，部门经理，总经理有权查看。客户资料半年进行一次光盘刻录，进行数据备份。

（八）E盘文件管理

1.所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放在E盘，保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。

E盘：高级客户 ：客户----Business Report----Customer File----Packing----Shipping document

低级客户： 客户-----邮件

潜在客户： 客户-----邮件

2.文件存放说明：Business Report 下存放业务进展，工作总结。Customer File下存放来往邮件，传真，及报价。Packing下放置与包装有关的文件，图片。Shipping document下按合同号设置文件夹，分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。

（九）邮件管理

统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理，部门经理有权查看工作邮箱。

（十）产品报价程序

业务人员对外报价不得低于底价，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。

（十一）合同号登记本

业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。

合同号登记本统一挂在部门白板上，以确保所有信息公开透明。

（十二）单证保管

货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。

（十三）奖惩制度

8.外贸业务基本流程 篇八

第二步:我们自己内部的操作

当与客户落实定单后,一般情况是下生产计划.同时要跟进客户的定金(如果是T/T付款的时候),或者信用证(如果付款方式是L/C的时候)的状况.拿到客户单子的时候,就要仔细研究了,查看相关的产品信息(是否需要商检,是否需要办理出口许可证,是否需要预核签章等).如果需要办理以上的相关证件的,待发货的时候这些东西是必须准备好的,否则报不了关.这个怎么确定？

输入产品信息,查产品的H.S.编码,然后根据H.S.编码查该产品的监管条件.如果你对产品相当熟悉的话,这些是不用一一查阅的.哪些件要怎么样,这些你都是很清楚的.所以这个是需要时间来积累.第三步:单据准备,以便报关.如果需要商检的产品,办理商检之后就会取得:通关单/换证凭条.在本地报关,商检局会发通关单,在异地报关,则是换证凭条.对我们而言,所谓的异地,即是除了重庆以外的其他任何口岸.如果需要办理出口许可证的,提交相关单据之后,会取得出口许可证.所谓的预核签章,是以前对摩托车发动机零件的一种监管条件,现在取消了,即是说:不用办理预核签章了.取得以上相关证件之后,就将其于该票货的报关资料资料一起寄到货代指定的保关行.其他报关资料还包括 sales confirmation, commercial invoice, packing list.如果是零件的,报关的时候还需要detailed packing list.以及核销单,报关单和代理报关委托书.总结一下报关单据这一部分哈,报关单据如下:

1、出口许可证,2、通关单，3、sales confirmation,4、commercial invoice，5、packing list，6、detailed packing list，7、核销单，8、报关单，9、代理报关委托书。其中1、2、6在需要的情况下才办理，不需要的时候则没有这些单据。

同时还要注意，与准备单据平行进行的还有以下事宜：待货物基本备好的时候，应联系货代，传托书（货运委托书），以便于货代定仓，安排船期。

这就是报关前需要准备的事项。

报关后的事项：催货代寄回提单正本（一般是在报关后一个星期的样子，就可以问问货代什么时候把提单给你了）。同时准备客户单据（这个是根据客户的要求而定的）。

基本程序就是这个样子了

提单是不是退税用的？

退税的时候也需要提单，但只是复印件，是税务为了核实出口公司出的货是否属实。但提单的主要作用是客户提货用的。

那提单还需要用航空邮件寄给客户哦？嗯。

一般是退税之后再寄？不是的。是发货之后，只要你的所有客户单据都准备好了，就可以寄了。当然要及时寄，最晚要在货物快到对方港口前半个月寄。

客户单据他会提出自己需要哪些单据吧？

一般是commercial invoice, packing list，但是有些客户会有其他的要求。

9.英文书信 拓展海外业务 篇九

扩充海外业务是每个有竞争力的公司的奋斗目标之一。拓展海外市场从而扩大产品销售量是所有公司都希望的。下面的推荐信里说到，虽然本公司已不再生产某种商品，但与自己有合作关系的一家公司生产，所以极力推荐那家公司。Stage 1

谢谢贵方前来询问我公司是否生产某种产品。

Stage 2

很遗憾，我们公司不生产这种产品。但就我们熟悉的，可以向贵方推荐一家有声誉的公司。简要介绍这家所推荐的公司，并提供其联系资料。

Stage 3

提出乐意帮忙可以做到的事情，试问贵方意下如何。

推荐厂商 Dear Mr.Brewer:

We have received your inquiry dated July 10 concerning Digital Video Disc(“DVDs”).Unfortunately we do not manufacture1)DVDs.We can, however, recommend ABC Electronics Inc.to you since we are one of ABC’s shareholders , and we know that ABC hopes to sell its DVDs outside China.To date ABC has sold its products only in China.ABC’s contact address is as follows:

No.10 Gongye Road

Baiyun District, Guangzhou 123123

China

Tel: 86-20-1234-1234

Fax: 86-20-0123-0123

Person in charge: Mr.Liu Ming 2)

Since we know your company very well, we can, if you like, help by contacting ABC on your behalf to get things off to a smooth start.Please let us know if you would like this kind of assistance.Yours sincerely，简要翻译

你方七月十日关于DVD的询问信，我们已经收到。

不幸的是，我们不生产DVD。.但是，既然我们是ABC电器公司的股东之一，而且知道ABC公司希望在海外销售DVD，我们可以向贵方推荐ABC电子有限公司。至今，ABC公司还只在中国销售过他们的产品。ABC 公司的联系地址如下 ：

中国广州白云区工业路十号 邮编：123123

电话: 86-20-1234-1234

传真: 86-20-0123-0123

联系人: 刘明先生

我们对贵公司也很熟悉，所以如果贵方愿意，我们可以代表贵方帮助联系ABC公司使事情有一个好的开始。请告知我方你们是否愿意接受这种帮助。

Useful Sentences

1.We highly recommend this company as a golf ball supplier.我们极力推荐这家公司作为高尔夫球供应商。

2.You may want to consider contacting the companies listed below in order to explore future business possibilities.为了探讨未来生意的可能性，你可能想考虑联系以下列出的公司。

3.ABC Inc.is an import company specializing in computer equipment.Their clients include manufacturing companies such as Paradise Digital Inc.ABC有限公司是一家专业从事进口电脑设备的公司。他们的客户包括例如像天堂数码有限公司这样的生产商。

4.We are pleased to inform you of the names and the addresses of the leading manufacturers in China.我们很乐意为贵方提供中国主要生产商的名称和地址。

5.ABC Inc.was established 15 years ago and is now considered one of the most

3)reliable catering services companies4)in the industry.ABC有限公司成立于15年前，现在被认为是在这个行业中最值得信赖的饮食服务公司之一。

Useful Words & Expressions 1.manufacture

vt.(大量)制造,加工

★ manufacturer n.制造业者,厂商,厂主;制造公司

2.shareholder 3.leading

n.股东

a.主要的;最重要的

4.catering service company 饮食服务公司

回复推荐

Dear Mr.Zeng，I am writing to thank you for giving us the name of ABC Electronics Inc.Acting on your introduction, we have sent an inquiry letter to ABC.As you can see from the attached copy of the letter, we took the liberty of2)mentioning your company’s name.We sincerely hope that we will be able to start a fruitful business relationship with ABC, and we will inform you of the results regardless of4)the outcome.Thank you again for your help.Yours faithfully, 简要翻译

我写信是想谢谢贵公司向我们推荐ABC电子有限公司。

根据你方的介绍，我们已经给ABC寄了一封询问信。你们从附上的信的复印件可以看到，我们冒昧提到了你们公司的名字。我们真诚希望我们将来能够与ABC开始建立一个富有成效的生意伙伴关系，而且不管结果如何，我们都会告知贵公司。

再次感谢你方帮助。

Useful Sentences

1.Thank you for the introduction but we have already been in contact with the agent you referred us to.3)

1)谢谢你方的介绍，我们已经联系了你们所推荐的那家代理商。

2.We do not know how to thank you for recommending several candidates to us.我们不知道怎么感谢你方给我们推荐了几个候选人。

3.As we have been looking for an agent to market our newly modeled products in South China, your information was very helpful.由于我们一直在找能在中国南部代理我们新型号产品的代理商，贵方提供的资料很有帮助。

4.Many thanks for the introduction to P&G company.We will be contacting them to see if there are possibilities for establishing a future business relationship.谢谢贵方介绍宝洁公司。我们会与他们联系，看将来是否有可能建立生意伙伴关系。

5.Thank you for sparing the time to refer us to these leading shoe manufacturers.谢谢你方抽出时间给我们提供这些主要的鞋生产商作为参考。Useful Words & Expressions

1.act on one’s introduction 按照某人的介绍，按照某人的引见 ★ introduce

2.take the liberty of(表示抱歉)冒昧做了某事

◆ I took the liberty of writing the letter to the president.我冒昧写了这封信给董事长。

3.inform sb.of sth.通知/告知某人某事 ★ keep sb.informed 让某人知道

4.regardless of 介绍某人

Dear Mr.Liu，We are pleased to introduce Mr.Anderson, who hopes to visit your company next month.Mr.Anderson is General Manager of the Technical Department of Sunrise Crane Co.Ltd.Most of the ships we have built for you are equipped with Sunrise cranes.Mr.Anderson is planning to make a business trip to1)Asia next month, and taking this opportunity, he is going to visit your company since you are one of Sunrise’s most important end users2).If your schedule permits3)，ph.不管;不顾

vt.介绍，引见 Mr.Anderson would like to visit at 2:00 p.m.on Tuesday, April 10.His main purpose would be to hear your views on their latest Crane Type Z.We would appreciate it if you would take the time to meet with Mr.Anderson.Please let us know whether his visit would be convenient or not.Regards, 简要翻译

我们很乐意介绍安德森先生，他希望下个月能来参观贵公司。安德森先生是日出起重电机有限公司技术部的总经理。我们为你们制造的多数船中就装备有日出起重机。

安德森先生正计划下个月到亚洲进行商务旅行，既然贵公司是日出起重机最重要的最终用户之一，他很想利用这个机会访问你们公司。如果你方日程安排允许的话，安德森先生想在四月十日的星期二下午两点来参观。他的主要目的是想听取你们在他们最新的Z型起重机产品上的看法。

如果你方能抽出时间来会见安德森先生，我们将不甚感激。请告知我方他的访问是否方便。

Useful Sentences

1.As a financial analyst4), Prof.Bailey of Economics Department is highly recommended.作为财务分析员，经济学部门的白利教授非常值得推荐。

2.Mr.Green is one of the most promising engineers in the field of genetic engineering and he would welcome the opportunity to exchange views.格林先生是遗传工程领域最具潜力的工程师之一，他会很高兴有机会相互交换意见。

3.Mr.Malone would like an opportunity to give a special presentation on a new product.马龙先生想借个机会做一次新产品的特别演示。

4.Jack is one of our most effective representatives, and he was delighted to have the chance to meet and talk with a person of your background and experience.杰克是我们最成功的代表之一，他很高兴有机会能和象你这样的背景和经历的人会谈。

5.Mr.Lewis is extremely knowledgeable6)about our line of furniture and 5)fixtures, and he will be anxious to learn how he can be of help to you.刘易斯先生对我们的家具及配置生产线非常有见地，他会想知道怎么可以给予你们帮助。

Useful Words & Expressions

1.make a business trip to 去某地进行商务之旅 2.end user ph.(产品的)最终消费者,直接用户

3.if your schedule permits, 如果你方日程安排允许的话，…… 4.financial analyst 5.genetic engineering 6.knowledgeable 欢迎拜访 Dear Mr.Lewis:

Thank you for your letter introducing Mr.Anderson.We would be pleased to meet Mr.Anderson at our office at 2:00 p.m.on April 10.If we can be of any help to his company in its efforts to develop even better cranes, we would be very happy to extend our cooperation.Please inform Mr.Anderson that he is very welcome to visit us and that we are looking forward to his arrival.Regards, 简要翻译

谢谢你们来信介绍安德森先生。

我们很乐意在四月十日下午两点在我们办公室接见安德森先生。如果我们能为他的公司开发更好的起重机有所帮助的话，我们很乐意合作。

请告诉安德森先生，我们欢迎他来访问，并且期待着他的到来。

Useful Sentences

1.Thank you for taking the time to find an appropriate person to meet us to discuss the matter.谢谢你们抽时间找一个合适的人来和我们讨论这个问题。

3)2)

1)

财务分析员

ph.遗传工程

a.有知识的,博学的;有见识的 2.I hope you will let us know how we can be of service.我希望你们能告诉我们怎么才能对你们有所帮助。

3.We are honored to be given the opportunity to meet your Chairman of the Board4).我们很荣幸有机会见到贵方董事会的董事长。

4.I want you to know, however, that I really appreciate your receiving Keith and helping him understand your business.然而，我想让你们知道，我很感激你们接受基斯并帮助他了解你们的行业。

5.We certainly enjoyed having you and look forward to seeing you again.我们当然很高兴公司有过你，并期待再次见到你。Useful Words & Expressions

1.if we can be of any help to...如果我们能帮助…… 2.We would be very happy to extend our cooperation.我们将很乐意给予我们的合作。3.appropriate

adj.适当的,恰当的,相称的

4.chairman of the board 董事会董事长 预约

Dear Henry，Please be advised I will be traveling to China next month to promote the latest products from Hara Software Inc.I will be in Guangzhou and available1)for discussions from April 10 till April 12.I would like very much to pay you a visit.Assuming this is acceptable2), please let me know when it will be convenient for you to meet me in your office.Yours faithfully，简要翻译

请注意我将会在下个月到中国为哈罗软件公司最新的产品作宣传。四月十日至十二日我将会在广州，并有时间做些讨论。

我很乐意去拜访你。假如可以的话，请告知我什么时候去你办公室和你面谈比较方便。Useful Sentences

1.My schedule is very flexible, and I can come any time that is most convenient for you.我的日程安排很灵活，而且只要你方便我随时都可以过来。

2.If I do not hear from you to the contrary, I will plan to visit you on Tuesday, March 29.如果我没有听到你有反对意见的话，我将计划在三月二十九号星期二来拜访你。

3.Kathy and I will be in Beijing in the middle of June and we would like very much to visit your factory.凯西和我六月中旬会在北京，我们很想去参观你们的工厂。

4.I would like to make an appointment with Mr.Ruyle, your Sales Manager, to discuss future business prospects4).我很想与你们的销售部经理路乐先生，约见商谈一下以后的生意。

5.Your support and cooperation would be highly appreciated.你方的支持和合作，我们将不甚感激。Useful Words & Expressions 1.available

2.assuming this is acceptable, 假设这个可以被接受的话，…… ★ assume ★ assumption

3.to the contrary ph.(意思)相反的4.prospect 感谢接受拜访

n.(成功的)可能性;前景,前途 vt.假定为

n.假定，设想 a.有空的,可与之联系的

3)◆ The principal is available now.(现在校长有空了。)

Dear Henry，Thank you very much for your letter accepting my proposed visit and inviting me to lunch.I am pleased to confirm that I will visit your office at 10:00 a.m.on April 11, to be followed by lunch.I look forward to seeing you and your colleagues next month.Thanks!

Cordially yours, 简要翻译

谢谢你来信接受我提出的拜访并邀请我吃午饭。

我很乐意确认我将会在四月十一日上午十点去你办公室，之后和你吃午饭。

我期待着下个月见到你和你的同事。

谢谢！

Useful Sentences

1.Thank you very much for your prompt response and for making the arrangements.非常感谢你立即做出反应，并做好这些安排。

2.It’s a privilege2)for me to be able to meet your company’s president.我很荣幸能见到贵公司的董事长。

3.We are grateful for your thoughtfulness in holding a party in our honor.我们很感激你们考虑这么周到，还为我们举行一个聚会。

4.Should there be any schedule changes5), I will contact you immediately.万一计划有什么变动，我会马上和你联系。

5.Thanks very much for your thoughtfulness.谢谢你方考虑得这么周到细致。

Useful Words & Expressions 1.prompt

2.privilege

n.(个人的)恩典,殊荣

◆It is a great privilege to know you.认识你真是莫大的荣幸。a.敏捷的,及时的,迅速的

3)

4)

1)★ prompt response = prompt reply = quick reply 3.thoughtfulness

n.深思;熟虑

★thoughtful a.体贴的,考虑周到的 4.in one’s honor 以某人的荣誉/名誉/面子

5.Should there be any schedule changes...万一计划有什么变动……(= If there should be any schedule changes, …）

拒绝约见

Dear David，I am very sorry to tell you that it will not be possible for us to meet during your forthcoming trip to Beijing.Unfortunately I will be out of town1)on April 11, which is the only date that you said you would have available in Beijing.If you are planning to make another visit to Beijing sometime soon and if you can give me some advance notice of your visit, I would be delighted not only to see you again but also to arrange a visit to our factory.In any case3), I look forward to meeting you again in New York on my next trip.Cordially yours, 简要翻译

很抱歉地告诉你，在你即将来北京的期间我们不能见面。很不巧，四月十一日我不会在北京，刚好这天就是你所说的你唯一在北京的一天。

如果你计划不久再来北京，而且能预先通知我你的到来的话，我很希望能见到你，并且会安排你去我们工厂参观。

不管怎么样，我期待着下次去纽约时再次见到你。

Useful Sentences

1.We apologize for not being able to meet with you at this time because I am afraid we will be away on a business trip.我们为这次不能和你们会面而表示歉意，因为很抱歉我们将要到外地出差一趟。

2.Our schedule next week is very tight4)and I am afraid it will not be possible

2)to have a meeting.We would appreciate it if you could change the date to later this month.我们下周的日程表排得很紧，恐怕不能举行会谈。如果你方能将时间改到这个月末一点，我们将不甚感激。

3.Concerning the plant visit you requested, we are sorry to inform you that the plant will be closed the whole day for maintenance reasons.关于你们提出的去车间参观一事，我们很抱歉地通知你们，车间将由于维修保养原因会关闭一整天。

4.I am afraid that due to unforeseen circumstances we are not able to schedule the meeting you requested.由于出现了一些难以预料的事情，我们恐怕不能安排你方要求的会谈。

5.I am sorry but it’s such a coincidence7)that our manager will have to attend a meeting at another city that day.很抱歉真是个巧合，我们经理那天会要到另外一个城市去参加一个会议。Useful Words & Expressions 1.out of town 出城远行

2.advance notice 预先通知

3.in any case ph.无论如何;至少

4.tight [tait] a.(时间,空间)紧凑的,排得满满的,没空的

◆ The schedule is very tight this month.(这个月的日程表排得很紧凑。)

5.maintenance

6.unforeseen circumstance

7.coincidence 取消约见

Dear Mr.Johnson: Re: Appointment on April 11

n.巧合;巧事

难以预料的情况

★ under the circumstance =(in this situation)在这种状况下

n.维修,保养

6)

5)

Due to a very urgent matter I must suddenly leave for Hong Kong tomorrow and I will not be back in Beijing until April 20.Therefore, I am afraid I have to cancel1)our appointment on April 11.I do apologize for any inconvenience caused by my last–minute cancellation and I hope to see you either in Bejing or New York in the very near future.Cordially yours, 简要翻译

由于一个紧急情况，我必须明天临时去香港，而且要到四月二十日才回北京。因此，我很抱歉我必须取消我们在四月十一日的约会。

最后一刻的取消给你所造成的不便，我深表歉意，并且希望不久的将来可以在北京或纽约见到您。

Useful Sentences

1.I hope my cancellation will not cause you any inconvenience.我希望我的取消不会给你造成任何麻烦。

2.Please accept my apologies for3)canceling our appointment at the last minute.最后一刻取消我们的约会，请接受我的道歉。

3.Since my associate4)who had planned to visit your factory was injured in a car accident, we will not be able to keep the appointment next week.由于和我打算一起来参观你方工厂的搭档在一次车祸中受伤，所以下周我们不能如约前往。

4.I am afraid we will have to either cancel or reschedule the appointment as our company president was hospitalized5)after suffering a heart attack.由于我们公司的董事长心脏病发作住院，所以恐怕我们不得不取消或者重新安排一次会面。

5.About rescheduling, my assistant will contact you as soon as my problem has been settled6).关于重新安排会面一事，我的问题一旦解决，我的助手就会马上联系你。Useful Words & Expressions 1.cancel ≮ cancellation vt.取消,废除;中止

n.取消

2)

2.last-minute 最后关头，最后时刻

≮ last-minute cancellation 最后一刻的取消

3.Please accept my(our)apologies for...为……请接受我（我们）的道歉。

4.associate

5.hospitalize ≮ hospital

6.as soon as my problem has been settled 当我的问题一旦解决 通知更改约见

Dear Mr.Moore: Re: Appointment on October 10

I am sorry to report that something urgent has arisen which requires me to be away from Beijing on the above date.Therefore, I am afraid, I will have to cancel our appointment.However, if you don’t mind discussing the matter with my colleague Mr.Liu, who is Assistant Manager, he would be delighted to meet with you.Mr.Liu works closely with me on our business with your company and he is fully capable of discussing the matter in question.I apologize to you for any inconvenience and look forward to seeing you soon.Cordially yours, 简要翻译

很抱歉通知您，由于出现了一件紧急的事需要我在上述日期离开北京，所以恐怕我不得不取消我们的约会。然而，如果你不介意和我们的经理助理刘先生谈论这件事的话，他将会很高兴和您见面。刘先生在我们与贵公司的业务上面，和我工作得很紧密，而且他完全有能力讨论这个还未定下来的问题。

1)

n.伙伴;合伙人 vt.使住院治疗 n.医院

给您带来不便，我深表歉意，并期待早日见到您。

Useful Sentences

1.For the discussion of the important issues, Ms.Stone will attend the meeting on my behalf.关于讨论这些重要的问题，斯通女士会代表我参加会议。

2.I reviewed your proposal thoroughly and have decided to ask Mr.Zhang to handle the matter for me.我彻底审查过你的提议，并决定请张先生为我处理这个问题。

3.Although I was hoping to discuss the matter with you in person, my presence is required elsewhere, and therefore I am sending Ms.Yang in my place2).尽管我是希望和您亲自谈论这件事，但是我需要去其它地方，所以我将派杨女士来代替我。

4.Mr.Liu is one of the leading engineers in our lab and he has superb credentials3)in the field.I am confident that he will be able to assist you.刘先生是我们实验室最主要的工程师之一，他在这一领域资历很深。我相信他将能够帮到你。

5.Mrs.Tang has extensive experience in the semi-conductors market and I am certain she will live up to4)your expectations at the presentation.唐女士在半导体市场方面经验很丰富，我确信她在介绍方面将不会辜负您的期望。Useful Words & Expressions

1.capable of ph.能够;做得出,有做...的资格

2.in one’s place ph.代替某人;在某人的立场上

3.credential

4.live up to ph.达到;遵循;保持一个标准

◆ It would be hard to live up to her parents

n.(常复数)国书;凭据;证书