档案归档整理目录

档案归档整理目录（8篇）

1.档案归档整理目录 篇一

房建和市政工程工程竣工监理资料归档整理目录清单

1、*施工合同及委托监理合同，施工许可证

2、*监理规划

3、*监理实施细则

4、*单位工程开工报告

5、工程暂停令、复工申请

6、工期延期审批表

7、*监理日志、监理月报、旁站监理记录

8、*会议纪要

9、*来往函件（监理工作联系单、备忘录、监理通知单及回复、不合格项目通知单等）、收发文登记

10、质量缺陷与事故处理文件

11、费用索赔文件资料

12、*监理工作总结

13、*基础、主体分部工程验收资料

14、*竣工验收备案表

15、▲工程竣工验收报告（建设、勘察、设计、施工、监理五方盖鲜章原件）

16、*质量评估报告及其他专题报告

17、▲业务手册（对监理方的评价）

18、其他监理资料（如照片、声像资料等）

19、*上交建设厅下发的考评手册

2.档案归档整理目录 篇二

一、名人档案的内容和类别

名人档案按其内容划分,可分为:生平传记类材料(包括个人自传、日记、个人简介、个人回忆录等)、信函类材料(包括对学校发展起重要作用的信函,已故名人的讣告、唁电、悼词、纪念会、纪念活动等通知、安排)、证件类材料(包括学生证、工作证、聘书、任命书、委任状、代表证等)、评价类材料(包括学术界、国内外媒体以及省级以上重要领导人对本人的评价材料)、成果类材料(包括本人毕业论文,编辑或主编的专著、译著、正式出版的教材、参考书、重要讲义、标志性论文,有价值的笔记和手稿,获奖证书、奖状、奖品等;出席国内外重大会议及活动的讲话、报告)、声像类材料(包括个人成长、学习、工作等各个时期重要活动如教学、科研、外事、社会活动及个人生活的照片、底片录音带、录像及影片等)、收藏类材料(包括本人收藏的有重要保存价值的图书、资料、实物,本人使用过的有重要保存价值和纪念意义的实物等)。

由以上的归档范围可以看出,名人档案既包括名人的传记、信函、论文、手稿、著作、讲义、媒体报道等一般载体的档案,也包含照片、录像带、录音带、证书、实物等特殊载体的档案。就档案载体而言,名人档案基本涵盖了高校档案实体分类法中其他12个门类的载体形式。

二、名人档案的分类整理和归档

对于内容丰富、载体多样的名人档案,我们该如何科学、合理地将其分类整理并归档呢?

1. 名人档案实体分类号的设置

一所高等院校,其名人档案的建档对象人数众多,尤其是像笔者所在的华南理工大学属全国“985”重点高校,人才济济,学者云集,相应地,各位名人的档案资源也极为丰富。名人档案在征集方面,也与其他门类档案不尽相同,其他档案一般是在每年相对固定的时间段进行统一收集,而名人档案则是随到随收或上门征集。另外,名人档案的收集通常不是一次性就接收完毕,因为建档对象一般都年长体弱,且需要整理的材料非常繁杂,整理起来十分耗时费力,有些材料因为年代久远也需要翻箱倒柜或者四处向亲友们搜集方可保证各类材料尽可能齐全完整,故而这个过程是长期而持久的。鉴于此,我们通常建议各位建档对象或其家属分期分批移交进馆。因此档案人员对名人档案的整理归档在时间上也做出相应的调整,即进馆一批便整理一批,具有持续性。针对名人档案需要经常补充立卷的这种现状,为了使同一位名人的所有材料均统一编号归档存放,我们在实体分类号的设置上采用在同一归档年度内,分别给每一个名人各自一个实体分类号的方法,这样就可有效解决同一位名人的材料需要不断进行后续补充而带来的插卷补卷问题。

如:人物类档案代码为RW,RW12代表名人档案,RW13代表教工人事档案。为了区分同一归档年度不同名人的档案,我们在RW12一级类目的基础上,增设二级类目。如,在2016年征集的名人档案中,我们给吴硕贤院士名人档案的分类号为RW1211,原校党委副书记曾惠典档案的分类号为RW1212,著名建筑结构专家梁启智教授档案的分类号为RW1213,依此类推。不同名人的档案均拥有自己独立的实体分类号,不跟其他名人的档案相互混编,就为今后持续补充立卷创造了有利条件。每一卷的档号组成形式为:年度—实体分类号—案卷号。例如:吴硕贤院士名人档案的第一卷的档号为:2016-RW1211-1,依次编号。我们一般以初次接收某建档对象档案所属的年度作为其名人档案档号设置的归属年度,如2015年,我们接收了我校原校长、陶瓷专家刘振群教授,电力专家吴捷教授,原副校长、焊接工艺学专家黄石生教授等名人的各类档案材料,所以我们将其名人档案的归档年度定为2015年,依此年度编制档号。

2. 名人档案的分类整理和归档

(1)一般载体档案的整理归档。名人档案中的纸质材料,包括生平传记类、信函类、成果类中的论文、著作、证书、笔记和手稿、教材、参考书、会议讲话、报告等,可以按原有方式,根据各类材料的内容和性质分装卷盒、依次编号归档。首先对进馆的所有材料进行分门别类,将同一类型的材料放在一起立卷,尽量不要混装。如,信函、手稿分别集中立卷,同一类材料若立多卷,则卷号尽量连号。同时,分类尽可能细化,使得每一卷材料更有辨识度。如,在“证书”这一大类中,可细分为“获奖证书”(或“荣誉证书”)和聘书两类,如果数量很多,则这两类证书也要分别装盒编号,当然假如证书的数量极少,一个卷盒足以存放,也可只立一卷,但是在同一卷中,要将获奖证书和聘书分别连续编号。此外,同样是获奖证书,论文、著作获奖与其他荣誉称号类的奖项也应予以区分。总之,名人档案分类的原则就是,在大的分类基础上,再按内容、时间等进行逐级细分。这样就使得案卷和卷内材料排列科学合理、清晰有序,查找起来也更便捷。(2)特殊载体档案的整理归档。名人档案中不乏实物、照片、视频、音频等特殊载体的档案,因其特殊性,我们在档号编写、装具及存放位置等方面都要酌情另加考虑。首先是实物类。名人档案中这一类非常多,到目前为止已征集名人的各类实物近300件,包括徽章,奖杯奖章、名人用过的有纪念意义的物品,等等。比如,我校原校长、博士生导师刘正义教授早年用过的印泥、印章、针线盒、煤油灯、毯子、手表、计算尺等;华南工学院原副院长、著名无线电技术专家冯秉铨教授生前用过的收音机、英文打字机及购买时的发票等;建筑设计专家、中国工程院院士何镜堂教授主持设计的上海世博会中国馆模型;能源专家华贲教授的“五一”劳动奖章;外国语言学专家、国家教学名师秦秀白教授的奖座、奖章等;已故制糖学专家陈树功教授生前用过的眼镜、晶体管收音机、英文小词典。诸如此类,难以胜数,均为十分有保存价值的名人实物。

这些实物的形状、大小、材质不一,如果按普通纸质档案的立卷方法,显然有其局限性。那么,该如何给这类名人实物编号归档呢?

为了保证同一位名人所有档案档号的连续性和统一性,笔者认为名人实物的档号可以接续该位名人其他纸质档案进行编制,比如,我校著名水泥专家、博士生导师王天頔教授的档案非常丰富,其各种手稿、荣誉证书、聘书、著作、媒体报道报刊、课题申报资料、项目可行性研究报告等纸质材料的案卷档号编到了78卷。对于他的另外两种珍贵的实物,即王天頔教授生前所采集、收藏的各种矿石标本,我们也将其档号接着前面的纸质材料的档号续编下去,将矿石标本的案卷号编在第79、80卷。在名人实物档案的装具和存放位置方面,一般的纸质卷盒及其档案柜显然不能适用。对此,我们可以在每一件实物的合适位置贴上档号标签,存放到馆内专门保存实物档案的档案柜中。这种档案柜在隔层、承重等方面都是专门针对实物档案设计制作的,因此,也适用于名人实物的存放。为了与馆内其他实物档案相区分,我们调用了10个实物档案柜专门存放名人的实物档案,按照年度、档号的顺序依次排列。

那么,同一位名人的纸质档案和实物档案没有存放在同一处,而其档号又呈连续性,是否会造成查询利用上的不便呢?其实这个问题不难解决,我们可以分别在两处都做个清晰的备注和详细的文字说明,将档号和存放位置等信息标注清楚,必要时,还可以在每件实物上编一个参见号,如此就可以按图索骥,顺利找到所需查找的档案。

对于载有名人视频、音频、照片或其他各种材料的光盘、移动硬盘、录像带、录音带等,我们也可以参照名人实物的归档和保存方法,将档号与该名人的其他各类档案连续编号,在存放位置上,因为考虑到数据安全问题,光盘和硬盘、磁盘、录音录像带等声像档案需要保存在专门的防磁柜中,因此,在馆内调用2个防磁柜专门用于存放名人的光盘、移动硬盘等声像档案,与馆内其他声像档案分别保存,在相应位置做好备注和说明。

为了以示区分,在存放名人实物和光盘、硬盘的档案柜柜门贴上柜牌,清晰标注“名人实物档案”或“名人光盘、移动硬盘等”,就使存放位置更加清晰明确了。

名人档案中的照片档案,可以依照名人的其他纸质档案的归档方法,顺着该位名人其他各种类型档案进行逐张照片编号、录入归档。

因名人档案之内容和载体的多样性,在录入档案管理系统时,对于题名需要特别标注清楚,录入照片、实物时,最好在题名前加“照片”、“光盘”、“视频”或“实物”等字样,如“照片:全国科学技术奖励大会合影(王天頔教授参加)”,“照片:全国硅酸盐学会第三次会员代表大会合影(王天頔教授参加)”、“实物:吴硕贤院士全国先进工作者绶带”,“实物:李元元校长出席‘校长有约’活动及学生赠予的纪念品”,等等。将名人档案中普通载体和特殊载体的档案统一整理、编号归档,有利于该名人所有材料的集中归置和查找,体现同一位名人的档案的完整性和系统性。同时,根据对特殊载体档案保管条件的要求,在名人实物档案和声像档案的存放位置上作一个调整,分别以相应的专业的装具进行保存。

三、做好名人档案整理归档需要注意的几个问题

1.名人档案是学校和国家的宝贵的精神财富,及时抢救、保护、利用好名人的各种珍贵史料是档案工作者义不容辞的责任。档案人员应该始终怀抱一种高度的责任感和使命感,本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的原则,尽心竭力地积极做好名人档案的收集、整理归档和利用工作,使华南理工大学的历史文化和人文精神得以永久传承。

2.面对内容、形式、载体多样、数量庞大的名人档案材料,我们要时刻保持清醒冷静的头脑,做到心中有数,不慌乱,在认真仔细地对所有材料进行逐级分门别类的基础上,装盒立卷、编号录入,使每一件档案都整理得井井有条,清晰有序。这既是对名人的尊重,也是档案人应该具备的职业素养。

3.要及时做好名人档案(包括实体档案和数字化档案)的安全保护工作。名人档案由于其特殊性,很多年代久远的珍贵的名人手稿、笔记、照片、证书等材料因经年累月的风雨侵蚀或是几番多次的辗转搬迁,造成了一定程度上的损坏:或虫蛀或水浸或缺边角,等等。鉴于此,名人档案一进馆即被放入真空充氮杀毒机中进行杀菌消毒处理,防止其继续受损。将名人档案经过杀毒处理后,再对部分缺损的档案材料进行补救性修复,以尽量保证史料内容的完整再现。同时,出于对名人档案抢救性保护的考虑,应对所有名人史料进行数字化扫描,并对数字化工作后所形成的所有数据进行多套、异质备份,这样就使得对名人档案的保护做到万无一失。此外,名人档案的数字化也是构建名人档案资源库的重要工作,对于充分利用名人档案开展线上和线下的专题展览、进行科学研究、史料编研等工作都有着重要意义。

参考文献

[1]连健,丁克永,吴小平,等.地质资料管理与服务国外发展形势跟踪研究[J].北京:中国矿业,2013(22).

[2]孙宝云,赵冬.论美国保密制度的特点及对中国的启示[J].北京:理论与改革,2011(4).

[3]张翠光,卜小平,侯荣久,等.美国地调局自动信息系统安全管理及其对国家地质资料数据中心建设的启示[J].北京:现代情报,2009(29).

[4]石小亚,朱小飞,朱卫红,等.浅析美国地质资料信息管理与服务[J].北京:国土资源科技管理,2011(28).

3.事业单位档案归档材料的整理探究 篇三

关键词：事业单位；档案归档材料；整理

作为档案的重要组成部分之一，文件资料需要经过收集、整理、归档和编号等步骤，而按照科学的方法将散乱不堪、需要进行整理的文件资料集合成有规律的单位，使之为事业单位提供备查依据的过程就是事业单位档案归档文件资料的整理工作。在事业单位中，大部分文件资料还未形成档案，也就是说，这一类文件资料并不能快速的被利用，可见，科学化的整理档案是提高事业单位整体工作效率的关键所在。

一、事业单位整理档案归档材料的意义

事业单位整理档案归档材料是一项专业技术性的工作，它能将杂乱的文件资料转为系统化材料。在进行整理时，应当按照规定的程序和科学的方式，并充分考虑材料的形成时间、类型、重要程度以及来源等不同特点进行分门别类，随后再进行编号与装订，使档案成为有序体系，能够便于使用者使用检索功能。这项工作使得散乱的文件变得有序化、规范化，使得档案系统脉络分明、条理清晰，能够凸显文件资料的核心成分，并最终能够被有效利用，实现文件资料的使用价值，因此，事业单位整理档案归档材料工作具有至关重要的意义。

另外，在归档与整理文件资料时，事业单位档案管理人员需要鉴定文件资料的价值，并对其是否具有真实性进行确认。与此同时，事业单位档案管理人员需要对档案部分的所有档案定期整理，整理的主要内容在于鉴定档案的保存价值，即按照保管年限的规定以及档案的历史价值、当前价值对现有档案的保存价值进行估量，若某档案仍然具有保存价值，则放置原位，若档案已丧失保存价值或已超出保管年限，则将其归在一处，经审批合格后再集中销毁，这样一来，档案部门留存的档案才能具有较高的质量。

二、事业单位整理档案归档材料的原则

1.做好档案整理工作。对于事业单位而言，无论是上级单位（或本级单位）发布的指示性文件，还是本级单位的编印的简报刊物定稿（或印本），从来源上看，都有密不可分的关系。故只有在保持文件来源关系的基础上，联系文件的形式、内容与时间，才能还原文件形成的过程、反映文件的 活动面貌、实现档案的价值。事业单位档案的形成是一项持久的过程，当中融入了很多前辈的心血，体现了他们的整理档案的劳动成果，因此，档案管理人员在进行档案整理时，应当尽量避免拆卷整理，以减少对前辈档案成果的破坏，可以对前辈的档案进行研究，借鉴其分类方式与检索工具，如果发现前辈有整理不当出现严重错误的地方，可以采用业务指导方式纠正。

2.以有利于保管和利用为前提。在进行档案的有序化管理工作时，应当以保障档案的安全以及有利于保管和利用为前提。当前很多事业单位已将档案的检索条目输入到了计算机中，极大地缩短了人工搜寻档案的的时间，并且在计算机技术的帮助下，档案信息能实现科学分类与管理，即使是分散在不同类目中的同一问题或事由的档案信息也能在短时间内检索出来，这不仅使得事业单位的档案管理工作更加简单化，还有利于成套利用事由单位的档案。

3.遵循文件的形成规律。事业单位档案主要产生于事业单位各项学习活动中，该档案真实地还原了事业单位日常活动的面貌。由于事业单位各部门间的内在联系十分紧密，故整理档案中的文件资料时应保持事业单位的整体性并遵循文件的形成规律，即要做到以下三点内容：其一，维护活动资料（如活动请示文件、正式会议文件等）的整体性，保证活动资料的齐全；其二，维护文件自身完整性，重视文件之间的内在联系，如请示文件必须与批复文件相连、文件的附件不可缺失等；其三，在分类和排列文件时，应保持文件资料间的自然顺序，如会议的通知、报告、决议顺序以及重要文件的初稿、讨论稿、修改稿顺序不可更换。

三、事业单位整理档案归档材料的程序

1.分类材料。对档案信息的物理形态进行排架、保管及存放是指档案的实体分类。实体分类的第一层是对国家档案的宏观分类，这一层能够为建立各类各级档案室以及规划国家档案室财贸系统提供重要依据。实体分类的第二层区分档案室的全宗，而第三层则是对全宗内档案进行分类，这一环节参考了全宗内档案的形式、内容、时间及来源等内容，建立了系统化的卷宗。

2.整理材料。事业单位进行材料整理的步骤是将归档文件资料在系统化的作用下形成保管单位以便日后查阅，资料的整理并不是一项孤立的工作，该工作与文书处理工作息息相关，只有密切协调这两项工作，才能保证档案管理工作的整体严密性。如请示文件下必有批复文件，征求意见文件下必有讨论文件、定稿文件；合同文件下必有附加文件。补充协议；计划与总结文件都应当相对应，缺一不可，整理完材料后应当将处理结果与归档材料密切结合，无论哪个环节出现疏漏，都将无法保证归档的完整，即无法保证档案能够得到充分利用。

3.编目材料。归档文件并编制引导目录就是编目工作。在整理案卷内文件时，首先应标注案卷封面项目，归档文件目录主要包括日期、题名、文号、责任者、页数、件号以及备注七项内容。此外，标志档号也属于编目的内容之一，档号包括页号（卷内每页文件的顺序号）、件号（卷内文件的顺序号）、保管期限、案卷号（案卷排列的顺序号）或卷盒号、类目名称、全宗号等（每个全宗的指定代码），是档案实体管理编号的总括。

四、结语

综上所述，在大数据高速发展的今天，强化事业单位档案管理是时代所趋。事业单位档案管理人员应当意识到开展档案管理是一项任重而道远的艰巨任务，在遵循归档材料整理相关原则的前提下系统化地整理材料，一方面，为信息使用者提供有效的备查依据，使档案归档材料能得到充分的利用，另一方面，上升事业单位档案管理工作的质量，以便为现代社会提供更好的服务。

参考文献

[1]刘宏伟. 机关事业单位专门档案收集整理的特性[J]. 兰台内外，2013，05：33.

[2]谭爱屏. 事业单位档案归档材料的整理[J]. 黑龙江史志，2015，09：114.

[3]赵桂香. 浅谈事业单位档案的归档文件的整理[J]. 科技创新导报，2012，35：193.

[4]张杉杉. 对事业档案实施以“件”为单位归档的思考[J]. 黑龙江史志，2014，09：140.

4.施工阶段监理档案归档资料目录 篇四

施工阶段监理档案归档资料目录

1、施工合同、项目管理人员登记表、特种作业人员登记表、施工许可证、委托质量安全监督手续执行表单。

2、总监任命书、总代委托书、项目监理人员登记表（含人员变更通知）。

3、监理规划(含安全监理专篇、旁站监理方案、工程质量检测见证取样和见证送检制度等)，安全监理实施细则及各专业工程监理实施细则。

4、开工备案登记表、开工（复工）报审表、施工现场质量管理检查记录表、施工图审查报告及审查意见书。

5、设计交底与图纸会审会议纪要（包括各种专项会审纪要）、监理图纸审核记录。

6、施工组织设计（含专项施工方案）报审表（只保留表格,包括施工单位自审审批表）。

7、分包单位资格审查报审表（只保留表格）。

8、施工机械、架设设施和安全设施的验收记录（塔吊、施工电梯等特种设备的专项验收检测报告、备案登记表、使用登记表）。

9、第一次工地会议纪要（含监理工作交底）、工地例会纪要、专题会议纪要、来往函件（包括建设单位、政府相关行政部门及其他相关部门的函件）及收发文本。

10、设计变更通知（含涉及工程变更的工程联系单）。

11、监理日记、监理月报、旁站记录。

12、监理发生的通知、指令：监理通知单（包括回复单）、工程暂停令、工作联系单、安全专项检查记录、备忘录等。

13、质量缺陷、质量事故、安全事故处理的文件及相关资料（包括事故报告、相关的检验报告）。有关主管部门检查的整改通知及相应的整改反馈报告。

14、主要安全和功能检验资料。

建筑与结构：建筑物定位测量验收记录、首层轴线及标高测量放线验收记录、地基验槽记录、板厚测量记录、沉降观测记录、幕墙“四性”及

外窗“三性”检测报告、外墙保温材料保温性能检验检测报告、建筑物垂直度、标高、全高测量记录、屋面淋水试验记录、地下室防水效果检查记录、有防水要求的地面蓄水试验记录。装饰装修材料阻燃性能检验检测报告、装饰装修工程室内环境检测报告。钢结构工程质量检测报告。市政工程各种压实度检验报告、回弹弯沉检测报告、砼抗折检验报告、排水工程闭水试验记录等。

给水排水：给水管道压力试验记录、阀门强度及严密性试验记录、消火栓系统试射试验记录、排水管道通球试验记录、卫生器具满水试验记录。

电气：避雷接地电阻测试记录、大型灯具牢固性试验记录、照明全负荷试验记录。

暖通：空调水系统压力试验记录、制冷机组试运行调试记录、通风、空调系统试运行及调试记录。消防防排烟系统调试记录。

智能建筑：系统电源及接地检测报告、系统试运行记录、消防系统联动调试记录。

15、子分部工程、分部工程、子单位工程、单位工程的验收资料（特别是盖有公章的表单）及验收会议纪要（含建筑节能专项验收记录）。消防工程验收意见书、人防工程（防空地下室）竣工验收表。

16、索赔文件（当没有发生时，在该栏注明“无发生”）。

17、监理单位工程质量评估报告[包括地基与基础、主体结构分部和其他被认定重要分部、子分部的质量评估报告]、施工单位工程质量自评报告。

5.重要档案归档整理手册 篇五

档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法：

（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党 1

团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）分类：

归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。

1.区分年度

①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度;某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2.区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列 1.把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3„„82 30年件号：1、2、3„„73 10年件号：1、2、3„„243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（七）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1.件号：填写室编件号。

2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。

4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔 〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008 0708。

6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

（八）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。

3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。

③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（九）编制检索工具

1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

6.北京市城建档案馆归档资料目录 篇六

1、项目建议书（代可行性研究报告）

2、项目建议书（代可行性研究报告）的批复文件

3、关于立项的会议纪要、领导批示(可不提供)

4、专家对项目的有关建议文件项目评估研究资料(可不提供)

5、规划意见书及附图

6、建设用地规划许可证、许可证附件及附图

7、国有土地使用证

8、北京市城镇建设用地批准书

9、工程地质勘察报告

10、建筑用地钉桩通知单

11、验线合格文件

12、设计方案审查意见（无设计方案）

13、消防设计审核意见

14、施工图审查通知书

15、建设工程规划许可证、附件及附图

16、建设工程施工许可证

17、工程结算(可不提供)

18、建设工程竣工验收备案表

19、工程竣工验收报告

20、建设工程档案预验收意见

21、建设工程规划、消防等部门的验收合格文件

22、工程未开工前的原貌、竣工新貌照片(可不提供)

23、工程开工、施工、竣工的录音录像资料(可不提供)

24、工程竣工测量资料

25、建设工程概况

26、工程项目质量管理人员名册

27、室内环境监测报告（原件）

注：基建文件可提供复印件，该原件存放章

B类

（可放在基建文件中）

1、质量事故报告及处理资料(可不提供)

2、竣工移交证书

3、工程质量评估报告

4、工程变更单(可不提供)

C类1、2、3、4、5、6、7、8、建设工程质量事故调（勘）查笔录 建设工程质量事故报告书 图纸会审记录 设计变更通知单 工程变更洽商记录 工程定位测量记录 地基验槽检查记录 地基处理记录

9、地基钎探记录

10、地基承载力检验报告

11、桩基检测报告

12、分部（子分部）工程验收记录表

13、单位（子单位）工程质量竣工验收记录

14、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录

15、单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录

16、单位（子单位）工程观感质量检查记录

17、室内环境监测报告(组卷在基建文件中)

18、工程竣工质量报告

19、建筑节能工程现场实体检验报告(单独组卷)20、工程概况表

7.档案归档整理目录 篇七

一、基本建设项目前期的档案收集工作

(一) 档案资料类型的选择。完整的基本建设项目档案资料主要包括工程项目施工前期的资料、施工过程中的即时资料、运营阶段的资料、国家规定的其他资料、还有员工的信息档案。工程项目施工前期的档案资料主要有设计环节中需要的资料信息, 关于工程项目可行性讨论的报告, 实地考察与验证的资料, 还有所有的设计文稿等资料。施工过程中的资料主要包括施工现场监管的记录文件, 工程的施工图纸、工程项目的竣工效果图, 施工单位的相关信息, 以及承包双方的委托合同等。运营阶段的资料主要指试运行过程中产生的各种数据, 还有就是正式投产后的相关资料。国家规定的资料主要是相关政策要求必须具备的工程项目的图片、录像记录资料等。

(二) 档案资料时间的选择。基本建设项目档案的收集需要根据工程项目的进度, 及时进行整理。新设备、新技术的引进一定要先进行书面文件的登记与备案, 再进行使用。基本建设项目档案收集工作需要与工程项目施工进度同步进行, 这样才可以保证档案资料的有效性。

二、基本建设项目档案管理工作

煤矿基本建设项目所有的档案资料应该都需要符合国家的相关规定, 并以档案管理要求为依据, 由文件档案的所属单位进行详细整理, 工程项目负责单位的各个部门需要根据收到的文件的类型、内容、时间等进行年度性质的整理。档案资料的类型不同, 归档整理的方式也不一样。工程项目施工前期的实地勘察与初期设计等基础性的文件资料需要依据工程项目或者专业进行归档;关于引进的技术、设备, 竣工验收与试运行阶段的资料信息按照单项工程进行整理;项目施工的相关记录、工程验收的实时记录、工程质量评定的结果则归于单位工程这一类别;施工单位负责施工规程中设计方案更改、试运行数据资料、维护保养文件的整理;工程项目的建设单位负责整理项目招标文件、所用设备资料。

煤矿基本建设项目档案文件可以根据文件之间形成规律和成套性的特点进行组卷管理, 在不改变卷内文件之间紧密联系的前提下, 进行科学的分类, 合理地组卷。基本建设项目档案管理文件的组卷方式多种多样, 例如, 以时间、问题、单位工程等进行组卷管理。当卷宗内文件保存期限不一致时, 以时限长的文件为主;文件排列顺序可以按问题严重性的大小, 也可以按照时间的先后顺序, 还可以依据文件的重要程度。项目案卷需要有详细的编目, 将卷内文件的目录、文件的页码、案卷的封面设计等都需要包含在内。

三、基本建设项目档案归档工作

煤矿基本建设项目设计的部门比较多, 有承建单位、施工单位和监管单位, 各个单位部门需要在工程项目竣工后, 将各自整理的工程项目的档案资料送交承建单位的档案管理部门进行归档。考虑到煤矿基本建设项目的施工期比较长, 可以根据施工阶段的不同分阶段进行归档;可以依据单个工程项目的完成情况进行归档;也可以等此项建设工程竣工后统一进行归档。归档的文件资料需要形成完整体系, 真实地反映建设项目施工过程中的各个细节, 是对整个基本建设项目的完整回放, 文件资料的每个数据、记录都要求与实际的施工情况相符合, 并保证实体建设项目与图纸设计相符合, 工程质量符合建设单位的质量要求。基本建设项目档案资料在由施工方进行收集、管理、归档成册后, 需要由监管部门、质管部门、文件编制方三方进行会审, 以确保文件档案资料的真实可靠性。

四、结语

基本建设项目的档案管理工作在煤矿建设工程中发挥着举足轻重的作用, 关系着工程项目能否顺利进行验收。煤矿基本建设项目的参与单位比较多, 施工过程中产生的档案资料也比较复杂, 这就要求工作人员在资料的收集、分类等环节要格外地细心, 必须按照国家的相关规定开展档案管理工作, 一定做到有据可依, 有据可查。

参考文献

[1]张红梅.煤矿基本建设项目档案收集归档和整理[J].河南科技, 2014 (10) :243

[2]朱丽娟.煤矿基本建设项目档案收集归档和整理[J].科技创新与应用, 2012 (14) :285

8.档案归档整理目录 篇八

【关键词】邮政企业；档案；收集整理；归档

邮政企业档案收集整理归档是档案工作的一项基础性工作，如何及时、准确、系统、完整地归档，为档案的利用创造条件，以满足邮政企业的需求，笔者结合工作实际谈几点体会。

一、规范公文处理，把好公文形成关、档案入口关

1.公文是档案的前身，是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。公文处理要规范，把文秘工作和档案工作很好地衔接起来，能不断提高企业文书档案管理质量，提高其利用率。公文拟制是公文形成的关键环节，要注意公文的拟稿、核稿、会签、签发、缮校、封发等环节，确保公文质量和文书档案质量。

2.文件的归档工作是文书工作和档案工作结合点，是档案工作流程的起点。归档文件是指邮政企业在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的材料，包括纸质和电子文件材料。邮政企业各部门在公文承办过程中将相关联的文件，如正件与附件、印件与定稿、印件与依据性文件、请示与批复、转发件与原件等成套收集，才能保证归档文件材料齐全、完整，反映问题的全貌。对文件收集应注重细节，对于邮政企业自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，做好档案入库前的各项准备工作。

二、确保邮政企业档案材料完整归档，把好档案收集整理关

1.收集、整理文件材料要齐全。档案的收集工作，是实现邮政企业档案资源建设的基础和前提，它是按制度通过接受和征集，将分散各部门文件材料进行集中保存的工作。档案整理是档案资源建设的重要环节，它所反映的是文件材料形成的来源、内容、时间、形式等方面联系。根据《新疆邮政文件整理实施细则》进行整理，将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目；纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等使之有序化的过程。文书档案的整理要遵循自然形成的规律，保持文件材料之间的有机联系；区分不同的价值，便于保管和利用；符合一体化管理要求，便于计算机管理；保证纸质文件与电子文件协调统一。

2.认真实施好《新疆邮政文件整理实施细则》，采用以件为单位的整理方法，以每份文件为一件，正文、附件为一件；正文在前附件在后。落实《新疆邮政企业档案分类实施细则与保管期限表》的要求，将文件材料进行分类和划分保管期限，按年度分类、机构（问题）分类、保管期限分类等三级分类；按机构分类应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部们形成的归档文件，归入文件主办部门。邮政企业档案分为党群工作类（A）、行政管理类（B）、经营管理类（C）、生产技术类（D）、基建建设管理类（E）、设备仪器类（F）、工业产品类（G）、科技技术研究类（H）、会计档案类（J）等九大类。将归档文件的保管期限分为永久、定期（30年、10年）两类。将同一事由文件按文件形成先后顺序排列。归档文件编号以分类方案和排列顺序编写档号。编目依据档号顺序编制归档文件目录。对不符合要求的文件材料进行修整，以件为单位装订，编页纸质归档文件以件为单位编制页码。对装盒归档文件要按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。归档文件整理完毕装盒后，上架排列应与档案文件分类一致，排架应避免频繁倒架。

3.严格执行《档案法》归档要求，邮政企业归档文件材料收集对企业收、发登记的“红头文件”收集要齐全完整，对企业形成的“账外文件”如各类会议记录本、会议纪要、召开会议或举办重大活动材料及大事记，年度工作计划和总结、调研（查）报告、情况汇报、工作简报，统计年报、干部职工花名册，党、团员组织关系介绍信，干部、职工调动通知书、介绍信存根，合同、协议、责任书等对反映邮政企业历史全貌和活动规律的档案，收集整理归档也要齐全完整，防止遗漏和缺失。

4.归档文件材料移交要及时。档案管理人员对邮政企业在生产经营活动中形成的具有保存价值的文件材料收集要主动及时，特别对一些请示性文件材料的后续答复、上级企业要求报送的相关材料、通知下属企业报送材料汇总以及开展工作检查、验收形成的情况报告、统计等要追踪到位，防止公文处在运转程序或未及时上交，造成文件材料遗失的损失。

三、加强质量监督，把好档案立卷归档关

1.在档案立卷归档过程中加强质量监督。严格按照程序，保质保量将文书档案接收归档。要履行好档案监督指导职责，层层把好档案归档质量关。专职档案人员定期对各部门文件资料，从文件分类、表格填写、签字盖章、文件材料声像资料和电子文件收集归档情况等方面进行全面检查。各部门产生的文件资料必须经过部门负责人审核、检查后才能归档，对存在的问题，限期整改。

2.把好立卷归档关。只有严格按照国家档案局发布2016年6月1日实施的《归档文件整理规则》进行操作，按照科学的方法进行分类、整理、立卷、编目、归档，通过收集、移交、审核、复核等程序，才能形成高质量的文件材料，才能有高质量的档案归档。

四、做好档案收集整理归档的总要求，把好档案思想意识关

1.加大档案法律、法规的宣传和贯彻力度。邮政企业全员要认真学习有关档案法律法规，进一步提高全员档案意识，树立档案法治观念，增强档案工作的紧迫感和责任感，严格落实办文程序和档案《归档文件整理归则》，完善档案各项规章制度，促进档案规范化、标准化建设。真正做到档案归口负责，各方面共同参与，分工明确、各司其职，密切配合、形成合力的机制，促进档案工作协调有序的开展。

2.运用计算机技术提高档案技术管理水平。随着计算机及网络技术的进一步发展，可以集中收集和科学整理邮政企业档案。档案由微机目录式检索为电子内容检索归档。档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实的记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，具有经济效益和社会效益。可以不受空间的限制，保证很高的查全率和查准率。邮政企业档案在为企业工作提供利用服务的同时也客观真实，多方面反映了邮政企业发展的全貌和历史演变过程。

3.提高档案人员的综合素质。从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。以自学为主，培训为辅，强化档案人员责任意识，职业意识。结合邮政企业的职业特色，不断接受新信息、新创意，扩大知识视野，提高鉴别能力，有效地做好档案收集整理归档工作。

五、结论