数字档案馆室

数字档案馆室（共8篇）

1.数字档案馆室 篇一

利用数字网络语言室优化英语考试

数字网络语言室是把传统的语言学习系统与计算机的交互性相结合而产生的一种全新的语言学习系统,数字网络语言室是现代英语教育技术中最先进的`手段.这种全新的语言学习系统还增加了一个新的功能就是考试功能.本文通过利用英语考试中的各种功能提出利用数字网络语言室进行英语考试,可提高工作效率、节约成本,增加信息量,提高教学效率.从而达到优化英语考试.

作 者：刘彩梅 作者单位：丽江师范高等专科学校,云南,丽江,674100刊 名：科技信息(科学・教研)英文刊名：SCIENCE & TECHNOLOGY INFORMATION年，卷(期)：“”(13)分类号：H3关键词：利用 数字网络语言室 优化 考试

2.数字档案馆室 篇二

数字档案馆(室)成功解决了电子政务信息流的最后归宿,使电子政务更加完整。传统电子政务的关注点在信息的产生、流转、利用上,而对于其产生的信息的最后归宿则考虑很少,使信息犹如沙漠中的内陆河,有源无宿,最后干枯流失。建设数字档案馆(室)可以很好地解决电子政务的最后归宿问题。要深入研究数字档案馆(室)与电子政务的关系,须首先分析一下电子政务的主要功能。

电子政务由三大部分构成:政府内部的办公自动化系统(OA);政府部门之间的资源共享协作系统;政府部门与社会公众(包括企业和个人)的网上互动交流平台。可以将数字档案馆(室)看作电子政务的一个有机组成部分,它是电子政务所形成的电子文件的最终归宿。所有归档电子文件将流向数字档案馆(室),在数字档案馆(室)进行进一步加工、处理、保护,经档案信息挖掘与编研,为电子政务决策系统提供操作依据。

电子政务系统一直致力于解决各子系统之间的信息共享问题。由于各个系统相互独立(不排除其中的人为因素),其信息系统的数据共享问题一直难以解决,形成信息“孤岛”现象。因为数字档案馆是所有信息的最终归宿,故在没有更加先进的技术手段诞生以前,档案馆可以发挥自身的优势,建设成为沟通这些“信息孤岛”的平台,实现政府部门之间的资源共享协作平台的作用。现在的工作状况是各行业各系统各自为政,系统采用的技术手段各不相同,电子文件的格式五花八门,电子文件的跨部门跨行业共享困难很大,但所有这些系统的信息最终的归宿只有数字档案馆(室)。所以,档案馆应该用档案管理的手段规范归档电子文件的管理和信息交换,使得不同系统间的信息交换和信息共享成为可能。数字档案馆(室)是社会了解各区域法律法规的重要平台。开放档案可以使公众了解区域的发展历程。现行开放文件是公众了解政府政策的透明窗口,是电子政务中政府部门与社会公众网上互动交流平台的一个有机组成部分。

国际档案界普遍认为,可以在电子政务系统采集捕获电子文件,但电子政务系统因为其侧重点不同,不适合保存归档电子文件。电子政务强调适时性和数据的可修改(合法修改)性,不适合档案的长期保管,因为档案具有不可修改性。所以,必须采用必要的技术和管理手段,把电子政务与数字档案馆(室)的系统信息有机整合起来,保证实现电子文件的科学管理。

总之,数字档案馆(室)的产生和发展,都离不开电子政务的发展,并将随着电子政务技术的不断完善而达到更高的水平。为了适应目前电子文件归档和管理的特点,可以考虑建立电子文件处理中心,专门处理电子文件的跟踪、采集以及归档处理等相关问题。

2数字档案馆(室)与电子政务的有机衔接———电子文件处理中心

当今世界,电子政务建设已经成为各级政府建设的一个必要组成部分,是政府政务工作和现代信息技术的结合,并在各个领域得到越来越普遍的重视。电子政务主要由政府内部的办公自动化系统(OA)、政府部门之间的资源共享协作系统、政府部门与社会公众的网上互动交流平台构成,其中办公自动化系统是其核心组成部分。

由于电子文件具有与以往传统文件不同的特点,电子文件的内容与其存在的载体是可以分离的,导致电子文件更容易被篡改和丢失。无论是在办公自动化系统还是在档案管理系统下,都必须保证电子文件的真实性、原始性。与传统的文件档案分阶段管理不同,电子文件管理的连续性是保证电子文件真实性和原始性的必要手段之一。随着信息技术的不断发展,电子文件的种类、数量急剧增长,信息的格式和存储载体种类越来越多,为了不形成历史的断层,这些文件中应归档文件必须整理归档,对电子文件的整理和归档的技术性和规范性要求越来越高。

电子文件处理中心应该是以政府的电子政务为依托,构建于政务网网络之上,是电子政务系统的有机组成部分,是电子政务系统的信息资源中心和信息交互平台,是服务社会、服务大众的一个窗口,是政府科学决策依据的重要来源。电子文件处理中心包括两个重要的职责:馆藏档案的数字化和电子文件的归档管理。前者主要解决已经进馆的传统档案的数字化处理,包括纸质档案、照片档案、视频档案等各种载体的数字化转换;后者则解决越来越多的电子文件的整理和顺利归档、存储、利用,包括对办公自动化系统中电子文件形成过程中数据的真实性、完整性的跟踪。

办公自动化系统与档案管理系统的侧重点不同。办公自动化系统的侧重点在于文件的生成、流转、审批等。档案管理系统关注的是归档文件的整理、利用等。电子文件处理中心跨越两个系统,是两者的有机组成部分和有机衔接。

电子文件处理中心是对办公自动化系统的一个完善,使其机构更加完整,信息流最终有所归宿。根据目前档案界最新兴起的文件连续体理论,文件的演化过程是一个连续的过程,即从文件创建到文件保管和文件利用是一致的、连续的管理过程。根据文件连续体理论,文档人员可以在文件连续运行的任何阶段进行管理,以达到各自的但又是协调一致的目的。电子政务系统应力求实现电子文件的整个生命周期的控制,在电子公文生成时,既考虑其档案管理特性,又系统采集文件的背景信息.并建立文件的自然联系。电子公文管理和流转必须由专门的机构加以全程限踪,可以考虑参照国外文件处理中心的职能,建立电子文件处理中心,具体负责电子文件的处理与跟踪。

电子文件处理中心是电子政务的有机组成部分,是数字档案馆(室)建设的核心,是电子政务和数字档案馆(室)之间的有机衔接。电子文件处理中心跨越电子政务和数字档案馆两个系统,是数字档案馆(室)主要的信息来源。办公自动化形成的电子公文,在办公自动化内部已经具备了档案管理的有关信息,电子文件处理中心最后对其进行确认和整理,做正式归档的最后管理。同时,现行文件的开放利用是档案部门的一项重要工作,根据现行文件的开放范围,电子文件处理中心可以在最短的时间对公众提供开放利用。

参考文献

[1]黄春,高萍.电子政务环境下的档案信息特点及其管理模式[J].黑龙江档案,2006(1).

[2]连志英.电子政务中的数字档案馆[J].档案学研究,2007(14).

3.数字档案馆室 篇三

关键词：高校档案馆（室）微信平台档案信息服务

在信息技术快速发展的时代，移动互联媒体平台异军突起，它以现代化、电子化的手段，向不特定的大多数或者特定的单个人传递规范性及非规范性信息。2016年1月22日，据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第37次《中国互联网发展状况统计报告》显示：截至2015年12月，我国手机网民规模达到6.20亿，有90.1%的网民通过手机上网。[1]另据腾讯公司2016年第一季度业绩报告显示：微信和We Chat的合并月微信活跃账户数达到7.62亿，比去年同期增长39%。[2]在微信用户逐年增长的趋势下，微信平台为企业、媒体、机构等团体用户和个人用户提供信息服务的功能正日趋多样化。作为保管高校档案的重要机构，高校档案馆（室）如何依托微信平台，更好地提供服务，促进档案馆（室）的发展成为我们需要认真思考的问题。

一、高校档案馆（室）应用微信平台开展档案信息服务的现状及问题

自微信平台推出以来，高校档案馆（室）相继开通了微信平台。笔者于2016年10月1日，以“档案馆”、“档案室”、“档案”为关键词进行检索，剔除名称包括档案馆（室）但和大学无关的微信公众号后，发现开通微信平台的高校档案馆（室）共计28个。结合本次调查的统计结果，笔者主要从整体情况、更新频次、发布内容等方面，对高校档案馆（室）微信平台进行分析。

（一）从整体来看，高校档案馆（室）微信平台开通率较低，但是认证率相对较高，且呈东部地区开通数量高于其他地区的趋势

1.高校档案馆（室）微信平台的开通率偏低。从开通情况看，全国2560所普通高等学校中仅有28所开通了档案微信平台，仅占1.09%。其中，1219所普通本科院校中27所开通了档案微信平台，仅占2.05%，1341所高职（专科）院校中仅有1所（菏泽医学专科学校综合档案室）开通了档案微信平台，仅占0.07%。[3]

2.半数以上（57.1%）的高校档案馆（室）通过了微信平台的官方认证。微信公众号通过实名认证后，其账号头像会有黄色的“V”字标识，以便用户检索。截至2016年10月1日，28个高校档案馆（室）中通过微信官方认证的有16个，认证率57.1%，分别为福州大学、东南大学、重庆大学、东北农业大学、西北工业大学、燕山大学、山东大学、同济大学、陕西师范大学、南京大学、上海工程技术大学、武汉理工大学、扬州大学、中央财经大学、北京外国语大学、兰州大学档案馆（室）。

3.从分布区域看，东部地区高校档案馆（室）微信平台的开通数量明显高于其他地区。在28个开通微信平台的高校档案馆（室）中，东部地区有18个，占已开通高校档案馆（室）的60.7%。微信平台上线时间为2012年8月23日，位于东部地区的上海交通大学档案馆于2014年4月7日开通档案微信平台，它也是本次调研首家开通微信平台的高校档案馆。自上海交通大学档案馆开通微信平台以来，东部地区相继有16个高校档案馆（室）开通微信平台，为中山大学、中国石油大学、北京外国语大学、华东师范大学、福州大学、东南大学、燕山大学、山东大学、同济大学、南京大学、上海工程技术大学、扬州大学、天津外国语大学、菏泽医学专科学校、中央财经大学、中国计量大学档案馆（室）。东北地区3个，为东北师范大学、辽宁师范大学、东北农业大学档案馆（室）；中部地区3个，为中南大学、华东交通大学、武汉理工大学档案馆（室）；西部地区5个，为西北工业大学、陕西师范大学、贵州大学、重庆大学、兰州大学档案馆（室）。

（二）从更新频次看，高校档案馆（室）微信平台的活跃度普遍不高

一是微信平台开通后，部分高校档案馆（室）的公众号停更或者低频更新，沦为“僵尸账号”。如华东师范大学、东北农业大学、武汉理工大学等3个高校档案馆开通微信平台后，发帖数量为零；中南大学档案馆、重庆大学档案馆分别于2015年11月、2015年12月发布最后一条消息后再也没有更新任何信息。中国计量大学档案馆自开通微信平台以来，仅2014年发帖1条，2015年发帖2条。二是高校档案馆（室）发帖数量相对较少。在28个高校档案馆（室）的微信平台中，发布消息数超过20条的仅10个，分别为辽师微档案（162）、西北工业大学档案馆校史馆（134）、东师档案（52）、上海交通大学档案馆（51）、北外档案馆校史馆（50）、中山大学档案馆（46）、同济大学档案馆（38）、燕山大学档案馆（31）、贵州大学档案馆校史馆（28）、东南大学档案馆（22）。

（三）从发布内容看，档案基础业务工作内容较多，特色服务工作内容较少

根据调研，28个高校档案微信平台，基本都涉及档案基础业务工作。其档案基础业务工作包括档案服务、工作动态、通知公告、档案展览等，除北京外国大学档案馆外，23个高校档案馆（室）都设有自定义菜单，14个高校档案馆（室）自定义菜单内都有档案展览栏目，分别通过“档案精粹”、“专题展览”、“巡展”栏目展示馆藏珍贵历史档案。但是在档案特色服务工作方面，仅有华东交通大学、重庆大学、西北工业大学等3个高校档案馆（室）开展了毕业生档案在线查询服务。

二、高校档案馆（室）应用微信平台加强档案信息服务的对策

高校档案馆（室）要想充分发挥微信平台的作用，提升服务质量和效能，需要做到以下几点：

（一）加强宣传，强化微信公众平台的建设工作

一是呼吁更多的人关注高校档案馆（室）微信平台，可通过学校主页、各个新闻发布栏目分享二维码、设置图标或者链接、在校园广告栏内设置醒目标志等，鼓励广大师生、校友关注微信平台，也可以通过qq群、微博、博客等对微信平台进行推广；二是可以在新生入学、毕业时，邀请新老生参观高校档案馆（室），了解学籍档案，体验高校档案馆（室）微信平台服务的便捷性；三是借助微信平台开展档案展览、校史展览、有关档案方面的投票活动，以及“关注有礼”、“档案知识调查有礼活动”等，扩大影响力。以燕山大学为例，在国际档案日燕山大学在展厅和微信平台同步展开主题宣传活动，主要包括《临近毕业季，请关注你的档案》《档案有哪些作用》《哪些单位有资格接管档案》《学校档案馆可以为您做什么》《档案与民生》五个主题，这样既普及了档案知识，又提高了用户的兴趣。最后，微信平台也可以征集广大校友对平台发展方面的意见、建议等，让更多的人参与到微信平台的建设中来。此外，中部、西部、东北部高校档案馆（室）要借鉴东部地区的经验，利用并维护好微信平台。

（二）定期更新，提高微信公众平台的更新频次

第一，设置专人负责微信平台的运营。及时发布档案工作动态、通知通告等与档案工作相关的信息。更重要的是，要定期发布高校师生关注的话题，如在学生毕业季，中山大学档案馆发布了“毕业了，档案怎么办？别着急，档案馆给您支招”，西北工业大学档案馆发布了“学生零星档案发档流程”，都在特定时间及内容上引起了高校师生的关注。第二，分析统计用户咨询的问题频率，对出现次数较多的问题建立对应的解答信息数据库，通过微信进行自动回复，以提供全天候的信息服务。

（三）挖掘高校档案特色，创新微信平台个性化服务

除了注意发布内容的表现形式，可综合运用文字、图片、视频、语音信息等功能以外，还要注意：一是挖掘特色档案，凸显高校档案存史资政，服务育人的作用。以南京大学档案馆微信平台为例，其推出的“抗战70周年专题”展览以馆藏材料为依托，宣扬爱国主义情怀。又如中山大学档案馆发布的《风雨同舟·血脉赓续——国立中山大学与私立岭南大学历史图片展》，都起到了服务育人的重要作用。二是创新服务模块，开展档案特色服务，如在自定义菜单时设置校史展览、专题展览、互动栏目、毕业生档案查询等，并开展毕业生档案在线查询服务。三是充分运用微信的自动智能应答功能，其功能包括自动欢迎语、非人工服务时间的消息回复及关键词自动回复。[4]可以通过建立“关键词自动回复+自定义菜单”设置微信查询。[5]以往届毕业生为例，学籍档案中的录取登记表、成绩单、毕业生名册是经常要查找的，但他们又常常分散于各地，查找多有不便，利用微信平台进行咨询服务十分必要。

参考文献：

[1]中国互联网络信息中心（CNNIC）第37次《中国互联网发展状况统计报告》[EB/OL].[2016-1-22].http：//cnnic.cn/gy？ wm/xwzx/rdxw/2015/201601/t20160122_53283.htm.

[2]腾讯公司2016年第一季度业绩报告[EB/OL].[2016-5-18].http：//tech.qq.com/a/20160518/067853.htm.

[3]2015年全国教育事业发展统计公报[EB/OL].[2016- 7- 6].http：//www.moe.edu.cn/srcsite/A03/s180/ moe_633/201607/t20160706_270976.html.

[4]贺晶晶，刘跃跃.档案微信公众平台发展策略研究[J].档案时空，2014（10）：12-14.

[5]尚珊，郎惠彬.论微信在档案信息服务中的应用[J].浙江档案，2014（9）：14-17.

4.档案管理室年度工作总结 篇四

一、加强学习，端正态度，工作人员整体素质不断提高

认真学习党的理论知识和各项房产业务知识，坚持理论联系实际，在学习中丰富知识，在工作中总结经验，使我们的政治素质和业务水平不断提高，工作作风明显转变，树立了房产职工良好的责任意识，发挥了爱岗敬业的精神。

二、明确分工，认真履行工作职责，认真做好各类档案的接收、建档工作

认真执行各项规章制度，落实档案管理法律法规，严格规范办事程序，认真做好了各类档案的接收、整理、保管工作。年内，共接收城镇房产产权案卷2957起，其中新增档案1518起。完成抵押归档1370起。抵押注销归档近1000起。接收村镇房产产权档案926起。

三、加强服务利用，提高服务质量

在不断加强自身建设的同时，积极发挥档案利用服务工作，取得了良好的社会效益和经济效益。一是及时准确地为全旗廉租房提供了近959起相关的档案查证服务，为开展廉租保障房建设奠定了基础。二是积极为个人及单位提供良好的利用服务工作。档案室共接待查档近2000多人次，利用档案2150卷次，出具房产证明2150份，极大地满足了人民群众的需要，优质服务受到广泛好评。

5.数字档案馆室 篇五

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

6.数字档案馆建设面临的难题 篇六

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【内容提要】数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性，然而它也存在着不少缺陷。在数字档案馆的建设中面临着诸多不容乐观难以解决的问题，对此我们要有清醒的认识。本文提出了数字档案馆建设所面临的10个方面的问题。

【关 键 词】数字档案馆/问题

【 正 文】

随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。数字档案的凭证价值问题

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：

1.1 认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。

1.2 技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]

1.3 管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。数字档案信息的长期存取问题

数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：

2.1 存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。

2.2 机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]

2.3 对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]

数字档案的失真问题

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。数字档案信息的安全问题

安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。

数字档案馆建设的诸多技术问题

数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。

5.1 数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。

5.2 技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。

5.3 技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。数字档案馆建设的标准化问题

数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。

数字档案馆建设的投入与产出问题

数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家

图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。数字档案中的经济问题

与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。

8.1 档案部门方面的问题。

8.1.1 数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。

8.1.2 数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。

8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。

8.1.2.2 设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。

8.1.2.3 数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。

8.1.3 向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。

8.2 利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义； 数字档案馆法律法规方面的问题

数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。

9.1 档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。

9.2 著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。

9.3 数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]

数字档案馆的基础理论问题

数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。

10.1 数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。

10.2 数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。

7.数字档案馆室 篇七

一、和谐档案馆 (室) 的主要标准

1.“以人为本”的人性化管理理念的体现。

在诸多档案管理要素中, 以人为本, 把满足人的全面需求和促进人的全面发展, 作为档案事业发展的根本出发点和落脚点, 以人为中心来配置管理资源, 通过培植人文精神、营造人文环境来充分调动和开发人的积极性、创造性、最终达到创新管理和创新服务的目的。

2. 有较强的团队合作精神。

一个组织的成功“有赖于全体员工团结合作以实现共同的目标, 而不当的冲突和竞争足以毫不含糊的毁坏一个组织”。因此一个通力协作的团队, 其管理者的理念能被员工接受, 所制定的各种规章制度能被员工执行, 单位对员工的凝聚力, 吸引力较强, 员工主动工作的工作意愿较高, 内部能够尽量消除引发冲突、摩擦的不和谐因素。

3. 能够满足不同层次员工群体相应的需要。

目前档案馆已经形成不同层次的员工群体, 如职称不同, 级别不同, 虽然他们所处岗位的重要性不同, 但主体平等, 这是客观存在的事实, 也是十分正常的管理现象, 关键是如何让身处不同层次的员工群体通过制度化的手段, 通过正当的途径满足自身生存和发展的需要, 并且获得尽可能大的公平感和满足感。

4. 各项管理体制能够顺畅运作。

一个和谐的档案馆必须达到内务管理公平透明, 内部制度科学合理, 组织运作协调高效, 规章制度健全有效, 执行力度强弱有度, 只有这样, 档案馆的各项功能才能够发挥积极的作用, 才能充满生机与活力。

二、和谐档案馆 (室) 的建立

1. 各项制度公平、公正的实施, 是营造和谐工作氛围的保证。

社会主义市场经济条件下, 在档案馆这个组织中, 公平公正就是要坚持反映广大员工的要求正当合理。我们的古人先贤在这方面就曾有一系列的保民、重民、亲民主张。“饥而欲食, 寒而欲暖, 劳而欲息, 好利而恶害”, “欲不待可得, 所受乎天也”, 欲望是人的本能, 是自然的需求。因此, 尊重并想方设法去满足档案馆员的欲望需求, 是每一个档案管理者的职责, 也只有“从人之性, 顺人之情”因势利导, 才能调动档案人员的工作积极性, 否则, 档案人员“欲而无得”就必然导致纷争、内讧和排挤。这就牵涉公平、公正的利益分配尺度, 就要对员工的绩效进行考评。在进行这种工作绩效考评的过程中, 由于所获得的结果往往与员工的各种物质和非物质利益相联系, 因此它成为人们关注的焦点, 人们不仅要求绩效考评科学合理, 尤其要公平、公正。绩效考评的公正性主要体现在结果公正、程序公正和交往公正三个层面, 每个层面对绩效考评都有一些影响因素: (1) 绩效考评中交往公正的影响因素。首先是人际关系, 绩效考评过程中考评者与被考评者, 上级与下级之间的人际关系, 即是否相互尊重和有礼貌地对待对方;再者是绩效考评过程中双方的工作关系, 即上级是否把完成工作所需的信息明白地传递给下级, 下级是否能理解上级的指示并进行工作。以上两个方面是相互影响的, 共同决定员工对绩效考评中交往公正的感受。 (2) 绩效考评中程序公正的影响因素。第一, 考评者的资格。考评者应具备的条件, 他们是否具备这些条件, 是否熟悉被考评者的工作, 是否能客观公正地进行考评。第二, 考评过程中被考评者的参与情况。考评之前及考评过程中被考评者能否提出建议, 对考评结果能否进行质疑或反驳。第三, 考评标准的稳定性。考评标准在考评前后是否保持一致, 考评标准是否具有相对稳定性等。以上这些都影响员工对程序公正的感受, 其中关键的因素是被考评者能否表达自己的意见, 并参与到考评之中。 (3) 绩效考评结果公正的影响因素。员工对绩效考评结果公正的感受, 主要是员工通过自己在工作中的投入与所获得的考评结果进行比较, 然后判断考评结果与自己的投入是否平衡。同时员工对分配结果也很关注, 如以绩效考评结果为基础而得到的奖励、职位晋升和培训等分配结果是否兑现, 来判断自己的分配结果与他人或组织标准相比较是否平衡。

2. 有效沟通是构建和谐档案馆 (室) 的必要前提。

(1) 沟通可以增进管理层的团结。一个单位能否搞好, 关键看领导班子是否团结合作, 领导班子的团结协作在学校这个大环境下体现在是否有沟通的渠道和机制, 单位班子内部的沟通, 首先是搞好党政“一把手”的沟通, 主要领导要带头沟通;其次也要注重正职与副职、副职与副职之间的沟通。沟通要用真情, 只要心灵相通了, 就一通百通。沟通要形成制度, 避免随意性。沟通要学会技巧, 提高沟通的效能。沟通要有多种渠道、多种平台, 减少沟通的障碍。 (2) 沟通可以有效地实施行政管理。管理者与被管理者是一对矛盾。要解决好这对矛盾, 最好的方法是沟通, 通过沟通促使矛盾的对立转化为统一。沟通的目的就是说明事物、表达情感、建立关系、进行交流, 一个单位的管理者要实现工作管理目标, 就要与自己的上级和下级多做沟通工作, 通过沟通可以消除误会, 增进团队内部的理解和信任;通过沟通可以集思广益, 避免决策失误;通过沟通可以拉近干群关系, 增强团队的凝聚力和战斗力。 (3) 沟通是营造单位和谐的重要手段。在单位内部要建立正式的与非正式的沟通渠道, 确保沟通四通八达。管理人员应做沟通的表率, 同时还要积极营造沟通的氛围。单位可以通过深入调研、谈心交心、开会通报、政务公开、重视信访等形式, 广泛征求意见, 解释说明情况, 达到统一思想、推动工作、实现和谐之目的。同时要积极发挥党、团、群组织的作用, 多搞一些形式多样、健康向上的活动, 畅通员工之间的沟通渠道, 实现人与人之间的和谐相处。只要每个人都学会了沟通, 用真情去沟通, 就有了人与人的和谐。

3. 创设和谐进步的人际环境是构建和谐档案馆 (室) 的根本。

(1) 和谐进步的人际关系有利于培养团队精神。和谐进步的人际关系, 可以激发人们团结友爱、奋发向上、无私奉献、相互协作的精神, 使人们在和睦相处的环境中舒心工作, 在相互协作中完成工作任务。“家和万事兴”, 档案馆一旦营造了这种人际关系, 就能产生众人划桨的巨大合力, 就能充分调动广大员工的积极性, 最大限度地激发广大员工的想象力和创造力, 为各项工作提供强大的动力和支持。而这正是每个单位所期待和需要的。 (2) 和谐进步的人际关系有利于领导的科学决策。由于人际关系是人与人之间横向、纵向或是相互交叉进行交往的, 领导层的人际关系也是相互沟通、相互影响的, 只是比一般人范围更广, 层次更高。员工与领导之间和谐的关系, 有利于领导层听取各方面的意见, 避免偏听偏信, 为领导层的正确决策提供重要的参考依据。同时, 领导之间的相互交往, 对于提高领导者自身的决策水平也会创造经验交流的条件。 (3) 和谐进步的人际关系有利于增强档案馆 (室) 发展活力。构建和谐档案馆 (室) , 必须激发每个员工的积极性、创造性, 增强活力。一个单位发展的活力来自两个方面, 一是个体活力;二是集合活力。个体活力指的是员工的能动性、积极性和创造性的充分发挥。集合活力指的是内部的向心力、凝聚力和整合力的不断增强。不管是个体活力的增强, 还是集合活力的强化, 都离不开和谐进步的人际关系。没有和谐进步的人际关系, 员工的能动性、积极性和创造性就不可能得到充分发挥, 单位的向心力、凝聚力和整合力就不可能得到增强。总之, 和谐进步的人际关系作为一种生产力, 对档案馆 (室) 发展具有至关重要的作用。

总之, 任何管理都是很复杂的工作, 以和谐管理达到管理的和谐更为复杂, 更为精细, 需要运用不同的策略和全新的管理理念来实现。如果档案馆 (室) 管理者真正从理论上认识了和谐管理的重要性, 在管理过程中就可以设计具体的操作方法并把它落实到实处, 进而达到人与人之间互相信任、谦让, 具有团结和协作精神, 这将对档案馆 (室) 事业稳定、创新、可持续的发展具有重要的理论意义和实践意义。

摘要：现代管理中和谐理念的注入和强化, 是和谐成为现代管理实践所追求的目标。本文对构建和谐档案馆的重要性, 并从公平公正、有效沟通、和谐人际关系等几方面着手探讨了构建和谐档案馆的问题。

关键词：和谐档案馆,人际关系

参考文献

[1]卞敏.构建社会主义和谐社会[J].东南大学学报 (社科版) , 2006 (1) .

[2]林成建.实践公平公正构建和谐校园[J].福建电大学报, 2006 (1) .

[3]由小燕, 付立芳, 李兴山.图书馆与人的全面发展[J].岱宗学刊, 2006 (3) .

8.论档案数字化及数字档案馆的发展 篇八

【关键词】档案馆；档案数字化；档案管理

随着社会发展，科技的发展，信息化、数字化，已经成了大众人群生活的一部分，且现在全社会都在重视大数据的发展，只要掌握了大数据，可以了解过去，发展过程，通过集中这些数据并分析，来预知末来，就像是电影中可以预测未来的情节，不同的是电影是虚幻的，而现实中我们是通过现代化的手段。而且我们存储的档案文件 ，不在是单一的纸质文件，而是有图像、多媒体、声音等多样化的档案，使档案更加完整。

我们的档案也是如此，历史上档案给人们的印象就是一个大大的屋子做为库房，里面一排排的架子，按一定顺序或索引方式排列着各代各年各类的档案，而查询也是需要依靠厚厚的目录，需要很长的时间才可以查询到所需要档案所在库屋里的位置，当然前提是要有人去周而复始的详细记录，保存完好并完整的目录台账，否则你什么都无未能查询到。

当前社会，科技发展，信息发展，我们的档案事业也融入了档案数字化的队伍中，档案从收集到最后归档上架都可以通过电子数字化完成，通过计算机及网络及时实现档案的收集、整理、编号、装盒、上架进库等工作，也同样方便日后查询及调取。

档案的收集工作：通过与合同相关电子系统对接按一定条件读取数据进入档案系统，可以保证数据的完整与齐全，完全避免了合同丢失的问题。对与读入档案系统的合同可以设置自动筛选条件，可以大大降低无用工作，如一些没有生效履行的合同等按电子的筛选条件不会被读入数字档案馆的记录中，不会对后面的一系统归档工作产生影响。

档案的整理工作，目前因为档案数字化刚刚开如，大家还心存疑虑，故而纸质合同无法完全放弃，会双向存储，既保留纸质也保存电子，即使这样，纸质合同也可以做到有证可查，可以归档一份完整的内容，档案没实现数字化前我们是无法确定归档时纸质合同是否与审批时完全完整。当然，随着科技及电子的成熟及发展，及人们对档案数字化信任度的改变，档案的整理过程可以完全实现数字化、自动化。

档案编号工作，过去的档案都是通过档案人员手写编号，会造成很多客观错误，比如重号、漏号等，但实现档案数字化后就不出会现这种问题，因为电子系统会按档案管理人员预设的条件将档案分类进行编号，也就是大家常数的二维数，每份档案的二维码都是单一不重复的，二维码会自动显示在相关电子档案的首面相关位置中，一切的操作均由电子自动完成，用时几分钟而已。由于是上述操作都是系统自动完成，大大减少因为人为因素造成的错误，为档案的查询工作做好基础保证。当然目前有些单位是纸质与电子双路保存，那么电子的编号已经完成，纸质可以按照电子系统中的顺序进行整理排序，最后在每份经质档案上打印系统显示的编号，或打印出二维码粘在纸质档案上，方便查询纸质文档。

档案的装盒工作，传统档案工作时期，装盒工作量十分巨大，需要估算盒的可装容量，手动录入打印盒内目录、备考表、盒脊内容，需要将档案按顺序放入，并放入相关目录备考，再盒面上盖上相关年份等印章，并粘贴盒脊。但档案数字化以后，这些问题都十分轻松的解决，我们通过电子管理界面只需要设定一盒的电子容量，将电子系统已经排好顺序的档案按预设盒的容量选中放入电子盒中，完成装盒工作，在点击相应报表选项，自动生成所有盒的盒内目录及备考，这些工作最多一个多小时，而传统时期这项工作的完成少说需要一个月或更久，而且还是一个最大的好处，就是省去了买实物档案盒的成本，为企业的运营成本节省了一大批开支。针对目前双路保管过渡的单位，则需要将纸质合同与电子记录相对应并装入与电子相对应的盒号的盒中，盒内目录及备考表都是系统自动生成，需要打印出来后，分别装入相应盒中。

档案的上架进库工作，传统时期的上架工作可是就考验档案人员体力的工作，需要档案人员将档案按顺序依次移到库房，中途要保证档案安全完整，到库房后需定位库架，粘贴相关标签后，人工将每盒档案按层依次摆放。档案数字化，这些工作完全不用体力，因为在电子系统中，可以建立电子库房，用时几分钟将电子库房的库架进行设定，一层电子层可以放多少盒，一个架的层数等，然后将已经装盒的档案依次点击装电子架，档案的一个完整归档工作结束，整个上架工作用时不会超过20分钟，如果档案量少几许几分钟就完成了，传统时期的这项工作最少用时也要几天。当然传统时期存放档案还需要实物库房，需要投入很多人力及物力，但档案数字化后，库房完成电子化，所以完成可以不再设立实物库房，而且也节省的配置档案管理人员的投入。双路保存过渡的单位则还需要将已经装好档案的盒按顺序般运到库房，按电子库的架号顺序将文档盒上架，以后查询档案就十分方便了。

前面分别介绍了档案归档工作的各环节的操作，但最终是为方便查询而做的前期工作，档案数字化后可以通过近期及远程调用查询档案，可以开发软件直接连接到档案管理人员处，提出查询需求，或如果有保存电子档案的二维码，可以直接发送二维码给档案管理人员，档案人员在电子台账中可以直接搜索，查到相应电子架号后可以能过电脑调出电子内容提供阅览，这样不管查询的人是在本地，还是在外地，只要通过网络与企业内部的电子档案馆联接，就可以即时的查询到所需要的资料，大大提高了工作效率。当然，双路保管的企业，可以实现上述的电子查找，也可以通过档案人员查询到电子库架号后前往实物库房，调取纸质档案，提供给查阅者实场阅读。但是随着档案数字化的不断发展，最终要实现的目标是查询电子化、阅览电子化。

当然档案数字化的优缺点。首先，我们总结一下数案数字化的优点：（1）于部门及公司立卷归档制度的落实，档案不会出现缺失。（2）档案管理、调用不再受时间及工作环境及地点的限制，大大提高了工作效率。传统时期，我们查询档案可能需要在工作时间，而且需要前往在档案馆所在地方查询，实现档案数字化后，我们可以通过电脑、网络、手机终端等都可以连接到公司的数字档案馆，需要档案管理人员授权或批准后在一定时间段内可以进行查阅，这样就可以快速的得到你所需要的资料。（3）档案数字化管理提高了档案利用率及档案内容的信息开发。传统时期我们查询档案，可能只能查询到一份档案，实现档案数字化后，我们可以通过数字档案馆中的检索条件或工具，找到所有符合或相关的文件，这样可以不仅可以实现单份文件的查询，也可以查询到同一事件的若干历史性的电子文件。