公文管理系统介绍

公文管理系统介绍（精选8篇）

1.公文管理系统介绍 篇一

决定

全国人民代表大会常务委员会

关于迅速审判严重危害社会治安的犯罪分子的程序的决定

(一九八三年九月二日第六届全国人民代表大会常务委员会第二次会议通过，一九八三年九月二日中华人民共和国主席令第四号公布施行)

为了迅速严惩严重危害社会治安的犯罪分子，保护国家和人民的利益，决定：

一、对杀人、强奸、抢劫、爆炸和其他严重危害公共安全应当判处死刑的犯罪分子，主要犯罪事实清楚，证据确凿，民愤极大的，应当迅速及时审判，可以不受刑事诉讼法第一百一十条规定的关于起诉书副本送达被告人期限以及各项传票、通知书送达期限的限制。

二、前条所列犯罪分子的上诉期限和人民检察院的抗诉期限，由刑事诉讼法第一百三十一条规定的十日改为三日。

××化工厂关于给予×××行政开除处分的决定

杨××，男，38岁，群众，19xx年参加工作，现为厂配料车间工人。20xx年8月16日夜1时至4时，杨××在夜班劳动时违反工作纪律，因睡觉失职而造成K502大型搅拌机的损坏，直接造成经济损失5万元，因停产造成间接经济损失20万元。根据《企业职工奖惩条例》及我厂的有关规定，厂务会研究决定：

1.给予杨××开除厂籍处分。

2.根据《中华人民共和国劳动法》的有关规定，给国家集体财产造成重大损失的，应负法律责任，故将杨××一案移送司法部门依法处理。

厂办公室(印章) 二〇〇五年九月十日

2.公文管理系统介绍 篇二

利用公文行使单位的职权,并形成单位工作的历史记录----档案,是每个单位所具备的共同特点,随着社会的发展,各种新情况不断出现,公文的管理越来越复杂,档案信息量逐年增加,管理工作的要求越来越高,传统的手工管理方式已不适应现代化发展的需要,必须使用计算机来管理好公文处理和档案信息。利用计算机管理和查询公文和档案信息,能大大地提高办事效率,实现公文处理与档案管理现代化、规范化。为此,我开发了公文处理与档案管理系统。

2 系统构思与原理

该系统基本要求是:符合国家关于文书、档案工作规范,便于操作、便于检索,信息存储准确,利于保密。

公文处理与档案管理工作千头万绪,本系统本着基本性、重点性、通用性这三大要素,使系统达到以下的目标:

2.1 公文处理

公文处理主要进行文件、材料的收、发登记管理,包括收文处理、文件、材料的借阅和查阅;并按文件著录的基本要求设计合理的题录项,为下步档案管理工作打下良好的基础。其将涉及:

收文/发文管理:主要录入各收文/发文的各项基本信息;对此信息要能进行游览、查询,并可按日期打印出收文/发文登记本。

2.2 档案管理

档案工作主要为六个环节,其六个环节为:

2.2.1 收集:

档案材料的收集,依靠文书工作部分的题录录进行。

2.2.2 整理:

档案的整理,就是从整体上研究档案由分散到集中,由零乱到系统的组织管理,把全部档案材料作为统一的系统,以全宗、分类、组卷、编目、排列等形式,揭示档案系统整理过程,并以系统整理,技术整理等劳动组织形式作为档案系统整理的保证,其信息需求是:

能在题录的基础上进行分类;能根据需求者的指令进行组卷;能按照规范的要求自动打印“案卷目录”及“卷内文件目录”(卷内备考表);能揭示一个案卷的文件材料的总页数及单份文件材料所在的页号。

2.2.3 鉴定:

档案的鉴定工作主要是考查档案的价值,确定档案不同的保管期限。信息需求是:

能将需要归档的文件、材料按不同的保管期限组成保管单位;区分文件材料的归档与不归档,并根据指令划分不同的保管期限。

2.2.4 保管

档案保管的要求是维护档案的完整与完全。

能明确档案存放位置;建立“档案代理卡”,代理卡的内容主要为全宗号、案卷目录号、移出日期、借阅单位、经手人、归还日期等;建立省、地、县组织的沿革编研资料、基础数字汇集。

2.2.5 统计

档案的统计是用定量的方法对档案工作进行量的抽象,通过从质、量联系中对数量的观察和研究,以指标数字揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程、现状及一般的规律性,对软件的信息需求是:

能提供各年度各种保管期限档案的数量;能显示各种保管期限档案借出的数量;统计工作的要求:准确、及时、科学;建立下属各单位档案统计表,并逐年递增;建立下属各单位档案工作人员情况统计表。

2.2.6 提供利用

档案的提供利用,就是开发档案信息资源,借阅档案时进行检索,主要信息需求是:

能根据需求提供的指令,迅速检索出所需信息资料的有关记录,指令一般应包括:文件、材料的责任者、字号、日期、主题词;能进行档案借阅登记和利用效果登记;能为建立计算机终端用户打基础,为实现“资源共享”作准备;能出具档案材料证明。

2.3 根据以上所述,在系统中对档案部分提供的主要功能

2.3.1 立卷归档

将收文、发文中须归档的文件信息提出,按类目代码和保管期限等因素将文件组成保管单位(即组卷),并打印出组卷审定单。组卷后用户可对文件组卷结果进行调整。

2.3.2 案卷目录

录入案卷目录,并显示和打印案卷目录,卷内文件目录、卷内备考表等信息,可增加新卷,也可把任意卷中的任意文件移到另一卷中,也可把一个卷分成两个卷。

2.4 代码

本系统将设计类目代码、借阅单位代码、密级、期限代码等,这些代码用户可根据本单位的实际情况自己进行编制,系统提供用户对代码进行维护的功能。

2.5 历年数据的检索

在系统中管理的数据为本年度的数据,当本年度的数据完全整理好以后,可把数据传入历年库中,如果用户须对历年数据进行检索,可打开历年库进行检索,历年库中的数据用户也可按年度进行增加、删除、备份和恢复。

3 系统已实现的功能

系统共分以下八个子模块,各子模块的子菜单见下表:

3.1 信息录入

收文信息录入;发文信息录入;文书档案文件录入;文书档案案卷录入;科技档案文件录入;科技档案案卷录入;专业档案文件录入;专业档案案卷录入;自定义数据库文件录入。

录入上述各种信息,每种信息主要分为基本信息、附件和附注,文件内容、文件及图像。

录入信息过程中系统主要提供:

主题词自动标引:可把题名中的词语与标引库进行对此,标引库中有的主题词将自动抽到主题词字段中,标引库用户可自行修改。

下带字段功能:用户可设置下带字段,用户可选择新增记录时所下带的字段,设置好后,新录入信息时,将把上一条的信息的字段内容下带,以减少重复录入。

3.2 自动立卷

初步组卷;打印审定单;案卷调整;档案入库;打印卷内目录;打印案卷目录;打印卷内备考表

初步组卷:

可选择立卷年度,输入永久起始卷号、长期起始卷号、短期起始卷号。

可设置立卷模式:

档号类型为全宗号——案卷目录号——案卷号

可选择案卷排列方式:

1、按保管期限(永、长、短三者分开)问题(立卷词)排序。

2、按保管期限(永、长二者混排,短期分开)问题排序。

3、按保管期限(永、长二者合并,先永久后长期,短期分开)问题排序。

选择案卷的排列方式后,系统可记住您所选择的方式,以后组卷将以其进行组卷。

系统可从收文信息库和发文信息库中将需归档的文件信息按立卷词和以上选择组成初步案卷,各卷根据卷内文件信息,自动生存相应的案卷级信息。

案卷调整:

在案卷调整窗口中,上半部分为案卷级信息,共分为两页,第一页为文书档案卷级信息1,第二页为文书档案案卷级信息2,两页可相互切换。

下半部分为此卷的文件级信息。

按案卷浏览钮,可浏览案卷级所有信息。

当需对文件进行调整时,可在编辑状态下,修改此文件的保管期限、案卷号、件号,修改完成后按调整确定,即可把此文件调整到所指定的案卷中,案卷级信息已相应的进行了修改。

如果把一卷中的所有文件调整到别的卷,此卷即取消,后面的卷将自动地调整案卷号,即达到了案卷合并的目的。

当需增加新卷时,按增加新卷按钮后可选择期限、输入卷号、输入件数,即可将此卷加入,并输入相应的内容。

3.3 编印目录

打印收文登记簿;打印发文登记簿;文书档案目录:案卷目录,卷内文件目录,文号目录,案卷级分类目录,文件级分类目录;科技档案目录:总目录,案卷目录,卷内目录;专业档案目录:案卷级目录,文件级目录。

可打印相应的信息。

3.4 信息检索

信息检索是档案管理系统中的一个重要内容之一,主要包括对收发文信息、文书档案文件和案卷,科技档案文件和案卷以及专业档案文件和案卷的综合信息检索。其检索均采用向导方式进行,极大地方便了用户的使用。

3.5 统计分析

档案统计;利用统计;档案行政管理部门基本情况年报;档案馆基本情况年报;档案室基本情况年报可进行上述分类的统计。

3.6 利用管理

利用/归还登记;打印利用登记簿;档案催还

上述信息的录入与管理。

3.7 档案编研

全宗介绍;大事记;基础数字汇编;发文汇集;专题汇集;年鉴;三合一制度。

上述信息的录入与管理。

3.8 系统维护

打印机设置;数据转换;备份数据;恢复数据;删除数据;词典管理;帮助信息;设置密码。

可把以前系统中的数据转到本系统中,可选择所需修改的数据库和修改的条件,所需修改的字段和需改为的值,将数据批量地改为您所需要的值,可按年度(或按全部数据、收发文数据、文书档案数据、科研档案数据、专业档案数据、利用编研数据、词典库、年报数据)备份、恢复、删除数据,可系统设置的所有代码库内容行进行修改。

4 结束语

3.浅析电子公文的管理 篇三

关键词：电子公文；优势；重点

前言

公文在国家部门、企事业单位的管理工作中起着重要而特殊的作用，现在，越来越多的单位通过网络流转实现了无纸化办公，依靠计算机技术、网络互联技术、现代通信技术对公文实行电子化管理，优化了公文处理流程，低了行政成本，提高了公文传递速度和办公效率。

一、电子公文定义

电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。它求采用全面沟通的处理程序、自动生成的处理程序和高效运作的处理程序。现在，许多单位都自行设计使用了符合本单位工作实际的电子公文处理系统。

二、电子公文处理系统的优势

（一）提高了工作效率

电子公文处理系统通过计算机对公文的拟稿、审核、会签、签发办理、归档等环节自动进行显示、查询，并对办文过程进行流程跟踪监控。并且在公文归档阶段，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理，迅捷、准确地获取归档公文信息。做到既能收得了、发得出，又能改得了、退得回。同时多方位、远距离高速传送的优势使得既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。

（二）降低了行政成本

一份公文通常需要经过多次的修改确认才能最终定稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印出后集体通稿。但是电子公文可以在电脑上直接修改， 省去了复印公文所需的大量纸张、碳粉、电及对复印机的磨损，间接节省了管理成本。

另外，纸质公文多需采取邮寄或直接人员送达的方式进行传递，不仅容易丢失、花费人力及财力，最重要的是会耽误较长时间，造成公务处理的不及时。而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，文件瞬间传达，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。

（三）提高了公文安全性

纸质公文的中间页部分可在一台电脑上随意修改后打印替换，但电子公文与相关软件配合，例如加密软件、电子签章等，从而对文档进行保护，在没经过授权的电脑上禁止修改，这就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。

三、加强电子公文处理的重点

（一）加强电子公文处理系统的建设

电子公文处理系统是一个具有高度自动化、高度集成化特点的办公系统，它的使用涉及到网络环境，公文处理人员的公文业务能力、电脑操作技能等。单位需要根据工作实际需要讨论确定系统开发方案并进行系统研发与调试运行，在资金、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，这样才能尽快实现公文处理电子化、办公无纸化。首先是硬件的配置，要购买满足电子公文处理软件系统运行要求的电脑及其硬件设备。其次，要与专业软件设计单位结合，设计具有自身特色、适合自身需要的电子公文处理软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，如公文的编制、会签、发布、汇编、存档以及外来公文的签批流转等功能。

（二）加强加密技术的研究

公文，是单位上传下达制度、重要事项通知、人事决策等公务的工具，是职能的集中表现形式之一，因些，电子公文处理系统的信息安全的技术实现和安全管理制度的建设是系统的重要建设内容。在我国现有的电子政务系统内外环的基础上，可以解决公文的流转和身份确认等安全问题。电子公文处理系统的建设要在文件加密 、文件签名、回执签名、用户密钥管理、电子印章等方面加强研究，提升电子公文在网络流转的安全性和可靠性。

（三）创新电子公文归档模式

现在，多数单位是在电子公文流程处理结束后，在确认电子公文的真实性、完整性、有效性后，将符合归档条件的电子文件向档案部门进行移交，并在确定公文的密级、归档范围和保管期限后按档案管理要求的格式将公文存储到档案管理系统中，需要两套系统的配合才能完成电子公文的归档工作。那么，如何实现以“保存即归档“的归档模式，将电子公文的文件管理与档案管理两个系统无缝地衔接起来，从而实现文档―体化的电子公文处理流程，实现数据与电子公文的一体化保存，这一技术就需要进一步研究实现，为电子公文管理尽早摆脱双套制的归档模式提供实践支持。

四、结束语

电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。但是电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善，必须正确认识到电子公文的职能和存在的问题，不断完善电子公文处理系统，真正发挥网络信息技术的作用。

参考文献：

[1]李莉.电子公文系统对实现无纸化办公及改变工作习惯的作用和影响[J].管理世界，2012（10）.

[2]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社，2000.

4.公文写作应知应会介绍 篇四

XXXXXXXXXX编撰

公文办理知识

一、拟制日常文书的基本要求

（一）准确。立场观点要正确；体现上级意图要准确；使用的材料要真实；文字语言要贴切；

（二）及时。熟悉情况；密切协作；有预见性；提高写作效率；

（三）简明。要合理布局；要简短精炼；要通俗易懂；

（四）保密。

二、拟写文书的要求

（一）要有高度的时间观念；

（二）要准确地使用工作“术语”；

（三）要按规定程序呈报文书。

三、拟制文书的方法

（一）领会上级意图，确定文书的种类、内容和形式；

（二）搜集和研究材料；

（三）起草文书；

（四）送审、修改、定稿；

（五）印制校对。

四、常用公文种类

国家行政机关公文有13种：

1、命令

2、决定

3、公告

4、通告

5、通知

6、通报

7、议案

8、报告

9、请示

10、批复

11、意见

12、函

13、会议纪要；

党的机关公文有14种：

1、决议

2、决定

3、指示

4、意见

5、通知

6、通报

7、公报

8、报告

9、请示

10、批复

11、条例

12、规定

13、函

14、会议纪要。

五、公文格式

公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门、附注等部分组成。

六、公文拟制程序

公文的撰制，一般要经过拟稿、审核、会签、复核、签发、编号、注发、缮印（编印）、用印等九道程序（根据情况可减）。

拟稿，主要是指公文的撰写，一般包括交办、构思、草拟、修正四个环节。拟稿多由主办部门人员承担。

审稿，一般由主管部门负责人对文稿审阅、修改，并签字送出会签。

会签，请会同办文的有关部门和文件内容所涉及的有关部门，对文稿进行审阅并签注意见。

复核，也叫核稿，是指办公室专门人员在文稿报请领导人签发之前，对文稿的发文的必要性、内容、文字表述、文种使用、格式等进行审核修正。

签发，由发文机关领导人签署发文意见。其中重要的，或涉及广的文件，应由正职或主持日常工作的副职领导人签发。

编号，由业务部门登记编排文件号。

注发，是指秘书（办）部门的有关人员对文件的发授范围、阅读级限、缓急程度、秘密程度、发文方式和印刷要求等，签注意见。

缮印（编印），是指按签发的文件稿印制成正式文件。用印，是指在公文上加盖印章，这是公文发生效力的标志和凭证。用印的依据应是领导人的签发和应发文件的分数。

七、拟文规则

草拟公文应注意：

（一）要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如果提出新的政策规定，应加以说明；

（二）情况要准确，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点符号要正确；

（三）人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日；

（四）引用公文应注明发文时间，机关、文号和标题；

（五）用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字词。

八、行文规则

（一）精简文件，严格控制发文；

（二）注意发文关系，在权限内行文。对不同系统的部门，没有领导、指导关系的单位，不能发指示、决定等文件，对没有隶属关系的部门不必发文请示或报告工作；

（三）向下级单位的重要行文，应抄送下级直接领导的上级部门；

（四）部门之间对有关问题未能协商一致时，不能各自向下发文；

（五）联合行文的机关必须是同级机关；

（六）不能越级行文，情况特殊而必须时，应抄送越级的部门；

（七）“请示”应一文一事，除领导直接交办的事项外，不宜直接送交领导个人，也不要抄送同级和下级部门。专题“报告”可以附带请示事项。

（八）经批准在报刊上公开发布的文件，如果不另发文的，应注明，以便相关单位依照执行，并收集归档。

九、公文编号（略）

十、秘密等级（略）

十一、公文标题

（一）公文无论长短，都应有标题。其位置在公文版头下方、正文上方的中间位置。标题应简明扼要，准确地表达文意。

（二）使用特定格式的公文，标题中还应视需要反映公文的种类（普通格式公文标题可以不注明公文种类）。

十二、行文抬头

（一）行文抬头要写明公文的主送单位，其位置在公文标题下方，空一行顶格书写。

（二）向下行文时，必须按隶属关系逐级下达，正文抬头一般只写隶属的下一级单位，其它需要执行了解此文的单位一律写在公文分发栏里（单位多，可用职级概括）。如遇特殊情况，需要越级行文时，应同时抄送越过的部门。

十三、公文附件

行文如有附件，需在正文之后、署名之前注明。

（一）“附件”，字样应写全（不能只写“附”字），顶格书写。只有一个附件，附件标题可随后书写；两个以上附件时，附件标题另起一行书写。附件标题的文字应与附件本身一致；

（二）除转发性公文或正文中已注明附件的，可不在转发通知（正文）之后注明附件标题外，其它公文的附件标题应一一列出，按装订顺序编上序号，并在每个附件的左上角注明“附件X”。

十四、公文署名

（一）公文可以领导人署名，也可以单位署名。请示、报告由领导人或单位署名；指示、通知、通报、批复、公函、布告由单位署名，其中指示、通知、通报也可以由领导人署名；对没有隶属关系的单位的行文，应由单位署名。署名位置在公文下方偏右的适当位置（右边空2或4格）。

（二）领导人署名，使用名章时，应写明领导人的职务、姓名。如：局长+（姓名）+（名章）；使用签名章时，只写领导职务，不写姓名。如：局长+（名章）。

（三）单位的署名，一般应写明单位全称。单位全称前面有统一冠词的在隶属关系内部行文可以省略。

（四）联合署名，按编制序列由上而下由左向右排列。

（五）如正文末页不够署名位置，需在另页署名时，应在另页左上角顶格写“（此页无正文）”。

十五、公文用印

（一）用印位置：印章盖在单位署名的正中央，上不压正文，下压日期。领导人名章盖在署名后边；领导签名章盖在职务后边。

（二）单位印章和领导人名章均使用红色印油，领导人签名章使用蓝色印油。

（三）特定格式的公文，在扉页的署名，不用印章。如：颁布的《条例》、法规等。

（四）用印章时，必须严肃认真，盖得端正、清晰。

十六、发文时间

（一）发文时间位于署名的下方位置。

（二）发文时间必须写全年、月、日。重要文件还应写清时、分。

（三）发文时间一般应以领导人签发时间为准，如果领导人签发后因故拖延时间较长，也可以印制时间为准。

（四）某些重要公文，可根据需要在发文时间后注明发文地点。

十七、公文分发栏

（一）分发栏可分为3行，用横线隔开。第一行写发文范围，第二行写抄送单位和共印分数，第三行写经办单位、联系人、电话。如只有抄送单位，第一行可以不要；只有发文范围，第二行可以不要。

（二）发文范围，通常指需要执行此文的相关单位，而正文抬头没有包括的隶属单位，可以用发文栏里写“发：XXX、XXX”或“发：XX级上的单位”的形势表示。

（三）抄送单位，通常指需要了解此文件内容的相关单位（包括上级领导、单位或不相隶属的单位）。抄送顺序，先上、后中、在下，平级按序列前后排序。

（四）公文主送、抄送、存档份数相加等于共印份数。本单位制发的公文可以抄送本单位。存档份数在抄送单位之后注明，一般存档1份，重要的公文可存2份。

（五）需要联系办理的文书，还应注明经办单位，联系人和电话号码。

十八、签发和已阅 凡向上级的请示、报告均应在规定位置注明签发和已阅领导人姓名。

（一）“签发”是指对公文中请示、报告事项负主要责任的人；“已阅”是指需要了解文件内容的人了解文件内容，并负有一定责任。

（二）公文一般应由本级领导人签发。如果上级授权下一级领导人签发上一级的公文，签发栏应借用主管此项工作的上级领导人名字。此公文通常要抄送上一级领导阅知。

（三）“已阅”一般应是“签发”领导人的同级或上一级领导，不能出现下级领导。

十九、公文书写

（一）呈批公文和领导人签发公文时，不得用铅笔和圆珠笔，不得用纯蓝墨水和红墨水书写。

（二）公文的文面要整洁，上下左右都要按规定留出空挡，一律使用A4纸（16开纸）；标题二号黑体字，正文三号宋体字，一般页书写23行，一行（含空格、标定符号）28字，每页约644个字（含空格和标点符号）。

（三）使用简化字、词要符合规定，不能使用自造字和词。

（四）准确使用标点符号。

二十、数字记述

（一）公文中凡是使用阿拉伯数字而且得体的地方，一律用阿拉伯数字；属于词汇或用语中的数字应使用汉字。特殊情况可以变通时，同一篇公文中应保持统一。

（二）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语，或具有修辞色彩的语词，以及相邻两个数字并列连用表示概数和不具有统计意义的一位数字，应使用汉字。如：一律、“十三五”计划、二三米、三五天、四十五六岁等。

（四）公文标题、行文抬头、署名数字一般用汉字，标题出现其他数字可以根据情况变通处理。

（五）行文序数号的书写。在一份公文里，序数号的写法应当一致，层次分明。一般按下列顺序排列：第一层“一”，第二层“

（一）”，第三层“1”，第四层“（1）”。

二十一、公文呈批

（一）部门呈领导人批发的公文，一律使用“起草文件首页纸”。

（二）公文无论是单面或双面印刷，一律在左侧装订。二

十二、办理下级的请示件

（一）接到下级的请示（含电话）后，应抓紧办理，并按时限规定批复（答复）下级。

（二）凡需要用文字批复的，应事先按照公文格式拟好“批复”文稿，原“请示”件附于草拟的“批复”文稿之后，呈主管领导审批。

（三）凡需要报请领导批准后用电话答复的，应按单位内部行文格式规定写出“答复”稿，并将下级的原“请示”件附后，一同呈批。

二十二、单位内部行文

（一）单位内部事件需要行文的，必须使用规定的首页格式纸。签发栏由负责管理本部门的主管领导人签名，承办栏中一般写本部门名称，特殊情况也可以写个人姓名。领导批示写在公文首页纸正上方。

（二）以个人名义的行文，一律使用白纸，不得用公文格式纸。

（三）单位内部行文均要有标题，行文抬头写所呈报的领导姓名+职务名称，或姓+职务名称；除给某位领导人的专题报告外，应遵循逐级上报的原则；行文抬头只写上一级主管领导人的名字，特殊情况的“报告”，需要同时报上一级和在上一级的，行文抬头所写的领导（单位）可以连名并列，前面的名字是上一级，后面的名字是在上一级，中间连词用“并”，如：XXX并XXX：

（四）正文后落款写本部门名称（内部用的名称）和年、月、日，不必盖印。

（五）不编密级和文件号。二

十三、收文处理程序

单位收公文的处理程序一般要经过：签收、拆封、登记、拟办、批办、分发、传阅、承办、催办和办复等10个程序。

二十四、常用公文模板

（一）报告

报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题、提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。

报告格式：

关于××工作的报告 【标题】

×发〔2010〕×号 【文号】

××（单位）【称谓】

为进一步„„，现将有关问题报告如下（现予呈报）：【报告引据】

一、点明话题(目的,对上级而言)„„【报告事项】

二、正面论证重要性/收益„„

三、反面论证迫切性/问题„„

四、论证条件可行性/前景预测„„ 特此报告（以上报告如有不妥，请指示）【结尾】

××（单位名称）【落款】

年 月 日

（二）请示

请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。请示：一是标题要简单明确；二是正文要详细准确，写明请示理由及 意见；三是结尾适当；四是请示要一文一事。

请示格式：

关于××的请示 【标题】

×发〔2010〕×号 【文号】

××（单位名称）： 【称谓】

为进一步（加强，解决）„„，现就„„问题请示如下：【正文】

一、点明话题(目的,对上级而言)„„

二、正面论证重要性/收益„„

三、反面论证迫切性/问题„„

四、论证条件可行性/前景预测„„ 妥否，请批示。【结尾】

××（单位名称）【落款】

年 月 日

（三）工作总结

总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结和计划是相对应的：

计划是工作之前拟定，用以指导工作；

总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。

工作总结格式：

××工作总结 【标题】

×发〔2010〕×号 【文号】

××年，××工作以„„为指导，取得可喜成绩。现将有情况总结如下： 【正文】

一、基本情况和取得的成绩

（一）基本情况„„

（二）取得的成绩„„

二、存在问题

三、下一步工作措施

××工作虽然取得一定成绩，但尚存在许多足„„，我们将„„。【结尾】

××（单位名称或个人签名）【落款】

年 月 日

（四）批复

批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。批复是直接对下级请示事项作出的答复，具有一定的指导性。批复时，一是一请示一批复，突出针对性；二是要观点鲜明，态度肯定，切忌含糊其辞，模棱两可；三是文字要简练。

批复格式：

关于××的批复 【标题】 ×发〔2010〕×号 【文号】 ××（单位名称）： 【称谓】

„„收悉，经研究，答复如下：【正文】

一、„„

二、„„

此复（特此批复）。【结尾】

××（单位名称）【落款】 年 月 日

（五）意见

意见是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件，主要适用于对重要问题提出见解和处理办法。写作意见，要注意政策性、原则性，对下级的要求要明确具体，表达条理要清晰，办法措施要具体可行。

意见格式：

关于××的意见 【标题】 ×发〔2010〕×号 【文号】

××（单位名称）： 【称谓】

为进一步（加强，解决）„„，现就„„问题提出如下意见： 【正文】

一、阐明指导思想„„

二、提出工作措施„„

三、说明注意事项„„

××（单位名称）【落款】

年 月 日

（六）实施方案

实施方案是指对某项工作，从目标要求、工作内容、方式方法及工作步骤等做出全面、具体而又明确安排的计划类文书，是应用写作的一种文体。

实施方案格式：

××实施方案 【标题】

×发〔2010〕×号 【文号】

按照„„要求，根据„„现就××工作制定如下实施方案。【正文】

一、工作的总体目标和指导原则

（一）总体目标

（二）指导原则

二、重点内容

（一）„„

（二）„„

三、时间安排、方法步骤和监督检查

（一）时间安排和方法步骤

（二）监督检查

四、组织领导

（一）加强领导，搞好协调。

（二）深化教育，营造氛围。

（三）明确责任，务求实效。

（四）深入调研，跟踪指导。

„„希望„„，进一步推动„„。【结尾】

（七）建议

建议类文书是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。建议类文书具有建议性、说理性、可行性和委婉的特点。建议时，一是把握分寸要适度；二是所列内容要具体；三是表达语言要精练。

建议格式：

关于××的建议 【标题】 ×发〔2010〕×号 【文号】

××（单位名称或人员）： 【称谓】

„„，（简要说明目的、背景）： 【前言】

一、当前现状„„ 【主体】

二、存在问题„„

三、问题的原因„„

四、有关建议„„

以上建议仅供参考。【结尾】

××（单位名称或个人签名）【落款】

年 月 日

（八）通知 通知，是用来传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体。

通知格式：

关于××工作的通知 【标题】

×发〔2010〕×号 【文号】

××（单位名称）： 【称谓】

„„，为进一步（加强，解决）„„，现就有关问题通知如下：

一、„„ 【正文】 特此通知（请认真贯彻执行）。【结尾】

××（单位名称）【落款】 年 月 日

（九）规划

规划是指对事业或工作制定比较全面的长远的发展计划时使用的非正式公文。规划一般由标题和正文组成，不必再落款，也不必写成文时间。规划标题的四要素写法：单位名称+时间期限+内容范围+规划。规划的正文一般都比较长，一般由前言（有关的背景资料，也就是制定规划的起因和缘由）、指导方针和目标要求（规划的纲领和原则）、主要任务和政策或措施（规划的主体和核心，“是 什么”和“怎么做”的问题）、结尾（远景展望和号召）。

规划格式：

××规划 【标题】 ×发〔2010〕×号 【文号】 „„（引句）。为了„„，特制定本规划。【前言】

一、现状及面临的形势„„ 【主体】

二、指导思想、基本原则和目标„„

三、主要任务„„

四、主要措施„„

五、规划实施„„

„„（远景展望）

【结尾】

××（单位名称或个人签名）【落款】

年 月 日

（十）公开信

公开信，即公布于众的信件。公开信格式：

致××的公开信 【标题】

×发〔2010〕×号 【文号】

××： 【称谓】

一、阐明现象„„ 【正文】

二、说明原因„„

三、说明措施„„

四、表明态度，发出号召 【结尾】

此致 敬礼

××（单位名称或个人姓名）【落款】 年 月 日

（十一）新闻发布稿

新闻发布稿是行政机关用于对外发布信息的书面文稿。

新闻发布稿格式：

××（工作或情况）新闻发布稿 【标题】

〔10〕×号 【文号】

女士们、先生们，新闻界的朋友们： 【称谓】

大家好！对关注„„的（前来参加„„）广大新闻界的朋友们表示衷心的感谢！

下面我向大家介绍„„的主要情况。【正文】 „„

„ 【结尾】

最后,再次向新闻界的朋友们表示最后，再次向新闻界的朋友们表示衷心的感谢！

同时也真诚的欢迎新闻媒体、社会各界对我们继续给予广泛深入的关注与监督。

谢谢大家！

（十二）简报

简报是简明扼要的书面报告，是汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作的一种简短的、摘要性的载体。

简报格式：

××会议在京召开 【报头】

×发〔2010〕×号 【文号】

经过一段时间的积极筹备，会议于××年××月××日在北京正式召开。【主题】

参加今天会议的有，××，××，共70余人。上午，××同志在开幕词中讲了这次会议的宗旨。他说：„„

随后，各地代表分组进行了讨论。讨论会上，××同志对如何开好这次大会，还提出了很多宝贵的意见。在下午的会上，××同志结合情况，进一步强调：„„

本次会议就„„问题达成共识，进一步解决了„„，具有重要意义。【报尾】

报送： ×× 【报送范围】 发送： ×× 【发送范围】

（十三）综述

“综”即纵横汇集、全面系统、广而有序地概括反映所述对象的历史、现状、发展趋势以及不同方面或个例的 研究情况等。“述”即对所选用材料作客观的叙述与说明，编者述而不评，不议论、不预测，也不提出建议。综述无特定格式，但是在写作时要注意三点：一是结构清晰，二是多用数据说明，三是写作重在陈述。

综述格式：

××情况（工作）综述 【标题】

×发〔2010〕×号 【文号】

„„（总括有关情况）【正文】

一、„„

二、„„

三、„„

（下一步措施或展望）。【结尾】

××（单位名称或个人签名）【落款】

年 月 日

（十四）函

公文函概念，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。

1、公文函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格 式、内容和写法要求如下：

（1）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。一是标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

二是主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（2）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

一是开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

二是主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

2、公文函用法

（1）下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

（2）平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜，（3）用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

（4）向上级机关请示较小事宜也常用函。

5.公文管理系统介绍 篇五

各子公司、控股公司各部门：

按照公司工作计划，现将控股公司12月份工作例会事宜通知如下：

一、会议时间：2004年12月31日8：00

二、会议地点：总部3＃楼二楼第一会议室

三、参加人员：各子公司总经理、控股公司各部长

四、会议议程安排另见材料。

五、其他事项

1、此次相关会议资料已以电子版形式已发至各子公司、各部门负责人及相关联络人员处，会议材料中材料六《控股公司2005年度资金平衡计划》暂缺，将在例会上通报，请各位参会领导携带笔记本电脑参加会议。

2、按照董事长指示和相关会议纪要精神，为充分做好会议准备，请各子公司、控股公司各部门办公室人员提前组织本单位相关部门和专业人员对会议议题材料进行专题讨论并形成具体意见提供给参会领导，并将本单位上会意见请于12月29日前反馈至人事行政部行政组××，人事行政部将整理各部门意见汇总及时提供董事长参阅。

3、外埠子公司领导请于12月30日报到，请各子公司办公室人员及时将领导来京时间告知会议联系人。

4、住宿、用餐安排在××俱乐部。

5、联系人：××

××有限公司

二○○四年十二月二十七日

关于成立总部各类文体协会的公告

控股公司各部门：

为增强员工体质、活跃员工业余文体生活，促进员工之间交流与进步，营造健康、向上的企业氛围，公司鼓励员工自发成立各类文体协会和活动小组。协会和小组以自我管理为主，公司对于协会和小组的重大活动予以资助。根据公司已开展的体育活动现状及周边地区场地和设施情况，近期拟分别成立羽毛球协会、乒乓球协会、网球协会和篮球协会。

1、羽毛球协会活动时间为每周六、周日，活动地点为××俱乐部。联系人：××（企划部），电话：××，邮箱：××

2、乒乓球协会活动时间为每日17：00后，活动地点为××3号楼一楼大厅。联系人：××（企划部），电话：××，邮箱：××

3、网球协会活动时间视报名情况再定，活动地点为总部基地三区管委会大楼后面。联系人：××(人事行政部)，电话：××，邮箱：××

4、篮球协会活动时间为每日17：00后，活动地点为总部基地七区。联系人：××（矿业公司），电话：××，邮箱：××

欢迎对以上活动有兴趣的员工及时与上述人员联系。

4月份总部办公室房间调整之后，还将在总部楼内开展瑜伽训练和踢踏舞培训，敬请关注。

如有员工希望组织除上述活动之外的其他活动，请与人事行政部××联系（电话：××）。

特此公告。

控股公司人事行政部 二〇〇六年五月九日

控股公司2005年7月工作例会纪要

时间：2004年7月31日上午8:30—19:00 地点：公司第一会议室（视频会议）主持人：×× 参加人: ×× 列席人：齐×× 缺席人：××

记录与落实跟踪人：××

会议内容:一是董事长传达中国钢铁协会二届五次常务理事会精神；二是讨论能源管理条例、设备管理条例和战略品种开发运行体系管理办法；三是讨论××修造总公司运行方案；四是确认各单位三季度工作重点；五是由××专家讲解现代化钢厂管理制度建设要点；六是控股公司各部门汇报业务活动划分梳理情况。

会上××董事长着重传达了中国钢铁协会二届五次理事会议有关精神，要求子公司班子结合实际认真学习。会议着重讨论了能源管理条例、设备管理条例和战略品种开发运行体系管理办法，其中能源管理条例和战略品种开发运行体系获得原则通过，设备管理条例需按照专业化管理推进的思路完善后重新提交公司 讨论。会议要求控股公司各部门加强对子公司进行专业性指导，同时要求进一步梳理业务活动的划分。通过本次会议形成如下决议和要求：

一、制度建设

1、战略品种开发运行体系管理办法。按照品种客户关系管理在子公司的要求修改完善本办法后，下发实施。（责任人：××，完成时间：8月10日前）

2、能源管理条例。本条例在完善如下方面后下发实施：一是子公司不成立能源管理委员会；二是明确各子公司能源管理的主体单位是生产处还是能源中心；三是体现建立能源管理共享平台；四是体现定期进行能源专业报告分析。（责任人：××，完成时间：8月底前）

3、设备管理条例。生产技术部按照如下原则重新对此条例进行梳理，然后再提交公司例会讨论。一是明确设备管理方向、原则、目标；二是建立设备管理平台；三是明确设备管理中的活动、需要提升的能力、形成的成果和成果为谁服务的问题；四是不另行设立设备专项奖，统一纳入公司整体奖惩体系。（责任人：××，完成时间：8月底前）

…………

××控股有限公司介绍信

××人事局：

兹介绍我单位××等壹人，前往贵处联系人才引进事宜，请接洽并予协助为盼。（限7日有效）

此致

敬礼

（限7日内有效）

××控股有限公司 二〇〇六年四月二十三日 关于春节等传统习俗烟花爆竹禁燃禁放的倡议书

全院广大师生员工们：

每逢新春佳节之际，为营造气氛，燃放烟花爆竹成为人们首选的纪念方式之一。但烟花爆竹燃放时会产生强烈噪声，并释放出大量的颗粒物和硫化物等空气污染物，影响空气质量，危害人体健康，烟花爆竹燃放后散落的炮皮碎屑也严重影响市容环境卫生。“美丽南昌·幸福家园”，为了使南昌的天更蓝、空气更清新、环境更优美，大力倡导文明、低碳、绿色、环保的生活方式。积极响应和遵守《江西省人民政府办公厅关于认真组织做好2018年元旦、春节期间烟花爆竹禁限放工作的通知》和《南昌市禁止燃放烟花爆竹规定》要求，真诚地倡议我院广大师生员工们：在元旦、春节时不燃放或少燃放烟花爆竹，最大限度降低燃放烟花爆竹造成的环境污染，倡议具体内容如下：

一、遵规守法，从自身做起。学院各党员领导教师要以身作则，自觉带头不购买、不燃放烟花爆竹，无违规运输、存储、携带烟花爆竹，积极爱护学院及市容环境，同时引导和带动身边人员积极响应倡议，共同做好烟花爆竹禁燃工作；

二、倡导新风，从现在做起。要转变节日庆祝方式，选择喜庆音乐、鲜花等低碳环保方式，尽量减少对环境的污染。严禁我院学生双休日、节假日期间在校园内以及南昌市秋水广场、江边、市民公园等区域燃放烟花爆竹；

三、强化宣传，从身边做起。院属各部门，尤其班主任要加强对学生们的宣传教育。要采取多种形式，宣传燃放烟花爆竹的危害性，积极引导我院学生不燃放烟花爆竹。

要健康、不要雾霾，要新鲜空气、不要烟花爆竹。让我们共同爱护环境、保护环境，从自身做起，积极行动起来，过一个清新、环保、舒适的“低碳”春节，以实际行动助力“绿色发展”，共建美好平安家园！

江西农业大学南昌商学院党政部

2018年1月9日 关于2018年寒假期间用章程序的通知

为方便师生寒假期间用章，现将假期盖章规定通知如下：

1.学院公章和党委公章由党政部管理，其它章由各职能部门管理，用章人根据需要盖章的内容，到相应部门盖章，例如涉及提取公积金、人事证明、工资证明需找人力资源部盖章，学生干部证明到学工部盖章，学生成绩由教务部盖章，需要加盖院章的到党政部盖章，等等。

2.需要加盖院行政章或党委章，若需要相关职能部门核实的材料，必须办完前置程序，否则不予盖章。例如，开具收入证明，必须先到人力资源部核实或盖章，才能加盖院章；学生政审，必须先经系学生支部出具政审意见支部书记签名或盖章后，方能加盖党委公章。

3.寒假期间需要办理用章手续者，如学生用章，请相关班主任或系办负责人与相关部门负责人说明具体用章事宜后，在约定的时间内由学生本人（带学生证或身份证）或委托人（学生身份证复印件及委托人身份证原件）到对应部门办理用章手续；需要用章的教师可直接与相关部门负责人电话联系。

4.寒假期间盖章将采取预约制，请各系部通知全体师生，若能提前盖的章尽量在放假前盖好，放假后盖章必须先预约。

特此通知

党

政

部

2017年12月25日

关于2017年国庆、中秋节放假安排通知

院属各、系部

根据国务院休假文件精神,现将国庆、中秋节放假有关事项通知如下: 1.根据国务院休假安排，10月1日至8日放假调休，共8天。9月30日（星期六）补10月5日（星期四）的课，当天晚上停课。

2.自10月9日开始，南昌校区将按照冬季作息时间表安排工作，请各系、部对照冬季作息时间及时调整工作安排。

3.请各系、部提前做好工作安排，特别要做好假日期间的安全稳定工作。

4.共青校区学生国庆、中秋节放假安排，以入学教育安排时间为准。

南昌商学院党政部

2017年9月27日

江西农业大学南昌商学院创建于2001年7月，是经教育部批准的实施全日制本科教育的高等院校。学院占地1500余亩（其中南昌校区500亩，赣江新区共青城校区1000亩），南昌校区地处昌北大学区中心，交通便利，出入安全，花园式的校园给学生提供了优美而舒适的生活、学习环境。

学院以江西农业大学70余年的本科办学经验和优势学科为依托，经过十余年的建设，已发展成为覆盖经、管、文、法、工、农、艺等七大学科门类的多学科性新型学院，开设了工商管理等29个本科专业，面向全国27个省（市、区）招生，在校生7300余人。学院设有经济系、财会系、管理系、计算机系、外语系、人文与艺术系6个教学系，已建立了一支400余人的专兼职教师队伍，并积累了一套符合学院实际的加强教学管理、坚持因材施教、抓好学风建设、不断提高培养质量的办学经验。

学院教学、生活设施齐全。学院建筑面积近21万平方米，多媒体教室80多间，语音教室616座，图书馆各类图书60余万册，有60多个专业教学实验室，在省内外建立了一批专业实习基地，为学生专业实习和实践性教学提供了条件。2012年5月，学院通过了新增学士学位授予单位学士学位授予权评审，获得了学士学位授予权。建院以来，我院学生在校内外各项活动和比赛中取得了骄人成绩，20余人次获得国家级荣誉，300余人次获得省级荣誉。在2016年全省本科专业综合评价中，我院9个专业参评，汉语言、日语、园林、人力资源管理等四个专业名列同类院校全省第一，总体专业综合评价在全省财经类独立学院名列前茅，经过十余年的建设与发展，学院办学水平与特色日益显现。

6.公文管理系统介绍 篇六

【党政公文的行文规范】

作为“法定”公文，在写作的过程中有内在的程式和法定的规范，总的规范是《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，具体来讲，通常有以下七种。

1、制发规范。

也就是说制发一件完整的公文，必须遵循一定的工作程序，而每道工作程序都有其特定的程式要求：拟稿→核稿→签发→制作→发送→归卷，这六个环节都有明确的规定和操作要点。

2、名称规范。

公文写作中运用名称必须严肃认真，一丝不苟，其特点是地名、人名、单位名、事物名等的表述必须规范。具体使用时应注意以下几点：同一名称在同一篇文稿中多次出现时，要求表述词一致;要根据名称的变化而变化，不要因循旧名不变;运用同类名称时，要注意次序的排列;外国国名、地名、人名、党派名、机构名、报刊名、著作名等译名，要用国家有关部门明确统一的、通用的名称，不能自以为是，标新立异;地区名、单位名在文稿中第一次出现时，要写明其所在的省、市、县;使用简称时，要按照约定俗成的规范简称，而不能随意生硬编造;各类事物名称排列使用时，要注意相互间的逻辑联系;使用局部地区或系统内的熟语或行话应慎重，尽量不用。

3、数字规范。

阿拉伯数字在公文中凡是可以使用而且得体的地方均应使用，如在表示数量、长度、高度、面积、体积、重量时，一律使用阿拉伯数字。阿拉伯数字在文件中排行时，十位数以上的不能移行。

4、计量规范。

公文必须使用国家法定的计量单位。我国的法定计量单位，是以国际单位制单位为基础，根据我国的情况，适当增加了一些其他单位构成的。常用的法定计量单位有：质量单位用千克或公斤、吨、克、毫克而不用斤、市斤、两、钱;长度单位用千米或公里、米、厘米、毫米而不用里、尺、寸、公分;功率单位用千瓦、瓦而不用马力;功、热单位用焦耳而不用卡、千卡;容量单位用升、毫升或立方米、立方厘米而不用公升、立升;电量单位用千瓦时而不用度;土地面积单位用平方米、公顷、平方公里而不用亩、分厘、平方丈;力的单位用牛、千牛而不用公斤力、千克力。

5、标点规范。

不能违背国务院、中办的严格规定。

6、用字规范。

公文中对汉字的使用要做到“三不”：不使用繁体字;不随意简化;不滥造汉字。

7、格式规范。

7.电子公文系统的安全性研究 篇七

1 电子公文系统的安全隐患

目前, 通过对我国电子公文系统的调查以及与国外电子公文系统的对比, 发现我国的电子公文系统存在着一些弊端, 比如其安全性存在问题等等。具体存在的问题如下:

(1) 我国的电子公文系统基础设施不完善, 其使用环境也存在一些问题。如不改进将会危及整个系统。 (2) 在电子公文系统中, 保存着许多的机密信息。然而, 随着社会的发展, 我国的政务逐渐的公开, 一些机密的信息就会泄露粗出来, 如何解决这个问题就变得很重要了。假如解决不了这个问题, 那么, 大量的机密信息机会被一些病毒或者黑客所破坏。 (3) 一些电子公文上刻有政府机关的印章, 然而, 在电子公文上, 电子印章的不安全也会给公文带来很大的隐患。在使用时, 需要从多个方面来解决这个安全问题。 (4) 在使用高科技设备传输信息时, 一些高科技设备本身就存在着一些安全隐患, 所以, 电子公文系统就变得更不安全了。而且电子公文的传输涉及到了许多的环节, 比如多个电子设备、多个技术人员等等。假如这些环节的其中一个发生了安全问题, 那么, 就会造成一些意想不到的安全问题。

一般来说, 我们在发布信息时, 利用一些先进的技术和软件来保障信息的安全性, 比如GAP技术和TCP/IP协议。GAP的一般概念是:先将数据进行分解, 切断网络之间的联系, 对所传输的数据进行安全检查, 一旦发现病毒就进行清理, 保障数据的安全性。然后再传输到对方的接受端, 接收方也需要进行身份的验证、安全检查等等。GAP的另一个特点是它只能与一个网络连接, 或者是可信的网络或者是不可信的网络, 绝不会同时和这两个网络连接的。两个网络之间的信息交换必须将TCP/IP协议剥离, 将原始数据通过P2P的非TCP/IP连接方式, 通过存储介质的“写入”与“读出”完成数据转发。

综上所述, 我们可以看出我国的电子公文系统还有许多的问题没有得到解决, 这些问题既有管理上的, 也有技术上的。必须深刻了解到这些存在的问题, 才可能解决这些问题, 从而让电子公文系统安全、可靠的运行。

2 电子公文系统的安全保证措施

针对电子公文系统存在的问题, 只能慢慢的来进行改善, 不可期望短时间内就完全解决这些问题。一般情况下, 以下这些措施也许会起到一些作用:一是利用CA来保障电子公文系统的安全;二是制定严格的规章制度;三是利用GAP技术和TCP/IP协议剥离;四是制定一些预防安全隐患的补救措施。

2.1 内外网隔离和GAP技术的利用

在使用电子公文系统时, 采取内外网隔离和GAP技术可以有效的解决它的安全问题。政府部门采用先进的技术和办公软件实现办公的信息化、无纸化以及高效化, 这主要是靠V N P技术的使用。然而, 目前我国正在推行政务的公开透明化, 公民要了解政府的一些工作、政策等信息, 为了避免一些政府机密信息的泄露, 使用内外网隔离和GAP技术是一个行之有效的方法, 可以最大程度地避免机密信息的泄露。但是, 由于我国仍然缺乏一些先进的设备, 需要进口先进的设备, 所以仍然存在信息泄露的安全隐患。

2.2 电子公文系统与CA相结合

为了解决信息在传输过程中的安全隐患, 一般采用CA认证体系。然而, 目前我们还不能完全依靠它来解决这些问题。尤其是在政府公文中, 它还需要政府的命令和正式的公文。另外, CA技术本身也存在一些问题, 它不能在信息传输的整个过程中监督信息的安全问题, 仍然存在着一些安全漏洞。这些安全漏洞仍有可能致使政府一些机密信息的泄露, 所以, 目前我们还不能完全依靠它。不过, 尽管CA技术存在着一些安全隐患, 我们仍可以利用它来加强传输信息的安全等级。

2.3 安全管理制度

除了技术上的问题, 我们在使用电子公文系统时也要注意管理上的问题。无论多么先进的技术, 如果在管理上出现了问题, 那么这个技术也会变得不安全。在此, 本文主要针对电子印章的安全问题展开了讨论, 针对电子印章的存放和使用制定了严格的管理制度。探讨一些预防安全问题的方法。一般来说, 电子印章在传输的过程中主要使用CA系统来保障它的安全性。

(1) 印章的存放问题。在现实中, 我们可以把实物印章很好的保存起来, 比如保存在安全柜中等等。

(2) 电子印章的使用问题。为了更好、更安全的使用电子印章, 避免电子印章的乱用现象。必须制定一些措施来预防电子印章的安全使用问题。

2.4 灾难响应和应急处理

无论多么先进的技术总会存在着一些问题, 这些都是不可避免的。电子公文系统也是一样的, 我们无论采取什么样的措施都不能保证它的绝对安全性。因此, 预先制定一些安全措施是非常有必要的。

3 结语

随着社会的不断发展, 电子公文系统必将越来越普遍, 其相应的安全也会得到更多人的关注, 一些保障电子公文系统安全的技术也必将会更加的先进。所以, 电子公文系统的安全问题尽管不能在短时间内得到解决, 但是我们也不必担心。在我们不断的使用过程中, 人类会不断地对电子公文系统进行改进、完善。最大限度的避免电子公文系统的安全隐患, 使我国政府机关可以更加方便、安全地使用电子公文系统。

参考文献

[1]赖晓燕.安全电子公文系统的研究与设计[D].四川大学, 2005.

[2]袁礼, 张晓丽.电子公文系统的安全隐患及解决方案研究[J].信息网络安全, 2010 (02) .

8.浅谈如何做好公文管理工作 篇八

摘 要：做好公文管理是企业机关在对公文进行处理时，能够高效、安全、规范完成的重要保障，其对于企业单位各项工作的顺利开展都有着举足轻重的意义。文章首先概述了公文管理的基本要求，并提出了相应的加强公文管理工作的具体措施，以期对各事业单位公文处理工作的开展提供一定的参考价值。

关键词：公文管理；要求；措施

公文管理指的是公文在形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整中，以特定的原则和方法对公文进行创制加工、保管处理，使其完善并获得功效的行为或过程。公文是企业单位日常行政管理及公务活动开展过程中形成的指导性文件，也是真实反映公文处理人员工作水平的主要依据。权威性、时效性和规范性是公文管理的主要特征，提高公文管理质量和水平是办公室事务管理中异常重要的一个环节。

一、公文管理工作的要求

（一）注重时效性

力求时效性是公文管理工作的一大准则，每一份公文在形成、传阅、办理及存储的过程中，都是有特定时效限制的，如果公文管理人员在时间观念的把握上不够到位，就极有可能影响到公文的质量和实际效用的发挥。因此，对于每一份公文都应该及时、规范地加以办理，公文较多时则根据其紧要程度确定先后处理顺序，尽可能地做到不延误、不漏发、不误发、不搁置。这是对公文管理科学性和时效性的具体要求，也是简化办文程序、缩短公文处理周期的有效措施。

（二）注重规范性

公文管理是一项连贯性很强且操作严密的工作，要想确保公文管理能够正常稳定的运转，就必须严格按照其操作规范进行。公文管理的规范性具体体现在以下三个方面：第一，公文管理章程与制度的齐全性。健全的规章制度是公文管理工作高效开展的前提保障，也是办文人员落实工作要求的先决条件；第二，工作作风及工作秩序的严谨性。公文从形成到归档的整个过程中涉及部门及人员众多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混乱都会造成公文管理效果大打折扣。因此，加强办文人员工作作风管理及规范公文管理秩序，是非常重要且必要的；第三，工作环节及工作岗位的衔接性[1]。公文管理流程是比较复杂的，任一环节的梗阻都不利于公文效能的发挥。这就要求我们必须对岗位职责进行明确分工，并加强各岗位之间的配合协作力度，以确保各环节、各岗位之间能够实现有序衔接，公文管理工作能够运转自如。

（三）注重安全性

保障公文管理的安全性是公文处理工作政治性的内在要求。公文管理往往会涉及到许多机密文件和事项，而高新技术的迅猛发展让公文泄密的危险系数持续攀升。要在公文管理过程中做到安全保密要求，除了强化办文人员安全防范意识外，还需加强对公文管理的各个环节的监督与管理。例如在公文传递与处理时要履行规范的手续流程，对于机密文件的阅读范围要有严格的界定，保密文件在存放和销毁时必须有详细的登记记录和报批手续，以全面确保公文不泄露、不遗失、不损坏。

二、加强公文管理工作的措施

（一）提高对公文管理重要性的认识

加强办文人员对公文管理的重视程度是做好公文管理的前提基础。公文是一种重要的信息载体，其在反映企业单位经营状况、提供决策依据及指导行政管理活动等方面发挥着非常重要的作用。离开了高质量的公文管理，企业单位的办公效率也就无法得到保障。因此，不光是公文管理职能部门，其他部门的工作人员也应充分认识到加强公文管理的积极意义，将规范公文管理视作日常行政管理中一项十分重要的基础性工作，将加强公文管理作为企业单位整体建设目标的一部分。

（二）加强对公文管理工作的组织领导

企业单位公文管理质量间接反映了各部门的工作作风及整体工作水平。因此，各部门必须加强对公文管理工作的组织领导，按照程序切实把好行文关、内容观、政策观、审批关和格式观，确保公文内容明确、表述严谨、格式标准、印制规范、程序到位[2]。及时协调和处理公文管理中遇到的问题，将职责和权限划分清楚，并建立起完善的公文管理制度和奖惩机制，只有这样才能将公文管理的具体要求落到实处，实现公文管理工作高效运转。

（三）切实提高办文人员综合素质

办文人员综合素质的的高低对公文管理的质量和效率有着至关重要的影响。综合素质既包括其专业技能水平，也包括其工作作风及管理组织能力。专业的技能水平和严谨细致的工作作风是做好公文管理的前提，而较强的组织管理能力是做好公文处理工作的保障[3]。办文人员在进行公文管理时，常常会接触到大量的影响力大且保密要求高的公文，如果没有过硬的技能水平和严谨的工作作风，就极有可能造成公文管理差错，甚至是酿成重大损失。因此，办文人员必须要时刻注重对自己各方面能力的提升，对于自身工作作风和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用现代科技技术进行公文管理，也是加强工作质量和效率的有效途径。在现在这个网络科技技术飞速发展的时代，公文管理工作也应当加强信息化建设，以全新的管理模式取代以手工管理为主的传统公文管理模式，这样不仅能有效提升公文管理的效率和质量，还能增强公文传递的时效性和安全性，为公文管理的现代化、科学化和规范化发展，提供良好的技术支持。

三、结束语

综上所述，公文管理是企业单位经营管理过程中不可或缺的重要组成部分，也是企业各部门加强协作及信息交流的重要工具。我们应不断规范公文管理的操作标准，以严谨的工作作风和过硬的技能水平，全面促进企业单位公文管理工作的高效运转，让公文管理更好地为企业单位未来发展服务。

参考文献：

[1]卓蓉.关于公安院校公文管理工作的几点思考[J].江苏警官学院学报，2008（06）：164-166.

[2]王博.工作流技术及其在公文管理系统中的应用[D].东北财经大学，2006.