处理公文标准化的方法

2024-09-20

处理公文标准化的方法（精选8篇）

1.处理公文标准化的方法篇一

公文写作与处理的方法与技巧

公文写作与处理的方法与技巧第一部分：公文写作的基本要求和常识

一、秘书与公文的关系

秘书与公文的关系，是人与物的关系，秘书是办理公务的人，公文是涉及公务的文书。“领导面前是红人，工作上是忙人，经济上是穷人，身体上是病人，家庭上是罪人”就是对秘书这个“人”的形象刻划。公文与秘书有着密不可分的关系。“热爱公文岗位，热爱公文写作”是作好秘书工作的必要条件。写好公文，还具有以下四个作用：

1．写好公文可以使秘书胜任工作。特别是在机关工作，在政府工作，如果不会写公文，就没有地位，就没有作为，至少说是不能胜任工作。毛泽东同志的秘书田家英，跟随主席18年，靠着自己的努力，由从事事务性工作最终成为主席的文字秘书，他起草的八大开幕词中“谦虚使人进步，骄傲使人落后”，至今为大家所熟知和常用，催人警醒，影响深远。

2．写好公文可以使文秘人员提高水平。人的大脑经常思考问题，越思越灵。一个人经常写作公文，水平自然也会提高。在写作公文的过程中，人需要构思和布局，需要分析和判断，需要思考解决问题的方法和措施，在这个过程中，一个人的能力得到全面锻炼，他的综合分析能力、驾驭全局的能力和解决问题的能力相应都会得到提高。

3．写好公文可以使公务员不断进步。人们常说，不想当将军的士兵不是好士兵。同样，不想当领导的秘书不是好秘书。在秘书岗位，通过写作公文，基础就会打的比较牢，能力提高的比较快。自然，接触领导的机会就比较多，进步的机会就比较多。国家领导人许多都是秘书出身，比如毛泽东、邓小平、杨尚坤、胡锦涛等。可以说，秘书这个岗位锻炼人，也造就人。

4．写好公文可以使公务员终生受益。文章写的多，积累就会多，千年文章会说话。许多人退休后，都爱写回忆录等书籍，这是对人生的一个总结，是一件很有意义的事情。大家在工作中，一定要注意加强工作积累和生活积累。瑞士人一生有三件事“生一个孩子，栽一棵树，写一本书”，把写一本书和生孩子相提并论，可见写作的重要性和它不寻常的意义。

二、什么是公文

（一）公文的含义

国家行政机关的公文（包括电报）是国家行政机关进行行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的工具。

中国共产党机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

一般来说，只有具备了以下几个条件才能算作公文：

首先，公文是在公务活动中使用并形成的，是为了处理公务，不是办理私事的。

其次，公文的使用范围一般限于行政机关，人民团体、企事业单位也常根据情况比照使用，个人不得使用公文。

第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，从标题到落款，从内容到文面，从用纸到标记都有特定的要求。公文也不同于公务活动中使用的其它材料，如图片材料、音像材料、电讯材料等。

（二）公文的形成

公文的形成已经有两千多年的历史，“公文”一词最早见于《后汉书〃刘陶传》，“但更相告语，莫肯公文”。另有一说见于《三国志〃赵俨传》，“公文下郡，绵绢悉以还民”。公文是时代的产物，是阶级的产物，反映了国家的意志。公文的形成受社会形势发展、工作需要、国家利益、社会需求、人民呼声等条件的影响或制约，在不同的社会发展时期，有不同的公文，以下是公文发展的一组史料：

甲骨文公文＿殷商时期青铜器公文—周朝时期

石刻公文—春秋时期

简册公文＿秦汉时期

绢帛公文—晋朝时期

纸质公文＿现存唐朝

电子公文—现代

目前我们现行公文处理办法，是2000年8月24日国务院发布新的《国家行政机关公文处理办法》，该办法自2001年１月１日起施行。办法规定现行公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三类十三种。

（三）公文的特点

1．公文具有鲜明的政治性

公文产生于阶级、国家出现之后，是统治阶级贯彻其指挥意志、行动意图的系统记录，直接反映国家政权的意向和阶级的根本利益。

2．公文具有严肃的法定性

公文具有法定性，这主要表现在公文必须有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。

3．公文具有特定的权威性

法定的作者在法定范围内行使职权制作和发布的公文，就具有法定的权威性。公文内容具有约束力是公文权威性的具体体现。

4．公文具有对现实工作的指导性

公文是在现实工作中形成和使用的，目的在于推动现实工作。一项工作一旦完成，在开展这项工作中形成并使用的公文的作用也随之结束。

5．公文具有一定的规范体式

公文写作讲求格式规范，任何行政机关和单位必须执行国家规定的统一公文格式，不得另搞一套，自行其是。现阶段，党政机关的公文写作与处理，必须严格遵守《国家行政机关公文处理办法》和党的公文规定。

三、公文的分类

（一）公文的种类 1．规范性公文

行政公文13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；党的公文14种，包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

2．法规和规章性公文

共11种，包括条例、办法、规定、章程、细则、规则、规程、规范、公约、守则、纪律。

3．通用性公文

共14种，包括计划、规划、工作安排、工作要点、方案、调查报告、简报、总结、述职报告、提案、讲话稿、书信、布告、导词。

4．执法公文

共12种，包括行政处罚决定书、行政强制执行申请书、行政强制执行决定书、行政复议申请书、行政复议答辩书、行政复议决定书、行政起诉状、行政上诉状、行政答辩状、行政赔偿申请书、行政

（二）行政公文与党的公文的异同

1．从作用方面看相同点：都是传达、贯彻党的路线、方针、政策的工具，都具有领导、指挥、联系、沟通和宣传教育作用。不同点：在于公文的性质、内容、行文对象和指向不同。行政公文是国家意志和权力的体现，是行政行为和行政管理措施的手段，行文对象和指向是国家各级行政机关、企事业单位以及人民群众。党的公文是党的意志和权力的体现，公文内容主要是传达贯彻党的路线、方针、政策，实施党的领导；行文的对象和指向是各级党的组织和党员。

2．从行文方面看相同点：二者的同级机关及其同级机关之间可以联合行文。不同点：行政公文是按照行政隶属关系行文。党委一般不直接对行政机关行文，通常是通过对设在行政机关的党委或党组行文，实施对行政机关的领导；行政机关对党委行文也要通过党委或党组的公文，而不是用公文直接行文。

3．从文种上看有9种相同的，是决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。有9种是不同的，公文多了命令（令）、公告、通告、议案4种，党的公文多了决议、指示、公报、条例、规定5种。

四、公文格式

（一）公文的一般格式

根据国家标准，公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。

1．眉首

臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。

2．主体

臵于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素统称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识、附注。公文正文从主送机关下一行开始，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。公文印刷中字体字号的选用：公文标题用2号小标宋体，正文一级标题用三号黑体，正文二级标题及主题词用3号宋体，正文一般用3号仿宋体。每页排印22行，每行28个字。公文文字表达应力求简明扼要，层次分明，力求说短语、行短文，避免多层次结构。多层次结构的正文分条标识方法为：

第一层用：一、二、三、……

第二层用：

（一）（二）

（三）……

第三层用：1.2.3.……

第四层用（1）（2）（3）……

个别出现第五层时用：①②③……

3．版记

臵于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（二）公文的印刷格式

1．用纸格式

公文用纸格式，指公文用纸幅面尺寸。目前我国公文纸采用国际标准A4型（297mm×210mm）。布告、公告、通告等公布性公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。

2．印装格式公文的印装格式，指公文排版、装订形式与字体字号的选用。公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行，并从左至右书写、排版。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文一律左侧装订。公文数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的都应当使用阿拉伯数字。在同一公文中数字的使用应前后一致。公文中应采用国家法定的计量单位。

（三）主题词的标引与制作

1．主题词的标引依据

目前，行政公文主题词标引的依据主要是国务院办公厅秘书局制订的《国务院公文主题词表》，共由十五类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有十三类751个主题词，附表有二类298个主题词。

2．主题词的标引程序和方法

主题词的构成要素有三个方面：一是体现公文归属类别的词，二是体现公文内容特征的词，三是体现公文文种的词。标引时可据其涵义，按“一类别、二内容、三文种”的顺序依次排列。类属词标引时如无十分贴切的主题词，可按“宜宽不宜窄”的原则，选择相近的主题。每份公文一般以标引四至五个主题词为宜，除类别词外，最多不要超过五个。

第二部分常用公文的写作方法

一、怎样写好公文

（一）目前公文的现状和问题

应该说，目前公文的现状不容乐观，问题很多，形象不佳。归纳起来，主要表现在以下四个方面（抄、长、假、乱）：

1．“文抄公”主笔，大抄特抄。这种现象很有的普遍性。2．“懒婆娘”当家，又臭又长。经常在稿中“首先一个，其次一个，再者一个，另外一个，还有一个，其他一个，最后一个，补充一个”，越看越不愿意看。

3．“贴膏药”盛行，无病呻吟。不管发文有用没有用，无事找事。

4．“我说算”上岗，乱用文种。主要表现在“报告请示乱上，通知意见乱发，公告通告乱贴”。

以上这些问题，大家在写作公文时一定要注意，至少不会走弯路，对提高公文写作水平大有帮助。

（二）怎样才能写好公文

1．领会意图——公文撰制的“奠基工程”

公文撰制在思维方式上，有别于文艺创作等“有感而发”，而是“遵命行事”，必须秉承领导旨意，领会领导意图，根据工作需要而撰制。

一是积极扩展领导意图。秘书要善于从更多的层次和角度去思考问题，保证制发的公文具有一定的思想内涵。

二是善于挖掘领导意图。秘书应当主动和领导同志商量研究，深化领导的意图。

三是努力完善领导意图。秘书要注意与领导沟通，并注意联系实际情况，从而比较全面体现领导意图。

四是及时捕捉领导意图。要做一个“有心人”，手脑勤快，及时掌握领导的思想脉搏。

2．构思准备——公文撰制的“设计蓝图”

要认真构思，做好准备工作。在构思过程中，要掌握三个基本环节：

第一，要确定好公文主题。公文主题应做到“一文一题”，即只能突出一个中心，不能搞多中心，切忌主题不明或多主题。

第二，要合理安排结构。最好先拟个写作提纲，对公文通篇布局进行安排。

第三，要精心选择材料。对材料必须经过一番去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。

3．拟写文稿——公文撰制的“施工阶段”

一是必须扣紧主题。写作提纲就是按主题而设想的思路，对紧扣主题的材料要下功夫挖掘。

二是要详略得当。做到布局合理，层次分明，重点突出。三是要一气呵成。拟写文稿的路子定好了，材料选好了，最好一气呵成。

4．认真修改——公文撰制的“整修装璜”

修改是公文撰写过程中不可缺少的一环，如何进行修改，如何掌握正确的修改程序，可以从以下几个方面入手：

第一，先看主题。进一步挖掘和深化主题，使主题更深刻、明确、集中。第二，审改观点。主要看文稿的观点和提法是否有错误，能不能站住脚，是否经得起推敲和实践的检验；文稿中的概念、判断和论证是否符合客观实际情况，是否符合中央和上级规定的方针政策。

第三，调整材料。如果文稿使用材料过多，淹没或冲淡了观点，应该加以修整和剪裁，留有最有用的材料；如果文稿有言之无物之处，要补充必要的材料；如果材料不准确，要重新核实更正；如果材料的观点不一致，要服从观点，删节材料或选择更换新的材料。

第四，理顺结构。主要是检查文稿框架是否合理，层次是否分明，段落是否得当，过渡照应是否自然周全等等。

第五，推敲文字。公文语言力求精益求精。修改中要采取逐字逐句仔细推敲的办法，对文字进行加工润色。

二、常用公文写作

（一）通知

1．通知的概念

通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。

2．通知的种类

从内容、性质上大体可以划分为：发布性通知、命令性通知、事务性通知、批转性通知、会议通知。

3．通知的写作要求（1）明确行文目的

首先明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题，根据客观情况和开展工作的需要确定写作的范围和对象，以明确行文目的，有针对性地写好通知。

（2）抓住主要内容

不同种类的通知，有不同的规范体式，但是，紧紧把握住主要内容，是写好通知的关键，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如命令性的通知，一般要讲清情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。

（3）文字表述准确

首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

（二）报告

1．报告的概念

报告，是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文。

2．报告的种类

报告的种类较多，可以从用途、性质、内容等方面进行划分。从用途上可以分为情况报告和随文报告两类。从性质上可以分为工作报告、问题报告、会议报告三类。根据报告内容还可以分为综合报告和专题报告。

3．报告的写作要求

（1）主题要明确，思路要清晰

一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的路子，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。

（2）重点要突出，文字要简练

报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要引起上级行政机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。

（3）观点要鲜明，材料要真实

向上级行政机关报告工作，反映情况，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。

（4）不要夹带请示事项

在公文处理中，收文行政机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。

（三）请示 1．请示的概念

请示，是适用于向上级请求指示、批准的公文。

2．请示的种类

从内容、目的的角度，请示通常可分为：请求批示性的请示、请求批准性的请示、请求批转性的请示。

3．请示的写作要求

（1）坚持一文一事。一份“请示”要由上级行政机关同一个部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。

（2）不能越级请示。各级行政机关都有一定的权限，上下级行政机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。

（3）不要多头主送。一般只写一个主送行政机关，如需同时送其他行政机关应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管都不管，都不予批复反而误事。

（4）不宜将请示同时抄送下级行政机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效。所请示的事项也常有不予批准的，如果同时抄送给下级行政机关，会造成不应有的混乱，甚至造成工作上的被动。

（5）除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。凡属上级行政机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。

2.处理公文标准化的方法篇二

但是,当前公文处理中也存在不少问题,有的甚至较为严重。就单位、地区比照而言,企业事业单位甚于党政机关,级别低、规模小的单位甚于级别高、规模大的单位,边远贫困地区甚于经济发达地区。就问题程度而言,轻重不等,有的轻、少,解决较易,而有的则重、多,解决起来难度相对较大。就问题范围而言,大小不一,有的只限于局部地区、单位,有的则带有一定普遍性。具体地说,公文处理方面的问题,择其要者,可概括为“三重三轻”:

第一,重有形,轻无形

公文处理中的制发系列,有形成果主要表现为公文作品,即文稿。从领导者到工作人员,关注、看重文稿生成,并不为过,只是目光专聚此点,余者统统不顾,例如忽视文稿运行中的程序问题,便有失偏颇了。从表面看,文稿是有形的,而运行是无形的。然而,恰恰是“无形”之规矩,确保“有形”之成效。下面列举两例:其一,先签后核。此指公文拟稿部门在形成初稿之后,倒置正常运转程序,将公文初稿迳送领导者签发,再转交文秘部门核稿的过程。对此违背顺序的送审方式,人们称之为文稿“倒流”。在一些地区、单位,这一做法表现出普遍、多发、顽固等特征。《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)规定:“公文送负责人签发之前,应当由办公厅(室)进行审核。”这就将办公厅(室)的工作责任和送审程序,规定得清清楚楚。而违此规定,文稿“倒流”,自然弊端多多:妨碍规范运作,长此以往会酿成有章不遵,我行我素的后果;加重领导负担,使负责人陷身于修改初稿之中,事倍功半;影响办文效率,拟稿部门出此下策,一为越“障碍”,二为快发文,实则欲速不达;损害公文质量,文稿“倒流”到办公部门,纵然审核,也难以达到正常程序水准,一旦“病文”发出,必然对公文的严肃性造成伤害。其二,体外循环。此指发文单位绕过文秘部门,将文件直送主管领导人批示的过程。这就让文件离开机关办公系统的运行渠道,自然也就失去了责任部门的监控和保障。《办法》规定:“收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核”,“经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理”。收文办理的前两项程序为“签收、登记”。收文登记,是指文秘部门将本机关收进又需入录的公文编号入账,记载其要素、运转、办理情况的工作过程。登记,实则为收入公文“立户”。由此看来,公文体外循环的负面作用十分明显:失去登记,难保运行,凡登记的文件,进退运转,均有记录,并辅以催办,而不登记文则无此待遇;失去把关,难保质量,《办法》对收文审核有特定要求,而不合要求者可退办,无此“入门”程序,便什么样的文稿都可送交领导批示了。文秘部门对业已登记的收文,负责监控,防范处理中的公文滞留、遗失等诸多问题。而体外循环者自无保障,“自由”运行中压于某处,甚至不翼而飞的现象也时有发生。

第二,重中间,轻前后

公文处理,是从头至尾衔接紧密的一大系统。公文写作,只是居于中间的若干环节。从领导者到写作者,重视写作,为应有之义。但是,因此而轻视甚至忽视其前其后的环节,便不足取。一是前轻头部。动笔之前有诸多环节存在关注不够、精力投入不足等问题,并非个别。例如,交拟草草。相当一些领导者只管布置写作任务,却不交代领导意图,或者讲来也只言片语,令撰稿人不得要领。又如,准备匆匆。一些写作者急于进入写作状态,恰似粮草未备,兵马便行。查阅不足,调研不够,心中无底,只好起笔之后再回过头来做基础工作。条件具备,方可构思。“七分构思三分写”,写作当为构思不可遏止的延续。反其道而行之,必吃苦头。二是后轻尾部。初稿写就,对于接续的一系列工作,缺少应有的关注,其中自然埋藏隐患。比如,修改轻描淡写。一些起草者初稿完成,明知有修改的一环,却简单一顺文字,不下推敲功,且自我欣赏,急于交卷;而部门负责人、签发人也不肯精雕细刻,以致从内容到形式,都留有缺憾,公文质量自难保证。再如,校对缺乏力度。打字、排版之后的校对,是确保公文质量的重要步骤,不容丝毫懈怠,务必心细如发,讲究方法,逐字过筛,如此才可“校雠”。有些校对者,特别是临时被抓“官差”者,不只欠知要领,还缺少认真,校对起来一目十行,类似读报,又常存分心因素,好多打字错误便从眼皮底下溜掉。可见,公文制发者既轻前又轻后,“重中间”也便成为空话了。

第三,重便宜,轻规矩

不以规矩,不成方圆。公文作为一种工具,自然要达到目的。然而,一些发文单位领导者只为“办好事情”,不遵守公文处理的规章制度。例一,公文主送,违背规范。《办法》规定:“一般不得越级请示和报告”,“除上级机关负责人交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’。”在这方面,常见问题有三种:一是多头主送。文件报与两个或两个以上机关办理,既影响办事效率,也易造成矛盾。如某省交通厅《关于成立××公路技工学校的请示》,主送机关即标列“省劳动厅并省人民政府”。二是越级行文。排除特殊情况,下级机关越过直属上级机关向更高一级上级机关请示,这只会加重收文机关负担,干扰工作秩序,甚至误事。如某乡人民政府《关于修通马里至牛垌公路的请示》,竟主送给“省人民政府”。三是主送个人。此法显然有违行文规则,还影响文件办理的集中统一、精确快速。如某市政府《关于撤销我市驻港机构在香港与港商合办的三家公司的请示》,便主送给“×××省长”。例二,文种运用,随意而为。文种误用,已属带有普遍性的老大难问题。《办法》规定,在收文办理中,文秘部门对下级机关来文审核的重点之一,即“文种使用、公文格式是否规范”。这方面问题颇多:其一,交叉缠绕。两个文种之间,你中有我,我中有你,自相混乱,具有代表性的是报告、请示不分,报告中夹带请示事项,而请示中的情况陈述又拉得过长,类似报告。两者含混,违误公事则成必然。其二,厚薄不一。在一些人眼中,文种不同,地位不等;对报告、请示,情有独钟,认为对己尊重,事情便好办;见到来“函”,以为冒犯,心头不悦,可办之事也不办。比如,某酒店向市主管部门发《关于在××门前增设机动车辆进口的函》,收文部门完全不顾行文关系,两退其文,在来函文种上先改为请示,后改为报告,发文单位恭顺其意,两改文种,一桩小事经多磨,终于办妥。只是标题中改变文种一举,收文部门便转嗔为喜,绿灯放行。针对这一带有普遍性的问题,国务院办公厅2001年1月1日制发《关于实施<国家行政机关公文处理方法>涉及的几个具体问题的处理意见》(以下简称《意见》),重申:“‘函’作为主要文种之一,与其他文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”看来,扭转一些部门歧视“函”的偏见,非朝夕之功。

3.公文格式标准化的特点篇三

正因如此，我国新型公文表现出三大特点： 1．坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高的威望和法定效果。 2．运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。 3．廉洁奉公、全心全意为人民服务这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。（三）公文格式的层次性在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。（四）公文的美观和庄重性公文格式的美观和庄重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同层级，不同用途的公文经约定俗成后制成不同表述形式。公文格式的美观和庄重包括三方面内容，一方面是公文要素的设置和在公文中的排列位置要体现美观和庄重；另一方面是公文传递所采用的介质纸的质量和印刷质量、装订质量的好坏也影响到公文的美观与庄重；第三方面是办文人员在办公过程中认真负责的态度．也影响到公文的美观与庄重。《国家行政机关公文格式》国家标准（GB／TP704―1999）中规定的公文用纸技术要求、用纸的大小，印刷排版和装订要求直到公文中各要素排列位置。这一切就是体现出国家行政机关公文的美观和庄严性。来源：中华秘书网

4.处理公文标准化的方法篇四

公文写作与处理--常用公文的写作要点公文写作与处理--常用公文的写作要点--
一, 1, 命令命令的结构包括标题,令号(或发文字号),正文,落款.命令标题的写作通常有三种组成,一种是标准的行政公文标题,即由发文机关,事由,文种组成.一种是省略发文事由的标题.还有一种是用发文机关及其负责人职务名称与文种构成的标题.令号是以命令签署人的任职期限为周期编排的顺序号.行政令,奖惩令等通常列发文字号.命令正文的语言要干脆果断,体现“令行禁止”的特点.命令的落款由发文机关名称,签署人姓名以及发文日期组成.2,决定决定是使用频率较高的公文,决定的结构包括:(1)标题.写明发文机关,事由与文种.(2)正文.一般由制发文件的依据,决定事项与执行要求三大部分组成.(3)发文机关与成文日期.3,公告公告的结构包括标题,正文,发文机关和发文日期.公告的标题可以采用标准的公文标题,由发文机关,事由和文种组成,可以采用省略事由的写法,还可以省略发文机关.公告的正文有时只需写公告事项和结语,一二句话就行.也有的公告正文则分成公告缘由,公告事项,公告结语三个部分.公告的发文机关应当写全称.如果标题中包含了发文机关,落款处的发文日期也可以写在标题正下方,用括号括起来.4,通告通告的结构包括标题,正文,落款.标题有三种常用写法;一种是标准的公文标题,即由发文机关,事由,文种三部分组成;一种是省略事由的写法;第三种是省略发文机关的写法.通告的正文分成通告缘由,通告事项,通告结语三个层次.通告结语有时很简单,写“特此通告”或“本通告自发布之日起施行”等就行了.有时则需要加上一些特殊要求.命令,决定,公告,通告,通知,报告的撰写

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通告的落款视情况而定, 标题中没有发文机关的, 此处应写发文机关和发文日期.标题中已写明发文机关的,则只需写发文日期,这种情况下,发文日期还可以写在标题下方,用括号.5,通知通知又分为以下几类:颁发,转发,批转公文的通告;指示性通知;知照性通知;会议通知.通知的结构包括:(1)标题;写明发文机关,事由与文种.用于发布,转发批转文件的通知,要求写明发文机关,发文形式(颁发,印发,转发,批转等), 被发布和转发批转文件的标题,文种.(2)主送机关.(3)正文.(4)发文机关与成文日期.6,报告(1)结构:标题,主送机关,正文,发文机关与成文日期.(2)分类:工作报告,总结报告,调查报告.(3)正文结构:导语,报告事项,建议,结语.二,请示,批复的撰写 1,请示标题多采用完整的标题形式或省略发文机关的写法,不管怎样,标题中一定要写明具体的请求事项,使受文的上级机关一目了然.

正文包括请示缘由,请

示事项和结语三个层次.结语一般用“以上请示当否,请批复”,“以上请示,如无不妥,请批准(或转批)”,“可否,请指示”等.结语单独成段.2,批复批复的写作很简单.它的基本类型是“标题+主送机关+正文+落款”.批复是很严肃的公文,所以通常都是以版头文件的格式发出.三,函和会议纪要的撰写 1,函

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函有公函与便函之别.公函涉及的事项一般都是比较重要的,所以行文郑重,多采用带版头的正式公文格式发文.便函用于一般事务工作,格式简便,用带抬头的信笺,落款处加盖公章就可以了.正规的公函应当由版头,标题,主送机关,正文,印章,发文时间以及主题词等格式组成.2,会议纪要会议纪要的基本类型由标题,时间,正文组成.(1)标题通常用会议名称和文种构成.(2)纪要时间可以写在标题下面,也可放在全文结束之后.(3)会议纪要的正文一般包括会议基本情况,会议内容和结尾三部分.基本情况包括会议召开的时间,地点,参加单位或人员,主持者,会议议题等.会议内容包括会议讨论的事项, 主要观点和意见,决议等.结尾可以提要求,发号召,说希望,也可以在会议内容之后戛然而止,显得干脆利落.

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5.公文处理的要求篇五

及时就是要求在公文处理活动中，确立高度的时间观念，珍惜时间，注重时效。公务活动是具有时间要求的，公文作为公务活动的工具必须抓住时机，维护其时效，使各项工作能迅速有效地处理，消灭公文运转处理和管理中的各种“瓶颈”，用时间管理论等理论和方法去对公文处理过程实施组织和控制，使公文处理做到不压、不拖、不扣、不失控、不滞留，把握好公文运转的方向和流量，明确公文处理的各类急缓时限要求，避免公文旅行和推诿扯皮，使公文处理及时、适时，轻重缓急能够处理得当。在公文处理活动中维护了时效性，也就提高了组织时间的利用价值，从而体现了“时间就是金钱，效益就是生命”的现代管理思想。“及时”的要求既是由公文处理的内在规律所决定的，也是客观实践所要求的。

（二）准确

公文本身担负着传达贯彻党和政府的路线、方针、政策，指导、布置和商治工作，请示和答复问题，报告和交流情况等社会职能。它是传情办事的工具，具有凭据查考、传递信息。规范行为和统一思想等作用，如果自身不严密、不准确，语生歧义，莫衷一是，就很难在明确地宣布政令方面发挥主渠道的作用。而在做为“有案可稽”的证据时就难以为凭，其在传达信息时就缺乏可信性和价值，更无法去统一人们的思想，规范人们的行动。准确性还体现在收发文的处理和管理、归档等工作环节中，任何一环不准确，都将影响到公文的效用，以及它的权威性和时效性。因此，准确是公文处理工作的基本前提和起码要求。没有准确就没有及时、安全和高效。要做到准确，就需遵循统一的公文处理制度，落实岗位责任制，责任到人，建立健全激励和竞争机制，提高实践者的素质。

（三）安全

6.提升公文处理效率的“四剂良方” 篇六

文书即时收文。1.电子公文:将Foxmail应用程序和系统内公文邮箱绑定, 实现新邮件实时提示。公司文书在收取邮件一小时内完成登记目录、系统内录入、上传、打印文件 (可有效核对文件内容和页数是否存在问题) 工作, 并发送至总经理工作部 (负责文件处理的部门) 经理拟办。2.纸质公文:上级单位、各股东方、相关合作单位等寄送的信件 (红头文件、函) 及传真等纸质文件, 经总经理工作部经理审核后需做收文处理的, 由文书进行扫描后 (一般为TIF格式, 需转换为PDF格式, 可减少文件在办公系统中的占用空间) 按电子文件流程进行。3.保密文件:可使用纸质公文处理单进行传阅, 传阅流程如下:文书进行文件内容登记, 并将文件附后, 总经理工作部经理提出拟办意见, 文书依据拟办意见请主管领导批示。主管领导批示后文书依据批示意见送相关部门进行传阅。传阅结束后文书将文件封存并交档案室。

关注领导行程。文书收取文件后, 依照部门职责分工先行发送至相关部门阅知, 为文件办理提供充裕的时间。密切关注领导在岗情况, 及时提示在岗领导批示文件。公司领导出差一天即做授权委托。并要求公司领导利用手机远程处理需要传阅的文件, 确保每份文件均在48小时内传阅完毕。领导批办件涉及多个部门且未明确主办部门的, 由批示领导分管部门负责对文件及时处理。对于紧急公文, 主办、会办单位传阅处理时间必须在文件内容要求的期限内完成。

在催办和督办领导批示和传阅的环节, 文书易产生畏难情绪, 不敢也不好意思多次提示领导。建议总经理工作部经理在相关会议上对此项要求进行重申, 获得领导们的认可和重视, 文书在日常工作中关注领导的状态, 利用手机信息、电话、内部腾讯通等方式委婉地进行提示, 领导们都会积极配合做好此项工作。

建立公文督办网、完善AB角授权管理。公司要求各部门经理每个工作日及时查阅OA公文流转系统中的公文, 并在规定时间内处理完毕。如确有必要将有关文件转呈部门主管等人员, 需在部门会议上及时告知。要求每个部门指定一名兼职公文督办人员, 负责督办本部门公文业务。兼职督办员在公司文书的提示下, 督促部门人员在48小时内完成文件传阅, 并按照规范格式在办件中填写意见, 确保每一份需办理的文件在规定时间内优质完成。内部各层级人员离开本岗位8个工作小时以上即进行AB角授权, 确保文件处理工作连贯不脱节, AB角责权清晰。

7.处理公文标准化的方法篇七

(公文用纸)

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

现在，实际办公中用纸，一般采用A4纸。A4纸的相关数据如下。A4纸属A组纸，A组的纸张尺寸的长宽比都是1:，然后舍去到最接近的毫米值。A0定义成面积为一平的纸张。接下来的A1、A2、A3……等方米，长宽比为1:

8.公文具体文种写作的标准格式篇八

1．发布令

【例文】

中华人民共和国主席令

（第十八号）

《全国人民代表大会常务委员会关于外商投资企业和外国企业适用增值税、消费税、营业税等税收暂行条例的决定》已由中华人民共和国第八界全国人民代表大会常务委员会第五次会议于1993年12月29日通过，现予公布，自公布之日起施行。

中华人民共和国主席xx

一九九三年十二月二十九日

【分析】发布令的正文结构最为简洁——依据要素一般表现为“会议通过”一类“发布依据”（有时可某某略），主旨要素则往往某某略“发布目的”，用“现予公布”一类语句直抒“发布意图”，分旨要素只点明具体实施时间（有时也可承前某某略）。整篇正文格式呈现为三要素俱全或有所某某略的“单枪匹马”式。

【标准格式】

□□□□□□令

（第□□号）

《□□□□□□》已经□□□□□□通过（依据），现予公布（主旨），自□□□□年□月□日起施行（分旨）。

□□□□□□（职务）□□□（签署）

□□□□年□月□日

发布令正文格式

2．嘉奖令

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的嘉奖令

（□□□□年□月□日）

最近，□□□□□□，……（事实依据）。

□□□□□□体现了□□□□□□，……（理论依据）

为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（意图主旨）。

希望□□□□□□，……（分旨）。

嘉奖令正文格式

二、议案

【例文】

国务院关于提请审议邹家华等

三位同志职务任命的议案

国函[1991]16号

全国人民代表大会：

根据工作需要，提请任命邹家华、xx同志为国务院副总理，提请任命钱其琛同志为国务委员。

请审议决定。

国务院总理李鹏

一九九一年三月二十二日

【标准格式】

□□□□□□关于提请审议

□□□□□□的议案

□□人民代表大会（常务委员会）：

根据□□□□□□，……（理论依据）。为了□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……，现提请审议（意图主旨）。

□□□□□□（职务）□□□（签署）

□□□□年□月□日

议案正文格式一

□□□□□□关于提请审议

□□□□□□的议案

□□人民代表大会（常务委员会）：

近年来，□□□□□□，……（事实依据）。

根据□□□□□□，……（理论依据）。

为□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……（意图主旨），□□□□□□，……（分旨）。

现提请审议（结语兼意图主旨）。

□□□□□□（职务）□□□（签署）

□□□□年□月□日

议案正文格式二

□□□□□□关于提请审议

□□□□□□的议案

□□人民代表大会（常务委员会）：

近年来，□□□□□□，……（事实依据）。

根据□□□□□□，……（理论依据）。

为□□□□□□，……（目的主旨）；拟□□□□□□，……（意图主旨），□□□□□□，……（分旨）。

现提请审议（结语兼意图主旨）。

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

□□□□□□（职务）□□□（签署）

□□□□年□月□日

议案正文格式三

三、决定

【写作的标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的决定

（□□□□年□□月□□日）

目前□□□□□□，……（事实依据），根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（意图主旨）。具体□□如下（过渡语）：

一、□□□□□□，……

二、……

……（分旨）

安排性决定正文格式

二、决策性决定

【例文】

全国人民代表大会常务委员会

关于教师节的决定

（一九八五年一月二十日第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议通过）

第六届全国人民代表大会常务委员会第九次会议同意国务院关于建立教师节的议案，决定九月十日为教师节。

【分析】决策性决定主要用于将对某个具体事项的决策公诸于众，因而属于告知性公文，一般无具体的使令性内容，因此，行文简洁，全文只需“有一说

一、有二说二”，将必要的“决定依据”和“决定主旨”等要素说明即可。整篇正文格式主要表现为“单枪匹马”体式。

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的决定

（□□□□年□□月□□日）

根据□□□□□□，……（依据），现决定□□□□□□，……（主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。

决策性决定正文格式

三、奖惩决定

【标准格式】

□□□□□□关于表彰（处分）

□□□□□□的决定

（□□□□年□□月□□日）

最近，□□□□□□，……（事实论据）。

□□□□□□，体现了□□□□□□，……（理论依据）。

为□□□□□□，……（目的主旨），决定□□□□□□，……（意图主旨）。

希望□□□□□□，……（分旨）。

奖惩决定正文格式

公告

国务院公告

国务院总理□□□于十二月二十日起访问非洲十国，在出访期间，总理职务由□□副总理代行。

中华人民共和国国务院

□□□□年十二月二十日

【例文】

□□□□□□公告

（第□□号）

目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨），现决定□□□□□□，……（意图主旨）。□□□□□□，……（分旨）。

现予公告（意图主旨兼结语）

□□□□年□□月□□日

公告正文格式

通告

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的通告

（□□□□年□□月□□日）

根据□□□□□□，……（依据），为了□□□□□□，……（目的主旨）；现决定□□□□□□，……（主旨），请□□□□□□，……（分旨）。

特此通告

通知

使令性通告正文格式

【例文】

“秘书工作”关于召开全某地人民调解工作会议的通知

各某地（某地）、区人民政府：

为了总结全某地人民调解工作的经验，部署今后的工作任务，表彰在政法工作第一道防线上做出突出贡献的先进集体和先进个人，推动全某地人民调解工作的开展，根据国务院《人民调解委员会组织条例》和辽宁某某第三次人民调解工作会议精神，某地政府决定召开全某地人民调解工作会议。现将有关事宜通知如下：

一、会议时间：12月6日上午9时，会期半天。

二、会议地点：

三、会议内容：表彰先进、总结工作、交流经验、部署今后的工作。

四、参加人员：各某地（某地）区主管某地（某地）长、区长一人，司法局长一人，基层科（股）长一人以及防止民间纠纷激化先进集体代表、先进调解委员会代表、先进调解人员代表各一人[请各某地（某地）、区政府负责通知所属各有关部门]。

五、其它事项：各单位接此通知后，请将参加会议人员的名单于12月23日前报会议筹备组。

联系人：陈某、马某

电话：

电传：

某某地人民政府办公厅

一九九四年十二月十五日

【分析】会议通知作为使用频繁的常用公文，正文内容与格式均比较固定，一般说，会议通知的正文可细分为“会议依据”，“会议目的”，“会议机关”，“会议名称”，“会议时间”，“会议地点”，“会议内容”，“会议日程”，“与会人员”，“与会要求”等十项内容。其中，“会议依据”属于依据要素；“会议目的”，“主会机关”，“会议名称”属于主旨要素；其他则属于分旨要素。内容简单的，“会议依据”，“会议目的”，“会议内容”，“会议日程”等项内容可以某某略，正文格式表现为“单枪匹马”体式；内容复杂的，上述分旨要素可分条列项，正文格式表现为“天鹅下蛋”体式。

【标准格式】

□□□□□□关于召开□□□□□□会议的通知

□□□□□□（主送机关）：

根据□□□□□□，……（依据），□□□□□□决定于□□□□年□□月□□日在□□□□召开□□□□□□会议（主旨），会议内容为□□□□□□，……。参加人员□□□□□□，……。要求□□□□□□，……（分旨）。

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

会议通知正文格式

通报

【标准格式】

□□□□□□关于表彰（批评）

□□□□□□的通报

（□□□□年□□月□□日）

最近，□□□□□□，……（事实依据）。

□□□□□□，体现了□□□□□□，……（理论依据）。

为□□□□□□，……（目的主旨），决定□□□□□□，……（意图主旨）。

希望□□□□□□，……（分旨）。

奖惩通报正文格式

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的通报

□□□□□□（主送机关）：

目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨），必须□□□□□□，……（意图主旨）。为此，特规定如下（过渡语）：

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

情况报告正文格式

报告

一、工作报告

二、情况报告

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的报告

□□□□□□（主送机关）：

最近，□□□□□□，……（依据）为了□□□□□□，……（目的主旨），现提出□□如下（意图主旨兼过渡语）：

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

以上为情况报告正文格式

以下为答复报告正文格式

【例文】

某某某某人民政府办公厅关于清理整顿统一着装工作情况的报告某政办函[1992]223号

图务院统一着装管理委员会：

根据你委着装办字[1992]5号文要求，现将我某某清理整顿统一着装工作情况报告如下：

1991年26日某某政府办公厅下发了《关于进一步清理整顿统一着装的通知》（某政办发[1991]55号），某某监察厅、财政厅、审计局根据通知组成了某某清理整顿统一着装办公室，开展了全某某性的清装工作。经过我某某各级监察、财政、审计部门的共同努力，1991年12月，整个清装工作基本结束。今年2月10日，某某财政厅根据国务院着装委《关于印发〈国务院统一着装管理委员会第一次全体会议纪要〉的通知》要求，以某财行字[1992]3号文上报了《关于清理整顿统一着装工作情况的报告》。某某监察厅也于3月25日向监察部报告了此项工作情况。国务院着装委[1992]国着装委字2号、3号文下发后，鉴于我某某前段清装工作与上述文件精神基本一致，某某财政厅、监察厅已分别写出了专题报告，所以未再报告工作情况。

关于养路费征收和路政管理人员的着装问题，因当时有关规定不够明确，故确定“暂缓清理”。今年8月接到国务院着装[1992]国着装字4号文后，我们立即着手进行调查研究，并部署开展了清理工作，目前正在进行中。待工作结束后，将专题上报清理情况。

特此报告

某某某某人民政府办公厅

一九九二年十二月二日

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的报告

□□□□□□（主送机关）：

根据□□□□□□，……（依据），现将□□□□报告如下（意图主旨兼过渡语转入下述分旨）：

最近，□□□□□□，…………（二级依据）为了□□□□□□，……，应当□□□□□□，……（二级主旨），具体□□如下（过渡语）：

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（二级分旨）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

请示正文格式

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的请示

□□□□□□（主送机关）：

目前，□□□□□□，……（事实依据），根据□□□□□□，……（理论依据），为了□□□□□□，……（目的主旨），拟□□□□□□，……（意图主旨）。由□□□□□□，……（分旨）。

当否，请审批。（意图主旨兼结语句）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

请示正文格式二

□□□□□□关于□□□□□□的请示

□□□□□□（主送机关）：

目前，□□□□□□，……（事实依据）。

根据□□□□□□，……（理论依据）。

为了□□□□□□，……（目的主旨），拟□□□□□□，……（意图主旨），由□□□□□□，……（分旨）。

当否，请审批。（意图主旨兼结语句）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

批复

批准性批复正文格式一

【标准格式】

□□□□□□关于同意□□□□□□的批复

□□□□□□（主送机关）：

你□《关于□□□□□的请示》收悉。经研究（依据），同意□□□□□□（主旨）。

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

商询函正文格式

【例文】

关于拟派某某同志赴香港培训的函

某某工委：

我部上海海运局海员医院，于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪。现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师某某赴香港接受为期一周的培训。按订货合同规定，自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用，均由该公司提供。

妥否，请函示。

附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份（复印件）

某某部

一九八六年五月五日

【分析】商询函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问问题或向有关主管部门请求的祈请性公文，因此，与请示文种类似，开头部分先步步深入祥细陈述“请示依据”，结尾处才和盘托出“请示主旨”。因为内容比较简单，正文格式一般表现为行文简洁的“单枪匹马”式。

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的函

□□□□□□（主送机关）：

当否，请函示。（意图主旨兼结语句）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

答复函正文格式

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的复函

□□□□□□（主送机关）：

你□《关于□□□□□□的□□》收悉。经研究（依据）现对□□□□□□问题答复如下：（主旨）

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

□□□□□□（署名）

□□□□年□□月□□日

会议纪要

会议纪要正文格式

【标准格式】

□□□□□□会议纪要

（□□□□年□□月□□日）

□□□□年□□月□□日，□□□□□□会议在□□□□□□召开。参加会议的有□□□□□□，……。□□□主持会议。会议讨论了□□□□□□问题（依据）。现纪要如下（主旨）：

一、会议指出□□□□□□，……

二、会议强调□□□□□□，……

三、……会议要求□□□□□□，……（分旨）。

会议纪要正文格式二

□□□□□□会议纪要

（□□□□年□□月□□日）

时间：□□□□年□□月□□日

地点：□□□□□□

主持人：□□□

出席者：□□□、□□□、□□□、□□□

列席者：□□□（依据）

会议讨论和决定了以下问题：（主旨）

一、□□□□□□，……

二、……

三、……

……（分旨）

意见正文格式

【标准格式】

□□□□□□关于□□□□□□的意见

（□□□□年□□月□□日）

目前，□□□□□□，……（事实依据）；根据□□□□□□，……（理论依据）；为了□□□□□□，……（目的主旨）；应当□□□□□□，……（意图主旨）。具体意见如下（过渡语）：

一、□□□□□□（小标题）

……

二、□□□□□□（小标题）

……

三、□□□□□□（小标题）

……

……（分旨）

公文的“信函式格式”

公文的“信函式格式”问题是近年来因为公文处理规范化而正式提出的一个新问题。XX年开始施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《新办法》）为了杜绝责权不明的公文滥发，在第十五条规定：“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”这里第一次提出“非正式行文”问题，同时提出了“函的形式”问题。

何谓“非正式行文”？XX年1月下发，与《新办法》配套的《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（以下简称《公文处理意见》）作了具体而详细的解释：“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相关的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。”

那么，“函的形式”又是一个什么样的形式呢？《公文处理意见》的解释是：“‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’”。从规定“部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文”，到明确只能以“函的形式”行文，最终落实到了“信函格式”上。可见“非正式行文”在公文形式上的标志就是“信函格式”。

“信函格式”有何规范性要求呢？由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草，从XX年1月开始实施的国家标准《国家行政机关公文格式》（以下简称《公文格式》）作了简要说明。其重要附件《国家行政机关公文格式•条文释义》（以下简称《条文释义》）则作了进一步详细解释。

《条文释义》在“信函式格式”一节中提出了明确的规范要求：“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。”

“信函式格式”之所以确定为上述规范，是因为在长期的公文运作实践中，各制发机关经常使用一种只标识发“文件”两字的变通的公文样式，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。《公文格式》从公文工作实际出发，同时又要使“信函式格式”的格式特征明显区别于“文件式格式”，所以设计了上述格式规范。

“信函式格”与“文件式格式”的显著区别有三点：

其一是将“文件式格式”上白边37mm缩小为30mm，7mm的差距使两者区别明显。

其二是发文机关标识由“文件式格式”的“发文机关全称（或规范化简称）+文件”改为只标识发文机关全称。

其三，设计了发文机关全称下4mm处的一条武文线和距下页边20mm处的一条文武线，此两线与发文机关标识均印成醒目的红色，突出了“信函式格式”与“文件式格式”的显著区别。

应该说，公文法规对“信函式格式”的要求是十分明确的，但对这一公文格式认识不足的人还是很多。据调查，主要有以下两种情况：

1、对“信函式格式”的规范要求存在错误认识

“函”是平行或不相隶属机关之间经常使用的文种。长期以来，基层单位之间商洽工作、询问和答复问题时，为方便起见，往往使用一种写法与书信大体相同的“便函”。久而久之，便形成一种错误认识，以为“信函格式”即是便函，没有什么规范要求。这种认识对公文的规范化、制度化极为不利。通过对《新办法》和《公文格式》的深入学习和领会，这种错误认识应该加以纠正。

2、对“信函式格式”的适应文种存在错误认识

“信函式格式”由于其名称中出现了“信函”一词，不少人就将这种格式与“函”这一公文文种混为一谈。关于“信函格式”，《公文处理意见》说得很清楚，即是指一种区别于‘文件格式’的公文格式，而不是指公文种类。虽然在公文实践中，“函”采用“信函格式”的情况较多，但绝不意味只有“函”才能使用这一公文格式。例如，“意见”在发至平行或不相隶属机关时，就可采用“信函格式”。也正因为此，《公文处理意见》才提出：“以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。”

综上所述，“信函式格式”是公文办理中不可或缺的重要办文形式，事关公文处理的规范化、制度化、科学化，实在不容忽视。

总结写作应“魂系于文”

总结有三大特点：

1、真实性；

2、典型性；

3、规律性，即理论性。思想性可以说是公文的精髓。精髓不存，公文无魂；精髓所在，片言万代。诸葛亮的《出师表》之所以千年不衰，最根本的是它深蕴了“鞠躬尽瘁”的伟大精神；魏征的《谏太宗十思疏》之所以代代相传，是在于他提出了“居安思危”、“戒奢以俭”、“载舟覆舟”的精辟思想；毛主席在解放战争时期写的《关于情况的通报》之所以载入史册，主要不只在于它通报了解放军在各个战场上的胜利战果，而是它通过阐述情况揭示了“政策和策略是党的生命”这样一个伟大的马克思主义真理。由此可见，思想性是公文的灵魂和血脉。没有思想性，公文就必然缺乏生命力。

所谓思想性，不是穿靴戴帽的一般道理，也不是照抄照转的官样文章，更不是人云亦云的空泛议论，而是经过深思熟虑，从事物的本身中开掘出的真知灼见，开掘出的客观事物的本质意义，开掘出的材料中所蕴含的力量。然而，从接触到的公文情况看，存在一个通病，多是就事论事，思想性比较贫乏，即或讲一点道理和思想，也是蜻蜓点水、浅尝辄止，甚至只谈工作，不谈思想；只有血肉，没有灵魂，使公文成为一具“僵尸“，失去了指导工作的价值。

怎样写才能写出思想性呢？总结实践经验，应抓住两个环节：

第一，善于抽象概括，就材想理。

公文的思想性不是从外部附加上去的，也不是撰写者头脑中固有的，而是深蕴在材料之中。因此，在占有材料之后，必须在抽象概括上下功夫，就材想理，就事论理。抽象概括得越深刻，公文的思想性就越会越强。有些同志可能读过毛主席在50年代为《中国农村的社会主义高潮》一书所写的按语，许多按语都有很强的思想性，使人受到深刻的教育和启迪。回过头来，你再结合读一下每一篇典型材料的原文，就会突出地感觉到，这些思想都是对原文的科学抽象，而且概括得那样贴切和精辟。例如，毛主席关于社会主义企业必须建立强有力的思想政治工作的著名论点：“政治工作是一切经济工作的生命线”，就是从山西某某解虞某地三娄合作社建立后，通过政治思想工作把自己巩固起来，之后由于放松了政治思想工作，几乎跨了台，只有在重新恢复政治思想工作之后才克服了危机，走上健康发展道路的几经反复的事实中概括出来的（见《严重的教训》一文的按语）。现在有些文秘人员在撰写公文时，对占有材料比较重视，但对抽象概括这道工序则下功夫不够，不肯用脑筋多想一想、深想一想，往往把公文写成材料堆积。1995年年底在某某地政府办公室看到一份给政府领导的《工作总结》。总的印象是材料比较丰富，也很实在，最大的问题是见物不见魂，没有指导工作的价值。为了说明问题，现摘录如下：

文件开头写道：“1994年我们紧紧围绕党委和政府的中心工作，强化政务，改进事务，兴办实体，全面完成年初确定的责任目标和领导交办的工作任务。”接着就从三个方面列了一份成绩清单：

在政务工作方面：①调查研究：全年共参与党和政府大型调查2次，起草各种文字材料115篇，约74万字；②公文制发和情况综合：共制发文件、电报、函和通知249件，完成急难新情况综合7次，编发《政府简报》20期，起草各类文字材料26篇；③政务信息：共编发《政府信息》62期，发电传信息17期；④文书工作：共收发、传阅各类文件15万份，整理装订文书档案142卷，接待查档调卷128人次，用印1.8万次，收发报刊、信件53万件……；⑤督办检查：共列督办项目139件，办结130件，办结率达到94%；⑥法制工作：按规定清理某地政府各部门制发的文件1.37万件，其中修改完善了8件，废止和自然失效1.3万件。

在事务工作方面：①财务管理：严格实行了经费包干办法，全年未发生违纪现象；②庭院建设：在大门两侧修建了70平方米的门某地房，庭院卫生绿化均保持某某级先进单位的荣誉称号；③生活服务：共采购蛋、鱼、菜、果等3.05万公斤，购进液化气600吨位，检验钢瓶3600个，车队实现了安全行车50万公里无事故；④房产开发和管理：完成开发面积17486平方米，创产值1100万元，实现利税130万元，分配住宅103套，完成水电气维修23项；⑤接待工作：宾馆共接待党和政府五大班子客人1.25万人次，普通旅客2.5万人次，某某以上大型会议6次，均做到了礼貌、热情、周到；⑥安全保卫：全年共组织大型安全检查4次，配合公安部门检查5次，使火险隐患整改率达到95%，保证了机关工作的正常运行。

在党的建设和政治工作方面也列举了一堆数字。诸如，全年共发展新党员6名，预备党员按期转正6名，组织入党积极分子考试2次，成绩均达到90分以上，收缴党费5652元，接转组织关系48人次……等等。整个工作成绩详详细细地写了三大方面，接着又写了约100字的工作差距，这就是总结的全部内容。

从摘录中大家可以看到，这哪是工作总结，而是一篇“流水帐”。什么是总结？总结是对过去工作的再认识。工作成绩是要写的，根据某种需要（如鼓舞士气）也可以写足、写够。但写成绩不是目的，目的是通过对前段或某项工作的全面回顾、分析研究，从中找出经验教训，并把它条理化、系统化，得出规律性的认识，用于指导下一阶段工作。所以，工作总结绝不是过去工作的简单重复，而是对实践的本质概括，是实际工作的“理性认识”，这种理性认识就是思想性。如果总结只停留在照相式低层次水平上，那就失去了总结的意义。

第二，善于挖掘事物的本质，画龙点睛。

公文的思想性与论文不同，它不能旁征博引地长篇大论，也不能别出心裁地标新立异，主要是挖掘事物的本质意义，运用论断式的语言把精粹的东西点出来。古人称为“点化”，意思是在文章的关键处点而化之，生发出一番新意或提炼出事物的精髓。而这种点化多属于精彩闪光的东西，就足以使全文生辉。如前面讲过的《谏太宗十思疏》，文章从喻入手，通过成败得失的比较推论，把问题的实质点化为四个字：“可畏惟人”，提出了争取人心的重要。然后围绕这一点睛之笔讲了争取人心的“十思”的具体内容，写得语重心长、真切深厚。所以唐太宗十分赞赏，亲写诏书嘉许魏征，并把它放置案头，以资警惕。又如《为徐敬业讨武檄》，这是骆宾王为徐敬业讨伐武则天、催促各地发兵而起草的一篇檄文。文章气势磅礴，语言豪壮，足以动军声、振士气，具有强烈的鼓动作用。但最精彩之笔，还是结尾表明唐室必胜、武后必败的充满必胜信心的两句话：“请看今日之城中，竟是谁家之天下”。这两句话至今仍在后人心目中闪闪发光。毛主席在1941年为延安《解放日报》写的社论，其题目就是用的“请看今日之城中，竟是谁家之天下”。

建国后，特别是党的十一届三中全会以来，党中央下发了一系列重要文件不乏点睛之笔。例如，1981年6月党中央六中全会通过的《关于建国以来党的的若干历史问题的决议》，对毛泽东思想作了全面分析，步步深入，层层升华，直至见其“活的灵魂”，精辟地概括为12个字：“实事求是，群众路线，独立自主”。1992年党的xx大报告对邓小平建设具有中国特色社会主义理论从九个方面进行剖析，层层剥笋，最后点出它的精髓和实质是八个字：“解放思想，实事求是”。1995年5月22日党中央和国务院下发的《关于加速科学技术进步的决定》，一开首就对科学技术的巨大作用居高临下地概括为三句话：“科学技术是第一生产力，是经济和社会发展的首要动力，是国家强盛的决定性因素”。一个“第一”，一个“首要”，一个“决定性”，把科学技术的本质意义说到家了。马克思主义哲学告诉我们，事物的本质隐藏在现象的背后，是看不见摸不着的，而且其精髓的东西又不是很多的，只能集中到一点，就像关公的大刀再重，刀刃也是薄薄的一线；张飞的蛇矛再长，矛锋也是尖尖的一点，所以，精髓的东西隐藏得就更深一些。因此，我们要认识事物的本质和精髓，必须在挖掘上狠下功夫。挖掘得越深，光点越亮，震动人心的力量就越强。有的同志撰写公文，不在挖掘上下功夫，总想在语言上打主意，企图用华丽的语藻去闪光。殊不知，语言是思想的外壳，思想浅薄，词藻华丽，势必成为“浮文”；反之，思想深邃，质朴的语言也会给人们的心灵打上深深的烙印。

【例文1】（请参考1998年xx同志在全国抗洪抢险表彰大会上的总结发言）

【例文2】

售后服务是企业的命根子

-------万宝技术服务中心1993年工作总结

1993年，万宝集团技术服务中心全体员工和分布在全国各地维修网点的员工一起，根据何总经理关于“售后服务是企业的命根子”的批示精神，坚持“拥有万宝电器，享受一流服务”的宗旨和“一切为了使用户满意”的标准，发扬“同心多奉献，合力创一流”的企业精神，大力开展优质服务活动，扎扎实实地做好各项工作，实现了1993年的总体目标。全年维修合格率达99.8%，比去年上升了30.3%；维修返修率0.2%，比去年下降30.13%；用户来信处理率100%，全年未出现重大的维修质量投诉，赢得了用户和社会各界的好评，促进了万宝系列产品的销售，促进了万宝售后服务工作向服务质量标准化、服务网络体系化、服务管理规范化、服务方式多样化、服务经营一体化的方向发展。1993年被评为全国优质服务企业。

回顾一年来，我们主要做了以下几项工作：

一、业务工作方面

1、开展网点建设，加强网点管理（略）

2、开展网点升级达标活动。（略）

3、合理调整网点布局，扩大维修服务的覆盖面。（略）

4、开展用户抽查，优化网点结构。（略）

二、调整售后服务策略，适应某地场和用户需要（略）

1、增加服务项目，扩展服务范围。（略）

2、转换服务形式，提高服务水平。（略）

3、开拓服务经营一体化道路，增强自身实力。（略）

三、提高员工素质，深化优质服务（略）

四、开展“万宝电器百日维修服务质量无投诉”活动（略）