办公室管理工作职责（精选8篇）
1.办公室管理工作职责 篇一
后勤管理办公室工作职责
一、负责学生食堂管理，为学生、教工提供餐饮服务。
二、负责全校供水及其设施设备维护维修。
三、负责给、排水设施设备维修（不含按有关规定用户自维部分）。
四、负责全校供电及其设施设备维护维修，（不含按有关规定用户自维部分）。
五、负责学校内部电话管理及维修。
六、负责学生公寓、教工单身宿舍管理及寝室家具配置、维护、维修。
七、负责公用楼共用部位及教室的卫生保洁；教室桌椅配置、维护、维修。
八、负责公有用房的分配、管理、维护、维修。
九、负责家属住宅楼共用部位的维护、维修。
十、负责校园绿化及学校围墙、景观小品、健身设施设备维护、维修。
十一、负责校园环境卫生、马路清扫、垃圾清运以及校园扫雪的组织、检查。
十二、负责学校大型会议会场布置及节日校园环境美化。
十三、负责学校车队管理，为师生提供运输服务。
十四、负责学校幼儿园管理，为校内、外幼儿提供幼教服务。
十五、负责全校办公用品、劳保用品的采购、保管及发放。
十六、负责水、暖、电、房卫费的收缴及液化气罐供应。
十七、完成学校交办的其他任务。
2.办公室管理工作职责 篇二
一、高校图书馆办公室工作职责
高校图书馆办公室的职责, 在已有论文中有不少表述, 归纳起来不外乎:信息沟通、文书档案、后勤保障等方面。也有论文中归纳为三方面:一是沟通协调职能、二是参谋助手职能、三是信息沟通职能、桥梁和纽带[1]。另有图书馆领导将办公室的工作归结为办文、办事、办会等几个办上。
二、办公室人员的素质
(一) 办公室人员的政治素质。
办公室工作涉及到很多重要的信息, 在搜集信息及开展工作的时候, 往往涉及到很多需要保密的信息。例如图书馆重要会议的讨论信息、各方观点的具体信息, 图书馆党务工作的相关信息, 图书馆关于人、财、物的敏感信息, 在图书馆的党政联席会议作出决定并正式传达之前, 往往不宜公开, 这就要求办公室人员具备过硬的政治素质。
(二) 办公室人员的思想素质。
办公室工作繁杂、琐碎, 常常需要加班加点, 工作很忙有时却还说不出个什么具体的事项, 这就要求办公室人员具有甘当幕后、甘于奉献的思想素质。
(三) 办公室人员的业务素质。
高校图书馆是业务性很强的部门, 承担着为教学科研服务、为地方发展服务的职能。图书馆业务的专业性要求图书馆办公室人员具备较好的专业素质, 否则在收集信息的时候一知半解, 不能很好地进行信息的筛选甄别, 不能精挑细选到真正重要的信息提供给馆领导决策, 例如在草拟全馆的总结计划等文件的时候, 就不能真正深入了解各工作的内容及重要程度, 造成总结中的眉毛胡子一把抓, 不能突出图书馆业务工作的重点与亮点。所以, 从这个角度讲, 办公室人员需要具备较好的业务素质, 最好有图书馆多部门的工作经验。
但与此同时, 图书馆办公室又是个颇为尴尬的部门设置, 从部门分类角度, 应该偏向于管理部门, 办公室人员的岗位类别应该偏属于管理岗位, 而办公室工作所需的具备较好业务素质的人员一般偏向于专业技术岗位系列, 所以, 从管理角度, 图书馆领导应该理顺岗位性质, 为这个部门的工作扫除障碍, 从而更好地服务于图书馆的整体工作。
三、办公室工作要点探讨
办公室工作包括办文、办事、办会、宣传等等工作, 就其中值得探讨的几项工作探讨如下。
(一) 办文。
办文, 主要是图书馆办公室需要承担的一些文件比如校内通知等的起草、全馆工作总结与工作计划的起草撰写、图书馆的宣传报道的拟稿等等文件的办理。
公文撰写需要遵循公文的一般规定, 如《党政机关公文基本格式》, 包括公文结构、公文字体及排版规范等等。图书馆发文、校内通知文件、申请及报告等文件、与校外单位联系的文件等等, 都要特别注意文件的文字表述、公文格式规范等等方面。
除了公文的格式, 还要注意一些字词搭配, 注意标点符号, 避免常见的错误及错别字。例如增加到多少万元, 增长幅度达到50%, 截止到某年或截至某年, 不能写成截止某年, 账目不能写成帐目, 独一无二用惟一而不是唯一, “近一、二年”的“、”不要用, 第一后面用“, ”不用“、”, 阿拉伯数字后面用“.”等等细节问题需要办公室人员的细心与耐心。
办文中比较重要的工作还包括档案工作。档案工作的重要性毋庸置疑, 图书馆的档案工作一般包括馆内外相关文件的搜集整理、图书馆统计报表的填报、图书馆建设项目资料的搜集等等。办公室档案员需要牵头动员全馆各部门一起参与设计一套较完备的档案搜集目录, 分清哪些数据由部门负责搜集整理归入各部门档案, 哪些数据需要提交到图书馆档案。每年按照目录收集相关资料, 包括电子版及纸质版本, 这对于后续的图书馆工作资料的积累大有裨益。特别需要注意的是档案工作除了提供学校及校外相关机构所要求提交的年鉴、统计数据等等资料外、馆内各部门需提交的一些重要的数据报表、资料也需要搜集整理保留。在人力许可的情况下, 为每个文件盒整理打印目录清单是一项较好的工作, 可以大大方便日后的资料查找, 当然这项工作耗时较多。
(二) 办事。
办公室的办事包括信息传达、任务落实、急事急办、日常办公室工作处理等方面。这样一句话在办公室人员中广为流传, “凡是办公室做好的工作都是不重要的工作, 凡是办公室没做好的工作都是重要的工作”, 表达的即是办公室工作事无巨细, 都是需要认真对待的工作任务。在办事这方面, 需要办公室人员认真、及时、负责、任劳任怨地做好办公室的每一件大事小事。
(三) 办会。
随着图书馆承办或协办的学术会议及工作交流会议的逐渐增多, 怎样办好会议是图书馆办公室面临的一项重要任务。
1. 会前人力资源调配。
承办或协办学术会议是一项系统工作, 方方面面必须考虑周全, 才能将一次会议组织好, 达到各方满意的目标。举办学术会议是图书馆比较重视的工作, 一般图书馆领导会总体负责该项工作, 会集全馆之力重点完成会务工作, 所以在一些人力资源相对还不算太紧的高校图书馆, 抽调图书馆各部门的人力资源参与会务工作是一件可行的事情。但人力资源调动起来了, 统筹协调及统一调度指挥就变得比较急迫了, 办会是一件时间紧、任务集中的工作, 在短短的几天会议期间, 如何指挥协调好会务组人员是一件重要的工作。一般领导们在会议期间, 往往会保持精力与关注在与会嘉宾领导的接待交流上, 所以馆领导在会议开始之前会统筹安排会务各项工作就变得极为重要。
2. 分组安排任务。
办公室一般需要提前与馆领导商量, 定下会务组人员名单, 根据人员特长综合考虑, 分为各个会务小组, 比如会务接待组、宣传组、餐饮组、后勤组、技术保障组、财务组等几个小组, 组长由各部门主任分担较为合理, 这样便于调动人员, 在人手紧张时部门主任可随时调动他所管理的部门可以动用的人力资源, 完成一些临时的紧急任务。一般由馆领导召开专题会议宣布人员名单及分组情况, 布置各小组的工作任务。
3. 会前办公室的工作任务。
一般在会议开始之前的准备工作大多由办公室承担, 如果是承办的会议, 则办公室需要提前与主办方沟通, 协调好会议通知发放及会议回执收取、会议论文提交等工作的落实方, 一般这部分由主办方发放并收取, 将信息通报给承办馆。细节方面需要注意的是会议正式通知中关于会议举办地、交通信息、住宿地的酒店信息等需要由承办方提供, 这些信息毫无疑问该由办公室与馆领导落实后提供给主办方。
4. 临近会议时段的工作任务。
到临近会议之时, 办公室需要了解准确统计与会人数, 提供给会务各小组分头落实工作, 比如会务接待组需要根据该数据预定足够的稍宽裕的房间数、餐饮组据此落实就餐桌数, 后勤组据此采买会议办公用品等等。此时, 会议的具体日程应该敲定下来, 包括嘉宾的最终能到会的名单、会议的日程安排、领导讲话及会议报告人员的先后顺序及具体场次时间、地点等, 因为部分信息在会议召开之前才能最终确定, 所以一般会议日程安排可以放在会议开始前几天甚至前一两天印制并分发到会议材料袋中, 以防突然出现的信息变化, 例如与会嘉宾或报告者最终到场与否及时间安排变化等等信息。
5. 会前落实各项准备工作。
在会议前, 办公室需要检查协调各会务小组的会前任务是否已落实到位, 例如会务接待组是否准备好会议签到表, 宣传组印制的指路牌、宣传标语、代表证等是否已到位, 技术组的会议室设备调试是否没有问题, 后勤组的会议材料袋是否已准备好, 材料袋中必备的最基本的办公用品包括笔记本、笔、会议日程安排表、餐劵、论文集或论文光盘等材料, 餐饮组的就餐预定是否已办妥, 酒店房间预定有否变化等各方面的工作, 确保会议开始之前的各项工作落实到位。
6. 报到日工作协调。
在会议期间, 第一天的报到工作任务较重, 办公室必须协调落实好接待组、财务组、餐饮组、后勤保障组都安排人手到报到现场, 这样才能保证在报到人数集中的时段, 工作能有条不紊地开展。一般报到接待较集中的时间段是中午到晚上6点, 再晚到的少部分与会者可以与酒店前台沟通好让他们先行入住, 报到工作可以在第二天会议正式开始前或会议休息时完成。在报到时顺带完成的工作还有需要向有发言或报告任务的嘉宾及其他报告者提前要到他们发言的PPT课件, 这样保证第二天会议开始前, 这些文档已由技术组拷入会场的电脑中, 并逐一试播, 防止文件格式与电脑系统不兼容的状况发生, 做好事先的准备工作可以减少现场等待拷贝的时间, 最主要的是可以提前发现一些问题及早加以解决。
7. 会议日。
会场设备、录音录像照像、席卡、茶水、合影拍摄等等都是需要落实的工作。其中办公室需要注意安排落实一些细节工作, 譬如专家讲课金的及时发放及专家个人信息的及时获取 (如报税系统所需的身份证复印件等等) 。
8. 会议闭幕日。
这期间办公室要落实好获奖名单制作、奖状发放、照片合影发放、送站车辆安排等等工作。特别是送站车辆的及早安排, 对嘉宾及重要来宾的送站车辆及陪同人员的安排等等事项需要提前安排好, 这样届时才能有条不紊地完成好会议结束阶段的工作。
参考文献
3.新时期企业办公室管理工作探究 篇三
关键词现代经济;企业办公室;管理理念;创新实践管理
中图分类号F2文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)072-0183-01
随着现代化企业经济的迅速崛起,办公室已经成为企业综合性的管理服务机构,担负着为企业发展谋划决策以及监查决策顺利实施服务的重要职责,作为企业的经营运作中枢,办公室在企业管理发展中,具有承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的特殊地位和作用;同时,也是协助企业领导进行重大决策的参谋。随着人类社会精神文明程度的不断提高,坚持以人为本,与时俱进,开拓进取,做好办公室管理工作,是现代企业发展的基本保障。强化民主、法治、服务和创新观念,是企业办公室提高管理水平和工作效率的关键。本文从企业办公室管理工作的特点出发,针对现代企业办公室管理工作中存在的问题,结合本人长期的企业办公室管理工作实践,探索性的提出了办公室管理工作的创新实践措施。
1企业办公室管理工作的特点
相对于企业来说,办公室是综合性的管理服务部门,是保证企业正常运转的桥梁和纽带。企业办公室管理工作具有以下特点:
1)综合性,全局性。办公室作为企业的经营运作枢纽,管理工作具有统领全局、综合性强的特点。担负着企业的发展决策及保障决策正常实施的重要职责,企业办公室的管理工作涉及到企业的各个层面。
2)协调性,操作性。企业办公室具有信息沟通、关系协调的管理操作功能。是联系企业内部、外界之间的信息沟通主渠道。是调整和改善各种矛盾关系,创造良好工作环境,培养团结协作精神的操作机构。
3)辅助性,服务性。办公室管理工作具有协助和服务的双重属性。是协助企业领导围绕企业规划的总目标,直接为企业集团领导服务,为企业发展服务的辅助参谋。
2企业办公室管理的主要职责
从管理的角度来看,企业办公室面对的工作主要有以下几个方面:
1)辅助领导决策。在现代经济发展形势下,企业领导要及时对重大问题作出正确、科学的决策,需要借助综合素养能力强的办公室人员群体智慧的辅助,这是企业办公室最重要的任务。
2)协调内外关系。面对现代信息社会,企业要保持信息渠道的畅通,离不开办公室依靠科学的信息管理制度,在实际工作中要领会领导意图,贯彻工作原则,负责协调企业内部关系,沟通与外界的联系。
3)健全规章制度。健全各项管理制度,是现代企业科学管理的必然要求,也是企业发展的重要保证。所以组织制定以企业发展为中心的各项管理规章制度,是办公室重要的工作任务。
4)企业档案管理。随着信息技术的发展,企业办公室要根据自身特点搞好包括文书、人事、科技等档案的收集整理、统计保管,以便发挥企业档案的参凭利用价值,搞好企业档案管理服务工作。
5)日常事务管理。日常事务条理化是现代企业科学管理工作的前提。企业包括值班工作、接待工作、印信管理、事记编写、监督管理等大量的日常事务都是办公室负责管理的范畴。
3现代企业办公室管理工作的现状及问题
随着现代经济发展的促进,解放思想、开拓创新已成为现代企业发展的趋向。同时,企业办公室管理工作也突出了相关问题与不足:
1)办公室管理工作体制有待完善。现代企业管理制度的改革,初步形成了科學、有效的企业管理考核机制,但作为企业管理与监督的服务性机构,企业办公室管理制度的系统性、完整性仍需在实践中不断健全和完善。
2)重大突发问题的处理能力有待提升。现代企业的发展,离不开健康的运行环境,保障企业的稳定发展是办公室管理工作的职责。但在实际操作中,企业办公室往往对一些突发事件紧急情况的处置缺乏有效应对措施。
3)企业档案管理工作有待加强完善。现代化企业要求必须具备完整的档案管理制度。尽管企业加强了档案的管理意识,但少数办公室管理人员仍然存在思想懈怠现象,企业档案的及时整理保管等管理措施不到位。
4)办公室工作人员的综合素质有待提高。工作素质高,管理能力强是对企业办公室人员的基本要求。现代企业的快速发展,办公室人员承担着繁重的任务,缺乏继续教育,岗位培训的机会,综合管理素质还有待进一步提高。
4办公室管理工作的创新与实践
1)强化办公室工作的责任服务意识。认清企业发展的新形势,积极转变观念,明确办公室管理工作的责任与义务,增强服务意识,切实发挥参谋助手作用,协助企业领导建立规范有序的工作秩序,保证科学决策、有效指挥和政令畅通。
2)加强办公室管理的督查督办工作。督查是办公室管理工作的重要职责,是确保企业计划目标和工作任务落实的基本手段。办公室工作必须围绕企业工作重心,建立权威高效、运转自如的督查机制,推动企业发展。
3)全面开展办公室管理调研工作。办公室作为企业的参谋助手,最重要的是要结合实际情况,汇集国家产业政策、决策动态及相关行业,深入基层、贴近问题进行有效地调查和研究工作。同时,注重调研成果的推广运用。
4)做好重大突发问题的稳定工作。随着现代企业人性化管理理念的提升,认真贯彻以人为本的管理理念,统一思想、凝聚人心,要有超前思维意识,积极储备工作潜能,善于运用有效手段处理突发性新问题,切实做好企业的管理与稳定工作。
5)实现高效和快捷工作模式,落实档案管理工作。要针对现代企业发展的新形式,结合现代信息技术的应用,增强工作的主动性,创新档案管理方法,宣传档案开发的重要性;同时,加大现代信息技术的培训力度,提升办公室高效快捷的管理水平。
6)高度重视办公室管理人员的综合素质培养。具备高素质的综合管理能力,是办公室工作辅助企业领导进行企业管理的基本要求。企业要积极拓展各种有利条件,加强岗位培训和继续教育,充分发掘和调动办公室人员的积极性,凝聚综合管理素质。
5结束语
4.办公室日常管理职责 篇四
加强办公室自身建设，弘扬企业精神，组织好后勤保障工作，掌握各项工作进展情况，制定本管理工作制度并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见或建议，根据形势和任务的需要，不断充实和完善。
1.办公室主要职责
1.1 负责公司内部的后勤管理及相应服务工作。1.2 负责文件的收、发管理及存档工作。
1.3 负责公司会前准备及会议记录的整理、传达。1.4 负责办公用品的购买登记和发放管理。1.5 负责办公设施的维修管理。
1.6 负责外来人员接待、登记、管理。1.7 负责大型检查、活动的准备工作。1.8 负责策划并组织公司的大型活动。1.9 负责企业文化的宣传。1.10 负责车辆管理工作。
1.11 负责档案、合同管理工作。1.12 负责公司人力资源管理工作。
1.13负责公司各种证照的年检、变更或升级工作。
2.文件管理职责
2.1 办公室负责文件收、发管理工作，并规定相应的职责。
2.2 收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后，要分清类别、等级、重要程度等，做好登记。然后及时转交给文件签收人，并将文件紧急情况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。
2.3 收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理处，介绍清楚紧急情况、时限要求等有关事宜，然后由总经理做出审验签收。
2.4 收到应转交给各部门的文件、资料等，由各部门负责人审验签收，部门负责人外出时，由其他人代收并做好登记。
2.5 办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作，并做好保密工作。
2.6 收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员，并做好备份、存档、保密工作。
2.7 收到各部门签发的文件时，首先要复印存档，然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。2.8 收到文件后须由有关负责人签署分发意见，若需呈交给多个部门，要做好数量统计工作，然后再复印、分发文件，原件要妥善保管或交付利害关系人收存，并做好相应地登记工作。
2.9 失去存档意义或保存价值的文件和资料等，经过鉴定无误后交总经理签字批准后，由两人以上销毁。
3.会议职责
3.1 参与公司召开的各种会议，承办会务工作，做好会务服务。
3.2 传达会议通知时，要明确会议时间、地点及参加人员。如有事应先请假，并附相关手续以备存档。
3.3 负责会议记录，整理会议纪要，以及会议纪要的流转、存档工作。3.4 严肃会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露、外传会议内容，以免影响决议实施。
3.5 在会议期间，参加会议人员不得窃窃私语。做到有言即发，但在会上一旦形成决议，无论个人同意与否都必须认真贯彻执行。3.6 在会议期间，参会人员必须将手机设置成振动或静音状态。
3.7 会后将形成的会议纪要呈报总经理批示，然后再附学习、检查催办通知一并抄送各部门及相关单位。
4.办公用品管理职责
4.1 各部门所需办公用品需提前报给办公室。办公室根据办公用品库存情况以及消耗水平，制定出公司办公用品采购计划报总经理审批，确定采购数量，经财务部核准后支领资金实施采购。4.2 部分办公用品根据实际情况酌情定量库存。
4.3 需要临时采购的物品，各部门必须提前申报计划，经总经理审批后方可采购，临时或急用物品以不耽误使用为原则进行购买。
4.4 严格按照采购计划执行，特殊用品办公室无法采购的可先提出申
请，经领导批准后由使用部门或使用人自行采购。4.5 办公室采购的办公用品须登记入册。
4.6 所有发放物品必须填写物品领取单，写明分发日期、品名、数量等，办公室记录在帐，领取人签字。
4.7 消耗品根据部门实际情况定量发放；自然损坏的要以旧换新，人
为损坏的由个人赔偿。
4.8 入职、离职人员：入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申请，向办公室领用；离职人员将剩余办公用品一并转给交接人，无交接人时交给办公室。
5.办公设施的管理职责
5.1 公司的办公设施包括：桌椅、计算机、计算器、打印机、复印机、传真机、电话、扫描仪、照相机、摄像机等。
5.2 办公室统一采买、配备、管理公司办公设施，并且要对各部门的办公设施做定期检查和维修，对各部门报修的办公设施要及时处理并做好登记，承办人不得推诿、拖延。
5.3 办公室要做好各部门办公设施的配备工作，并做好使用者、数量、质量等登记工作。
5.4 办公室要做好相关贵重办公设施的保管工作，各部门的使用人员若使用上述物品，须向办公室主任提出申请，由办公室主任根据实际情况做出批示借用并做好登记。
6.外来人员的接待职责
6.1 接待应使用礼貌用语，来有应声，去有送语。
6.2 外来人员一律填写来访登记，填清来访者姓名、性别、来人单位、访问部门、访问何人、访问事由、出入时间。
7.大型检查、活动的准备职责
7.1 在公司接受大型检查以及举办活动时，办公室要组织人员在检查、活动的前期，准备好检查、活动时必须用的标语、条幅等宣传物品或备用物品，并督促各部门做好迎检或活动的准备工作。7.2 组织人员做好录像、摄影等必要的资料留取工作。
8.策划组织公司大型活动的职责
8.1 大型节日和公司重要纪念日，按照公司领导的指示，策划、组织公司活动。
8.2 在活动前先定好活动场地、活动时间、采买活动所需物品，统计参加活动的人员并做好通知等相关事宜。
8.3 做好请帖邀请公司的重要客人，并做好详实登记交领导批示。8.4 确定活动主题，设计活动流程等事宜并报请领导批示。8.5 做好活动结束后的事务料理工作。
9.企业文化宣传的职责
9.1 由办公室主任组织人员宣传公司体系、管理方针。
9.2 对外宣传要以公司利益为中心，以树立公司形象为原则，规划公
司品牌，扩大公司知名度。
9.3 配合施工队伍搞好品牌工程设计，为扩大施工工程整体形象做好
宣传工作。
9.4 配合组织学习公司各种会议精神和重要决策指示，增强全体员工对
公司的认同度，调动工作积极性和潜在的创造能力，从而扩大公司业
绩和影响力。
10.卫生管理
10.1 为保证工作场所良好的卫生环境，每天进行清洁工作，包括扫地、拖地、擦抹墙角、清洁卫生死角等。10.2 经常清洗饮水机，保持饮水清洁。
10.3洗手间必须随时保持清洁，清洁镜面、化妆台并擦干，清洁脸盆和下面的水管。
10.4 工作场所应保持空气流通。10.5 清洁工作完成后，各种物品要摆放整齐，将需要检修项目记录并上报。10.6 严禁向脸盆、便池等下水道内倒固体污物，以保持管道清洁、畅通。10.7各工作场所、必须保持清洁，不得堆放垃圾、废物或碎屑，严禁随地吐痰。
10.8在整理领导办公室物品时，要轻拿轻放以免损坏。在整理领导文件时不得随意丢失或涂改文件。
11.考勤管理制度
11.1 考勤记录、上报与考核。
11.2 本公司除下列人员外，均应按规定于上下班时间签到：
总经理和财务经理以及经总经理核准免予签到者。
因公出差填妥“出差申请单”经主管领导核准者。
因故请假经核准者。
临时事故，事后说明事由，经主管领导核准者。11.3 员工请假应及时将审批过的有关凭证交办公室。
11.4 公司按月进行考勤，办公室月底将考勤资料及请假凭证进行核实、汇总，以此作为工资及考核的依据。11.5 考勤内容。
11.5.1上班时间已到而未到岗者，即为迟到。早上有事不能到公司签到
者应提前向主管领导请示，得到主管领导的批准后方可不到公司
签到，待返回公司后补签，并注明原由。
11.5.2未到下班时间而提前离岗者，即为早退。有事外出不能及时返回
公司签到者必须与办公室说明，于次日补上，并注明原由。11.5.3本公司员工上、下班均应亲自签到，不得委托他人代签。
11.5.4如因事必须亲自处理，应在前一日下午5：00时前申请，经主管领导认可。四天以上事假须报总经理审批。并将请假凭证交由办公室备案。11.5.5事后请假申请视为旷工。但遇偶然事故，应及时请示主管领导，取得主管领导同意。事后将请假凭证交由办公室备案。11.5.6因病请假需经主管领导审批，六天以上需经总经理审批。并交由办公室备案。12.印章管理
12.1 印章管理目的：为维护公司印章使用的权威性、严肃性和安全性，保障公司的正常利益和工作的顺利开展，特对公司各类印章的使用管理作此规定。12.2 管理原则
12.2.1 经公司总经理授权，由办公室负责公司行政公章及合同专用章的管理工作，监督行政公章的保管和使用；由公司财务部负责财务专用章的管理工作，监督财务专用章的保管和使用。
12.2.2 公司设立印章管理登记制度，使用以及领取、归还印章时应予以登记和审批。材料，及时更新改版。12.2.3 公司各部门一律不得自行刻制公章。12.3 印章保管及使用
12.3.1 公司行政公章及合同专用章由办公室保管，财务专用章由财务部保管。
12.3.2 保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和使用的安全。除总经理外，不得擅自转交他人代管。12.3.3保管人员应对文件内容和《印章使用审批单》上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
12.3.4未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以 及合同上盖章。
12.3.5印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应在填写《印 章使用审批单》时载明事项，经总经理审核同意后，由两人以上共同 前往，方可携带使用。
12.4 公司行政公章、合同专用章使用审批手续。
12.4.1公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章的，由经办人填 写《印章使用审批单》；公司员工因私事需出具证明而使用公司行政
公章的，由需使用的员工在公司行办公室填写《印章使用审批单》。
12.4.2经部门经理或负责人签字，总经理审批。
12.4.3办公室根据规定盖章后，要将盖章的文件原件存档保管，在确实无法 留存原件时以复印件存档。
12.4.4已盖章的文件若不能使用，必须交回办公室销毁。12.5 财务专用章使用审批手续。12.5.1财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由总经理或财务部负责人审批后盖章。
12.5.2公司其他各部门若需加盖财务财务专用章，由经办人填写《印章使用 审批单》。
12.5.3经部门经理或负责人签字，总经理审批。
12.5.4财务部盖章，并将盖章文件的原件交办公室存档保管，在确实无法留 存原件时以复印件存档。财务部使用的常规性、一般性的表格、函
件，如规范性的各类报表等除外。
5.办公室工作职责 篇五
1、负责组织单位行政工作会议，主任办公会等各种会议，做好会议记录。督促检查有关部门对会议精神、决议、决定的贯彻执行情况，并及时向处领导反馈信息。做好文秘工作，起草单位综合文稿。
2、负责管理、使用单位公章、介绍信。
3、负责来客接待工作。做好工作记录、电话记录，做好上传下达工作。负责各类报刊杂志的订阅、分发及保存。
4、负责行政事务管理、办公用品的购置、保管、发放及办公费用的控制管理工作，建立健全办公费台帐。
5、负责对内、对外行文的编号登记、打印、分发及外来文（函、电）的登记、分发、传阅、转存。
6、负责机关环境卫生、安全保卫、传达室、值班车辆的调配使用等后勤行政管理工作。
7、负责全处范围内的综合协调工作。
8、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
工会办公室工作职责
工会办公室在工会委员会的领导下开展工会日常工作。
1、负责职代会的筹备、组织工作，办理职代会主席团交办的工作。
2、组织发动职工围绕提高园林绿化管理水平、绿化施工质量和社会效益，开展多种形式的劳动竞赛、技能比武。建立健全劳模和先进工作者档案。
3、参加制定处职工培训计划，提高职工的思想政治素质、文化技术水平和道德法制观念。
4、搞好工会自身建设，建立健全工会组织和职工之家，发挥工会委员会和组织职能，搞好职工福利。
5、开展职工帮扶济困和拥军优属活动，做好贫困职工的调查摸底工作，并按政策做好生活补助的发放，做好伤病职工的慰问工作。
6、组织职工开展有益身心的文艺体育活动和形式多样的劳动竞赛活动，鼓励职工多提合理化建议，促进园林绿化事业的发展。
7、完成党支部和工会交给的其它任务。电话：0537-5292182
劳动人事科工作职责
1、按照上级有关规定负责全处各类人员的劳动报酬、劳保福利计划的编制工作。
2、会同有关科室做好职工专业技术培训、考试、职称晋升、工资晋级、年度考核及职工的转正、定级等工作。
3、负责办理干部职工的养老保险、医疗保险、退休（职）等手续。
4、按照规定要求及时、准确地报送各种统计报表。
5、负责办理调入、调出、内部调岗人员的手续。
6、负责出据劳动工资、人事等方面的证明或介绍信。
7、协助领导做好离退休干部职工的座谈、走访工作。
8、做好人事保密工作，认真负责地当好领导的助手和参谋。
9、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
计生办工作职责
1、负责贯彻执行国家“一法三规”和省《条例》在本单位的落实情况，全面抓好全处计划生育工作。代表处与计划生育管理对象签订人口目标责任书。
2、负责全处已婚育龄妇女的计生查体及跟踪服务。
3、负责单位男单职工一年两次的婚育调查。
4、负责单位辖区内流动人口的管理工作。
5、负责单位生育证的签发，并对持证人员及时进行跟踪监督服务。
6、做好单位未婚青年的晚婚晚育工作。
7、完成领导交办的其它工作。电话：0537-5292182
财务科工作职责
1、严格执行国家和上级颁发的有关财务工作方针及财经制度，做好财务管理和会计核算工作，当好领导的参谋和助手。
2、负责编制并严格执行财务收支计划，及时准确的编制上报各种会计报表，为领导随时掌握财务状况进行重大决策提供科学依据。
3、负责全处财务日常收支工作，从严控制各项资金的开支标准。按时上缴国家利税、拨付养老金、医疗保险，发放职工工资，制止不合理开支。
4、依法对经济活动进行会计监督，确保会计资料和各项经济活动的合法、真实、准确、完整，并协助处属部门搞好资金回收工作。
5、汇审有关经济合同的合法性及实现的可能性，并监督有关部门严格执行。负责财务印章、票据、会计档案的管理使用，保证会计资料完整无缺。
6、会同有关部门定期进行财产物质清查，做到帐、表、证、物、款五项相符。
7、负责对处属基层单位的财务工作进行管理和监督。
8、搞好财务分析活动，及时提出财务收支中存在的问题和改进措施，不断挖掘内部增产节约、增收节支的潜力。
9、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5291958
工程计划科工作职责
1、负责贯彻执行国家有关的工程标准规范，根据设计科提供的图纸对园林工程做出合理予算。
2、负责编制生产施工计划并监督实施。
3、负责园林工程的施工划线、工程量签证、质量监理、施工安全监督工作。
4、负责编制工程预决算，制定内部经济技术考核指标。
5、负责编制生产进度报表，做好城建统计，及时准确地为处领导统筹安排提供依据。
6、负责制订园林工程合同招标投标工作，协调落实好社会绿化工作。
7、负责定期汇编单位工程成本分析资料。收集单位工程（全套）资料及时归档。
8、完成领导交办的其他任务。电话：0537-5292182
规划设计科工作职责
1、负责贯彻执行国家有关工程标准规范和政策法规，负责园林绿化工程的规划设计、图纸会审工作。
2、协助施工单位完成绿化工程竣工验收及竣工材料的整理工作。
3、负责单位工程图档管理工作，做到规范有序不丢失。
4、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
养护管理科工作职责
1、贯彻执行党和国家的有关法律法规及单位各项规章制度。
2、依据《山东省城市园林绿地养护标准》制订单位绿地养护考核标准，本着标准统一，公平、公正、合理的原则对单位所有绿地养护的单位和个人进行量化考核。
3、负责市区内园林绿地树木的土肥水管理、病虫害防治和技术指导工作，根据实际情况做出病虫害预报和防治措施。
4、协助处做好职工绿化养护培训，全面提高一线绿化管理人员的养护技能和业务水平。
5、协助领导做好园林协会工作。做好市直各部门绿化达标情况调查和省、市级绿化先进单位、花园式单位（小区）的评比、推荐工作。
6、做好全民义务植树活动的开展与实施工作。
7、完成领导交办的其他任务。电话：0537-5292182
园林监察科工作职责
1、负责贯彻执行党和国家的法令法规和单位各项规章制度。
2、依据《城市绿化条例》和《山东省城市绿化管理办法》做好市区绿化管理工作。维护单位绿化工程正常施工秩序，保障工程进度、施工质量不受干扰。
3、加强政治业务学习，文明执法。
4、负责办理城市规划区内的园林绿地占用、树木移植砍伐手续，并对违规行为依法处罚。
5、依据《山东省城市园林绿化工程施工管理办法》监督管理外来园林绿化施工队伍。
6、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
材料科工作职责
1、负责本单位施工及养护原材料的购买、仓储、保管与发放工作。
2、购买原材料时要比价采购，杜绝伪劣、残次物品，采购物品要做到帐物相符，并建立物质用品帐目登记卡片。
3、负责原材料的发放，并详细填写材料发放记录。做好易损易坏物品的登记选册工作。
4、负责做好工程苗木的供应及签收工作，填好苗木验收单，不收人情苗，不收不符合规格要求的苗木，并做好汇总、统计、上报等工作。
5、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
设施管理科工作职责
1、遵守国家的法令法规及单位的各项规章制度。
2、负责处属单位、部门的房屋、场地租赁，游乐设施、户外广告、水电等有关事项合同的起草、签订工作，并统一编号备案。
3、实行属地管理的原则，各单位对本部门所辖地的房屋、场地、设施租赁的情况按照合同约定的内容进行日常管理。
4、监督合同的实施、执行情况。
5、按时计量各承租户所发生的水电量，及时填制有关凭证并督促其按时足额向处财务科交纳。
6、完成领导交办的其它工作。电话：0537-5292182
质监科主要职责
1、按照国家有关园林工程施工规范及验收标准，对全处工程施工质量进行监理、监督，联系甲方监理对每道施工工序及时验收。
2、实行质监责任制，监督和指导施工队严格按照施工规范和养护标准进行施工、养护。
3、配合工程计划科搞好工程量的划线及验收。
4、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
岗山风景区管理所工作职责
1、认真学习国家有关法律法规，增强辖区内的绿化环保意识。
2、依据《山东省城市园林绿地养护管理标准》对风景区内的绿地及行道树进行日常养护工作。
3、做好辖区内的森林防火、防盗、综合治理工作。
4、负责制止辖区内封建迷信活动及“法轮功”邪教活动。
5、负责辖区内文物古迹、自然景点和古树名木的保护和管理。
6、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292230
唐王湖风景区管理所工作职责
1、认真学习国家有关法律法规，增强辖区内的绿化环保意识。
2、依据《山东省城市园林绿地养护管理标准》对风景区内的绿地及行道树进行日常养护工作。
3、负责做好辖区内的森林防火、防盗、综合治理工作。
4、负责制止辖区内封建迷信活动及“法轮功”邪教活动。
5、负责辖区内文物古迹、自然景点和古树名木的保护和管理。
6、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5350998
外环路绿化管理所工作职责
1、依据《山东省城市园林绿地养护管理标准》对西外环路的所有绿地及行道树进行日常养护工作。
2、妥善保管、使用、养护好生产工具、机械设施等，做到不出现非正常损坏，延长使用期。
3、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
广场管理办公室工作职责（人民广场、文化广场）
1、依据《山东省城市园林绿地养护管理标准》对广场内的绿地、树木花草及其它园林设施、建筑小品进行日常养护管理和维修。
2、做到全天候保洁，做好治安值班，坚持文明执勤，维护好公共场所的秩序。
3、开展亲民爱民活动，严格落实各项服务承诺。
4、严格按照技术操作规范使用和管理好音乐喷泉。
5、负责做好群众性文化演出及社会公益性活动的服务工作。
6、完成领导交办的其他工作。
电话：0537-5255087（人民广场）0537-5285053（文化广场）
铁山公园工作职责
1、认真贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律法规和单位各项工作制度，不出现违章违纪现象。
2、加强公园各部位规范化管理，做到文明待客、文明经营，提高服务水平。
3、负责做好公园内防火、防盗、安全保卫、综合治理工作，确保游客的人身安全和财产安全。
4、负责做好公园内卫生，保持公园清洁有序。
5、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292580
绿化养护队工作职责（城区、新区）
1、依据《山东省城市园林绿地养护管理标准》对辖区内的绿地及行道树进行日常养护工作。
2、妥善保管使用养护好生产工具、机械设施，做到不出现非正常损坏延长使用寿命。
3、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
行道树养护队主要职责
1、按照《山东省城市园林绿地养护管理标准》做好城市建成区行道树的日常养护管理工作。
2、及时清理病枝、枯枝、折枝和树挂，在绿化管理科指导下搞好行道树病虫害防治，做好树形修剪、抹芽及季节性的防汛、防火、防风工作，并对其附属绿地的缺株断垄进行日常补植。
3、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
车队工作职责
1、认真学习国家有关法律法规及单位各项规章制度。
2、热爱本职工作、讲究职业道德，严格遵守交通法规、注意行车安全，绝不开“英雄车”、“斗气车”。
3、爱护车辆，注意维修保养。随时保持车况完好、车容整洁，保管好汽车配件，修理工具等。
4、努力学习业务，熟练掌握汽车的各种性能，延长汽车使用寿命。
5、有事提前请假，不以任何借口无故不出车，不私自出车，不酒后出车。
6、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
施工队工作职责
1、负责单位指令性、外协绿化工程的施工工作。
2、按施工要求进行合理施工，确保工程质量和工期，做好隐蔽工程的签量工作和工程竣工后期养护工作。
3、管好用好劳动工具、机械设备，延长使用期。
4、负责施工队临时用工的考勤工作。
5、积极对外承接绿化和养护工程，为单位增支创收。
6、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
花圃工作职责
1、根据指定任务，负责培育和管理好鲜花、花卉小苗。
2、负责做好常绿树种、观赏花卉的管理养护。
3、负责完成重大节日、重要会议的鲜花摆放需求。
4、积极开拓花卉市场，增加经济收入。
5、完成领导交办的其他工作。电话：0537-5292182
苗圃工作职责
1、负责做好苗木引进，保证引进优良苗木。
2、负责向市区提供优质绿化苗木，并按技术要求进行起苗运苗。
3、负责完成苗木扦插、嫁接、分植、移植，对圃内各种苗木及时进行整形修剪。
4、加强苗木看护，确保无人畜破坏现象。
5、定期做好苗木的清查工作，掌握圃内苗木的规格数量。以备工程调度使用。
6、协助领导做好与地方的协调工作。
6.办公室工作职责 篇六
1、负责组织实施局机关的各项工作制度和收发文规范处理工作。
2、负责政务督查工作。
3、负责局机关社会治安综合治理及安全保卫工作。
4、负责局机关扶贫开发工作。
5、负责局机关现金管理、资产管理、后勤管理工作。
6、负责局机关在职、离退人员及企业离休老干部的工资发放等工作、7、负责机关水、暖、电、通讯、车辆的管理工作。
8、负责全局性会议的筹备和会务管理工作。
9、负责局机关的接待、联络工作。
10、负责年度工作总结、工作安排及综合材料等全局性公务文的草拟工作。
11、负责粮食信息的草拟和传递工作。
12、负责粮食大事件、年鉴的编写工作。
13、负责局机关政务信息网络建设和局域网的维护管理工作。
14、负责办公用品的采买发放工作。
15、负责局机关公章、介绍信管理及信件邮递工作。
16、负责局机关公文的收发、登记、传阅、收集、整理、立卷、归档、销毁等工作。
17、负责局机关并指导市直属企事业单位的档案管理工作。
18、负责局机关的保密工作。
7.浅谈办公室档案管理工作 篇七
一、办公室档案管理的现状
(一) 单位领导对档案管理不够重视。
档案是单位在社会、科研、教学、管理等活动中形成的具有保存价值或参考价值的资料, 是单位阶段发展情况的有效凭据。但是在实际管理中存在领导不够重视的情况, 如办公室档案管理人员没有经过系统的专业知识培训, 档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机及软件等都配备不齐全, 室藏档案数量不完整, 平时不注意文件、资料的收集、整理, 档案制度都不完善等。
(二) 信息化建设相对落后, 社会现代化发展管理软件缺乏统一性。
一是国家档案行政机构倡导无纸化系统规范, 但由于档案管理的信息化建设没有完成, 使得很多单位的档案管理工作仍然以纸质文件为主, 形成对纸质文件的依赖。二是现代技术的发展使得档案管理更加复杂化, 种类繁多的档案给工作人员提出了更高的要求, 不同的档案类型要求不同的方式进行整理和保管。三是档案部门使用的计算机型号不一, 规格各异, 各自开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 由于不能互调, 就不能利用电脑完成信息管理工作, 不能快捷地出版信息编辑成果。四是档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因, 馆藏档案业务基础差, 案卷质量不高, 特别是各类档案的著录细则相容性不强, 系统软件移植性差, 档案自动化工作尚无统一标准, 仅着眼于某一个馆或某个专业系统, 无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息工作电子化。
(三) 档案管理相关规章制度不健全不完善, 落实不到位。
一是目前多数单位没有建立档案管理相应的制度和规范, 导致收集工作处于无序状态, 或制定了“文件材料归档办法”“档案工作岗位责任制度”等, 但不切合单位的实际情况, 对单位文件材料收集工作没有实际指导意义。二是相关制度落实不到位, 执行的力度不够, 导致档案工作职责没有落到实处, 一些该销毁的档案未定期销毁, 大大增加了档案查找的工作量, 至使档案管理难以发挥其效力。
(四) 档案管理的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑。
越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘, 现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
(五) 档案信息管理人员的素质有待提高。
实现档案信息电子化。首先要有现代化的人, 管理人员要有较高的知识和先进的技术水平, 不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看, 许多档案部门缺乏现代高技术人才, 其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺, 大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用, 就谈不上档案信息电子化了。
二、如何加强档案管理
(一) 提高对档案管理工作的重视程度。
做好档案管理工作, 首先要使执行者充分认识到档案管理工作的重要性, 采取多种手段对单位的相关领导宣传现代化档案管理模式的实际功效, 使其充分认识高效的档案管理工作对本单位整体工作发展起到极其重要的推动作用。
(二) 加强档案管理信息化建设。
网络电子化档案管理方式相对较于纸质文件管理工作效率更高, 并且加强了档案管理工作的准确性。充分利用计算机技术存储, 建立网络信息平台和电子数据库, 将网络电子信息化技术应用于档案管理工作。以电子信息化管理办公室档案替代传统的管理模式, 不仅能够将单位的各种档案分门别类地进行管理, 对复杂的档案资料进行有序整理, 而且不会造成办公室资料长期堆积, 避免查找上的困难, 节省大量的人力、物力、财力, 即提高了工作效率更能够及时整理归类各类档案文件, 使检索工作变得更加准确便捷。
(三) 建立完善的档案管理制度。
提高办公室档案管理工作效率, 强化办公室档案管理工作的文化事业功能, 是档案事业发展的主要任务。单位需长久稳定地发展下去, 需要建立适合自身发展的制度模式, 办公室档案管理工作直接影响着单位内部各个部门的工作效率, 影响着单位的发展。单位应当针对办公室工作制定适用于本单位的体制机制, 只有科学管理, 使档案工作按照制度化去运行, 才能够保证工作的质量和效率, 促进档案工作的有序高效进行。
(四) 提高档案管理人员的素质。
一是档案工作是一项业务性比较强的工作, 档案人员业务素质的高低, 对档案质量起着至关重要的作用。办公室档案管理人员应跟紧社会的发展脚步, 顺应时代需求, 不断提高档案管理意识。具体来说, 就是要有强烈的事业心和高度的责任感, 要有良好的服务意识, 要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。二是信息科技的进步, 对办公室工作人员也提出了新的要求。工作人员要进行相应的办公软件协助完成档案管理工作, 单位因不断提高档案管理工作人员专业水平和技能, 档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。三是领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划, 使他们的业务知识能更好地适应新期档案工作的要求。
摘要：本文论述了通过提高对档案管理工作的重视程度, 加快办公室档案管理信息化建设和建立完善的档案管理制度, 使办公室档案管理更加规范, 从而推进各项工作的有序发展。
8.办公室管理工作职责 篇八
关键词：文书档案；档案文书管理；问题；措施
办公室档案文书管理在档案管理工作中具有重要地位，文书档案的管理在各个单位的各项工作中都得到了充分的肯定。本文主要论述办公室档案文书管理工作中出现的问题以及如何提高办公室档案文书管理质量的一系列措施。文书档案的管理在企业管理发展中具有重要地位，档案管理的水平高低在一定程度上对档案资料的完整、质量好坏具有重要影响。加强对办公室档案文书管理工作的重视，实施长期有效的管理制度，做好收集、立卷、保管等工作，使得企业在文档管理工作方面提高一个水平，同时使档案文书保管人员的管理意识得到提升，促进企业信息资料的完整，企业经济的发展。
一、办公室档案文书管理存在问题
（一）档案管理不存在制度化
对于一个企业来讲，档案文书的归档不应随意安放，档案的收集、立卷、保管等都应由相关负责人来掌管。档案的归档存在无规律摆放，企业档案并未做到档案的标准化、制度化以及规范化。依据部门不同，其相关的资料也不同，因而，无序安放会导致公司文件的摆放相对混乱，无法及时查找到公司临时想要的档案文件，并且档案管理的无制度性，使得公司档案文书管理水平较低，容易档案缺失。
（二）未实行档案归档的合理方法
企业档案文书的管理需要对档案文书进行更好的管理方法，企业档案管理往往无法做到档案文书的齐全性、完整性，未对档案进行具体的划分，档案名称等未进行标注，结构不完整。企业档案的管理缺乏合理有效的管理方法，这会对企业文件的查找、翻阅产生不利的影响。
（三）档案文书保管人员缺乏档案文件重要性的意识
现今，诸多企业对本公司的档案管理开设新的管理职能岗位，诸多的档案专业人员进入到公司对公司资料进行归档与管理。但是在档案文书管理过程中，由于部分档案管理人员的管理意识相对薄弱，没有细致的对公司档案进行划分、归档，使得文件资料安放混乱，加之责任心不强，未确认档案的真实性，往往为他人提供的资料出现错误现象，因此，完善档案保管制度，加强员工培训至关重要。
二、档案文书管理的重要性
做好档案保管工作，为企业部门提供良好的服务，加强文件档案管理，为公司的管理以及运营打下良好的基础。档案的收集、整理、保护、监理等，不仅能够使得档案部门的管理水平提高，还能使公司其他部门的管理机制得到改善。档案管理看似只是对公司部门档案的存放与保管，实则它的工作性质相当细致，正如前文所提到的，立卷、归档、保管等都需要档案管理人员进行操作。档案管理制度的完善不仅能够提高档案保管人员的档案保管意识，还能够为企业打下良好的基础，使企业走向正规、积极的道路，进而促进企业经济的发展。
三、如何提高办公室档案文书管理
（一）健全企业制度，从基础做好，完善档案管理体制
企业成立伊始，便拥有自己的企业文化，依据企业文化而产生的企业制度对部门员工具有约束力。“无规矩不成方圆”，档案文书管理作为企业文化及管理的重要组成部分，对企业的发展具有重要的作用。因此，制定相关规则、完善档案管理制度、切实提高档案文书管理水平，有条理的实行档案文书的收集、整理、保护、监理等，提高企业办公室档案文书管理质量及效率，这既有利于完善企业基层部门的管理又可以以此来约束员工，使公司具有“规则化”，做到全企业有组织、有制度，更好的完善公司制度，提升企业形象，促进企业经济等长足发展。
（二）营造良好氛围，提高企业档案管理人员的良好意识
现今，企业的管理离不开员工，良好的办公环境对员工至关重要，并成为他们工作稳定的重要参考依据。而对于档案文书管理人员，好的工作环境也能够使他们安心工作于档案文件的管理。无论是何种职能岗位，员工培训必不可少。经常组织办公室档案文书管理人员进行培训，使他们更加了解并做好本职工作，以确保办公室档案文书管理工作的顺利进行，减少档案收集后出现较多的反工情况。通过对部门人员的培训，使各部门对档案管理进行了解，提高部门与部门之间的有效沟通，使得档案管理工作顺利开展。
四、结语
档案文书管理是衡量一个单位管理水平的重要因素，其影响着档案资料的质量与完整性，因此，不仅要完善公司档案管理制度而且需要办公室人员提高档案保管的意识。参加培训，与其他部门之间有效沟通，加强部门合作，增强公司人员对档案管理的重视，做到档案管理的工作化、规范化、标准化、提高档案文书管理质量，同时从档案保管开始，做到细致化，加强公司制度的管理，提升企业形象，促进经济发展。
参考文献：
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）.
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